TẠP CHÍ KHOA HỌC ĐẠI HỌC SÀI GÒN

Số 25 - Tháng 12/2014

VĂN HĨA ỨNG XỬ VỚI SỰ KIỆN VÀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN
TRƯƠNG THỊ BÍCH TIÊN(*)

TÓM TẮT
Từ trước đến nay, nhiều người vẫn xem hoạt đợng tở chức sự kiện là mợt cơng việc
thuần túy kinh tế, nhưng thực chất đây lại là mợt hoạt đợng mang tính văn hóa rất sâu sắc.
Đối với hoạt đợng tở chức sự kiện, văn hóa là mợt trong những yếu tố quan trọng quyết
định sự thành cơng hay thất bại. Trên cơ sở hiểu rõ các nền văn hóa, các vùng - miền văn
hóa khác nhau, những nhà tở chức sự kiện sẽ thiết kế những chương trình phù hợp với tâm
lý và trùn thống văn hóa của người tham dự, tạo nên hiệu quả tối ưu cho cơng việc. Như
vậy, nếu chúng ta quan tâm đúng mức đến những khía cạnh văn hóa trong những hoạt
đợng tở chức sự kiện sẽ giúp chúng ta có cái nhìn đúng đắn hơn về giá trị của sự kiện và tở
chức sự kiện.
Từ khóa: văn hóa, tở chức sự kiện, hoạt đợng tở chức sự kiện
ABSTRACT
The event management is traditionally regarded as a pure business. In fact they are
characterized with deeply cultural aspect. Culture is one of the most important. Factors
deciding the success or failure of an event management. Basing on the understanding of
different culture backgrounds and regional cultures, the event organizers will design plans
suitably with psychology and cultural tradition of the participants which will bring about
the best effects. Consequently, if a due attention is paid for cultural aspects in event
activities, we will have an overall value of such event and event management.
Keywords: culture, event management, event activity
1. VAI TRỊ VÀ VỊ TRÍ CỦA HOẠT
ĐỢNG TỞ CHỨC SỰ KIỆN (*)
Xét trên lĩnh vực kinh tế, vai trò của
ngành tổ chức sự kiện đối với sự phát triển

của một quốc gia là khá quan trọng. Những
sự kiện như tổ chức giới thiệu mơ hình đầu
tư, tổ chức cơng bố chính sách của chính
phủ đối với các doanh nghiệp và mời gọi
các doanh nghiệp nước ngoài vào đầu tư
hoặc những sự kiện như thành lập cơng ty,
giới thiệu sản phẩm mới, tổ chức lễ ký kết
hợp đồng giữa các đối tác quan trọng hoặc

giữa các chính phủ, hay thậm chí là việc
khánh thành một tòa nhà mới, giới thiệu
một hệ thống dây chuyền sản xuất mới hay
những buổi tiệc cuối năm nhằm để khích lệ
nhân viên và tơn vinh khách hàng... tất cả
cũng đều phải nhờ các cơng ty tổ chức sự
kiện đứng ra bao thầu tổ chức.
Thật sự, nếu xã hội càng phát triển, càng
năng động thì vai trò của vấn đề tổ chức sự
kiện càng quan trọng, từ việc đăng quang của
Tổng thống Barak Obama của Mỹ cho đến
việc khánh thành nhà máy lọc dầu Dung
Quất tại Quảng Ngãi - Việt Nam... tất cả đều
chính là những sự kiện đã được chuẩn bị kỷ
lưỡng và tổ chức thật chu đáo.
Xét về phương diện chính trị thì vai trò

(*)

ThS, Trường Đại học KHXH&NV - ĐHQG
TP.HCM, Giám đốc Cơng ty tổ chức sự kiện

Serenade.

85


́

̣

của tổ chức sự kiện trong xã hội lại càng
quan trọng. Trong lĩnh vực này, có rất
nhiều điều tế nhị và phức tạp. Có những sự
kiện được nhà nước tổ chức nhằm để tuyên
truyền một chính sách gì đó, nhưng cũng
có những sự kiện được tổ chức nhằm để
đánh lạc hướng dư luận, khiến cho dư luận
không còn quan tâm đến những thực tế
đang diễn ra trên đất nước họ. Bậc thầy
trong việc tổ chức những sự kiện xảo trá
nhằm để che đậy sự thất bại và động viên
quần chúng chính là Hitle. Ông ta đã từng
tổ chức nhiều sự kiện rầm rộ trên đường
phố nhằm để lôi kéo nhân dân Đức. Khi tin
từ khắp các mặt trận dồn dập đưa về báo rõ
sự thất bại toàn diện và sự tan rã không thể
tránh khỏi của đế chế Quốc xã, Hitle lại
càng tăng cường tổ chức nhiều sự kiện ăn
mừng chiến thắng hơn nữa. Hitle đã viết về
những việc này như sau: “Những cuộc biểu
tình khổng lồ của quần chúng, những cuộc

