THỰC TRẠNG HIỆU QUẢ KINH DOANH CỦA CÔNG TY
OEC
2.1. Giới thiệu Công ty OEC
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển
Tên Công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO NHẬN PHƯƠNG ĐÔNG
Tên giao dịch: ORIENTAL EXPRESS JOIN STOCK COMPANY
Viết tắt là : OEC.
Địa chỉ trụ sử chính: Số nhà 24, ngõ 30, phố Tạ Quang Bửu, Phường Bách
Khoa, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội
Website: WWW. ORIENTALEXPRESS. COM. VN
OEC được thành lập ngày 27/12/2004.Với số vốn ban đầu (vốn điều lệ) là
850.000.000 VNĐ.
Oriental Express là một Công ty được sáng lập và điều hành bởi các doanh
nhân người Hải Dương giàu kinh nghiệm trên thương trường quốc tế, Oriental
Express đã và đang đi đầu trong hoạt động cung cấp các dịch vụ thủ tục hải
quan, giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu, đại lý vận tải cho các tổ chức thuộc
mọi thành phần kinh tế trong phạm vi cả nước
Phương châm của Công ty là lấy sự thỏa mãn và quyền lợi của khách hàng
là điều kiện tiên quyết dẫn đến thành công. Công ty không ngừng cải tiến chất
lượng dịch vụ phục vụ khách hàng và tôn trọng triệt để các nguyên tắc về tính
độc lập, khách quan và bảo mật phù hợp với luật pháp Việt Nam cũng như các
điều kiện thương mại quốc tế hiện hành được Việt Nam công nhận.
2.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của Công ty
Chức năng của Công ty : Công ty có chức năng cung cấp các dịch vụ giao
nhận hàng hoá cho thị trường theo giấy phép kinh doanh, đây là nhiệm vụ đầu
tiên và quan trọng nhất.
Doanh nghiệp phải thực hiện chức năng phân phối theo hai hướng cơ bản:
 Thiết lập được một mạng lưới các đại lý của Công ty trên khắp các cảng
biển, sân bay …của thế giới. Đây là một công việc khó khăn đòi hỏi
một tiềm lực lớn về vốn.
 Phân phối công bằng và hợp lý mọi kết quả của hoạt động sản xuất kinh

doanh đạt được
Nghĩa vụ của Công ty :
 Công ty phải có nghĩa vụ kinh doanh các loại hàng hoá dịch vụ theo
giấy phép kinh doanh
 Tuân thủ pháp luật của nhà nước về kinh doanh dịch vụ logstics
 Tuân thủ các quy định của nhà nước về các chế độ kế toán hiện hành và
thực thi việc đóng thuế đầy đủ
 Đảm bảo thực hiện đúng theo pháp luât về việc sử dụng lao động
 Trích 5%- 10% lãi dòng hàng năm để lập quỹ dự trữ bắt buộc theo điều
lệ của Công ty.
2.1.3. Cơ cấu tổ chức của Công ty
Cơ cấu tổ chức của Công ty được xây dựng theo mô hình cơ cấu chức
năng, trong đó các công việc chuyên môn được phân ra thành các phòng ban
tương ứng như phòng kinh doanh, phòng dịch vụ khách hàng, phòng kế toán.
Mô hình này cho phép nâng cao hiệu quả tác nghiệp trong cùng một bộ phận và
làm tăng tính chuyên môn hoá, bên cạnh đó vẫn không làm cản trở tới việc tác
nghiệp giữa các phòng ban khác nhau. Do vậy cơ cấu này rất phù hợp với Công
ty OEC trong điều kiện quy mô Công ty còn nhỏ.
