LỜI CẢM ƠN
Trong thời gian hai tháng thực tập tại Công ty Thời Trang Phát Triển
Cao, được sự giúp đỡ của các lãnh đạo, nhân viên trong công ty đã giúp tôi
tìm hiểu rõ hơn về công việc ở Văn phòng, tích lũy thêm được nhiều kiến
thức, kinh nghiệm bổ ích và hoàn thành báo cáo thực tập đúng thời gian quy
định. Qua đó, giúp tôi trang bị cho mình những kiến thức thực tế để thực hiện
công việc trong tương lai.
Đồng thời, tôi xin trân trọng cảm ơn thầy giáo Th.S Đặng Văn
Phong và cô giáo Th.S Lâm Thu Hằng giảng viên khoa Quản trị văn phòng đã
tận tình hướng dẫn, chỉ bảo, giúp đỡ em hoàn thành tốt bài báo cáo thực tập
này. Đồng thời, em xin chân thành cảm ơn các cán bộ, nhân viên tại Công ty
Cổ phần Thời Trang Phát Triển Cao đã hướng dẫn, tạo điều kiện cho em hoàn
thành tốt nhiệm vụ trong thời gian thực tập vừa qua.
Trong quá trình nghiên cứu tìm hiểu, tôi đã gặp khá nhiều khó khăn.
Mặt khác do trình độ còn hạn chế nên dù có cố gắng song bài báo cáo của tôi
không tránh khỏi những thiếu sót. Vì thế, tôi rất mong sẽ nhận được sự góp ý
của các thầy cô cũng như các bạn đọc.
Những ý kiến đóng góp của mọi người sẽ giúp tôi nhận ra sai sót và
qua đó có thêm nhiều nguồn tư liệu mới trên con đường học tập cũng như
nghiên cứu sau này.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày tháng năm

0


LỜI CAM ĐOAN
Tôi thực hiện bài báo cáo với đề tài “Hiện đại hóa công tác văn phòng
tại Văn phòng Công ty Cổ phần Thời Trang Phát Triển Cao”.
Tôi xin cam đoan đây là đề tài nghiên cứu khoa học do chính bản thân
tôi thực hiện trong thời gian qua. Tất cả các nội dung và kết quả nghiên cứu

trong đề tài được nêu ra ở bài báo cáo là hoàn toàn trung thực. Nếu phát hiện
có bất kỳ sự gian lận và sai lệch nào, tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về
nội dung và thông tin bài báo cáo của mình.


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN
PHẦN MỞ ĐẦU..............................................................................................1
1. Tính cấp thiết của đề tài..........................................................................1
2. Mục tiêu nghiên cứu................................................................................2
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu..............................................................2
4. Nhiệm vụ nghiên cứu..............................................................................3
5. Các nguồn tài liệu chính được sử dụng.................................................3
6. Phương pháp nghiên cứu........................................................................4
7. Cấu trúc của đề tài..................................................................................4
Chương 1. NHỮNG LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ VĂN PHÒNG VÀ HIỆN
ĐẠI HOÁ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG..........................................................5
1.1. Tổng quan về văn phòng......................................................................5
1.1.1. Khái niệm văn phòng.......................................................................5
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, ý nghĩa của văn phòng................................6
1.2. Một số vấn đề về hiện đại hóa công tác văn phòng...........................9
1.2.1. Khái niệm hiện đại hoá công tác văn phòng...................................9
1.2.2. Mục tiêu của hiện đại hóa công tác văn phòng.............................10
1.2.3. Các tiêu chuẩn để đánh giá một văn phòng hiện đại ...................10
1.2.4. Nội dung cơ bản của hiện đại hoá công tác văn phòng................11
Chương 2. THỰC TRẠNG VỀ HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
TẠI VĂN PHÒNG CÔNG TY CỔ PHẦN THỜI TRANG PHÁT TRIỂN
CAO................................................................................................................24
2.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần Thời

Trang Phát Triển Cao...............................................................................24
2.1.1. Thông tin doanh nghiệp.................................................................24
2.1.2. Quá trình thành lập, hoạt động.....................................................24
2.2. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Công Ty Cổ phần Thời
Trang Phát Triển Cao...............................................................................25
2.2.1. Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận trong công ty...................25
2.2.2. Cơ cấu tổ chức..............................................................................30


2.3. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Công ty Cổ
phần Thời Trang Phát Triển Cao.............................................................30
2.3.1. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng............................................30
2.3.2. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng.....................................................33
2.4. Thực trạng về hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng
Công ty Cổ phần Thời Trang Phát Triển Cao........................................33
2.4.1. Công tác văn thư - lưu trữ.............................................................33
2.4.2. Xử lý thông tin...............................................................................36
2.4.3. Tổ chức bộ máy làm việc...............................................................37
2.4.4. Trang thiết bị, công nghệ phục vụ cho công tác văn phòng..........40
Chương 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ VỀ
HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG CÔNG
TY CỔ PHẦN THỜI TRANG PHÁT TRIỂN CAO..................................42
3.1. Nhận xét chung...................................................................................42
3.1.1. Những kết quả đạt được................................................................42
3.1.2. Những tồn tại hạn chế...................................................................43
3.1.3. Nguyên nhân..................................................................................43
3.2. Một số giải pháp.................................................................................43
3.2.1. Đầu tư các trang thiết bị đa năng phục vụ cho công
tác văn phòng.....................................................................................43
3.2.2. Tổ chức nhân sự............................................................................45

3.2.3. Bố trí nơi làm việc một cách khoa học, hợp lý..............................45
3.2.4. Đổi mới công tác văn thư - lưu trữ trong giai đoạn hội nhập quốc
tế là điều khách quan..............................................................................46
KẾT LUẬN....................................................................................................48
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.....................................................50
PHỤ LỤC


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
“Văn phòng” là một thuật ngữ đã xuất hiện từ lâu trong lịch sử, ngay từ
thời La Mã cổ đại người ta đã lập nên những văn phòng của những “người
biện hộ” với chức năng, nhiệm vụ có những điểm tương đồng với văn phòng
hiện đại. Theo tiến trình phát triển kinh tế xã hội, văn phòng ngày càng được
nhận diện đầy đủ, toàn diện hơn. Mỗi cách hiểu về văn phòng ở mỗi thời đại
đều mang đậm những dấu ấn lịch sử về hoàn cảnh giao tiếp ngôn ngữ. Văn
phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan, tổ chức có
chức năng tham mưu, tổng hợp, giúp việc quản trị hậu cần của mỗi cơ quan,
tổ chức. Xây dựng văn phòng mạnh là yếu tố rất quan trọng để giúp cơ quan,
tổ chức đổi mới phương thức lãnh đạo và lề lối làm việc, nâng cao chất lượng
và hiệu quả của công tác lãnh đạo. Chính vì vậy, việc tăng cường xây dựng tổ
chức và cải cách hoạt động văn phòng của cơ quan, tổ chức luôn cần được
quan tâm đặc biệt. Từ đó đặt ra vấn đề công tác văn phòng và xuất hiện thuật
ngữ “văn phòng hiện đại”.
Hiện đại hóa công tác văn phòng đang là một đòi hỏi bức xúc của thời
đại. Xu thế phát triển tất yếu thời đại như toàn cầu hóa, xây dựng nền kinh tế
tri thức, cạnh tranh kinh tế gay gắt đòi hỏi mỗi ngành, mỗi lĩnh vực hoạt động
trong xã hội đều phải không ngừng đổi mới và hiện đại hóa. Trong bối cảnh
đó, văn phòng cần được nhanh chóng chuyển từ văn phòng kiểu cũ sang văn
phòng kiểu mới. Văn phòng phải có ý thức đi trước một bước so với các đơn

