Chuyên đề: ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
TRONG ĐĂNG KÝ, QUẢN LÝ HỘ TỊCH VÀ XÂY DỰNG
CƠ SỞ DỮ LIỆU HỘ TỊCH ĐIỆN TỬ
Cục Công nghệ thông tin - Bộ Tư pháp
Ngày 20/11/2014 đánh dấu sự kiện tại Kỳ họp thứ 8 Quốc hội Việt Nam
khóa XIII thông qua Luật Hộ tịch. Đây là lần đầu tiên Việt Nam có văn bản ở
tầm Luật để điều chỉnh riêng về lĩnh vực hộ tịch sau rất nhiều năm điều chỉnh
bằng các Nghị định của Chính phủ. Có thể nói, so với các quy định của pháp
luật hộ tịch trước đây, với việc đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong
đăng ký và quản lý hộ tịch, Luật Hộ tịch đã được ban hành với nhiều nội dung
có tính chất đột phá, cải cách mạnh mẽ, tạo thuận lợi lớn cho người dân cũng
như cho các cơ quan nhà nước có thẩm quyền trong công tác đăng ký, quản lý
hộ tịch nói riêng và công tác quản lý dân cư nói chung.
Chuyên đề này sẽ giúp học viên nắm được một cách khái quát chủ
trương, chỉ đạo cũng như những định hướng cơ bản của Đảng và Nhà nước
trong công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong đăng ký, quản lý hộ tịch và
xây dựng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.
1. Giới thiệu chung về ứng dụng công nghệ thông tin trong đăng ký
và quản lý hộ tịch
1.1. Quan điểm chỉ đạo và căn cứ pháp lý cho việc ứng dụng công nghệ
thông tin trong đăng ký và quản lý hộ tịch
Trong những năm qua, Đảng và Nhà nước ta luôn coi trọng và quan tâm
đến việc phải tăng cường, phát triển các ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ
công tác cải cách hành chính tại tất cả các cấp chính quyền từ Trung ương đến
các địa phương trên toàn quốc. Với mục tiêu “tạo nền tảng để đến năm 2020
nước ta cơ bản trở thành nước công nghiệp theo hướng hiện đại” và nhiệm vụ
“đẩy mạnh cải cách hành chính, nhất là thủ tục hành chính liên quan đến tổ
chức và hoạt động của doanh nghiệp, sinh hoạt của nhân dân” đã được quyết
nghị tại Nghị quyết Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ XI Đảng Cộng sản Việt
Nam, Nghị quyết 30c/NQ-CP ngày 08/11/2011 của Chính phủ đã đưa ra 06
nhóm nhiệm vụ trọng tâm để thực hiện Chương trình tổng thể cải cách hành

chính nhà nước giai đoạn 2011 – 2020 trong đó xác định “Ứng dụng công nghệ
thông tin - truyền thông trong quy trình xử lý công việc của từng cơ quan hành
chính nhà nước, giữa các cơ quan hành chính nhà nước với nhau và trong giao
dịch với tổ chức, cá nhân, đặc biệt là trong hoạt động dịch vụ hành chính công,
dịch vụ công của đơn vị sự nghiệp công” là một trong những yêu cầu quan trọng
để hoàn thành nhiệm vụ hiện đại hóa nền hành chính từ nay đến năm 2020. Bên
cạnh đó, mới đây, Nghị quyết 36-NQ/TW ngày 01/7/2014 của Bộ Chính trị về
đẩy mạnh ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu phát triển


bền vững và hội nhập quốc tế cũng đã xác định “Công nghệ thông tin là một
công cụ hữu hiệu tạo lập phương thức phát triển mới và bảo vệ Tổ quốc trong
tình hình mới; là một trong những động lực quan trọng phát triển kinh tế tri
thức, xã hội thông tin, nâng cao năng lực cạnh tranh quốc gia” đồng thời “Ưu
tiên ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hành chính, cung cấp dịch vụ
công…”.
Nhằm hiện thực hóa chủ trương nói trên của Đảng và Nhà nước trong việc
phải tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ cải cách hành chính,
Luật Hộ tịch số 60/2014/QH13 đã được Quốc hội Việt Nam khóa XIII thông qua
tại Kỳ họp thứ 8 ngày 20/11/2014 và có hiệu lực kể từ ngày 01/01/2016. So với
các quy định của pháp luật về hộ tịch trước đây, Luật Hộ tịch hiện hành có rất
nhiều điểm mới tích cực và được đánh giá là một “cuộc cách mạng” trong công
tác đăng ký, quản lý hộ tịch nói riêng và công tác quản lý dân cư nói chung. Bên
cạnh những quy định mới về nội dung, thẩm quyền đăng ký, quản lý hộ tịch,
việc miễn phí đăng ký hộ tịch, vấn đề cắt giảm các giấy tờ, tạo thuận lợi tối đa
cho người dân khi đăng ký hộ tịch… một trong những nội dung mới góp phần
tạo nên điểm đột phá của Luật Hộ tịch đó chính là lần đầu tiên Quốc hội Việt
Nam đưa ra các định hướng về ứng dụng công nghệ thông tin trong đăng ký,
quản lý hộ tịch thông qua việc quy định xây dựng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.
Đây không những là một bước đột phá của riêng Luật Hộ tịch mà còn là bước

đột phá của công tác xây dựng pháp luật nói chung để hướng đến xây dựng
Chính phủ điện tử. Cụ thể:
Thứ nhất, trên cơ sở xác định tầm quan trọng của dữ liệu về hộ tịch trong
công tác quản lý nhà nước, trong việc hoạch định các chính sách phát triển kinh
tế, văn hóa, xã hội, an ninh quốc phòng, cũng như trong việc hoạch định các
chính sách về dân số, kế hoạch hóa gia đình, Luật Hộ tịch đã được Quốc hội
dành riêng một mục tại Chương V để quy định về Cơ sở dữ liệu hộ tịch. Trong
đó, ngoài Cơ sở dữ liệu hộ tịch là sổ giấy (sổ hộ tịch), Luật đã quy định việc xây
dựng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử nhằm mục đích tăng cường ứng dụng công
nghệ thông tin trong công tác đăng ký, quản lý hộ tịch, góp phần xây dựng một
nền hành chính hiện đại, hiệu quả, phục vụ đắc lực cho yêu cầu quản lý nhà
nước trong thời kỳ mới, đúng như tinh thần Nghị quyết Đại hội lần thứ XI của
Đảng đã đề ra.
Với tinh thần đó, Luật đã xác định Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử là cơ sở
dữ liệu ngành, được lập trên cơ sở tin học hóa công tác đăng ký hộ tịch (Khoản
4 Điều 4), toàn bộ thông tin về các sự kiện hộ tịch của mỗi cá nhân được đăng
ký tại Cơ quan đăng ký hộ tịch phải được cập nhật đầy đủ và chính xác từ Sổ hộ
tịch vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử (Khoản 5 Điều 5 và Khoản 1 Điều 60);
cung cấp các thông tin đầu vào của Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư (Khoản 6
Điều 5); Cơ sở dữ liệu hộ tịch là tài sản quốc gia (Khoản 1 Điều 57), được quản
2


lý, bảo mật, bảo đảm an toàn; chỉ những cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm
quyền mới được tiếp cận và khai thác theo quy định của pháp luật (Khoản 1
Điều 61). Đồng thời, quy định những vấn đề mang tính nguyên tắc, định hướng
cho công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong đăng ký, quản lý hộ tịch như
“Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử được lập để lưu giữ, cập nhật, quản lý, tra cứu
thông tin hộ tịch, phục vụ yêu cầu đăng ký hộ tịch trực tuyến; được kết nối để
cung cấp, trao đổi thông tin hộ tịch cơ bản của cá nhân cho Cơ sở dữ liệu quốc

gia về dân cư” và giao “Chính phủ quy định sự phối hợp giữa các bộ, cơ quan
ngang bộ và trách nhiệm của Ủy ban nhân dân các cấp trong việc quản lý, sử
dụng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử; thủ tục, trình tự đăng ký hộ tịch trực tuyến;
việc kết nối, cung cấp, trao đổi thông tin giữa Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử và
Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư” (Khoản 1, 2 Điều 59).
Thứ hai, đây là lần đầu tiên một dự án Luật được Quốc hội quy định trực
tiếp cho phép người dân có thể yêu cầu đăng ký hộ tịch, cấp bản sao trích lục hộ
tịch, cá nhân nộp hồ sơ qua hệ thống đăng ký hộ tịch trực tuyến bên cạnh các
hình thức nộp hồ sơ trực tiếp cho cơ quan đăng ký hộ tịch hoặc gửi hồ sơ qua hệ
thống bưu chính (Khoản 1 Điều 9). Đây sẽ là căn cứ pháp lý hết sức quan trọng
để các cơ quan đăng ký hộ tịch trên toàn quốc có thể triển khai các dịch vụ công
trực tuyến mức độ 3, 4 đối với các thủ tục hành chính trong lĩnh vực hộ tịch, góp
phần tạo nền tảng phát triển Chính phủ điện tử.
Thứ ba là quy định cấp bản sao trích lục hộ tịch (bao gồm bản sao trích
lục hộ tịch được cấp từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch và bản sao trích lục hộ tịch được
chứng thực từ bản chính) về sự kiện hộ tịch đã đăng ký không phụ thuộc vào nơi
cư trú. Đây là chủ trương đúng đắn của Nhà nước nhằm tạo thuận lợi tối đa cho
người dân khi cần được cấp bản sao trích lục các sự kiện hộ tịch đã đăng ký mà
không cần phải trở về nơi đã đăng ký sự kiện hộ tịch. Theo đó, tại Điều 63 của
Luật quy định “cá nhân không phụ thuộc vào nơi cư trú có quyền yêu cầu Cơ
quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch cấp bản sao trích lục về sự kiện hộ tịch của
mình đã được đăng ký”. Nếu việc xây dựng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử được
triển khai một cách rời rạc tại mỗi tỉnh, thành phố và không có sự kết nối, chia
sẻ thông tin thì việc cấp bản sao trích lục hộ tịch không phụ thuộc nơi cư trú sẽ
là bất khả thi. Vì vậy, trong định hướng xây dựng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử
tại Đề án “Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc” được Bộ trưởng Bộ Tư pháp
Phê duyệt theo Quyết định số 2173/QĐ-BTP ngày 11/12/2015 Bộ Tư pháp xác
định “Xây dựng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc theo hướng hình thành
Hệ thống thông tin với sự quản lý tập trung, thống nhất tại Bộ Tư pháp, có sự
phân cấp, phân quyền hợp lý cho Ủy ban nhân dân các cấp…” . Với việc xây

