TỔNG CÔNG TY
ĐIỆN LỰC MIỀN TRUNG
CÔNG TY CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
ĐIỆN LỰC MIỀN TRUNG


HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CHƯƠNG TRÌNH

QUẢN LÝ CÔNG VĂN VÀ ĐIỀU
HÀNH CÔNG VIỆC
CPC – eOffice 6.0

ĐÀ NẴNG 08/2014


Hướng dẫn sử dụng chương trình CPC-eOffice 6.0

MỤC LỤC

I. Mục đích của chương trình .......................................................................... 4
II. Qui trình quản lý văn bản đến..................................................................... 4
1. Lưu đồ ............................................................................................................ 4
2. Mô tả .............................................................................................................. 5
I. Qui trình quản lý văn bản đi ....................................................................... 6
1. Lưu đồ ............................................................................................................ 6
2. Mô tả quy trình ............................................................................................. 6
II. Thao tác chương trình .................................................................................. 8
1.
Vào chương trình .................................................................................... 8
2.
Menu Công văn ....................................................................................... 9

2a. Nhập công văn đến.................................................................................. 9
2c. Đang xử lý .............................................................................................. 14
2d. Đã xử lý .................................................................................................. 16
2e. Nhập công văn đi ................................................................................... 16
2f. Công văn đi ............................................................................................ 17
2g. Chuyển nhầm ........................................................................................ 18
3.
Menu Công việc .................................................................................... 19
3a. Giao việc mới ......................................................................................... 19
3b. Chưa thực hiện...................................................................................... 20
3c. Đang thực hiện ...................................................................................... 23
3d. Đã thực hiện .......................................................................................... 24
3e. Việc đã giao ............................................................................................ 25
3f. Xem để biết ............................................................................................. 26
3g. Việc giao nhầm ...................................................................................... 26
3h. Ủy quyền ................................................................................................ 26
4.
Công văn nội bộ .................................................................................... 26
4a. Lập công văn đến .................................................................................. 26
4b. Lập công văn đi ..................................................................................... 27
4c. Theo dõi công văn đến/đi ...................................................................... 28
5.
Menu Danh bạ ....................................................................................... 28
6.
Menu Tủ tài liệu .................................................................................... 29
6a. Giới thiệu: .............................................................................................. 29
6b. Hướng dẫn thao tác: ............................................................................. 29
7.
Menu Văn bản Đảng............................................................................. 33
8.

Menu Hệ thống...................................................................................... 33
8a. Thay mật khẩu: ..................................................................................... 34
8b. Cập nhật Danh mục: ............................................................................ 34
8c. Danh mục nhân viên ............................................................................. 35
9.
Tiện ích khác ......................................................................................... 36
9a. Gửi email ............................................................................................... 36
9b. Tìm kiếm Công văn đến: ...................................................................... 36
9c. Tìm kiếm Công văn đi: ......................................................................... 37
9d. Tổng hợp công văn ............................................................................... 38
9e. Tổng hợp công việc ............................................................................... 38
Trang 2


Hướng dẫn sử dụng chương trình CPC-eOffice 6.0

Trang 3


Hướng dẫn sử dụng chương trình CPC-eOffice 6.0

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ CÔNG
VĂN VÀ ĐIỀU HÀNH CÔNG VIỆC
(CPC eOffice)
Mục đích của chương trình

I.

- Thực hiện chuyển, fax hồ sơ, tài liệu nhanh chóng và hiệu quả nhờ mã
hoá các trang hồ sơ, tài liệu thành các File văn bản.

- Tiết kiệm chi phí Photo, cấp phát hồ sơ, tài liệu đến các Bộ phận.
- Giúp cho lãnh đạo Đơn vị và các Bộ phận giám sát việc giao nhiệm vụ,
thực hiện và báo cáo tiến độ công việc của các Bộ phận và toàn thể các thành
viên trong Đơn vị.
- Lưu trữ, tìm kiếm hồ sơ, tài liệu nhanh chóng và khoa học ...

Qui trình quản lý văn bản đến

II.

