HỌC VIỆN TƯ PHÁP
KHOA ĐÀO TẠO CÔNG CHỨNG VIÊN VÀ CÁC CHỨC DANH KHÁC

---o0o---

HỒ SƠ BÁO CÁO THỰC TẬP
Lĩnh vực: Thực tập tại các tổ chức hành công chứng để tìm hiểu về cơ cấu tổ
chức, chức năng nhiệm vụ và hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng

Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 05 tháng 08 năm 2019
1


I. GIỚI THIỆU VỀ HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG
1.Khái niệm và vai trò của công chứng
1.1 Khái niệm
Công chứng được hiểu là việc công chứng viên chứng nhận tính xác thực,
hợp pháp của các hợp đồng, giao dịch mà theo quy định của pháp luật phải
công chứng hoặc do người yêu cầu công chứng tự nguyện yêu cầu.
Theo quy định của pháp luật, có một số loại hợp đồng, giao dịch bắt buộc
phải công chứng. Trong các trường hợp các bên không thực hiện công
chứng, hợp đồng đó được coi là vô hiệu và không có giá trị pháp lý. Thông
thường, các giao dịch liên quan đến bất động sản như chuyển nhượng, mua
bán, tặng cho, thế chấp, góp vốn... đều phải công chứng.
Việc công chứng không chỉ có ý nghĩa về mặt pháp lý mà trên phương
diện kinh tế, còn giúp các bên hạn chế được những rủi ro từ những hợp đồng,
giao dịch dân sự, thương mại không được công chứng
1.2 Vai trò của công chứng
- Chứng nhận tính xác thực: sự có thực, hợp pháp của các hợp đồng giao
dịch
- Công chứng có vai trò tích cực trong việc phòng ngừa các tranh chấp hợp

đồng, giao dịch có thể xảy ra;
- Văn bản công chứng có ý nghĩa là chứng cứ trước tòa
- Văn bản công chứng là căn cứ pháp lý hợp pháp để xác lập quyền sở hữu
cho các bên có quyền liên quan
Ví dụ văn bản công chứng hợp đồng mua bán nhà, hợp đồng chuyển
nhượng quyền sử dụng đất là căn cứ để cơ quan đăng ký nhà đất cấp giấy
chứng nhận quyền sở hữu nhà ở, quyền sử dụng đất cho các chủ thể...
- Công chứng còn có vai trò tư vấn: công chứng viên tư vấn cho người yêu
cầu công chứng về các thủ tục pháp lý trong hoạt động công chứng …Hoạt
động công chứng đem lại nguồn thu lớn cho ngân sách nhà nước (thu phí
công chứng).
2


1.3 Phân biệt giữa hoạt động công chứng và chứng thực

3


Tiêu chí

Công chứng

Chứng thực

Khái niệm Là việc công chứng viên của một tổ Là việc cơ quan, tổ
chức hành nghề công chứng:
chức có thẩm quyền căn
- Chứng nhận tính xác thực, hợp pháp cứ vào bản chính để
của hợp đồng, giao dịch dân sự khác chứng thực bản sao là

đúng với bản chính.
bằng văn bản;
- Tính chính xác, hợp pháp, không trái (Khoản 2 Điều 2 Nghị
đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, định 23/2015/NĐ-CP)
văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước
ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang
tiếng Việt
(Khoản 1 Điều 2 Luật công chứng
2014)
Thẩm
quyền

- Phòng công chứng (do UBND cấp - Phòng Tư pháp;
tỉnh quyết định thành lập, là đơn vị sự - UBND xã, phường;
nghiệp công lập thuộc Sở Tư pháp, có
-Cơ quan đại diện ngoại
trụ sở, con dấu và tài khoản riêng).
giao, Cơ quan đại diện
- Văn phòng công chứng (do 02 công lãnh sự và Cơ quan
chứng viên hợp danh trở lên thành lập khác được ủy quyền
theo loại hình tổ chức của công ty hợp thực hiện chức năng
danh, có con dấu và tài khoản riêng, lãnh sự của Việt Nam ở
hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về nước ngoài;
tài chính bằng nguồn thu từ phí công
- Công chứng viên
chứng, thù lao công chứng và các
Tùy từng loại giấy tờ
nguồn thu hợp pháp khác).
mà thực hiện chứng
thực ở các cơ quan khác

nhau.

Bản chất

- Bảo đảm nội dung của một hợp
đồng, giao dịch, công chứng viên chịu
trách nhiệm về tính hợp pháp của hợp
đồng, giao dịch đó và qua việc bảo
đảm tính hợp pháp để giảm thiểu rủi
ro
- Mang tính pháp lý cao hơn

- Chứng nhận sự việc,
không đề cập đến nội
dung, chủ yếu chú trọng
về mặt hình thức
4