diễu hành tập trung hàng trăm ngàn người
khiến cho cá nhân đơn độc nhỏ bé hãnh
diện tin tưởng rằng: mặc dầu họ chỉ là thân
sâu bọ, nhưng họ vẫn là thành phần của
một con rồng lớn, và con rồng này một
ngày kia sẽ phun lửa đốt cháy thành tro bụi
cái thế giới đáng ghét và lúc đó chế độ độc
tài của ta sẽ ca bài ca chiến thắng cuối
cùng” [Brown Robert 1970: 241-242].
Trong tác phẩm Events design and
experience (Tổ chức sự kiện và kinh
nghiệm), Graham Berridge (2006) đã cho
rằng “tổ chức sự kiện là quá trình mà qua
đó một sự kiện được lên kế hoạch, được
chuẩn bị và tạo ra… Công việc của nhà tổ
chức sự kiện là quan sát và sắp xếp mỗi
khía cạnh của sự kiện, bao gồm nghiên
cứu, lên kế hoạch tổ chức, thực hiện, kiểm
soát và đánh giá những hoạt động của sự
kiện” [Graham Berridge 2006: 10]. Có thể
nói, tổ chức sự kiện chính là một ngành

nghề kết hợp giữa sự chính xác cao độ của
khoa học và tính lãng mạn của nghệ thuật.
Chính vì thế, tổ chức sự kiện luôn hấp dẫn
đối với những nhà doanh nghiệp, những
chính trị gia, những nhà văn hóa, các nhà
khoa học và thậm chí là ngay cả đối với
những tu sĩ. Thực tế lịch sử đã chứng minh,
đằng sau các cuộc lễ đăng quang được tổ

chức trọng thể của các Giáo hoàng vào thời
Trung cổ là những cuộc mặc cả đầy mờ
ám, và nếu tìm hiểu lịch sử Phật giáo Tây
Tạng thì người ta cũng đã nhân danh
những điều thiêng liêng để tổ chức ám sát
các vị Lạt Ma tối cao không tuân thủ theo
sự sai bảo của các thế lực quân phiệt.
Như là một điều tất yếu, tổ chức sự
kiện gần như đã can dự vào mọi mặt của
đời sống xã hội. Khi xã hội càng văn minh
thì vai trò của tổ chức sự kiện càng được
quan tâm và đánh giá cao. Tuy là một
ngành nghề mang tính học thuật và nghệ
thuật nhưng đôi khi ngành tổ chức sự kiện
không tránh khỏi tình trạng trở thành một
công cụ để phục vụ cho những mục đích và
những thế lực xấu xa. Trong những trường
hợp như vậy, tổ chức sự kiện đã đánh mất
đi tính văn hóa của nó. Khi đó, văn hóa tổ
chức của ngành tổ chức sự kiện không còn
tồn tại và thay vào đó là những mưu mô
được hoạch định và toan tính một cách kỷ
lưỡng. Xét trên phương diện giá trị thì đây
chính là những việc làm phản tiến bộ và
phản văn hóa. Những việc này có thể tạo ra
được những sự kiện to lớn, có thể có ảnh
hưởng lâu dài trên một quốc gia hoặc một
vùng lãnh thổ, nhưng xét trên khía cạnh
của văn hóa, thì những việc làm ấy là phi
giá trị.

Nhìn chung, có những sự kiện có văn
hóa và những sự kiện phi văn hóa cùng
nhau đan xen tồn tại và chúng đều có
những tác động nhất định đến xã hội theo
86


cách riêng của chúng. Như thế hiển nhiên
chúng đều có vai trò và chức năng của
riêng mình. Tuy nhiên, nếu xét theo cái
nhìn văn hóa thì chỉ có những sự kiện có
tính giá trị, tính lịch sử, tính tổ chức và tính
nhân sinh thì mới thực sự có những đóng
góp cho xã hội. Ngược lại, những sự kiện
phản văn hóa, dù có được hoạch định và tổ
chức quy mô đến mức độ nào đi chăng nữa
thì chúng cũng không có một giá trị thực
sự nào cho việc phát triển văn hóa và trên
các phương diện khác của loài người.
Như vậy, nếu được sử dụng đúng vào
những mục đích tích cực như phát triển
kinh tế, giao lưu văn hóa, hợp tác chính trị
thì tổ chức sự kiện đóng vai trò như là chất
xúc tác để tạo nên sự tiến bộ cho xã hội và
đối với những xã hội càng phát triển thì vai
trò và vị trí của tổ chức sự kiện càng trở
nên quan trọng.
Những sự kiện được tổ chức nhằm
nhiều mục đích khác nhau, nhưng xét về cơ
bản thì hầu hết các sự kiện đều được tổ

