BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ T. HỒ CHÍ MINH
------------------

Nguyễn Mỹ Hạnh

CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN SỰ THÀNH CÔNG CỦA
VIỆC ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ
HỒ SƠ ĐIỆN TỬ: TRƯỜNG HỢP ỦY BAN NHÂN DÂN
QUẬN BÌNH THẠNH

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

TP. Hồ Chí Minh – Năm 2019


BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH
------------------

Nguyễn Mỹ Hạnh

CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN SỰ THÀNH CÔNG CỦA
VIỆC ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ
HỒ SƠ ĐIỆN TỬ: TRƯỜNG HỢP ỦY BAN NHÂN DÂN
QUẬN BÌNH THẠNH
Chuyên ngành

:

Quản lý công

Mã số

:

8340403

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:
PGS.TS. BÙI THỊ THANH

TP. Hồ Chí Minh – Năm 2019


LỜI CAM ĐOAN
Tác giả xin cam đoan luận văn “Các yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của
việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử: Trường hợp Ủy Ban
Nhân dân quận Bình Thạnh” là công trình nghiên cứu của chính tác giả. Các số
liệu, thông tin, dữ liệu khảo sát, tài liệu tham khảo và kết quả nêu trong luận văn là
trung thực và có nguồn gốc rõ ràng.

TÁC GIẢ LUẬN VĂN

Nguyễn Mỹ Hạnh


MỤC LỤC
TRANG PHỤ BÌA
LỜI CAM ĐOAN

MỤC LỤC
DANH MỤC BẢNG BIỂU
DANH MỤC HÌNH
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
TÓM TẮT LUẬN VĂN
ABSTRACT

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ NGHIÊN CỨU ...................................................1
1.1. Lý do chọn đề tài ............................................................................................ 1
1.2. Mục tiêu nghiên cứu ...................................................................................... 5
1.3. Câu hỏi nghiên cứu ........................................................................................ 5
1.4. Đối tượng nghiên cứu .................................................................................... 6
1.5. Phạm vi nghiên cứu ........................................................................................ 6
1.6. Phương pháp nghiên cứu ............................................................................... 6
1.7. Ý nghĩa thực tiễn của đề tài ........................................................................... 6
1.8. Kết cấu của báo cáo nghiên cứu..................................................................... 7
CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ MÔ HÌNH NGHIÊN CỨU...................8
2.1 Các khái niệm................................................................................................. 8
2.1.1 Văn bản và hồ sơ ....................................................................................... 8
2.1.2 Văn bản điện tử .......................................................................................... 8
2.1.3 Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử ............................................... 8
2.2 Các lý thuyết về hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử ......................... 9
2.2.1 Tác động của công nghệ thông tin đến các tổ chức .................................. 9
2.2.2 Tiêu chuẩn hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử ........................... 10
2.2.3 Một số chức năng chính của hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử 12


2.2.4 Mối quan hệ giữa quản lý quy trình công việc và quản lý văn bản, hồ sơ
điện tử ................................................................................................................ 14
2.3 Sự cần thiết của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử tại

các cơ quan, tổ chức công ..................................................................................... 15
2.3.1 Chính phủ điện tử đòi hỏi các chức năng hệ thống quản lý văn bản và hồ
sơ điện tử có sự cải tiến tương ứng ................................................................... 15
2.3.2 Lợi ích của hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử tại các cơ quan, tổ
chức công .......................................................................................................... 17
2.4 Một số các nghiên cứu trước có liên quan ................................................... 18
2.4.1 Nghiên cứu của Nguyên và Swatman (2009)........................................... 18
2.4.2 Nghiên cứu của McLeod và cộng sự (2010) ............................................ 20
2.4.3 Nghiên cứu của Abdulkadhim và cộng sự (2015).................................... 22
2.4.4 Nghiên cứu của Haslinda và cộng sự (2014) .......................................... 24
2.4.5 Nghiên cứu của Hans (2003) ................................................................... 25
2.4.6 Tóm tắt một số các nghiên cứu khác ....................................................... 27
2.5 Mô hình nghiên cứu đề xuất ........................................................................ 29
2.5.1 Sự ủng hộ của cấp lãnh đạo .................................................................... 29
2.5.2 Quy trình quản lý văn bản, hồ sơ điện tử ................................................ 30
2.5.3 Sự hợp tác, tham gia của các phòng ban................................................. 31
2.5.4 Nhận thức, thực hành của cán bộ công chức .......................................... 32
2.5.5 Công nghệ ................................................................................................ 34
2.5.6 Sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử
35
Tóm tắt chương 2 .................................................................................................. 36
CHƯƠNG 3: PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU ..................................................37
3.1 Quy trình nghiên cứu ................................................................................... 37
3.1.1 Phương pháp nghiên cứu ......................................................................... 37
3.1.2 Kết quả nghiên cứu định tính................................................................... 38
3.2 Thang đo ...................................................................................................... 39


3.2.1 Thang đo sự ủng hộ của cấp lãnh đạo..................................................... 40
3.2.2 Thang đo quy trình quản lý văn bản, hồ sơ điện tử ................................. 41