2. Các tổ chức hành nghề công chứng
Luật công chứng 2014 quy định khuyến khích phát triển Văn phòng công
chứng theo định hướng xã hội hóa, quy định việc chuyển đổi Phòng công
chứng thành Văn phòng công chứng, trong trường hợp không chuyển đổi
được thì mới giải thể Phòng công chứng. Việc quy định cụ thể về tổ chức
hành nghề công chứng như sau:
2.1 Nguyên tắc thành lập tổ chức hành nghề công chứng
Việc thành lập tổ chức hành nghề công chứng phải tuân theo quy định của
pháp luật và phù hợp với Quy hoạch tổng thể phát triển tổ chức hành nghề
công chứng do Thủ tướng Chính phủ phê duyệt.
Phòng công chứng chỉ được thành lập mới tại những địa bàn chưa có điều

kiện phát triển được Văn phòng công chứng.
Văn phòng công chứng thành lập tại các địa bàn có điều kiện kinh tế – xã
hội khó khăn, đặc biệt khó khăn được hưởng chính sách ưu đãi theo quy định
của Chính phủ.
2.2 Phòng công chứng
- Phòng công chứng do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định thành lập.
- Phòng công chứng là đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Sở Tư pháp, có trụ
sở, con dấu và tài khoản riêng.
Người đại diện theo pháp luật của Phòng công chứng là Trưởng phòng.
Trưởng phòng công chứng phải là công chứng viên, do Chủ tịch Ủy
ban nhân dân cấp tỉnh bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức.

5


- Tên gọi của Phòng công chứng bao gồm cụm từ “Phòng công chứng” kèm
theo số thứ tự thành lập và tên của tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi
Phòng công chứng được thành lập.
- Phòng công chứng sử dụng con dấu không có hình quốc huy. Phòng công
chứng được khắc và sử dụng con dấu sau khi có quyết định thành lập. Thủ
tục, hồ sơ xin khắc dấu, việc quản lý, sử dụng con dấu của Phòng công
chứng được thực hiện theo quy định của pháp luật về con dấu.
2.3 Thành lập Phòng công chứng
- Căn cứ vào nhu cầu công chứng tại địa phương, Sở Tư pháp chủ trì phối
hợp với Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Tài chính, Sở Nội vụ xây dựng đề án
thành lập Phòng công chứng trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết
định. Đề án nêu rõ sự cần thiết thành lập Phòng công chứng, dự kiến về tổ
chức, tên gọi, nhân sự, địa điểm đặt trụ sở, các điều kiện vật chất và kế hoạch
triển khai thực hiện.
- Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ra quyết định

thành lập Phòng công chứng, Sở Tư pháp phải đăng báo trung ương hoặc báo
địa phương nơi có trụ sở của Phòng công chứng trong ba số liên tiếp về các
nội dung sau đây:
+ Tên gọi, địa chỉ trụ sở của Phòng công chứng;
+ Số, ngày, tháng, năm ra quyết định thành lập và ngày bắt đầu hoạt động
của Phòng công chứng.
2.4 Văn phòng công chứng
- Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo quy định và các
văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan đối với loại hình công ty hợp
danh. Văn phòng công chứng phải có từ hai công chứng viên hợp danh trở
lên. Văn phòng công chứng không có thành viên góp vốn.
- Người đại diện theo pháp luật của Văn phòng công chứng là Trưởng Văn
phòng. Trưởng Văn phòng công chứng phải là công chứng viên hợp danh của
Văn phòng công chứng và đã hành nghề công chứng từ 02 năm trở lên.
6


- Tên gọi của Văn phòng công chứng phải bao gồm cụm từ “Văn phòng
công chứng” kèm theo họ tên của Trưởng Văn phòng hoặc họ tên của một
công chứng viên hợp danh khác của Văn phòng công chứng do các công
chứng viên hợp danh thỏa thuận, không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với
tên của tổ chức hành nghề công chứng khác, không được vi phạm truyền
thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc.
- Văn phòng công chứng phải có trụ sở đáp ứng các điều kiện do Chính phủ
quy định.
- Văn phòng công chứng có con dấu và tài khoản riêng, hoạt động theo
nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng nguồn thu từ phí công chứng, thù lao
công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác.
- Văn phòng công chứng sử dụng con dấu không có hình quốc huy. Văn
phòng công chứng được khắc và sử dụng con dấu sau khi có quyết định cho

phép thành lập. Thủ tục, hồ sơ xin khắc dấu, việc quản lý, sử dụng con dấu
của Văn phòng công chứng được thực hiện theo quy định của pháp luật về
con dấu.
2.5 Thành lập và đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng
- Các công chứng viên thành lập Văn phòng công chứng phải có hồ sơ đề
nghị thành lập Văn phòng công chứng gửi Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem
xét, quyết định. Hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng gồm đơn đề
nghị thành lập và đề án thành lập Văn phòng công chứng, trong đó nêu rõ sự
cần thiết thành lập, dự kiến về tổ chức, tên gọi, nhân sự, địa điểm đặt trụ sở,
các điều kiện vật chất và kế hoạch triển khai thực hiện; bản sao quyết định
bổ nhiệm công chứng viên tham gia thành lập Văn phòng công chứng.
- Trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị thành lập Văn
phòng công chứng, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định cho phép
thành lập Văn phòng công chứng; trường hợp từ chối phải thông báo bằng
văn bản và nêu rõ lý do.