dựng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc theo mô hình tập trung, việc cấp
bản sao trích lục hộ tịch không những có thể triển khai thực hiện được không
3


phục thuộc vào nơi cư trú mà hoàn toàn có thể triển khai cung cấp dịch vụ công
trực tuyến mức độ 4.
Thứ tư, việc Luật Hộ tịch được Quốc hội thông qua còn là kết quả cụ thể
của việc triển khai thực hiện các nhiệm vụ tại Đề án tổng thể đơn giản hóa thủ
tục hành chính, giấy tờ công dân và các cơ sở dữ liệu liên quan đến quản lý dân
cư giai đoạn 2013 – 2020 (Đề án 896) đã được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt
tại Quyết định số 896/QĐ-TTg ngày 08/06/2013 nhằm đạt được mục tiêu tổng
quát đó là thông qua việc xây dựng Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư 1 “tạo sự
đổi mới căn bản về tổ chức, hoạt động quản lý nhà nước về dân cư theo hướng
hiện đại, phù hợp với điều kiện của Việt Nam trong thời kỳ công nghiệp hóa,
hiện đại hóa và thông lệ quốc tế; đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào
giải quyết thủ tục hành chính cho người dân, doanh nghiệp, nhằm đơn giản hóa
thủ tục hành chính, giảm giấy tờ công dân, góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu
quả quản lý nhà nước trên tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội”.
Hiện thực hóa chủ trương tại Đề án 896, một trong những điểm mới khác
của Luật Hộ tịch có liên quan mật thiết đến việc triển khai ứng dụng công nghệ
thông tin trong đăng ký, quản lý hộ tịch đó chính là quy định cấp Số định danh
cá nhân khi đăng ký khai sinh (Điều 14). Theo quy định của Luật Căn cước công
dân và Luật Hộ tịch:
- Số định danh cá nhân là mã số được dùng để thống nhất xác định thông
tin nhân thân của công dân, được xác lập từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư do
Bộ Công an thống nhất quản lý trên toàn quốc và được cấp cho mỗi công dân
một lần duy nhất trong đời, không lặp lại ở người khác;
- Từ ngày 01/01/2016 (thời điểm đồng thời có hiệu lực của Luật Căn cước
công dân và Luật Hộ tịch), Số định danh cá nhân được cấp ngay cho công dân

vào lúc họ đăng ký khai sinh và sử dụng cho đến khi chết;
- Những trường hợp đã đăng ký khai sinh từ trước ngày 01/01/2016 sẽ
được cấp Số định danh cá nhân khi đi làm Thẻ căn cước và Số định danh cá
nhân cũng đồng thời là Số trên Thẻ căn cước công dân.
Vì vậy, có thể nói quy định cấp Số định danh cá nhân cho công dân đăng
ký khai sinh từ ngày 01/01/2016 chính là điểm đặc biệt kết nối hai đạo Luật Căn
cước công dân và Hộ tịch cũng như kết nối hai Cơ sở dữ liệu mang tầm quốc gia
được quy định trong hai đạo Luật nói trên.
Bên cạnh đó, tại Khoản 6 Điều 5, Khoản 1 Điều 59 của Luật Hộ tịch và
sau này là tại Khoản 1 Điều 4 Nghị định số 137/2015/NĐ-CP ngày 31/12/2015
của Chính phủ Quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Căn
cước công dân Quốc hội và Chính phủ cũng đã xác định rõ Cơ sở dữ liệu hộ tịch
1

Theo quy định tại Khoản 4 Điều 3 Luật Căn cước công dân số 59/2014/QH13, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư

là tập hợp thông tin cơ bản của tất cả công dân Việt Nam được chuẩn hóa, số hóa, lưu trữ, quản lý bằng cơ sở hạ
tầng thông tin để phục vụ quản lý nhà nước và giao dịch của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

4


(bao gồm cả Sổ hộ tịch và Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử) là nguồn cung cấp
thông tin cơ bản về công dân cho Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Do đó, về
nguyên tắc, nội dung trong Sổ hộ tịch và Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử là thông
tin gốc, làm cơ sở để xác định, điều chỉnh các sai lệch về thông tin nhân thân
trong các giấy tờ, cơ sở dữ liệu khác, vì vậy, Khoản 2 Điều 60 Luật Hộ tịch quy
định: “Trường hợp thông tin trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, Cơ sở dữ liệu
quốc gia về dân cư khác với thông tin trong Sổ hộ tịch thì phải điều chỉnh cho
phù hợp với Sổ hộ tịch”.

Việc xây dựng, triển khai Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử và đồng bộ dữ liệu
với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư trên toàn quốc mặc dù là chủ trương hoàn
toàn đúng đắn của Đảng và Nhà nước, tuy nhiên việc này cần có lộ trình và phải
có những đánh giá, phân tích cụ thể.
1.2. Thực trạng và nhu cầu ứng dụng công nghệ thông tin trong đăng
ký và quản lý hộ tịch
1.2.1. Thực trạng công tác quản lý hộ tịch và tình hình ứng dụng công
nghệ thông tin trong công tác quản lý hộ tịch trên toàn quốc
a. Thực trạng công tác quản lý hộ tịch hiện nay trên toàn quốc
Ở Việt Nam, đến nay hầu hết các địa phương trên toàn quốc vẫn áp dụng
mô hình xác lập, thu thập và lưu trữ thông tin dữ liệu hộ tịch theo phương pháp
truyền thống: đăng ký các sự kiện hộ tịch, khai thác Cơ sở dữ liệu hộ tịch thông
qua hệ thống biểu mẫu, sổ sách, hồ sơ giấy, việc ứng dụng công nghệ thông tin
mới chỉ dừng ở mức in một số biểu mẫu hộ tịch từ máy tính, ở cấp độ cao hơn là
sử dụng phần mềm đăng ký hộ tịch đăng ký riêng lẻ từng loại việc, chưa có sự
liên thông giữa các loại việc hộ tịch của cùng một cá nhân cũng như sự kết nối
giữa các cơ quan đăng ký hộ tịch với nhau và với cơ quan quản lý cấp trên.
Qua báo cáo, đánh giá của Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố trực thuộc
Trung ương cho thấy thực trạng quản lý, khai thác Cơ sở dữ liệu hộ tịch ở nước
ta hiện tại còn nhiều bất cập, hạn chế, cụ thể:
- Cơ sở dữ liệu hộ tịch hiện nay chủ yếu là thông tin hộ tịch được lưu giữ
trên hệ thống sổ hộ tịch bằng giấy. Ngoài ra còn có hồ sơ, giấy tờ lưu cho từng
loại việc đăng ký hộ tịch như: Giấy chứng sinh, Tờ khai đăng ký khai sinh (đối
với việc đăng ký khai sinh); Tờ khai đăng ký kết hôn, Giấy xác nhận tình trạng
hôn nhân (đối với việc đăng ký kết hôn); Bản thỏa thuận cho, nhận con nuôi,
Biên bản cử giám hộ (đối với việc nuôi con nuôi, đăng ký giám hộ) v.v… mà
người đi đăng ký hộ tịch khai và nộp cho cơ quan đăng ký hộ tịch. Việc lưu giữ
Cơ sở dữ liệu hộ tịch “giấy” có ưu điểm là bảo quản được dữ liệu gốc, có tính
bền vững tương đối cao, khó bị sửa chữa, tẩy xóa một cách tùy tiện, không bị
nguy cơ tấn công phá hoại bởi virus máy tính hoặc bị thất thoát, rò rỉ dữ liệu do

bị trộm cắp, “đánh cắp” dữ liệu như cơ sở dữ liệu điện tử. Tuy nhiên, hình thức
lưu giữ thông tin này đã thể hiện rõ rất nhiều bất cập, như:
5


+ Việc lưu trữ cồng kềnh, tốn nhiều không gian, diện tích;
+ Việc bảo quản gặp nhiều khó khăn, nhất là trong điều kiện môi trường
khắc nghiệt, thay đổi thời tiết, thiên tai, hỏa hoạn, có thể bị mối mọt, hỏng hóc;
+ Các giấy tờ hộ tịch được cấp cho cá nhân chỉ có nội dung ghi về một sự
kiện hộ tịch đã được đăng ký nên khi cần chứng minh tình trạng hộ tịch, người
dân phải nộp cùng một lúc tất cả các loại giấy tờ hộ tịch có liên quan được cấp;
+ Dữ liệu hộ tịch của mỗi cá nhân bị phân tán, thiếu tính đồng bộ, thống
nhất, không có tính xâu chuỗi/kết nối dẫn đến những khó khăn không nhỏ cho
các cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch trong việc tra cứu, khai thác thông tin (thời
gian đáp ứng lâu, thậm chí bỏ lọt, không tìm thấy dữ liệu do phải tra cứu thủ
công; cơ quan đăng ký hộ tịch này không thể biết sự kiện hộ tịch đã được đăng
ký tại cơ quan đăng ký hộ tịch nào khác hay chưa, dẫn đến nhiều trường hợp
trùng lặp, nhiều trường hợp cố ý đăng ký hộ tịch sai quy định pháp luật để
hưởng lợi bất chính, thậm chí gây hậu quả nghiêm trọng2);
+ Việc kết nối Cơ sở dữ liệu hộ tịch bằng giấy với các cơ sở dữ liệu liên
quan đến quản lý dân cư khác theo yêu cầu về quy mô, tốc độ đáp ứng hiện nay
là không thể thực hiện được; dẫn đến việc sử dụng Cơ sở dữ liệu hộ tịch bằng
giấy vào các mục đích quản lý nhà nước, nghiên cứu khoa học... là rất hạn chế.
Với những hạn chế, bất cập còn tồn tại trong công tác quản lý hộ tịch nêu
trên, phương thức khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu hộ tịch theo phương thức
truyền thống như hiện nay đã và đang không tạo được thuận lợi cho người dân
cũng như không đáp ứng được yêu cầu của một nền hành chính hiện đại theo
hướng cung cấp dịch vụ, lấy người dân làm trung tâm phục vụ. Chính vì vậy,
việc nghiên cứu đổi mới một cách căn bản và đồng bộ phương thức đăng ký,
quản lý hộ tịch là hết sức cần thiết mà trong đó, theo xu hướng chung, việc đưa

ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác đăng ký, quản lý hộ tịch là giải pháp
được xem xét ưu tiên hàng đầu.
b. Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác đăng ký và
quản lý hộ tịch
Việc đưa ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác đăng ký và quản lý
hộ tịch ở Việt Nam đã được tiến hành ở nhiều địa phương và ở nhiều cấp độ
khác nhau. Tuy nhiên, nhìn chung đều thiếu tính đồng bộ, chưa đáp ứng được
yêu cầu đăng ký hộ tịch của người dân, yêu cầu quản lý của nhà nước và nhu
cầu khai thác, chia sẻ, sử dụng Cơ sở dữ liệu hộ tịch của các cơ quan, tổ chức, cá
nhân, cụ thể:
2

Do công dân có thể xin cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân nhiều lần, nếu mất có thể cam đoan và xin cấp

lại, Giấy chứng sinh cũng có thể được cấp lại, do không có sự kết nối liên thông, thống nhất nên Ủy ban nhân
dân xã này không biết được việc khai sinh, kết hôn đã được thực hiện tại Ủy ban nhân dân xã khác nên dẫn đến
đăng ký khai sinh và cấp Giấy khai sinh 02 lần, đăng ký kết hôn cho người đang có vợ/có chồng, vi phạm pháp
luật về hôn nhân và gia đình.

6


- Chỉ có 14 tỉnh, thành phố trang bị cho 100% công chức tư pháp - hộ tịch
cấp xã máy tính có kết nối internet phục vụ riêng công tác đăng ký, quản lý hộ
tịch; 11 tỉnh đã trang bị cho trên 55% số công chức tư pháp - hộ tịch trên địa bàn
máy tính có kết nối internet phục vụ riêng cho công tác đăng ký, quản lý hộ tịch;
- Có 40/63 tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương tin học hóa công tác
đăng ký hộ tịch, xây dựng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử; có 05 tỉnh, thành phố
đang xây dựng và triển khai ứng dụng phần mềm trong đăng ký và quản lý hộ
tịch. Có 08 địa phương trang bị phần mềm chuyên dụng về hộ tịch, ứng dụng

trên địa bàn toàn tỉnh, kết nối liên thông 3 cấp bao gồm: Bạc Liêu, Bắc Ninh,
Đồng Tháp, Vĩnh Phúc, Hòa Bình, Phú Yên, Bà Rịa Vũng Tàu, thành phố Hồ
Chí Minh;
- Một số địa phương đã có phần mềm chuyên dụng về hộ tịch, áp dụng
trên toàn tỉnh, nhưng chưa kết nối giữa các cấp gồm: An Giang, Lạng Sơn, Thừa
Thiên Huế, Lai Châu, Long An, Hà Giang, Sóc Trăng, Tây Ninh, Lâm Đồng (10
địa phương). Thành phố Hà Nội cũng đã triển khai ứng dụng công nghệ thông
tin trên địa bàn thành phố từ năm 2008 theo Đề án ứng dụng công nghệ thông tin
trong quản lý hành chính, nhưng mới chỉ ở mức độ trang bị máy tính và cài đặt
phần mềm quản lý hộ tịch phục vụ việc lưu trữ, in ấn giấy tờ hộ tịch, chưa kết
nối thông tin giữa các cấp.
Bên cạnh đó, do việc triển khai thiếu quy hoạch, kế hoạch thống nhất nên
dẫn đến tình trạng các phần mềm được xây dựng và triển khai từ nhiều nhà cung
cấp, theo nhiều nền tảng công nghệ khác nhau, thiếu sự kết nối giữa các cơ quan
sử dụng3. Việc ứng dụng và cài đặt các phần mềm này mới chỉ dừng lại ở mức
độ hỗ trợ công chức thực hiện nghiệp vụ đăng ký hộ tịch, đáp ứng yêu cầu cung
cấp dịch vụ công trực tuyến mức độ 1, mức độ 2 4 và chưa có sự kết nối thông tin
nhằm đáp ứng yêu cầu trong giai đoạn hiện nay về việc phát triển Chính phủ
điện tử - cung cấp dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, mức độ 45.

3

Kết nối giữa các xã trong cùng huyện, giữa các huyện cùng tỉnh, giữa các tỉnh với nhau.

4

Cung cấp các thông tin về quy trình, thủ tục; hồ sơ; thời hạn; phí và lệ phí thực hiện dịch vụ; cho phép người sử

dụng tải về các mẫu văn bản và khai báo để hoàn thiện hồ sơ theo yêu cầu; gửi trực tiếp hoặc qua đường bưu
điện đến cơ quan, tổ chức cung cấp dịch vụ.

5

Cho phép người sử dụng điền và gửi trực tuyến các mẫu văn bản đến cơ quan, tổ chức cung cấp dịch vụ; Các

giao dịch trong quá trình xử lý hồ sơ và cung cấp dịch vụ được thực hiện trên môi trường mạng. Việc thanh toán
lệ phí (nếu có) và nhận kết quả được thực hiện trực tiếp tại cơ quan, tổ chức cung cấp dịch vụ hoặc cho phép
người sử dụng thanh toán lệ phí (nếu có) được thực hiện trực tuyến. Việc trả kết quả có thể được thực hiện trực
tuyến, gửi trực tiếp hoặc qua đường bưu điện đến người sử dụng.

7


1.2.2. Nhu cầu tất yếu phải thiết lập một Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử
thống nhất toàn quốc
Hiện nay, với tổng số dân trên cả nước lên tới hơn 90 triệu người, như đã
phân tích ở trên, việc đăng ký và quản lý hộ tịch chủ yếu bằng phương pháp thủ
công trên hồ sơ giấy đã bộc lộ nhiều hạn chế, đặc biệt trong việc tra cứu, xác
minh thông tin nhân thân khi cần (thông tin được lưu trữ rời rạc trong nhiều Sổ
Hộ tịch, nhiều cơ quan quản lý thông tin, số lượng Sổ được lưu trữ lớn…).
Trước nhu cầu bức thiết cần phải sớm cải thiện, nâng cao hiệu quả và chất lượng
trong công tác Hộ tịch, theo kết quả khảo sát của Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng
thực tại Hội nghị toàn quốc triển khai thi hành Luật Hộ tịch, tính đến nay đã có
trên 40/63 tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương đã tiến hành nghiên cứu và
triển khai đưa vào sử dụng phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch và bước đầu thu
được những kết quả đáng ghi nhận. Tuy nhiên, việc các địa phương tự nghiên
cứu, xây dựng và triển khai, đưa vào sử dụng phần mềm hộ tịch của riêng mình
sẽ dẫn đến Cơ sở dữ liệu về hộ tịch của các địa phương thiếu tính thống nhất và
không có tính kết nối.
Theo quy định tại Điều 5 của Luật Hộ tịch, thông tin khai sinh là đầu vào
của Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư đồng thời những thông tin hộ tịch khác

như kết hôn, ly hôn, thay đổi cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại
giới tính, khai tử... cũng phải được cập nhật sau đó, kết nối với bản ghi về khai
sinh đã có trong cơ sở dữ liệu hộ tịch và phải được được cập nhật tiếp vào Cơ sở
dữ liệu quốc gia về dân cư. Do đó, với tình hình triển khai ứng dụng công nghệ
thông tin trong công tác hộ tịch thiếu tính đồng bộ như đã nêu, việc triển khai,
kết nối chia sẻ thông tin cho Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư sẽ rất khó khăn.
Với yêu cầu như trên, nhằm khắc phục các hạn chế, bất cập của công tác
đăng ký, quản lý hộ tịch, cần thiết phải xây dựng một Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện
tử thống nhất trên toàn quốc để kết nối các thông tin hộ tịch của cá nhân và chia
sẻ, đồng bộ thông tin giữa các cơ quan đăng ký hộ tịch (không phụ thuộc cơ
quan đăng ký hộ tịch, không phụ thuộc loại việc hộ tịch), từ đó mới có một Hệ
thống thông tin quản lý hộ tịch đầy đủ, toàn diện, thống nhất, không trùng lặp
đảm bảo kết nối và cung cấp thông tin cho Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.
Đổi mới công tác đăng ký và quản lý hộ tịch theo hướng hiện đại chính là
đổi mới phương thức thiết lập Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch. Sử
dụng Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch thống nhất trên toàn quốc sẽ
khắc phục được những hạn chế của việc đăng ký và quản lý hộ tịch thủ công,
đáp ứng được yêu cầu thực tiễn về công tác đăng ký, quản lý, tra cứu thông tin,
thống kê hộ tịch cũng như bảo đảm thực hiện quyền cơ bản của công dân, xây
dựng và hoạch định chính sách phát triển kinh tế, xã hội, an ninh, quốc phòng…
Trước tình hình đó, việc cấp thiết đặt ra là phải sớm nghiên cứu xây dựng
và đưa vào sử dụng một Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch thống
8


nhất trên toàn quốc, nhằm kết nối thông tin, chia sẻ dữ liệu giữa cơ sở dữ liệu hộ
tịch điện tử của tất cả các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương cũng như của
các cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài. Nhận thức rõ điều này, một tư
tưởng chung, xuyên suốt của Luật Hộ tịch đó là cần phải xây dựng Hệ thống
thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch toàn quốc, đồng thời, tại Điểm b Khoản 2

Điều 65 của Luật đã giao trách nhiệm cho Chính phủ thống nhất quản lý nhà
nước về hộ tịch và giao nhiệm vụ này cho Bộ Tư pháp (khoản 3 Điều 66): Xây
dựng và quản lý thống nhất Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử; hướng dẫn, chỉ đạo
địa phương trong việc quản lý, sử dụng phần mềm đăng ký và quản lý hộ tịch,
Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, cung cấp thông tin hộ tịch cơ bản của cá nhân cho
Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.
CÂU HỎI THẢO LUẬN
1. Hãy nêu và phân tích những khó khăn, bất cập trong công tác đăng ký,
quản lý hộ tịch mà các anh, chị đang gặp phải trong thực tiễn, từ đó đề
xuất những phương án khắc phục.
2. Xây dựng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc
2.1. Quan điểm chỉ đạo xây dựng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn
quốc
Nhằm hiện thực hóa chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước trong
việc đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác đăng ký và quản lý
hộ tịch nói riêng và trong công tác quản lý thông tin dân cư nói chung, ngày
11/12/2015 tại Quyết định số 2173/QĐ-BTP, Bộ trưởng Bộ Tư pháp đã phê
duyệt Đề án “Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc”, trong đó đã thể hiện rõ
quan điểm của Chính phủ cũng như của Bộ Tư pháp trong việc xây dựng Cơ sở
dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc cụ thể:
- Thứ nhất, việc xây dựng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc phải
bảo đảm phù hợp với chủ trương, đường lối của Đảng, pháp luật của Nhà nước
về cải cách hành chính nói chung và trong lĩnh vực hộ tịch nói riêng theo hướng
hiện đại.
- Thứ hai, thúc đẩy hiện đại hóa công tác đăng ký và quản lý hộ tịch trên
cơ sở xây dựng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc, nhằm thiết lập hệ thống
thông tin quản lý hộ tịch đồng bộ, thông suốt giữa các cơ quan đăng ký, quản lý
hộ tịch trên toàn quốc, bảo đảm việc kết nối để chia sẻ, cung cấp thông tin hộ
tịch cho Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và các cơ sở dữ liệu chuyên ngành
khác, bảo đảm tối đa lợi ích của người dân.

