ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

ĐOÀN NGỌC PHÁN

QUY TRÌNH VÀ PHƯƠNG PHÁP THIẾT LẬP,
TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CỦA BỘ PHẬN VĂN PHÒNG
Ở CÁC DOANH NGHIỆP NHỎ MỚI THÀNH LẬP

Người hướng dẫn khoa học
PGS. TS. Vũ Thị Phụng


HÀ NỘI, NĂM 2019


LỜI CẢM ƠN
Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành và sự tri ân sâu sắc đến các thầy, cô giáo
của Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, nhất là các thầy cô trong
Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng đã quan tâm, tạo mọi điều kiện cho tôi
trong quá trình học tập và thực hiện luận văn.
Đặc biệt tôi xin gửi đến PGS.TS. Vũ Thị Phụng lòng biết ơn sâu sắc về sự
hướng dẫn tận tình, chu đáo để tôi hoàn thành luận văn này.
Do còn hạn chế về kiến thức và kinh nghiệm nên luận văn chắc chắn
không tránh khỏi những thiếu sót, tôi rất mong nhận được các ý kiến đóng góp
của quý thầy, cô cùng toàn thể các bạn để luận văn được hoàn thiện hơn, cũng
như có thể rút kinh nghiệm cho những nghiên cứu tiếp theo.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
Học viên

Đoàn Ngọc Phán

1


MỤC LỤC
PHẦN MỞ ĐẦU....................................................................................................5
CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN, THỰC TIỄN CỦA VIỆC THIẾT LẬP, TỔ
CHỨC HOẠT ĐỘNG CỦA BỘ PHẬN VĂN PHÒNG TRONG CÁC CƠ
QUAN, TỔ CHỨC...............................................................................................11
1.1. Định nghĩa văn phòng.................................................................................11
1.2. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng trong các cơ quan, tổ chức..............13
1.3. Vai trò, vị trí và mối quan hệ công tác của văn phòng trong các cơ quan, tổ
chức...................................................................................................................16
1.3.1. Vai trò, vị trí của văn phòng...............................................................16
1.3.2. Mối quan hệ công tác của văn phòng.................................................18
1.4. Tầm quan trọng của việc thiết lập, tổ chức hoạt động của bộ phận văn
phòng.................................................................................................................19
1.4.1. Đặc điểm của doanh nghiệp nhỏ mới thành lập.................................19
1.4.2. Sự cần thiết của việc thành lập văn phòng tại các doanh nghiệp nhỏ
mới thành lập........................................................................................................24
1.5. Một số quy định pháp lý về tổ chức và hoạt động bộ phận văn phòng......28
1.6. Yêu cầu và một số khó khăn của những doanh nghiệp nhỏ khi thành lập và
tổ chức hoạt động của văn phòng......................................................................30
1.6.1. Cơ sở thành lập và tổ chức hoạt động của văn phòng.......................30
1.6.2. Yêu cầu về thành lập và tổ chức hoạt động của văn phòng...............32
1.6.3. Một số khó khăn của những doanh nghiệp nhỏ khi thành lập và tổ
chức hoạt động của văn phòng.....................................................................33
Tiểu kết Chương 1........................................................................................35
CHƯƠNG 2. NGHIÊN CỨU QUY TRÌNH VÀ PHƯƠNG PHÁP THIẾT
LẬP BỘ PHẬN VĂN PHÒNG Ở NHỮNG DOANH NGHIỆP NHỎ MỚI

THÀNH LẬP.......................................................................................................37
2.1. Phương pháp xây dựng quy trình và thiết lập bộ phận văn phòng ở những
doanh nghiệp nhỏ mới thành lập.......................................................................37
2


2.1.1 Phương pháp tương tự.........................................................................37
2.1.2. Phương pháp phân tích......................................................................37
2.1.3. Phương pháp chuyên gia....................................................................38
2.2. Xác định căn cứ, cơ sở để thiết lập bộ phận văn phòng.............................38
2.2.1. Căn cứ pháp lý....................................................................................38
2.2.2. Cơ sở thực tiễn...................................................................................39
2.3. Xây dựng cơ cấu tổ chức văn phòng..........................................................40
2.3.1. Nguyên tắc xây dựng cơ cấu tổ chức văn phòng................................40
2.3.2. Mô hình cơ cấu tổ chức văn phòng....................................................40
2.3.3. Quy trình xây dựng cơ cấu tổ chức văn phòng...................................43
2.4. Xác định chức năng, nhiệm vụ cho văn phòng..........................................44
2.5. Đặt tên cho bộ phận văn phòng..................................................................44
2.6. Xây dựng các bộ phận nghiệp vụ và quy định chức năng, nhiệm vụ của
từng bộ phận trong văn phòng...........................................................................45
2.7. Xây dựng bản mô tả công việc, tiêu chuẩn đánh giá kết quả thực hiện công
việc cho các vị trí lao động trong văn phòng.....................................................46
2.7.1. Xây dựng bản mô tả công việc...........................................................46
2.7.2. Xây dựng tiêu chuẩn đánh giá kết quả thực hiện công việc................48
2.8. Ra quyết định thành lập bộ phận văn phòng..............................................49
Tiểu kết Chương 2.............................................................................................50
CHƯƠNG 3: NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG QUY TRÌNH VÀ PHƯƠNG
PHÁP TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CỦA BỘ PHẬN VĂN PHÒNG Ở NHỮNG
DOANH NGHIỆP NHỎ MỚI THÀNH LẬP....................................................51
3.1. Phương pháp xây dựng...............................................................................51

3.2. Nguyên tắc tổ chức hoạt động văn phòng..................................................51
3.2.1. Nguyên tắc tập trung dân chủ............................................................51
3.2.2. Nguyên tắc công khai - minh bạch – thông suốt................................52
3.2.3. Nguyên tắc hợp tác.............................................................................54
3.3. Tổ chức một số hoạt động thuộc chức năng, nhiệm vụ của bộ phận văn
phòng.................................................................................................................55
3


3.3.1. Xây dựng quy chế, quy định về hoạt động của văn phòng.................55
3.3.2. Tổ chức công tác thông tin.................................................................59
3.3.3. Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác, lịch làm việc.................61
3.3.4. Tổ chức quản lý công tác văn thư - lưu trữ trong doanh nghiệp........67
3.3.5. Xây dựng quy trình tuyển dụng nhân sự.............................................74
3.4. Phổ biến, hướng dẫn thực hiện quy chế, quy định.....................................79
3.4.1. Mục tiêu phổ biến, hướng dẫn thực hiện quy chế, quy định...............79
3.4.2. Nguyên tắc phổ biến, hướng dẫn........................................................79
3.4.3. Nội dung phổ biến, hướng dẫn...........................................................79
3.4.4. Hình thức phổ biến, hướng dẫn quy chế, quy định.............................80
3.4.5. Quy trình phổ biến, hướng dẫn quy chế, quy định.............................80
3.5. Kiểm tra, đánh giá hoạt động của văn phòng.............................................81
3.5.1. Mục đích kiểm tra, đánh giá hoạt động văn phòng............................82
3.5.2. Phân loại kiểm tra, đánh giá..............................................................82
3.5.3. Quy trình kiểm tra, đánh giá..............................................................83
3.5.4. Nguyên tắc tổ chức kiểm tra, đánh giá...............................................84
3.6. Cải tiến hoạt động văn phòng doanh nghiệp theo hướng hiện đại hóa.......84
3.6.1. Tổ chức bộ máy văn phòng khoa học, tinh gọn, hiệu lực, đúng chức
năng, từng bước tin học hóa công tác văn phòng................................................85
3.6.2. Trang bị các thiết bị văn phòng phù hợp............................................86
3.6.3. Không ngừng phát triển kỹ thuật và nghiệp vụ hành chính...............86

