Học viện tư pháp Thành phố Hồ Chí Minh

Khoa đào tạo công chứng viên

LỜI MỞ ĐẦU

1.1.

Tính cấp thiết của việc nghiên cứu

Trong xã hội ngày nay thuật ngữ tài liệu giấy tờ, chữ ký, con dấu được sử dụng
rất phổ biến đó là vật phẩm do con người tạo ra mà ở chúng chứ đựng giá trị tinh
thần hoặc những giá trị vật chất nhất định. Đồng thời chúng phải ánh lượng thông
tin về sự việc, sự kiện pháp lý, con người. Đặc biệt trong lĩnh vực công chứng, giấy
tờ là đối tượng được chứng nhận và cũng có thể là vật chứa đựng căn cứ pháp lý để
chứng nhận các giao dịch khác. Theo quy định tại Khoản 1 Điều 2 Luật Công
chứng 2014: “Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề
công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự
khác bằng văn bản (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch), tính chính xác, hợp pháp,
không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng
nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch) mà
theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu
cầu công chứng”. Bằng hoạt động công chứng của mình, công chứng viên góp
phần bảo đảm an toàn pháp lý, ngăn ngừa tranh chấp, giảm thiểu rủi ro cho các hợp
đồng, giao dịch qua đó bảo vệ quyền, lợi ích của Nhà nước, quyền lợi ích hợp pháp
của cá nhân, tổ chức. Thông qua hoạt động công chứng, công chứng viên là người
góp phần bảo vệ pháp luật, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của người yêu cầu
công chứng khi tham gia giao kết các hợp đồng, giao dịch, phòng ngừa vi phạm
pháp luật, tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa.
Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của công chứng, chứng thực trong những
năm gần đây thì tình trạng giả mạo trong hoạt động này cũng ngày một tăng cao,

việc giả mạo giấy tờ, tài liệu, con dấu trong hoạt động công chứng rất đáng lo ngại
và đã gây nên hậu quả nặng nề cho xã hội. Đã có những trường hợp một người dùng
một hoặc nhiều tài sản (thật hoặc ảo) với giấy tờ giả, thủ đoạn khác nhau đã lừa
được hàng chục lần, chiếm đoạt tài sản của nhiều cá nhân, tổ chức và đã “qua mặt”
được nhiều Công chứng viên của các tổ chức hành nghề công chứng khác nhau,…
Để hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình, bảo đảm an toàn pháp lý cho các hợp đồng,
giao dịch, công chứng viên cần phải trang bị tốt cho bản thân những kỹ năng cơ
bản và cần thiết, mỗi công chứng viên phải có kỹ năng về nhận dạng chữ viết, chữ
ký, con dấu trong giấy tờ tài liệu.
Học viên: Nguyễn Thanh Hải; SBD: 45; Lớp 21C

Trang 1


Học viện tư pháp Thành phố Hồ Chí Minh

Khoa đào tạo công chứng viên

Việc xác định “đúng chữ viết, chữ ký, con dấu trong giấy tờ tài liệu” là yêu
cầu quan trọng nhất đối với hoạt động công chứng. Việc xác định đúng, chính xác
chữ viết, chữ ký, con dấu trong giấy tờ tài liệu trong hoạt động công chứng không
những tạo điều kiện cho công chứng viên có thể xác định đúng chủ thể, khách thể
của hợp đồng, giao dịch mà còn ngăn ngừa những trường hợp mạo danh, lừa đảo…
Từ những trình bày ở trên, sau khi được học lớp đào tạo nghề công chứng
Khoá 21 tại Học viện tư pháp cơ sở Thành phố Hồ Chí Minh, tôi chọn chuyên đề:
“Những kỹ năng công chứng viên cần sử dụng để việc nhận dạng chữ viết, chữ
ký, con dấu trong giấy tờ tài liệu” để làm rõ hơn và giúp công chứng viên hoàn
thành tốt nhiệm vụ của mình, bảo đảm an toàn pháp lý cho các giao dịch cũng như
các văn bản công chứng và bảo đảm an toàn pháp lý cho bản thân.
1.2. Mục đích, nhiệm vụ, đối tượng nghiên cứu

1.2.1. Mục đích nghiên cứu
Mục đích của báo cáo là nghiên cứu các kỹ năng công chứng viên cần sử
dụng để nhận dạng nhận dạng chữ viết, chữ ký, con dấu trong giấy tờ tài liệu. Đánh
giá ưu điểm, hạn chế bất cập của quy định pháp luật về việc nhận dạng chữ viết,
chữ ký, con dấu trong giấy tờ tài liệu trong hoạt động công chứng. Trên cơ sở đó đề
xuất các biện pháp, giải pháp nhằm thúc đẩy việc hoàn thiện pháp luật và các kỹ
năng cần có để tuỳ theo yêu cầu cụ thể Công chứng viên có thể áp dụng tổng hợp
các phương pháp nhận dạng khác nhau.
1.2.2. Nhiệm vụ nghiên cứu
Nhiệm vụ nghiên cứu của báo cáo tập trung vào các vấn đề:
Nghiên cứu quy định của pháp luật về nhận dạng kỹ năng về nhận dạng chữ
viết, chữ ký, con dấu trong giấy tờ tài liệu;
Nghiên cứu cơ sở khoa học, phương pháp nhận dạng kỹ năng về nhận dạng
chữ viết, chữ ký, con dấu trong giấy tờ tài liệu;
Nghiên cứu các đặc điểm, thực tiễn của quy định pháp luật về nhận dạng kỹ
năng về nhận dạng chữ viết, chữ ký, con dấu trong giấy tờ tài liệu;

Học viên: Nguyễn Thanh Hải; SBD: 45; Lớp 21C

Trang 2


Học viện tư pháp Thành phố Hồ Chí Minh

Khoa đào tạo công chứng viên

Nghiên cứu nguyên nhân, giải pháp, kiến nghị về công tác nhận dạng con
người trong hoạt động công chứng, đề xuất biện pháp nhằm tăng cường một số kỹ
năng nhận dạng kỹ năng về nhận dạng chữ viết, chữ ký, con dấu trong giấy tờ tài
liệu đối với Công chứng viên trong thời gian tới.

1.2.3. Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của báo cáo là các quy định về nhận dạng kỹ năng về
nhận dạng chữ viết, chữ ký, con dấu trong giấy tờ tài liệu và một số kỹ năng cần
thiết để Công chứng viên sử dụng nhận dạng kỹ năng về nhận dạng chữ viết, chữ
ký, con dấu trong giấy tờ tài liệu trong hoạt động công chứng, trong đó tập trung
vào một số nội dung chủ yếu như: Cơ sở khoa học của nhận dạng chữ viết, chữ ký,
con dấu trong giấy tờ tài liệu; những phương pháp nhận dạng chữ viết, chữ ký, con
dấu trong giấy tờ tài liệu.
1.3. Cơ cấu của bài báo cáo
Báo gồm có Mở đầu, Nội dung, Kết luận và Tài liệu tham khảo. Trong đó,
Nội dung của báo cáo được chia thành 05 phần như sau:
Phần I. Quy định của pháp luật về nhận dạng chữ viết, chữ ký, con dấu trong
giấy tờ tài liệu
Phần II. Cơ sở khoa học, phương pháp nhận dạng chữ viết, chữ ký, con dấu
trong giấy tờ tài liệu
Phần III. Đặc điểm về nhận dạng chữ viết, chữ ký, con dấu trong giấy tờ tài
liệu
Phần IV. Thực tiễn của quy định pháp luật về nhận dạng chữ viết, chữ ký,
con dấu trong giấy tờ tài liệu
Phần V. Nguyên nhân, giải pháp, kiến nghị về việc nhận dạng chữ viết, chữ
ký, con dấu trong giấy tờ tài liệu.

Học viên: Nguyễn Thanh Hải; SBD: 45; Lớp 21C

Trang 3


Học viện tư pháp Thành phố Hồ Chí Minh

Khoa đào tạo công chứng viên


Phần I. Quy định của pháp luật về nhận dạng chữ viết, chữ ký, con dấu trong
giấy tờ tài liệu
1.1. Khái niệm
Công chứng là việc công chứng viên chứng nhận tính xác thực, tính hợp
pháp của hợp đồng, giao dịch bằng văn bản mà theo quy định của pháp luật phải
công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện theo yêu cầu công chứng.
Bằng hoạt động công chứng của mình, công chứng viên góp phần bảo đảm
an toàn pháp lý trong quan hệ pháp luật dân sự, kinh doanh, thương mại và các
quan hệ xã hội khác, phòng ngừa vi phạm pháp luật, tăng cường pháp chế xã hội
chủ nghĩa.
Để hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình, bảo đảm an toàn pháp lý cho các giao
dịch cũng như cho các văn bản công chứng và bảo đảm an toàn pháp lý cho bản
thân, trước hết, mỗi công chứng viên phải có kỹ năng nhận dạng chữ viết, chữ ký,
con dấu trong tài liệu, giấy tờ có liên quan đến việc công chứng.
Trong xã hội, thuật ngữ tài liệu, giấy tờ được sử dụng khá phổ biến, đó là
những vật phẩn do con người tạo ra mà ở chúng chứa đựng những giá trị tinh thần
hoặc những giá trị vật chất nhất định. Đồng thời, chúng phản ánh một lượng thôn
tin nhất định về sự việc, con người. Đặc biệt, trong lĩnh vực công chứng, tài liệu,
giấy tờ có thể là đối tượng được chứng nhận và cũng có thể là vật chứa đựng căn cứ
pháp lý để chứng nhận các giao dịch khác.
Thực tế cho thấy, giấy tờ là phương tiện được sử dụng rộng rãi trong các
quan hệ xã hội, nó gắn liền với mọi lĩnh vực hoạt động của mỗi người. Chính vì
vậy, trong mỗi hoạt động công chứng, công chứng viên và nhân viên nghiệp vụ
phải phát hiện được tài liệu, giấy tờ nào là phương tiện để cá nhân, tổ chức thực
hiện hành vi trái pháp luật, tài liệu giấy tờ nào là đối tượng bị xâm hại.

Học viên: Nguyễn Thanh Hải; SBD: 45; Lớp 21C

Trang 4



Học viện tư pháp Thành phố Hồ Chí Minh

Khoa đào tạo công chứng viên

Tình trạng hiện nay việc các đối tượng làm giả bản chính văn bằng, chứng
chỉ, giấy chứng nhận quyền sở hữu tài sản giả rất nhiều và các đối tượng làm ra để
lừa dối những cơ quan hữu quan trong việc tuyển dụng, bổ nhiệm, chuyển dịch
quyền sở hữu,… là phương tiện thực hiện hành vi trái pháp luật và đạo đức xã hội.
Còn văn bằng, chứng chỉ thật bị đối tượng cạo sửa, lồng ghép nội dung để làm thay
đổi một phần hay toàn bộ nội dung để sử dụng vào mục đích bất hợp pháp lại là đối
tượng bị xâm. Dù có là phương tiện hay đối tượng bị xâm hại thì mục đích chính
của thủ phạm là tạo ra giấy tờ, tài liệu bất hợp pháp để sử dụng vào các mục đích
riêng của chúng mà không được xã hội chấp nhận.
Việc nhận dạng chữ viết, chữ ký, con dấu trong các tài liệu, giấy tờ có liên
quan đến việc công chứng khá giản đơn và khác hẳn công tác nghiên cứu giám định
tài liệu trong khoa học kỹ thuật của nhiều lĩnh vực như: tâm lý học, sinh lý học,
ngôn ngữ học, hoá học, vật lý học, toán học,… để phân loại, điều tra, phòng chống
tội phạm.
1.2. Nhận dạng chữ viết
1.2.1. Sơ lược về chữ viết
Con người chúng ta nhờ có lao động và thông qua lao động mà tiếng nói và
chữ viết của con người được hình thành và phát triển, việc hình thành chữ viết là
một quá trình phát triển lâu dài. Chữ viết đầu tiên khá đơn giản, chỉ gồm những
đường nét đơn điệu, hoặc là những nét vẽ tượng trưng có khả năng biểu đạt tư
tưởng của con người và phản ánh được hiện thực khách quan của thế giới. Cùng
với tiến trình phát triển của lao động, tiếng nói và chữ viết cũng phát triển và hoàn
thiện như ngày nay.
Đến nay, trên thế giới đã hình thành và phát triển chữ viết theo 4 hệ chữ cơ

bản sau:
Hệ chữ Latinh: Anh, Pháp, Đức, Việt Nam,…
Học viên: Nguyễn Thanh Hải; SBD: 45; Lớp 21C

Trang 5


Học viện tư pháp Thành phố Hồ Chí Minh

Khoa đào tạo công chứng viên

Hệ chư Slôven: Nga, Bungari, Nam Tư,…
Hệ chữ tượng hình: Trung Quốc, Nhật Bản, Triều Tiên,….
Hệ chữ Ai Cập: Ấn Độ, Lào, Thái Lan, Campuchia,….
Có thể nói, chữ viết là hệ thống những đường nét liên kết với nhau theo một
quy tắc nhất định, do một dân tộc, một quốc gia hay một tập đoàn người quy ước
với nhau dùng làm phương tiện để tư duy, trao đổi và lưu trữ thông tin,… phục vụ
cho đời sống con người và sự phát triển của xã hội.
1.2.2. Sự hình thành chữ viết ở một người:
Chữ viết ở mỗi con người được hình thành không phải do bẩm sinh mà do
quá trình luyện tập có ý thức, lặp đi lặp lại nhiều lần và trở thành một phản xạ có
điều kiện. Phản xạ ấy được tạo ra bởi có sự tham gia chủ yếu của não và các cơ
quan khác do não điều khiển. Có thể nói, chữ viết vừa là sản phẩn, vừa là phương
tiện vật chất để biểu đạt ngôn ngữ của con người.
Thông thường, trẻ em 6 tuổi có khả năng học tập để hiểu biết chữ viết. Mới
đầu trẻ quan sát từng chữ cái, sau đó chúng tập đọc và tập viết thêm mẫu chữ tiêu
chuẩn, rồi ghép vần và tiến tới ghép thành câu. Sự hoạt động được lặp đi lặp lại
nhiều lần theo một hình thức nhất định sẽ tạo thành những thói quen, những thói
quen đó chính là những phản xạ có điều kiện và khi đó chữ viết sẽ được con người
tạo ra một cách tự động. Quá trình tự động hoá khi viết của mỗi người đã tạo ra

mẫu chư riêng ngày càng khác xa với mẫu chữ tiêu chuẩn trong sách vở và có tính
ổn định ở mỗi người. Chính sự khác biệt mẫu chữ này là đặc điểm riêng của chữ
viết, tập hợp những đặc điểm riêng đó lại sẽ biểu hiện tính đặc trưng dạng chữ của
từng người.
Khi chữ viết đã được hình thành ở mỗi người, với chức năng là phản xạ có
điều kiện thì dạng chữ có hai tính chất cơ bản là tính riêng biệt và tính ổn định.

Học viên: Nguyễn Thanh Hải; SBD: 45; Lớp 21C

Trang 6


Học viện tư pháp Thành phố Hồ Chí Minh

Khoa đào tạo công chứng viên

 Tính riêng biệt: Là biểu hiện sự khác biệt giữa chữ viết của người này với
người khác. Viết là cả một quá trình hoạt động phối hợp khá phức tạp của cả một hệ
thống các cơ quan trong cơ thể con người dưới sự chỉ huy của hệ thần kinh trung
ương là vỏ não. Mỗi người là một cơ thể riêng biệt khác nhau cả về thể chất lẫn tâm
lý và tinh thần, các yếu tố đó tạo nên sự hác biệt trong chữ viết của mỗi người.
Ngoài ra, sự hình thành chữ viết ở mỗi người còn phụ thuộc vào yếu tố giáo dục,
điều kiện và cơ sở vật chất của người học viết. Vì vậy, ở mỗi người có một kiểu
chữ viết riêng biệt không thể giống với người khác.
 Tính ổn định tương đối: Chữ viết có tính bền vững tương đối cũng giống
như một thói quen, khi đã hình thành thì việc phá bỏ thói quen không phải là dể.
Chữ viết khi đã trở thành thói quen của mỗi người thì có tính ổn định trong một
thời gian khá dài, nhất là ở tuổi trưởng thành của mỗi người. Tuy vậy, chữ viết cũng
có thể bị biến đổi ít nhiều do viết trong trạng thái tâm sinh lý khác thường, điều
kiện viết khác thường,…. Ngoài ra, còn có trường hợp cố ý làm biến đổi dạng chữ

của mình, song chữ viết dù có bị biến đổi do khách quan hay chủ quan thì những
đặc điểm cơ bản có tính riêng biệt của mỗi người vẫn tồn tại.
Hai đặc tính cơ bản trên là cơ sở khoa học quan trọng quyết định tính chính
xác của việc nhận dạng chữ viết tay.
1.2.3. Đặc điểm của dạng chữ
Việc xác định những đặc điểm của dạng chữ giúp cho công chứng viên có
niềm tin nội tâm vững chắc hơn khi công chứng hoặc từ chối công chứng một văn
bản nào đó.
Đặc điểm chung: Là những đặc điểm biểu thị tính chất chung nhất, những nét
khái quát nhất của hệ thống chuyển động dạng chữ của một người. Những đặc điểm
đó bao gồm:

Học viên: Nguyễn Thanh Hải; SBD: 45; Lớp 21C

Trang 7


Học viện tư pháp Thành phố Hồ Chí Minh

Khoa đào tạo công chứng viên

 Mức độ điêu luyện của dạng chữ: Đặc điểm này phản ánh khả năng thực hiện
các chuyển động chữ viết của một người nhanh hay chậm, tự động hay không tự
động. Mức độ điêu luyện của dạng chữ nói chung tương đối bền vững, nó chỉ có
thể bị thay đổi theo chiều từ cao xuống thấp, chứ không thể thay đổi theo chiều
ngược lại trong một thời gian ngắn, trừ khi có sự luyện tập lâu dài.
Như vậy, đối với những tài liệu bị lồng ghép, sửa chữa hoặc bị bắt chước,
viết lại, công chứng viên phải đặc biệt lưu ý đến sự tự nhiên của nét chữ để đánh
giá mức độ điêu luyện của chữ viết trong những tài liệu đó.
 Cấu trúc chung của dạng chữ

Khi mỗi người đã có khả năng viết tương đối thuần thục thì dạng chữ của
người đó sẽ thuộc một dạng cấu trúc nhất định. Dạng cấu trúc này là đặc điểm
tương đối bền vững. Cấu trúc chung của dạng chữ có 3 loại: Chân phương, đơn
giản và phức tạp
 Chiều hướng của trục chữ có 3 loại: thẳng đứng, nghiêng phải và nghiêng
trái
 Độ lớn của chữ: Chủ yếu là tính theo chiều cao của chữ, chữ to từ 5mm trở
lên, chữ nhỏ từ 2mm trở xuống và chữ trung bình.
 Độ liên kết của chữ: Đó là khả năng liên kết giữa các chữ cái trong cùng một
từ, có 3 mức độ liên két: cao, thấp, trung bình
 Dạng chuyển động và hướng chuyển động: Khi viết, các đường nét chữ ở
mỗi người thể hiện một dạng chuyển động nhất định và theo một hướng nhất định.
Với những hiểu biết một cách khái quát về đặc điểm của chữ viết công chứng
viên có thể căn cứ vào một đặc điểm hay một số đặc điểm để đánh giá tính xác thực
của văn bản.
1.3. Nhận dạng chữ ký
Học viên: Nguyễn Thanh Hải; SBD: 45; Lớp 21C

Trang 8


Học viện tư pháp Thành phố Hồ Chí Minh

Khoa đào tạo công chứng viên

Đại đa số, mỗi người khi đã biết viết đều tự tạo cho mình một chữ ký, thậm
chí có người không biết chữ cũng có chữ ký.
Chữ ký là một dạng đặc biệt của chữ viết, nó không tuân theo một quy luật
nhất định mà là một quy ước riêng cho mỗi người nhằm xác nhận văn bản, giấy tờ
của người khác (chủ yếu là những người có thẩm quyền).

Chữ ký có trên giấy tờ, tài liệu có nhiều tác dụng khác nhau: có chữ ký làm
cho tài liệu có giá trị pháp lý, có chữ ký chỉ nhằm xác nhận một sự kiện nào đó,….
Chữ ký có thể thay đổi theo từng thời gian và do ý muốn của người ký,
nhưng nó vẫn mang tính ổn định nhất định có tính đặc trưng của người tạo ra nó.
Thực tiễn hoạt động công chứng cho thấy bên cạnh việc giả mạo chữ viết, con dấu,
bọn tội phạm còn giả mạo cả chữ ký trong văn bản giấy tờ, tài liệu để thực hiện
mục đích của chúng. Do vậy, việc nhận dạng chữ ký cũng phải dựa trên các nguyên
tắc và phương pháp của việc giám định cữ viết tay
Bọn tội phạm thường có nhưng thủ đoạn gia mạo chữ chứ như sau:
- Cố ý làm thay đổi chữ ký của mình: Với mục đích để phục nhận việc mình
đã ký trong một văn bản nào đó, thủ phạm đã cố ý thay đổi chữ ký của mình bằng
cách tạo ra một dạng chữ ký khác.
Ví dụ: A có đơn kiến nghị ngăn chặn việc B chuyển dịch tài sản thuộc quyền
sở hữu của B, đơn được in sẵn, A ra Uỷ ban nhân dân xã xin chứng thực chữ ký.
Nhưng với mục đích nhằm gây thiệt hại cho B, A đã cố tình tạo ra một chữ ký khác.
Khi bị truy cứu trách nhiệm, A sẽ phủ nhận chữ ký đó để lẫn tránh trách nhiệm.
Dạng chữ ký này có đặc điểm là: Tốc độ chuyển động chậm chạp so với chữ
ký thường sử dụng, có sự sai khác phần đầu và cuối chữ ký, hình dáng nói chung
hơi giống và trong chữ ký còn tồn tại nhiều đặc điểm riêng của chữ ký thật.
- Tạo ra chữ ký người khác (bắt chước)

Học viên: Nguyễn Thanh Hải; SBD: 45; Lớp 21C

Trang 9


Học viện tư pháp Thành phố Hồ Chí Minh

Khoa đào tạo công chứng viên


Chữ ký được tạo ra bằng thủ đoạn này nói chung đường nét tương đối tự
nhiên, lưu loát. Song, rất nhiều đặc điểm từ hình dáng chung đến các chi tiết đều
khác chữ ký thật.
- Ký giả theo mẫu có sẵn: Thủ đoạn này có hai hình thức là tập cho quen để
ký và nhìn ký
Chữ ký được luyện tập nhiều lần rồi mới ký có đặc điểm: Hình dáng chung
tương đối giống chữ ký thật, tốc độ chuyển động nhanh, một só đặc điểm chung và
riêng giống chữ ký thật. Tuy nhiên, vẫn tồn tại những chi tiết khác chữ ký thật ở
chỗ: trực chữ, mối tương quang giữa các đường nét, đặc điểm liên kết, hướng
chuyển động phức tạp.
Chữ ký được ký bằng cách nhìn để ký: Nói chung dể nhận dạng vì có những
đặc điểm tốc độ chậm chạp, đường nét run, gãy, gai đậm, có nhiều điểm dừng bút
vô lý. Tuy vậy, độ lớn của chữ ký giả tương đối giống chữ ký thật.
Ký giả theo trí nhớ: Người ký đã từng quan sát chữ ký thật, chưa có sự luyện
tập, khi ký thông có mẫu chữ ký thật để bắt chước. Đặc điểm nhận dạng chữ ký này
là chữ ký có phần giống chữ ký thật, tốc độ ký nhanh. Nhưng có đặc điểm riêng
biệt là: hướng chuyển động, mối tương quan giữa các nét, nét thừa hoặc thiếu khác
biệt so với chữ ký thật.
- Ngoài các thủ đoạn trên, bọn tội phạm còn có thủ đoạn đồ, tô và vẽ chữ ký.
Cụ thể là đồ chữ ký qua ánh sáng ngược. Đồ qua giấy than hoặc gây vết hằn bằng
cách dùng vật nhọn như que, bút bi, bút chì,… tô theo mẫu chữ ký thật, tạo chữ ký
giả, sau đó tô theo mực giấy than hoặc theo vết hằng bằng bút mực. Việc vẽ mẫu
chữ ký thật thường là bằng bút chì, sau đó tô lại bằng bút mực. Đặc điểm nhận dạng
các loại chữ ký này là các đường nét chuyển động chậm chạp, thiếu tự nhiên, cong
queo, nét bắt đầu và kết thúc không sắc gọn, mức độ ấn bút đều, nhiều điểm dừng
bút vô lý.

Học viên: Nguyễn Thanh Hải; SBD: 45; Lớp 21C

Trang 10



Học viện tư pháp Thành phố Hồ Chí Minh

Khoa đào tạo công chứng viên

1.4. Nhận dạng chữ trong văn bản in
Trong thực tiễn hoạt động công chứng, công chứng viên phải tiếp xúc với đa
số văn bản có chữ in, in toàn bộ, in xen kẽ với chữ viết tay hoặc in từng phần.
Chữ in trong các văn bản mà ta thường gặp được tạo nên bởi nhiều phương
pháp:
- Đánh máy: Có nhiều loại máy, nhiều nước chế tạo dẫn đến chữ khác nhau,
khoảng cách giữa các chữ với chữ, giữa dòng với dòng khác nhau, người đánh máy
có thói quen, kỹ năng khác nhau, độ mòn của chữ khác nhau, màu sắc, độ đậm của
ruy băng, giấy than khác nhau.
- In ty pô (phổ biến là in bằng chữ đúc, xếp thành khuôn in): Đặc điểm các
nét chữ trên tài liệu có vết hằn, mặt trước lõm xuống, mặt sau lồi; độ tương phản
cao nổi rõ vì mực in trực tiếp in lên tài liệu.
- In ốp xét, đây là phương pháp in gián tiếp, hình ảnh nét chữ trên khuôn in
in lên cao su, sau đó từ cao su in sang giấy vì vậy không có độ hằng, lõm, lồi như in
ty pô.
Ngoài các phương pháp trên, còn rất nhiều phương pháp in điện từ rất hiện
đại, hiện nay rất phổ biến trong hoạt động văn phòng là in bằng lazer, in kim. Các
phương pháp này in cũng cho các dạng chữ in khác nhau với các phông chữ và độ
đậm của mực cũng khác nhau.
Trong công tác nghiệp vụ công chứng, mỗi chúng ta có ý thức so sánh sẽ
phát hiện ra những điểm không bình thường trên một bản in.
Ngoài các phương pháp in trên đây, hiện nay có một phương pháp in phổ
biến đến mức bình dân là photocopy, tiện ích của nó rất lớn, song rất dể bị lạm
dụng. Trong công tác nghiệp vụ, hàng ngày những cán bộ công chứng phải tiếp xúc

với nhiều bản photocopy nhất là việc chứng nhận bản sao.

Học viên: Nguyễn Thanh Hải; SBD: 45; Lớp 21C

Trang 11


Học viện tư pháp Thành phố Hồ Chí Minh

Khoa đào tạo công chứng viên

Đặc điểm của bản copy là phản ánh như thật bản gốc, thậm chí giống y
chang bản chính nếu mực tốt và máy photocopy còn mới, dạng chữ được giữ
nguyên, cỡ chữ bằng cỡ chữ trong bản gốc nếu khi photocopy đặt ở chế độ 100%.
Tuy nhiên, cũng dể so sánh để tìm ra đặc điểm của bản copy là chữ hạt hơn, nét chữ
không đều và nét, trên mặt giấy có những dấu vết riêng do máy hoặc mực
photocopy để lại,…
Một số thủ đoạn giả mạo giấy tờ, tài liệu in
- Giả mạo toàn bộ: Thủ phạm thường dùng thủ đoạn này để làm ra một hay
nhiều tài liệu giả. Phổ biến nhất là chúng thường dùng biện pháp in lưới hoặc bản
khắc gỗ để làm ra phôi giấy tờ tài liệu theo mẫu có sẵn, sau đó điền nội dung cần
giả mạo vào. Ngoài ra, thủ phạm có thể dùng bản photocopy có chất lượng mực in
kém hoặc chụp nhưng cố tình không sấy khô để sau khi được chứng nhận, thủ
phạm xoá sạch phần nội dung, chỉ để lại con dấu và chữ ký của công chứng viên,
sau đó in hoặc photocopy nội dung giả vào để sử dụng.
Các giấy tờ thường gặp là văn bằng, chứng chỉ, các giấy tờ về hộ tịch, giấy
chứng nhận hoàn thành thủ tục hải quan, tờ khai nguồn gốc xe nhập khẩu,… Cách
làm giả này thường bộc lộc một số đặc điểm cơ bản sau đây:
Các đường nét không liên tục, nhất là các hoa văn
Các đường nét không sắc gọn, màu sắc tổng thể lẫn chi tiết của tài liệu khác

với mẫu thật
Dấu chìm trên tài liệu không sắc, chữ in trong dấu có khoản cách, mẫu chữ
không đều
Do phương pháp chế bản khác nhau nên kiểu chữ khác kiểu chữ ở tài liệu
thật
- Giả mạo từng phần:

Học viên: Nguyễn Thanh Hải; SBD: 45; Lớp 21C

Trang 12


Học viện tư pháp Thành phố Hồ Chí Minh

Khoa đào tạo công chứng viên

Trên cơ sở tài liệu in thật, thủ phạm có thể in thêm, dán đè hoặc viết thêm
vào tài liệu đó. Thậm chí, chúng còn dùng thủ đoạn lồng ghép, cắt cúp rất tinh xảo.
Tuy nhiên thủ đoạn này vẫn bộc lộ những đặc điểm để chúng ta nhận dạng
như: Khoảng cách, hình dạn chung, độ đậm nhạt, độ sắc nét, khoảng cách giữa các
dòng,…không thể giống tài liệu chính một cách tuyệt đối được. Đối với những bản
photocopy, nếu có sự cắt cúp thường để lại những dấu vết khác biệt như độ đậm
của mực rất khác nhau, xung quanh đoạn bị cắt cúp thường xuất hiện viền mờ,…
Ngoài ra, thủ phạm có thể in nội dung giả mạo vào bản cần công chứng, sau
đó đặt phần nội dung thật và dán ờ lên trên đủ che kính phần nội dung giả mạo.
Nếu chúng ta không phát hiện ra, sau khi được chúng nhận thì thủ phạm sẽ bóc
phần dán đi để sự dụng một phần giả mạo trong tài liệu thật. Thủ đoạn này thường
thấy ở những tài liệu có nhiều số, nhiều cột, mục hoặc tài liệu có nhiều trang.
Phần II. Một số đặc điểm để nhận dạng chung cho giấy tờ, tài liệu viết tay và
in

2.1. Đối với thủ đoạn cắt dán
Những vết hoen ố, ẩm ướt, nổi cộm của hồ dán và giấy dán. Phía sau tài liệu
chỗ bị dán có màu sắc hoặc bị nhăn hoặc co ngót khác thường
Đường chân chữ và số không thẳng, trục chữ và số không thống nhất,
khoảng cách không đều, có sự sai lệch.
2.2. Đối với thủ đoạn tẩy xoá
* Tẩy xoá bằng cơ học
Làm mất nội dung cần tẩy xoá bằng dụng cụ như: tẩy cao su, mũi dao hoặc
vật nhọn khác
Đặc điểm về nhận dạng: Mặt tài liệu bị mất độ bóng do có nhiều vết trầy
xước. Giấy ở chỗ bị tẩy xoá sẽ mỏng đi. Các dòng kẻ, hoa văn trang trí bị phá huỷ.
Học viên: Nguyễn Thanh Hải; SBD: 45; Lớp 21C

Trang 13


Học viện tư pháp Thành phố Hồ Chí Minh

Khoa đào tạo công chứng viên

Chữ mới viết lên chỗ tảy xoá bị nhoè, độ đậm khác thường. Có thể còn sót
lại những nét chữ cũ chưa tẩy hết.
Cách nhận dạng: Trước hết dùng mắt thường, dùng ánh sáng chiếu xiên,
chiếu ngược, chiếu xuyên, kính lúp, kính hiển vi hoặc dùng bột màu nhỏ mịn láng
nhẹ lên chỗ nghi bị tẩy xoá. Ngoài ra người ta còn dùng đèn cực tím để soi, chỗ bị
tẩy sẽ phát quang.
 Tẩy xoá bằng hoá chất
Làm mất nội dung tài liệu bằng tác động hoá hoạc của một số hoá chất như:
thuốc tím, clo, một số axit loãng, rượu, cồn,….
Hình thức tẩy:

- Tẩy từng phần: Tẩy từng phần sẽ để lại vết loang và màu sắc giấy ở chỗ bị
tẩy bị thay đổi, nét chữ cũ bị phai nhạt, chữ viết vào chỗ tẩy sẽ bị nhoè, độ đậm
khác thường, chỗ bị tẩy sẽ phát quang dưới ánh đèn cực tím.
- Tẩy toàn bộ: Nhúng toàn bộ tài liệu (trừ phần con dấu và chữ ký nếu có)
vào dung dịch chất tẩy, sau đó làm khô
Đặc điểm nhận dạng: Giấy có thể bị co lại, mặt giấy có nhiều nếp nhăn, độ
bóng tự nhiên bị giảm. độ thẩm thấu mực viết, in cao hơn. Giấy có thể bị bở hơn do
bị tác động của hoá chất, màu sắc giấy nhợt nhạt, không tự nhiên.
Cách nhận dạng: Trước hết dùng mắt thường, dùng ánh sáng chiếu xiên,
chiếu ngược, chiếu xuyên. Ngoài ra người ta còn dùng đèn cực tím để soi.
2.3. Nhận dạng hình dấu giả trong giấy tờ, tài liệu
Trong đại đa số các giao dịch, một tài liệu, giấy tờ được ký và đóng dấu có
thể nói là một điều kiện, một đặc trưng thể hiện tính hợp pháp của tài liệu, giấy tờ
đó. Trong nhiều trường hợp, hình thức con dấu đã có tác dụng cũng cố lòng tin

Học viên: Nguyễn Thanh Hải; SBD: 45; Lớp 21C

Trang 14


Học viện tư pháp Thành phố Hồ Chí Minh

Khoa đào tạo công chứng viên

tuyệt đối cho bất kỳ ai quan tâm hoặc có trách nhiệm giải quyết các công việc có
liên quan đến tài liệu, giấy tờ đã được đóng dấu.
Để đạt được mục đích bất hợp pháp, thủ phạm đã tạo ra hình dấu giả trong
nhiều giấy tờ, tài liệu bằng cách dùng dao để khắc dấu hoặc các phương tiện khác
như in lưới, tô vẽ, compa, thậm chí cả nắp chai lọ để tạo ra con dấu.
- Đặc điểm để nhận dạng:

+ Hình dạng thô, méo, khoảng cách giữa các vãnh dấu không đều và thường
xa hơn bình thường
+ Trục chữ nằm ở vành ngoài hình dấu giả không xuyên qua tâm
+ Đường nét không liên tục do có sự sửa chữa khi tạo ra con dấu, nét cữ có
thể bị sút do làm quá tay, nét chữ không thẳng, gẫy khúc, nét kết thúc thường nhọn
+ Kiểu chữ không đúng quy chách, các chữ cái cùng loại không giống nhau,
độ lớn của các nét chữ không bằng nhau
- Nếu dùng compa, bút chì, các vật nhọn, nắp chai lọ thì hình dấu cũng có
các đặc điểm
+ Đường nét không tự nhiên, nét to, nét nhỏ đậm nhạt khác nhau, các điểm
tiếp giáp có khi có khe hở hoặc chồng lên nhau tạo thành nét đôi.
+ Các chi tiết nhỏ và khó như quốc huy, quốc hiệu không thể hiện đầy đủ và
thường đọng mực, mờ, nhoè.
+ Đường nét chữ cong queo, dòng chữ không thẳng.
+ Bố cục các dòng chữ, hình vẽ không cân đối
+ Trục chữ ở vãnh ngoài hình dấu không xuyên qua tâm
Ngoài những thủ đoạn phổ biến nói trên, thủ phạm còn đồ tô lại hình dấu
bằng giấy than hoặc tạo ra vết hằn bằng vật nhọn sau đó tô lại bằng mực đỏ hoặc
thông qua ánh sáng ngược để tô lại.
Học viên: Nguyễn Thanh Hải; SBD: 45; Lớp 21C

Trang 15


Học viện tư pháp Thành phố Hồ Chí Minh

Khoa đào tạo công chứng viên

Đặc điểm nhận dạng: Hình dấu tương đối giống hình dấu thật, bố cục nội
dung khá cân đối, nhưng đường nét cong queo, gẫy khúc, mực phân bố không đều,

có nét giấy than hoặc nét hằn sang mặt sau.
2.4. Nhận dạng tài liệu bị thay ảnh, ghép ảnh, thay trang
2.4.1. Tài liệu bị thay ảnh, ghép ảnh
Trong hoạt động nghiệp vụ công chứng, công chứng viên thường gặp các tài
liệu bị thay ảnh, ghép ảnh như chứng minh nhân dân, hô chiếu, các loại thẻ, giấy
phép lái xe,… và nhiều loại giấy tờ khác có dán ảnh. Thủ đoạn thay ảnh phổ biến
là:
 Bóc ảnh cũ thay ảnh khác và tạo phần dấu nổi
Đặc điểm để nhận dạng: Có mâu thuẩn về độ mới cũ giữa ảnh và giấy có vết
xước rách trong và ngoài khung ảnh. Do dùng vật cứng, nhọn để tao hình dấu nổi
nên các chi tiết của dấu không rõ ràng, đường nét thô gãy, đường viền dấu trên ảnh
và giấy không liên tục, méo mó.
 Bóc ảnh cũ và dán ảnh mới đã có hình dấu nổi
Đặc điểm nhận dạng: có mâu thuẩn về chất lưởng ảnh và giấy, hình dấu méo
mó, đường viền không liên tục do phải dán ảnh đúng vào khung quy định
Mặt khác, để hình dấu được tròn khớp với phần dấu tròn đã có trong tài liệu,
thủ phạm buộc phải dán ảnh lệch khung, đây là mâu thuẩn để ta phát hiện. Bên
cạnh đó, còn có nội dung mâu thuẩn, thùa hoặc thiếu nét, có chữ không phù hợp.
 Ghép ảnh
Thủ phạm có thể dán ảnh và tạo hình dấu nổi trên mtộ tài liệu giả hoàn toàn
Đặc điểm để nhận dạng là hình dấu nổi không sắc, nét chữ, khoảng cách, trục
chữ có điểm mâu thuẩn, đường viền dấu thô và không trơn

Học viên: Nguyễn Thanh Hải; SBD: 45; Lớp 21C

Trang 16


Học viện tư pháp Thành phố Hồ Chí Minh


Khoa đào tạo công chứng viên

Phương pháp phát hiện các đặc điểm trong ba thủ đoạn trên thường là bằng
mắt thường thông qua ánh sáng chiếu nghiêng hoặc các loại kính quang học thông
thường.
2.4.2. Tài liệu bị thay trang
Đối với tài liệu có nhiều trang mà không có dấu giáp lai rất dể bị thay trang.
Trên cơ sở tài liệu thật, thủ phạm có thể thay toàn bộ hoặc từng phần của một hay
nhiều trang của tài liệu.
Đặc điểm nhận dạng:
+ Dạng chữ ở các trang không cùng loại
+ Có sự khác nhau về mực, giấy, dụng cụ viết hoặc in giữa trang mới và các
trang còn lại không bị thay
+ Số thứ tự của trang hoặc số tờ có thể không phù hợp
+ Trang mới và trang cũ khác nhau về độ mới cũ, độ sờn mép giấy, độ sáng
của màu giấy
+ Nội dung có thể không thống nhất, sai lệch về dòng
+ Xuất hiện nhiều vết đóng lại, ghim lại
+ Khác nhau về phương pháp chế bản, phương pháp in, kiểu chữ cũng khó
giống nhau
Phần III. Thực tiễn kinh nghiệm xử lý tình huống khi gặp tài liệu nghi là giả,
tài liệu ban hành sai về nội dung, hình thức hoặc thẩm quyền ban hành và
ngăn chặn việc làm giả văn bằng công chứng
3.1. Những mặt đạt được và hạn chế trong nhận dạng chữ viết, chữ ký, con
dấu trong giấy tờ tài liệu
Ngoài giả mạo giấy tờ để đi công chứng, các đối tượng còn giả mạo chủ thể
(dùng người giả tham gia hợp đồng công chứng). Nhiều trường hợp sổ đỏ đứng tên
Học viên: Nguyễn Thanh Hải; SBD: 45; Lớp 21C

Trang 17



Học viện tư pháp Thành phố Hồ Chí Minh

Khoa đào tạo công chứng viên

hai vợ chồng, nhưng khi đến ký thì chỉ một trong hai người là chủ sở hữu thật,
người còn lại là người giả danh vợ/chồng của chủ sở hữu. Trường hợp khác là con
cái thuê người giả mạo bố mẹ già cả để đi công chứng hợp đồng ủy quyền, tặng
cho,…
Các hình thức, thủ đoạn giả mạo trong họat động công chứng rất đa dạng, có
rất nhiều trường hợp đã được Công chứng viên phát hiện, ngăn chặn kịp thời nhưng
cũng có khá nhiều trường hợp với thủ đoạn tinh vi, đã lọt lưới Công chứng viên
như: trường hợp dùng giấy tờ giả để tiến hành ủy quyền, thế chấp, bán và đã “qua
mặt” 5 tổ chức hành nghề công chứng khác nhau tại TP HCM; hành vi dùng giấy tờ
giả, tự mình hoặc thuê người đóng thế vai để thực hiện mua bán, thế chấp lừa đảo
trót lọt hàng chục lần, chiếm đoạt hàng chục tỷ đồng, sau khi “qua mặt” nhiều lần
các Công chứng viên của các tổ chức hành nghề công chứng ở thị xã Tân Uyên và
tỉnh Bình Dương. Không chỉ làm giả chủ quyền nhà, mà còn làm giả cả văn bản
công chứng hợp đồng mua bán, chuyển nhượng, ủy quyền. Hành vi giả mạo giấy tờ
phạm vào tội lừa đảo, thường có tổ chức, rất tinh vi, ứng dụng sự phát triển của
khoa học kĩ thuật khiến việc giả mạo càng khó nhận biết hơn. Thế nhưng, khi sự cố
xảy ra, công chứng viên lại bị khởi kiện, chịu trách nhiệm bồi thường,…
Các thủ đoạn giả mạo có thể chia làm 2 loại phổ biến: Giả mạo chủ thể tham
gia giao dịch và giả mạo giấy tờ. Có trường hợp lừa đảo tinh vi đến mức đối tượng
tiếp cận với giấy tờ đất thật, chụp lại và in màu ra, làm giả như thật, sau đó đánh
tráo lấy được giấy tờ thật của chủ nhà, làm giả giấy tờ tùy thân của chủ nhà để bán
nhà theo thủ đoạn “người giả giấy tờ thật”. Hầu hết các giấy tờ làm giả đều được sử
dụng phương pháp in phun màu, các đối tượng làm giả không xuất hiện mà chủ yếu
là người sử dụng giấy tờ làm giả đem đến giao dịch, khi phát hiện giấy tờ giả thì họ

bỏ lại nên không xác định được danh tính đó có phải là người đứng tên trên giấy tờ
giả hay không.

Học viên: Nguyễn Thanh Hải; SBD: 45; Lớp 21C

Trang 18


Học viện tư pháp Thành phố Hồ Chí Minh

Khoa đào tạo công chứng viên

Thiếu cơ sở dữ liệu hoàn chỉnh, chưa mạnh tay trong xử lý hành vi giả mạo
cũng như sự phối hợp chưa chặt chẽ giữa các đơn vị liên quan. Hiện các đơn vị
công chứng, chứng thực đều chia sẻ rất cần có một cơ sở dữ liệu đầy đủ, dễ dàng
truy cập trong tất cả các lĩnh vực như đất đai, giáo dục, hay các tổ chức cấp văn
bằng, chứng chỉ, các phôi giấy… dễ dàng truy cập, lấy thông tin để nhận diện thật,
giả của các giấy tờ.
Còn tình trạng cạnh tranh bằng mọi giá trong hoạt động công chứng, dẫn đến
sự chủ quan, thiếu kĩ lưỡng của công chứng viên. Nếu một tổ chức hành nghề công
chứng hoạt động nghiêm túc, đúng quy trình thì khó mà bị “qua mặt” được.
3.2. Những kỹ năng công chứng viên cần sử dụng để nhận dạng chữ viết, chữ
ký, con dấu trong giấy tờ tài liệu
Thực tế đã chỉ ra rằng, nếu Công chứng viên “chịu khó” tìm hiểu, hỏi các bên
tham gia giao dịch thì cũng góp phần đáng kể để phát hiện trong một số trường hợp
giả mạo.
Tăng cường tìm hiểu qua đối thoại trực tiếp hoặc xem xét thái độ của các bên
tham gia giao dịch: thông thường những người dùng giấy tờ giả mạo thường không
biết hoặc biết nhưng không kỹ các vấn đề liên quan đến nhân thân, tài sản trong
hợp đồng giao dịch nên khi bị hỏi đến sẽ có sơ hở như không trả lời, trả lời lúng

túng hoặc không trả lời được. Nếu công chứng viên tìm hiểu kỹ, hỏi các bên tham
gia giao dịch thì cũng góp phần đáng kể để phát hiện trong một số trường hợp giả
mạo.
Thực tế đã có trường hợp, công chứng viên dùng kính lúp nên đã phát hiện
ra. Tuy nhiên, cách phân biệt này cũng mang tính tương đối. Vì trên thực tế có
những loại giấy tờ làm giả rất cao, tinh vi phải có những thiết bị máy móc của cơ
quan chuyên ngành mới có thể phát hiện được.

Học viên: Nguyễn Thanh Hải; SBD: 45; Lớp 21C

Trang 19


Học viện tư pháp Thành phố Hồ Chí Minh

Khoa đào tạo công chứng viên

Ứng dụng công nghệ thông tin, công nghệ trình độ cao cho các tổ chức hành
nghề công chứng, như sử dụng các máy quét dấu vân tay, máy soi, hệ thống camera
giám sát toàn bộ hoạt động công chứng như một số nơi đã áp dụng và cũng đã
mang đến một số hiệu quả nhất định trong việc phòng ngừa.
Khuyên các bên nên đến tận nơi xem kỹ tài sản giao dịch. Trước khi ký công
chứng, công chứng viên nên hỏi bên mua đã đến tận nơi xem kỹ nhà đất mà mình
định mua hay chưa, vì chỉ có tới tận nơi, nói chuyện với hàng xóm xung quanh,…
mới thấy được tận mặt tài sản, xác minh được người giao dịch với mình có phải là
chủ thật hay không.
Khi tiếp nhận các giao dịch thông qua ủy quyền thì Công chứng viên nên xác
minh tại Tổ chức hành nghề công chứng nơi đã công chứng ủy quyền để biết có ủy
quyền hay không, trường hợp nếu có sửa chữa, thêm bớt thì có thể hiện trên hồ sơ
lưu hay không?

Cần phải tìm hiểu thêm về người yêu cầu công chứng bằng cách hỏi thêm về
nhân thân có liên quan xem họ có trả lời thoải mái không.
Ví dụ: Trường hợp khi ký tên, họ lật trang đầu của văn bản để đọc, đó không
phải là phản ứng của người viết tên mình, thông qua đó Công chứng viên có thể
phát hiện ra người giả.
Giả mạo chủ thể thường chủ yếu là giả mạo bên bán, còn bên mua ít gặp hơn.
Việc giả mạo, có thể giả mạo 1 người (vợ hoặc chồng bên bán), giả mạo hai người
hoặc nhiều người.
Ví dụ: Trường hợp giả mạo người thân trong gia đình (hai chị em), khi xem
ảnh trên CMND thì giống hệt nhau, nhưng sau khi kiểm tra dấu vân tay thì khác.
Hoặc trường hợp giả người khi ký hợp đồng mua bán xe ô tô, nhưng không phát
hiện được (vì thường bên mua, rất ít khi công chứng viên kiểm tra hoặc chú ý) chỉ
khi hai bên lên hủy hợp đồng mua bán, công chứng viên mới biết bên mua là giả
Học viên: Nguyễn Thanh Hải; SBD: 45; Lớp 21C

Trang 20


Học viện tư pháp Thành phố Hồ Chí Minh

Khoa đào tạo công chứng viên

(và họ cũng thừa nhận, hợp đồng mua bán trước họ cũng ký, nay họ tiếp tục ký hủy
để bán cho người khác).
Ngoài kinh nghiệm và kiến thức hành nghề, các công chứng viên cũng cần
sử dụng các công cụ hỗ trợ trong khi kiểm chứng văn bản, giấy tờ cần công chứng
như: sử dụng máy soi, kính lúp để quan sát kỹ giấy tờ, tra cứu các mạng thông tin
nội bộ, thông tin giữa các tổ chức hành nghề công chứng, Sở tư pháp. Đặc biệt, văn
phòng công chứng và công chứng viên khi xác định có dấu hiệu nghi vấn, phải liên
hệ với các cơ quan, tổ chức nơi cấp giấy tờ để xác minh.

Một giấy tờ giả mạo khi đã được đóng dấu công chứng, sẽ có giá trị pháp lý
và các đối tượng sử dụng giấy tờ này sẽ thực hiện nhiều hành vi vi phạm pháp luật
như dùng văn bằng chứng chỉ để nộp hồ sơ đi học, thi tuyển hoặc bổ nhiệm; dùng
các hợp đồng giả đã được công chứng để lừa đảo, chiếm đoạt tài sản của người
khác. Chính vì vậy, ngoài việc các văn phòng công chứng và công chứng viên phải
tự trau dồi và nâng cao nghiệp vụ thì việc ngăn chặn các hành vi làm giả giấy tờ là
vô cùng quan trọng. Mặt khác, các cơ quan, tổ chức khi tiếp nhận các hồ sơ, giấy tờ
công chứng hoặc các cá nhân khi tham gia các giao dịch bằng các hợp đồng công
chứng, cần yêu cầu bản chính để so sánh. Đặc biệt, đối với các giao dịch hợp đồng
có giá trị lớn, cần phải xác minh kỹ thông qua các kênh thông tin như khu phố, tổ
dân phố, cư dân xung quanh để không rơi vào cảnh “mất bò mới lo làm chuồng”.
Phần IV. Nguyên nhân, giải pháp, kiến nghị về việc nhận dạng chữ viết, chữ
ký, con dấu trong giấy tờ tài liệu
4.1. Nguyên nhân
Khoản 2 Điều 7 Luật Công chứng 2014 nghiêm cấm cá nhân, tổ chức thực hiện
các hành vi: Giả mạo người yêu cầu công chứng; người yêu cầu công chứng cung
cấp thông tin, tài liệu sai sự thật; sử dụng giấy tờ, văn bản giả mạo hoặc bị tẩy xóa,
sửa chữa trái pháp luật để yêu cầu công chứng. Người vi phạm tùy theo tính chất,

Học viên: Nguyễn Thanh Hải; SBD: 45; Lớp 21C

Trang 21


Học viện tư pháp Thành phố Hồ Chí Minh

Khoa đào tạo công chứng viên

mức độ vi phạm mà bị xử phạt vi phạm hành chính hoặc bị truy cứu trách nhiệm
hình sự, nếu gây thiệt hại thì phải bồi thường.

