LỜI CẢM ƠN
Mặc dù có rất nhiều cố gắng và nỗ lực, xong do hạn chế về mặt thời
gian và kiến thức, đề tài không tránh khỏi thiếu sót. Với tinh thần cầu thị em
rất mong nhận được những ý kiến đóng góp quý báu của thầy cô giúp em
củng cố thêm nhận thức của bản thân đồng thời giúp bài luận của em được
hoàn thiện và có giá trị thực tiễn. Đó cũng là mong muốn lớn nhất của em khi
lựa chọn đề tài này.
Em xin trân trọng cảm ơn!


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN..................................................................................................1
MỤC LỤC........................................................................................................2
LỜI NÓI ĐẦU.................................................................................................1
1.Lý do chọn đề tài.........................................................................................................................1
2.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài.............................................................................1
3.Phương pháp nghiên cứu...........................................................................................................1
4.Đóng góp đề tài...........................................................................................................................2
5.Kết cấu của đề tài........................................................................................................................2

NỘI DUNG......................................................................................................3
Chương 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ MARKETING.....................................3
Một số khái niệm...........................................................................................................................3
Marketing.......................................................................................................................................3
Marketing tài liệu lưu trữ và thông tin lưu trữ.............................................................................3
Vai trò của Marketing.....................................................................................................................4
1.2. Ý nghĩa của marketing tài liệu lưu trữ....................................................................................5

Chương 2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG MARKETING
TẠI CÁC TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA........................................8
2.1. Tình hình tổ chức hoạt động Marketing tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia.......................8

2.1.1. Sản phẩm.............................................................................................................................9
2.1.2. Giá cả..................................................................................................................................10
2.1.3. Phân phối...........................................................................................................................11
2.1.4. Quảng bá............................................................................................................................11
2.1.5. Con người...........................................................................................................................12
2.1.7. Điều kiện vật chất..............................................................................................................14
2.2. Một số kết quả đạt được trong hoạt động marketing tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia
......................................................................................................................................................14
2.2.1. Về hình thức tuyên truyền, quảng bá...............................................................................14
2.2.2. Về xuất bản các ấn phẩm lưu trữ......................................................................................15

Chương 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG
MARKETING TẠI CÁC TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA...........15


3.1. Đánh giá thực trạng tổ chức hoạt động marketing tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia....16
3.1.1. Những ưu điểm..................................................................................................................16
3.1.2. Những hạn chế...................................................................................................................16
3.2. Các giải pháp nâng cao tổ chức hoạt động marketing tài liệu lưu trữ................................18
3.2.1. Tăng cường và phát triển các hình thức marketing tài liệu lưu trữ.................................18
3.2.2. Tăng cường phát triển truyền thông trong marketing xã hội tài liệu lưu trữ..................18
3.2.3. Tăng cường Marketing trong công bố tài liệu lưu trữ......................................................21

KẾT LUẬN....................................................................................................22
TÀI LIỆU THAM KHẢO............................................................................23


LỜI NÓI ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Nước ta đang thực hiện công cuộc đổi mới toàn diện đáp ứng nhu cầu

công nghiệp hóa, hiện đại hóa, mở cửa hội nhập quốc tế để đưa đất nước phát
triển sánh vai cùng các nước anh em. Thực tiễn đó đòi hỏi đất nước ta phải có
một tiền đề, một nội lực vững vàng và phong phú. Để phát triển được đất
nước, chúng ta cần thực hiện tốt các lĩnh vực: kinh tế, văn hóa, xã hội, khoa
học, y tế, giáo dục…những vấn đề trên đây không thể tách rời mối quan hệ
với tài liệu lưu trữ. Tài liệu có ý nghĩa quan trọng đối với các cơ quan nhà
nước, đoàn thể và cá nhân trong việc giải quyết các vấn đề trong cuộc sống, là
nguồn tài liệu quan trọng trong mọi ngành mọi lĩnh vực của đời sống kinh tế,
xã hội, văn hóa, chính trị, càng ngày con người càng nhận thức được vai trò
của tài liệu. Con người luôn có ý thức gìn giữ tài liệu để phục vụ nhu cầu sử
dụng và coi nó như một loại tài sản vô cùng quý giá. Chính vì thế, ngoài việc
tổ chức quản lý tài liệu có hiệu quả chúng ta cần phải quảng bá và chủ động
đưa tài liệu lưu trữ đến gần với độc giả trong và ngoài nước một cách hiệu
quả hơn nữa. Do đó, em đã lựa chọn đề tài: “Đánh giá thực trạng và các giải
pháp tổ chức hoạt động Marketing tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia”.
2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là tổ chức hoạt động Marketing tại các
Trung tâm Lưu trữ quốc gia.
Đề tài tập trung nghiên cứu sự vận dụng lý luận và thực tiễn của tổ
chức và cá nhân trong hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử thông
qua việc tổ chức hoạt động Marketing tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia. Từ
đó thấy được tầm quan trọng và giá trị của tài liệu trong sự nghiệp phát triển
đất nước.
3. Phương pháp nghiên cứu
Đề tài được nghiên cứu dựa trên cơ sở lý luận công tác lưu trữ và tài
liệu lưu trữ. Cụ thể: Phương pháp phân tích, tổng hợp được sử dụng để thực
1


hiện tổng quan các công trình nghiên cứu liên quan đến bài luận. Phân tích

chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của cơ quan để thấy được thực trạng
việc tổ chức hoạt động marketing tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia.
Phương pháp lịch sử, so sánh được sử dụng khi nghiên cứu lịch sử hình
thành và phát triển của cơ quan, đối chiếu thực trạng tổ chức hoạt động
marketing của các Trung tâm Lưu trữ quốc gia để có các bước đi chiến lược
và phát triển hoạt động marketing trong các Trung tâm Lưu trữ trong tương
lai.
Để có được bức tranh toàn diện về tổ chức hoạt động marketing tại các
Trung tâm Lưu trữ quốc gia em đã sử dụng phương pháp khảo sát thực tế tại
các Trung tâm.
4. Đóng góp đề tài
Về lý luận: Bài luận là sự khái quát về tổ chức hoạt động marketing tài
liệu lưu trữ. Từ đó thấy được vai trò và tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ
trong trong sự nghiệp phát triển đất nước và đề xuất những biện pháp để nâng
cao việc tổ chức hoạt động marketing nhằm phát huy giá trị của tài liệu lưu
trữ.
Về thực tiễn: Bài luận có thể là tài liệu tham khảo cho những người
nghiên cứu nội dung có liên quan.
5. Kết cấu của đề tài
Đề tài nghiên cứu ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu
tham khảo, đề tài được kết cấu gồm 03 chương:
Chương 1: Lý luận chung về Marketing.
Chương 2: Thực trạng tổ chức hoạt động Marketing tại các Trung tâm
Lưu trữ quốc gia
Chương 3: Một số giải pháp tổ chức hoạt động Marketing tại các Trung
tâm Lưu trữ quốc gia.