Tiểu kết chương 3..............................................................................................87
KẾT LUẬN..........................................................................................................89
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO...........................................................91

4


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài:
Trong xu hướng khởi nghiệp hiện nay, sau khi Luật Doanh nghiệp năm
2014 và Luật Đầu tư năm 2014 chính thức có hiệu lực (tháng 7/2015), số lượng
doanh nghiệp mới thành lập ngày một gia tăng. Theo số liệu thống kê của Cục
Đăng ký kinh doanh, Bộ Kế hoạch và Đầu tư, riêng trong năm 2015 đã có 94,7
nghìn doanh nghiệp được thành lập. Đến năm 2017, cả nước có 126,859 doanh
nghiệp thành lập mới, với tổng số vốn đăng ký 1.295,9 nghìn tỷ đồng (tăng
32,159 về số doanh nghiệp và 694,38 nghìn tỷ đồng vốn đăng ký). Tính đến hết
31/12/2017, trên phạm vi cả nước ước tính là 561.064 doanh nghiệp tăng 11,1%
so với năm 2016.
Để quản lý và tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp, hệ thống văn
bản pháp lý về việc thành lập doanh nghiệp đã được Nhà nước ban hành và ngày
càng hoàn thiện. Trong đó, có thể kể đến như Luật doanh nghiệp năm 2014, Nghị
định số 78/2015/NĐ-CP ngày 14/9/2015 của Chính phủ về đăng ký doanh
nghiệp, Nghị định số 96/2015/NĐ-CP ngày 19/10/2015 của Chính phủ Quy định
chi tiết một số điều của Luật doanh nghiệp, Thông tư số 20/2015/TTBKHĐT ngày 01/12/2015 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư hướng dẫn về đăng ký
doanh nghiệp; Luật Đầu tư năm 2014, Nghị định số 118/2015/NĐ-CP ngày
12/11/2015 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều
của Luật Đầu tư… Đây là điều kiện rất thuận lợi cho các cá nhân, tổ chức có ý
định thành lập doanh nghiệp.
Tuy nhiên, một trong những khó khăn, thách thức trong giai đoạn đầu thành
lập của các doanh nghiệp là tổ chức bộ máy giúp việc, trong đó quan trọng nhất là

bộ phận đảm nhận chức năng hành chính, văn phòng cho doanh nghiệp. Đây là bộ
phận thực hiện việc tiếp nhận, truyền đạt thông tin, phối hợp các qui trình hoạt
động của doanh nghiệp, là cánh tay đắc lực giúplãnh đạo doanh nghiệp và đội ngũ
cán bộ quản lý, kiểm soát các hoạt động thường nhật trong doanh nghiệp.
Từ trải nghiệm của bản thân, là người trực tiếp tiến hành thực hiện các thủ
tục để thành lập một tổ chức khoa học và công nghệ (hoạt động với tính chất như
5


một doanh nghiệp nhỏ), sau khi cơ quan được thành lập, tôi được giao nhiệm vụ
thiết lập bộ phận văn phòng để triển khai các hoạt động hành chính. Trong quá trình
thực hiện nhiệm vụ trên, tôi đã gặp không ít khó khăn, vướng mắc, do chưa có kinh
nghiệm và không có những hướng dẫn chi tiết. Đây cũng là tình trạng chung của
nhiều doanh nghiệp. Một số doanh nghiệp tuy ý thức được tầm quan trọng của bộ
phận văn phòng nhưng do họ không nắm được các quy trình và phương pháp thiết
lập nên cũng ảnh hưởng đến hoạt động chung của toàn doanh nghiệp.
Với mong muốn giảm bớt một phần nào khó khăn trên cho các doanh
nghiệp nhỏ, sau khi tham dự khóa đào tạo ngành quản trị văn phòng tôi lựa chọn
đề tài “Quy trình và phương pháp thiết lập, tổ chức hoạt động của bộ phận văn
phòng ở các doanh nghiệp nhỏ mới thành lập” làm luận văn tốt nghiệp.
2. Mục tiêu của đề tài:
Đề tài của tôi đặt ra và hướng tới đạt một số mục tiêu cơ bản sau:
- Phân tích vai trò và sự cần thiết của việc thiết lập bộ phận văn phòng ở
các doanh nghiệp nhỏ mới thành lập.
- Xây dựng quy trình và phương pháp thiết lập bộ phận văn phòng ở các
doanh nghiệp nhỏ mới thành lập.
- Xây dựng quy trình, phương pháp tổ chức hoạt động của bộ phận văn
phòng ở các doanh nghiệp nhỏ mới thành lập.
3. Nhiệm vụ của đề tài:
Để đạt được mục tiêu nghiên cứu, đề tài thực hiện các nhiệm vụ sau:

- Hệ thống hóa các vấn đề về lý luận và hệ thống quy phạm pháp luật về
văn phòng và thành lập văn phòng doanh nghiệp.
- Xây dựng quy trình thành lập văn phòng mới của một cơ quan, tổ chức
trên cơ sở tham khảo từ các quy định hiện hành và kinh nghiệm thực tế thành lập
văn phòng của Trung tâm khoa học Hành chính và Văn thư - Lưu trữ (trực thuộc
Liên hiệp các hội Khoa học và Kỹ thuật Việt Nam).
- Xây dựng quy trình và phương pháp thiết lập, tổ chức hoạt động của bộ
phận văn phòng ở các doanh nghiệp nhỏ mới thành lập.

6


- Nêu ra những khó khăn, vướng mắc khi xây dựng quy trình và phương
pháp thiết lập, tổ chức hoạt động của bộ phận văn phòng ở các doanh nghiệp nhỏ
mới thành lập từ đó đưa ra giải pháp khắc phục những khó khăn, vướng mắc này.
4. Lịch sử nghiên cứu vấn đề:
Văn phòng là một bộ phận không thể thiếu trong mỗi cơ quan, tổ chức nói
chung và trong các cơ quan doanh nghiệp nói riêng. Do vậy, các vấn đề có liên
quan đến hoạt động của văn phòng luôn được sự quan tâm của các nhà nghiên
cứu, các học giả và những người làm công tác văn phòng. Trong quá trình học tập,
nghiên cứu, tác giả đã đọc và nghiên cứu một số sách tham khảo, tài liệu về hoạt
động tổ chức và công tác văn phòng như: Giáo trình “Quản trị văn phòng” của tác
giả Nguyễn Hữu Tri, Nxb Khoa học và Kỹ thuật, năm 2005; Giáo trình “Hành
chính văn phòng trong cơ quan nhà nước” do tác giả Lưu Kiếm Thanh (chủ biên),
Bùi Xuân Lự, Lê Đình Chúc, Nxb Đại học Quốc gia Hà Nội, năm 2002; Giáo trình
“Quản trị văn phòng” do tác giả Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Ngọc Điệp, Trần
Phương Hiền (đồng chủ biên), Nxb Đại học Kinh tế Quốc dân, năm 2012; Giáo
trình “Quản trị văn phòng”, Trường Đại học Sài Gòn, năm 2014; Giáo trình “Tổ
chức điều hành họat động của các công sở”, tác giả Nguyễn Văn Thâm, Nxb
Chính trị Quốc gia, Hà Nội, năm 2003; Giáo trình “Quản trị văn phòng”, tác giả

