NGUYỄN TIẾN HIỂN - KIỂU VĂN HÔT

TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN
TÀI LIỆU
Giáo trình dành cho sinh viên Đại học
và Cao đẳng ngành Thư viện - Thông tin

TRƯỜNG ĐẠI HỌC VĂN HOÁ HÀ NỘI
HÀ NỘI -Y 005



MỤC LỤC
Trang
L Ờ I NÓI ĐẦU
C H Ư Ơ N G 1.

7
TỔ CH Ứ C VÀ ĐÃNG K Ý TÀ I

L IỆ U

11

1.1. Khái niệm và mục đích ý nghĩa của
tổ chức tài liệu
1.1.1. Khái niệm về tổ chứctài liệu

11

11

1.1.2. Mục đích, ý nghĩa của tổ chức tài
liệu

13

1.2. Các phương pháp tổ chức tài liệu

15

1.2.1 .Tổ chức tài liệu theo loại hình

15

1.2.2. Tổ chức theo ngôn ngữ

18

1.2.3. Tổ chức tài liệu theo hình thức phục
vụ

19
1.2.4.TỔ chức tài liệu theo chức năng

23

1.2.5 Tổ chức kho kết hợp

25


3


1.3. Đăng ký tài liệu

26

1.3.1. Mục đích, ý nghĩa cúa đăng ký tài
liệu

26

1.3.2. Yêu cầu đối với việc đăng ký tài liệu

27

1.3.3. Các hình thức đăng ký tài liệu

29

1.3.4. Đăng ký báo, tạp chí

33

CHƯ Ơ NG

2 SẮP X Ế P

VÀ


K IỂ M

KÊ

TÀI

L IỆ U

44

2.1. Khái quát về xử lý kỹ thuật đối v ó i
tài liệu

44

2.1.1. Đóng dấu

45

2.1.2. Ghi số đăns ký cá biệt vào tài liệu.

46

2.1.3. Viết ký hiệu xếp giá và dán nhãn

46

2.1.4. Làm túi và phiếu sách.


46

2.1.5. Sửa chữa nhỏ đối với tài liệu

46

2.1.6. Dán mã vạch cho tài liệu

46

2.2. Sắp xếp tài liệu

48

2.2.1.

