HƯỚNG DẪN CẤU
HÌNH SMILE FO

QUẢN LÝ KHÁCH SẠN & CÁC THÔNG SỐ CỦA HỆ THỐNG
1


Từ main menu vào “More options”
hệ thống.

Hotel Configuration để cấu hình

QUẢN LÝ KHÁCH SẠN & CÁC THÔNG SỐ CỦA HỆ THỐNG
2


Đăng nhập với user có quền quản trị hệ thống.
Sau khi đăng nhập, cửa sổ cấu hình dữ liệu hệ thống xuất hiên:

I.Guest Configuration: cấu hình thong tin khách (VIP,TITLE,COMMENT…).

QUẢN LÝ KHÁCH SẠN & CÁC THÔNG SỐ CỦA HỆ THỐNG
3


1 VIP: danh mục VIP level của khách. Vào đây có thể thêm sửa xóa các
mức VIP.
2 Title: danh mục các chức danh của khách (Mr, Ms, Mrs, boy, girl ,
child)
4 Comment Config : Các mẫu comment của khách (Turndown, DND…)
5 Cancel Reason: Cấu hình các lý do hủy booking.

QUẢN LÝ KHÁCH SẠN & CÁC THÔNG SỐ CỦA HỆ THỐNG
4


II.Statistic Configuration:

1

QUẢN LÝ KHÁCH SẠN & CÁC THÔNG SỐ CỦA HỆ THỐNG
5


1 Language: thêm, sửa xóa ngôn ngữ của khách.
2 Country: thêm, sửa xóa quốc tịch của khách
“User define”,”Booking Sources “,”Market Business”,”Market Segment”, “
Market Channel” để cấu hình các thong tin Statistics trên booking.
Các mã phân tích đang sử dụng chỉ có thể thêm mới hoặc sửa diễn giải của từng
tiêu chí cụ thể. Không thể xóa 1 thành phần của mã phân tích. VD: Booking
Sources: có code “HN”: Ha Nọi Sale Office, “HCM” HCM Sale Office. Chỉ có
thể sửa diễn giải của HN hoặc HCM mà ko thể sửa hay xóa code “HN”.
Nếu muốn thêm 1 thành phần của mã phân tích nào thì chọn mã phân tích đó rồi
tạo mới chi tiết. VD: tạo mới 1 thành phần của mã phân tích Booking Sources:
chon Booking Sources, sau đó nhấn New F4 Nhập Code của thành phần mục
Booking Sources code, diễn giải ở mục Description.

QUẢN LÝ KHÁCH SẠN & CÁC THÔNG SỐ CỦA HỆ THỐNG
6



Tạo mới Booking Sources.
Nhấn OK để lưu.
A Special(Special service ) : thêm sửa xóa các yêu cầu đặc biệt của khách.

QUẢN LÝ KHÁCH SẠN & CÁC THÔNG SỐ CỦA HỆ THỐNG
7


Amount charge : số tiền sẽ charge cho dịch vụ đặc biệt này.
Trn Code , Trn Sub Code: charge vào tranansaction code, transaction sub code nào.
Curency: loại tiền tệ cho dịch vụ.
Monthly Chg: sử dụng cho các đơn vị Hotel , Resort .
Open Price: nếu tích chọn sẽ cho phép người nhập booking được phép nhập giá dịch vụ
đặc biệt khi vào booking.
Breakdown From RCharge: nếu tích chọn thì các dịch vụ này sẽ được tách doanh thu từ
tiền phòng (Không ghi thêm vào folio của khách). Dùng trong trường hợp muốn tách
doanh thu như: welcome drink tách doanh thu cho F&B.
Arrival Date: nều tích chọn dịch vụ này sẽ được post vào ngày đến của khách (post khi
chạy night audit) dung cho các dịch vụ như : Pick up…..
In House (Exc. Ar & Dpt) : tích chọn sẽ chỉ post vào các ngày in house của khách,
không bao gồm Arrival date và Departure date. Dùng cho các dịch vụ như baby cot,
extra bed…….
Departure Date: tích chọn sẽ chỉ post vào ngày departure date của khách. VD: Drop
off…..

QUẢN LÝ KHÁCH SẠN & CÁC THÔNG SỐ CỦA HỆ THỐNG
8


III. Room Configuration :


QUẢN LÝ KHÁCH SẠN & CÁC THÔNG SỐ CỦA HỆ THỐNG
9


1 Room Type : Thêm sửa xóa các loại phòng

Room Type: Mã loại phòng
Num rooms: số lượng phòng, nhập chính xác để tính toán số lượng phòng trống trên
Availability.
Description: tên loại phòng
Room charge transaction code Override: dung trong trường hợp muốn ghi tiền phòng
cho loại phòng này vào Transaction Code khác 400. Khi đó Trn Code nhập Transaction
code, Trn Sub Code nhập sub code.

