TRƯỜNG ĐẠI HỌC THĂNG LONG
BỘ MÔN DU LỊCH

QUẢN TRỊ KINH DOANH CÁC SỰ
KIỆN
KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN RA MẮT BỘ SƯU TẬP
TRANG PHỤC MÙA HÈ – 2020
Sinh viên thực hiện: Đỗ Hải Diệu Linh
Mã sinh viên: A32442
Nhóm: 2
Người hướng dẫn: Phùng Đức Thiện

Cán bộ chấm thi 1

Cán bộ chấm thi 2

Phùng Đức Thiện

Nguyễn Đức Khoa

HÀ NỘI – 2020
MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU


Cuộc sống hiện nay ngày càng đổi mới, nhu cầu của con người cũng theo đó mà
thay đổi. Cũng như việc tổ chức các sự kiện luôn được diễn ra trong tất cả các lĩnh
vực. Các sự kiện đã đem lại giá trị nhất định, qua đó cịn gửi những thông điệp tới mọi
người về sản phẩm và chất lượng của các nhà tổ chức. Tổ chức sự kiện còn có sức hấp
dẫn trong du lịch làm tăng số lượng khách tại điểm du lịch. Để có những chương trình

sự kiện hay, hấp dẫn đòi hỏi nhà tổ chức sự kiện phải am hiểu công việc, ý tưởng độc
đáo, sáng tạo, biết lên kế hoach chuẩn xác, biết bố trí nguồn lực phù hợp.
Qua thời gian nghiên cứu nội dung trong môn quản trị kinh doanh các sự kiện.
Em biết được muốn tổ chức một sự kiện thì cần làm những gì. Có những u cầu gì,
những ưu điểm và nhược điểm khi tổ chức sự kiện. Thông qua bài tiểu luận này em
muốn gửi đến mọi người việc xây dựng và tổ chức sự kiện ra mắt bộ sưu tập mùa đông
2020 gồm các công việc như thế nào.
Bài tiểu luận gồm 3 phần:
Phần 1. Phần mở đầu.
Phần 2. Nội dung sự kiện
Phần 3. Kết luận.

2


PHẦN 1. PHẦN MỞ ĐẦU
1.1. Khái niệm sự kiện, sản phẩm sự kiện
1.1.1. Khái niệm sự kiện
Sự kiện là các hoạt động xã hội trong lĩnh vực thương mại, kinh doanh, giải trí,
thể thao, hội thảo, hội nghị, giao tiếp xã hội, các trò chơi cộng đồng, và các hoạt động
khác liên quan đến lễ hội, văn hóa và phong tục tập quán.
Tổ chức sự kiện là một quá trình bao gồm một số hoặc tồn bộ các cơng việc:
nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng, lập chương trình, kế hoạch, chuẩn bị các yếu tố cần
thiết, tổ chức tiến hành diễn biễn của các sự kiện trong một thời gian và không gian cụ
thể để truyền đạt những thông điệp nhất định đến những người tham gia sự kiện xã hội
nhằm đáp ứng các mục đích khác nhau.
Kinh doanh tổ chức các sự kiện là việc thực hiện các hành vi tổ chức, quản lý
quy trình kinh doanh để duy trì, phát triển cơng việc kinh doanh tổ chức sự kiện bao
gồm các việc cân nhắc, tạo ra hệ thống, quy trình nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng,
lập chương trình, kế hoạch

