HỌC VIỆN KỸ THUẬT QUÂN SỰ
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

BÀI TẬP HỌC PHẦN
PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

ĐỀ TÀI
QUẢN LÝ MƯỢN TRẢ SÁCH THƯ VIỆN

HÀ NỘI, 12/2019

1


HỌC VIỆN KỸ THUẬT QUÂN SỰ
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

BÀI TẬP HỌC PHẦN
PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

ĐỀ TÀI
QUẢN LÝ MƯỢN TRẢ SÁCH THƯ VIỆN

Giáo viên phụ trách:

HÀ NỘI, 12/2019

2


MỤC LỤC

Đánh giá công việc và kết luận

148

Tài liệu tham khảo

148

Lời nói đầu

3


Ngày nay, công nghệ thông tin dần trở thành ngành kinh tế mũi nhọn của đất nước, có tỉ
lệ đóng góp cho tăng trưởng GDP đất nước ngày càng cao. Công nghệ thông tin giờ đây
đã có mặt ở nhiều phương diện trong cuộc sống hàng ngày của chúng ta, từ thương mại
đến giải trí và thậm chí cả văn hóa, xã hội và giáo dục…
Việc áp dụng vi tính hóa trong quản lý tại các cơ quan , xí nghiệp , tổ chức đang rất phổ
biến và trở nên cấp thiết , bởi ngành nghề nào cũng đòi hỏi con người phải xử lý một khối
lượng công việc khổng lồ, và những kiến thức ,những suy nghĩ , những đào tạo chuyên
sâu. Một trong những vấn đề cấp thiết nhất , đặt ra trong quản lý hiện nay là làm thế nào
để chuẩn hóa cách xử lý dữ liệu ở trường học. Chính vì vậy ,nên em đã chọn đề tài “ Hệ
thống quản lý mượn trả sách thư viện” với mục đích giúp cho công tác quản lý , trở nên
dễ dàng hơn so với việc xử lý thủ công như trước kia.
Thư viện trường học từ lâu đã trở thành một bộ phận không thể thiếu trong nhà trường,
đây là cơ sở vật chất trọng yếu phục vụ giảng dạy và học tập, đồng thời góp phần nâng
cao chất lượng giáo dục toàn diện trong nhà trường . Tại các trường học, nhu cầu tìm hiểu
và học hỏi ngày càng cao, đặc biệt là để đảm bảo kiến thức có tính logic và chính xác thì
việc tìm đến sách là rất cần thiết. Nhằm đáp ứng nhu cầu đó thì thư viện trường học đã

tăng số lượng sách đáng kể . Công việc quản lý mượn trả thư viện trở thành một chuỗi
công việc rất vất vả và tốn nhiều công sức. Từ những ý kiến em đã bày tỏ ở trên, cùng với
ý tưởng về đề tài “ Hệ thống quản lý mượn trả thư viện”, em mong muốn được trình bày
đề tài này trong bộ môn phân tích thiết kế hệ thống của cô. Mặc dù vẫn còn nhiều sai sót
nhưng em cũng mong nhận được những đóng góp từ cô và các bạn để có thể rút kinh
nghiệm cho đề tài của mình.
Em cảm ơn cô trong suốt quá trình học vừa qua, đã tận tình giúp đỡ chúng em những
kiến thức bổ ích trong bộ môn phân tích thiết kế hệ thống này.!
Em xin chân thành cảm ơn!
.

4


CHƯƠNG I: KHẢO SÁT HỆ THỐNG
1

Mô tả hệ thống

1.1.1.Nhiệm vụ cơ bản
Trước khi đi vào phân tích và thiết kế một hệ thống thì việc xác định được nhiệm vụ cơ
bản của hệ thống đó là vô cùng quan trọng.
Các nhiệm vụ cơ bản của hệ thống là:
- Cung cấp tài liệu,phục vụ cho việc giảng dạy, học tập nghiên cứu của học sinh, sinh
viên với nhiều hình thức như : cho mượn, đọc tài liệu tại chỗ.
- Tổ chức, xử lý , sắp xếp, lưu trữ, bảo quản ,quản lý tài liệu, sách các thể loại
- Thống kê theo định kì, nắm bắt các thông tin về bạn đọc để người quản lý đánh giá
được tình hình phục vụ bạn đoc, để có kế hoạch bổ sung , cập nhập thêm tài liệu hay hủy
bỏ tài liệu, gửi thông báo,biên bản phạt cho bạn đọc mượn sách quá hạn.
1.1.2.Cơ cấu tổ chức