2



NỘI DUNG
Chương 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ MARKETING
Một số khái niệm
Marketing
Marketing là quá trình làm việc với thị trường để thực hiện các cuộc
trao đổi nhằm luôn thỏa mãn những nhu cầu và mong muốn của con người.
Marketing cũng có thể hiểu là một dạng hoạt động của con người (bao
gồm cả tổ chức) nhằm thỏa mãn các nhu cầu và mong muốn thông qua trao
đổi.
Hiểu một cách đơn giản, Marketing là tất cả những công việc cần thực
hiện để thu hút khách hàng đến với thương hiệu và duy trì mối quan hệ với
họ. Từ việc tạo ra các thông điệp quảng cáo có thể kết nối với khách hàng
tiềm năng, cho đến việc chọn lựa các kênh truyền thông phù hợp để phân phối
nội dung và khiến khách hàng nhớ đến thương hiệu… tất cả đều được bộ phận
marketing đảm nhiệm.
Marketing tài liệu lưu trữ và thông tin lưu trữ
Thông tin của tài liệu lưu trữ được coi là thông tin hồi cố. Trong tài liệu
lưu trữ chứa đựng nhiều thông tin quý giá nên nhiều tổ chức, cá nhân có nhu
cầu sở hữu thông tin đó. Thông tin tài liệu lưu trữ về hình thức có thể là thông
tin cấp 1 bao gồm các loại bản sao tái tạo bản văn ở dạng viết hay nói, nhạc,
tiếng động của tài liệu khác.
Nhu cầu về khối lượng và chất lượng tài liệu lưu trữ hình thành thị
trường thông tin lưu trữ - nơi có kẻ bán người mua. Bộ máy marketing thông
tin tài liệu lưu trữ sẽ kết nối giữa những người có yêu cầu mua thông tin với
những người nắm giữ, sở hữu tài liệu lưu trữ. Từ đây markting thông tin tài
liệu lưu trữ ra đời và thị trường mua bán tài liệu lưu trữ hoạt động. Tất nhiên,
cũng giống như tài liệu lưu trữ, thông tin tài liệu lưu trữ chỉ có thể được mua
bán hợp pháp. Chỉ được bán những thông tin tài liệu lưu trữ được phép khai
thác, sử dụng rộng rãi, những thông tin không thuộc bí mật quốc gia hoặc
3



không liên quan tới an ninh quốc gia, những thông tin nếu được bán không
làm phương hại tới quyền lợi hợp pháp của nhà nước, xã hội và công dân.
Rất nhiều sản phẩm thông tin lưu trữ được công chúng trong nước và khách
nước ngoài mong muốn được sở hữu chúng. Đó là những ấn phẩm công bố tài
liệu lưu trữ về nhiều đề tài như: cải cách ruộng đất, Chiến tranh biên giới…
Vai trò của Marketing
Marketing ngày càng quan trọng trong nền kinh tế toàn cầu cạnh tranh
khốc liệt. Marketing đóng một vai trò quan trọng trong việc thiết lập mối quan
hệ giữa khách hàng và các tổ chức cung cấp cho thị trường. Nó giúp làm hài
lòng các khách hàng bằng sản phẩm của doanh nghiệp qua quá trình nghiên
cứu Marketing, xây dựng, thử nghiệm sản phẩm dựa trên nhu cầu và mong
muốn của khách hàng. Đồng thời, nhờ chức năng truyền thông được thực hiện
qua việc quảng cáo, PR,… Marketing còn đóng vai trò cung cấp các thông tin
đến các khách hàng, là cơ sở chọn lựa của khách hàng. Quá trình tìm hiểu nhu
cầu khách hàng và chăm sóc khách hàng của bộ phận Marketing còn đóng vai
trò thỏa mãn nhu cầu của khách hàng.
Marketing còn đóng vai trò xây dựng hình ảnh thương hiệu, doanh
nghiệp, mang lại uy tín và sức mạnh cạnh tranh. Khi Marketing đáp ứng được
nhu cầu khách hàng và bám sát thị trường, Marketing mang lại lợi nhuận cho
doanh nghiệp, gia tăng doanh thu, bởi vậy nó đóng vai trò then chốt quyết
định thành công của một doanh nghiệp.
Trong hoạt động kinh doanh của một tổ chức, marketing giữ một vai trò
rất quan trọng. Marketing chính là cầu nối giữa người mua và người bán, giúp
cho người bán hiểu được những nhu cầu đích thực của người mua nhằm thỏa
mãn một cách tối ưu nhất. Dựa vào các mục tiêu đề ra của tổ chức mà các nhà
quản lỹ sẽ xây dựng một chương trình hoạt động marketing phù hợp bao gồm
việc phân tích các cơ hội về marketing, nghiên cứu và chọn lựa các thị trường
có mục tiêu, thiết kế các chiến lược marketing, hoạch định các chương trình

về marketing và tổ chức thực thi và kiểm tra các cố gắng nỗ lực về marketing.
4


Marketing tham gia vào giải quyết những vấn đề kinh tế cơ bản của hoạt động
kinh doanh. Thứ nhất, phải xác định được loại sản phẩm mình cần cung cấp ra
thị trường. Thứ hai, tổ chức tốt quá trình cung ứng sản phẩm. Thứ ba, giải
quyết hài hòa các mối quan hệ lợi ích giữa khách hàng, nhân viên và người
lãnh đạo.
Giải quyết tốt các vấn đề trên không chỉ là động lực thúc đẩy mạnh mẽ
hoạt động của cơ quan tổ chức, mà còn trở thành công cụ để duy trì và phát
triển mối quan hệ giữa cơ quan với khách hàng. Marketing trở thành cầu nối
gắn kết giữa cơ quan tổ chức với thị trường.
Một trong những nhiệm vụ quan trọng của marketing là tạo vị thế cạnh
tranh trên thị trường. Quá trình tạo lập vị thế cạnh tranh của doanh nghiệp có
liên quan chặt chẽ đến việc tạo ra những sản phẩm ở thị trường mục tiêu.
Marketing cần phải:
Thứ nhất, tạo được tính độc đáo của sản phẩm
Thứ hai, làm rõ tầm quan trọng của sự khác biệt đối với khách hàng
Thứ ba, tạo khả năng duy trì lợi thế về sự khác biệt của cơ quan, doanh
nghiệp. Thông qua việc chỉ rõ và duy trì lợi thế của sự khác biệt, marketing
giúp cơ quan, doanh nghiệp phát triển ngày càng nâng cao vị thế cạnh tranh
trên thị trường.
1.2. Ý nghĩa của marketing tài liệu lưu trữ
Marketing nói chung và marketing tài liệu lưu trữ nói riêng có vai trò
và ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với các Trung tâm Lưu trữ quốc gia, là cầu
nối giữa cơ quan, có nguồn thông tin tài liệu lưu trữ với khách hàng/độc giả,
người sử dụng tài liệu lưu trữ. Marketing tài liệu lưu trữ thực hiện tốt sẽ phục
vụ tốt cho lợi ích xã hội, lợi ích công dân, bởi vì thông tin có trong tài liệu lưu
trữ có vai trò và ý nghĩa:

Phục vụ lợi ích kinh tế góp phần quan trọng thúc đẩy khoa học - sản
xuất, xây dựng phát triển kinh tế của quốc gia, các ngành, các địa phương.
Phục vụ việc tìm kiếm, khai thác tài nguyên khoáng sản, quy hoạch giao thông,
5


về công nghệ, kinh nghiệm, bí quyết sản xuất và kinh doanh… giúp các chuyên
gia, nhà nghiên cứu giảm được thời gian tìm kiếm tài liệu theo phương pháp
truyền thống.
Phục vụ trong lĩnh vực chính trị, hệ thống thông tin tài liệu lưu trữ tài liệu
lưu trữ làm bằng chứng chứng minh chủ quyền quốc gia, giải quyết các xung đột
về biên giới, lãnh thổ. Là kho thông tin tư liệu để các cơ quan chức năng nghiên
cứu về đường lối, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước trong các lĩnh
vực ngoại giao, quân sự, là nguồn thông tin đáng tin cậy hỗ trợ đắc lực cho công
tác bảo vệ an ninh quốc gia, trật tự an toàn xã hội..
Phục vụ trong hoạt động quản lý, hệ thống thông tin tài liệu lưu trữ tài
liệu lưu trữ là nguồn thông tin không thể thiếu. Hàng ngày, hàng giờ các cán bộ
lãnh đạo, cán bộ quản lý ở các cơ quan, tổ chức phải thường xuyên khai thác và
sử dụng những thông tin quá khứ, thông tin dự báo trong tài liệu lưu trữ để:
hoạch định các chương trình, kế hoạch; ban hành các quy chế, quy định, các
quyết định quản lý về tổ chức, nhân sự, tài chính...
Phục vụ nhu cầu thông tin trong xã hội, cho những nhu cầu chính đáng
của nhân dân. Thực tế đã chứng minh rằng, hầu như tất cả mọi người, ai cũng đã
hơn một lần cần khai thác, sử dụng các tài liệu lưu trữ để xác nhận những thông
tin liên quan đến bản thân như: xác minh lý lịch, thời gian công tác, trình độ học
vấn, hình thức khen thưởng và kỷ luật; hoặc dùng tài liệu lưu trữ để chứng minh
quan hệ nhân thân để giải quyết các vấn đề về sở hữu và thừa kế tài sản. Ngoài
ra, tài liệu lưu trữ còn là bằng chứng được sử dụng để chứng minh, xác nhận
quyền sở hữu trí tuệ như: bản quyền các tác phẩm văn học, bản quyền các tác
phẩm văn học, bản quyền tác giả của các bài hát, bức ảnh; bản quyền của các

phát minh, sáng chế...
Nhận thức được vai trò, ý nghĩa của thông tin tài liệu lưu trữ, hoạt động
Marketing tài liệu lưu trữ được xem là hoạt động vô cùng quan trọng và cần
thiết, marketing tài liệu lưu trữ và thông tin tài liệu lưu trữ được thực hiện tốt
sẽ phục vụ cho Nhà nước, cho xã hội và phúc lợi của công dân, các nhà lưu
6


trữ xác định sứ mệnh và mục tiêu hành động của mình là không ngừng nỗ lực
phấn đấu, sáng tạo trong công việc để mang đến cho khách hàng (độc giả)
những sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao nhất.

7


Chương 2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG MARKETING
TẠI CÁC TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA
2.1. Tình hình tổ chức hoạt động Marketing tại các Trung tâm Lưu
trữ quốc gia
Hoạt động của marketing là hoạt động về trao đổi, về giao dịch, về thị
trường. Marketing là một dạng hoạt động của con người nhằm thỏa mãn nhu cầu
và mong muốn của họ thông qua trao đổi. Hoạt động của marketing là hoạt động
của nhu cầu tự nhiên và nhu cầu có khả năng thanh toán.
Môi trường marketing có thể hiểu là môi trường kinh doanh, bộ phận ra
quyết định marketing ảnh hưởng tốt hoặc không tốt tới các quyết định marketing
của công ty.
Qua khảo sát và trao đổi với cán bộ một số Trung tâm Lưu trữ quốc gia
về các nội dung của hoạt động marketing. Em thấy được, họ chưa thực sự
nhận thức được đầy đủ các hoạt động mà họ đã làm chính là hoạt động
marketing. Trên cơ sở trao đổi, khảo sát cho thấy phần lớn cán bộ các Trung

tâm cho rằng nơi họ đang công tác đều đã áp dụng hoạt động marketing, và
mới chỉ triển khai hoạt động marketing dưới dạng tự phát. Nội dung
marketing chủ yếu được lồng ghép trong các hoạt động, sự kiện của các Trung
tâm chưa có kế hoạch, chủ đích cụ thể hoặc chưa nghiên cứu, đầu tư xây dựng
chiến lược marketing một cách bài bàn, chủ động. Phần lớn trong các báo cáo
tổng kết của các Trung tâm chưa nhắc tới hoạt động marketing mà chủ yếu
nói đến hoạt động thông tin tài liệu lưu trữ tuyên truyền hay truyền thông vận
động. Do đó có thể thấy rằng nhận thức về việc ứng dụng hoạt động
marketing trong các Trung tâm mới chỉ dừng lại ở những hoạt động rời rạc,
nhỏ lẻ, tự phát. Điều này một phần do cán bộ Trung tâm phần lớn chưa được
đào tạo kiến thức về marketing.
Chính vì vậy, tác giả đã nhóm các hoạt động marketing nhỏ lẻ lại để có
được góc nhìn tổng quát, phản ánh thực trạng hoạt động marketing tài liệu lưu
trữ và thông tin tài liệu lưu trữ trong các Trung tâm Lưu trữ quốc gia (Trung
8


tâm). Cụ thể, các Trung tâm đã tổ chức hoạt động marketing tài liệu lưu trữ
như những nội dung trình bày dưới đây: sản phẩm, giá cả, phân phối, quảng
cáo, con người và điều kiện vật chất.
2.1.1. Sản phẩm
Trong những năm gần đây, các Trung tâm Lưu trữ quốc gia đã đạt được
những kết quả đáng ghi nhận trong việc thực hiện nhiệm vụ chính trị và trong
công tác chuyên môn. Cụ thể, hàng năm các sản phẩm về ấn phẩm lưu trữ thư
mục đã được độc giả thường xuyên sử dụng với tần suất cao, mức độ hài lòng
của độc giả về sản phẩm ấn phẩm lưu trữ đã đạt đến ngưỡng thành công. Tuy
nhiên, sản phẩm ấn phẩm lưu trữ còn có bất cập: sản phẩm lưu trữ sản xuất
theo chủ quan, việc định giá thấp, kênh phân phối sản phẩm khuyến mại, cho
tặng là phần nhiều do vậy bị hạn chế hoạt động quảng bá, không thiết lập
quan hệ giữa cơ quan lưu trữ với người yêu cầu.

