Đồ án tốt nghiệp đại học

LỜI MỞ ĐẦU
Trên thế giới cũng như ở Việt Nam, công nghệ thông tin đã trở thành một
công nghệ mũi nhọn, nó là một ngành khoa học kỹ thuật không thể thiếu trong việc
áp dụng vào các hoạt động xã hội như : Quản lý hệ thống thư viện trường học, kinh
tế, thông tin, kinh doanh, và mọi hoạt động trong lĩnh vực nghiên cứu...
Hiện nay đã có rất nhiều thư viện sử dụng các phần mềm khác nhau. Tuy
nhiên , đó chưa đủ để làm nên một hệ thống quản lý hiệu quả. Với sự phát triển
không ngừng của công nghệ, phần mềm đi cùng với phần cứng đã đem lại hiệu quả
vượt trội. Các công nghệ được nhắc đến ở đây là công nghệ Barcode, công nghệ
RFID. Trên thế giới việc áp dụng RFID vào trong quản lý thư viện đã được nghiên
cứu và ứng dụng thực tế. Ví dụ như tại thư viện Vatican, thư viện trường Đại học
quốc gia Califonia, Mỹ. Nhờ khả năng đầu đọc RFID đọc thẻ ở bất kể vị trí hoặc
hướng nào, cộng với đọc được với số lượng lớn,… đã làm tăng tính khả thi của
chúng khi sử dụng lâu dài.
Bên cạnh đó, giải pháp để quản lý việc mượn trả sách hiệu quả, thông báo
linh hoạt và không cần tốn nhiều công sức cho cán bộ thư viện đó là việc tích hợp
dịch vụ thông tin di động SMS. Ngoài ra, còn có dịch vụ Email tự động cũng được
đưa vào hệ thống.
Những hiệu quả mà RFID đem lại khi áp dụng vào hệ thống thư viện là rất
lớn. Trên tinh thần đó, chúng em đã tập trung nghiên cứu và phát triển đề tài: “Xây
dựng hệ thống quản lý thư viện sử dụng công nghệ RFID và dịch vụ thông tin
di động ”.
Chúng em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới:
 Thầy Nguyễn Xuân Dũng
 Viện Điện Tử - Viễn Thông, trường ĐH Bách Khoa Hà Nội
Cùng toàn thể gia đình và bạn bè đã hỗ trợ chúng em trong quá trình nghiên cứu.
Nhóm nghiên cứu :

Trang 1

Đồ án tốt nghiệp đại học

TÓM TẮT ĐỒ ÁN
“Xây dựng hệ thống quản lý thư viện ứng dụng công nghệ RFID và dịch
vụ thông tin di động”.
Ngày nay, công nghệ ngày càng phát triển để phục vụ nhu cầu ngày càng cao
của con người. Việc ứng dụng được những công nghệ đó vào cuộc sống là hết sức
quan trọng. Với mục tiêu xây dựng hệ thống thư viện có tích hợp công nghệ mới
nhất hiện nay là công nghệ RFID (Radio Frequency Idenctification) để nâng cao
chất lượng quản lý thư viện. Thêm vào đó, với mong muốn có một hệ thống hoàn
chỉnh và có hiệu quả cao, chúng em còn nghiên cứu các thuật toán dự báo nhằm
mục đích hỗ trợ thư viện trong việc nhập mua số lượng sách, cân đối kho. Không
chỉ có vậy, việc đưa các dịch vụ tin nhắn, email tự động thông báo lịch trả sách,
nhắc quá hạn cũng được tích hợp vào trong hệ thống này.
Do đó, trong khuôn khổ đồ án này, chúng em xây dụng hệ thống quản lý thư
viện có tích hợp công nghệ RFID và các dịch vụ thông tin di động SMS.

Trang 2


Đồ án tốt nghiệp đại học

ABSTRACT
“Building a library management system applied RFID technology and
mobile communication services”
Today, the growing technology to serve the increasing demands of people.
The application of these technologies to life is very important. With the goal of
building the library system that integrates the latest technology today is RFID

technology (Radio Frequency Identification) to improve the quality of library
management. In addition, with the expectation have a highly effective and complete
system, we also studied the prediction algorithm aims to support library in the
purchased import the numbers of books, warehouse balance. Not only that, the
application of automatically messaging and email services which notify the
schedule of book payment, prompt overdue is also integrated into this system.
Therefore, within this thesis, we focused on building a library management
system that integrates RFID technology and mobile communication services (SMS).

Trang 3


Đồ án tốt nghiệp đại học

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU

.................................................................................... 1

TÓM TẮT ĐỒ ÁN

.................................................................................... 2

ABSTRACT

.................................................................................... 3

MỤC LỤC


.................................................................................... 4

DANH SÁCH HÌNH VẼ ................................................................................ 9
DANH MỤC BẢNG BIỂU .......................................................................... 11
THUẬT NGỮ VIẾT TẮT ............................................................................ 12
CHƯƠNG 1.TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN .... 14
1.1 Giới thiệu về quản lý thư viện .............................................. 14
1.2 Khảo sát thư viện trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội .............. 15
1.2.1

Giới thiệu chung về tổ chức và cơ sở vật chất ..........................15

1.2.2

Cơ cấu tổ chức hệ thống thư viện .............................................17

1.2.3

Quy trình nghiệp vụ thư viện ....................................................19

1.2.3.1 Quy trình nhập tài liệu.........................................................21
1.2.3.2 Quy trình mượn tài liệu .......................................................22
1.2.3.3 Quy trình trả tài liệu ............................................................23
1.2.3.4 Xử lý độc giả vi phạm ..........................................................24
1.2.3.5 Quy trình xử lý tài liệu .........................................................25
1.2.3.6 Quy trình tìm kiếm thông tin ................................................26
1.2.3.7 Quy trình làm thẻ thư viện ...................................................26
1.2.3.8 Quy trình hủy thẻ thư viện ...................................................28
1.2.3.9 Thống kê, báo cáo và in ấn ..................................................29


CHƯƠNG 2.ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ VÀ THUẬT TOÁN VÀO HỆ
THỐNG THƯ VIỆN .................................................................................. 30
2.1 Công nghệ RFID ..................................................................... 30
Trang 4