Mô hình cơ cấu tổ chức
Hội đồng quảntrị
Giám Đốc
Phòng Kinh Doanh
Phòng Dịch vụ khác hàng
Phòng kế toán
Hình 2. 1 Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty OEC
Các phòng ban chức năng
Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản lý Công ty do đại hội đồng cổ đông
bầu ra, có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định mọi vấn đề quan trọng
liên quan đến mục đích, quyền lợi của Công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm
quyền của đại hội đồng cổ đông. Hội đồng quản trị có quyền và nghĩa vụ giám

sát Giám Đốc điều hành và những người quản lý khác trong Công ty. quyền và
nghĩa vụ của HĐQT do pháp luật và điều lệ Công ty, các quy chế nội bộ của
Công ty và nghị quyết đại hội đồng cổ đông quy định.
Hiện tại hội đồng quản trị của Công ty gồm ba thành viên là : Ông Phạm
Hồng Đăng (Giám Đốc), Ông Trần Trung Thành (Trưởng phòng dịch vụ khách
hàng), Bà Đinh Thị Huyền Trâm, cổ đông.
Giám Đốc : Là người điều hành, quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt
động hàng ngày của Công ty, chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị về việc
thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao. Các công việc chính của Giám Đốc
gồm :
- Hoạch định chiến lược kinh doanh của Công ty
- Thay mặt Công ty thực hiện ký kết các hợp đồng kinh doanh với đối tác
- Thực hiện việc hoạch định nguồn nhân lực
Phòng Kinh Doanh (Sales Department): Thực hiện các công việc sau:
- Tìm kiếm khách hàng là các Công ty có nhu cầu về giao nhận hàng hoá
xuất nhập khẩu.
- Thực hiện các nghiệp vụ giao nhận với khách hàng .
- xây dựng các chương trình marketing cho Công ty.
Phòng Dịch Vụ Khách Hàng
(Operation – service customer department) : Hỗ trợ phòng kinh doanh
trong việc hoàn thiện việc cung cấp các dịch vụ của Công ty một cách tốt nhất.
Các dịch vụ mà Công ty thực hiện sẽ được mô tả chi tiết trong phần sau. Phòng
Kế toán : Có chức năng thực hiện tất cả các nghiệp vụ kế toán liên quan và thay
mặt Công ty thực hiện các nghĩa vụ về thuế đối với nhà nước
2.1.4. Đặc điểm kinh tế- kỹ thuật của Công ty
2.1.4.1. Hệ thống thông tin của Công ty
Hệ thống thông tin của Công ty là một trong những yếu tố quan trọng trong
hoạt động giao nhận hàng hoá. Các nhân viên của Oriental Express sử dụng rất
thành thạo hệ thống thông tin của Công ty được thiết lập để trao đổi thông tin
với các đại lý của Công ty được thiết lập tại các cảng biển mà Công ty có quan

hệ giao nhận, trao đổi thông tin giữa khách hàng và Công ty, phát hành B/L và
các loại chứng từ khác, cập nhật và lưu trữ thông tin về hàng hoá, phân tích và
tổng hợp các số liệu để lâp báo cáo thống kê kịp thời và đặc biệt cung cấp cho
khách hàng những thông tin về tình trạng hàng hoá của họ ở mọi nơi mọi lúc.
Hiên nay Oriental Express đang sử dụng các hệ thông tin sau đây.
Hệ thống truyền tin Oriental Express communicatioíin system (OCS)
OCS là hệ thống trao đổi thông tin giữa Công ty và đại lý của họ ở khắp
nơi trên thế giới giới dưới dạng telex. OCS là hệ thống thông tin hữu hiệu với
nhiều chức năng giúp người sử dụng tiết kiệm thời gian và trao đổi thông tin
nhanh chóng. OCS được hầu hết các nhân viên Oriental Express sử dụng hàng
ngày.
Operations and Documentation execution System (ODS): Hệ thống quản lý
đơn đặt hàng. ODS là một trong những hệ thống quan trọng nhất của Oriental
Express. Ban đầu ODS được thiết kế riêng cho vận chuyển đường biển và cho
quy trình làm hàng SCM (Supply Chain Management).
