LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành bài khóa luận này, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành và sâu
sắc đến các thầy cô giáo tại Trường Đại học ………. đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ
tôi trong suốt quá trình học tập, nghiên cứu và rèn luyện. Đặc biệt, tôi xin bày tỏ
lòng biết ơn đến ThS. …………., người đã hết lòng giúp đỡ, hướng dẫn tôi trong
thời gian hoàn thành bài khóa luận. Đồng thời tôi xin gửi lời cảm ơn đến Ban lãnh
đạo Ủy ban nhân dân quận Ngũ Hành Sơn và các anh chị trong Văn phòng Hội
đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận Ngũ Hành Sơn đã tạo điều kiện và giúp đỡ
tôi trong suốt quá trình thực tập và hoàn thành khóa luận.
Mặc dù đã có nhiều cố gắng để hoàn thành bài khóa luận một cách tốt nhất
nhưng không tránh khỏi những thiếu sót. Tôi rất mong nhận được sự góp ý chân
thành của thầy cô để khóa luận của tôi được hoàn chỉnh và giúp tôi có thêm những
kinh nghiệm quý báu.


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là kết quả nghiên cứu của riêng tôi. Các kết quả trong
khóa luận là trung thực, hoàn toàn khách quan và chưa được công bố dưới bất kỳ
hình thức nào trước đây.


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN
MỤC LỤC
BẢNG DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
MỞ ĐẦU ........................................................................................................................ 1
1. Lí do chọn đề tài ........................................................................................................ 1
2. Lịch sử nghiên cứu .................................................................................................... 2
3. Mục tiêu nghiên cứu.................................................................................................. 4
4. Nhiệm vụ nghiên cứu ................................................................................................ 4

5. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu ............................................................................ 4
6. Phƣơng pháp nghiên cứu.......................................................................................... 5
7. Giả thuyết khoa học .................................................................................................. 5
8. Đóng góp của đề tài ................................................................................................... 6
9. Bố cục của đề tài ........................................................................................................ 6
Chƣơng 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÕNG VÀ HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG
TÁC VĂN PHÕNG ....................................................................................................... 7
1.1. Những vấn đề cơ bản về văn phòng và công tác văn phòng .............................. 7
1.1.1. Văn phòng ............................................................................................................ 7
1.1.2. Công tác văn phòng.............................................................................................. 8
1.2. Những vấn đề cơ bản về hiện đại hóa và hiện đại hóa công tác văn phòng.... 10
1.2.1. Hiện đại hóa ....................................................................................................... 10
1.2.2. Hiện đại hóa công tác văn phòng ...................................................................... 12
Tiểu kết ......................................................................................................................... 15
Chƣơng 2. THỰC TRẠNG HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN PHÕNG TẠI
VĂN PHÕNG HĐND & UBND QUẬN NGŨ HÀNH SƠN .................................... 16
2.1. Khái quát chung về UBND quận Ngũ Hành Sơn .............................................. 16
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của UBND quận Ngũ Hành Sơn ............ 16
2.1.2. Cơ cấu tổ chức của UBND quận Ngũ Hành Sơn ............................................ 16
2.2. Tổ chức và hoạt động của Văn phòng HĐND & UBND quận Ngũ Hành
Sơn ................................................................................................................................ 16
2.2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng HĐND & UBND quận
Ngũ Hành Sơn.............................................................................................................. 16
2.2.2. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND & UBND quận Ngũ Hành Sơn ........ 18
2.3. Thực trạng hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng HĐND &
UBND quận Ngũ Hành Sơn ....................................................................................... 19
2.3.1. Tổ chức bộ máy văn phòng tại Văn phòng quận .............................................. 21


2.3.2. Cách bố trí, sắp xếp phòng làm việc tại Văn phòng quận ................................ 22

2.3.3. Công tác tổ chức, sử dụng trang thiết bị văn phòng tại Văn phòng quận ...... 23
2.3.4. Công nghệ hóa công tác văn phòng tại Văn phòng quận ................................ 29
2.3.5. Đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn phòng tại Văn
phòng quận ................................................................................................................... 40
2.3.6. Kỹ thuật nghiệp vụ hành chính văn phòng tại Văn phòng quận..................... 47
Tiểu kết ......................................................................................................................... 48
Chƣơng 3. NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ ........................ 49
3.1. Nhận xét, đánh giá chung .................................................................................... 49
3.1.1. Ưu điểm .............................................................................................................. 49
3.1.2. Nhược điểm ........................................................................................................ 51
3.1.3. Nguyên nhân ...................................................................................................... 53
3.2. Một số giải pháp đề xuất nhằm khắc phục những hạn chế, góp phần đẩy
mạnh hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng HĐND & UBND quận
Ngũ Hành Sơn ............................................................................................................. 53
Tiểu kết ......................................................................................................................... 57
KẾT LUẬN .................................................................................................................. 58
TÀI LIỆU THAM KHẢO .......................................................................................... 60
PHỤ LỤC


BẢNG DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

STT

CHỮ VIẾT TẮT

NGHĨA ĐẦY ĐỦ

01


HĐND & UBND

Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân

02

HTTTCQĐT

Hệ thống thông tin chính quyền điện tử

03

QLVBĐH

Quản lý văn bản và điều hành

04

CBCCVC

Cán bộ, công chức, viên chức

05

CNTT

Công nghệ thông tin

06


KNTC

Khiếu nại, tố cáo

07

CSDL

Cơ sở dữ liệu


MỞ ĐẦU
1. Lí do chọn đề tài
Văn phòng trong cơ quan hành chính nhà nước là đơn vị có chức năng tham
mưu giúp lãnh đạo tổ chức và điều hành công việc. Bên cạnh đó, Văn phòng còn là
bộ phận phục vụ trực tiếp các hoạt động hàng ngày như tổ chức các buổi làm việc
của lãnh đạo, các hội nghị, các chuyến đi công tác, hoạt động chuyên môn của các
đơn vị, chuẩn bị các điều kiện, phương tiện đảm bảo công tác của cơ quan, tổ chức
nói chung. Trong xu thế toàn cầu hóa hiện nay, để cán bộ, công chức, viên chức
trong cơ quan thực hiện các chức năng, nhiệm vụ một cách hiệu quả, nhanh chóng,
giảm các văn bản giấy tờ, tiết kiệm được thời gian, công sức và tiền bạc, Đảng và
Nhà nước ta đã có những chủ trương nhằm ứng dụng CNTT, đầu tư các trang thiết
bị hiện đại để đáp ứng yêu cầu hiện đại hóa công tác văn phòng, đẩy mạnh hiệu quả
làm việc trong cơ quan. Bên cạnh đó, việc bồi dưỡng trình độ chuyên môn và kỹ
năng nghiệp vụ, nâng cao thái độ, tính tuân thủ pháp luật của cán bộ, công chức,
viên chức làm công tác văn phòng cũng được chú trọng hết mức.
Bắt kịp với xu thế đó, trong những năm qua UBND quận Ngũ Hành Sơn
cũng đã tích cực hưởng ứng, triển khai thực hiện các văn bản chỉ đạo như Chỉ thị số
15/CT-TTg ngày 22 tháng 5 năm 2012 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng
cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước; Quyết định

