LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành đề tài này, trong quá trình khảo sát và thu thập, tổng hợp
thông tin tôi đã nhận được sự giúp đỡ tận tình từ toàn thể cán bộ, nhân viên
trong công ty Cổ phần Sản xuất Dịch vụ Xuất nhập khẩu Từ Liêm
Nhân đây cho phép tôi được bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới Giảng viên
bộ môn Quản trị văn phòng doanh nghiệp đã hướng dẫn tôi tận tình trong quá
trình thực hiện đề tài tiểu luận.
Trong quá trình khảo sát và nghiên cứu tôi gặp khá nhiều khó khăn, mặt
khác do trình độ nghiên cứu còn hạn chế và những nguyên nhân khách quan
khác nên dù đã rất cố gắng song đề tài của tôi không tránh khỏi những thiếu sót.
Vì thế, tôi rất mong nhận được sự góp ý của các thầy cô trong trường cũng như
các bạn đọc.
Những ý kiến đóng góp của mọi người sẽ giúp tôi nhận ra được ưu, nhược
điểm và qua đó tôi có thêm được những nguồn tư liệu mới trên con đường học
tập cũng như nghiên cứu sau này.
Tôi xin chân thành cảm ơn!


LỜI CAM ĐOAN
Qua học phần “Quản trị văn phòng doanh nghiệp” tôi thực hiện làm tiểu
luận với tên đề tài: “ Khảo sát thực trạng công tác tổ chức điều hành hoạt
động của văn phòng Công ty Cổ phần Sản xuất Dịch vụ Xuất nhập khẩu Từ
Liêm” Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi trong thời gian
qua. Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin
sử dụng trong công trình nghiên cứu này.


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN
PHẦN MỞ ĐẦU..................................................................................................1

1. Lý do chọn đề tài:........................................................................................1
2.Lịch sử nghiên cứu:......................................................................................1
3.Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu:..............................2
4.Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu:..............................................................2
5.Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng:. .3
6.Giả thuyết khoa học:....................................................................................3
7.Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài:........................................................3
8.Cấu trúc của đề tài:.......................................................................................4
PHẦN NỘI DUNG..............................................................................................5
Chương 1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT
DỊCH VỤ XUẤT NHẬP KHẨU TỪ LIÊM VÀ PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH
CHÍNH.................................................................................................................5
1.1.Khái quát chung về tổ chức và hoạt động của công ty:............................5
1.1.1.Lịch sử hình thành và phát triển:............................................................5
1.1.2.Chức năng, nhiệm vụ ,quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty:.........6
1.2.Khái quát chung về tổ chức và hoạt động của văn phòng công ty:...........8
1.3. Nội dung tổ chức, điều hành hoạt động trong văn phòng công ty:........10
Tiểu kết:........................................................................................................13
Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC ĐIỀU HÀNH VĂN
PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT DỊCH VỤ XUẤT NHẬP
KHẨU TỪ LIÊM...............................................................................................14
2.1. Trách nhiệm của lãnh đạo Văn phòng trong tổ chức điều hành hoạt động
của Văn phòng Công ty Cổ phần Sản xuất dịch vụ xuất nhập khẩu Từ Liêm:.14
2.2.Thực trạng công tác lập kế hoạch:..........................................................16
2.3. Thực trạng công tác xây dựng và điều hành theo quy chế:....................19
2.4.Thực trạng phân công phối hợp công việc giữa các bộ phận:.................21


2.5.Thực trạng việc giao quyền, ủy quyền:...................................................24
2.6. Thực trạng xây dựng văn hóa, kiểm tra giám sát hoạt động của văn

phòng:............................................................................................................25
Tiểu kết:........................................................................................................27
Chương 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC
ĐIỀU HÀNH HOẠT ĐỘNG PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH – CÔNG
TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT DỊCH VỤ XUẤT NHẬP KHẨU TỪ LIÊM.....28
3.1.Đánh giá, nhận xét:.................................................................................28
3.1.1.Ưu điểm:..............................................................................................28
3.1.2.Nhược điểm:.........................................................................................29
3.1.3.Nguyên nhân:.......................................................................................29
3.2.Giải pháp:................................................................................................30
3.2.1.Nâng cao vai trò của lãnh đạo..............................................................30
3.2.2.Nâng cao chất lượng đội ngũ nhân viên:..............................................31
3.2.3. Xây dựng và hoàn thiện các chính sách:.............................................31
3.2.4. Đầu tư cơ sở vật chất trang thiết bị:....................................................32
3.2.5.Quản lý nhân sự dựa trên quy trình rõ ràng:........................................32
3.2.6.Giải pháp đổi mới, hoàn thiện công tác điều hành văn phòng.............34
Tiểu kết:........................................................................................................35
KẾT LUẬN........................................................................................................36
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................37
PHỤ LỤC


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài:
Trong thời kì hội nhập, đất nuớc ta có nhiều bước tiến đáng kể trong nền
kinh tế, đây là cơ hội và cũng là thách thức đối với các doanh nghiệp trong thời
kỳ hội nhập. Hơn nữa trong nền kinh tế thị trường với sự cạnh tranh gay gắt hiện
nay. Đất nước ta đang đổi mới từng ngày, để quản lý quá trình sản xuất kinh
doanh hiệu quả các doanh nghiệp cần đề ra hàng loạt các chiến lược và chính
sách khác nhau. Chính vì vậy một doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ đề không thể

thiếu bộ phận văn phòng đây là bộ phận giúp việc đắc lực cho lãnh đạo công ty,
văn phòng là cửa ngõ của mọi cơ quan, tổ chức với hoạt động đa dạng đó văn
phòng được gọi là phòng văn, phòng vệ của các nhà quản trị. Vì vậy với tư cách
là công cụ quản lý quan trọng, cần thiết bộ phận văn phòng cần được khai thác
tối đa sức mạnh và linh hoạt nhằm hỗ trợ đắc lực cho công tác quản trị của nhà
quản lý.
Tuy nhiên để bộ phận văn phòng hoạt động có hiệu quả thực sự là cánh
tay đắc lực của nhà quản lý đòi hỏi phải có sự quản lý, theo dõi, đánh giá quá
trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của văn phòng. Gọi chung là công tác điều
hành hoạt động văn phòng.
Trong quá trình tìm hiểu tại Công ty Cổ phần Sản xuất Dịch vụ Xuất nhập
khẩu Từ Liêm tôi nhận thấy công ty đã nhận thức được tầm quan trọng của bộ
phận văn phòng đã bước đầu quan tâm đến việc phát triển cung như định hướng
mở rộng bộ phận này. Vì vậy hoạt động điều hành công tác văn phòng của công
ty bên cạnh những mặt tốt còn nhiều mặt hạn chế dấn đến hiệu quả công tác văn
phòng chưa cao. Xuất phát từ vấn đề trên, để tìm hiểu và làm rõ hơn tôi xin đưa
ra đề tài: “ Khảo sát thực trạng công tác tổ chức điều hành hoạt động của
văn phòng Công ty Cổ phần Sản xuất Dịch vụ Xuất nhập khẩu Từ Liêm”
làm đề tài nghiên cứu của mình.
2.Lịch sử nghiên cứu:
Trên thực tế có rất nhiều công trình nghiên cứu liên quan đến đề tài này
như:
1