3.2.3 Thang đo sự hợp tác, tham gia của các phòng ban ................................. 42
3.2.4 Thang đo nhận thức, thực hành của cán bộ công chức ........................... 43
3.2.5 Thang đo công nghệ................................................................................. 44
3.2.6 Thang đo sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ
điện tử ................................................................................................................ 45
3.3 Thiết kế nghiên cứu định lượng ................................................................... 46
3.3.1 Thiết kế bảng câu hỏi ............................................................................... 47
3.3.2 Thu thập số liệu ....................................................................................... 47
3.3.3 Phương pháp lấy mẫu và xác định cỡ mẫu ............................................. 47
3.3.4 Phương pháp phân tích dữ liệu ............................................................... 48
Tóm tắt chương 3 .................................................................................................. 50
CHƯƠNG 4: KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU..............................................................51
4.1 Tổng quan về UBND quận Bình Thạnh ...................................................... 51
4.1.1 Đặc điểm địa lý, kinh tế, xã hội ............................................................... 51
4.1.2 Cơ cấu tổ chức ......................................................................................... 52
4.1.3 Thực trạng đội ngũ cán bộ công chức tại UBND quận Bình Thạnh ....... 52
4.1.4 Định hướng phát triển và mục tiêu của UBND quận Bình Thạnh trong giai
đoạn 2016 -2020. ............................................................................................... 52
4.2 Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử trong dịch vụ hành chính công tại
TP. Hồ Chí Minh .................................................................................................. 53
4.3 Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử tại UBND quận Bình Thạnh ... 54
4.3.1 Tổng quan kiến trúc hệ thống .................................................................. 54
4.3.2 Định hướng phát triển ứng dụng công nghệ thông tin tại UBND quận Bình
Thạnh trong giai đoạn 5 năm từ 2016 – 2020 .................................................. 55
4.4 Thống kê mô tả ............................................................................................ 57
4.4.1 Phân bổ theo giới tính và theo phòng ...................................................... 57
4.4.2 Phân bổ theo độ tuổi và thâm niên công tác ........................................... 58


4.4.3 Phân bổ theo trình độ học vấn và chức danh .......................................... 58

4.5 Kiểm định độ tin cậy của dữ liệu nghiên cứu .............................................. 59
4.5.1 Kiểm định độ tin cậy đối với các thang đo biến “Sự ủng hộ của cấp lãnh
đạo” 59
4.5.2 Kiểm định độ tin cậy đối với các thang đo biến “Quy trình quản lý văn
bản, hồ sơ điện tử” ............................................................................................ 60
4.5.3 Kiểm định độ tin cậy đối với các thang đo biến “Sự hợp tác, tham gia của
các phòng ban” ................................................................................................. 60
4.5.4 Kiểm định độ tin cậy đối với các thang đo biến “Nhận thức, thực hành của
cán bộ công chức” ............................................................................................ 60
4.5.5 Kiểm định độ tin cậy đối với các thang đo biến “Công nghệ” ............... 60
4.5.6 Kiểm định độ tin cậy đối với các thang đo biến “Sự thành công của việc
áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử” ........................................... 60
4.6 Phân tích nhân tố khám phá (EFA) .............................................................. 62
4.6.1 Phân tích nhân tố khám phá nhóm biến độc lập ..................................... 62
4.6.2 Phân tích nhân tố khám phá (EFA) biến phụ thuộc ................................ 63
4.7 Phân tích hồi quy.......................................................................................... 64
4.7.1 Kiểm định hệ số tương quan .................................................................... 64
4.7.2 Đánh giá sự phù hợp của mô hình........................................................... 65
4.7.3 Kiểm định độ phù hợp của mô hình ......................................................... 65
4.7.4 Phân tích hồi quy bội ............................................................................... 66
4.7.5 Kiểm định hiện tượng đa cộng tuyến ....................................................... 68
4.7.6 Kiểm định giá trị phần dư chuẩn hóa ...................................................... 68
4.7.7 Kiểm định phân phối chuẩn của phần dư ................................................ 69
4.8 Kiểm định sự khác biệt của các biến định tính ............................................ 70
4.8.1 Kiểm định sự khác biệt về sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản
lý văn bản và hồ sơ điện tử theo giới tính ......................................................... 70
4.8.2 Kiểm định sự khác biệt về sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản
lý văn bản, hồ sơ điện tử giữa các nhóm tuổi khác nhau .................................. 71



4.8.3 Kiểm định sự khác biệt về sự thành công của việc áp dụng hệ thống văn
bản và hồ sơ điện tử theo trình độ học vấn ....................................................... 72
4.8.4 Kiểm định sự khác biệt về sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản
lý văn bản, hồ sơ điện tử theo chức danh .......................................................... 72
4.8.5 Kiểm định sự khác biệt về sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản
lý văn bản, hồ sơ điện tử giữa các phòng ban .................................................. 73
4.8.6 Kiểm định sự khác biệt về sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản
lý văn bản, hồ sơ điện tử với thâm niên công tác .............................................. 74
4.9 Thảo luận kết quả nghiên cứu ...................................................................... 74
4.9.1 Về yếu tố quy trình quản lý văn bản, hồ sơ điện tử ................................. 75
4.9.2 Về yếu tố nhận thức, thực hành của cán bộ công chức ........................... 77
4.9.3 Về yếu tố sự hợp tác, tham gia của các phòng ban ................................. 79
4.9.4 Về yếu tố sự ủng hộ của cấp lãnh đạo ..................................................... 82
4.9.5 Về yếu tố công nghệ ................................................................................. 84
Tóm tắt chương 4 .................................................................................................. 86
CHƯƠNG 5: KẾT LUẬN VÀ HÀM Ý QUẢN TRỊ ............................................87
5.1 Kết luận ........................................................................................................ 87
5.2 Một số hàm ý cho các nhà quản trị nhằm nâng cao sự thành công của việc áp
dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử tại UBND quận Bình Thạnh ........ 88
5.2.1. Về yếu tố quy trình quản lý văn bản, hồ sơ điện tử ................................. 88
5.2.2. Về yếu tố nhận thức, thực hành của cán bộ công chức ........................... 89
5.2.3. Về yếu tố sự hợp tác, tham gia của các phòng ban ................................. 90
5.2.4. Về yếu tố sự ủng hộ của cấp lãnh đạo ..................................................... 91
5.2.5. Về yếu tố công nghệ ................................................................................. 92
5.3 Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp theo....................................................... 93
Tóm tắt chương 5 .................................................................................................. 93

TÀI LIỆU THAM KHẢO
1.


Tiếng Việt


2.