Đồ án tốt nghiệp đại học

2.1.1

Giới thiệu về công nghệ RFID ..................................................30

2.1.2

Các đặc điểm chính của công nghệ RFID .................................32

2.1.2.1 Tần số hoạt động .................................................................32
2.1.2.2 Phạm vi ghi đọc ...................................................................33
2.1.2.3 Phương pháp kết nối vật lý ..................................................33
2.1.3

Cấu trúc một hệ thống RFID .....................................................34

2.1.3.1 Thẻ RFID .............................................................................35
2.1.3.2 Thẻ tích cực (Active tag) ......................................................35
2.1.3.3 Thẻ thụ động (Active tag) ....................................................36
2.1.3.4 Thẻ bán tích cực ( Semi-active tag) .....................................37
2.1.3.5 Phương thức lưu trữ dữ liệu trên thẻ RFID.........................38
2.1.3.6 Trường CRC ........................................................................38
2.1.3.7 Trường EPC.........................................................................39

2.1.3.8 Thí dụ chuyển mã UPC sang EPC ......................................40
2.1.3.9 Đầu đọc thẻ RFID................................................................44
2.1.4

Ứng dụng công nghệ RFID .......................................................45

2.1.5

Ưu nhược điểm của hệ thống RFID so với mã vạch truyền

thống trong quản lý thư viện .............................................................................47
2.1.5.1 Ưu điểm ...............................................................................47
2.1.5.2 Nhược điểm ..........................................................................48

2.2 Thuật toán dự báo................................................................... 48
2.2.1

Giới thiệu thuật toán dự báo......................................................48

2.2.2

Phân tích áp dụng thuật toán trong hệ thống thư viện ..............49

2.2.3

Thuật toán hồi quy ....................................................................50

2.2.3.1 Hồi quy tuyến tính................................................................51
2.2.3.2 Hồi quy logarit.....................................................................52
2.2.3.3 Hồi quy mũ...........................................................................52

2.2.3.4 Hồi quy đa thức ...................................................................52
2.2.4

Thuật toán san bằng mũ ............................................................53
Trang 5


Đồ án tốt nghiệp đại học

2.2.5

Quy trình áp dụng các thuật toán để đưa ra kết quả dự báo ......54

2.2.5.1 Chỉ số mùa vụ ......................................................................54
2.2.5.2 Dự báo bằng mô hình hồi quy .............................................54
2.2.5.3 Dự báo bằng thuật san bằng mũ .........................................56

2.3 Dịch vụ thông tin di động ....................................................... 57
2.3.1

Mục đích xây dựng....................................................................57

2.3.2

Tổng quan về Windows Service ...............................................58

2.3.2.1 Định nghĩa ...........................................................................58
2.3.2.2 Làm việc với Windows Service ............................................58
2.3.2.3 Tinh chỉnh dịch vụ (Tweaking Service) ...............................59
2.3.3


Dịch vụ SMS Service ................................................................60

2.3.3.1 Cơ bản SMS .........................................................................60
2.3.3.2 Các loại SMS .......................................................................60
2.3.3.3 Các yếu tố cơ sở của mạng SMS .........................................61
2.3.3.4 Basic SMS call flow .............................................................62
2.3.3.5 Báo cáo gửi SMS .................................................................63
2.3.4

Dịch vụ Mail Service ................................................................63

2.3.4.1 Nguyên lý vận hành .............................................................63
2.3.4.2 Cấu trúc một địa chỉ Email .................................................64
2.3.4.3 Cấu trúc một Email..............................................................64

2.4 Mô hình Client/Server ............................................................ 65
2.4.1

Khái niệm mô hình Client/Server .............................................65

2.4.2

Đặc điểm của mô hình kiến trúc Client / Server .......................65

CHƯƠNG 3.PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG .......................... 70
3.1 Xác định yêu cầu hệ thống .................................................... 70
3.1.1

Yêu cầu chức năng ....................................................................70


3.1.2

Yêu cầu phi chức năng ..............................................................71

3.2 Xây dựng sơ đồ hệ thống ........................................................ 72
Trang 6


Đồ án tốt nghiệp đại học

3.3 Thiết kế hệ thống..................................................................... 76
3.3.1

Kiến trúc hệ thống quản lý thư viện ..........................................76

3.3.2

Sơ đồ chức năng ........................................................................76

3.3.3

Sơ đồ thực thể liên kết ..............................................................79

3.3.4

Mô tả chi tiết cơ sở dữ liệu .......................................................81

3.4 Xây dựng phần mềm............................................................... 87
3.4.1


Phần mềm phía máy chủ (Server) .............................................87

3.4.2

Phần mềm phía Client ...............................................................88

3.4.2.1 Nhập sách ............................................................................89
3.4.2.2 Đăng kí cá biệt .....................................................................89
3.4.2.3 Ghi thẻ RFID sách ...............................................................90
3.4.2.4 Mượn trả sách......................................................................92
3.4.2.5 Đăng kí thẻ RFID cho độc giả .............................................92
3.4.2.6 Dự báo .................................................................................93
3.4.2.7 Service mail và SMS ............................................................95

CHƯƠNG 4.THỬ NGHIỆM VÀ ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ........................ 98
4.1 Chuẩn bị thí nghiệm ............................................................... 98
4.1.1

Trang thiết bị phần cứng ...........................................................98

4.1.2

Cài đặt phần mềm .....................................................................99

4.2 Tiến hành thí nghiệm.............................................................. 99
4.2.1

Thí nghiệm 1: Đăng ký sách .....................................................99


4.2.1.1 Mục đích thí nghiệm ............................................................99
4.2.1.2 Tiến hành thí nghiệm ...........................................................99
4.2.2

Thí nghiệm 2: Đăng kí cá biệt .................................................100

4.2.2.1 Mục đích thí nghiệm ..........................................................100
4.2.2.2 Tiến hành thí nghiệm .........................................................100
4.2.3