Sản phẩm là cung cấp bản sao, bản số hóa tài liệu, bản chứng thực tài
liệu và những tấm ảnh scan từ phim, ảnh gốc; file ghi âm tại Phòng Đọc cũng
nhận được sự hài lòng của độc giả và có những phản hồi rất tích cực.
Để tìm kiếm tài liệu trong các Trung tâm Lưu trữ quốc gia, công cụ
được người dùng tin sử dụng nhiều nhất đó là các cơ sở dữ liệu. Qua khảo sát
tại website của các Trung tâm Lưu trữ quốc gia cho thấy những CSDL được
sử dụng nhiều nhất là CSDL thông tin cấp 2, tài liệu điện tử; Ngoài ra một số
Trung tâm hiện đang nâng cấp CSDL tài liệu số của mình, tiến tới khai thác
thông tin cấp 1.
Về sản phẩm biên soạn tạp chí. Loại sản phẩm này có nhiều điểm mạnh
nhưng việc biên soạn khá phức tạp và theo quy định nhà nước, các Trung tâm
Lưu trữ quốc gia hiện nay phối hợp biên soạn với Tạp chí Văn thư Lưu trữ
Việt Nam trực thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. Loại hình sản phẩm
này có hiệu quả cao, có dịch vụ mượn, trả tài liệu cho phép người dùng tin có
thể mượn tài liệu sử dụng tại chỗ hoặc mượn về nhà trong một khoảng thời
gian theo quy định và gửi trả cho cán bộ thư viện theo hướng dẫn, quy trình
9


của Trung tâm.
2.1.2. Giá cả
Phí là khoản tiền mà tổ chức, cá nhân phải trả nhằm cơ bản bù đắp chi
phí và mang tính phục vụ khi được các Trung tâm Lưu trữ quốc gia được cơ
quan nhà nước có thẩm quyền giao cung cấp dịch vụ công. Thực tiễn cho thấy
việc thu phí dịch vụ thông tin tài liệu lưu trữ đã giúp các Trung tâm Lưu trữ
quốc gia phát triển bền vững và hoạt động hiệu quả hơn do có thêm kinh phí
để triển khai các dịch vụ mới hoặc nâng cao chất lượng và mở rộng phạm vi
phục vụ của một số dịch vụ hiện tại. Tuy nhiên, nếu tính phí đúng cho tất cả
các dịch vụ thông tin tài liệu lưu trữ thì sẽ dẫn đến kết quả là một số không
nhỏ người dùng tin có thu nhập thấp sẽ không đủ khả năng sử dụng các dịch

vụ này. Đây là điều khó chấp nhận đối với nhiều người, kể cả chính những
người làm công tác lưu trữ.
Qua trao đổi đại diện lãnh đạo các Trung tâm Lưu trữ quốc gia, kết quả
cho thấy phần lớn số cán bộ của các Trung tâm Lưu trữ quốc gia cho rằng
chưa nên áp dụng cách tính giá sản phẩm. Các Trung tâm Lưu trữ quốc gia
luôn hướng đến cộng đồng nhằm phổ cập kiến thức và miễn phí trong việc
cung cấp sản phẩm không vì mục đích thương mại. Vì vậy đôi khi giá thành
sản phẩm ở các Trung tâm Lưu trữ quốc gia không phải là mục đích kinh tế
ngay cả khi nhận được các yêu cầu đặc biệt khác từ người dùng tin cũng chỉ
tính những chi phí dùng trong việc nhân bản, photocopy hoặc những chi phí
cho việc chuyển phát. Thực tế cho thấy các sản phẩm được cung cấp bởi các
Trung tâm Lưu trữ quốc gia hầu hết đều thu phí rất ít thậm trí không thu phí.
Các Trung tâm Lưu trữ quốc gia phục vụ và tạo mọi điều kiện thuận lợi cho
người đọc được sử dụng thông tin tài liệu lưu thông qua các hình thức đọc tại
chỗ, mượn về nhà (đối với ấn phẩm, tạp chí), hoặc tổ chức luân chuyển bản
sao tài liệu lưu trữ.
Bên cạnh đó, một số Trung tâm Lưu trữ quốc gia bắt đầu nghiên cứu và
triển khai việc tính giá cho việc cung cấp các sản phẩm theo yêu cầu của
người sử dụng thông tin. Cụ thể như việc biên soạn thư mục tóm tắt hoặc toàn
văn theo yêu cầu, dịch vụ tư vấn và thậm chí là dịch vụ thăm quan.

10


2.1.3. Phân phối
Kênh phân phối trong marketing nói chung và marketing tài liệu lưu
trữ và thông tin tài liệu lưu trữ nói riêng có hai hình thức phân phối cơ bản đó
là:
Hình thức phân phối trực tiếp tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia. Sự
thuận tiện về vị trí, khoảng địa điểm của các Trung tâm Lưu trữ quốc gia là

một trong yếu tố quan trọng thu hút người sử dụng thông tin lưu trữ.
Hình thức phân phối trực tuyến tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia thư
đang dần được đầu tư áp dụng và phát triển. Lợi thế của Internet đã hỗ trợ cán
bộ lưu trữ một cách tích cực trong việc mở rộng giới hạn sử dụng thông tin tài
liệu mà người dùng tin không nhất thiết phải đến trực tiếp. Dịch vụ này cho
phép mọi người dùng tin kết nối đến các Trung tâm Lưu trữ quốc gia qua
Internet và có thể trao đổi trực tiếp với nhân viên lưu trữ để được nhận sự giải
đáp thắc mắc và được hỗ trợ tìm kiếm các nguồn thông tin lưu trữ của các
Trung tâm Lưu trữ quốc gia. Tuy nhiên, lợi thế này, chưa được các Trung tâm
Lưu trữ quốc gia thúc đẩy phát triển, hệ thống mạng Internet kết nối tốc độ
chưa cao, chưa chủ động nâng cấp trong Web của mình, chưa thực sự phát
huy được lợi thế của hình thức phân phối qua website khi hiện nay hình thức
này ngày càng trở nên phổ biến.
2.1.4. Quảng bá
Công tác truyền thông vận động đã được triển khai song hành cùng các
hoạt động của mỗi Trung tâm Lưu trữ quốc gia trong những năm qua. Quảng
cáo hoạt động truyền thông marketing tài liệu lưu trữ hiện nay đã được quan
tâm triển khai ở một số Trung tâm Lưu trữ quốc gia. Các hoạt động đó được
tổ chức có thể là đột xuất hoặc định kỳ. Do vậy các hoạt động được xếp vào
hoạt động truyền thông marketing của các Trung tâm Lưu trữ quốc gia bước
đầu kế thừa được kết quả của nhau cũng như những kinh nghiệm rút ra trong
quá trình tổ chức triển khai tại Trung tâm mình. Điển hình tại Trung tâm Lưu
trữ quốc gia III, Trung tâm Lưu trữ quốc gia I, Trung tâm Lưu trữ quốc gia IV,
công tác truyền thông vận động đã tổ chức các hoạt động chuyên môn nghiệp
vụ phục vụ các hoạt động chính trị, các ngày lễ lớn của đất nước; tổ chức
trưng bày triển lãm tài liệu lưu trữ tại các bảo tàng, trung tâm văn hóa, trung

