Lời mở đầu
Logistics là một ngành kinh tế dịch vụ quan trọng mang tính hệ thống liên quan
đế nhiều ngành, lĩnh vực kinh tế khác nhau,được coi là xương sống trong thương
mại quốc tế. Nói về ngành logistics tại Việt Nam, nếu tính từ ngày thành lập Hiệp
hội Giao nhận kho vận Việt Nam (tiền thân của Hiệp hội Doanh nghiệp dịch vụ
Logistics Việt Nam – VLA) thì đến nay ngành logistics Việt Nam đã được 25 năm.
Tuy ngành Logistics còn khá non trẻ tại Việt Nam nhưng lại là một ngành nghề cực
kỳ triển vọng và quan trọng. Bằng chứng là ngành đã tăng trưởng đều nhất trong
tất cả các ngành tại Việt Nam trong thời gian qua, tốc độ phát triển hàng năm đạt
16-20% tăng 12% đến 14% trong năm 2018 vừa qua, chỉ số LPI (Logistics
performance index - chỉ số năng lực quốc gia về logistics) xếp thứ 39/160 trên thế
giới và thứ 3 trong ASEAN chỉ sau Singapore và Thailand. Logistics đang đóng
góp khoảng 8% vào GDP cho đất nước. Trong bối cảnh phát triển nóng như vậy,
nhiều doanh nghiệp đã thành lập công ty logistics và từng bước hoàn thành chuỗi
cung ứng hàng hóa tới các vùng miền trong cả nước và các nước trên thế giới. Dù
đã đạt được những kết quả đáng ghi nhận song ngành logistics vẫn còn gặp nhiều
khó khăn, thách thức cần giải quyết để hướng tới tương lai trong bối cảnh hội nhập
toàn cầu. Để làm được điều đó thì mỗi doanh nghiệp cần phải có những bước thay
đổi để nhìn nhận ra điểm yếu trong quá trình vận hành chuỗi cung ứng và giải
quyết các khó khăn hiện có. Gemadept Logistics Company (GLC) thuộc CTCP
Gemadept – một trong những công ty chuyên về cảng, bãi hàng đầu tại Việt Nam,
là công ty con chuyên về mảng kho bãi, đặc biệt, GLC chính là một trong những
đơn vị cung cấp kho lưu hàng cho Vinmart Hà Nội – hệ thống cửa hàng bán lẻ của
Vingroup. Vậy nên, bài tiểu luận “ Nghiên cứu hoạt động quản lý kho hàng của
Gemadept Logistics Company với Vinmart” chúng em xin phân tích quy trình
giao nhận và lưu trữ hàng hóa trong kho đối với hai đơn vị trên với mục đích tìm ra
1


khó khăn và từ đó đề xuất những giải pháp để khắc phục hoạt động đó, giúp cho
hoạt động quản lý kho của GLC nói riêng và hệ thống quản lý kho đối với doanh

nghiệp Logistics nói chung hoàn thiện hơn.
Bài tiểu luận của chúng em gồm có 3 phần như sau:
Chương 1: Tổng quan về Vinmart và Gemadept Logistics Company
Chương 2: Quy trình giao nhận và lưu trữ hàng hóa tại kho trung tâm Gemadept –
Vinmart Hà Nội
Chương 3: Đánh giá khó khăn và đề xuất các giải pháp khắc phục

2


Chương 1: Tổng quan về Vinmart và Gemadept
Logistics Company
1. Giới thiệu về hệ thống siêu thị Vinmart và kho trung tâm Gemadept Hà Nội
1.1. Tập đoàn Vingroup
Tập đoàn Vingroup (tên đầy đủ: Tập đoàn Vingroup - Công ty CP) được thành
lập vào tháng 8 năm 1993, tên ban đầu là Technocom và năm 2011 sáp nhập 2
công ty Vinpearl và Vincom (bằng cách hoán đổi cổ phần). Đến giữa tháng 2 năm
2012, cổ phiếu Vingroup (mã: VIC) phát hành thêm cho mục đích sáp nhập được
chính thức giao dịch tại Sở Giao dịch Chứng khoán Thành phố Hồ Chí Minh. Năm
2011, đại hội cổ đông bất thường đã bầu Chủ tịch Hội đồng quản trị là ông Phạm
Nhật Vượng, là người giàu nhất sàn chứng khoán Việt Nam 4 năm liên tiếp 2010,
2011, 2012, 2013. 1
Hiện nay, hệ sinh thái của Vingroup gồm 3 mảng chính: Công nghệ/ công
nghiệp/ thương mại dịch vụ. Về công nghệ, Vingroup có dự án Vinsmart (bắt đầu
tháng 6 năm 2018) triển khai sản xuất các thiết bị điện tử, khởi điểm là điện thoại
thông minh thương hiệu Vsmart; Vintech và một số công ty con. Về mảng công
nghiệp nặng có Vinfast với tiêu biểu là sản xuất ô tô mang thương hiệu Việt. Về
mảng thương mại dịch vụ có Vinhome, VinID, Vinpearl, ….
Với mong muốn mang đến cho thị trường những dịch vụ, sản phẩm mang tiêu
chuẩn quốc tế, những trải nghiệm độc đáo, hiện đại trong bất cứ lĩnh vực nào,

Vingroup lúc nào cũng chứng tỏ là người tiên phong, dẫn dắt xu hướng tiêu dùng.
Vingroup tự hào là một trong những tập đoàn tư nhân hàng đầu Việt Nam.

