Hệ thống thông tin là một hệ thống bao gồm các yếu tố có quan hệ với nhau cùng
làm nhiệm vụ thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phối thông tin và dữ liệu và cung cấp
một cơ chế phản hồi để đạt được một mục tiêu định trước. Các tổ chức có thể sử
dụng các hệ thống thông tin với nhiều mục đích khác nhau. Trong việc quản trị nội
bộ, hệ thống thông tin sẽ giúp đạt được sự thông hiểu nội bộ, thống nhất hành
động, duy trì sức mạnh của tổ chức, đạt được lợi thế cạnh tranh. Với bên ngoài, hệ
thống thông tin giúp nắm bắt được nhiều thông tin về khách hàng hơn hoặc cải tiến
dịch vụ, nâng cao sức cạnh tranh, tạo đà cho sự phát triển.
8 Mô hình quản trị hệ thống thông tin thông dụng:
- Mô hình quản trị Holacracy
- Mô hình quản trị 7S McKinsey
- Mô hình 8 bước của Kotter
- Cơ cấu trực tuyến (cơ cấu đường thẳng)
- Cơ cấu theo chức năng
- Cơ cấu trực tuyến- chức năng
- Cơ cấu trực tuyến- tham mưu
- Cơ cấu ma trận


1. Mô hình quản trị Holacracy

Khái niệm: Holacracy là một phương pháp quản lý và điều hành phân quyền, trong
đó quyền ra quyết định được phân phối công bằng và như nhau đối với các thành
viên thông qua cơ chế “tự quản lý”, gồm các team có quyền lực ngang hàng nhau
thay vì hệ thống quản lý phân cấp theo trục dọc truyền thống.
Hiểu một cách đơn giản, đây là mô hình quản trị không có quản lý cấp trên, mỗi
nhân viên sẽ là “sếp” của chính mình. Mô hình này đã được áp dụng tại các doanh
nghiệp và tổ chức phi lợi nhuận tại nhiều nước tiên tiến.
Đặc điểm:
Quy tắc, nội quy công ty: các nguyên tắc và nội quy được xây dựng xoay quanh
công việc chứ không phải nhân sự và được cập nhật thay đổi thường xuyên

Phân quyền, tự hành: quyền lực được phân bổ như nhau cho các team/phòng ban,
các team sẽ tự quản lý, phân công công việc và các quyết định được đưa ra chỉ có
giá trị trong nội bộ nhóm đó
Tiến độ nhanh: cách thức tổ chức thường xuyên được thay đổi phù hợp thông qua
khả năng tìm ra giải pháp nhanh chóng của các nhóm tự hành
Minh bạch: tất cả mọi nhân viên đều phải tuân theo cùng 1 nguyên tắc rõ ràng, kể
cả giám đốc hay chủ doanh nghiệp.
Lợi ích của mô hình
Nhân viên sáng tạo và chủ động hơn, tự ra quyết định để giải quyết công việc một
cách hiệu quả nhất
Dễ dàng áp dụng và giúp xác định rõ xứ mệnh của tổ chức
Giúp xây dựng hệ thống tái đánh giá và tái phân bổ để phát hiện và giải quyết vấn
đề


2. Mô hình quản trị 7S của McKinsey

Mô hình quản trị 7S được phát triển vào cuối thập niên 1970 bởi Tom Peters and
Robert Waterman, 2 cựu chuyên gia tư vấn của McKinsey & Company, tập đoàn tư
vấn hàng đầu thế giới. Họ đã xác định 7 nhân tố nội bộ cần được sắp xếp và quản
lý hiệu quả để doanh nghiệp đạt được mục tiêu của mình.
Đặc điểm: Mô hình 7S gồm có 7 nhân tố:
Strategy (chiến lược): xây dựng một kế hoạch hành động chi tiết
Structure (cấu trúc): liên quan đến kết cấu và hệ thống cấp bậc của doanh nghiệp


System (hệ thống): phương pháp thực hiện các hoạt động, thủ tục
Shared values (giá trị chung): giá trị cốt lõi mà doanh nghiệp vận hành dựa vào đó