chức trong môi trường tự nhiên và môi
trường xã hội. Vì vậy, văn hoá ứng xử với
vấn đề sự kiện và tổ chức sự kiện trong
môi trường tự nhiên và xã hội là một vấn
đề đáng được lưu tâm.
2. VĂN HÓA ỨNG XỬ VỚI SỰ KIỆN VÀ
TỔ CHỨC SỰ KIỆN TRONG QUAN HỆ
VỚI MÔI TRƯỜNG TỰ NHIÊN
Môi trường tự nhiên có vị trí và vai trò
quan trọng đối với đời sống xã hội, đó là
một trong những nguồn lực cần thiết tạo
nên sự phát triển xã hội. Hơn thế nữa, tự
nhiên chính là cái nôi, là nguồn cung cấp
năng lượng cho con người, vì vậy con
người phải có lối ứng xử khôn ngoan và
phù hợp với môi trường tự nhiên. Văn hoá
ứng xử với sự kiện và tổ chức sự kiện trong
môi trường tự nhiên bao gồm hai phần: văn
hoá tận dụng môi trường tự nhiên và văn

hoá đối phó với môi trường tự nhiên [Trần
Ngọc Thêm 2006: 29].
Ví dụ điển hình cho vấn đề tận dụng
môi trường tự nhiên trong văn hoá tổ chức
sự kiện là việc tổ chức thi bóng chuyền nữ
trên bãi biển. Cách đây hơn chục năm, vì
quan niệm xã hội còn khắt khe đối với cách
ăn mặc của phụ nữ nên những nhà tổ chức
các sự kiện thể thao bóng chuyền nữ
thường rất băn khoăn về cách ăn mặc của

các vận động viên. Nếu các vận động viên
ăn mặc “kín” quá, thì họ khó có thể chơi
bóng chuyền một cách thoải mái, hơn nữa
cũng khó mà thể hiện hết nét đẹp nữ tính,
nhưng nếu ăn mặc thoải mái thì nhiều khả
năng sẽ bị quy kết là gợi dục. Cuối cùng,
các nhà tổ chức sự kiện nghĩ đến bãi biển.
Tuy thi đấu trên bãi biển, vận động viên sẽ
gặp một vài khó khăn như tốc độ di chuyển
không được tốt và ánh mặt trời nhiều khi
quá chói chang, nhưng bù lại, môi trường
này cho phép các nữ vận động viên được
mặc bikini trong quá trình thi đấu. Điều
này hoàn toàn phù hợp với những quy định
ngặt nghèo của ngành văn hoá, và các cán
bộ quản lý của ngành này không còn có lý
do gì để cấm phụ nữ mặc bikini trên bãi
biển.
Nhờ có sự thông minh và sáng tạo,
những nhà tổ chức sự kiện đã tạo ra được
một sự kiện có thể xem là gần như không
thể thành hiện thực được ở Việt Nam vào
những năm cuối thế kỷ hai mươi.
Đối với ngành tổ chức sự kiện thì văn
hóa ứng xử với môi trường tự nhiên trước,
trong và sau khi sự kiện diễn ra là một vấn
đề đáng được lưu tâm nghiên cứu. Về văn
hóa ứng xử đối với môi trường tự nhiên khi
tổ chức sự kiện thì nhà tổ chức sự kiện có
vai trò quyết định rất quan trọng. Nếu

những người làm công tác tổ chức sự kiện
hiểu biết và tôn trọng môi trường tự nhiên
87


́

̣

thì họ sẽ có những động thái cụ thể để bảo
vệ nó, ngược lại, đối với những nhà tổ
chức sự kiện mà văn hóa ứng xử với môi
trường tự nhiên quá kém cỏi thì họ sẽ là
những người góp phần tàn phá môi trường
tự nhiên một cách nhanh chóng nhất.
Môi trường tự nhiên nơi sự kiện diễn
ra thường bao hàm nhiều đặc thù khác
nhau của từng vùng miền. Môi trường tự
nhiên có thể là không gian bãi biển, hay
đồi núi hoặc là đường phố, công viên...Vì
tính chất đa dạng và phức tạp của việc tổ
chức sự kiện nên môi trường tự nhiên nơi
sự kiện diễn ra cũng đa dạng và phong phú
không kém.
Văn hóa ứng xử với môi trường tự
nhiên của người tổ chức sự kiện được thể
hiện qua nhiều hành động cụ thể, ví dụ như
tôn trọng bảo vệ và làm sạch vệ sinh môi
trường sau khi sự kiện kết thúc. Đặc biệt,
đối với những sự kiện dã ngoại được tổ