vị khác trong nhiệm vụ đổi mới. Văn phòng càng sớm hiện đại hoá sẽ càng
phục vụ tốt sự lãnh đạo của cơ quan, tổ chức. Một văn phòng hiện đại sẽ hạn
chế tối đa việc lãng phí thời gian, công sức, giảm chi phí về quản lý điều hành
mà vẫn đảm bảo chất lượng công việc hàng ngày. Đồng thời, nó cũng sẽ giúp
cho các nhà quản lý thoát khỏi những công việc hành chính mang tính sự vụ,
tạo điều kiện phát huy tính sáng tạo của mỗi cán bộ công chức văn phòng,
giúp họ có thời gian tập trung vào hoàn thành tốt những nhiệm vụ chính của
1


mình, tìm kiếm các giải pháp tối ưu để điều hành công việc đạt hiệu quả cao
nhất.
Mặt khác, hiện đại hóa công tác văn phòng là nội dung một học phần
trong khối kiến thức chuyên ngành mà tôi được học tại khoa Quản trị văn
phòng của Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội. Bởi vậy, tôi quyết định tiến hành
đề tài này để vận dụng lý thuyết bài học vào thực tế.
Không những thế, tôi chọn đề tài này làm bài báo cáo của mình vì tôi
rất thuận lợi trong công tác thu thâp tài liệu như: Báo cáo thực tập, tài liệu về
cơ quan nghiên cứu, sách giáo trình hay các thông tin tham khảo trên mạng,…
Tuy nhiên, chưa một Báo cáo thực tập hay giáo trình nào thể hiện được rõ đề
tài nghiên cứu này. Cho nên, tôi quyết định tiến hành triển khai đề tài này.
2. Mục tiêu nghiên cứu
Tôi lựa chọn đề tài “Hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng
Công ty Cổ phần Thời Trang Phát Triển Cao” làm đề tài cho bài báo cáo thực
tập với mục tiêu:
- Nghiên cứu cơ sở lý luận về văn phòng và hiện đại hóa công tác văn
phòng
- Tìm hiểu được chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của
Công ty và Văn phòng công ty Cổ phần Thời Trang Phát Triển Cao
- Làm rõ được tình hình hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng

Công ty Cổ phần Thời Trang Phát Triển Cao. Từ đó, đưa ra giải pháp nhằm
nâng cao hiệu quả về việc hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng
công ty.
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: Tìm hiểu về hiện đại hóa công tác văn phòng
tại Văn phòng Công ty Cổ phần Thời Trang Phát Triển Cao.
- Giới hạn phạm vi nghiên cứu
+ Không gian: Công ty Cổ phần Thời Trang Phát Triển Cao
+ Thời gian: Từ năm 2017 đến nay.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
Đề tài tập trung vào hai nội dung chính:
2


- Đánh giá thực trạng hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng
Công ty Cổ phần Thời Trang Phát Triển Cao
- Xây dựng những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hiện đại hóa công
tác văn phòng tại Văn phòng Công ty Cổ phần Thời Trang Phát Triển Cao.
5. Các nguồn tài liệu chính được sử dụng
- Sách tham khảo và Giáo trình:
+ Đồng chủ biên GS. TS. Nguyễn Thành Độ, ThS. Nguyễn Ngọc Điệp,
ThS. Trần Phương Hiền (2012). Quản trị văn phòng, Nhà xuất bản Đại học
Kinh tế Quốc dân.
+ PGS. TS Nguyễn Hữu Tri (2001). Giáo trình Nghiệp vụ văn phòng,
Nhà xuất bản Thống Kê.
+ PGS. TS. Nguyễn Hữu Tri (2005). Giáo trình Quản trị văn phòng,
Nhà xuất bản Khoa học và Kỹ thuật Hà Nội.
+ PGS. TS. Triệu Văn Cường (2016). Giáo trình văn thư, Nhà xuất bản
Lao Động Hà Nội.
+ TS. Lưu Kiếm Thanh (2009). Hành chính văn phòng trong cơ quan

Nhà nước, Nhà Xuất Bản Khoa học và Kỹ thuật.
- Báo cáo thực tập: Cao Thị Xuân. Hiện đại hóa công tác văn phòng tại
Hội Luật Gia Việt Nam (Báo cáo thực tập), Đại học Nội Vụ Hà Nội.
- Các văn bản quy phạm pháp luật: Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày
08/4/2004 của Chính phủ về Công tác văn thư; Thông tư 01/2011/TT-BNV
ngày 19/1/2011 của Bộ Nội Vụ về việc hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản hành chính.
- Tài liệu thông tin Công ty Cổ phần Thời Trang Phát Triển cao cung cấp
- Tài liệu tham khảo trên mạng:
/> /> />6. Phương pháp nghiên cứu

3


Để thực hiện đề tài này, tôi đã sử dụng những phương pháp nghiên cứu
sau:
- Đọc tài liệu. Đây là phương pháp được kế thừa ở những tài liệu có sẵn
như: Giáo trình, Báo cáo thực tập, tài liệu tham khảo trên mạng, tài liệu cơ
quan cung cấp,…
- Tổng hợp, phân tích, logic: Trong quá trình tôi thực hiện đề tài này,
đây là phương pháp được tôi vận dụng tiến hành nhiều nhất.
- Phương pháp khảo sát thực tế: Các hình ảnh, quyết định của cơ quan
trong quá trình đi khảo sát tại nơi mình thực hiện đề tài nghiên cứu đã chọn.
7. Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần Mở Đầu, Kết Luận, Tài Liệu Tham Khảo và Phụ Lục, đề
tài được triển khai thành kết cấu ba chương:
Chương 1. Những lý luận cơ bản về văn phòng và hiện đại hóa công tác
văn phòng
Chương 2. Thực trạng về hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn
phòng Công ty Cổ phần Thời Trang Phát Triển Cao

Chương 3. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hiện đại hóa công
tác văn phòng tại Văn phòng Công ty Cổ phần Thời Trang Phát Triển Cao.