Style (phong cách): phong cách lãnh đạo của quản lý cao cấp, cách họ phản ứng và
ra quyết định trước các vấn đề
Staff (nhân sự): đội ngũ nhân sự và năng lực làm việc
Skills (kỹ năng): năng lực và kỹ năng chung của doanh nghiệp và từng nhân viên.
Lợi ích của mô hình
Cung cấp cái nhìn sâu sắc và toàn cảnh về cách vận hành của doanh nghiệp để từ
đó:
Cải thiện hiệu quả hoạt động
Đánh giá ảnh hưởng của những thay đổi trong tương lai
Xác định cách hiệu quả nhất để thực hiện chiến lược đề xuất


3. Mô hình 8 Bước của Kotter

Mô hình được xây dựng bởi giáo sư Kotter, chuyên gia quản lý đổi mới của trường
Kinh Doanh Havard năm 1996. Mô hình tập trung vào việc quản lý những thay đổi
diễn ra đối với doanh nghiệp cả bên trong và bên ngoài.
Đặc điểm của mô hình:
1. Tạo sự khẩn cấp: thúc đẩy và tạo động lực để nhân viên hoàn thành nhiệm
vụ
2. Xây dựng đội ngũ: sắp xếp nhân sự các nhóm sao cho phối hợp tốt nhất
về kỹ năng, kiến thức và sự cam kết
3. Định hình tầm nhìn chiến lược: xác định giá trị cốt lõi để định hình tầm
nhìn và xây dựng chiến lược dài hạn


4. Chia sẻ tầm nhìn: hãy thường xuyên chia sẻ tầm nhìn chung một cách
mạnh mẽ và thuyết phục để đảm bảo đội ngũ của bạn luôn đi đúng hướng
5. Thúc đẩy hành động: loại bỏ các rào cản nội bộ như thủ tục rườm rà, quy
trình thiếu hiệu quả và thưởng cho nhân viên vì tiếp nhận những cải tiến

và hỗ trợ quy trình
6. Tạo những thành tựu ngắn hạn: đặt ra một số mục tiêu ngắn hạn dễ dàng
đạt được để tháo gỡ áp lực và tạo động lực cho nhân viên
7. Duy trì đà tăng trưởng: nỗ lực hơn nữa sau những thành công ban đầu,
kiên định với mục tiêu dài hạn
8. Đồng bộ sự thay đổi: củng cố cho những thay đổi và cải tiến, biến chúng
thành thói quen gắn liền với văn hóa công ty.
Lợi ích của mô hình: Đây là mô hình quản trị dễ dàng áp dụng và thực thi, đặc biệt
là đối với các doanh nghiệp sử dụng cơ cấu phân cấp quản lý truyền thống. Mô
hình giúp nhân sự thích ứng với những thay đổi trong nội bộ công ty và giúp doanh
nghiệp dễ dàng áp dụng và triển khai các hoạt động cải tiến và quản lý các tác động
của sự thay đổi.
4. Cơ cấu trực tuyến (cơ cấu đường thẳng)


Nhà quản trị trực tiếp ra quyết định và giám sát cấp dưới và ngược lại, cấp dưới chỉ
chịu sự điều hành và chịu trách nhiệm trước một người lãnh đạo duy nhất.
Đặc điểm của mô hình cơ cấu này là một người lãnh đạo thực hiện mọi chức năng
quản trị, mọi vấn đề được giải quyết theo đường thẳng.
Kiểu cơ cấu này tạo điều kiện để áp dụng chế độ thủ trưởng, tập trung, thống nhất
làm cho các mệnh lệnh được thi hành rất nhanh. Mặt khác mỗi cấp chỉ có một cấp
trên trực tiếp nên mệnh lệnh phát ra được thống nhất.
Tuy nhiên cơ cấu trực tuyến lại hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ
cao về từng mặt quản lý đòi hỏi người đứng đầu phải có hiểu biết toàn diện để chỉ
đạo được tất cả các bộ phận chuyên môn khác nhau. Đây là cơ cấu được áp dụng
phổ biến vào cuối thế kỉ XIX ở các doanh nghiệp có quy mô sản xuất không phức
tạp.


5. Cơ cấu theo chức năng


Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp theo chức năng là loại hình cơ cấu trong đó chức
năng quản lý của mỗi bộ phận được tổ chức riêng rẽ, mỗi cấp có nhiều cấp trên
trực tiếp của mình.