ODS được sử dụng để quản lý đơn đặt hàng của khách hàng. Hệ thống này
có những đặc điểm chính như:
- Với những khách hàng đặc biệt, ODS được cài đặt để nhận biết ngay
được số đơn đặt hàng (Purchase Order- PO) vừa được cập nhật là đúng hay sai,
giúp nhân viên cập nhật số liệu có thể ngay lập tức liên hệ với khách hàng, để
kiểm tra lại và sửa lại cho đúng.
- Trong trường hợp, nhiều khách hàng cung cấp trước cho Oriental Express
số đơn đặt hàng cùng chi tiết của từng đơn hàng, trong đó nêu rõ thời hạn sớm
nhất và hạn trễ nhất nhà cung cấp phải giao hàng cho khách hàng; ODS sẽ cập
nhật và lưu trữ số liệu của tất cả các PO được cung cấp trước từ khách hàng.
Công việc này có tên gọi là PO Upload. Sau này khi một PO được xuất đi, nhân
viên cập nhật dễ dàng truy xuất các số liệu sẵn có, đảm bảo tính chính xác,
nhanh chóng. Cũng nhờ ODS, Công ty có thể biết rõ nhà cung cấp có cung cấp
đủ số hàng hay chưa? Giao hàng mấy lần? vào những thời điếm nào?
- ODS được cài đặt chương trình đặc biệt là Shipping Window để quản lý

thời hạn giao hàng. Nếu sau thời gian chậm nhất phải giao hàng của một PO nào
đó mà hệ thống chưa cập nhật số liệu của PO đó, thì hệ thống sẽ tự động gửi
một thông báo giao hàng trễ đến cho khách hàng. Việc này giúp giảm một lượng
thời gian đáng kể trong việc truyền tin và nhận lệnh từ khách hàng. Khi ODS
được mở rộng cho vận tải hàng không thì khoảng thời gian tiết kiệm được là rất
có ý nghĩa.
Hệ thống ODS có nhiều chương trình nhỏ để phục vụ quá trình làm hàng
như:
+ Nhận yêu cầu xếp hàng (Shipping Order);
+ Nhận hàng vào kho (Cargo Receiving);
+ Hàng được xếp lên chuyến bay/tàu (Container Stuffing);
+ Vận đơn (B/L);
+ Tính cứoc phí;
+ Chứng từ được gửi đi (Shipping Advice);
Và nhiều chương trình khác đảm bảo theo dõi được lô hàng trong suốt quá
trình vận chuyển từ khi Oriental Express nhận được yêu cầu của người gửi hàng
cho đến khi hàng được giao tận tay người nhận.
Nhờ những chương trình nêu trên mà các nhân viên của Oriental Express
sử dụng ODS để cập nhật mọi thông tin về hàng hoá qua các khâu:
+ Nhận thông báo xếp hàng (Shipping Order);
+ Nhận hàng vào kho;
+ Nhận hàng tại bãi container (CY);
+ Sơ đồ và số lượng hàng hoá được đóng trong từng container…
+ Tính toán cước phí;
+ Phát hành chứng từ: Forwarder’s Cargo Receipt (FCR), House Bill of
Lading (HBL). . .
+ Gửi hướng dẫn chi tiết B/L cho các hãng tàu liên quan.
Đặc biệt hệ thống này giúp Oriental Express quản lý chi tiết các đơn đặt
hàng của khách hàng, số lượng, mã hàng, ngày giao hàng so với hợp đồng…
Hệ thống dữ liệu và đặt hàng trực tuyến

Online Booking &Documentation System for Shipper
Đây là công cụ chính được Oriental Express sử dụng trong chiến lược phát
triển thương mại điện tử của mình.
Hệ thống này cho phép các khách hàng của Công ty gửi những yêu cầu uỷ
thác xếp hàng/ đặt chỗ (Booking note) qua mạng internet rất nhanh chóng và
tiện lợi. Hình thức này sẽ thay thế dần cho việc gửi yêu cầu uỷ thác xếp
hàng/đặt chỗ theo phương pháp truyền thống: qua fax hay điện thoại. Hình thức
này giúp cho cả hai bên khách hàng và Công ty trong giao dịch hàng ngày.