Đối với bài toán hệ thống quản lý mượn trả sách, ta xác định được những bộ phận tham
gia vào:
+Bộ phận quản lý bạn đọc
+Bộ phận quản lý mượn trả
+Bộ phận kho sách
Nhiệm vụ của các bộ phận là :
+Bộ phận quản lý bạn đọc
- Tiếp nhận yêu cầu làm thẻ của độc giả , tiến hành làm thẻ thư viện cho độc giả để phục
vụ cho nhu cầu mượn trả sách.
- Cập nhật thông tin độc giả mỗi khi có độc giả làm thẻ thư viện mới.
- Thống kê tình hình làm thẻ bạn đọc
+Bộ phận quản lý mượn trả
-Tiếp nhận yêu cầu mượn sách của bạn đọc, quản lý quá trình mượn sách
-Tiếp nhận yêu cầu trả sách của bạn đọc, quản lý quá trình trả sách.
-Tiến hành làm biên bản phạt dành cho những bạn đọc mượn trả quá hạn, làm mất sách,
làm hỏng sách.
5


- Thống kê tình hình mượn trả bằng việc thống kê danh sách bạn đọc mượn trả quá hạn,
thống kê tài liệu được mượn để có kế hoạch bổ sung , hủy bỏ tài liệu
+Bộ phận kho sách
-Tiếp nhận yêu cầu đề nghị bổ sung tài liệu từ bộ phận mượn trả
-Chịu trách nhiệm cho việc bổ sung các nguồn tài liệu mới
-Sắp xếp,phân loại tài liệu
-Tạo thống kê báo cáo các tài liệu được bổ sung , cung cấp cho bộ phận mượn trả
1.1.3.Quy trình xử lý và quy tắc quản lý
-Làm thẻ độc giả : Độc giả đến thư viện có nhu cầu mượn sách. Nếu như độc giả chưa
có thẻ thư viện, độc giả yêu cầu được làm thẻ thư viện, bộ phận quản lý bạn đọc sẽ cung
cấp phiếu đăng kí làm thẻ thư viện ( MB01)(1) . Độc giả tiến hành điền đầy đủ thông tin

vào phiếu đăng kí bao gồm họ tên, mã sinh viên, giới tính, ngày sinh, khoa,….Sau đó độc
giả nộp lại cho bộ phận quản lý bạn đọc. Bộ phận quản lý bạn đọc xác nhận thông tin
độc giả đã được điền đầy đủ chính xác(2).Bộ phận quản lý bạn đọc sẽ tiến hành làm thẻ
thư viện ( MB02)(3) cho độc giả, cung cấp thẻ thư viện cho độc giả(4). Độc giả sẽ kiểm
tra thẻ thư viện xem có đúng thông tin của độc giả không. Nếu thông tin trên thẻ đúng ,
độc giả sẽ nhận thẻ, nếu thông tin sai độc giả sẽ được sửa đổi , làm lại thẻ.
-Quản lý độc giả : Độc giả sau khi được bộ phận quản lý bạn đọc cấp Thẻ thư viện
(MB02), bạn đọc sẽ kiểm tra thông tin cá nhân của mình trên thẻ,nếu thông tin sai, bộ
phận phòng mượn sẽ kiểm tra và làm lại thẻ đối với những bạn đọc bị sai thông tin(5).
nếu thông tin đúng nhân viên bộ phận bạn đọc sẽ cập nhật thông tin độc giả(6) để theo
dõi quá trình mượn trả sách của độc giả đó. Thông tin nhập mới bao gồm những thông tin
chi tiết trên thẻ thư viện : Họ tên, Mã sinh viên, ngày sinh, giới tính, khoa, … Hàng
tháng, nhân viên bộ phận quản lý bạn đọc sẽ lậpPhiếu thống kê tình hình làm thẻ bạn đọc
(MB07)(7) gửi đến bộ phận quản lý mượn trả để có kế hoạch về việc quản lý cập nhật bổ
sung tài liệu. Và lập danh sách thông tin chi tiết các bạn đọc làm thẻ . (MB09)(8) gửi
đến bạn đọc
Đối với những thẻ độc giả hết hạn , thông tin về độc giả sẽ được bộ phận quản lý bạn đọc
cập nhật lại bằng việc hủy thông tin độc giả(9) . Độc giả sẽ không thể mượn sách tại thư
viện.