1 Theo Wikipedia.org

3


1.2. Hệ thống siêu thị Vinmart
Vinmart là thương hiệu bán lẻ của tập đoàn Vingroup được phát triển trên giá trị
trọng tâm mang tới cho người tiêu dung những trải nghiệm và giá trị vượt trội khi
mua sắm. Các siêu thị VinMart có quy mô lớn với diện tích lên đến hơn 10.000m2,
với hơn 40 ngàn mặt hàng thuộc đủ các nhóm hàng khác nhau như thực phẩm, mỹ
phẩm, đồ dung gia đình, điện máy giá dụng, may mặc thới trang, đồ chơi…, hệ
thống VinMart sẽ đáp ứng hoàn hảo các nhu cầu sinh hoạt hàng ngày của người
tiêu dùng thuộc khu vực cộng đồng lớn. Trong khi đó, các siêu thị mini và cửa
hàng tiện ích VinMart+ có quy mô nhỏ hơn với diện tích 1000m2 và có đầy đủ mọi
mặt hàng thiết yếu. được bố trí tại các vị trí thuận tiện nhất cho việc mua sắm của
khách hàng.
Hệ thống VinMart đảm bảo cung cấp các sản phẩm với nguồn gốc, xuất xứ rõ
ràng, từ các đối tác uy tín trong nước và quốc tế với chất lượng được kiểm soát kỹ
lưỡng theo quy quản lý chất lượng nghiêm ngặt.
Các hoạt động chính
VinMart là chuối bán lẻ có tốc độ phát triển nhanh nhất Việt Nam, chỉ sau hơn 9
tháng hoạt động, tổng số siêu thị và cửa hàng tiện ích thuộc hệ thống đã vào vận
hàng của VinMart đã dặt tới con số 74, trong đó gồm 19 siêu thị VinMart và 56 cửa
hàng tiện ích VinMart+ trên cả nước.
Đầu tháng 12/2015 chỉ sau hơn một năm đi vào hoạt động, chuối siêu thị
VinMart đã phát triển thần tốc trở thành chuối cửa hàng tiện ích lớn nhất tại Việt
Nam với con số ấn tượng là 200 địa điểm trên toàn quốc.

Chuỗi bán lẻ thuộc tập đoàn Vingroup, tập đoàn kinh tế đa ngành hàng đầu ở
Việt Nam và trong khu vực. Trên tinh thần phát triển bền vững, chuyên nghiệp, với
phương châm “Vì chất lượng cuộc sống của mọi nhà”, hệ thống VinMart &
4


VinMart+ mang đến cho người tiêu dùng sự lựa chọn đa dạng về hàng hoá và dịch
vụ, tính tiện ích, đáp ứng nhu cầu mua sắm từ bình dân đến cao cấp của khách
hàng.
1.3. Công ty cổ phần Gemadept
Gemadept được thành lập vào năm 1990, là một trong ba công ty đầu tiên được
chính phủ chọn thí điểm cổ phần hóa vào năm 1993. Từ năm 2002, Gemadept
chính thức được niêm yết trên thị trường chứng khoán Việt Nam.
Với quy mô hàng chục công ty con và công ty liên doanh liên kết, mạng lưới
kinh doanh trải rộng tại nhiều tỉnh, thành phố lớn trong cả nước, tại các vùng kinh
tế trọng điểm và vươn sang các quốc gia khu vực ASEAN, Gemadept nhiều năm
liền nằm trong Top 500 doanh nghiệp lớn nhất Việt Nam, được vinh danh trong
Top 1000 doanh nghiệp đóng thuế nhiều nhất, Top 20 doanh nghiệp Logistics hàng
đầu Việt Nam, Top 50 doanh nghiệp kinh doanh hiệu quả, Top 50 doanh nghiệp
niêm yết tốt nhất Việt Nam do Forbes bình chọn, v.v….

Hình 1: Cơ cấu công ty cổ phần Gemadept
5


1.4. Gemadept Logistics Company, LTD (GLC)
Được thành lập vào năm 2008, Gemadept Logistics Co., Ltd. (GLC) là công ty
con của Gemadept Corporation. Sau hơn 20 năm phát triển, Gemadept đã cung cấp
cho khách hàng hầu như tất cả các dịch vụ liên quan tới vận tải bao gồm vận
chuyển đa phương thức, lưu trữ, xử lý, thông quan, kho ngoại quan cho nông sản,

phục vụ FMCG (Fast Moving Consumer Goods – Nhóm hàng tiêu dùng nhanh)
nội địa, hàng hóa xuất nhập khẩu cũng như hàng hóa dự án .
1.5. Thông tin chung
Tại kho GMD, GLC sẽ chịu trách nhiệm các việc chính: Nhập hàng, lưu trữ và
xuất hàng
Số lượng kho của GLC phục vụ cho Vinmart vẫn chưa có thông tin chính xác và
đầy đủ trên nên nhóm nghiên cứu sẽ tiếp tục tìm hiểu thêm

Hình 1: Phạm vi dịch vụ và các nghiệp vụ chính tại kho trung tâm GMD
6


2. Giải thích các ký hiệu và thuật ngữ

Ký hiệu
WHS Sup
CS
CMS
P/L

Nghĩa
Warehouse Supervisor
Customer Services
Commercial Dept
Picking List
Warehouse
Receipt/

Giải thích
Giám sát kho

Bộ phận dịch vụ khách hàng
Thương vụ
Phiếu soạn hàng
Goods

WR/ GR
Receipt
Phiếu nhận hàng
TO
Transfer Order
Phiếu xuất hàng
SMP
Hệ thống đặt lịch giao hàng
WMS
Warehouse Management System Hệ thống quản lý kho
SKU
Stocking Keeping Unit
Đơn vị lưu kho/ mã hàng
Bảng 1: Giải thích các ký hiệu sử dụng trong bài
SMP (Hệ thống đặt lịch giao hàng) là phần mềm do GLC sử dụng để quản lý
các chuyến hàng theo yêu cầu nhập, xuất của khách hàng. Cụ thể, GLC kiểm soát
phần mềm này và cung cấp cho Vinmart và các hãng chuyên chở chịu trách nhiệm
vận chuyển hàng tới kho GMD một số lệnh như xem report, xác nhận ngày giao
hàng, in report.
WMS (Hệ thống quản lý kho hàng) là phần mềm ứng dụng được thiết kế để
quản lý kho hàng của doanh nghiệp. Trong phạm vi nghiên cứu của bài tiểu luận,
WMS được GLC sử dụng để:
+ Lên kế hoạch: Hoàn thiện kế hoạch hàng ngày để tiếp nhận các hoạt động
nhập kho, lựa chọn khối lượng công việc cũng như thay đổi hay xử lý các đơn đặt
hàng trong ngày, ước tính nguồn nhân lực và số lượng xe cần thiết để đảm bảo cho

quá trình vận chuyển đạt hiệu quả cao nhất, thông tin với các hãng vận tải được giữ
liên tục và thông báo kịp thời để đáp ứng yêu cầu trong ngày một cách nhanh nhất.
7


