TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ
1.Khái niệm quản lý tổ chức.
1
Có nhiều khái niệm khác nhau về quản lý các tổ chức, theo lý thuyết:
"Quản lý tổ chức là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra các
nguồn lực của tổ chức nhằm đạt mục đích của tổ chức với hiệu lực và hiệu quả
cao trong điều kiện môi trường luôn biến động"
Quản lý tổ chức thường được xem xét trên các phương diện: quản lý tổ
chức theo phương diện tổ chức-kỹ thuật và kinh tế xã hội. Một tổ chức có một
mục tiêu để hoạt động tốt mà một cơ cấu tổ chức không rõ rang cụ thể, không
xác định được ai nắm quyền điều hành, lãnh đạo tổ chức cũng như ai là đối
tượng và khách thể quản lý thì tổ chức đó sẽ không bao giờ đạt được mục tiêu
như mong muốn. Ở đây ta chỉ xem xét quản lý tổ chức là một quá trình xây
dựng và bảo đảm những hình thái cơ cấu nhất định để đạt mục tiêu. Đó là đề
cập đến cơ cấu tổ chức nhằm tìm hiểu các hoạt động trong tổ chức được phân
công, phân cấp như thế nào? Mối tương quan giữa các hoạt động: với những
nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm giữa các cá nhân, bộ phận, phân hệ của tổ
chức và các mối quan hệ quyền lực bên trong tổ chức ra sao.
2.Bản chất của công tác tổ chức bộ máy quản lý.
2
Công tác tổ chức bộ máy quản lý là '' Hoạt động quản lý nhằm thiết lập một
hệ thống các bộ phận sao cho các cá nhân và bộ phận đó có thể phối hợp với
nhau một cách tốt nhất để thực hiện mục tiêu chiến lược của tổ chức''
Thực chất công tác tổ chức máy quản lý là việc xây dựng, hoàn thiện cơ
cấu tổ chức, tạo khuôn khổ để thực hiện quá trình đưa kế hoạch vào thực tiễn và
các quá trình tổ chức khác. Là việc phân công lao động một cách khoa học, rõ
ràng, chỉ rõ nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của từng cấp, từng bộ phận, là
việc phân bổ, sắp xếp nguồn lực con người và gắn liền với họ là những nguồn
lực khác. Qua đó mọi thành viên của tổ chức sẽ xác định được mình phải làm gì,
chịu trách nhiệm như thế nào để hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức. Trên
cơ sở đó tạo ra sự phối hợp nhịp nhàng giữa những bộ phận, con người trong tổ

chức nhằm biến sức mạnh của nhiều người thành sức mạnh chung để thực hiện
mục tiêu kinh tế - xã hội của tổ chức.
1
Đoạn

này được tóm tắt: Giáo trình khoa học quản lý tập I, ĐHKTQD,nhà xuất bản Khoa học
& Kỹ thuật 2004, tr.25-29.
2
Đoạn

này được tóm tắt: Giáo trình khoa học quản lý tập II, ĐHKTQD,nhà xuất bản Khoa học
& Kỹ thuật 2002, tr.5-7.
Công tác tổ chức bộ máy quản lý là một vấn đề không quá khó nhưng cũng
không dễ đối với các nhà quản lý: không quá khó vì đây là một công việc cơ
bản mang tính ổn định tương đối cao đối với mỗi tổ chức, không dễ vì các nhà
quản lý phải nắm chắc được tình hình của tổ chức, phải biết phối hợp những
chức năng chuyên môn khác nhau trong quá trình triển khai các kế hoạch. Công
tác tổ
chức bộ máy quản lý có ý nghĩa đặc biệt quan trọng, quyết định phần lớn sự
thành bại của tổ chức.
Trong xu hướng của cơ chế thị trường luôn biến động và có sự luân chuyển
thường xuyên. Việc thực hiện công tác tổ chức bộ máy quản lý phải luôn mang
tính khoa học, đồng thời phải có sự sáng tạo, linh hoạt để có khả năng thích
nghi nhằm đáp ứng, bắt kịp sự thay đổi của đối tượng quản lý cũng như môi
trường cả về quy mô và mức độ phức tạp.
3.Nội dung của công tác tổ chức quản lý.
3.1. Quá trình thực hiện công tác tổ chức quản lý.
Công tác tổ chức quản lý là một quá trình liên tục, xuyên suốt trong quá
trình hoạt động của công ty từ khi thành lập và thường được thực hiện qua các
bước sau:

Nghiên cứu và dự báo môi trường
Phân tích mục tiêu chiến lược của
tổ chức để hình thành nên tập hợp
chức năng, nhiệm vụ, công việc.
Xác định con người, bộ phận, phân
hệ, tổ chức để thực hiện công việc,
nhiệm vụ.chức năng
Trao nguồn lực cho con người,các
vị trí, các phân hệ, các bộ phận
trong tổ chức để hoạt động
 Nghiên cứu và dự báo môi trường.
Công việc này được thực hiện bởi các nhà quản lý hoặc các chuyên gia, họ
tiến hành tìm hiểu về môi trường và dự báo xu thế vận động của môi trường với
các thông tin từ trong và ngoài tổ chức. Các thông tin đó phải đầy đủ, chính xác
và kịp thời mới có thể xác định được những cơ hội cũng như thách thức mà tổ
chức đang phải đối mặt, để từ đó có thể đưa ra các quyết định đúng cho các hoạt
động của tổ chức, phát huy triệt để các cơ hội, điểm mạnh của tổ chức. Đồng
thời tìm ra những giải pháp nhằm giảm bớt sự đe doạ của môi trường.
 Phân tích mục tiêu chiến lược của tổ chức.
Bắt đầu bằng việc phân tích thực trạng bên trong và bên ngoài tổ chức để có
được một bức tranh tổng thể về tổ chức, hình thành nên tập hợp các chức năng,
nhiệm vụ, công việc hay chính là để trả lời các câu hỏi: Tổ chức nên hoạt động
trong lĩnh vực nào? Mục tiêu, kỳ vọng trong mỗi lĩnh vực đó? Phân bổ các
nguồn lực ra sao để đạt được những mục tiêu đã đề ra? Để từ đó xây dựng một
tổ chức có đủ khả năng thực hiện thành công chiến lược của tổ chức.
 Xác định con người, bộ phận, phân hệ để thực hiện công việc, nhiệm vụ,
chức năng của tổ chức.
Trong mỗi tổ chức con người là một nhân tố quan trọng để thực hiện mọi
nhiệm vụ, làm nên thành công của tổ chức. Họ là trung tâm của mọi hoạt động.
Vì vậy cần phải xác định công việc, nhiệm vụ, chức năng cụ thể cho từng người,

từng bộ phận, phân hệ trong tổ chức hay chính là hợp nhóm các công việc có
mối quan hệ gần gũi theo cách hợp lý nhất để tạo nên các bộ phận, từ đó xác
định số người cần thiết cho mỗi bộ phận đó. Xác định giao quyền quyết định
Xây dựng cơ chế phối hợp các
hoạt động của con người
cho ai và ai sẽ phải báo cáo cho ai trong tổ chức. Có sự động viên khuyến khích
nhằm thu hút họ hăng hái theo đuổi mục tiêu. Nếu cần thiết, có thể điều chỉnh
cả nhiệm vụ và hành vi làm việc của họ để phù hợp với những đòi hỏi của việc
thực hiện.
 Trao nguồn lực cho con người và các vị trí.
Để cho toàn bộ bộ máy của công ty có thể hoạt động thì mỗi con người, bộ
phận, phân hệ đều phải được trang bị những nguồn lực như: nguồn vật lực, tài
lực, nhân lực, thông tin và cả quyền lực để ra các quyết định phù hợp với mỗi vị
trí.
 Xây dựng cơ chế phối hợp các hoạt động của con người.
Những hoạt động trong quá trình hoạt động của công ty đều được thực hiện
bởi nhiều người, nhiều bộ phận trong một tổ chức. Để phối hợp các hoạt động
đó cần có một cơ chế phối hợp và sự quản lý của tổ chức:
3.2. Yếu tố cơ bản của cơ cấu tổ chức
1
Khi xem xét cơ cấu tổ chức các nhà nghiên cứu thường đề cập đến những
yếu tố cơ bản sau:
 Chuyên môn hoá công việc: được thực hiện thông qua việc phân chia nhiệm vụ
phức tạp thành những hoạt động đơn giản, dễ đào tạo để thực hiện. Chuyên môn
hoá sẽ tạo ra rất nhiều các công việc khác nhau, mỗi người có thể lựa chọn cho
mình những công việc và vị trí phù hợp với khả năng và lợi ích của mình. Nhờ
đó có thể tạo ra năng suất lao động cao nhưng nó cũng có thể tạo ra sự nhàm
chán, thiếu liên kết trong công việc. Vì vậy cần có những giải pháp nhằm đa
dạng, phong phú hoá công việc.
1