7


- Trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày nhận được quyết định cho phép thành
lập, Văn phòng công chứng phải đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp ở địa
phương nơi đã ra quyết định cho phép thành lập.
Nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng bao gồm tên gọi của
Văn phòng công chứng, họ tên Trưởng Văn phòng công chứng, địa chỉ trụ sở
của Văn phòng công chứng, danh sách công chứng viên hợp danh của Văn
phòng công chứng và danh sách công chứng viên làm việc theo chế độ hợp
đồng của Văn phòng công chứng (nếu có).
- Hồ sơ đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng gồm đơn đăng ký
hoạt động, giấy tờ chứng minh về trụ sở của Văn phòng công chứng phù hợp
với nội dung đã nêu trong đề án thành lập và hồ sơ đăng ký hành nghề của

các công chứng viên hợp danh, công chứng viên làm việc theo chế độ hợp
đồng lao động tại Văn phòng công chứng (nếu có). Trong thời hạn 10 ngày
làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đăng ký hoạt động, Sở Tư pháp cấp giấy
đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng; trường hợp từ chối phải
thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.
- Văn phòng công chứng được hoạt động công chứng kể từ ngày Sở Tư
pháp cấp giấy đăng ký hoạt động.
II. GIỚI THIỆU VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP
1. Tên, địa chỉ đơn vị thực tập
Văn phòng công chứng Nguyễn Cảnh được thành lập theo Quyết định số
675/QĐ-UBND ngày 23 tháng 02 năm 2016 của Ủy ban nhân dân Thành phố
Hồ Chí Minh và đã đi vào hoạt động theo Giấp phép đăng ký hoạt động số
41.02.0050/TP-CC-ĐKHĐ ngày 06 tháng 4 năm 2016 của Sở Tư pháp
Thành phố Hồ Chí Minh. Đến ngày 31 tháng 7 năm 2019 thì được Sở Tư
pháp cấp lại giấy đăng ký hoạt động, thay đổi tên gọi thành Văn phòng công
chứng Nguyễn Thành Hưng.
Văn phòng công chứng Nguyễn Thành Hưng có trụ sở tọa lạc tại địa chỉ
số 4 Trần Quang Diệu, phường 13, quận 3, Thành phố Hồ Chí Minh, nằm
trong khu vực trung tâm hành chính, tài chính của Thành phố Hồ Chí Minh
8


và giáp ranh với quận 1, quận 10, quận Tân Bình, quận Phú Nhuận v.v… rất
thuận lợi trong việc công chứng các hợp đồng, giao dịch. Văn phòng công
chứng Nguyễn Thành Hưng có cơ sở vật chất khang trang, hiện đại với tổng
diện tích sử dụng hơn 400 m2, có phòng họp riêng để phục vụ khách hàng
khi có nhu cầu thương thảo, đàm phán hợp đồng và thanh toán tiền với đối
tác, có bãi đậu xe máy và xe ô tô rộng rãi và thuận tiện cho khách hàng đến
thực hiện thủ tục công chứng, có quán cà phê để tiếp đón khách hàng trong
thời gian chờ đợi ký công chứng v.v…

2. Cơ cấu tổ chức, nội quy, quy chế, cách thức quản trị
Cơ cấu tổ chức: Văn phòng công chứng Nguyễn Thành Hưng có Trưởng
phòng, các công chứng viên và các thư ký nghiêp p vụ, bộ phận kế toán, bộ
phận lưu trữ, bộ phận thu ngân, hành chính, văn thư. Hiện nay, văn phòng
công chứng có 05 (năm) công chứng viên gồm một Trưởng phòng và 04
(bốn) công chứng viên trong đó có 03 (ba) công chứng viên hợp danh và 02
(hai) công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng, 12 (mười hai) thư ký
nghiệp vụ làm công tác chuyên môn giúp việc cho công chứng viên, bộ phận
lưu trữ ; bộ phận hành chánh (vi tính, thu tiền, đóng dấu, kế toán, đánh máy,
dịch thuật, bảo vệ, phục vụ): 06 (sáu) nhân viên, tổng thành viên của văn
phòng là 23 (hai mươi ba) người. Trưởng văn phòng điều hành và chịu trách
nhiệm về mọi hoạt động của văn phòng.
Với đội ngũ Công chứng viên có kiến thức chuyên môn sâu rộng, có nhiều
kinh nghiệm trong lĩnh vực công chứng và có nhiều năm công tác pháp luật
trong ngành Tư pháp như Thẩm phán, Luật sư, Công chứng viên v.v… và đội
ngũ Thư ký nghiệp vụ có trình độ cử nhân Luật đã từng có nhiều năm kinh
nghiệm làm việc cho các tổ chức hành nghề công chứng có uy tín trên địa
bàn Thành phố Hồ Chí Minh, cùng với quy trình làm việc chuyên nghiệp,
nhanh chóng, chính xác, đúng pháp luật, đã tạo được nhiều niềm tin và uy tín
với khách hàng. Văn phòng công chứng Nguyễn Thành Hưng cung cấp cho
khách các dịch vụ liên quan đến lĩnh vực công chứng, chứng thực theo quy
định pháp luật như sau:
9


- Công chứng các hợp đồng, giao dịch theo quy định của pháp luật phải
công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.
- Công chứng bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài
hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt.
- Chứng thực bản sao từ bản chính.

- Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu
chứng thực.
Mô hình tổ chức

10


Sơ đồ quy trình công chứng:

11


12


Quy trình chung công chứng các hợp đồng, giao dịch tại văn phòng công
chứng Nguyễn Thành Hưng gồm các bước sau đây:
Bước 1: Nộp hồ sơ
Người yêu cầu công chứng hoàn thiện hồ sơ và nộp trực tiếp tại trụ sở Văn
phòng Công chứng, từ thứ hai đến thứ sáu (buổi sáng từ 7h giờ 45phút đến
11 giờ 45 phút, buổi chiều từ 13 giờ 15 phút đến 17 giờ 15 phút) và sáng thứ
bảy (từ 08 giờ 00 phút đến 11 giờ 30 phút, buổi chiều từ 13h30 đến 16h).
13


Bước 2: Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ
Trường hợp việc tiếp nhận thông qua bộ phận tiếp nhận hồ sơ: Bộ phận tiếp
nhận chuyển hồ sơ cho Công chứng viên kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu
công chứng;
- Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, phù hợp với quy định của

pháp luật: thụ lý và ghi vào sổ công chứng;
- Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng chưa đầy đủ: Công chứng viên ghi
phiếu hướng dẫn và yêu cầu bổ sung (phiếu hướng dẫn ghi cụ thể các giấy tờ
cần bổ sung, ngày tháng năm hướng dẫn và họ tên Công chứng viên tiếp
nhận hồ sơ);
- Trường hợp hồ sơ không đủ cơ sở pháp luật để giải quyết: Công chứng viên
giải thích rõ lý do và từ chối tiếp nhận hồ sơ. Nếu người yêu cầu công chứng
đề nghị từ chối bằng văn bản, Công chứng viên báo cáo Trưởng Văn phòng
xin ý kiến và soạn văn bản từ chối.
Bước 3: Soạn thảo và ký văn bản
Trường hợp văn bản đã được người yêu cầu công chứng soạn thảo sẵn:
Công chứng viên kiểm tra dự thảo văn bản, nếu trong dự thảo văn bản có
điều khoản vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội, nội dung của văn bản
không phù hợp quy định của pháp luật, Công chứng viên phải chỉ rõ cho
người yêu cầu công chứng để sửa chữa. Nếu người yêu cầu công chứng
không sửa chữa thì Công chứng viên có quyền từ chối công chứng;
Trường hợp văn bản do Công chứng viên soạn thảo theo đề nghị của
người yêu cầu công chứng: nội dung, ý định giao kết hợp đồng, giao dịch là
xác thực, không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội thì Công
chứng viên soạn thảo hợp đồng, giao dịch;
Người yêu cầu công chứng tự đọc lại dự thảo hợp đồng hoặc Công chứng
viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe theo đề nghị của người yêu cầu
công chứng. Trường hợp người yêu cầu công chứng có yêu cầu sửa đổi, bổ
sung, Công chứng viên xem xét và thực hiện việc sửa đổi, bổ sung ngay
trong ngày hoặc hẹn lại;
14


Trường hợp người yêu cầu công chứng đồng ý toàn bộ nội dung ghi trong
dự thảo hợp đồng, Công chứng viên hướng dẫn người yêu cầu công chứng

ký vào từng trang của hợp đồng.
Bước 4: Ký chứng nhận
Công chứng viên yêu cầu người yêu cầu công chứng xuất trình bản chính của
các giấy tờ theo quy định để đối chiếu trước khi ghi lời chứng, ký vào từng
trang của hợp đồng và chuyển bộ phận thu phí của tổ chức hành nghề công
chứng.
Bước 5: Trả kết quả công chứng
Bộ phận thu phí của Văn phòng công chứng hoàn tất việc thu phí, thù lao
công chứng và chi phí khác theo quy định, đóng dấu và hoàn trả lại hồ sơ cho
người yêu cầu công chứng.
Cách thức thực hiện:
Người yêu cầu công chứng nộp và nhận kết quả giải quyết hồ sơ trực tiếp tại
trụ sở Văn phòng Công chứng.
Trong trường hợp người già yếu không thể đi lại được, người đang bị tạm
giữ, tạm giam, đang thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác không
thể đến trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng, việc công chứng có thể
được thực hiện ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng theo đơn yêu
cầu của người có yêu cầu công chứng.
Thành phần, số lượng hồ sơ bao gồm:
- Phiếu yêu cầu công chứng (theo mẫu của Văn phòng công chứng Nguyễn
Thành Hưng)
- Bản sao giấy tờ tùy thân: Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân/Giấy
chứng minh sĩ quan quân đội nhân dân Việt Nam/Hộ chiếu của các bên tham
gia giao dịch;
- Bản sao giấy chứng nhận quyền sử dụng, sở hữu tài sản: Giấy chứng nhận
quyền sử dụng đất, Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất quyền sở hữu nhà ở
15


