CON DẤU CÔNG TY
Mục đích
Giúp cho việc quản lý,
sử dụng con dấu đúng theo
quy định công ty và pháp luật.
Phạm vi áp dụng
Quy định này áp dụng
cho con dấu tròn của công ty.
Các con dấu vuông hay con
dấu nội bộ không thuộc quy
định này.
Trách nhiệm của Giám đốc các phòng ban
3.1. Giám đốc Hành chính Nhân
sự
 Giám sát việc sử dụng con dấu.
 Quản lý nhân viên văn thư trong việc sử dụng và bảo quản con dấu.
 Quyết định cho phép đem con dấu ra ngoài trong một số trường hợp cần thiết và chịu trách
nhiệm về quyết định của mình.
3.2. Giám đốc các phòng ban khác
Kiểm tra giám sát việc đóng dấu các tài liệu của phòng ban mình.


Nội dung
4.1. Quản lý con dấu
Trách nhiệm của nhân viên văn thư là người trực tiếp quản lý con dấu công ty và đóng
dấu các loại văn bản.
 Không được giao con dấu của công ty cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của
Tổng Giám đốc công ty hoặc Giám đốc Hành chính Nhân sự.
 Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của công ty.
 Chỉ đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ khi đã có chữ ký chính thức của người có thẩm quyền
(phải căn cứ vào chức năng quyền hạn trong giấy ủy quyền).

 Không được đóng dấu khống, trừ trường hợp được sự cho phép của Tổng Giám đốc và dưới
sự giám sát của Giám đốc Hành chính Nhân sự.
 Mọi văn bản do công ty ban hành phải đóng dấu của công ty.
 Chỉ đóng dấu lên chữ ký của người có thẩm quyền hoặc được Tổng Giám đốc ủy quyền.
 Con dấu phải được sử dụng đúng quy định, được bảo quản, giữ gìn cẩn thận. Không để cho
người khác sử dụng và không bị làm biến dạng.
 Con dấu được lưu giữ tại công ty. Trường hợp cần thiết phải giải quyết công việc ở ngoài công
ty, Giám đốc phòng ban có thể mang con dấu ra ngoài sau khi có sự chấp thuận của Tổng
Giám đốc hoặc Giám đốc Hành chính Nhân sự (ký vào biên bản bàn giao theo mẫu “Biên bản
giao nhận tài sản”. Người ký nhận phải bảo quản cẩn thận và chịu trách nhiệm về việc mang
con dấu ra khỏi công ty.
 Mực in dùng thống nhất màu đỏ.
4.2. Cách đóng dấu
 Khi đóng lên chữ ký: Dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái. Dấu đóng trên
văn bản phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều (theo hướng đi lên, không bị xoay lệch quá 15 0
so với phương nằm ngang).
 Khi đóng dấu lên các phụ lục, biểu
mẫu kèm theo văn bản chính do
người ký văn bản quyết định: dấu
được đóng lên trang đầu, phía bên
trái của phụ lục và trùm

5


lên một phần tên công ty hoặc tên của phụ lục (dấu treo).
 Đối với những văn bản có độ dài từ 2 trang giấy trở lên: phải đóng dấu giáp lai giữa các trang.
 Trường hợp đóng dấu nhầm, không được đóng trùm dấu cũ mà phải đóng vào bên cạnh dấu
cũ.



VĂN PHÒNG PHẨM
Mục đích:




Phạm vi áp dụng
Áp dụng cho các nhân viên có sử
dụng văn phòng phẩm, đặc biệt là khối
văn phòng.


Trách nhiệm của Giám đốc các phòng ban
3.1. Giám đốc Hành chính Nhân sự
 Giám sát, quản lý ngân sách văn phòng phẩm.
 Giám sát bộ phận hành chính trong việc cấp phát, quản lý, thu hồi văn phòng phẩm.
3.2. Giám đốc các phòng ban khác
Giám sát, nhắc nhở việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm văn phòng phẩm trong bộ phận
Nội dung
4.1. Văn phòng phẩm
a. Danh mục văn phòng phẩm cấp cho nhân viên (Xem Phụ lục 1)
b. Đăng kí văn phòng phẩm
 Nhân viên đại diện phòng ban nào đề xuất nhu cầu văn phòng phẩm của phòng ban đó trên ổ
đĩa mạng của công ty (xem đường dẫn tại Phụ lục 1). Nhân viên tiếp tân tổng hợp nhu cầu và
cấp theo từng quý.
 Các phòng ban nhận văn phòng phẩm và ký nhận vào “Phiếu nhận/trả văn phòng phẩm” sau
khi đã kiểm tra số lượng thực nhận vào ngày 05 tháng đầu mỗi quý.
 Đối với các nhu cầu phát sinh thêm ngoài kế hoạch của mỗi quý, nhân viên đề xuất nhu cầu
phát sinh theo quy trình như trên, nhân viên văn thư kiểm tra số lượng văn phòng