chức ở những nơi thiên nhiên hoang dã thì
những người làm công tác tổ chức sự kiện
thường lưu tâm đến việc giữ nguyên hiện
trạng của môi trường tự nhiên, không tàn
phá bừa bãi môi trường tự nhiên để phục
vụ cho công việc của mình. Trong các sự
kiện dã ngoại của các tổ chức hướng đạo
quốc tế, các huynh trưởng, tức là các nhà tổ
chức sự kiện thường xuyên nhắc nhở các
trại sinh phải bảo vệ môi trường và cảnh
quan thiên nhiên. Hơn thế nữa, nếu bất đắc
dĩ phải đốn cây để dựng trại qua đêm thì
thông thường trước khi sự kiện kết thúc,
các hướng đạo sinh thường ý thức trồng lại
các cây con trước khi nhổ trại ra về.
Việc ứng xử với môi trường tự nhiên
của những người tham gia sự kiện và tổ
chức sự kiện thể hiện được trình độ văn
hóa và nhận thức của họ. Việc quan tâm
bảo vệ môi trường tự nhiên được xem như
là một dấu hiệu tốt, ngược lại việc ứng xử

tồi tệ với môi trường tự nhiên thường bị
xem là những hành động phi văn hóa và
đi ngược lại những giá trị phổ quát của
loài người.
Những sự kiện cắm trại trên biển,
những cuộc thi bóng chuyền mini trên bãi
biển thường xuyên được tổ chức ở nhiều
thành phố biển tại Việt Nam. Tuy nhiên,

văn hóa ứng xử với môi trường tự nhiên
của người tham gia sự kiện và ngay cả
những người tổ chức sự kiện là điều đáng
được quan tâm hơn hết. Nếu có mặt sau
những sự kiện thi đấu bóng chuyền trên bãi
biển Vũng Tàu thì ta mới thấy được văn
hóa ứng xử với môi trường tự nhiên của
người tham dự và tổ chức sự kiện thấp kém
đến mức nào. Các nhà tổ chức sự kiện biết
khéo léo tận dụng môi trường tự nhiên của
bãi biển để tăng thêm tính nghệ thuật và
hấp dẫn cho bộ môn thể thao này là một
việc làm đáng khen ngợi, nhưng việc ứng
phó với môi trường tự nhiên nơi đây thì
thật đáng buồn. Nếu chúng ta thử một lần
so sánh bộ mặt của bãi biển trước và sau
khi sự kiện diễn ra, thì ta mới thấy được sự
tàn phá ghê gớm môi trường tự nhiên do sự
thờ ơ và vô tâm của con người.
Những người tham dự sự kiện thi đấu
bóng chuyền trên bãi biển thật đáng trách
nhưng những người tổ chức sự kiện còn
đáng trách hơn nhiều. Vấn đề thực tế là sau
khi sự kiện diễn ra, bộ mặt của bãi biển tả
tơi vì rác, thế nhưng, những nhà tổ chức sự
kiện lại phớt lờ vì họ nghĩ rằng chẳng hơi
đâu phải bận tâm đến những vấn đề vặt
vãnh đó. Việc thâu lượm rác thải nhằm trả
lại mỹ quan cho bãi biển đối với họ là hết
sức vô ích vì họ nghĩ rằng sóng sẽ thay họ

làm tốt khâu vệ sinh cuối cùng cho bãi
biển. Chính những cách ứng xử kém cỏi
như vậy của những người tham gia và tổ
chức sự kiện đã khiến cho môi trường tự
88


nhiên bị tàn phá một cách thảm thương.
Những điều đáng buồn trong văn hoá
ứng xử với môi trường tự nhiên của những
nhà tổ chức và những người tham gia tổ
chức sự kiện đã gần như là một thông lệ tại
Việt Nam. Khó ai có thể quên được những
hình ảnh bẩn thỉu và nhếch nhác của cảnh
quan thiên nhiên và phố phường khi lễ hội
kết thúc. Những người tham dự sự kiện lễ
hội thoải mái hái hoa bẻ cành và ung dung
ra về, còn những nhà tổ chức sự kiện cũng
nhanh chóng rút khỏi địa điểm tổ chức mà
không hề cảm thấy mình cần phải có một
mảy may trách nhiệm nào với việc trả lại
mỹ quan cho môi trường đô thị vốn có
trước kia. Có lẽ do một phần tại ý thức văn
hoá của người tổ chức và tham dự sự kiện
quá kém cỏi, cộng thêm với việc thiếu chặt
chẽ và nghiêm minh của pháp luật đã nảy
sinh ra nhiều chuyện thật khó có thể chấp
nhận được.
Lễ hội đền Hùng là sự kiện được nhân
dân cả nước quan tâm và đã thu hút một

