QUẢN LÝ KHO
CHUYÊN NGHIỆP

➔Giải quyết khó khăn của thủ kho khi:
Thất thoát khi luân chuyển hàng hóa giữa
các kho
Lệch tồn và mất kiểm soát trong kiểm
kho hàng hóa mỗi tháng
Không có quy trình quản lý kho phù hợp

TÁC GIẢ
Nguyễn Quỳnh Dương
Co-founder Nhanh.vn


1. NHẬP KHO
Bước 1 - Nhận diện và phân loại các
sản phẩm nhập kho
Đặt mã sản phẩm đơn giản, sử dụng
ảnh mô tả sản phẩm.
Làm mã sản phẩm theo chuẩn SKU:
- Dễ nhớ: Tên viết tắt của danh mục/
sản phẩm, mô tả sản phẩm ngắn gọn.
- Ngắn gọn: Không chứa quá nhiều ký
tự, sắp xếp theo logic.
- Không trùng nhau: Phân biệt rõ giữa
các sản phẩm có thuộc tính khác nhau.
*Một số cách đặt tên mã sản phẩm

Mã tịnh tiến
+ Thuộc tính

Tên SP
+ Nhà cung cấp

Tên SP
+ Thuộc tính

Tên SP
+ Ngày nhập

PAGE 01


Bước 2 - Kiểm đếm số lượng sản
phẩm nhập kho

Phân chia lượng hàng cần kiểm điếm
và chia nhỏ số lượng cho nhân viên.
Bước 3 - Lên phiếu nhập kho với số
lượng vừa phải
Bước 4 - In tem, dán tem
*Tuân thủ nguyên tắc cuốn chiếu

Luôn kiểm nhập sản phẩm lần lượt
theo từng tải hàng một.
Tải hàng 1 có 10 sản
phẩm A thì tiến hàng
nhập kho, làm mã, dán
tem cả 10 sản phẩm A
rồi chuyển hết ra cửa

hàng. Làm tương tự với
các sản phẩm khác trong
tải. Kiếm đếm xong tải 1
thì làm tiếp tương tự với
các tải hàng còn lại cho
đến khi hết hàng.
PAGE 02


2. SẮP XẾP
HÀNG HÓA
1- Sơ đồ kho

- Kho hàng to hay nhỏ đều cần có
sơ đồ kho để thủ kho nắm được
hàng hóa để ở đâu, sắp xếp như thế
nào (hỗ trợ tìm kiếm hàng hóa).
- Kho cần có 2 cửa: 1 cửa nhập + 1
cửa xuất (Cửa kho đủ lớn để xe
hàng có thể vào tận cửa tránh tình
trạng kéo lê, rơi vãi hàng).
- Các kệ hàng thường sẽ xếp ở giữa
và ốp 2 kệ vào với nhau. Diện tích
lưu thông gấp 1,5 lần so với 1 kệ.
- Phân khu rõ ràng trong kho, tùy
vào diện tích kho để sắp xếp (đóng
hàng một khu, dán tem một khu...)
➨ Nhân viên sẽ làm việc một cách
gọn gàng, nắm rõ được chu trình
đến đâu làm gì và thủ kho cũng

quản lý nhân viên dễ dàng hơn.
PAGE 03


2- Các loại giá kệ

Kệ Trung Tải

Kệ Sắt V Lỗ
-  Thường được sử dụng cho
kho hàng thời trang.
- Dễ rơi hàng do túi gói hàng
quần áo thường trơn trượt.

NÊN DÙNG

Pallet

Hộp Carton Cứng
Khoét Lỗ
- Mỗi kệ sẽ gồm 3,4 hộp xếp
chồng lên nhau.
- Mỗi ô hộp sẽ làm một phân
loại hàng.
PAGE 04


3- Bảng, vạch chỉ dẫn

- Làm (dán, vẽ) vạch phân khu dán dưới

sàn để nhân viên nắm rõ vị trí hàng hóa.
- Mỗi kệ hàng nên có một mã vạch thể
hiện vị trí của kệ (trên phần mềm Nhanh
có tự xuất ra mã CODE QR từng vị trí kệ).

