DEPT.

CSR - CTPAT

NO.
REVISED ON

SE.1.01
02 Jan 2016

BUSINESS PARTNER
SELECTING AND
MANAGEMENT POLICY
PREPARED BY CSR TEAM
PAGE
1/6

CHÍNH SÁCH QUẢN LÝ NHÀ THẦU PHỤ
A. MỤC ĐÍCH (PURPOSE)
- Chính sách này được phát triển để đảm bảo rằng nhân viên, người quản lý và các đối tác
nhận thức được những khái niệm và chính sách liên quan đến nhà thầu phụ và lao động tại
gia của nhà máy.
This policy was developed to ensure that employees, manager and business partners are
aware of the factory’s definition and policy regarding subcontractors and home-workers
- Nhằm đánh giá và lựa chọn được các đối tác kinh doanh có năng lực, có chất lượng và an toàn
cho công ty, khách hàng của công ty.
In order to evaluate, choose a business partner with high ability, quality and safe for Kovina
Fashion Inc. and Buyers.
B. PHẠM VI ÁP DỤNG (SPHERE)
Áp dụng cho các nhà máy, công ty, cơ sở, được chọn làm đối tác, có ảnh hưởng trực tiếp hay
gián tiếp đến Công ty.

Apply for any factory, company that is chosen, affected directly or indirectly to ……
C. MỘT SỐ ĐỊNH NGHĨA (DEFINITION)
- Nhà thầu hay nhà cung cấp hợp pháp là nhà thầu được đăng ký, đánh giá và duyệt bởi khách
hàng dựa theo tiêu chuẩn của luật và tiêu chuẩn của từng khách hàng tương ứng.
Declared Unit is unit that was registered, evaluated by Buyers based on Labor code and
requirement.
- Sự mở rộng quy mô sản xuất/ Tái cấu trúc/ Sự di dời: Nhà thầu hay nhà cung cấp được duyệt
có kế hoạch mở rộng quy mô sản xuất, tái cấu trúc đều phải báo cáo với Khách hàng tương
ứng.
Expansion/ relocation: an approved factory has expanded by adding new floor, adding
extension, reorganizing current physical structure in the same address. It must be reregistered and evaluated by Buyers.
- Nhà thầu phụ bất hợp pháp:
- Tất cả các đơn vị chưa được đăng ký, đánh giá theo tiêu chuẩn của khách hàng tương ứng
nhưng tiến hành sản xuất bất kỳ đơn hàng, mã hàng, hay một công đoạn của quá trình sản
xuất nào đều được xem là đơn vị sản xuất trái phép. Hoặc:
Undeclared Unit: All units have not been registered, evaluation according, to criteria of
the respective customers but conducting any production line, style name, or a stage, of a
process are considered undeclared unit. Or:
- Các đơn vị/ đối tác đã được ………………... đăng ký, đánh giá và duyệt bởi khách hàng
tương ứng có kế hoạch mở rộng quy mô sản xuất/ Tái cấu trúc/ hoặc di dời phải thông
báo cho ……………. để ……………. đăng ký lại với khách hàng tương ứng. Trường hợp
vi phạm sẽ được xem là đơn vị sản xuất trái phép.


-

-

If subcontractors/ business partners that already registered, evaluated and approved by
Buyers have expansion/ relocation plan, must inform …………. for registration with