4


Chương 1
NHỮNG LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ VĂN PHÒNG VÀ HIỆN ĐẠI HOÁ
CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
1.1. Tổng quan về văn phòng
1.1.1. Khái niệm văn phòng
Khái niệm “văn phòng” có thể hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau như sau:
Thứ nhất, văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một
cơ quan chức năng, phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo. Các cơ quan
thẩm quyền chung hoặc có quy mô lớn thì thành lập văn phòng, những cơ
quan nhỏ thì có phòng hành chính.
Thứ hai, văn phòng còn được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn
vị, là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó.
Thứ ba, văn phòng là nơi làm việc cụ thể của những người có chức vụ,
có tầm cỡ như nghị sĩ, tổng giám đốc, giám đốc, v.v…
Thứ tư, văn phòng là một dạng hoạt động trong các cơ quan, tổ chức,
trong đó diễn ra việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loại văn bản, giấy tờ, tức
là những công việc liên quan đến công tác văn thư.
Các cách hiểu trên về “văn phòng” phản ảnh nhận thức của chúng ta về
chức năng, nhiệm vụ của văn phòng ở mỗi thời kỳ lịch sử và trong những
hoàn cảnh giao tiếp ngôn ngữ nhất định. Tuy nhiên, trong hoạt động quản lý
hành chính cần có sự đánh giá toàn diện, đầy đủ và chính xác những hoạt
động diễn ra tại bộ phận này trong các cơ quan, tổ chức để nhằm xây dựng tổ
chức và điều hành công việc của nó ngày càng có hiệu quả. Vì vậy, chúng ta
đi đến một khái niệm thống nhất đó là: 1“Văn phòng là bộ máy của cơ quan,

tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự
điều hành của lãnh đạo, đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật
cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ chức đó.”
1

TS. Lưu Kiếm Thanh (2009). Hành chính văn phòng trong cơ quan Nhà nước, Nhà Xuất Bản Khoa học và
Kỹ thuật

5


1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, ý nghĩa của văn phòng
1.1.2.1. Chức năng của văn phòng2
 Chức năng tham mưu, tổng hợp
Thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp, văn phòng tiến hành những
hoạt động có nội dung nhiều mặt và có tính chất tổng hợp trong việc tham vấn
về mặt tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo, chỉ đạo và tổ chức sự làm việc
của lãnh đạo cơ quan, tổ chức. Như vậy, “tham mưu” bao hàm nội dung tham
vấn, còn “tổng hợp” là thống kê, là xử lý thông tin phục vụ cho hoạt động
quản lý. Việc tách bạch hai nội dung trên đây là không cần thiết, trong nhiều
trường hợp là không thể thực hiện được hoặc dẫn tới sự phiến diện, chủ quan
trong hoạt động ra quyết định quản lý. Có thể thấy, hoạt động của cơ quan, tổ
chức diễn ra phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau có tính chủ quan hoặc
khách quan. Muốn có được những quyết định đúng đắn, khoa học, người lãnh
đạo không thể chỉ dựa vào ý chí chủ quan của mình, mà còn phải xét đến
những yếu tố khách quan như ý kiến tham gia của các cấp quản lý, của những
người trợ giúp. Việc thu thập, phân tích và tổng hợp những ý kiến đó thông
thường và phần lớn được thực hiện bởi bộ phận văn phòng. Hoạt động này
mang tính tham vấn và chuyên môn sâu nhằm trợ giúp lãnh đạo lựa chọn
quyết định tối ưu. Mặt khác, kết quả tham vấn xuất phát từ việc xử lý khoa

học, đầy đủ và chính xác những thông tin đầu vào, đầu ra, kể cả những thông
tin phản hồi mà văn phòng thu thập được. Như vậy, tham mưu cần có sự tổng
hợp và tổng hợp là để tham mưu.
 Chức năng hậu cần
Các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, trang thiết bị, tài
chính, v.v… là một trong những yếu tố quan trọng đảm bảo vận hành bình
thường công việc của mọi cơ quan, tổ chức. Chúng phải được quản lý, sắp
xếp, phân phối và không ngừng được bổ sung để cung cấp kịp thời, đầy đủ
cho mọi nhu cầu hoạt động của cơ quan, tổ chức đó. Đó chính là chức năng
2

TS. Lưu Kiếm Thanh (2009). Hành chính văn phòng trong cơ quan Nhà nước, Nhà Xuất Bản Khoa học và
Kỹ thuật

6


hậu cần của văn phòng, một hoạt động có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng
cao hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Nguyên tắc của hoạt động
này là phải áp dụng phương thức quản lý sao cho với chi phí thấp nhất mà đạt
được hiệu quả cao nhất.
1.1.2.2. Nhiệm vụ của văn phòng3
Trên cơ sở các chức năng chung, cơ bản của mình, văn phòng cần thực
hiện các nhiệm vụ cụ thể như sau:
- Xây dựng chương trình công tác của cơ quan và đôn đốc thực hiện
chương trình đó; bố trí, sắp xếp chương trình làm việc hàng tuần, tháng, quý,
6 tháng, năm của cơ quan;
- Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin để từ đó tổng
hợp, báo cáo tình hình hoạt động của các đơn vị trong cơ quan; đề xuất, kiến
nghị các biện pháp thực hiện phục vụ sự chỉ đạo và điều hành của thủ trường;

- Thực hiện nhiệm vụ tư vấn văn bản cho thủ trưởng và chịu trách
nhiệm về tính pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn bản của cơ quan ban hành;
- Thực hiện công tác văn thư – lưu trữ; giải quyết các văn thư, tờ trình
của các đơn vị và cá nhân theo quy chế của cơ quan; tổ chức theo dõi việc giải
quyết các văn thư và tờ trình đó;
- Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại, giúp cơ quan, tổ chức trong công
tác thư từ, tiếp dân, giữ vai trò là chiếc cầu nối cơ quan, tổ chức mình với các
cơ quan, tổ chức khác, cũng như với nhân dân nói chung;
- Lập kế hoạch tài chính, dự toán kinh phí hàng năm, hàng quý, dự kiến
phân phối hạn mức kinh phí; báo cáo kế toán, cân đối hàng quý, hàng năm;
chi trả tiền lương, tiền thưởng, chi tiêu nghiệp vụ theo chế độ của Nhà nước
và quyết định của thủ trưởng;

3

TS. Lưu Kiếm Thanh (2009). Hành chính văn phòng trong cơ quan Nhà nước, Nhà Xuất Bản Khoa học và
Kỹ thuật