Muc đích, yêu cầu và nguyên tắc sắp

xếp tài liệu
2.2.2 Các phương pháp sắp xếp tài liệu

4

48
49


2.2.3. Ký hiệu xếp giá theo bảng chí số tác
giả (chỉ số Cutter)


64

2.3. Kiểm kê tài liệu

80

2.3.1. Mục đích ý nghĩa của kiểm kê tài
liệu

80

2.3.2. Phân loại kiểm kê tài liệu

80

2.3.3. Các phương pháp kiểm kê

81

2.3.4. Thủ tục kiểm kê

83

CHƯ Ơ NG 3 BẢO Q U ẢN T À I L IỆ U

87

3.1 Khái niệm và ý nghĩa của công tác
bảo quản tài liệu


87

3.1.1 Khái niệm về công tác bảo quản tài
liệu

87

3.1.2 Ý nghĩa của công tác bảo quản tài
liệu

89

3.2 Đặc tính của tài liệu và nguyên nhân
hư hỏng
3.2.1 Đặc tính

91
của

tài liệu

3.2.2 Nguyên nhân gây hư hỏng tài liệu

91
94

3.3 Giải pháp bảo quản tài liệu

108


3.3.1 Lập kế hoạch bảo quản

108


3.3.2 Giải quyết vấn đề môi truờng

115

3.3.3 Kho lưu trữ

122

3.3.4 Xử lý một số nguyên nhân phá huỷ tài
liệu

136

3.3.5 Chuyển dạng tài liệu

165

3.3.6 Phục chế tài liệu

187

3.4 Cán bộ bảo quản

197


3.4.1 Người làm công tác bảo quản chuyên
nghiệp
3.4.2 Đào tạo người làm công tác bảo quản

197
199

3.4.3 Tổ chức nghề nghiệp của cán bộ bảo
quản

6

201

Câu hỏi ôn tập và bài tập

203

Tài liệu tham khảo

206


LỜI NÓI ĐẦU
Nói đến thư viện và trung tâm thông tin là nói đến
tài liệu. Tài liệu bao gồm: sách, báo, tạp chí, các vật
inang tin và chỉ dẫn thông tin khác.
Một trong những nhiệm vụ quan trọng của cơ quan
thông tin, thư viện và lưu trữ là tổ chức và bảo quản
lâu dài tài liệu- kho tàng tri thức của nhân loại.

Tổ chức tài liệu khoa học với mục đích: thuận tiện
cho việc phục vụ, dễ bảo quản.
Bảo quản tài liệu khoa học với mục đích: sử dụng
được lâu dài, ít mất mát, hư hỏng, nhờ đó tiết kiệm
được kinh phí bổ sung, lưu giữ được vốn tri thức của
dân tộc và của nhân loại.
Tổ chức và bảo quản vốn tài liệu rất được các nước'
phát triển quan tâm, luôn là đề tài vừa mang tính
truyền thống, vừa mang tính hiện đại.
Tổ chức và bảo quản tài liệu được coi là một khoa
7


học đồng thời là một nghệ thuật trong tổ chức và )ảo
quản lâu dài kho tri thức của nhân loại.
Công tác đào tạo cán bộ thư viện thông tin của niớc
ta, đã có bề dầy lịch sử 45 năm, nhưng môn Tổ chúie
và bảo quản tài liệu chưa được đưa vào chương tnnih
giảng dạy, đó là một thiếu sót đáng kể trong chưưnig
trình đào tạo của những năm đã qua.
Chương trình mới về đào tạo ngành thư viện thcnig
tin được Bộ Giáo dục và Đào tạo, Bộ Văn hoá Thtnig
tin thông qua năm 2004, đã đưa môn Tổ chức và bảto
quản tài liệu vào chương trình đào tạo đại học và caio
đẳng chuyên ngành bắt buộc với 3 đơn vị học trình (4:5
tiết) là đúng đắn và cần thiết.
Để phục vụ cho học tập, giảng dạy và tổ chức, bả(0
quản tài liệu ở các thư viện, trung tâm thông tin và ccơ
quan lưu trữ, chúng tôi biên soạn giáo trình Tổ chứíc
và bảo quản tài liệu.

Giáo trình gồm 3 chương sau:
Chương I: Tổ chức và đăng ký tài liệu
Chương II: sắp xếp và Kiểm kê tài liệu
Chương III: Bảo quản tài liệu

8


Chúng tôi đã cố gắng thu thập tài liệu để biên soạn
giáo trình, song chắc chắn còn những khiếm khuyết
nhất định. Chúng tôi mong nhận được những ý kiến
đóng góp chân thành, quý báu của các cơ quan, các tổ
chức, và các bạn đồng nghiệp.
Qua lời nói đầu, cho chúng tôi được gửi lời cảm ơn
tới các cơ quan, tổ chức, cá nhân đã giúp đỡ chúng tôi
hoàn thành giáo trình này.
NHÓM TÁC GIẢ

9



CH Ư ƠNG 1

TỔ CHỨC VÀ ĐẢNG KÝ TÀI LIỆU
1.1.

KHÁI NIỆM VÀ MỤC ĐÍCH Ý NGHĨA CỦA
TỔ CHỨC TÀI LIỆU


1.1.1. Khái niệm về tổ chức tài liệu
Tài liệu trong thư viện và trung tâm thông tin là cơ
sở vật chất quan trọng và thiết yếu nhất, không có thư
viện và trung tâm thông tin nào lại không có tài liệu.
Nói đến thư viện và trung tâm thông tin là nói đến
sách, báo, tạp chí và các vật mang tin khác, ta gọi
chung là tài liệu.
Thư viện - bắt nguồn từ chữ Hy lạp cổ “biliotheka“
là hai từ ghép: “biblio“ là sách và “theka” là bảo quản,
theo nghĩa đen từ xa xưa thư viện đã là nơi bảo quản
sách.
Trong điều 1 Pháp lệnh Thư viện năm 2000, có đưa
khái niệm thư viện như sau: “Thư viện có chức năng,
nhiệm vụ giữ gìn di sản thư tịch của dân tộc; thu thập,
tàng trữ tổ chức việc khai thác và sử dụng chung vốn