- Thứ ba, ưu tiên kế thừa nguồn lực, dữ liệu hộ tịch điện tử, phần mềm
đăng ký hộ tịch sẵn có tại các địa phương nhằm tránh lãng phí, phù hợp với yêu
9


cầu đăng ký và quản lý hộ tịch theo quy định của Luật hộ tịch; huy động nguồn
lực của doanh nghiệp, cá nhân bảo đảm triển khai Đề án có hiệu quả.
Về phạm vi thực hiện của Đề án: Triển khai xây dựng Cơ sở dữ liệu hộ
tịch điện tử trong phạm vi toàn quốc, trên cơ sở ứng dụng đồng bộ công nghệ
thông tin vào công tác đăng ký, quản lý hộ tịch tại tất cả các cơ quan đăng ký,
quản lý hộ tịch trong nước, các cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện
lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài.
Việc Bộ Tư pháp xây dựng Cơ sở dữ liệu điện tử hộ tịch toàn quốc sẽ làm
tiền đề thực hiện cơ chế liên thông giữa các ngành trong việc giải quyết yêu cầu
giải quyết thủ tục hành chính của người dân như: Khai sinh - đăng ký hộ khẩu cấp bảo hiểm y tế - kết hôn - bảo hiểm trách nhiệm dân sự của chủ phương tiện khai tử... qua đó góp phần vào công cuộc cải cách hành chính và xây dựng
Chính phủ điện tử đang được Chính phủ chỉ đạo triển khai hết sức quyết liệt.
2.2. Những nhiệm vụ trọng tâm để đảm bảo xây dựng Cơ sở dữ liệu hộ
tịch điện tử toàn quốc
Đề án Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc được Bộ trưởng Bộ Tư
pháp phê duyệt thực hiện theo lộ trình gồm 03 giai đoạn với các nhiệm vụ trọng
tâm của từng giai đoạn như sau:
2.2.1. Giai đoạn 1: Từ 2015 đến tháng 6/2017
(1) Hoàn thiện thể chế về công tác đăng ký, quản lý hộ tịch, công tác cấp
Số định danh cá nhân:
Nhiệm vụ này đã được Bộ Tư pháp và Bộ Công an hoàn thành với các sản
phẩm lần lượt là Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 của Chính phủ
Quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch; Nghị định số
137/2015/NĐ-CP ngày 31/12/2015 của Chính phủ Quy định chi tiết một số điều
và biện pháp thi hành Luật căn cước công dân và Thông tư số 15/2015/TT-BTP
ngày 16/11/2015 của Bộ Tư pháp Quy định chi tiết thi hành một số điều của

Luật hộ tịch và Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15 tháng 11 năm 2015 của
Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật hộ tịch. Đặc
biệt, tại Thông tư số 15, lần đầu tiên Bộ Tư pháp ban hành quy định về Mẫu
phôi giấy khai sinh, giấy chứng nhận kết hôn không có nội dung. Việc này sẽ
đảm bảo khắc phục các vấn đề in lệch dòng, chồng lấn ký tự… khi in giấy khai
sinh, giấy chứng nhận kết hôn từ phần mềm vẫn thường mắc phải trong những
giai đoạn trước đây.
(2) Triển khai xây dựng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc, Phần
mềm đăng ký, quản lý hộ tịch dùng chung và vận hành Hệ thống thông tin quản
lý hộ tịch điện tử, trong đó:
- Phần mềm chuẩn dùng chung về đăng ký, quản lý hộ tịch được xây dựng
trên cơ sở tin học hóa các quy định về trình tự, thủ tục đăng ký khai sinh, khai
10


tử, kết hôn và các việc hộ tịch khác theo quy định của Luật hộ tịch và các văn
bản quy định chi tiết thi hành.
- Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc được thiết lập trên cơ sở thu
thập, số hóa, cập nhật thông tin đăng ký hộ tịch từ các phần mềm đăng ký, quản
lý hộ tịch tại tất cả các cấp chính quyền.
Bộ Tư pháp xác định nhiệm vụ này cần được thực hiện theo 2 phân kỳ:
+ Phân kỳ thứ nhất: Áp dụng thí điểm trên địa bàn một số tỉnh/thành phố
trực thuộc Trung ương để thực hiện đăng ký hộ tịch điện tử theo quy định của
Luật hộ tịch, trên cơ sở bảo đảm đầy đủ chức năng theo tiêu chuẩn chung (đăng
ký hộ tịch tại UBND cấp xã và cấp huyện theo thẩm quyền, có sự phân quyền
quản lý; việc kiểm soát, kiểm tra của cơ quan quản lý cấp trên; cơ chế điều
chỉnh, sửa đổi dữ liệu đã đăng ký trong trường hợp có sai sót; chức năng tra cứu
thông tin, thống kê dữ liệu, báo cáo... theo các tiêu chí yêu cầu).
+ Phân kỳ thứ hai: Sơ kết thí điểm, rút kinh nghiệm, tiếp tục hoàn thiện
phần mềm chuẩn dùng chung về đăng ký, quản lý hộ tịch để triển khai áp dụng

chung trên phạm vi rộng.
Triển khai thực hiện nhiệm vụ này, từ 01/01/2016 Bộ Tư pháp đã lần lượt
thực hiện các nội dung như sau:
Thứ nhất, nhằm đảm bảo thực hiện quy định tại Khoản 1 Điều 14 của
Luật Hộ tịch và Khoản 1 Điều 4 của Nghị định 123/2015/NĐ-CP người đăng ký
khai sinh từ ngày 01/01/2016 được cấp Số định danh cá nhân, căn cứ trên hiện
trạng hạ tầng kỹ thuật tại hai Bộ Tư pháp và Công an, tháng 12/2015, Cục Cảnh
sát đăng ký, quản lý cư trú và dữ liệu quốc gia về dân cư (Tổng cục Cảnh sát –
Bộ Công an) và Cục Công nghệ thông tin, Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực
(Bộ Tư pháp) đã thống nhất triển khai thí điểm Phân hệ đăng ký khai sinh và cấp
Số định danh cá nhân cho 05 tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, cụ thể:
- Từ ngày 01/01/2016, triển khai thí điểm cấp Số định danh cá nhân cho
dữ liệu đăng ký khai sinh phát sinh mới tại 04 thành phố gồm: Hà Nội, Hải
Phòng, Đà Nẵng, thành phố Hồ Chí Minh và huyện Quế Phong tỉnh Nghệ An,
đồng thời, đây sẽ là dữ liệu chính thức trên Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử6;
- Số định danh cá nhân được cấp từ thời điểm này là số định danh chính
thức sẽ sử dụng trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và khi cấp Thẻ căn cước
công dân sau này.
Thứ hai, thống nhất với Bộ Công an, Bộ Ngoại giao và Bộ Thông tin và
Truyền thông về các bộ mã danh mục chuẩn (dân tộc, quốc tịch, quốc gia, đơn vị
hành chính…) sẽ được dùng trên phần mềm hộ tịch, đảm bảo cơ sở để đồng bộ,
kết nối trao đổi thống nhất dữ liệu với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.

6

Đến hết Quý III/2016 Bộ Tư pháp đã mở rộng triển khai Phân hệ đăng ký khai sinh và cấp Số định danh cá

nhân thêm cho 7 tỉnh gồm: An Giang, Đồng Tháp, Hà Nam, Hà Tĩnh, Sóc Trăng, Quảng Ninh và Vĩnh Long.

11



Thứ ba, trên cơ sở kết quả của của việc triển khai thí điểm nói trên, ngày
30/5/2016 Bộ trưởng Bộ Tư pháp đã ký Quyết định số 1147/QĐ-BTP sửa đổi,
bổ sung Điều 1 của Quyết định số 1897/QĐ-BTP ngày 30/10/2015 của Bộ
trưởng Bộ Tư pháp về việc phê duyệt Dự án đầu tư “Thí điểm thiết lập Hệ thống
thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch”, dự kiến từ năm 2016 đến tháng 6 năm
2017, Bộ Tư pháp (Cục Công nghệ thông tin) sẽ triển khai thí điểm đầy đủ Phần
mềm đăng ký, quản lý hộ tịch dùng chung và Hệ thống thông tin quản lý hộ tịch
tại 4 tỉnh/thành phố là Hải Phòng, Đà Nẵng, TP. Hồ Chí Minh và Nghệ An,
nhằm đánh giá, rút kinh nghiệm trước khi chính thức triển khai Cơ sở dữ liệu hộ
tịch điện tử trên diện rộng (toàn quốc).
(3) Xây dựng, công bố chuẩn cấu trúc dữ liệu hộ tịch điện tử; tiêu chuẩn
phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch dùng chung.
Về nhiệm vụ này, Bộ Tư pháp sẽ phối hợp với Bộ Thông tin và Truyền
thông và các Bộ, ngành liên quan xây dựng và đảm bảo công bố thông tin trong
vòng 06 tháng kể từ khi Hệ thống chính thức đi vào hoạt động ổn định, theo
đúng quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông tại Thông tư số 25/2014/TTBTTTT ngày 30/12/2014 Quy định về triển khai các hệ thống thông tin có quy
mô và phạm vi từ Trung ương đến địa phương.
(4) Khảo sát, đánh giá về cơ sở vật chất, hạ tầng để triển khai ứng dụng
công nghệ thông tin đăng ký, quản lý hộ tịch tại Bộ Ngoại giao, các Cơ quan
đại diện; chuẩn bị để triển khai trên phạm vi toàn quốc (số lượng, chất lượng
máy tính, hạ tầng mạng, phần mềm đang sử dụng; trình độ của đội ngũ công
chức làm công tác hộ tịch...). Đối với những địa phương chưa được trang bị
máy tính, kết nối internet thì dự kiến kinh phí để mua sắm hoàn thiện cơ sở hạ
tầng.
(5) Xây dựng kế hoạch chỉnh sửa phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch hiện
có tại các địa phương, bảo đảm cung cấp dữ liệu chuẩn cho Cơ sở dữ liệu hộ
tịch điện tử toàn quốc; chuẩn hóa và tích hợp dữ liệu từ các cơ quan đăng ký hộ
tịch trên cả nước vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc.