lượng khách tham dự khổng lồ cho ngày
Quốc tổ. Đây chính là lễ hội thiêng liêng
của tổ quốc, thế nhưng, nếu có tham dự sự
kiện lễ hội này từ khi bắt đầu đến khi kết
thúc mới thấy hết được sự nguy hiểm của
việc ứng xử thiếu tôn trọng với môi trường
tự nhiên ở nơi chốn thiêng liêng này.
Những ngày sự kiện lễ hội diễn ra, rất
nhiều người Việt với đủ mọi thành phần,
đủ mọi lứa tuổi, đủ mọi miền đất nước đều
về tham dự lễ hội. Đây là một sự kiện lớn
với hàng chục ngàn người tham gia. Vì
vậy, các nhà tổ chức và những người có
trách nhiệm cần phải dự trù trước mọi tình
huống có thể xảy ra để có những biện pháp
đối phó kịp thời và thích ứng. Ví dụ như
việc dẫm đạp cây cỏ, việc hái hoa bẻ cành
hay việc phóng uế bừa bãi ở môi trường tự
nhiên quanh khu vực diễn ra lễ hội, tất cả

cần phải được nghiêm cấm. Tuy nhiên, tại
lễ hội to lớn và thiêng liêng này đã xảy ra
tình trạng rất đáng buồn là lệnh cấm thì cứ
cấm, nhưng người ta vẫn cứ vô tư “đi vệ
sinh” một cách tự nhiên ở những nơi không
dành cho việc này. Đó là vì số lượng nhà
vệ sinh quá thiếu thốn so với nhu cầu của
cả một biển người. Vì vậy mới nảy sinh ra
nhiều tình trạng vì nhu cầu quá bức bách,
nhiều người tham dự lễ hội đành phải chấp

nhận xử sự kém văn hoá và phá huỷ sự
trong sạch của môi trường tự nhiên. Rõ
ràng, trong lễ hội đền Hùng, ban tổ chức sự
kiện này đã thiếu sót trong tổ chức và
phạm phải sai lầm khi quá xem nhẹ văn
hoá ứng xử với môi trường tự nhiên nên
người tham dự cứ xả rác vô tội vạ trong
suốt kỳ diễn ra lễ hội.
Như vậy, văn hoá ứng xử của những
người tổ chức và tham gia sự kiện trong
việc ứng xử với môi trường tự nhiên là hết
sức quan trọng. Chính văn hoá ứng xử
trong môi trường tự nhiên của những người
này khi tham gia tổ chức sự kiện sẽ là
nguyên nhân và là yếu tố cơ bản quyết định
tính nhân văn của một sự kiện. Một sự kiện
dù cho có được tổ chức hoành tráng thế
nào đi nữa nhưng nếu phần ứng xử với môi
trường tự nhiên kém cỏi thì không sớm thì
muộn, sự kiện ấy cũng sẽ bị lên án, thậm
chí sẽ gặp phải tẩy chay của tất cả cộng
đồng, nếu như cộng đồng ấy có ý thức
tương đối về những giá trị căn bản của văn
hoá ứng xử.
3. VĂN HÓA ỨNG XỬ VỚI SỰ KIỆN VÀ
TỔ CHỨC SỰ KIỆN TRONG QUAN HỆ
VỚI KHÁCH HÀNG VÀ CƯ DÂN
ĐỊA PHƯƠNG
Văn hoá ứng xử với sự kiện và tổ chức
sự kiện trong môi trường xã hội có thể chia

làm hai phần là văn hóa ứng xử với sự kiện
và tổ chức sự kiện trong quan hệ với khách
89