1.1.2. Sản phẩm sự kiện
Là tất cả những gì mà sự kiện mang lại cho khách hàng. Theo quan điểm hướng
tới khách hàng, sản phẩm sự kiện được cấu thành từ dịch vụ cốt lõi và dịch vụ bổ sung.
Dịch vụ cốt lõi: dịch vụ cung cấp lợi ích cơ bản mà khách tìm kiếm.
Dịch vụ bổ sung: bổ trợ cho dịch vụ cốt lõi, làm tăng giá trị cốt lõi, tạo điều kiện
cho khách hàng cũng như tăng cường giá trị và sức hấp dẫn của dịch vụ cốt lõi
1.2. Đặc điểm kinh doanh sự kiện
1.2.1. Đặc điểm về sản phẩm của dịch vụ tổ chức kinh doanh sự kiện
Sản phẩm của tổ chức sự kiện mang tính tổng hợp cao, nó là sự kết hợp giữa
hàng hóa và dịch vụ trong đó dịch vụ chiếm tỷ trọng đa số.
Sản phẩm của tổ chức sự kiện không lưu kho, cất giữ, không vân chuyển được.
Thời gian sử dụng và thời gian tiêu dùng thường trùng nhau. Đánh giá chất lượng
sự kiện chỉ có thể thực hiện một cách chính xác sau khi sự kiện đã được tiến hành.
Khách thường mua sản phẩm của nhà tổ chức sự kiện trước khi nhìn thấy.

3


Sản phẩm không bao giờ lặp đi lặp lại, mỗi sản phẩm sự kiện gắn liền với một
không gian và thời gian, gắn liền với nhà tổ chức sự kiện, nhà đầu tư tổ chức sự kiện
trong việc phối hợp tạo ra nó.
1.2.2. Đặc điểm về lao động
Lao động trong tổ chức sự kiện địi hỏi tính chun mơn hóa cao và đa dạng về
ngành nghề, cơng việc, máy móc khi có thể thay thế con người.
Tính tổ chức, khả năng phối hợp công việc của các bộ phận trong một sự kiện đòi
hỏi phải đồng bộ, nhịp nhàng đảm bảo các mục tiêu của sự kiện.
Cường độ làm việc tương đối nặng (về mặt trí óc), mang tính sự vụ, phụ thuộc rất
nhiều vào tiến độ, kế hoạch của sự kiện.
Lao động trong tổ chức sự kiện phải chịu một sức ép tâm lý tương đối lớn.
1.2.3. Đặc điểm về vị trí và cơ sở vật chất kỹ thuật trong tổ chức sự kiện

Vị trí và cơ sở vật chất kỹ thuật trong tổ chức sự kiện rất đa dạng phong phú,
chúng có những yêu cầu đặc thù cho từng loại hình và quy mơ của các sự kiện cụ thể.
1.2.4. Đặc điểm về hoạt động
Tính tổ chức, khả năng phối hợp công việc của các bộ phận trong tổ chức sự
kiện địi hỏi phải có động bộ, nhịp nhàng với mục tiêu phục vụ khách với chất lượng
cao nhất nhằm đáp ứng những yêu cầu, đòi hỏi của khách.
1.3. Sản phẩm sự kiện
Sản phẩm sự kiện là tất cả những gì mà sự kiện mang lại cho khách hàng. Theo
quan điểm hướng tới khách hàng, sản phẩm sự kiện được cấu thành bởi dịch vụ cốt lõi
và dịch vụ bổ sung.
- Dịch vụ cốt lõi của sản phẩm sự kiện
- Dịch vụ cốt lõi của sự kiện:
- Dịch vụ cốt lõi của sự kiện là dịch vụ cung cấp lợi ích cơ bản mà khách hàng
tìm kiếm.
Đây là cấp độ dịch vụ cơ bản nhất sự kiện mang lại cho khách hàng. Vì thế, dịch
vụ cốt lõi chính là lý do đích thực mà vì nó khách hàng đến với sự kiện, nó là dấu hiệu
nhận dạng sự kiện loại này mà không phải loại khác. Các nhà tiếp thị sự kiện cần nắm

