TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

ỨNG DỤNG PHẦN MỀM
HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP (ERP)
TẠI CÔNG TY SỮA ĐẬU NÀNH VIỆT NAM VINASOY
Giảng viên hướng dẫn

: ThS. Nguyễn Thị Hồng Vân

Sinh viên thực hiện

: Nguyễn Văn Tùng

MSV

: 1412210235

Lớp tín chỉ

: TMA306(2-1617).3_LT

Khóa

: K53
Hà Nội, ngày 31 tháng 3 năm 2017

I. Giới thiệu Doanh nghiệp
Giới thiệu chung:
Công Ty Sữa Đậu Nành Việt Nam – Vinasoy (tiền thân là Nhà máy sữa Trường Xuân) là
một đơn vị thành viên trực thuộc Công Ty Cổ Phần Đường Quảng Ngãi.

Lịch sử phát triển:
Năm 1997, Nhà máy sữa Trường Xuân trực thuộc Công ty Đường Quảng Ngãi được thành
lập. Với số vốn đầu tư ban đầu là 60 tỷ đồng, nhà máy được trang bị một dây chuyền thiết bị
hiện đại của tập đoàn Tetra Park – Thuỵ Điển với công suất 10 triệu lít/năm. Mặt hàng chủ
lực của công ty lúc bấy giờ là sữa tiệt trùng, sữa chua và kem. Sữa đậu nành Fami khi ấy chỉ
là một sản phẩm phụ trong đa dạng sản phẩm.
Năm 2001, Nhà máy sữa Trường Xuân kí được hợp đồng 8 năm cung cấp độc quyền sữa
đậu nành Fami cho chương trình “Dinh dưỡng học đường” do Bộ Nông nghiệp Hoà Kỳ tài
trợ, cấp phát sữa miễn phí cho các học sinh ở vùng sâu vùng xa. Trong suốt 8 năm thực hiện
chương trình, Sữa Trường Xuân đã cung cấp gần 60 triệu hộp sữa đậu nành cho 53 vạn học
sinh trong chương trình này.
Năm 2005, thương hiệu Vinasoy với tính cách “thiên nhiên, sáng tạo, tận tâm” ra đời, nhà
máy sữa Trường Xuân chính thức đổi tên thành Công Ty Sữa Đậu Nành Việt Nam –
Vinasoy, trở thành doanh nghiệp Việt Nam đầu tiên chuyên về sữa đậu nành.
Năm 2013, Vinasoy khánh thành nhà máy sữa thứ 2 tại Bắc Ninh với diện tích trên 61.000
m2, công suất đạt 180 triệu lít/năm. Đây là nhà máy sữa đậu nành hiện đại và lớn nhất khu
vực Đông Nam Á.
Tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi
Tầm nhìn: “Trở thành và được công nhận là công ty hàng đầu về những sản phẩm dinh
dưỡng từ đậu nành tại những thị trường Vinasoy có hoạt động kinh doanh”
Sứ mệnh: “Chúng tôi cam kết không ngừng sáng tạo và tối ưu hóa nguồn dinh dưỡng quý
báu từ đậu nành thiên nhiên để mang đến cộng đồng cơ hội sử dụng phổ biến các sản phẩm
chất lượng tốt nhất có nguồn gốc từ đậu nành. Nhờ đó, không chỉ chúng tôi mà đối tác và
cộng đồng xung quanh sẽ có được một cuộc sống ý nghĩa hơn, tốt đẹp hơn và thịnh vượng
hơn”
Giá trị cốt lõi
1. Tâm huyết: nỗ lực không mệt mỏi nhằm đem đến những sản phẩm dinh dưỡng tối ưu nhất
từ nguồn đậu nành thiên nhiên đến cho người tiêu dùng

