LỜI MỞ ĐẦU
Những năm gần đây lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ ở nước ta đã có những bước
phát triển mới phong phú và đa dạng. Để nâng cao chất lượng đào tạo cho học sinh, sinh
viên, đáp ứng yêu cầu ngày cang cao của xã hội, Trường Cao đẳng Đông Á chủ trương biên
soạn Giáo trình Lưu trữ.
Giáo trình Lưu trữ biên soạn lần này có sự kế thừa và chọn lọc giáo trình Lưu trữ biên
soạn và xuất bản những năm trước đây. Vì thế, nội dung giáo trình đã đúc kết những kinh
nghiệm thực tiễn công tác lưu trữ và kinh nghiệm đào tạo học sinh trung học, cao đẳng văn
thư, lưu trữ ở nước ta trong những năm qua.
Trong sự phát triển phong phú loại hình tài liệu lưu trữ, nội dung giáo trình biên soạn
lần này chỉ trang bị cho học sinh những vấn đề cơ bản về lý luận và thực tiễn công tác lưu
trữ cho loại hình tài liệu hành chính. Đây là một loại tài liệu chủ yếu, quan trọng được sản
sinh ra ở hầu hết các cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế - xã hội., các tổ chức xã hội, đơn vị
sản xuất, kinh doanh…. Loại tài liệu này chiếm khối lượng nhiều nhất, phong phú và phức
tạp nhất. Đối với loại tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu phim, ảnh, ghi âm, ghi hình, vấn đề
ứng dụng tin học trong lưu trữ đã được tách ra để soạn thành giáo trình riêng.
Giáo trình lưu trữ được giảng dạy cho học sinh ngành lưu trữ trong khoảng thời gian 90
tiết trên lớp, sau đó học sinh thực hành một số nội dung cơ bản ở phòng thực hành của
trường theo giáo trình hướng dẫn thực hành lưu trữ và thực tập ở các cơ quan để trực tiếp
vận dụng lý luận lưu trữ học, giải quyết những vấn đề thực tiễn của công tác lưu trữ.
Giáo trình này gồm lời nói đầu và 9 chương, cuối mỗi chương có các câu hỏi ôn tập.
Chương I: Tài liệu lưu trữ, công tác lưu trữ và lưu trữ học
Chương II: Phân loại tài liệu lưu trữ
Chương III: Xác định giá trị tài liệu
Chương IV: Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ
Chương V: Chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Chương VI: Xây dựng công cụ thống kê và tra cứu tài liệu lưu trữ
Chương VII: Bảo quản và khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
Thực tiễn công tác lưu trữ rất phong phú, sinh động và luôn phát triển. Cuốn giáo trình
lưu trữ xuất bản lần này có thể chưa phản ánh hết thực tế đó. Trường Cao đẳng Đông Á tha
thiết mong nhận được những ý kiến đóng góp của các đồng nghiệp, để lần xuất bản lần sau

được hoàn thiện hơn. Xin chân thành cảm ơn .
Đà Nẵng, 2011
TRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐÔNG Á
KHOA KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

1


Chương 1
TÀI LIỆU LƯU TRỮ, CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ LƯU TRỮ HỌC
1.1. Tài liệu lưu trữ
Trong quá trình hoạt động của con người, việc trao đổi thông tin trở thành nhu
cầu không thể thiếu được. Thông tin được con người trao đổi với nhau bằng nhiều
phương tiện khác những chủ yếu nhất là bằng văn bản. Đặc biệt là khi nhà nước ra đời
thì văn bản trở thành phương tiện không thể thiếu trong hoạt động quản lý và điều
hành xã hội. Văn bản được sử dụng để ghi chép các sự kiện, hiện tượng, truyền đạt
các Chỉ thị, mệnh lệnh, là căn cứ để truy cứu trách nhiệm … Chính vì thế, con người
ngày càng nhận thấy rõ vai trò của văn bản. Họ đã biết giữ lại các văn bản, giấy tờ
quan trọng để sử dụng khi cần thiết và văn bản đã trở thành tài sản quý báu để lưu
truyền cho đời sau.
Xã hội ngày càng phát triển, nhu cầu trao đổi thông tin của con người ngày càng
cao thì các hình thức văn bản ngày càng phong phú. Tuy nhiên, do bộ não con người
có giới hạn, họ không thể nhớ nổi các thông tin đã được ghi chép lại. Con người cần
nghĩ ra cách lưu giữ các giấy tờ đó. Công tác lưu trữ ra đời nhằm đáp ứng nhu cầu lưu
giữ các văn bản, giấy tờ để phục vụ cho hoạt động của xã hội loài người.
1.1.1. Khái niệm, đặc điểm, các loại hình tài liệu lưu trữ.
1.1.1.1 Khái niệm.
Lưu trữ là một thuật ngữ có nguồn gốc từ tiếng Hy Lạp “Arch”, dùng để chỉ nơi
làm việc của chính quyền. Về sau dùng để chỉ ngôi nhà bảo quản tài liệu.
Hiểu theo nghĩa rộng thì “Lưu trữ” có nghĩa là lưu lại, giữ lại. Đối với công văn

giấy tờ thì lưu trữ có nghĩa là lưu lại, giữ lại các văn bản giấy tờ của các cơ quan,
đoàn thể, cá nhân để làm bằng chứng tra cứu khi cần thiết.
Từ khái niệm lưu trữ, ta có thể nêu lên khái niệm đầy đủ về tài liệu lưu trữ như
sau: Tài liệu lưu trữ là tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ
qua , đoàn thể, xí nghiệp (gọi chung là cơ quan, tổ chức) và cá nhân, có ý nghĩa
trên các phương diện kinh tế, chính trị, văn hoá - xã hội, khoa học công nghệ và
các ý nghĩa khác được được tập trung bảo quản trong hệ thống các phòng kho lưu
trữ.
1.1.1.2. Đặc điểm của tài liệu lưu trữ.
- Tài liệu lưu trữ luôn chứa đựng các thông tin quá khứ, chúng luôn phản ánh
một cách trung thực những thành quả đấu tranh, lao động sáng tạo của con người qua
nhiều giai đoạn lịch sử khác nhau; nêu cao những tấm gương anh dũng trong công
cuộc đấu tranh giành quyền tự do cho dân tộc. Trong hoạt động hàng ngày của cơ
quan, đơn vị, tài liệu lưu trữ luôn phản những thành quả lao động của tập thể cán bộ,
nhân viên trong cơ quan; nêu cao những tấm gương lao động xuất sắc, có những đóng
2


góp to lớn cho hoạt động của cơ quan nói riêng và hoạt động của bộ máy quản lý nói
chung.
- Tài liệu lưu trữ có tính chính xác cao, vì tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính
hoặc bản sao có giá trị như bản chính. Chúng mang những bằng chứng thể hiện độ
chân thật cao như: Bút tích của các tác giả, chữ ký của người có thẩm quyền, con dấu
của cơ quan, địa danh, ngày tháng năm làm ra tài liệu … Việc lựa chọn bản gốc, bản
chính để lưu trữ nhằm khẳng định giá trị của thông tin trong tài liệu, giúp cho việc
nghiên cứu, biên soạn các sự kiện, hiện tượng lịch sử được trung thực, chính xác.
- Tài liệu lưu trữ là những sản phẩm phản ánh trực tiếp hoạt động của cơ quan,
chứa đựng nhiều bí mật Quốc gia. Mặt khác, chúng là những tài liệu gốc, nếu hư hại
hoặc mất mác thì rất khó có thể làm lại được. Chính vì vậy, chúng được nhà nước
thống nhất quản lý. Chúng được đăng ký, bảo quản và khai thác sử dụng theo những

quy định thống nhất của nhà nước.
1.1.1.3. Các loại hình tài liệu lưu trữ.

Tài liệu hành chính: Là loại hình tài liệu có nội dung phản ánh các
hoạt động về tổ chức và quản lý của các cơ quan trên các mặt kinh tế, chính trị, văn
hoá, khoa học và các lĩnh vực hoạt động khác.
Tài liệu hành chính bao gồm bản gốc, bản chính các loại tài liệu, văn kiện như:
Luật, Lệ, Chiếu, Chỉ, Sắc, Dụ, Tấu, Sớ, Chương, …; các loại sổ sách hình thành trong
quá trình hoạt động của các cơ quan thuộc các triều đại phong kiến như: sổ hộ tịch, sổ
địa bạ, sổ duyệt tuyển. Ngày nay, tài liệu hành chính bao gồm các loại Hiến pháp,
Luật, Pháp lệnh, Lệnh, Nghị quyết, Nghị định, Quyết định, Chỉ thị, Thông tư, Thông
báo, Công văn, Kế hoạch, Báo cáo, Tờ trình, Biên bản … Đây là loại hình tài liệu có
nội dung phong phú (chúng phản ánh tất cả các lĩnh vực của ời sống xã hội) và có
khối lượng lớn nhất trong thành phần tài liệu phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam. Khối
lượng tài liệu này ngày càng tăng lên theo sự phát triển của xã hội.