phẩm tồn kho hoặc tiến hành mua và cung cấp cho người có nhu cầu trong vòng 03 ngày kể từ
khi nhận được thông tin.
c. Quản lý văn phòng phẩm
 Với nhân viên mới nhận việc: Trong ngày chính thức nhận việc, mỗi nhân viên được nhận 1
bộ văn phòng phẩm.
 Với nhân viên thôi việc:
 Nhân viên thôi việc có trách nhiệm sử dụng “Phiếu thanh lý thôi việc” để tiến hành bàn giao
văn phòng phẩm cho nhân viên văn thư.
 Việc bàn giao được lập thành văn bản theo mẫu “Phiếu nhận/trả văn phòng phẩm”,
có chữ ký của bên giao, bên nhận.
 Bên nhận (nhân viên văn thư) kiểm tra đối chiếu, nếu có sự mất mát thì thông báo cho bên
giao chịu trách nhiệm bồi hoàn hoặc thanh toán bằng tiền cho các văn phòng phẩm mất mát.
 Nhân viên sử dụng bảo quản và chịu trách nhiệm về mọi hư hỏng, mất mát đối với các tài sản
đã được bàn giao.
 Nhân viên văn thư giám sát việc sử dụng văn phòng phẩm định kỳ theo quý. Nhắc nhở và có
biện pháp xử lý phù hợp với các trường hợp sử dụng văn phòng phẩm không hợp lý gây lãng
phí cho công ty.
d. Cung cấp văn phòng phẩm
 Việc mua sắm văn phòng phẩm tuân theo quy trình kiểm soát mua hàng của công ty.
 Đối với các văn phòng phẩm đã sử dụng được trả lại, bộ phận hành chính có trách nhiệm kiểm
tra, đánh giá chất lượng, lưu kho và phân phối cho nhân viên mới nhận việc, nhân viên có nhu
cầu sử dụng.
 Nhân viên văn thư cần dự trữ các loại văn phòng phẩm mà công ty thường xuyên sử dụng để
đảm bảo việc cung cấp kịp thời.
4.2. Name card
In namecard
 Nếu nhân viên có nhu cầu về namecard. Nhân viên làm “Phiếu đề xuất nhu cầu”, gửi cho
Giám đốc Phòng ban ký sau đó chuyển cho Phòng HCNS. Tham khảo phần quy định các chức

danh được cấp namecard.


 Phòng HCNS sẽ gửi bản mẫu cho Giám đốc Phòng ban duyệt trước khi in.
 Khi bàn giao namecard phòng HCNS tiến hành làm biểu mẫu “Phiếu nhận/trả văn phòng
phẩm”.
 Thời hạn in namecard trong 1 tuần kể từ khi nhận yêu cầu đến khi giao namecard.
e. Danh sách in namecard
 Đối với khối tiếp xúc khách hàng bao gồm: Ban TGĐ, Kinh doanh, Tiếp thị, Chăm sóc
khách hàng.
STT

Cấp bậc được cấp namecard

1

Ban TGĐ

2

Ban GĐ

3

Trưởng bộ phận

4

Chuyên viên*


5

Nhân viên*

Trừ bộ phận PCCC, Y tế

 Đối với khối không trực tiếp tiếp xúc khách hàng: Hành chính Nhân sự, kỹ thuật, dự án,
nhà máy, tài chính kế toán, quản lý chất lượng.
STT

Cấp bậc được cấp namecard

1

Ban GĐ

2

Trưởng bộ phận, quản đốc

3

Chuyên viên*

* Chuyên viên tuyển dụng, mua hàng, giám sát kỹ thuật, chuyên viên phát triển dự án, kế
toán tổng hợp.


4.3. Chìa khóa
Giao nhận chìa khóa

 Mỗi nhân viên được Phòng HCNS bàn giao 01 chìa khóa/ổ khóa đối với tất cả các tủ, dụng cụ,
phương tiện được công ty giao cho cá nhân quản lý. Việc giao nhận này được lập thành biên
bản, được cập nhật vào hồ sơ nhân viên và hồ sơ quản lý tài sản.
 Chìa khóa của các tủ, dụng cụ dùng chung của phòng ban giao cho GĐ hay đại diện phòng
ban ký nhận.
 Tổ bảo vệ được giao nhận chìa khóa cổng, phòng, các khu vực làm việc khác của công ty và
chìa khóa của “tủ chìa khóa gốc”.
b. Tủ chìa khóa gốc
 Tất cả chìa khóa gốc được tập hợp theo thứ tự bằng mã số, nhóm, khu vực phòng ban vào tủ
và được dán niêm phong do bộ phận hành chính quản lý (có đính kèm danh mục).
 Chìa khóa tủ chìa khóa gốc do bộ phận hành chính giữ và bảo vệ giữ 01 chìa. Mọi việc mở
niêm phong tủ chìa khóa gốc đều phải được ghi nhận vào sổ hoặc bằng biên bản (ghi rõ thời
điểm, lý do và cá nhân liên quan).
c. Sử dụng và bảo quản
 Các cá nhân/phòng ban được giao nhận chìa khóa có nhiệm vụ sử dụng và giữ gìn cẩn thận.
Mọi trường hợp thay đổi người quản lý sử dụng phải báo trước ít nhất 3 ngày cho Phòng Hành
chính Nhân sự. Các trường hợp làm quên, mất chìa khóa phải liên hệ Phòng Hành chính Nhân
sự để được giải quyết, các chi phí phát sinh như: Chi phí cấp lại chìa mới, sửa ổ khóa do đơn
phương mở nếu có v.v. sẽ do cá nhân làm mất chìa khóa chịu trách nhiệm bồi thường.
 Các trường hợp không sử dụng: Chuyển công tác, thôi việc,…, được bàn giao lại cho Phòng
Hành chính Nhân sự.
d. Trường hợp khẩn cấp
Thiên tai, hỏa hoạn và các trường hợp khẩn cấp khác nhân viên hay bảo vệ có quyền xử
lý nhằm bảo vệ tài sản công ty và thông báo ngay cho Phòng Hành chính Nhân sự.