11


tài liệu trong xã hội nhằm truyền bá tri thức, cung cấp
thông tin phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cún, công
tác và giải trí của mọi tầng lớp nhân dân. góp phần
nâng cao dân trí, đào tạo nhân lực, bồi dưỡng nhân tài.
phát triển khoa học, công nghệ, kinh tế, văn họá phục
vụ công cuộc công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước”
Các trung tâm thông tin thư viện lớn trong nước
cũng như ớ nước ngoài, không chỉ có nhiệm vụ thu
thập, tổ chức sử dụng mà còn tổ chức bảo quản đời đời
tri thức của nhân loại.
Muấn-tể-ehức sữ đụrig và bảo quản tài liệu cồ hiệu

qua, ta phải tổ chức kho tài liệu sao cho khoa học: cất
giữ được nhiều, dễ cất, dễ lấy, dễ bảo quản.
Vậy tổ chức vốn tài liệu là phươngthức sấp xếp tài
liệu sao chọ khoa hoc, hiẽu quả.
Nói đến tổ chức vốn tài liệu là nói đến việc đăng
ký, xử lý, sắp xếp, kiểm kê và bảo quản vốn tài liệu.
Nhờ có khâu bổ sung thường xuyên, nên kho tài
liệu luôn được cập nhật và đổi mới.
Vốn tài liệu quý hiếm, nhưng khâu tổ chức kho
chưa khoa học, sẽ dãn đến không đáp ứng được nhu
cầu ngày càng cao của độc giả và không thể bảo quản
tốt được.
12


Thư viện của các nước tư bản, họ chú V nhiều đến
khâu tổ chức, bảo quán. Nhiều người cho rằng: thư
viện là một khoa học, một nghệ thuật về sắp xếp, bảo
quản vốn tài liệu. Thư viện phải tổ chức vốn tài liệu
như thế nào để độc giả có thể sử dung tối đa các tài
liệu mà thư viện c ó /k ê u tổ chức vốn tài liệu không
khoa học, thì kho sách sẽ trở thành “mồ chôn sách“, vì
vậy, lổ chức vốn tài liệu khoa học sẽ tạo điều kiện cho
thư viện hoạt động được dễ dàng, hiệu quả và bảo
quán tốt tài liệu mà ihư viện có. 1
1.1.2. Mục đích, ý nghĩa của tổ chức tài liệu
Thư viện và trung tâm thông tin là nơi lưu giữ nhiều
tài liệu nhất, tổ chức sưu tầm, sử dụng hiệu quả nhất.
Thực lế đã chứng minh: một cá nhân dù giầu đến đâu
cũng không thể lổ chức cho mình một thư viện khoa

học và hiện đại như nhà nước. Theo số liệu năm 2005 ;
thư viện lớn nhất hiện nay là thư viện Quốc hội Mỹ có
128 triệu lài liệu; Thư viện Lé nin Liên bang Nga có
gần 50 triệu tài liệu; Thư viện Quốc gia Việt nam có
1,2 triệu tài liệu.
Nhũng thư viện lớn trên thế giới có khối lượng tài
liệu khổng lồ như vậy mà vẫn ngăn nắp, đâu vào đấy,
phục vụ có hiệu quả, bảo quản tốt, quả là một khoa