+ Tổ chức (Organizing): Xác định thứ tự các đơn hàng được chọn. Việc tổ chức
các đơn hàng được chọn này được thực hiện bằng nhiều cách nhằm đáp ứng các
yêu cầu khác nhau của doanh nghiệp. Mục đích chính của nhà quản trị khi họ sử
dụng chức năng tổ chức là để kiểm soát và phát hiện ra những đơn hàng không
đem lại lợi nhuận cho doanh nghiệp và từ chối chúng.
+ Kiểm soát (Controlling): Cung cấp các mốc kết quả để nhà quản trị có căn cứ
theo dõi tiến trình công việc hàng ngày. Thông qua đó có thể đáp ứng các yêu cầu
một cách kịp thời và chính xác, cũng như phân tích hiệu suất công việc tại kho
thông qua các dữ liệu và báo cáo.
+ Đồng thời, về phía Vinmart sẽ được cấp quyền truy cập với các thao tác như
xem report tình trạng hàng hóa hàng ngày, hàng tháng, hàng tuần, hàng năm hoặc
trong một giai đoạn cụ thể nào đó; các lệnh tiêu hủy hoặc trả lại hàng cho nhà cung
cấp (NCC); in các báo cáo, chứng từ; khiếu nại khi nhận thấy có sai lệch về số liệu
được báo cáo từ hệ thống của GLC với số liệu tổng hợp từ Vinmart; đòi bồi thường
khi có tổn thất liên quan đến hàng do lỗi từ phía GLC chịu trách nhiệm.
+ SKU (Đơn vị lưu kho): SKU là mã hàng hóa nhằm phân loại mặt hàng để
bán, đó có thể là một sản phẩm hoặc dịch vụ, và kèm tất cả các thông số, thuộc tính
liên quan với các loại item mà phân biệt nó với các loại mặt hàng khác. Đối với
một sản phẩm, những thuộc tính có thể bao gồm: nhà sản xuất, mô tả, vật liệu, kích
thước, màu sắc, bao bì, và các điều khoản bảo hành. Khi một doanh nghiệp có
hàng tồn kho, họ kiểm số lượng và nó hiển thị kèm các số SKU.
Barcode – mã vạch: là một công nghệ dùng để nhận dạng và thu thập dữ liệu,
dựa vào một mã số hoặc chữ số cho một đối tượng nào đó. Mã vạch này bao gồm
dãy vạch có độ lớn nhỏ khác nhau và có khoảng trống song song xen kẽ, chúng
được sắp xếp theo một quy tắc mã hóa nhất định nào đó để các máy quét, máy đọc

8


mã vạch có thể đọc được thông tin. Mã vạch thường được dùng để lưu các thông
tin về sản phẩm như đất nước sản xuất, tên của doanh nghiệp, … Do đó khi tra cứu
thông tin mã vạch ta có thể biết được thông tin xuất xứ của sản phẩm đó.

Chương 2: Quy trình giao nhận và lưu trữ hàng hóa
tại kho trung tâm Gemadept – Vinmart Hà Nội
1. Quy trình nhập hàng
Quy trình nhập hàng được thực hiện bởi Vinmart, NCC của Vinmart và Các bộ
phận: Data, Checker, Bảo vệ, Picker, giám sát kho (Sup) của GLC
a) Tạo đơn hàng
- Vinmart gửi kế hoạch nhập hàng và file chia đơn hàng (file excel) cho Data
GLC và NCC
- Bộ phận Data GLC cập nhật đơn hàng vào hệ thống quản lý kho (WMS) và hệ
thống booking (SMP)
- NCC đăng nhập vào SMP, xác nhận đơn hàng, ngày giao hàng. Nếu NCC không
tìm thấy số đơn hàng thì thông báo để Vinmart gửi lại số đơn hàng.
- Sau khi đơn hàng được xác nhận thành công, NCC tiến hành in label từ SMP &
dán lên từng kiện hàng; in biên bản giao chuyển hàng hóa (BBGCHH) từ hệ thống
SMP. Trong khi đó, bộ phận Data GLC trích xuất thông tin nhập hàng từ SMP và
gửi cho Sup.
b) Giao hàng đến kho
- NCC giao hàng đến kho theo đúng thời gian đã xác nhận trên SMP
- Khi hàng đến kho, NCC nộp chứng từ cho Vinmart để kiểm tra. Bộ chứng từ
gồm:






Đơn đặt hàng (bản photo)
Hóa đơn (1 bản gốc & 3 bản photo)
BBGCHH ( 3 bản có đóng dấu đỏ)
Chứng từ khác (nếu cần) như C/O, tờ khai hải quan (nếu là hàng nhập khẩu)
9


- Vinmart kiểm tra số lượng và tính hợp lệ của chứng từ mà NCC nộp, đóng dấu
“đồng ý nhận hàng”, sau đó trả lại cho NCC để họ ra khu vực để dỡ hàng xuống
pallet
c) Quy trình xử lý khi hàng đến kho ở GLC
- Bộ phận bảo vệ:
Ngay khi xe đến kho, kiểm tra và tạm thu giấy tờ của tài xế. Cấp số thứ tự đăng
tài cho tài xế.
Thông báo tài xế vào cửa nhập hàng. Nếu không có cửa nhập hàng trống thì
hướng dẫn tài xế vào khu vực đỗ xe tạm thời.
- Bộ phận checker:
Khi xe hàng đến, kiểm tra tình trạng các mặt container, seal. Nếu có dấu hiệu
bất thường cần chụp hình, lập “biên bản tình trạng container” dưới sự xác nhận của
tài xế phía NCC.
Sau khi xe đến kho, nhận bộ chứng từ (đơn hàng và WR) từ tài xế, kiểm tra đơn
hàng có dấu xác nhận “đồng ý nhận hàng” của Vinmart thì cho NCC dỡ hàng
xuống pallet
d) Kiểm tra hàng hóa và ký nhận nhập hàng
GLC tiến hành kiểm tra tình trạng hàng hóa được giao, nếu đạt yêu cầu, GLC
và NCC tiến hành ký xác nhận phiếu nhập kho (WR), BBGCHH và hoàn tất quy
trình nhập hàng. Trình tự cụ thể như sau:
- Bộ phận Checker