Tài liệu khoa học kỹ thuật: Là loại hình tài liệu phản ánh các công
trình nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa học kỹ thuật vào thực tiễn
sản xuất.
Loại hình tài liệu này bao gồm các loại bản vẽ, bản thiết kế thi công các công
trình xây dựng cơ bản; bản vẽ, bản thiết kế chế tạo các sản phẩm công nghiệp; Các
loại bản đồ, đồ án; tài liệu khí tượng thuỷ văn; tài liệu điều tra thăm dò địa chất (Báo
cáo khảo sát địa chất)… Đây là loại hình tài liệu chiếm khối lượng lớn thứ hai sau tài
liệu hành chính và không ngừng tăng lên theo sự phát triển của Khoa học kỹ thuật.

Tài liệu Văn học nghệ thuật: Là loại hình tài liệu phản ánh các hoạt
động sáng tác văn học, nghệ thuật của các nhà văn, nhà thơ, nghệ sĩ …

3



Loại hình tài liệu này bao gồm bản thảo của các tác phẩm văn học nghệ thuật;
thư từ trao đổi và tài liệu về tiểu sử của các nhà thơ, nhà văn, các nghệ sĩ…

Tài liệu Nghe nhìn (TL ảnh, phim điện ảnh, ghi âm, hình,...):
Là tài liệu được sản sinh ra trong hoạt động của các cơ quan văn hóa, thông tin
tuyên truyền; các cơ quan quản lý nhà nước. Các cơ quan nghiệp vụ và các cơ quan
nghiên cứu khoa học, những người chụp ảnh, quay phim nghiệp dư mà có giá trị khoa
học, lịch sử và thực tiễn không kể thời gian, địa điểm sản sinh và trên những vật liệu
gì mà nó mang tin, được nộp lưu vào các viện; các kho lưu trữ theo các chế độ nhất
định thì gọi là tài liệu lưu trữ nghe nhìn.
Tài liệu nghe nhìn là loại tài liệu đặc biệt cả về hình thức lẫn nội dung mang
tin, loại tài liệu này bao gồm:

Tài liệu ảnh:
Là loại tài liệu tượng hình dùng ánh sáng, màu sắc và các phương tiện kỹ thuật
nhiếp ảnh để ghi và làm tái hiện lại các sự kiện, hiện tượng xảy ra ở một thời điểm
trong xã hội và tự nhiên trên các bức ảnh rời lẻ.

Tài liệu phim điện ảnh:
Là loại tài liệu bằng hình ảnh động hay tài liệu nghe nhìn trên phim nhựa dùng
để ghi và làm tái hiện các sự kiện, các hiện tượng xảy ra bằng các phương tiện kỹ
thuật điện ảnh, các hình ảnh được sắp xếp liên tục với nhau khi cho chúng chạy qua
máy chiếu phim với tốc độ 16 hoặc 20 cuốn hình/s thì hình ảnh của sự kiện lại được
tái hiện và chuyển động đúng như đã xảy ra trước ống kính máy quay phim đồng thời
với hình ảnh trên phim còn làm tái hiện các âm thanh của sự kiện như lời nói, âm
nhạc; tiếng động...

Tài liệu ghi âm:
Là tài liệu mang nội dung thông tin bằng âm thanh (bài nói, âm nhạc; tiếng

động) được ghi trên đĩa cơ học, trên phim cảm quang, trên băng từ tính đĩa laze...

Tài liệu ghi hình và ghi âm:
Là tài liệu mang thông tin bằng âm thanh và hình ảnh được ghi lại trực tiếp
bằng hệ thống ghi hình trên băng từ hoặc đĩa laze.

“Âm bản - Dương bản”, “Bản gốc - Bản sao”:
Âm bản (Negative): Là những phim mà hình ảnh trên phim có độ sáng tối và
màu sáng ngược lại đối với đối tượng chụp ảnh quay phim và ghi âm quang học.
Dương bản (Poditive): Là ảnh chụp trên đó phần phần trắng, đen và màu sáng
phản ánh đúng rõ chỗ tối sáng hay màu sắc trên vật hoặc đối tượng chụp nào đó.
Dương bản của ảnh được in trên giấy, trên kính và trên các vật liệu mang tin khác.
Dương bản trên phim điện ảnh là bản dùng để chiếu trên màn ảnh hoặc xem trực tiếp
qua ánh sáng. Dương bản thường được làm từ âm bản.
4


Bản gốc - Bản sao:
- Bản gốc của tài liệu: Là hình ảnh thu nhận được trên phim cảm quang và các
vật liệu mang tin khác là kính, băng từ... bằng kỹ thuật chụp ảnh quay phim và ghi
hình trực tiếp các sự kiện đó là các loại âm bản gốc của ảnh, phim điện ảnh dùng để in
ra dương bản (tấm ảnh). Nó làm tái hiện trực tiếp thông tin mà nó đã ghi. Bản gốc của
tài liệu ghi âm là bản thu nhận được trực tiếp các âm thanh của các sự kiện.
Vd: Các bài diễn văn, các bài phát biểu trong Đại hội Đảng.
Bản gốc ghi âm cơ giới là các đĩa ghi âm Negative và âm bản của ghi âm quang
học, ghi âm từ tính... Bản gốc là bản có giá trị lưu giữ.
- Bản sao của tài liệu: Là bản thu được do sao lại một hoặc nhiều lần từ bản gốc
với mục đích bản gốc và phổ biến rộng rãi những thông tin đó. Các loại bản sao gồm
dương bản (ảnh), dương bản trung gian (phim điện ảnh).


Tài liệu điện tử.
Theo Keneth Thibodeau (Giám đốc trung tâm lưu trữ tài liệu điện tử thuộc Lưu
trữ Quốc gia Mỹ) thì: Tài liệu lưu trữ là tài liệu được bảo quản ở dạng đặc biệt chỉ
có thể đọc, xử lý và in ra bằng máy vi tính.
Trong cuốn “Thuật ngữ lưu trữ quốc tế” do Hội đồng Lưu trữ Quốc tế xuất bản
năm 1988 định nghĩa: Tài liệu điện tử được coi là một dạng tài liệu đọc bằng máy.
Loại tài liệu này được lập ra dưới dạng mã hoá các vật mang tin như đĩa từ, băng
từ, thẻ đục lỗ mà nội dung của chúng chỉ có thể tiếp cận được bằng máy vi tính
Như vậy có thể thấy rằng có nhiều khái niệm về tài liệu điện tử. Theo Tiến sĩ
Nguyễn Cảnh Đương thì: Tài liệu lưu trữ điện tử là bộ phận tài liệu điện tử có giá
trị như bản chính, phản ánh chân thực các hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc
cá nhân được bảo quản với mục đích phục vụ nhu cầu của xã hội trước mắt cũng
như lâu dài.
Hiện nay, tài liệu điện tử ở nước ta chưa nhiều nhưng trước những cơ hội và
thách thức mới đang mở ra, ta đang bước đầu quan tâm đến lưu trữ tài liệu điện tử.
Các môn học lưu trữ tài liệu điện tử cũng đang được đưa vào giảng dạy cho sinh viên
chuyên ngành Lưu trữ - quản trị văn phòng.
1.1.2. Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ.
Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa rất quan trong các lĩnh vực của đời sống xã hội. Pháp
lệnh Lưu trữ Quốc gia số: 34/2001/PL-UBTVQH10 đã khẳng định: “Tài liệu lưu trữ
quốc gia là di sản của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo
vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa”. Cụ thể, tài liệu lưu trữ có ý nghĩa trên các
phương diện sau đây:
1.1.2.1. Trong lĩnh vực chính trị.

5


Có thể nói rằng, tài liệu lưu trữ luôn mang trên mình những thông tin phản ánh
bản chất của một giai cấp nhất định. Vì vậy trong lĩnh vực chính trị, tài liệu lưu trữ