số 5269/QĐ-UBND ngày 22/7/2015 của UBND thành phố Đà Nẵng ban hành Kế
hoạch triển khai thực hiện Nghị quyết số 26/NQ-CP ngày 15/4/2015 của Chính phủ
ban hành Chương trình hành động thực hiện Nghị Quyết số 36-NQ/TW của Bộ
Chính trị về đẩy mạnh ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu
phát triển bền vững và hội nhập quốc tế tại thành phố Đà Nẵng và nhiều văn bản
khác nhằm tăng cường việc hiện đại hóa công tác văn phòng, góp phần vào công
cuộc cải cách hành chính nhà nước. Đặc biệt, UBND quận Ngũ Hành Sơn từ vị trí
cuối bảng xếp hạng cải cách hành chính ở khối quận, huyện thì đến năm 2015 quận
Ngũ Hành Sơn đã bứt phá ngoạn mục lên vị trí dẫn đầu. Có được kết quả này là nhờ
quận đã nỗ lực nâng cao chất lượng công tác cải cách hành chính theo hướng đồng
bộ, toàn diện; đẩy mạnh công tác tuyên truyền, kiểm tra cải cách hành chính, hiện
1


đại hóa nền hành chính, hiện đại hóa công tác văn phòng. Trong đó, phải kể đến sự
đóng góp to lớn của Văn phòng HĐND & UBND quận Ngũ Hành Sơn (Sau đây gọi
chung là Văn phòng). Bước đầu nhận thấy được những nổ lực của UBND quận Ngũ
Hành Sơn trong những năm qua đã thôi thúc tác giả chọn đề tài “Hiện đại hóa công
tác văn phòng tại Văn phòng UBND quận Ngũ Hành Sơn, thành phố Đà Nẵng” để
làm đề tài khóa luận của mình.
2. Lịch sử nghiên cứu
Ở Việt Nam đã có một số bài báo cáo, luận văn, các bài viết, sách, đã nghiên
cứu về vấn đề liên quan đến hiện đại hóa công tác văn phòng như:
Bài viết của TS. Lưu Kiếm Thanh (2008), Công tác văn phòng trong bối
cảnh hiện đại hóa nền hành chính nhà nước, Tạp chí Tổ chức Nhà nước số 11/2008.
Với bài viết này, TS. Lưu Kiếm Thanh đã trình bày chức năng của Văn phòng là
tham mưu và tổng hợp, từ đó cần lựa chọn, bồi dưỡng CBCCVC phải đáp ứng được
các chức năng, nhiệm vụ đó. Ông cho rằng việc hiện đại hóa văn phòng không quá
khó và tốn kém, điều ông quan tâm hơn là CBCCVC làm công tác văn phòng có
thích ứng được với phong cách làm việc mới, hiện đại mới là vấn đề cần bàn. Theo

ông, hiện đại hóa công tác văn phòng cần nghiên cứu, xây dựng và tiến hành tối ưu
hóa các quá trình thực hiện nhiệm vụ của văn phòng, trước hết cần quan tâm đến
nội dung hoàn thiện công việc văn phòng. Ông cho rằng việc đổi mới lề lối làm việc
hành chính văn phòng vẫn là công tác trọng tâm của nhiều cơ quan, tổ chức trong
bối cảnh tiếp tục thực hiện giai đoạn II (2006-2010) của Đề án tiếp tục đổi mới
phương thức điều hành và hiện đại hóa công sở của nền hành chính. Bởi lẽ, công tác
văn phòng cần được nâng cao hơn nữa nhằm đáp ứng những yêu cầu của nền hành
chính trong giai đoạn phát triển mới của đất nước.
Nghiêm Kỳ Hồng (2014), Một số vấn đề trong nghiên cứu về Quản trị văn
phòng và Lưu trữ học, NXB Đại học Quốc gia Hồ Chí Minh. Tác giả đã cung cấp
cho người đọc kiến thức cơ bản về văn phòng và quản trị văn phòng; đổi mới và
hiện đại hóa công tác văn phòng; hiện đại hóa công tác lưu trữ, sử dụng tài liệu
nhằm phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ, thành tựu và những đóng góp của công tác
lưu trữ đối với sự phát triển kinh tế xã hội.
2


Luận văn Thạc sĩ của Nguyễn Thanh Hà (2016), Hiện đại hóa công tác văn
thư tại Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam, Học viện Hành chính quốc
gia. Luận văn này trình bày về những vấn đề lý luận về hiện đại hóa và tiến đến
phân tích thực trạng hiện đại hóa công tác văn thư tại Viện Hàn lâm Khoa học và
Công nghệ Việt Nam, từ đó tác giả nêu ra những thành quả đạt được cũng như
những hạn chế, bất cập và nguyên nhân trong việc thực hiện hiện đại hóa công tác
văn thư của Viện. Từ đó, tác giả đã đưa ra phương hướng và giải pháp tăng cường
hiện đại hóa công tác văn thư tại Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam.
Tác giả cho rằng, nếu được sự quan tâm, chú trọng đúng mức và sự cầu thị của lãnh
đạo Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam, chắc chắn trong thời gian tới
việc hiện đại hóa công tác văn thư của Viện sẽ được cải thiện đáng kể.
Luận văn tốt nghiệp của Ngô Thị Diên (2016), Hiện đại hóa công tác văn
phòng tại văn phòng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội, Khoa Quản trị Văn

phòng của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Luận văn trình bày cơ sở lý luận về
công tác văn phòng và hiện đại hóa văn phòng; nghiên cứu sâu về thực trạng công
tác văn phòng và đưa ra giải pháp hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng
Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội.
Phạm Thị Mỹ Hạnh (2016), Báo cáo thực tập tốt nghiệp ngành quản trị văn
phòng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, trang 35. Tác giả cho rằng, cùng với sự phát
triển nhanh chóng của các lĩnh vực kinh tế, khoa học kỹ thuật, các cơ quan hành
chính nhà nước cũng đặt ra yêu cầu cấp thiết để hiện đại hóa, đổi mới và nâng cao
chất lượng của mỗi cơ quan, xây dựng văn phòng hiện đại và hiện đại hóa các công
tác văn phòng. Theo đó, tác giả đã nêu ra các khía cạnh để cấu thành văn phòng
hiện đại như cán bộ nhân viên Văn phòng có phong cách làm việc chuyên nghiệp,
hiện đại, có thái độ lịch sự, các quy trình nghiệp vụ ngắn gọn, khoa học, các trang
thiết bị tiên tiến… Ngoài ra tác giả còn xây dựng mô hình văn phòng hiện đại của
UBND quận Ngũ Hành Sơn với các yếu tố như: đổi mới và hiện đại hóa toàn diện
văn phòng, trang thiết bị kỹ thuật, con người làm văn phòng, các công tác văn
phòng.