QUẢN LÝ KHÁCH SẠN & CÁC THÔNG SỐ CỦA HỆ THỐNG
10


6 Room:

Thêm sửa thong tin phòng.

QUẢN LÝ KHÁCH SẠN & CÁC THÔNG SỐ CỦA HỆ THỐNG
11


Room Code: Số phòng hoặc mã phòng.
Type : loại phòng (chọn từ danh sách).
Floor: phòng thuộc tầng nào.

Area map: trang hiển thị trên Room Map.
7 Chain/Floor:

Định nghĩa các trang trên room map.

QUẢN LÝ KHÁCH SẠN & CÁC THÔNG SỐ CỦA HỆ THỐNG
12


Area/Floor : mã trang trên room map, tương ứng với area map khi tạo phòng.
IV. Rate Configuration : Cấu hình giá phòng

QUẢN LÝ KHÁCH SẠN & CÁC THÔNG SỐ CỦA HỆ THỐNG
13


1 Rate Code

QUẢN LÝ KHÁCH SẠN & CÁC THÔNG SỐ CỦA HỆ THỐNG
14


Nhấn Add để thêm mới Rate Code.
RateCode: nhập mã giá.
Description : Diễn giải, tên của loại giá.
Currency : loại tiền tệ dung cho loại giá này.
Rate++: mặc định các loại rate code là giá NET nếu muốn là ++ thì tích chọn.
Dynamic rate: dung trong trường hợp giá động. VD : Giá Rack Rate là 100USD,
giá promotion giảm 30% so với Rack Rate, khi tạo Promotion rate tich chọn
Dynamic rate, chọn Rack Rate ở danh sách bên phải, và 70% ở mục “%”, Round

là làm tròn đến mấy chữ số sau dấu phẩy (tiền VND làm tròn là 0, USD là 2 số
sau giấu phẩy).
Nhấn Update để lưu thong tin.
Phần thong tin Statistics : chọn statistic mặc định của Rate Code. Khi booking
chọn rate code sẽ tự động chọn Statistic của booking.
2 Rate Reason: thêm sửa xóa lý do dung giá Rate Override.
3 Rate Period : Cấu hình giá theo thời điểm. Mỗi Rate Code có thể có giá khác
nhau theo từng khoảng thời gian. Phần này để định nghĩa các khoảng thời gian
(Cao điểm, thấp điểm…..)

Nhập Period là mã thời điểm. From date, to Date : từ ngày nào đến ngày nào.

QUẢN LÝ KHÁCH SẠN & CÁC THÔNG SỐ CỦA HỆ THỐNG
15


4 Room Rate: Cấu hình giá chi tiết từng loại phòng.

Chọn thời gian áp dụng giá ở mục Period.
Cột đầu tiên là mã giá các cột tiếp theo là các loại phòng trong khách sạn, chia
nhỏ theo số khách, 1 người giá bao nhiêu, 2 người giá bao nhiêu, từ người thứ 3
giá bao nhiêu cho 1 người.
Nhập tất cả các loại phòng với từng mã giá khác nhau. Sau khi nhập xong chọn
thời điểm khác và tiếp tục nhập bảng giá cho khoang thời gian đó.

QUẢN LÝ KHÁCH SẠN & CÁC THÔNG SỐ CỦA HỆ THỐNG
16


5 Room sur charge :


Dùng trong hợp charge thêm tiền phòng vào ngày nào đó trong tuần (T7,CN)
trong 1 khoảng thời gian vd như mùa cao điểm.
Code: nhập mã
Day of week : ngày trong tuần (1,2,3,4,5,6,7)
Amount : số tiền sẽ charge thêm, theo tiền cơ sở của hệ thống.
Description: diễn giải
TrnCode: transaction code để ghi khoản charge này.
TrnSubCode: transaction sub code đẻ ghi khoản này.
From Date, To Date: thời gian nào áp dụng chính sách này.
Merge to RoomCharge: Tách riêng khỏi tiền phòng theo giá phòng. Nếu tích
chọn hệ thống sẽ ghi nhận riêng biệt 2 khoản : 1 theo giá phòng và 1 là
Surcharge. Không chọn sẽ gộp chung với tiền phòng.
Active: tích chọn để kích hoạt hiệu lực.

QUẢN LÝ KHÁCH SẠN & CÁC THÔNG SỐ CỦA HỆ THỐNG
17


A Breakfast Code:

Thêm sửa xóa cấu hình ăn sang.

QUẢN LÝ KHÁCH SẠN & CÁC THÔNG SỐ CỦA HỆ THỐNG
18


Breakfast Code: Mã ăn sáng .
Description : Diễn giải.
Amount: Tiền ăn sáng cho khách là người lớn.