Tiếng Anh

PHỤ LỤC 1: TỜ TRÌNH KHẢO SÁT
PHỤ LỤC 2: NGHIÊN CỨU ĐỊNH TÍNH
PHỤ LỤC 3: BẢNG CÂU HỎI KHẢO SÁT CHÍNH THỨC
PHỤ LỤC 4: KẾT QUẢ PHÂN TÍCH


DANH MỤC BẢNG BIỂU
Bảng 2.1: Các yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của việc triển khai hệ thống quản
lý văn bản và hồ sơ điện tử .......................................................................................19
Bảng 2.2: Các yếu tố chủ chốt ảnh hưởng đến sự thành công của việc áp dụng hệ
thống EDRMS tại chính phủ các nước......................................................................21
Bảng 2.3: Các yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của việc áp dụng hệ thống
EDRMS trong chính phủ ...........................................................................................22
Bảng 2.4: Các yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của việc áp dụng hệ thống
EDRMS trong các tổ chức ........................................................................................28
Bảng 3.1: Thang đo sự ủng hộ của cấp lãnh đạo ......................................................41
Bảng 3.2: Thang đo quy trình quản lý văn bản, hồ sơ điện tử ..................................42
Bảng 3.3: Thang đo sự hợp tác, tham gia của các phòng ban ...................................43
Bảng 3.4: Thang đo nhận thức, thực hành của cán bộ công chức.............................44
Bảng 3.5: Thang đo công nghệ .................................................................................45
Bảng 3.6: Thang đo sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ
điện tử ........................................................................................................................46
Bảng 4.1: Đặc điểm đối tượng khảo sát ....................................................................59

Bảng 4.2: Kết quả kiểm định Cronbach’s Alpha ......................................................61
Bảng 4.3: Kết quả kiểm định KMO và Barlett của 26 biến yếu tố ...........................62
Bảng 4.4: Kết quả phân tích nhân tố khám phá (EFA) cho biến độc lập..................63
Bảng 4.5: Kết quả phân tích tương quan Pearson .....................................................64
Bảng 4.6: Độ phù hợp của mô hình ..........................................................................65
Bảng 4.7: Phân tích phương sai ANOVA .................................................................65
Bảng 4.8: Kết quả phân tích hồi quy bội...................................................................66
Bảng 4.9: Tóm tắt kết quả nghiên cứu ......................................................................67
Bảng 4.10: Kiểm định sự khác biệt theo giới tính ....................................................71
Bảng 4.11: Kiểm định sự khác biệt theo nhóm tuổi..................................................71
Bảng 4.12: Kiểm định sự khác biệt theo trình độ học vấn ........................................72


Bảng 4.13: Kiểm định sự khác biệt theo chức danh .................................................73
Bảng 4.14: Kiểm định sự khác biệt giữa các phòng ban ...........................................73
Bảng 4.15: Kiểm định sự khác biệt theo thâm niên công tác ANOVA ....................74
Bảng 4.16: Thống kê mô tả giá trị các thang đo .......................................................75
Bảng 4.17: Thống kê giá trị trung bình của yếu tố quy trình quản lý văn bản, hồ sơ
điện tử ........................................................................................................................75
Bảng 4.18: Thống kê giá trị trung bình của yếu tố nhận thức, thực hành của cán bộ
công chức ..................................................................................................................78
Bảng 4.19: Thống kê giá trị trung bình của yếu tố sự hợp tác, tham gia của các phòng
ban .............................................................................................................................80
Bảng 4.20: Thống kê giá trị trung bình của yếu tố sự ủng hộ của cấp lãnh đạo .......82
Bảng 4.21: Thống kê giá trị trung bình của yếu tố công nghệ ..................................84
Bảng 5.1: Mức độ quan trọng và giá trị trung bình của các yếu tố ảnh hưởng đến sự
thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử tại UBND quận
Bình Thạnh ................................................................................................................88



DANH MỤC HÌNH
Hình 2.1: Quy trình thiết kế hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử ..................11
Hình 2.2: Các nguyên nhân gốc rễ của việc thất bại hệ thống CNTT tại các cơ quan
chính phủ Malaysia ...................................................................................................25
Hình 2.3: Mô hình nghiên cứu đề xuất các yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của
việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử ..........................................36
Hình 3.1: Sơ đồ quy trình nghiên cứu .......................................................................37
Hình 4.1: Đồ thị Scatterplot ......................................................................................69
Hình 4.2: Biểu đồ tần suất của phần dư chuẩn hóa Histogram .................................70
Hình 4.3: Biểu đồ phân vị phần dư chuẩn hóa P – P plot .........................................70


DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
Từ viết tắt

Tiếng Anh

Tiếng Việt

BTTT

Bộ Thông tin Truyền thông

CNTT

Công nghệ thông tin

EDRMS
IRMT
ISO


Electronic Document and Records

Hệ thống quản lý văn bản

Management System

và hồ sơ điện tử

International Records Management

Ủy thác quản lý hồ sơ quốc

Trust

tế

International Organization for

Tổ chức tiêu chuẩn hóa

Standardization

quốc tế

LĐTBXH

Lao động Thương binh Xã
hội


NĐ-CP

Nghị định – Chính phủ

NQ-CP

Nghị quyết – Chính phủ

NQ-TW

Nghị quyết – Trung ương

QĐ-TTg

Quyết định của Thủ tướng
Chính phủ

QĐ-

Quyết định của Ủy ban

UBND

Nhân dân

QH

Quốc hội

RM


Records Management

Quản lý hồ sơ

TCVN

Tiêu chuẩn Việt Nam

TP.HCM

Thành phố Hồ Chí Minh

TT-BNV

Thông tư của Bộ Nội vụ

UBND

Ủy ban Nhân dân

VPCP

Văn phòng Chính phủ


TÓM TẮT LUẬN VĂN
Hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử, một trong những nội dung cải cách
hành chính, để tiến tới chính phủ điện tử đang được Chính phủ đẩy mạnh, gần đây
nhất là Thủ tướng Nguyễn Xuân Phúc chủ trì hội nghị Ban chỉ đạo cải cách hành