7


- Mua sắm trang thiết bị; xây dựng cơ bản, sửa chữa, quản lý cơ sở vật
chất, kỹ thuật, phương tiện làm việc của cơ quan, bảo đảm các yêu cầu hậu
cần cho hoạt động và công tác của cơ quan;
- Tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khỏe, bảo vệ trật tự, an
toàn cơ quan; tổ chức phục vụ các cuộc họp, lễ nghi, khánh tiết, thực hiện
công tác lễ tân, tiếp khách một cách khoa học và văn minh;
- Thường xuyên kiện toàn bộ máy, xây dựng đội ngũ công chức trong
văn phòng, từng bước hiện đại hóa công tác hành chính văn phòng; chỉ đạo và
hướng dẫn nghiệp vụ văn phòng cho các văn phòng cấp dưới hay đơn vị

chuyên môn khi cần thiết.
Văn phòng làm việc theo chế độ thủ trưởng. Thủ trưởng văn phòng
(Chánh, phó văn phòng) phải đề cao trách nhiệm quản lý trong văn phòng và
chịu trách nhiệm pháp lý trước thủ trưởng cơ quan. Tuy nhiên, đối với một số
vấn đề quan trọng có liên quan đến chủ trương, nhiệm vụ, chương trình công
tác, báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ hàng năm, 6 tháng, thành lập hoặc
giải thể các bộ phận thuộc văn phòng, quy hoạch cán bộ, công chức văn
phòng xây dựng cơ bản, mua sẵm trang thiết bị có giá trị lớn, v.v… nên tiến
hành theo chế độ tập thể lãnh đạo, quyết định theo đa số, cá nhân phụ trách.
Chánh văn phòng là người điều hành chung, chịu trách nhiệm về toàn bộ công
tác văn phòng, chỉ đạo công tác của các phó chánh văn phòng và trực tiếp chỉ
đạo một số công việc quan trọng như xây dựng và theo dõi thực hiện chương
trình, kế hoạch công tác cơ yếu, v.v… Có thể có hai phó chánh văn phòng:
một phụ trách tổng hợp, người kia phụ trách hành chính – quản trị.
Hiệu quả của công tác văn phòng có ý nghĩa quan trọng, nhiều khi có ý
nghĩa quyết định đối với thành công trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, bởi
lẽ: văn phòng giải phóng cho lãnh đạo khỏi tình trạng sự vu không đáng có,
tập trung vào những công việc chính, quan trọng, chỉ đạo điều hành công việc
khoa học và có kết quả hơn; bảo đảm sự hoạt động đồng bộ, thống nhất, liên
tục, sự phối hợp nhịp nhàng trong cơ quan, tổ chức; đảm bảo hoạt động của
8


cơ quan, tổ chức tuân thủ pháp luật, giữ vững kỷ luật, kỷ cương; giữ được vai
trò là cầu nối trong quan hệ công tác với cấp trên, cấp dưới, với các cơ quan,
tổ chức khác và với nhân dân nói chung.
1.1.2.3. Ý nghĩa của công tác văn phòng
Công tác văn phòng bao gồm cả việc tổ chức các yếu tố vật chất tồn tại
và biến đổi theo hoạt động của văn phòng. Nếu công tác văn phòng hoạt động
có hiệu quả thì nó sẽ mang lại những ý nghĩa to lớn sau:

Giúp cho cán bộ lãnh đạo nắm được tình hình. Cán bộ văn phòng nắm
tình hình sai thì lãnh đạo sẽ giải quyết công việc không đúng.
Văn phòng là trung tâm xử lý thông tin phục vụ lãnh đạo cơ quan,
doanh nghiệp. Hiệu quả hoạt động của văn phòng có tác dụng trực tiếp đến
tính chính xác và kịp thời của các quyết định quản lý của người lãnh đạo.
Công việc văn phòng không chỉ diễn ra trong nội bộ văn phòng mà còn diễn
ra trong phạm vi toàn cơ quan, doanh nghiệp nên đã có tác động, tầm ảnh
hưởng đến chất lượng, hiệu quả hoạt động của toàn bộ cơ quan, doanh nghiệp;
Văn phòng là đầu mối giao tiếp, là bộ mặt của cơ quan, là “hình ảnh
nhìn thấy” của một cơ quan, doanh nghiệp và do đó cũng gắn liền với uy tín,
hiệu quả hoạt động của cơ quan và phản ánh chính năng lực quản lý, điều
hành của người lãnh đạo cơ quan, doanh nghiệp đó.
1.2. Một số vấn đề về hiện đại hóa công tác văn phòng
1.2.1. Khái niệm hiện đại hoá công tác văn phòng
Hiện đại hoá công tác văn phòng là quá trình xử lý các kỹ thuật tự động
hoá vào quy trình nghiệp vụ văn phòng. Một văn phòng hiện đại bao giờ cũng
gắn liền với việc áp dụng những tiến bộ khoa học vào công tác văn phòng.
Vậy có thể hiểu khái niệm hiện đại hoá như sau:
Hiện đại hoá công tác văn phòng là việc ứng dụng các tiến bộ khoa học
công nghệ tiên tiến vào hoạt động văn phòng. Đặc biệt là việc ứng dụng công
nghệ thông tin vào các nghiệp vụ văn phòng từ văn thư lưu trữ, quản lý thông
tin, xử lý thông tin…cho đến môi trường làm việc nhằm giảm thiểu sức lao
9


động của con người mà vẫn bảo đảm hiệu quả công việc và duy trì được năng
suất lao động cao.
1.2.2. Mục tiêu của hiện đại hóa công tác văn phòng4
Để đáp ứng được những yêu cầu ngày càng cao đối với hoạt động chức
năng và hoàn thành tốt những nhiệm vụ của mình, văn phòng phải luôn luôn

được hiện đại hóa. Một văn phòng hiện đại sẽ hạn chế tối đa việc lãng phí thời
gian, công sức, giảm chi phí về quản lý điều hành mà vẫn đảm bảo tốt chất
lượng công việc hàng ngày. Đồng thời nó cũng sẽ giúp cho các nhà quản lý
thoát khỏi những công việc hành chính mang tính sự vụ, tạo điều kiện phát
huy tính sáng tạo của mỗi cán bộ, công chức văn phòng, giúp họ có thời gian
tập trung vào hoàn cảnh tốt những nhiệm vụ chính của mình, tìm kiếm các
giải pháp tối ưu để điều hành công việc đạt hiệu quả cao nhất.
Hiện đại hóa công tác văn phòng là một việc làm cần thiết, phù hợp với
xu hướng của thời đại, đáp ứng được những đòi hỏi của công cuộc đổi mới và
do đó phải được các cấp, các ngành đặc biệt quan tâm và hỗ trợ.
1.2.3. Các tiêu chuẩn để đánh giá một văn phòng hiện đại 5
Ngày nay với những thành tựu của công nghệ tin học, máy tính và công
nghệ truyền thông đã làm cho hoạt động của văn phòng thay đổi căn bản. Hầu
hết các công việc của văn phòng đều có sự hỗ trợ của công nghệ thông tin,
của máy vi tính và các phương tiện kỹ thuật hiện đại. Bên cạnh đó văn phòng
là bộ máy làm việc rất quan trọng trong một cơ quan, có nhiệm vụ chủ yếu là
thu thập, tổng hợp, xử lý thông tin giữa thông tin bên trong bên ngoài cơ
quan, đơn vị, giúp cho lãnh đạo đưa ra các quyết định kịp thời, chính xác,
sáng suốt, hiệu quả. Muốn làm tốt các nhiệm vụ này văn phòng phải được, tổ
chức bố trí một cách hiện đại với các tiêu chuẩn sau:
Các trang thiết bị, đồ dùng dụng cụ phục vụ cho công tác văn phòng
phải đựoc trang bị mua sắm đầy đủ. Đồng thời chúng phải đạt tới một tiêu
4

TS. Lưu Kiếm Thanh (2009). Hành chính văn phòng trong cơ quan Nhà nước, Nhà Xuất Bản Khoa học và
Kỹ thuật.
5
Cao Thị Xuân. Hiện đại hóa công tác văn phòng tại Hội Luật Gia Việt Nam (Báo cáo thực tập), Đại học
Nội Vụ Hà Nội.


10


chuẩn, một chuẩn mực nhất định, đảm bảo phục vụ và đem lại hiệu quả công
việc một cách tối đa. Nhất là các phương tiện thu và xử lý thông tin cần được
chú trọng nhiều hơn. Vì thu thập, xử lý và quản lý thông tin là nhiệm vụ hàng
đầu của văn phòng.
Về nguồn nhân lực trong văn phòng: Một văn phòng hiện đại không
dừng lại là các trang thiết bị hiện đại mà cần phải có con người hiện đại mới
có thể vận hành điều khiển các trang thiết bị đó. Trong văn phòng hiện đại
người quản trị văn phòng ngoài tri thức, kỹ năng nghiệp vụ chuyên môn cần
trau dồi tri thức kỹ năng, tập quán làm việc với máy vi tính. Cách quản lý, tổ
chức cán bộ, nhân viên, cũng như quản lý các công việc trong văn phòng cần
hết sức khoa học và hợp lý.
Ngoài ra văn phòng còn phải xây dựng các chương trình hoạt động
tháng, quý, năm cho từng hoạt động trong cơ quan như việc đề ra các khoản
chi tiêu trong tháng tới, quý tới, số lượng công nhân viên cần có... một cách
nhanh chóng kịp thời.
1.2.4. Nội dung cơ bản của hiện đại hoá công tác văn phòng6
Ngày nay, một văn phòng hiện đại được mô tả bằng những thuật ngữ
khá mới mẻ như: “Văn phòng điện tử” “Văn phòng tự động hoá” hay “Văn
phòng không giấy”. Đây là những lý thuyết mà hầu hết các nhà quản trị đều
biết đến, nhưng điều làm họ quan tâm không phải chỉ là những lý thuyết
suông như vậy. Mà điều làm cho họ phải quan tâm suy nghĩ đó là làm như thế
nào để có một văn phòng hiện đại như vậy? Câu trả lời rất đơn giản đó là cần
biết ứng dụng cách mạng khoa học công nghệ vào công tác văn phòng nhằm
mang lại hiệu quả cao trong hoạt động của cơ quan đơn vị. Câu trả lời không
khó xong việc thực hiện như thế nào thì hoàn toàn không đơn giản. Bởi vì
muốn xây dựng một “Văn phòng không giấy”, một “Văn phòng điện tử”...
hay nói cách khác muốn xây dựng nên một văn phòng theo hướng hiện đại

hoá cần phải chú ý đến các mặt cơ bản sau:
6

Cao Thị Xuân. Hiện đại hóa công tác văn phòng tại Hội Luật Gia Việt Nam (Báo cáo thực tập), Đại học
Nội Vụ Hà Nội.

11


- Trang thiết bị kỹ thuật
- Công tác văn thư – lưu trữ
- Xử lý thông tin
- Tổ chức bộ máy làm việc
1.2.4.1. Công tác văn thư – lưu trữ 7
Công tác văn thư - lưu trữ có vai trò rất quan trọng trong việc bảo đảm
thông tin phục vụ cho nhu cầu quản lý và điều hành theo đúng chức năng,
nhiệm vụ được giao của cơ quan. Công tác văn thư nếu được chú trọng đúng
mức sẽ tác động lớn đến năng suất lao động quản lý, giúp cho việc giải quyết
công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, đúng đường lối chính
sách. Đồng thời tạo điều kiện cho việc quản lý, kiểm tra trong cơ quan, đơn vị
được chặt chẽ hơn.
Công tác văn thư – lưu trữ được xác định là một mặt hoạt động của bộ
máy quản lý nói chung. Trong văn phòng công tác văn thư – lưu trữ là nội
dung quan trọng chiếm phần lớn nội dung hoạt động của văn phòng. Bất cứ
một cơ quan nào dù là cơ quan hành chính nhà nước, một tổ chức kinh tế, tổ
chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp muốn hoạt động được đều phải làm
công tác văn thư – lưu trữ. Như vậy, công tác văn thư – lưu trữ gắn liền với
hoạt động của các cơ quan, tổ chức, là một công việc không thể thiếu, một
mắt xích trong guồng máy hoạt động của cơ quan, đơn vị.
Công tác văn thư – lưu trữ được chia thành các khâu cơ bản như: Soạn

thảo văn bản; in ấn văn bản; tra tìm và phục vụ sử dụng; chuyển giao văn bản.
 Soạn thảo văn bản
Soạn thảo văn bản là công việc quan trọng diễn ra hàng ngày trong tất
cả các cơ quan Nhà nước, các đơn vị, các tổ chức. Việc soạn thảo văn bản
trước hết thể hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, vị trí, phạm vi hoạt động
và mối quan hệ giữa các cơ quan trong hệ thống tổ chức. Đồng thời các văn
bản là thành quả của các cơ quan trong quản lý. Việc soạn thảo văn bản được
7

Cao Thị Xuân. Hiện đại hóa công tác văn phòng tại Hội Luật Gia Việt Nam (Báo cáo thực tập), Đại học
Nội Vụ Hà Nội

12


thực hiện theo đúng như quy định của Nhà nước. Ở nước ta việc ban hành văn
bản theo đúng thẩm quyền được quốc hội khoá IX thông qua tại kỳ họp thứ X
ngày 12 tháng 11 năm 1996 từ điều 13 đến điều 19 trong luật ban hành văn
bản quy phạm pháp luật. Còn thể thức văn bản thì được quy định tại thông tư
55 của chính phủ.
Soạn thảo văn bản còn là quy trình xử lý ký tự của từng từ riêng biệt,
đến việc xử lý các mối quan hệ ngữ nghĩa và liên kết giữa các từ để thành văn
bản. Quy trình soạn thảo văn bản có thể được tiến hành dưới hai hình thức:
- Thứ nhất: là soạn thảo văn bản bằng tay. Đây là phương pháp rất thủ
công mà không mang lại hiệu quả cao. Để có được một văn bản hoàn chỉnh
trước tiên ta bắt đầu trên trang giấy nháp, và qua rất nhiều công đoạn sửa
chữa từ ngữ dẫn tới việc đó là phải tốn nhiều lần soạn thảo, chép lại để có
hiệu quả cao, tức là đạt tới tiêu chuẩn cao của văn bản. Như vậy việc soạn
thảo văn bản bằng tay còn rất nhiều hạn chế, tốn kém nhiều thời gian, mà kết
quả mang lại không cao.