PHỤ LỤC 1
DANH
VĂN
PHẨM


STT

Tên
VPP

SL

Thời hạn
sử dụng

Tần suất

Số người
sử dụng

ĐVT

Ghi chú

1

Kéo

Cây

1

Lâu dài


1 lần

2

Chỉ cấp mới khi cái cũ
hư hỏng

2

Thước
kẻ

Cây

1

Lâu dài

1 lần

1

Chỉ cấp mới khi cái cũ
hư hỏng

3

Đồ bấm

Cái


1

Lâu dài

1 lần

2

Chỉ cấp mới khi cái cũ
hư hỏng

4

Bấm lỗ

Cái

1

Lâu dài

1 lần

5

Dao rọc
giấy

Cây


1

Lâu dài

1 lần

2

Chỉ cấp mới khi cái cũ
hư hỏng

6

Máy tính

Cái

1

Lâu dài

1 lần

4

Chỉ cấp mới khi cái cũ
hư hỏng

7


Khay để
bút

Cái

1

Lâu dài

1 lần

1

Chỉ cấp mới khi cái cũ
hư hỏng

8

Khay 3
tầng

Cái

1

Lâu dài

1 lần


1

Chỉ cấp mới khi cái cũ
hư hỏng

9

Viết chì

Cây

1

Ngắn hạn

Quý

1

Theo nhu cầu

10

Viết

Cây

4

Ngắn hạn


Quý

1

theo nhu cầu

11

Gôm

Cục

1

Ngắn hạn

Quý

1

theo nhu cầu

12

Keo dán

cuộn

1


Ngắn hạn

Quý

1

theo nhu cầu

4

Chỉ cấp mới khi cái cũ
hư hỏng

MỤC
PHÒNG


QUẢN LÝ HỘI HỌP
Mục đích
 Chuẩn bị, tổ chức và tham gia hội họp hiệu quả.
 Tiết kiệm thời gian và chi phí cho hội họp.
Phạm vi áp dụng
Áp dụng cho tất cả các cuộc họp diễn
ra tại văn phòng công ty.
Trách nhiệm các phòng ban:
3.1. Giám đốc Hành chính Nhân sự
 Kiểm tra việc thực hiện và đề xuất các quy định liên quan đến việc tổ chức hội họp.
 Giám sát nhắc nhở nhân viên bộ phận mình quản lý trong việc tuân thủ quy định.
3.2. Giám đốc các phòng ban khác

Giám sát nhắc nhở nhân viên bộ phận mình quản lý trong việc tuân thủ quy định.
3.3. Nhân viên và khách hàng:
Tuân thủ theo các quy định có liên quan.
Nội dung
4.1. Chuẩn bị buổi họp
Phòng họp
 Lịch đăng ký phòng họp do nhân viên tiếp tân quản lý.
 Các phòng ban có nhu cầu đặt phòng họp phải kiểm tra lịch đăng ký phòng với nhân viên tiếp
tân và đặt trước theo quy định.
 Khi đặt phòng phải nêu rõ: Thời gian, mục đích cuộc họp, số lượng người tham dự, các thiết
bị, vật dụng cần dùng,….để nhân viên tiếp tân chủ động sắp xếp.
Danh mục thiết bị trong phòng họp:


 Máy chiếu
 Bảng trắng
 Clip chart
 Âm thanh
 Bàn, ghế và cách bố trí
 Trà, nước
 Lịch đăng ký phòng họp được sắp xếp theo thứ tự thời gian đăng ký. Tuy nhiên theo tinh thần
định hướng khách hàng, phòng họp sẽ ưu tiên cho ban TGĐ, các bộ phận Kinh doanh, Tiếp
thị, Chăm sóc Khách hàng sử dụng để tiếp khách hàng, đối tác.
b. Thông tin buổi họp
 Thông tin họp nên được thông báo trước đến các thành viên dự họp bằng email hoặc phương
tiện thích hợp.
 Thông tin cuộc họp bao gồm: Mục tiêu buổi họp, chương trình làm việc, thành phần tham dự,
thời gian, địa điểm, tài liệu liên quan, người chủ trì cuộc họp.
4.2. Tham dự buổi họp
 Các bên tham dự phải tham khảo trước tài liệu họp.

 Người dự họp phải đến đúng giờ.
 Điện thoại di động nên chuyển sang chế độ “im lặng” hoặc tắt để đảm bảo cuộc họp không bị
ảnh hưởng.
 Người được phân công chủ trì cuộc họp phải kiểm soát diễn biến của chương trình họp đúng
mục tiêu và thời gian.
 Mọi ý kiến nêu ra tại cuộc họp đều được tôn trọng và ghi nhận.
 Người dự họp phải có thái độ tích cực khi có ý kiến đóng góp. Ý kiến phải được trình bày
ngắn gọn.
4.3. Biên bản họp
 Mọi cuộc họp đều phải được ghi lại tại biên bản cuộc họp.
 Người phụ trách ghi biên bản cuộc họp có trách nhiệm ghi đầy đủ và trung thực diễn biến của
cuộc họp. Các kết luận đưa ra phải đạt được sự thống nhất của các bên tham dự cuộc họp.
 Biên bản họp trước khi in ra ký phải gửi cho các bên tham dự cuộc họp xem qua. Mọi ý kiến
đóng góp cho biên bản họp phải được thực hiện trong vòng 3 ngày sau khi diễn ra cuộc họp.


PHƯƠNG TIỆN DI CHUYỂN
Mục đích
Giúp cho việc sử dụng
phương tiện di chuyển được
thuận lợi, an toàn, hiệu quả
và tiện nghi.
Phạm vi áp dụng
Áp dụng cho các nhân
viên sử dụng xe đưa rước
công ty và các nhân viên có
nhu cầu đi công tác.
Trách nhiệm của Giám đốc các phòng ban
3.1. Giám đốc Hành chính Nhân sự
 Giám sát bộ phận hành chính trong việc quản lý điều động phương tiện vận chuyển.

 Giám sát nhắc nhở nhân viên trong việc tuân thủ quy định.
 Đề xuất các quy định có liên quan đến việc quản lý.
3.2. Giám đốc các phòng ban khác
Giám sát nhắc nhở nhân viên bộ phận mình quản lý trong việc tuân thủ quy định.
Nội dung
4.1. Sử dụng xe Ô tô
Nguyên tắc chung
 Xe công ty được sử dụng để đưa đón nhân viên, đi công tác và các công việc khác nhằm phục
vụ cho hoạt động của công ty.
 Mọi người ngồi trên xe phải giữ gìn vệ sinh chung, không dùng thức ăn/uống gây mùi trên xe.
 Việc sử dụng xe được ưu tiên trong các công tác khẩn cấp, quan trọng sau:
 Ưu tiên 1: Rút tiền ngân hàng hoặc thu hồi công nợ của khách hàng.