Nghiêm Kỳ Hồng, Lê Văn In, Đỗ Văn Thắng, Nxb Đại học Quốc gia TP. Hồ Chí
Minh, năm 2014; Bài viết “Từ quản trị học đến quản trị văn phòng - một số vấn
đề lý luận”, tác giả Vũ Thị Phụng, Kỷ yếu Hội nghị khoa học Quản trị văn phòng Lý luận và thực tiễn, Nxb Đại học Quốc gia Hà Nội, năm 2005;…
Bên cạnh đó, thời gian qua đã có một số luận văn nghiên cứu về Văn
phòng và hiệu quả hoạt động của văn phòng. Tiêu biểu là tác giả Nguyễn Thị
Minh Tâm, thành phố Hồ Chí Minh với đề tài “Nâng cao hiệu quả hoạt động của
văn phòng các cơ quan chuyên môn cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương
từ thực tiễn thành phố Hồ Chí Minh”. Tác giả đã nghiên cứu thực tiễn hoạt động
trên các mặt, nghiệp vụ, thực trạng về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức, đội
ngũ cán bộ, công chức văn phòng trong các sở tại thành phố Hồ Chí Minh; trên
cơ sở đó đưa ra các giải pháp để nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng các
cơ quan chuyên môn tại thành phố Hồ Chí Minh.
7


Những nghiên cứu trên đã cung cấp một số thông tin, tư liệu về việc thành
lập và tổ chức hoạt động của văn phòng trong các cơ quan hành chính. Song qua
tìm hiểu và nghiên cứu chúng tôi thấy, hiện nay chưa có công trình nào nghiên
cứu chuyên sâu về vấn đề “Quy trình và phương pháp thiết lập, tổ chức hoạt
động của bộ phận văn phòng ở những doanh nghiệp nhỏ mới thành lập”. Vì vậy,
tuy có một số đề tài nghiên cứu liên quan gián tiếp, luận văn của tôi có tham khảo
nhưng không trùng lặp.
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:
5.1. Đối tượng nghiên cứu:
Luận văn tập trung nghiên cứu quy trình và phương pháp thiết lập, tổ chức
hoạt động của bộ phận văn phòng ở những doanh nghiệp nhỏ mới thành lập.
5.2. Phạm vi nghiên cứu:
- Phạm vi về nội dung: Luận văn nghiên cứu quy trình, phương pháp thiết
lập bộ phận văn phòng và tổ chức hoạt động bộ phận văn phòng.
- Phạm vi về thời gian: Luận văn khảo sát các quy định và thực tế tại một số

doanh nghiệp nhỏ trong thời gian từ năm 2008 đến nay. Do bản thân ra trường và làm
việc tại các doanh nghiệp từ 2008, mới được tiếp cận trực tiếp và làm việc trực tiếp
- Phạm vi không gian: Luận văn chỉ nghiên cứu việc thành lập bộ phận văn
phòng ở doanh nghiệp nhỏ mới thành lập.
Để có cơ sở minh họa cho các vấn đề đặt ra, chúng tôi tiến hành khảo sát
cụ thể việc thiết lập và tổ chức hoạt động của bộ phận văn phòng tại Trung tâm
khoa học Hành chính và Văn thư - Lưu trữ là trung tâm mới được thành lập và
hoạt động như một doanh nghiệp nhỏ, đồng thời khảo sát thêm một số doanh
nghiệp hoạt động trong lĩnh vực lưu trữ để so sánh và đối chiếu.
6. Nguồn tư liệu và phương pháp nghiên cứu:
6.1. Tài liệu tham khảo:
- Các sách chuyên khảo và giáo trình về văn phòng và quản trị văn phòng.
- Các công trình nghiên cứu cấp bộ, ngành, đề tài luận án, luận văn thạc sỹ,
báo cáo nghiên cứu khoa học của các học viên ngành Lưu trữ học và Quản trị văn
phòng, Học viện Hành chính Quốc gia, Khoa học quản lý, Tài chính, Kinh tế,...
- Các tài liệu khảo sát thực tế.
8


6.2. Phương pháp nghiên cứu:
Về phương pháp luận, đề tài được thực hiện trên cơ sở phương pháp luận
duy vật biện chứng và duy vật lịch sử.
Về các phương pháp cụ thể, tôi đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:
- Phương pháp điều tra thu thập tài liệu, tổng hợp, phân tích, đánh giá:
Luận văn đã sử dụng phương pháp nghiên cứu tư liệu, điều tra, khảo sát, thu thập
tài liệu, phân tích, đánh giá việc xây dựng quy trình và phương pháp thiết lập, tổ
chức hoạt động của văn phòng của các doanh nghiệp mới thành lập. Nghiên cứu
thực tiễn tại văn phòng Trung tâm Khoa học hành chính và Văn thư - Lưu trữ để
xây dựng hoàn thiện quy trình, phương pháp thiết lập và tổ chức hoạt động của
bộ phận văn phòng ở các doanh nghiệp nhỏ mới thành lập.

- Phương pháp so sánh: So sánh việc xây dựng quy trình và phương pháp
thiết lập, tổ chức hoạt động của văn phòng Trung tâm Khoa học hành chính và Văn
thư - Lưu trữ với một số doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực lưu trữ nhằm tìm ra
những ưu điểm và hạn chế từ đó phát huy ưu điểm, đưa ra biện pháp nhằm khắc
phục hoặc giảm tối đa những hạn chế trong quá trình xây dựng quy trình và phương
pháp thiết lập, tổ chức hoạt động của văn phòng ở doanh nghiệp nhỏ mới thành lập.
7. Đóng góp của luận văn:
Một trong những nội dung và nhiệm vụ của quản trị văn phòng là việc thiết
lập và tổ chức hoạt động của bộ phận văn phòng. Luận văn góp phần bổ sung một
số vấn đề lý thuyết về thành lập và tổ chức hoạt động của bộ phận văn phòng
trong các doanh nghiệp nhỏ mới thành lập.
Luận văn là tài liệu tham khảo, giúp các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp
mới thành lập nắm được quy trình và phương pháp thiết lập, tổ chức hoạt động
của bộ phận văn phòng từ đó có thể xây dựng, hoàn thiện bộ phận văn phòng của
doanh nghiệp góp phần nâng cao năng suất, chất lượng, hiệu quả hoạt động của
doanh nghiệp nói chung và bộ phận văn phòng nói riêng.
8. Bố cục luận văn:
Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, nội dung chính của luận văn được
chia làm ba chương, như sau:

9


Chương 1: Cơ sở lý luận và pháp lý về thiết lập, tổ chức hoạt động của
bộ phận văn phòng trong các cơ quan, tổ chức
Trong chương này chúng tôi hệ thống và làm rõ một số vấn đề lý luận về
văn phòng như: khái niệm văn phòng; chức năng, nhiệm vụ và vai trò của văn
phòng trong cơ quan, tổ chức; tầm quan trọng của việc thiết lập, tổ chức hoạt
động của bộ phận văn phòng trong những doanh nghiệp nhỏ mới thành lập; các
quy định pháp lý về tổ chức và hoạt động của bộ phận văn phòng; yêu cầu và một

số khó khăn của những doanh nghiệp nhỏ khi thiết lập và tổ chức hoạt động của
bộ phận văn phòng.
Chương 2: Nghiên cứu xây dựng quy trình và phương pháp thiết lập
bộ phận văn phòng tại một số doanh nghiệp nhỏ mới thành lập
Trong chương này chúng tôi đặt ra và giải quyết các vấn đề: xác định căn
cứ, cơ sở để thiết lập bộ phận văn phòng; xác định chức năng, nhiệm vụ của bộ
phận văn phòng; đặt tên cho bộ phận văn phòng; xác định nhân sự, cơ cấu tổ
chức của bộ phận văn phòng; ra quyết định thành lập.
Chương 3. Nghiên cứu xây dựng quy trình và phương pháp tổ chức
hoạt động của bộ phận văn phòng ở các doanh nghiệp nhỏ mới thành lập
Trong chương này chúng tôi đặt ra và giải quyết các vấn đề: nội dung,
phương pháp tổ chức hoạt động của bộ phận văn phòng thông qua các quy chế, quy
định; phổ biến, hướng dẫn các quy chế, quy định; kiểm tra, đánh giá và cải tiến tổ
chức hoạt động của bộ phận văn phòng ngày càng nâng cao chất lượng và hiệu quả.
Luận văn “Quy trình và phương pháp thiết lập, tổ chức hoạt động của bộ
phận văn phòng ở các doanh nghiệp nhỏ mới thành lập” là luận văn nghiên
cứu bước đầu, nên còn những hạn chế nhất định xuất phát từ nhận thức, từ thực
tiễn của bản thân chưa nhiều nên mong nhận được những ý kiến đóng góp của
quý Thầy, Cô để có thể hoàn thiện luận văn.

10


CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN, THỰC TIỄN CỦA VIỆC
THIẾT LẬP, TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CỦA BỘ PHẬN VĂN PHÒNG
TRONG CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC
1.1. Định nghĩa văn phòng
Ở bất cứ cơ quan, tổ chức nào cũng vậy, để giúp cho hoạt động của cơ
quan, tổ chức được điều hành một cách suôn sẻ và giúp cho nhà quản lý có thể
lãnh đạo tốt tổ chức thì đều cần có sự hiện diện của văn phòng. Văn phòng tồn tại

gắn với mỗi cơ cấu, loại hình tổ chức và để trợ giúp cho các nhà quản trị nên việc
xác định phạm vi của văn phòng đôi khi chỉ mang tính chất tương đối. Hiện nay,
có rất nhiều các định nghĩa về văn phòng ở các góc độ khác nhau1:
Thứ nhất, Văn phòng là trụ sở, nơi làm việc của lãnh đạo và bộ máy tham
mưu, giúp việc; là trung tâm giao dịch, liên lạc chính thức của các cơ quan, tổ
chức, doanh nghiệp.
Theo định nghĩa này, từ “Văn phòng” (Tiếng Anh là Office), được dùng
theo nghĩa chỉ nơi chốn, địa điểm. Trên thực tế, bất cứ một cơ quan, tổ chức, doanh
nghiệp nào cũng cần có một hoặc nhiều địa điểm làm việc. Tuy nhiên, lãnh đạo/
người đứng đầu và bộ máy tham mưu, giúp việc cho họ thường làm việc trong
cùng một nơi, và đây được coi là trụ sở làm việc chính. Hầu hết các hoạt động của
lãnh đạo (bàn thảo, ban hành quyết định quản lý) và bộ máy tham mưu, giúp việc
cũng như những hoạt động giao dịch, liên lạc với các cơ quan, tổ chức khác đều
diễn ra ở trụ sở chính. Ngoài ra, do phạm vi hoạt động rộng, nên một số cơ quan có
thể đặt các văn phòng đại diện tại các địa phương khác hoặc ở nước ngoài.
Nếu xem xét ở góc độ này, trong phạm vi nhất định, từ “Văn phòng” có
thể được hiểu đồng nghĩa với từ “công sở” hoặc “cơ quan”. Trong cuốn “Tổ
chức điều hành hoạt động của các công sở”, GS.TSKH Nguyễn Văn Thâm cho
rằng: “Công sở là nơi để tổ chức các cơ chế kiểm soát công việc hành chính,... là

1 Các định nghĩa dưới đây được chúng tôi tham khảo trong bài viết “ Văn phòng - các góc độ tiếp cận và định
nghĩa” của PGS.TS Vũ Thị Phụng đăng trong Tạp chí Dấu ấn thời gian số 3 năm 2018.

11


nơi soạn thảo và xử lý các văn bản để phục vụ cho công việc chung, đảm bảo
thông tin cho hoạt động của bộ máy quản lý nhà nước”2.
Tuy nhiên, nếu áp dụng định nghĩa trên với các doanh nghiệp thì cần phân
biệt Văn phòng - nơi diễn ra các hoạt động quản lý hành chính với các khu vực

sản xuất hoặc khu vực kinh doanh (bán hàng).
Thứ hai, Văn phòng là bộ máy tham mưu, giúp việc, có chức năng thu
thập, xử lý và cung cấp thông tin cho hoạt động lãnh đạo, quản lý, điều hành;
đồng thời tổ chức thực hiện hoặc theo dõi kết quả thực hiện những quyết định
quản lý đã ban hành.
Ở định nghĩa này, từ Văn phòng được dùng để chỉ tất cả những bộ phận có
chức năng tham mưu, giúp việc cho bộ máy lãnh đạo của một cơ quan, tổ chức,
doanh nghiệp. Trừ những người đứng đầu một doanh nghiệp tư nhân quá nhỏ (từ
1-2 người), còn lại hầu hết những người đứng đầu các cơ quan, tổ chức, doanh
nghiệp đều cần đến các bộ phận tham mưu, giúp việc. Điều này là tất yếu, bởi lẽ,
các nhà lãnh đạo dù tài giỏi đến đâu cũng không thể làm việc một mình, không
thể ban hành các quyết định quản lý mà không có đủ thông tin.
Thứ ba, Văn phòng là bộ phận có chức năng tham mưu tổng hợp và đảm
bảo thông tin, liên lạc, điều kiện làm việc cho lãnh đạo và bộ máy tham mưu,
giúp việc của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.
Đây là định nghĩa được sử dụng phổ biến nhất ở Việt Nam. Sở dĩ như vậy
là vì trong cơ cấu tổ chức của các cơ quan, hầu như ở đâu cũng có bộ phận Văn
phòng. Tuy tên gọi có thể khác nhau (các cơ quan có quy mô lớn thường gọi là
Văn phòng, cơ quan hoặc doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ thường gọi là
Phòng Hành chính, Phòng Hành chính - Tổ chức, Phòng Hành chính - Nhân sự,
Phòng Hành chính - Tổng hợp…), nhưng chức năng, nhiệm vụ thì đều có điểm
chung là tham mưu tổng hợp và đảm bảo các điều kiện làm việc (hậu cần).
Thứ tư, văn phòng là từ để chỉ những công việc, hoạt động quản lý hành
chính của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp thông qua hệ thống văn bản, giấy
tờ, thủ tục, quy chế, quy định, quy chuẩn, quy trình…
2 GS.TSKH Nguyễn Văn Thâm (2001), Tổ chức điều hành hoạt động của các công sở, Nhà xuất bản Chính trị
quốc gia,