Thí nghiệm 3: Tạo và in mã vạch (Barcode) cho sách ...........101

4.2.3.1 Mục đích thí nghiệm ..........................................................101
Trang 7


Đồ án tốt nghiệp đại học

4.2.3.2 Tiến hành thí nghiệm .........................................................101
4.2.4

Thí nghiệm 4: Ghi mã sách RFID ...........................................102

4.2.4.1 Mục đích thí nghiệm ..........................................................102
4.2.4.2 Tiến hành thí nghiệm .........................................................103
4.2.5

Thí nghiệm 5: Nghiệp vụ mượn sách của bạn đọc .................104

4.2.5.1 Mục đích thí nghiệm ..........................................................104

4.2.5.2 Tiến hành thí nghiệm .........................................................104
4.2.6

Thí nghiệm 6: Nghiệp vụ trả sách ...........................................106

4.2.6.1 Mục đích thí nghiệm ..........................................................106
4.2.6.2 Tiến hành thí nghiệm .........................................................106
4.2.7

Thí nghiệm 7: Nghiệp vụ kiểm kê sách trong thư viện...........106

4.2.7.1 Mục đích thí nghiệm ..........................................................106
4.2.7.2 Tiến hành thí nghiệm .........................................................107
4.2.8

Thí nghiệm 8: Dự báo .............................................................108

4.2.8.1 Mục đích thí nghiệm ..........................................................108
4.2.8.2 Tiến hành thí nghiệm .........................................................108
4.2.9

Thí nghiệm 9: Dịch vụ thông tin di động ................................111

4.2.9.1 Mục đích thí nghiệm ..........................................................111
4.2.9.2 Tiến hành thí nghiệm : .......................................................112
4.2.10 Thí nghiệm 10: Quản lý bạn đọc ............................................114
4.2.10.1 Mục đích thí nghiệm ........................................................114
4.2.10.2 Tiến hành thí nghiệm .......................................................114

KẾT LUẬN


................................................................................ 117

TÀI LIỆU THAM KHẢO.......................................................................... 118

Trang 8


Đồ án tốt nghiệp đại học

DANH SÁCH HÌNH VẼ
Hình 1.1 Mô tả phiếu mượn sách ...................................................................23
Hình 1.2 Ảnh thẻ thư viện ..............................................................................27
Hình 2.1 Công nghệ RFID .............................................................................32
Hình 2.2 Cấu trúc hệ thống RFID ..................................................................34
Hình 2.3 Thẻ RFID tích cực...........................................................................36
Hình 2.4 Thẻ RFID thụ động .........................................................................37
Hình 2.5 Thẻ RFID bán tích cực ....................................................................38
Hình 2.6 Layout trên thẻ RFID .....................................................................38
Hình 2.7 Mã hóa nhận dạng pure ...................................................................40
Hình 2.8 Mã vạch UPC ..................................................................................40
Hình 2.9 Chuyển đổi GTIM sang SGTIN ......................................................41
Hình 2.10 Mã hóa của một SGTIN-96 với giá trị chia là 4 ...........................44
Hình 2.11 Các thành phần của một RFID reader ...........................................45
Hình 2.12 Sơ đồ thuật toán hồi quy tuyến tính ..............................................55
Hình 2.13 Sơ đồ thuật toán san bằng mũ .......................................................57
Hình 2.14 Chạy services.msc trong windows ................................................59
Hình 2.15 Lưu đồ SMS end to end ................................................................62
Hình 2.16 Mô hình Client-Server ..................................................................65
Hình 2.17 Mô hình phần mềm client/server ..................................................67

Hình 3.1 Sơ đồ hoạt động quản lý nhập sách.................................................73
Hình 3.2 Sơ đồ hoạt động mượn sách ............................................................74
Hình 3.3 Sơ đồ hoạt động quản lý nhân viên .................................................75
Hình 3.4 Sơ đồ A liên kết các bảng trong cơ sở dữ liệu ................................79
Hình 3.5 Sơ đồ B liên kết các bảng trong cơ sở dữ liệu ................................80
Hình 3.6 Sơ đồ liên kết cơ sở dữ liệu A và B ................................................81
Hình 3.7 Giao diện phần mềm phía máy chủ.................................................88
Hình 3.8 Giao diện chương trình chính phía máy khách ...............................88
Hình 3.9 Giao diện chức năng đăng kí sách ..................................................89
Trang 9


Đồ án tốt nghiệp đại học

Hình 3.10 Giao diện đăng kí cá biệt ..............................................................90
Hình 3.11 Giao diện ghi thẻ RFID cho sách ..................................................91
Hình 3.12 Phần mềm kết nối với phần cứng RFID và LFID .........................91
Hình 3.13 Giao diện mượn trả sách ...............................................................92
Hình 3.14 Đăng kí thẻ RFID cho độc giả ......................................................93
Hình 3.15 Giao diện chính của dự báo số lượng sách mượn. ........................93
Hình 3.16 Lịch sử dự báo ...............................................................................95
Hình 3.17 sơ đồ thiết kế service Email và SMS ............................................95
Hình 3.18 sơ đồ thuật toán gửi Service tin nhắn SMS và Email ...................96
Hình 3.19 Giao diện cấu hình service ............................................................98
Hình 4.1 Thí nghiệm đăng kí sách ...............................................................100
Hình 4.2 Đăng kí cá biệt cho sách ...............................................................101
Hình 4.3 Cài đặt in mã vạch .........................................................................102
Hình 4.4 Thí nghiệm tạo và in mã vạch .......................................................102
Hình 4.5 Danh mục những mã sách cần ghi thẻ RFID ................................103
Hình 4.6 Thao tác ghi thẻ RFID cho sách ....................................................103

Hình 4.7 Cấu hình cổng COM cho RFID/LFID ..........................................104
Hình 4.8 Cấu hình máy chủ .........................................................................105
Hình 4.9 Lập phiếu mượn sách ....................................................................105
Hình 4.10 Thông tin sách mượn của bạn đọc .............................................106
Hình 4.11 Form thống kê sách trong kho ....................................................107
Hình 4.12 Kết quả kiểm kê ..........................................................................108
Hình 4.13 Đồ thị dự báo số lượng sách mượn .............................................109
Hình 4.14 Đồ thị dự báo dạng cột ................................................................109
Hình 4.15 Đồ thị dự báo 3D .........................................................................110
Hình 4.16 Ảnh kết quả dự báo .....................................................................110
Hình 4.17 In kết quả dự báo .........................................................................111
Hình 4.18 cấu hình gửi email và tin nhắn ....................................................112
Hình 4.19 Lưu cấu hình và bắt đầu gửi........................................................112
Hình 4.20 Kết quả gửi Email .......................................................................113
Trang 10