appropriate customer. If violate, will be considered un-declared units.
Lao động tại gia: theo Tổ chức lao động Quốc tế (ILO) Công ước về lao động tại gia, chương
177, điều 1, năm 1996:
- Thuật ngữ (lao động tại gia) có nghĩa là công việc được thực hiện bởi một người, được
gọi là một công nhân tại nhà,
o Trong nhà của họ hoặc trong các cơ sở khác theo sự lựa chọn của họ, khác với nơi
làm việc của người sử dụng lao động;
o Có trả thù lao
o Kết quả mà trong một sản phẩm hoặc dịch vụ theo quy định của người sử dụng lao
động, không phân biệt người cung cấp thiết bị, vật liệu hoặc các nguyen liệu đầu
vào khác được sử dụng, trừ khi người này có mức độ tự chủ và độc lập kinh tế cần
thiết để được coi là một công nhân độc lập theo pháp luật quốc gia, quy định hoặc
quyết định của tòa án;
- Những người khi với tư cách là người lao động không phải là nguời làm việc ở nhà trong
ý nghĩa của công ước này chỉ đơn giản là đôi khi họ thực hiện công việc của họ như là
một nhân viên làm việc tại nhà, chứ ko phải tại nơi làm việc thông thường của họ
- Thuật ngữ (người sử dụng lao động) có nghĩa là một người, hoặc pháp nhân, những người
trực tiếp hoặc thông qua một trung gian, có hoặc không trung gian được quy định trong
luật pháp quốc gia, đưa hàng về nhà trong hoạt động kinh doanh của mình.
Home-workers as per International Labor Organization (ILO) Home Work Convention,
C177, 1996, article 1, refer to:
 The term (home work) means work carried out by a person, to be referred to as a homeworker,
o In his or her home or in other premises of his or her choice, other than the
workplace of the employer;
o For remuneration;
o Which results in a product or service as specified by the employer, irrespective of
who provides the equipment, materials or other inputs used, unless this person
has the degree of autonomy and of economic independence necessary to be
considered an independent worker under national laws, regulations or court
decisions;

 Persons with employee status do not become home-workers within the meaning of this
Convention simply by occasionally performing their work as employees at home, rather
than at their usual workplaces;
 The term (employer) means a person, natural or legal, who, either directly or through an
intermediary, whether or not intermediaries are provided for in national legislation, gives
out home work in pursuance of his or her business activity.

D. CAM KẾT (COMMITMENT)
- Nhà máy cam kết để đảm bảo rằng chỉ những nhà thầu phụ hợp pháp mới được sử dụng để
sửa chữa, sản xuất và hoàn thành sản phẩm liên quan đến đơn hàng của khách hàng.
Factory is committed to ensure that only approved subcontractor is used to prepare, produce
and finish the products/merchandises in related to order from BUYER.
- Nhà máy cam kết để đảm bảo rằng không có lao động tai gia được sử dụng để sửa chữa, sản
xuất và hoàn thành sản phẩm liên quan đến đơn hàng của khách hàng.


Factory is committed to ensure that no home-workers are used to prepare, produce and finish
the products/merchandises in related to order from Buyer.
E. CHÍNH SÁCH (POLICY)
- Nhà máy không được sử dụng nhà thầu phụ bất hợp pháp và lao động tại gia trong chuỗi
cung ứng cho những sản phẩm/hàng hóa mang thương hiệu cá nhân hoặc độc quyền.
Factory shall not use illegal subcontractor & home-workers in its supply chain for private
brand or exclusive brand products/merchandises.
- Việc sử dụng các nhà thầu phụ bất hợp pháp và lao động tại gia bao gồm nhưng không giới
hạn: The usage of illegal subcontractor & home-workers are included but not limited to:
 Công đoạn chính để chuẩn bị, sản xuất và hoàn thành sản phẩm/hàng hóa hay phụ liệu
liên quan đến sản phẩm/hàng hóa.
Main process to prepare, produce and finish the products/merchandises or accessories
related to the products/merchandises
 Công đoạn hổ trợ để chuẩn bị, sản xuất và hoàn thành sản phẩm/hàng hóa hay phụ liệu

liên quan đến sản phẩm/hàng hóa.
Supporting process to prepare, produce and finish the products/merchandises or
accessories related to the products/merchandises