12



Theo định nghĩa trên, hoạt động quản lý hành chính (còn được gọi là quản
lý gián tiếp) là hoạt động ban hành các chủ trương, biện pháp, quy chế, quy
chuẩn cho mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức; đồng thời phổ biến, hướng dẫn,
kiểm tra và đánh giá việc thực hiện trên thực tế thông qua các văn bản, giấy tờ,
thủ tục. Trong tiếng Anh, những hoạt động như vậy được gọi là “Paperwork”.
Như vậy, khái niệm “Văn phòng” có thể được định nghĩa theo nhiều cách
khác nhau, tùy theo góc độ tiếp cận. Việc định minh khái niệm văn phòng sẽ là cơ
sở lý luận cho việc xác định các khái niệm phái sinh tiếp theo như: quản trị văn
phòng, hoạt động văn phòng, công việc văn phòng, nhân viên văn phòng…
Trong thực tế, do quy mô và đặc điểm hoạt động của các doanh nghiệp nhỏ
(sẽ được trình bày cụ thể ở mục 1.4.1), nên bộ phận văn phòng sẽ đảm nhiệm
nhiều vai trò và chức năng để tiết kiệm nhân lực và chi phí. Vì vậy trong luận văn
này khái niệm bộ phận văn phòng được dùng theo nghĩa tổng hợp cả bốn định
nghĩa nói trên. Nói cách khác, văn phòng của các doanh nghiệp nhỏ chính là:
+ Địa điểm /trụ sở làm việc và giao dịch chính của doanh nghiệp
+ Là bộ máy tham mưu giúp việc cho lãnh đạo
+ Là bộ phận đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; đảm bảo các
phương tiện, điều kiện làm việc
+ Là nơi đặt ra những quy định, biểu mẫu về văn bản, giấy tờ được lưu
hành trong hoạt động của doanh nghiệp.
1.2. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng trong các cơ quan, tổ chức
Như đã phân tích ở mục trên, do có nhiều cách định nghĩa về văn phòng,
nên việc xác định chức năng, nhiệm vụ của văn phòng phải tùy thuộc vào từng
định nghĩa. Tuy nhiên, theo định nghĩa (1), Văn phòng được hiểu là địa điểm, trụ
sở làm việc; theo định nghĩa (4), văn phòng là loại hình, tính chất công việc, nên
nếu xem xét chức năng, nhiệm vụ của văn phòng, chúng ta cần sử dụng định
nghĩa (2) và (3).
Theo PGS.TS Vũ Thị Phụng (2018), văn phòng trong các cơ quan tổ chức
có những chức năng, nhiệm vụ chủ yếu sau đây:

13


Theo định nghĩa thứ hai, văn phòng là bộ máy tham mưu, giúp việc cho
hoạt động lãnh đạo và quản lý, điều hành. Ở góc độ này, văn phòng có hai chức
năng chính là thu thập, xử lý, cung cấp thông tin để tham mưu (đề xuất các
phương án, cách thức giải quyết vấn đề) và giúp việc (tổ chức triển khai và theo
dõi, báo cáo kết quả thực hiện các quyết định quản lý).
Để thực hiện tốt các chức năng trên, tất cả các bộ phận thuộc bộ máy tham
mưu, giúp việc đều phải thực hiện các nhiệm vụ chủ yếu sau đây:
Một là, Thu thập, xử lý các thông tin liện quan đến chức năng, nhiệm vụ
được giao và cung cấp cho lãnh đạo hoặc các bộ phận khác trong hệ thống (nếu
cần).
Ví dụ: Một doanh nghiệp lưu trữ có nhiều dự án, phải thu thập thông tin
tình hình triển khai các dự án sau đó báo cáo lãnh đạo, tiếp đến bộ phận dự án
cũng phải có trách nhiệm quản lý các dự án mà doanh nhiệp triển khai và phải
báo cáo công việc về cho lãnh đạo... còn đối với bộ phận đảm bảo thông tin lo
quản lý văn bản giấy tờ đi đến, con dấu và các hồ sơ lưu trữ, biên soạn các biểu
mẫu cho các hoạt động theo from, theo mẫu.
Hai là, Phân tích, tổng hợp thông tin, phát hiện vấn đề cần giải quyết và đề
xuất với lãnh đạo các phương án, cách thức giải quyết (tham mưu).
Ví dụ: Sau khi xử lý thông tin, Phòng Tổng hợp phát hiện thấy việc triển
khai dự án tại tỉnh A sẽ thiếu hụt một số lượng khá lớn nhân viên chỉnh lý tài liệu.
Trên cơ sở đó, bộ phận nhân sự sẽ tham mưu và đề xuất với lãnh đạo về việc
tuyển dụng thêm và điều động một số cán bộ để kịp tiến độ cho dự án.
Ba là, Sau khi lãnh đạo ban hành quyết định quản lý, các bộ phận có trách
nhiệm xây dựng kế hoạch để triển khai thực hiện, đồng thời tổ chức phổ biến,
hướng dẫn và phân công cho các đơn vị, cá nhân thực hiện các quyết định đó
(giúp việc).
Ví dụ: Nếu lãnh đạo phê duyệt chủ trương tuyển dụng thêm và điều động

cán bộ như đề xuất, Phòng Tổng hợp sẽ xây dựng kế hoạch và lộ trình tuyển
dụng, điều động cán bộ, đồng thời phân công cho các bộ phận và cá nhân đảm