được sử dụng như một công cụ sắc bén để đấu tranh chống lại các giai cấp, các thế lực
thù địch, bảo vệ cuộc sống yên bình cho nhân dân lao động.
Ví dụ: Dưới chế độ Tư bản Chủ nghĩa, giai cấp Tư sản cầm quyền đã sử dụng
các nguồn tài liệu lưu trữ để ra sức bóc lột, đàn áp các cuộc dâud tranh của giai cấp
Công nhân. Ngược lại, gia cấp Công nhân cũng bằng mọi cách sử dụng các nguồn
tài liệu lưu trữ của mình để vạch trần bản chất xấu xa, thối nát của giai cấp Tư sản,
bảo vệ lợi ích của giai cấp mình.
Tài liệu lưu trữ còn góp phần bảo vệ toàn vẹn lãnh thổ Quốc gia; khẳng định
quyền tự do, dân chủ; quyền được mưu cầu hạnh phúc của nhân dân.
Ví dụ: Các bản đồ Quốc gia, Tuyên ngôn độc lập … là những căn cứ xác đáng
khẳng định Chủ quyền lãnh thổ và quyền tự do, dân chủ của dân tộc.
Tài liệu lưu trữ là những bằng chứng tố cáo tội ác của kẻ thù, vạch trần bản chất
xấu xa của các thế lực thù địch.
Ví dụ: Bộ sưu tập ảnh về nạn đói năm 1945 của nghệ sĩ nhiếp ảnh Võ An Ninh,
bộ sưu tập ảnh về vụ thảm sát ở Mỹ Lai năm 1968; Bản án chế độ Thực dân Pháp
của Nguyễn Ái Quốc – 1925 – Paris
Trong những năm qua, cùng với sự phát triển mạnh mẽ về kinh tế của đất nước,
nhiều vụ án kinh tế lớn đã bị các cơ quan chức năng triệt phá, các vụ án tham nhũng
lớn cũng đã lần lượt được đưa ra ánhư sáng của pháp luật góp phần mang lại sự phồn
thịnh cho nền kinh tế của đất nước.
1.1.2.2. Trong lĩnh vực kinh tế.
Tài Liệu lưu trữ có vai trò quan trọng trong lĩnh vực kinh tế, vai trò đó thẻ hiện
ở những khía cạnh sau:
- Tài liệu lưu trữ luôn cung cấp một cách đầy đủ, chính xác các thông tin, các
số liệu điều tra về khí hậu, thổ nhưỡng, nguồn lao động ... Trên cơ sở đó giúp các cơ
quan hoạch định chiến lược phát triển kinh tế phù hợp với từng vùng, từng khu vực,
từng địa phương.
Ví dụ: Căn cứ các tài liệu điều tra về khí hậu, đất đai ở khu vực Tây nguyên
cho thấy vùng đất này thích hợp với một số loại cây công nghiệp dài ngày như: Cà
phê, Cao su … Từ đó các cơ quan chức năng tiến hành hoạch định chiến lược phát

triển các loại cây này và đã mang lại những hiệu quả kinh tế nhất định, góp phần
nâng cao đời sống vật chất cho đồng bào các tỉnh Tây nguyên.
- Tài liệu lưu trữ góp phần đẩy nhanh tiến độ khảo sát, thi công, khôi phục các
công trình xây dựng cơ bản bị tàn phá do chiến tranh hoặc thiên tai. Từ đó giảm được

6


nhiều công sức của cán bộ nhân viên, tiết kiệm được nhiều vật tư và các chi phí khác
cho Nhà nước.
Ví dụ: Sau giải phóng 1975, Đảng và Nhà nước đã chủ trương sử dụng các
bản thiết kế để khôi phục các công trình như: Bệnh viện Bạch Mai, một số hạng mục
công trình đường sắt Bắc – Nam. Kết quả đã tiết kiệm được rất nhiều thời gian, công
sức và tiền củacủa Nhà nước.
- Tài liệu lưu trữ còn góp phần cung cấp một cách nhanh chóng, chính xác các
thông tin về kết quả điều tra, thăm dò các nguồn tài nguyên thiên nhiên (các mỏ dầu,
than, khí đốt ...). từ đó giúp các cơ quan nhà nước hoạch định kế hoạch khai thác, sử
dụng hợp lý các nguồn tài nguyên thiên nhiên đó, mang lại hiệu quả kinh tế cho đất
nước.
1.1.2.3. Trong lĩnh vực văn hóa.
Tài liệu lưu trữ luôn phản ánh một cách trực tiếp các thành quả lao động, sáng
tạo về vật chất và tinh thần của con người qua các thời kỳ lịch sử khác nhau. Chúng
được xem như những di sản văn hóa quý báu của dân tộc, thông qua đó ta có thể thấy
được trình độ tiến hóa của xã hội trên nhiều phương diện. Di sản văn hóa này có vai
trò đặc biệt quan trọng trong việc làm tái hiện bức tranh kinh tế, chính trị, khoa học kỹ
thuật, văn học nghệ thuật... của đất nước Việt Nam, tức là nền văn hóa Việt Nam nói
chung.
Trong công cuộc xây dựng nền văn hóa của dân tộc, tài liệu lưu trữ góp phần
không nhỏ trong việc bảo tồn và phát huy những tinh hoa văn hóa của dân tộc phục vụ
lợi ích của nhân dân lao động, phục vụ công cuộc xây dựng chủ nghĩa Xã hội; kế thừa

có chọn lọc các giá trị tinh thần, văn hóa của dân tộc cũng như của loài người; tài liệu
lưu trữ còn góp phần quan trọng trong việc cung cấp các thông tin phục vụ việc tu bổ,
phục chế các di tích văn hoá (đình, chùa, miếu…)
Tài liệu lưu trữ còn góp phần quan trọng trong việc giáo dục truyền thống cách
mạng, nâng cao lòng tự hào dân tộc, xây dựng con người mới – Con người xã hội Chủ
nghĩa.
1.1.2.4. Trong lĩnh vực khoa học .
Tài liệu lưu trữ có vai trò quan trọng đối với việc nghiên cứu khoa học tự nhiên
và khoa học xã hội. Chúng góp phần giải thích sự vận động của các quy luật tự nhiên;
góp phần hoàn thiện các công trình nghiên cứu khoa học của các thế hệ đi trước; giúp
các nhà nghiên cứu khoa học, các Giáo sư, Tiến sĩ, Thạc sĩ… hoàn thiện các đề tài
nghiên cứu khoa học của mình.
Trong lĩnh vực khoa học lịch sử, có thể khẳng định rằng bất kỳ một loại tài liệu
cũng đều mang trên mình những thông tin phản ánh một cách sinh động bức tranh văn
hóa, kinh tế, xã hội … của thời kỳ lịch sử sản sinh ra nó. Nghiên cứu tài liệu lưu trữ
7


của một thời kỳ hoặc một giai đoạn lịch sử nhất định sẽ cho ta thấy bức tranh xã hội
của thời kỳ lịch sử đó một các chính xác. Chính vì vậy, tài liệu lưu trữ luôn luôn được
xem là nguồn sử liệu vô cùng quan trọng trong việc nghiên cứu và biên soạn lịch sử
của dân tộc nói chung, lịch sử Đảng, lịch sử các ngành, các cấp, các cơ quan đơn vị
và cá nhân nói riêng. Sử dụng tốt nguồn sử liệu này sẽ cho ta những hiểu biết chân
thật về bản chất của các sự kiện hiện tượng lịch sử. Chúng có thể giúp các nhà sử học
nhận thức lịch sử một cách đúng đắn, khách quan nhất, tránh được những sai sót trong
việc đánh giá các sự kiện, hiện tượng và con người trong lịch sử.
Ví dụ: Trong những năm qua, các Trung tâm lưu trữ quốc gia đã cung cấp nhiều
tài liệu gốc, giúp các nhà nghiên cứu hoàn thiện các luận án sau đây:
Luận án tiến sĩ lịch sử về đề tài “Chính sách bình định của Mỹ ở Nam bộ trong thời kỳ
Việt Nam hoá chiến tranh (1969-1972)” hoàn thành tại khoa Lịch Sử trường Đại học Tổng

hợp thành phố Hồ Chí Minh năm 1996; và luận án tiến sĩ lịch sử về đề tài “Hoạt động và vai
trò của Ban Thống nhất Trung ương trong cuộc kháng chiến chống Mỹ cứu nước (19541975)” hoàn thành tại khoa Lịch Sử trường Đại học KHXH & NV thành phố Hồ Chí Minh
năm 2006 (1).
- Luận án về đề tài “Chính sách bình định của Mỹ ở Nam bộ trong thời kỳ Việt Nam
hoá chiến tranh (1969-1972)” đã sử dụng 90% tài liệu gốc, trong đó 75% tài liệu từ Trung tâm
Lưu trữ Quốc gia II. Tài liệu chủ yếu của luận án này lấy từ Phông An ninh điều hợp - Một
phông lưu trữ về chương trình, chính sách của Mỹ và chính quyền Sài Gòn trong chiến tranh
xâm lược Việt Nam, nhất là giai đoạn từ năm 1968-1975(2).
- Luận án tiến sĩ lịch sử về đề tài “Hoạt động và vai trò của Ban Thống nhất Trung
ương trong cuộc kháng chiến chống Mỹ cứu nước (1954-1975)” sử dụng 95% tài liệu gốc,
trong đó có khoảng 85% tài liệu từ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III (Hà Nội), chủ yếu ở phông
Ủy ban Thống nhất của Chính phủ (3).
Hầu hết các số liệu sử dụng trong luận án này được trích dẫn từ tài liệu lưu trữ, nhiều lập
luận và một số vấn đề kết luận, đánh giá của luận án cũng xuất phát từ những vấn đề nêu ra
trong tài liệu. Có thể nói tác giả đã bám sát vào tài liệu lưu trữ, dựa hẳn vào tài liệu gốc, thậm
chí một số vấn đề bị lệ thuộc cả vào những sai sót của văn bản lưu trữ. Về tư liệu học, điều này
rất đáng trân trọng, bởi tác giả đã khôi phục lại sự thật lịch sử dựa trên tài liệu gốc hoặc để tài
liệu gốc nói lên sự thật lịch sử – một việc làm rất cần thiết trong nghiên cứu lịch sử hiện nay.
Hai luận án trên đây tuy có sử dụng một số thông tin tư liệu khác và báo chí, hồi ký…
nhưng chỉ ở mức độ tham khảo. Tài liệu gốc được lấy làm căn bản và được lựa chọn trên cơ sở
đối chiếu so sánh, nhằm tìm ra sự thật khách quan, tránh việc nghiên cứu dựa trên định kiến và
sự sắp xếp chủ quan của người nghiên cứu, tránh sự sao chép thuần tuý tư liệu đã được thẩm
định và cũng tránh sự mòn xáo của tư duy qua các bố cục đơn điệu của các công trình đã có.