2. Đồng lòng hợp tác: gắn kết cùng các đối tác nhằm mang lại một cuộc sống tốt đẹp, ý
nghĩa & thịnh vượng hơn
3. Trong sạch & đạo đức: hành xử trung thực, đạo đức trong mọi hoạt động và giao dịch
4. Sáng tạo: luôn đi đầu trong nghiên cứu và ứng dụng khoa học tiên tiến trong công nghệ


chế biến đậu nành nhằm cho ra đời những thương hiệu mạnh, uy tín
5. Tinh thần Việt Nam: tự hào là một thương hiệu Việt, được kế thừa những giá trị tốt đẹp
“tương thân tương ái”, “uống nước nhớ nguồn” của người Việt Nam
Tình hình kinh doanh
Tính đến cuối năm 2015, Vinasoy thống trị phân khúc sữa đậu nành bao bì giấy với hơn
80% thị phần.
Năm 2012, lần đầu tiên Sữa đậu nành vượt qua Mía đường, trở thành sản phẩm đóng góp
lớn nhất vào doanh thu của Công ty Cổ phần Đường Quảng Ngãi (QNS). Và cũng kể từ đó
cho tới nay, hoạt động kinh doanh của Vinasoy luôn là mảng đóng góp chính vào lợi nhuận
gộp của công ty mẹ.

II. Tổng quan về ERP
Khái niệm:
ERP – Enterprise Resource Planning là một phần mềm máy tính có chức năng hỗ trợ và tự
động hoá toàn bộ hoạt động nghiệp vụ của mọi nhân viên trong doanh nghiệp nhằm mục
đích nâng cao hiệu quả hoạt động và hiệu quả quản lí toàn diện của doanh nghiệp.
Chức năng:
•

Lập kế hoạch, dự toán

•

Bán hàng và quản lý khách hàng


•

Sản xuất

•

Kiểm soát chất lượng

•

Kiểm soát nguyên vật liệu, kho, tài sản cố định


•

Mua hàng và kiểm soát nhà cung ứng

•

Tài chính – Kế toán

•

Quản lý nhân sự

•

Nghiên cứu và phát triển


Yêu cầu của một hệ thống ERP:
- Được thiết kế theo từng phần nghiệp vụ (moduler): Ứng với từng chức năng kinh
doanh sẽ một module PM tương ứng. Ví dụ: Phòng mua hàng sẽ có module đặt hàng
(Purchase). Phòng bán hàng có module phân phối và bán hàng (Sale & Distribution),
v.v... Mỗi module chỉ đảm trách một nghiệp vụ. Với thiết kế module, DN có thể mua ERP
theo từng giai đoạn tùy khả năng.
- Có tính tích hợp chặt chẽ: Việc tích hợp các module cho phép kế thừa thông tin giữa
các phòng, ban; đảm bảo đồng nhất thông tin, giảm việc cập nhật xử lý dữ liệu tại nhiều
nơi; cho phép thiết lập các quy trình luân chuyển nghiệp vụ giữa các phòng ban.
- Có khả năng phân tích quản trị: Hệ thống ERP cho phép phân tích dựa trên các trung
tâm chi phí (cost center) hay chiều phân tích (dimension); qua đó, đánh giá hiệu quả sản
xuất kinh doanh. Ví dụ có thể phân tích chi phí nhập kho ứng với toàn bộ NVL, một công
trình, một đơn hàng, một nhà vận chuyển hay một sản phẩm... Hệ thống cũng có thể đánh
giá hiệu quả sản xuất kinh doanh thông qua tổ hợp các chiều phân tích. Ví dụ phân tích
hiệu quả kinh doanh sản phẩm cho từng dây chuyền sản xuất ứng với vùng thị trường của
từng đơn hàng... Đây là điều các DN rất hay bỏ qua khi lựa chọn ERP.
- Tính mở: Tính mở của hệ thống được đánh giá thông qua các lớp tham số hóa quy trình
nghiệp vụ. Tùy thuộc vào thực tế có thể thiết lập các thông số để thích ứng với thực tế
(cấu hình hệ thống). Thông qua thay đổi thông số, người dùng có thể thiết lập quy trình
quản lý mới trong DN. Với cách này DN có thể thêm, mở rộng quy trình quản lý của
mình khi cần. Tính mở còn thể hiện trong khả năng kết nối dữ liệu từ nhiều nguồn khác
nhau, từ nhiều CSDL khác nhau trong hệ thống.
Hệ ERP còn có khả năng sửa chữa, khai thác thông tin. Do đó, cùng với quy trình vận
hành, ERP có tính dẫn hướng (driver). Mặt tích cực này cho phép DN học tập các quy


trình quản lý DN trong chương trình, từ đó thiết lập quy trình quản lý của mình và hoạch
định các quy trình dự kiến trong tương lai.
ERP cải thiện hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp như thế nào?
Năng suất lao động sẽ tăng do các dữ liệu đầu vào chỉ phải nhập một lần cho mọi giao dịch