Tuy nhiên, thực tế khi phát hiện việc giả mạo giấy tờ, mạo danh người khác
thì đều lập biên bản tạm giữ giấy tờ để xác minh tại các cơ quan có thẩm quyền.
Nhưng việc này không thể làm ngay mà phải mất vài ngày, chưa kể thiếu sự hỗ trợ
của các cơ quan.
Tổ chức hành nghề công chứng không có thẩm quyền tạm giữ người sử dụng
giấy tờ giả hoặc người giả mạo. Khi lập biên bản, người vi phạm thường từ chối ký
biên bản mà tự ý ra về. Do không chắc chắn về nhân thân và địa chỉ người vi phạm
nên công chứng chỉ dừng ở việc trình báo và chuyển hồ sơ cho cơ quan có thẩm
quyền hoặc đề nghị lưu ý thông tin giả mạo trên mạng ngăn chặn để tổ chức hành
nghề công chứng khác biết.
Khi phối hợp với công an địa phương để xử lý các vi phạm thì đôi khi không
được hợp tác. Có khi công an làm khó cả Công chứng viên khi đòi phải làm tờ
khai, tờ tường trình vụ việc dù đã có công văn trình báo và gửi kèm hồ sơ liên
quan. Một số nơi công an còn cho rằng Công chứng viên phát hiện vi phạm nhưng
chưa xảy ra hậu quả nên không thể khởi tố. Nhiều vụ việc được các đơn vị công
chứng phát hiện và chuyển hồ sơ cho cơ quan điều tra đã lâu, nhưng đến nay vẫn
đang nằm ở giai đoạn điều tra. Và cũng có khi xảy ra tranh chấp và tòa án thụ lý
giải quyết và có thông báo thụ lý gửi cho văn phòng công chứng thì việc trả lời
cũng như cung cấp thông tin, hồ sơ gửi cho tòa án của văn phòng công chứng
thường chậm, có trường hợp còn xin vắng mặt trong tất cả gia đoạn tố tụng. Điều
này chứng tỏ sự phối hợp chưa chặt chẽ, gây khó khăn cho sự xét xử công minh
của Tòa án.
Thực tế cho thấy còn tồn tại nhiều khó khăn khiến chưa thể xử lý triệt để
hành vi giả mạo giấy tờ đó là thiếu cơ sở dữ liệu hoàn chỉnh, chưa mạnh tay trong
xử lý hành vi giả mạo cũng như sự phối hợp chưa chặt chẽ giữa các đơn vị liên
Học viên: Nguyễn Thanh Hải; SBD: 45; Lớp 21C

Trang 22



Học viện tư pháp Thành phố Hồ Chí Minh

Khoa đào tạo công chứng viên

quan. Hiện các đơn vị công chứng, chứng thực đều chia sẻ rất cần có một cơ sở dữ
liệu đầy đủ, dễ dàng truy cập trong tất cả các lĩnh vực như đất đai, giáo dục, hay
các tổ chức cấp văn bằng, chứng chỉ, các phôi giấy… dễ dàng truy cập, lấy thông
tin để nhận diện thật, giả của các giấy tờ.
4.2. Giải pháp, kiến nghị hoàn thiện pháp luật về nhận dạng chữ viết, chữ ký,
con dấu trong giấy tờ tài liệu
Hiện nay, việc phát hiện các văn bản, giấy tờ giả mạo hay giả mạo người yêu
cầu công chứng mà các đối tượng đến công chứng đều phụ thuộc vào các công
chứng viên. Với trường hợp giấy tờ giả mạo thì công chứng viên bắt buộc phải trau
dồi kỹ năng xem xét con dấu, chữ ký thật. Khi tiếp nhận hồ sơ công chứng, công
chứng viên cần phải xem thông tin trong các giấy tờ trên có khớp nhau không. Đối
với những hợp đồng giao dịch đã được xác lập để dẫn đến giao dịch sau (ví dụ như
Hợp đồng ủy quyền, Văn bản khai nhận di sản thừa kế, Văn bản thỏa thuận tài sản
riêng của vợ chồng, Hợp đồng tặng cho…) thì công chứng viên có thể yêu cầu
người yêu cầu công chứng xuất trình các văn bản để đối chiếu hoặc kiểm tra để
khớp với thông tin trên giấy tờ của những giao dịch sau. Qua quá trình tìm hiểu
thực tế khi có sự giả mạo về hồ sơ, các đối tượng rất ít khi ký tại trụ sở tổ chức
hành nghề công chứng mà thường yêu cầu ký tại nhà riêng hoặc ngoài trụ sở tổ
chức hành nghề công chứng hoặc vào các thời điểm cuối giờ làm việc khách hàng
còn đông tại tổ chức hành nghề công chứng, những đối tượng làm giả trà trộn vào
để làm thủ tục giao dịch. Do đó, với những giao dịch ký ngoài trụ sở hay thời điểm
cuối giờ làm việc, các công chứng viên cần thận trọng hơn khi kiểm tra rất kỹ
lưỡng hồ sơ, đối chiếu bản chính, đối chiếu người theo các giấy tờ tùy thân.
Tuy nhiên, đối với các Giấy tờ do Nhà nước cấp (như Giấy chứng nhận quyền
sở hữu sử dụng nhà đất, giấy chứng nhận đăng ký xe hoặc chứng minh nhân dân)
để khẳng định 100% đó là thật hay giả thì không có công chứng viên nào dám chắc

chắn. Chính vì vậy, để hạn chế một cách tối đa việc công chứng các giấy tờ giả
Học viên: Nguyễn Thanh Hải; SBD: 45; Lớp 21C

Trang 23


Học viện tư pháp Thành phố Hồ Chí Minh

Khoa đào tạo công chứng viên

mạo, hoặc công chứng nhầm chủ thể thì các văn phòng công chứng và các công
chứng viên cần phải thường xuyên cập nhật kĩ năng nhận biết giả mạo. Đồng thời,
các đơn vị công chứng nên xây dựng mối quan hệ tốt với địa phương để phối hợp
nhuần nhuyễn, hiệu quả khi xảy ra sự cố. Hàng năm, Sở Tư pháp cần tổ chức nhiều
buổi tập huấn nhằm nâng cao kĩ năng phát hiện giả mạo của công chứng viên và
quan tâm đến đầu mối quan hệ phối hợp giữa các đơn vị công chứng, chứng thực
với các đơn vị khác.
Cần ưu tiên đầu tư trang thiết bị công nghệ thông tin như hạ tầng mạng, trang
thiết bị tin học, máy scan, thiết bị lưu trữ…. làm cơ sở triển khai tin học hóa đúng
theo quy định, thực tiễn và khoa học...
Để ngăn ngừa việc công chứng giả mạo thì cần nâng cao trách nhiệm và năng
lực thẩm định hồ sơ của Công chứng viên. Thường xuyên cập nhật các mẫu giấy tờ
do cơ quan nhà nước ban hành và cách thức nhận biết giấy tờ thật giả, kèm theo
trang bị các máy móc hiện đại để kiểm tra, đối chiếu. Việc xử lý về hình sự và hành
chính còn nhẹ, không đủ mức phòng ngừa, răn đe, trừng phạt, cần phải nghiêm
khắc hơn,…
Xây dựng cơ chế phối hợp trong trình báo, tố giác, cung cấp tài liệu, tạm giữ
giấy tờ của người vi phạm. Các cơ quan công an hỗ trợ cho tổ chức hành nghề công
chứng trong việc tiếp nhận nhanh gọn, kịp thời các thông tin, văn bản trình báo và
hồ sơ, tài liệu kèm theo. Khi tiếp nhận tố giác, cơ quan điều tra làm triệt để để khởi

tố các đối tượng liên quan. Ngoài ra cần tuyên truyền, phổ biến trên các phương
tiện thông tin đại chúng cho người dân về các thủ đoạn lừa đảo tinh vi để nâng cao
ý thức cảnh giác. Đối với người mua nhà, đất thì cần tìm hiểu kỹ về tài sản, chủ tài
sản và giấy tờ liên quan thông qua các kênh thông tin khác nhau.

Học viên: Nguyễn Thanh Hải; SBD: 45; Lớp 21C

Trang 24


Học viện tư pháp Thành phố Hồ Chí Minh

Học viên: Nguyễn Thanh Hải; SBD: 45; Lớp 21C

Khoa đào tạo công chứng viên

Trang 25