. Khách hàng có thể gửi Booking note qua internet mọi lúc, mọi nơi và
cũng nhận được xác nhận của Oriental Express qua internet nhanh chóng.
Oriental Express cũng dễ dàng có được các booking note với đầy đủ thông tin
và xác nhận các booking note kịp thời.
Oriental Express đang tích cực chuẩn bị cho hoạt động thương mại điện tử
của mình trong tương lai gần. Thương mại điện tử là xu thế tất yếu của thời đại.
Một khi cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin ở nước ta được hoàn thiện hơn, cơ sở
pháp lý thương mại điện tử được hình thành và phát triển, thanh toán điện tử và
bảo mật điện tử có đủ trình độ, chắc chắn Oriental Express sẽ áp dụng thành
công trong lĩnh vực này.
Công cụ theo dõi tình trạng hàng hoá của khách hàng
Client Visibility Tool
Hệ thống Startrach được thiết kế để kiểm tra tình trang hàng hoá của khách
hàng. Hệ thống được điều hành bởi Tradevision- một tổ chức chuyên cung cấp
các thông tin có mạng kết lối hàng trăm Website của các hàng hàng không và
hàng tàu trên thế giới.
Khách hàng của Oriental Express có thể tìm kiếm thông tin về tình trạng
hàng hóa của mình thông qua hệ thống này. Khách hàng có thể tìm kiếm thông
tin trong hệ thống bằng cách nhập một trong các số liệu sau:
- Số đơn đặt hàng.
- Số vận đơn.
- Số container.

- Ngày khởi hành.
……
Khách hàng cũng có thể có các số liệu thống kê thông qua hệ thống này.
Hệ thống thông tin vận tải hàng không toàn cầu.
Global airfreight system (AxsFreight)
Hệ thống này được Công ty thiết lập sau ODS là hệ thống được cài đặt
riêng cho việc giao nhận hàng hóa bằng hàng không.
AirFreight được dùng để phát hành vận đơn hàng không: House Airway
Bill, Master Airway Bill và cả Direct Airway Bill.
AirFreight có một chương trình tự động tích cước phí và tự động lấy mức
cước phí của các hợp đồng cước phí đang có hiệu lực được lưu trong hệ thống,
chương trình này cũng có thể tự động chuyển các số liệu cước phí sang bộ phận
phát hành các không vận đơn và không kết nối với các hệ thống Startrack- hệ
thống kiểm tra tình trạng hàng hoá vận chuyển bằng hàng không. AxssFreight
khắc phục được các nhược điểm trên, nhưng lại bộc lộ điểm yếu khác: không có
chương trình quản lý PO như ODS. Do hai hệ thống ODS và Axsfreight chưa
tương thích, dẫn đến các nhân viên Oriental Express phải cùng lúc cập nhật
thông tin vào cả hai hệ thống, làm cho công việc giảm hiệu quả. Sắp tới Oriental
Express sẽ nâng cấp hai hệ thống này để đạt mức độ phối hợp cao hơn, giúp
người sử dụng có thể tận dụng các tiện ích của chương trình PO Upload và
Shipping Window của ODS.
Hiện nay, nhờ hệ thống AxsFreight người sử dụng có thể:
- Nhập các thông tin về hàng hoá.
- Phát hành không vận đơn hàng không.
- In nhãn hiệu hàng hoá.
- Tính toán cước phí và phát hành hoá đơn.
Đặc biệt hệ thống này được gắn kết nối với mạng Tradevision- một công
cụ tìm kiếm thông tin về hàng hoá hàng không rất hiệu quả. Do vậy khách hàng
của Oriental Express nhận được thông tin về hàng hoá được vận chuyển đường
hàng không khá nhanh và chính xác.