8


Các luận án tiến sĩ lịch sử khác cũng sử dụng khối lượng tài liệu gốc từ các cơ quan lưu
trữ chiếm khoảng trên dưới 50%, nhất là những luận án về lịch sử cận-hiện đại, kể cả luận án
về lịch sử địa phương, lịch sử ngành nghề… Tuỳ theo đề tài mà việc sử dụng tài liệu gốc được

các tác giả luận án khai thác về giá trị sử liệu hay giá trị văn bản của tài liệu, hoặc cả hai;
nhưng dù mức độ thế nào cũng cho thấy sự coi trọng giá trị của tài liệu gốc. Qua đó, có thể đi
đến một số đánh giá về giá trị tài liệu gốc và đề xuất như sau:
Chú thích: (1), (2), (3): Theo Tạp chí Văn thư – Lưu trữ Việt Nam, số 04 - 2006
11.2.5. Trong hoạt động quản lý hàng ngày của cơ quan
Có thể nói rằng, tài liệu lưu trữ luôn luôn được hình thành trong quá trình hoạt
động của bất kỳ một cơ quan nào. Trong các cơ quan hiện nay, tài liệu lưu trữ có
những vai trò sau:
- Cung cấp chính xác các thông tin giúp cơ quan đề ra các chủ trương, chính
sách, các biện pháp công tác phù hợp với pháp luật, phù hợp với thực tiễn và mang
tính khả thi cao.
- Cung cấp thông tin, số liệu, giúp các cơ quan xây dựng chương trình kế hoạch
công tác ngắn hạn, dài hạn.
- Cung cấp số liệu giúp cơ quan sơ kết, tổng kết tình hình hoạt động qua các
giai đoạn khác nhau.
- Giúp cơ quan giải quyết các vấn đề về chế độ chính sách đối với cán bộ, nhân
viên (lương, phụ cấp, bảo hiểm, các chế độ công tác phí…).
- Giúp các cơ quan giải quyết các nhu cầu chính đáng của công dân như nhu
các nhu cầu về đất đai, nhà ở, tư pháp, hộ tịch …
- Ngoài ra, tài liệu lưu trữ còn giúp cơ quan tổng kết, đánh giá quá trình hoạt
động quan các thời kỳ lịch sử khác nhau, giúp cho mọi tầng lớp trong xã hội nhận biết
một cách sâu sắc vai trò, vị trí và những thành tựu mà các cơ quan trong hệ thống
chính trị ở nước ta đã làm được.
1.1.2.6. Đối với công dân
Mọi công dân đều có thể tím thấy trong các phòng kho lưu trữ các loại tài liệu
có liên quan đến bản thân như: các loại văn bằng, chứng chỉ, sơ yếu lý lịch, Chứng
minh nhân dân… cũng như những văn bản, giấy tờ có liên quan đến các lĩnh vực hoạt
động xã hội như: Khoa học kỹ thuật, văn hóa – xã hội, giáo dục pháp luật … Từ đó
góp phần nâng cao các giá trị tinh thần trong đời sống của nhân dân.
Chính vì những tác dụng to lớn nêu trên cho nên Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia số:

34/2001/PL-UBTVQH10 đã khẳng định “Tài liệu lưu trữ Quốc gia là di sản của
dân tộc có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc Việt Nam
Xã hội Chủ nghĩa”.

9


1.2. Công tác lưu trữ
1.1.1. Khái niệm, nội dung, nguyên tắc của công tác lưu trữ
1.1.1.1. Khái niệm
Công tác lưu trữ là một ngành hoạt động của nhà nước, bao gồm tất cả
những vấn đề lý luận, pháp chế và thực tiến có liên quan đến việc bảo quản và tổ
chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
1.1.1.2. Nội dung của công tác lưu trữ.
Công tác lưu trữ gồm những nội dung chính sau đây:
- Thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến việc tổ chức khoa học, tổ chức bảo
quản và sử dụng tài liệu như: Thu thập bổ sung, phân loại, xác định giá trị tài liệu,
thống kê, xây dựng công cụ tra cứu, bảo quản, tổ chức các hình thức khai thác sử
dụng tài liệu, …
- Xây dựng, ban hành hoặc trình cơ quan có thẩm quyền ban hành các văn bản
hướng dẫn chỉ đạo công tác lưu trữ.
- Nghiên cứu khoa học, đào tạo, bồi dưỡng, huấn luyện cán bộ làm công tác lưu
trữ, hợp tác quốc tế về lưu trữ.
Ba nội dung trên có mối quan hệ mật thiết với nhau, hổ trợ nhau nhằm bảo
quản an toàn và khai thác sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ quốc gia.
1.3. Nguyên tắc của công tác lưu trữ.
Cũng như một số nước Xã hội Chủ nghĩa khác, ở nước ta, tài liệu lưu trữ được
xem là tài sản của toàn dân do Nhà nước quản lý theo nguyên tắc tập trung thống
nhất. Nguyên tắc này thể hiện ở hai mặt sau đây:
- Toàn bộ tài liệu lưu trữ được lập thành phông lưu trữ Quốc gia và được tập

trung bảo quản trong hệ thống các phòng kho lưu trữ từ Trung ương đến địa phương
do Nhà nước quản lý thống nhất.
- Hệ thống các cơ quan lưu trữ được thành lập từ Trung ương đến cấp cơ sở để
quản lý, chỉ đạo thống nhất về tổ chức lưu trữ, nghiệp vụ và pháp chế lưu trữ.
2. Hệ thống các cơ quan lưu trữ ở nước ta hiện nay.
2.1. Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
2.1.1. Vị trí và chức năng
- Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước là cơ quan của Bộ Nội vụ, thực hiện chức
năng quản lý nhà nước về lĩnh vực văn thư, lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ quốc gia
thuộc Phông lưu trữ Nhà nước Việt nam theo quy định của pháp luật.
- Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước có con dấu có hình quốc huy.
2.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn
- Xây dựng, trình Bộ trưởng Bộ Nội vụ các văn bản quy phạm pháp luật về văn
thư, lưu trữ;
10


- Trình Bộ trưởng Bộ Nội vụ chiến lược, quy hoạch phát triển, kế hoạch năm
năm, hàng năm về văn thư, lưu trữ;
- Ban hành các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ theo quy định của
Bộ trưởng Bộ Nội vụ;
- Tổ chức thực hiện và hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định của Nhà
nước về văn thư, lưu trữ;
- Quản lý tài liệu Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam, bao gồm:
+ Chỉ đạo, hướng dẫn việc lựa chọn, bổ sung, bảo quản và tổ chức sử dụng tài
liệu tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia, Lưu trữ lịch sử khác, lưu trữ hiện hành của
các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội- nghề nghiệp, tổ chức kinh tế,
đơn vị vũ trang nhân dân;
+ Hướng dẫn cá nhân, gia đình, dòng họ thu thập, bổ sung, bảo quản, bảo vệ tài
liệu lưu trữ riêng của các cá nhân, gia đình, dòng họ có giá trị như tài liệu lưu trữ

Quốc gia theo quy định của pháp luật.
- Thực hiện thống kê nhà nước về lưu trữ;
- Tổ chức, thực hiện kế hoạch nghiên cứu khoa học, ứng dụng tiến bộ khoa học,
công nghệ trong công tác văn thư, lưu trữ;
- Thực hiện hợp tác quốc tế về văn thư, lưu trữ theo phân công của Bộ trưởng Bộ
Nội vụ;
- Quyết định và chỉ đạo thực hiện Chương trình cải cách hành chính các tổ chức,
đơn vị trực thuộc Cục theo phân công của Bộ trưởng Bộ nội vụ;
- Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về
văn thư, lưu trữ;
- Quản lý biên chế; thực hiện chế độ tiền lương và các chế độ, chính sách đãi
ngộ, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ đối với cán bộ, công chức
thuộc quyền quản lý; bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh lãnh đạo của
các tổ chức thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước theo quy định về phân cấp quản
lý của Bộ trưởng Bộ Nội vụ;
- Quản lý tài chính, tài sản được giao và tổ chức thực hiện ngân sách được phân
bổ theo quy định của pháp luật.
2.1.3. Cơ cấu tổ chức của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước
2.1.3.1. Các tổ chức giúp Cục trưởng quản lý nhà nước:
- Phòng Nghiệp vụ Văn thư và Lưu trữ Trung ương;
- Phòng Nghiệp vụ Văn thư và Lưu trữ địa phương;
- Thanh tra Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước;
- Phòng Tổ chức cán bộ;
- Phòng Kế hoạch - Tài chính;
11


- Văn phòng.
2.1.3.2. Các tổ chức sự nghiệp thuộc Cục:
- Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I (Hà Nội)

- Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II (TPHCM)
- Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III (Hà Nội)
- Trung tâm Lưu trữ Quốc gia IV (Đà Lạt)
- Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lưu trữ Quốc gia;
- Trung tâm Tu bổ Phục chế tài liệu lưu trữ;
- Trung tâm Nghiên cứu khoa học;
- Trung tâm Tin học;
- Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam.
2.1.3.3. Các tổ chức sự nghiệp khác:
- Trường Trung học Lưu trữ nghiệp vụ văn phòng Trung ương II.
2.2. Chức năng, nhiệm vụ, tổ chức của các tổ chức lưu trữ Bộ, cơ quan
ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ.
2.2.1. Tại văn phòng Bộ
Tại Văn phòng Bộ, cơ quan ngang Bộ (sau đây gọi chung là Bộ) kiện toàn, sáp
nhập các phòng, tổ làm công tác văn thư, lưu trữ để thành lập Phòng Văn thư – Lưu
trữ thuộc Văn phòng Bộ.
Tại Văn phòng các cơ quan thuộc Chính phủ tuỳ theo khối lượng công tác về
văn thư, lưu trữ có thể lập Phòng Văn thư - Lưu trữ hoặc tổ chuyên trách làm công
tác văn thư, lưu trữ.
Phòng Văn thư - Lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ có chức năng giúp Chánh Văn
phòng tham mưu cho Bộ trưởng quản lý và tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu
trữ của Bộ.
* Nhiệm vụ và quyền hạn
- Căn cứ quy định của pháp luật, giúp Chánh Văn phòng Bộ xây dựng các văn
bản của Bộ hướng dẫn thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ;
- Giúp Chánh Văn phòng Bộ xây dựng kế hoạch dài hạn, ngắn hạn, hàng năm
trình Lãnh đạo Bộ phê duyệt để tổ chức thực hiện và kiểm tra việc thực hiện các chế
độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức thuộc Bộ;
- Giúp Chánh Văn phòng Bộ xây dựng kế hoạch trình Lãnh đạo Bộ phê duyệt để
chỉ đạo việc nghiên cứu ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư, lưu

trữ; phối hợp với các cơ quan, tổ chức trực thuộc Bộ và các cơ quan hữu quan hàng
năm tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn văn thư, lưu trữ cho cán bộ,
công chức, viên chức;

12


- Giúp Chánh Văn phòng Bộ phối hợp với Thanh tra Bộ trong việc giải quyết
khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ;
- Thực hiện thống kê về văn thư và lưu trữ theo quy định của pháp luật;
- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của văn thư cơ quan quy định tại Khoản 2
Điều 29 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công
tác văn thư;
- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của lưu trữ hiện hành cơ quan Bộ;
- Tổ chức sơ kết, tổng kết và quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong hoạt
động văn thư, lưu trữ thuộc phạm vi của Bộ;
- Thực hiện một số dịch vụ công về công tác lưu trữ theo quy định
* Tổ chức và biên chế
-. Phòng Văn thư - Lưu trữ có Trưởng phòng, các Phó trưởng phòng và một số
cán bộ, công chức, viên chức nghiệp vụ;
- Biên chế của Phòng Văn thư - Lưu trữ do Bộ trưởng quyết định theo đề nghị
của Chánh Văn phòng trong tổng số biên chế của Bộ để đảm bảo hoàn thành nhiệm
vụ được quy định tại điểm 2 mục I của Thông tư này;
- Cán bộ, công chức, viên chức của Phòng Văn thư - Lưu trữ phải có đủ tiêu
chuẩn nghiệp vụ của ngạch công chức văn thư, lưu trữ theo quy định của Pháp luật;
2.2.2. Tại các cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài
khoản trực thuộc Bộ
- Tại các cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản trực
thuộc Bộ có Văn phòng thì tuỳ theo khối lượng công việc của công tác văn thư, lưu
trữ có thể thành lập Phòng Văn thư - Lưu trữ hoặc bộ phận chuyên trách làm công tác

văn thư, lưu trữ;
- Tại các cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản trực
thuộc Bộ không có Văn phòng thì bố trí bộ phận chuyên trách làm công tác văn thư,
lưu trữ;
- Cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan, tổ
chức này phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của nghạch công chức văn thư, lưu trữ theo
quy định của pháp luật;
- Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, biên chế cụ thể của tổ chức làm công tác văn
thư, lưu trữ do thủ trưởng cơ quan, tổ chức trực thuộc Bộ quyết định theo hướng dẫn
của Bộ và quy định chung của pháp luật.
2.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của tổ chức văn thư, lưu trữ tại Ủy
ban Nhân dân.
2.3.1. Tại Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung
ương
13


Tại Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây
gọi chung là tỉnh) kiện toàn, sáp nhập các phòng, tổ và người làm công tác văn thư,
lưu trữ để thành lập Phòng Văn thư- Lưu trữ và Trung tâm Lưu trữ tỉnh.
2.3.1.1. Phòng Văn thư- Lưu trữ
Chức năng
Phòng Văn thư - Lưu trữ thuộc Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh có chức năng
giúp Chánh Văn phòng tham mưu cho Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh quản lý và tổ
chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh.
Nhiệm vụ và quyền hạn
- Giúp Chánh Văn phòng xây dựng kế hoạch dài hạn, ngắn hạn và hàng năm về
công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh và hướng dẫn tổ chức thực hiện khi được cấp có
thẩm quyền phê duyệt;
- Căn cứ các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ và hướng

dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước thuộc Bộ Nội vụ, xây dựng để Chánh Văn
phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh trình Uỷ ban nhân dân tỉnh ban hành văn bản hướng dẫn
thực hiện chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh;
- Giúp Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh trình Uỷ ban nhân dân tỉnh phê
duyệt kế hoạch tổ chức thực hiện và kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về
công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh;
các cơ quan, tổ chức có tài liệu là nguồn nộp lưu vào lưu trữ tỉnh và Uỷ ban nhân dân
cấp huyện;
- Giúp Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh xây dựng kế hoạch trình Uỷ ban
nhân dân tỉnh để chỉ đạo việc nghiên cứu ứng dụng khoa học và công nghệ vào công
tác văn thư, lưu trữ; phối hợp với các cơ quan hữu quan của Nhà nước và của tỉnh tổ
chức đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ, công chức, viên chức
làm công tác văn thư, lưu trữ;
- Giúp Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh phối hợp với Thanh tra tỉnh giải
quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ;
- Tổ chức thực hiện thống kê, báo cáo thống kê về văn thư và lưu trữ theo quy
định;
- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của văn thư cơ quan quy định tại Khoản 2
Điều 29 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác
văn thư;
- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ lưu trữ hiện hành của cơ quan Văn phòng Uỷ
ban nhân dân tỉnh;
- Nhiệm vụ cụ thể của Phòng Văn thư- Lưu trữ do Chánh Văn phòng Uỷ ban
nhân dân tỉnh quy định.
14


Tổ chức, biên chế
Phòng Văn thư- Lưu trữ có Trưởng phòng, các Phó trưởng phòng và một số cán
bộ, công chức, viên chức nghiệp vụ. Trưởng phòng và các Phó trưởng phòng được bổ

nhiệm theo quy định hiện hành của Uỷ ban nhân dân tỉnh. Biên chế của Phòng Văn
thư - Lưu trữ do Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh quyết định trong tổng biên
chế của Văn phòng;
Cán bộ, công chức, viên chức của Phòng Văn thư - Lưu trữ phải có đủ tiêu
chuẩn nghiệp vụ của ngạch công chức văn thư, lưu trữ theo quy định của Pháp luật.
2.2.1.2. Trung tâm Lưu trữ tỉnh
Chức năng
Trung tâm Lưu trữ tỉnh thuộc Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh có chức năng của
lưu trữ lịch sử; Trung tâm là đơn vị sự nghiệp có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài
khoản theo theo quy định của Pháp luật.
Nhiệm vụ và quyền hạn
- Xây dựng kế hoạch dài hạn, ngắn hạn và hàng năm về tài liệu lưu trữ trình
Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh và cấp có thẩm quyền phê duyệt; tổ chức
thực hiện thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu
lưu trữ của tỉnh;
- Thực hiện thống kê, báo cáo thống kê về công tác lưu trữ;
- Thực hiện một số dịch vụ công về công tác lưu trữ theo quy định của pháp luật;
- Quản lý tài chính, tài sản theo quy định của Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác của Trung tâm lưu trữ tỉnh do Chánh Văn phòng
Uỷ ban nhân dân tỉnh quy định.
Tổ chức, biên chế
- Trung tâm Lưu trữ tỉnh có Giám đốc, các Phó giám đốc và một số cán bộ, công
chức, viên chức nghiệp vụ. Giám đốc, Phó giám đốc Trung tâm lưu trữ tỉnh do Chủ
tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh bổ nhiệm theo đề nghị của Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân
dân tỉnh và Giám đốc Trung tâm (đối với bổ nhiệm Phó giám đốc);
- Căn cứ vào khối lượng công việc trong công tác lưu trữ của tỉnh, Uỷ ban nhân
dân tỉnh quyết định cụ thể cơ cấu tổ chức và số lượng các phòng chuyên môn nghiệp
vụ của Trung tâm Lưu trữ tỉnh thuộc Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh nhưng phải có:
- Phòng Nghiệp vụ;
- Phòng Hành chính - Quản trị;