6


-Mượn sách : Trường hợp độc giả đã có thẻ thư viện(MB02) , bộ phận quản lý mượn trả
sẽ yêu cầu xuất trình thẻ thư viện (10)và kiểm tra thẻ thư viện(11). Nếu thẻ thư viện hợp
lệ sẽ tiến hành cho độc giả mượn sách, nếu thẻ không hợp lệ sẽ trả lại thẻ cho độc giả ,
độc giả sẽ không mượn được sách.
Sau khi cho độc giả mượn sách, bộ phận quản lý mượn trả sẽ cập nhật thông tin
mượn(12)lên quản lý thông tin mượn trả trên hệ thống để theo dõi.Thông tin mượn trả sẽ
bao gồm mã độc giả, mã sách, ngày mượn, ngày trả,….

Đối với độc giả có nhu cầu mượn sách và đọc tại chỗ, bộ phận quản lý mượn trả sau khi
tiến hành xong quy trình mượn sách như ở trên, sẽ hướng dẫn độc giả đến phòng đọc(13).
Độc giả sẽ được cung cấp về Thông báo nội quy phòng đọc (MB03)(14) . Độc giả sẽ
phải chấp hành đúng nội quy đã được đề ra
-Trả sách : Độc giả đến thư viện có nhu cầu trả sách. Bộ phận quản lý mượn trả sẽ yêu
cầu xuất trình thẻ thư viện ( MB02) (15) và kiểm tra thẻ thư viện (16). Nếu thẻ hợp lệ, bộ
phận quản lý mượn trả sẽ tiến hành kiểm tra tài liệu trả (17) mà độc giả muốn trả , so
sánh với thông tin mượn trả (18) trên hệ thống. Kiểm tra sách nếu sách bị hỏng, mất, bộ
phận quản lý mượn trả sẽ lập biên bản cho những độc giả làm mất , hỏng sách(MB04)
(19) và hàng tháng sẽ lập báo cáo thống kê các tài liệu bị mất hỏng(MB10) (20)gửi
xuống bộ phận kho sách.Sau khi lập biên bản, sẽ yêu cầu độc giả chịu nộp phạt theo biên
bản(21) hoặc có trách nhiệm mua đền trả sách. Nếu sách không bị hỏng, nhân viên bộ
phận phòng mượn sẽ nhận lại sách trả từ độc giả(22), trả thẻ cho độc giả và xác nhận
trạng thái đã trả trên hệ thống (23)
-Quản lý tình hình mượn trả : Bộ phận quản lý mượn trả sẽ thống kê danh sách các bạn
đọc mượn quá hạn, lập phiếu thống kê danh sách bạn đọc mượn quá hạn (MB05)(24) gửi
đến bạn đọc. Dựa vào phiếu thống kê, sẽ có biên bản cho những độc giả mượn sách quá
hạn. Lập biên bản độc giả mượn sách quá hạn(MB06) (25)Sau khi nhận được biên bản,
độc giả sẽ kiểm tra. Nếu biên bản sai, bộ phận mượn trả sẽ kiểm tra lại, nếu biên bản
đúng bạn đọc sẽ phải chịu phạt theo biên bản . Bộ phận quản lý mượn trả sẽ xác nhận
thông tin trên hệ thống.
Thống kê sách mượn hàng tháng với việc lập Phiếu theo dõi tài liệu mượn hàng tháng
(MB08)(27) Gửi phiếu theo dõi tài liệu mượn hàng tháng xuống bộ phận kho sách
-Quản lý về việc bổ sung tài liệu :
Bộ phận quản lý mượn trả lập phiếu đề nghị bổ sung tài liệu cho thư viện (MB11)(27).Bộ
phận kho sách sẽ tiếp nhận phiếu đề nghị bổ sung tài liệu cho thư viện từ bộ phận quản
lý mượn trả. Tiếp nhận phiếu theo dõi tài liệu mượn hàng tháng(MB08), báo cáo thống
7