Đồ án tốt nghiệp đại học

Hình 4.21 Kết quả gửi tin nhắn ....................................................................113
Hình 4.22 Nhật kí service trong file log ......................................................114
Hình 4.23 Đăng ký độc giả vào hệ thống .....................................................115
Hình 4.24 Danh sách độc giả được đăng ký với hệ thống ...........................116

DANH MỤC BẢNG BIỂU
Bảng 2-1 Bảng giá trị header của SGTIN ......................................................41
Bảng 2-2 Bảng giá trị SGTIN-96 partition ....................................................42
Bảng 2-3 Bảng giá trị filter SGTIN ...............................................................43
Bảng 2-4 Cấu trúc một Email ........................................................................64
Bảng 3-1 Các trường dữ liệu trong trường DocGia .......................................81

Bảng 3-2 Các trường dữ liệu trong trường KhoSach .....................................82
Bảng 3-3 Các trường dữ liệu trong trường KhoSachInfo ..............................82
Bảng 3-4 Các trường dữ liệu trong trường NhanVienInfo ............................83
Bảng 3-5 Các trường dữ liệu trong trường NhatKyDangNhap .....................84
Bảng 3-6 Các trường dữ liệu trong trường DangKySach ..............................84
Bảng 3-7 Các trường dữ liệu trong trường PhieuMuon .................................85
Bảng 3-8 Các trường dữ liệu trong trường NhaXuatBanInfo ........................86
Bảng 3-9 Các trường dữ liệu trong trường NhomSach ..................................86
Bảng 3-10 Các trường dữ liệu trong trường SachHuy ...................................87

Trang 11


Đồ án tốt nghiệp đại học

THUẬT NGỮ VIẾT TẮT
Bảng 1-1 Các thuật ngữ viết tắt

STT

1

Thuật ngữ viết tắt

RFID

Thuật ngữ tiếng anh
Radio Frequency
Identification


Thuật ngữ tiếng việt
Công nghệ xác nhận
đối tượng bằng sóng
vô tuyến

2

LF

Low Frequency

Tần số thấp

3

HF

High Frequency

Tần số cao

4

UHF

Ultra High Frequency

Siêu cao tần

5


CSDL

6

SSE

7

Mã Barcode

8

CRC

Cyclic Redundancy
Check

Mã phát hiện lỗi, mã
dư vòng

9

EPC

Electronic Product
Code

Mã điện tử cho sản
phẩm


10

UPC

Universal Product Code

Mã sản phẩm chung,
là các mã vạch

11

GTIN

Global Trade Item
Number

Mã sản phẩm thương
mại toàn cầu

12

SGTIN

Serialized GTIN

Mã GTIN + thêm
trường Serialized

13


Server

Chủ

14

Client

Khách

Cơ sở dữ liệu
Sum of Squared Error

Tổng bình phương sai
số
Mã Vạch

Trang 12


Đồ án tốt nghiệp đại học

PHẦN MỞ ĐẦU
Các trường đại học và cao đẳng hiện nay đều có cho riêng mình một thư
viện, với số lượng tài liệu các loại (sách, báo,tạp chí, băng hình,…) rất lớn. Nhưng
việc quản lý hiệu quả được nó hay không lại còn phụ thuộc vào mỗi trường, mỗi
cán bộ quản lý. Để giúp ích cho thư viện trong hoạt động của nó, cần phải xây dựng
một hệ thống hoàn thiện với sự kết hợp của yếu tố khoa học và kĩ thuật.
Mục tiêu đề tài :

Trong đồ án của mình chúng em xây dựng hệ thống quản lý thư viện cho
trường Đại học Nội Vụ Hà Nội có các chức năng sau :
-

Quản lý sách

-

Quản lý bạn đọc

-

Quản lý tạo và in mã RFID/Barcode : Áp dụng công nghệ RFID,

Barcode vào việc thực hiện tạo và in mã để gắn lên tài liệu và mã thẻ LFID
cho bạn đọc.
-

Phân tích dự báo : Áp dụng thuật toán hồi quy, san bằng mũ vào việc

thực hiện tính toán đưa ra kết quả dự báo số lượng sách sẽ được mượn trong
tương lại cho đối tượng sách.
-

Tìm kiếm : tài liệu, bạn đọc.

Hệ thống được xây dựng dựa trên mô hình Client-Server. Phần mềm máy
chủ thực hiện việc truy xuất cơ sở dữ liệu và gửi trả kết quả khi máy khách (cài đặt
phần mềm thư viện) gửi yêu cầu tới.
Phân chia công việc:


Trang 13


Đồ án tốt nghiệp đại học

CHƯƠNG 1. TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ
THƯ VIỆN
1.1 Giới thiệu về quản lý thư viện
Trong những năm gần đây, việc tin học hóa nhà trường đã trở thành khá phổ
biến ở các nước trên thế giới, việt nam cũng mới bắt đầu thực hiện được một vài
năm gần đây. Và vì thế, việc nâng cao Quản Lý Thư Viện bằng Máy Tính là một
điều cần thiết.
Thư viện trường là nơi không thể thiếu được cho mỗi sinh viên của trường, ở
đó tập trung một lượng lớn học sinh, sinh viên ra vào thư viện để đọc, mượn và trả
sách.
Nhu cầu học tập ngày càng cao đặc biệt là để đảm bảo kiến thức có tính logic
và chính xác thì việc tìm đến với sách là rất cần thiết, để đáp ứng nhu cầu đó thì thư
viện trưòng đã tăng số lượng sách đáng kể rất phong phú về loại sách cũng như số
lượng.
Vì thế mà người thủ thư khi nhập sách về thư viện với số lượng lớn thì việc
ghi chép thông tin mỗi quyển sách để lưu trữ trong các sổ đăng ký sách và sổ đăng
ký cá biệt tốn rất nhiều công sức và thời gian. Thêm vào đó trong một ngày phải
liên tục lặp đí lặp lại công việc tìm sách, cho độc giả mượn trả sách sắp xếp sách
đúng theo vị trí quy định đã khó khăn lại càng khó khăn hơn.
Và với sự phát triển của nhà trường thì thư viện càng được phát triển hơn
nữa và khi đó công việc của người thủ thư càng nhiều hơn.
Còn một công việc cũng không thể thiếu vừa giúp ích cho bạn đọc vừa giúp
quản lý tốt thư viện đó là việc thông báo mượn trả sách quá hạn tới người mượn.
Nếu thực hiện bằng tay thì thực sự là một điều khó khăn vì việc lưu trữ thời gian