có liên quan, đồng thời các báo cáo được thực hiện với tốc độ nhanh hơn, chính xác hơn.
Doanh nghiệp (DN) có khả năng kiểm soát tốt hơn các hạn mức về tồn kho, công nợ, chi
phí, doanh thu, lợi nhuận… đồng thời có khả năng tối ưu hóa các nguồn lực như nguyên vật
liệu, nhân công, máy móc thi công… vừa đủ để sản xuất, kinh doanh.
Các thông tin của DN được tập trung, đầy đủ, kịp thời và có khả năng chia sẻ cho mọi đối
tượng cần sử dụng thông tin như khách hàng, đối tác, cổ đông. Khách hàng sẽ hài lòng hơn
do việc giao hàng sẽ được thực hiện chính xác và đúng hạn. Ứng dụng ERP cũng đồng
nghĩa với việc tổ chức lại các hoạt động của DN theo các quy trình chuyên nghiệp, phù hợp
với các tiêu chuẩn quốc tế, do đó nó nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, tăng
lợi nhuận, tăng năng lực cạnh tranh và phát triển thương hiệu của DN.
Ứng dụng ERP là công cụ quan trọng để DN nâng cao năng lực cạnh tranh, đồng thời nó
cũng giúp DN tiếp cận tốt hơn với các tiêu chuẩn quốc tế. Một DN nếu ứng dụng ngay từ
khi quy mô còn nhỏ sẽ có thuận lợi là dễ triển khai và DN sớm đi vào nề nếp. DN nào chậm
trễ ứng dụng ERP, DN đó sẽ tự gây khó khăn cho mình và tạo lợi thế cho đối thủ.

III. Đơn vị cung cấp giải pháp ERP:
Công ty TNHH MTV Phần Mềm Vũ Thái Duy
Lĩnh vực hoạt động: Tư vấn - triển khai các giải pháp hoạch định nguồn lực doanh nghiệp
(Enterprise Resource Planning - ERP). Cung cấp các dịch vụ đào tạo chuyên sâu về kỹ năng
nghiệp vụ, kỹ năng mềm.
Sản phẩm chủ lực: Giải pháp nền tảng về Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp
với tên gọi ERP Symphony.


Tầm nhìn: Hướng đến vị thế là một trong những doanh nghiệp đi đầu về lĩnh vực tư vấn và
triển khai các hệ thống quản trị. Đặc biệt chú trọng đến các hệ thống quản trị với qui mô vừa
và lớn.
Sứ mệnh: Tạo ra sự khác biệt bằng cách dung hoà giữa tính chuẩn mực cao của khoa học
quản trị và môi trường hoạt động đặc thù của doanh nghiệp.
Phương châm: Cộng hưởng tạo nên sức mạnh - Hợp tác hướng đến thành công.

Giá trị cốt lõi
» Tư duy - sáng tạo: Luôn cam kết sản phẩm có hàm lượng khoa học cao.
» Linh hoạt - dung dị: Luôn ý thức về sự hài hoà giữa nghiên cứu & thực tiễn.

IV. Triển khai ERP tại VinaSoy
Năm 2005, với ý tưởng táo bạo “nghĩ lớn, làm nhanh” và sự cam kết quyết tâm thay đổi môi
trường làm việc, “đánh thức” các nguồn lực hiện có, ban lãnh đạo (BLĐ) Công ty Sữa đậu
nành Việt Nam - VinaSoy đã lặn lội vào TP.HCM để tìm tòi, nghiên cứu tài liệu, mô hình
mẫu, quyết tâm đầu tư GP ERP. BLĐ VinaSoy cuối cùng đã quyết định chọn đối tác là công
ty GP CNTT Vũ Thái Duy (VTD). VinaSoy đầu tư ERP với chi phí ban đầu khá khiêm tốn,
chưa quá 950 triệu đồng (50.000 USD) cho 10 Modules. Mức chi phí này chưa thể gọi là
đầu tư đúng nghĩa, nhưng trong bối cảnh bấy giờ cần phải “liệu cơm gắp mắm”. VinaSoy
xác định mô hình “vừa học vừa làm” và dự kiến có thể kéo dài tiến độ. Vì “không ai có thể
hiểu định hướng, nhu cầu của DN bằng chính mình”, kết hợp với kinh nghiệm của Công ty
VTD vừa là nhà tư vấn vừa là đơn vị triển khai, có đội ngũ cán bộ trẻ, năng động, đầy tâm
huyết, VinaSoy đã lực chọn và đặt kỳ vọng vào khả năng thành công của Giải pháp ERP
Việt (VinaSoy không chọn GP nhà tư vấn độc lập).
Triển khai hệ thống ERP tiêu tốn nhiều tiền của và công sức của DN. Chưa hết, vận hành ra
sao để ERP thực sự mang lại hiệu quả không dễ dàng chút nào. Có thể khái quát một số thay
đổi cơ bản mà ERP mang lại cho VinaSoy như sau:
1. Cung cấp cái nhìn toàn cảnh tại bất kỳ thời điểm nào.
Trước kia các phòng ban chức năng của VinaSoy thường sử dụng những phần mềm phân
mảnh như Foxpro, Excel, Lotus…do nhiều người viết, mỗi người một phách, nhiều loại
bảng biểu, chồng chéo và đôi khi còn “giẫm chân” lên nhau. Do vậy giao thức chia sẻ dữ