1. Lưu đồ
Các bước
thực hiện

Trách
nhiệm

Bước 1

Văn thư
Đơn vị

Bước 2

Giám đốc

Bước 3

Trình tự công việc


Chức năng thực hiện trong
chương trình eOffice

Tiếp nhận
văn bản “đến”

Nhập công văn đến

Chuyển chỉ đạo/ hoặc
Chỉ đạo giải quyết

Chuyển giải quyết hoặc Chỉ
đạo

Phó giám
đốc

Chỉ đạo giải quyết

Chỉ đạo

Bước 4

Trưởng
phòng,
ban, đơn vị

Phân công
xử lý công văn


Phân giải quyết

Bước 5

CV được
phân công

Xử lý
công văn đến

Thực hiện công việc

Trang 4


Hướng dẫn sử dụng chương trình CPC-eOffice 6.0

2. Mô tả
Bước 1: Tiếp nhận văn bản "đến"
Văn thư Đơn vị tiếp nhận và làm ngay thủ tục tiếp nhận văn bản đến theo
Quy chế CTVT như sau:
a) Phân loại theo đơn vị gửi; khối cơ quan gửi; mức độ khẩn, mật ...;
b) Đóng dấu "đến" vào khoảng trống dưới mục trích yếu hoặc khoảng trống
trên đầu văn bản; ghim Phiếu xử lý công văn, ghi số CV, ngày đến Đơn vị vào
dấu “đến” và trên Phiếu xử lý CV;
c) Nhập vào hệ CPC-eOffice trên máy tính các dữ liệu của tất cả công văn
đến: số hiệu CV, số đến, ngày gửi, ngày nhận, cơ quan gửi, trích yếu CV, loại tài
liệu,…;
Bước 2: Trình Giám đốc chỉ đạo giải quyết
a) Giám đốc kiểm tra thông tin liên quan đến lĩnh vực nào sẽ chuyển cho

phó Giám đốc phụ trách lĩnh vực đó giải quyết.
b) Hoặc Giám đốc chỉ đạo trực tiếp đến các phòng ban (Thực hiện như
Bước 3)
Bước 3: Lãnh đạo đơn vị chỉ đạo giải quyết
a) Lãnh đạo chỉ đạo giải quyết trên giấy
- Văn thư Đơn vị chuyển trực tiếp văn bản lên Giám đốc để có ý kiến xử
lý.
- Giám đốc sau khi xem xét văn bản, ghi ý kiến chỉ đạo, đơn vị và thời hạn
giải quyết trên "Phiếu giải quyết văn bản đến".
- Văn thư Đơn vị cập nhật thông tin chỉ đạo vào chương trình CPC –
eOffice
b) Lãnh đạo chỉ đạo giải quyết trên máy tính
Lãnh đạo đơn vị vào mục công văn chưa giải quyết sẽ thấy các công văn
mà văn thư đơn vị vừa cập nhật ở Bước 1. Lãnh đạo đơn vị chọn chỉ đạo và nhập
ý kiến chỉ đạo, chọn phòng ban thực hiện và phòng ban liên quan;
Trang 5


Hướng dẫn sử dụng chương trình CPC-eOffice 6.0

Bước 4: Phân công xử lý công văn:
Căn cứ ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Đơn vị, trưởng các phòng ban phân
công nhiệm vụ cho các nhân viên của phòng ban mình thực hiện;
Bước 5: Xử lý công văn đến
Các nhân viên được phân công giải quyết tiến hành nghiên cứu CV, thu
thập các tài liệu, văn bản tham khảo và tiến hành các biện pháp xử lý thích hợp,
báo cáo kết quả xử lý cho lãnh đạo đơn vị.
I.