Nguyễn Hữu Thân (2002), Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng, Nxb.
Thống kê, TP.HCM.
PGS. TS. Nguyễn Hữu Tri (2005), Quản trị văn phòng, Nxb. Khoa học và
Kỹ thuật, Hà Nội, đã trình bày những lý luận về công tác lập chương trình, kế
hoạch tại Chương V: Lập chương trình, kế hoạch, tr.123-151.

Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội (nay là Trường Đại học Nội vụ Hà Nội)
(2010), Giáo trình Nghiệp vụ thư ký văn phòng, đã trình bày vai trò, nguyên xây
dựng, phân loại kế hoạch tại Chương VIII: Xây dựng và quản lý chương trình,
kế hoạch công tác cho lãnh đạo, tr.209-231.
Chuyên đề: Tổ chức và điều hành doanh nghiệp- TS.Trần Văn Hùng-Bộ
kế hoạch đầu tư - Cục phát triển doanh nghiệp.
Kỹ thuật điều hành công sở TS. Nguyễn Thị Hà Khoa Văn bản và Công
nghệ hành chính - Học viện Hành chính.
Các báo cáo thực tập, khóa luận tốt nghiệp Ngành Quản trị văn phòng
3.Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu:
- Đối tượng: Đối tượng nghiên cứu của đề tài là công tác tổ
chức điều hành hoạt động văn phòng tại Công ty Cổ phần Sản xuất
Dịch vụ Xuất nhập khẩu Từ Liêm
- Phạm vi nghiên cứu: Văn phòng Công ty Cổ phần Sản xuất
Dịch vụ Xuất nhập khẩu Từ Liêm
4.Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu:
-Mục đích nghiên cứu :Nội dung tập trung nghiên cứu về công tác văn
phòng. Phân tích thực trạng về công tác điều hành hoạt đông văn phòng tại Công
ty Cổ phần Sản xuất dịch vụ Xuất nhập khẩu Từ Liêm từ đó tìm ra điểm mạnh,
điểm yếu và những nguyên nhân của chúng. Đặc biệt từ những nguyên nhân của
những hạn chế, bất cập tôi xin đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác
văn phòng tại Công ty để công tác điều hành hoạt động văn phòng ngày càng đạt
được hiệu quả cao hơn.
Nghiên cứu tiểu luận về văn phòng bao gồm: khái nệm, chức năng,
nhiêm vụ, vai trò của văn phòng. Công tác văn phòng như: các hoạt đông của
2


văn phòng, nghiệp vụ văn phòng.
Định hướng hoạt động văn phòng của Công ty Cổ phần Sản xuất Dịch vụ

Xuất nhập khẩu Từ Liêm những mặt tích cực, hạn chế và tìm ra nguyên nhân đề
ra biện pháp khắc phục
5.Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử
dụng:
- Phương pháp nghiên cứu, thu thập và xử lý thông tin: Tìm hiểu các tài
liệu, giáo trình, thông tin có chọn lọc có liên quan đến đề tài.
- Phương pháp phỏng vấn: Phỏng vấn các cán bộ nhân viên trong công
ty.Tiếp cận trực tiếp đối tượng nghiên cứu bằng cách thực hiện công việc quan
sát tại điểm thực tế, cùng với đó là phỏng vấn trực tiếp các cán bộ làm việc tại
Công ty Cổ phần Sản xuất Dịch vụ Xuất nhập khẩu Từ Liêm. Đây là phương
pháp quan trọng để tiến hành làm bài tiểu luận nhằm góp phần cho kết quả của
bài luận mang tính xác thực.
- Phương pháp phân tích tổng hợp:phân tích từng bộ phận để tìm hiểu kỹ,
sâu hơn đối tượng cần nghiên cứu. Sau đó tổng hợp lại những thông tin đã được
phân tích.
- Phương pháp thống kê: Thu thập, tổng hợp, trình bày số liệu.
6.Giả thuyết khoa học:
Nếu đề tài có hiệu quả sẽ giúp ích cho Công ty nâng cao việc công tác tổ
chức, điều hành văn phòng công ty được hiệu quả dễ dàng
7.Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài:
Là cơ sở lý luận về công tác tổ chức điều hành hoạt động Văn phòng
trong các doanh nghiệp
- Góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng.
- Cung cấp luận cứ khoa học để xây dựng các đề án tăng
cường chất lượng, hiệu quả công tác văn phòng.
Sản phẩm đề tài là nguồn tài liệu tham khảo cho các cá nhân, sinh viên
khi nghiên cứu các đề tài tương lai

3



8.Cấu trúc của đề tài:
Ngoài lời mở đầu và kết luận chung khoá luận được kết cấu gồm 3
chương:
Chương 1: Khái quát chung về Công ty Cổ phần Sản xuất dịch vụ Xuất
nhập khẩu Từ Liêm và phòng Tổ chức hành chính
Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức điều hành văn phòng tại Công ty
Cổ phần Sản xuất Dịch vụ Xuất nhập khẩu Từ Liêm
Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác điều hành hoạt
động phòng Tổ chức hành chính - Công ty Cổ phần Sản xuất Dịch vụ Xuất nhập
khẩu Từ Liêm.