Đối với các nhiệm vụ (4) và (5), ngày 27/6/2016 Bộ Tư pháp (Cục Công
nghệ thông tin) đã có Công văn số 345/CNTT-HTTT&CSDL về việc triển khai
phần mềm hộ tịch tại các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương gửi Sở Tư pháp
các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương trên toàn quốc trong đó lưu ý các
tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương trên toàn quốc 03 vấn đề chính:
Thứ nhất, thông báo chủ trương Bộ Tư pháp sẽ từng bước triển khai miễn
phí Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch dùng chung và Hệ thống thông tin quản
lý hộ tịch tại tất cả các địa phương trên toàn quốc.
Thứ hai, cách thức triển khai Phần mềm dùng chung và Hệ thống thông
tin quản lý hộ tịch cho các địa phương không được triển khai thí điểm.
12


Thứ ba, lưu ý một số vấn đề đối với các địa phương tiếp tục sử dụng phần
mềm đăng ký và quản lý hộ tịch hiện có.
(6) Xây dựng và phê duyệt Dự án khả thi Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử
toàn quốc trên cơ sở kết quả thí điểm, kết hợp với kết quả khảo sát, đánh giá về
cơ sở vật chất, hạ tầng để phục vụ công tác đăng ký, quản lý hộ tịch ở các địa
phương. Đây là nhiệm vụ nền tảng để việc triển khai Đề án bước sang giai đoạn
thứ 2, giai đoạn mở rộng phạm vi triển khai Phần mềm dùng chung và Hệ thống
thông tin ra toàn quốc.
2.2.2. Giai đoạn 2: dự kiến từ 7/2017 – 31/12/2019
Đề án tiếp tục xác định 06 nhiệm vụ trọng tâm lần lượt là:
(1) Xây dựng Nghị định quy định việc quản lý, khai thác, sử dụng và vận
hành Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử; thủ tục đăng ký hộ tịch trực tuyến (liên thông
một số thủ tục đăng ký hộ tịch có liên quan như cấp Giấy chứng sinh - đăng ký
khai sinh, cấp Giấy báo tử - đăng ký khai tử…), phân cấp, phân quyền khai thác,
sử dụng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử; cơ chế kết nối, chia sẻ, cung cấp thông tin
từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc cho Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư
và cơ sở dữ liệu chuyên ngành khác; việc bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin

của Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.
(2) Triển khai thực hiện Dự án khả thi Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn
quốc.
(3) Bố trí đầy đủ trang thiết bị, phương tiện phục vụ xây dựng, quản lý Cơ
sở dữ liệu hộ tịch điện tử tại các cơ quan đăng ký hộ tịch địa phương; chỉnh sửa
phần mềm đang sử dụng tại các địa phương bảo đảm tương thích, kết nối với Cơ
sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc; trang bị cho các địa phương chưa sử dụng
phần mềm; đào tạo nhân lực để sử dụng, cập nhật, khai thác phần mềm, Cơ sở
dữ liệu hộ tịch điện tử theo yêu cầu quản lý.
(4) Cài đặt, kết nối, vận hành phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch dùng
chung trên toàn quốc (theo lộ trình xác định trong Dự án khả thi); thực hiện kết
nối, chia sẻ thông tin giữa các cơ quan đăng ký và quản lý hộ tịch, giữa Cơ sở dữ
liệu hộ tịch điện tử với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư theo quy định của Luật
hộ tịch, Luật căn cước công dân.
(5) Cập nhật dữ liệu hộ tịch từ sổ giấy (hiện đang được lưu trữ tại Bộ
Ngoại giao, Các cơ quan đại diện, các địa phương) vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch
điện tử toàn quốc.
(6) Tổng kết việc thực hiện Đề án Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc,
tiếp tục duy trì, phát triển và hoàn thiện Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc
trong giai đoạn tiếp theo.
Các nhiệm vụ (1), (2), (4) và (6) được giao cho Bộ Tư pháp chủ trì, phối
hợp với phối hợp với các Bộ, ngành có liên quan, Uỷ ban nhân dân các tỉnh,
thành phố trực thuộc Trung ương. Còn các nhiệm vụ (3) và (5) do UBND các
13


tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, Bộ Ngoại giao và Các cơ quan đại diện
ngoại giao của Việt Nam chủ trì, phối hợp với Bộ Tư pháp thực hiện.
2.2.3. Giai đoạn 3: dự kiến từ 01/01/2020 trở đi
Duy trì vận hành, củng cố, hoàn thiện Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử thống

nhất trên toàn quốc và các cơ quan đại diện nhằm bảo đảm đăng ký, quản lý hộ
tịch theo hướng hiện đại theo quy định của Luật Hộ tịch; triển khai quản lý, khai
thác, sử dụng an toàn, hiệu quả.
2.3. Mô hình tổng thể Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc
Căn cứ các yêu cầu của Đề án Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc,
nhằm đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động đăng ký, quản lý
hộ tịch, góp phần tạo nền tảng xây dựng Chính phủ điện tử, triển khai cung cấp
dịch vụ công trực tuyến mức độ 3 và 4 tại các cơ quan đăng ký hộ tịch theo quy
định của Luật Hộ tịch; đảm bảo tính kế thừa, kết nối với các ứng dụng công
nghệ thông tin hiện có… dưới đây là mô hình tổng thể Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện
tử toàn quốc:

14


Hình 1: Mô hình thiết kế tổng thể Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc

Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc hay Hệ thống thông tin tổng thể
Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc, Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý
hộ tịch toàn quốc là một hệ thống thông tin tổng thể, trong đó cho phép các công
dân, cơ quan, tổ chức có liên quan, các hộ tịch viên, cán bộ quản lý hộ tịch… có
thể truy cập để tra cứu, tìm hiểu thông tin và đăng ký hộ tịch trực tuyến; tạo lập
Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử; xử lý thông tin nghiệp vụ theo quy định đồng thời
thực hiện chế độ báo cáo thống kê, theo dõi các biến động về hộ tịch theo phân
cấp đơn vị hành chính cũng như trên toàn quốc. Hệ thống này được thiết lập trên
cơ sở 04 hệ thống thông tin và phần mềm thành phần gồm có:
(1) Hệ thống thông tin quản lý hộ tịch: Triển khai cho các cơ quan quản
lý cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử bao gồm Bộ Tư pháp (Cục Hộ tịch, quốc tịch,
chứng thực), Bộ Ngoại giao (Cục Lãnh sự), UBND các tỉnh, thành phố trực
thuộc Trung ương (Sở Tư pháp), UBND cấp huyện (Phòng Tư pháp), UBND

cấp xã và các Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự của Việt
15


Nam ở nước ngoài nhằm cung cấp một công cụ hỗ trợ các cơ quan này trong
công tác quản lý dữ liệu công dân đăng ký hộ tịch, biến động dữ liệu hộ tịch
phục vụ theo dõi, thống kê, báo cáo và hoạch định chính sách phát triển kinh tế xã hội… trong phạm vi mình quản lý.
(2) Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch dùng chung: Triển khai cho các
cơ quan đăng ký hộ tịch theo quy định của Luật Hộ tịch gồm UBND cấp huyện,
UBND cấp xã trên toàn quốc và các Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại
diện lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài, nhằm mục đích cung cấp một phần
mềm nghiệp vụ chuẩn, dùng chung cho tất cả các cơ quan đăng ký hộ tịch, đảm
bảo tính kết nối, chia sẻ thông tin, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của Luật Hộ tịch
và các văn bản quy định chi tiết thi hành.
(3) Hệ thống đăng ký hộ tịch trực tuyến: Đây là công cụ trợ giúp triển
khai, cung cấp dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, 4 trong lĩnh vực hộ tịch và sẽ
được triển khai cho tất cả các cơ quan đăng ký hộ tịch trên toàn quốc cũng như
các Cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam ở nước ngoài.
Các phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch dùng chung, hệ thống đăng ký hộ
tịch trực tuyến sẽ được triển khai mở, cung cấp các chuẩn thông tin cho phép kết
nối, chia sẻ hoặc tích hợp thông tin với các Hệ thống thông tin một cửa tại các
cơ quan đăng ký hộ tịch. Việc này sẽ đảm bảo tính kế thừa cũng như tạo cơ chế
xử lý thông tin một cách thông suốt, tránh cho người dùng khỏi phải cập nhật lại
cùng một thông tin trên nhiều phần mềm.
(4) Phần mềm quản lý người dùng tập trung: Phần mềm này sẽ được
triển khai tới các các Sở Tư pháp, Cục Lãnh sự - Bộ Ngoại giao nhằm hỗ trợ,
tăng cường các biện pháp cho các Sở Tư pháp, Cục Lãnh sự - Bộ Ngoại giao
trong việc quản lý, theo dõi hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin tại các cơ
quan đăng ký hộ tịch thuộc phạm vi mình quản lý.
Về mặt tổ chức dữ liệu: Các thành phần chính làm nên Cơ sở dữ liệu hộ

tịch điện tử toàn quốc chính là Cơ sở dữ liệu đăng ký khai sinh, khai tử và Cơ sở
dữ liệu đăng ký hộ tịch khác của các địa phương và các Cơ quan đại diện ngoại
giao, Cơ quan đại diện lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài, Cơ sở dữ liệu công
dân, Cơ sở dữ liệu thống kê hộ tịch. Các thành phần Cơ sở dữ liệu khác như Cơ
sở dữ liệu đăng ký hộ tịch trực tuyến, Cơ sở dữ liệu tiếp nhận hồ sơ đăng ký trực
tuyến, Cơ sở dữ liệu người dùng là những thành phần bổ trợ, góp phần làm nên
Hệ thống thông tin tổng thể Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc.