2.1.4.2. Đặc điểm về vốn
Nguồn vốn hình thành gồm :
Vốn chủ sở hữu, là vốn do các cổ đông đóng góp và nguồn vốn từ lợi
nhuận giữ lại. Trong năm 2005 với số vốn ban đầu là 850 triệu vnđ, số vốn tăng
qua các năm do nhu cầu đầu tư và mở rộng kinh doanh, cụ thể năm 2006 số vốn
là 1,3 tỷ vnđ, năm 2007 số vốn là 1,5 tỷ vnđ.
Số vốn của Công ty OEC nhỏ và nhu cầu vốn tăng qua các năm không cao
là do quy mô hoạt động của Công ty còn nhỏ và do đặc điểm của dịch vụ giao
nhận thông thường là đầu tư đơn giản, chủ yếu chỉ gồm chi phí văn phòng, hệ
thống thông tin, và đội ngũ nhân viên giỏi chuyên môn là đủ.
2.1.4.3. Đặc điểm về lao động
Số lượng nhân viên trong Công ty là năm 2005 là15 nhân viên; năm 2006
là 17 nhân viên; năm 2007 là 20 nhân viên.
Trình độ: 15/15 cán bộ nhân viên trong Công ty đều có bằng đại học.
Tuổi trung bình: độ tuổi trung bình của người lao động là 28. Đây là một
mức tuổi đang còn rất trẻ, tràn đầy long nhiệt tình và hoài bão, với đội ngũ nhân
viên trẻ tuổi, OEC luôn biết khai thác và tận dụng những thế mạnh của họ trong
công việc, đặc biệt là đội ngũ bán hàng và marketing của Công ty rất năng động
và nhiệt tình.
Kỹ năng của nhân viên: 100% nhân viên của Công ty đều thành thạo các
nghiệp vụ giao nhận, thành thạo sử dụng các phần mềm hỗ trợ trong việc thực
hiện nghiệp vụ, khả năng tiếng anh thương mại (liên quan đến nghiệp vụ giao
nhận) thành thạo cũng là một thế mạnh của OEC trong việc làm ăn với các đối
tác nước ngoài.
2.1.5. Các dịch vụ chính do Công ty OEC cung cấp
OEC cung ứng các dịch vụ giao nhận hàng hoá trong và ngoài nước, bao
gồm các hoạt động sau:
 Giao nhận hàng hoá đường biển
 Giao nhận hàng hoá hàng không
 Giao nhận vận tải đa phương thức

 Các dịch vụ khác
1) Đối với giao nhận hàng hóa đường biển
 Giao nhận hàng xuất khẩu
Quy trình:
 Nhận hàng từ phía nhà xuất khẩu và vận chuyển nội địa đến cảng
 Đăng kí với cảng về máng, địa điểm, cầu tàu xếp dỡ
 Làm các thủ tục liên quan đến xuất khẩu như hải quan, kiểm dịch, . . .
 Tổ chức vận chuyển, xếp hàng lên tàu và theo dõi quá trình xếp hàng lên
tàu
 Lập biên lai thuyền phó ghi số lượng tình trạng hàng hoá xếp hàng lên tàu
 Nhận Master B/L từ người chuyên chở có chữ kí của thuyền trưởng
 Cấp vận đơn House B/L cho chủ hàng có chữ kí của Công ty giao nhận
 Lập bộ chứng từ thanh toán tiền hàng
 Thông báo cho người mua biết việc giao hàng và phải mua bảo hiểm cho
hàng hoá (nếu cần)
 Thông báo cho người xuất khẩu biết về thời gian dự kiến khởi hành
(ETD- estimate time of depature) và thời gian dự kiến tàu đến (ETA-
estimate time of arriver
 Giám sát quá trình vận chuyển, hành trình của tàu và thông báo cho các
bên khi cần thiết
 Đối với hàng nhập khẩu (dịch vụ nhận hàng hoá nhập khẩu)
 Lập bộ chứng từ cần thiết để nhận hàng như : 02 bản chính tờ khai hải
quan; 01 bản sao hợp đồng; 01 bản sao vận đơn đường biển; 03 bản chính