4


PHẦN NỘI DUNG
Chương 1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT
DỊCH VỤ XUẤT NHẬP KHẨU TỪ LIÊM VÀ PHÒNG TỔ CHỨC
HÀNH CHÍNH
1.1.Khái quát chung về tổ chức và hoạt động của công ty:
1.1.1.Lịch sử hình thành và phát triển:
Tháng 01/1980 thành lập Hợp tác xã mua bán Huyện Từ Liêm, kinh
doanh ban đầu là tự tổ chức kinh doanh và quản lý 25 cơ sở Hợp tác xã mua
bán.
Hợp tác xã mua bán hoạt động đến tháng 7/1986 thì tách một bộ phận
kinh doanh thành lập “Công ty kinh doanh tổng hợp” nằm trong Hợp tác xã mua
bán huyện Từ Liêm. Đến tháng 9/1992 sáp nhập Hợp tác xã mua bán huyện Từ
Liêm và công ty kinh doanh tổng hợp thành Công ty Sản xuất Dịch vụ Xuất
nhập khẩu Từ Liêm.
Đến ngày 12/10/1999 sau khi Đại hội cổ đông chuyển tên thành công ty

cổ phần sản xuất dịch vụ xuất nhập khẩu Từ Liêm, gọi tắt là TULTRACO.
Công ty có tên gọi: Công ty Cổ phần Sản xuất Dịch vụ Xuất nhập khẩu
Từ Liêm.
Tên giao dịch Quốc tế: TULIEM PRODUCT SERVICE IMPORT
EXPORT JOINT STOCK COMPANY gọi tắt là TULTRACO
Trụ sở: Km số 9 đường Hồ Tùng Mậu – Mai Dịch – Cầu Giấy – Hà Nội.
Điện thoại: 04.37643790/ 04.22181793.
Fax: 04.337643783.
Email:
Mã số thuế: 0100703863
Vốn điều lệ khi thành lập công ty là: 4.251.000.000 VNĐ , trong đó tỷ lệ
cổ phần Nhà nước là 828.500.000 VNĐ, chiếm tỷ lệ 19,5%, tỷ lệ cổ phần bán
cho người lao động trong doanh nghiệp là 2.868.100.000 VNĐ chiếm 67,5%, tỷ
lệ cổ phần bán cho các đối tượng ngoài doanh nghiệp là 554.400.000 VNĐ
chiếm 13%
5


Công ty Cổ phần Sản xuất Dịch vụ Xuất nhập khẩu Từ Liêm thuộc sở hữu
của các cổ đông, được thành lập trên cơ sở cổ phần hóa doanh nghiệp Nhà nước.
Công ty cổ phần hoạt động theo quy định của Luật công ty do Quốc hội Nhà
nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam khóa ѴШ, kỳ họp thứ 8 thông qua
ngày 21/12/1990 và luật sửa đổi một số điều của luật Công ty do Quốc hội nước
Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam khóa ѴШ, kỳ họp thứ 5 khóa IX thông
qua ngày 22/6/1994 và bây giờ là Luật Doanh nghiệp năm 2005.
Công ty có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, được mở tài khoản ngân
hàng, có vốn điều lệ và chịu tài chính hữu hạn đối với các khoản nợ của công ty
mang số vốn hữu hạn đó. Công ty tự hoạch toán kinh doanh độc lập, tự chủ về
tài chính, tự chịu trách nhiệm về hoạt động sản xuất kinh doanh.
Phạm vi hoạt động: Công ty TULTRACO hoạt động trên phạm vi toàn bộ

lãnh thổ Việt Nam, công ty có thể mở chi nhánh, văn phòng đại diện trong và
ngoài nước theo qui định của pháp luật nhà nước Việt Nam.
Thời gian hoạt động là 40 năm, kể từ ngày được cấp kinh doanh. Thời
gian hoạt động của công ty có thể được ra hạn hoặc rút ngắn với điều kiện được
đại hội đồng cổ đông thông qua với số phiếu biểu quyết nhất trí tương đương với
số vốn điều lệ công ty và được cơ quan nhà nước có thẩm quyền chấp nhận. Hội
đồng quản trị có trách nhiệm chuẩn bị các văn bản để làm thủ tục xin ra hạn
hoặc rút ngắn thời gian hoạt động trình cơ quan Nhà nước có thẩm quyền.
1.1.2.Chức năng, nhiệm vụ ,quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty:
+Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn:
Là một công ty có kinh nghiệm sản xuất lâu đời và nhiều ngành kinh
doanh đa dạng, đặc biệt là các mặt hàng tiêu dùng các thiết bị công nghiệp, nông
nghiệp dược phẩm và các thiết bị văn phòng. Bên cạnh đó công ty cũng hoạt
động kinh doanh trong lĩnh vực khách sạn, nhà hàng, siêu thị bất động sản kinh
doanh Dược phẩm, nhiên liệu, công nghiệp điện tử. Một số hoạt động kinh
doanh điển hình của công ty có thể kể đến những hoạt động kinh doanh khách
sạn “Quê hương” nhà hàng Jumbo 2 siêu thị Tultraco. Nhìn chung công ty hoạt
động đa lĩnh vực và đang từng bước dần khẳng định mình trong thị trường nội
6


địa cũng như quốc tế.
Các ngành nghề kinh doanh cụ thể của Công ty:
-Kinh doanh nhập khẩu các loại vật tư thiết bị máy móc phục vụ cho sản
xuất công nghiệp, nông nghiệp, giao thông vận tải, thiết bị văn phòng và những
mặt hàng tiêu dùng;
-Kinh doanh tư liệu sản xuất tiêu dùng;
-Kinh doanh khách sạn, dịch vụ ăn uống, vật lý trị liệu, tắm hơi, vui chơi
giải trí;
-Kinh doanh bất động sản;

-Buôn bán nông lâm hải sản và thực phẩm;
-Đại lý xăng dầu,vé máy bay;
-Kinh doanh thuốc bảo vệ thực vật;
-Kinh doanh thuốc chữa bệnh, dụng cụ y tế thông thường;
-kinh doanh rượu;
-Điện thoại di động, linh kiện điện tử;
-Vật liệu xây dựng, máy móc thiết bị;
-Thực phẩm chức năng, các loại lương thực,thực phẩm
+ Cơ cấu tổ chức công ty:
Công ty có 14 bộ phận hợp thành, đứng đầu là Hội đồng quản trị , dưới
HĐQT là Ban giám đốc và các bộ phận chức năng chia làm 12 phòng chuyên
môn, không chia làm các ban. Một số phòng như Phòng kinh doanh 10, Phòng
siêu thị, Phòng Khách sạn có tố trực thuộc.
Hội đồng quản trị gồm 7 thành viên, trong đó Chủ tịch HĐQT và phó chủ
tịch HĐQT đồng thời là Tổng giám đốc và Phó tổng giám đốc công ty.
 Phòng Tổ chức hành chính: quản lý về nhân sự, quản lý hoạt động,
phục vụ hoạt động văn phòng và làm việc do ban giám đốc giao
 Phòng kế toán: quản lý về các mặt tài chính công ty
 Phòng nội thương: quản lý kinh doanh trong nước
 Phòng dược: kinh doanh dược phẩm
7