chính ngày 21/2/2019 (Văn phòng chính phủ, 2/2019). Đề tài nghiên cứu về các yếu
tố ảnh hưởng đến sự thành công của áp dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện
tử trong các tổ chức thuộc khu vực công đã được thực hiện ở nhiều nước như
Malaysia, Hàn Quốc, Úc, Đức, Estonia, v.v. Tuy nhiên, tại Việt Nam, đề tài này còn
mới và chưa có nhiều nghiên cứu.
Tác giả thực hiện nghiên cứu “Các yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của
việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử: Trường hợp UBND
quận Bình Thạnh” trên cơ sở kế thừa các kết quả nghiên cứu trước, tác giả đề xuất
mô hình nghiên cứu. Phương pháp nghiên cứu bao gồm nghiên cứu định tính điều
chỉnh thang đo phù hợp với bối cảnh nghiên cứu tại UBND quận Bình Thạnh. Nghiên
cứu định lượng được thực hiện bởi 193 phiếu khảo sát hợp lệ. Tác giả kiểm định độ
tin cậy của dữ liệu nghiên cứu, phân tích nhân tố khám phá, phân tích hồi quy, kiểm
định sự khác biệt của các biến định tính bằng phần mềm SPSS 20.0.
Kết quả kiểm định và phân tích hồi quy bội cho thấy 05 yếu tố có ảnh hưởng
đến sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử, đó là:
(1) sự ủng hộ của cấp lãnh đạo, (2) quy trình quản lý văn bản, hồ sơ điện tử, (3) sự
hợp tác, tham gia của các phòng ban, (4) nhận thức, thực hành của cán bộ công chức,
và (5) công nghệ.
Từ kết quả phân tích, tác giả đề ra một số hàm ý quản trị nâng cao việc ứng
dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử trong công tác cải cách hành chính,
nâng cao năng lực cơ quan hành chính nhà nước trong việc cung cấp các dịch vụ công
thuận tiện, nhanh chóng và chất lượng cao, từng bước xây dựng chính phủ điện tử tại
UBND quận Bình Thạnh.
Từ khóa: yếu tố, sự thành công, hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử.


ABSTRACT
Electronic Document and Records Management System (EDRMS), one of the
activities of the administrative reform to move forward to E-government has been
boosted by the Government, recently on the meeting of the Government’s Steering

Committee for Administrative Reform led by Prime Minister Nguyen Xuan Phuc on
21th Feb,2019 (Chinhphu.vn, 2/2019). The studies of factors affecting the success of
applying the EDRMS in the public organisations have been researched in many
countries such as Malaysia, Korea, Australia, Germany, etc. However, this subject is
new, and the study is limited in Vietnam.
The aim of this research is to investigate “The factors affecting the success
of adopting the EDRMS: at the People’s Committee of Binh Thanh district”.
Based on the literature review, the research framework is proposed. The study
employs quantitative research technique to refine the research framework and
questionnaire accordingly to the context of the People’s Committee of Binh Thanh
district. The data is collected through 193 survey forms. SPSS 20.0 application is
used to review the reliability, validity and regression of data, and statistical test of
samples.
The findings show 05 factors that affect to the success of adopting the EDRMS
are (1) the management support; (2) the electronic document and record management
process; (3) the involving and collaboration of departments; (4) the staff recordkeeping awareness and practice; and (5) technology.
Based on the analysis result, the research findings propose some management
initiatives to enhance the utilization of EDRMS in the administrative reform, capacity
building of the public organization in providing the convenient, fast and high quality
public services, build gradually the E-Government at the People's Committee of Binh
Thanh District.
Key words: factors, success, EDRMS


1

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ NGHIÊN CỨU
1.1. Lý do chọn đề tài
“Hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử” (EDRMS) đã được xác định trên
toàn cầu là một trong những chiến lược phát triển chính trong Chính phủ điện tử. Tại

Đức, chính phủ đã triển khai thành công một hệ thống với tên gọi “Quản lý tài liệu
và lưu trữ điện tử” (Document Management and Electronic Archiving) để áp dụng
văn phòng không giấy tờ ở cả ba cấp hành chính trong nước (Tuyển tập hội nghị Châu
Âu lần thứ 7 về chính phủ điện tử. Tập 229, trang 191-204). Năm 2009, Estonia
chuyển sang quản lý hồ sơ không giấy tờ đã giành giải thưởng dự án thực hành tốt
nhất về quản trị điện tử châu Âu (Tuyển tập hội nghị Châu Âu lần thứ 17 về chính
phủ điện tử, 2017). Chính phủ Hàn Quốc đã triển khai EDRMS thông qua các trang
web cổng thông tin tích hợp cho phép công dân Hàn Quốc truy cập các dịch vụ của
chính phủ ở mọi cấp độ từ các tiện nghi trong nhà và văn phòng của họ (Khảo sát
chính phủ điện tử của Bộ kinh tế và xã hội, Liên Hiệp Quốc, 2012). Đã có khá nhiều
nghiên cứu của thế giới về đề tài này như An và cộng sự (2011) về việc quản lý
EDRMS trong chính phủ điện tử: xu hướng hiện tại và định hướng tương lai quốc tế,
Asma'Mokhtar (2009) về quản lý hồ sơ điện tử trong khu vực công của Malaysia,
Asogwa (2012) về các thách thức của việc quản lý hồ sơ điện tử ở các nước đang phát
triển tại Châu Phi, Nguyen và Swatman (2009) về phân tích các yếu tố ảnh hưởng
đến sự thành công của việc áp dụng hệ thống EDRMS trong khu vực công ở tất cả
các cấp (chính phủ, bang và địa phương) của nước Úc.
Tại Việt Nam, chủ đề cải cách thủ tục hành chính đã được Quốc hội đưa vào
kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội 5 năm giai đoạn 2016 – 2020 (Nghị quyết số
142/2016/QH13). Chủ đề này luôn là nội dung được đề cập, đánh giá, phân tích, mổ
xẻ trong các cuộc trao đổi, bàn luận làm thế nào việc cải cách được tiến hành, triển
khai đạt được mục tiêu kỳ vọng. Thực tế thì việc triển khai cải cách hành chính chưa
quan tâm đến hiệu quả, mang nặng tính hình thức. Thấu hiểu được thực trạng, những
bất cập hiện tại, ngày 14/5/2018, Thủ tướng Nguyễn Xuân Phúc và Phó Thủ tướng