mượn và hạn trả trên giấy tờ đã hạn chế công việc rất quan trọng này.
Từ đó vấn đề quản lý sách được coi là rất cần thiết. Quản lý tốt cung cấp đầy
đủ, nhanh chóng và chính xác về các loại sách cho sinh viên và thống kê báo cáo
với ban quản lý là thực sự cần thiết.

Trang 14


Đồ án tốt nghiệp đại học

Một hệ thống quản lý thư viện hoạt động trơn tru và hiệu quả sẽ giúp ích cho
không chỉ là các bộ nhân viên thư viện mà tác động trực tiếp tới những bạn đọc là
học sinh, sinh viên và người có nhu cầu mượn sách.

1.2 Khảo sát thư viện trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
1.2.1 Giới thiệu chung về tổ chức và cơ sở vật chất
Lịch sử phát triển của Trung tâm thông tin thư viện trường Đại học Nội Vụ
Hà Nội (ĐHNVHN) luôn gắn liền với quá trình xây dựng và phát triển của trường
ĐHNVHN hơn 40 năm qua. Thư viện đã đóng góp một phần không nhỏ vào sự
nghiệp đào tạo ra đội ngũ giáo viên có chất lượng cao ở tất cả các cấp học.
Với chức năng chính là nghiên cứu, thu thập, bổ sung, xử lý, thông báo nhằm
cung cấp thông tin tư liệu về các lĩnh vực khoa học cơ bản, khoa học giáo dục và
ứng dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật, Thư viện đã góp phần tích cực vào công tác
đào tạo và nghiên cứu khoa học của nhà trường. Với tư cách là “Giảng đường thứ
hai”, Thư viện đã đáp ứng được nhu cầu thông tin tư liệu, giáo trình, sách tham
khảo cho các chuyên ngành đào tạo cũng như các lĩnh vực tri thức khác.
Trong những năm gần đây, cùng với chủ trương đa dạng hoá các loại hình
đào tạo là sự thay đổi phương thức phục vụ của Thư viện trường ĐHNV Hà Nội.
Chính vì vậy, lượng bạn đọc đến Thư viện ngày càng đông, kéo theo số tài liệu
được sử dụng cũng tăng lên, vòng quay của sách ngày càng lớn. Hiệu suất sử dụng

tài liệu tiếng Việt lên tới 80-90% và tiếng nước ngoài là 20-30%.
Vốn tài liệu
Thư viện có vốn tài liệu phong phú và đa dạng: Sách, báo, tạp chí, luận án,
luận văn, băng hình, băng tiếng, đĩa CD ROM, cụ thể:
 Tạp chí: 12.000 cuốn.
 Tài liệu tra cứu: 1.500 cuốn.
 Luận án, luận văn: 4.242 cuốn.
 Tài liệu dạng sách: 215.847 cuốn.
o Sách tiếng Việt: 153.119 cuốn.
o Sách tiếng Anh: 12.728 cuốn.
Trang 15


Đồ án tốt nghiệp đại học

o Sách tiếng Nga: 2.000 cuốn.
o Sách các ngôn ngữ khác: 1.000 cuốn.
 Tài liệu điện tử:
o Băng Video: 45 băng.
o Băng catssette: 70 băng.
o Đĩa CD-ROM: 202 đĩa.
 Cơ sở dữ liệu: Tổng số 20.396 biểu ghi, trong đó:
o CSDL sách: 12.793 biểu ghi.
o Tạp chí: 419 biểu ghi.
o Bài trích tạp chí: 5.921 biểu ghi.
o Luận án, luận văn: 2.734 biểu ghi.
o Đề tài NCKH: 430 biểu ghi.
Đối tượng độc giả:
Ngoài đối tượng phục vụ chính là sinh viên, nghiên cứu sinh và cán bộ giáo
viên, Thư viện còn phục vụ đối tượng là sinh viên trường lân cận hoặc học sinh có

nhu cầu đọc sách tham khảo.
Các phương thức phục vụ
Bạn đọc hiện nay đến Thư viện được đọc, mượn tài liệu với các hình thức tra
cứu khác nhau: Trên mục lục truyền thống, qua thư mục thông báo sách mới. Hình
thức phục vụ cũng được mở rộng như hệ thống kho đóng (thủ thư tự đi lấy tài liệu
cho bạn đọc), kho mở (bạn đọc tự tìm tài liệu trên giá) giúp bạn đọc có thể tự lựa
chọn tài liệu mình cần và nhiều khi trong quá trình lựa chọn tài liệu giúp bạn đọc
nảy sinh những nhu cầu mới.
Đội ngũ cán bộ
Thư viện hiện nay gồm có 9 cán bộ công nhân viên.
Cơ sở vật chất, trang thiết bị
 Mặt bằng diện tích
Thư viện là một ngôi nhà gồm 4 tầng với tổng diện tích sử dụng gần
1.500m2 được thiết kế dành riêng cho hoạt động đặc thù của Thư viện. Phần lớn