Qui trình quản lý văn bản đi

1. Lưu đồ

Các bước
thực hiện

Trách
nhiệm

Trình tự công việc

Bước 1

Chuyên
viên được
phân công

Tiếp nhận yêu cầu

Bước 2

Chuyên
viên được
phân công

Nghiên cứu
và dự thảo văn bản

Bước 3

Lãnh đạo

phòng ban

Trình ký
văn bản

Bước 4

Giám đốc
hoặc
Người được
ủy quyền

Chức năng thực hiện trong
chương trình eOffice

Tìm kiếm mẫu biểu

Duyệt, ký

Bước 5

Văn thư
Đơn vị

Ban hành và
phát hành văn bản

Bước 6

Chuyên

viên được
phân công

Lưu hồ sơ

Cập nhật công văn đi

2. Mô tả quy trình
Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu
Trang 6


Hướng dẫn sử dụng chương trình CPC-eOffice 6.0

- Chuyên viên được phân công giải quyết công việc tiếp nhận yêu cầu của
Lãnh đạo đơn vị.
Bước 2: Nghiên cứu và soạn thảo công văn đi
Chuyên viên được phân công thực hiện các công việc sau:
a) Nghiên cứu các tài liệu liên quan đến vụ việc cần giải quyết, có thể tham
khảo các mẫu biểu trong chương trình eOffice;
b) Soạn thảo CV trên máy tính theo các quy định về thể thức văn bản;
c) Chuẩn bị Phiếu trình giải quyết công việc.
Bước 3: Trình ký văn bản
- Lãnh đạo phòng ban kiểm tra về nội dung và thể thức trước khi ký.
Trường hợp các công văn chưa đạt yêu cầu, chuyên viên thụ lý tiếp tục chỉnh,
sửa và lặp lại các bước từ bước 2.
- Văn thư phòng ban chuyển Văn thư Đơn vị làm thủ tục ban hành.
Bước 4: Duyệt ký công văn
Đối với các công văn đạt yêu cầu, Lãnh đạo Đơn vị ký vào CV đi đã có chữ
ký nháy của Lãnh đạo phòng ban. Đối với các công văn chưa đạt yêu cầu, chuyên

viên thụ lý tiếp tục chỉnh, sửa và lặp lại các bước từ bước 2.
Bước 5: Ban hành và phát hành công văn
a) Ban hành CV đi
Văn thư Đơn vị thực hiện các công việc sau:
- Cấp số CV đi và ghi ngày ban hành CV.
- Đóng dấu toàn bộ các bản CV.
- Lưu 01 bản gốc tại Văn thư (bản có chữ ký nháy)
- Chuyển chuyên viên thụ lý 01 bản công văn và bản gốc để lưu tại đơn vị
soạn thảo.
b) Phát hành CV đi:

Trang 7


Hướng dẫn sử dụng chương trình CPC-eOffice 6.0

- Văn thư Đơn vị cập nhật công văn đi vào chương trình eOffice và gửi trực
tiếp đến các Server của các đơn vị có cài chương trình eOffice.
- Văn thư đơn vị làm thủ tục chuyển trực tiếp những CV đến địa chỉ của các
đơn vị theo yêu cầu của công văn đi.
Bước 6: Lưu hồ sơ công việc
a) Văn thư lưu bản chính của văn bản đi và các bản phụ lục (nếu có);
b) Chuyên viên được phân công giải quyết lưu vào Hồ sơ công việc:
II. Thao tác chương trình
1. Vào chương trình
Để chạy chương trình, hãy vào trình duyệt nhập địa chỉ trang web: (Ví dụ:
http://10.72.0.16/QLCV địa chỉ này có thể thay đổi tùy theo đơn vị). Người
dùng thực hiện Login. Hình 1.1

Hình 1.1 – Giao diện Login

Nếu quên mật khẩu anh (chị) nhấn vào Quên mật khẩu và nhấn nút lại mật khẩu>. Chương trình sẽ gửi lại user & password cho anh (chị) qua
email. Hình 1.2

Hình 1.2 – Giao diện Lấy lại mật khẩu

Trang 8


Hướng dẫn sử dụng chương trình CPC-eOffice 6.0

Sau khi login với user và password được cấp, trên màn hình xuất hiện giao
diện làm việc như hình 1.3

Hình 1.3- Giao diện vào chương trình
2. Menu Công văn
2a. Nhập công văn đến
Chức năng này do văn thư đơn vị cập nhật trong trường hợp công văn đến là
bản giấy, văn thư đơn vị scan và cập nhật vào chương trình. Trường hợp
công văn đến được chuyển trực tiếp bằng chương trình eoffice, văn thư đơn
vị không cần phải scan lại mà sẽ thực hiện bước 2b.
Màn hình nhập công văn đến: (Hình 2a.1)
Nhập một công văn mới hãy tiến hành theo trình tự sau:
-

Nhập các thông tin lên các ô dữ liệu cần thiết.