và tài sản khác gắn liền với đất; đăng ký xe mô tô, xe máy …..hoặc bản sao

giấy tờ thay thế được pháp luật quy định;
- Bản sao giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng giao dịch mà pháp luật
quy định phải có, như:
Một trong những bản sao Giấy tờ chứng minh về tình trạng tài sản
chung/riêng (trong trường hợp là cá nhân):
 Án ly hôn chia tài sản/án phân chia thừa kế/văn bản tặng cho tài sản…;
 Thỏa thuận phân chia tài sản chung riêng/nhập tài sản riêng vào khối tài
sản chung vợ chồng, thỏa thuận xác lập chế độ tài sản của vợ chồng;
 Văn bản cam kết/thỏa thuận về tài sản riêng trong thời kỳ hôn nhân;
 Giấy chứng nhận kết hôn/xác nhận về quan hệ hôn nhân (trong trường hợp
sống chung nhưng chưa làm thủ tục đăng ký kết hôn);
 Giấy tờ xác định về việc tài sản nằm ngoài thời kỳ hôn nhân: Giấy xác
nhận về tình trạng hôn nhân (trên cơ sở đối chiếu với thời điểm tạo dựng tài
sản)…
Một trong những Bản sao Giấy tờ về thẩm quyền đại diện:
- Trong trường hợp giao dịch của người chưa thành niên:
 Bản sao khai sinh;
 Trong trường hợp người đại diện thực hiện giao dịch: Giấy cam kết về
việc đại diện vì lợi ích cho con chưa thành niên trong các giao dịch dân sự
liên quan đến tài sản của con chưa thành niên;
 Trong trường hợp người chưa thành niên thực hiện các giao dịch: Giấy
chấp thuận của người đại diện theo pháp luật cho người chưa thành niên thực
hiện, xác lập giao dịch dân sự theo quy định pháp luật;
- Trong trường hợp đại diện theo ủy quyền: Hợp đồng ủy quyền được lập
đúng hình thức quy định.
- Trong trường hợp mất/hạn chế năng lực hành vi:
16


 Án tòa tuyên bố mất năng lực hành vi/hạn chế năng lực hành vi dân sự;

 Văn bản thỏa thuận cử người giám hộ, người giám sát giám hộ, đăng ký
giám hộ;
 Văn bản cam kết về việc người giám hộ giao dịch liên quan đến tài sản vì
lợi ích của người mất năng lực hành vi, có sự đồng ý của người giám sát
giám hộ;
- Một trong những bản sao Giấy tờ chứng minh tư cách chủ thể tham gia giao
dịch:
 Cá nhân là người Việt Nam cư trú trong nước: hộ khẩu;
 Cá nhân là người Việt Nam định cư ở nước ngoài, có các giấy tờ chứng
minh theo quy định của pháp luật về quốc tịch như: Giấy tờ chứng minh
nguồn gốc Việt Nam; Giấy chứng nhận có quốc tịch Việt Nam, thôi quốc
tịch Việt Nam, đăng ký công dân, các giấy tờ chứng minh được phép nhập
cảnh vào Việt Nam…;
 Tổ chức, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài (gồm doanh nghiệp
100% vốn đầu tư nước ngoài, doanh nghiệp liên doanh, doanh nghiệp
Việt Nam mà nhà đầu tư nước ngoài mua cổ phần, sáp nhập, mua lại theo
quy định của pháp luật về đầu tư): có các giấy tờ thể hiện tư cách pháp
nhân và thẩm quyền quyết định thực hiện giao dịch theo pháp luật về
doanh nghiệp, pháp luật về đầu tư:
 Giấy đăng ký kinh doanh/Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/Giấy
phép đầu tư;
 Con dấu của pháp nhân (để đóng dấu vào văn bản công chứng theo
Điều lệ của doanh nghiệp);
 Biên bản họp của Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị/Đại hội cổ
đông/Ban chủ nhiệm hợp tác xã/Đại hội xã viên về việc chấp thuận hợp
đồng giao dịch hoặc văn bản đồng ý của chủ sở hữu doanh nghiệp đối
với giao dịch không thuộc thẩm quyền quyết định của người đại diện
17



theo pháp luật (theo quy định của điều lệ doanh nghiệp và văn bản
pháp luật)…;
 Điều lệ của doanh nghiệp/hợp tác xã;
 Báo cáo tài chính (trong trường hợp chứng minh thẩm quyền của hội
đồng quản trị, hội đồng thành viên, ban chủ nhiệm Hợp tác xã).
- Bản sao Giấy tờ chứng minh về năng lực hành vi: giấy khám sức khỏe/tâm
thần… (trong trường hợp có nghi ngờ về năng lực hành vi của bên tham gia
giao kết hợp đồng);
- Bản sao Chứng minh nhân dân của người làm chứng/người phiên dịch
(trong trường hợp cần phải có người làm chứng/người phiên dịch);
- Bản sao một số giấy tờ khác liên quan đến việc thực hiện quyền của người
sử dụng đất:
 Giấy tờ xác nhận về nguồn gốc đất được giao, cho thuê, nhận chuyển
nhượng mà tiền sử dụng đất, tiền thuê đất, tiền nhận chuyển nhượng không
có nguồn gốc từ ngân sách nhà nước (đối với trường hợp bên chuyển
nhượng là tổ chức có vốn góp nhà nước);
 Giấy tờ về việc nộp tiền thuê đất cho cả thời gian thuê;
 Giấy tờ về việc đã hoàn tất nghĩa vụ tài chính theo quy định;
- Bản sao giấy tờ khác có liên quan đến văn bản yêu cầu chứng nhận mà
pháp luật quy định phải có;
Đối với trường hợp hợp đồng được người yêu cầu công chứng soạn thảo sẵn:
ngoài thành phần nêu trên thì kèm theo Dự thảo hợp đồng. Số lượng hồ sơ:
01 bộ.
Thời hạn giải quyết hồ sơ: Không quá 02 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ
sơ hợp lệ; đối với hợp đồng, giao dịch có nội dung phức tạp thì thời hạn công
chứng có thể kéo dài hơn nhưng không quá 10 ngày làm việc.
Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Cá nhân, tổ chức, hộ gia đình, tổ
chức.
18