-

-

-

 Bất kỳ quá trình bổ sung để chuẩn bị, sản xuất và hoàn thành sản phẩm/hàng hóa hay phụ
liệu liên quan đến sản phẩm/hàng hóa.
Any additional process to prepare, produce and finish the products/merchandises or
accessories related to the products/merchandises
Đối tác kinh doanh không được sử dụng nhà thầu phụ để sản xuất các mã hàng, của
………………., hay một công đoạn của quá trình sản xuất mà chưa được …………… đăng
ký với khách hàng tương ứng. Trong trường hợp phát hiện đối tác kinh doanh vi phạm sử
dụng nhà thầu phụ trái phép, ………….. sẽ cảnh cáo và yêu cầu ngưng toàn bộ đơn hàng,
hay công đoạn của quá trình sản xuất và mang về sản xuất tại nhà máy của đối tác kinh
doanh đó.
Subcontractors must no use un-declared units for ………… orders, or a stage of a process
that has not been registered with Buyers by……………... respectively. In case of detecting undeclared unit violation, ……………... will give a warning letter and require to stop the entire
line, or stage of a process and turn back to that own production.
Ngoài việc tìm kiếm các văn bản ủy quyền cho việc sử dụng các nhà thầu phụ, nhà máy phải
hướng dẫn cho các nhà thầu phụ tham gia vào sản xuất sản phẩm/hàng hóa trải qua quá trình
tự đánh giá của nhà cung cấp, xem xét và phê duyệt. Bất kỳ nhà thầu phụ nào không thực
hiện các yêu cầu này sẽ bị xử phạt, bao gồm việc chấm dứt mối quan hệ kinh doanh.
In addition to seeking written authorizations for the use of subcontractors FACTORY must
instruct that all the subcontractors who engage in producing products/merchandises undergo
Supplier Self-assessment, review and approval process. Any subcontractors failing to comply

with this requirement will be subject to sanctions, including the termination of the business
relationship.
Phải huấn luyện hàng năm cho toàn bộ người lao động và các đối tác.
Training shall be provided annually to all employees and business partners.
Người quản lý phải tiến hành đánh giá/kiểm tra định kỳ để đảm bảo không có nhà thầu phụ
bất hợp pháp và lao động tại gia được sử dụng tại nhà máy.


Manager shall conduct regular audit/inspection to ensure that no illegal subcontractor &
home-workers are use in the supply chain.
F. XỬ LÝ KHI PHÁT HIỆN NHÀ THẦU PHỤ BẤT HỢP PHÁP (GUIDELINE FOR
HANDLING UNAUTHORIZED SUBCONTRACTOR)

-

-

Loại bỏ ngay lập tức các sản phẩm/hàng hóa từ nhà thầu phụ và lao động tại gia trái phép.
Immediate removal of products/merchandises from unauthorized subcontractor & homeworkers
Cung cấp tất cả thông tin bao gồm: Provide all information regarding:
 Tên và địa chỉ của nhà thầu bất hợp pháp và nơi làm việc tại gia.
Name and address of the illegal subcontractor & home-workers location
 Mã hàng, loại hàng và số lượng
Products/merchandises order number, style and volume.
 Ngày bắt đầu sản xuất trái phép và ngày hủy bỏ
Start of the unauthorized production and the removal dates
 Điều tra đầy đủ, kết hợp với các hành động xử phạt nếu cần thiết.