2

Vũ Đức Đam đã chủ trì cuộc làm việc với lãnh đạo các bộ, ngành liên quan, thành
viên Ủy ban quốc gia ứng dụng CNTT về việc xây dựng chính phủ điện tử. Tại cuộc

làm việc, Thủ tướng nhấn mạnh việc thiết lập hệ thống thông tin Chính phủ giảm giấy
tờ, giảm thời gian họp, triển khai các ứng dụng di động giúp lãnh đạo có thông tin kịp
thời, đưa ra các quyết định nhanh chóng, thực hiện gửi nhận văn bản điện tử giữa các
cơ quan trong hệ thống hành chính Nhà nước tiết kiệm nguồn lực.
Về hành lang pháp lý liên quan đến việc triển khai hệ thống thông tin Chính
phủ phi giấy tờ thì về cơ bản đã đầy đủ. Thông tư 41/2017-BTTT có hiệu lực từ ngày
5/2/2018 về quy định sử dụng chữ ký số cho văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước.
Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg “Về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan
trong hệ thống hành chính nhà nước” trong đó có quy định các bộ, ngành, địa phương
đáp ứng yêu cầu về gửi, nhận văn bản điện tử tổ chức kết nối, liên thông hệ thống văn
bản điện tử với trục liên thông văn bản quốc gia hoàn thành trước ngày 31/12/2018
và chính thức áp dụng kể từ ngày 1/1/2019.
Tuy nhiên không phải đến thời kỳ hiện tại, vấn đề chính phủ điện tử mới được
Chính phủ quan tâm. Hơn 15 năm trước, ngày 25/7/2001, Thủ tướng Chính phủ Phan
Văn Khải đã ký quyết định số 112/2001/QĐ-TTg phê duyệt “Đề án tin học hóa quản
lý hành chính Nhà nước giai đoạn 2001 – 2015”, còn được gọi với tên gọi “Đề án
112”, với tham vọng của mục tiêu đề án là cải cách các thủ tục hành chính, tin học
hóa hành chính nhà nước, từng bước xây dựng chính phủ điện tử ở Việt Nam, nâng
cao năng lực cơ quan hành chính nhà nước trong việc cung cấp các dịch vụ công
thuận tiện, nhanh chóng và chất lượng cao. Mục tiêu tốt nhưng thực tế thì sao? Năm
2007, thủ tướng Nguyễn Tấn Dũng đã phải chỉ đạo ngừng đề án sau hơn 5 năm triển
khai. Tổng chi phí đề án 112 tiêu tốn tiền ngân sách ước tính đến hơn 3 ngàn tỷ đồng,
theo kết luận báo cáo kiểm toán Nhà nước đề án “Tin học hóa quản lý hành chính
Nhà nước giai đoạn 2001-2005” (Đề án 112, Báo Thanh niên, 28/10/2007).
Thất bại của đề án theo các chuyên gia đánh giá là do nhiều nguyên nhân
(Những sai phạm trong Đề án 112, Báo Thanh niên, 2007). Một trong những nguyên
nhân là do việc hiểu tin học hóa nông cạn. Thay đổi đổi công nghệ, thiết bị, ứng dụng


3


phần mềm là cần thiết nhưng nếu các thủ tục hành chính phức tạp, rắc rối không được
cải cách thì những ì ạch vẫn còn đó. CNTT chỉ là công cụ, hỗ trợ việc cải cách thủ
tục hành chính được thực thi. Điều cốt lõi của cải cách thủ tục hành chính nằm ở việc
thay đổi các quy trình, thủ tục hành chính (Đề án 112 Đôi điều suy nghĩ, Vũ Văn
Nhiêm, 2007). Cải cách thủ tục là để phục vụ nhân dân tốt hơn, cập nhật, báo cáo tình
hình đến các cơ quan chủ quản nhanh chóng, xử lý, giải quyết công việc kịp thời,
giảm chi phí hoạt động mới là đích đến cuối cùng. Các cơ quan nhà nước phải nhận
thức rõ là công tác tiến hành cải cách thủ tục hành chính luôn cần phải tiến hành kể
cả khi không có CNTT hỗ trợ. Có CNTT hỗ trợ thì việc cải cách thủ tục hành chính
sẽ được tiến hành tốt hơn (Hàng trăm tỷ đồng đầu tư của 112 đang bị bào mòn, Báo
VN Express, 14/5/2007). Tin học hóa không đơn giản là tin học các công việc đang
làm mà để tin học được thì cần phải có sự thay đổi, chấp nhận các thay đổi trong công
tác quản lý hành chính, cải cách các thủ tục hành chính theo định hướng ứng dụng
CNTT. Việc kết hợp hài hòa thành một tổng thể thống nhất giữa cải cách hành chính
theo định hướng CNTT với tin học hóa là một trong các yếu tố quyết định sự hiệu
quả của dự án Chính phủ phi giấy tờ. Tính không sẵn sàng của quy trình đã được
chuẩn hóa theo hướng áp dụng văn bản điện tử là một trong những thất bại chính của
đề án 112 (Đề án 112 Đôi điều suy nghĩ, Vũ Văn Nhiêm, 2007).
Câu hỏi đặt ra là các yếu tố tác động đến việc áp dụng hệ thống quản lý văn
bản và hồ sơ điện tử đã được phân tích, đánh giá tại các đơn vị, tổ chức công đã được
mổ xẻ nghiên cứu khoa học? Liệu rằng những thất bại, bài học của đề án 112 đã được
các cơ quan nhà nước học hỏi, quan tâm, có biện pháp vượt qua những thách thức
trên?
UBND quận Bình Thạnh từng bước ứng dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ
sơ điện tử trong công tác quản lý, điều hành tại Ủy ban. Ủy ban đang áp dụng hệ
thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử cho các loại văn bản hành chính như công
văn, thông báo, giấy mời, kế hoạch, chương trình, đề án, công điện, các bản sao y văn
bản, báo cáo, văn bản dự thảo xin ý kiến, lịch công tác, các dịch vụ công trực tuyến.
Một số các quan sát thực tế cho thấy việc hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử



4

giải quyết các thủ tục hành chính vẫn còn một số các bất cập như cán bộ công chức
theo thói quen cũ, các quy trình thủ tục theo văn bản giấy trong việc trình ký, một số
quy trình xử lý trên hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử còn mô phỏng theo
quy trình xử lý văn bản giấy, chưa có sự thay đổi phù hợp. Quy trình giải quyết thủ
tục hành chính từ giấy đến điện tử, từ điện tử đến giấy gây thêm phiền hà cho người
dân, doanh nghiệp và cả cán bộ khi thực hiện. Điều này dẫn đến quy trình xử lý thủ
tục hành chính phức tạp ảnh hưởng đến hiệu quả triển khai văn bản điện tử.
Khi một tổ chức ứng dụng một hệ thống CNTT mới thì người dùng cuối là
những người bị tác động lớn nhất về việc không chỉ thay đổi hành vi, thói quen làm
việc mà còn cả quy trình ghi nhận nghiệp vụ, kiểm tra, soát xét, xử lý, làm việc với
các phòng ban khác. Người dùng thường có tâm lý không muốn thay đổi thói quen
trong công việc vì thay đổi tức là họ phải học lại, phải từ bỏ những thói quen cũ. Việc
chấp nhận hệ thống mới, quy trình mới là một trong rào cản khá lớn với bất kỳ dự án
CNTT nào. Việc tác động lên người dùng là không thể tránh khỏi, tuy nhiên làm thế
nào để việc thay đổi có thể được diễn ra một cách nhẹ nhàng, người dùng nhận thức,
nhìn ra giá trị của việc thay đổi và khi cần thiết cần có sự chỉ đạo quyết liệt từ trên
xuống là cả một nghệ thuật quản lý sự thay đổi. Vì vậy, yếu tố sự thay đổi hành vi,
thói quen của nhân viên có ảnh hưởng đến việc thành công hay thất bại của các dự án
CNTT.
Tại Việt Nam, một số các tác giả nghiên cứu về vấn đề này như đề tài nghiên
cứu khung đánh giá mức độ sẵn sàng của Chính quyền Điện tử cấp địa phương của
Đinh Hoàng Long (2011), nghiên cứu cấp Bộ về công tác văn thư trong quá trình xây
dựng chính phủ điện tử Việt Nam (Nguyễn Thùy Trang, 2015), nghiên cứu công nghệ
để tích hợp ứng dụng Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc của Bộ với Hệ thống Quản
lý văn bản và cơ sở dữ liệu theo dõi của Văn phòng Chính phủ của Nguyễn Thị Thuận
(2018). Có rất ít các nghiên cứu ở Việt Nam về vấn đề này và chưa có nghiên cứu

nào tại UBND quận Bình Thạnh phân tích việc ứng dụng CNTT vào trong công tác
quản lý, điều hành thì các yếu tố nào ảnh hưởng đến sự thành công của việc áp dụng
hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử. Xuất phát từ những những vấn đề trên, tôi


5

chọn đề tài “Các yếu tố ảnh hưởng sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản
lý văn bản và hồ sơ điện tử: Trường hợp UBND quận Bình Thạnh” mong muốn
đóng góp một vài khuyến nghị thực tiễn. Ủy ban có thêm các ý kiến góp ý tích cực
nhằm góp phần gia tăng giá trị hiệu quả ứng dụng CNTT vào công tác quản lý, điều
hành, thay đổi nhận thức, đẩy mạnh phát triển Chính phủ điện tử, nâng cao chất lượng,
hiệu quả hoạt động của UBND quận Bình Thạnh phục vụ người dân và doanh nghiệp
ngày càng tốt hơn.
1.2. Mục tiêu nghiên cứu
Mục tiêu nghiên cứu là nhằm tập trung nhận dạng các yếu tố ảnh hưởng đến
việc áp dụng, triển khai hiệu quả ứng dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử
mà UBND quận Bình Thạnh có khả năng điều chỉnh.
-

Xác định các yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của việc áp dụng hệ thống
quản lý văn bản và hồ sơ điện tử.

-

Xác định mức độ tác động của các yếu tố đến sự thành công của việc áp dụng
hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử tại UBND quận Bình Thạnh.

-


Đề xuất một số hàm ý nhằm giúp cho UBND quận Bình Thạnh có thể cải thiện
việc ứng dụng hệ thống văn bản điện tử, đáp ứng mục tiêu cải cách hành chính,
hướng đến xây dựng chính phủ điện tử.

1.3. Câu hỏi nghiên cứu
Đề tài được thực hiện nhằm trả lời các câu hỏi:
-

Các yếu tố nào ảnh hưởng đến sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản
lý văn bản và hồ sơ điện tử?

-

Mức độ tác động của các yếu tố này đến sự thành công của việc áp dụng hệ
thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử?

-

Những đề xuất nào được đưa ra nhằm cải thiện việc áp dụng hệ thống quản lý
văn bản và hồ sơ điện tử tại UBND quận Bình Thạnh?