Kiểm đếm đơn hàng, WR đối chiếu với thực tế về mã hàng, số lượng thùng,
tình trạng vỏ thùng, hạn sử dụng. Trong đó, số lượng được GLC quét barcode để
xác nhận, chất lượng và hạn sử dụng được kiểm tra ngẫu nhiên hoặc 100% tùy theo
xếp loại nhà cung cấp của GLC. Nếu nhà cung cấp được xếp luồng xanh thì được
10


thông qua mà không cần kiểm tra, nếu nhà cung cấp thuộc luồng đỏ thì 100% hàng
hóa phải được kiểm tra chất lượng. Đối với hạn sử dụng của hàng hóa thì Vinmart
quy định 2/3 số lượng đạt tiêu chuẩn đối với hàng sản xuất trong nước và ½ đối với
hàng nhập khẩu.
Nếu hàng không đạt chuẩn, hàng OSD (Overage – Shortage – Damaged) thì
tách riêng, lập biên bản hàng hỏng và báo cho giám sát kho xử lý.
Sau khi kiểm đếm xong, Checker ký nhận chứng từ nhận hàng, giữ lại một bản
BBGCHH có chữ ký của tài xế, trả lại các bản còn lại cho tài xế để nộp cho bộ
phận Data. Yêu cầu tài xế hoặc người đại diện NCC ghi rõ họ tên, ngày giao hàng.
Sau khi hoàn tất nhập hàng từ NCC, Checker gửi lại cho Data BBGCHH để cập
nhật thông tin hàng thực nhận và lưu chứng từ.
- Bộ phận Picker
Sau khi Checker hoàn tất nhập hàng từ NCC, Picker phân loại hàng theo file
chia đơn, chuyển hàng trên pallet vào line chỉ định. Đối với hàng OSD thì chuyển
ra khu vực riêng để chờ lệnh xử lý từ Sup
Cập nhật lại vị trí thực tế trên Put away list và nộp lại Data để cập nhật vào
WMS vị trí thực tế và lưu chứng từ.
- Bộ phận bảo vệ
Suốt thời gian làm hàng không cho tài xế, người không phận sự vào khu vực
chứa hàng trong kho; cập nhật sổ bảo vệ thời gian xe vào kho, thời gian xe vào
cửa, thời gian kết thúc làm hàng, thời gian xe rời kho. Nhập số liệu vào file excel
gửi GLC báo cáo cuối tháng.
Sau khi NCC hoàn tất giao hàng, trả lại giấy tờ cho tài xế sau khi xuất trình bản

sao BBGCHH có đóng dấu “Đã nhận hàng” của kho.
11


- Vinmart
Sau khi quy trình nhận hàng hoàn tất, GLC cập nhật thông tin trên SMP,
Vinmart đăng nhập SMP để ghi nhận và đối chiếu số lượng nhập.
e) Một số lưu ý trong quá trình nhập hàng
Đối với hàng chuyển nội bộ (hàng tiêu hao, promotion) Vinmart vẫn phải cung
cấp BBGCHH, dán nhãn kiện hàng để GLC cập nhật hệ thống, quản lý.
GLC sẽ chịu trách nhiệm cân kiện hàng theo từng SKU, item từ NCC. Số liệu
cân thực tế sẽ được cập nhật vào Master Data. Vinmart đồng ý mức chênh lệch là
10%.
Vinmart phải cung cấp file chia đơn cho GLC không muộn hơn thời điểm NCC
giao hàng đến kho trung tâm.
f) Hướng dẫn xử lý đối với hàng nhập OSD
- Đối với hàng giao sai số lượng đối với đơn đặt hàng:
Nếu giao nhiều hơn: Checker báo lại Data GLC -> Data GLC báo cáo Vinmart
để được hướng dẫn xử lý
Nếu giao ít hơn: Checker vẫn nhận hàng và ký nhận số lượng thực tế cho NCC
 Checker báo Data liên hệ Vinmart để nhận file chia đơn mới.
- Đối với việc mở thùng kiểm định random, Checker căn cứ theo quy định của
Vinmart về tỷ lễ mẫu kiểm tra sản phẩm như bảng sau:

12


Cỡ lô (đơn vị: lượng Số lượng mẫu
sản phẩm)
2-8

9 - 15
16 - 25
26 - 50
51 - 90
91 - 150
151 - 280
251 - 500
501 - 1200
1201 – 3200
5301 -10000
10001 – 35000
35000 – 150000
Nếu số lượng mẫu lỗi

Số lượng mẫu lỗi chấp nhận

2
≤0
3
≤0
5
≤1
8
≤1
13
≤1
20
≤2
32
≤3

50
≤4
80
≤5
125
≤7
200
≤ 10
315
≤ 14
500
≤ 21
dưới tỷ lệ lỗi cho phép -> Checker vẫn cho nhập kho và

ký nhận số lượng thực tế đạt yêu cầu
Nếu số lượng mẫu lỗi trên tỷ lệ lỗi cho phép -> Checker từ chối toàn bộ đơn
hàng, lập biên bản sự việc và ký xác nhận cuối cùng với NCC
Bảng 2: Quy định của Vinmart về tỷ lệ mẫu kiểm tra sản phẩm

2. Qu
ản

lý hàng trong kho
a) Quy định xếp chất trong kho hàng
100 % thùng hàng nhập vào kho đều phải có nhãn và mã vạch in từ hệ thống.
Hàng hóa lưu giữ trong kho được phân theo nhóm và đặc tính của hàng hóa
Toàn bộ hàng hóa lưu kho đều phải để lên pallet. Hàng được xếp vào từng ô
riêng biệt, hàng trên mỗi pallet được ràng buộc với nhau và dán nhãn ghi rõ tên
hàng, số lượng, số lô, ngày nhập hàng. Chiều cao tối đa của pallet khi xếp hàng là
1.5m Chỉ 2 pallet với các thùng carton cùng kích thước mới được xếp chồng đôi.