11



tâm chính trị; tham gia nhiều hoạt động thông tin, tuyên truyền, giới thiệu
sách, ấn phẩm lưu trữ phục vụ nhân dân mang ý nghĩa xã hội rộng lớn trong
xây dựng văn hoá đọc; thực hiện các chương trình phát sóng trên các kênh đài
truyền hình; tham gia với các cơ quan chức năng của tỉnh để triển khai các
hoạt động quảng cáo thông qua việc tổ chức trưng bày chuyên đề hay triển
lãm liên quan đến các sự kiện của tỉnh… hoạt động truyền thông vận động do
các Trung tâm Lưu trữ quốc gia triển khai đã được kết hợp giới thiệu, quảng
bá hình ảnh tốt về Trung tâm Lưu trữ quốc gia . Những hoạt động này nhằm
giới thiệu địa điểm đến với mọi đối trượng đến khai thác thông tin tài liệu lưu
trữ. Qua đó đã thu hút được nhiều lượt độc giả đến sử dụng tài liệu lưu trữ tại
Trung tâm Lưu trữ quốc gia. Và đây cũng là nhiệm vụ của cán bộ lưu trữ.
Có nhiều cách thức để quảng cáo hình ảnh của tài liệu lưu trữ đến với
độc giả. Hiện nay các Trung tâm căn cứ vào tình hình thực tế để sử dụng
nhiều hình thức khác nhau nhằm quảng cáo hình ảnh về mình. Trong quá trình
hoạt động các Trung tâm Lưu trữ quốc gia, việc thường xuyên xây dựng hình
ảnh tốt về Trung tâm, giới thiệu sản phẩm lưu trữ, dịch vụ lưu trữ và các hoạt
động của mình thông qua hoạt động quảng cáo cũng như việc giữ liên lạc với
người dùng tin rất quan trọng. Cán bộ lưu trữ không chỉ liên lạc trực tiếp với
độc giả mà còn cần sử dụng các hình thức quảng cáo, giới thiệu thường
xuyên, gửi thư trực tiếp, marketing nội bộ để mối quan hệ giữa hai phía thêm
bền chặt, tạo sự tin tưởng và xây dựng mạng lưới khách hàng/người dùng tin
bền vững. Việc sử dụng các hình thức tuyên truyền, quảng bá này giúp cán bộ
lưu trữ có thể nắm bắt được thông tin về khách hàng, liên hệ với khách hàng
bên trong hoặc phạm vi ngoài cơ quan. Những hình thức thông tin liên lạc này
sẽ hỗ trợ rất nhiều trong hoạt động quảng bá, truyền thông marketing cho các
Trung tâm Lưu trữ quốc gia.
2.1.5. Con người
Trên thực tế, Trung tâm Lưu trữ quốc gia ở nước ta chưa sắp xếp để
cán bộ làm marketing chuyên trách, chưa có hoạt động marketing chuyên
trách nên thiếu vắng nội dung việc gắn kết các mối quan hệ bên trong của tổ

chức trong quá trình tạo ra các sản phẩm với các mối quan hệ bên ngoài tổ
chức. Đó chính là vai trò kết nối các hoạt động bên trong của cơ quan Trung
tâm Lưu trữ quốc gia với thị trường người sử dụng tin, thị trường bên ngoài.
12


Marketing chính là việc thống nhất, kết hợp, điều chỉnh hài hòa tất cả các hoạt
động trong Trung tâm như: từ việc phối kết hợp các hoạt động chuyên môn
nghiệp vụ, công tác thu thập, xây dựng phát triển nguồn tài liệu đầu vào, ứng
dụng công nghệ thông tin, công tác phục vụ độc giả, công tác tuyên truyền
giới thiệu sách, ấn phẩm lưu trữ, sản phẩm lưu trữ, hoạt động dịch vụ khác
cho đến thông tin có trong tài liệu lưu trữ nhằm thực hiện các văn bản pháp
quy trong công tác quản lý nhà nước. Việc kết hợp và điều chỉnh hài hòa các
nội dung trên nhằm đạt được mục tiêu thỏa mãn nhu cầu của dùng tin, đem lại
giá trị cho các Trung tâm Lưu trữ quốc gia.
Có thể nói, công tác lưu trữ cần phải có marketing, việc nhận thức đúng
về hoạt động marketing sẽ đem lại cho các Trung tâm giá trị lớn đối với cộng
đồng người sử dụng thông tin lưu trữ và xã hội. Tuy nhiên nhận thức về
marketing phụ thuộc rất nhiều vào trình độ văn hóa của tổ chức và của nhà
quản trị marketing, vào đạo đức xã hội. Làm cách nào để tạo ra lợi nhuận của
tổ chức (làm kinh tế cho cơ quan), sự thỏa mãn nhu cầu mong muốn của
khách hàng và lợi ích của xã hội? trước khi thông qua một quyết định
marketing cho một sản phẩm lưu trữ.
Thực tế thăm dò cho thấy, hiện nay một số cán bộ lãnh đạo của Trung
tâm Lưu trữ quốc gia và một số viên chức rất muốn có một bộ phận làm đầu
mối cho hoạt động marketing. Họ hiểu rằng hoạt động marketing và bộ phận
phụ trách marketing cần được thực hiện và thành lập sớm, không thể tiếp tục
triển khai hoạt động marketing ở mức tự phát hay không có đầu mối phòng
ban phụ trách hoạt động này. Cần thiết phải ứng dụng marketing trong hoạt
động của Trung tâm. Trung tâm cũng cần có khách hàng, người khai thác sử

dụng thông tin tài liệu lưu trữ cần được tiếp cận đến những thông tin hữu ích
trong nguồn thông tin vô cùng có giá trị hiện các Trung tâm Lưu trữ quốc gia
đang quản lý. Đồng thời hoạt động marketing là rất cần thiết nhằm giới thiệu,
quảng bá hình ảnh, hoạt động của Trung tâm đáp ứng nhu cầu học tập, nghiên
cứu của bạn đọc đồng thời thu hút và tăng số lượng bạn đọc, nâng cao chất
lượng sản phẩm và dịch vụ thông tin… Tuy nhiên hiện nay do chưa có cán bộ
lưu trữ được đào tạo chuyên ngành marketing, chưa có Trung tâm Lưu trữ
quốc gia nào thành lập phòng marketing cho nên phần lớn cán bộ lưu trữ
chưa được trang bị kiến thức về marketing.
13