liệu giữa kế hoạch kinh doanh và kế toán tài chính rất khó khăn, chưa kể đến những lĩnh vực
khác như quản trị nguồn nhân lực, quản trị sản xuất (SX)... Các dữ liệu trên đã có nhưng
không thể chia sẻ cho bộ phận liên quan mà phải cập nhật và thậm chí phải làm lại hoàn
toàn từ đầu, vô ích và tốn kém. Hiện nay, ranh giới chuỗi công việc giữa các phòng ban

chức năng gần như không còn nữa, mà nó luôn được nhìn nhận một cách tổng thể, xuyên
suốt. Ví dụ, nhờ nhận được kế hoạch bán hàng của kế hoạch kinh doanh (KD), phòng Kỹ
thuật Sản xuất chủ động về tiến độ, chủng loại sản phẩm để đáp ứng yêu cầu hàng tháng của
thị trường... Trước kia bộ phận điều phối Logistic của VinaSoy thường chỉ nắm được chi tiết
hàng bán ra cho nhà phân phối (SalesOut). Mọi thông tin về hàng tồn kho lúc cần có kế
hoạch đặt hàng và thanh toán thường gặp nhiều trở ngại, thậm chí số liệu không chính xác,
bỏ qua nhiều cơ hội bán hàng mà đáng ra sẽ có. Với ERP trên mạng diện rộng kết nối gần
100 POS (Trạm nhà phân phối) với văn phòng VinaSoy, bộ phận SalesControl có thể biết
tường tận mọi số liệu hàng tồn kho, công nợ của từng khách hàng, xuống sâu hơn nữa là tồn
kho hằng ngày tại hệ thống bán lẻ trên toàn quốc, cái mà trước đây là không tưởng khi đặt
vấn đề quản lý nó. Nhà phân phối của VinaSoy cũng được hưởng lợi từ ERP: họ có thể đặt
hàng qua mạng và theo dõi tiến độ cấp hàng, tình hình thực hiện đơn hàng, để chủ động điều
hàng từ VinaSoy đến kho của nhà phân phối và các điểm bán. Hệ thống hơn 65.000 điểm
bán của VinaSoy cũng quản lý theo quy trình đã được phân tích và chuẩn hóa. Từ diễn biến
đặt hàng, thực hiện đơn hàng, chính sách bán hàng từng ngày... số liệu được truyền về ngay
hoặc trước 8 giờ sáng hôm sau (đối với đơn hàng giao muộn) để SalesControl tập hợp gần
20 báo cáo phân tích, phản ảnh chính xác bức tranh thị trường từ nhiều khía cạnh khác nhau.
Từ đó BLĐ kịp thời điều hành, chấn chỉnh để dành cơ hội mở rộng và phát triển thị phần.
Tất cả đều trong một thể thống nhất và xuyên suốt.
Hành trình triển khai
Trong khoảng thời gian từ tháng 12/2006 đến cuối năm 2009, VinaSoy đã hoàn tất cơ bản
dự án ERP với 10 phân hệ (Modules) chức năng như sau:
1. Quản trị mua hàng (Purchase Order - PO)
2. Quản trị kho (Inventory - IN) và Hoạch định nhu cầu dự trữ vật liệu tối ưu (MRP)
3. Quản trị SX (Manufacturing - MA)
4. Kiểm soát chất lượng (Quality Control - QC)
5. Bảo trì và xử lý sự cố thiết bị (Maintenance Repair - MR)
6. Điều phối bán hàng (Order Processing - OP)
7. Kế toán tài chính và Kế toán quản trị (Financial Accounting - FA)



