GIỚI THIỆU HỌC PHẦN GIAO TIẾP KINH DOANH VÀ THUYẾT TRÌNH
•

Mục tiêu: Sau khi hồn thành học phần, người học:


Nắm bắt được các khái niệm, lý thuyết cơ bản về giao tiếp và giao tiếp kinh doanh;



Phát triển sự nhạy cảm văn hóa khi giao tiếp với những cá nhân cùng văn hóa hoặc
khác biệt văn hóa;



Phát triển được các kỹ năng giao tiếp và giao tiếp kinh doanh bao gồm chuẩn bị
thơng điệp (dưới dạng thức nói và viết), trình bày thơng điệp (báo cáo viết và thuyết
trình), giao tiếp phi ngôn từ, lắng nghe, phản hồi, giao tiếp nhóm



Nắm bắt được quy trình và các phương pháp, chiến lược, chiến thuật trong đàm
phán kinh doanh;



Thực hành các kỹ năng giao tiếp trong các tình huống kinh doanh cụ thể.

v1.0014111222

1

GIỚI THIỆU HỌC PHẦN GIAO TIẾP KINH DOANH VÀ THUYẾT TRÌNH (tiếp theo)
•

Nội dung nghiên cứu:
Bài 1: Tổng quan về Giao tiếp Kinh doanh
Bài 2: Giao tiếp bằng văn bản
Bài 3: Đàm phán kinh doanh
Bài 4: Thuyết trình kinh doanh

•

Tài liệu tham khảo:
 Tập bài giảng Giao tiếp Kinh doanh và Thuyết trình
 Excellence in Business Communication, Fifth edition, John V. Thill & Courtland L.
Bovee, Prentice Hall 2002;
 Kỹ năng Thuyết trình, PGS. TS. Dương Thị Liễu (chủ biên), NXB Đại học Kinh tế
Quốc dân, 2009.

v1.0014111222

2


BÀI 1
TỔNG QUAN VỀ GIAO TIẾP KINH DOANH

Giảng viên: TS. Trương Thị Nam Thắng
Trường Đại học Kinh tế Quốc dân


v1.0014111222

3


TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG
Giao tiếp nội bộ ở cơng ty Hallmark
Là người quản lý về mảng công chúng và truyền thơng nội bộ của Hallmark, Andy
McMillen có trách nhiệm đảm bảo về việc các nhân viên đều nhận được những thông tin
mà họ cần một cách phong phú và được thỏa mãn. Hầu hết những nhân viên của
Hallmark được sắp xếp vào các nhóm và thành cơng của cơng ty phụ thuộc nhiều vào
những luồng thông tin di chuyển tự do trong và giữa tất cả các nhóm cũng như giữa các
nhóm với quản lý cấp trên. McMillen chịu trách nhiệm duy trì một khơng gian giao tiếp mở
và khuyến khích bất kì phản hồi nào nếu có thể. McMillen biết rằng các nhóm trong cơng
ty có nhiệm vụ riêng và tập trung sâu vào công việc riêng của họ. Để tránh quá tải người
với quá nhiều những việc làm sao lãng, anh ta chỉ gửi những tin nhắn cần thiết. Một tin
nhắn về lợi ích của những nhân viên trong công ty sẽ được chuyển đến tất cả mọi người
nhưng những thông tin về dự án đặc biệt sẽ chỉ được gửi đến nhóm có liên quan.

v1.0014111222

4


TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG (tiếp theo)
•

McMilen cũng hiểu rằng mỗi cá nhân và mỗi nhóm đều có cá tính riêng. Chẳng hạn,
nhóm những nhà văn và những nghệ sĩ có những ý tưởng mới về thẻ thì sẽ yêu cầu

sự kết hợp giữa sáng tạo cá nhân và tính thống nhất của nhóm. Mặt khác, nhóm
những người từ các bộ phận chức năng khác nhau như marketing, kinh doanh, dịch
vụ khách hàng và tổ chức hoạt động lại có xu hướng đưa ra các quyết định bằng cách
đạt được sự đồng thuận hơn là phụ thuộc vào quyết định được đưa xuống từ cấp
trên. McMillen ghi nhớ những điều này và những điểm khác biệt khác khi giao tiếp với
những đồng nghiệp của anh ta.

•

Hallmark ra sức để thu hút và giữ lại những nhân viên giỏi, xem họ như là những
nguồn lực quan trọng nhất của công ty. McMillen cho rằng giao tiếp nội bộ không chỉ
là việc giữ những nhân viên đúng mực mà còn khiến họ cảm thấy như là một phần
của công ty.

v1.0014111222

5


TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG (tiếp theo)

v1.0014111222

1.

Nếu bạn ở vị trí của McMillen, bạn sẽ làm gì để giữ cho việc giao tiếp
diễn ra xuyên suốt trong tổ chức một cách đều đặn và hiệu quả?

2.


Làm thế nào để bạn có thể đảm bảo cách nhân viên nhận được
những thông tin cần thiết?

3.

Làm thế nào để bạn vượt qua tất cả những rào cản để giao tiếp khi
mà bạn có rất nhiều những thông tin cần chia sẻ với những người
trong Hallmark.

6


MỤC TIÊU
1. Hiểu được tại sao giao tiếp lại trở nên quan trọng như vậy trong các tổ chức và
làm thế nào giao tiếp có thể giúp thành cơng trong cơng việc.
2. Nắm được sáu bước của quy trình giao tiếp; Miêu tả được bốn loại rào cản của
giao tiếp và nắm được bốn hướng dẫn lớn giúp vượt qua các rào cản giao tiếp.
3. Miêu tả quy trình lắng nghe và thảo luận các hạn chế chính cố thể ngăn cản quy
trình lắng nghe.
4. Hiểu được tầm quan trọng của giao tiếp phi ngôn từ và cách thức cải thiện kỹ
năng giao tiếp phi ngôn từ.
5. Biết cách làm thế nào để có thể cải thiện năng suất của họp nhóm thơng qua
chuẩn bị, điều hành và tham gia họp nhóm.
6. Nắm được các khác biệt chính trong văn hóa và làm chủ các kỹ năng vượt qua
các khác biệt văn hoá.

v1.0014111222

7



NỘI DUNG
Tổng quan về giao tiếp

Giao tiếp nhóm

Giao tiếp liên văn hóa

v1.0014111222

8


1. TỔNG QUAN VỀ GIAO TIẾP
1.1. Giới thiệu về giao tiếp và giao tiếp kinh doanh
1.2. Sáu bước của quy trình giao tiếp
1.3. Các rào cản giao tiếp và vượt qua rào cản giao tiếp.

v1.0014111222

9


1.1. GIỚI THIỆU VỀ GIAO TIẾP VÀ GIAO TIẾP KINH DOANH
•

Khái niệm giao tiếp:
Giao tiếp là q trình trong đó con người chia sẻ với nhau các ý tưởng, thông tin và
cảm xúc, nhằm xác lập và vận hành các mối quan hệ giữa người với người trong đời
sống xã hội vì những mục đích khác nhau.


•

Đặc điểm của giao tiếp kinh doanh:
 Phức tạp;
 Có thể gặp rủi ro;
 Luôn gấp rút về thời gian;
 Đảm bảo hai bên cùng có lợi;
 Vừa là khoa học – vừa là nghệ thuật.

v1.0014111222

10


1.1. GIỚI THIỆU VỀ GIAO TIẾP VÀ GIAO TIẾP KINH DOANH (tiếp theo)
 Về phương diện xã hội

 Về phương diện tâm lý



Thông tin, tổ chức



Tạo mối quan hệ




Điều khiển



Cân bằng cảm xúc



Phối hợp hành động



Phát triển nhân cách



Động viên, khuyến khích

v1.0014111222

11


1.1. GIỚI THIỆU VỀ GIAO TIẾP VÀ GIAO TIẾP KINH DOANH (tiếp theo)
•

Tầm quan trọng của giao tiếp hiệu quả:
 Giải quyết vấn đề nhanh hơn;
 Ra quyết định tốt hơn;
 Năng suất cao hơn;

 Đội ngũ lao động ổn định hơn;
 Quan hệ kinh doanh tốt hơn;
 Tài liệu xúc tiến rõ ràng hơn;
 Nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp;
 Cải thiện sự hưởng ứng và tham gia của
các bên liên quan.

v1.0014111222

12


1.1. GIỚI THIỆU VỀ GIAO TIẾP VÀ GIAO TIẾP KINH DOANH (tiếp theo)
•

Mơi trường làm việc thay đổi:
 Giao tiếp với tốc độ Internet.
 Giao tiếp trong môi trường làm việc đa văn hố.
 Giao tiếp trong thời đại thơng tin.
 Giao tiếp nhóm.

v1.0014111222

13


1.1. GIỚI THIỆU VỀ GIAO TIẾP VÀ GIAO TIẾP KINH DOANH (tiếp theo)
Các loại hình giao tiếp:
•


Giao tiếp nội bộ
 Chính thức:

Truyền thơng đối ngoại
 Chính thức:



Từ trên xuống



Marketing



Hàng ngang



PR



Dưới lên



Khủng hoảng


 Khơng chính thức:

v1.0014111222

•



Với cấp trên



Với cấp dưới

 Khơng chính thức.

14


1.1. GIỚI THIỆU VỀ GIAO TIẾP VÀ GIAO TIẾP KINH DOANH (tiếp theo)

v1.0014111222

15


1.2. SÁU BƯỚC CỦA QUY TRÌNH GIAO TIẾP
16

5.

5.Thơng
Thơngtin
tin
phản
phảnhồi
hồi
điđiđến
đến
người
ngườigửi
gửi

1.
1.
Người
Ngườigửi
gửi
có
cóýýtưởng
tưởng

2.
2.
Người
Ngườigửi
gửi
mã
hố
mã hố
ýýtưởng

tưởng
thành
thành
thơng
thơngđiệp
điệp

3.
3.
Thơng
Thơngđiệp
điệp
điđithơng
thơng
qua
quakênh
kênh

6.
6.
Có
Cóthể
thể
có
cócác
các
thơng
thơngtin
tin
phản

hồi
phản hồi
thêm
thêm
v1.0014111222

4.
4.
Người
Ngườinhận
nhận
giải
giảimã
mã
thơng
thơngđiệp
điệp

NHIỄU

16


1.3. CÁC RÀO CẢN GIAO TIẾP VÀ VƯỢT QUA RÀO CẢN GIAO TIẾP
•

Các rào cản giao tiếp:
 Khác nhau về nhận thức.
 Môi trường hạn chế.
 Sự thiếu tập trung/các yếu tố nhiễu.

 Thủ đoạn lừa dối.

v1.0014111222

17


1.3. CÁC RÀO CẢN GIAO TIẾP VÀ VƯỢT QUA RÀO CẢN GIAO TIẾP
•

Hướng dẫn vượt qua các rào cản giao tiếp:
 Sử dụng cách tiếp cận lấy thính giả làm trung tâm.
 Tăng cường môi trường giao tiếp mở:


Giảm bớt số cấp bậc trong tổ chức;



Tạo điều kiện cho phản hồi.

 Tạo ra các thông điệp hiệu quả:


Giảm số lượng thông điệp;



Giảm thiểu yếu tố gây nhiễu.


 Cam kết giao tiếp có đạo đức.

v1.0014111222

18


2. GIAO TIẾP NHĨM
2.1. Nhóm làm việc hiệu quả
2.2. Xung đột trong nhóm làm việc
2.3. Lắng nghe các thành viên trong nhóm
2.4. Giao tiếp phi ngơn từ
2.5. Nâng cao hiệu quả họp nhóm

v1.0014111222

19


NHĨM
•

Nhóm là một tập hợp hai hoặc nhiều người cùng chia sẻ mục tiêu. Các thành viên
trong nhóm ln tương tác với nhau, theo đó hành vi của mỗi thành viên bị chi phối
bởi hành vi của các thành viên khác.

•

Nhóm chính thức được thành lập xuất phát từ nhu cầu của chính tổ chức, trên cơ
sở quyết định chính thức. Mục tiêu của nhóm chính thức phải phù hợp với mục tiêu

của tổ chức.

•

Nhóm khơng chính thức được phát triển một cách tự nhiên nhằm đáp ứng các nhu
cầu xã hội của người lao động.

v1.0014111222

20


2.1. NHĨM LÀM VIỆC HIỆU QUẢ
•

Nhóm làm việc là một tập hợp những người lao động có các năng lực bổ trợ cho
nhau (kiến thức, kỹ năng và khả năng), cùng cam kết chịu trách nhiệm thực hiện các
mục tiêu chung.

•

Các lý do thành lập nhóm làm việc:
 Tăng năng suất và hiệu quả cơng việc;
 Điều hồ tổ chức;
 Giúp cho việc ra quyết định linh hoạt và nhanh chóng;
 Đa dạng hố lực lượng lao động;
 Cải tiến và nâng cao chất lượng;
 Tăng sự hài lòng của khách hàng.

v1.0014111222


21


2.1. NHĨM LÀM VIỆC HIỆU QUẢ (tiếp theo)
Nhóm làm việc hiệu quả: nhóm đặc trưng bởi một năng
suất cao, các thành viên hài lịng về cơng việc và khả năng
trụ vững của nhóm.
•

Mục tiêu rõ ràng;

•

Giao tiếp cởi mở và chân thành;

•

Ra quyết định tập thể;

•

Tư duy sáng tạo;

•

Tập trung vào vấn đề chính.

v1.0014111222


22


2.1. NHĨM LÀM VIỆC HIỆU QUẢ (tiếp theo)

•

Mơi trường làm việc.

•

Mục tiêu.

•

Quy mơ nhóm.

•

Vai trị và sự đa dạng của thành viên.

•

Các chuẩn mực nhóm.

•

Sự gắn kết giữa các thành viên nhóm.

•


Lãnh đạo nhóm.

v1.0014111222

23


2.2. XUNG ĐỘT TRONG NHÓM LÀM VIỆC
Mâu thuẫn do những khác biệt về ý
tưởng, quan điểm, mục tiêu hay cách
thức giải quyết vấn đề:
•

Tính xây dựng.

•

Tính phá huỷ.

v1.0014111222

24


2.2. XUNG ĐỘT TRONG NHĨM LÀM VIỆC (tiếp theo)
•

Chủ động


•

Giao tiếp

•

Nghiên cứu

•

Linh hoạt

•

Cơng bằng

•

Đồng minh

v1.0014111222

25