4


bắt tốt nhu cầu và mong muốn của khách hàng sự kiện để thiết kế dịch vụ cốt lõi sự
kiện, nhằm thỏa mãn nhu cầu của khách hàng.
1.4. Ý nghĩa và mối quan hệ giữa sự kiện với du lịch
1.4.1. Tổ chức sự kiện và xúc tiến du lịch
Qua việc tổ chức các sự kiện có quy mơ lớn sẽ có tác động rất lớn đến hoạt động
xúc tiến du lịch làm tăng số lượng khách, tăng thời gian lưu trú, tăng chỉ tiêu của
khách.
Thông qua các sự kiện cùng với quảng bá của các phương tiện thông tin đại
chúng, cùng với sự quảng ba trực tiếp từ khách đến tham gia sự kiện có thể tạo nên

hình ảnh tốt đẹp về nơi diễn ra sự kiện như một điểm đến du lịch hấp dẫn. Điều này sẽ
hấp dẫn các du khách mới và thu hút những khách đã đến tham gia sự kiện quay trở
lại.
Du lịch MICE có liên hệ chặt chẽ với dịch vụ tổ chức sự kiện, việc mở rộng các
sự kiện sẽ thúc đẩy loại hình du lịch MICE phát triển.
1.4.2. Tổ chức sự kiện và thời vụ du lịch
Vào những thời điểm ngoài vụ lượng khách du lịch rất ít trong khi đó các cơ sở
vật chất và các điều kiện về cung du lịch lại dư thừa gây nên sự lãng phí rất lớn.
Tại các điểm du lịch có tính thời vụ cao, vào những thời vụ thấp điểm thì nên tổ
chức các sự kiện như các lễ hội văn hóa, thể thao, hội nghị,... để khai thác thêm lượng
khách.
1.4.3. Tổ chức sự kiện có thể nâng cao cơ sở vật chất kỹ thuật
Nhờ các sự kiện lớn về thể thao (world cup, olimpic... ), hội nghị của các nước
lớn là dịp để nâng cao cơ sở vật chất phục vụ du lịch.
Do đó chính phủ các tổ chức trong nước và ngồi nước sẽ đầu vào nơi diễn ra sự
kiện xây dựng, nâng cấp hồn thiện khơng chỉ về cơ sở hạ tầng về giao thơng, thơng
tin liên lạc mà cịn đầu tư phát phát triển các cơ sở cung ứng du lịch.
Khi sự kiện sắp diễn ra, để thu hút được nhiều khách đến tham gia, qua việc
quảng bá các cơ sở cũng nâng cấp cơ sở của mình.

5


PHẦN 2. NỘI DUNG SỰ KIỆN
2.1. Chương trình sự kiện
2.1.1. Giới thiệu khái quát sự kiện
- Tên sự kiện: Ra mắt bộ sưu tập trang phục mùa hè 2020.
- Mục đích:
+ Thơng qua việc ra mắt bộ sưu tập trang phục mùa hè, muốn gửi đến cho các
bạn giới trẻ những kiểu dáng mới nhất, duyên dáng, năng động, nhẹ nhàng.

+ Giúp nhà sản xuất có nhiều hợp đồng với các nhãn hiệu shop quần áo.
+ Mở rộng mối quan hệ với các nhà thiết kế khá.
+ Đem lợi được nguồn doanh thu lớn.
-

Chủ đề: Trang phục mùa hè – 2020 một phong cách mới dành cho giới trẻ.
Địa điểm: khách sạn Marriott Hà Nội.
Thời gian: Sự kiện sẽ được tổ chức vào 8h30 ngày 15/5/2020.
Số lượng người tham gia: 80 người có tầm ảnh hưởng tới thời trang
Mơ tả công việc:
+ Lên kế hoạch, kịch bản, báo cáo lãnh đạo và khách hàng về chương trình,
sự kiện mà cơng ty thực hiện.
+ Chịu trách nhiệm thực hiện các sự kiện của cơng ty cũng khách hàng của
cơng ty.
+ Tìm kiếm khách hàng mới và duy trì khách hàng cũ.
+ Thực hiện hoạt động marketing online về các sản phẩm, dịch vụ của công ty
trên mạng internet, website, mạng xã hội.
+ Quản lý, đào tạo đội ngũ cộng tác viên của công ty.
+ Viết bài và quản lý các website của công ty.
+ Phối hợp với các bộ phận liên quan để đưa ra các ý tưởng và thực hiện nội
dung chương trình sự kiện.
+ Xây dựng proposal trình bày nội dung và kế hoạch thực hiện sự kiện.