6

1.4. Đối tượng nghiên cứu
Các yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn
bản và hồ sơ điện tử tại UBND quận Bình Thạnh.
Đối tượng khảo sát: Đội ngũ cán bộ công chức đang làm việc tại UBND quận
Bình Thạnh đang sử dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử.
1.5. Phạm vi nghiên cứu

Phạm vi nghiên cứu: các yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của việc áp dụng
hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử trong công tác quản lý và điều hành tại UBND
quận Bình Thạnh.
Hạ tầng thiết bị CNTT cũng là một trong các yếu tố ảnh hưởng, nhưng việc đánh
giá trong nghiên cứu này sẽ không đi sâu vào các yếu tố kỹ thuật như các phương
pháp mã hóa chữ ký số, các cấu hình phần cứng của cơ sở hạ tầng như phần mềm
trung gian, phần cứng mã hóa, v.v.
1.6. Phương pháp nghiên cứu
Đề tài vận dụng phương pháp nghiên cứu định tính và nghiên cứu định lượng.
-

Nghiên cứu định tính được thực hiện thông qua phỏng vấn trực tiếp, lấy ý kiến
với 2 nhóm (gồm: nhóm cấp lãnh đạo, quản lý (5 người) và nhóm cán bộ công
chức (5 người)) về các yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của việc áp dụng
hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử tại UBND quận Bình Thạnh. Mục
đích của nghiên cứu định tính nhằm điều chỉnh, bổ sung các thành phần và
thang đo cho phù hợp với nội dung nghiên cứu và phù hợp với từ ngữ sử dụng
tại UBND quận Bình Thạnh.

-

Nghiên cứu định lượng được thực hiện thông qua khảo sát bằng bảng câu hỏi.
Dữ liệu được kiểm định bằng phân tích Cronbach’s Alpha, phân tích nhân tố
khám phá (EFA), phân tích tương quan và hồi quy bội.

1.7. Ý nghĩa thực tiễn của đề tài
Nghiên cứu này giúp cho cấp lãnh đạo UBND quận Bình Thạnh nắm bắt tình
hình thực tế và nhận biết các yếu tố tác động đến việc áp dụng hệ thống quản lý văn
bản và hồ sơ điện tử.



7

Nghiên cứu này cũng gợi ý cho UBND quận Bình Thạnh những giải pháp có
thể cải thiện việc ứng dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử trong công tác
cải cách hành chính, một trong những mục tiêu hướng đến là xây dựng chính phủ
điện tử, Chính phủ số, nền kinh tế số và xã hội số, bắt kịp xu thế đổi mới nhanh chóng
của cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0.
1.8. Kết cấu của báo cáo nghiên cứu
Báo cáo nghiên cứu được thiết kế theo kết cấu 5 chương, trong đó:
Chương 1: Tổng quan về nghiên cứu - Trình bày khái quát về bối cảnh và lý do
chọn đề tài, mục tiêu nghiên cứu, câu hỏi nghiên cứu, đối tượng và phạm vi nghiên
cứu, phương pháp nghiên cứu, ý nghĩa thực tiễn của đề tài và bố cục của đề tài nghiên
cứu.
Chương 2: Cơ sở lý thuyết và mô hình nghiên cứu - Trình bày khái niệm đối tượng
nghiên cứu, các lý thuyết về hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử, lợi ích của hệ
thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử, một số chức năng chính của hệ thống quản
lý văn bản và hồ sơ điện tử và tóm tắt các nghiên cứu liên quan về việc áp dụng hệ
thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử.
Chương 3: Phương pháp nghiên cứu - Trình bày quy trình nghiên cứu bao gồm
phương pháp nghiên cứu định tính, định lượng, cách thức xây dựng thang đo, thiết kế
mẫu, bảng câu hỏi, thu thập số liệu, phương pháp lấy mẫu và xác định mẫu.
Chương 4: Kết quả nghiên cứu - Trình bày tổng quan về UBND quận Bình Thạnh,
thực trạng về hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử, kết quả thống kê mô tả mẫu,
kiểm định độ tin cậy của thang đo các biến, phân tích nhân tố khám phá, phân tích
tương quan và hồi quy bội.
Chương 5: Kết luận và hàm ý quản trị - Trình bày các kết quả chính được tìm thấy
thông qua quy trình nghiên cứu, đề xuất các hàm ý quản trị nâng cao việc ứng dụng
hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử trong công tác cải cách hành chính, một
trong những mục tiêu hướng đến xây dựng chính phủ điện tử, hạn chế của nghiên cứu

và đề xuất hướng nghiên cứu tiếp theo.


8

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ MÔ HÌNH NGHIÊN CỨU
2.1 Các khái niệm
2.1.1 Văn bản và hồ sơ
Tài liệu/văn bản là “vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động
của cơ quan, tổ chức, cá nhân” (Luật lưu trữ, 2011). Tài liệu là “dạng vật chất nhìn
thấy được, hiện hữu cụ thể. Thông tin trong tài liệu rất đa dạng như văn bản, đồ họa,
dữ liệu, bảng tính, bản vẽ CAD (thiết kế hỗ trợ máy tính), hình ảnh, video và âm
thanh” (Enlightened, 2000, tr.4).
“Hồ sơ là một tập gồm toàn bộ (hoặc một) văn bản, tài liệu có liên quan với
nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có cùng một (hoặc một
số) đặc điểm chung về thể loại hoặc tác giả hình thành tài liệu trong quá trình giải
quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị hoặc cá
nhân” (Luật lưu trữ, 2011).
Theo Tổ chức Quốc tế về tiêu chuẩn hóa (ISO - International Organisation for
Standardisation, 2002a, tr.3), hồ sơ được định nghĩa là “một văn bản thông tin được
tạo ra, được nhận và duy trì làm bằng chứng và thông tin của một tổ chức hoặc cá
nhân theo đuổi nghĩa vụ pháp lý hoặc trong nghiệp vụ giao dịch”.
2.1.2 Văn bản điện tử
Theo Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ban hành ngày 12/7/2018, văn bản điện
tử là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu, theo thể thức định dạng do cơ quan nhà
nước có thẩm quyền quy định, được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy.
Theo dự thảo Thông tư Quy định quản lý văn bản và hồ sơ điện tử của Bộ Nội
Vụ, văn bản điện tử của cơ quan, tổ chức là thông điệp dữ liệu được xác thực bằng
chữ ký số của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản và chữ ký số của cơ quan,
tổ chức ban hành văn bản.