3


Những công trình nghiên cứu trên đây đã giúp ích rất nhiều cho tác giả về
phương diện lý thuyết. Tuy nhiên, chưa có tài liệu nào nghiên cứu, khảo sát cụ thể
về hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng UBND quận Ngũ Hành Sơn,
thành phố Đà Nẵng.
3. Mục tiêu nghiên cứu
- Hệ thống hóa cơ sở lý luận chung về văn phòng và hiện đại hóa công tác
văn phòng.
- Vận dụng cơ sở lý luận chung để phân tích thực trạng hiện đại hóa công tác
văn phòng tại Văn phòng HĐND & UBND quận Ngũ Hành Sơn, từ đó rút ra những
ưu điểm và nhược điểm, nguyên nhân của những hạn chế trong thực hiện hiện đại

hóa công tác văn phòng tại Văn phòng quận.
- Đề xuất một số giải pháp cụ thể nhằm khắc phục những hạn chế, đẩy mạnh
hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng quận.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
- Tìm hiểu thực trạng hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng HĐND
& UBND quận Ngũ Hành Sơn thông qua phiếu khảo sát, quan sát, phỏng vấn và
nghiên cứu tài liệu trong suốt quá trình thực tập tại đơn vị.
- Tổng hợp, phân tích số liệu trong phiếu khảo sát.
- Đề xuất giải pháp nhằm khắc phục những hạn chế, góp phần đẩy mạnh hiện
đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng HĐND & UBND quận Ngũ Hành Sơn.
5. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu của đề tài là tất cả những nội dung cơ bản của hiện
đại hóa công tác văn phòng gồm: tổ chức bộ máy văn phòng; từng bước công nghệ
hóa công tác văn phòng; trang thiết bị văn phòng; bố trí, sắp xếp phòng làm việc;
đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn phòng; kỹ thuật nghiệp vụ
hành chính văn phòng.
- Phạm vi nghiên cứu:
+ Phạm vi nội dung: Tìm hiểu những vấn đề liên quan đến hiện đại hóa công
tác văn phòng tại Văn phòng HĐND & UBND quận Ngũ Hành Sơn.
+ Phạm vi không gian: Văn phòng HĐND & UBND quận Ngũ Hành Sơn.
4


+ Phạm vi thời gian: Từ năm 2017 đến 4/2020
6. Phƣơng pháp nghiên cứu
- Phương pháp quan sát: Bằng phương pháp này, tác giả đã dùng thị giác của
mình để quan sát việc hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng HĐND &
UBND quận Ngũ Hành Sơn.
- Phương pháp phỏng vấn: Với phương pháp này, tác giả đã tiến hành phỏng
vấn công dân, tổ chức, doanh nghiệp; CBCCVC làm việc trong hệ thống UBND

quận Ngũ Hành Sơn đến liên hệ làm việc tại Văn phòng quận và đội ngũ CBCCVC
tại Văn phòng quận.
- Phương pháp khảo sát bằng phiếu hỏi: Tác giả đã lập hai mẫu phiếu khảo
sát áp dụng cho hai nhóm đối tượng, cụ thể 50 phiếu khảo sát dành cho đối tượng là
công dân, tổ chức, doanh nghiệp đến liên hệ làm việc tại Văn phòng quận để đánh
giá về mức độ hài lòng của công dân, tổ chức, doanh nghiệp trong quá trình giải
quyết công việc tại Văn phòng quận và 50 phiếu khảo sát dành cho đối tượng là
CBCCVC làm việc trong hệ thống UBND quận Ngũ Hành Sơn để đánh giá về mức
độ hài lòng của CBCCVC làm việc trong hệ thống UBND quận đối với Văn phòng
UBND quận về quá trình thực hiện hiện đại hóa công tác văn phòng. Từ đó, tác giả
tổng hợp và tính toán tỷ lệ dựa trên những kết quả thu được của phiếu khảo sát.
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Đây là phương pháp được tác giả sử dụng
để xây dựng cơ sở lý luận của bài khóa luận, đồng thời cũng là phương pháp được
tác giả sử dụng xuyên suốt quá trình hoàn thành bài khóa luận.
Ngoài ra, tác giả còn sử dụng phương pháp so sánh, phương pháp phân tích
và phương pháp tổng hợp trong bài khóa luận.
7. Giả thuyết khoa học
Qua quá trình nghiên cứu và thực hiện bài khóa luận, tác giả đã đặt ra giả
thuyết nghiên cứu như sau:
Nếu thực hiện tốt việc hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng
HĐND & UBND quận Ngũ Hành Sơn sẽ góp phần nâng cao chất lượng công tác
cải cách hành chính tại UBND quận, tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiện
đại, nâng cao mức độ hài lòng không chỉ của công dân đến liên hệ làm việc mà còn
5


CBCCVC làm việc trong hệ thống UBND quận đối với Văn phòng HĐND &
UBND quận Ngũ Hành Sơn.
8. Đóng góp của đề tài
Nếu đề tài này được ứng dụng thì đây sẽ là một nguồn tư liệu có hệ thống

giúp bổ sung vào nguồn tài liệu về hiện đại hóa công tác văn phòng trong cơ quan
hành chính Nhà nước; góp phần hạn chế những khó khăn và tiếp tục đẩy mạnh hiện
đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng HĐND & UBND quận Ngũ Hành Sơn
nói riêng và UBND quận nói chung. Tuy nhiên, nếu nghiên cứu này không thành
công thì đây sẽ là một bài học kinh nghiệm quý báu cho tác giả để tiếp tục nghiên
cứu và hoàn thiện đề tài trong thời gian tới.
9. Bố cục của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, phụ lục, bài khóa luận của
tác giả gồm 3 chương:
Chƣơng 1: Lý luận chung về văn phòng và hiện đại hóa công tác văn
phòng
Chƣơng 2: Thực trạng hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng
HĐND & UBND quận Ngũ Hành Sơn
Chƣơng 3: Nhận xét, đánh giá và đề xuất kiến nghị

6


Chƣơng 1
LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÕNG VÀ HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN
PHÒNG
1.1. Những vấn đề cơ bản về văn phòng và công tác văn phòng
1.1.1. Văn phòng
1.1.1.1. Khái niệm văn phòng
Bất cứ một tổ chức, đơn vị nào được thành lập và đi vào hoạt động đều
hướng tới một mục tiêu nhất định. Mục tiêu đó lớn hay nhỏ, dài hạn hay ngắn hạn
phụ thuộc vào lĩnh vực mà tổ chức tham gia, môi trường mà tổ chức hoạt động cũng
như những nguồn lực mà tổ chức đó sở hữu. Để thực hiện được mục tiêu đề ra của
tổ chức, nhà quản lý phải tham gia rất nhiều khâu của hoạt động quản lý. Trong đó,
việc ra quyết định quản lý là hoạt động then chốt có ảnh hưởng trực tiếp tới sự phát