-


-

-

-

Fully investigate the case, along with disciplinary actions if necessary.
Ngay lập tức ngừng sử dụng nhà thầu phụ bất hợp pháp và lao động tại gia. Nhà máy phải
bồi thường toàn bộ nghĩa vụ của mình theo như thỏa thuận ban đầu cho các nhà thầu phụ bất
hợp pháp và lao động tại gia, không phân biệt họ có thực hiện hay chưa thực hiện công việc
được giao.
Immediately stop the illegal subcontractor & home-workers case. Factory must compensate
its entire obligation to the illegal subcontractor & home-workers as per initial job
agreement; regardless the illegal subcontractor & home-workers performed or not yet
performed the job.
Huấn luyện cho toàn bộ người lao động và công nhân về chính sách để đảm bảo sự hiểu biết
của họ về chính sách liên quan đến nhà thầu phu bất hợp pháp, lao động tại gia và ngăn ngừa
việc tái diễn. Thêm vào đó cần tiến hành huấn luyện định kỳ hàng năm.
Train all employees and subcontractors on the policy to ensure their understanding
regarding illegal subcontractor & home-workers policy and to prevent re-occurrence. In
addition, annual training shall be conducted.
Khách hàng phải được thông báo về toàn bộ sản phẩm/hàng hóa đã sản xuất xong. Các sản
phẩm/hàng hóa bị nghi ngờ có thể được sử dụng khi có xác nhận và chấp thuận bằng văn bản
của khách hàng.
For all products/merchandises that already produce, BUYER must be informed. Written
confirmation and approval from BUYER shall be obtained for the use of in-doubt
products/merchandises
Các cuộc tự đánh giá nhà thầu phụ của nhà cung cấp phải được tiến hành hằng năm hoặc
theo yêu cầu của khách hàng.
Supplier Self-assessment shall be conducted annually to subcontractors or as per buyer

requirement.

G. CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH ĐÁNH GIÁ (TO CARRY OUT)
- Lập tiêu chí đánh giá: Set up the evaluation criteria
Căn cứ vào Danh mục đính kèm/ Based on Checklist


-

Tiến hành đánh giá/ Carry out to evaluate:
 Căn cứ vào các chỉ tiêu, nhà thầu sẽ được đánh giá, thẩm định năng lực cung cấp.
Basing on the criteria, business partner will be evaluated, assessed the supplier function.
 Nhân viên phụ trách đánh giá chọn kênh thu thập thông tin sao cho phù hợp với từng loại
nhà thầu.
Staff who is in charge of choosing the business partner, has to choose the right way to
comply with type of contractors.
Xếp hạng/ Ranking

-

 Từ những thông tin thu về, nhân viên đánh giá tiến hành phân tích những mặt mạnh, yếu
của từng nhà thầu thông qua báo cáo.
Basing on the information collecting, evaluating staff will clarify the strong points, weak
points of each contractor by report
 Lập danh sách và xếp loại các nhà thầu đã đánh giá và tiến hành theo dõi định kỳ.
Make a list and ranking evaluated contractors and conduct follow up regularly.
Trình Ban Giám đốc / Submit for management:

-


 Nhân viên đánh giá trình lên ban giám đốc danh sách nhà thầu phụ được chọn.
Evaluating staff submits list of chosen contractors to board of management
 Ban giám đốc quyết định kết quả.
-

Management will approve and decide the result
Bản cam kết của các nhà thầu được chọn/ Commitment of chosen Contractor:
 Nhà thầu phụ nhận bản hướng dẫn về một số chính sách an toàn cho nhà máy.
Contractor receives the guideline of some regulation and policies in order to ensure
factory safety.
 Nhà thầu ký cam kết thực hiện các nội dung này.
Business partner signs commitment

…………. cam kết chỉ sử dụng những nhà thầu đạt tiêu chuẩn về xã hội và an ninh và được duyệt
bởi khách hàng. Tất cả các thông tin về nhà máy thay đổi sẽ cập nhật cho Khách hàng biết.
……………..commits that, only using the subcontractors approved by Buyers. Any changing
regarding to factory information, it will be announced to the Buyers.
Chính sách này phải được xem xét lại ít nhất một năm một lần để đảm bảo hiệu lực. Việc sửa đổi có
thể được thực hiện nếu cần thiết.
This policy shall be evaluated at least annually to ensure the effectiveness. Amendment shall be
taken if necessary.
Tài liệu tham khảo/ Reference
- Hồ sơ đánh giá/ Evaluation checklist
- Cam kết thực hiện an ninh của nhà thầu phụ/ Commitment
-The end-