14


nhiệm các công việc cụ thể như: xây dựng tiêu chí tuyển dụng, thông báo tuyển
dụng, thu hồ sơ đăng ký ứng tuyển…
Bốn là, Sau khi hoàn thành công việc, các bộ phận có nhiệm vụ tổng hợp,
đánh giá kết quả và báo cáo cho lãnh đạo, đồng thời tiếp tục tham mưu cho lãnh
đạo các biện pháp tiếp theo.
Ví dụ: Sau khi hoàn thành việc tuyển dụng và điều động cán bộ, Phòng
Tổng hợp sẽ tổng hợp kết quả: số lượng và chất lượng của những người mới
tuyển dụng, phương án bố trí công việc…Kết quả này được báo cáo cho lãnh đạo.
Nếu tuyển chưa đủ thì sẽ tham mưu các biện pháp để tuyển bổ sung. Nếu tuyển
đủ thì đề xuất phương án cho việc bố trí chỗ làm việc và chế độ lương, phụ cấp
cho người được tuyển hoặc đề xuất kế hoạch tập huấn và đào tạo lại…
Nếu xem xét theo định nghĩa thứ ba thì văn phòng có chức năng tham mưu
tổng hợp và bảo đảm thông tin, liên lạc, điều kiện làm việc cho cơ quan.
Để thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, Văn phòng có nhiệm vụ sau đây:
Một là, tổ chức quản lý hệ thống thông tin văn bản của cơ quan, bao gồm
thông tin đầu vào (văn bản đến), thông tin đầu ra (văn bản đi) và thông tin văn
bản nội bộ. Thông qua việc quản lý và theo dõi ba nguồn thông tin cơ bản này,
Văn phòng sẽ nắm được tình hình chung của cơ quan cũng như những yêu cầu
của cấp trên gửi xuống, thông tin của các cơ quan, đối tác có liên quan.
Hai là, trên cơ sở đó, Văn phòng sẽ tổng hợp, cung cấp những thông tin
này (qua việc trình văn bản đến hoặc qua báo cáo trong cuộc họp giao ban) cho
lãnh đạo cơ quan, đồng thời đề xuất với lãnh đạo những vấn đề cũng như thời
hạn và yêu cầu cần giải quyết …Từ ý kiến tham mưu của Văn phòng, Lãnh đạo
cơ quan sẽ lựa chọn và quyết định nên tập trung, ưu tiên giải quyết những vấn đề

gì? phân công và giao việc giải quyết vấn đề đó cho bộ phận nào? Tiếp đó, các
đơn vị sẽ thực hiện chức năng tham mưu chuyên sâu theo từng lĩnh vực được
giao. Như vậy, chức năng tham mưu của Văn phòng ở điểm này mang tính rộng
và tổng hợp vì liên quan đến rất nhiều vấn đề, và trên cơ sở tổng hợp các thông
tin từ văn bản đi, văn bản đến, văn bản nội bộ, qua các báo cáo từ cấp dưới gửi
lên. Hay nói cách khác, Văn phòng tham mưu bước 1 (nêu những vấn đề và yêu
15


cầu cần giải quyết), còn các bộ phận khác sẽ tham mưu bước 2 (đề xuất phương
án và cách giải quyết cụ thể).
Ở chức năng thứ ba, để đảm bảo thông tin, liên lạc, điều kiện làm việc cho
cơ quan và lãnh đạo, Văn phòng có những nhiệm vụ sau:
* Đảm bảo thông tin, liên lạc
- Kiểm soát và quản lý hệ thống thông tin văn bản (công tác văn thư, lưu trữ).
- Kiểm soát và quản lý hệ thống thông tin liên lạc (điện thoại, internet).
- Tiếp nhận thông tin phản hồi (tiếp dân, chăm sóc khách hàng…).
- Tổng hợp thông tin và thường xuyên báo cáo cho lãnh đạo.
- Thực hiện một số hoạt động về đối nội, đối ngoại.
* Đảm bảo các điều kiện, phương tiện làm việc, bao gồm các nhiệm vụ:
- Xây dựng, sửa chữa trụ sở làm việc.
- Bố trí và tổ chức nơi làm việc.
- Thiết kế, tổ chức cảnh quan và môi trường làm việc.
- Mua sắm, bảo dưỡng, sửa chữa các trang thiết bị, điều kiện làm việc như:
bàn ghế, máy móc, văn phòng phẩm, phương tiện đi lại…
Như vậy, để xác định chức năng của văn phòng, cần xem xét theo từng
định nghĩa. Việc xác định chức năng, nhiệm vụ là cơ sở để xác định vị trí, vai trò
của văn phòng trong các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp.
1.3. Vai trò, vị trí và mối quan hệ công tác của văn phòng trong các cơ quan,
tổ chức

1.3.1. Vai trò, vị trí của văn phòng
Văn phòng là “trung tâm” của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp trong việc
điều phối, tổ chức, phối hợp và hỗ trợ các bộ phận, đội ngũ lãnh đạo trong cơ
quan, tổ chức, doanh nghiệp đảm bảo hiệu quả, chất lượng công việc.
Là một thực thể hiện hữu ở tất cả các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, vai
trò của văn phòng thể hiện ở chính chức năng mà nó đảm nhiệm. Nếu hiểu Văn
phòng là bộ máy tham mưu, giúp việc thì chức năng quan trọng nhất của văn
phòng là đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý, điều hành. Nếu hiểu Văn
16


phòng là một bộ phận trong bộ máy tham mưu, giúp việc thì ngoài chức năng
trên, Văn phòng còn có chức năng đảm bảo điều kiện và phương tiện làm việc
cho cơ quan, tổ chức. Nếu hiểu Văn phòng là trung tâm giao dịch và liên lạc thì
Văn phòng có chức năng duy trì, phát triển các mối quan hệ của cơ quan, tổ chức,
doanh nghiệp.
Theo PGS.TS. Vũ Thị Phụng (2018) Văn phòng có vai trò và vị trí như sau:
- Văn phòng là bộ phận chuyên môn, là bộ máy giúp việc tổng hợp của
lãnh đạo cơ quan, doanh nghiệp. Việc đảm bảo cho hoạt động của lãnh đạo được
trôi chảy, thuận lợi, hiệu quả thông qua các chương trình, kế hoạch do văn phòng
xây dựng như lịch công tác hàng tuần, lịch tiếp khách, tổ chức chu đáo mỗi khi
lãnh đạo tham dự các cuộc họp, hội nghị hoặc bố trí đầy đủ, an toàn mỗi khi lãnh
đạo đi công tác… Ngoài ra, văn phòng còn là “bộ lọc” giúp cho lãnh đạo không
mất thời gian vào những công việc sự vụ hàng ngày, đơn giản, mà tập trung vào
các công việc chính, chiến lược cho sự phát triển của cơ quan, tổ chức.
- Văn phòng là đầu mối thông tin của cơ quan, doanh nghiệp. Văn phòng tổ
chức các nguồn thông tin và quy trình nghiệp vụ để đảm bảo thông tin cho hoạt
động quản lý của lãnh đạo cũng như hỗ trợ thông tin nghiệp vụ cho các đơn vị khác.
- Văn phòng cũng là nơi truyền đạt mọi thông tin chính thức ra ngoài cơ
quan, doanh nghiệp. Các thông tin của văn phòng tiếp nhận, xử lý và cung cấp rất

đáng tin cậy vì đã được xử lý theo quy trình nghiệp vụ có kiểm soát chặt chẽ. Và
những thông tin văn phòng cung cấp ra ngoài là những thông tin chính thức của
cơ quan, doanh nghiệp. Chính vì vậy, những người làm công tác hành chính văn
phòng không thể làm trái các quy định trong việc thu thập xử lý thông tin hoặc
tùy tiện trong việc phát ngôn vì sẽ ảnh hưởng rất lớn tới lãnh đạo cũng như tới
hoạt động cảu cơ quan, doanh nghiệp.
- Văn phòng là bộ phận tham mưu trực tiếp của lãnh đạo trong công tác
điều hành, quản lý hành chính cơ quan, doanh nghiệp. Trong công tác quản lý cơ
quan, tổ chức, các quyết định của lãnh đạo ban hành hầu như đều có sự đóng góp
của văn phòng thông qua những công việc cụ thể như nắm thông tin, đánh giá