2.1.3 Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử
Theo dự thảo Thông tư Quy định quản lý văn bản và hồ sơ điện tử của Bộ Nội
Vụ, hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử là một phần mềm ứng dụng có chức


9

năng quản lý, xử lý văn bản điện tử, theo dõi tình hình giải quyết văn bản của cơ
quan, tổ chức trên môi trường mạng; quản lý hồ sơ điện tử, dữ liệu đặc tả của văn
bản, hồ sơ điện tử và văn bản, hồ sơ khác. Không có định nghĩa chính thức cho hệ
thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử trong các tài liệu nghiên cứu quốc tế (Nguyen,
2009). Một số tên thông thường bằng tiếng Anh về hệ thống quản lý văn bản và hồ
sơ điện tử có các tên gọi khác nhau như ERMS (Electronic Records Management
Systems) hay EDMS (Eletronic Document Management Systems) hay EDRMS
(Electronic Document and Records Management Systems).
Báo cáo kỹ thuật AIIM/ARMA TR48-2004 mô tả EDRMS là một bộ ứng dụng
phần mềm/phần cứng quản lý điện tử các tài liệu điện tử có trong hệ thống CNTT, sử
dụng thiết bị máy tính và phần mềm để quản lý, kiểm soát, định vị và truy xuất thông
tin trong hệ thống điện tử. Tiêu chuẩn thiết kế cho các ứng dụng phần mềm quản lý
hồ sơ điện tử (Design Criteria Standard for Electronic Records Management Software
Applications) của Bộ Quốc phòng Mỹ bộ DoD 5015.2 xem EDRMS “một hệ thống
được sử dụng để quản lý tài liệu cho phép người dùng lưu trữ, truy xuất và chia sẻ
chúng với bảo mật và kiểm soát phiên bản”. Các nhà nghiên cứu và giới chuyên ngành
công nghệ thường diễn giải EDRMS là hệ thống tự động kết hợp cả hai chức năng
của hệ thống lưu trữ hồ sơ và hệ thống quản lý văn bản (Joseph, 2008; Hồ sơ Chính
phủ Úc khu vực phía Nam).
2.2 Các lý thuyết về hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử
2.2.1 Tác động của công nghệ thông tin đến các tổ chức
Le Grand (1997), Fisher và Wesolkowski (1998), Beaumaster (2002), Sanchez
(2003), Chircu và Hae-Dong Lee (2003), Gunes (2003), Anderson và cộng sự (2003)

và Byrd và Davidson (2003) đã tập trung nghiên cứu vào các tác động của CNTT đến
hiệu suất tổ chức, đầu tư, cơ cấu, thay đổi, văn hóa, đạt được lợi thế cạnh tranh, năng
suất của nhân viên và môi trường làm việc của họ, cải thiện chất lượng, tăng lợi
nhuận, v.v. Các tài liệu quy định tiêu chuẩn được xây dựng, ban hành từ các cuộc
nghiên cứu.


10

Việc cần đổi mới trong một tổ chức để thích ứng với việc có CNTT áp dụng
vào trong tổ chức là một yếu tố phổ biến, có tác động tích cực cũng như tác động tiêu
cực. Fisher và Wesolkowski (1998) đề xuất để giải quyết các tác động tiêu cực trong
việc áp dụng CNTT vào tổ chức thì cần xác định các yếu tố ảnh hưởng đến sự thành
công. Theo Fisher và Wesolkowski (1998), các yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công
của việc áp dụng CNTT vào tổ chức thường bao gồm quản lý thay đổi, quản lý hệ
thống, tái cấu trúc quy trình nghiệp vụ, thiết kế lại quy trình, hỗ trợ kỹ thuật và đào
tạo người dùng trực tiếp. Tuy nhiên, một bước quan trọng mà bất kỳ tổ chức nào cũng
cần thực hiện là xác định đúng các đối tượng trong tổ chức, ai sẽ bị tác động trực tiếp
hoặc gián tiếp bởi sự áp dụng CNTT. Khi làm như vậy, người chịu trách nhiệm việc
áp dụng CNTT và tổ chức sẽ nhận ra cách thức làm thế nào để có thể chuyển đổi tổ
chức, thay đổi nhận thức của tổ chức, nhận ra sự cần thiết, ý nghĩa, tầm quan trọng,
giá trị của việc áp dụng CNTT vào trong tổ chức để đảm bảo khả năng thành công,
khai thác hiệu quả ứng dụng CNTT.
2.2.2 Tiêu chuẩn hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử
TCVN 7420 Thông tin và tư liệu – Quản lý hồ sơ (Information and
documentation – Records management) được biên dịch hoàn toàn từ nguyên bản Tiêu
chuẩn ISO 15489:2001. ISO 15489:2001 hướng dẫn cách quản lý hồ sơ của các tổ
chức hoặc tư nhân đối với các đối tượng hữu quan nội bộ và bên ngoài. ISO 15489 là
một tiêu chuẩn quốc tế cung cấp các hướng dẫn thực hành theo thông lệ tốt nhất để
quản lý tài sản thông tin và bộ nhớ của tổ chức cho dù được lưu trữ trên giấy và / hoặc

trong các ứng dụng điện tử. ISO 15489 gồm có hai phần.
Phần 1 – Chung: cung cấp khung tổng quan cho quản lý hồ sơ, nhấn mạnh vào
các yêu cầu thiết kế hệ thống quản lý hồ sơ, lợi ích của quản lý hồ sơ đối với tổ chức,
yêu cầu tuân thủ pháp luật và sự cần thiết phải phân công vai trò, trách nhiệm về các
chính sách và thủ tục đầy đủ của quản lý hồ sơ. Phần 1 đồng thời xác định các yêu
cầu cho các hệ thống đào tạo và hỗ trợ của quản lý hồ sơ.
Phần 2 - Hướng dẫn: cung cấp hướng dẫn thực tế về cách triển khai hệ thống
quản lý hồ sơ hiệu quả như được mô tả trong Phần 1. Phần này hướng dẫn các bước