Càng FL phải đưa vào 2/3 pallet.
13


Hạn chế tối đa các mặt hàng kỵ nhau trên cùng một pallet hoặc để sát cạnh
nhau. Ví dụ, mắm, nước mắm không để cạnh các hàng hóa mỹ phẩm, không để
hàng thực phẩm cạnh các chất tẩy rửa, khử mùi.
Hàng nhạy cảm với nhiệt độ như chocolate phải bảo quản nơi khô thoáng. Phía
Vinmart sẽ cung cấp danh mục các hàng nhạy cảm với nhiệt độ cho GLC. Đối với
hàng thực phẩm phải để cách mặt đất tối thiểu 1.5 cm theo quy định của Bộ Y Tế.
Yêu cầu về giá đỡ
- Trang bị giá đỡ nhà kho phải tuân thủ theo nguyên tắc sau:
- Giá đỡ càng cao thì trọng tải rơi vào cột càng lớn
- Các bộ khung của giá đỡ phải làm bằng gỗ tròn, thép và các góc cạnh phải đủ
khỏe để tải hàng hóa
- Tỷ số lý tưởng giữa chiều cao và chiều rộng là: 16:1 nếu hai giá được đặt giáp
lưng nhau; 8:1 nếu được đặt một mình hai bên có đường đi.
- Trọng tải của giá đỡ phải được viết trên mỗi giá đỡ và không bao giờ được xếp
quá tải
b) Quản lý hàng hóa
Hàng hóa trong kho thường xuyên được theo dõi, số liệu không chỉ được quản
lý bằng sổ sách chứng từ mà còn được quản lý trong máy tính. Đầu mỗi tuần các
tallyman được phân công kiểm tra lượng hàng thực còn tồn trong kho, sau đó sẽ
đối chiếu với số liệu trong máy tính. Trường hợp có sự chênh lệch sẽ phối hợp
cùng tìm ra nguyên nhân và hướng giải quyết. Thêm vào đó, cứ đầu mỗi tháng
Vinmart sẽ kiểm tra hàng hóa trong kho và bộ phận kho sẽ cùng với Vinmart kiểm
kê rà soát lại số liệu.
Chế độ bảo quản và môi trường nhà kho
- Nguyên tắc bảo đảm hàng trong kho: Hàng nhập vào như nào thì phải xuất ra
như thế. Nếu không có yêu cầu tách hàng của chủ hàng thì kho phải đảm bảo hàng

14


còn nguyên bao, đai, nẹp, nguyên kiện. Bao bì phải được duy trì trạng thái tốt như
khi nhập, bất kỳ tổn thất, hư hại nào về bảo bì cần tiến hành thay thế, sửa chữa bao
bì hoặc thay thế hàng hóa
- Bảo quản hàng hóa tránh khỏi các tác động của môi trường khách quan, ban
quản lý kho phải thường xuyên kiểm tra:
Độ ẩm, nhiệt độ kho: Nếu độ ẩm kho vượt qua đối với độ ẩm cho phép với hàng
hóa nào đó thì có thể dẫn đến hỏng hóc, hư hại chất lượng hàng hoặc bao bì. Vì
vậy cần thường xuyên kiểm tra và duy trì nhiệt độ, độ ẩm tiêu chuẩn đối với hàng
hóa.
Côn trùng, các động vật gặm nhấm: Kiểm tra và tiến hành các biện pháp cần
thiết để bảo vệ hàng hóa khỏi sự phá hoại của côn trùng và động vật gặm nhấm
như chuột, gián,…
c) Quy trình kiểm kê hàng hóa
1. Đề nghị kiểm kho: Data GLC hoặc Vinmart gửi yêu cầu kiểm kho cho Giám
sát kho. Giám sát kho xét duyệt đề nghị và phân công nhiệm vụ người kiểm hàng
(các tallyman)
2. Tiến hành kiểm kho: Giám sát kho, kế toán và tallyman cùng kiểm tra đối
chiếu nhanh về số lượng thực tế với phần mềm và sổ sách chứng từ. Hàng sẽ được
dỡ xuống khỏi kệ và quét barcode. Mỗi 1 kệ tạo 1 phiếu kiểm kho, phải ghi đúng
tên kệ, tên kho đang kiểm. Lưu phiếu đã kiểm và tạo phiếu mới.
3. Xác nhận lại độ chênh lệch: Giám sát kho và kế toán cùng nhau chốt về số
lượng kiểm kho và xác nhận lại độ chênh lệch (về mặt số liệu, hoặc về mặt hàng
thực tế). Sau đó, Giám sát kho tổng hợp lại phiếu kiểm kho rồi chuyển cho kế
toán.
4. Lập biên bản kiểm kê hàng hóa: Data GLC sẽ lập biên bản kiểm kê hàng hóa
và cập nhật trên phần mềm WMS. Vinmart sẽ đăng nhập vào đây để đối chiếu số
liệu và cập nhật thông tin về hàng của mình trong kho.

Xử lý các trường hợp chênh lệch:
- Lệch về mặt số liệu: Bộ phận Data GLC kiểm tra với bộ phận Data Vinmart
15


- Lệch về lượng hàng thực tế: Giám sát kho tại GLC kiểm tra camera ghi nhận tác
nghiệp xuất/ nhập hàng của đơn hàng thiếu (Do NCC giao thiếu, do sự bất cẩn của
nhân sự của GLC) rồi làm việc với giám sát ngành hàng của Vinmart để xin số liệu
thực tế.
d) Quản lý hàng tồn xấu, hàng trả lại
Hàng tồn xấu là hàng của Vinmart chất lượng không tốt do Checker/Picker phát
hiện ra khi kiểm đếm/chia hàng, hàng này để riêng ở khu vực hàng tồn xấu chờ xử
lý.
Hàng trả lại: là hàng mà giám sát ngành hàng của Vinmart đồng ý cho nhận
hàng lại vào kho để giao trả nhà cung cấp.
Hàng chờ hủy: Sau khi nhận được lệnh của Vinmart, GLC sẽ chuyển hàng
(hàng tồn xấu hoặc hàng trả lại) vào khu vực chờ hủy và cập nhật tình trạng vào
Daily inventory Report trên SMP. Vinmart phải cung cấp hướng dẫn hủy hàng này
trong vòng 7 ngày kể từ ngày chuyển từ hàng thường sang hàng chờ hủy.
3. Quy trình xuất hàng
a) Tạo lệnh xuất hàng
- Vimart gửi yêu cầu và kế hoạch xuất hàng (Picking list) cho bộ phận Data GLC
và Nhà vận tải của Vinmart
- Data GLC sẽ in picking list và gửi cho bộ phận Picker để quét ID thùng hàng,
pick hàng và quét barcode hàng. Sau đó, Picker sẽ xác nhận trên thiết bị quét mã
“Cargo is available to ship” (hàng sẵn sàng xuất).
Ghi chú: Nếu hàng xuất lẻ từng mặt hàng, Picker sẽ chia hàng vào thùng nhựa,
seal, dán nhãn lên thùng và quét barcode.
- Data GLC gửi thông tin hoàn tất soạn hàng cho Nhà vận tảiVinmart.
b) Giao hàng cho nhà vận tải

- Nhà vận tải sau khi nhận được thông tin của GLC thì cho xe vào kho nhận hàng.
16


- Tại kho, bộ phận Checker GLC sẽ kiểm tra điều kiện vận tải của xe, nếu đủ điều
kiện xuất hàng, Data GLC sẽ báo lại với Vinmart để chuyển Phiếu xuất kho của
Vinmart (TO) và chứng từ giao hàng khác cho Nhà vận tải. Bộ chứng từ giao hàng
cho gồm:
 Giấy đê nghị xuất kho
 Hóa đơn
 Phiếu xuất kho
- Data GLC sẽ in phiếu xuất kho của GLC (WS/ GI) và chuyển cho Checker để đối
chiếu về số lượng, hình thức thùng hàng, kiểm tra chứng từ giao hàng.
- Nếu kiểm tra số lượng, hình thức đầy đủ, đảm bảo, thì Checker giao hàng cho
nhà Nhà vận tải và ký nhận chứng từ xuất hàng. Sau đó, gửi lại thông tin chứng từ
cho bộ phận Data up lên hệ thống SMP và lưu chứng từ.
- Nếu kiểm tra thấy thiếu hàng thì báo giám sát kho điều tra lỗi. Nếu lỗi thuộc về
GLC thì GLC sẽ đền bù lượng hàng bị thiếu.

Chương 3: Đánh giá khó khăn và đề xuất phương án
khắc phục đối với hoạt động quản lý kho của GLC với
hàng hóa từ Vinmart
1. Đánh giá khó khăn
Từ phần trình bày về quy trình nhập hàng, lưu kho và xuất hàng ở trên, nhóm
nghiên cứu rút ra 3 đánh giá về những khó khăn còn tồn tại trong quá trình quản lý
kho của GLC như sau:
1.1.

Yếu tố công nghệ được ứng dụng còn hạn chế


Có thể nhận thấy rằng trong phạm vi quản lý kho của GLC thì có 3 đơn vị công
nghệ nổi bật được ứng dụng, đó là: SMP, WMS và máy quét barcode! Đây đều là
17


những công cụ ở mức cơ bản trong quá trình quản lý kho. Trong khi đó, sử dụng
SMP và WMS độc lập khiến bộ phận Data tốn thêm thời gian để làm đồng bộ các
báo cáo từ SMP -> WMS (như báo cáo hàng nhập, hàng xuất,…) và có thể có rủi
ro về sai lệch thông tin hoặc bị thiếu thông tin trong quá trình đồng bộ này.
Trong quy trình nhập hàng, file excel được sử dụng làm file chia đơn (được gửi
từ Vinmart) và báo cáo thời gian xe của người chuyên chở lưu lại trong kho (được
gửi từ bộ phận bảo vệ tại kho GMD) – Công cụ này hiện nay được đánh giá là
cồng kềnh, thủ công và sẽ mất thêm một khoảng thời gian để bộ phận Data của
GLC xử lý file và cập nhật lại trên hệ thống SMP.
Yếu tố công nghệ được ứng dụng hạn chế đi kèm với việc sử dụng nguồn nhân
lực nhiều. Yếu tố này dẫn đến khó khăn trong việc quản lý bộ máy nhân sự, duy trì
năng suất. Quá trình chất, xếp và lưu trữ hàng trong kho sử dụng sức người là
chính, chưa có sự can thiệp của công nghệ nhiều giúp tối ưu công việc và tiết kiệm
thời gian. Hơn nữa, việc sử dụng các ghi chép của nhân viên để kiểm soát hàng
trong kho sẽ có nhiều rủi ro thông tin sai lệch khi lượng hàng quá lớn.
1.2.

Thủ tục các quy trình còn chưa được tối ưu tối đa

Trong quy trình nhập hàng, khi NCC giao hàng đến kho, NCC sẽ phải cho xe
vào khu vực chờ nhập hàng để chờ duyệt chứng từ từ Vinmart, sau đó mới tới khâu
kiểm tra hàng hóa của GLC. Tuy nhiên, nhóm nghiên cứu cho rằng thời gian xe lưu
kho để chờ chứng từ này là chưa tối ưu bởi vì sẽ phát sinh thêm chi phí cho khoảng
thời gian xe và tài xế lưu kho; trong khi đó, bộ chứng từ thực chất là đợi duyệt
“đồng ý nhận hàng” từ Vinmart khi xem xét số lượng và nội dung chứng từ phù

hợp.

18


Tương tự, trong quy trình xuất hàng, khi NVT cho xe vào kho sẽ phải lưu kho
một thời gian để GLC tiến hành kiểm tra điều kiện xe sau đó mới được Vinmart
chuyển chứng từ để làm thủ tục lấy hàng.
2. Đề xuất giải quyết khó khăn nâng cao hiệu quả quản lý kho
2.1.

Tích hợp các nghiệp vụ quản lý trực tuyến và chăm sóc khách hàng
trên cùng một phần mềm quản lý thống nhất