Qua tìm hiểu, người dùng tin/độc giả mong muốn được các Trung tâm
Lưu trữ quốc gia chăm sóc như những khách hàng. Bởi lẽ họ muốn nhận được
những thông tin giá trị tốt hơn nữa thông qua các sản phẩm, dịch vụ của
Trung tâm hiện đang cung cấp.
2.1.7. Điều kiện vật chất
Tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia nhận được nguồn tài chính từ:
Ngân sách Nhà nước cấp; Các khoản thu từ phí dịch vụ lưu trữ. Có cơ sở vật
chất và các trang thiết bị về lưu trữ tương đối tốt, hiện đại, các tòa nhà kho
Lưu trữ được đầu tư xây dựng có sức chứa hàng chục nghìn ki-lô-mét tài liệu
đáp ứng điều kiện bảo quản đối với nhiều loại hình tài liệu, tài liệu giấy, tài
liệu phim ảnh, ghi âm, ghi hình, phim điện ảnh, tài liệu địa bạ, tài liệu mộc
bản. Tuy nhiên, một số Trung tâm Lưu trữ quốc gia cần nâng cấp, cơ sở hạ
tầng, máy móc, và đường truyền hay đổi mới trang web đến những công nghệ
ứng dụng trong các phòng đọc truyền thống để đáp ứng nhu cầu hay thỏa mãn
của đông đảo độc giả.
2.2. Một số kết quả đạt được trong hoạt động marketing tại các
Trung tâm Lưu trữ quốc gia
2.2.1. Về hình thức tuyên truyền, quảng bá

Thời gian qua, các Trung tâm Lưu trữ quốc gia đã rất quan tâm đến
công tác tuyên truyền, quảng bá thông tin tài liệu lưu trữ bằng nhiều hình thức
khác nhau. Các Trung tâm Lưu trữ quốc gia đã tận dụng triệt để lợi thế từ
mạng xã hội để tuyên truyền thông tin, hình ảnh về tài liệu lưu trữ. Cụ thể, các
Trung tâm Lưu trữ đã tận dụng mạng Facebook, Zalo, Youtobe để đăng tải và
tuyên truyền những thông tin về tài liệu lưu trữ. Mỗi Trung tâm đã tạo cho
mình một trang Fanpage, đây là trang mạng xã hội mà ở đó có thể đăng những
thông tin về tài liệu cũng như quảng bá những hình ảnh và các hoạt động của
cơ quan để nhiều người biết đến hơn. Đến nay, các trang Fanpage của các
Trung tâm đã có nhiều lượt like và theo dõi, cụ thể: Trung tâm Lưu trữ quốc
gia I có 7.793 lượt like và 7.930 người theo dõi; Trung tâm Lưu trữ quốc gia
I có 37.655 lượt like và 37.493 người theo dõi; Trung tâm Lưu trữ quốc gia

14


III có 3.890 lượt like và 3.982 người theo dõi; Trung tâm Lưu trữ quốc gia III
có 7.489lượt like và 7.772 người theo dõi. Như vậy, có thể thấy tầm ảnh
hưởng của Trung tâm Lưu trữ quốc gia tới bạn đọc là không hề nhỏ. Hiện nay,
các Trung tâm Lưu trữ đang gấp rút xây dựng và chuẩn bị đi vào hoạt động
trang Website của Trung tâm mình. Dưới các hình thức dựa vào các trang
mạng xã hội thì hoạt động marketing này không tốn kinh phí của Trung tâm.
Bên cạnh đó, các Trung tâm Lưu trữ cũng đã tăng cường phối hợp với
các đài truyền hình, các báo, tạp chí: Quốc Hội, Quân đội, Nhân dân, An ninh
thế giới để tuyên truyền các sự kiện trưng bày, triển lãm, trao trả hồ sơ tài
liệu, biếu tặng tài liệu…Những hình thức trên đây đã gây được tiếng vang lớn
đối với người xem, đồng thời đây là hoạt động marketing hiệu quả.
2.2.2. Về xuất bản các ấn phẩm lưu trữ
Tài liệu lưu trữ là những thông tin lịch sử phục vụ cho Nhà nước, cho
xã hội và cho nhân dân. Tuy nhiên, thực tế cho thấy các ấn phẩm của các

Trung tâm Lưu trữ quốc gia hiện nay vẫn marketing nhằm phục vụ chủ yếu
cho nhà nước mà ít chú ý tới xã hội và công dân. Các ấn phẩm lưu trữ chủ yếu
để biếu các cơ quan, tổ chức còn người dân ít có cơ hội để sở hữu. Có rất
nhiều độc giả đã đến khai thác tài liệu tại Trung tâm và quan tâm tới những ấn
phẩm lưu trữ được trưng bày tại Trung tâm nhưng do điều kiện và cơ chế nên
những độc giả đó cũng không được sở hữu những tài liệu trên. Nếu xét về
khía cạnh marketing đây cũng là một thiệt thòi cho ngành lưu trữ.

Chương 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG
MARKETING TẠI CÁC TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA.
15


3.1. Đánh giá thực trạng tổ chức hoạt động marketing tại các
Trung tâm Lưu trữ quốc gia
3.1.1. Những ưu điểm
Một số lãnh đạo và viên chức của Trung tâm Lưu trữ quốc gia nhận
thấy vài trò hoạt động của marketing nói chung và marketing tài liệu lưu trữ
nói riêng đối với cơ quan lưu trữ của mình là cần thiết. Marketing sẽ giúp các
Trung tâm Lưu trữ quốc gia có những hoạt động phù hợp với nhu cầu của thị
trường hơn, cho ra đời những sản phẩm lưu trữ mang sắc màu mới, góp phần
đem lại nhiều lợi ích cho xã hội, cho cơ quan, tổ chức, cá nhân tại Trung tâm
Lưu trữ quốc gia.
Yếu tố phân phối của các Trung tâm Lưu trữ quốc gia tập trung vào trụ
sở chính, website, không gian của Trung tâm.
Các Trung tâm Lưu trữ quốc gia đã triển khai nhiều hoạt động quảng
cáo với nhiều hình thức khác nhau như: tổ chức hội thảo, hội nghị về các hoạt
động nghiệp vụ về công tác lưu trữ, hoạt động truyền thông, phát huy giá trị
tài liệu bằng nhiều hình thức nhận được sự ủng hộ đông đảo của nhân dân ở
trong nước và nước ngoài.

Trong những năm gần đây, các Trung tâm Lưu trữ quốc gia đã tăng
cường các hình thức Marketing trên mạng internet như: Youtube, Zalo,
Facebok, Fanpage…đã góp phần quảng bá thông tin, hình ảnh tài liệu lưu trữ
đến với độc giả.
Hoạt động marketing tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia thuận lợi, có
các quy trình nghiệp vụ được thực hiện khá tốt, phù hợp không bị chồng chéo,
hoặc trùng lặp. Mặt khác, trong quá trình thực hiện quy trình hoạt động của
mình, các Trung tâm cũng luôn phát huy sáng tạo, cải tiến kỹ thuật, quy trình
sao cho thực sự hiệu quả với tình hình thực tế của đơn vị.
3.1.2. Những hạn chế
Những bất cập, hạn chế của marketing tại các Trung tâm Lưu trữ quốc
gia đó là hoạt động marketing mang tính tự phát, nhận thức của cán bộ lưu trữ
về hoạt động này còn chưa đầy đủ. Nguyên nhân này do các Trung tâm Lưu
trữ quốc gia chưa xây dựng kế hoạch marketing trong hoạt động của mình.
Việc lắng nghe, lấy ý kiến của độc giả, đóng góp cho hoạt động của Trung
16


tâm chưa được triển khai thường xuyên. Trong khi họ luôn sẵn sàng hỗ trợ
mọi hoạt động của Trung tâm, đặc biệt là hoạt động marketing.
Một điều bất cập nữa là sản phẩm lưu trữ sản xuất theo ý thức chủ quan
(công bố ấn phẩm sách chỉ để làm quà biếu, tặng); việc định giá các ấn phẩm
lưu trữ chưa có sự thống nhất hoặc theo một quy định nào; khi ra một ấn
phẩm lưu trữ ít quan tâm đến bước quảng bá; bất cập về kênh phân phối sản
phẩm; bất cập về khuyến mại; không thiết lập quan hệ giữa cơ quan lưu trữ
với người yêu cầu
Nguồn lực lưu trữ đang là một vấn đề hạn chế trong hoạt động
Marketing tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia, cụ thể: viên chức chưa đáp ứng
yêu cầu vị trí, việc làm; thiếu khát vọng toàn tâm, toàn ý cho lưu trữ; kỹ năng
lưu trữ thấp; năng suất lao động thấp; thu nhập không đủ cho tái sản xuất.

