ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

NGUYỄN THỊ THƢƠNG

TỔ CHỨC CÔNG TÁC LƢU TRỮ TẠI BẢO HIỂM XÃ HỘI
MỘT SỐ QUẬN, HUYỆN TRỰC THUỘC BẢO HIỂM
XÃ HỘI THÀNH PHỐ HÀ NỘI

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

HÀ NỘI - NĂM 2019


ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

NGUYỄN THỊ THƢƠNG

TỔ CHỨC CÔNG TÁC LƢU TRỮ TẠI BẢO HIỂM XÃ HỘI
MỘT SỐ QUẬN, HUYỆN TRỰC THUỘC BẢO HIỂM
XÃ HỘI THÀNH PHỐ HÀ NỘI

Chuyên ngành : Quản trị văn phòng
Mã số: 60340406

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC

PGS.TS VŨ THỊ PHỤNG

HÀ NỘI - NĂM 2019


MỤC LỤC
PHẦN MỞ ĐẦU................................................................................................................1
1. Lý do lựa chọn đề tài ................................................................................. 1
2. Mục tiêu và nhiệm vụ của đề tài………………………………………....3
3. Lịch sử nghiên cứu vấn đề………………………………………………..4
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ............................................................. 5
5. Phương pháp nghiên cứu ........................................................................... 6
6. Nguồn tài liệu tham khảo........................................................................... 7
7. Kết cấu của luận văn .................................................................................. 8
CHƢƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ TỔ CHỨC CÔNG
TÁC LƢU TRỮ .............................................................................................................9
1.1. Cơ sở lý luận ........................................................................................... 9
1.1.1. Khái niệm ................................................................................ 9
1.1.2. Nguyên tắc tổ chức công tác lưu trữ. ..................................... 10
1.1.3. Các biện pháp tổ chức công tác lưu trữ trong các cơ quan..... 11
1.1.4. Vai trò của việc tổ chức công tác lưu trữ ............................... 18
1.2. Cơ sở pháp lý về tổ chức công tác lưu trữ ............................................ 21
1.2.1. Giới thiệu khái quát các văn bản pháp lý và văn bản hướng dẫn
về tổ chức công tác lưu trữ. ............................................................. 21
1.2.2. Nội dung các quy định về tổ chức công tác lưu trữ ................. 23
Tiểu kết chương 1 ........................................................................................ 30
CHƢƠNG 2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC LƢU TRỮ Ở CÁC
BHXH QUẬN, HUYỆN THUỘC TP. HÀ NỘI……………………………31
2.1. Giới thiệu khái quát về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và thành
phần tài liệu hình thành trong hoạt động của BHXH quận, huyện trực
thuộc BHXH TP Hà Nội......................................................................... 31
2.1.1 Giới thiệu khái quát về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của

BHXH quận, huyện thuộc BHXH TP Hà Nội…………………………..…...31
2.1.2. Thành phần, nội dung, ý nghĩa của tài liệu hình thành trong
hoạt động của BHXH quận, huyện thuộc thành phố Hà Nội. ............ 34


2.2. Các biện pháp tổ chức công tác lưu trữ ở BHXH quận, huyện thuộc TP
Hà Nội..................................................................................................... 42
2.2.1. Xác định và phân công trách nhiệm tổ chức công tác lưu trữ. 42
2.2.2. Đội ngũ cán bộ làm công tác lưu trữ ở BHXH quận, huyện .... 43
2.2.3. Các quy định hiện hành của ngành Bảo hiểm xã hội và BHXH
Thành phố Hà Nội về tổ chức công tác lưu trữ ................................ 46
2.2.4. Hướng dẫn và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ ....................... 48
2.2.5. Kiểm tra, đánh giá công tác lưu trữ ở BHXH quận, huyện ..... 70
2.2.6. Báo cáo, thống kê về lưu trữ theo quy định ............................ 71
Tiểu kết chương 2 ........................................................................................ 78
CHƢƠNG 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC LƢU TRỮ
TẠI CÁC BHXH QUẬN, HUYỆN TRỰC THUỘC BHXH THÀNH PHỐ HÀ
NỘI ..................................................................................................................................79
3.1. Bổ sung, ban hành mới một số quy định về công tác lưu trữ. .............. 79
3.2. Nâng cao trình độ cán bộ lưu trữ .......................................................... 81
3.2.1. Bố trí cán bộ chuyên trách làm công tác lưu trữ. ................... 81
3.2.2. Tăng cường công tác đào tạo, bồi dưỡng nhằm nâng cao trình
độ, chuyên môn, nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư,
lưu trữ .......................................................................................... 83
3.3. Thu thập và tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ. ..................................... 85
3.3.1. Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan. ...................... 85
3.3.2. Phân loại tài liệu. .................................................................. 87
3.3.3. Xác định giá trị tài tiệu. ......................................................... 88
3.4. Đảm bảo cơ sở vật chất cho công tác lưu trữ. ..................................... 91
3.5. Tăng cường kiểm tra, đánh giá, xử lý vi phạm trong công tác lưu

trữ. .......................................................................................................... 92
3.6. Nâng cao trách nhiệm của bộ phận Hành chính - Văn phòng trong việc
tổ chức công tác lưu trữ tại BHXH các quận, huyện...................................94
KẾT LUẬN.......................................................................................................................97
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO...................................................................99


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các số
liệu, kết quả nghiên cứu của Luận văn là khách quan, đánh giá đúng thực
trạng và chưa từng công bố trong bất kỳ công trình nào khác. Các trích dẫn
trong luận văn đều có nguồn gốc rõ ràng.
TÁC GIẢ

Nguyễn Thị Thƣơng


LỜI CẢM ƠN
Lời đầu tiên, tôi xin được gửi lời cảm ơn chân thành tới các thầy, cô
giáo trong Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng - Trường Đại học Khoa
học Xã hội và Nhân văn Hà Nội đã tận tâm dạy giỗ, chỉ bảo, giúp đỡ và tạo
điều kiện cho tôi hoàn thành khóa học và đề tài nghiên cứu này.
Với tấm lòng tri ân sâu sắc, tôi xin chân thành cảm ơn cô PGS.TS Vũ
Thị Phụng đã tận tâm hướng dẫn, chỉ bảo và giúp đỡ tôi hoàn thành công trình
nghiên cứu này.
Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới chị Đỗ Thị Kim Dung, Phó
phòng quản lý hồ sơ Bảo hiểm xã hội TP Hà Nội, Anh Nguyễn Thành Chung
- Phó chánh văn phòng Bảo hiểm xã hội TP Hà Nội và các anh chị phụ trách
bộ phận một cửa kiêm lưu trữ tại Bảo hiểm xã hội các quận huyện thuộc Bảo
hiểm xã hội TP Hà Nội đã giúp đỡ và tạo điều kiện thuận lợi cho tôi trong

quá trình nghiên cứu đề tài.
Xin chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo của Trung tâm Đào tạo Nghiên
cứu khoa học tổ chức và quản lý đã tạo điều kiện để tôi có thời gian chuyên
tâm vào nghiên cứu đề tài.
Xin chân thành cảm ơn gia đình, bạn bè, đồng nghiệp đã ủng hộ, giúp
đỡ tôi về mọi mặt để tôi hoàn thành luận văn này!
Hà Nội, ngày tháng năm 2019
Tác giả

Nguyễn Thị Thƣơng


BẢNG CHỮ VIẾT TẮT
1

BHXH

Bảo hiểm xã hội

2

BHYT

Bảo hiểm y tế

3

HC

Hưu công an


4

HQ

Hưu quân đội

5

MC

Mất sức

6

TLLT

Tài liệu lưu trữ

7

TNLĐ

Tai nạn lao động

8

TP

Thành phố



PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do lựa chọn đề tài
Cách đây 69 năm, vào ngày 03/01/1946, Chủ tịch Hồ Chí Minh – Chủ
tịch Chính phủ lâm thời nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa đã ký Thông đạt
số 1/CP/VP gửi các Bộ trưởng trong đó nêu rõ: “Xét rằng một vài công sở đã
tự tiện hủy bỏ hay bán các công văn và hồ sơ cũ. Hành động ấy có tính chất
phá hoại, vì sợ làm mất những tài liệu có giá trị đặc biệt về phương diện kiến
thiết quốc gia.Vậy yêu cầu các ông Bộ trưởng ban chỉ thị cho nhân viên các
Sở phải gìn giữ tất cả các công văn, tài liệu và cấm không được hủy những
công văn, tài liệu ấy nếu không có lệnh trên rõ rệt cho phép hủy bỏ. Xin nhắc
rằng những hồ sơ hoặc công văn không cần dùng sau này sẽ phải gửi về
những Sở lưu trữ công văn thuộc Bộ quốc gia Giáo dục tàng trữ. Những viên
chức không tuân lệnh này sẽ bị nghiêm trị”.Thông đạt này chính là một trong
những văn bản đầu tiên của Nhà nước ta về công tác lưu trữ, đặt nền móng
quan trọng cho ngành Lưu trữ Việt Nam.
Hiện nay không chỉ riêng gì các cơ quan quản lý hành chính nhà nước
mà ở ngành BHXH cũng vậy, tài liệu lưu trữ đóng vai trò vô cùng quan trọng.
Tài liệu lưu trữ là căn cứ xác thực để giải quyết các đơn thư, khiếu nại, khiếu
tố giữa các cơ quan, tổ chức, cá nhân; giải quyết các chế độ, chính sách cho
người tham gia BHXH, BHYT, giải quyết các quan hệ pháp lý trong quản lý
hành chính. Tài liệu lưu trữ ngành BHXH lưu giữ thông tin an sinh của hàng
triệu người lao động. Theo Phó Bí thư Chi bộ, Phó Trưởng phòng Quản lý hồ
sơ BHXH TP Hà Nội - Đỗ Thị Kim Dung: "Mỗi hồ sơ là chế độ của một con
người cụ thể, liên quan mật thiết đến quyền lợi trong thời gian không chỉ một
vài năm mà cả vài chục năm”
Hiện nay, đối tượng tham gia BHXH, BHYT ngày một tăng cao, việc
giải quyết chế độ cho người tham gia rất lớn, phức tạp, tài liệu sản sinh ngày
càng nhiều, đòi hỏi công tác lưu trữ ở đây cần được tổ chức khoa học, do đó

gặp nhiều khó khăn trong quá trình khai thác sử dụng tài liệu.

1


Theo thống kê của Phòng Quản lý hồ sơ BHXH Thành phố Hà Nội, số
hồ sơ đưa vào lưu trữ những năm gần đây liên tục tăng cao. Nếu như năm
2012 có 37.182 hồ sơ thì đến năm 2015 số lưu trữ và rà soát đã lên 55.242 hồ
sơ. Như vậy hồ sơ năm sau nhiều hơn năm trước.
Cho đến hiện nay, lãnh đạo ngành Bảo hiểm xã hội đã quan tâm và chỉ
đạo các đơn vị cấp dưới thực hiện công tác lưu trữ theo đúng quy trình, đúng
nghiệp vụ. Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đạt được, vấn đề tổ chức công
tác lưu trữ tại BHXH TP Hà Nội vẫn còn nhiều tồn tại. Qua khảo sát bước
đầu, chúng tôi thấy, do khối lượng tài liệu quá nhiều, công tác phân loại chưa
đảm bảo tính khoa học, hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu còn ít về số
lượng và thể loại, thiếu tính thống nhất, nên chưa đáp ứng yêu cầu tra cứu
thông tin trong tài liệu lưu trữ. Những hạn chế trên xuất phát từ nhiều nguyên
nhân, trong đó theo chúng tôi có nguyên nhân từ các biện pháp tổ chức công
tác lưu trữ. Nếu không có biện pháp giải quyết những hạn chế nêu trên , công
tác lưu trữ tại BHXH các quận, huyện trực thuộc BHXH TP Hà Nội sẽ còn
gặp nhiều khó khăn hơn nữa trong thời gian tới.
Là một học viên cao học chuyên ngành Quản trị văn phòng, trong thời
gian qua, khi có điều kiện tham gia chỉnh lý tài liệu lưu trữ ở một số bảo hiểm
xã hội quận, huyện của Thành phố Hà Nội, tôi mong muốn vận dụng kiến
thức đã học qua chương trình thạc sĩ về quản trị văn phòng để góp phần nâng
cao hiệu quả tổ chức công tác lưu trữ ở các cơ quan nói trên. Do đó, tôi chọn
đề tài : “Tổ chức công tác lưu trữ tại Bảo hiểm xã hội một số quận, huyện
trực thuộc Bảo hiểm xã hội Thành phố Hà Nội" làm luận văn tốt nghiệp
thạc sĩ ngành Quản trị Văn phòng.


2


2. Mục tiêu và nhiệm vụ của đề tài
- Mục tiêu nghiên cứu:
+ Trên cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý về tổ chức công tác lưu trữ, đề tài khảo
sát, đánh giá thực trạng tổ chức công tác lưu trữ tại BHXH một số quận,
huyện trực thuộc BHXH TP Hà Nội
+ Đề xuất các giải pháp phù hợp nhằm góp phần nâng cao hiệu quả việc tổ
chức công tác lưu trữ tại BHXH quận, huyện trực thuộc BHXH TP Hà Nội
- Nhiệm vụ nghiên cứu
+ Hệ thống hóa cơ sở lý luận, pháp lý về tổ chức công tác lưu trữ
+ Giới thiệu vị trí chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của BHXH TP
Hà Nội
+ Khảo sát, thống kê khối lượng, giới thiệu thành phần, nội dung và phân
tích giá trị của tài liệu đang được bảo quản tại BHXH một số quận, huyện trực
thuộc BHXH TP Hà Nội.
+ Khảo sát đánh giá thực trạng tổ chức công tác lưu trữ tại BHXH quận,
huyện trực thuộc BHXH thành phố Hà Nội thời gian qua, chỉ ra những vấn đề
hạn chế cần có giải pháp khắc phục
+ Đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức công tác lưu
trữ tại BHXH quận, huyện trực thuộc BHXH thành phố Hà Nội.
3. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Tổ chức công tác lưu trữ là một vấn đề được quan tâm và chú trọng từ
nhiều năm nay và đã có rất nhiều công trình nghiên cứu .Trong đó trước hết
phải kể đến một số giáo trình như “Lí luận và thực tiễn công tác lưu trữ” do
tập thể tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền,
NguyễnVăn Thâm biên soạn, Đại học Tổng hợp Hà Nội xuất bản năm 1981;
“Nghiệp vụ lưu trữ cơ bản” do PGS.TS. Vũ Thị Phụng chủ biên, NXB Hà
Nội, năm 2006;

Ngoài ra, trên Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam trong thời gian quan
đã có khá nhiều bài viết về công tác lưu trữ như:

3


Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 5/2004; bài viết “Những vấn đề
cần xem xét trong quản lý công tác lưu trữ ở các tập đoàn kinh tế Việt Nam”;
Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 4 năm 2007; Nguyễn Thị DungNguyễn Thị Hiểu với bài viết: “Thực trạng tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ
chức, doanh nghiệp và những vấn đề cần giải quyết”… Những bài viết trên
đã phản ánh nhiều khía cạnh khác nhau về vấn đề tổ chức công tác lưu trữ của
các cơ quan tổ chức.
Bên cạnh đó là các luận văn thạc sĩ về tổ chức, quản lý công tác lưu
trữ như:
- Tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của các Tập đoàn kinh tế Việt
Nam của tác giả Nguyễn Thị Kim Bình tập trung nghiên cứu các mặt của
công tác lưu trữ trong doanh nghiệp này, bao gồm: công tác chỉ đạo và tổ
chức, công tác tổ chức khoa học TLLT, công tác kho tàng, khai thác sử
dụng TLLT và công tác thu thập TLLT của các Tổng công ty 91 vào Lưu
trữ lịch sử
- Tổ chức và quản lý công tác lưu trữ trong các doanh nghiệp 100%
vốn đầu tư nước ngoài (nghiên cứu các doanh nghiệp trên địa bàn Thành
phố Biên Hòa - Đồng Nai) của tác giả Trần Vũ Thành nghiên cứu về vấn đề
tổ chức quản lý công tác lưu trữ trong các doanh nghiệp 100% vốn đầu tư
nước ngoài (nghiên cứu các doanh nghiệp trên địa bàn Thành phố Biên Hòa
- Đồng Nai).
- Tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại Tổng công ty Đường Sắt Việt Nam
của tác giả Trần Thị Vân Anh đi sâu tìm hiểu thực trạng các biện pháp tổ
chức, quản lý về lưu trữ và trên cơ sở đó đưa ra các giải pháp giúp cho việc tổ
chức quản lý công tác lưu trữ của toàn Tổng Công ty Đường Sắt Việt Nam

được tập trung thống nhất.
Các đề tài này mặc dù không đề cập đến thực trạng tổ chức công tác
lưu trữ tại một số BHXH quận, huyện thuộc thành phố Hà Nội mà chỉ tập
trung nghiên cứu về tổ chức công tác lưu trữ trong các doanh nghiệp, nhưng
đây là nguồn tài liệu tham khảo giúp tác giả có thêm những thông tin và kiến
4


thức bổ ích về tổ chức công tác lưu trữ nhằm phục vụ cho việc thực hiện đề
tài của mình.
Như vậy, cho đến nay đã có một số công trình nghiên cứu liên quan đến
công tác lưu trữ và tổ chức công tác lưu trữ, tuy nhiên vẫn chưa có công trình
nào nghiên cứu về tổ chức công tác lưu trữ tại ngành BHXH quận, huyện trực
thuộc BHXH TP Hà Nội. Vì vậy, đề tài luận văn của chúng tôi có tham khảo
nhưng không trùng lặp với các đề tài nghiên cứu trước.
4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu của đề tài là các biện pháp tổ chức công tác
lưu trữ tại BHXH các quận, huyện trực thuộc BHXH TP Hà Nội
- Phạm vi nghiên cứu
 Phạm vi nội dung
Đề tài luận văn nghiên cứu vấn đề tổ chức công tác lưu trữ ở góc độ Quản
trị văn phòng, vì vậy, nội dung của luận văn không đi sâu vào những vấn đề
nghiệp vụ cụ thể, mà tập trung vào các biện pháp của những người đứng đầu
cơ quan và người hoặc bộ phận được ủy quyền (cụ thể là Phòng Hành chính
của BHXH các quận, huyện) trong việc tổ chức công tác lưu trữ.
Với góc độ tiếp cận như trên, phạm vi nội dung của luận văn tập trung làm
rõ những vấn đề sau:
+ Xác định trách nhiệm trong tổ chức công tác lưu trữ
+ Phổ biến, ban hành các văn bản quy định, hướng dẫn về công tác
lưu trữ

+ Tổ chức bộ máy, nhân sự để tổ chức, thực hiện công tác lưu trữ
+ Đảm bảo cơ sở vật chất cho công tác lưu trữ
+ Hướng dẫn quy trình, nghiệp vụ lưu trữ
+ Tổ chức kiểm tra, đánh giá công tác lưu trữ
Trong từng nội dung trên, luận văn sẽ nhấn mạnh đến vai trò, trách
nhiệm của bộ phận hành chính thuộc BHXH quận, huyện của thành phố Hà
Nội.

5


 Phạm vi không gian
Hiện nay, Thành phố Hà Nội có 30 Bảo hiểm xã hội quận, huyện. Tuy
nhiên do điều kiện và thời gian thực hiện đề tài có hạn nên tác giả chỉ tập
trung điều tra, khảo sát sâu tại một số cơ quan BHXH như: BHXH quận Hoàn
Kiếm, BHXH quận Thanh Xuân, BHXH huyện Gia Lâm, BHXH huyện Phú
Xuyên để phục vụ cho việc thực hiện đề tài của mình. Ngoài ra đây cũng là
các đơn vị mà tác giả có điều kiện được tiếp xúc nhiều trên phương diện công
việc của mình, do đó tương đối thuận lợi cho việc khảo sát và phản ảnh được
chính xác thực trạng về vấn đề tổ chức công tác lưu trữ tại các BHXH quận,
huyện kể trên.
Đối với các BHXH các quận, huyện còn lại, tác giả áp dụng nghiên cứu
gián tiếp thông qua các báo cáo, phỏng vấn và qua số liệu thống kê của Bảo
hiểm xã hội TP Hà Nội
 Phạm vi thời gian
Tác giả tiến hành khảo sát công tác lưu trữ ở các BHXH quận, huyện
trực thuộc BHXH TP Hà Nội trong thời gian 10 năm (2008-2018). Đây là
khoảng thơì gian mà BHXH TP Hà Nội có sự thay đổi lớn, khi tỉnh Hà Tây cũ
được sát nhập vào TP Hà Nội, Ngành BHXH trải qua một bước ngoặt lớn, có
nhiều thay đổi về quy mô, nhân sự, cách thức tổ chức….

5. Phƣơng pháp nghiên cứu
Đề tài sử dụng phương pháp luận duy vật biện chứng, duy vật lịch sử
Các phương pháp nghiên cứu cụ thể:
- Phương pháp nghiên cứu lý luận: Được áp dụng để hệ thống những
vấn đề lý luận cơ bản về công tác lưu trữ và tổ chức công tác lưu trữ.
- Phương pháp khảo sát
`

Được áp dụng để tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của

các BHXH quận huyện; tìm hiểu thực trạng tổ chức công tác lưu trữ tại các
BHXH quận, huyện trực thuộc BHXH TP Hà Nội.

6


- Phương pháp phân tích, tổng hợp, mô tả, thống kê
Phương pháp này được áp dụng để thu thập tài liệu và phân tích các kết
quả khảo sát tình hình tổ chức công tác lưu trữ tại các BHXH quận, huyện để
từ đó đánh giá thực trạng và đưa ra giải pháp tổ chức công tác lưu trữ một
cách khoa học phục vụ tốt quá trình khai thác và tra cứu thông tin.
- Phương pháp phỏng vấn
Phương pháp này được áp dụng trong quá trình tiếp xúc trực tiếp với
cán bộ phụ trách hoặc trực tiếp làm công tác lưu trữ và một số cán bộ trong cơ
quan khi họ có nhu cầu tra cứu tài liệu để từ đó hiểu và nắm bắt được thực
trạng và đưa ra những giải pháp sát thực nhất.
6. Nguồn tài liệu tham khảo
Để thực hiện đề tài này, ngoài các thông tin khảo sát từ thực tế, tác giả
đã sử dụng các nguồn tài liệu tham khảo sau đây:
- Các văn bản của các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền quy định về

công tác lưu trữ như: Luật Lưu trữ 2011; Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày
03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật
Lưu trữ; Pháp lệnh lưu trữ quốc gia 2001; Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày
08/4/2004 quy định chi tiết thi hành một điều của Pháp lệnh lưu trữ quốc gia;
Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc
tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ…
- Các văn bản của Bộ Tài chính, Bảo hiểm xã hội Việt Nam, Bảo hiểm
xã hội TP Hà Nội quy định về tổ chức công tác lưu trữ
- Các văn bản quy định cơ cấu, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của
các Bảo hiểm xã hội quận, huyện
- Một số giáo trình về công tác văn thư lưu trữ mà tiêu biểu là cuốn
giáo trình “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của nhóm tác giả Đào Xuân
Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm.
- Các luận văn, khóa luận của học viên cao học, sinh viên Khoa Lưu
trữ và Quản trị Văn phòng - Trường ĐHKHXHNV có những nội dung liên
quan đến đề tài.
7


- Các bài viết về tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ trên báo, tạp
chí như: Tạp chí VT-LTNN; Tạp chí Dấu ấn thời gian; Tạp chí nghiên cứu
lịch sử,...
7. Kết cấu của luận văn
Ngoài phần Mở đầu và phần Kết luận, luận văn bao gồm 3 chương:
Chƣơng 1. Cơ sở lý luận và pháp lý về tổ chức công tác lƣu trữ.
Trong Chương này, tác giả nghiên cứu một số cơ sở lý luận như khái
niệm, nội dung và vai trò của công tác lưu trữ, đồng thời hệ thống các văn bản
pháp lý của nhà nước về công tác lưu trữ và tổ chức công tác công tác lưu trữ.
Chƣơng 2. Thực trạng tổ chức công tác lƣu trữ ở các BHXH quận,
huyện qua khảo sát tại một số BHXH quận, huyện TP. Hà Nội.

Tại Chương này tác giả khái quát về chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ
chức của BHXH quận, huyện. Căn cứ vào cơ sở lý luận và những quy định
của Nhà nước về tổ chức công tác lưu trữ (đã trình bày trong chương 1), tác
giả phân tích thực trạng về tổ chức công tác lưu trữ của BHXH quận, huyện
qua khảo sát thực tế ở một số BHXH quận, huyện để đưa ra các giải pháp
nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ
Chƣơng 3. Giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức công tác lƣu trữ
tại các BHXH quận, huyện trực thuộc BHXH TP Hà Nội
Trên cơ sở những phân tích ở Chương 2, Từ thực trạng về vấn để tổ
chức công tác lưu trữ, tác giả đã đi sâu nghiên, đề xuất các giải pháp tổ chức
để giúp cho công tác lưu trữ tại BHXH quận, huyện trực thuộc BHXH TP Hà
Nội đạt hiệu quả cao.

8


CHƢƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ TỔ CHỨC CÔNG
TÁC LƢU TRỮ
1.1.

Cơ sở lý luận

1.1.1. Khái niệm
a, Khái niệm tổ chức.
Theo tập bài giảng môn Tổ chức khoa học hoạt động Văn phòng thuộc
Chương trình đào tạo thạc sĩ của Khoa Lưu trữ học và quản trị văn phòng
– Trường Đai học Khoa học xã hội và Nhân văn, khái niệm “Tổ chức”
được phân tích theo loại từ là động từ, danh từ và tính từ.
Theo nghĩa danh từ: Tổ chức chỉ một cơ quan, đơn vị, nhóm người có
sự phân công, phân nhiệm theo thứ tự, trình tự.

Theo nghĩa động từ: là hoạt động nhằm sắp xếp, bố trí, phân định một
nhóm người hoặc một hoạt động, một sự kiện sao cho hoạt động hay nhóm
người đó có trật tự, thứ bậc.
Theo nghĩa tính từ: được hiểu là một hoạt động, một công việc hay một
nhóm người đã được bố trí, sắp xếp đạt được hiệu quả và mục tiêu đặt ra, hay
còn gọi là “có tổ chức”.
Tuy nhiên, trong đề tài này tác giả sử dụng từ “ Tổ chức” theo nghĩa
động từ để tiếp cận vấn đề và được định nghĩa như sau: “ Tổ chức là cách sắp
xếp, bố trí, điều khiển con người hay công việc, hoạt động theo những quy
định hiện hành”. Một tổ chức hoạt động cần có khuôn khổ, quy định, quy chế
nhất định phù hợp với tình hình hoat động, đặc thù công việc và quy mô của
cơ quan, đơn vị đó. Do vậy, một cơ quan đơn vị được coi là tổ chức tốt khi
đảm bảo được con người hay công việc thực hiện đúng quy chế, quy định đã
đề ra.
b, Khái niệm công tác lưu trữ.
Theo PGS.TS Dương Văn Khảm (2003) trong Công tác văn thư, lưu trữ,
NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội: Công tác lưu trữ là quá trình hoạt động

9


quản lý và hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo đảm an toàn và sử dụng
có hiệu quả tài liệu lưu trữ.
Theo TS. Nguyễn Lệ Nhung – www.vanthuluutru.com : Công tác lưu
trữ là một lĩnh vực hoạt động của nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề
lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học, bảo
quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ
công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu
chính đáng khác của các cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Tóm lại, công tác lưu trữ có thể hiểu theo nhiều cách khác nhau, nhưng

dù hiểu theo cách nào thì cũng đều là tổ chức, quản lý các nghiệp vụ lưu trữ
sao cho khoa học và hiệu quả nhằm phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ, phục
vụ nhiều mục đích khác nhau của con người và xã hội.
c, Khái niệm tổ chức công tác lưu trữ.
Từ hai khái niệm trên, có thể hiểu: Tổ chức công tác lưu trữ là tổng thể
các biện pháp của nhà nước và của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nhằm
bảo quản an toàn và khai thác có hiệu quả tài liệu lưu trữ. Các biện pháp được
nói đến ở đây là tổ chức bộ máy, nhân sự làm công tác lưu trữ; ban hành quy
định, quy chế về công tác lưu trữ; tổ chức bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu
lưu trữ…
1.1.2. Nguyên tắc tổ chức công tác lưu trữ.
Nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất tài liệu lưu trữ được áp dụng
với tất cả các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp trên đất nước Việt Nam. Việc
quản lý tập trung thể hiện ở cả việc quản lý tài liệu và quản lý việc chỉ đạo,
hướng dẫn nghiệp vụ.
Nguyên tắc tập trung quản lý thống nhất tài liệu lưu trữ trong các cơ
quan thuộc hệ thống BHXH Việt Nam được thể hiện ở việc tập trung toàn bộ
tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của đơn vị đó và các đơn
vị trực thuộc tạo thành Phông Lưu trữ của cơ quan BHXH đó. Việc quản lý
tài liệu lưu trữ trong phông và việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ được thực
10


hiện thống nhất theo những quy định, quy chế của cơ quan về quản lý tài liệu
lưu trữ và công tác lưu trữ, dựa trên nguyên tắc tuân thủ pháp luật của nhà
nước Việt Nam. Tại khoản 9, Điều 2 Luật Lưu trữ năm 2011 quy
định:“Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình
thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị
xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức
kinh tế, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân, nhân vật lịch sử, tiêu biểu

và tài liệu khác được hình thành qua các thời kỳ lịch sử của đất nước”. Như
vậy, tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các đơn vị
BHXH đã được Luật Lưu trữ xác định là thuộc thành phần Phông lưu trữ Nhà
nước Việt Nam. Vì thế, công tác lưu trữ ở ngành Bảo hiểm cũng cần phải tuân
theo những quy định chung trong Luật Lưu trữ như: Việc chuyển tài liệu lưu
trữ ra nước ngoài, thu thập, quản lý, bảo vệ, khai thác, sử dụng và công bố tài
liệu lưu trữ quốc gia thuộc bí mật nhà nước và tài liệu đặc biệt quý hiếm được
thực hiện theo quy định của pháp luật; Nghiêm cấm việc chiếm giữ, tiêu huỷ
trái phép, làm hư hại tài liệu lưu trữ quốc gia hoặc sử dụng tài liệu lưu trữ
quốc gia vào mục đích trái với lợi ích của nhà nước, quyền và lợi ích hợp
pháp của tổ chức, cá nhân.
Để quản lý tập trung thống nhất về công tác lưu trữ, BHXH Việt Nam
đã ban hành các văn bản hướng dẫn khá đầy đủ để chỉ đạo hướng dẫn các đơn
vị trong Ngành thực hiện công tác lưu trữ bao gồm các khâu nghiệp vụ một
cách thống nhất và có căn cứ. Hệ thống văn bản chính là hành lang pháp lý để
các đơn vị, cá nhân tuân thủ và thực hiện theo quy định của Đảng, Nhà nước
và của Ngành một cách thống nhất.
1.1.3. Các biện pháp tổ chức công tác lưu trữ trong các cơ quan.
Tổ chức công tác lưu trữ bao gồm các biện pháp sau:
a. Tổ chức bộ phận quản lý công tác lưu trữ:
....... Công tác lưu trữ là một nhiệm vụ cần thiết và quan trọng trong mỗi

11


cơ quan, tổ chức. Do đó để công tác này được thực hiện thống nhất về chuyên
môn, nghiệp vụ thì cơ quan cần tổ chức bộ phận chuyên trách làm công tác
lưu trữ để tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo cơ quan hay lãnh đạo văn phòng
các công việc như:
- Xây dựng kế hoạch thực hiện công tác lưu trữ cho cơ quan bao gồm

các kế hoạch về thực hiện công tác lưu trữ, kế hoạch thu thập tài liệu, kế
hoạch thanh tra, kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ, kế hoạch loại hủy tài liệu hết giá
trị, kế hoạch chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ …..
- Soạn thảo các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo nghiệp vụ lưu trữ, xây
dựng các văn bản quy định về công tác lưu trữ trong cơ quan.
- Quản lý và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của
cơ quan như thu thập, phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu, tổ chức bảo
quản, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ…
- Tư vấn cho lãnh đạo về việc đầu tư trang thiết bị, kho tàng cho việc
bảo quản tài liệu lưu trữ như giá kệ, hộp đựng hồ sơ, bìa hồ sơ, cặp ba dây…
- Đề xuất tổ chức các buổi tập huấn đào tạo, bồi dưỡng về nghiệp vụ
lưu trữ, phổ biến các văn bản quy định về công tác lưu trữ cho các bộ phận
chuyên môn.
- Thực hiện báo cáo, thống kê về hoạt động lưu trữ của cơ quan…
Từ các nhiệm vụ kể trên cho thấy công tác lưu trữ cần thiết phải tổ chức
bộ phận chuyên trách để thực hiện thống nhất các nhiệm vụ này. Nếu không
bố trí bộ phận chuyên trách mà chỉ là cán bộ kiêm nhiệm làm công tác lưu trữ
thì khó có thể đảm bảo hiệu quả của công tác quản lý và tổ chức thực hiện các
nghiệp vụ lưu trữ.
Hiện nay tại các cơ quan Nhà nước bộ phận lưu trữ được bố trí nằm
trong Văn phòng và chịu sự quản lý điều hành của Chánh Văn phòng cơ quan.
Ở các cơ quan cấp cao thì đơn vị giúp việc về công tác lưu trữ có thể là các
Phòng Lưu trữ hoặc Phòng Văn thư - Lưu trữ, chịu sự quản lý của Chánh Văn
phòng. Ở các cơ quan cấp huyện thì bố trí bộ phận lưu trữ nằm trong Văn
12


phòng và chịu sự quản lý của Văn phòng. Ở các khu vực doanh nghiệp hay
các đơn vị có quy mô nhỏ thì tùy thuộc vào lượng tài liệu lưu trữ mà bố trí bộ
phận lưu trữ hay cán bộ làm công tác lưu trữ.

Tại các cơ quan BHXH cần quan tâm bố trí bộ phận quản lý công tác
lưu trữ, đặc biệt tại các BHXH quận, huyện là cơ quan BHXH tại địa phương
cần bố trí bộ phận tham mưu giúp việc về công tác lưu trữ để giúp cho cơ
quan, đơn vị trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình, đặc biệt là
đáp ứng nhu cầu giải quyết chế độ, chính sách cho các tổ chức, cá nhân trên
địa bàn một cách kịp thời. Như vậy, tại hầu hết các cơ quan, tổ chức đều quan
tâm đến việc tổ chức bộ phận quản lý công tác lưu trữ, bộ phận này được sắp
xếp, bố trí tùy thuộc vào quy mô của cơ quan, tổ chức và số lượng tài liệu của
cơ quan sản sinh ra trong quá trình hoạt động và làm việc của cơ quan, tổ
chức đó.
b. Tuyển dụng và bố trí cán bộ làm công tác lưu trữ.
Hiện nay, việc bố trí, tuyển dụng cán bộ làm công tác lưu trữ đang ngày
càng được các cơ quan tổ chức, doanh nghiệp chú ý quan tâm hơn đặc biệt là
khối các cơ quan Nhà nước và các doanh nghiệp có quy mô lớn, khối lượng
tài liệu nhiều và phức tạp.
Ở khu vực cơ quan Nhà nước, việc tuyển dụng cán bộ làm công tác lưu
trữ đang ngày càng được chú trọng thể hiện ở yêu cầu tuyển dụng: cán bộ lưu
trữ cần được đào tạo đúng chuyên ngành văn thư, lưu trữ, nghiệp vụ chuyên
môn nhất định về công tác lưu trữ (tùy thuộc vào cấp bậc quản lý mà yêu cầu
cán bộ được đào tạo ở bậc trung cấp, cao đẳng, đại học hoặc sau đại học). Tùy
thuộc vào cấp bậc quản lý và khối lượng tài liệu lưu trữ mà bố trí số lượng
cán bộ làm công tác lưu trữ. Ở cơ quan cấp Trung ương như Quốc hội, Chính
phủ với khối lượng công văn, giấy tờ nhiều thì có thể bố trí hàng chục cán bộ
làm công tác lưu trữ. Ở các cơ quan cấp Bộ thì bố trí 5-7 cán bộ làm công tác
lưu trữ và chịu trách nhiệm về công việc trước Chánh Văn phòng. Tại các cơ
quan ở địa phương bố trí 2-3 cán bộ chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng
13


về công tác của mình. Còn ở các cơ quan địa phương thấp hơn thì có thể bố trí

1-2 cán bộ làm công tác lưu trữ hoặc bố trí cán bộ làm công tác văn thư kiêm
nhiệm công tác lưu trữ, điển hình ở các cơ quan như HĐND-UBND cấp
huyện. Công tác văn thư và lưu trữ có mối quan hệ mật thiết với nhau. Nếu
công tác văn thư là nơi đăng ký văn bản, lập hồ sơ công việc thì đến giai đoạn
lưu trữ là nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành để khai thác tra tìm. Do vậy nếu
thực hiện tốt công tác văn thư sẽ tạo điều kiện cho công tác lưu trữ thực hiện
nhanh chóng, hiệu quả hơn. Vì vậy, đối với các cơ quan nhỏ thường bố trí cán
bộ văn thư kiêm nhiệm lưu trữ. Tuy nhiên khi kiêm nhiệm cán bộ phải thực
hiện song song đồng thời hai công việc và không đủ thời gian để thực hiện
các nghiệp vụ lưu trữ, do đó các khâu nghiệp vụ khó có thể thực hiện đầy đủ
thống nhất bằng bố trí cán bộ chuyên trách.
Ở các cơ quan BHXH, việc bố trí, tuyển dụng cán bộ làm công tác lưu
trữ phụ thuộc vào ý chí, nhận thức của người đứng đầu. Hiện nay, ở khu vực
này đã có sự quan tâm đáng kể thể hiện ở việc bố trí bộ phận chuyên trách
làm công tác lưu trữ đối với các cơ quan có quy mô lớn, khối lượng tài liệu
nhiều. Tại các đơn vị BHXH cấp quận, huyện có quy mô nhỏ hơn thì lãnh đạo
bố trí cán bộ làm công tác lưu trữ kiêm nhiệm nhiều công tác khác. Tuy
nhiên, việc tuyển dụng cán bộ làm công tác lưu trữ tại các cơ quan Bảo hiểm
xã hội quận, huyện còn mang tính hình thức và chưa mang lại hiệu quả. Do
vậy, lãnh đạo cơ quan cần có biện pháp quyết liệt hơn trong việc tuyển dụng,
bố trí cán bộ lưu trữ để góp phần nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ tại cơ
quan cũng như giúp cho lãnh đạo cơ quan trong việc quản lý công tác lưu trữ.
Từ các phân tích nêu trên có thể thấy, trong các cơ quan, tổ chức tùy
thuộc vào khối lượng công việc của cơ quan để bố trí nhân sự sao cho phù
hợp. Tuy nhiên, việc bố trí cán bộ làm công tác lưu trữ chỉ thực hiện tốt, đảm
bảo hiệu quả, chất lượng thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý điều hành
khi cán bộ chuyên trách công tác lưu trữ có trình độ chuyên môn phù hợp và
thực hiện thống nhất các quy định và khâu nghiệp vụ về công tác lưu trữ.
14



c. Ban hành và phổ biến các văn bản pháp luật và văn bản hướng dẫn về
công tác lưu trữ
Trên cơ sở những văn bản quy phạm pháp luật về công tác lưu trữ của
nhà nước, tùy thuộc vào quy mô và đặc thù mà lãnh đạo các cơ quan, tổ chức
cần ban hành những quy định, quy chế, hướng dẫn về công tác lưu trữ để làm
căn cứ, cơ sở cho cán bộ, nhân viên thực hiện một cách thống nhất. Việc xây
dựng những văn bản quy định, hướng dẫn không những giúp cho cán bộ lưu
trữ thực hiện tốt nghiệp vụ mà còn giúp cho các cán bộ chuyên môn nhận
thức được trách nhiệm của mình, tránh tâm lý xem nhẹ công tác này và đặc
biệt giúp lãnh đạo kiểm soát và nắm được tình hình thực hiện công tác đến
đâu để kịp thời điều chỉnh, sửa đổi quy định sao cho phù hợp, hạn chế tình
trạng quy định xa rời thực tiễn.
Bên cạnh việc ban hành văn bản thì tiếp theo cần phổ biến những văn
bản, quy định của nhà nước nói chung và của cơ quan nói riêng. Công tác này
cũng góp phần nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ. Phổ biến văn bản giúp cho
cán bộ nhân viên nắm được và hiểu đúng nội dung quy định để tránh thực
hiện sai, thực hiện thiếu dẫn đến vi phạm pháp luật về lưu trữ, gây ra những
hậu quả đáng tiếc.
d. Tổ chức kho tàng, trang thiết bị cho công tác lưu trữ.
Ở Trung ương, việc tổ chức bảo quản tài liệu, xây dựng kho tàng, mua
sắm trang thiết bị phục công tác bảo quản an toàn tài liệu cả về thông tin trên
tài liệu cả về mặt vật lý của tài liệu được Nhà nước đặc biệt quan tâm. Cụ thể
như Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã ban hành Công văn hướng dẫn số
111/LTNN-NVĐP ngày 04 tháng 4 năm 1995 về việc hướng dẫn bảo quản tài
liệu lưu trữ, ban hành một số tiêu chuẩn về bảo quản tài liệu như : Tiêu chuẩn
hộp đựng tài liệu; tiêu chuẩn bìa hồ sơ, tiêu chuẩn giá đựng tài liệu…
Tại các lưu trữ lịch sử như Trung tâm lưu trữ quốc gia I, II, III, IV, nhà
nước đã rất quan tâm đến công tác bảo quản những tài liệu lưu trữ đặc biệt là
các tài liệu quý hiếm như châu bản, mộc bản triều Nguyễn… đồng thời cấp

15


kinh phí đầu tư mua sắm các trang thiết bị hiện đại để bảo quản tài liệu như:
Tủ đựng tài liệu bản đồ; giá di động để đựng tài liệu giấy; hệ thống điều hòa
nhiệt độ tại kho…
Tuy nhiên, tại hầu hết các lưu trữ cơ quan, việc xây dựng kho tàng, mua
sắm các trang thiết bị phục vụ cho công tác bảo quản tài liệu chưa được thực
hiện tốt, chưa xây dựng được kho lưu trữ chuyên dụng với các điều kiện đảm
bảo tuy nhiên cũng đã đầu tư mua sắm các thiết bị tối thiểu như giá kệ, tủ,
hộp, cặp ba dây đựng tài liệu…để phục vụ cho việc bảo quản tài liệu. Có thể
thấy, việc tổ chức bảo quản tài liệu trong mỗi cơ quan phụ thuộc vào sự quan
tâm, nhận thức về vai trò của tài liệu lưu trữ cũng như vai trò của công tác lưu
trữ của từng lãnh đạo cơ quan và lãnh đạo văn phòng.
e. Tổ chức thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ
Hiệu quả của công tác lưu trữ cũng là kết quả của việc thực hiện
đúng và đủ các nghiệp vụ lưu trữ. Tuy nhiên để thực hiện đúng những
nghiệp vụ đó thì không phải cơ quan hay cán bộ làm công tác lưu trữ nào
cũng làm được. Vì vậy, muốn thực hiện tốt, cán bộ lưu trữ cũng cần phải có
hiểu biết và trình độ nhất định về công tác này để thực hiện các khâu sao
cho hợp lý và hiệu quả.
Các nghiệp vụ lưu trữ bao gồm: thu thập, bổ sung tài liệu; phân loại,
xác định giá trị tài liệu; bảo quản và phục vụ việc khai thác, sử dụng tài liệu
lưu trữ
Đối với công tác thu thập tài liệu là một trong những bước đầu tiên
nhằm thu thập, tập hợp tài liệu trong một Phông để tránh làm phân tán tài
liệu ở nhiều nơi, nhiều phòng ban góp phần làm hoàn thiện Phông lưu trữ
cơ quan đó. Hơn nữa, công tác thu thập thực hiện tốt sẽ tạo điều kiện cho
công tác tổ chức khoa học tài liệu và cho các khâu nghiệp vụ tiếp theo của
công tác lưu trữ.

Công tác phân loại là phân chia tài liệu của phông hoặc khối tài liệu
đưa ra chỉnh lý thành các nhóm lớn, nhóm vừa, nhóm nhỏ theo một phương
16


án phân loại nhất định, được dùng làm căn cứ để những người tham gia chỉnh
lý thực hiện việc phân loại tài liệu, lập hồ sơ và hệ thống hoá hồ sơ toàn
phông được thống nhất.
Trên thực tế, tùy thuộc vào lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử
phông; các nguyên tắc, phương pháp trong phân loại tài liệu phông lưu trữ và
thực tế hình thành, đặc điểm tài liệu, yêu cầu tổ chức, sắp xếp, quản lý và khai
thác sử dụng tài liệu của cơ quan để cán bộ lưu trữ lựa chọn những phương án
phân loại tài liệu phù hợp.
Về công tác xác định giá trị tài liệu là khâu khá quan trọng trong công
tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ, khâu này quyết định những tài liệu nào
được giữ lại và loại ra những tài liệu hết giá trị. Bởi vậy nếu công tác xác định
giá trị thực hiện tốt sẽ đảm bảo những hồ sơ sau khi được lập đạt chất lượng,
có giá trị sử dụng và giá trị pháp lý cao. Mặt khác nếu công tác này không
thực hiện tốt sẽ dẫn đến tình trạng xác định không đúng giá trị của tài liệu gây
những hậu quả đáng tiếc hoặc làm phân tán tài liệu, loại sai, loại nhầm những
tài liệu có giá trị.
Có thể thấy các nghiệp vụ lưu trữ có mối quan hệ mật thiết với nhau,
làm tốt nghiệp vụ thu thập sẽ tạo điều kiện cho công tác chỉnh lý tài liệu. Do
vậy các nghiệp vụ được thực hiện đồng bộ và thống nhất sẽ mang lại hiệu quả
và góp phần đảm bảo chất lượng của công tác lưu trữ của cơ quan ngày càng
tốt hơn.
f. Kiểm tra, đánh giá công tác lưu trữ.
Kiểm tra, đánh giá đối với bất cứ công việc hay lĩnh vực nào cũng là
bước quan trọng và trong công tác lưu trữ cũng không ngoại lệ. Kiểm tra,
đánh giá giúp lãnh đạo kiểm soát được kết quả thực hiện công tác lưu trữ đã

đạt hiệu quả chưa, công tác này đang có những hạn chế nào để từ đó đưa ra
những biện pháp nhằm khắc phục những hạn chế đó sao cho kịp thời. Tuy
nhiên không phải bất cứ cơ quan nào cũng thực hiện tốt công tác này, do vậy
hiệu quả thường không cao, nguyên nhân có thể do cơ quan không quan tâm
17


chú trọng kiểm tra công tác lưu trữ hoặc kiểm tra nhưng không thường xuyên
hay kết quả đạt được không cao nhưng chưa đưa ra được những biện pháp
khắc phục và rút kinh nghiệm cho giai đoạn sau. Bởi vậy, muốn công tác lưu
trữ đạt hiệu quả thì cần có sự quan tâm của lãnh đạo cơ quan, thường xuyên
kiểm tra, đánh giá công tác lưu trữ, bên cạnh đó nhận thức và trách nhiệm của
cán bộ chuyên môn và đặc biệt là ý thức của người trực tiếp làm công tác lưu
trữ cũng là một trong những yếu tố góp phần nâng cao hiệu quả công tác lưu
trữ của cơ quan về lâu dài.
Nói tóm lại, hiệu quả của công tác lưu trữ không phải là thực hiện tốt
một hoặc hai biện pháp mà là thực hiện đồng bộ, thống nhất của nhiều biện
pháp khác nhau như đã trình bày ở trên. Thực tế trong từng cơ quan, tổ chức
sẽ có những biện pháp tổ chức và quản lý công tác lưu trữ khác nhau, tuy
nhiên mục tiêu mà họ hướng tới đều là hiệu quả và chất lượng công tác lưu
trữ để phục vụ nhiều mục đích khác nhau của từng cá nhân và tập thể.
1.1.4. Vai trò của việc tổ chức công tác lưu trữ
a. Vai trò của công tác lưu trữ
Trong các cơ quan, tổ chức hiện nay hầu hết các công việc từ chỉ đạo,
điều hành, quyết định, thi hành đối với các lĩnh vực đều gắn liền với văn bản,
cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng văn bản
nói riêng, với công tác văn thư, lưu trữ nói chung. Do đó, vai trò của công tác
văn thư, lưu trữ là rất quan trọng, được thể hiện ở 4 điểm sau:
Thứ nhất, góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản
lý; cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích

chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội, đồng thời cung cấp những thông tin quá
khứ, những căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của các
cơ quan.
Thứ hai, giúp cho cán bộ, công chức, viên chức nâng cao hiệu suất
công việc và giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của
tổ chức, cá nhân. Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công
18