giấy uỷ quyền của khách hàng cho nhà giao nhận, …
 Nhận thông báo hàng đến (NOA- Notice of arrive)) từ cảng
 Mang vận đơn gốc, giấy giới thiệu của cơ quan đến hãng tàu để nhận lệnh
giao hàng (D/O- delivery order)
 Mang D/O đến hải quan làm thủ tục và đăng kí kiểm hoá
 Sau khi hoàn thành thủ tục hải quan, nhân viên giao nhận mang bộ chứng
từ nhận hàng cùng D/O đến văn phòng quản lý tầu tại cảng để xác nhận

D/O
 Lấy phiếu xuất kho và nhận hàng
 Thông báo cho chủ hàng mang House B/L đến nhận hàng và lập hoá đơn
thương mại để thanh toán với chủ hàng
2) Giao nhận hàng hoá vận tải bằng đường hàng không (Airfreight)
Đây là loại dịch vụ dành cho các hàng cao cấp, cần chuyển gấp. Công ty sẽ
nhận hàng từ các nhà xuất khẩu và thực hiện các giao dịch cần thiết nhằm
chuyên trở hàng hoá nhanh và tiết kiệm chi phí nhất. Hiện tại Oriental Express
đang cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hoá hàng không như sau:
 Giao nhận hàng hoá vận chuyển bằng đường hàng không từ cửa tới cửa
(Door to Door service)
 Giao nhận hàng hoá vận chuyển bằng đường hàng không đến các sân
bay(Airport to Airport
3) Giao nhận vận tải đa phương thức
Vận tải đa phương thức Multimodal Transport hay Combined
Transport là một phương pháp vận tải trong đó hàng hóa được vận
chuyển bằng hai hay nhiều phương thức vận tải khác nhau, trên cơ sở
một chứng từ vận tải, một chế độ trách nhiệm và chỉ một người chịu
trách nhiệm về hàng hóa trong suốt quá trình chuyển trở từ một địa
điểm nhận hàng để chở ở nước này đến một địa điểm giao hàng ở
nước khác.
Hiện tại Công ty OEC cung cấp các loại hình vận tải liên hợp như sau :
 Sea/Air : Đây là kiểu kết hợp giữa tính kinh tế của vận tải biển và vận tải
hàng không.
 Air/Road : Dịch vụ ‘ nhặt và giao’ (Pick up and delivery) của vận tải Ôtô
gắn liền với vận tải hàng không.
 Rail /Road (hay còn gọi là Piggback) : Đây là sự kết hợp tính an toàn và
tốc độ của vận tải đường sắt với tính cơ động của Ôtô.
 Rail/Road/Inland Waterway-sea-Rail/Road/Inland Waterway : Kiểu kết
hợp này thường được áp dụng khi hàng hóa được vận chuyển bằng đường

biển từ nước này đến nước khác.
4) Các dịch vụ khác
 Dịch vụ đại lý vận tải, bao gồm các hoạt động
 Chào giá với các hãng vận tải để tìm ra mức giá tốt nhất thị trên thị
trường thuê vận tải
 Chào giá với khách hàng
 Kí kết hợp đồng với hãng vận tải và với khách hàng
 Giám sát quá trình vận tải đồng thời thông báo cho khách hàng biết thời
gian khởi hành và thời gian hàng đến
 Thu tiền vận tải từ khách hàng và trả tiền thuê vận tải cho hãng vận tải
 Dịch vụ đại lý tàu biển và môi giới hàng hải, gồm có :
 Môi giới tàu biển
 Vận chuyển hàng trọn gói
 Vận tải hàng xuất nhập bằng FCL hoặc LCL
 Làm thủ tục thông quan hàng hoá xuất nhập khẩu
 Phát hành chứng từ vận tải (House Bill of lading)
 Mua bảo hiểm vận tải
 Đóng gói và bao bì
 Kho bãi và phân phối
 Vận chuyển hàng trọn gói
 Dịch vụ thủ tục hải quan gồm có: