BỘ NỘI VỤ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ NHÂN SỰ TRONG
VĂN PHÕNG CÔNG TY CỔ PHẨN SẢN XUẤT DỊCH
VỤ XUẤT NHẬP KHẨU TỪ LIÊM

Khóa luận tốt nghiệp ngành: Quản trị văn phòng
Giảng viên hƣớng dẫn: ThS. Vi Tiến Cƣờng
Sinh viên thực hiện: Lê Thị Lan
Mã số sinh viên: 1305QTVB031
Khóa: 2014 – 2018
Lớp: ĐH-QTVP 14C

HÀ NỘI - 2018


LỜI CAM ĐOAN
Tôi thực hiện đề tài khóa luận tốt nghiệp với tên đề tài là “ Nâng cao
hiệu quả quản lý nhân sự trong văn phòng Công ty Cổ phần Sản xuất Dịch vụ
Xuất nhập khẩu Từ Liêm”. Tôi xin cam đoan đây là đề tài nghiên cứu của tôi
trong thời gian qua. Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung
thực về thông tin sử dụng trong đề tài này.
Hà Nội, ngày 20 tháng 03 năm 2018
Sinh viên

Lê Thị Lan

LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành đề tài khóa luận tốt nghiệp này, tôi xin gửi lời cảm ơn
chân thành tới các thầy cô giáo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, thầy cô Khoa
Quản trị văn phòng đã giảng dạy cho tôi nhiều kiến thức và kỹ năng trong
suốt quá trình học tập ở trường. Tôi xin gửi lời cảm ơn tới Lãnh đạo và các
anh chị cán bộ, nhân viên tại Công ty CP Sản xuất Dịch vụ Xuất nhập khẩu
Từ Liêm đã tận tình chỉ bảo giúp đỡ tôi trong quá trình khảo sát để thực hiện
đề tài tại cơ quan.
Trải qua hơn 2 tháng thực hiện đề tài của mình, người luôn đồng hành
và chỉ bảo tận tình giúp tôi hoàn thành đề tài khóa luận là ThS. Vi Tiến
Cường. Qua đây, tôi xin gửi những tình cảm chân thành và lời cảm ơn sâu sắc
nhất tới Thầy.
Bên cạnh những kết quả đạt được trong quá trình khảo sát và nghiên
cứu do trình độ nghiên cứu và thời gian còn hạn chế và nhiều nguyên nhân
khác, mặc dù đã rất cố gắng song đề tài của tôi không tránh khỏi những thiếu
sót. Tôi rất mong nhận được sự chỉ bảo giúp đỡ, đóng góp ý kiến của các quý
thầy cô giáo. Những ý kiến đóng góp của thầy cô và các bạn đọc sẽ giúp tôi
nhận ra những hạn chế và trang bị thêm nhiều nguồn kiến thức và hiểu biết
trên con đường học tập cũng như nghiên cứu sau này.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
Sinh viên

Lê Thị Lan


DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

STT

Từ viết tắt


Nghĩa đầy đủ

1

SX

Sản xuất

2

DV

Dịch vụ

3

XNK

Xuất nhập khẩu

4

CP

Cổ phần

5

CHXHCN


Cộng hòa xã hội chủ nghĩa

6

HTX

Hợp tác xã

7

HĐQT

Hội đồng quản trị

8

BGĐ

Ban giám đốc

9

CB, CNV

Cán bộ, công nhân viên

10

ĐH, CĐ


Đại học, Cao đẳng

11

NL

Nhân lực

12

CL

Chất lượng


DANH MỤC BẢNG BIỂU
Bảng 2.1. Bảng thống kê tình hình lao động của công ty năm 2017 ........... 22
Bảng 2.2. Bảng thống kê lao động theo độ tuổi giai đoạn 2015-2017 ........ 22
Bảng 2.3. Bảng thống kê lao động theo giới tính giai đoạn 2015-2017 ...... 23
Bảng 2.4. Bảng thống kê lao động theo trình độ chuyên môn giai đoạn
2015-2017 .................................................................................................... 25
Bảng 2.5. Bảng kế hoạch tuyển dụng nhân sự giai đoạn 2015-2017 .......... 38
Bảng 2.6. Bảng số lượng hồ sơ dự tuyển năm 2017 .................................... 39
Bảng 2.7. Kết quả tuyển dụng nhân sự trong giai đoạn 2015-2017 ............ 40
Bảng 2.8. Số lượng lao động được thăng chức giai đoạn 2015-2017 ......... 46
Bảng 2.9. Bảng đánh giá kết quả thực hiện công việc ................................. 49
Bảng 2.10. Kết quả đánh giá thực hiện công việc của công ty trong giai
đoạn 2015-2017............................................................................................ 49
Bảng 2.11. Số lượng nhân sự tham gia đào tạo trong giai đoạn 2015-2017 52

Bảng 2.12. Nội dung các khóa đào tạo bên ngoài công ty năm 2017.......... 53
Bảng 2.13. Thang bảng lương của nhân viên Công ty CP SX-DV-XNK Từ
Liêm ............................................................................................................. 55
Bảng 2.14. Tình hình kỷ luật tại công ty giai đoạn 2015-2017 ................... 60
Biểu đồ 2.1. Cơ cấu lao động theo độ tuổi................................................... 23
Biểu đồ 2.2. Cơ cấu lao động theo giới tính ................................................ 24
Biểu đồ 2.3. Cơ cấu lao động theo trình độ ................................................. 25


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN ..............................................................................................
LỜI CẢM ƠN ....................................................................................................
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT............................................................................
DANH MỤC BẢNG BIỂU ...............................................................................
MỞ ĐẦU .......................................................................................................... 1
1. Lý do chọn đề tài ........................................................................................ 1
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề ......................................................................... 2
3. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài .................................................................. 3
4. Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài ................................................................ 3
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ............................................................. 3
6. Giả thuyết nghiên cứu ................................................................................ 4
7. Phương pháp nghiên cứu .......................................................................... 4
8. Bố cục của đề tài ........................................................................................ 5
NỘI DUNG....................................................................................................... 6
CHƢƠNG 1...................................................................................................... 6
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHÂN SỰ ........................... 6
TRONG VĂN PHÕNG .................................................................................... 6
1.1. Một số khái niệm cơ bản về quản lý nhân sự ......................................... 6
1.1.1. Khái niệm nhân sự, quản lý nhân sự ................................................ 6
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của công tác quản lý nhân sự ........................ 7

1.1.3. Đặc điểm của nhân sự văn phòng..................................................... 8
1.1.4. Nội dung của quản lý nhân sự .......................................................... 9
1.1.5. Vai trò của quản lý nhân sự .............................................................. 9
1.1.6. Căn cứ và các nguyên tắc quản lý nhân sự văn phòng .................. 10
1.1.7. Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác quản lý nhân sự trong văn
phòng......................................................................................................... 11


Tiểu kết ........................................................................................................... 14
CHƢƠNG 2.................................................................................................... 16
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHÂN SỰ TRONG VĂN
PHÕNG TẠI CÔNG TY CP SẢN XUẤT DỊCH VỤ XUẤT NHẬP
KHẨU TỪ LIÊM .......................................................................................... 16
2.1. Giới thiệu về Công ty CP Sản xuất Dịch vụ Xuất nhập khẩu Từ Liêm 16
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty............................. 16
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Công ty ........................... 18
2.1.3. Cơ cấu tổ chức của Công ty............................................................ 20
2.1.4. Thực trạng nhân lực của công ty .................................................... 21
2.2. Tình hình hoạt động, công tác tổ chức hành chính tại Văn phòng Công
ty CP Sản xuất Dịch vụ Xuất nhập khẩu Từ Liêm ...................................... 26
2.2.1. Vị trí hoạt động ............................................................................... 26
2.2.2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn ................................................ 26
2.2.3. Cơ cấu tổ chức ................................................................................ 28
2.2.4. Mô tả vị trí việc làm trong Văn phòng............................................ 29
2.3. Thực trạng công tác quản lý nhân sự trong văn phòng tại Công ty CP
Sản xuất Dịch vụ Xuất nhập khẩu Từ Liêm ................................................ 31
2.3.1. Công tác hoạch định nguồn nhân lực ............................................. 31
2.3.2. Công tác tuyển dụng nhân sự ......................................................... 34
2.3.3. Bố trí, sắp xếp nhân sự ................................................................... 44
2.3.4. Tạo động lực lao động .................................................................... 47

2.3.5. Đánh giá kết quả thực hiện công việc ............................................ 48
2.3.6. Đào tạo và phát triển nhân sự ........................................................ 50
2.3.7. Thù lao lao động ............................................................................. 54
2.3.8. Khen thưởng-Kỷ luật lao động ....................................................... 58
2.4. Nhận xét, đánh giá chung...................................................................... 60
2.4.1. Ưu điểm ........................................................................................... 60


2.4.2. Hạn chế ........................................................................................... 62
2.4.3. Nguyên nhân ................................................................................... 63
Tiểu kết ........................................................................................................... 64
CHƢƠNG 3.................................................................................................... 65
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ, CHẤT LƢỢNG QUẢN
LÝ NHÂN SỰ TRONG VĂN PHÕNG TẠI CÔNG TY CP SX-DV-XNK
TỪ LIÊM ....................................................................................................... 65
3.1. Định hướng phát triển của Công ty trong thời gian tới ........................ 65
3.2. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả, chất lượng công tác tổ chức quản
lý nhân sự ..................................................................................................... 65
Tiểu kết ........................................................................................................... 72
KẾT LUẬN .................................................................................................... 73
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ..................................................... 74
DANH SÁCH PHỤ LỤC .............................................................................. 75


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Đất nước đang phát triển theo định hướng xã hội chủ nghĩa, nền kinh tế
đang trong quá trình công nghiệp hóa- hiện đại hóa, đòi hỏi không chỉ riêng
các cơ quan Nhà nước cần cải cách mà các doanh nghiệp cũng cần phải đổi
mới và tiếp thu một cách chọn lọc và hiệu quả nhằm phát triển toàn diện.

Nhằm nâng cao và đáp ứng vấn đề trên đòi hỏi nhu cầu về nguồn nhân lực là
hết sức cần thiết và cấp bách. Dù trong bất cứ công viêc gì thì con người luôn
được coi là nguồn nội lực quan trọng quyết định sự thành công của một cơ
quan, tổ chức, đơn vị đó. Nguồn nhân lực không chỉ dừng lại ở thể lực mà còn
cần cả trí lực phục vụ cho công cuộc xây dựng đất nước phát triển giàu mạnh,
vững bền với đội ngũ nhân lực dồi dào cả về thể và trí. Nhưng làm thế nào để
nâng cao chất lượng nguồn nhân lực, ổn định cả về số lượng và chất lượng,
cạnh tranh với hàng loạt các tổ chức nước ngoài đang hội nhập vào nền kinh
tế trong nước. Đây luôn là một vấn đề mà một nhà lãnh đạo quan tâm.
Quản lý nhân sự trong văn phòng nói riêng và trong các doanh nghiệp
nói chung có ý nghĩa rất quan trọng, bởi lẽ con người được xem là yếu tố cấu
thành và quyết định đến sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp đó. Nó
được xem là hoạt động nền tảng, đóng vai trò trung tâm trong quá trình điều
hành hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung của doanh nghiệp, để trên cơ
sở đó triển khai các hoạt động quản trị khác, từ đó giúp doanh nghiệp có thể
tồn tại, phát triển và đi lên trong cạnh tranh . Hiểu rõ về tầm ý nghĩa quan
trọng của nhân sự trong việc giải quyết các công việc nói chung của cơ quan
và văn phòng nói riêng, cũng như việc thực hiện tốt công tác tổ chức quản lý
nhân sự trong văn phòng lại hết sức cần thiết. Bởi văn phòng không chỉ là bộ
máy của cơ quan, tổ chức, có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông
tin phục vụ cho lãnh đạo mà còn là bộ máy trợ giúp nhà quản lý điều hành
công việc, đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động
1


chung của toàn cơ quan. Xuất phát từ nhu cầu học tập và nghiên cứu thực tiễn
tại Công ty CP Sản xuất Dịch vụ Xuất nhập khẩu Từ Liêm, tôi quyết định
chọn đề tài “ Nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự trong văn phòng Công ty
Cổ phần Sản xuất Dịch vụ Xuất nhập khẩu Từ Liêm” để làm đề tài nghiên
cứu.

2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Nghiên cứu về công tác tổ chức quản lý nhân sự trong văn phòng là
một nhu cầu tất yếu để các cơ quan nhà nước, doanh nghiệp và các tổ chức
chính trị xã hội áp dụng vào thực tiễn nhằm nâng cao hiệu quả trong công
việc và dễ dàng hơn trong việc đương đầu với mọi thách thức trong điều kiện
cạnh tranh hội nhập từ môi trường bên ngoài. Ở những góc độ khác nhau, đã
có nhiều công trình nghiên cứu thuộc lĩnh vực quản lý nhân sự nói chung và
trong văn phòng nói riêng như sách, các bài nghiên cứu khoa học, luận văn,
bài đăng tạp chí, báo cáo,… có thể kể tên như:
- Nguyễn Hữu Thân (2008), Giáo trình “ Quản trị nhân sự”( tái bản lần
thứ 9), Nhà xuất bản Lao động xã hội, Hà Nội. Cuốn sách đã đề cập đến
những vấn đề liên quan về quản trị nhân sự như hoạch định, tuyển mộ, tuyển
chọn và phát triển tài nguyên nhân sự, giao tiếp nhân sự, là nguồn tài liệu
tham khảo giúp cho các doanh nhân, giám đốc nhân sự hoặc trưởng phòng,
nhân viên củng cố và tăng cường khả năng quản trị nhân sự của mình. Đồng
thời, giáo trình cũng là nguồn tài liệu tham khảo cho sinh viên học hỏi những
kiến thức hỗ trợ cho công việc sau này.
- PGS.TS. Nguyễn Hữu Tri (2005), Giáo trình “ Quản trị văn phòng” ,
Nhà xuất bản Khoa học và kỹ thuật, Hà Nội. Cuốn sách đã khái quát những
nội dung về văn phòng, quản trị văn phòng từ khái niệm cho đến vai trò, chức
năng. Đồng thời, đề cập đến vấn đề tổ chức nhân sự trong văn phòng. Người
đọc sẽ có được cách nhìn nhận về văn phòng một cách cụ thể hơn.

2


- Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Võ Thị Thanh Tâm “ Nghiên cứu
công tác quản trị nguồn nhân lực tại Công ty CP Siêu Thanh và một số vấn đề
về quản lý lao động tại các công ty CP ở Việt Nam”
- Báo cáo thực tập tốt nghiệp của sinh viên Nguyễn Phú Trọng “ Thực

trạng công tác quản trị nhân sự tại Văn phòng Đài tiếng nói Việt Nam”
3. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài
- Một là, nghiên cứu lý luận về công tác quản lý nhân sự trong văn phòng
- Hai là, trên cơ sở hiểu về lý luận, nghiên cứu, đánh giá thực trạng
thực hiện công tác quản lý nhân sự trong văn phòng Công ty CP Sản xuất
Dịch vụ Xuất nhập khẩu Từ Liêm.
- Ba là, xuất phát từ thực trạng công tác quản lý nhân sự trong văn
phòng, trên cơ sở đó đề xuất một số giải pháp nâng cao chất lượng, hiệu quả
quản lý nhân sự trong văn phòng Công ty Cổ phần Sản xuất Dịch vụ Xuất
nhập khẩu Từ Liêm.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài
Làm rõ một số vấn đề lý luận về công tác quản lý nhân sự . Từ đó, phân
tích đánh giá thực trạng công tác quản lý nhân sự trong văn phòng Công ty
CP Sản xuất Dịch vụ Xuất nhập khẩu Từ Liêm. Qua đó, khái quát những ưu
điểm, hạn chế và nguyên nhân còn gây ra sự bất cập để đề xuất một số giải
pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý về nhân sự trong văn phòng và công ty
5. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: Đề tài chủ yếu tập trung vào các nội dung cơ
bản của công tác quản lý nhân sự trong Công ty Cổ phần Sản xuất Dịch vụ
Xuất nhập khẩu Từ Liêm.
- Phạm vi nghiên cứu:
+ Về thời gian: Đề tài nghiên cứu công tác quản lý nhân sự tại Công ty
CP Sản xuất Dịch vụ Xuất nhập khẩu Từ Liêm trong giai đoạn từ năm 20152017.

3


+ Về không gian: Đề tài nghiên cứu tại Văn phòng Công ty CP Sản
xuất Dịch vụ Xuất nhập khẩu Từ Liêm: Bộ phận Văn phòng Ban giám đốc,
Bộ phận Tổ chức cán bộ, Bộ phận Văn thư-lưu trữ, Bộ phận Kế toán tài vụ,

Bộ phận lái xe, Bộ phận tạp vụ.
6. Giả thuyết nghiên cứu
Công tác quản lý về nhân sự là một trong những nhiệm vụ thiết yếu
nhằm nâng cao hiệu suất lao động và hiệu quả trong công tác văn phòng nhằm
đáp ứng công cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 mà Nhà nước ta hay doanh
nghiệp Việt Nam nói riêng đang hướng tới, nó được xem là nhiệm vụ quan
trọng hàng đầu và cấp thiết. Đề tài này sẽ góp phần đổi mới nhận thức, giúp
lãnh đạo văn phòng nhìn nhận và nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý
nhân sự hơn.
7. Phƣơng pháp nghiên cứu
- Phương pháp phân tích, tổng hợp: Hệ thống hóa những số liệu và
thông tin thu thập được tiến hành phân tích và đánh giá theo từng nội dung.
- Phương pháp phỏng vấn: Đối tượng phỏng vấn là cán bộ công nhân
viên trong Văn phòng Công ty CP Sản xuất Dịch vụ Xuất nhập khẩu Từ Liêm
về các vấn đề trong công tác tổ chức quản lý nhân sự.
- Phương pháp quan sát thực tế: Quan sát công việc, nhiệm vụ của
công tác quản lý về nhân sự , những ưu điểm hạn chế tại cơ quan trong thực
hiện các nhiệm vụ của công tác tổ chức quản lý nhân sự.
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: sử dụng và tìm hiểu công tác tổ
chức, quản lý về nhân sự trong các sách báo, tạp chí, đề tài nghiên cứu khoa
học có liên quan đến lĩnh vực hành chính văn phòng để có nền tảng lý luận
mang tính khoa học cao, nhìn nhận và đánh giá khách quan thực trạng công
tác tổ chức quản lý về nhân sự trong văn phòng Công ty CP Sản xuất Dịch vụ
Xuất nhập khẩu Từ Liêm để từ đó đề ra được những giải pháp nâng cao hiệu
quả chất lượng của công tác tổ chức quản lý nhân sự.
- Phương pháp thống kê: Thống kê các tài liệu liên quan phục vụ cho
công tác làm đề tài.
4



8. Bố cục của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục.
Kết cấu nội dung bài gồm 3 chương:
Chương 1. Cơ sở lý luận về công tác quản lý nhân sự trong văn phòng
Chương 2. Thực trạng công tác quản lý nhân sự trong văn phòng tại
Công ty CP Sản xuất Dịch vụ Xuất nhập khẩu Từ Liêm
Chương 3. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả, chất lượng quản lý nhân
sự trong văn phòng tại Công ty CP Sản xuất Dịch vụ Xuất nhập khẩu Từ Liêm

5


NỘI DUNG
CHƢƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHÂN SỰ
TRONG VĂN PHÕNG
1.1. Một số khái niệm cơ bản về quản lý nhân sự
1.1.1. Khái niệm nhân sự, quản lý nhân sự
Ngày nay, trong sự phát triển không ngừng của lực lượng sản xuất kéo
theo sự đa dạng, phát triển đầy tiến bộ của khoa học kỹ thuật đã tạo nên một
lợi thế vô cùng tiềm năng trong việc khai thác tối đa và toàn diện về trí lẫn thể
lực của con người. Dù trong bất cứ việc gì, thì yếu tố “con người” luôn đóng
một vai trò chủ chốt và quan trọng nhất. Chính vì thế nên trong các cơ quan,
đơn vị, doanh nghiệp luôn chú trọng đến công tác nhân sự và làm thế nào để
quản lý được tốt vấn đề nhân sự. Vậy nhân sự trong văn phòng là gì, quản lý
nhân sự là gì?
“ Nhân sự văn phòng” là một khái niệm dùng để chỉ toàn bộ nhân lực
tham gia vào tất cả các hoạt động thuộc chức năng và nhiệm vụ của văn
phòng cơ quan, đơn vị. [ 11; tr86]
Nói về khái niệm quản lý nhân sự, có rất nhiều cách hiểu khác nhau

như:
Theo tác giả Nguyễn Hữu Thân (2008) trong cuốn Quản lý nhân sự, NXB
Thống kê:
“ Quản lý nhân sự là việc tuyển mộ, tuyển chọn, duy trì, phát triển, sử
dụng, động viên và cung cấp những tiện nghi cho tài nguyên nhân sự thông
qua tổ chức”
Hay của tác giả Nguyễn Hữu Tri (2005): “Quản lý nhân sự là tất cả các
hoạt động của một tổ chức để xây dựng, phát triển, sử dụng, đánh giá, bảo
toàn và giữ gìn một lực lượng lao động phù hợp với yêu cầu công việc của tổ
chức cả về mặt số lượng và chất lượng”
6


Theo tác giả Trần Kim Dung (2009) trong cuốn Quản trị nhân sự, NXB
Thống kê thì:
“ Quản lý nhân sự chính là chức năng cán bộ, một trong những chức
năng cơ bản của quản trị nhân sự là đi sâu nghiên cứu, khai thác mọi tiềm
năng có trong mỗi nhân viên, khuyến khích họ làm việc chủ động, sáng tạo
với hiệu suất cao, làm việc tận tâm trung thành với công ty”
Từ các ý kiến của các tác giả và nghiên cứu, theo quan điểm của cá
nhân tôi thì dù theo cách hiểu nào thì quản lý nhân sự vẫn là vấn đề quản trị
con người trong việc thực hiện các nghiệp vụ nhằm đảm bảo thực hiện tiến độ
công việc được nhanh chóng, hiệu quả.
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của công tác quản lý nhân sự
1) Chức năng của quản lý nhân sự
Trong hoạt động của cơ quan doanh nghiệp nói chung và hoạt động văn
phòng nói riêng thì vấn đề tổ chức, quản lý nhân sự có những chức năng như sau:
- Nhóm chức năng thu hút nguồn lực: Nhóm chức năng này chú trọng
đến vấn đề đảm bảo có đủ số lượng nhân viên với các phẩm chất phù hợp với
công việc của văn phòng. [ 11; tr88]

- Nhóm chức năng đào tạo và phát triển: Nhóm chức năng này đi sâu
vào công tác nâng cao năng lực công tác cho nhân viên, đảm bảo cho các
nhân viên có các kỹ năng, trình độ lành nghề cần thiết để hoàn thành tốt công
việc được giao và tạo điều kiện cho nhân viên phát triển tối đa các năng lực cá
nhân. [ 11; tr88]
- Nhóm chức năng duy trì nguồn nhân lực: Nhóm chức năng này được
cấu thành từ hai chức năng nhỏ hơn là kích thích, động viên nhân viên và duy
trì phát triển các mối quan hệ lao động tốt đẹp trong văn phòng.[11; tr88]
2) Nhiệm vụ của quản lý nhân sự
Để thực hiện tốt các chức năng vừa nêu trên thì công tác quản lý nhân
sự cần phải thực hiện những nhiệm vụ sau:
7


 Hoạch định nguồn nhân lực: Là các hoạt động nghiên cứu, dự báo về nhu
cầu nhân lực của tổ chức và hoạch định những bước tiến hành để đáp ứng được
nhu cầu về số lượng, chất lượng lao động cần thiết của tổ chức, doanh nghiệp
 Tuyển dụng nhân sự: Tuyển dụng là quá trình thu hút, nghiên cứu, lựa
chọn và quyết định tiếp nhận một cá nhân vào một vị trí của tổ chức để thỏa
mãn nhu cầu của tổ chức và bổ sung nhân lực cần thiết nhằm thực hiện mục
tiêu của tổ chức
 Bố trí, sắp xếp nhân sự: là một khâu của quá trình sử dụng người lao
động nhằm đảm bảo cho mỗi người lao động đều phát huy được năng lực và
khả năng của mình phục vụ cho mục tiêu chung của cơ quan, đơn vị.
 Tạo động lực lao động: là hệ thống các chính sách, các biện pháp quản lý
tác động đến người lao động nhằm làm cho người lao động có động lực làm việc.
 Đánh giá kết quả thực hiện công việc: là sự đánh giá có hệ thống và
chính thức tình hình thực hiện công việc của người lao động trong quan hệ so
sánh với các tiêu chuẩn đã được xây dựng và thảo luận về sự đánh giá đó đối
với người lao động.

 Đào tạo và phát triển nhân sự: là tổng thể các hoạt động học tập có tổ
chức được tiến hành trong những khoảng thời gian nhất định để nhằm tạo ra
những sự thay đổi hành vi nghề nghiệp của người lao động.
 Thù lao lao động: Tập hợp tất cả các khoản chi trả dưới các hình thức
như tiền, hàng hóa, dịch vụ mà người sử dụng lao động trả cho người lao
động tạo thành hệ thống thù lao lao động.
 Khen thưởng- Kỷ luật lao động: là những quy định về việc tuân theo thời
gian, công nghệ và điều hành sản xuất, kinh doanh trong nội quy lao động
1.1.3. Đặc điểm của nhân sự văn phòng
Thứ nhất, đối với nhân viên văn phòng: Đặc điểm của họ chính là
những người có chuyên môn sâu, am hiểu trong các lĩnh vực văn phòng. Biết

8


kiên trì, nhẫn nại, trung thực, kín đáo, sáng tạo, biết khích lệ và kiên quyết,
khôn khéo trong giao tiếp ứng xử.
Thứ hai, đối với lãnh đạo văn phòng: Ngoài những đặc điểm kể trên
của nhân viên văn phòng, thì người lãnh đạo còn có thêm đó là họ có phẩm
chất chính trị, phẩm chất và tác phong lãnh đạo. Có chuyên môn sâu rộng, am
hiểu nhiều lĩnh vực. Có tầm nhìn chiến lược và có khả năng thu hút mọi
người, có lòng tin với công việc, với nhân viên. Đặc biệt, họ biết phán đoán
và đưa ra những quyết định quyết đoán, chính xác, kịp thời.
1.1.4. Nội dung của quản lý nhân sự
Quản lý nhân sự bao gồm các nội dung về công tác hoạch định nguồn nhân
sự, tuyển dụng và bố trí sắp xếp nhân sự. Đồng thời các hoạt động tạo động lực
lao động, đánh giá kết quả thực hiện công việc và đào tạo, phát triển nhân sự cùng
các chế độ thù lao, khen thưởng-kỷ luật cũng phải được thực hiện và quản lý một
cách chặt chẽ nhằm đảm bảo hiệu quả tốt hơn, nâng cao năng suất và chất lượng
làm việc.

1.1.5. Vai trò của quản lý nhân sự
Xuất phát từ vai trò nguồn nhân sự trong cơ quan, đơn vị mà quản lý
nhân sự đóng một vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động của các tổ chức,
doanh nghiệp. Chính vì vậy, việc khai thác và quản lý tốt nguồn nhân lực này
nhằm phục vụ cho sự phát triển của doanh nghiệp. Quản lý nhân sự hiệu quả
sẽ giúp cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đạt được mục tiêu thông qua sử dụng
tối đa hiệu quả của người lao động. Đảm bảo cho sự tồn tại và phát triển của
cơ quan, vì suy cho cùng quản lý nhân sự chính là quản lý con người sao cho
đúng người, đúng việc, đúng với quỹ đạo đặt ra do các nhà quản trị đưa ra
mục tiêu và phương pháp thực hiện. Sự cạnh tranh ngày càng gay gắt trên thị
trường hiện nay đòi hỏi các cơ quan, doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển
phải cải tiến tổ chức theo hướng tinh giảm hơn, mà yếu tố con người chính là
yếu tố mang tính quyết định. Con người với kỹ năng cũng như trình độ của
9


mình sẽ tận dụng các công cụ lao động cũng như tác động vào đối tượng lao
động để tạo ra sản phẩm, đáp ứng nhu cầu cho cơ quan, doanh nghiệp.
Trong quá trình quản lý nhân sự sẽ giúp tổ chức đánh giá được năng lực
và tạo điều kiện cho người lao động phát triển khả năng của mình. Quản lý
nhân sự gồm công tác đánh giá, sàng lọc nhằm chọn lựa đúng cán bộ, công
nhân viên cho từng vị trí, bộ phận, cung cấp các chương trình đào tạo tạo điều
kiện cho cán bộ, công nhân viên phát triển chuyên môn, thúc đẩy hiệu quả
làm việc thông qua quá trình đánh giá năng lực.
Quản lý nhân sự hiệu quả sẽ giúp cơ quan, doanh nghiệp tránh được
những sai lầm trong công tác tuyển dụng, sử dụng lao động, nhằm nâng cao
chất lượng công việc. Tất cả những công tác này là rất cần thiết để tổ chức có
thể đạt được các mục tiêu đề ra.
1.1.6. Căn cứ và các nguyên tắc quản lý nhân sự văn phòng
 Căn cứ quản lý nhân sự văn phòng

- Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của văn phòng để quản lý nhân sự có
chuyên môn phù hợp
- Căn cứ vào tính chất, nghiệp vụ của từng bộ phận để quản lý nhân sự
có sở thích, tính cách, năng lực thích hợp
- Căn cứ vào biên chế và nguồn cung cấp nhân sự:
+ Đối với nguồn nhân sự bên trong: bao gồm việc điều chỉnh nhân sự ở
các bộ phận khác sang và bố trí nhân sự làm kiêm nhiệm giữa các bộ phận
+ Đối với nguồn nhân sự bên ngoài: bao gồm nhiều nguồn như sinh
viên tốt nghiệp ra trường, nhân viên từ các cơ quan khác sang,…
- Căn cứ vào năng lực, trình độ hiện có của nhân sự
- Căn cứ vào kết quả hoạt động của kỳ trước để điều chỉnh nhân sự
của kỳ này
- Căn cứ vào yêu cầu của người lao động
 Nguyên tắc quản lý nhân sự văn phòng
10


Trong quá trình quản lý nhân sự, cần đảm bảo các nguyên tắc bố trí
nhân sự thích hợp với yêu cầu, tính chất của công việc như:
 Nguyên tắc theo yêu cầu công việc: Căn cứ vào mục tiêu, yêu cầu
công việc và chức năng của đơn vị mà bố trí nhân sự phù hợp, đảm bảo thực
hiện được tốt nhất những nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị.
 Nguyên tắc chuyên môn hóa: Nguyên tắc này nhằm giúp cho nhân sự
nâng cao được chuyên môn, nghiệp vụ của mình trong từng lĩnh vực công việc.
Chuyên môn hóa sẽ giúp cho cán bộ, công nhân viên có thể rút ngắn được thời
gian làm việc, tiết kiệm chi phí, nâng cao năng suất lao động hiệu quả
 Nguyên tắc phát triển nhân sự: Nguyên tắc này đòi hỏi phải quan tâm
thường xuyên đến sự phát triển nguồn nhân lực, để họ có thể cống hiến được
hết khả năng của mình. Đồng thời, tạo cơ hội cho nhân viên phát triển bản
thân. Muốn vậy, lãnh đạo cơ quan cần quan tâm tới việc động viên, khích lệ,

tạo điều kiện học tập và bồi dưỡng chuyên môn
 Nguyên tắc công khai: Đối với việc bố trí nhân sự vào vị trí của văn
phòng phải được thông báo rộng rãi cho các hoạt động trong văn phòng cũng
như việc tuyển dụng nhân sự cũng cần phải công khai trong xã hội.
1.1.7. Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác quản lý nhân sự trong văn phòng
1) Yếu tố môi trường bên ngoài
Kinh tế : Một trong những yếu tố có sự ảnh hưởng lớn đến vấn đề quản lý
nhân sự đó chính là kinh tế trong và ngoài nước. Nền kinh tế tăng trưởng theo
chiều hướng tích cực sẽ kéo theo sự phát triển của các hoạt động kinh doanh của
các doanh nghiệp. Đồng thời, tác động trực tiếp đến các chính sách nhân sự,
ngược lại nếu kinh tế suy thoái, bất ổn , tốc độ lạm phát tăng cao thì sẽ ảnh
hưởng tiêu cực đến các công tác quản lý nhân sự trong cơ quan, đơn vị, tổ chức
nói riêng và đến thu nhập, đời sống, việc làm của người lao động nói chung.
Dân số và lực lƣợng lao động : Tỷ lệ dân số phát triển nhanh thì nhu
cầu người lao động tìm kiếm việc làm càng tăng cao, là cơ hội để doanh
11


nghiệp, tổ chức có nhiều cơ hội lựa chọn lao động đảm bảo đủ về số lượng và
chất lượng
Văn hóa và xã hội: Văn hóa và xã hội có ý nghĩa rất quan trọng đối
với mọi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp vì nó ảnh hưởng đến việc xây dựng
văn hóa của chính cơ quan đó và thái độ của người lao động. Không những
góp phần xây dựng nên môi trường làm việc tích cực, hiệu quả mà văn hóa
còn xây dựng nên tác phong làm việc chuyên nghiệp đối với các nhà lãnh đạo,
quản lý cũng như đội ngũ cán bộ, công nhân viên.
Chính trị: Các chính sách kinh tế, an sinh xã hội, phát triển bền vững
có sức ảnh hưởng mạnh mẽ đến sự phát triển của các tổ chức, doanh nghiệp
Đối thủ cạnh tranh: Trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh về tất cả
mọi mặt thì yếu tố con người mang tính chất quyết định, quan trọng đến sự

thành bại của doanh nghiệp đó. Một đội ngũ nhân sự giỏi, đầy nhiệt huyết sẽ
là chìa khóa thành công để đương đầu với các đối thủ cạnh tranh khác. Để
làm được điều trên, thì tổ chức phải có chính sách nhân sự hợp lý .
Khoa học kỹ thuật : Trong bối cảnh sự phát triển không ngừng về
khoa học kỹ thuật, các trang thiết bị, máy móc ngày càng hiện đại hóa, góp
phần giảm thiểu những khâu trung gian , tiết kiệm sức lực cho con người thì
vấn đề đào tạo nhân sự bồi dưỡng các kỹ năng nhằm theo kịp với sự phát triển
của khoa học kỹ thuật là hết sức cần thiết. Kỹ thuật hiện đại và công nghệ sản
xuất mới làm xuất hiện một số ngành nghề mới, đòi hỏi người lao động phải
được trang bị những kiến thức và kỹ năng mới.
Khách hàng : Là mục tiêu của mọi doanh nghiệp. Doanh số là một yếu
tố quan trọng đối với sự sống còn của một doanh nghiệp. Do vậy, nhà quản trị
phải làm cho nhân viên hiểu là khách hàng ảnh hưởng trực tiếp đến tiền
lương,đến cơ hội làm việc của nhân viên.
2) Yếu tố môi trường bên trong
Mục tiêu của tổ chức : Mọi hoạt động kinh doanh, kế hoạch phát triển
12


công ty đều nhằm hướng tới mục tiêu chung của tổ chức. Chính vì vậy mục
tiêu của tổ chức ảnh hưởng trực tiếp đến sự phát triển của nhân sự, từng mục
tiêu sẽ có sự sắp xếp, bố trí nhân sự thực hiện phù hợp.
Chính sách chiến lƣợc của tổ chức: Các chính sách khích lệ, động
viên của tổ chức như khen thưởng, đãi ngộ sẽ ảnh hưởng tới quản lý nhân sự.
Văn hoá của tổ chức: Văn hóa của chính cơ quan, tổ chức, doanh
nghiệp là cái sẽ luôn tồn tại mãi theo thời gian. Không những góp phần xây
dựng nên môi trường làm việc tích cực, hiệu quả mà văn hóa của tổ chức còn
xây dựng nên tác phong làm việc chuyên nghiệp đối với các nhà lãnh đạo, quản
lý cũng như đội ngũ cán bộ, công chức và viên chức. Từ đó, gây dựng nên hình
ảnh đẹp của mỗi cơ quan, tổ chức thể hiện nét văn hóa, giá trị chuẩn mực và là

điều kiện để phát triển tinh thần và nhân cách cho con người. Xây dựng được
một nền văn hóa công sở văn minh, tiến bộ tức là chúng ta đang góp phần tạo
nên một nề nếp làm việc khoa học, có kỷ cương, dân chủ. Tạo được tính thống
nhất trong công việc, một nền văn hóa tiến bộ, lành mạnh sẽ tạo nên niềm hứng
thú đối với công việc, là môi trường làm việc lý tưởng mà đội ngũ cán bộ, công
nhân viên đều mong muốn. Xây dựng văn hóa công sở không những có ý nghĩa
đối với chính cơ quan, tổ chức đó mà còn là cơ hội để bồi dưỡng và phát triển
những cá nhân làm việc ở đó bằng sự tận tâm, nhiệt huyết và thỏa sức sáng tạo.
Văn hóa công sở còn giúp cho mỗi thành viên trong công sở phải tôn trọng kỷ
luật, danh dự của công sở, quan hệ thân ái, đoàn kết, hợp tác vì sự nghiệp
chung của doanh nghiệp. Thực hiện văn hóa nơi làm việc chính là chúng ta
đang tạo được sự cân bằng giữa niềm tin, giá trị về sự bình đẳng, công bằng đối
với cơ quan và thành viên trong cơ quan đó. Thu hút người lao động đến với
việc làm của doanh nghiệp.
Con ngƣời : Con người chính là đội ngũ nguồn nhân sự làm việc trong
tổ chức. Trong tổ chức mỗi người khác nhau về năng lực quản lý, về nguyện
vọng, về sở thích…vì vậy họ có những nhu cầu ham muốn khác nhau. Nếu
13


trước kia mong muốn của người đi làm chỉ đơn giản là có một công việc ổn
định và mức lương đủ trang trải cuộc sống thì ngày nay nhu cầu của người lao
động đa dạng, phong phú hơn nhiều, đặc biệt là nhu cầu tinh thần.
Ngoài những nhu cầu như tiền lương, tiền thưởng thì các nguyện vọng
như có công việc phù hợp với năng lực chuyên môn, các điều kiện làm việc
phải thuận lợi, được cung cấp đầy đủ thông tin, được tôn trọng và lắng nghe ý
kiến đề xuất của họ, cơ hội học tập và thăng tiến,… là những nhu cầu mà bất
cứ một cá nhân người lao động nào đều mong muốn tổ chức đáp ứng.
Quản lý nhân sự phải nghiên cứu kỹ vấn đề này để tìm ra các biện pháp
quản lý phù hợp nhất.

Nhà quản lý : Bao gồm trình độ giao tiếp nhân sự và các phương pháp
lãnh đạo của nhà quản trị.
Nhà quản lý phải thường xuyên quan tâm đến nhân viên tạo bầu không
khí thân mật, cởi mở trong tổ chức giúp nhân viên ý thức được tinh thần trách
nhiệm với công việc được giao.
Phong cách lãnh đạo cũng ảnh hưởng rất lớn đến công tác quản lý nhân
sự. Bởi nhà quản lý có nhiệm vụ đề ra các chính sách đường lối, phương
hướng cho sự phát triển của doanh nghiệp ảnh hưởng trực tiếp đến toàn bộ sự
tồn tại vào phát triển của công ty, điều này đòi hỏi các nhà quản trị ngoài
trình độ chuyên môn phải có tầm nhìn xa để có thể đưa ra các định hướng phù
hợp về cho tổ chức.
Hiểu rõ được tầm quan trọng của việc quản lý nhân sự, nhà quản trị cần
phải nghiên cứu nắm vững kiến thức về quản lý nhân sự để có thể quản lý tốt
và hiệu quả .
Tiểu kết
Chương 1 đã khái quát cơ bản những nội dung về khái niệm quản lý
nhân sự trong văn phòng, chức năng, nhiệm vụ, đặc điểm, vai trò của quản lý
nhân sự và những nội dung cơ bản của quản lý nhân sự trong văn phòng. Trên
14


cơ sở lý luận này sẽ là nền tảng để tìm hiểu thực trạng về công tác quản lý
nhân sự trong văn phòng tại Công ty CP Sản xuất Dịch vụ Xuất nhập khẩu Từ
Liêm sẽ được tìm hiểu tại chương 2.

15


CHƢƠNG 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHÂN SỰ TRONG VĂN

PHÕNG TẠI CÔNG TY CP SẢN XUẤT DỊCH VỤ XUẤT NHẬP
KHẨU TỪ LIÊM
2.1. Giới thiệu về Công ty CP Sản xuất Dịch vụ Xuất nhập khẩu Từ Liêm
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty
- Tháng 01/1980 thành lập HTX mua bán Huyện Từ Liêm, kinh doanh
ban đầu là tự tổ chức kinh doanh và quản lý 25 cơ sở Hợp tác xã mua bán.
- Hợp tác xã mua bán hoạt động đến tháng 7/1986 thì tách một bộ phận
kinh doanh thành lập “Công ty kinh doanh tổng hợp” nằm trong HTX mua bán
huyện Từ Liêm. Đến tháng 9/1992 sáp nhập HTX mua bán huyện Từ Liêm và
công ty kinh doanh tổng hợp thành Công ty SX – DV – XNK Từ Liêm.
- Đến ngày 12/10/1999 sau khi Đại hội cổ đông chuyển tên thành Công
ty Cổ phần Sản xuất Dịch vụ Xuất nhập khẩu Từ Liêm, gọi tắt là
TULTRACO.
- Công ty có tên gọi: Công ty Cổ phần Sản xuất Dịch vụ Xuất nhập
khẩu Từ Liêm.
- Tên giao dịch Quốc tế: TULIEM PRODUCT SERVICE IMPORT
EXPORT JOINT STOCK COMPANY gọi tắt là TULTRACO.
- Trụ sở: Km9, đường Hồ Tùng Mậu – Phường Mai Dịch – Quận Cầu
Giấy –Thành phố Hà Nội.
Điện thoại: 04.37643790/ 04.22181793.
Fax: 04.337643783.
Email:
- Mã số thuế: 0100703863
- Vốn điều lệ khi thành lập công ty là: 4.251.000.000 VNĐ , trong đó tỷ
lệ cổ phần Nhà nước là 828.500.000 VNĐ, chiếm tỷ lệ 19,5%, tỷ lệ cổ phần
bán cho người lao động trong doanh nghiệp là 2.868.100.000 VNĐ chiếm
16


67,5% và tỷ lệ cổ phần bán cho các đối tượng ngoài doanh nghiệp là

554.400.000 VNĐ chiếm 13%.
- Công ty CP Sản xuất Dịch vụ Xuất nhập khẩu Từ Liêm thuộc sở hữu
của các cổ đông, được thành lập trên cơ sở cổ phần hóa doanh nghiệp Nhà
nước. Công ty cổ phần hoạt động theo quy định của Luật công ty do Quốc hội
Nhà nước CHXHCN Việt Nam khóa ѴШ, kỳ họp thứ 8 thông qua ngày
21/12/1990 và Luật sửa đổi một số điều của Luật Công ty do Quốc hội nước
CHXHCN Việt Nam khóa ѴШ, kỳ họp thứ 5 khóa IX thông qua ngày
22/6/1994 và bây giờ là Luật Doanh nghiệp năm 2005.
- Công ty có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, được mở tài khoản
ngân hàng, có vốn điều lệ và chịu tài chính hữu hạn đối với các khoản nợ của
công ty mang số vốn hữu hạn đó. Công ty tự hoạch toán kinh doanh độc lập,
tự chủ về tài chính, tự chịu trách nhiệm về hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Phạm vi hoạt động: Công ty TULTRACO hoạt động trên phạm vi
toàn bộ lãnh thổ Việt Nam, công ty có thể mở chi nhánh, văn phòng đại diện
trong và ngoài nước theo qui định của pháp luật nhà nước Việt Nam.
- Thời gian hoạt động là 40 năm, kể từ ngày được cấp kinh doanh. Thời
gian hoạt động của công ty có thể được ra hạn hoặc rút ngắn với điều kiện
được đại hội đồng cổ đông thông qua với số phiếu biểu quyết nhất trí tương
đương với số vốn điều lệ công ty và được cơ quan nhà nước có thẩm quyền
chấp nhận. Hội đồng quản trị có trách nhiệm chuẩn bị các văn bản để làm thủ
tục xin ra hạn hoặc rút ngắn thời gian hoạt động trình cơ quan Nhà nước có
thẩm quyền.
Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp Công ty Cổ phần ( xem phụ lục
01)
Quyết định số 4210/QĐ-UB ngày 12 tháng 10 năm 1999 của Uỷ ban
nhân dân thành phố Hà Nội về việc chuyển Công ty sản xuất dịch vụ xuất
nhập khẩu Từ Liêm thành Công ty Cổ phần sản xuất dịch vụ xuất nhập khẩu
Từ Liêm (xem phụ lục 02)
17