Trang 16


Đồ án tốt nghiệp đại học

diện tích nói trên được ưu tiên dành cho các phòng phục vụ. Hệ thống các
phòng được bố trí như sau:
o Tầng 1: Phòng Giám đốc, phòng Nghiệp vụ, phòng Làm thẻ, phòng
Mượn sách giáo trình, phòng Bảo vệ và các phòng dịch vụ khác.
o Tầng 2: Phòng Mượn sách tham khảo, phòng Đọc báo Tạp chí mở,
phòng Hội thảo.
o Tầng 3: Phòng Đọc sách kho đóng, phòng Đọc sách kho mở.
o Tầng 4: Phòng Đọc báo tạp chí, luận án kho đóng; phòng máy tính.
 Trang thiết bị
o Phần mềm chuyên dùng: Hiện nay Thư viện đang sử dụng việc lưu

trữ thông tin trên giấy tờ sổ sách và kết hợp với việc xử lý trên excel.
o Hệ thống máy vi tính: Toàn bộ hệ thống máy tính phục vụ các chức
năng cơ bản như quản lý Cơ sở dữ liệu, xử lý dữ liệu hoặc dùng phục vụ
bạn đọc tra cứu thông tin trên mạng internet.
Về cơ bản, các trang thiết bị của Trung tâm Thông tin Thư viện hiện nay đã có
đủ điều kiện để vận hành được theo mô hình của Thư viện hiện đại.
1.2.2 Cơ cấu tổ chức hệ thống thư viện
Ban Giám đốc: Có trách nhiệm điều hành toàn bộ hoạt động của Thư viện và
chịu trách nhiệm trước trường ĐHNVHN về đơn vị của mình.
Hệ thống các phòng ban chức năng: Gồm các phòng: Nghiệp vụ, phòng Đọc,
phòng Mượn và phòng Tin học.
a) Phòng Nghiệp vụ: Đảm trách những nhiệm vụ cơ bản sau
 Nghiên cứu, thu thập, chọn lựa, bổ sung và xử lý tài liệu, xây dựng các hệ
thống tìm tin truyền thống và hiện đại.
 Là địa điểm tiếp xúc đầu tiên của bạn đọc khi đến với Thư viện. Tại đây sẽ
tiến hành hoàn tất các thủ tục cần thiết cho việc đọc hoặc mượn của bạn đọc thông
qua việc cấp thẻ đọc, mượn hoặc các thủ tục khác.

Trang 17


Đồ án tốt nghiệp đại học

 Là điểm cuối cùng của bạn đọc để tiến hành các thủ tục ra trường bằng việc
cấp giấy xác nhận để bạn đọc nhận bằng tốt nghiệp sau khi trả hết tài liệu cho Thư
viện.
 Thực hiện chương trình giảng dạy sử dụng Thư viện cho bạn đọc là sinh
năm thứ nhất sau khi nhập học tại trường ĐHNVHN.

viên


 Phát hành thường kỳ thông báo sách mới với định kỳ 1 tháng 1 số.
b) Hệ thống phòng Đọc: Bố trí ở tầng 2, 3, 4 với các phòng như: đọc sách,
đọc báo, tạp chí, tra cứu theo các hình thức đóng và mở. Chức năng chính của
phòng Đọc là tổ chức, bảo quản tài liệu và cung cấp cho bạn đọc những tài liệu cần
thiết để đọc tại chỗ.
 Phòng đọc sách đóng : Gồm sách giáo trình và sách tham khảo.
 Phòng đọc sách mở : Gồm các tài liệu chỉ đạo, từ điển, bách khoa thư, sổ
tay…
 Phòng đọc báo, tạp chí đóng : Cung cấp tất cả các loại báo, tạp chí định kỳ,
không định kỳ, luận án, luận văn từ cấp Thạc sĩ trở lên.
 Phòng đọc báo, tạp chí mở : Cung cấp báo, tạp chí mới nhất, được lưu giữ
theo thời gian quy định theo từng khối chuyên ngành.
c) Hệ thống phòng Mượn: Gồm có phòng mượn Giáo trình và phòng mượn
Tham khảo.
 Phòng mượn giáo trình : Chức năng chính là tổ chức, lưu trữ, bảo quản tài
liệu và phục vụ mượn tài liệu và giáo trình về nhà.
 Phòng mượn tham khảo : Tại đây phục vụ bạn đọc chủ yếu là cán bộ, giáo
viên, cao học, nghiên cứu sinh có quỹ lương tại trường. Đối với bạn đọc không có
quỹ lương tại trường và những sinh viên trong và ngoài trường khi mượn làm thủ
tục đặt tiền ký cược theo giá trị của tài liệu.
d) Phòng Máy Tính: Gồm các máy tính được nối mạng
 Phục vụ bạn đọc truy cập mạng Internet khi có giấy chứng nhận của Thư
viện.

Trang 18


Đồ án tốt nghiệp đại học


1.2.3 Quy trình nghiệp vụ thư viện
Sau khi sách mới về, sách sẽ được phân cho các kho chức năng (kho đọc,
kho mượn…), các kho này sẽ: phân chia ngôn ngữ (tiếng Việt, tiếng Anh, tiếng
Pháp…), chia khổ sách (khổ lớn, khổ vừa, khổ nhỏ). Tiếp đó là xử lý hình thức tài
liệu: Đóng dấu trang sách chính (trang 17); đăng ký vào sổ đăng ký cá biệt, rồi xử lý
phiếu trên máy: Các yếu tố mô tả, định ký hiệu phân loại, từ khoá, tóm tắt… nhập
dữ liệu vào máy rồi in ra nhãn sách và nhãn mã số, mã vạch rồi dán vào sách; tiếp
đó là kiểm tra cuối cùng là đưa lên giá tại các kho.
Về công tác phân loại - biên mục, phòng Nghiệp vụ đã triển khai nghiên
cứu, xây dựng và hoàn chỉnh, từng bước đưa vào áp dụng chuẩn nghiệp vụ quốc tế
tiên tiến như chuẩn biên mục MARC21, quy tắc mô tả Anh - Mỹ AACR2, bảng
phân loại UDC cho việc xử lý tài liệu. Bảng UDC có 17 môn loại: kí hiệu một số
mục chia chính là ký hiệu hỗn hợp chữ số Ả rập và chữ cái, chữ cái nằm trong kí
hiệu hỗn hợp thường là chữ cái đầu chỉ môn loại khoa học và kỹ thuật. Các phần
chia tiếp theo ở từng mục cơ bản chủ yếu dùng số thập phân. Hiện tại phòng Nghiệp
vụ của thư viện trường ĐHSP Hà Nội đang phân loại theo cuốn “phân loại UDC”
xuất bản năm 1991 của phòng phân loại và biên mục thư viện Quốc Gia Việt Nam.
Ngoài việc phân loại theo UDC phòng đọc mở của thư viện đã phân loại theo bảng
ký hiệu Dewey.
Tuỳ theo chức năng của từng phòng mà các sách có các ký hiệu khác nhau,
việc đánh dấu ký hiệu theo kí hiệu phân loại hay kí hiệu sách.Ví dụ:
 Phòng đọc:

VV-D2/3397-98

 Phòng mượn giáo trình:

Hà Nội của tôi. Tiểu thuyết/ Hoàng Tiến.

510/G119 Bài tập Giải Tích. Tập 2/ Triệu Khuê.


Việc sắp xếp các cuốn sách lên các giá sách trong kho cũng có sự khác nhau
tuỳ theo từng phòng.Ví dụ:
 Phòng đọc: các cuốn sách được xếp theo số hiệu đăng ký cá biệt theo số tự
nhiên.
 Phòng mượn giáo trình và phòng đọc mở các cuốn sách được xếp lên các giá
sách theo ký hiệu phân loại theo các ngành khoa học tạo điều kiện gom
Trang 19


Đồ án tốt nghiệp đại học

những tài liệu có cùng một chuyên ngành khoa học ở gần nhau, tạo điều kiện
cho việc tra tìm tài liệu của bạn đọc được dễ dàng, nhanh chóng.
Thư viện có một cuốn sổ tổng hợp để ghi lại thông tin của tất cả các cuốn
sách như: tên, ký hiệu cá biệt…theo từng mốc thời gian(theo tháng, năm).
Phòng nghiệp vụ có một mẫu phiếu nhập để nhập các thông tin về một cuốn
sách vào máy. Các thông tin trên phiếu nhập được xác định căn cứ vào nguyên tắc
miêu tả ISBD (miêu tả chuẩn quốc tế); nguyên tắc miêu tả MARC 21, AACR 2
(biên mục Anh_Mỹ) được cấu tạo cứng trong phần mềm Libol.
Các thông tin: Tên tác giả, tên sách, nơi, năm xuất bản, số lượng trang, các
yếu tố khác (tên sách khác, tập, đề phụ trên…) kí hiệu phân loại, từ khoá, tóm tắt…
Việc tìm kiếm thủ công dựa trên hộp phích: Có hai kệ đựng các hộp phích:
kệ Mục lục phân loại và kệ MLCC tên sách Tiếng Việt.
Trên kệ mục lục phân loại có các hộp phích, thứ tự các hộp phích có tên sắp
xếp theo bảng phân loại UDC. Ví dụ: Phích 0: Tổng loại; Phích 1: Triết học_Tâm lý
học_Lôgic học; Phích 2: Chủ nghĩa vô thần_Tôn giáo…
Trong mỗi hộp phích cũng có sự phân chia, sắp xếp kí hiệu để bạn đọc dễ tìm
kiếm. Ví dụ: Kệ Mục lục phân loại_ hộp phích 30 có sắp xếp:
 V24_Ký, truyện ký xếp các tác phẩm theo chữ cái:A_I, K_S, T_Z.

 V25_Tiểu luận, tạp văn Việt Nam sau CMT8/1945.
 V26_Thư tín Việt Nam sau CMT8/1945.
 V29_Các thể văn khác.
Hiện thư viện đang sử dụng bộ phần mềm thư viện điện tử Libol của công ty
Tinh Vân bộ phần mềm giúp cho:
 Giải quyết nhanh chóng các khâu xử lý tài liệu, (chỉ nhập thông tin có 1 lần),
bạn đọc tra cứu nhanh chóng, chính xác.
 Quản lý dữ liệu, tài liệu chính xác, đầy đủ.
 Quản lý hồ sơ bạn đọc.
Thực hiện qua các module: Bổ sung, biên mục, tra cứu (OPAC), quản lý bạn
đọc, lưu thông, quản lý hệ thống.
Trang 20


Đồ án tốt nghiệp đại học

1.2.3.1 Quy trình nhập tài liệu
 Thời gian: Thực hiện mỗi khi thư viện nhập tài liệu mới về.
Tài liệu nhập về bao gồm: Sách, báo, tạp chí, tài liệu điện tử, luận văn,
đồ án, giáo trình, đề cương, đĩa CD, DVD. Trong đó, sách là tài liệu chính.
 Tác nhân tham gia vào quá trình nhập tài liệu
Ban kỹ thuật.
 Vai trò của quá trình nhập tài liệu
 Tăng số lượng tài liệu đáp ứng được nhu cầu của độc giả
 Nguồn tài liệu phong phú
Các bước tiến hành
 Phân loại tài liệu:
Sau khi sách mới về, sách sẽ được phân cho các kho chức năng (kho đọc,
kho mượn…), các kho này sẽ: phân chia ngôn ngữ (tiếng Việt, tiếng Anh, tiếng
Pháp…), chia khổ sách (khổ lớn, khổ vừa, khổ nhỏ). Tiếp đó là xử lý hình thức tài

liệu: Đóng dấu trang sách chính (trang 17); đăng ký vào sổ đăng ký cá biệt, rồi xử lý
phiếu trên máy: Các yếu tố mô tả, định ký hiệu phân loại, từ khoá, tóm tắt… nhập
dữ liệu vào máy rồi in ra nhãn sách và nhãn mã số, mã vạch rồi dán vào sách; tiếp
đó là kiểm tra cuối cùng là đưa lên giá tại các kho.
Về công tác phân loại - biên mục, phòng Nghiệp vụ đã triển khai nghiên cứu,
xây dựng và hoàn chỉnh, từng bước đưa vào áp dụng chuẩn nghiệp vụ quốc tế tiên
tiến như chuẩn biên mục MARC21, quy tắc mô tả Anh - Mỹ AACR2, bảng phân
loại UDC cho việc xử lý tài liệu. Bảng UDC có 17 môn loại: kí hiệu một số mục
chia chính là ký hiệu hỗn hợp chữ số Ả rập và chữ cái, chữ cái nằm trong kí hiệu
hỗn hợp thường là chữ cái đầu chỉ môn loại khoa học và kỹ thuật. Các phần chia
tiếp theo ở từng mục cơ bản chủ yếu dùng số thập phân. Hiện tại phòng Nghiệp vụ
của thư viện trường ĐHSP Hà Nội đang phân loại theo cuốn “phân loại UDC” xuất
bản năm 1991 của phòng phân loại và biên mục thư viện Quốc Gia Việt Nam.
Ngoài việc phân loại theo UDC phòng đọc mở của thư viện đã phân loại theo bảng
ký hiệu Dewey.