8. Quản trị hệ thống phân phối (Distributor Management - DM)
9. Quản trị nguồn nhân lực (Human Resources - HR)
10. Quản trị văn phòng (eOffice - EO)
2. Thay đổi thói quen, tư duy làm việc, kỹ năng quản lý.
Với ERP, mỗi thành viên tham gia vận hành luôn ý thức được rằng phải giải quyết rốt ráo
công việc của mình trước khi chuyển cho bộ phận khác. Người làm trước sẽ là “khách
hàng” của người làm sau và ngược lại. Chuỗi công việc được hình thành với mối quan hệ
chặt chẽ, linh hoạt, phản ảnh theo thời gian thực và chính xác, tránh thực trạng làm nháp số
liệu, chờ đến cuối kỳ mới ngồi lại đối chiếu, hoặc áp đặt thời gian ghi nhận sự kiện tùy tiện
theo ý muốn chủ quan... Thông tin SX KD, đánh giá kết quả công tác của nhân viên thông
qua các chỉ số đo lường hiệu suất KPI (Key Performance Indicators) luôn đúng tại mọi thời
điểm, đó là đặc tính cơ bản, rất khác biệt của hệ thống ERP. Nói một cách cụ thể hơn:
“Muốn dòng nước trong thì đầu nguồn phải chảy” - Lãnh đạo phải là người luôn thấu hiểu,
chia sẻ, tạo điều kiện và động viên; DN phải sẵn sàng vận động để thay đổi, đồng thuận cam
kết với quyết tâm cao... Đó là một số đúc kết quan trọng từ quá trình triển khai ERP tại
VinaSoy trong 4 năm qua.
Khi chưa ứng dụng ERP, chi phí SX, tính toán giá thành sản phẩm thường do kế toán phân
bổ chung chung vào cuối tháng rồi báo cáo. Khi đó mọi việc đã qua, sản phẩm đã rớt xuống
băng chuyền nhưng không thể nào biết được chi phí lô nào cao hơn, công đoạn nào vận
hành chưa tốt để chấn chỉnh. Còn hiện nay, ý thức của công nhân vận hành thiết bị phải tập
trung cao độ, chi phí nguyên vật liệu sử dụng hiện hữu cho từng công đoạn, hạn chế tối đa
thời gian ngừng máy ngoài kế hoạch để đảm bảo chỉ số OEE (Mức hữu dụng thiết bị toàn
phần dựa trên cả ba tiêu chí là mức hữu dụng, hiệu suất thực hiện và chất lượng) và các
thông số kỹ thuật khác được giao. Phòng Kỹ thuật có thể quản lý được lao động theo ca,
điều chuyển nhân sự, biết lý do vắng mặt mà không cần trưởng ca báo cáo. Trên cơ sở này,
phòng Tổ chức Hành chính sẽ được thừa hưởng dữ liệu công SX theo ca để lập báo cáo
hàng ngày và thanh toán lương. Trước đây, thường phải mất khoảng 2-3 ngày để tổng hợp
công, và đặc thù sự điều động nhân sự luôn gắn giữa thời gian làm việc với hệ cấp bậc công
việc theo nó khiến rối ren khi tính toán. Nhưng nay thì mọi thứ đã chuẩn bị sẵn sàng và

chính xác. Công tác bảo trì và xử lý sự cố thiết bị (Maintenance Repair - MR) tại VinaSoy
đã thực sự thay đổi. Phòng Kỹ thuật có thể hoạch định kế hoạch bảo trì thiết bị (Planned
Maintenance), qua đó hoàn thiện dần quy chế bảo trì, lịch bảo trì theo tần suất giờ máy chạy