-

Bấm nút lệnh Lưu (Trong trường hợp không muốn ghi nhận

thông tin hãy chọn Trở về để trở về trạng thái ban đầu.)

Danh sách các trường dữ liệu cần nhập:

Trang 9


Hướng dẫn sử dụng chương trình CPC-eOffice 6.0

Hình 2a.1 – Giao diện nhập công văn đến
+ Số công văn: Nhập số công văn đến
+ Loại công văn: Lựa chọn trong danh sách. Ta có thể cập nhật loại
công văn trong Hệ thống/Danh mục loại công văn.
+ Ngày công văn: Ngày tháng ghi trên công văn.
+ Ngày đến: Ngày nhận được công văn (Thông thường cũng là ngày
nhập công văn).
+ Đối tượng: Chọn đối tượng của công văn. Ta có thể cập nhật đối
tượng trong Hệ thống/Danh mục đối tượng.
+ Số đến: Số lưu nội bộ, số được đánh tự động theo đối tượng.
+ Ngày cập nhật: Được lấy ngày hệ thống của Server, ngày này
không sửa được.
+ Mã sổ lưu: Chọn sổ lưu công văn. Ta có thể cập nhật sổ lưu trong
Hệ thống/Danh mục sổ lưu công văn.
+ Độ khẩn công văn, độ bảo mật: Lựa chọn trong danh sách
+ Cơ quan ban hành: Ta có thể nhập tên hoặc chọn từ danh sách
+ Trích yếu: Trích yếu nội dung của công văn
+ File nội dung: Chọn file scan nội dung của công văn.
+ Trình lãnh đạo: Chọn phòng lãnh đạo để trình. Thông thường là
Phòng Giám đốc. Sau đó Giám đốc có thể chuyển giải quyết cho các
Phó Giám đốc hoặc chỉ đạo trực tiếp các Phòng ban thực hiện.

Trang 10


Hướng dẫn sử dụng chương trình CPC-eOffice 6.0

Xong chọn nút Lưu để hoàn thành việc cập nhật công văn.
Lưu ý:
- Tại mục <File nội dung> là các trang hồ sơ, tài liệu được mã hoá
thành các File văn bản.
- Văn thư nhập công văn đến, scan bản gốc đưa lên trong trường hợp
nhận công văn bản cứng. Trường hợp đơn vị khác gửi qua chương
trình thì vào download nội dung công văn về máy. Tất cả công văn này
sẽ thuộc Công văn chưa xử lý.
2b. Chưa xử lý
Công văn chưa xử lý bao gồm: Các công văn do đơn vị khác gửi đến bằng
bản cứng (văn thư đơn vị nhập vào) và gửi qua chương trình eOffice (văn
thư đơn vị download về). Hình 2b.1
Lưu ý: Các công văn đã chuyển chỉ đạo vẫn thuộc Công văn chưa xử lý.

Nhấn vào đây để
xem chi tiết

Nhấn vào đây để xem
Nội dung file

Hình 2b.1 - Công văn chưa xử lý
Công văn đơn vị khác gửi tới qua chương trình được nhận biết bởi biểu tượng
dấu sao (*) ở Sổ lưu . Hình 2b.2

Trang 11

Hướng dẫn sử dụng chương trình CPC-eOffice 6.0

Hình 2b.2 - Công văn đơn vị khác gửi tới qua chương trình
Sau khi nhấn xem chi tiết như hình trên sẽ xuất hiện các tab lệnh sau:
- Chỉ đạo: (Hình 2b.3)