Ý tưởng của nhóm nghiên cứu là GLC có thể đồng bộ SMP và WMS trên cùng
một hệ thống quản lý chung, cung cấp thêm tính năng chăm sóc khách hàng, giống
như hệ thống quản lý Sellers của Amazon. Theo đó, khi nhập hàng, Vinmart sẽ tạo
kế hoạch nhập hàng và file chia đơn trực tiếp trên hệ thống, gửi ID Shipment của
NCC cho GLC theo dõi và chuẩn bị nhận hàng. Khi xe vào kho, báo cáo thời gian
xe lưu kho cũng được tạo trực tiếp trên hệ thống bởi bộ phận bảo vệ để cả phía
Vinmart và GLC cùng nắm được.
Ưu điểm của việc sử dụng một phần mềm quản lý đầu cuối:
- Việc quản lý các dòng thông tin đơn giản, tiết kiệm thời gian và chặt chẽ hơn.
Phần mềm tích hợp này sẽ chỉ có 2 bên là Vinmart và GLC cùng tương tác, theo
dõi các luồng thông tin về các hoạt động tại kho mà không có sự tham gia của
NCC hay NVT. Nói cách khác, GLC sẽ chỉ quản lý các thông tin về NCC và NVT
mà Vinmart cung cấp. Ví dụ, trong quá trình nhập hàng thì GLC sẽ theo dõi ID
shipment các chuyến hàng nhập để biết thông tin cơ bản về đơn hàng và ngày giao
hàng mà không cần theo dõi NCC đã xác nhận giao hàng trên hệ thống như quy
trình hiện tại nữa. Ngoài ra, thông tin được tạo và lưu trữ cùng một định dạng trên

hệ thống, các báo cáo sẽ được thực hiện nhanh chóng và chính xác bởi các thuật
toán tổng hợp, qua đó, giúp giảm thiểu rủi ro sai lệch thông tin giữa các bộ phận xử
lý và tiết kiệm thời gian hơn trước.

19


- Hệ thống tích hợp cùng với tính năng chăm sóc khách hàng sẽ giúp tăng trải
nghiệm khách hàng. Mọi vấn đề phát sinh thì Vinmart đều có thể thông tin kịp thời
và yêu cầu xử lý thông qua một trang tính được thiết kế trên hệ thống chung. Có rất
nhiều các vấn đề có thể sẽ được rút gọn thời gian kiểm chứng, kiểm tra số liệu khi
được claim qua hệ thống quản lý chung này bởi thông tin được lưu trữ thống nhất.
2.2.

Ứng dụng phần mềm quét mã vạch trực tuyến (Logistics Scandit) trong
quản lý kho

Phần mềm Logistics Scandit là một trong những ứng dụng quét mã vạch trực
tuyến hàng đầu trên điện thoại di động. Nó có thể tích hợp với hệ thống quản lý
thống nhất đề trên để chia sẻ dữ liệu trực tuyến.
Ưu điểm: Đây là ứng dụng được cài đặt trên điện thoại và dễ dàng sử dụng đối với
công nhân. Thêm vào đó, Logistics Scandit có khả năng quét mã vạch mở rộng
giúp quản lý kho thông minh và chia sẻ dữ liệu trực tuyến giúp tiết kiệm thời gian.
2.3.

Đề xuất thay đổi quy trình

Vấn đề xe phải lưu kho trong khâu nhập hàng tốn thời gian và không gian cũng
như chi phí, vậy nên, nhóm nghiên cứu đề xuất nên thay đổi quy trình nhập hàng
để giải quyết vấn đề này. Cụ thể, khi NCC giao hàng đến kho thì GLC sẽ tiến hành

kiểm tra số lượng, tình trạng, hạn sử dụng của hàng hóa luôn. Nếu hàng đủ điều
kiện, thì nhập hàng vào kho và cùng Vinmart và đại diện NCC để hoàn thành
chứng từ, cùng lúc có thể cho xe chở hàng của NCC dời kho để có không gian đón
các xe hàng khác (Không gian đón xe cực kỳ quan trọng trong các thời kỳ cao
điểm nhập nhiều hàng vào kho). Nếu hàng không đủ điều kiện thì có thể từ chối
nhận hàng và yêu cầu xe hàng rời khỏi kho luôn để tiết kiệm chi phí.

20


2.4.

Sử dụng robot giúp xếp dỡ hàng trong kho

Sử dụng robot để xếp hàng trong kho đã được tiến hành trên các nước phát triển
Logistics, tiêu biểu như trong kho của Amazon có tới hơn 10.000 robot đang hoạt
động để giúp xếp, dỡ và vận chuyển hàng trong kho. Vậy nên, nhóm nghiên cứu đề
xuất GLC nên đầu tư vào nghiên cứu và đưa vào thử nghiệm những con robot xếp
hàng tương tự để có thể nhân rộng trên toàn bộ các kho hàng của mình.
3. Đề xuất đầu tư ứng dụng công nghệ AR đối với hoạt động logistics của
Gemadept
Gemadept đang thúc đẩy việc ứng dụng công nghệ theo xu hướng cách mạng
công nghiệp 4.0 vào quá trình vận hành và quản lý các hoạt động tại doanh nghiệp
của mình, vươn tới mục tiêu không chỉ là dẫn đầu về mảng kho bãi trong nước mà
còn khát vọng trở thành tập đoàn dẫn đầu về logistics tại Việt Nam. Vậy nên, nhóm
nghiên cứu cho rằng, Gemadept cần đầu tư ứng dụng công nghệ hiệu quả, phải
chọn được công nghệ mà có thể ứng dụng đem lại năng suất cao hơn cho phần lớn
hệ thống của Gemadept và công nghệ đó phải mới, phải độc đáo và có thể phát
triển sử dụng lâu dài. Qua quá trình tìm hiểu các công nghệ xu hướng mới trong
logistics, nhóm nghiên cứu đề xuất đầu tư vào công nghệ thực tế ảo tăng cường AR

Công nghệ AR – Công nghệ thực tế ảo tăng cường (Augmented Reality) là
công nghệ tích hợp các thông tin đầu vào (âm thanh, hình ảnh, định vị GPS) từ
máy tính tới cái nhìn thực tế của người dùng. Công nghệ thực tế ảo có thể dưới
dạng camera kết hợp với smartphone, máy tính bảng hay các phụ kiện đeo được
như tai nghe, mắt kính.
1. Ứng dụng của AR trong logistics
DHL đã thử nghiệm AR ở châu Âu và Mỹ vào 4 trường hợp sau:
 Vận hành kho
21


 Tối ưu hóa vận tải
 Giao hàng chặng cuối
 Các dịch vụ giá trị gia tăng nâng cao
1.1.

Vận hành kho:

Với công nghệ AR, DHL đã có giải pháp chọn hàng dựa trên thị giác Pick-byvision bằng cách trang bị cho công nhân kho hàng kính thông minh AR. Phần mềm
chọn hàng trong thiết bị sẽ dựa trên thị giác cung cấp khả năng nhận diện các món
hàng trong thời gian thực, đọc mã vạch, điều hướng trong kho và tích hợp thông tin
với Hệ thống Quản lý Kho hàng giúp giảm thời gian trong kho hàng.
Một lợi ích quan trọng của việc chọn hàng dựa trên thị giác là nó cung cấp sự trợ
giúp kỹ thuật số trực quan không cần dùng tay cho nhân viên kho trong quá trình
vận hành chọn hàng thủ công.
1.2.