17


tình hình, nghiên cứu các văn bản pháp luật, đưa ra dự báo và giải pháp. Có thể
nói ở vị trí này, văn phòng được coi là “cánh tay phải” của các nhà lãnh đạo.
- Văn phòng là nơi tổ chức các hoạt động đối nội - đối ngoại của cơ quan,
doanh nghiệp. Có thể nói, hầu hết các hoạt động giao tiếp chính thức của giữa cơ
quan, doanh nghiệp với công dân, đối tác, khách hàng đều được tổ chức tại văn
phòng. Việc tiếp đón trọng thị, sự ứng xử lịch thiệp trong giao tiếp của các cán bộ
nhân viên, phong cách làm việc chuyên nghiệp sẽ làm đối tác, khách hàng hài
lòng vì được tôn trọng. Thiết kế văn phòng hợp lý, khoa học, có tính thẩm mỹ
cao cùng với chế độ làm việc chặt chẽ sẽ gây ấn tượng lớn đối với khách. Tất cả
những ấn tượng tốt đẹp đó sẽ góp phần nâng cao vị thế, uy tín của cơ quan, doanh
nghiệp, góp phần quảng bá thương hiệu của cơ quan, doanh nghiệp. Chính vì thế,
văn phòng còn được coi là “bộ mặt” của cơ quan, doanh nghiệp.
Ví dụ: Các doanh nghiệp lưu trữ tại Việt Nam đều có mối quan hệ với đối
tác khách hàng, văn phòng là đầu mối tiếp khách, giúp cho lãnh đạo cơ quan
trong việc đón tiếp đối tác, khách hàng...
1.3.2. Mối quan hệ công tác của văn phòng

Trong quan hệ công tác với các đơn vị, phòng ban trong cơ quan, tổ chức,
doanh nghiệp thì văn phòng có mối quan hệ ngang cấp, phối kết hợp với các đơn
vị, phòng ban trong việc thực hiện các chương trình, kế hoạch chung của cơ
quan, doanh nghiệp. Tuy nhiên, ở góc độ giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo, văn
phòng thường là đầu mối, chủ trì trong việc phối hợp với các đơn vị khác thực
hiện các nhiệm vụ chung liên quan tới công tác quản lý. Chẳng hạn như trong
việc xây dựng và thực hiện “Nội quy lao động” thì phải có sự tham gia của tất cả
các đơn vị, phòng ban trong cơ quan, doanh nghiệp, nhưng văn phòng còn có
trách nhiệm đôn đốc, nhắc nhở, theo dõi và phối hợp với lãnh đạo các đơn vị
khác để kiểm tra, đánh giá, tổng hợp và đề xuất các biện pháp cho lãnh đạo trong
việc đảm bảo thực hiện tốt Nội quy của cơ quan, doanh nghiệp.
Ví dụ: ở trong các doanh nghiệp nhỏ không có nhiều phòng, ban, bộ phận
nhưng vì văn phòng là đầu mối cho sự kết nối các phòng ban với nhau, giúp cho
sự gắn kết các phòng, ban, bộ phận.
18


1.4. Tầm quan trọng của việc thiết lập, tổ chức hoạt động của bộ phận văn
phòng
Văn phòng của bất kỳ một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nào cũng đóng
vai trò cực kỳ quan trọng, là một tất yếu khách quan. Văn phòng giữ vai trò then
chốt có ảnh hưởng to lớn đến hiệu quả và chất lượng hoạt động của doanh
nghiệp. Nói cách khác, văn phòng vừa là doanh nghiệp đầu não, vừa là bộ mặt
của doanh nghiệp; là nơi thu nhận và cung cấp thông tin cho hoạt động điều hành,
quản lý, hoạt động chuyên môn của các phòng, ban trong doanh nghiệp; đảm bảo
công việc được diễn ra trôi chảy, hiệu quả.
Với những đánh giá sơ bộ trên cũng thấy được tầm quan trọng của việc
thiết lập, tổ chức hoạt động của bộ phận văn phòng, đặc biệt ở các doanh nghiệp
mới thành lập. Mọi doanh nghiệp ngay từ khi thành lập đến khi đi vào hoạt động
đều phải tuân thủ theo những quy định về tổ chức, về cơ chế hoạt động và các

điều kiện duy trì hoạt động. Các điều kiện đó không giống nhau giữa các doanh
nghiệp. Do tính chất hoạt động, vai trò, chức năng, nhiệm vụ khác nhau nên mỗi
doanh nghiệp lại có nội quy, quy chế hoạt động riêng. Nhưng về căn bản vẫn đảm
bảo những đặc điểm và quy trình chung như sau:
1.4.1. Đặc điểm của doanh nghiệp nhỏ mới thành lập
1.4.1.1. Tiêu chí xác định doanh nghiệp nhỏ
Theo Điều 3 Nghị định 56/2009/NĐ-CP ngày 30/6/2009 của Chính phủ
nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam về trợ giúp phát triển doanh nghiệp
nhỏ và vừa quy định: doanh nghiệp nhỏ và vừa là cơ sở kinh doanh đã đăng ký
kinh doanh theo quy định pháp luật, được chia thành ba cấp: siêu nhỏ, nhỏ, vừa
theo quy mô tổng nguồn vốn (tổng nguồn vốn tương đương tổng tài sản được xác
định trong bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp) hoặc số lao động bình quân
năm (tổng nguồn vốn là tiêu chí ưu tiên), cụ thể như sau:

19


Doanh
nghiệp siêu

Doanh nghiệp nhỏ

Doanh nghiệp vừa

nhỏ
Tổng

Quy mô khu
vực


Số lao động

nguồn

Số lao

Tổng

Số lao

động
nguồn vốn
động
vốn
I. Nông, lâm 10 người trở 20 tỷ đồng từ trên 10 từ trên 20 từ trên 200
nghiệp

và xuống

trở xuống

người đến tỷ đồng đến người đến

thủy sản
200 người 100 tỷ đồng 300 người
II.
Công 10 người trở 20 tỷ đồng từ trên 10 từ trên 20 từ trên 200
nghiệp

và xuống


trở xuống

người đến tỷ đồng đến người đến

xây dựng
200 người 100 tỷ đồng 300 người
III. Thương 10 người trở 10 tỷ đồng từ trên 10 từ trên 10 từ trên 50
mại và dịch xuống

trở xuống

vụ

người đến tỷ đồng đến người đến
50 người

50 tỷ đồng

100 người

Trong những năm vừa qua, đặc biệt là sau các Luật và một số văn bản
hướng dẫn liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp được Quốc hội thông qua,
nhiều chương trình, chính sách liên quan đến hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa ra
đời đã tạo điều kiện cho doanh nghiệp nhỏ và vừa phát triển nhanh chóng về số
lượng, từng bước nâng cao chất lượng, đóng góp quan trọng vào sự phát triển
kinh tế - xã hội của đất nước.