Small amount: ăn sáng cho khách là trẻ em.
Extra from room rate: Nếu tích chọn mục này, ăn sáng sẽ được post thêm, ngược
lại sẽ tách từ tiền phòng.
Trn Code: mã dịch vũ sẽ post tiền ăn sáng
Trn Sub Code: mã tiểu dịch vụ sẽ post tiền ăn sáng.
B Package: định nghĩa các gói dịch vụ.

Bấm New ở khung trên để tạo Package.

QUẢN LÝ KHÁCH SẠN & CÁC THÔNG SỐ CỦA HỆ THỐNG
19


Pkg Code: mã package.
Auto Restart After Pkg End: tự động sử dụng lại package khi khách ở hết thời
hạn của package.
# Pkg Nights: Package có mấy đêm.
Curency Code: loại tiền tệ cho gói dịch vụ.
Trn Code: mã dịch vụ sẽ ghi nhận
Trn Sub Code: mã tiểu dịch vụ sẽ ghi nhận
Balance Code: trang hóa đơn sẽ post.
Valid date from, to: sử dụng package từ ngày nào đến ngày nào.
Description : diễn giải của package.
Comment: ghi chú với package.
Nhấn OK để hoàn thành.
Sauk hi tạo xong thong tin ban đầu của package sẽ định nghĩa chi tiết của
package.

QUẢN LÝ KHÁCH SẠN & CÁC THÔNG SỐ CỦA HỆ THỐNG
20



Chọn package vừa tạo. Nhấn New phía dưới để tạo 1 mục chi tiết cho package:

VD package có 2 đêm tiền phòng, 2 bữa ăn tối…. sẽ đinh nghĩa từng dịch vụ là
tiền phòng và tiền ăn.
Tiền phòng:
From day:1; To day 2. Từ ngày 1 đến ngày 2
Amount : giá cho khoản tiền phòng này. Nếu đặt 1000000, hệ thống sẽ post
1.000.000 cho đêm đầu, 1.000.000 cho đêm thứ 2.
Trn Code : Mã dịch vụ sẽ post. Thong thường là 400
Trn Subcode: mã tiểu dịch vụ. (2)
Tiền ăn:
From day: 1; To Day 2. Từ ngày 1 đến ngày 2.

QUẢN LÝ KHÁCH SẠN & CÁC THÔNG SỐ CỦA HỆ THỐNG
21


Amount: giá cho khoản ăn tối. tương tự như tiền phòng sẽ post 1 khoản cho mối
ngày.
Meal Period: bữa tối là 3, trưa là 2, sáng là 1.
Trn Code: mã dịch vụ
Trn Sub Code: mã tiểu dịch vụ.
Nhấn OK để hoàn tất.
D Rate Parameter: định nghĩa thong số giá.

QUẢN LÝ KHÁCH SẠN & CÁC THÔNG SỐ CỦA HỆ THỐNG
22



Rate Code is ++ (inc B/F, Extra bed, Special Services…): nếu tích chọn các loại
dịch vụ như ăn sáng, extra bed, special services sẽ có giá ++. Ngược lại là Net.
Post whole package Once at first night : nếu chọn các package có 2,3 ngày sẽ
post theo từng ngày.
Extra bed sur charge : Giá extrabed .
Extra bed sur charge Trn Code: Transaction sẽ post extra bed.
Extra bed sur charge Trn Sub Code: Transaction sub code sẽ post extrabed
Forescast Revenue Include Tentative: báo cáo dụ báo doanh thu sẽ tính cả doanh
thu của các booking không chắc chắn nếu tích chọn.
Rate breakdown: dung để tách doanh thu theo mã giá, loại phòng.
Nhấn Add để tạo Rate Breakdown.
RmType: nhập mã loại phòng.

QUẢN LÝ KHÁCH SẠN & CÁC THÔNG SỐ CỦA HỆ THỐNG
23


RtCode: nhập mã giá.
Amount: số tiền sẽ breakdown.
%: số phần tram sẽ breakdown.
Nếu dung Amount thì không dung %.
TrnCode: breakdown vào transaction code nào.
TrnSubCode: breakdown vào transaction subcode nào.
Per: nhập 0= breakdown theo phòng, 1= Adult, 2= Child, 3=Adult + child.
V. Accounting Configuration.
1 Transaction Definition: định nghĩa các transaction code (dịch vụ).

QUẢN LÝ KHÁCH SẠN & CÁC THÔNG SỐ CỦA HỆ THỐNG
24



Phía bên trái là các transactioncode , khi chon 1 transaction code khung bên phải
sẽ thể hiện các Transaction sub code thuộc Transaction code đó.
Nhấn New bên trái để tạo mới transaction code, New bên phải để tạo
Transaction Sub Code.

QUẢN LÝ KHÁCH SẠN & CÁC THÔNG SỐ CỦA HỆ THỐNG
25