triển của tổ chức. Để có những quyết định nhanh chóng và chính xác, nhà quản lý
cần tới đội ngũ thu thập, xử lý và cung cấp thông tin một cách chuyên nghiệp. Bên
cạnh đó, đội ngũ này cũng đảm bảo các điều kiện vật chất cho nhà quản lý hoạt
động. Vậy, văn phòng tồn tại là một yếu tố khách quan theo yêu cầu thực tế quản
trị. Tùy theo tính chất, quy mô, trình độ của tổ chức mà văn phòng được thành lập
theo từng hình thức sao cho phù hợp.
Tuy nhiên trong thực tế có những quan niệm khác nhau về văn phòng như
sau:
- Văn phòng là bộ phận phụ trách công tác công văn giấy tờ hành chính trong
cơ quan đơn vị (theo từ điển tiếng Việt năm 1992). Quan niệm này đồng nhất văn
phòng với bộ phận văn thư của cơ quan đơn vị.
- Văn phòng theo nghĩa rộng (Văn phòng toàn bộ) bao gồm toàn bộ bộ máy
quản lý của đơn vị từ cấp cao đến cơ sở với các nhân sự làm quản trị cho hệ thống
quản lý nói riêng. Văn phòng toàn bộ có đầy đủ tư cách pháp nhân trong hoạt động
đối nội, đối ngoại để thực hiện mục tiêu chung của tổ chức.
- Văn phòng theo nghĩa hẹp (Văn phòng chức năng) chỉ bao gồm bộ máy trợ
giúp nhà quản trị những việc trong chức năng được giao; là một bộ phận cấu thành

7


trong cơ cấu tổ chức, chịu sự điều hành của nhà quản trị cấp cao. Văn phòng chức
năng không phải là một pháp nhân độc lập trong các quan hệ đối ngoại. [13]
Văn phòng theo nghĩa hẹp là nơi làm việc của cơ quan, theo nghĩa rộng, đó
là bộ máy giúp việc của cơ quan. [14]
Trên đây là những cách tiếp cận khác nhau về “văn phòng”. Trong giới hạn
đề tài nghiên cứu, tác giả xin được giới hạn cách hiểu về khái niệm “văn phòng”
một cách dễ hiểu, súc tích như sau: “Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của
cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lý, cung cấp, truyền đạt thông tin trợ giúp cho
hoạt động quản lý; là nơi chăm lo dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất

cho hoạt động của cơ quan, đơn vị”. [1,7]
1.1.1.2. Chức năng của văn phòng
Chức năng chung của văn phòng là giúp việc, phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo,
điều hành của lãnh đạo cơ quan được tập trung thống nhất, đảm bảo các điều kiện
vật chất, kỹ thuật cho mọi hoạt động của cơ quan được thường xuyên, liên tục, có
hiệu quả.
Như vậy, xét tổng thể, văn phòng có hai chức năng chính:
- Tham mưu tổng hợp, là công việc nghiên cứu, phát hiện, đề xuất (tầm chính
sách, biện pháp) giúp lãnh đạo đề ra các quyết định để chỉ đạo, điều hành công việc
có hiệu quả.
- Bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho mọi hoạt động của lãnh đạo
và các bộ phận của cơ quan làm việc có hiệu quả. [6]
1.1.2. Công tác văn phòng
1.1.2.1. Khái niệm về công tác văn phòng
Công tác văn phòng chỉ các hoạt động tham mưu, tổng hợp, thu nhận và xử
lý thông tin phục vụ quản lý và đảm bảo điều kiện vật chất cho cơ quan do bộ phận
văn phòng (văn phòng/hành chính) của cơ quan thực hiện trong một không gian văn
phòng nhất định với những con người làm công tác văn phòng chuyên trách có
nhiệm vụ, quyền hạn và tiêu chuẩn nghiệp vụ được quy định đối với chức danh
công chức, viên chức văn phòng (Chánh văn phòng, Trưởng phòng hành chính, Thư

8


ký văn phòng, Nhân viên văn thư, Cán bộ văn thư, Chuyên viên lưu trữ, nhân viên
đánh máy, kỹ thuật viên đánh máy…). [5]
1.1.2.2. Nội dung hoạt động của công tác văn phòng
Tùy theo quy mô, tính chất, mức độ hoạt động mà Văn phòng trong cơ quan,
đơn vị được tổ chức và có tên gọi riêng. Và công tác văn phòng cũng vì thế mà
được phân chia số lượng công việc ít, nhiều khác nhau. Nhưng nhìn chung, các

nhiệm vụ chính của Văn phòng gồm: thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp;
thực hiện chức năng hậu cần.
Một số nội dung hoạt động của công tác văn phòng:
- Công tác văn thư - lưu trữ:
+ Công tác văn thư: là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến
soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện
hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của cơ quan, tổ
chức.[9]
+ Công tác lưu trữ là hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức, doanh
nghiệp và các cá nhân trong tổ chức bảo quản, thu thập, thống kê, và sử dụng tài
liệu lưu trữ. [3]
Văn phòng thực hiện công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ tài liệu theo các quy
định hiện hành. Theo đó, đôn đốc việc giải quyết các văn bản ở các bộ phận.
- Chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị khác chuẩn bị tổ chức các cuộc họp,
làm việc của lãnh đạo cơ quan, thực hiện việc ghi biên bản các cuộc họp. [1]
- Công tác thu thập và xử lý thông tin:
Hoạt động của bất kỳ cơ quan, đơn vị nào cũng cần cũng cần phải có thông
tin. Thông tin là căn cứ để lãnh đạo đưa ra quyết định đúng đắn. Thông tin bao gồm
nhiều loại và từ nhiều nguồn khác nhau. Người lãnh đạo không thể tự thu thập, xử
lý tất cả mọi thông tin mà cần phải có bộ phận trợ giúp – đó chính là văn phòng.
Văn phòng là cửa sổ, là “bộ lọc” thông tin vì tất cả các thông tin đến hay đi đều
được thu thập, xử lý, chuyển phát hay lưu trữ tại văn phòng. Đây là hoạt động quan
trọng ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý của cơ quan, đơn vị. Vì vậy văn

9


phòng phải tuân thủ những quy định về văn thư, lưu trữ khi thu thập, xử lý, chuyển
phát, bảo quản, lưu trữ thông tin. [1]
- Tổ chức xây dựng chương trình, kế hoạch:

Để thực hiện tốt các mục tiêu chung của tổ chức, mỗi đơn vị cần phải xây
dựng những mục tiêu riêng. Để thực hiện tốt các mục tiêu, các đơn vị trong cơ quan
xây dựng các bản kế hoạch. Theo quy định của nhiều cơ quan, đầu năm, đầu tháng,
đầu tuần các đơn vị trong cơ quan phải xây dựng chương trình, kế hoạch hoạt động
và gửi về Văn phòng. Bộ phận Văn phòng có trách nhiệm tập hợp lại, cân đối và
xây dựng thành một kế hoạch hoạt động chung của toàn cơ quan. Để thực hiện được
kế hoạch hàng năm, hàng quý, Văn phòng phải xây dựng lịch hoạt động của cơ
quan, lịch làm việc của những người lãnh đạo từng tuần, từng tháng. [8]
- Công tác đón tiếp khách: Công tác đón tiếp khách là một trong những hoạt
động cơ bản của Văn phòng, nhằm đáp ứng nhu cầu giao tiếp thông tin của khách,
mặt khác trên cơ sở những thông tin thu được góp phần vào việc thực hiện chức
năng và nhiệm vụ của cơ quan. [11]
- Công tác kiểm tra, giám sát: Với chức năng tham mưu cho lãnh đạo trong
quá trình giải quyết công việc của các đơn vị, văn phòng thường được giao nhiệm
vụ chủ trì, theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các kế hoạch, quyết định… tại
các cá nhân, đơn vị, địa phương thuộc thẩm quyền quản lý của cơ quan, định kỳ báo
cáo lãnh đạo cơ quan để làm cơ sở xem xét thi đua của các cá nhân, đơn vị.
1.1.2.3. Vị trí, ý nghĩa của công tác văn phòng
Chủ tịch Hồ Chí Minh đã khẳng định: “Công tác văn phòng có tầm quan
trọng đặc biệt, giúp cho cán bộ lãnh đạo nắm được tình hình. Cán bộ văn phòng
nắm tình hình sai thì lãnh đạo sẽ giải quyết công việc không đúng... cho nên phải
luôn nêu cao tinh thần trách nhiệm, năng lực công tác và giữ bí mật, để phấn đấu
thực hiện tốt nhiệm vụ được giao”.
1.2. Những vấn đề cơ bản về hiện đại hóa và hiện đại hóa công tác văn phòng
1.2.1. Hiện đại hóa
Thuật ngữ “modern” (hiện đại) xuất hiện từ thời kỳ Phục Hưng ở Châu Âu,
lúc đầu thường được hiểu theo nghĩa đối lập với thuật ngữ “cổ xưa” (ancient) hay
10



“truyền thống” (traditional). Phải đến tư tưởng của Hegel, sau khi có sự nghiên cứu
nghiêm túc, cẩn thận và sâu sắc về “thân phận con người hiện đại”, định nghĩa “hiện
đại” mới được hiểu đầy đủ. Đặc trưng của “tính hiện đại” (modernity) theo Hegel là
chỗ con người tự đặt mình vào trong lịch sử.
Hiện đại hoá (tiếng Pháp moderniser). Thuật ngữ này dùng để xác định quá
trình vận động từ xã hội tiền công nghiệp dựa trên truyền thống tới một hệ thống
kinh tế và chính trị, cũng như văn hoá tiêu biểu cho sự phát triển của các nước tư
bản (…) Những yếu tố cơ bản của quá trình này là: khả năng sử dụng những kỹ
thuật hiện đại trong những ngành then chốt của sản xuất được đẩy mạnh; hình thức
tiêu thụ được mở rộng, những điều kiện mới (về xã hội, chính trị, văn hoá) được
phát triển; nền sản xuất mới được hình thành. Quá trình hiện đại hoá bao gồm cả
việc nắm vững những kiểu dạng mới của sinh hoạt tinh thần (kiểu tư duy mới)… [7]
Sau này người ta thường hiểu “hiện đại hóa” theo nghĩa là quá trình chuyển
biến từ xã hội cổ truyền sang xã hội hiện đại, xét trong các lĩnh vực chính trị, kinh
tế, văn hóa, xã hội.
Nhiều tác giả, chẳng hạn như Eisenstadt, Rostow, đã sử dụng thuật ngữ “hiện
đại hóa” để chỉ quá trình phát triển của xã hội hiện đại, bắt đầu từ thời kỳ cơ khí hóa
và công nghiệp hóa. Quá trình này có những đặc trưng như “nới lỏng các ranh giới
giữa các giai cấp, phát triển lĩnh vực giáo dục, nảy sinh những kiểu quan hệ thương
lượng mới trong lĩnh vực công nghiệp, mở rộng quyền bầu cử, phát triển các dịch
vụ xã hội... [2,20]
Theo thuyết Tiến hóa luận trong học thuyết của Chales Darwin: “Hiện đại
hóa có nghĩa là tái cấu trúc chính mình thành một hệ thống khác, để những tệ lậu
của chính mình không còn đất dung thân và các giá trị văn hóa hiện đại có thể nảy
nở, sinh tồn và vận hành”. [12]
Trên đây là những cách hiểu vĩ mô về khái niệm “hiện đại hóa”, trong giới
hạn đề tài nghiên cứu, tác giả xin được giới hạn cách hiểu về khái niệm “hiện đại
hóa” một cách dễ hiểu, súc tích như sau: Hiện đại hóa là quá trình ứng dụng và
trang bị những thành tựu khoa học và công nghệ tiên tiến, hiện đại vào quá trình


11


chuyển đổi sản xuất, kinh doanh, dịch vụ và quá trình phát triển kinh tế - xã hội.
[2,21]
1.2.2. Hiện đại hóa công tác văn phòng
1.2.2.1. Khái niệm hiện đại hóa công tác văn phòng
Từ khái niệm hiện đại hóa và công tác văn phòng, tác giả rút ra khái niệm
hiện đại hóa công tác văn phòng như sau:
Hiện đại hóa công tác văn phòng là quá trình hiện diện một cách toàn diện,
đồng bộ những thành tựu khoa học – kỹ thuật vào mục tiêu, nguồn lực và quy trình
nghiệp vụ hoạt động của văn phòng nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả của công
tác văn phòng, đáp ứng được yêu cầu ngày càng cao của thời đại.
1.2.2.2. Mục tiêu của hiện đại hóa công tác văn phòng
Để đáp ứng được những nhu cầu ngày càng cao đối với hoạt động chức năng
và hoàn thành tốt những nhiệm vụ của mình, văn phòng phải luôn được hiện đại
hóa. Một văn phòng hiện đại sẽ hạn chế tối đa việc lãng phí thời gian, công sức,
giảm chi phí về quản lý điều hành mà vẫn đảm bảo tốt chất lượng công việc hằng
ngày. Đồng thời nó cũng sẽ giúp cho các nhà quản lý thoát khỏi những công việc
hành chính mang tính sự vụ, tạo điều kiện phát huy tính sáng tạo của mỗi cán bộ,
công chức văn phòng, giúp họ có thời gian tập trung vào hoàn thành tốt những
nhiệm vụ của mình, tìm kiếm những giải pháp tối ưu để điều hành công việc đạt
hiệu quả cao nhất.
Hiện đại hóa công tác văn phòng là một việc làm cần thiết, phù hợp với xu
hướng của thời đại, đáp ứng được những đòi hỏi của công cuộc đổi mới và do đó
phải được các cấp, các ngành đặc biệt quan tâm và hỗ trợ. [4,102]
1.2.2.3. Những nội dung cơ bản của hiện đại hóa công tác văn phòng
- Tổ chức bộ máy văn phòng khoa học, gọn nhẹ
Tùy theo mô hình và tổ chức cơ quan mà định hình tổ chức bộ máy văn
phòng. Nhưng dù văn phòng lớn hay nhỏ, muốn tổ chức hiện đại hóa phải đảm bảo