(Interval), đảm bảo kế hoạch vật tư đúng thời điểm bảo trì. Trước đây, VinaSoy thường bị
động trong chuẩn bị kế hoạch vật tư bảo trì, khiến nhiều vật tư thừa, chiếm dụng vốn nhưng
đôi khi phải chờ các chi tiết quan trọng từ nước ngoài về mới có thể tiến hành bảo trì... Hệ
thống còn có thể phân tích và dự dự báo thời điểm bảo trì trên cơ sở cập nhật giờ máy hoạt
động thực tế (Time Production) kết hợp với quy chế bảo trì đã chuẩn hóa. Điều này cực kỳ
quan trọng và cần thiết, giúp Phòng kỹ thuật chủ động cải tiến bảo trì có trọng điểm (Focus
Improvement), đồng thời tiết kiệm chi phí, nhân lực và nâng cao hiệu suất sử dụng thiết bị
trong năm. Thói quen sử dụng giấy “bướm” cũng được khắc phục. Việc nhận vật tư cho SX
trước đây chỉ là chữ ký vào sổ thủ kho để “mượn tạm”, không theo dõi hành trình, nay phải
tuân thủ lộ trình, xác định nhu cầu trên cơ sở kế hoạch SX và định mức tiêu hao, điều
chuyển kho. Nếu ca có kết thúc lô SX thì phải phân loại và kết chuyển chính xác danh mục
vật tư sử dụng. Mọi số liệu phân tích tồn kho, tiết kiệm định mức tiêu hao, giá thành lô SX
cũng đều dựa vào những thông tin này.
3. Tiết kiệm chi phí SXKD
“ERP không phải là phép màu. Nó không làm DN thay đổi bộ mặt hay tăng doanh số trong
thời gian ngắn. Đồng thời, khả năng thất bại của dự án ERP khá cao. Không thể triển khai
một sớm một chiều mà đòi hỏi phải có một lộ trình, thậm chí là sự kiên trì theo đuổi mục
tiêu. Thông thường thời gian triển khai sau 2 đến 3 năm, hoặc thậm chí hơn nữa, ERP mới
bắt đầu ổn định.” Ông Nguyễn Phúc Đức VinaSoy giảm khối lượng các văn bản giấy tờ tại
văn phòng nhờ các định dạng truy cập thông tin trực tuyến, phân quyền tùy chức năng
nhiệm vụ. ERP kết hợp với giao thức VPN và sự hỗ trợ mạng diện rộng, lãnh đạo VinaSoy
xem báo cáo SXKD ngay trên mạng Internet tại bất kỳ đâu, vào bất kỳ thời điểm nào. Thông
tin có nhiều cơ hội chia sẻ, không cần phải chờ đợi báo cáo số liệu từ các “ốc đảo” là bộ
phận chức năng như trước, quy trình quản lý được kiện toàn. Điển hình về công tác thị
trường, với hoạt động của trên 300 nhân viên chi phí bưu điện và nhắn tin báo cáo hàng

ngày vào khoảng hơn 20 triệu đồng/tháng, nhưng vẫn còn những vùng đến cuối tháng mới
có thông tin. Kho lưu trữ biểu mẫu báo cáo hàng năm cũng là vấn đề nan giải. Hiện nay,
hình ảnh ấy đã “đi vào dĩ vãng”, Module Quản trị Hệ thống phân phối trong ERP giúp
VinaSoy kiểm soát diễn biến thực tế hàng ngày kịp thời, chính xác nhưng chi phí lại thấp.
ERP luôn giúp VinaSoy có đủ thông tin phân tích đơn hàng, giá cả vật tư, đánh giá chất
lượng nhà cung cấp, từ đó DN có nhiều lựa chọn cho đầu vào. Module Hoạch định nhu cầu
tối ưu nguyên vật liệu - MRP vận hành hỗ trợ cung ứng “vừa đủ và đúng lúc”, tiết kiệm vốn