kê các tài liệu bị mất hỏng(MB10). Dựa vào phiếu đề nghị bổ sung,phiếu theo dõi tài liệu
mượn hàng tháng, thống kê tài liệu bị mất, hỏng. Bộ phận kho sách sẽ lập danh sách tài
liệu đặt mua(MB14)(28), gửi danh sách các tài liệu đặt mua bổ sung(29) đến nhà xuất
bản, nhận tài liệu bổ sung(30) từ nhà xuất bản. Sau khi nhận tài liệu bổ sung từ nhà xuất
bản, bộ phận kho sách sẽ sắp xếp phân loại sách(31) theo thể loại sách và lập báo cáo
thống kê các tài liệu được bổ sung(MB12)(32) , gửi báo cáo thống kê lên bộ phận mượn
trả. Dựa vào báo cáo thống kê các tài liệu mới được bổ sung, bộ phận quản lý mượn trả sẽ
có trách nhiệm thông báo cho bạn đọc về tài liệu mới được bổ sung với Thông báo cập
nhật tài liệu mới của thư viện(MB13)(33)

8


1.1.4.Mẫu biểu
MB01 : Phiếu đăng kí làm thẻ thư viện

9


MB 02 : Thẻ thư viện

MB 03 : Thông báo nội quy phòng đọc

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
ĐỘC LẬP- TỰ DO- HẠNH PHÚC
Thông báo : Về nội quy của phòng đọc tại thư viện
( yêu cầu bạn đọc tuân thủ và thực hiện đúng nội quy phòng đọc )
Thư viện thông báo : …………………………
Danh sách các nội quy phòng đọc :
Hà Nội, ngày…tháng…năm…

Ban quản lý bộ phận
(xác nhận)

10


MB 04 : Biên bản cho những độc giả làm mất, hỏng sách

Học viện kĩ thuật quân sự

Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam

Ban quản lý thư viện

Độc lập-Tự do- Hạnh phúc
BIÊN BẢN

( Dành cho các đối tượng độc giả làm mất, hỏng sách thư viện )
Họ tên :
Mã độc
Lớp :
Mã sv :
stt

Tên sách

Loại sách

Số lượng


Thành tiền

Số tiền nộp phạt :………..
Xác nhận của ban quản lý
Thư viện

Người nộp phạt
(ký tên)

11


MB 05 : Phiếu thống kê danh sách bạn đọc mượn quá hạn
Học viện kĩ thuật quân sự
Ban quản lý thư viện
Phiếu thống kê danh sách bạn đọc mượn quá hạn
Tháng…..năm…..
Số phiếu thống kê :…….
STT

Tên độc giả

Tên sách

Số ngày quá hạn

Tổng sách mượn quá hạn ……

Xác nhận của bộ phận
(ký tên)


12


MB06 : Biên bản độc giả mượn sách quá hạn

Học viện kĩ thuật quân sự

Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam

Ban quản lý thư viện

Độc lập-Tự do- Hạnh phúc
BIÊN BẢN ĐỘC GIẢ MƯỢN SÁCH QUÁ HẠN

Tên độc giả :
Lớp :
Mã sinh viên :
stt

Tên sách

Số ngày quá hạn

Thành tiền

Số tiền nộp phạt :………..
Xác nhận của ban quản lý
Thư viện


Người nộp phạt
(ký tên)