Cơ sở vật chất, thiết bị lưu trữ không đồng bộ, thiếu môi trường lao
động đạt yêu cầu.
Về nguồn lực tài chính trong hoạt động marketing tại các Trung tâm
Lưu trữ quốc gia thiếu những dự án đáp ứng tốt yêu cầu; không có kinh phí từ
ngân sách; Nhà nước không công bố, triển lãm.
Một hạn chế cần lưu ý đó là, thiếu nguồn lực thông tin, các Trung tâm
Lưu trữ quốc gia đang thực hiện đề án trong đó, đề án sưu tầm tài liệu qúy,
hiếm được triển khai nhằm bổ sung những tài liệu có giá trị về nội dung, về
vật liệu chế tác để kịp thời thu thập, bổ sung về lưu trữ lịch sử.
Điều kiện về môi trường marketing trong lưu trữ như: phân công chức
năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức, cơ sở vật chất, môi trường thu hút khách
hàng, nhân khẩu học, vấn đề về chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học. Đó có
thể là những yếu tố kích thích thúc đẩy làm tốt lên hoặc cũng gây ra những
hạn chế marketing tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia.

17


3.2. Các giải pháp nâng cao tổ chức hoạt động marketing tài liệu
lưu trữ
3.2.1. Tăng cường và phát triển các hình thức marketing tài liệu lưu trữ
Tuyên truyền phổ biến rộng rãi về ý nghĩa, tầm quan trọng của tài liệu
lưu trữ và công tác lưu trữ để nâng cao nhận thức của công chúng. Nội dung
tuyên truyền chỉ rõ quyền và lợi ích thiết thực của công dân khi tiếp cận thông
tin quá khứ để giải quyết các vấn đề của chính họ trong cuộc sống hiện tại và
tương lai nhằm thúc đẩy nhu cầu tìm đọc tài liệu lưu trữ trong người dân và
đội ngũ cán bộ công nhân viên nhà nước.
Tuyên truyền về quy mô, số lượng và khả năng cung cấp tài liệu lưu trữ
của các trung tâm lưu trữ quốc gia qua các phương tiện truyền thông đại
chúng: Đài phát thanh, truyền hình, Internet, báo, tạp chí, điện thoại, phim

ảnh, triển lãm, hội nghị, hội thảo,… Phối hợp với các Bảo tàng, Thư viện, các
cơ quan truyền thông, viện phim, các tòa soạn, báo giấy và báo điện tử, để
thực hiện các chương trình quảng bá tài liệu lưu trữ quý hiếm, đặc biệt là các
di sản tư liệu.
Tổ chức những cuộc thi nhân dịp các ngày kỷ niệm lớn, các sự kiện lớn
để kích thích sử dụng tài liệu lưu trữ.
Xây dựng các chương trình tiếp cận tài liệu lưu trữ cho từng loại đối
tượng khác nhau. Tại Việt Nam các hình thức marketing nêu trên cũng được
các trung tâm lưu trữ quốc gia áp dụng tuy chưa được thường xuyên.
3.2.2. Tăng cường phát triển truyền thông trong marketing xã hội tài
liệu lưu trữ
Các phương tiện truyền thông mới hiện nay đã mở ra một thế giới đa
chiều. Các loại thông tin quá khứ có giá trị hữu ích được lưu giữ trong các
trung tâm lưu trữ nếu được quảng bá qua các phương tiện truyền thông trực
tuyến hiện đại chắc chắn sẽ thu hút nhiều người sử dụng với những tính năng
cung cấp thông tin quá khứ nhanh nhạy, toàn diện và trực tiếp. Sự ra đời của
công nghệ kỹ thuật số đã biến thế giới hiện nay thành một thế giới điện tử,
18


dẫn đến nhiều thay đổi trong các tương tác xã hội. Thông qua các phương tiện
truyền thông mới, các dịch vụ của trung tâm lưu trữ sẽ trở nên ngày càng hoàn
hảo hơn. Trang web của các trung tâm lưu trữ cần cải tiến theo hướng có giao
diện được thiết kế bằng nhiều hình ảnh động với màu sắc hấp dẫn, bắt mắt, có
khả năng tương tác cao, cho phép người sử dụng tham gia đóng góp ý kiến
của mình vào các diễn đàn mở.
Các trung tâm lưu trữ khi tiến hành hoạt động truyền thông marketing
xã hội tài liệu lưu trữ cần xác định rõ đối tượng sẽ sử dụng tài liệu lưu trữ
được quảng bá là ai. Đối tượng tiếp nhận thông tin lưu trữ có thể là từng cá
nhân, những nhóm người, những giới cụ thể hay quảng đại công chúng. Việc

xác định đúng đối tượng sẽ có ảnh hưởng quan trọng đến việc quyết định
truyền thông loại tài liệu lưu trữ nào, truyền thông như thế nào, khi nào, ở
đâu? Từ đó hoạch định nhiệm vụ và chương trình truyền thông trong một
khoảng thời gian nào đó để tăng thêm sự nhận biết của đối tượng. Vì vậy cần
tiến hành phân tích công chúng, đánh giá hình ảnh hiện tại của mình trong
công chúng và thiết kế một thông điệp có hiệu quả. Việc thiết kế một thông
điệp cần phải giải quyết ba vấn đề:
Nội dung thông điệp: cần phải ngắn gọn, xúc tích nhưng dễ hiểu, dễ
nhìn, đề cập đến lợi ích của người sử dụng tài liệu, tạo ra sự chú ý của họ và
thúc đẩy họ đi đến trung tâm lưu trữ để khai thác tài liệu.
Cấu trúc thông điệp: phải lôgíc và hợp lý nhằm tăng cường sự nhận
thức và tính hấp dẫn về nội dung đối với công chúng.
Hình thức thông điệp: thông điệp được đưa qua các phương tiện truyền
thông để gửi tới công chúng vì vậy thông điệp cần phải có những hình thức
sinh động. Để thu hút sự chú ý, thông điệp phải mang tính mới lạ, tương phản,
hình ảnh và tiêu đề lôi cuốn, kích cỡ và vị trí đặc biệt… Nếu thông điệp qua
tivi, radio thì quan trọng là từ ngữ và chất lượng đọc.
Hiệu quả của truyền thông phụ thuộc rất nhiều vào việc sáng tạo thông
điệp và sau khi thông điệp được truyền đi, các trung tâm lưu trữ phải thu nhận
19


thông tin phản hồi. Cần phải tổ chức điều tra nghiên cứu chu đáo để đánh giá
đúng mức hiệu quả của hoạt động truyền thông. Từ đó có các biện pháp điều
chỉnh nhằm hướng hoạt động truyền thông vào các mục tiêu đã định và tăng
cường hiệu quả của chúng.
Sự phối hợp các hoạt động truyền thông thường gắn với các chiến dịch
truyền thông trong những khoảng thời gian cụ thể nhất định. Để sự phối hợp
này đạt hiệu quả cao, các trung tâm lưu trữ phải xây dựng hệ thống truyền
thông của mình bằng việc lựa chọn những công cụ truyền thông phù hợp với