6


2.1.2. Kịch bản chi tiết
Thời gian
6h30 - 8h00


Nội dung
Đợi khách ra ở sân
bay, sau đó đưa ra xe
để đến khách sạn

Marriott.
8h00 - 8h30

8h30 - 10h30

10h30 - 11h00

11h00 - 12h00

12h00 - 14h00
14h00 - 16h00

Đưa đoàn đại biểu đi
ăn sáng buffet tại
khách sạn.
- Đón đại biểu vào
phịng họp, sắp xếp vị
trí cho khách từ khách
Vip cho đến khách
bình thường.
- Bắt đầu khai mạc,
giới thiệu đại biểu, lý
do.
- Phát tài liệu về các
vị đại biểu.

- Thuyết trình về bộ
sưu tập trang phục
mùa hè.
Tạm dừng 30 phút
cho các vị đại biểu
nghỉ ngơi, tạo sự thảo
mái, trong lúc đó các
vị đại biểu có thể
tham quan một số sản
phẩm áo được trưng
bày và uống trà.
Ổn định lại vị trí,
thảo luận trao đổi đặt
vấn đề về bộ sưu tập
mùa đông. Đánh giá
những ưu nhược điểm
của bộ sưu tập.
Mời các vị đại biểu
đi ăn trưa, giải quyết
các vấn đề cá nhân.
Tiếp tục cuộc họp,
đưa ra các lý lẽ thuyết
phục các vị khách
mời, đưa ra mục tiêu.
Ký kết hợp đồng với

Người thực hiện

Ghi chú


Đại diện cấp trên
của công ty từ 2 3 người.

Chở đại biểu bằng
2 xe 45 chỗ (cả đi
cả về).

Nhà tổ chức sự
kiện.

Lễ tân, MC, bộ
phận thiết kế.

Bộ phận phục vụ.

Các đại biểu và
bộ phận thiết kế.

Nhà tổ chức sự
kiện
Bộ phận thiết kế,
marketing, và
tổng giám đốc.

7

Thuyết trình và
trình chiếu các mẫu
áo mùa hè thơng
qua máy chiếu.



Thời gian

16h00 - 16h30

16h30 - 17h00

17h00 - 18h45

Nội dung
các nhà cung cấp, các
nhà trung gian và các
cửa hàng shop quần
áo.
Chúc mừng buổi
ra mắt thành công,
tặng quà cho các vị
đại biểu.
Tuyên bố kết thúc
cuộc họp, chụp ảnh
với nhà đầu tư, các vị
khách mời.
Đưa đoàn khách ra
sân bay để về nước.

Người thực hiện

Ghi chú


MC, tổng giám
đốc.

Quà là những sản
phẩm về áo của
công ty và hoa.

Bộ phận quay
phim chụp ảnh.

2.1.3. Dự toán ngân sách

Mục
In giấy mời,
thiệp mời

Tiền th xe ơ
tơ

Th MC

Phịng hội thảo

In tài liệu chính
Trà

Tiêu chuẩn
Rõ ràng, ngắn gọn,
thơng tin chính
xác, dễ đọc dễ

hiểu.
Xe 45 chỗ phải
sạch sẽ, thống, độ
an tồn tốt. Tài xế
có tay nghề lâu
trong nghề.
Ăn nói rõ ràng,
mạch lạc, có kinh
nghiệp cao, ưa
nhìn.
80 chỗ ngồi,
thống mát, sạch
sẽ, đầy đủ mọi thứ
Ngắn gọn, rõ ràng,
sắp xếp khoa học,
dễ nhận thấy.
Đảm bảo về chất

Đơn giá

Số lượng

Thành tiền

15.000đ

80

1.200.000đ


3.500.000đ

2

7.000.000đ

2.500.000đ

1

2.500.000đ

10.000.000đ

1

10.000.000đ

20.000đ

80

1.600.000đ

500.000đ

1kg trà

500.000đ


8


Mục
Bữa ăn trưa

Tiêu chuẩn
lượng, ngon.