16


Mặc dù mỗi cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch tham gia hệ thống sẽ phải
sử dụng ít nhất hai hệ thống, phần mềm, cụ thể::
- Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực - Bộ Tư pháp, Cục Lãnh sự - Bộ
Ngoại giao và Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương trên toàn
quốc tham gia sử dụng Hệ thống thông tin quản lý hộ tịch và Phần mềm quản lý
người dùng tập trung;
- Phòng Tư pháp cấp huyện, UBND cấp xã trên toàn quốc và các Cơ quan
đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài tham
gia sử dụng Hệ thống thông tin quản lý hộ tịch và Phần mềm đăng ký, quản lý
hộ tịch dùng chung;
Tuy nhiên, trong quá trình đưa vào sử dụng một trong những yêu cầu cơ
bản đó là các hệ thống, phần mềm phải được triển khai “trong suốt” với người
dùng, tích hợp trong một địa chỉ duy nhất và phải được áp dụng cơ chế đăng
nhập một lần.
2.4. Những ảnh hưởng và tác động về kinh tế - xã hội
2.4.1. Về kinh tế - xã hội
Sau khi Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử được hoàn thành và đưa vào sử
dụng, các thông tin hộ tịch của công dân sẽ được cập nhật vào Cơ sở dữ liệu hộ
tịch điện tử điện tử và Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư nên khi có yêu cầu thực

hiện các thủ tục hành chính tiếp theo, công dân chỉ cần cung cấp số định danh cá
nhân, không cần phải xuất trình tất cả các giấy tờ cá nhân như hiện nay. Các thủ
tục hành chính, đặc biệt là thủ tục hành chính trong lĩnh vực đăng ký hộ tịch sẽ
được đơn giản hóa về thành phần hồ sơ, rút gọn về trình tự, thời hạn giải quyết
và do đó chi phí thực hiện thủ tục hành chính (bao gồm cả lệ phí) sẽ giảm7.
Bên cạnh đó, Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử sẽ xóa bỏ sự lệ thuộc vào nơi
cư trú của người yêu cầu đăng ký hộ tịch; người dân có thể yêu cầu đăng ký hộ
tịch, cấp bản sao trích lục hộ tịch tại bất cứ cơ quan đăng ký hộ tịch nào, không
phụ thuộc vào nơi cư trú. Đặc biệt là việc xin cấp bản sao trích lục, người dân có
thể đề nghị cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch ở bất cứ nơi nào thực hiện, thời
gian đáp ứng nhanh. Người dân cũng có thể thực hiện việc đăng ký trực tuyến
theo các cấp độ 3, 4, giảm đáng kể chi phí, thời gian đi lại.
Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử sẽ giúp giảm chi phí cho tổng điều tra dân
số. Hiện nay, chi phí dành cho các cuộc tổng điều tra về dân số đang rất lớn (lĩnh
vực Thống kê, lĩnh vực Y tế, các lĩnh vực khác). Vì vậy, việc sử dụng các hệ
7

Ví dụ: khi đăng ký khai sinh cho con, cha, mẹ của trẻ chỉ phải xuất trình Thẻ căn cước cá nhân và nộp Giấy

chứng sinh, Tờ khai theo mẫu, các thông tin khác về quan hệ hôn nhân, nơi cư trú, các thông tin hộ tịch của cha,
mẹ, cơ quan đăng ký hộ tịch đã nắm được qua Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử nên không phải nộp, xuất trình, nhập
dữ liệu. Về mức cắt giảm chi phí thực hiện thủ tục hành chính, đề nghị xem Báo cáo đánh giá thủ tục hành chính
của dự án Luật Hộ tịch và kết quả đơn giản hoá thủ tục hành chính khi thực hiện thủ tục.

17


thống thông tin hành chính trong việc quản lý thông tin công dân như hệ thống
Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử sẽ dễ dàng nhận được số liệu/dữ liệu thống kê về
công dân thay thế (với phạm vi, nội dung thay thế tùy theo điều kiện thực tế) các

cuộc tổng điều tra dân số là cần thiết để đảm bảo tiết kiệm, tránh lãnh phí nguồn
lực cả về nhân lực và tài chính. Đối với Việt Nam, Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử
sẽ hỗ trợ rất tốt và làm cơ sở cho tổng điều tra dân số bằng cách cung cấp thông
tin về hộ tịch công dân cho tổng điều tra dân số theo nhiều tiêu chí thống kê
khác nhau. Nhờ vậy, sẽ giúp giảm chi phí tổng điều tra dân số.
Ngoài ra, theo Đề án 896, Luật Hộ tịch, Luật Căn cước công dân, Cơ sở
dữ liệu hộ tịch điện tử là thông tin đầu vào của Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.
Bên cạnh đó, những thông tin hộ tịch khác về kết hôn, ly hôn, thay đổi cải chính
hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, khai tử... được cập nhật vào
hệ thống dữ liệu, được coi là thông tin “Sống”. Vì vậy, khi Cơ sở dữ liệu hộ tịch
điện tử điện tử được kết nối, chia sẻ với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, cơ
quan quản lý dân cư không phải nhập lại thông tin cơ bản của công dân (thông
tin đầu vào) cho Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, tiết kiệm đáng kể thời gian,
chi phí và nhân lực cho công tác này. Các cơ quan, ban, ngành khác ở các cấp
không phải tự thiết lập hệ thông tin về người dân mà có thể kết nối với Cơ sở dữ
liệu quốc gia về dân cư để sử dụng những thông tin này, tạo lập cơ sở dữ liệu
cho ngành, đồng thời cập nhật thông tin có liên quan vào Cơ sở dữ liệu quốc gia
về dân cư theo quy định. Ngoài việc cung cấp một số trường thông tin cơ bản
cho Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, Cơ sở dữ liệu điện tử còn lưu giữ gần các
trường thông tin khác liên quan đến tình trạng hộ tịch của cá nhân, đáp ứng yêu
cầu tra cứu, đăng ký hộ tịch, xác minh thông tin hộ tịch của cá nhân; cấp trích
lục hộ tịch; đảm bảo quyền và nghĩa vụ trong giao dịch dân sự của người dân, có
giá trị phục vụ cho công tác thống kê, dự báo, xây dựng và hoạch định chính
sách phát triển kinh tế, dân số, giáo dục, y tế, quốc phòng; giúp các cơ quan Nhà
nước có nguồn thông tin đầy đủ, chính xác và kịp thời để đưa ra những điều
chỉnh, phản ứng chính sách hợp lý góp phần tạo bước chuyển mạnh mẽ trong
việc xây dựng một nền hành chính phục vụ, công khai, minh bạch, hiện đại và
văn minh.
Việc xây dựng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử cũng góp phần hoàn thiện các
hệ thống cơ sở dữ liệu lớn quan trọng của quốc gia, thúc đẩy việc xây dựng

Chính phủ điện tử tại Việt Nam.
2.4.2. Về mặt quản lý nhà nước về công tác hộ tịch:
Thứ nhất, Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử sẽ giúp các cơ quan, cán bộ, công
chức ngành Tư pháp đang làm việc trong lĩnh vực quản lý hộ tịch khắc phục
được cách làm thủ công trong hoạt động nghiệp vụ vể quản lý hộ tịch; sử dụng
tối đa năng lực của đội ngũ cán bộ, công chức đang đảm nhiệm công tác hộ tịch,
18


đồng thời góp phần thúc đẩy việc nâng cao trình độ tin học cho đội ngũ cán bộ,
công chức ngành Tư pháp.
Thứ hai, việc xây dựng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc là cơ sở
trung tâm để kết nối, tiếp nhận, liên thông với toàn bộ cơ sở hộ tịch điện tử từ
các địa phương trên cả nước - nhằm lưu giữ tập trung, kết nối, chia sẻ và cung
cấp thông tin cho Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư là yêu cầu cốt lõi, là điều
kiện không thể thiếu mà bất cứ phần mềm đăng ký hộ tịch nào cũng phải đáp
ứng được. Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử lưu trữ đầy đủ thông tin, sắp xếp khoa
học, với phần mềm đăng ký có nhiều tính năng sẽ giúp cho cơ quan đăng ký,
quản lý hộ tịch thực hiện công tác lưu trữ, tra cứu, thống kê, báo cáo một cách
khoa học, nhanh gọn, chính xác và toàn diện.
Thứ ba, Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử tạo điều kiện để nhiệm vụ quản lý
nhà nước trong lĩnh vực quản lý hộ tịch được thực hiện thống nhất từ Trung
ương đến địa phương, với sự phân quyền, phân cấp hợp lý giữa các cơ quan
đăng ký hộ tịch theo đơn vị hành chính hoặc theo cấp quản lý; bảo đảm bí mật
thông tin công dân nhằm đáp ứng yêu cầu giải quyết thủ tục hành chính và hiện
đại hóa công tác đăng ký hộ tịch, tiến tới đăng ký trực tuyến; bảo đảm kết nối để
cung cấp thông tin hộ tịch cơ bản của công dân cho Cơ sở dữ liệu quốc gia về
dân cư và các cơ sở dữ liệu chuyên ngành có liên quan.
Thứ tư, xây dựng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử sẽ nâng cao cơ sở hạ tầng
thông tin của ngành Tư pháp thông qua việc đầu tư xây dựng một hạ tầng kỹ

thuật phục vụ lĩnh vực quản lý hộ tịch hiện đại tập trung thống nhất, tránh việc
để các địa phương đầu tư chồng chéo, dàn trải, lãng phí.
CÂU HỎI THẢO LUẬN
1. Theo anh chị, việc chưa có một phần mềm đăng ký và quản lý hộ tịch
dùng chung, thống nhất trên toàn quốc như hiện nay sẽ gây ra những khó
khăn như thế nào đối với các cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch?
2. Trong phạm vi hiểu biết của mình, anh chị hãy nêu, phân tích và cảnh báo
cho Bộ Tư pháp những khó khăn, vướng mắc khi triển khai thống nhất
một phần mềm đăng ký và quản lý hộ tịch dùng chung trên toàn quốc.
3. Hệ thống thông tin quản lý hộ tịch
3.1. Khái niệm hệ thống thông tin quản lý hộ tịch
Để hiểu rõ thế nào là hệ thống thông tin quản lý hộ tịch và nó có vai trò
như thế nào trong công tác đăng ký, quản lý hộ tịch, trước hết ta cần nắm được
ba khái niệm cơ bản có liên quan đó là khái niệm hệ thống, hệ thống thông tin và
hệ thống thông tin quản lý. Trên thế giới hiện nay có rất nhiều định nghĩa mô tả
về ba khái niệm này, tuy nhiên, tựu chung lại các định nghĩa đó đều thống nhất ở
các điểm chính như sau:
19