- Kho Lưu trữ.
Chức năng nhiệm vụ cụ thể của các phòng và Kho Lưu trữ do Giám đốc Trung
tâm trình Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh quy định.
Biên chế và tiêu chuẩn cán bộ.
15


Biên chế của Trung tâm Lưu trữ tỉnh là biên chế sự nghiệp do Chủ tịch Uỷ ban
nhân dân tỉnh quyết định trong tổng số biên chế sự nghiệp của tỉnh;
Cán bộ, công chức, viên chức của Trung tâm Lưu trữ tỉnh phải có đủ tiêu chuẩn
nghiệp vụ của ngạch công chức văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật.
2.3.2. Tại các cơ quan chuyên môn và các tổ chức có tư cách pháp nhân, con
dấu và tài khoản thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh
Tại các cơ quan chuyên môn và các tổ chức có tư cách pháp nhân, con dấu và tài
khoản thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh có bộ phận chuyên trách làm công tác văn thư, lưu
trữ;
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, biên chế cụ thể của bộ phận chuyên trách công
tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan chuyên môn và các tổ chức có tư cách pháp nhân, con
dấu và tài khoản thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh do Thủ trưởng cơ quan đó quy định theo
hướng dẫn cuả Uỷ ban nhân dân tỉnh và các quy định của pháp luật;
Cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan
chuyên môn và các tổ chức thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp
vụ theo quy định của pháp luật.
2.4. Tại Uỷ ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh
2.4.1. Tại Văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện, quận, thị, xã, thành phố thuộc tỉnh
(sau đây gọi chung là huyện) có bộ phận văn thư, lưu trữ chuyên trách giúp Chánh
Văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện tổ chức thực hiện và quản lý công tác văn thư,
lưu trữ đối với các cơ quan chuyên môn và các tổ chức thuộc huyện và đối với Uỷ
ban nhân dân cấp xã; thu thập, chỉnh lý, bảo quản và phục vụ khai thác sử dụng tài
liệu lưu trữ của kho lưu trữ lịch sử huyện; thực hiện các nhiệm vụ của lưu trữ hiện

hành tại Văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện;
2.4.2. Chức năng, nhiệm vụ cụ thể của bộ phận văn thư - lưu trữ do Chánh Văn
phòng Uỷ ban nhân dân huyện quy định theo hướng dẫn của Văn phòng Uỷ ban nhân
dân tỉnh và các quy định của pháp luật;
2.4.3. Biên chế của bộ phận văn thư - lưu trữ do Chủ tịch Uỷ ban nhân dân
huyện quyết định theo thẩm quyền trong tổng số biên chế hành chính sự nghiệp của
huyện;
2.4.4. Tại các phòng, ban chuyên môn trực thuộc Uỷ ban nhân dân huyện bố trí
cán bộ, công chức, viên chức kiêm nhiệm làm công tác văn thư, lưu trữ;
2.4.5. Cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ thuộc Văn
phòng Uỷ ban nhân dân huyện và cán bộ, công chức, viên chức kiêm nhiệm làm công
tác văn thư, lưu trữ tại các phòng, ban chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân huyện
phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công chức văn thư, lưu trữ theo quy định
của pháp luật.
16


2.5. Tại Uỷ ban nhân dân xã, phưòng, thị trấn
2.5.1. Tại Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn (gọi chung là xã) có bộ phận làm
công tác văn thư, lưu trữ hiện hành và bố trí công chức văn phòng - thống kê phụ
trách công tác văn thư, lưu trữ;
2.5.2. Cán bộ, công chức cấp xã kiêm nhiệm làm công tác văn thư, lưu trữ phải
thực hiện theo hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ của Văn phòng Uỷ ban nhân dân
tỉnh và huyện, chịu trách nhiệm trước Uỷ ban nhân dân xã về quản lý và tổ chức thực
hiện công tác văn thư, lưu trữ của xã;
2.5.3. Cán bộ, công chức cấp xã kiêm nhiệm làm công tác văn thư, lưu trữ phải
có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ theo quy định của pháp luật;
(Tham khảo)
TIÊU CHUẨN NGHIỆP VỤ CÁC NGẠCH CÔNG CHỨC
CHUYÊN TRÁCH NGÀNH VĂN THƯ LƯU TRỮ

(ban hành kèm Quyết định sô:420/TCCP-CCVC, ngày 29 tháng 05 năm 1993
của Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ
1. Kỹ thuật viên lưu trữ
1.1. Chức trách: Là công chức chuyên môn nghiệp vụ kỹ thuật lưu trữ thực hiện
các công việc kỹ thuật trong các kho lưu trữ.
Nhiệm vụ cụ thể:
- Quản lý vận hành và sửa chữa đơn giản các thiết bị kỹ thuật trong các kho lưu
trữ.
- Thực hiện các qui trình nghiệp vụ lưu trữ theo sự phân công của trưởng kho
lưu trữ.
- Tu bổ, phục chế tài liệu ở mức độ phức tạp trung bình.
- Sao in tài liệu phục vụ độc giả và phục vụ tài liệu bảo hiểm lưu trữ.
- Thực hiện các qui trình kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ.
- Nhập dữ liệu vào máy tính.
- Hướng dẫn độc giả sử dụng các thiết bị phòng đọc.
- Tham gia vận hành hệ thống thiết bị bảo vệ ngoài kho lưu trữ.
1.2. Hiểu biết:
- Nắm được nội dung các văn bản của Đảng, Nhà nước về công tác lưu trữ.
- Nắm được quy chế bảo vệ an toàn kho lưu trữ.
- Nắm được lý luận cơ bản về công tác lưu trữ ở trình độ trung học.
- Nắm được nội qui phòng đọc.
- Nắm được nội dung các hướng dẫn quản lý và sử dụng các thiết bị kho lưu
trữ.
17


- Nắm được cấu tạo, nguyên tắc hoạt động các thiết bị hoạt động trong kho lưu
trữ.
1.3. Yêu cầu trình độ:
- Tốt nghiệp trung cấp kỹ thuật các chuyên ngành chế tạo, thiết bị máy móc, đã

qua đào tạo khoá ngắn hạn kỹ thuật lưu trữ, hoặc tốt nghiệp Trung học Văn thư - lưu
trữ, đã qua đào tạo kỹ thuật sử dụng các thiết bị kho lưu trữ.
- Tốt nghiệp lớp tin học 3 đến 6 tháng.
2. Lưu trữ viên trung cấp:
2.1. Chức trách:Là công chức chuyên môn nghiệp vụ thực hiện các công tác lưu
trữ ở các kho lưu trữ.
Nhiệm vụ cụ thể:
-Thu thập tài liệu có giá trị đưa vào kho lưu trữ theo sự hướng dẫn của lưu trữ
viên.
- Tiến hành phân loại, lập hồ sơ, hệ thống hoá, sắp xếp tài liệu trên cơ sở những
văn bản hướng dẫn nghiệp vụ đã có.
- Viết mục lục, thẻ và các loại công cụ tra tìm khác của hồ sơ lưu trữ.
- Thực hiện thống kê tài liệu lưu trữ theo qui trình nghiệp vụ và quy phạm kỹ
thuật.
- Sắp xếp tài liệu theo qui định đối với kho lưu trữ.
- Tu bổ, phục chế, sửa chữa tài liệu lưu trữ ở mức đơn giản.
- Sao chụp tài liệu lưu trữ.
- Thực hiện các công việc theo sự chỉ đạo của lưu trữ viên.
2.2. Hiểu biết:
- Nắm được các chủ trương, chính sách của Đảng và Chính phủ về công tác lưu
trữ.
- Nắm được lý luận cơ bản về công tác lưu trữ.
- Thực hiện được các qui trình nghiệp vụ theo quy định của kho lưu trữ hoặc
theo sự hướng dẫn của lưu trữ viên.
- Nắm được nguyên tắc bảo vệ kho lưu trữ, quy phạm kỹ thuật nhằm đảm bảo
an toàn cho tài liệu lưu trữ, máy móc thiết bị và người lao động.
- Biết sử dụng máy vi tính.
2.3. Yêu cầu trình độ:
- Tốt nghiệp Trung học Văn thư - Lưu trữ.
- Tốt nghiệp lớp ứng dụng máy vi tính vào lưu trữ một tháng trở lên.