Đơn giá

Số lượng

Thành tiền

Buffet

680.000đ

80 người
(4 ng/bàn)

54.400.000đ

2.000.000đ

4 người

8.000.000đ


250.000đ/bó
500.000đ/áo

30 người
nhận hoa.
50 người
nhận áo.

7.500.000đ

4.000.000đ/ng

6 người

24.000.000đ

3.000.000đ

2 người

6.000.000đ

2.500.000đ

2 người

5.000.000đ

Có chun mơn,
trình độ, thiết bị

tốt.
Hoa tươi, bó thành
bó.
Chất áo đảm bảo,
Hoa và quà tặng
thoải mái khi mặc,
(áo)
màu sắc nhẹ
nhàng.
Chụp ảnh, quay
phim

Trả lương cho
nhân viên
Th lễ tân
Th an ninh
Chi phí dự trù

Có trình độ chun
mơn chun
nghiệp, thơng thạo
cơng việc của mình
Nghiệp vụ phục vụ
chu đáo
Có trách nhiệm tốt
Phịng các trường
hợp phát sinh
Tổng

15.000.000đ


25.000.000đ

15.000.000đ
167.700.000đ

2.2.

9


2.3. Xây dựng kế hoạch chuẩn bị sự kiện
2.3.1. Tiếp đón khách tham dự.
- Bố trí nhân viên bảo vệ hướng dẫn khách đến chỗ để xe, nhận hoa chúc mừng
-

từ khách.
Đội ngũ PG tiếp đón, hướng dẫn và phục vụ khách.

2.3.2. Mô tả bố cục và thiết kế địa điểm tổ chức
- Trang trí xung quanh địa điểm tổ chức.
+ Baner treo dọc lối đi và xung quanh địa điểm diễn ra chương trình.
+ Băng rơn đón khách treo ở khu vực chính cửa vào.
+ Trang trí standee, lãng hoa chức mừng.
+ Trải thảm đỏ để lối đi dẫn khách vào chỗ diễn ra buổi lễ.

10


- Trang trí lắp đặt sân khấu.

+ Trang trí sân khấu bằng thảm, backdrop.
+ Lắp đặt đầy đủ các thiết bị âm thanh, ánh sáng.

- Khu để ghế ngồi: đặt tên biển, sắp xếp ghế ngồi, bọc ghế và gắn nơ.

2.3.3. Nội dung chương trình.
-

MC xuất hiện và giới thiệu về chương trình.
MC tuyên bố lý do tổ chức sự kiện.
MC giới thiệu các đại biểu, khách mời tham dự.
Trình chiếu video về sự kiện cho bộ sưu tập.
Lãnh đạo lên phát biểu khai mạc chương trình.
MC mời lãnh đạo và các vị đại biểu bắt đầu thảo luận về bộ sưu tập.
Cho khách nghỉ ngơi, đi ăn trưa, có thể giới thiệu một số sản phẩm.
Tiếp tân tiễn khách và tặng quà.
Tháo gỡ, thu dọn thiết bị.
Dọn dẹp vệ sinh địa điểm tổ chức.

11


2.3.4. Ăn trưa
- Liên hệ khách sạn Marriott để chuẩn bị đủ chỗ ngồi.
- Chuẩn bị nước sẵn cho từng bàn.
- Huy động thêm nhân viên lấy giúp đồ cho khách mời.

12



13


2.3.5. Bảng phân công công việc và tiến độ thực hiện
Thời gian
20-25/11

26/11

27/11
28/11
29/11

30-31/11
12/12
29/12
1/1
2/1

Nội dung
- Bộ phận Event: hoàn tất kế hoạch chương trình. Bản dự trù kinh
phí. Thư mời, in thư mời chuẩn bị cho việc mời khách. Xin dấu
các giấy tờ cần thiết. Hoàn tất nội dung poster, banner, băng rôn.
- Bộ phận Event: gửi giấy mời khách mời
- Bộ phận IT: gửi mail mời tham dự chương trình diễn ra vào 1/1
cho các khách mời.
- Bộ phận Event: hoàn tất nội dung giới thiệu chương trình đưa
lên internet, mạng xã hội. Gửi thơng tin chương trình tới các nhà
báo.
- Bộ phận Event, bộ phận IT: cùng tham gia tuyên truyền với bộ