Hình 2b.3 - Thông tin chỉ đạo công văn
- Nhập thông tin chỉ đạo bao gồm: Ý kiến chỉ đạo; Phòng thực hiện chính
(1 phòng); Các phòng ban liên quan (Có thể chọn nhiều phòng ban);
Người duyệt.
+ Nếu stick chọn Đọc hạn chế, công văn này không được chia sẻ thông
tin cho các phòng ban khác (Thể hiện trong phần tìm kiếm. Hình 2b.4)

Hình 2b.4 – Tìm kiếm công văn đến

Trang 12


Hướng dẫn sử dụng chương trình CPC-eOffice 6.0

+ Gửi bản giấy có stick chọn nếu bản chính được gửi cho phòng ban thực
hiện chính lưu giữ. Nó sẽ thể hiện trong các danh sách xem thực hiện nếu
phòng ban đó có giữ bản giấy thì icon có hình tờ giấy (nếu không sẽ có
hình quả cầu)
- Bấm nút lệnh Lưu
Lưu ý: Sau bước chỉ đạo thực hiện công văn, tất cả các nội dung thực
hiện sẽ được tự động chuyển thành công việc cho các lãnh đạo phòng
ban tương ứng.

- Chuyển chỉ đạo: (Hình 2b.5)
- Sau khi nhập thông tin chuyển chỉ đạo, nhấn nút Lưu

Hình 2b.5 - Thông tin Chuyển chỉ đạo công văn
Lưu ý: Công văn sau khi chuyển chỉ đạo vẫn thuộc Công văn chưa xử
lý. Người được chuyển đến sẽ thấy công văn này và thực hiện chỉ đạo.
Trên các giao diện Công văn chưa xử lý (Hình 2b.1), chỉ xuất hiện tab
lệnh <Chuyển chỉ đạo> khi user login được cấp quyền đạo>. Vào menu Hệ thống/Danh mục nhân viên để cấp quyền cho user
Hình 2b.6

Hình 2b.6 – Cấp quyền cho user login
- Sửa/Xóa:
-

Thay đổi các thông tin cần thiết và Bấm nút lệnh Lưu
Trang 13


Hướng dẫn sử dụng chương trình CPC-eOffice 6.0

-

Bấm nút lệnh Xóa để xóa công văn

-

Trường hợp công văn đợn vị khác gửi tới qua chương trình, văn thư

nhận biết qua biểu tượng dấu sao (*) ở Sổ lưu. Văn thư chọn Download

file về server và nhấn nút Lưu để tải công văn về máy.

Hình 2b.7 – Giao diện Sửa/Xóa công văn chưa xử lý
- Lưu tủ tài liệu: (Trình bày ở Menu Tủ tài liêu)
- Gửi email: (Trình bày ở Các phần khác)
2c. Đang xử lý
Công văn đang xử lý là nơi Lãnh đạo theo dõi quá trình thực hiện các công
văn đã chỉ đạo mà người có trách nhiệm thực hiện chính chưa hoàn thành.
Công văn chưa xử lý đã thực hiện Chỉ đạo sẽ trở thành Công văn đang xử
lý. Nếu chỉ thực hiện Chuyển chỉ đạo thì vẫn thuộc Công văn chưa xử lý, người
được chuyển chỉ đạo sẽ nhìn thấy công văn này và thực hiện chỉ đạo. Sau khi
thực hiện chỉ đạo, các trưởng bộ phận được giao sẽ nhìn thấy các công văn này
và giao cho người thực hiện. Hình 2c.1

Trang 14


Hướng dẫn sử dụng chương trình CPC-eOffice 6.0

Nhấn vào đây để
xem chi tiết

Nhấn vào đây để xem
Nội dung file

Hình 2c.1 – Giao diện công văn Đang xử lý
Sau khi nhấn xem chi tiết như hình trên sẽ xuất hiện các tab lệnh sau:
- Hủy chỉ đạo: khi nhắp chọn, xuất hiện màn hình: (Hình 2c.2)