 Phòng Bất động sản: kinh doanh bất động sản
 Phòng kinh doanh 1: kinh doanh cac thiết bi máy móc công nghiệp
 Phòng kinh doanh 3: kinh doanh điện tử điện lạnh
 Phòng kinh doanh 10: nhập khẩu và kinh doanh thép, kinh doanh xăng
dầu
 Phòng siêu thị: kinh doanh siêu thị TULTRACO
 Phòng khách sạn Quê hương: kinh doanh khách sạn

 Phòng kinh doanh 2: kinh doanh chủ yếu mặt hàng xe máy
 Phòng bảo vệ: phụ trách an ninh cơ quan
 Xưởng sản xuất
(Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty Cổ phần Sản Xuất Dịch vụ Xuất nhập
khẩu Từ Liêm phụ lục số 01)
1.2.Khái quát chung về tổ chức và hoạt động của văn phòng công ty:
-Chức năng:
Là bộ phận tham mưu giúp việc cho Ban Giám đốc, làm các công việc
như: công tác văn thư- lưu trữ, giữ dấu, công tác đối nội, đối ngoại, soạn thảo
văn bản quy định, quy chế liên quan đến hoạt động của công ty, công tác hậu cần
và các nhiệm vụ khác. Cùng với Ban Giám đốc lập kế hoạch nhân sự cho toàn
bộ công ty, phù hợp với chiến lược kinh doanh, xây dựng kế hoạch nhân sự cho
các phòng ban trong công ty.
Ra quyết định bổ nhiệm nâng lương, khen thưởng, kỷ luật trong toàn công
ty. Đảm bảo chế dộ tiền lương, thưởng và các chế độ đãi ngộ khác cho cán bộ,
công nhân viên trong công ty.
-Nhiệm vụ và quyền hạn:


Xây dựng các văn bản liên quan đến hoạt động của Công ty



Xây dựng qui trình làm việc khái quát chung cho từng phòng trong công



Quản lý và cấp phát đồng phục cho nhân viên Bảo vệ




Lập kế hoạch mua sắm và khảo sát giá: trang thiết bị văn phòng, văn

ty

8


phòng phẩm…


Quản lý và cấp phát văn phòng phẩm cho các phòng ban



Giao dịch công tác hành chính với các cơ quan chức năng



Tiếp đón khách đến thăm hoặc liên hệ công tác với công ty



Phát hành, tiếp nhận và quản lý hồ sơ toàn thể nhân viên trong văn

phòng công ty


Lưu trữ các văn bản có liên quan đến hoạt động của Công ty




Quản lý con dấu của công ty



Tiếp nhận việc đăng ký xe phục vụ công tác của các phòng.



Kiểm soát chế độ sử dụng điện thoại của văn phòng



Thống kê và quản lý toàn bộ trang thiết bị tại các phòng ban trong trụ sở

công ty


Kiểm kê tài sản hàng năm và báo cáo lên Tổng giám đốc công ty



Tiếp nhận, gửi và kiểm soát công văn đi và đến



Chuẩn bị trang thiết bị, trang trí phòng họp phục vụ cho các buổi hội

thảo, đại hội, khai giảng, bế giảng, họp khen thưởng kỷ luật…



Quản lý, bảo trì sửa chữa trang thiết bị trong văn phòng công ty.



Tổng hợp các bản báo cáo cuối năm từ các phòng ban sau đó tổng kết

thành bản báo cáo kết quả kinh doanh của công ty trong năm.


Cùng Tổng giám đốc, các Giám đốc phòng xây dựng kế hoạch và chiến

lược cho năm tiếp theo.


Lập chiến lược cho việc phát triển nguồn nhân lực đáp ứng yêu cầu phát

triển của công ty


Lập kế hoạch tuyển dụng và biện pháp thực hiện kế hoạch.



Tiếp nhận hồ sơ và phỏng vấn người lao động xin việc.



Lập các hợp đồng đào tạo, hợp đồng thử việc và hợp đồng lao động




Giải quyết chế độ cho nhân viên như: Nghỉ việc, ốm đau, cưới hỏi…



Kiểm tra và tính ngày công cho nhân viên khối văn phòng công ty



Duy trì và thực hiện nội quy trụ sở văn phòng công ty



Tham gia hội đồng nâng lương, khen thưởng và kỷ luật của công ty.
9




Chủ trì cuộc các họp như: xét nâng lương, khen thưởng, kỷ luật

-Cơ cấu tổ chức
Phòng Tổ chức hành chính bao gồm: 1 Trưởng phòng và 2 Phó phòng và
các bộ phận , nhân viên chuyên môn, giúp việc, phục vụ và được tổ chức như
sau:
- Bộ phận Văn phòng Ban giám đốc
- Bộ phận Tổ chức – tiền lương
- Bộ phận Kế toán tài vụ

- Bộ phận Bảo vệ công ty
- Bộ phận lái xe
- Bộ phận tạp vụ
( Sơ đồ cơ cấu tổ chức phòng Tổ chức Hành chính phụ lục số 02)
1.3. Nội dung tổ chức, điều hành hoạt động trong văn phòng công ty:
Tổ chức bộ máy
Cơ cấu tổ chức hay nói cách khác bộ máy của cơ quan, đơn vị đòi hỏi
phải được thiết kế sao cho gọn nhẹ, không cồng kềnh, không tầng nấc. Mọi hoạt
động của bộ máy từ cấp trên xuống cấp dưới phải thông suốt, có hiệu quả, các
mối quan hệ phải xác định rõ ràng.
Nhà quản lý sẽ tham gia vào việc phân công công việc tức là chỉ định và
kết hợp trong phạm vi trách nhiệm của mình. Những kế hoạch, nỗ lực của cấp
thấp hơn trong tổ chức phải được xem xét vì phải có sự phối hợp của các phòng
ban để tránh sự trùng lặp không cần thiết.
Phân công công việc
Trong một tổ chức, đặc biệt là trong công tác văn phòng, việc phân công
công việc phải dựa vào những cơ sở sau:
- Phân công theo vị trí pháp lý và thẩm quyền. Hai yếu tố này do luật
(pháp luật) quy định. Mỗi cơ quan, tổ chức đều có vị trí pháp lý và thẩm quyền
khác nhau. Vì vậy, đặc điểm hoạt động, nhiệm vụ được giao của từng cơ quan,
tổ chức đó là hoàn toàn khác nhau. Từ đó việc phân công lao động trong các cơ
10


quan, đơn vị đó cũng khác nhau.
- Phân công theo khối lượng công việc. Việc phân công này phải dựa vào
kế hoạch công tác được duyệt theo tính chất của mỗi loại công việc, theo yêu
cầu của công việc trong thực tế.
- Nguyên tắc quan trọng của phân công công việc trong cơ quan, tổ chức
đó là biên chế cơ quan.