3. Lưu trữ viên:

18


3.1. Chức trách: Là công chức chuyên môn nghiệp vụ, thực hiện các qui trình
nghiệp vụ lưu trữ ở các kho lưu trữ từ cấp huyện và tương đương trở lên, theo các văn
bản quy định đối với từng loại kho lưu trữ.
Nhiệm vụ cụ thể:
-Tham gia tổ chức thực hiện việc sưu tầm, thu thập bổ sung tài liệu có giá trị
vào kho lưu trữ; tiến hành phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị và bảo quản tài liệu
trong kho lưu trữ theo quy định.
- Tham gia nghiên cứu, xây dựng hệ thống công cụ tra cứu và hướng dẫn
phương pháp tra cứu tài liệu lưu trữ; tổ chức và quản lý phòng đọc tài liệu lưu trữ,
hướng dẫn độc giả thực hiện quy chế, nội quy phòng đọc và sử dụng các thiết bị
phòng đọc.
- Quản lý nghiệp vụ trong phạm vi được giao (theo dõi, giám sát, kiểm tra, báo
cáo việc thực hiện, phát hiện và đề nghị cải tiến, sửa đổi những chỗ bất hợp lý trong
quá trình thực hiện các qui trình nghiệp vụ và quy phạm kỹ thuật).
- Tham gia đào tạo, bồi dưỡng cho các ngạch công chức cấp dưới.
- Thực hiện các công việc theo sự chỉ đạo nghiệp vụ của lưu trữ viên chính và
lưu trữ viên cao cấp.
3.2. Hiểu biết:
- Nắm được chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước về công tác lưu trữ.
- Nắm được lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ Việt Nam, các quy trình
nghiệp vụ, quy phạm kỹ thuật, các chế độ, quy định về công tác lưu trữ.
- Phải có kiến thức cơ bản về lịch sử Việt Nam và lịch sử thế giới.
- Nắm được kiến thức các môn khoa học có liên quan đến yêu cầu phân loại, tổ
chức khoa học tài liệu lưu trữ của chuyên ngành đó.
- Biết tổ chức thực hiện các quy trình nghiệp vụ có kết quả.

- Nắm được các nguyên tắc, thủ tục hành chính Nhà nước.
- Biết sử dụng máy vi tính.
3.3. Yêu cầu trình độ:
- Tốt nghiệp đại học lưu trữ lịch sử hoặc tốt nghiệp đại học khác có liên quan
trực tiếp đến công tác lưu trữ, đã nhập ngạch lưu trữ từ 2 năm và qua đào tạo đại học
tại chức lưu trữ.
- Tốt nghiệp lớp tin học từ 3 đến 6 tháng.
- Biết một ngoại ngữ thông dụng ở trình độ B (đọc hiểu được tài liệu chuyên
môn).

19


4. Lưu trữ viên chính:
4.1. Chức trách: Là công chức chuyên môn nghiệp vụ chủ trì tổ chức thực hiện
các công tác nghiệp vụ lưu trữ phức tạp ở các kho lưu trữ từ tỉnh trở lên.
Nhiệm vụ cụ thể:
- Chủ trì tổ chức thực hiện việc sưu tầm, thu thập, bổ sung tài liệu giá trị vào
kho lưu trữ; phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản tài liệu ở trong kho lưu trữ
theo quy định.
- Chủ trì tổ chức xây dựng hệ thống công cụ tra cứu; tham gia biên soạn các tài
liệu hướng dẫn phương pháp tra cứu tài liệu lưu trữ.
- Tổ chức thực hiện được việc công bố giới thiệu tài liệu lưu trữ theo nhiệm vụ
được giao.
- Chủ trì hoặc tham gia xác định, giám định tài liệu lưu trữ.
- Chủ trì hoặc tham gia các đề tài khoa học cấp ngành về công tác lưu trữ và
ứng dụng các kết quả nghiên cứu vào chuyên môn nghiệp vụ được phân công.
- Xây dựng kế hoạch lập phông bảo hiểm của các kho lưu trữ tỉnh, lưu trữ
chuyên ngành hoặc ở Trung tâm lưu trữ Quốc gia.
- Tham gia biên soạn và xây dựng các quy trình nghiệp vụ, quy phạm kỹ thuật

lưu trữ
- Tham gia biên soạn giáo trình đào tạo, bồi dưỡng cho các ngạch công chức
cấp dưới.
- Thực hiện công việc theo sự chỉ đạo nghiệp vụ của lưu trữ viên cao cấp.
4.2. Hiểu biết:
- Nắm vững chủ trương, chính sách, quy định, chế độ về công tác lưu trữ của
Đảng và Nhà nước.
- Nắm vững lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ Việt Nam.
- Nắm được kiến thức cơ bản của các môn khoa học và chuyên ngành có liên
quan đến việc phân loại, tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ.
- Biết tổ chức thực hiện các qui trình nghiệp vụ.
- Nắm được tình hình phát triển của công tác lưu trữ thế giới, biết vận dụng
những kinh nghiệm tiên tiến trong nước và thế giới vào công tác lưu trữ.
- Biết sử dụng máy vi tính.
- Nắm chắc các nguyên tắc, thủ tục hành chính Nhà nước.
4.3. Yêu cầu trình độ:
- Tốt nghiệp đại học lưu trữ lịch sử trở lên.
- Có thâm niên lưu trữ viên 9 năm trở lên.
- Tốt nghiệp lớp tin học 6 tháng.
- Biết một ngoại ngữ thông dụng ở trình độ C (nghe, hiểu, nói được).
20


- Có đề án sáng tạo được Hội đồng khoa học ngành thừa nhận.
5. Lưu trữ viên cao cấp
5.1. Chức trách: Là công chức chuyên môn nghiệp vụ cao nhất của các Trung
tâm Lưu trữ Quốc gia giúp Giám đốc Trung tâm Lưu trữ Quốc gia tổ chức chỉ đạo
nghiệp vụ lưu trữ phức tạp.
Nhiệm vụ cụ thể:
- Chủ trì tổ chức được việc sưu tầm, thu thập, bổ sung tài liệu có giá trị vào

kho lưu trữ Quốc gia, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản tài liệu ở trong kho lưu trữ
theo quy định.
- Chủ trì tổ chức được việc xây dựng hệ thống công cụ tra cứu, biên soạn các
tài liệu hướng dẫn phương pháp tra cứu tài liệu lưu trữ.
- Chủ trì tổ chức được việc công bố giới thiệu tài liệu lưu trữ theo nhiệm vụ
được giao.
- Chủ trì tổ chức xác định, giám định tài liệu.
- Chủ trì các đề tài khoa học cấp ngành, cấp Nhà nước về công tác lưu trữ và
ứng dụng các kết quả nghiên cứu vào chuyên môn nghiệp vụ được phân công.
- Chủ trì tổ chức xây dựng kế hoạch lập phông bảo hiểm ở Trung tâm Lưu trữ
Quốc gia.
- Chủ trì hoặc tham gia biên soạn, xây dựng các quy trình, quy phạm chuyên
môn nghiệp vụ.
- Chủ trì hoặc tham gia xây dựng mục tiêu, nội dung, chương trình, giáo trình
đào tạo, bồi dưỡng cho ngạch lưu trữ cấp dưới.
5.2. Hiểu biết:
- Nắm vững chủ trương, chính sách, quy định, chế độ về công tác lưu trữ của
Đảng và Nhà nước.
- Nắm vững lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ Việt Nam.
- Nắm vững kiến thức cơ bản về lịch sử Việt Nam và thế giới
- Nắm vững kiến thức cơ bản của một số môn khoa học và chuyên ngành có tài
liệu lưu trữ để phân loại, tổ chức khoa học tài liệu.
- Biết tổ chức thực hiện các qui trình nghiệp vụ có kết quả cao.
- Nắm vững tình hình phát triển của công tác lưu trữ thế giới, biết vận dụng có
hiệu quả những kinh nghiệm tiên tiến của trong nước và thế giới về lưu trữ vào khu
vực thẩm quyền.
- Biết sử dụng máy vi tính.
- Nắm vững các nguyên tắc, thủ tục hành chính Nhà nước.
5.3. Yêu cầu trình độ:
- Tốt nghiệp đại học lưu trữ lịch sử trở lên.

21


- Có thâm niên lưu trữ viên chính từ 6 năm trở lên.
- Tốt nghiệp lớp tin học 6 tháng đến 1 năm.
- Biết một ngoại ngữ thông dụng ở trình độ C (nghe, hiểu nói được thông
thường).
- Có đề án tổng hợp sáng tạo hoặc công trình nghiên cứu được Hội đồng khoa
học ngành thừa nhận đưa vào áp dụng có hiệu quả.
CÂU HỎI ÔN TẬP
1. Tại sao phải làm tốt công tác lưu trữ?
2. Tài liệu lưu trữ là gì? Tài liệu lưu trữ có những đặc điểm nào?
3. Anh (chị) hãy cho biết: Trong các phòng kho luư trữ ở nước ta hiện nay có
những loại hình tài liệu lưu trữ nào? Trong số các loại hình tài liệu đó, loại nào
chiếm khối luợng lớn nhất? Vì sao?
4. Anh (chị) hãy cho biết: Tài liệu lưu trữ có vai trò như thế nào trong đời sống
xã hội. Lấy ví dụ minh hoạ.
5. Trình bày khái niệm, nội dung và nguyên tắc của công tác lưu trữ
6. Vẽ sơ đồ mô tả hệ thống các cơ quan lưu trữ ở nước ta hiện nay. Trình bày
chức năng, nhiệm vụ và tổ chức của các cơ quan đó.
7. Viết bài thu hoạch chương

VẤN ĐỀ THẢO LUẬN
Vai trò của tài liệu lưu trữ trong thời
kỳ hội nhập và phát triển?