Hình 2c.2 – Giao diện Hủy chỉ đạo

- Nhấn nút Hủy chỉ đạo để hủy thông tin chỉ đạo. Công văn đang xử lý nếu thực
hiện Hủy chỉ đạo sẽ trở thành Công văn chưa xử lý và hủy tất cả các thao tác liên
quan.
- Xem thực hiện: Từ mục công văn đến đang giải quyết hay đã giải quyết, ta
chọn công văn muốn xem sao đó nhấn nút Xem thực hiện sẽ hiển thị đầy đủ chi
tiết thực hiện của từng phòng ban, đến từng nhân viên viên quan đến công văn.
Nhấn vào dấu cộng ta sẽ thấy hết được chi tiết của những người thực hiện chính
và những cá nhân liên quan.
- Trạng thái: Đối với các Công ty điện lực khi Lãnh đạo chỉ đạo cho các phòng
ban đồng thời cho các Điện lực trực thuộc, Nội dung chỉ đạo sẽ chuyển về cho
các điện lực thành các công văn đến và trạng thái này là trạng thái chuyển có
thành công hay không (Giống trạng thái trong lập công văn đi)
- Lưu tủ tài liệu: (Trình bày ở Menu Tủ tài liêu)
Trang 15


Hướng dẫn sử dụng chương trình CPC-eOffice 6.0

- Gửi email: (Trình bày ở Các phần khác)
2d. Đã xử lý
Công văn đã xử lý là nơi Lãnh đạo theo dõi các công văn đã chỉ đạo mà
người có trách nhiệm thực hiện chính đã hoàn thành. Nếu chưa hoàn thành thì
công văn đó vẫn thuộc Công văn đang xử lý.
Công văn đã xử lý nếu thực hiện Hủy chỉ đạo sẽ trở về Công văn chưa xử lý
và hủy tất cả các thao tác liên quan.
Các tab lệnh khác:
- Xem thực hiện: Từ mục công văn đến đang giải quyết hay đã giải quyết, ta
chọn công văn muốn xem sao đó nhấn nút Xem thực hiện sẽ hiển thị đầy đủ chi
tiết thực hiện của từng phòng ban, đến từng nhân viên viên quan đến công văn.
Nhấn vào dấu cộng ta sẽ thấy hết được chi tiết của những người thực hiện chính

và những cá nhân liên quan.
- Lưu tủ tài liệu: (Trình bày ở Menu Tủ tài liêu)
- Gửi email: (Trình bày ở Các phần khác)
2e. Nhập công văn đi
Khi vào menu Công văn/Nhập công văn đi , xuất hiện màn hình nhập (Hình 2e.1)

Hình 2e.1 – Giao diện nhập công văn đi
Trang 16


Hướng dẫn sử dụng chương trình CPC-eOffice 6.0

Sau khi công văn đi được đóng dấu và cấp số, văn thư đơn vị tiến hành scan
văn bản và cập nhật công văn đi trước khi phát hành.
Chú ý các thông tin sau:
 Số công văn gồm 2 phần: phần số tự sinh, ta chỉ cần nhập các ký tự
theo qui định về cách đánh số công văn.
 Độ khẩn: gồm 3 giá trị tương ứng với 3 trạng thái hiển thị công văn
đến của đơn vị nhận công văn:
-

Bình thường: chữ thường, màu đen

-

Khẩn: Chữ thường, màu đỏ

-

Tối khẩn: Chữ đậm, màu đỏ

 Phòng ban lập: một phòng lập chính
 Phòng ban cùng thực hiện: Có thể chọn nhiều phòng ban
 Phòng ban xem để biết: Có thể chọn nhiều phòng ban
 Nơi nhận: Chọn các đơn vị có cài chương trình CPC-eOffice. Mục
đích để chuyển trực tiếp các công văn đến các đơn vị.
 File nội dung: File scan nội dung công văn đi
Bấm nút lệnh Lưu (Trong trường hợp không muốn ghi nhận thông tin
hãy chọn Trở về để trở về trạng thái ban đầu.)
Lưu ý: Sau khi lập công văn đi và chuyển cho các đơn vị. Công văn này
cũng sẽ tự động chuyển vào hệ thống bằng cách phát sinh một công văn
đến và chỉ đạo cho các phòng ban liên quan nhằm phối hợp thực hiện
trong đó phòng ban lập là phòng thực hiện chính.
2f. Công văn đi
Khi nhắp chọn, màn hình xuất hiện danh sách Công văn đi (Hinh 2f.1)