 Ưu tiên 2: Giao dịch với khách hàng và đưa đón nhân viên.
 Tiếp tân có trách nhiệm điều động xe một cách hợp lý theo thứ tự ưu tiên về sự quan trọng của
công tác, thời gian đăng ký xe và trường hợp khẩn cấp.
Nhân viên công ty phải luôn ý thức tiết kiệm chi phí công ty thể hiện qua:
 Phối hợp đi chung với đồng nghiệp khác nếu công tác cùng tuyến.
 Sử dụng xe gắn máy khi công tác trong nội thành (trừ trường hợp đi cùng khách
hàng).
 Nhân viên hưởng phụ cấp công tác (xăng xe) không được đăng ký sử dụng xe ô tô, trừ trường
hợp công tác có mang tiền hoặc phục vụ khách hàng.
 Nhân viên lái xe có quyền từ chối lái xe nếu không có “Phiếu đăng kí sử dụng xe”
được duyệt, trừ trường hợp khẩn cấp có chỉ định của cấp quản lý trực tiếp.
 Trách nhiệm của lái xe:
 Tuân thủ luật giao thông
 Tuân thủ lệnh điều động xe
 Tuân thủ giờ giấc
b. Đăng kí sử dụng xe

Việc đăng kí sử dụng xe được thực hiện theo các bước sau:
 Bước 1: Kiểm tra lịch và điền nội dung đăng kí xe theo mẫu.
 Bước 2: Thông báo cho tiếp tân về việc đăng kí xe.
 Bước 3: Tiếp tân cập nhật và phản hồi thông tin cho người đăng kí.
4.2. Sử dụng xe đạp điện, xe gắn máy của công ty
Đối với xe Phòng HCNS bàn giao cho phòng chức năng quản lý trực tiếp
 Giám đốc Phòng chức năng có trách nhiệm quản lý xe theo bàn giao của Phòng HCNS theo
quy trình quản lý tài sản.
 Trường hợp xe bị hư cần khắc phục thì báo ngay cho nhân viên hành chính, căn cứ vào lỗi hư
xe sẽ quy trách nhiệm bảo dưỡng hay trách nhiệm nhân viên sử dụng xe hay trách nhiệm quản
lý sử dụng.
 Đối với xe đạp điện: Phòng chức năng có trách nhiệm đảm bảo xe luôn sẵn sàng sử dụng
được.


 Đối với xe gắn máy: Phòng HCNS cùng phòng chức năng định mức xăng dầu, bảo trì, bảo
dưỡng để chi phí luôn ở mức thấp nhất. Ngân sách xăng dầu, bảo trì, bảo dưỡng năm thuộc
ngân sách của Phòng chức năng.
b. Đối với xe được Phòng HCNS quản lý trực tiếp









 Nhân viên hành chính luôn đảm bảo xe sẵn sàng sử dụng được.
Nhân viên hành chính có trách nhiệm theo dõi việc bảo trì, bảo dưỡng, chi phí hàng tháng.

Trong trường hợp xe được sửa chữa do lỗi khách quan, nhân viên hành chính có trách nhiệm
hoàn tất thủ tục thanh toán phát sinh theo yêu cầu của nhân viên sử dụng xe. Ngược lại,
trường hợp xe được sửa chữa do lỗi của nhân viên sử dụng xe thì nhân viên sử dụng xe hoàn
toàn chịu trách nhiệm.
Nhân viên sử dụng xe có trách nhiệm thông báo ngay đến nhân viên hành chính khi xe hư
hỏng.
Khi quản lý và sử dụng xe cần tuân thủ một số quy định sau:
Nhân viên đăng ký sử dụng xe đảm bảo có đầy đủ các giấy tờ cần thiết cho việc giao thông
đúng quy định của pháp luật.
Nhân viên tiếp tân điều xe/nhân viên sử dụng xe cần bàn giao đầy đủ giấy tờ xe, chìa khóa,
nón bảo hiểm, bảo hiểm xe cho nhân viên sử dụng xe.
Trường hợp vi phạm luật giao thông do không mang theo giấy tờ xe, nón bảo hiểm, bảo hiểm
và những lỗi do chủ quan thì nhân viên sử dụng xe hoàn toàn chịu trách nhiệm.
4.3. Taxi
Sử dụng

 Trong trường hợp phát sinh nhu cầu đi công tác khẩn cấp và xe công ty đã được người khác sử
dụng, nhân viên được phép sử dụng taxi của các đơn vị đã được quy định.
 Nếu nhân viên sử dụng các dịch vụ khác, công ty không có trách nhiệm hoàn lại phí
taxi.
 Khi sử dụng taxi nhân viên phải lấy biên lai để xác định lộ trình công tác, ghi tên đơn
vị liên hệ công tác phía sau biên lai. Hằng tháng lập báo cáo tổng hợp chi phí sử dụng taxi
theo biểu mẫu “Bảng kê chi phí taxi” kèm biên lai và gửi cho phòng HCNS. Cuối tháng,
phòng HCNS sẽ tổng hợp chi phí và trình Giám đốc HCNS duyệt thanh toán cho công ty
Taxi.


 Đối với các chi phí không rõ ràng hoặc không có biên lai hoặc không ghi tên đơn vị liên hệ
công tác phía sau biên lai, các Giám đốc Phòng ban xác nhận với Phòng HCNS. Nếu không
hợp lý, vượt ngân sách cho phép, cá nhân sử dụng phải thanh toán lại cho công ty.