13


học, một nghệ thuật thực thụ trong việc tổ chức tài
liệu.
Vào các thư viện lớn thấy tài liệu, ta hình dung đến
sa mạc thấy cát, vào rừng thấy lá cây..., nhiệm vụ của
ta là phải lấy được hạt cát nào đó trong sa mạc mà đã
được đánh dấu, lấy lá cây nào đó đã được ghi nhận
trong rừng cây, quả là rất khó. Nhiệm vụ của thủ thư
là lấy một tài liệu nào đó bạn đọc yêu cầu trong thư
viện khổng lổ hàng chục triệu tài liệu cũng không hể
đơn gián. Muốn làm được điều đó, khâu tổ chức tài
liệu phái rất khoa học hiệu quả và chính xác.
Cơ quan thông tin thư viện có nhiệm vụ thường
xuyên sun tầm, tổ chức sử dụng và bảo quản tài liệu ,
nên mục đích của việc tổ chức tài liệu là rất cụ thể
nhằm:
- Tạo ra một trật tự trong các kho tài liệu,
- Tạo thuận lợi cho việc sử dụng vốn tài liệu,
- Nâng cao hiệu quả sử dụng vốn tài liệu,

- Bảo quản lâu dài. tránh mất mát hư hỏng,
- Sử dụng được lâu bền, tiết kiệm kinh phí,
Việc tổ chức tài liệu có trật tự, có hệ thống, đảm
bảo tính khoa học, đã giúp cho cán bộ thư viện thông
tin và bạn đọc khai thác hiệu quả tài liệu, không để tài
14


liệu chết trong kho. Việc tổ chức tài liệu khoa học đã
giúp tra tìm nhanh, chính xác, dễ theo dõi và bảo quản
có hiệu quả.
1.2. CÁC PHƯƠNG PHÁP TỔ CHỨC TÀI LIỆU
1.2.1. Tổ chức tài liệu theo loại hình
Tổ chức tài liệu theo loại hình tài liệu là dựa vào
các loại hình tài liệu có trong thư viện và trung tâm
thông tin để tổ chức

sử

dụng và bảo quản.

Trong cơ quan thông tin - thư viện có các loại hình
tài liệu sau: sách, báo, tạp chí, bản đồ, bản nhạc, vi
phim, vi phiếu, băng, đĩa v.v...
Tổ chức tài liệu theo loại hình là dựa vào các loại
tài liệu trên để tổ chức thành các kho riêng biệt như :

Kho sách - sách là một loại tài liệu quan trọng
trong cơ quan thông tin- thư viện và là loại tài liệu
chiếm đại đa số trong thư viện và trung tâm thông tin..

Bất cứ thư viện nào cũng có kho sách. Kho sách là cơ
sỏ' thiết yếu của thư viện và trung tâm thông tin. Sách
là tài liệu có nội dung nhất quán liên tục, có số trang
theo quy định từ 49 trang trở lên không kể bìa là một
đơn vị sách. Có sách dầy, sách mỏng, sách nhiều tập,
ít tập... bằng nhiều ngôn ngữ khác nhau.
15


Kho báo. tạp clií - là kho ấn phẩm định kỳ được
xuất bản theo thời gian đã ấn định trước. Ví dụ: báo ra
hàng ngày, hàng tuần, tạp chí ra hàng tháng, hàng
quý...
Báo, tạp chí cung cấp những thông tin mới, ngắn
gọn, cập nhật. Báo, tạp chí cũng chia ra Ihành báo, tạp
chí khoa học và báo tạp chí phổ thông:
-

Báo, tạp chí khoa học: là loại ấn phẩm phục vụ

cho một nhóm đối tượng nhất định; họ đọc để nghiên
cứu, giảng dạy và học tập.
Ví dụ: Tạp chí khoa học của Đại học Quốc gia Hà
Nội;
Tạp chí Văn hoá nghệ thuật của Bộ Văn hoá Thông
tin...là tạp chí khoa học.
Báo, tạp chí phổ Ihông: là loại ấn phẩm phục vụ
rộng rãi mọi đối tượng; họ đọc để nâng cao dân trí.
Ví dụ: Tạp chí Tiếp thị & gia đình của trung tâm
Hội chợ triển lãm Việt nam. Tạp chí Người Hà nội

cuối tuần của Hội liên hiệp Văn học Nghệ thuật Hà
nội...là tạp chí phổ thông.