Cơ quan giải quyết thủ tục hành chính: Văn phòng công chứng Nguyễn
Thành Hưng
Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Hợp đồng được công chứng hoặc văn
bản từ chối công chứng, có nêu rõ lý do.
Phí, lệ phí:
Phí công chứng:Theo Thông tư số 257/2016/TT-BTC
Thù lao công chứng: Do văn phòng công chứng chứng xác định không vượt
quá mức trần thù lao công chứng được Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí
Minh quy định tại Quyết định số 08/2016/QĐ-UBND ngày 21/3/2016;
Chi phí khác: Do sự thỏa thuận giữa người yêu cầu công chứng và tổ chức
hành nghề công chứng.
3. Tóm tắt sự việc vi phạm
Theo như báo pháp luật ngày 26/10/2018 đưa tin: Công an quận 9 đã phối
hợp với Phòng Tư pháp quận kiểm tra địa điểm trên, phát hiện công chứng
viên C(thuộc VPCCNC ) và bà TTN (nhân viên thuộc VPCC NC) đang thực
hiện việc công chứng, chứng thực các loại giấy tờ liên quan đến đất đai và
giấy tờ tùy thân (có thu phí).
Tại đây, lực lượng chức năng ghi nhận như sau: Trước cửa phòng diễn ra
hoạt động công chứng của Chi nhánh VPCC NC có gắn hai bảng nhỏ trên
tường có chữ “Công Chứng” bằng tiếng Việt và tiếng Anh là “Notarization”.
Bên trong phòng có bốn bàn làm việc, một máy photocopy, hai máy tính
xách tay.
Theo xác minh của cơ quan công an, ngày 02/5/2018, VPCC NC đã ký
hợp đồng hợp tác với một chi nhánh ngân hàng nhằm mục đích phục vụ nhu
cầu công chứng, chứng thực cho khách hàng của ngân hàng khi đến làm thủ
tục vay vốn. Sau khi ký hợp đồng, VPCC NC đã cử công chứng viên và nhân
viên đến trực tiếp làm việc tại địa chỉ này. Thời gian đầu chưa có con dấu
(dấu tròn thứ hai - NV) nên sau khi kiểm tra hồ sơ công chứng, chứng thực,
công chứng viên Tạo ký xác nhận đúng với bản chính và xác nhận chữ ký

19


của khách hàng, sau đó giao cho nhân viên mang hồ sơ công chứng về văn
phòng chính ở Trần Quang Diệu để đóng dấu.
Khai với công an, bà N cho biết bà là nhân viên đánh máy và đóng dấu tại
chi nhánh này. Trong ngày 15/10/2019, tại chi nhánh này, ông C và bà N đã
công chứng, chứng thực khoảng 15 bộ hồ sơ do ông C ký và đóng dấu VPCC
NC.
Công an quận 9 đã thu giữ toàn bộ mẫu dấu tại chi nhánh, gồm 18 con dấu
các loại, trong đó một dấu tròn có nội dung “VPCC NC” và nhiều dấu vuông
để đóng trên bản sao, bản lưu… Ngoài ra, Công an quận 9 cũng thu giữ các
hợp đồng thế chấp tài sản, văn bản từ chối nhận di sản, giấy ủy quyền… và
một số tài liệu, giấy tờ khác để phục vụ công tác xác minh theo quy định của
pháp luật.
Sở Tư pháp TP.HCM vừa ra quyết định xử phạt vi phạm hành chính Văn
phòng công chứng (VPCC) NC do mở chi nhánh hoạt động tại quận 9,
TP.HCM.
Sở Tư pháp TP.HCM ra quyết định xử phạt VPCC NC 15 triệu đồng do vi
phạm mở chi nhánh hoạt động tại địa chỉ 284 Lê Văn Việt, phường Tăng
Nhơn Phú, quận 9, TP.HCM.
Biện pháp khắc phục hậu quả là buộc nộp lại số lợi bất hợp pháp có được
là 6.698.000 đồng. Vi phạm này đã bị Thanh tra Sở Tư pháp lập biên bản
ngày 8-11-2018. Công chứng ngoài trụ sở, văn phòng công chứng bị phạt 15
triệu.
Sở Tư pháp cũng ra quyết định xử phạt công chứng viên C(VPCC NC).
Công chứng viên T này đã có hành vi vi phạm công chứng hai hợp đồng
ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng không đúng quy định.
Hiện nay VPCC NC và công chứng viên C đã nộp tiền xử phạt xong.
Trước đó, ngày 25/10/2019, báo Pháp Luật TP.HCM có bài “Phát hiện văn

phòng công chứng hoạt động ngoài trụ sở sai quy định” phản ánh việc tại tòa
nhà ở đường Lê Văn Việt, phường Tăng Nhơn Phú B, quận 9, TP.HCM có
hoạt động công chứng, chứng thực giấy tờ, tài liệu, đóng dấu VPCC NC.
20