- Thứ hai: là soạn thảo văn bản bằng máy. Theo phương thức này thì thì
việc soạn thảo có nhiều thuận lợi và ưu điểm hơn. Khi soạn thảo văn bản bằng
máy ta có thể chèn, xoá, thêm chữ, thêm đoạn... mà hoàn toàn có thể tạo thành
một văn bản hoàn chỉnh sạch sẽ ngay trên máy trước khi in ra giấy, không
phải tốn nhiều lần soạn thảo, sao chép lại. Máy tính còn giúp người soạn thảo
chuyển đổi các phần đoạn khác nhau trong văn bản một cách dễ dàng. Mặt
khác nếu máy tính đã được mẫu sẵn với đầy đủ thể thức theo tiêu chuẩn (các
Template) thì người soạn thảo sẽ thuận lợi rất nhiều để đi sâu tập trung vào
phần nội dung của văn bản. Ngoài ra một số máy tính còn cài đặt một số
chương trình có phương tiện kiểm tra lỗi chính tả trong quá trình soạn thảo.
Như vậy việc soạn thảo trên máy có rất nhiều ưu điểm, tiết kiệm được thời
gian, tiền bạc.
Hiện nay với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ, đặc biệt
là công nghệ thông tin. Trên thị trường có rất nhiều sản phẩm phục vụ cho
13


hoạt

động

này

như:

WORD

PERFECT,

WORD


STAR,

AMI

PROFFESSIONAL, MICROSOFT WORD... Trong đó WORD PERFECT,
AMI PROFFESSIONAL, cho phép kết hợp văn bản với đồ hoạ trên cùng một
trang. Trên thị trường hiện nay các phần mềm của Microsoft chiếm đa số gần
như tuyệt đối trong sự lựa chọn của người tiêu dùng Việt Nam. Theo kết quả
bình chọn sản phẩm PC năm 1999 của tạp chí PC Word Việt Nam có:
- Trong soạn thảo văn bản: 99,2% chọn MS WORD
- Trong tính toán: 99,58% chọn MS EXEL
- Trong quản lý: 79,52% chọn MS ACCESS
Sở dĩ có nhiều người tin dùng MS như vậy là bởi vì ngoài vấn đề dễ sử
dụng thì nó còn có các chương trình hướng dẫn cụ thể, việc liên kết chặt chẽ
giữa các chương trình riêng biệt khác như MS Word, MS Exel,... cho phép nó
thực hiện một loạt kỹ xảo tiên tiến, đặc biệt trong thao tác soạn thảo văn bản
và trình bày, hơn nữa các dịch vụ này được cung cấp trọn bộ.
Để khắc phục được những hạn chế của máy vi tính thông thường là
phải nhập dữ liệu bằng bàn phím, phải gõ rất nhiều và cũng phải thuộc lòng
những lệnh phức tạp. Chức năng bản viết với việc thay thế bàn phím bầng
một cây bút điện tử cho phép người sử dụng nhập dữ liệu và xử lý văn bản rất
đơn giản. Các sản phẩm này hiện đang được bán rộng rãi khắp thế giới và tại
một số thị trường nội địa.
 In ấn văn bản
Kết thúc quá trình soạn thảo văn bản, chỉnh sửa văn bản, chuyển sang
in ấn văn bản khi văn bản đã được hoàn chỉnh. Khi văn bản đã được sửa chữa,
được người có thẩm quyền duyệt, ký tắt thì bắt đầu giai đoạn in ấn văn bản.
Trước kia ở các cơ quan đơn vị còn sử dụng các phương pháp thủ công
như: đánh máy cơ khí, đánh máy trên giấy nến rồi quay máy in rôneo rất nặng

nề tốn kém lao động mà vẫn không đảm bảo được yêu cầu giao dịch trên
phạm vi quốc gia cũng như chưa đáp ứng nhu cầu giao dịch trên phạm vi
quốc tế hiện nay.
14


Ngày nay, với kỹ thuật in tự động bằng máy tính đã đạt được mức độ
tối ưu mà các phương pháp trước đó chưa có như:
- In bằng máy vi tính có thể sửa chữa văn bản trên máy;
- In bằng máy vi tính có thể chọn chế độ trang tuỳ ý nhờ các kỹ thuật
như in nén, in gạch dưới, in đậm, in thưa...
- Văn bản hoàn chỉnh được lưu trên đĩa để từ đó rút ra số lượng bản tuỳ
theo yêu cầu mà không phải đánh máy lại.
 Tra tìm và phục vụ sử dụng
Mục đích của việc xây dựng cơ sở dữ liệu đã được xác định là phục vụ,
quản lý và tra tìm văn bản. Quản lý bằng máy tính sẽ thay thế các sổ đăng ký
văn bản. Ngoài ra ta có thể theo dõi cả việc chuyển giao văn bản, việc giải
quyết văn bản và lập hồ sơ công việc. Tra tìm bằng máy sẽ giải quyết các yếu
tố của từng văn bản riêng biệt trên sổ đăng ký công văn đi, đến ngoài ra còn
phải đáp ứng yêu cầu tổng hợp thông tin của những văn bản gộp lại như: tìm
văn bản theo từng người ký, từng chuyên đề, từng cơ quan, từng lĩnh vực hoạt
động, tìm văn bản theo mức độ mật... Như vậy nhờ có máy vi tính mà việc tra
tìm và phục vụ sử dụng văn bản được thuận lợi, nhanh chóng, dễ dàng hơn rất
nhiều so với những phương pháp thô sơ trước kia.
 Chuyển giao văn bản
Văn bản đi - đến được thiết kế trên hai cơ sở dữ liệu riêng biệt. Vì vậy
việc thiết kế các trường của biểu ghi, yêu cầu quản lý, theo dõi với hai loại
văn bản này khác nhau. Nhưng hai cơ sở dữ liệu này có liên quan tới nhau,
luôn so sánh đối chiếu với nhau.
Lưu toàn bộ văn bản từ sau khi soạn thảo và ban hành văn bản. Tuy

nhiên vẫn phải lưu hai bản chính ở văn thư và bộ phận đã soạn thảo văn bản
đó, để đảm bảo cơ sở pháp lý và giải quyết những vấn đề quan trọng.
Công nghệ thông tin với những thành tựu kỳ diệu của công nghệ tin
học, máy tính và công nghệ truyền thông đã làm cho các hoạt động của văn
thư thay đổi rất nhiều. Hầu hết các công việc hiện nay của văn thư đều có sự
15


hỗ trợ của máy vi tính và các trang thiết bị công nghệ hiện đại. Hiện nay, máy
vi tính qua việc nối mạng để xử lý luồng thông tin đầu vào trong mạng nội bộ
LAN (Local area network) và mạng rộng WAN (Wide area network) để xử lý
luồng thông tin đầu ra. Tất cả các công văn giấy tờ, thông tin... phần lớn được
xử lý và truyền lên mạng với hệ máy vi tính. Do vậy không cần sao chép,
nhân in công văn và phân phát theo kiểu thủ công, qua đường bưu điện như
trước.
Để nhanh chóng xử lý thông tin đầu vào, đầu ra trong cơ quan người ta
thường nối các máy vi tính thành mạng để liên hệ làm việc với nhau bằng
nhiều loại mạng khác nhau tuỳ theo tính chất công việc như: mạng đơn giản,
mạng nội bộ, mạng mở rộng, mạng toàn cầu.
- Văn thư điện tử: Do việc gửi thư qua đường bưu điện thường chậm
chạp, đắt và nhiều khi không kịp thời hay bị thất lạc. Để khắc phục tình trạng
này văn phòng của các cơ quan đơn vị hiện nay đã ứng dụng công nghệ thông
tin vào trong công việc của mình, cụ thể là việc sử dụng văn thư điện tử. Văn
thư điện tử là các loại văn bản, dữ kiện, hình ảnh và cả tiếng nói. Nó được
truyền và nhận qua máy điện báo, máy fax, trạm truyền tải văn bản, máy vi
tính chính và cả màn hình phục vụ hội nghị từ xa.
- Thư điện tử (Email): Email là hệ thống gửi tin qua đường dây điện
thoại trực tiếp từ máy vi tính này qua máy vi tính khác. Các máy vi tính này
có thể được nối với nhau trong cùng một cơ quan (gọi là mạng nội bộ LAN)
hay có thể truyền qua mạng rộng WAN, hay trên toàn cầu (internet). Email