 Trong trường hợp chi phí sử dụng vượt ngân sách cho phép, cá nhân hoặc phòng ban phải giải
trình và được ban TGĐ phê duyệt. Nếu không cá nhân hoặc phòng ban đó phải thanh toán lại
cho công ty.
Quản lý
 Phòng HCNS chịu trách nhiệm theo dõi và cung cấp thẻ mới khi thẻ cũ hết hạn.
 Mỗi đơn vị phòng ban được cấp một thẻ taxi (mã số, tên phòng ban và thời hạn sử dụng thẻ),
riêng nhân viên kinh doanh được cấp mỗi người một thẻ. Giám đốc Phòng ban quản lý thẻ và
cung cấp cho nhân viên phòng sử dụng khi cần thiết.
 Thẻ taxi thuộc trách nhiệm duy nhất của cá nhân hoặc phòng sử dụng thẻ, không được chuyển
giao cho người khác. Trong trường hợp cần thiết có thể cho mượn để hỗ trợ các phòng ban
khác nhưng yêu cầu người sử dụng phải ghi rõ mục đích sử dụng của họ để tính chi phí cho
bên sử dụng. Cá nhân sử dụng thẻ cam kết bảo quản và chỉ sử dụng cho mục đích công việc.
 Khi thẻ taxi bị mất hay thất lạc, cá nhân sử dụng thẻ thông báo ngay cho phòng HCNS, để tiến
hành việc phong tỏa số thẻ của cá nhân/phòng bị mất. Mọi chi phí phát sinh từ việc mất thẻ
Taxi sẽ do cá nhân sử dụng thẻ thanh toán.


THIẾT BỊ VĂN PHÒNG
Mục đích
 Đảm bảo sử dụng các thiết bị
đúng phương pháp, tiết kiệm, an
toàn.
 Đảm bảo môi trường làm việc
an toàn, hiệu quả, chuyên
nghiệp.
Phạm vi áp dụng
Áp dụng cho tất cả nhân
viên của công ty.
Trách nhiệm của Giám đốc các phòng ban
3.1. Giám đốc Hành chính Nhân sự

 Giám sát bộ phận hành chính trong việc quản lý các thiết bị văn phòng
 Giám sát nhắc nhở nhân viên trong việc tuân thủ quy định
3.2. Giám đốc các phòng ban khác
Giám sát nhắc nhở nhân viên phòng ban mình quản lý trong việc tuân thủ quy định.
Nội dung
4.1. Các thiết bị sử dụng trong văn phòng gồm:
 Hệ thống tổng đài và điện thoại bàn
 Máy Photocopy
 Máy vi tính


 Máy Fax
 Máy Scan
 Máy in
 Máy nước nóng lạnh
 Máy lạnh...
4.2. Quy định chung
Thực hiện đúng “Quy trình quản lý thiết bị, thiết bị đo lường”
 Nhân viên hành chính và IT chịu trách nhiệm lập hoặc cập nhật phiếu theo dõi hoặc files theo
dõi cho tất cả các thiết bị văn phòng theo mẫu “Danh mục quản lý thiết bị-thiết bị đo
lường”.
 Nhân viên hành chính và IT chịu trách nhiệm hướng dẫn sử dụng các thiết bị trên theo tài liệu
kỹ thuật phù hợp. Các bảng hướng dẫn sẽ được bố trí ở các vị trí phù hợp cho mục đích sử
dụng.
4.3. Hệ thống tổng đài điện thoại và máy điện thoại bàn
 Hệ thống tổng đài điện thoại do nhân viên tiếp tân quản lý.
 Người không có trách nhiệm không được phép sử dụng các thiết bị tại tổng đài; ngoại trừ
trường hợp nhân viên tiếp tân (kiêm nhân viên tổng đài) ủy nhiệm trực thay trong những
trường hợp cần thiết phải vắng mặt.
 Nhân viên hành chính đảm nhận việc sửa chữa và bảo trì đối với hệ thống điện thoại nội bộ;

thay đổi số điện thoại khi có điều chuyển nhân sự và báo cho nhân viên tiếp tân cập nhật danh
bạ điện thoại tại tổng đài; trang bị mới hoặc điều chuyển khi có quyết định bổ nhiệm nhân sự
mới.
 Nhân viên hành chính có trách nhiệm thông báo cho nhân viên tiếp tân cập nhật số điện thoại
đã được lắp đặt để đảm bảo thông tin liên lạc được thông suốt.
4.4. Các thiết bị điện nước khác
 Trong điều kiện bình thường, các máy lạnh được phép sử dụng toàn phần. Khi điện cung cấp
bằng nguồn máy phát, tất cả máy lạnh bắt buộc tạm ngưng sử dụng (trừ máy lạnh trong các
phòng Tổng Giám đốc).


 Cần thường xuyên kiểm tra và tắt các thiết bị điện không sử dụng như: Đèn, màn hình máy vi
tính (trong giờ nghỉ trưa); máy lạnh, màn hình, CPU, UPS, CB, máy in (trước khi ra về hoặc
khi ra khỏi phòng họp).
4.5. Sửa chữa, bảo trì, bảo hành thiết bị điện nước
 Căn cứ vào kế hoạch bảo trì đã được phê duyệt, nhân viên hành chính tiến hành kiểm tra và
bảo trì tất cả các thiết bị điện nước hiện có.
 Khi có yêu cầu sửa chữa, nhân viên hành chính báo cho Trưởng phòng Hành chính và kèm
theo danh sách các nhà cung ứng đã được phê duyệt đến sửa chữa.
 Kết quả bảo trì/sửa chữa phải được nhân viên hành chính cập nhật trên phiếu bảo trì nếu có và
cập nhật theo mẫu “Biên bản nghiệm thu mua sắm hàng hóa, dịch vụ”.