Trong khi đó, trụ sở của VPCC này lại ở số Trần Quang Diệu (phường 13,
quận 3, TP.HCM)…
Nhận xét về việc vi phạm:
Theo quy định tại Luật Công chứng năm 2014, quy định về các hành vi bị
nghiêm cấm như sau: Căn cứ khoản i điều 7 các hành vi bị nghiêm cấm.
Nghiêm cấm công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng thực hiện các
hành vi sau đây:“ Tổ chức hành nghề công chứng mở chi nhánh, văn phòng
đại diện, cơ sở, địa điểm giao dịch khác ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề
công chứng; thực hiện các hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ ngoài
phạm vi hoạt động đã đăng ký”
Như vậy, đối với văn phòng công chứng thì không được lập chi nhánh,
văn phòng đại diện, cơ sở, địa điểm giao dịch khác ngoài trụ sở của tổ chức
hành nghề công chứng đã đăng ký. Nếu cá nhân hoặc cơ quan, tổ chức nào
tới địa điểm này công chứng thì sẽ không được công nhận. Trong trường hợp
bất khả kháng, pháp luật có công nhận việc công chứng ngoài trụ sở với điều
kiện như sau: căn cứ theo điều 44 địa điểm công chứng quy định
“1. Việc công chứng phải được thực hiện tại trụ sở của tổ chức hành nghề
công chứng, trừ các trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này.
2. Việc công chứng có thể được thực hiện ngoài trụ sở của tổ chức hành
nghề công chứng trong trường hợp người yêu cầu công chứng là người già
yếu, không thể đi lại được, người đang bị tạm giữ, tạm giam, đang thi hành
án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác không thể đến trụ sở của tổ chức
hành nghề công chứng.”
Như vậy, chỉ khi xảy ra các sự kiện bất khả kháng như người yêu cầu

công chứng là người già yếu, không thể đi lại được, người đang bị tạm giữ,
tạm giam, đang thi hành hình phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác thì được
phép công chứng không phải ở địa điểm đã đăng ký. Còn trong mọi trường
hợp, văn phòng công chứng không được thành lập thêm chi nhánh hay văn
phòng đại diện.
21


Theo điểm c khoản 4 Điều 15 Nghị định 67/2015 của Chính phủ (sửa đổi,
bổ sung một số điều của Nghị định 110/2013 của Chính phủ), hành vi mở chi
nhánh, văn phòng đại diện, cơ sở, địa điểm giao dịch khác ngoài trụ sở tổ
chức hành nghề công chứng bị phạt tiền từ 10 triệu đến 20 triệu đồng.
Theo khoản 5 Điều 24 Nghị định 99/2016 của Chính phủ, con dấu phải
được quản lý chặt chẽ tại trụ sở của cơ quan, tổ chức; chỉ chức danh nhà
nước, người đứng đầu cơ quan, tổ chức mới được quyết định việc mang con
dấu ra ngoài trụ sở để sử dụng giải quyết công việc.
4. Thực hiện quyền và nghĩa vụ của công chứng viên, tổ chức hành nghề
công chứng nơi thực tập
Vụ việc : Hợp đồng thế chấp đảm bảo cho hợp đồng tín dụng nay đã hết
hạn (hợp đồng tín dụng). Khách hàng hoàn thành việc trả nợ. Nay khách
hàng muốn vay khoản vay mới, ngân hàng lập hợp đồng tín dụng mới và yêu
cầu công chứng phụ lục hợp đồng thế chấp trước đây với nội dung thay đổi
nghĩa vụ bảo đảm là hợp đồng tín dụng mới được ký. Khi yêu cầu công
chứng phụ lục hợp đồng thì công chứng viên từ chối việc công chứng như
vậy là đúng hay sai?
Công chứng viên trả lời: Khi hợp đồng tín dụng cũ đã hết hạn, khách
hàng hoàn thành việc trả nợ tức là các bên đã thanh lý hợp đồng và không có
ràng buộc về nghĩa vụ với nhau trong hợp đồng này nữa. Hợp đồng tín dụng
đã hết hiệu lực. Do đó, hợp đồng thế chấp bảo đảm cho việc thực hiện nghĩa
vụ dân sự trong hợp đồng tín dụng cũng hết hiệu lực.

Khi hai bên ký hợp đồng tín dụng mới thì phải có hợp đồng thế chấp mới
(phụ lục hợp đồng thế chấp mới) để bảo đảm cho nghĩa vụ của khách hàng
đối với các điều khoản vay mới được ký kết trong hợp đồng. Không thể dùng
hợp đồng (phụ lục hợp đồng) thế chấp cũ để bảo đảm cho các điều khoản ký
kết trong hợp đồng mới được.
Căn cứ điều 327 Bộ Luật Dân sự 2015 quy định về chấm dứt thế chấp tài
sản: Thế chấp tài sản chấm dứt trong trường hợp sau đây:
“1. Nghĩa vụ được bảo đảm bằng thế chấp chấm dứt.
22