3.1.1. Khái niệm hệ thống, hệ thống thông tin
Trước hết, Hệ thống là một tập hợp các phần tử (các thành phần) có liên
hệ với nhau, hoạt động để hướng tới mục đích chung theo cách tiếp nhận các
yếu tố vào, sinh ra các yếu tố ra trong một quá trình xử lý có tổ chức.
Trong mỗi hệ thống luôn có ba thành phần cơ bản cấu thành và tương tác
với nhau bao gồm: các yếu tố đầu vào (input); các thành phần xử lý (processing)
và các yếu tố đầu ra (output).
Hệ thống thông tin là hệ thống có nhiệm vụ thu thập, phân tích, xử lý,
lưu trữ và truyền thông tin đến các đối tượng cần sử dụng thông tin.
Hoạt động của một hệ thống thông tin được đánh giá thông qua chất

lượng của thông tin mà nó cung cấp với những tiêu chuẩn chất lượng như sau:
(1) Độ tin cậy: Thể hiện các mặt về độ xác thực và độ chính xác. Thông
tin ít độ tin cậy dĩ nhiên là gây cho tổ chức những hậu quả tồi tệ.
(2) Tính đầy đủ của thông tin: Thể hiện sự bao quát các vấn đề đáp ứng
yêu cầu của nhà quản lý. Nhà quản lý sử dụng một thông tin không đầy đủ có
thể dẫn đến các quyết định và hành động không đáp ứng với đòi hỏi của tình
hình thực tế.
(3) Tính thích hợp và dễ hiểu: Thông tin cần mạch lạc, thích ứng với
người nhận và không nên sử dụng quá nhiều từ viết tắt hoặc đa nghĩa... nhằm
hạn chế tối đa những thiệt hại có thể gây ra do việc tạo ra những thông tin không
sử dụng được hoặc là ra những quyết định sai vì thiếu thông tin cần thiết.
(4) Tính được bảo vệ: Thông tin là một nguồn lực quý báu của tổ chức.
Thông tin phải được bảo vệ và chỉ những người được quyền mới được phép tiếp
cận tới thông tin. Sự thiếu an toàn về thông tin cũng có thể gây ra những thiệt
hại lớn cho tổ chức.
(5) Tính kịp thời: Thông tin có thể là tin cậy, dễ hiểu, thích ứng và được
bảo vệ an toàn nhưng vẫn không có ích khi nó không được gửi tới người sử
dụng vào lúc cần thiết.
Ngày nay, hệ thống thông tin thường được trang bị các công cụ tính toán
điện tử và các phương pháp chuyên dụng để biến đổi các dòng thông tin nguyên
liệu ban đầu thành các dòng thông tin kết quả. Bên cạnh đó, các hệ thống thông
tin có vai trò rất quan trọng trong công tác quản lý kinh tế. Làm thế nào để có
một hệ thống thông tin hoạt động có hiệu quả cao là một trong những công việc
của bất kỳ một nhà quản lý hiện đại nào.
3.1.2. Khái niệm hệ thống thông tin quản lý, hệ thống thông tin quản lý hộ
tịch
Hệ thống thông tin quản lý có thể hiểu một cách đơn giản là hệ thống
cung cấp thông tin phục vụ cho công tác quản lý của tổ chức. Hay nói cách khác,
đó là hệ thống có chức năng thu thập, phân tích, xử lý, lưu trữ và phân phối
20



thông tin cần thiết cho các đối tượng sử dụng trong bộ máy quản lý để hỗ trợ ra
quyết định, phối hợp hoạt động và điều khiển các tiến trình trong tổ chức.
Với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật nói chung và công nghệ
thông tin nói riêng, các tổ chức ngày càng đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ
thông tin trong công tác quản lý và chú trọng triển khai đưa vào sử dụng các hệ
thống thông tin quản lý được tin học hóa.
Vì vậy, từ những phân tích nêu trên, ta có thể rút ra một định nghĩa chung
cho khái niệm hệ thống thông tin quản lý hộ tịch được đề cập đến trong chủ
trương tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác đăng ký và
quản lý hộ tịch của Đảng và Nhà nước như sau:
Hệ thống thông tin quản lý hộ tịch là hệ thống thông tin điện tử có các
chức năng thu thập, phân tích, xử lý và lưu trữ các thông tin điện tử về công tác
đăng ký hộ tịch, về biến động dữ liệu hộ tịch trong phạm vi từng địa bàn, từng
khu vực cũng như trong phạm vi toàn quốc nhằm cung cấp những thông tin cần
thiết cho các cơ quan quản lý hộ tịch theo quy định để hỗ trợ công tác tham
mưu, giúp các cấp có thẩm quyền có thể hoạch định các chính sách, ra các
quyết định đúng đắn có liên quan đến phát triển kinh tế - xã hội trong phạm vi
địa bàn, khu vực mình quản lý hay trên phạm vi toàn quốc.
3.2. Những yêu cầu và tiện tích cơ bản của hệ thống
Hệ thống thông tin quản lý hộ tịch phải được xây dựng, vận hành, quản lý
tập trung và được triển khai sử dụng tại tất cả các cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu
hộ tịch. Trên cơ sở các quy định hiện hành cũng như căn cứ trên nhu cầu của
công tác quản lý nhà nước về hộ tịch, Hệ thống thông tin quản lý hộ tịch phải
đáp ứng được bốn yêu cầu cơ bản sau đây:
Thứ nhất, cho phép các cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch có thể theo
dõi biến động dữ liệu đối với tất cả các sự kiện hộ tịch trong phạm vi địa giới
hành chính mình quản lý hoặc theo phân cấp quản lý hành chính và phải được
thể hiện một cách trực quan dưới các dạng biểu đồ thống kê phù hợp. Chẳng

hạn: Các cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch cấp huyện có thể theo dõi biến
động dữ liệu hộ tịch do cơ quan mình trực tiếp thực hiện, theo các cơ quan đăng
ký hộ tịch cấp xã do mình quản lý đồng thời có thể theo dõi, tổng hợp biến động
dữ liệu trong phạm vi toàn địa bàn quận/ huyện/thị xã mình quản lý; Cục Lãnh
sự - Bộ Ngoại giao có thể theo dõi biến động dữ liệu hộ tịch tại tất cả các Cơ
quan đại diện ngoại giao của Việt Nam ở nước ngoài cũng như tổng hợp biến
động dữ liệu hộ tịch tại tất cả các nước trên thế giới.
Thứ hai, thông tin về biến động hộ tịch phải được tổng hợp, phân tích trực
tiếp từ dữ liệu đã được các cơ quan đăng ký hộ tịch cập nhật, tạo lập trên Cơ sở
dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc.

21


Thứ ba, cho phép cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch có thể tiến hành
trích xuất nhanh các báo cáo thống kê dữ liệu hộ tịch theo quy định theo từng
thời kỳ, từng giai đoạn.
Thứ tư, cho phép cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch có thể theo dõi,
xem được một cách tổng thể các thông tin về các sự kiện hộ tịch đã được đăng
ký của tất cả các công dân hiện đang đăng ký thường trú, tạm trú trên địa bàn
mình quản lý hoặc có thực hiện đăng ký hộ tịch tại cơ quan mình. Đồng thời, hệ
thống phải cho biết được các thông tin nào đã được đồng bộ sang Cơ sở dữ liệu
quốc gia về dân cư, nhật ký tác động đến dữ liệu hộ tịch của từng công dân để từ
đó có thể xác định trách nhiệm của từng cơ quan, từng người sử dụng cụ thể đối
với mỗi thông tin hộ tịch của từng công dân.
Từ các yêu cầu cơ bản nêu trên, hệ thống thông tin quản lý hộ tịch phải
được trang bị các tiện ích cơ bản như sau:
- Các tiện ích cho phép các cơ quan quản lý có thể xem được các biểu đồ
thống kê tình hình biến động của hộ tịch: khai sinh, khai tử, kết hôn… trên địa
bàn theo nhiều tiêu chí khác nhau, phù hợp với yêu cầu quản lý của cơ quan

mình đã được pháp luật quy định;
- Các tiện ích cho phép trích xuất dữ liệu các biểu đồ, báo cáo thống kê
tình hình biến động hộ tịch theo quy định tại Thông tư 04/2016/TT-BTP ngày
03/03/2016 của Bộ Tư pháp Quy định một số nội dung về hoạt động thống kê
của Ngành Tư pháp ra file excel;
- Các tiện ích cho phép tìm kiếm thông tin về các công dân hiện đang
đăng ký thường trú, tạm trú trên địa bàn mình quản lý hoặc đã từng thực hiện
đăng ký hộ tịch tại cơ quan mình;
- Các tiện ích cho phép theo dõi các dữ liệu đã được đồng bộ sang Cơ sở
dữ liệu quốc gia về dân cư đối với thông tin của từng công dân mà mình tìm
kiếm được thông tin;
- Các tiện ích cho phép theo dõi nhật ký tác động đến dữ liệu hộ tịch của
từng công dân.
3.3. Kết nối, trao đổi thông tin với Phần mềm thống kê Ngành Tư pháp
Theo quy định của Bộ Tư pháp tại Thông tư số 04/2016/TT-BTP ngày
03/03/2016 Quy định một số nội dung về hoạt động thống kê của Ngành Tư
pháp, các cơ quan đăng ký và quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch trên toàn quốc định
kỳ 01 năm có 03 kỳ (kỳ 06 tháng, kỳ 01 năm lần thứ nhất và kỳ 01 năm chính
thức) phải gửi các báo cáo thống kê trong lĩnh vực hộ tịch về cơ quan tư pháp
cấp trên trực tiếp, trong đó:
- UBND cấp xã gửi các số liệu báo cáo thống kê hộ tịch theo các biểu số
13a/BTP/HTQTCT/HT và 14a/BTP/HTQTCT/HT/HTK về UBND cấp huyện
(Phòng Tư pháp);
22