VĂN THƯ LƯU TRỮ

Mục đích
 Chuẩn hóa việc soạn thảo, lưu trữ
các văn bản sử dụng trong công ty.
 Giúp việc quản lý, đóng dấu, ký
văn bản đúng quy định.

Phạm vi áp dụng
Áp dụng cho phạm vi toàn
công ty.
Trách nhiệm của Giám đốc Phòng ban
7.1. Giám đốc Hành chính Nhân sự
 Giám sát bộ phận hành chính trong việc quản lý, giám sát công tác lưu trữ văn thư.
 Giám sát nhắc nhở nhân viên trong việc tuân thủ quy định.
7.2. Giám đốc các phòng ban khác
Giám sát nhắc nhở nhân viên bộ phận mình quản lý trong việc tuân thủ quy định.
Nội dung
8.1. Văn bản đi
Nguyên tắc chung đối với văn bản đến
 Tất cả các văn bản được gửi đến công ty đều phải được đóng mộc “Hành chính” (tham khảo
hình đính kèm) đăng ký vào sổ và chuyển giao cho phòng ban hoặc cá nhân có liên quan.
 Đối với phòng ban hoặc cá nhân nhận công văn trực tiếp, Giám đốc Phòng ban hoặc cá nhân
đó có trách nhiệm tiếp nhận xử lý công việc, đóng mộc phòng và gửi bản chính cho nhân viên
tiếp tân vào sổ công văn và lưu.
 Nhân viên tiếp tân khi giao và nhận văn thư phải ghi nhận
và yêu cầu ký xác nhận vào “Sổ chuyển giao công văn”
đến trong đó phải ghi rõ tên, số, trích yếu nội


dung văn bản, giờ phút, ngày, tháng, năm giao nhận, cá nhân hoặc công ty nhận văn bản. (trừ
các bản fax mang tính giao dịch mua bán thông thường, giao dịch cá nhân, quảng cáo và bản
vẽ kỹ thuật).
 Những văn bản phải chuyển qua nhiều phòng ban hoặc nhiều người cùng tham gia giải quyết
thì đính kèm "Phiếu phối hợp công tác” theo biểu mẫu để quản lý được chặt chẽ. Nếu
chuyển từ TGĐ hoặc lãnh đạo phòng ban xuống các nhân viên trong nội bộ phòng thì sử dụng
“Phiếu chuyển”.
b. Quản lý văn bản đến

 Nhân viên tiếp tân tiếp nhận các loại văn bản, thư từ, hồ sơ nhận trực tiếp qua đường bưu
điện, do bảo vệ ký nhận qua đường bưu điện, do các cá nhân, công ty chuyển đến bằng fax, do
cá nhân, phòng ban chuyển trực tiếp cho lãnh đạo hoặc do các cá nhân đi công tác mang về.
 Khi nhận công văn đến, nhân viên tiếp tân tiếp nhận và kiểm tra sơ qua một lần phía ngoài
phong bì. Trường hợp công văn gửi nhầm thì trả lại cho người gửi, nơi gửi hoặc nhân viên
Bưu điện.
 Những văn bản có đóng dấu "Hỏa tốc" hoặc "Khẩn" (vd: thư mời họp hoặc yêu cầu báo cáo
nhanh...), nhân viên tiếp tân ghi rõ thời gian nhận được công văn đó kèm theo bì thư, ghi chú
vào sổ công văn đến và chuyển ngay cho người nhận. Trường hợp người nhận không có mặt
tại công ty, để đảm bảo về mặt thời gian, nhân viên tiếp tân chuyển cho cá nhân khác trong
phòng ban.
 Nếu thấy phong bì rách, bị bóc hoặc bị mất bì thì cần hỏi lại bưu điện hoặc người đưa công
văn tới và báo cáo cho Giám đốc Hành chính Nhân sự biết.
 Khi bóc bao thư tránh làm rách văn bản hoặc làm mất địa chỉ nơi gửi, mất dấu bưu điện
v.v...cần soát lại bì xem còn sót văn bản không. Đối chiếu sổ, ký hiệu, số lượng công văn ghi
ngoài bao thư với các thành phần tương ứng của công văn lấy trong bao thư ra và đối chiếu
với phiếu gửi (trường hợp công văn kèm phiếu gửi). Nếu có điểm nào không khớp thì phải ghi
lại để hỏi cơ quan gửi.
 Trường hợp văn bản đến có kèm phiếu gửi thì khi nhận xong phải ký xác nhận đóng dấu vào
phiếu gửi rồi trả lại phiếu đó cho cơ quan gửi công văn.
 Đối với những đơn từ quan trọng hoặc văn bản cần kiểm tra, xác minh một điểm gì đó thì cần
giữ lại cả phong bì, đính kèm vào văn bản để đối chiếu.


c. Chuyển giao văn bản đến
 Văn bản đến cần được chuyển giao ngay, trong trường hợp văn bản đến vào cuối giờ làm việc,
nhân viên tiếp tân chuyển giao chậm nhất vào sáng ngày làm việc kế tiếp
 Nhân viên tiếp tân chuyển giao công văn đến cá nhân, phòng ban có tên trong phần người
nhận và yêu cầu ký nhận vào sổ.
 Nếu tài liệu liên quan nhiều phòng ban, thì nhân viên tiếp tân scan hoặc photo gửi đến các