vừa rẻ, vừa đa dạng, hấp dẫn nên Email được sử dụng ngày càng rộng rãi ở
trong nước cũng như trên thế giới.
Với việc ứng dụng các công nghệ khoa học, công nghệ thông tin vào
công tác văn phòng làm cho các hoạt động trong văn phòng ngày một khoa
học và công nghệ hoá hơn. Tất cả các công việc của văn phòng từ công việc
văn thư, lưu trữ, xử lý thông tin, quản trị hậu cần để thực hiện các chức năng

16


tham mưu, tổng hợp, hậu cần đều được hệ thống máy tính và các thiết bị hiện
đại hỗ trợ xử lý.
Hiện nay ngoài việc lưu trữ dữ liệu bằng các CD - Rom, ta còn có thêm
một công cụ rất hữu ích và tiện dụng là USB, đây là một công cụ thông dụng
nhất hiện nay. Một USB có thể lưu trữ được hàng kho dữ liệu. Hơn nữa trọng
lượng của USB nhỏ, gọn, nhẹ nên dễ dàng cho việc vận chuyển và mang theo
bên người.
1.2.4.2. Xử lý thông tin 8
Ở nước ta hiện nay việc ứng dụng công nghệ thông tin đã được phổ
biến trên tất cả các tỉnh thành của cả nước. Theo nghiên cứu của ban tổ chức
Chính phủ, xét theo trình độ ứng dụng công nghệ thông tin, các hệ thống
thông tin quản lý của các đơn vị được điều tra có thể chia thành ba mức đó là:
mức cao, mức trung bình và mức thấp. Trong những năm gần đây ta đã xây
dựng cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin. Hầu hết các bộ ngành, tỉnh, thành
phố trực thuộc Trung ương đã xây dựng được mạng máy tính nối với các đơn
vị chủ chốt của mình. Mạng diện rộng của chính phủ đã liên kết các mạng
trung tâm của tất cả các tỉnh thành và các bộ ngành trên cả nước.
Hiện nay, số người sử dụng internet phải kể đến con số hàng triệu
người, nhất là đối tượng là các sinh viên đai học và cao đẳng. Trong cuộc
sống hàng ngày nói chung và trong công tác văn phòng nói riêng mỗi vấn đề

đều có những cách giải quyết khác nhau. Vấn đề đặt ra là phải lựa chọn
phương án nào cho phù hợp nhất. Việc thu thập thông tin đóng vai trò rất quan
trọng. Có nhiều loại thông tin khác nhau và mỗi loại có cách biểu hiện riêng
về phạm vi cũng như hiệu quả, vai trò, tác dụng nhất định trong cuộc sống.
Thông tin ngày càng đóng vai trò quan trọng, nhu cầu khai thác, xử lý và
truyền thông tin ngày càng trở nên thiết yếu. Việc ứng dụng công nghệ thông
tin nhằm nâng cao hiệu quả quản lý ngày càng có ý nghĩa quyết định với đơn
8

Cao Thị Xuân. Hiện đại hóa công tác văn phòng tại Hội Luật Gia Việt Nam (Báo cáo thực tập) Đại học
Nội Vụ Hà Nội

17


vị. Trong văn phòng hiện đại việc xử lý thông tin được thực hiện qua năm
bước sau:
B1: Tổ chức các kênh thông tin
B2: Thu thập, phân loại thông tin
B3: Tìm kiếm, xử lý thông tin
B4: Truyền bá, phổ biến thông tin
B5: Bảo quản, lưu trữ thông tin
Để xử lý các luồng thông tin đầu vào, đầu ra người ta nối các máy tính
thành mạng để tiện liên hệ, làm việc vơi nhau. Như mạng LAN, mạng WAN,
mạng Internet...
Với những ứng dụng của công nghệ thông tin vào công tác văn phòng
làm cho hoạt động của văn phòng được khoa học và công nghệ hoá. Tất cả
các công việc của văn phòng từ công tác văn thư, lưu trữ, xử lý thông tin,
quản trị hậu cần để thực hiện chức năng tham mưu, điều hành tổng hợp đều
được hệ thống máy vi tính cùng các trang thiết bị của công nghệ thông tin hỗ

trợ, xử lý. Các hoạt động trên đều được thực hiện theo những quy trình cần
thiết. Vì vậy nếu cán bộ công nhân viên trong văn phòng đủ trình độ xử lý thì
chắc chắn “văn phòng hiện đại” sẽ đóng góp ngày càng đắc lực cho cơ quan,
tổ chức trong việc thực hiện chức năng nhiệm vụ của mình. Ở văn phòng hiện
đại cách tổ chức, quản lý cán bộ công nhân viên cũng như mạng máy tính
được đơn giản hơn. Một số cán bộ, nhân viên trong văn phòng có thể làm việc
trên máy vi tính tại nhà. Các cơ sở dữ liệu thông tin được trao đổi qua mạng
và hình thức “công sở gia đình” (office at home) đang có điều kiện thực hiện.
Trong văn phòng hiện đại người quản trị văn phòng phải được đào tạo
chuyên nghiệp về nghiệp vụ hành chính văn phòng, có khả năng gánh vác và
uỷ thác trách nhiệm, trau rồi kiến thức kỹ năng tập quán làm việc với máy vi
tính. Người quản trị hiện đại phụ thuộc nhiều vào nơi làm việc, vào nơi đặt
máy tính của họ. Họ phải dành nhiều thời gian để đánh giá, phân tích và xử lý
thông tin từ nhiều nguồn qua máy tính. Với công nghệ thông tin, người quản
18


trị văn phòng có thể khai thác cơ sở dữ liệu từ nhiều nguồn qua các máy trong
nội bộ và mạng rộng với nguồn gốc chính xác nhiều công việc khác nhau, biết
chi phối công việc và xử lý chọn lọc các nguồn thông tin hợp lý giúp lãnh đạo
ra các quyết định kịp thời. Họ còn phải là người có trách nhiệm với công việc,
có óc sáng tạo, nhanh nhẹn và linh hoạt, đặc biệt là đề xuất ý kiến hợp lý.
Luôn tìm tòi, học hỏi, nghiên cứu và tiếp cận với công nghệ văn phòng hiện
đại. Ngày nay tin học là ngành nghiên cứu việc thu thập và xử lý thông tin sao
cho đạt hiệu qủa cao nhất. Tin học ngày nay càng có khả năng thu thập và đi
sâu vào cuộc sống nhờ những thiết bị công nghệ hiện đại và những sản phẩm
phần mềm tiện ích, cho phép con người khai thác triệt để khả năng lao động
tư duy.
1.2.4.3. Tổ chức bộ máy làm việc 9
Bộ máy làm việc được tổ chức theo xu thế hiện đại, khoa học tạo lập