22


Chương II

PHÂN LOẠI TÀI LIỆU LƯU TRỮ
I. Khái niệm phông lưu trữ Quốc gia và phân loại tài liệu.
1. Phông lưu trữ Quốc gia.
1.1. Phông lưu trữ Quốc gia: Là toàn bộ tài liệu lưu trữ của nước Cộng hoà
Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam, không phân biệt thời gian, xuất xứ, chế độ xã hội, nơi
bảo quản, kỹ thuật làm ra tài liệu đó. (Trích khoản 1, điều 2, pháp lệnh Lưu trữ
Quốc gia số: 34/2001/PL-UBTVQH10, ngày 04/04/2001)
Thành phần tài liệu phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam bao gồm bản chính (hoặc
bản sao có giá trị như bản chính) của các văn kiện (Chiếu, Chỉ, Sắc, dụ; Hiến pháp,
Luật Pháp lệnh, Nghị quyết, Nghị định, Quyết định, Chỉ thị, Thông tư…); tài liệu
khoa học kỹ thuật (dự án, đồ án, thiết kế, bản vẽ, bản đồ, công trình nghiên cứu); tài
liệu chuyên môn (sổ sách, thống kê, biểu báo, hồ sơ nhân sự …); bản thảo, bản nháp
các tác phẩm văn học, nghệ thuật; âm bản, dương bản các bức ảnh, Microfim, tài liệu
ghi âm, ghi hình; khuôn đúc đĩa; sổ công tác; nhật ký; hồi ký; tranh vẽ hoặc in; tài liệu
viết tay để tuyên truyền cổ động, kêu gọi; sách báo nội bộ và tài liệu khác … hình
thành trong quá trình hạot động của các cơ quan, đoàn thể, tổ chức trong các thời kỳ
lịch sử của xã hội Việt Nam; các bút tích có ý nghĩa lịch sử, văn hoá của các tập thể,
gia đình, cá nhân điển hình, tiêu biểu trên các mặt trong các thời kỳ lịch sử đã được
nhà nước quản lý.
Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam được thành lập theo Quyết định số:
168/HĐBT, ngày 26/12/1981 của Hội đồng Bộ trưởng. Theo Quyết định này thì
phông lưu trữ quốc gia Việt Nam bao gồm phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và
Phông lưu trữ nhà nước Việt Nam.
+ Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam: Là toàn bộ tài liệu được hình
thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức của Đảng Cộng sản Việt
Nam, tổ chức tiền thân của Đảng, tổ chức Chính trị - Xã hội; tài liệu về thân thế, sự
nghiệp và hoạt động của Chủ tịch Hồ Chí Minh, của các nhân vật lịch sử, tiêu biểu
của Đảng, các nhân vật lịch sử, tiêu biểu của Đảng đồng thời là các cán bộ lãnh đạo
chủ chốt của nhà nước, của các tổ chức Chính trị - Xã hội.
Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam được tập trung bảo quản trong các

phòng kho lưu trữ của Đảng, các tổ chức Chính trị - Xã hội.
+ Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam: Là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình
thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức
xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị lực lượng vũ trang, các nhân vật lịch sử,

23


tiêu biểu và các tài liệu khác có ý nghĩa về các lĩnh vực: Chính trị, Kinh tế, Quốc
phòng, An ninh, Ngoại giao, Văn hoá, Giáo dục, Khoa học, Công nghệ …
Phông lưu trữ nhà nước Việt Nam được tập trung bảo quản trong các phòng kho
lưu trữ của nhà nước từ Trung ương đến địa phương.
Phông lưu trữ Quốc gia là tài sản của dân tộc, không một cơ quan, tổ chức, cá
nhân nào được phép mang tài liệu của phông lưu trữ Quốc gia ra khỏi biên giới nước
Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam. Đó là tài sản xã hội chủ nghĩa hết sức quan
trọng và quý giá, mọi cơ quan, đoàn thể nhân dân, tổ chức xã hội và mọi công dân
Việt Nam có nghĩa vụ và trách nhiệm giữ gìn, bảo vệ chu đáo.
2. Phân loại tài liệu.
2.1. Khái niệm: Phân loại tài liệu là việc vận dụng các đặc trưng cơ bản của
việc hình thành tài liệu để phân chia chúng thành các nhóm cơ bản đến các nhóm lớn
đến các nhóm nhỏ đến nhóm nhỏ hơn đến nhóm nhỏ nhất (Một nhóm nhỏ nhất tương
ứng với một đơn vị bảo quản)
Các đặc trưng phân loại tài liệu bao gồm:
- Đặc trưng thời kỳ lịch sử
- Đặc trưng ý nghĩa toàn quốc, ý nghĩa địa phương
- Đặc trưng lãnh thổ hành chính
- Đặc trưng ngành hoạt động
- Đặc trưng ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác tài liệu
- Đặc trưng cơ cấu tổ chức
- Đặc trưng Mặt hoạt động

Ngoài các đặc trưng nêu trên, trong quá trình phân loại tài liệu ta còn phải vận
dụng các đặc trưng khác như: Vấn đề, tác giả, tên gọi, thời gian, địa dư, cơ quan giao
dịch …
2.2. Tác dụng của phân loại tài liệu.
Phân loại tài liệu góp phần tổ chức khoa học tài liệu trong các phòng kho lưu
trữ, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng một
cách nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm được thời gian tra tìm, góp phần nâng cao hiệu
suất lao động.
Phân loại tài liệu còn góp phần tạo điều kiện thuận lợi cho các hoạt động
nghiệp vụ khác như: Thu thập, Bổ sung tài liệu, Xác định giá trị tài liệu, Thống kê,
xây dựng công cụ tra cứu, sắp xếp tài liệu trong các phòng kho lưu trữ. Nếu không
phân loại tài liệu thì chắc chắn rằng tài liệu trong các phòng kho lưu trữ sẽ tồn tại
trong tình trạng chất đống, gây khó khăn cho tra tìm, đồng thời sẽ làm tăng nguy cơ
hư hại của tài liệu lưu trữ.

24


2.3. Các nguyên tắc phân loại tài liệu.
Phân loại tài liệu lưu trữc phải đảm bảo các nguyên tắc sau đây:
- “Không phân tán phông” (phân loại theo phông). Nguyên tắc này nhằm đảm
bảo cho việc phân loại tài liệu của phông nào theo phông đó, tránh được tình trạng lẫn
lộn tài liệu giữa phông lưu trữ này với phông lưu trữ khác.
- “Tài liệu sau khi phân loại phải đảm bảo giữ gìn được mối quan hệ mật thiết
với nhau”. Nguyên tắc này nhằm đảm bảo cho tài liệu trong phông phản ánh được tiến
trình hình thành của chúng, giúp cho các đối tượng nghiên cứu dễ dàng nắm bắt nội
dung của tài liệu một cách có hệ thống.
II. Các cấp độ phân loại tài liệu
1. Phân loại tài liệu phông lưu trữ quốc gia Việt Nam theo mạng lưới các
phòng kho lưu trữ.

Toàn bộ tài liệu phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam được phân loại theo mạng
lưới các phòng kho lưu trữ sau:
1.1. Kho lưu trữ lịch sử: Là kho lưu trữ có nhiệm vụ thu thập, bảo quản, tổ
chức khai thác sử dụng các loại tài liệu có giá trị lịch sử.
Ví dụ: - Các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I. II, III IV; Trung tâm lưu trữ các
tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương…
Kho lưu trữ lịch sử thường có quy mô lớn hơn, trang thiết bị đầy đủ, số lượng
cán bộ, nhân viên đông hơn các kho lưu trữ khác. Ở Việt Nam hiện nay, kho lưu trữ
lịch sử có số lượng ít hơn so với các kho lưu trữ cơ quan.
1.2. Kho lưu trữ cơ quan: Là kho lưu trữ có nhiệm vụ thu thập, bảo quản, tổ
chức khai thác sử dụng các loại tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của một
cơ quan nhất định.
Ví dụ: Kho lưu trữ các cơ quan Bộ (Nói chung); kho lưu trữ các cơ quan
chuyên môn thuộc UBND cấp tỉnh, huyện.
Kho lưu trữ cơ quan thường có quy mô nhỏ hơn, trang thiết bị, số lượng cán bộ,
nhân viên ít hơn các kho lưu trữ lịch sử. Ở Việt Nam hiện nay, kho lưu trữ cơ quan có
số lượng tương đối nhiều.
1.3. Kho lưu trữ đóng: Là kho lưu trữ có nhiệm vụ thu thập, bảo quản, tổ chức
khai thác sử dụng các loại tài liệu của các cơ quan đã ngừng hoạt động.
Ví dụ: Các Trung tâm lưu trữ Quốc gia I, II.
1.4. Kho lưu trữ mở: Là kho lưu trữ có nhiệm vụ thu thập, bảo quản, tổ chức
khai thác sử dụng các loại tài liệu của các cơ quan đã và đang hoạt động.
1.5. Kho lưu trữ chuyên ngành: Là kho lưu trữ có nhiệm vụ thu thập, bảo
quản, tổ chức khai thác sử dụng các loại tài liệu của một ngành nhất định.
Ví dụ: Kho lưu trữ các cơ quan Công an, Quốc phòng, Ngoại giao …
25