lưu động, từng bước giảm chi phí tồn kho không hợp lý trên 2,5% mỗi năm. Ngoài ra còn
phải kể đến các lợi ích khác như kiểm soát hiệu quả công tác kế toán, có cơ sở đặt ra lộ trình
giảm hạn mức tồn kho và định mức tiêu hao nguyên vật liệu, vật tư phụ tùng cho bảo trì,
đẩy nhanh vòng quay vốn lưu động, tối ưu hóa công tác quản trị chi phí SX KD.
4. Chủ động hoạch định chiến lược.
VinaSoy đã triển khai thành công Module SX - Module mang tính chiến lược. Đây là “cột
xương sống” hội tụ các nút giao nhau giữa các luồng thông tin của Kế hoạch KD, Kế toán
Tài chính, Tổ chức Lao động, kể cả lĩnh vực Thị trường tiêu thụ... Khi triển khai, có lúc
VinaSoy “vướng” ở một nhánh trong Modules này đến hơn 6 tháng, chưa kể 4 tháng trước
đó đã làm nhưng phải hủy bỏ vì chưa có cơ sở phân tích vững chắc. Nhưng khi đi vào ổn
định, Module này tạo điều kiện cho VinaSoy tiếp cận CNTT ở tầm chiến lược, hỗ trợ phân
tích tổng thể trên nền số liệu thực, xuyên suốt, đáng tin cậy, phục vụ lập kế hoạch SX KD
hàng năm. Qua đó có thể hoạch định chiến lược mở rộng quy mô kiểm soát SX, điều phối
thị trường, chính sách giá cả, chiết khấu, các hình thức mua hàng, kết nối chia sẻ thông tin
với nhà cung cấp, nhà phân phối trong cả nước, đặc biệt là kiểm soát vùng nguyên liệu đậu
nành hạt hiện nay của VinaSoy. 5. Mang lại lợi thế cạnh tranh Nhờ các lợi ích đã liệt kê ở
trên, VinaSoy tăng tính cạnh tranh do hoàn thiện dần quy trình quản lý, kiểm soát hiệu quả
quá trình SXKD, nâng cao năng lực điều hành, tăng cường khả năng hợp tác, tiếp cận tốt
hơn với các chuẩn mực quản lý tiên tiến. Bài học kinh nghiệm Rào cản lớn trong triển khai
ERP chính là việc phải thay đổi tư duy tổ chức, quản lý, điều hành hoạt động SXKD, sự
phối hợp giữa các phòng ban bộ phận. Đặc biệt DN thường chưa lường hết khối lượng công

việc, làm tiến độ triển khai chậm trễ, đồng thời chưa thể tối ưu hóa những lợi ích vốn có của
ERP. Nếu ứng dụng các gói phần mềm cục bộ khó một thì triển khai ERP sẽ khó mười, vì
đây là một quá trình tiếp diễn liên tục. ERP là GP quản lý chứ không đơn thuần là một phần
mềm. ERP không hoàn toàn kết thúc sau bước Go-live hệ thống mà phải chú trọng đúng
mức và nâng cấp thường xuyên. Mặt khác, đặc thù ERP là lắp ghép bởi nhiều phân hệ
Modules, càng ngày càng mở rộng, “làm giàu” thêm nhiều tính năng, liên quan đến nhiều bộ
phận nghiệp vụ nên đòi hỏi các phòng ban phải sẵn sàng tiếp nhận và phối hợp chặt chẽ với
nhau trong từng mắt xích thông tin, dữ liệu... Đổi lại ERP mang lại một tư duy và sự sẵn
sàng trong công tác quản lý điều hành. Năng lực tổ chức của nhóm triển khai dự án, sự phối
hợp giữa các phòng, ban chức năng, đặc biệt là sự quyết tâm của các cấp lãnh đạo có ý
nghĩa vô cùng quan trọng, có thể quyết định hơn 70% khả năng thành công của dự án... Nếu


không, sau một thời gian kỳ vọng, nó sẽ trở thành gánh nặng tài chính cho DN. Cơ cấu
người đứng đầu nhóm dự án ERP thường phải là lãnh đạo DN, có trình độ quản lý, kinh
nghiệm phân tích hệ thống và khả năng, quyền hạn quyết đoán cao mới có thể làm suy giảm
hoặc triệt tiêu các mặt tiêu cực từ các mối quan hệ trong nội bộ. Tất cả đều phải nhìn về một
hướng, đó là lợi ích chung. Nhóm thực hiện dự án luôn phải đối mặt với nhiều khó khăn khi
có những sự cố không nằm trong kế hoạch, dẫn đến tình huống cả hai phía (DN và nhà triển
khai) chưa chắc có tiếng nói chung trong việc điều chỉnh kế hoạch và tiếp tục tiến độ triển
khai. Khi đó, hơn ai hết BLĐ hai bên phải cùng họp phân tích, giải quyết mâu thuẫn và tiếp
tục “lên dây cót” tinh thần cho cả hai bên. Không nên đẩy hết tránh nhiệm lên vai nhóm
quản lý dự án. Có vậy ERP mới hy vọng thành công, cùng nhau tạo ra một môi trường bổ
ích, giúp nhau hoàn thiện, tạo nền tảng vững bền cho sự thăng hoa trong tương lai.