phận Marketing.
- Bộ phận Marketing: hoàn thành danh sách người tuyên truyền.
- Bộ phận IT: đưa thông tin về sự kiện lên các phương tiện thông
tin đại chúng
- Bộ phận Marketing: tuyên truyền thông điệp. Phát tờ rơi. Quảng
bá trên internet, mạng xã hội, các thông tin đại chúng khác.
Quảng bá qua báo trí.
- Bộ phận Event: xác định số khách sẽ tham gia
- Bộ phận Event: phân công công việc chuẩn bị cho ngày 1/1.
- Bộ phận IT: tham gia chương trình
- Bộ phận hậu cần: hỗ trợ chương trình.
- Bộ phận Event: viết bài về chương trình gửi cho các nhà báo.
- Bộ phận IT: viết mail cảm ơn tất cả mọi người đã tham gia.

2.3.6. Lập bảng các trang thiết bị
STT

Thiết bị

1

Bàn ghế

2

Máy tính

3

Mic, bục phát biểu


4

Hệ thống ánh sáng

5

Máy quay phim, chụp ảnh

6

Hệ thống loa

7

Băng rôn, banner

8

Hoa tươi, hoa giả

9

Khăn trải ghế, thảm trải nền.

14


2.4. Xây dựng kế hoạch khai mạc
Xin chào mừng tất cả các quý vị đến với buổi ra mắt bộ sưu tập mùa đơng của

cơng ty.......... MC............. xin kính mời tất cả các khách mời ổn định chỗ ngồi để
chương trình được bắt đầu.
Và để mở đầu chương trình ngày hơm nay, MC.......... xin được gửi tới tồn thể
q vị, khách mời có mặt trong chương trình.......... của cơng ty ........... lời chào trân
trọng nhất.
Kính thưa các quý vị, hiện nay thời trang đang được nhiều người quan tâm đến
nên hơm nay chúng ta có mặt ở đây để trao đổi, nhận xét, đánh giá về bộ sưu tập của
chúng ta.
MC giới thiệu khách mời:
Vâng, đến với chúng ta ngày hôm nay, xin được trân trọng giới thiệu sự hiện diện
của........
Ngồi ra, cơng ty......... cịn vinh dự được chào đón các khách mời......... .
Và để tiếp tục chương trình, mời quý vị cùng hướng lên sân khấu để theo dõi các
kiểu dáng mà chúng tôi muốn gửi đến.
Vâng, xin cảm ơn quý vị đã chú ý theo dõi, sau đây xin mời ý kiến của các ông
(bà)........... . Xin mời ông (bà).
Cảm ơn ý kiến của ông (bà). Và bây giờ, MC xin chính thức nói lời khai mạc
chương trình, xin được mời ban lãnh đạo công ty cùng các quý vị bắt đầu bộ sưu tập
mùa đông. Xin mời quý vị.
2.5. Kế hoạch tổ chức điều hành
2.5.1. Ban tổ chức
- Trưởng ban: phụ trách chung, có thể kèm thêm một số việc.
- Phó ban: phụ trách hoạt động hoặc nội dung. Chuyên tổ chức các nội dung
hoạt động chính trong giao lưu.
- Phó ban: phụ trách hậu cần, chuyên lo trang trí, nước uống, âm thanh…
- Một số ủy viên khác chuyên lo từng nội dung nhỏ như văn nghệ, trò chơi, âm
thanh, ánh sáng, tiếp tân.
- Khách mời.