2. Việc thế chấp tài sản được hủy bỏ hoặc được thay thế bằng biện pháp bảo
đảm khác.
3. Tài sản thế chấp đã được xử lý.
4. Theo thỏa thuận của các bên.”
Do đó, các công chứng viên từ chối việc công chứng phụ lục hợp đồng thế
chấp trong trường hợp này là đúng.
Như vậy, Căn cước theo điều Điều 17. Quyền và nghĩa vụ của công chứng
viên
“1. Công chứng viên có các quyền sau đây:
a) Được pháp luật bảo đảm quyền hành nghề công chứng;
b) Tham gia thành lập Văn phòng công chứng hoặc làm việc theo chế độ
hợp đồng cho tổ chức hành nghề công chứng;
c) Được công chứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch theo quy định của Luật
này;
d) Đề nghị cá nhân, cơ quan, tổ chức có liên quan cung cấp thông tin, tài
liệu để thực hiện việc công chứng;
đ) Được từ chối công chứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch vi phạm pháp
luật, trái đạo đức xã hội;
e) Các quyền khác theo quy định của Luật này và các văn bản quy phạm

pháp luật khác có liên quan.
2. Công chứng viên có các nghĩa vụ sau đây:
a) Tuân thủ các nguyên tắc hành nghề công chứng;
b) Hành nghề tại một tổ chức hành nghề công chứng;
c) Tôn trọng và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của người yêu cầu công
chứng;
d) Giải thích cho người yêu cầu công chứng hiểu rõ quyền, nghĩa vụ và lợi
ích hợp pháp của họ, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc công chứng;
23


trường hợp từ chối yêu cầu công chứng thì phải giải thích rõ lý do cho người
yêu cầu công chứng;
đ) Giữ bí mật về nội dung công chứng, trừ trường hợp được người yêu cầu
công chứng đồng ý bằng văn bản hoặc pháp luật có quy định khác;
e) Tham gia bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng hàng năm;
g) Chịu trách nhiệm trước pháp luật và trước người yêu cầu công chứng về
văn bản công chứng của mình; chịu trách nhiệm trước pháp luật về hoạt
động của Văn phòng công chứng mà mình là công chứng viên hợp danh;
h) Tham gia tổ chức xã hội - nghề nghiệp của công chứng viên;”
i) Chịu sự quản lý của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, của tổ chức hành
nghề công chứng mà mình làm công chứng viên và tổ chức xã hội - nghề
nghiệp của công chứng viên mà mình là thành viên;
k) Các nghĩa vụ khác theo quy định của Luật này và các văn bản quy phạm
pháp luật khác có liên quan.”
Căn cứ vào quy định nêu trên, công chứng viên có quyền từ chối công
chứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội.
5. Nhận xét về các quyết định thành lập đối với tổ chức hành nghề công
chứng, quyết định bổ nhiệm công chứng viên
Trong quá trình học viên thực tập tại văn phòng công chứng có sự thay đổi

tên gọi, Trưởng văn phòng từ văn phòng công chứng Nguyễn Cảnh sang văn
phòng công chứng Nguyễn Thành Hưng và thay đổi thành viên hợp danh.
Căn cứ theo quy định tại điều 23, điều 24 của Luật công chứng 2014. Khi
thay đổi tên gọi của Văn phòng công chứng, họ tên Trưởng Văn phòng công
chứng, địa chỉ trụ sở của Văn phòng công chứng, danh sách công chứng viên
hợp danh của Văn phòng công chứng và danh sách công chứng viên làm việc
theo chế độ hợp đồng của Văn phòng công chứng, Văn phòng công chứng
phải đăng ký nội dung thay đổi tại Sở Tư pháp nơi Văn phòng công chứng đã
đăng ký hoạt động.
24


- Văn phòng công chứng nộp hồ sơ đến Sở Tư pháp nơi Văn phòng công
chứng đăng ký hoạt động;
- Sở Tư pháp xem xét cấp lại giấy đăng ký hoạt động cho Văn phòng công
chứng trong trường hợp thay đổi tên gọi, trụ sở hoặc Trưởng Văn phòng
công chứng hoặc ghi nhận nội dung thay đổi vào giấy đăng ký hoạt động của
Văn phòng công chứng trong trường hợp thay đổi nội dung đăng ký hoạt
động khác; trường hợp từ chối thì phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý
do.
Hồ sơ bao gồm giấy đề nghị thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của
Văn phòng công chứng, giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng
(bản chính) và một hoặc một số giấy tờ sau đây tùy thuộc vào nội dung đăng
ký hoạt động được đề nghị thay đổi:
- Hồ sơ đăng ký hành nghề và cấp Thẻ cho công chứng viên được bổ sung
cho Văn phòng công chứng, cụ thể:
+ Giấy đề nghị đăng ký hành nghề và cấp Thẻ cho công chứng viên;
+ Quyết định bổ nhiệm của công chứng viên được đề nghị đăng ký hành
nghề và cấp Thẻ công chứng viên (bản sao có chứng thực hoặc bản chụp
kèm theo bản chính để đối chiếu);

+ 01 ảnh chân dung cỡ 2cm x 3cm của mỗi công chứng viên được đề nghị
đăng ký hành nghề và cấp Thẻ (ảnh chụp không quá 06 tháng trước ngày nộp
ảnh);
+ Thẻ Hội viên hoặc giấy tờ khác chứng minh công chứng viên đã là Hội
viên của Hội công chứng viên (ở những nơi đã thành lập Hội công chứng
viên);
+ Giấy tờ chứng minh nơi cư trú của công chứng viên tại tỉnh, thành phố
trực thuộc Trung ương nơi tổ chức hành nghề công chứng có trụ sở;
+ Giấy tờ chứng minh đã chấm dứt hành nghề đối với người đang hành
nghề luật sư, đấu giá, thừa phát lại hoặc công việc thường xuyên khác;

25