PAGE 05


4- Nguyên tắc sắp xếp

- Theo danh mục: Phân khu theo danh
mục để nhân viên dễ xác định được khu
vực mình đang đứng.
- Theo FIFO/ LIFO: Đưa ra quy tắc cho
nhân viên và tạo lối lưu thông hàng hóa.
- Theo kích thước, kiểu cách hàng hóa.
- Free Location: Vị trị đặt một hàng hóa
bị đầy thì đặt hàng hóa đó sang vị trí
khác.  ➨ Làm theo cách này sẽ khó kiểm
soát. Nên hạn chế việc 1SP để ở nhiều vị
trí khác nhau.
➨ Giải pháp
Tạo sẵn một khu hàng dự trữ chuyên
dùng để những hàng bị full chỗ. Khi trên
kệ hàng sản phẩm này bị hết mà trong ghi
nhận tồn vẫn còn thì nhân viên tự động ra
khu hàng dự trữ để lấy hàng. Hoặc kiểm
kê kho định kỳ khi hàng trên kệ vơi đi thì
tự động ra khu hàng dự trữ để lấy hàng
fill kệ.

PAGE 06


*Tính năng "Vị trí
SP trong kho"

- Khi xếp sản phẩm
vào kho hàng, nhân
viên sẽ tìm 1 vị trí bất
kỳ còn trống trong
kho, quét mã vạch vị
trí, sau đó quét mã
vạch sản phẩm, tiến
hành lưu lại trên phần
mềm Nhanh.
- Khi cần lấy hàng, nhân viên quét mã
vạch của sản phẩm trưng bày, phần
mềm sẽ hiện ra vị trí chi tiết của sản
phẩm trong kho.
- Nhân viên vào kho lấy sản phẩm,
chỉ cần đi đến đúng vị trí đó, rồi quét
mã vạch vị trí và mã vạch sản phẩm,
nhấn lưu để ghi nhận thao tác lấy
sản phẩm khỏi vị trí, phần mềm sẽ tự
động cập nhật thao tác này.
PAGE 07


Với tính năng quản lý "Vị trí sản
phẩm trong kho" chủ shop có thể:


- Nắm được chi tiết tất cả những vị trí
đặt sản phẩm trong kho hàng, vị trí
nào đã đầy, vị trí nào còn trống.
- Biết cụ thể một sản phẩm đang nằm
chính xác ở vị trí nào trong kho, từ đó
việc lấy hàng dễ dàng hơn.
- Xếp sản phẩm vào bất cứ vị trí nào
còn trống, nhân viên sẽ không cần
phải nhớ vị trí chinh xác của từng sản
phẩm, việc này sẽ do phần mềm bán
hàng Nhanh.vn lo.
- Khi lấy sản phẩm ra khỏi vị trí, phần
mềm sẽ ghi nhớ lại và cập nhật số
lượng sản phẩm tại vị trí đó.

PAGE 08


3. XỬ LÝ ĐƠN ONLINE
Khi phát sinh đơn hàng online, nhân viên
kho cần lấy hàng ở nhiều vị trí khác nhau
để đem đi đóng đơn online. Nếu không có
cách lấy hàng khoa học, nhân viên sẽ bị
mất thời gian và công sức di chuyển giữa
các vị trí để hàng.
➨ GIẢI PHÁP: Tính năng "Biên bản bàn
giao" trên Phần mềm Nhanh.vn
Cho tất cả những đơn hàng cần đóng
vào 1 biên bản: Biên bản này sẽ thể hiện

danh sách sản phẩm, số lượng sản phẩm
cần lấy, vị trí sản phẩm trong kho,...
➨ Giúp nhân viên dễ dàng nhận biết được
món hàng cần tìm đang ở đâu, quãng
đường di chuyển, thời gian đi lấy hàng
cũng được tối ưu.

PAGE 09


Sơ đồ Mẫu kho online

Dành cho kho hàng với số lượng sản
phẩm không quá nhiều.
Sản phẩm có thể trưng bày trong một
phòng vài chục mét.
Tối ưu thời gian di chuyển trong kho
của nhân viên.
Hàng hóa được đóng gói và luân
chuyển theo một trình tự khoa học.

PAGE 10


4. QUY TRÌNH KIỂM KHO
Bước 1: Dừng bán hàng, XNK khi kiểm
Bước 2: Xác nhận các phiếu chuyển kho
đến và đi đã được duyệt chưa? Xử lý hết
các trạng thái đơn hàng.
Bước 3: Phân công lao động và chuẩn bị

công cụ dụng cụ.
*Lưu ý: 
- Số đầu tít = Số máy tính.
- Mỗi nhóm kiểm kho cần có
một đầu tít. Dây máy tít đủ
dài đề di chuyển xung quanh.
- Phân chia khu vực để không
kiểm trùng nhau.

PAGE 11


BƯỚC 4: TÍT SẢN PHẨM
- Một nhóm 2 người hỗ trợ nhau: 1 người chuyển
tem ra trước - 1 người tít sản phẩm.
- Không nên tít trực tiếp lên hệ thống mà cần tít mã
sản phẩm vào file excel trước.
- File excel cần hiển thị số tổng sản phẩm to - rõ.
- Đếm nhẩm số lượng sản phẩm tít và so sánh với
file excel tránh tính trạng tít thừa/ thiếu sản phẩm.
- Ghi chú từng đoạn vị trí sản phẩm của mỗi kệ
khi tít xong để dễ dàng tìm lại các sản phẩm
khi có sai sót.
- Tổng hợp những sản phẩm không có tem
mác, máy tít không nhận mã vào một chỗ để
xử lý sau.
*Cách xử lý sản phẩm không tít được mã:
- Nhân viên kho cần nhớ và ghi lại mã sản
phẩm để kiểm tra trên hệ thống.
- Gõ lại mã sản phẩm trực tiếp lên hệ thống.


PAGE 12


Bước 5: Import file kiểm kho
- Sau khi đã kiểm kho xong. Thực
hiện Import file excel lên hệ
thống thành các phiếu kiểm kho.
- Mỗi nhóm kiểm kho sẽ có một
phiếu kiểm kho.

Bước 6: Gộp các phiếu kiểm
kho hoàn thành lại với nhau
thành một phiếu tổng ➨ Tìm
ra các mã có tồn mà chưa
được kiểm.
Bước 7: Tìm sản phẩm thiếu
- Xem chi tiết các sản phẩm thiếu:
➨ Chi tiết phiếu kiểm ➨ Lọc tình trạng thiếu.
➨ Xuất file excel các sản phẩm thiếu và xắp xếp
theo thứ tự từ thiếu nhiều nhất đến ít nhất.
➨ Cho nhân viên đi tìm hàng luôn ngay khi giám
sát vẫn còn ở cửa hàng.
➨ Nhập các sản phẩm đã tìm thấy, giải trình.
➨ Thực hiện bù trừ kiểm kho để tồn trên phầm
mềm trả về đúng số thực tế.
PAGE 13


NGUYÊN TẮC

VỪA BÁN VỪA KIỂM
1. Hàng đang chuyển - Nếu thành
công trong quá trình kiểm không
hề bị ảnh hưởng.
2. Hàng chuẩn bị nhập vào thì dừng
không nhập, kiểm xong mới nhập.
3. Số tồn, tồn tại kho trên phiếu kiểm
được ghi nhận theo số tồn ở danh
sách sp tại thời điểm đầu tiên mà
sp được cho vào phiếu kiểm kho sau đó sẽ KHÔNG THAY ĐỔI trừ
khi load lại tồn.

➨ Import phiếu kiểm sau khi đã kiểm
xong toàn bộ và đảm bảo rằng các sản
phẩm bán ra không được đếm trong file
kiểm kho.

PAGE 14


BẢNG PHÂN TÍCH TỒN KIỂM KHO

Tồn kho là chỉ số có tính thời điểm
Cần phân biệt các thời điểm:
- Thời điểm bán ra.
- Thời điểm import phiếu kiểm =
- Thời điểm load tồn trong phiếu kiểm.
- Thời điểm kiểm sp.
Ý nghĩa kiểm kho
- Chỉ có tác dụng so sánh tồn trên phần

mềm và số kiểm kho.
➨Kiểm sai ➨kết quả vô nghĩa
➨Sai tồn trên phần mềm ➨kết quả sai
➨Số tồn muốn đúng ➨Cả một quá trình
quản lý kho phải đúng.
PAGE 15


5. RÀ SOÁT SAI LỆCH,
THẤT THOÁT
1- Kiểm tra lại lịch sử import kiểm kho: Loại
trừ việc import bị trùng file.
2- Kiểm tra lại số tồn thực tế của các sản
phẩm thừa thiếu: Loại trừ việc đếm sai số
sản phẩm thực tế.
3- Kiểm tra lại lịch sử chi tiết XNK, lọc mã
SP: Loại trừ việc  bị làm đúp phiếu XNK, 1
phiếu XNK được lập 2 lần.
4- Kiểm tra lại số tồn trong phần danh sách
sản phẩm: Loại trừ việc còn hàng đang giao
hàng/ lỗi/ mất chưa kiểm tới.

PAGE 16


5. RÀ SOÁT SAI LỆCH,
THẤT THOÁT
5- Kiểm tra lại tình trạng  duyệt của các
phiếu chuyển kho: Loại trừ việc nhận hàng
mà quên chưa duyệt phiếu chuyển kho.

6- Kiểm tra lại trong danh sách xem có sản
phẩm nào bị số lượng âm hay không? Loại
trừ việc bán hàng nhầm mã sản phẩm.
7 - Kiểm tra lại trạng thái các đơn hàng.
8 - Kiểm tra lịch sử sửa/ xóa XNK.
9 - Kiểm tra lại sổ sách có ghi sai/ tính toán
sai hay không?

PAGE 17


6. QUẢN LÝ TỒN KHO
Nguyên nhân thiếu hàng
- Không có kế hoạch tồn kho/
nhập hàng.
- Marketing tăng quá nhanh.
- Năng lực sản xuất không đủ.

Nguyên nhân thừa hàng
- Quên không trưng bày/ đăng
sản phẩm.
- Chọn sai sản phẩm.
- Marketing/ bán hàng kém.

Giải pháp: Xem Báo cáo tỉ
suất doanh thu/ tồn kho
- Báo cáo của Nhanh nêu ra
được tổng số hàng tồn kho còn
bán được trong bao nhiêu ngày.
- Để chi tiết về loại hàng, lượng

hàng cụ thể cần nhập ➨Kho
hàng ➨Dự báo nhập hàng.
PAGE 18


7. KPI BỘ PHẬN KHO

Cơ cấu bộ phận kho
- Làm kho nên có KPI và chủ cửa hàng nên
trả thêm lương theo KPI cho nhân viên
- Để phân chia KPI hiệu quả các chủ kho
cần nắm được năng suất nhân viên kho
bằng cách lập Bảng tính năng suất nhân
viên kho

Bảng tính năng suất nhân viên kho
PAGE 19


Bảng tính chi phí theo khâu xử lý
Thủ kho cần nắm rõ và tính toán được
năng suất của nhân viên kho, tính toán khối
lượng hàng phải làm và tính ra thời gian sẽ
hoàn thành công việc.
➨Từ đó có kế hoạch huy động nhân viên
phù hợp với từng khối lượng hàng nhập kho.
➨Dựa vào cả chi phí theo khâu xử lý để tính
toán được khi công việc có phát sinh nhiều
đơn hàng thì năng suất của kho có đáp ứng
đủ không? Nếu cần thuê thêm người thì

thuê bao nhiêu người? Trả tiền công cho họ
như thế nào?

PAGE 20


QUẢN LÝ NHÂN SỰ
CÁC VẤN ĐỀ THƯỜNG GẶP
1. Không có quy trình đào tạo,
tuyển dụng.
2. Nhân viên làm việc ngắn hạn,
không gắn bó, nghỉ bất ngờ.
3. Nhân viên làm lâu thì trì trệ,
không đủ năng lực lên vị trí
cao hơn, không cố gắng.
4. Không có KPI, chế độ lương
thưởng rõ ràng.

PAGE 21


1. LẬP KẾ HOẠCH
NHÂN SỰ
Kế hoạch nhân sự phải chạy song song
cùng kế hoạch phát triển dự án, phát triển
công ty, kế hoạch tài chính

PAGE 22



2. PHÂN TÍCH
THIẾT KẾ CÔNG VIỆC
Phân tích công việc là tiến trình xác
định một cách có hệ thống các nhiệm
vụ và các kỹ năng cần thiết để thực
hiện các công việc trong một tổ chức.
Thiết kế bảng mô
tả công việc cho
nhân viên với nội
dung về công việc
và các yêu cầu
cần có cho vị trí
như trình độ học
vấn, năng lực,...

PAGE 23


THIẾT KẾ QUY TRÌNH, TÀI LIỆU

•Cho nhân viên viết lại các công việc
cần làm hàng ngày.
•Những việc nhỏ nhất cũng cần có
quy trình.
•Các quy trình liên quan tới nhiều bộ
phận cần có sự thống nhất giữa các
bộ phận liên quan.
•Có danh mục tài liệu để tra cứu.
•Phân loại tài liệu theo bộ phận, mục
đích sử dụng, tần suất sử dụng.

•Liên tục cập nhật quy trình, tài liệu
theo thực tế nếu có sự thay đổi.

PAGE 24