Kho vi phim, vi phiếu - là loại kho cần thiết ớ các
trung tâm thông tin thư viện lớn, để bảo quản các tài
liệu bằng vi phim, vi phiếu.


•Ngày nay tổ chức Giáo dục Khoa học Văn hoá Liên
hiệp quốc (UNESCO) khuyến cáo các nước phát triển
dùng nhiều giấy cần chuyển các vật mang tin sang vi
phim, vi phiếu hoặc băng từ, đĩa để bớt dùng giấy vì
giấy được làm từ gỗ, tre, nứa nếu dùng nhiều sẽ phải
phá rừng nhiều và gây ảnh hưởng trực tiếp đến đời
sống của nhân loại.
Dùng vi phim, vi phiếu có ưu điểm ở chỗ: gọn nhẹ,
dễ bảo quản, tiết kiệm được nhiều chỗ trên giá, ngoài
ra cũng có nhược điểm là phải đọc bằng máy, mỏi mắt
hơn.

Kho băng đĩa lùnh - xã hội phát triển, công nghệ
thông tin phát triển, vật mang tin cũng rất đa dạng,
phong phú được ghi lại trên băng ghi âm và trên đĩa
quang. Kết quả đạt được rất khả quan: bảo quản tốt,
dùng được lâu bền, độ nén thông tin cao.
Qua thực tế cho thấy: một đĩa CD- ROM nặng 2
gam , đường kính 10 cm, dầy 2mm, có sức chứa bằng
400.000 trang giấy khổ A4; một đĩa CD- ROM như
thế có thể lưu được cả bộ bách khoa toàn thư 15 tập,
m ỗi tập nặng 5 kg, cả bộ là 75 kg.


Kho bản đồ, bản nhọc cũng được thu thập vào trung


chất khác nhau. Ta phải tổ chức chúng thành bộ phận
riêng để dễ sử dụng và dễ bảo quản, tiết kiệm được
nhiều chỗ trên giá.
Đối với bản đổ, ta phải tách riêng các bản đổ bạn
đọc thường xuyên mượn đến, đưa vào phòng đọc, các
bản đồ quan trọng nhất nên treo trên tường tại phòng
đọc, phòng mượn, (bằng phương pháp treo rèm, có thể
nâng lện, cuộn xuống vừa tiện tra cứu, vừa tiết kiệm
diện tích). Kho bản đồ thường xếp theo môn loại khoa
học, hoặc theo đăng ký cá biệt, hoặc theo khổ (kinh
nghiệm theo khổ là khoa học nhất).
Đối với các bản nhạc, thông thường người ta xếp
theo môn loại, chẳng hạn ở Nga có khung phân loại “
Niên giám các tài liệu âm nhạc” do Cục đăng ký sách
báo Nga xuất bản.
1.2.2. Tổ chức tài liệu theo ngôn ngữ
Tổ chức vốn tài liệu theo ngôn ngữ - nghĩa là dựa
vào đặc điểm ngôn ngữ của tài liệu để tổ chức, bảo
quản. Như vậy có các bộ phận vốn tài liệu sau:
Vốn tài liệu tiếng Việt
Vốn tài liệu tiếng Anh
Vốn tài liệu tiếng La tinh
Vốn tài liệu tiếng Slavơ
18

\


HŨỊặ " tv-

ỊỊ


Vốn tài liệu theo ngôn ngữ tượng hình ...
Cách này trên thế giới và Việt Nam tổ chức nhiều.
Tổ chức kho theo ngôn ngữ có ưu điểm và nhược
điểm sau:
- Ưu điểm:

đ ịn h

hướng cho bạn đọc, họ biết ngôn

ngữ nào thì vào kho ngôn ngữ đó, thiếu thông tin
mảng ngôn ngũ' nào, vào kho tài liệu ngôn ngữ đó đọc
sẽ nhanh, ihoải mái hơn. Tổ chức kho theo ngôn ngữ
giúp cho cán bộ thư viện nhiều năm làm việc với một
ngôn ngữ, sẽ nâng cao được trình độ chuyên môn và
ngoại ngữ.
- Nhược điểm: nếu chỉ tổ chức kho theo ngôn ngữ,
không kết hợp với các hình thức khác như là khổ sách,
hoặc loại hình tài liệu sẽ mất nhiều diện tích trên giá
và hình thức không đẹp vì quyển cao, quyển thấp xếp
cạnh nhau...
1.2.3. Tổ chức tài liệu theo hình thức phục vụ
Gồm có hai hình thức sau:


+-T ổ chức kho đói IS (closed stack) : Kho đóng là
kho độc.giíLđỂn mượn, tài liệu, phải tra cứu hệ thống
muc luc truvén thống hoăc muc luc đoc máy, phải ghi
phiếu yêu cáu và mượn qua thủ thư. Độc_ giả không
được trực tiếp vàọ kho tài liệu.
19


/j

Kho đổng xuất hiên từ Ịáụ đời, rất thinh hành ở các
t ỉiớ

\s\Ị t r i ín f r * / ĩ í i i i ' ò ừ i n

/ 4 1 1W/"-» ị r\

n f r x jr *

l/'x o i

In m i l

1 1 -1 1 1 '

nhiều nựớcjrên thế giới. Đế tiết kiệm chỗ cung thường
tổ chức kho. đóng.
ở Việt Nam, từ những năm 80 trớ -về-trước/hầu hết
các thuLYÌện và trung-tâm thâng- Ún đều tổ chức kho
đóftgr vt để tiết kiệm-diệtì-tích, dễ bảo quản.

Tổ chức kho đóng có các ưu, nhược điểm sau:
- Ưu điểm: Tài liệu được sắp xếp

theo

ngôn ngữ và

theo khổ, cỡ, nên hình thức đẹp, tiết kiệm diện tích, dìễ
bảo quản. Cán bộ thư viện lấy sách cho độc giả nhanh,
vì sách xếp theo đăng ký cá biệt. ít mất mát, ít hư
hỏng.
- Nhược điểm: Độc giả không được trực tiếp và*o
kho sách, phải tra cứu mục lục và mượn qua thủ thư,
kém hứng thú, bạn đọc đến ít hơn. Do sách xếp th&o
khổ, cỡ và số đăng ký cá biệt, nên những sách xếjp
cạnh nhau không có mối liên hệ với nhau về nội dung,
thậm chí sách văn học có thể cạnh sách toán học v.v...
Theo cách này các tài liệu có cùng nội dung bị phâin
tán nhiều nơi trong kho. Nhìn kho sách ta không c ó
khái niệm về nội dung tài liệu của thư viện mà phảii

2 0


thông qua bộ máy tra cứu. Do đó thư viện không thể
sử dụng việc sắp xếp này để nghiên cứu vốn tài liệu và
hướng dẫn đọc cho bạn đọc.
Cán bộ thư viện vất vả hơn vì phải đi lại nhiều để
lấy tài liệu phục vụ, nhất là các thư viện và trung tâm
thông tin lớn, nhiều tài liệu, đông độc giả.

„__ —f T ổ ehức kho~mở (open stack): Kho mở đươc tổ
chức đầu tiên-ả-Mỹ vào những năm cuối thế kỷ XIX,