́

̣

hàng và cư dân địa phương, và văn hóa
ứng xử với sự kiện và tổ chức sự kiện trong
quan hệ với chính quyền địa phương.
Để tổ chức một thành công một sự
kiện, nhà tổ chức cần phải hiểu rõ về tâm
lý, tình cảm cũng như quan niệm văn hoá
và lối sống của cư dân địa phương. Sự hiểu
biết về nhu cầu và tình cảm của cư dân địa
phương sẽ giúp cho các nhà tổ chức sự
kiện dễ dàng thiết lập được mối quan hệ
tình cảm với cộng đồng cư dân nơi sự kiện
diễn ra, tạo tiền đề cho sự thành công của
sự kiện. Đối với những người làm công
việc tổ chức sự kiện, câu nói “Nhập gia tùy
tục” là rất quan trọng. Nếu như những nhà
tổ chức sự kiện không hiểu hoặc cố tình
không hiểu những điều căn bản đó thì chắc
chắn là họ sẽ gặp rất nhiều rắc rối và khó
khăn do cộng đồng cư dân địa phương
mang lại.
Ví dụ như khi các nhà tổ chức sự kiện

muốn trình diễn một chương trình thời
trang cho quí bà ở các quốc gia Hồi giáo
thì các nhà tổ chức phải tìm hiểu rất kỹ
lưỡng về phong tục tập quán, tâm tư tình
cảm, quan niệm về cái dâm, cái đẹp của
những người Hồi giáo địa phương. Nếu
không tìm hiểu kỹ lưỡng về vấn đề này
thì rất dễ xảy ra những xung đột và thậm
chí đôi khi còn xảy ra nhiều chuyện đáng
tiếc hơn như khủng bố và giết người vì
sự kiện….
Trong trường hợp Việt Nam, việc hiểu
rõ về phong tục tập quán của cư dân từng
miền, vùng khác nhau cũng rất quan trọng.
Ở Việt Nam, chỉ cần đi từ tỉnh này sang
tỉnh khác, vùng này sang vùng khác đã có
những sự khác biệt nhất định trong suy
nghĩ, văn hóa, phong cách sống, tập
quán...và sự khác biệt ấy càng rõ nét hơn ở
hai miền Nam, Bắc. Điều này đòi hỏi
người làm công tác tổ chức sự kiện phải

am hiểu và có cách hành xử phù hợp với
đối tượng khách hàng của cả hai miền. Đối
với những nhà tổ chức sự kiện chuyên
nghiệp ở cả hai miền Nam, Bắc, hầu như
họ đều nhận biết rõ những điểm khác biệt
này và hiểu làm thế nào để tổ chức một sự
kiện phù hợp với văn hóa, tập quán, sở
thích của từng vùng chứ không đơn thuần

là bê y nguyên một mô hình từ miền này áp
vào miền kia.
Không ít công ty, cá nhân tổ chức sự
kiện ở thành phố Hồ Chí Minh đã gặp phải
rắc rối khi lần đầu tiên tổ chức sự kiện ở
miền Bắc và ngược lại. Tuy nhiên, sau một
vài lần đúc kết được kinh nghiệm, tất cả
đều thấy rằng chìa khóa cốt lõi nằm ở chỗ
họ phải khám phá được những điểm khác
nhau về văn hóa để thực hiện cho phù hợp.
Ngay cả từ khâu chuẩn bị, tổ chức đã có
những điểm khác biệt đòi hỏi người tổ
chức sự kiện phải nắm rõ để quá trình thực
hiện của mình thuận lợi hơn. Đối với việc
tổ chức sự kiện, yếu tố “thiên thời, địa lợi,
nhân hòa” là rất quan trọng, một sự kiện
được tổ chức tốt không chỉ phụ thuộc vào
năng lực của người tổ chức, mà sự hỗ trợ
của những nhân tố đi kèm cũng quan trọng
không kém.
Yếu tố đầu tiên cần phải đề cập đến
chính là khách hàng - các công ty tổ chức
sự kiện chuyên nghiệp cần có khách hàng
để có thể phát huy khả năng và tạo ra lợi
nhuận. Judy Allen trong tác phẩm Event
planning ethics and etiquette (Quy tắc và
đạo đức trong hoạch định sự kiện) luôn
nhấn mạnh tầm quan trọng của việc giữ
mối liên lạc tốt với khách hàng trong việc
tổ chức sự kiện: “Người thụ hưởng dịch vụ

phải được nhà tổ chức thông báo cho biết
về tiến trình diễn ra sự kiện. Mối liên hệ
tương hỗ và thân thiện giữa nhà tổ chức sự
kiện và khách hàng của mình phải được
90


