TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HỒ CHÍ MINH
KHOA KẾ TOÁN

TIỂU LUẬN KẾT THÚC MÔN

ĐỀ TÀI : TỔ CHỨC HỆ THỐNG CHỨNG TỪ
CHO CHU TRÌNH DOANH THU

Giáo viên : Cô Phạm Trà Lam
Sinh viên thực hiện : Huỳnh Lê Vy
MSSV : 33161025198
Mã lớp học phần : AIS3_VB2K20B_B512
Lớp : VB19BKN001


MỤC LỤC

MỤC LỤC............................................................................................................................................................................2
2.3 Phân tích chu trình doanh thu.......................................................................................................................................12
III Nhận xét và kiến nghị..................................................................................................................................................14

I.

Giới thiệu công ty
I.1 Loại hình doanh nghiệp và ngành nghề kinh doanh
- Công ty TNHH SX TM Và DV Quảng Cáo S&T, gọi tắt là công ty Quảng Cáo S&T,
được thành lập vào năm 2012 với loại hình doanh nghiệp là một công ty sản xuất,
thương mại và dịch vụ.
- Kinh doanh trong lĩnh vực Quảng Cáo, các lĩnh vực hoạt động chính của công ty :
 Sản xuất, kinh doanh vật dụng quảng cáo
 Cho thuê mâm kệ 3D hiện đại tại hệ thống các siêu thị

 Thi công lắp đặt hệ nhận diện thương hiệu, logo, bảng hiệu…
I.2 Đặc điểm hàng hóa/ dịch vụ
- Hàng nhập từ nước ngoài để kinh doanh thương mại : bảng giá nhựa, xe đẩy mua sắm
trong siêu thị, giỏ nhựa mua sắm trong siêu thị, dây treo…
- Hàng nhập từ trong nước để kinh doanh thương mại : móc sắt, bảng quảng cáo, dù
quảng cáo, nón bảo hiểm, standee…


-

Nguyên vật liệu nhập trong nước, nguyên vật liệu nhập từ nước ngoài để sản xuất
thành phẩm : Bảng giá nhựa, kệ siêu thị, móc treo hàng…
- Các công trình thi công : Led chiếu sáng mâm kệ, Logo, hệ nhận diện thương hiệu…
- Kinh doanh dịch vụ : cho thuê vị trí trưng bày sản phẩm trên bộ mâm kệ hiện đại 3D
ở siêu thị.
I.3 Tổ chức cơ cấu phòng ban
Công ty S&T bao gồm 5 phòng ban, bộ phận. Mỗi phòng ban được quản lý bởi Trưởng
Phòng. Trưởng Phòng có trách nhiệm báo cáo trực tiếp cho Giám Đốc Công Ty. Quyền
hạn và trách nhiệm của các phòng ban, bộ phận được phân chia cụ thể như sau :
- Ban Giám Đốc : Gồm 1 Giám Đốc phụ trách vấn đề chung toàn công ty, đưa ra đinh
hướng phát triển cho công ty, 1 Phó Giám Đốc phụ trách vấn đề sản xuất- kinh doanh,
1 phó giám đốc phụ trách vấn đề kế toán-tài chính -nhân sự.
- Phòng sản xuất : Chịu trách nhiệm mua hàng, chịu trách nhiệm sản xuất, gia công
toàn bộ hàng hóa, thi công các công trình Quảng Cáo.
- Phòng kinh doanh POSM : Chịu trách nhiệm tìm kiếm khách hàng, xử lý các đơn
hàng về vật dụng quảng cáo và thi công quảng cáo
- Phòng kinh doanh cho thuê mâm kệ hiện đại 3D : Chịu trách nhiệm tìm kiếm khách
hàng, xử lý đơn hàng, chăm sóc khách hàng liên quan đến thuê mâm kệ hiện đại 3D
- Phòng Kế toán :chịu trách nhiệm nhập kho, xuất kho, toàn bộ công tác Kế toán – tài
chính tại công ty đứng đầu là Kế Toán Trưởng cũng là trưởng phòng.

- Phòng nhân sự : chịu trách nhiệm tuyển dụng, khai báo BHXH cho nhân viên toàn
công ty.

Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty Quảng Cáo S&T
I.4 Đặc điểm hệ thống kế toán
- Ghi sổ kế toán trên hình thức máy vi tính
- Kỳ kế toán theo năm
- Chế độ kế toán : Thông tư 133/2016/TT-BTC
- Mức độ áp dụng công nghệ thông tin vào lĩnh vực kế toán : Ghi sổ và các nghiệp vụ
kinh tế phát sinh trên phần mềm Misa, phần mềm kế toán chỉ phòng kế toán sử dụng.


Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty Quảng Cáo S&T
II.

Chu trình doanh thu
II.1
Đặc điểm kinh doanh:
Công ty S&T hoạt động chủ yếu trong 3 lĩnh vực sản xuất thương mại, thi công quảng cáo và
dịch vụ quảng cáo.
+ Đối với lĩnh vực sản xuất thương mại : Công ty nhập hàng hóa từ nước ngoài, nhập
nguyên vật liệu từ nước ngoài về gia công sản xuất ra thành phẩm, khách hàng của
công ty chủ yếu là các hệ thống siêu thị trên toàn quốc. Công ty chỉ bán hàng trực tiếp
không qua đại lý, và bán hàng trên website. Khách hàng đặt hàng qua điện thoại,
email hoặc đặt hàng trên website. Công ty bán hàng qua kho theo phương thức chuyển
hàng, phí bốc dở vận chuyển cho công ty chi trả.
+ Đối với lĩnh vực thi công quảng cáo : vật tư được vận chuyển từ kho đến nơi thi
công, xưởng sản xuất chịu trách nhiệm sản xuất, thi công công trình, kế toán kho chịu
trách nhiệm xuất kho tập hợp chi phí vào công trình. Phòng kinh doanh POSM có
trách nhiệm xử lý đơn hàng ( báo giá, đấu thầu, hợp đồng, đề xuất thi công, nghiệm

thu,quyết toán….) . Khách hàng của công ty chủ yếu là các cửa hàng, siêu thị ở
Tp.HCM.
+ Đối với lĩnh vực dịch vụ quảng cáo : Công ty cho thuê bộ mâm kệ hiện đại 3D trong
siêu thị. Trong quá trình cung cấp dịch vụ, các vật tư, linh kiện dùng để bảo trì sản
phẩm sẽ được tập hợp vào chi phí bảo trì sản phẩm. Khách hàng của công ty đa số là
các doanh nghiệp FMCG (Fast-Moving Consumer Goods – Nhóm hàng tiêu dùng
nhanh).
- Công ty chỉ có 1 kho hàng ở TP.HCM, kho hàng nằm trong khuôn viên xưởng sản
xuất tại huyện Bình Chánh.
- Công ty có 1 văn phòng cũng là showroom tại Quận 11, Tp.HCM.
II.2

Tổ chức hệ thống chứng từ
II.2.1 Danh mục chứng từ
STT

Tên
chứng từ
( Số liên)

Nội dung

Nơi Lập

Nơi
Duyệt

Nơi Nhận

Mục Đích

Sử Dụng


1

Đơn đặt
hàng

Dữ liệu khách Công ty
hàng, dữ liệu
khách
hàng hóa, dữ
hàng
liệu ngày tháng
năm, dữ liệu
giao hàng và
thanh toán…

Công ty
khách
hàng

Phòng kinh Dữ liệu lập
doanh
lệnh bán
hàng

2

Phiếu đề

xuất giao
hàng ( 3
liên)

Dữ liệu khách Phòng
hàng, dữ liệu
kinh
hàng hóa, dữ
doanh
liệu ngày tháng
năm, dữ liệu
giao hàng và
thanh toán…

Trưởng
phòng
kinh
doanh,
Trường
phòng
kế toán

Phòng sản
xuất

Cơ sở lập
phiếu xuất
kho, cơ sở
lập hóa đơn


3

Phiếu đề
nghị xuất
kho ( 2
liên)

Dữ liệu kho,
dữ liệu khách
hàng, dữ liệu
hàng hóa thực
xuất, dữ liệu
ngày tháng, dữ
liệu giao hàng

Bộ phận
Kế toán
giao nhận- kho
Phòng Sản
Xuất

Phòng kế
toán

Theo dõi
lượng hàng
hóa xuất kho,
căn cứ hạch
toán giá vốn
hàng bán, đối

chiếu hóa
đơn, lệnh
bán hàng.

4

Phiếu
giao
hàng,
biên bản
nghiệm
thu (3
liên)

Dữ liệu kho,
dữ liệu khách
hàng, dữ liệu
hàng hóa thực
giao, dữ liệu
ngày tháng, dữ
liệu giao hàng,
dữ liệu chênh
lệch hàng thực
giao

Bộ phận
giao nhậnPhòng Sản
Xuất

Bộ phận

khoPhòng
sản xuất

Bộ phận
giao nhận
hàngphòng sản
xuất, khách
hàng,
phòng kế
toán

Căn cứ đòi
nợ, chứng từ
đi đường, đối
chiếu đơn đặt
hàng, điều
chỉnh doanh
thu

5

Phiếu thu
( 3 liên)

Dữ liệu khách
hàng, dữ liệu
ngày tháng, dữ
liệu thanh toán

Bộ phận

kế toán
thanh
toánPhòng kế
toán

Phòng
kế toán

Kế toán
Căn cứ đòi
thanh toán, nợ
Phòng kinh
doanh,
khách hàng

6

Hóa đơn
giá trị gia

Dữ liệu kho,
dữ liệu khách

Bộ phận
lập hóa

Phó
giám

Bộ phận

lập hóa

Căn cứ tính
thuế, ghi


tăng

hàng, dữ liệu
hàng hóa, dữ
liệu ngày
tháng, dữ liệu
giao hàng, dữ
liệu hóa đơn.

II.2.2 Biểu mẫu chứng từ
a) Đơn đặt hàng

đơn –
phòng kế
toán

đốc kinh
doanh,
kế toán
trưởng

đơn, khách
hàng,
Phòng kế

toán

nhận doanh
thu, xác nhận
chủ sở hữu
hàng hóa,
xác nhận
công nợ.
Chứng từ đối
chiếu
-


b) Phiếu đề xuất thực hiện công việc


c) Phiếu đề nghị xuất kho

d) Biên bản nghiệm thu và bàn giao đưa vào sử dụng


e) Phiếu giao nhận hàng

f) Phiếu thu


g) Hóa đơn giá trị gia tăng




KH

ĐĐH

Lệnh bán
hàng

Kiểm tra hàng
tồn kho

kiểm tra&
xét duyệt

Phiếu xuất
kho(2 liên)

Lệnh bán hàng
(3 liên)

A

A

Lệnh bán
hàng
Phiếu xuất
kho
Phiếu giao
hàng


HĐ GTGT
kho
Phiếu thu
(3 liên)

Thu tiền

HĐ GTGT (3
liên)

Xuất kho

Phiếu thu
(3 liên)

Hình thức
thanh toán

KH

Phiếu giao
hàng (3 liên)

chấp nhận
bán chịu

2.3 Phân tích chu trình doanh thu
Phòng kinh doanh
POSM


Kế toán kho và
phòng sản xuất

Phiếu thu
(3 liên)

Phiếu Thu
(liên 1)

Phòng
Ghikế
sổtoán

Lư
u

Thủ quỹ


Lưu đồ dòng dữ liệu quy trình kế toán doanh thu

(1)Khách hàng có nhu cầu mua hàng gửi yêu cầu báo giá đến phòng kinh doanh của công ty
( email, chat trên website, điện thoại đến phòng kinh doanh), sau khi nhân viên kinh doanh
nhận được yêu cầu báo giá sẽ lập “ bảng báo giá” thành 2 liên, 1 liên gửi khách hàng, liên
công ty lưu lại để đối chiếu. Nếu khách hàng đồng ý với đơn giá trên bảng báo giá, khách


hàng gửi đề nghị mua hàng (email, đặt hàng trên website, điện thoại đến phòng kinh doanh)
gửi đến phòng kinh doanh của công ty Quảng Cáo S&T.
(2) Sau khi nhận được đề nghị mua hàng của khách hàng, nhân viên kinh doanh lập hợp

đồng ( 2 liên, 1 liên gửi khách hàng, 1 liên lưu trữ lại công ty) trình Giám đốc phòng kinh
doanh kiểm tra và xét duyệt.
(3) Sau khi hợp đồng được 2 bên thỏa thuận và ký kết xong, khách hàng sẽ căn cứ trên điều
khoản thanh toán của hợp đồng để thanh toán. Thông thường đối với các khách hàng thân
thiết công ty có chính sách bán chịu, điều kiện thanh toán trong vòng 30 ngày kể từ ngày
giao hàng. Đối với nhóm khách hàng còn lại, thanh toán 30% trước khi giao hàng, sau khi kế
toán nhận được giấy “ báo CÓ” từ ngân hàng, kế toán định khoản Nợ TK 112/ Có TK131,
nếu thu tiền mặt kế toán lập phiếu thu ( 3 liên trong đó 1 liên giao cho khách hàng, 2 liên lưu
nội bộ), định khoản Nợ TK 111/ Có TK131. Kế toán có trách nhiệm báo cho phòng kinh
doanh POSM về tiến độ thanh toán công nợ.
(4) Nhân viên kinh doanh sẽ lập “ phiếu đề xuất bán hàng” gửi đến phòng sản xuất, kế toán
kho. Kế toán kho kiểm tra tồn kho, sau đó xuất kho theo thông tin trên phiếu đề xuất bán
hàng, kế toán kho lập phiếu xuất kho 3 liên ( 1 cho khách hàng, 1 cho phòng sản xuất, 1 lưu
trữ tại phòng kế toán), nhân viên phòng sản xuất có trách nhiệm kiểm tra số lượng, chất
lượng hàng hóa, ký xác nhận vào phiếu xuất kho và vận chuyển đơn hàng đến công ty khách
hàng.
(5) Hàng giao đến công ty khách hàng, khách hàng kiểm tra số lượng, chất lượng hàng hóa
và ký vào phiếu xuất kho( liên 1), biên bản nghiệm thu hàng hóa ( 2 liên khách hàng giữ, 2
liên đem về công ty).
(6) Căn cứ vào các chứng từ : hợp đồng, biên bản nghiệm thu, phiếu xuất kho, kế toán xuất
hóa đơn ( hóa đơn điện tử) gửi email đến công ty khách hàng.
(7) Kế toán theo dõi công nợ, nhận được giấy “ báo CÓ” từ ngân hàng, kế toán định khoản
Nợ TK 112/ Có TK131, nếu thu tiền mặt kế toán lập phiếu thu ( 3 liên trong đó 1 liên giao
cho khách hàng, 2 liên lưu nội bộ), định khoản Nợ TK 111/ Có TK131.
III Nhận xét và kiến nghị
- Quy trình nhận đơn hàng phòng kinh doanh có thể nhận đơn hàng từ email đặt hàng, nhận đơn hàng
qua điện thoại trực tiếp đến phòng kinh doanh, điều này có thể gây rủi ro cho quy trình doanh thu do
đơn hàng có thể bị sai số lượng, sai địa điểm giao hàng, hoặc khách hàng không nhận hàng đã đặt. Điều
này có thể khắc phục bằng cách sửa đổi lại quy trình nhận đơn hàng, chỉ nhận đơn hàng qua email khi
nội dung có thể hiện bảng scan có PO đã được xét duyệt của công ty khách hàng, không nhận đơn hàng

qua điện thoại.
- Chính sách bán chịu đối với các khách hàng thân thiết làm cho việc thu hồi công nợ khá khó khăn. Để
khắc phục điều này cần ký 1 hợp đồng nguyên tắc theo từng năm với hệ thống khách hàng thân thiết
quy định về việc giao, nhận hàng, thanh toán….


- Chỉ phòng kế toán được sử dụng phần mềm Misa gây bất tiện cho việc xét duyệt các đơn hàng, xét
duyệt bán chịu, kiểm tra hàng tồn kho…. Cần phổ biến và phân quyền sử dụng phần mềm kế toán đến
các phòng ban khác để tạo sự thuận lợi cho việc vận hành quy trình kinh doanh của công ty.
- Nhìn chung quy trình luân chuyển chứng từ công ty đang áp dụng sát với quy mô và đặc điểm hàng
hóa kinh doanh của công ty.