15



- Các bộ phận của cơng ty có chun mơn trình độ, am hiểu cơng việc, nhiều
kinh nghiệm trong cơng việc.
2.5.2. Kế hoạch tổng thể
- Xác định mục tiêu.
+ Mục đích sự kiện.
+ Mục tiêu cần đạt được.
+ Hình thức tổ chức.
+ Thời gian cho các giai đoạn.
- Xây dựng kịch bản.
+ Kịch bản tổng quát.
+ Kịch bản chi tiết.
- Chuẩn bị thiết lập các hạng mục.
- Giám sát các yếu tố trong quá trình tổ chức sự kiện.
2.5.3. Kế hoạch chi tiết
2.4.3.1. Xác định mục tiêu.
- Mục tiêu cần đạt được: số lượng khách tham dự, doanh thu bán ra trong và sau
sự kiện.
- Hình thức tổ chức: tổ chức trong phòng hội thảo của khách sạn Sheraton Hà
Nội.
- Thời gian cho các giai đoạn (thông báo, chuẩn bị, thi công, kết thúc): tổ chức
đảm bảo tiến độ và đầy đủ các hạng mục lớn nhỏ. Trang trí thi công sân khấu,
âm thanh ánh sáng, MC, trang bị phụ kiện.
2.4.3.2. Xây dựng kịch bản.
Kịch bản tổng quát: các công việc chung cho tồn bộ chương trình sự kiện diễn
ra. Kịch bản này công ty phải đưa cho khách hàng để họ tự quản lý lịch trình và nắm
được nội dung trước và trong sự kiện.
Kịch bản chi tiết: kịch bản MC. Trong đó, có lời dẫn MC, phần cơng việc cụ thể
cho từng bộ phận, từng cá nhân.

- Trước sự kiện:

16


+ Quy mô của sự kiện: ra mắt bộ sưu tập.
+ Chủ đề sự kiện.
+ Khách tham dự.
+ Địa điểm tổ chức sự kiện.
+ Thông điệp của sự kiện.
+ Ngân sách dự trù.
+ Lên ý tưởng tổ chức sự kiện.
+ Kế hoạch phân chia nhân sự.
-

Trong sự kiện:
+ Thực hiện kế hoạch đã chuẩn bị.
+ Chuẩn bị dàn dựng: sân khấu, banner, đồng phục, thuê các thiết bị hỗ trợ sự
kiện, liên lạc với các bên liên quan, gửi thiệp mời.
+ Tiến hành sự kiện.

- Sau sự kiện:
+ Kết thúc sự kiện: thu dọn vật dụng, bàn giao các vật dụng đã thuê, dọn dẹp
trả lại như ban đầu.
+ Tổ chức rút kinh nghiệm.
2.4.3.3. Chuẩn bị, thiết lập các hạng mục.
Ban tổ chức lập nhóm phụ trách và phân cơng cho từng nhóm, ban. Ban đối
ngoại phụ trách chuẩn bị giấy mời và gửi giấy mời cho khách. Ban hậu cần đảm nhận
phần trong phịng họp, đón tiếp khách, q tặng. Ban nội dung chuẩn bị các bài viết,
tài liệu cho khách mời cùng với ban tổ chức tiến hành chương trình sự kiện.

2.4.3.4. Giám sát các yếu tố trong q trình tổ chức sự kiện.
Cần có đội ngũ nhân viên giám sát. Kiểm tra các khâu tổ chức chương trình. Dự
trù và bố trí một buổi hoặc một ngày để tổng duyệt chương trình. Phối hợp giữa các bộ
phận, hạn chế sai sót.