- Không có chức năng, nhiệm vụ nào mà không có tổ chức hoặc con
người đảm nhiệm.
- Không có tổ chức, con người nào lại không được phân công nhiệm vụ.
- Một chức năng, nhiệm vụ không được giao cho nhiều đơn vị hoặc nhiều
người đảm nhiệm.
Điều hành công việc văn phòng
Điều hành công việc văn phòng là yêu cầu quan trọng và cơ bản đối với
hoạt động văn phòng.
Điều hành công việc văn phòng là sự đảm bảo cho các cán bộ dưới quyền
thực hiện tốt nhất công việc được giao; đảm bảo cho họ tiếp nhận một cách
chính xác và kịp thời triển khai công việc được giao.
Điều hành công việc trong văn phòng là sự tác động đúng đắn vào một
khâu cần thiết nào đó nhằm khuyến khích cán bộ nhân viên làm việc để đem lại
hiệu quả cao nhất.
Để tránh hiện tượng trì trệ của công việc văn phòng thì công tác điều hành
phải đảm bảo các nguyên tắc sau:
- Mệnh lệnh điều hành phải đúng với năng lực thực tế của người thực thi.
- Mục tiêu đặt ra cho việc điều hành phải hài hoà, có thể hỗ trợ nhau trong
khuôn khổ mục tiêu chung của cơ quan.
- Thủ tục áp dụng trong quá trình điều hành phải rõ ràng và dễ thực hiện.
Xây dựng quy chế làm việc
Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức phải được cụ thể hoá bằng hệ
thống văn bản. Quy chế được ban hành căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của cơ
quan, tổ chức để cụ thể hoá cách thức hoạt động công vụ thông qua quy định về
11


trách nhiệm, quyền hạn của cá nhân, đơn vị để cụ thể hoá quan hệ công tác, cách
thức phối hợp và quy định cụ thể về một số chế độ công tác quan trọng.
Tổ chức các cuộc họp, hội nghị

Tổ chức hội nghị là một trong những nội dung hoạt động quan trọng của
văn phòng. Hội nghị là một hình thức làm việc tập thể nhằm tạo ra sự phối hợp
hành động trong công việc và tạo ra năng suất lao động cao.
Hội nghị được tổ chức tốt sẽ phát huy được tính dân chủ, tạo mọi điều
kiện cho mỗi cá nhân tham dự có cơ hội đóng góp ý kiến, trình bày quan điểm,
nêu lên những hiểu biết của mình về “vấn đề” mà hội nghị đang bàn bạc, mọi
người đang quan tâm.
Qua hội nghị, những tư tưởng mới, quan điểm mới được phổ biến, truyền
bá; những khó khăn, thách thức được bàn bạc, tháo gỡ; các công việc được triển
khai nhanh và ít sai sót mang lại hiệu quả tốt hơn.
Về mặt kinh tế, nếu hội nghị được tổ chức tốt sẽ thu được nhiều thông tin
bổ ích, tạo được sự phối kết hợp giữa các tổ chức, các cá nhân trong và ngoài cơ
quan, thu được chất lượng và hiệu quả cao trong công việc.
Công tác văn thư - lưu trữ
Đối với hoạt động văn phòng thì công tác văn thư - lưu trữ rất quan trọng.
Làm tốt nhiệm vụ này chính là việc thực hiện các hoạt động văn phòng thông
suốt và có hiệu quả.
Công tác văn thư là toàn bộ những công việc đảm bảo cho việc thông tin
quản lý bằng văn bản. Nó bao gồm quản lý văn bản đến, văn bản đi, soạn thảo
văn bản, lưu trữ văn bản được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan
nhà nước, doanh nghiệp và các tổ chức xã hội.
Lưu trữ là sự lựa chọn tài liệu, giữ lại và tổ chức một cách khoa học
những văn bản, tài liệu có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của
cơ quan, đơn vị để làm bằng chứng và tra cứu thông tin khi cần thiết.
Thu nhận và xử lý thông tin trong cơ quan, đơn vị
Thông tin được coi là yếu tố vật chất quan trọng trong quản trị nói chung
và trong hoạt động văn phòng nói riêng.
12



Thông tin là những tin tức mới được thu nhận, cảm thụ và được đánh giá
là có ích cho việc ra quyết định hoặc giải quyết một nhiệm vụ nào đó.
Mục tiêu phục vụ thông tin cho hoạt động của các cơ quan, đơn vị là đảm
bảo cho hoạt động của cả cơ quan và của từng đơn vị, bộ phận được cung cấp
đầy đủ các thông tin cần thiết. Từ đó tạo điều kiện cho hoạt động của cơ quan có
hiệu quả cao nhất. Mục tiêu đó được thực hiện có thể dựa vào hệ thống các văn
bản quản lý, mệnh lệnh được truyền đạt từ cấp trên xuống cấp dưới.
Công tác hậu cần
Công tác hậu cần được hiểu là các yếu tố có liên quan đến tổ chức nơi làm
việc của cơ quan; cải thiện điều kiện làm việc cho người lao động; các điều kiện
vật chất như nhà cửa, vật tư, thiết bị, tài chính mà văn phòng phải cung ứng.
Công tác quản lý nguồn nhân lực
Tính hữu hiệu của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào cũng tuỳ thuộc vào việc sử
dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên của mình, trong đó có nguồn tài nguyên
vô cùng quý giá đó là nguồn nhân lực. Yếu tố nhân lực đóng vai trò chính trong
toàn bộ thành công của tổ chức. Sự quan tâm đến nguồn nhân lực của nhà quản
lý sẽ giúp cải thiện hiệu quả lao động của tổ chức nói chung và của các thành
viên trong tổ chức nói riêng.
Tiểu kết:
Từ những ý trên cho ta thấy công tác văn phòng trong công ty rất được
quan tâm chú trọng. Với vai trò là trợ thủ tham mưu đắc lực cho thủ trưởng và là
cửa ngõ thông tin quan trọng của công ty. Bởi lãnh đạo đã nắm bắt được vai trò
quan trọng của thông tin trong hoạt động của công ty và tầm quan trọng của
thông tin gắn liền với hoạt động của văn phòng. Chính vì vậy mặc dù gặp nhiều
khó khăn nhưng trưởng phòng và các nhân viên trong văn phòng đã khẳng định
vai trò quan trọng của họ và công tác văn phòng đối với sự tồn tại của công ty