l

đầu thế ký XX, sau dỏ lan truyền sang Châu Au và-thế
giới. Kho mở là kho đốc giả đưạc-trưc.-tiếp- vào~kho
chọn các tài-liệu mà hũ. cần, không phải- tra cứa qua
nitrcriục. Đây là hình thức độc giả rất hứng thú. Ngày
nay, xu thế chung trên thế giới thiên về tổ chức kho
mơ để giới thiên, trực.liếp kho sách, bạn đọc thích thú
hơn, dễ thoả mãn nhu cầu của bạn đọc hơn, bạn đọc
đến nhiều hơn vì dễ thoả mãn, không phải tra tìm,
không phải viết phiếu, không phải chờ đợi mất thời
gian.
Ở Việt Nam từ những năm 90 trcrlạr đầy-TTiới tổ
chức kho m ở ỵỉíiện nay kho mở được tổ chức ở nhiều
loại hình thu viện khác nhau: Thư viện công cộng, thư
viện chuyên ngành, đa ngành. Ó Hà Nội nhiều thư
viện và trung tâm thông tin cũng được tổ chức kho mở
như Thư viện Quốc gia Việt Nam, Trung tâm Thông
21


tin khoa học và công nghệ Quốc gia (TTTTKH&:
CNQG), Trung tâm TT- TV Trường ĐH Quốc gia Hài
nội, Trường Đại học Kinh tế quốc dân... Họ thường tổ)
chức ở các bộ phận : Phòng đọc sách mới, phòng trai
cứu, phòng báo, phòng tạp chí, phòng đọc cho giảng
viên...

Tổ £hức kho mử-có-£ấr im, nhược điểm sau:
-

Ưu điểm: Độc giả được tiếp cận trực tiếp với kho>

tài liệu, họ có thể xem lướt để xác định tài liệu đó có)
cần không hoặc nếu cuốn họ biết không có, họ có thể';
mượn tài liệu khác có nội dung tương tự xếp cạnh đó,,
mà không phải viết lại phiếu yêu cầu, không phải chờ*
đợi, bạn đọc luôn cảm thấy không mất thời gian,,
không phải phiền hà đến thủ thư. Cách tổ chức này dễ'
thoả mãn nhu cầu độc giả, độc giả thích thú hơn, nêm
đến thư viện nhiều hơn, vòng quay của tài liệu ở kho>
mở lớn hơn kho đóng. Cán bộ thư viện không phải tiếp)
nhận phiếu yêu cầu, không phải vào kho lấy sách.
Tài liệu kho mở luôn được sắp xếp theo môn loạii
khoa học (theo bảng phân loại nào đó mà thư viện áp )
dụng như : BBK, DDC, UDC...) để bạn đọc dễ thoải
mãn nhu cầu nghiên cứu chuyên sâu, vì tài liệu có nội I
dung liên quan, giống nhau được xếp ở một chỗ, cuốn I
22


này không có sẽ mượn cuốn khác xếp cạnh đó có nội
dung liên quan.
- Nhược điểm: Mất nhiều diện tích ở trên giá vì
phải dành chỗ để phát triển kho, nếu tính toán sai lệch,
khi các đề mục phát triển nhanh sẽ thiếu chỗ, dẫn đến
phải giãn kho rất vất vả. Các giá đều phải có ngăn
rộng cho cỡ sách lớn nhất. Hình thức không đẹp vì

quyển cao, quyển thấp cạnh nhau, mất nhiều diện tích.
Bảo quản sách khó hơn nhiều so với kho đóng, dễ
mất,dễ hỏng sách do bạn đọc lấy ra, vào nhiều.
1.2.4. Tổ chức tài liệu theo chức năng
Tổ chức theo chức năng là dựa vào các chức nãng
của các loại kho để tổ chức, có các loại sau:
- Kho chính: Là kho lớn, đầy đủ tài liệu, được cất
giữ cẩn thận ngăn nắp, gọn gàng hơn kho phụ. Kho
chính thường ở cách thủ thư xa hơn kho phụ, sô' vòng
quay của tài liệu ở kho chính cũng thấp hơn kho phụ.
Trong quá trình phục vụ, chỉ khi nào kho phụ
không có, thủ thư mới phải vào kho chính. Kho chính
bao giờ cũng được tổ chức theo hình thức kho đóng, và
được sắp xếp kết hợp giữa khổ, cỡ, ngôn ngữ và số
đăng ký cá biệt để tiết kiệm chỗ, dễ bảo quản, hình
thức đẹp.

23