- Phòng Tư pháp cấp huyện trên cơ sở tổng hợp báo cáo từ các UBND cấp
xã và dữ liệu hộ tịch phát sinh trực tiếp tại cơ quan mình, gửi các số liệu báo cáo
thống kê hộ tịch theo các biểu số 13b/BTP/HTQTCT/HT và 14b/BTP/HTQTCT/HT/HTK về Sở Tư pháp;
- Sở Tư pháp trên cơ sở tổng hợp các báo cáo từ cấp huyện, phải gửi các

số liệu báo cáo thống kê hộ tịch theo các biểu số 13c/BTP/HTQTCT/HT và
14c/BTP/HTQTCT/HT/HTK về Bộ Tư pháp (Vụ Kế hoạch - Tài chính).
Bên cạnh đó, hiện nay Bộ Tư pháp cũng đang từng bước xây dựng và
triển khai trên toàn quốc Phần mềm thống kê Ngành Tư pháp theo quy định tại
Quyết định số 298/QĐ-BTP ngày 08/02/2014 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp Phê
duyệt Đề án Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác thống kê của ngành Tư
pháp giai đoạn 2014-2018. Theo đó, khi phần mềm được triển khai, các cơ quan
thuộc Ngành tư pháp trên cả nước sẽ thực hiện chế độ báo cáo thống kê theo
Thông tư 04 nói trên trên phần mềm. Chính vì vậy, để hỗ trợ các Sở Tư pháp,
Phòng Tư pháp và UBND cấp xã trên toàn quốc không phải thực hiện cập nhật
lại một cách thủ công thông tin về hộ tịch thống kê được từ Hệ thống thông tin
quản lý hộ tịch vào Phần mềm thống kê Ngành Tư pháp, Hệ thống thông tin
quản lý hộ tịch cần phải được thiết kế kết nối, chia sẻ thông tin một cách tự động
và chính xác với Phần mềm Thống kê Ngành Tư pháp.
CÂU HỎI THẢO LUẬN
1. Hãy liệt kê một số hệ thống thông tin quản lý mà anh chị đã từng sử
dụng? Tại sao anh chị gọi đó là hệ thống thông tin quản lý?
2. Nêu những khó khăn, bất cập mà hiện nay anh chị thường gặp phải khi
thực hiện công tác báo cáo thống kê đối với lĩnh vực hộ tịch.
4. Phần mềm đăng ký và quản lý hộ tịch dùng chung
Hiện nay trên thị trường phần mềm ở Việt Nam có rất nhiều công ty tham
gia xây dựng và triển khai các phần mềm hỗ trợ đăng ký và quản lý hộ tịch. Bên
cạnh đó, theo đánh giá tại mục 1.2.1. Thực trạng công tác quản lý hộ tịch và tình
hình ứng dụng công nghệ thông tin trong đăng ký và quản lý hộ tịch, hiện nay
trên toàn quốc có rất nhiều tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (khoảng 40/63
tỉnh, thành phố) đã triển khai các phần mềm hộ tịch tại các cơ quan đăng ký và
quản lý hộ tịch tại địa phương mình. Tuy nhiên, trong phạm vi bài giảng này (cụ
thể tại mục này) chúng ta sẽ tập trung phân tích các vấn đề của Phần mềm đăng
ký và quản lý hộ tịch dùng chung do Bộ Tư pháp xây dựng và triển khai.
Đối với những tỉnh, thành phố đã triển khai phần mềm hộ tịch tại địa

phương, theo Đề án Cơ sở dữ liệu điện tử hộ tịch toàn quốc, căn cứ trên cấu trúc
chuẩn dữ liệu hộ tịch điện tử và tiêu chuẩn phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch
23


dùng chung do Bộ Tư pháp công bố sẽ phải tiến hành nâng cấp phần mềm hiện
có để đáp ứng yêu cầu của Đề án trong việc thiết lập Hệ thống thông tin quản lý
hộ tịch và tạo lập Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc.
4.1. Khái niệm phần mềm đăng ký và quản lý hộ tịch dùng chung
Phần mềm đăng ký và quản lý hộ tịch dùng chung là phần mềm được thiết
kế đáp ứng các yêu cầu về nghiệp vụ đăng ký và quản lý thông tin hộ tịch theo
quy định của Luật hộ tịch và các văn bản quy định chi tiết thi hành tại cơ quan
đăng ký hộ tịch, đáp ứng yêu cầu thiết lập Hệ thống thông tin quản lý hộ tịch và
tạo lập Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc, do Bộ Tư pháp xây dựng và triển
khai miễn phí tại tất cả các cơ quan đăng ký hộ tịch trên toàn quốc cũng như tại
các Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.
4.2. Những yêu cầu và tính năng cần có của phần mềm đảm bảo phục
vụ đăng ký và quản lý hộ tịch
Phần mềm đăng ký và quản lý hộ tịch dùng chung được Bộ Tư pháp xây
dựng và triển khai tập trung phải đáp ứng được các yêu cầu và phải có các tính
năng cơ bản như sau:
4.2.1. Các yêu cầu cơ bản của phần mềm
- Phần mềm phải được thiết kế đáp ứng các yêu cầu về nghiệp vụ đăng ký
hộ tịch tại UBND cấp xã, Phòng Tư pháp cấp huyện cũng như tại các Cơ quan
đại diện ngoại giao của Việt Nam tại nước ngoài theo đúng các quy định tại Luật
Hộ tịch và các văn bản quy định chi tiết thi hành;
- Có cấu trúc dữ liệu được thiết kế một đồng bộ, thống nhất giữa các cấp,
trên cơ sở cấu trúc thông tin đã được định nghĩa trong các loại sổ hộ tịch được
ban hành kèm theo Thông tư số 15/2015/TT-BTP ngày 12/11/2015 của Bộ Tư
pháp Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật hộ tịch và Nghị định số

123/2015/NĐ-CP ngày 15 tháng 11 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết
một số điều và biện pháp thi hành Luật hộ tịch;
- Sử dụng bộ danh mục chuẩn, thống nhất trên toàn phần mềm;
- Việc in ấn các biểu mẫu về hộ tịch phải đáp ứng đúng cả về nội dung và
thể thức đã được quy định tại Thông tư số 15/2015/TT-BTP ngày 12/11/2015
của Bộ Tư pháp Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật hộ tịch và Nghị
định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15 tháng 11 năm 2015 của Chính phủ quy định
chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật hộ tịch;
- Đơn giản, dễ sử dụng và có thể tùy biến một số tham số riêng cho mỗi
cơ quan (thông tin về cơ quan, người ký các loại giấy tờ, căn chỉnh biểu mẫu…);
- Đảm bảo an toàn, an ninh thông tin, có thiết lập các chế độ sao lưu phục
hồi dữ liệu đảm bảo chống mất mát dữ liệu khi có các sự cố bất thường xảy ra;
- Đảm bảo kết nối liên thông với hệ thống một cửa điện tử, phần mềm
cung cấp dịch vụ công đăng ký hộ tịch trực tuyến;
24


- Đảm bảo cung cấp dữ liệu cho Hệ thống thông tin quản lý hộ tịch do Bộ
Tư pháp triển khai và tạo lập Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc cũng như
cung cấp dữ liệu cho Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư;
- Cung cấp chuẩn kết nối cho phép các phần mềm hộ tịch hiện có tại các
cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch có thể kết nối, tích hợp và chia sẻ dữ liệu.
4.2.2. Các tính năng cơ bản phần mềm cần có
- Cho phép người sử dụng truy cập vào phần mềm và thực hiện đăng ký
khai sinh, khai tử, đăng ký kết hôn, ghi chú ly hôn, đăng ký nhận cha, mẹ, con,
đăng ký giám hộ, đăng ký cấp giấy chứng nhận đăng ký kết hôn… lưu lại các
thông tin về các sự kiện hộ tịch, thực hiện thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin
hộ tịch theo quy định và thực hiện in các giấy tờ hộ tịch để cấp cho công dân;
- Cho phép tìm kiếm, tra cứu lại các thông tin về các sự kiện hộ tịch, các
loại sổ hộ tịch đã đăng ký; In danh sách các hồ sơ, dữ liệu hộ tịch ra file excel

phục vụ tra cứu, rà soát thông tin;
- Cho phép thực hiện cấp bản sao trích lục hộ tịch từ cơ sở dữ liệu hộ tịch
điện tử không phụ thuộc nơi cư trú;
- Cho phép tiếp nhận, xử lý các hồ sơ đăng ký hộ tịch mà người dân gửi
trực tuyến và thực hiện cấp giấy tờ hộ tịch cho công dân;
- Cho phép thực hiện quản lý các danh mục như danh mục dân tộc, quốc
tịch, quốc gia, danh mục các địa danh, các cơ quan hành chính, các loại giấy tờ
chứng minh nhân thân…;
- Cho phép người dùng xem log hệ thống: tức là có thể tìm kiếm và xem
chi tiết được các thông tin, dữ liệu bị tác động;
4.3. Kết nối, trao đổi dữ liệu với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư

Hình 2: Mô hình kết nối, trao đổi dữ liệu với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư

Nhằm đảm bảo sự kết nối liên thông, cung cấp dữ liệu một cách kịp thời
từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc sang Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân
cư, đáp ứng các quy định của Luật Hộ tịch và Luật Căn cước công dân, Phần
mềm đăng ký và quản lý hộ tịch dùng chung do Bộ Tư pháp triển khai cũng phải
đảm bảo duy trì hoạt động, cung cấp kịp thời dữ liệu biến động về thông tin hộ
tịch của từng công dân vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, đảm bảo Cơ sở dữ
25