13



Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC ĐIỀU HÀNH VĂN
PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT DỊCH VỤ XUẤT NHẬP
KHẨU TỪ LIÊM
2.1. Trách nhiệm của lãnh đạo Văn phòng trong tổ chức điều hành
hoạt động của Văn phòng Công ty Cổ phần Sản xuất dịch vụ xuất nhập
khẩu Từ Liêm:
Trưởng phòng Tổ chức hành chính là người tổ chức điều hành mọi hoạt
động trong văn phòng. Tổ chức và thực hiện công tác hành chính theo chức năng
nhiệm vụ và theo yêu cầu của Ban Giám đốc. Xây dựng các quy định, lập kế
hoạch liên quan đến việc sử dụng tài sản, trang thiết bị của công ty. Xây dựng kế
hoạch và tổ chức, giám sát việc thực hiện về an tinh trật tư, an toàn lao động, vệ
sinh lao động và phòng chống cháy nổ. Tham mưu đề xuất cho Ban Giám đốc để
xử lý các vấn đề thuộc lãnh vực Hành chính. Tham mưu cho Ban Giám đốc về
công tác hành chính của công ty. Hỗ trợ các bộ phận liên quan về công tác hành
chính
Tổ chức là các hoạt động cần thiết để xác định cơ cấu, guồng máy của hệ
thống, xác định những công việc phù hợp với từng nhóm, từng bộ phận và giao
phó các bộ phận cho các nhà quản trị hay người chỉ huy với chức năng nhiệm vụ
và quyền hạn nhất định để thực hiện nhiệm vụ được giao.
Theo cách hiểu này, tổ chức hoạt động của Văn phòng là việc xác định cơ
cấu, sắp xếp và bố trí các bộ phận, nhân sự trong Văn phòng để thực hiện một
nhiệm vụ, một chức năng được giao.
Điều hành được hiểu là sự chỉ đạo thực hiện các nội dung công việc theo
những yêu cầu đặt ra trước đó.
Từ hai khái niệm trên có thể rút ra được ý nghĩa của tổ chức và điều Văn
phòng: là quá trình xác định cơ cấu, nguồn lực. các nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ
phận trong Văn phòng phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và tổ chức chỉ đạo
thực hiện các nội dung công việc để đạt được mục tiêu chung.
Tại Công ty Cổ phần Sản xuất Dịch vụ Xuất nhập khẩu Từ Liêm Trưởng
phòng Tổ chức hành chính có trách nhiệm lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành

14


chung mọi hoạt động và công tác của Văn phòng Công ty Cổ phần Sản xuất
Dịch vụ Xuất nhập khẩu Từ Liêm theo chức năng, nhiệm vụ được Công ty giao
và các nhiệm vụ do pháp luật quy định; chịu trách nhiệm trước công ty, Giám
đốc Công ty và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Văn phòng Công ty
theo quy định.
Lãnh đạo, điều hành chung các hoạt động của Văn phòng, chịu trách
nhiệm trước Ban giám đốc Công ty về toàn bộ hoạt động của Văn phòng , chỉ
đạo và phân công công tác cho các Phó phòng và trực tiếp thực hiện hoặc chỉ
đạo thực hiện các công việc, lĩnh vực công tác sau đây:
- Chỉ đạo công tác tổ chức, cán bộ của Văn phòng; quản lý về
tài chính, tài sản và làm chủ tài khoản của Văn phòng.
- Xử lý, phân giao văn bản, tài liệu gửi đến công ty và Văn; ký
các văn bản thừa lệnh Tổng Giám đốc Công ty, các văn bản được ủy
quyền.
- Trực tiếp theo dõi, tham mưu và ký trình Tổng Giám đốc văn
bản các lĩnh vực: công tác hành chính, tổ chức bộ máy, tổ chức cán
bộ, thi đua khen thưởng; truyền thông đối ngoại;công tác ISO, pháp
chế, xúc tiến đầu tư, chủ trương đầu tư các lĩnh vực; công tác đoàn
thể .
- Theo dõi, tổng hợp và ký trình các văn bản thuộc các lĩnh
vực phụ trách.
- Tham mưu giúp Công ty Cổ phần Sản xuất Dịch vụ Xuất
nhập khẩu Từ Liêm trong giữ mối liên hệ với khách hàng, đối tác;
- Chỉ đạo tham mưu xây dựng và theo dõi, kiểm tra việc thực
hiện chương trình công tác và Quy chế làm việc của Công ty .
- Chỉ đạo tham mưu cho lãnh đạo trong việc xây dụng các nội
quy, quy chế, quy định và tổ chức thực hiện các nội quy, quy chế, quy

định đó.
- Chỉ đạo chung việc theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện
các quyết định, chỉ thị, văn bản chỉ đạo của công ty,Tổng Giám đốc;
15


các nhiệm vụ lãnh đạo giao.
- Thực hiện nhiệm vụ người phát ngôn của Công ty và cung
cấp thông tin cho báo chí theo quy định.
- Trực tiếp chỉ đạo công tác quản trị hành chính, đẩy mạnh ứng
dụng công nghệ thông tin trong hoạt động tại công ty, văn phòng.
- Chỉ đạo và tổ chức thực hiện việc xây dựng môi trường văn
hóa trong Công ty
- Như vậy, theo chức năng, nhiệm vụ của mình, lãnh đạo Văn
phòng là người trực tiếp tổ chức và điều hành toàn bộ hoạt động của
Văn phòng.
2.2.Thực trạng công tác lập kế hoạch:
-Chương trình, kế hoạch giúp cho cơ quan, tổ chức đạt được mục tiêu một
cách tương đối chính xác. Chương trình kế hoạch góp phần đảm bảo tính ổn
định trong hoạt động cơ quan tổ chức.
- Chương trình kế hoạch giúp tăng cường tính hiệu quả làm việc của cơ
quan tổ chức. Có chương trình kế hoạch tốt thì tiết kiệm được thời gian, chi phí,
nhân lực cho cơ quan, tổ chức trong các hoạt động.Có chương trình kế hoạch tốt
sẽ hạn chế được rủi ro trong quá trình hoạt động. Làm việc theo chương trình, kế
hoạch giúp cơ cơ quan chủ động công việc, biết làm việc gì trước, việc gì sau,
không bỏ sót công việc.
Văn phòng Công ty Cổ phần Sản xuất Dịch vụ Xuất nhập khẩu Từ Liêm
là văn phòng trực thuộc Công ty thực hiện chức năng tham mưu, giúp việc cho
Giám đốc Công ty về quản lý các nghiệp vụ văn phòng, văn thư lưu trữ, các
chương trình nghị sự, các hoạt động về thi đua tuyên truyền và văn hoá thể thao

