CÔNG TY TNHH MTV CAO SU PHÚ RIỀNG

Mã tài liệu:

QUY TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THÔNG TIN SẢN PHẨM

Lần ban hành: 01

Danh sách phân phối:
Bản số

Nơi nhận

01

Ban Tổng Giám Đốc

02

Tổ CoC Công ty

03

Phòng Xuất Nhập Khẩu

04

Phòng Tài Chính Kế Toán

05

Phòng Kế Hoạch Đầu tư

06

Tổ CoC Trung tâm

07

Tổ CoC Long Hà

Ngày nhận

Người nhận

Lịch sử hiệu chỉnh:
Ngày hiệu
lực

Lần ban
hành/sửa đổi

Nội dung hiệu chỉnh

Trang hiệu chỉnh

Xem xét

Phê duyệt

Ngày 01 tháng 10 năm 2019


Ngày 01 tháng 10 năm 2019

Ngày ban hành: 01/10/2019

Trang 1/4


CÔNG TY TNHH MTV CAO SU PHÚ RIỀNG

QUY TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THÔNG TIN SẢN PHẨM

Mã tài liệu:
Lần ban hành: 01

1. MỤC ĐÍCH:
- Quy trình này thống nhất cách thức tiến hành hoạt động bán hàng và xuất hàng mủ thành phẩm,
nhằm đáp ứng yêu cầu của khách hàng phù hợp với các yêu cầu của hệ thống CoC.
2. PHẠM VI ÁP DỤNG:
- Quy trình này áp dụng cho hoạt động bán hàng và xuất hàng/vận chuyển.
- Áp dụng cho các Phòng Xuất Nhập Khẩu, Phòng TC-KT, Phòng Kế hoạch đầu tư, XN chế biến
Trung tâm, XN chế biến Long Hà, các bộ phận có liên quan.
3. ĐỊNH NGHĨA / THUẬT NGỮ / VIẾT TẮT:
- Không
4.
-

THAM CHIẾU VÀ TÀI LIỆU THAM KHẢO:
Tiêu chuẩn PEFC ST 2002, PEFC ST 2001 (logo và nhãn PEFC), VFCS ST 1005.
Sổ tay hệ thống PEFC CoC

Các quy trình/qui định liên quan.

5. NỘI DUNG QUY TRÌNH:
5.1. Xác định thông tin đặt hàng.
- Ban Tổng Giám đốc và Phòng Xuất Nhập Khẩu tiếp nhận thông tin đặt hàng, xem xét năng lực
thực tế của công ty có thể đáp ứng yêu cầu của khách hàng để tiến hành đàm phán với khách hàng.
5.2. Đàm phán với khách hàng.
- Ban Tổng Giám đốc và Phòng Xuất Nhập Khẩu sẽ liên lạc đàm phán trực tiếp với khách hàng qua
điện thoại, email hoặc tiếp xúc trực tiếp để chuẩn bị cho việc xây dựng nội dung Hợp đồng mua
bán sau đó cung cấp thông tin để chuẩn bị lập Hợp đồng mua bán (Hợp đồng kinh tế).
5.3. Lập Hợp đồng mua bán.
- Phòng Xuất Nhập Khẩu xây dựng Hợp đồng bán hàng và trình Ban Tổng Giám đốc xem xét. Trong
trường hợp khách hàng soạn Hợp đồng mua bán thì Phòng Xuất Nhập Khẩu sẽ tiếp nhận và xem
xét trước khi trình Ban Tổng Giám đốc xét duyệt.
5.4. Ký Hợp đồng bán hàng.
- Ban Tổng Giám đốc kiểm tra lại nội dung, các điều khoản hai bên đã thống nhất và ký duyệt Hợp
đồng mua bán. Trong trường hợp chưa đạt thì Ban Tổng Giám đốc yêu cầu Phòng Xuất Nhập Khẩu
hoặc thông báo khách hàng điều chỉnh lại cho phù hợp. Hợp đồng mua bán được ký kết với khách
hàng và chuẩn bị cho công tác bán mủ thành phẩm của công ty.
- Tổ CoC Công ty đối chiếu thông tin nhóm sản phẩm PEFC bán đi trong “Quy Định lập mã nhóm
sản phẩm PEFC” để đảm bảo phù hợp với yêu cầu hệ thống PEFC.