20



Căn cứ vào tiêu chí quy mô tổng nguồn vốn hoặc số lao động bình quân
của doanh nghiệp nhỏ và vừa, theo báo cáo của Tổng cục Thuế và số lượng
doanh nghiệp đăng ký kinh doanh theo Cục Đăng ký kinh doanh từ năm 2008 đến
2015:
1000
900
800
700
600
500

Số lượng DN ĐKKD

400
300

Số lượng DN hoạt động

200

Doanh nghiệp siêu nhỏ

100

Doanh nghiệp nhỏ
Doanh nghiệpvừa

0


20082009201020112012201320142015

Biểu đồ: Tổng hợp số lượng doanh nghiệp vừa và nhỏ từ năm 2008 đến 2015
(Nguồn: Cục Đăng ký kinh doanh, Bộ Kế hoạch và Đầu tư)
Qua biểu đồ chúng ta có thể thấy rằng hầu hết các doanh nghiệp tại Việt
Nam là doanh nghiệp vừa và nhỏ. Các doanh nghiệp nhỏ và vừa thường chiếm tỷ
trọng lớn, thậm chí áp đảo trong tổng số doanh nghiệp. Hiện nay có tổng số 95%
các doanh nghiệp đăng ký hoạt động tại Việt Nam hoạt động dưới mô hình này.
Theo Viện Phát triển doanh nghiệp thuộc Phòng Thương mại và Công nghiệp
Việt Nam (năm 2011), Việt Nam có 543.963 doanh nghiệp, trong đó doanh
nghiệp vừa và nhỏ chiếm 97%, đóng góp hơn 40% GDP cả nước và sử dụng 51%
tổng số lao động xã hội.
21


Vì thế, đóng góp của họ vào tổng sản lượng và tạo việc làm là rất đáng kể.
Doanh nghiệp vừa và nhỏ có vai trò quan trọng trong nền kinh tế của Việt Nam
thể hiện trên những khía cạnh sau:3
- Giữ vai trò ổn định nền kinh tế: ở phần lớn các nền kinh tế, các doanh
nghiệp nhỏ và vừa là những nhà thầu phụ cho các doanh nghiệp lớn. Sự điều
chỉnh hợp đồng thầu phụ tại các thời điểm cho phép nền kinh tế có được sự ổn
định. Vì thế, doanh nghiệp nhỏ và vừa được ví là thanh giảm sóc cho nền kinh tế.
- Làm cho nền kinh tế năng động: vì doanh nghiệp nhỏ và vừa có quy mô
nhỏ, nên dễ điều chỉnh và thay đổi phù hợp với nhu cầu của nền kinh tế.
- Tạo nên ngành công nghiệp và dịch vụ phụ trợ quan trọng: doanh nghiệp
nhỏ và vừa thường chuyên môn hóa vào sản xuất một vài chi tiết được dùng để
lắp ráp thành một sản phẩm hoàn chỉnh.
- Là trụ cột của kinh tế địa phương: nếu như doanh nghiệp lớn thường đặt
cơ sở ở những trung tâm kinh tế của đất nước, thì doanh nghiệp nhỏ và vừa lại có
mặt ở khắp các địa phương và là người đóng góp quan trọng vào thu ngân sách,

vào sản lượng và tạo công ăn việc làm ở địa phương.
- Đóng góp một phần giá trị GDP cho quốc gia.
1.4.1.2. Đặc điểm và các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp nhỏ
a. Về quy mô: Doanh nghiệp nhỏ có quy mô nhỏ ( vốn, nhân lực). Phạm vi
hoạt động lại có thể trong một địa phương nhưng cũng có thể trong phạm vi toàn
quốc.
VD: Những doanh nghiệp lưu trữ như: Công ty HT, công ty ADDJ hay Trung
tâm Đào tạo - Nghiên cứu khoa học tổ chức và quản lý... mà chúng tôi đến khảo sát
mặc dù quy mô nhỏ nhưng phạm vi hoạt động lại diễn ra trong toàn quốc.
b. Về tính chất hoạt động kinh doanh
Doanh nghiệp vừa và nhỏ thường tập trung nhiều ở khu vực chế biến và
dịch vụ, tức là gần với người tiêu dùng hơn. Ở Việt Nam, theo Cục xúc tiến
thương mại (2012) trong cơ cấu ngành nghề, khoảng 43% doanh nghiệp vừa và

3 />
22


nhỏ hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, 24% trong lĩnh vực thương mại và phân
phối, số còn lại hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ và liên quan đến nông nghiệp.
c. Về nguồn lực vật chất
Doanh nghiệp vừa và nhỏ có quy mô vốn nhỏ, gặp khó khăn trong việc tiếp
cận với nguồn vốn chính thức, đặc biệt là ở các nước đang phát triển như Việt
Nam. Điều này là một cản trở không nhỏ trong việc triển khai, áp dụng các tiến
bộ khoa học, công nghệ mới vào hoạt động thương mại nói chung và xúc tiến
thương mại trực tuyến nói riêng.
c. Về năng lực quản lý điều hành
Xuất phát từ nguồn gốc hình thành, tính chất, quy mô... các nhà quản trị
doanh nghiệp vừa và nhỏ thường nắm bắt, bao quát và quán xuyến hầu hết các mặt
của hoạt động kinh doanh. Thông thường họ được coi là nhà quản trị doanh nghiệp

hơn là nhà quản lý chuyên sâu.. Tuy nhiên, hầu hết các chủ doanh nghiệp lại chưa
được đào tạo bài bản về quản trị doanh nghiệp. Chính vì vậy mà nhiều kỹ năng,
nghiệp vụ quản lý trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ còn rất thấp so với yêu cầu.
d. Về tính phụ thuộc hay bị động
Do các đặc trưng kể trên nên các doanh nghiệp vừa và nhỏ bị thụ động
nhiều hơn ở thị trường. Cơ hội “đánh thức”, “dẫn dắt” thị trường của họ rất nhỏ.
Nguy cơ “bị bỏ rơi”, phó mặc được minh chứng bằng con số doanh nghiệp vừa
và nhỏ bị phá sản.
Ví dụ ở Việt Nam một năm có hàng ngàn doanh nghiệp vừa và nhỏ phá sản
(đương nhiên lại có số doanh nghiệp tương ứng phù hợp các doanh nghiệp vừa và
nhỏ mới xuất hiện), nói cách khác các doanh nghiệp vừa và nhỏ có “tuổi thọ”
trung bình thấp.
Doanh nghiệp vừa và nhỏ chịu sự cạnh tranh khốc liệt của các công ty, tập
đoàn lớn và từ chính các doanh nghiệp với nhau. Trong quá trình hội nhập, các tập
đoàn lớn thường có xu hướng vươn mình ra thế giới, thành lập các chi nhánh, công ty
con ở các quốc gia có nhiều lợi thế, vì vậy, các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở các quốc
gia này phải tìm ra những phương thức, công cụ mới trong hoạt động kinh doanh.

23