đáp ứng các yêu cầu sản xuất kinh doanh của Công ty, cho nên sẽ thực hiện các
côn tác kế hoạch sau:
- Quản lý, tổ chức thực hiện các hoạt động về nghiệp vụ văn phòng, văn
thư lưu trữ, các hoạt động văn hoá thể thao, thi đua tuyên truyền, các chương
trình nghị sự theo đúng luật, đúng các văn bản hướng dẫn, quản lý của cấp trên
và quy chế quản lý của Công ty bao gồm nhưng không giới hạn bởi các công
16


việc sau:
- Kế hoạch tổ chức triển khai chương trình công tác của Giám đốc đến các
đơn vị, cá nhân đầy đủ, kịp thời, chính xác.
- Lập kế hoạch tổ chức các chương trình nghị sự của Công ty.
- Lập các báo cáo, chỉ thị, nghị quyết của cá chương trình nghị sự của
Công ty, có theo dõi, đôn đốc thực hiện của các đơn vị
- Tổ chức việc tiếp đón khách đến với Công ty.
- Kế hoạch quản lý, vận hành hệ thống nhà khách, các phòng họp, hội
trường của Công ty.
- Kế hoạch đôn đốc và kiểm tra thường xuyên vệc thực hiện Nội quy làm
việc ở cơ quan Công ty của cán bộ, công nhân viên
- Quản lý điều hành các tài sản, trang thiết bị, dụng cụ các phòng làm việc
của các đơn vị phòng ban.
- Tiếp nhận, kiểm tra, đối chiếu, cập nhật, phân loại để xử lý toàn bộ các
văn bản, thông tin đến, đi của Công ty chính xác, kịp thời, theo yêu cầu của từng
văn bản và Giám đỗ Công ty.
- Kế hoạch tổ chức luân chuyển, phát hành và lưu trữ toàn bộ các công
văn, hồ sơ có liên quan đến quản lý, hoạt động sản xuất – kinh doanh của Công
ty.
- Tổ chức photo, in ấn, sao lưu các loại văn bản gửi đến Công ty và gửi
trong nội bộ Công ty.

- Thực hiện quản lý con dấu của Công ty, bảo quản các loại công văn tài
liệu lưu trữ theo quy định. Kiểm tra các công văn đề nghị photo.
Tiếp nhận, kiểm tra, đối chiếu, cập nhật, phân loại để xử lý toàn bộ các
văn bản, thông tin đến, đi của Công ty chính xác, kịp thời, theo yêu cầu của từng
văn bản và Giám đỗ Công ty.
- Tổ chức luân chuyển, phát hành và lưu trữ toàn bộ các công văn, hồ sơ
có liên quan đến quản lý, hoạt động sản xuất – kinh doanh của Công ty.
- Tổ chức photo, in ấn, sao lưu các loại văn bản gửi đến Công ty và gửi
trong nội bộ Công ty.
17


- Thực hiện quản lý con dấu của Công ty, bảo quản các loại công văn tài
liệu lưu trữ theo quy định. Kiểm tra các công văn đề nghị photo.
-Quản lý, vận hành hệ thống kho lưu trữ, nhà truyền thống của Công ty.
Công tác thi đua tuyên truyền và văn hoá thể thao
- Tổ chức các cuộc thi chạy thường niên, Cup bóng đá...
- Tổ chức phổ biến, hướng dẫn và hoàn thiện hồ sơ, thủ tục đề nghị Giám
đốc, cấp trên khen thưởng cho các cá nhân, tập thể có thành tích trong hoạt động
sản xuất kinh doanh của Công ty.
- Quản lý, tổ chức thực hiện công tác thi đua tuyên truyền chính xác, kịp
thời đảm bảo nguyên tắc phát huy hiệu quả cao trong sản xuất kinh doanh và các
công tác xã hội khác của Công ty.
- Tổ chức phổ biến, hướng dẫn và hoàn thiện hồ sơ, thủ tục đề nghị Giám
đốc, cấp trên khen thưởng cho các cá nhân, tập thể có thành tích trong hoạt động
sản xuất kinh doanh của Công ty.
- Sưu tầm, phục hồi, củng cố và gìn giữ bảo quản các sản phẩm văn hóa
và giữ gìn truyền thống của Công ty.
+ Công tác khác
- Tổ chức rà soát, bổ sung sửa đổi, hoàn thiện các quy định, quy chế quản

lý thuộc lĩnh vực văn phòng, thi đua văn hóa thể thao và kiểm tra đôn đốc việc
thực hiện, tổng hợp báo cáo theo quy định.
- Tổ chức phổ biến, hướng dẫn, huấn luyện về chuyên môn nghiệp vụ
thuộc lĩnh vực phụ trách cho cán bộ công nhân viên các đơn vị, phòng ban khi
có yêu cầu.
Xây dưng chương trình kế hoạch của văn phòng trong công ty cơ cấu tổ
chức xách định các bộ phận, các phân hệ, và phòng ban các phòng ban chức
năng có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Trong đó mỗi phòng ban, hoặc bộ phận
phải được chuyên môn hóa, có trách nhiệm cũng như quyền hạn nhất định nhằm
thực hiện các chức năng quản lý
Các bộ phận quản lý: là những người đứng đầu một tổ chức hay phòng
ban chịu trách nhiệm về các quyết định của mình của mình.
18