Trang 17


Hướng dẫn sử dụng chương trình CPC-eOffice 6.0

Nhấn vào đây để
xem chi tiết

Nhấn vào đây để xem
Nội dung file

Hinh 2f.1 – Danh sách công văn đi
Vào tab lệnh Sửa/Xóa để thực hiện Sửa/Xóa công văn
Vào tab lệnh Gửi bổ sung để thực hiện gửi công văn đó cho các đơn vị

khác
Vào tab lệnh Trạng thái để xem công văn đó đã gửi thành công hay chưa
(do một lúc có thể gửi nhiều đơn vị).
2g. Chuyển nhầm
(phần Chuyển nhầm đang trong quá trình thống nhất qui trình nên chưa
xây dựng)

Nhấn vào đây để
xem chi tiết

Nhấn vào đây để xem
Nội dung file

Trang 18


Hướng dẫn sử dụng chương trình CPC-eOffice 6.0

Hình 2g.1 – Công văn chuyển nhầm
3. Menu Công việc
Menu Chưa thực hiên, Đang thực hiên, Đã thực hiên lần lượt là trạng thái công
việc của người được giao việc
Menu Việc đã giao là các công việc trưởng bộ phận đã giao cho người thực
hiện.
3a. Giao việc mới
Trong trường hợp một User được cấp quyền Giao việc mới vào được chức
năng Giao việc mới (Thông thường là trưởng bộ phận)

Hình 3a.1 – Phân quyền user login
Giao việc mới là khi lãnh đạo phòng ban giao việc mới cho chuyên viên

thực hiện nhưng không có trong nội dung công văn đến.
Màn hình giao việc mới: (Hình 3a.2)

Trang 19


Hướng dẫn sử dụng chương trình CPC-eOffice 6.0

Hình 3a.2 – Giao diện Phiếu giao viêc
Khi giao việc nếu người giao chọn vào mục báo cáo lại kết quả thì đối với
người nhận công việc đó sẽ được in đậm và khi hoàn thành phải nhập nội dung
hoàn thành mới cho kết thúc
Nhập thông tin và nhần nút Lưu để lưu, nhấn Trở về để trở lại màn hình cũ.
Chọn chức năng Lưu tủ tài liệu phòng ban hay cá nhân.
Lưu ý: Công văn/Công việc lãnh đạo Điện lực có thể gửi trực tiếp cho các
tổ hay cá nhân thuộc phòng ban.
3b. Chưa thực hiện
Công việc chưa thực hiện là nơi lãnh đạo phòng ban vào đây để thực hiện
Giao việc cho người thực hiện. Giao diện như hình 3a.2
Tính năng Giao việc:
-

Nếu chọn nhiều công việc sau đó nhấn nút <Giao việc> nghĩa là người
dùng đang thực hiện giao nhiều việc cùng một lúc.
Nếu chọn nhiều công việc sau đó nhấn nút <Hoàn tất công việc> nghĩa là
người dùng đang thực hiện hoàn tất nhiều công việc cùng một lúc.

Trang 20

Hướng dẫn sử dụng chương trình CPC-eOffice 6.0

Stick chọn vào đây để chọn tất cả
các công việc chưa thực hiện

Stick chọn nhiều công việc sau đó nhấn vào nút
lệnh Giao việc đê thực hiện giao nhiều công
việc cùng một lúc.

Hinh 3b.1 – Giao việc
Sau khi chọn nhiều công việc và nhấn nút Giao việc, chương trình sẽ
chuyển qua Phiếu giao việc (như Hình 3a.2).
Công việc chưa thực hiện là nơi người được giao việc theo dõi các công
việc chưa thực hiện.