tinh gọn, đúng chức năng và hiệu lực. [4,103]
- Bố trí, sắp xếp phòng làm việc

12


Bố trí văn phòng là tổ chức, sắp xếp phòng ốc sao cho phù hợp để có một
tiện nghi tối đa cho CBCCVC thực hiện công vụ và cho khách, công dân đến trao
đổi, giải quyết công việc; sắp xếp sao cho việc di chuyển tài liệu càng ngắn càng dễ
kiểm soát. Việc bố trí, sắp xếp các phòng làm việc phải phù hợp với tính chất, quy
mô hoạt động của cơ quan. Các phòng làm việc phải được thể hiện sự tương thích
với quy mô của trụ sở cơ quan, tuy nhiên không được phô trương quá mức làm lãng
phí tiền bạc của nhà nước.
- Trang thiết bị văn phòng
Các trang thiết bị góp phần đáng kể vào việc nâng cao hiệu quả nghiệp vụ
văn phòng, giảm bớt những áp lực tâm - sinh lý đối với cán bộ, nhân viên văn
phòng. Các máy móc hiện đại giảm thiểu chi phí sức lực, đem lại năng suất cao
trong hoạt động. Đó là máy vi tính, máy in nhân bản siêu tốc, máy photocopy, máy
fax, máy điện toán, điện thoại, máy ghi âm, máy xử lý phong bì… ngay cả những
văn phòng phẩm giản đơn cũng ngày càng được hiện đại hóa để phục vụ tốt hơn,
thuận lợi hơn cho công tác văn phòng. [4,103]
- Từng bước công nghệ hóa công tác văn phòng
CNTT với những thành tựu của công nghệ tin học, máy tính và công nghệ
truyền thông đã làm cho hoạt động của công tác văn phòng thay đổi căn bản về chất
và lượng. Văn phòng hiện đại là văn phòng gắn liền với việc sử dụng các phương
tiện kỹ thuật tiên tiến của CNTT. Giờ đây, nhờ có máy tính mà qua việc nối mạng,
việc thu thập và xử lý thông tin đạt những tốc độ chóng mặt. Mọi tác nghiệp của
công tác văn phòng đều có thể được thực hiện trong một phòng máy vi tính. Đó
cũng là cơ sở để tiến tới “văn phòng tự động hóa”, “văn phòng điện tử”. [4,103]
- Con người làm công tác văn phòng

Con người làm việc trong Văn phòng là nhân vật trung tâm, là chủ thể của
Văn phòng. Lao động Văn phòng kiểu cũ ít được đào tạo, có nơi quan niệm là loại
hình lao động giấy tờ, hành chính thuần tuý sự vụ, giản đơn. Vì vậy, người làm Văn
phòng thường ít được đào tạo, việc bố trí, sử dụng lao động Văn phòng còn tuỳ tiện,
chắp vá. Trong Văn phòng hiện đại, nhân tố con người được coi trọng hơn bao giờ
hết. Lao động trong Văn phòng được coi là lao động thông tin với tính sáng tạo và
13


trí tuệ ngày càng tăng. Do đó, người lao động Văn phòng được đào tạo đạt đến trình
độ cao, theo hướng đa năng, toàn diện về nghiệp vụ, kỹ thuật, kỹ năng giao tiếp ứng xử. Theo hướng đào tạo đó, người lao động biết làm nhiều việc và thực hiện
thành thạo nhiệm vụ công tác được giao, tạo điều kiện cho họ dễ dàng thích ứng khi
phải chuyển đổi công tác, dễ dàng đào tạo lại để đáp ứng những yêu cầu cao hơn,
phù hợp với những đòi hỏi ngày càng cao và đang biến động hàng ngày của thị
trường sức lao động. [11]
Một số nhân tố ảnh hưởng đến chất lượng đội ngũ CBCCVC để đáp ứng yêu
cầu hiện đại hóa công tác văn phòng hiện nay gồm:
+ Việc chấp hành các quy định của pháp luật, nội quy, quy chế cơ quan của
CBCCVC: Là người đại diện cho nhà nước, phục vụ nhân dân, CBCCVC có nghĩa
vụ là thực hiện đúng, đầy đủ và chịu trách nhiệm về kết quả thực hiện nhiệm vụ,
quyền hạn được giao; có ý thức tổ chức kỷ luật; nghiêm chỉnh chấp hành nội quy,
quy chế của cơ quan, tổ chức, đơn vị.
+ Về kiến thức chuyên môn: Kiến thức chuyên môn là phần không thể thiếu
đối với CBCCVC, khi giải quyết công việc liên quan đến kinh tế, quản lý xây dựng,
địa chính, giáo dục, y tế, tư pháp, Lao động – Thương binh và Xã hội… chính vì
vậy, việc trang bị kiến thức chuyên môn là bắt buộc đối với mỗi CBCCVC.
+ Về trình độ tin học, ngoại ngữ: Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của khoa
học - công nghệ, quá trình hội nhập và toàn cầu hóa đã khiến cho tin học, ngoại ngữ
trở thành một năng lực cần thiết của CBCCVC. Để đáp ứng được yêu cầu thực hiện
nhiệm vụ, làm việc trong môi trường quốc tế hiệu quả, đòi hỏi CBCCVC bên cạnh

kiến thức, kỹ năng chuyên môn phải đáp ứng được tiêu chuẩn và phải thường xuyên
được đào tạo, bồi dưỡng nhằm nâng cao trình độ năng lực về tin học, ngoại ngữ.
+ Thái độ trong công việc: CBCCVC là người trực tiếp giao dịch, đối thoại
với nhân dân nên thái độ của CBCCVC ảnh hưởng không nhỏ đến kết quả thực hiện
công việc và bộ mặt của cơ quan, tổ chức. Trong giao tiếp với nhân dân, CBCCVC
phải tôn trọng, lắng nghe, tận tình giải thích và hướng dẫn cặn kẽ về quy trình xử lý
công việc. Luôn thực hiện phương châm “4 xin, 4 luôn” – xin chào, xin lỗi, xin cảm
ơn, xin phép; luôn mỉm cười, luôn nhẹ nhàng, luôn lắng nghe, luôn giúp đỡ.
14


+ Độ tuổi và thâm niên công tác: Thâm niên công tác là tổng số năm làm
việc của một CBCCVC hay tổng thời gian làm việc tại đơn vị. Chất lượng hoạt
động của CBCCVC phụ thuộc rất nhiều vào độ tuổi và thâm niên công tác của bản
thân CBCCVC đó. Nó thể hiện được kinh nghiệm và khả năng dành thời gian cho
công việc. Đồng thời, nó cũng là nhân tố ảnh hưởng đến khả năng thực hiện một
cách hiệu quả các công tác văn phòng để đáp ứng yêu cầu hiện đại hóa như hiện
nay.
- Kỹ thuật nghiệp vụ hành chính văn phòng
Kỹ thuật nghiệp vụ hành chính là những kỹ năng làm việc, là biện pháp có
tính công nghệ được áp dụng trong điều hành bộ máy hành chính nhằm giải quyết
những công việc có liên quan đến hành chính. Như mọi yếu tố mang tính công
nghệ, kỹ thuật nghiệp vụ hành chính cần phải luôn luôn được hiện đại hóa. Vấn đề
không phải là “gán” cho nó những phương tiện hiện đại, giao cho những người có
tri thức hiện đại mà bản thân nó phải có nội dung và cơ chế vận hành ngày càng
hiện đại, tức là phải có cấu trúc khoa học, tối ưu hóa sao cho có thể áp dụng được
những thành tựu công nghệ hiện đại vào và đạt tới những hiệu quả ngày càng cao
hơn. [4,104]
Tiểu kết: Cùng với những tìm hiểu, tiếp thu kiến thức tại trường kết hợp với
việc nghiên cứu tài liệu, tác giả đã hoàn thành chương 1 với cơ sở lý luận chung về