13


MB07 : Phiếu thống kê tình hình làm thẻ bạn đọc

HỌC VIỆN KÝ THUẬT QUÂN SỰ
BAN QUẢN LÝ THƯ VIỆN
Tháng…..năm….
PHIẾU THỐNG KÊ TÌNH HÌNH LÀM THẺ BẠN ĐỌC
STT

Họ tên

Ngày làm thẻ

Ngày hết hạn

Ghi chú

Xác nhận của ban
Quản lý bộ phận

14


MB 08 : Phiếu theo dõi tài liệu mượn hàng tháng ( tổng hợp sách mượn theo tháng )


Tổng hợp sách mượn tháng….
Số phiếu :
Mã
sách

Tên
sách

Thư viện Học viện kĩ thuật quân sự
Loại
sách

Tác
giả

Họ tên Mã
sinh
viên

Tình
trạng

Ngày
mượn

Ngày
trả

Số
lượng

mượn

Xác nhận của bộ phận
(ký tên)

15


MB09 : Danh sách thông tin chi tiết các bạn đọc làm thẻ

Danh sách thông tin chi tiết các bạn đọc làm thẻ
Thư viện Học viện kĩ thuật quân sự
stt

Họ tên

Mã sinh Ngày
viên
sinh

Giới
tính

Lớp

Khoa

Ngày
làm thẻ


Ghi
chú

Xác nhận của bộ phận
(ký tên)

MB010 : Báo cáo thống kê tài liệu bị mất, hỏng
16


HỌC VIỆN KÝ THUẬT QUÂN SỰ
BAN QUẢN LÝ THƯ VIỆN
Tháng…..năm….
BÁO CÁO THỐNG KÊ TÀI LIỆU BỊ MẤT, HỎNG

STT

Mã
sách

Tên sách

Loại Tác giả
sách

Số lượng Số lượng Số lượng
mất
hỏng
Hiện tại


Xác nhận của ban
Quản lý bộ phận

MB 11 : Phiếu đề nghị bổ sung tài liệu cho thư viện

17


CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
ĐỘC LẬP- TỰ DO-HẠNH PHÚC
PHIẾU ĐỀ NGHỊ BỔ SUNG TÀI LIỆU CHO THƯ VIỆN
Kính gửi : Bộ phận quản lý kho
Bộ phận sử dụng : Phòng mượn trả
Dựa vào thống kê tình hình mượn trả tài liệu của độc giả tại phòng mượn, cùng với báo
cáo thống kê số lượng sách bị mất và bị hỏng. Bộ phận xin gửi danh sách tài liệu cần bổ
sung , yêu cầu xin được bổ sung

stt

Tên sách

Thể loại

Tác giả

Số lượng

Nhà xuất Ghi chú
bản


Hà Nội, ngày…tháng…năm..
Bộ phận
(ký tên)
MB 12 : Báo cáo thống kê các tài liệu được bổ sung

18


HỌC VIỆN KÝ THUẬT QUÂN SỰ
BAN QUẢN LÝ THƯ VIỆN

Tháng…..năm….
BÁO CÁO THỐNG KÊ TÀI LIỆU ĐƯỢC BỔ SUNG

STT

Mã
sách

Tên sách

Loại
sách

Tác giả

Ngày bổ Số lượng Ghi chú
sung
Cập nhật


Xác nhận của ban
Quản lý bộ phận

MB13: Thông báo cập nhật tài liệu mới của thư viện
19


CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
ĐỘC LẬP- TỰ DO- HẠNH PHÚC
Thông báo : Về việc cập nhật các tài liệu mới của thư viện

Thư viện thông báo : …………………………
Danh sách các tài liệu bổ sung :

STT

Tên sách

Thể loại

Tác giả

Hà Nội, ngày…tháng…năm…
Xác nhận của ban
Quản lý bộ phận

20


MB14: Danh sách tài liệu đặt mua


HỌC VIỆN KÝ THUẬT QUÂN SỰ
BAN QUẢN LÝ THƯ VIỆN

Danh sách tài liệu đặt mua
STT
Tên sá
h
Thể loai
Tác giả
Số lượng
Năm xuất bản
Ghi chú

21


1.2,Mô hình hóa hệ thống
1.2.1, Mô hình tiến trình nghiệp vụ

22


Giải thích kí hiệu

23


24



1.2.2, Biểu đồ hoạt động

25