xem trọng và thiết lập một cách chặt chẽ”
[Judy Allen 2003: 218]. Khách hàng ở hai
miền Nam - Bắc do văn hóa, phong cách
sống, môi trường kinh doanh khác nhau
nên yêu cầu, cách thức làm việc cũng có
nhiều điểm khác nhau. Khách hàng miền
Nam thường coi trọng hiệu quả công việc,
và yêu cầu đối với công việc của họ thường
rất cao nhưng họ cũng rất sẵn sàng phối
hợp cùng các nhà tổ chức để thực hiện tốt
các sự kiện. Bên cạnh đó, ở miền Bắc, do
cách làm việc nhìn cũng còn khá quan liêu
và nhiều lớp, nhiều tầng hơn ở miền Nam
nên đôi khi, điều này làm cho người tổ
chức sự kiện lâm vào thế bị động, chờ đợi,
ảnh hưởng không tốt đến công việc.
Một sản phẩm sự kiện hoàn hảo là một
sự kiện đỏi hỏi người tổ chức phải am hiểu
lối sống, cách hành xử của những người
tham gia sự kiện để mang lại cho người
tham gia sự kiện những trãi nghiệm ấn
tượng nhất. Thành phố Hồ Chí Minh vốn
dư thừa các sự kiện lớn nhỏ nên người

tham gia thường trông đợi một cái gì đó
hay, lạ và ấn tượng từ phía nhà tổ chức và
đó cũng là động lực thúc đẩy họ đến tham
gia sự kiện. Ngay cả ở các sự kiện như hội
nghị khách hàng, họp báo...những điểm
nhấn ấn tượng của sự kiện luôn gây cho
người tham dự sự thích thú và khó quên.
Chính vì thế, nhiều công ty sẵn sàng đầu tư
nhiều kinh phí để có thể tạo ra những trãi
nghiệm độc đáo, khó quên cho khách hàng
của mình. Còn ở Hà Nội và các tỉnh phía
Bắc, các sự kiện đi kèm với những lợi ích
cụ thể nào đó, ví dụ được nhận quà, được
thử miễn phí sản phẩm, mua sản phẩm giá
rẻ...sẽ có cơ hội thu hút người tham gia
nhiều hơn. Những khác biệt văn hóa trên
đây chỉ là những tiểu tiết nhưng lại khá
quan trọng trong việc giúp nhà tổ chức sự
kiện có chính sách thu hút khách phù hợp,

tạo hiệu quả tối ưu cho công việc.
4. VĂN HÓA ỨNG XỬ VỚI SỰ KIỆN VÀ
TỔ CHỨC SỰ KIỆN TRONG QUAN HỆ
VỚI CHÍNH QUYỀN ĐỊA PHƯƠNG
Văn hoá ứng xử của những người tổ
chức sự kiện với chính quyền địa phương
là một vấn đề rất đáng được lưu tâm.
Thông thường, những người làm công tác
tổ chức sự kiện hay bị vướng mắc bởi
những thủ tục khá nhiêu khê và phức tạp

khi phải xin phép các cơ quan chức năng
để tổ chức một sự kiện. Ở Việt Nam, nếu
như tại miền Nam vấn đề có vẻ thông
thoáng hơn, thì tại miền Bắc, vấn đề xin
phép thường phát sinh ra rất nhiều điều khó
khăn, thậm chí, đôi khi những vấn đề
chẳng có gì là quan trọng nhưng các cơ
quan chức năng lại quan trọng hoá vấn đề
và gán ghép yếu tố nhạy cảm vào trong
những sự kiện được tổ chức. Vì vậy, nếu
không có mối quan hệ tốt với chính quyền
địa phương sở tại thì những nhà tổ chức sự
kiện đành ngậm ngùi chấp nhận hoãn việc
tổ chức sự kiện lại trong thời gian chờ sự
cho phép của các cơ quan chức năng. Đã
có rất nhiều trường hợp các chuyên gia tổ
chức sự kiện đành phải cắn răng đền bù
những số tiền lớn và thậm chí phải chịu tổn
thất rất nặng nề về mặt thương hiệu uy tín
để đền bù những hợp đồng bị phá vỡ do
các cơ quan chức năng sách nhiễu và
không chịu cấp giấy phép để sự kiện có thể
diễn ra đúng thời hạn.
Việc ứng xử với chính quyền của
những nhà tổ chức sự kiện là không đơn
giản và ứng xử như thế nào cho có văn hoá
lại là một vấn đề nhiêu khê và khó khăn.
Đối với một số quan chức hoạt động trong
lĩnh vực quản lý văn hoá, họ thường cho
mình có cái quyền quyết định sự cho phép

hay cấm việc tổ chức một sự kiện không
căn cứ trên một luật lệ nào. Vì thế, những
91