phòng ban và thư ký ban TGĐ. Thư ký ban TGĐ theo dõi kiểm tra việc thực hiện công việc
liên quan đến các phòng ban.
8.2. Văn bản đi
Nguyên tắc chung đối với văn bản đi
 Tất cả văn bản đi sử dụng danh nghĩa của công ty đều phải thông qua nhân viên văn thư để
đăng ký số, đóng dấu và phát hành (nhân viên văn thư quản lý số các loại văn bản đi để thống
nhất trên phạm vi toàn công ty).
 Nhân viên văn thư sẽ lưu một bản chính của tất cả văn bản đi sử dụng danh nghĩa của công ty.
 Văn bản đi phải được chuyển ngay trong ngày sau khi có chữ ký của ban Tổng Giám đốc hoặc
Lãnh đạo Phòng ban, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.
 Văn bản gửi ra bên ngoài cần sử dụng phong bì thống nhất của công ty trên đó có in sẵn địa
chỉ để tiện liên lạc. Địa chỉ người nhận phải ghi rõ ràng, đầy đủ, không viết tắt.
 Văn bản đã được đảm bảo về hình thức, ghi đầy đủ tiêu ngữ, tiêu đề, số, ký hiệu, trích yếu nội
dung và chữ ký của người có thẩm quyền sau đó mới được đóng dấu, vào sổ công văn đi và
phát hành. Trong trường hợp đặc biệt mà văn bản không đủ các yếu tố trên thì nhân viên tiếp
tân xin ý kiến của Giám đốc HCNS.
b. Quản lý văn bản đi
 Nhân viên tiếp tân sẽ lập sổ xác nhận gửi thư hằng ngày trong đó có chữ ký của người gửi và
chữ ký của nhân viên bưu điện để xác nhận việc gửi văn bản. Sau đó nhân viên tiếp tân sẽ lưu
các thông tin chính của văn bản đi vào files mềm hoặc sổ để dễ truy cập và quản lý.
 Việc soạn thảo và ban hành văn bản phải đúng thẩm quyền, thủ tục, quy trình do Công ty ban
hành và quy định của Chính phủ.


 Các văn bản do phòng ban soạn thảo phải đảm bảo đúng hình thức, thể thức, kỹ thuật trình
bày và phải căn cứ trên cơ sở các quy định của nhà nước và của công ty; không được đưa ra
những quy định, quyết định.
c. Soạn thảo văn bản
 Các hình thức văn bản trong hoạt động của công ty bao gồm:
 Văn bản quản lý: Quy chế, quy định, nội quy.

 Văn bản hành chính: Quyết định, nghị quyết, thông báo, chương trình, kế hoạch,
phương án, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, giấy chứng nhận,
giấy ủy nhiệm, giấy mời (thư mời), giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường,
phiếu gửi, phiếu chuyển,…
 Văn bản chuyên ngành: Hình thức văn bản chuyên ngành theo quy định của pháp
luật hay do Tổng Giám đốc công ty quy định đối với từng lĩnh vực công tác.
 Văn bản HTQLCL/MT: Sổ tay chất lượng/môi trường và các quy trình, quy định,
hướng dẫn,...các biểu mẫu hồ sơ phát sinh theo quy trình và các hình thức văn bản
khác thuộc hệ thống tài liệu chất lượng/môi trường.
 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản: Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trên cơ sở các
quy định tại phục lục 2.
 Duyệt bản thảo, việc sửa chữa, bổ sung văn bản đã duyệt: Bản thảo văn bản phải do người có
thẩm quyền ký văn bản duyệt. Trường hợp sửa chữa, bổ sung văn bản đã được duyệt phải
trình người duyệt xem xét, quyết định.
d. Ký văn bản
 Chữ ký
 Chữ ký mẫu: Cấp Giám đốc Phòng ban trở lên đăng ký chữ ký mẫu với thư ký
TGĐ. Thư ký TGĐ chịu trách nhiệm cập nhật và công bố nội bộ. Giám đốc HCNS
công bố ngoài phạm vi công ty.
 Chữ ký trong văn bản chính chỉ được dùng bút mực màu thẫm (xanh hoặc đen).
Người ký văn bản phải ghi rõ họ và tên, chức vụ theo văn bản được người có thẩm
quyền phê duyệt. Không ghi học hàm, học vị nếu có (GS,TS,...) trước họ và tên
người ký.
 Thủ tục trình ký


 Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành: Giám đốc Phòng ban có trách nhiệm kiểm tra và chịu
trách nhiệm trước Tổng Giám đốc công ty về nội dung hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày
và thủ tục ban hành văn bản.
 Thủ tục trình ký văn bản.

(1) Bản thảo văn bản phải được soạn trên máy vi tính, gửi đến những người cần xin ý kiến bằng
email hoặc bản in để kiểm tra trước khi ký. Trường hợp văn bản trình BTGĐ ký, bản thảo văn
bản sẽ được gửi trước bằng email cho thư ký BTGĐ.
(2) Người có thẩm quyền ký văn bản bổ sung, sửa chữa trực tiếp vào bản dự thảo (nếu cần).
(3) Nhân viên phụ trách soạn thảo văn bản trình lên Giám đốc Phòng ban ký tắt hoặc cho ý kiến
trên phiếu trình duyệt và chuyển cho ban Tổng Giám đốc.
(4) Đối với văn bản đi là thư mời, thông báo có số lượng phát hành trên 2 bản: In 1 bản để trình
ký và nhân viên phụ trách soạn thảo sẽ thực hiện thủ tục nhân bản đã ký rồi mới chuyển nhân
viên văn thư đóng dấu. Với hợp đồng thì tùy theo nội dung mà quy định số lượng bản cho
phù hợp
(5) Văn bản trình ký phải có đủ hồ sơ, giấy tờ làm cơ sở cho người ký xem xét, quyết định. Đối
với khối kỹ thuật, mỗi hồ sơ trình ký phải có phiếu chuyển hoặc phiếu trình duyệt và bảng
kiểm tra (checklist) đính kèm. Trường hợp không có hồ sơ, giấy tờ thì phải trực tiếp trình bày
với người ký văn bản;
(6) Văn bản trình ban TGĐ ký chính thức phải có chữ ký tắt của Giám đốc phòng trình. Trường
hợp Giám đốc phòng ký thừa lệnh ban TGĐ, chuyên viên soạn thảo văn bản phải ký tắt.
 Thẩm quyền ký văn bản
Thẩm quyền ký văn bản được thực hiện bởi ban TGĐ hoặc theo văn bản ủy quyền của
TGĐ. Người ký văn bản là người chịu hoàn toàn trách nhiệm pháp lý về văn bản mà mình ký.
 Đối với cấp Công ty:
Tổng Giám đốc công ty có thẩm quyền ký tất cả văn bản của công ty.
 “Ký thay” (KT): Tổng Giám đốc công ty giao cho các Phó Tổng Giám đốc công ty
ký thay các văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.


