Lý luận chung về kế toán bán hàng ở các doanh
nghiệp thơng mại
1. Sự cần thiết phải tổ chức kế toán bán hàng
1.1. Khái niệm
1.1.1. Khái niệm bán hàng .
Trong nền kinh tế thị trờng, để có thể tồn tại và phát triển đợc thì hoạt động
sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp phải có hiệu quả, phải đảm bảo nguyên
tắc lấy thu bù chi và có lãi. Do đó đối với các doanh nghiệp công tác bán hàng là
một trong những khâu cực kỳ quan trọng, quyết định đến kết quả kinh doanh và
sự sống còn của doanh nghiệp trên thơng trờng.
Bán hàng là việc chuyển quyền sở hữu sản phẩm, hàng hoá gắn với phần
lớn rủi ro hoặc lợi ích cho khách hàng, đồng thời đợc khách hàng thanh toán hoặc
chấp nhận thanh toán. Quá trình bán hàng là giai đoạn cuối cùng của quá trình sản
xuất kinh doanh, nó có ý nghĩa quan trọng đối với các doanh nghiệp, bởi vì xét
trên góc độ kinh tế thì quá trình bán hàng chính là quá trình chuyển hoá vốn từ
hình thái hiện vật sang hình thái giá trị tiền tệ, giúp cho các doanh nghiệp thu hồi
vốn để tiếp tục quá trình sản xuất kinh doanh tiếp theo.
Nh vậy quá trình bán hàng đợc chia thành hai khâu:
- Thứ nhất: Đơn vị xuất bán giá thành phẩm, hàng hoá, cho đơn vị mua
theo hợp đồng đã ký kết (khâu giao hàng). Đó chính là quá trình vận chuyển của
vốn thành phẩm song cha thể phản ánh đợc kết quả của việc bán hàng bởi vì trong
quá trình này hàng hoá đã xuất giao nhng cha kể khẳng định là có thu đợc tiền
hay không.
-Thứ hai: Khách hàng trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán (khâu thu tiền
hàng). Đây là giai đoạn doanh nghiệp khẳng định đã bán đợc hàng và đã thu đợc
tiền hoặc sẽ thu đợc tiền. Kết thúc giai đoạn này là kết thúc quá trình tiêu thụ,
doanh nghiệp có thu nhập để bù đắp chi phí bỏ ra trong quá trình kinh doanh.
Trong quá trình bán hàng việc xác định thời điểm bán hàng là rất quan
trọng nó chi phối đến việc hạch toán doanh thu của doanh nghiệp. Thời điểm bán
hànglà thời điểm chuyển giao quyền sở hữu về sản phẩm hàng hoá, lao vụ từ ngời
bán sang ngời mua. Nói cách khác thời điểm bán hàng là thời điểm ngời mua trả

tiền hàng hay chấp nhận nợ về lợng hàng hoá, vật t đã đợc ngời bán chuyển giao.
- Việc xác định thời điểm tiêu thụ giúp doanh nghiệp xác định số lợng tiêu
thụ, doanh thu tiêu thụ và số thuế phải nộp. Qua đó thấy đợc thực trạng công tác
bán hàng và có biện pháp kịp thời để hạn chế những nhân tố tiêu cực, phát huy
những nhân tố tích cực để đẩy nhanh quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá.
1.1.2. Khái niệm doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu.
Theo chuẩn mực số 14 thì doanh thu là tổng giá trị các lợi ích kinh tế doanh
nghiệp thu đợc trong kỳ kế toán phát sinh từ các hoạt động sản xuất, kinh doanh
thông thờng của doanh nghiệp góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu.
Trong điều kiện kinh doanh hiện nay, để đẩy mạnh bán ra thu hồi nhanh
chóng tiền bán hàng, doanh nghiệp cần có chế độ khuyến khích đối với khách
hàng. Nếu khách hàng mua với khối lợng lớn sẽ đợc doanh nghiệp bớt giá, nếu
hàng hoá của doanh nghiệp kém phẩm chất thì khách hàng có thể không chấp
nhận thanh toán hoặc yêu cầu doanh nghiệp giảm giá. Các khoản trên đợc gọi là
các khoản giảm trừ doanh thu. Theo chuẩn mực số 4 thì các khoản giảm trừ doanh
thu bao gồm:
- Chiếu khấu thơng mại: Là khoản doanh nghiệp bán giảm giá niêm yết cho
khách hàng mua với khối lợng lớn mua thờng xuyên.
- Giảm giá hàng bán: Là khoản giảm trừ cho ngời mua do hàng hoá kém
phẩm chất, sai quy cách hoặc lạc hậu thị hiếu.
- Trị giá hàng bị trả lại là số tiền doanh nghiệp phải trả lại cho khách hàng
trong trờng hơp hàng đã xác định là bán do chất lợng kém, khách hàng trả lại số
tiền đó.
- Các loại thuế: Thuế GTGT tính theo phơng pháp trực tiếp, thuế xuất khẩu,
thuế tiêu thụ đặc biệt ...
1.2. Đặc điểm nghiệp vụ bán hàng
1.2.1. Điều kiện ghi nhận doanh thu
Doanh thu bán hàng đợc ghi nhận khi đồng thời thoả mãn tất cả 5 điều kiện
sau:
+ Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với

quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hoá cho ngời mua.
+ Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hoá nh ngời sử
hữu hàng hoá hoặc quyền kiểm soát hàng hoá.
+ Doanh nghiệp đợc xác định tơng đối chắc chắn.
+ Doanh nghiệp đã thu đợc hoặc sẽ thu đợc lợi ích kinh tế từ các giao dịch
bán hàng.
+ Xác định đợc chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng.
1.2.2. Ph ơng thức bán hàng
Trong điều kiện kinh tế thị trờng hiện nay, để có thể cạnh tranh đợc với các
Công ty lớn hơn, đứng vững đợc trên thị trờng và kinh doanh có lãi thì đòi hỏi các
phơng thức bán hàng và thủ tục chứng từ mà công ty sử dụng phải vừa phù hợp
với ngành nghề, mặt hàng kinh doanh, vừa thuận tiện, đáp ứng đợc nhu cầu của
khách hàng và yêu cầu quản lý của công ty.
Việc bán hàng có thể thực hiện đợc ở văn phòng của công ty, cũng có thể
thực hiện tại các trung tâm, chi nhánh của Công ty. Hiện nay, Công ty áp dụng hai
phơng thức bán hàng chủ yếu là bán buôn và bán lẻ.
1.2.3. Chính sách giá cả và ph ơng thức thanh toán của Công ty
Để thu hút và tạo đợc uy tín với khách hàng, tăng thị phần của công ty trên
thị trờng, công ty đã có chính sách giá cả và phơng thức thanh toán rất linh hoạt,
đa dạng áp dụng cho các khách hàng nh sau:
Về chính sách giá cả: Giá bán sản phẩm, hàng hoá đợc xác định trên 3 căn
cứ: giá trị hàng hoá mua vào, giá trị thị trờng và mối quan hệ của công ty với
khách hàng. Do có phơng pháp định giá hợp lý mà uy tín của công ty với khách
hàng ngày càng cao, tạo điều kiện thuận lợi cho việc hoạt động kinh doanh của
công ty.
Về phơng thức thanh toán: Công ty thực hiện thanh toán dựa vào hợp đồng
kinh tế đã ký kết giữa hai bên, việc thanh toán có thể đợc thực hiện ngay hoặc
thanh toán sau một thời gian nhất định, có thể thanh toán bằng tiền mặt hay
chuyển khoản.
Các phơng thức thanh toán chủ yếu của công ty gồm:

+ Thanh toán trực tiếp: Theo phơng thức này, khách hàng nhận đợc hàng và
thanh toán ngay cho công ty. Phơng thức này thờng diễn ra với các khách hàng
mua lẻ, mua với số lợng ít và không thờng xuyên.
+ Khách hàng ứng tiền trớc: Trong trờng hợp này khách hàng sẽ ứng trớc
một số tiền để đặt mua một số hàng hoá của công ty hoặc đặt mua theo đơn đặt
hàng.
+ Khách hàng mua chịu: Khi mua hàng khách hàng có thể xin kéo dài thời
gian thanh toán tiền hàng và đợc công ty chập nhận. Nhng thời gian đợc phép trải
chậm này thờng ngắn hơn hoặc bằng thời gian công ty phải trả nợ cho nhà cung
cấp. Trờng hợp này thờng xảy ra với khách hàng có quan hệ mua bán lâu dài với
công ty và thờng mua với số lợng lớn.
Những phơng thức bán hàng và phơng thức thanh toán ảnh hởng tác động
không nhỏ đến tổ chức công tác kế toán DTBH ở Công ty. Tổ chức tốt hoạt động
tiêu thụ hàng hoá, thanh toán sẽ tạo cơ sở để tăng doanh thu bán hàng, từ đó sẽ
làm tăng lợi nhuận cho công ty. Đó chính là mục tiêu cuối cùng của công ty trong
hoạt động sản xuất kinh doanh. Do vậy, kế toán DTBH phải quan tâm đến công
tác tổ chức tiêu thụ hàng hoá, thành phần nhằm đạt đợc mục tiêu đó.
1.3. Vai trò của công tác bán hàng và sự cần thiết phải hạch toán nghiệp vụ
bán hàng.
Trong nền kinh tế thị trờng, hàng hóa đợc tiêu thụ nhờ hoạt động thơng
mại.Trong đó doanh nghiệp thơng mại đóng vai trò trung gian là cầu nối giữa sản
xuất và tiêu thụ, thúc đẩy quá trình tái sản xuất, tái sản xuất mở rộng của doanh
nghiệp từ đó góp phần thúc đẩy nền kinh tế phát triển. Nh vậy việc tiêu thụ hàng
hoá không chỉ có ý nghĩa đối với các doanh nghiệp mà còn có ý nghĩa đối với
toàn bộ nền kinh tế quốc dân.
Nếu mà doanh nghiệp thực hiện tốt việc tiêu thụ hàng hoá sẽ thúc đẩy quá
trình lu thông, trao đổi hàng hoá, thu hồi vốn nhanh có điều kiện để quay vòng
vốn và tiếp tục quá trình kinh doanh tạo điều kiện cho nền kinh tế phát triển. Ngợc
lại, hàng hoá không tiêu thụ đợc gây ứ đọng vốn, vốn kinh doanh bỏ ra không bù
đắp đợc chi phí, nh thế không những đẩy doanh nghiệp đến bờ vực của sự phá sản

mà còn gây nguy hại đến nền kinh tế quốc dân. Chính vì vậy có thể khẳng định
tiêu thụ là một khâu quan trọng của quá trình lu thông hàng hoá.
Nhận thức rõ vai trò của công tác bán hàng thì việc tổ chức kế toán doanh
thu bán hàng ở các doanh nghiệp là rất cần thiết và quan trọng. Bởi vì: Đối với các
doanh nghiệp tổ chức tốt kế toán bán hàng sẽ là cơ sở tạo ra lợi nhuận cao hơn
góp phần thúc đẩy doanh nghiệp phát triển hơn nữa. Nắm chắc đợc kế toán bán
hàng sẽ giúp cho doanh nghiệp có những biện pháp để tăng nhanh tốc độ luân
chuyển vốn, tránh đợc hiện trạng ứ đọng vốn. Mặt khác tổ chức tốt kế toán bán
hàng còn là cơ sở để đánh giá đúng đắn mức độ hoàn thành kế toán về tiêu thụ, lợi
nhuận từ đó tìm ra biện pháp tối u để đảm bảo duy trì sự cân đối thờng xuyên giữa
các yếu tố đầu vào đầu ra.
1.4. Yêu cầu quản lý quá trình bán hàng.
Trong các doanh nghiệp thì việc lựa chọn các mặt hàng kinh doanh là mục
tiêu chủ yếu của doanh nghiệp. Do vậy, công tác quản lý quá trình bán hàng cần
đáp ứng các yêu cầu sau:
-Nắm chắc sự vận động của sản phẩm, hàng hoá trong quá trình nhập, xuất
và tồn kho trên các chỉ tiêu về số lợng, chất lợng và giá trị.
-Nắm bắt, theo dõi chặt chẽ phơng thức bán hàng, từng phơng thức thanh
toán, từng loại hàng hoá bán ra và từng loại khách hàng.
1.5. Nhiệm vụ của kế toán bán hàng.
- Phản ánh chính xác tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về tiêu thụ
hàng hoá.
- Đôn đốc kiểm tra đảm bảo thu đủ tiền bán hàng.
- Giám đốc sự an toàn của hàng hoá xuất bán nhằm tăng nhanh tốc độ lu
chuyển hàng hoá.
- Cung cấp thông tin chính xác, trung thực và đầy đủ về tình hình bán hàng.
Kế toán bán hàng thực hiện tốt các nhiệm vụ của mình sẽ đem lại hiệu quả
thiết thực cho kế toán bán hàng nói riêng và cho các hoạt động kinh doanh của
doanh nghiệp nói chung.
2. Kế toán nghiệp vụ bán hàng trong doanh nghiệp hạch

toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng
xuyên.
2.1. Chứng từ và tài khoản kế toán sử dụng
2.1.1 . Chứng từ kế toán
a). Các chứng từ kế toán sử dụng trong trờng hợp xuất kho sản phẩm, hàng hoá
đem đi bán:
- Phiếu xuất kho
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho.

b). Các chứng từ sử dụng để ghi nhận doanh thu bán hàng:
- Hoá đơn GTGT, hoá đơn bán hàng
- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho
- Hợp đồng kinh tế
- Hoá đơn đặc thù
- Phiếu thu, phiếu chi, giấy báo có, báo nợ của ngân hàng
- Các chứng từ liên quan khác.
2.1.2 . Tài khoản kế toán sử dụng
Kế toán bán hàng sử dụng các tài khoản chủ yếu sau: TK156, TK157,
TK632, TK511, TK512, TK521, TK531, TK532, TK3331. Ngoài ra còn sử dụng
một số các tài khoản khác nh : TK111, TK112, TK131
Nội dung của một số TK chủ yếu:
+ TK156 - Hàng hoá : Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hiện có và
tình hình biến động tăng giảm các loại hàng hoá của doanh nghiệp tại các kho
hàng, quầy hàng.
+ TK157 - Hàng gửi đi bán : Phản ánh giá trị của hàng hoá, dịch vụ đã gửi
hoặc chuyển cho khách hàng, của hàng gửi bán, ký gửi, đại lý cha đợc chấp nhận
thanh toán.
+ TK511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: TK này phản ánh
doanh thu bán hàng và cung cấp của doanh nghiệp trong một kỳ kế toán của hoạt

động sản xuất kinh doanh.
+ TK512- Doanh thu bán hàng nội bộ: TK này phản ánh doanh thu tiêu thụ
giữa các đơn vị thành viên trong tổng công ty hoặc giữa các đon vị cấp trên với
cấp dới.
+ TK521- Chiết khấu thơng mại: TK này phản ánh số chiết khấu thơng mại
mà doanh nghiệp đã giảm trừ hoặc thanh toán cho ngời mua hàng do ngời mua
hàng đã mua với khối lợng lớn theo thoả thuận về chiết khấu thơng mại đã ghi
trên hợp đồng kinh tế mua bán hoặc các cam kết bán hàng.
+ TK531- Hàng bán bị trả lại: Phản ánh trị giá của số sản phẩm, hàng hoá,
dịch vụ đã tiêu thụ bị khách hàng trả lại.
+ TK532- Giảm giá hàng bán : Phản ánh khoản giám giá hàng bán thực tế
phát sinh trong kỳ kế toán.
+ TK3331- Thuế GTGT : Phản ánh số thuế đầu ra, số thuế GTGT đã nộp và
số thuế GTGT còn phải nộp cho Nhà nớc.