được ý thức tự giác của người lao động làm việc trong bộ máy, tiết kiệm chi
phí cho tổ chức để đạt được hiệu quả cao nhất. Hiệu quả mà bộ máy đem lại
còn thể hiện ở chỗ giúp cho việc kiểm tra giám sát được chặt chẽ và kịp thời
các hoạt động diễn ra bên trong.
Với tầm quan trọng của văn phòng thì việc tổ chức bộ máy làm việc
vừa nhẹ nhàng, gọn gàng vừa đảm bảo tính khoa học là rất cần thiết nhưng
không nằm ngoài xu hướng phát triển của thời đại đảm bảo tính hợp lý, tương
quan giữa mong muốn thực tế hiện có.
 Kiểm tra, giám sát hoạt động văn phòng
Công việc này liên quan đến chất lượng hiệu quả, mục tiêu và chi phí
công việc. Thông qua các hoạt động này văn phòng có được những quyết định
đúng đắn trong việc sửa chữa và khắc phục sai sót trong công việc đặt ra. Từ
đó ta có phương án điều chỉnh kịp thời, rà soát lại mục tiêu trong tương lai,

9

Cao Thị Xuân. Hiện đại hóa công tác văn phòng tại Hội Luật Gia Việt Nam (Báo cáo thực tập), Đại học
Nội Vụ Hà Nội

19


đánh giá khả năng và chất lượng làm việc để có biện pháp tác động thích hợp
khắc phục được bệnh quan liêu của nhà quản trị cấp cao.
Với chức năng tham mưu trợ giúp lãnh đạo, việc kiểm tra giám sát
công việc là hết sức quan trọng. Nội dung của việc kiểm tra có liên quan đến
nhiều yếu tố khác nhau trong văn phòng cụ thể là:
- Việc thực hiện chế độ, chính sách đối với cán bộ công nhân viên.
- Việc thực hiện các quy tắc an toàn lao động, bảo vệ cơ quan, các quy
định về cách thức lề lối làm việc.

- Việc thực hiện các quy trình công nghệ
- Tình hình ngân sách và chi tiêu trong từng giai đoạn.
- Chất lượng và hiệu quả công việc.
 Môi trường làm việc
Trong văn phòng con người là chủ thể sáng tạo trong công việc. Việc
sắp xếp chỗ làm việc sao cho thuận tiện và thoải mái tạo sự hứng thú trong
công việc và nâng cao năng suất lao động là việc làm rất cần thiết. Văn phòng
hiện đại hoạt động có khuynh hướng sắp xếp theo mặt bằng mở, tạo khung
cảnh làm việc thuận lợi. Thay vì bố trí phòng riêng nên bố trí các vách ngăn
giữa các phòng làm việc. Nó tạo sự linh hoạt tiết kiệm diện tích, giảm chi phí
quản lý. Không những thế nó còn tạo tính tập thể, tạo không khí làm việc và
mối quan hệ gần gũi nhau hơn để giúp đỡ và hỗ trợ khi cần thiết.
 Tổ chức nhân sự
Con người luôn là yếu tố trung tâm của mọi hoạt động, một tổ chức đơn
vị dù có nguồn tổ chức phong phú, với hệ thống trang thiết bị hiện đại đến
đâu đi chăng nữa, nếu thiếu con người thiếu sự tổ chức quản lý thích hợp thì
cũng sẽ trở thành đơn vị yếu kém. Bởi vậy khi hiện đại hoá công tác văn
phòng thì yếu tố quan trọng không thể thiếu đó là tổ chức về nhân sự.
Như chúng ta đã biết, người làm văn phòng là nhân vật trung tâm là
chủ thể của văn phòng. Lao động văn phòng thực chất là lao động thông tin
với tính sáng tạo và trí tuệ ngày càng cao. Trong văn phòng hiện đại, yếu tố
20


con người được coi trọng hơn cả. Người lao động văn phòng phải được đào
tạo theo hướng đa năng, biết làm nhiều việc, có đủ năng lực hoàn thành công
việc được giao có khả năng đáp ứng đầy đủ những đòi hỏi ngày càng cao của
thị trường lao động. Trong văn phòng hiện đại, người quản trị văn phòng
ngoài tri thức, kỹ năng nghiệp vụ chuyên môn, cần trau dồi tri thức, kỹ năng
tập quán làm việc với máy tính.

Văn phòng tương lai sẽ đón nhận những người quản trị văn phòng
thông minh, sáng tạo, giàu lòng vị tha và tính nhân văn, với nghiệp vụ chuyên
môn ngoại ngữ giỏi, sử dụng tốt máy tính và công nghệ thông tin.
Thực tế cho thấy, cùng với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công
nghệ thì trình độ học vấn kiến thức của cán bộ công nhân viên và nhu cầu đổi
mới chất lượng làm việc ngày càng được nâng cao, những người không có
năng lực và trình độ sẽ dần bị đào thải. Ngoài việc nâng cao nghiệp vụ chuyên
môn, tổ chức sắp xếp nhân sự khoa học hợp lý, còn phải quan tâm đến nhu
cầu, chế độ chính sách, chăm lo đời sống vật chất tinh thần của họ. Phải biết
lắng nghe ý kiến của nhân viên và đánh giá chính xác những khả năng, năng
lực, tạo cho họ cơ hội thăng tiến, khuyến khích tạo điều kiện cho họ học hỏi,
nâng cao kiến thức. Trong quá trình tuyển chọn nhân viên, ngoài những yêu
cầu chuyên môn, nghiệp vụ thì người quản trị văn phòng phải chú ý tới phẩm
chất đạo đức của nhân viên.
Tóm lại tổ chức quản lý nhân sự là công việc rất quan trọng của người
quản trị, bởi vì nó là yếu tố quyết định sự hoạt động hiệu quả của văn phòng.
Công việc hiện đại hoá của mỗi đơn vị luôn cần có năng lực, có phẩm chất
đạo đức và thành thạo nghiệp vụ chuyên môn. Có như vậy mới đáp ứng nhu
cầu đổi mới trong thời đại ngày nay.
1.2.4.4. Trang thiết bị kỹ thuật 10
Trang thiết bị kỹ thuật trong văn phòng là thành phần ‘’cách mạng’’
nhất và dễ dựa vào văn phòng nhất vì ngày càng được cải tiến, sáng chế với
năm chủng loại hết sức đa dạng, phong phú và giá thành rẻ. Chỉ khoảng 10
10

TS. Lưu Kiếm Thanh (2009). Hành chính văn phòng trong cơ quan Nhà nước, Nhà Xuất Bản Khoa học và
Kỹ thuật.

21