 “Ký thừa lệnh”(TL): TGĐ công ty giao cho Giám đốc các phòng ký thừa lệnh
TGĐ đối với những văn bản hành chính có tính chất giải quyết công việc theo chức
năng của từng phòng.
 “Ký thay mặt (TM)”: Được áp dụng đối với các phòng ban trong công ty làm việc
theo chế độ tập thể. Văn bản của các phòng ban này phải được thảo luận tập thể và

quyết định theo đa số. Giám đốc phòng thay mặt tập thể ký các văn bản của phòng
đó. Phó Giám đốc phòng và các thành viên giữ chức vụ lãnh đạo khác được thay
mặt tập thể, ký thay Giám đốc phòng đối với những văn bản theo sự ủy quyền của
Giám đốc và những văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.
 “Ký thừa ủy quyền” (TUQ): Trong trường hợp đặc biệt, Tổng Giám đốc công ty
có thể ủy quyền cho Phó Tổng Giám đốc công ty ký thừa ủy quyền một số văn bản
mà mình phải ký. Việc giao ký thừa ủy quyền được thực hiện bằng văn bản và giới
hạn trong một thời gian nhất định. Người được ủy quyền không được ủy quyền lại
cho người khác.
 “Ký tắt” (Ký nháy): Văn bản do Tổng Giám đốc công ty ký chính thức thì Phó
Tổng Giám đốc/Giám đốc ký tắt. Văn bản do Phó Tổng Giám đốc/Giám đốc ký thì
phó phòng hoặc chuyên viên soạn thảo ký tắt.
 Đối với cấp phòng ban:
 Giám đốc phòng có thẩm quyền ký tất cả văn bản của phòng.
 Việc ký thay (KT): Giám đốc phòng giao cho cấp phó ký thay các văn bản thuộc
các lĩnh vực được phân công phụ trách.
 Việc ký thừa ủy quyền (TUQ): Trong trường hợp đặc biệt, Giám đốc phòng có thể
ủy quyền cho một cấp phó ký thừa ủy quyền một số văn bản mà mình phải ký. Việc
giao ký thừa ủy quyền được thực hiện bằng văn bản và giới hạn trong một thời gian
nhất định. Người được ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký.
 Ký tắt (Ký nháy): Văn bản do Giám đốc phòng ký chính thức thì chuyên viên soạn
thảo ký tắt. Các trường hợp khác do Giám đốc phòng quy định.
8.3. Văn bản nội bộ
 Các nguyên tắc chung đối với văn bản nội bộ
 Các văn bản nội bộ được điều chỉnh bởi các quy trình của ISO 9000 và quy định nội bộ của
công ty.


 Văn bản nội bộ phát sinh từ phòng ban nào, phòng ban đó chịu trách nhiệm quản lý bao gồm
các công việc như quản lý số thứ tự, lưu trữ…

 Hình thức và nội dung của văn bản nội bộ tùy theo các quy định của chuyên ngành hay lĩnh
vực mà lựa chọn cho phù hợp.
8.4. Phát hành văn bản
Mỗi văn bản đi phát sinh từ phòng ban nào, phòng ban đó có trách nhiệm scan lưu lại
một bản để sử dụng khi cần thiết. Số lượng văn bản gốc được lưu theo quy định pháp luật của
ngành.
8.5. Lưu giữ hồ sơ
 Trước khi chuyển các loại công văn đi và đến cho các nơi cần nhận, nhân viên tiếp tân tiến
hành lưu bản chính đối với các tài liệu sau (hợp đồng, công văn, biên bản, tờ trình, báo cáo,
thông báo).
 Các phòng ban có nhiệm vụ lưu giữ các loại văn bản nhận được nhằm tự tra cứu nhanh chóng
trước khi cần nhờ đến Phòng HCNS.
 Khi có nhu cầu tham khảo và sử dụng bản chính hồ sơ do Phòng HCNS lưu giữ, các phòng
ban vui lòng ký nhận sổ mượn và nhân viên tiếp tân có nhiệm vụ theo dõi, nhắc nhở thu hồi
đúng hạn.
 Thời hạn lưu trữ hồ sơ theo quá trình kiểm soát hồ sơ tài liệu.
 Mỗi đơn vị, bộ phận, cá nhân có trách nhiệm tổ chức, sắp xếp lưu trữ văn bản, tài liệu, hồ sơ
một cách hệ thống, khoa học, phục vụ có hiệu quả yêu cầu giải quyết công việc.
 Các loại văn bản, tài liệu, hồ sơ mật phải được quản lý chặt chẽ theo chế độ bảo mật của công
ty.
 Không được sao chép và cung cấp ra ngoài các văn bản, tài liệu, hồ sơ chưa được phát hành
và các văn bản đang xử lý có bút tích của lãnh đạo công ty (trừ trường hợp các dự thảo cần xin
ý kiến các bên liên quan trong và ngoài công ty).
 Mỗi cá nhân đều có trách nhiệm lưu trữ các loại hồ sơ công việc có liên quan đến nhiệm vụ
của mình cho đến khi hoàn thành việc giao nộp hồ sơ về nơi lưu trữ.
8.6. Hiệu lực của văn bản
 Văn bản do Tổng Giám đốc công ty ký có hiệu lực thi hành đối với tất cả các phòng
ban.