17


2.6. Kế hoạch phòng ngừa và giải quyết phát sinh
-

Kiểm tra kỹ các thiết bị sẽ sử dụng (máy tính, hệ thống âm thanh, ánh sáng,

…).
- Lên sơ đồ chi tiết các khu vực từ sân khấu, ban tổ chức, nhà vệ sinh, lối thoát
hiểm…
- Khách mời tới trễ : MC chuẩn bị trước các trò chơi nhẹ hoặc các hoạt động vui
nhộn nào đó để kéo dài thời gian.
- Các vấn đề sự cố như mất điện, hệ thống ánh sáng, hệ thống âm thanh có vấn
đề sẽ được đội ngũ nhân viên kỹ thuật sẵn sàng giải quyết, nếu mất điện, nhân
viên sẽ cho dùng máy phát điện kịp thời.
- Team hậu cần phải lập checklist chi tiết và thường xuyên cập nhật theo yêu
cầu của buổi lễ.
- Bác sĩ và đội cứu hỏa phải luôn luôn túc trực tại khu vực diễn ra chương trình
nhằm tránh những tình trạng bất trắc. Ban tổ chức sẽ trang bị xe cấp cứu đề
phòng những trường hợp bất trắc. Đồng thời, toàn bộ nhân viên tổ chức cần
phải được trang bị kĩ lưỡng những kiến thức cần thiết để thực hiện những biện
pháp sơ cứu khi có tai nạn xảy ra.
- Nếu những vị khách có tình trạng mệt hoặc say rượu, hệ thống taxi do ban tổ
chức sẽ túc trực ở cổng và sẵn sàng đón và đua các vị khách về nhà.

2.7. Kế hoạch bế mạc, kết thúc sự kiện
2.7.1. Kế hoạch bế mạc:
- Người lãnh đạo sẽ đứng lên cảm ơn các vị khách mời tới dự sự kiện, hy vọng
về những điều tốt đẹp năm mới.
- Chúc mừng buổi ra mắt thành công, tặng quà cho các khách mời.
- Các vị khách quý, các ban lãnh đạo toàn thể sẽ chụp ảnh và ghi lại những dấu
ấn khoảnh khắc đáng nhớ.
2.7.2. Kế hoạch kết thúc sự kiện:
- Các ban lãnh đạo sẽ lần lượt tiễn các vị khách ra về, nếu các vị khách mệt mỏi,
các tài xế được thuê xẽ đưa họ về một cách an toàn.
- Đội ngũ dọn dẹp sẽ tiến hành lau chùi, dọn dẹp sự kiện.

18


PHẦN 3. KẾT LUẬN
Tổ chức sự kiện là hoạt động mà những năm gần đấy nhiều người quan tâm. Với
nền kinh tế ngày càng phát triển, thì tương lai sẽ nhiều công ty tổ chức sự kiện ra đời,
phát triển và yêu cầu về chất lượng ngày càng cao. Tình trạng các công ty tổ chức sự
kiện hoạt động ngày sơi nổi thì việc nâng cao chất lượng, khả năng cạnh tranh, đáp
ứng nhu cầu thị trường là vô cùng cấp thiết.
Tổ chức sự kiện còn kéo theo các ngành khác phát triển cùng như về du lịch,
khách sạn, nhà hàng,..... đem lại nguồn doanh thu lớn.
Để tổ chức sự kiện tốt nhà quản trị cần am hiểu công việc, biết lên kế hoạch cụ
thể, kịch bản như thế nào, các chương trình nào tiêu biểu thu hút được các nhà đầu tư,
của khách hàng. Có đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, có tâm huyết, yêu nghề giúp
cho tổ chức sự kiện phát triển hơn.
Qua bài tiểu luận này, giúp em biết cách xây dựng, thiết kế ra một chương trình
sự kiện. Bài tiểu luận cho em thấy các cơng việc mình cần làm thì có những gì, biết
phân bổ các chương trình sao cho hợp lý với yêu cầu của nhà tổ chức. Những giấy tờ

cần thiết khi tổ chức sự kiện đảm bảo quyền lợi cho doanh nghiệp cũng như cá nhân,
tránh gây tổn thất trong kinh doanh.
Bài tiểu luận của em cịn nhiều hạn chế, thiếu xót mong thầy bổ sung, cho ý kiến
để bài tiểu luận được tốt hơn. Em xin cảm ơn.

19


TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Mẫu tổ chức sự kiện.
2. Lên kế hoạch tổ chức sự kiện.
3. Sản phẩm của tổ chức sự kiện.
4. Slide sự kiện.
5. Mẫu lời dẫn chương trình.
6. Quy trình tổ chức sự kiện.

20