Cơ chế hoạt động của bộ máy: xác định các mối liên hệ cơ bản và các
nguyên tắc làm việc của bộ máy quản lý cũng như các mối liên hệ cơ bản để bảo
đảm mục tiêu đề ra.
Cơ cấu tổ chức là một tập hợp của các thành phần (đơn vị và cá nhân)
trong một mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, chuyên môn và trách nhiệm
được trao một số quyền hạn của các giai đoạn khác nhau để đảm bảo việc thực
hiện các chức năng quản lý và phục vụ các mục đích chung của doanh nghiệp
được biết đến.
Mặt khác tổ chức xây dựng chương trình kế hoạch công tác thì bộ phận
văn phòng phải luôn bán sát vào thực thế vào chức năng, nhiệm vụ cụ thể của
từng bộ phận trực thuộc công ty. Từ đó đưa tổng hợp cũng như phân chia công
việc cụ thể mà các bộ phận đã đăng ký cung như thời hạn yêu cầu hoàn thành
công việc.
Trong hoạt động của Công ty mục tiêu đưa đưa ra thông qua các chương
trình kế hoạch công tác tuần, tháng, quý, năm các kế hoạch dài hạn có tính định

hướng 5 năm.Văn phòng là đơn vị chịu trách nhiệm xây dựng các chương trình
kế hoạch công tác của Công ty. Kế hoạch công tác nêu lên những mục tiêu nhiêu
vụ cụ thể đặt ra cho từng đơn vị ,bộ phận trong đó đề cập đến cả sự phối hợp
giữa các bộ phận trong thực hiện nhiệm vụ chung. Các chương trình làm việc
của Công ty đã được văn phòng tham mưu xây dựng đảm bảo đúng nguyên tắc;
nội dung bao quát, toàn diện, có trọng tâm, trọng điểm, bám sát tình hình thực
tiễn của Công ty; trong thực hiện đã kịp thời điều chỉnh, bổ sung cho phù hợp
với từng thời điểm, thời kỳ và đảm bảo đúng thẩm quyền ;trách nhiệm tập thể và
cá nhân theo quy chế làm việc .Chất lượng tham mưu xây dựng và tổ chức thực
hiện chương trình công tác ngày càng tốt hơn; chương trình công tác năm, hàng
quý, tháng của Công ty được thực hiện khá đầy đủ.
2.3. Thực trạng công tác xây dựng và điều hành theo quy chế:
Mọi tổ chức, doanh nghiệp muốn được sinh ra và đi vào hoạt động phải
tuân thủ theo những quy định về tổ chức, về cơ chế hoạt động và các điều kiện
để duy trì hoạt động .Các điều kiện đó không giống nhau giữa các tổ chức,
19


doanh nghiệp, do tính chất hoạt động, vai trò, chức năng, nhiệm vụ, lĩnh vực
ngành nghề khác nhau nên mỗi tổ chức, doanh nghiệp phải có nội quy, quy chế
hoạt động riêng.
Quy chế làm việc của Công ty Cổ phần Sản xuất Dịch vụ Xuất nhập khẩu
Từ Liêm được cụ thể hoá bằng hệ thống văn bản. Quy chế được ban hành căn cứ
vào chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban, để cụ thể hoá cách thức hoạt động
thông qua quy định về trách nhiệm, quyền hạn của cá nhân, đơn vị để cụ thể hoá
quan hệ công tác, cách thức phối hợp và quy định cụ thể về một số chế độ công
tác quan trọng.
Khi xây dựng quy chế làm việc phòng Tổ chức hành chính tập trung vào
hai vấn đề sau:
Thứ nhất là quy chế mang tính quy phạm chung được áp dụng cho toàn bộ

các doanh nghiệp. Đó là những quy định nhằm giải quyết các nhiệm vụ như:
kinh doanh, tuyển dụng, xếp ngạch lương, vấn đề đào tạo…
Thứ hai là quy chế nhằm đề ra những áp dụng đối với các cơ quan, đơn vị,
phòng ban mang tính chất đặc thù.
Quy chế làm việc tốt góp phần:
- Đảm bảo sự thống nhất trong hoạt động của công ty
- Có cơ sở để ngăn ngừa những việc làm sai trái, tuỳ tiện.
- Chống lãng phí các nguồn lực của công ty.
- Là căn cứ để tạo lề lối làm việc khoa học, chuyên nghiệp.
- Gián tiếp tạo năng suất lao động.
- Là cơ sở của hoạt động kiểm tra, giám sát.
Quy trình xây dựng quy chế của Văn phòng:
Bước 1: Xác định mục tiêu của các quy chế, quy định
Bước 2: Dư thảo nội dung
Bước 3: Lấy ý kiến đóng góp, tổng hợp ý kiến
Bước 4: Trình và xin ý kiến
Bước 5: Hoàn thiện và kí ban hành
Điều hành theo quy chế: xây dựng và tổ chức thực hiện các nội quy, quy
20


chế, quy định là một trong những phương pháp để lãnh đạo điều hành. Tại Công
ty, lãnh đạo căn cứ vào các nội quy, quy chế để đánh giá tình hình thực hiện
công việc, có căn cứ để kiểm tra đánh giá.
VD: Theo quy chế làm việc của Công ty Cổ phần Sản xuất Dịch vụ Xuất
nhập khẩu Từ Liêm, mỗi cán bộ nhân viên khi đi làm phải thực hiện chấm công
bằng cách quẹt thẻ khi đến công ty và kết thúc giờ làm.Điều này giúp lãnh đạo
Công ty nắm được số lượng cán bộ nhân viên không đi làm hoặc đi làm muộn
hàng ngày.Từ đó mà có những biện pháp điều chỉnh giúp Công ty làm việc có
quy củ, nề nếp.

2.4.Thực trạng phân công phối hợp công việc giữa các bộ phận:
Vị trí việc làm trong phòng Tổ chức Hành chính
Trưởng phòng là người đứng đầu phòng Tổ chức Hành chính chịu trách
nhiệm trước ban giám đốc công ty và trước pháp luật về việc thực hiện chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn của phòng, bộ phận phụ trách.
Phó trưởng phòng là người giúp Trưởng phòng chỉ đạo một số mặt công
tác và chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng về nhiệm vụ được phân công. Khi
Trưởng phòng vắng mặt Phó trưởng phòng được Trưởng phòng ủy nhiệm điều
hành các hoạt động của phòng tổ chức hành chính.
Việc bổ nhiệm điều động luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật, miễn nhiệm
cho tổ chức thực hiện chế độ chính sách đối với trưởng phòng, phó trưởng
phòng giao Ban Giám đốc quyết định và theo quy định của pháp luật
Cán bộ công nhân viên chuyên môn nghiệp vụ phải là những người có
phẩm chất chính trị và đạo đức tốt, có trình độ chuyên môn nghiệp vụ am hiểu
về ngành lĩnh vực được phân công phụ trách, theo dõi được áp dụng chế độ
chính sách đãi ngộ theo quy định của pháp luật, được bố trí tương xứng với các
nhiệm vụ được giao. Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ nêu trên, đặc điểm tình
hình cụ thể của phòng trình độ năng lực cán bộ công nhân viên phòng tổ chức
hành chính chia thành các bộ phận gồm:
a)Bộ phận văn phòng Ban Giám đốc: Là bộ phận tham mưu giúp việc cho
Ban Giám đốc, làm các công việc được Ban Giám đốc giao như về công tác đối
21