́

̣

chuyên gia tổ chức sự kiện của các công ty
quốc tế khi hoạt động tại thị trường Việt
Nam, thường rất mệt mỏi trong việc giao
tiếp với các cơ quan chức năng của Việt
Nam và thế là họ thường uỷ nhiệm quyền
giao tiếp này cho người của nước sở tại.
Có lẽ cũng vì những khó khăn và trở
ngại vấp phải khi cần phải giao tiếp với
chính quyền địa phương, nên nhiều chuyên
gia tổ chức sự kiện thường nghĩ ra những
lối ứng xử khá đặc biệt như là mời chức
sắc chính quyền địa phương vào trong ban
tổ chức của sự kiện. Ví dụ như Năm 2008,
TP. Cần Thơ và các tỉnh Đồng bằng Sông
Cửu Long được Chính phủ và Bộ
VHTT&DL quan tâm chọn là địa phương
tổ chức sự kiện Năm Du lịch quốc gia 2008
với chủ đề: “Du lịch miệt vườn sông nước
Cửu Long”. Đây là sự kiện mang tầm quốc
gia, lần đầu tiên tổ chức tại Nam Bộ được
đông đảo nhân dân hân hoan chào đón và

tích cực tham gia. Tuần lễ khai mạc Năm
du lịch quốc gia 2008 được tổ chức tại
thành phố Cần Thơ, đã thu hút trên
300.000 lượt du khách gần xa tham dự,
trong đó có hơn 70.000 lượt khách quốc tế.
Lễ bế mạc được tổ chức bên bờ sông Hậu Thành phố Cần Thơ với khoảng 1.000 diễn
viên tham gia chương trình nghệ thuật, thu
hút trên 10.000 du khách, nhân dân đến
tham dự. Để đạt được kết quả nêu trên, các
chuyên gia tổ chức sự kiện đã tư vấn kỹ
lưỡng cho Bộ Văn hoá, Thể thao và Du
lịch biết trước những rắc rối sẽ gặp phải
khi giao tiếp với chính quyền địa phương.
Thế là những chuyên gia tổ chức sự kiện
Năm Du lịch đã mời ngay Phó chủ tịch
Thường trực UBND Thành phố Cần Thơ
làm Trưởng ban tổ chức, Giám đốc Sở
VHTT&DL làm Phó ban Thường trực, các
thành viên Ban tổ chức hầu hết là người
đứng đầu các Sở, Ngành địa phương liên

quan. Tuy trên thực tế, tất cả công việc tổ
chức vẫn do những nhà tổ chức sự kiện
đảm trách, nhưng nhờ được chính quyền
địa phương ủng hộ và “bật đèn xanh” mà
mọi chuyện suôn sẻ đến không ngờ, không
có một nhân viên làm công tác quản lý văn
hoá nào còn dám gây khó dễ khi biết lãnh
đạo của địa phương họ là người đứng đầu
ban tổ chức sự kiện. Do đó, tuy phải

thường xuyên tổ chức nhiều lễ hội với quy
mô lớn trên địa bàn rộng với nhiều khó
khăn bất cập xuất hiện nhưng Ban tổ chức
đã phát huy sức mạnh tổng hợp, kịp thời
tháo gỡ khó khăn, tổ chức thành công hầu
hết các sự kiện trong Năm du lịch quốc gia.
Tóm lại, dù tổ chức sự kiện mang tính
thể thao, giải trí văn hoá hay du lịch thì
những nhà tổ chức sự kiện cũng cần phải
có lối ứng xử khéo léo, tế nhị và đúng mực
với chính quyền địa phương. Đó là vì dù
muốn dù không, chính quyền địa phương
vẫn là cơ quan trực tiếp quản lý và giám sát
những sự kiện diễn ra trên địa bàn của họ,
và nếu không có lối ứng xử đúng với mong
đợi của họ thì nhà tổ chức sự kiện sẽ khó
mà hòan thành công việc một cách tốt đẹp.
Còn ở các quốc gia phương Tây, văn hoá
tổ chức sự kiện đơn giản hơn. Chính quyền
ở những quốc gia này thường tạo điều kiện
cho những nhà tổ chức sự kiện tác nghiệp.
Họ hiểu rằng những nhà tổ chức sự kiện
đang mang lại cho quốc gia họ những lợi
ích về văn hoá và kinh tế và vì vậy họ luôn
chào đón và trân trọng các chuyên gia tổ
chức sự kiện. Ở những quốc gia như thế
này, chỉ cần ứng xử đơn giản theo luật
pháp là công việc hoàn toàn có thể vận
hành suôn sẻ.
5. KẾT LUẬN

Như vậy, để tổ chức một sự kiện thành
công, văn hóa ứng xử với sự kiện và tổ
chức sự kiện trong quan hệ với môi trường
92