văn phòng và hiện đại hóa công tác văn phòng. Từ đó tác giả rút ra được khái niệm
hiện đại hóa công tác văn phòng là quá trình hiện diện một cách toàn diện, đồng bộ
những thành tựu khoa học – kỹ thuật vào mục tiêu, nguồn lực và quy trình nghiệp
vụ hoạt động của văn phòng nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả của công tác văn
phòng, đáp ứng được yêu cầu ngày càng cao của thời đại. Đồng thời, tác giả đã tìm
hiểu về những nội dung cơ bản của hiện đại hóa công tác văn phòng. Đây là căn cứ
để tác giả đi đến phân tích thực trạng hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn
phòng HĐND & UBND quận Ngũ Hành Sơn ở chương tiếp theo.

15


Chƣơng 2
THỰC TRẠNG HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN PHÕNG TẠI VĂN
PHÒNG HĐND & UBND QUẬN NGŨ HÀNH SƠN
2.1. Khái quát chung về UBND quận Ngũ Hành Sơn
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của UBND quận Ngũ Hành Sơn
Quận Ngũ Hành Sơn nằm về phía Đông Nam của thành phố Đà Nẵng, phía
Đông giáp biển Đông; phía Tây giáp với huyện Hòa Vang và quận Cẩm Lệ; phía
Bắc giáp với quận Hải Châu và quận Sơn Trà; phía Nam giáp với thị xã Điện Bàn
tỉnh Quảng Nam. Diện tích tự nhiên toàn quận là 36,72 km2.
Ủy ban nhân dân quận Ngũ Hành Sơn nằm trên địa bàn quận Ngũ Hành Sơn,
thành lập ngày 23/01/1997 theo Nghị định số 07/CP ngày 23/01/1997 của Chính
phủ và Quyết định số 181/QĐ-UB ngày 27/1/1997 của Ủy ban nhân dân lâm thời
thành phố Đà Nẵng, trên cơ sở 2 xã Hòa Qúy, Hòa Hải của huyện Hòa Vang và
phường Bắc Mỹ An thuộc khu vực III của thành phố Đà Nẵng (cũ). Từ năm 1998, 2
xã Hòa Hải và Hòa Qúy được chuyển thành phường. Từ tháng 4/2005, phường Bắc
Mỹ An được tách thành 2 phường mới là Mỹ An và Khuê Mỹ. Như vậy, tính đến
năm 2015, UBND quận Ngũ Hành Sơn đã hoạt động được 18 năm và quản lý 4
UBND phường: UBND phường Mỹ An, UBND phường Khuê Mỹ, UBND phường

Hòa Hải và UBND phường Hòa Qúy.
2.1.2. Cơ cấu tổ chức của UBND quận Ngũ Hành Sơn
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND quận Ngũ Hành Sơn (Xem phụ lục 1)
2.2. Tổ chức và hoạt động của Văn phòng HĐND & UBND quận Ngũ Hành
Sơn
2.2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng HĐND & UBND quận
Ngũ Hành Sơn
2.2.1.1. Chức năng của Văn phòng HĐND & UBND quận Ngũ Hành Sơn
Văn phòng HĐND & UBND quận (sau đây gọi chung là Văn phòng) là
cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân quận Ngũ Hành Sơn, là bộ máy giúp
việc của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân (bao gồm cả Phó Chủ tịch Ủy
ban nhân dân quận Ngũ Hành Sơn), Thường trực Hội đồng nhân dân quận Ngũ
16


Hành Sơn và là cầu nối trong quan hệ công tác giữa Chủ tịch, các Phó chủ
tịch UBND quận với các phòng, ban, ngành đoàn thể thuộc quận và UBND
các phường.
Văn phòng HĐND và UBND có chức năng tham mưu tổng hợp cho HĐND
và UBND về hoạt động của HĐND, UBND; tham mưu cho Chủ tịch UBND
quận Ngũ Hành Sơn (sau đây gọi tắt là Chủ tịch UBND quận) về chỉ đạo, điều hành
của Chủ tịch UBND quận; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của
HĐND, UBND và các cơ quan nhà nước ở địa phương; bảo đảm cơ sở vật chất, kỹ
thuật cho hoạt động của HĐND và UBND;
Văn phòng HĐND và UBND quận Ngũ Hành Sơn có tư cách pháp nhân, có con
dấu và tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của
UBND quận Ngũ Hành Sơn.
2.2.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng HĐND & UBND quận Ngũ Hành Sơn
Theo Quy chế làm việc của Văn phòng UBND quận Ngũ Hành Sơn, Văn
phòng HĐND & UBND quận Ngũ Hành Sơn có nhiệm vụ và quyền hạn sau:

- Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác, báo cáo sơ kết, tổng kết hoạt
động, báo cáo kiểm điểm công tác chỉ đạo, điều hành của UBND quận và các báo
cáo khác của UBND quận theo sự chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch UBND quận.
- Giúp UBND, Chủ tịch UBND quận tổ chức thực hiện Quy chế phối hợp
công tác giữa UBND quận với Thường trực quận ủy, Tòa án nhân dân, Viện kiểm
sát nhân dân, UBMTTQVN, LĐLĐ quận và các tổ chức đoàn thể chính trị xã hội
khác.
- Theo dõi, nắm bắt tình hình hoạt động chung của UBND, tổ chức việc thu
thập, tổng hợp và cung cấp thông tin phục vụ chỉ đạo, điều hành của UBND, Chủ
tịch và các Phó Chủ tịch UBND quận.
- Đảm bảo các điều kiện làm việc và tổ chức phục vụ các hoạt động UBND,
Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND quận.
- Phối hợp với Trưởng phòng Tư pháp quận, Trưởng phòng Nội vụ quận
tham mưu và giúp Chủ tịch UBND quận quản lý thống nhất việc ban hành, công bố
văn bản của UBND và Chủ tịch UBND quận.
17


- Kiểm tra, đôn đốc các phòng, ban chuyên môn các cơ quan thuộc UBND
quận và UBND các phường thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của UBND
quận.
- Quản lý công tác bảo mật, văn thư, lưu trữ, hồ sơ tài liệu của UBND quận
và hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ công tác văn phòng đối với các phòng, ban
ngành và các địa phương.
- Giải quyết một số công việc cụ thể khác do Chủ tịch, các Phó chủ tịch
UBND quận phân công.
- Tham mưu xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch hoạt động hàng
tháng, hàng quý, sáu tháng và cả năm của HĐND, Thường trực HĐND, Ban của
HĐND; tổ chức phục vụ việc thực hiện chương trình, kế hoạch đã được phê duyệt.
- Tham mưu, phục vụ Thường trực HĐND điều hành công việc chung của