Trong phạm vi của một doanh nghiệp thì cả người lãnh đạo tuyến trên lẫn lãnh đạo
tuyến chức năng đều có thể ra quyết định liên quan đến chuyên môn của phân
xưởng, các tổ sản xuất thuộc quyền quản lý của họ. Chính vì vậy mà nhiệm vụ
quản lý cơ cấu này được chia ra riêng rẽ để cùng tham gia quản lý.
Ưu điểm: Thực hiện chuyên môn hóa quản lý theo từng chức năng giúp doanh
nghiệp thu hút được các nhà chuyên môn có trình độ cao, kiến thức chuyên sâu vào
công tác quản lý. Tránh được hiện tượng chồng chéo chức năng, nhiệm vụ giữa các
bộ phận. Từ đó các vấn đề chuyên môn, kỹ thuật và năng suất làm việc cũng nâng
cao. Rõ ràng kiểu cơ cấu tổ chức quản trị này có độ rủi ro thấp hơn kiểu cơ cấu
thẳng
Nhược điểm: Bên cạnh ưu điểm cơ cấu chức năng khiến cho cấp dưới phải phục
tùng nhiều đầu mối chỉ đạo khác nhau trong cùng một đơn vị quản lý và dễ vi
phạm chế độ một thủ trưởng.
6. Cơ cấu trực tuyến - chức năng


Mô hình cơ cấu tổ chức doanh nghiệp trực tuyến – chức năng là sự kết hợp giữ cơ
cấu trực tuyến và cơ cấu chức năng. Theo đó, quan hệ giữa nhân viên và quản lý
tuân theo một đường thẳng còn các bộ phận chức năng sẽ làm nhiệm vụ đưa ra lời
khuyên chỉ dẫn, đồng thời kiểm tra hoạt động của bộ phận trực tuyến
Cơ cấu kết hợp này sẽ thu hút các chuyên gia vào việc giải quyết các vấn đề
chuyên môn. Tuy nhiên lại làm gia tăng các bộ phận chức năng trong công ty,
khiến cho bộ máy quản lý cồng kềnh, nhiều đầu mối. Do vậy đòi hỏi nhà lãnh đạo
phải linh hoạt, mềm dẻo luôn điều hòa phối hợp hoạt động các bộ phận để tránh

hiện tượng không ăn khớp, cục bộ của các cơ quan chức năng.
7. Cơ cấu Ma trận

Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp này được lập ra khi có một dự án. Ban giám đốc sẽ
cử ra một chủ nhiệm dự án các phòng chức năng cử ra một cán bộ tương ứng. Khi
dự án kết thúc người nào trở về công việc của người đó.


Ưu điểm: Cơ cấu này có tính năng động cao, dễ di chuyển các cán bộ bộ phận tới
các dự án khác nhau. Ngoài ra nó còn tận dụng được các cán bộ có chuyên môn
cao, giảm cồng kềnh cho bộ máy tổ chức.
Nhược điểm: mô hình cơ cấu tổ chức doanh nghiệp như vậy dễ xảy ra mâu thuẫn
giữa lãnh đạo dự án và lãnh đạo chức năng. Và cơ cấu này chỉ sử dụng trong các
dự án trung hạn và dài thuật
8. Cơ cấu trực tuyến – tham mưu
Đặc điểm của cơ cấu tổ chức doanh nghiệp này là người lãnh đạo ra quyết định và
chịu hoàn toàn trách nhiệm về những quyết định của mình và khi gặp các vấn đề
phức tạp họ sẽ tham khảo ý kiến của bộ phận tham mưu giúp việc.
Ưu điểm của mô hình cơ cấu tổ chức doanh nghiệp này là thuận lợi dễ thực hiện
yêu cầu từ một thủ trưởng. Bước đầu biết khai thác chức năng của cơ quan tham
mưu.
Nhược điểm: Để đưa ra bất kỳ quyết định nào người quản lý phải mất thời gian hỏi
ý kiến bộ phận tham mưu. Đôi khi dẫn đến tình trạng ra quyết định chậm và đánh
mất cơ hội trong kinh doanh.