Ngày ban hành: 01/10/2019

Trang 2/4


CÔNG TY TNHH MTV CAO SU PHÚ RIỀNG

QUY TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THÔNG TIN SẢN PHẨM


Mã tài liệu:
Lần ban hành: 01

5.5. Thực hiện hợp đồng và giao hàng.
A. Thông tin sản phẩm (nhãn)
- Phòng Xuất Nhập Khẩu cung cấp thông tin nhãn sản phẩm PEFC các loại mủ thành phẩm cho tổ
CoC Trung tâm và tổ CoC Long Hà theo đơn hàng PEFC. Thông tin sản phẩm dựa vào việc tính
toán thành phần nguyên liệu có chứng nhận PEFC trong sản phẩm.
- Giấy phép sử dụng nhãn dán trên sản phẩm phải được tổ chức chứng nhận phê duyệt trước khi sử
dụng.
- Đối với các mủ thành phẩm mà không sử dụng logo hoặc nhãn PEFC, Phòng Xuất Nhập Khẩu phải
thực hiện khai báo trên hồ sơ bán hàng về thành phần nguyên liệu có chứng nhận PEFC trong sản
phẩm.
B. Xuất mủ thành phẩm:
- Căn cứ theo yêu cầu giao hàng của khách hàng, Ban Tổng Giám đốc thông tin cho Phòng Xuất
Nhập Khẩu lập “Lệnh xuất hàng” và phân công xuất hàng các bộ phận liên quan tổ chức sắp xếp
thực hiện.
- Thủ kho thành phẩm phối hợp với KCS tiến hành xuất hàng. Hàng hóa vận chuyển bằng “Biên
bản giao nhận hàng hóa”
- Mủ thành phẩm được xuất tại kho thành phẩm của công ty lên xe bằng xe nâng hàng và được kiểm
soát nhận dạng theo nội dung Lệnh xuất hàng.
- Sau khi xuất xong đơn hàng, Người phụ trách của Phòng Xuất Nhập Khẩu phối hợp Phòng Tài
Chính Kế Toán lập chứng từ xuất hàng bàn giao cho khách hàng gồm:
 Thông tin của Công ty TNHH MTV Cao Su Phú Riềng
 Thông tin của khách hàng
 Thông tin sản phẩm: tên sản phẩm theo hợp đồng.
 Khai báo về thành phần nguyên liệu: mủ 100% PEFC, XX% PEFC, PEFC CS phải ghi rõ mô
tả PEFC đầy đủ.
 Số lượng mỗi loại sản phẩm của đợt giao hàng.

 Ngày giao hàng/ thời điểm thanh toán.
 Hóa đơn thuế GTGT.
 Bản photo giấy chứng nhận rừng VFCS-FM nguyên liệu của Công ty TNHH MTV Cao Su Phú
Riềng (nếu có).
 Bản photo giấy chứng nhận PEFC-CoC của Công ty TNHH MTV Cao Su Phú Riềng
 Các chứng từ chứng minh nguồn gốc nguyên liệu gỗ VFCS, PEFC-CS,…(nếu có yêu cầu)
 Hồ sơ chứng từ xuất hàng theo qui định luật pháp và yêu cầu khách hàng.
5.6. Lập thanh lý hợp đồng.
- Phòng Xuất Nhập Khẩu theo dõi số liệu xuất hàng, đối chiếu khối lượng và thực hiện hoạt động
thanh lý hợp đồng với khách hàng theo khối lượng trên chứng từ mua hàng.
- Phòng Tài Chính Kế Toán lập các chứng từ thanh toán gồm: Biên bản đối chiếu và xác nhận công
nợ, Giấy đề nghị thanh toán, Bảng tổng hợp chi tiết – tài khoản (phải thu), Phiếu thu/Báo có ngân
hàng.
- Hàng tháng Phòng Xuất Nhập Khẩu phối hợp với Tổ CoC Trung tâm và tổ CoC Long Hà lập “Báo
cáo nhập xuất tồn thành phẩm tháng”
Ngày ban hành: 01/10/2019

Trang 3/4


CÔNG TY TNHH MTV CAO SU PHÚ RIỀNG

QUY TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THÔNG TIN SẢN PHẨM

Mã tài liệu:
Lần ban hành: 01

5.7. Lưu hồ sơ.
- Phòng Xuất Nhập Khẩu và Phòng Tài Chính Kế Toán lưu giữ các hồ sơ của hoạt động bán mủ
thành phẩm.

- Thời gian lưu tối thiểu là 5 năm.
Biểu mẫu áp dụng:
- Hợp đồng mua bán.
- Phân công xuất hàng.
- Lệnh xuất hàng
- Biên bản giao nhận hàng hóa
- Báo cáo nhập xuất tồn thành phẩm tháng
- Các hồ sơ liên quan đến nguồn gốc hàng, chất lượng và luật định.
- Phiếu xuất kho
- Hoá đơn (Công ty phát hành).
- Biên bản đối chiếu và xác nhận công nợ.
- Giấy đề nghị thanh toán.
- Bảng tổng hợp chi tiết – tài khoản (phải thu).
- Phiếu thu/Báo có ngân hàng.

Ngày ban hành: 01/10/2019

Trang 4/4