Tối ưu hóa vận tải:

Trước khi vận chuyển, một hệ thống AR có thể hỗ trợ đảm bảo lô hàng phù hợp

với các quy định xuất nhập khẩu liên quan, hoặc các tài liệu thương mại đã được
hoàn thành một cách chính xác hay chưa. Một thiết bị AR có thể quét tài liệu
thương mại hoặc hàng hoá và tự động đề xuất các thay đổi hoặc sửa đổi phân loại
mã hàng hoá. Sau khi vận chuyển, công nghệ AR có thể làm giảm đáng kể sự
chậm trễ của cảng và lưu kho bằng cách dịch văn bản tài liệu thương mại như các
điều khoản thương mại trong thời gian thực.
AR giúp các tài xế xe tải kiểm kê hàng hóa một cách nhanh chóng. Trong tương
lai, thiết bị AR đeo được trên người có thể kết hợp các máy quét và cảm biến độ
sâu 3D để xác định số pallet hoặc bưu kiện đơn lẻ (bằng cách quét các dấu hiệu cụ
thể trên từng kiện hàng) hoặc khối lượng của chúng (sử dụng các thiết bị đo
lường). Đo lường này được so sánh với các giá trị được xác định trước và kết quả –

22


hy vọng sẽ khớp với nhau – sẽ được hiển thị cho người đến lấy hàng. Hệ thống AR
này cũng có thể quét các thiệt hại tiềm tàng đối với hàng hóa.
Hơn thế nữa, tài xế có thể cài đặt công nghệ AR trong kính chuyên dụng hoặc
trên màn hình kính chắn gió, để hiển thị những thông tin quan trọng và hàng hóa
của họ (ví dụ, xác nhận nhiệt độ hàng hóa) theo thời gian thực trong tầm nhìn của
lái xe.
1.3.

Giao hàng chặng cuối (last-mile delivery):

Các thiết bị AR làm nổi bật kiện hàng phù hợp thông báo cho tài xế biết, quá
trình tìm kiếm sẽ thuận tiện hơn và tăng tốc đáng kể ở mỗi lần giao hàng. Mỗi tài
xế có thể nhận được thông tin quan trọng về một lô cụ thể bằng cách nhìn vào nó
bằng thiết bị AR của họ. Thông tin này có thể bao gồm loại hàng hoá được vận
chuyển, trọng lượng của mỗi lô hàng, địa chỉ giao hàng, và biết liệu nó là hàng dễ

vỡ hay đòi hỏi được đặt để vị trí cụ thể để tránh hư hỏng. Thiết bị này sau đó có thể
tính toán các yêu cầu về không gian cho từng lô trong thời gian thực, quét cho một
không gian trống thích hợp trong xe, và sau đó chỉ ra nơi bưu kiện nên được đặt,
tính toán đến các tuyến đường dự kiến.
Công đoạn cuối cùng là giao bưu kiện đến tay người nhận. Thiết bị AR sẽ điều
hướng, đánh dấu nơi bưu kiện cần được giao đến. Sử dụng công nghệ nhận dạng
khuôn mặt, người nhận có thể được xác định rõ ràng thông qua một thiết bị AR mà
không cần phải trình bày thẻ ID. Điều này nhằm giúp tăng cường an ninh và nâng
cao chất lượng tiếp xúc với khách hàng.
1.4.

Các dịch vụ khác:

AR có thể cho phép khách hàng sử dụng thiết bị có khả năng AR để kiểm tra
lượng hàng được vận chuyển và ước tính trọng lượng để thiết lập kích thước hoàn
hảo cho bao bì hộp đựng có giá thấp nhất từ nhà cung cấp dịch vụ logistics của họ.

23


2. Ưu điểm của công nghệ AR
- Cho hiệu quả và năng suất công việc cao hơn
Việc sử dụng công nghệ AR để hướng dẫn sửa chữa tương tác có thể giảm đáng
kể thời gian sửa chữa trung bình của nhân viên kỹ thuật bằng cách thức hỗ trợ trực
quan và sinh động giúp xác định và sửa lỗi.
- Giảm thiểu sai sót.
DHL ước tính việc dùng kính có công nghệ AR trong kho hàng giảm thiếu sai
sót đến 40%. Do đa số các nhà kho ở các nước phát triển vẫn sử dụng phương pháp
chọn thủ công trên giấy nhưng bất kỳ phương pháp dựa trên giấy nào cũng chậm
chạp và dễ bị lỗi.

- Giảm thời gian đào tạo nhân viên để sử dụng nhân lực tối ưu
Hiện nay, những công việc kỹ thuật đòi hỏi công nhân lành nghề, và trải qua
quá trình đào tạo chuyên sâu. Tuy nhiên, trong tương lai, AR có thể đào tạo và hỗ
trợ nhân viên kho để lắp ráp một loạt các sản phẩm, giảm chi phí cho khách hàng.
Hệ thống AR có thể đảm bảo kiểm soát chất lượng bằng cách theo dõi từng bước
công việc (thông qua nhận diện hình ảnh nâng cao) và phát hiện lỗi trong quá trình
lắp ráp.
3. Khuyết điểm của AR
Vẫn có vài vấn đề kỹ thuật như hiệu suất, tuổi thọ pin, kích thước và khối
lượng, nhưng các nhà phân tích cho rằng những rào cản kỹ thuật này sẽ được giải
quyết trọng một vài năm tới.

Đánh giá: Đối với hệ thống Logistics quy mô lớn và đầu tư vào nhiều mảng (vận
tải đa phương thức, kho bãi,..) như của Gemadept thì có thể hầu như hoàn toàn ứng
dụng hết tất cả các tính năng của công nghệ AR. Thêm vào đó, các khuyết điểm

24


của AR hoàn toàn có thể khắc phục vì hiện tại nó là bản thử nghiệm, chúng có thể
được hoàn thiện và có thêm nhiều tính năng hơn trong tương lai.

25