HĐND; điều hòa, phối hợp hoạt động các Ban của HĐND; bảo đảm việc thực hiện
quy chế hoạt động của HĐND, Thường trực HĐND, Ban của HĐND, nội quy kỳ
họp HĐND; giúp Thường trực HĐND giữ mối liên hệ với Tổ đại biểu và đại biểu
HĐND; phục vụ HĐND, Thường trực HĐND, Ban của HĐND trong hoạt động đối
ngoại; phục vụ HĐND, Thường trực HĐND, Ban của HĐND và đại biểu HĐND
tiếp công dân, tiếp nhận, xử lý kiến nghị, đơn thư khiếu nại, tố cáo của công dân;
theo dõi, đôn đốc việc giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân.
- Quản lý cơ sở vật chất, công tác hành chính, lưu trữ, bảo vệ của cơ quan
của HĐND.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Thường trực HĐND giao.
2.2.2. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND & UBND quận Ngũ Hành Sơn
Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND & UBND quận Ngũ Hành Sơn gồm
có:
* 01 Chánh Văn phòng, 03 Phó Chánh Văn phòng điều hành thực hiện
nhiệm vụ của Văn phòng
+ Chánh Văn phòng: chịu trách nhiệm chung, điều hành chung, điều hành
mọi hoạt động của Văn phòng HĐND & UBND quận Ngũ Hành Sơn.

18


+ Phó Chánh Văn phòng: phụ trách tổng hợp chung, điều hành mọi hoạt
động của Văn phòng HĐND & UBND quận Ngũ Hành Sơn
+ Phó Chánh Văn phòng: phụ trách lĩnh vực Văn thư, công tác Lưu trữ và
quản trị mạng.
+ Phó Chánh Văn phòng: phụ trách lĩnh vực đền bù giải tỏa.
Các tổ, bộ phận gồm:
+ Bộ phận Tham mưu – Tổng hợp: Có nhiệm vụ tham mưu, soạn thảo văn
bản giúp UBND quận và lãnh đạo Văn phòng, theo dõi các lĩnh vực công tác phù
hợp với nhiệm vụ của UBND quận. Thu nhận, xử lý thông tin; xây dựng các báo

cáo tổng hợp định kỳ và các văn bản, báo cáo đột xuất của UBND quận; xây dựng
chương trình công tác (tháng, quý, năm) của UBND quận; theo dõi và tổ chức kiểm
tra việc thực hiện các văn bản UBND quận và kết quả thực hiện nhiệm vụ UBND
giao cho các phòng, ban, đơn vị, địa phương.
+ Bộ phận Văn thư – Lưu trữ: có nhiệm vụ tiếp nhận công văn, tài liệu, phát
hành văn bản, tài liệu, giấy mời và quản lý hồ sơ, sổ sách tài liệu của văn phòng (kể
cả tài liệu mật); scan các văn bản đến và đi lên mạng nội bộ của UBND quận (trừ
văn bản xin kinh phí của các đơn vị). Chịu trách nhiệm quản lý và bảo quản con dấu
của UBND và Văn phòng UBND quận.
+ Bộ phận Quản trị - Hành chính, Lái xe, bảo vệ: Có nhiệm vụ quản trị tài
chính, tài sản cơ quan như: kinh phí, vật tư, phương tiện đi lại, tiếp dân, phục vụ,
bảo vệ cơ quan. Đối với lái xe, trong giờ làm việc phải có mặt thường xuyên để đưa
đón lãnh đạo UBND quận đi công tác kịp thời. Đội bảo vệ thực hiện trực 24/24 giờ,
đảm bảo an toàn trong khu vực Trung tâm hành chính quận.
2.3. Thực trạng hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng HĐND &
UBND quận Ngũ Hành Sơn
Trong những năm qua, thực hiện sự chỉ đạo của Chính phủ, Đảng và nhà
nước ta luôn xác định hiện đại hóa công tác văn phòng là một trong những giải pháp
để hiện đại hóa nền hành chính. Với mong muốn tạo nên sự công bằng, minh bạch
và hiệu quả, hiện đại hóa công tác văn phòng là động lực quan trọng thúc đẩy hiệu
suất công việc, giảm phiền hà cho người dân và doanh nghiệp, nhất là trong bối
19


cảnh cuộc cách mạng công nghiệp 4.0. Thực hiện sự chỉ đạo của Chính phủ, UBND
quận Ngũ Hành Sơn đã chú trọng đẩy mạnh hiện đại hóa công tác văn phòng thông
qua việc triển khai thực hiện Chỉ thị số 16/CT-TTg ngày 04 tháng 10 năm 2017 của
Thủ tướng Chính phủ về tăng cường năng lực tiếp cận cuộc Cách mạng công nghiệp
lần thứ 4. Đồng thời UBND quận Ngũ Hành Sơn cũng đáp ứng yêu cầu thành phố
điện tử của Thành phố Đà Nẵng thông qua việc thực hiện Quyết định số 5269/QĐUBND ngày 22/7/2015 của UBND thành phố Đà Nẵng Ban hành Kế hoạch triển

khai thực hiện Nghị quyết số 26/NQ-CP ngày 15/4/2015 của Chính phủ ban hành
Chương trình hành động thực hiện Nghị Quyết số 36-NQ/TW của Bộ Chính trị về
đẩy mạnh ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu phát triển bền
vững và hội nhập quốc tế tại thành phố Đà Nẵng; Quyết định số 9020/QĐ-UBND
ngày 28/12/2016 của UBND thành phố Đà Nẵng phê duyệt Kế hoạch ứng dụng
CNTT trong hoạt động của cơ quan nhà nước thành phố Đà Nẵng giai đoạn 20162020. Điều này cho thấy được việc hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng
HĐND & UBND quận Ngũ Hành Sơn nói riêng và UBND quận Ngũ Hành Sơn nói
chung đang ngày càng được chú trọng.
Bên cạnh việc quan sát, nghiên cứu tài liệu trong quá trình thực tập, tác giả
còn kết hợp phương pháp khảo sát, phỏng vấn để có cái nhìn rõ nét hơn về thực
trạng hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng HĐND & UBND quận Ngũ
Hành Sơn. Đối tượng tham gia cuộc khảo sát của tác giả gồm: công dân, tổ chức,
doanh nghiệp; các CBCCVC làm việc trong hệ thống UBND quận Ngũ Hành Sơn
đến liên hệ làm việc tại Văn phòng HĐND & UBND quận (Tiến hành khảo sát 100
phiếu). Cụ thể:
1. Tiến hành khảo sát 50 Phiếu khảo sát về “Mức độ hài lòng của công dân,
tổ chức, doanh nghiệp trong quá trình giải quyết công việc tại Văn phòng HĐND &
UBND quận Ngũ Hành Sơn”. (Xem phụ lục 15)
2. Tiến hành khảo sát 50 Phiếu khảo sát về “Mức độ hài lòng của CBCCVC
làm việc trong hệ thống UBND quận Ngũ Hành Sơn đối với Văn phòng HĐND &
UBND quận về quá trình thực hiện hiện đại hóa công tác văn phòng”. (Xem phụ lục
16)
20