Nhấn vào đây để
xem chi tiết
Nhấn vào đây để hoàn thành
nhanh công việc

Nhấn vào đây để
xem Nội dung file

Hinh 3b.2 – Công việc chưa thực hiện
Sau khi nhấn xem Thực hiện như hình 3b.2 sẽ xuất hiện các tab lệnh sau:

Trang 21


Hướng dẫn sử dụng chương trình CPC-eOffice 6.0

Hình 3b.2 – Giao diện thực hiện công việc
Thực hiện:
+ Nhắp chọn tình trạng Đang thực hiện hay Đã hoàn thành
+ Nhập nội dung thực hiện vào ô Cách thực hiện
+ Nếu kết quả thực hiện là một file báo cáo ta có thể chọn nút Browse sau
đó chọn file kết quả
+ Nếu công việc quan trọng muốn đánh dấu lại trong lịch cá nhân, ta chọn
vào mục Ghi nhớ lịch cá nhân.
+ Chọn lưu vào tủ tài liệu
- Xem phối hợp: Xem phối hợp với các phòng ban liên quan cùng thực
hiện công văn này.
- Lưu tủ tài liệu: (Trình bày ở Menu Tủ tài liêu)
- Gửi email: (Trình bày ở Các phần khác)
- Báo nhầm: Nhấn nút <Thông báo gửi nhầm> khi thấy công việc được
giao không liên quan.

Trang 22


Hướng dẫn sử dụng chương trình CPC-eOffice 6.0

Hình 2b.3 – Giao diện báo nhầm
3c. Đang thực hiện
Khi nhắp chọn menu này, trên màn hình xuất hiện danh sách các công việc
đang thực hiên. Hình 3c.1

Nhấn vào đây để
xem chi tiết

Nhấn vào đây để xem
Nội dung file

Hinh 3c.1 – Công việc đang thực hiện
Sau khi nhấn xem chi tiết như hình trên sẽ xuất hiện các tab lệnh sau:
- Hủy nhận việc: Khi chọn tab lệnh này công việc đang thực hiện sẽ trở
thành công việc chưa thực hiện (Hủy công việc đang thực hiện)
- Thực hiện:
+ Nhắp chọn tình trạng Đang thực hiện hay Đã hoàn thành
+ Nhập nội dung thực hiện vào ô Cách thực hiện
+ Nếu kết quả thực hiện là một file báo cáo ta có thể chọn nút Browse sau
đó chọn file kết quả
Trang 23


Hướng dẫn sử dụng chương trình CPC-eOffice 6.0

Sau đó nhấn nút Lưu
- Xem thực hiện: Từ mục công văn đến đang giải quyết hay đã giải quyết,
ta chọn công văn muốn xem sao đó nhấn nút Xem thực hiện sẽ hiển thị đầy
đủ chi tiết thực hiện của từng phòng ban, đến từng nhân viên viên quan đến
công văn. Nhấn vào dấu cộng ta sẽ thấy hết được chi tiết của những người
thực hiện chính và những cá nhân liên quan.
- Lưu tủ tài liệu: (Trình bày ở Menu Tủ tài liêu)
- Gửi email: (Trình bày ở Các phần khác)
3d. Đã thực hiện
Khi nhắp chọn menu này, trên màn hình xuất hiện danh sách các công việc
đã thực hiên. Hình 3d.1

Nhấn vào đây để

xem chi tiết

Nhấn vào đây để xem
Nội dung file

Hình 3d.1 – Danh sách công việc đã thực hiện
Sau khi nhấn xem chi tiết như hình 3d.1 sẽ xuất hiện các tab lệnh sau:
- Sửa: Sửa thông tin công việc đã thực hiện, sau đó nhấn nút <Lưu> để lưu
lại

Trang 24


Hướng dẫn sử dụng chương trình CPC-eOffice 6.0

Hình 3d.2 – Giao diện sửa thông tin công việc đã thực hiện
- Xem thực hiện: Xem tình trạng công việc Đang thực hiện hay Đã hoàn
thành của tất cả thành viên được giao.
- Lưu tủ tài liệu: (Trình bày ở Menu Tủ tài liêu)
- Gửi email: (Trình bày ở Các phần khác)
3e. Việc đã giao
Lãnh đạo phòng ban vào menu Việc đã giao để xem các công việc đã giao
cho người thực hiện. (Có thể thống kê từ ngày đến ngày). Hình 3e.1

Hình 3e.1 – Danh sách công việc đã giao

Trang 25