Đoạn

này được tóm tắt: Giáo trình khoa học quản lý tập II, ĐHKTQD,nhà xuất bản Khoa học
& Kỹ thuật 2002, tr.8-48.
 Việc phân chia tổ chức thành những bộ phận: Trong tổ chức bao gồm nhiều hoạt
động với những công việc cụ thể. Việc hợp nhóm các công việc có tính chất
tương đồng thành các bộ phận hay chính là quá trình chuyên môn hoá và hợp
nhóm chức năng quản lý mang tính độc lập tương đối để thực hiện những hoạt
động nhất định. Nếu không biết phân chia tổ chức thành các bộ phận thì công
việc quản lý sẽ gặp khó khăn, dẫn tới sự hạn chế về quy mô tổ chức. Việc phân
chia tổ chức thành các bộ phận sẽ làm xuất hiện các mô hình tổ chức: Mô hình
tổ chức đơn giản, mô hình tổ chức theo chức năng, mô hình tổ chức theo sản
phẩm, mô hình tổ chức theo địa dư, mô hình tổ chức theo đơn vị chiến lược, mô
hình tổ chức theo quá trình, mô hình tổ chức theo các dịch vụ hỗ trợ, mô hình tổ
chức ma trận. Tuỳ theo cơ cấu tổ chức của công ty để lựa chọn mô hình tổ chức
cho thích hợp.
 Mối quan hệ quyền hạn trong tổ chức: Khi các bộ phận trong tổ chức
được hình thành thì mỗi bộ phận đó gắn liền với một vị trí và được giao cho
người nào đó năm giữ, mỗi vị trí đó phải được trao quyền hạn và họ phải chịu
trách nhiệm để hoàn thành công việc được phân công. Quyền hạn là sợi dây liên
kết các bộ phận trong tổ với nhau, là phương tiện mà nhờ đó các bộ phận hoạt
động được đặt dưới sự chỉ huy của một nhà quản lý, và sự phối hợp giữa các bộ
phận được nâng cấp dần, là công cụ để nhà quản lý có thể thực hiện quyền tự
chủ và tạo ra môi trường thuận lợi cho việc thực hiện nhiệm vụ của từng người.
Trong tổ chức thường sử dụng các loại quyền hạn:
o Quyền hạn trực tuyến: cho phép người quản lý ra quyết định và giám sát trực
tiếp đối với cấp dưới và nhận sự báo cáo từ họ.
o Quyền hại tham mưu: đây là công việc của các cố vấn nhằm đưa ra các ý kiến tư
vấn cho những người quản lý. Nhưng quyền hạn tham mưu không được vượt
quá trách nhiệm của các nhà cố vấn.

o Quyền hạn chức năng: là quyền trao cho các cá nhân hay bộ phận được ra quyết
định và kiểm soát những hành động nhất định của các bộ phận khác.
 Cấp quản lý, tầm quản lý:
Cấp quản lý được giới hạn bởi số người, số bộ phận mà nhà quản lý có thể kiểm
soát có hiệu quả
Tầm quản lý rộng thì cần ít cấp quản lý còn tầm quản lý hẹp thì cần nhiều cấp
quản lý. Tính phức tạp của hoạt động quản lý có mối quan hệ tỉ lệ nghịch. Nếu
công việc quản lý ổn định không phức tạp thì tầm quản lý có thể lớn, ngược lại
nếu công việc quản lý thay đổi thường xuyên, luôn có sự sáng tạo thì tầm quản
lý lại nhỏ.
 Việc phân bổ quyền hạn giữa các cấp quản lý: Trong mỗi tổ chức việc phân
quyền cho các bộ phận như thế nào, tập trung hay phân quyền?
Tập trung là trong tổ chức mọi quyền ra quyết định được tập trung vào cấp
quản lý cao nhất. Nếu tập trung quá cao sẽ làm giảm chất lượng của các quyết
định mang tính chiến lược.
Phân quyền là xu hướng phân tán quyền ra quyết định cho các cấp quản lý
thấp hơn trong hệ thống thứ bậc. Nhưng nguy cơ trong đó có khi sẽ dẫn đến sự
thiếu nhất quán trong quản lý, mất khả năng kiểm soát của cấp trên.
Vì vậy trong mỗi tổ chức nên có sự kết hợp hài hoà giữa tập trung và phân
quyền nhằm phát huy đước hết những lợi ích mà nó mang lại cho tổ chức.
 Phối hợp các bộ phận của tổ chức: là quá trình liên kết các hoạt động riêng rẽ
của những con người, bộ phận, phân hệ trong tổ chức nhằm thực hiện có kết quả
và hiệu qủa các mục tiêu chung của tổ chức. Không có phối hợp, cong người
không thể nhận thức được vai trò của mình trong tổng thể.Các nhà quản lý cho
rằng sẽ đạt được sự phối hợp nếu làm được những điều sau đây:
" Xây dựng được các kênh thông tin ngang dọc, lên xuống thông suốt giữa
các bộ phận và các cấp quản lý.
Duy trì được mối liên hệ công việc giữa các bộ phận và trong mỗi bộ phận
riêng lẻ.
Duy trì được mối liên hệ giữa tổ chức với môi trường trực tiếp và gián tiếp."

3.3. Những yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức.
1