điều kiện và hoàn cảnh thực tế của mình.
Việc xác định ngân sách cho hoạt động truyền thông marketing xã hội
tài liệu lưu trữ chi phối lớn đến sự thành công, hiệu quả của hoạt động truyền
thông. Việc quyết định ngân sách dành cho nó được căn cứ vào mục tiêu và
nguồn lực của các trung tâm lưu trữ và ngân sách cho hoạt động marketing
được phân bố cho từng P. Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của trung tâm lưu
trữ và mục tiêu marketing cần phải xây dựng ngân sách khuyến mại trên cơ sở
xác định những nhiệm vụ cần phải hoàn thành để đạt được những mục tiêu cụ
thể và xác định những nhiệm vụ cần phải hoàn thành để đạt được những mục
tiêu chung; sau đó ước tính chi phí để thực hiện những nhiệm vụ đó. Tổng các
chi phí này chính là dự toán ngân sách cho hoạt động truyền thông marketing
xã hội tài liệu lưu trữ.
Sau một khoảng thời gian truyền thông nhất định, các trung tâm lưu trữ
cần phải đo lường tác dụng của nó đến công chúng mục tiêu xem họ có nhận
thấy hay ghi nhớ thông điệp đó không, họ đã nhìn thấy nó bao nhiêu lần, họ
đã ghi nhớ được những điểm nào, họ đã cảm thấy như thế nào về thông điệp
đó, thái độ hiện nay và trước kia của họ đối với tài liệu lưu trữ. Các trung tâm
lưu trữ cũng cần thu thập những số đo hành vi phản ứng đáp lại của công
chúng như: có bao nhiêu lượt người đã đến trung tâm? có bao nhiêu người sử
dụng tài liệu lưu trữ và nói chuyện với những người khác về nó.

20


Ngoài ra các trung tâm lưu trữ cần lưu ý đến những thay đổi to lớn
đang diễn ra trong nền kinh tế thị trường, đặc biệt là sự phân chia thị trường
đại chúng (mass market) thành nhiều phân khúc (specific target market) mà
mỗi phân khúc này đòi hỏi một phương thức truyền thông riêng của nó. Song
hành cùng với sự xuất hiện các kiểu, phương tiện truyền thông mới là trình độ
dân trí, sự hiểu biết của người dân cũng từng bước đang được nâng cao. Sự đa

dạng hoá của các công cụ truyền thông buộc các trung tâm lưu trữ phải nghĩ
đến việc thực hiện đầy đủ hơn và theo cách mới hơn, đồng thời phối hợp hài
hoà các công cụ truyền thông.
3.2.3. Tăng cường Marketing trong công bố tài liệu lưu trữ
Cần sửa đổi, bổ sung một số văn bản đã có để có thêm nội dung
marketing tài liệu lưu trữ; ban hành mới một số văn bản về marketing tài liệu
lưu trữ. Ngoài ra, cần đẩy mạnh đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ
marketing cho người làm lưu trữ. Để bồi dưỡng kiến thức về marketing cho
cán bộ, công chức, viên chức làm công tác lưu trữ cần mở các lớp bồi dưỡng
chuyên đề về marketing vào chương trình giảng dạy và sách giáo khoa cho
các trường trung cấp, dạy nghề, đại học chuyên ngành lưu trữ. Muốn có đội
ngũ giảng dạy về marketing cho sinh viên ở các trường đại học chuyên ngành
lưu trữ, họ cần phải có trình độ cao về chuyên ngành marketing.

21


KẾT LUẬN
Mỗi quốc gia, dân tộc đều có những nguồn di sản văn hóa thiêng liên
và phong phú. Tài liệu lưu trữ quốc gia cũng là di sản văn hoá và đồng thời là
tiềm năng thông tin quá khứ vô tận của mỗi quốc gia. Những thông tin của tài
liệu lưu trữ sẽ là cầu nối giữa quá khứ và tương lai; đồng thời những thông tin
đó còn là nhân chứng sống cho một thời hào hùng của dân tộc. Để góp phần
làm cho những thông tin trong tài liệu lưu trữ không bị quên lãng và những
thông tin đó mang lại lợi ích cho xã hội, những người làm công tác lưu trữ
phải thực hiện tốt sứ mệnh của mình là quản lý, bảo quản và phát huy giá trị
những nguồn thông tin đó phục vụ Nhà nước, phục vụ xã hội, phục vụ lợi ích
của công dân. Để làm tốt được điều đó, trong hoạt động quản lý, hoạt động
nghiệp vụ của mỗi Trung tâm Lưu trữ quốc gia cần phải tăng cường, đẩy
mạnh có hiệu quả công tác Marketing tài liệu lưu trữ coi đây là nhiệm vụ

không của riêng ai, đồng lòng, đồng sức cùng tâm hiệp lực thực hiện tốt hoạt
động marketing, mục đích cuối cùng là đáp ứng tốt nhất yêu cầu của khách
hàng/độc giả/người dùng tin, cho ra đời những sản phẩm mới lưu trữ, đa dạng
về dịch vụ, thu hút đông đảo quần chúng nhân dân đến với lưu trữ, coi lưu trữ
như một điểm đến tìm lại quá khứ, ký ức, trong đó trao đổi, giao dịch đem lợi
ích cho cả hai phía, từ đó nâng cao hiệu quả kinh tế cho lưu trữ, tăng thêm
kinh phí cho lưu trữ, tạo niềm vui, góp phần tăng thu nhập cho người làm
công tác lưu.
Với trách nhiệm là một cán bộ lưu trữ đang công tác tại Trung tâm Lưu
trữ quốc gia, tôi nhận thức được sứ mệnh của các nhà Lưu trữ lịch sử, và trên
cơ sở đòi hỏi thực tế của công tác chuyên môn, tôi đã mạnh dạn bước đầu
nghiên cứu về tổ chức hoạt động marketing tại các Trung tâm Lưu trữ quốc
gia và có một số nhận xét, đánh giá, cũng như đề xuất một số phương pháp,
giải pháp nhằm làm tốt hơn hoạt động marketing nói chung và marketing tài
liệu lưu trữ, thông tin lưu trữ nói riêng tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia./.

22