Trang 21


Đồ án tốt nghiệp đại học

 Đánh mã tài liệu: Ban kỹ thuật thực hiện đánh mã cho từng loại tài liệu
bao gồm cả mã số và mã chữ.
Mã được đánh theo quy định: Theo loại tài liệu, theo ngành sau đó là mã tài
liệu.
Loại tài liệu được đánh mã vạch gồm: Sách, báo, tạp chí, tài liệu tham khảo.
Tuỳ theo chức năng của từng phòng mà các sách có các ký hiệu khác nhau,
việc đánh dấu ký hiệu theo kí hiệu phân loại hay kí hiệu sách.Ví dụ:
 Phòng đọc:


VV-D2/3397-98

 Phòng mượn giáo trình:

Hà Nội của tôi. Tiểu thuyết/ Hoàng Tiến.

510/G119 Bài tập Giải Tích. Tập 2/ Triệu Khuê.

 Sắp xếp tài liệu:
Việc sắp xếp các cuốn sách lên các giá sách trong kho cũng có sự khác nhau
tuỳ theo từng phòng.Ví dụ:
 Phòng đọc: các cuốn sách được xếp theo số hiệu đăng ký cá biệt theo số tự
nhiên.
 Phòng mượn giáo trình và phòng đọc mở các cuốn sách được xếp lên các giá
sách theo ký hiệu phân loại theo các ngành khoa học tạo điều kiện gom những tài
liệu có cùng một chuyên ngành khoa học ở gần nhau, tạo điều kiện cho việc tra tìm
tài liệu của bạn đọc được dễ dàng, nhanh chóng.
1.2.3.2 Quy trình mượn tài liệu
 Thời gian: Xảy ra mỗi khi có độc giả đến mượn tài liệu (trong giờ hành
chính).
Mượn tài liệu gồm có 2 loại: mượn về và mượn đọc tại chỗ. Số lượng tài liệu
được mượn về và mượn đọc tại chỗ theo quy định của thư viện.
 Độc giả là học sinh, sinh viên: tài liệu mượn về gồm sách, giáo trình,
luận văn, đề cương.
 Độc giả là cán bộ nhân viên trong trường thì tài liệu mượn về gồm: sách,
giáo trình, luận văn, đề cương, đĩa CD, DVD.
 Tài liệu không được mượn về, chỉ mượn đọc tại chỗ là báo, tạp chí.
 Tác nhân tham gia vào quá trình mượn tài liệu
Trang 22



Đồ án tốt nghiệp đại học

Ban thủ thư, độc giả (học sinh, sinh viên, cán bộ nhân viên trong trường).
 Vai trò của quá trình mượn tài liệu
Đáp ứng được nhu cầu của bạn đọc.
 Các bước tiến hành:
 Độc giả yêu cầu tài liệu cần mượn.
 Ban thủ thư dựa vào thông tin tài liệu đó trong hệ thống.


Trường hợp tài liệu đó còn trong thư viện, thủ thư yêu cầu độc giả đưa

thẻ thư viện. Thủ thư lưu lại mã sách và mã cá biệt của tài liệu .Lấy thông tin về độc
giả.
Sau đó thủ thư tạo phiếu mượn. Mẫu phiếu mượn tài liệu:

THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
PHIẾU MƯỢN
Họ và tên:……………………………MSSV: ………………………
Đơn vị (lớp): ………………………………………………………..
Tên sách:……………………………………………………………..
Số sách:………………………………………………………………
Ngày mượn: ……./……./……

Hạn trả: ……../……./…….

Hình 1.1 Mô tả phiếu mượn sách

Nếu độc giả mượn về thì phiếu mượn có ghi rõ ngày phải trả tài liệu. Đối với

độc giả mượn đọc tại chỗ thì phiếu mượn không có hạn trả.
Tạo xong phiếu mượn thì thủ thư đưa tài liệu và thẻ thư viện cho độc giả.
1.2.3.3 Quy trình trả tài liệu
 Thời gian: Xảy ra mỗi khi có độc giả trả tài liệu.
Trả tài liệu mượn đọc tại chỗ, trả tài liệu mượn về.
 Tác nhân tham gia vào quá trình trả tài liệu
Ban thủ thư, độc giả.
 Các bước tiến hành:
Trường hợp độc giả trả tài liệu mượn đọc tại chỗ
Trang 23


Đồ án tốt nghiệp đại học



Độc giả đưa tài liệu đã mượn và thẻ thư viện cho thủ thư.



Thủ thư nhận tài liệu và thẻ thư viện ,kiểm tra thông tin sách và so sánh

thông tin với phiếu mượn.


Thông tin đúng với phiếu mượn và không xảy ra vi phạm thì thủ thư

đánh dấu phiếu mượn là đã được xử lý và trả thẻ thư viện cho độc giả.



Trường hợp độc giả vi phạm quy định của thư viện như: Trả tài liệu bị

rách nát, hư hỏng thì bị xử phạt.
Trường hợp độc giả trả tài liệu mượn về


Độc giả đưa tài liệu và thẻ thư viện cho thủ thư.



Thủ thư kiểm tra thông tin tài liệu và độc giả.



Trường hợp độc giả trả tài liệu đúng thời hạn và thông tin tài liệu và

độc giả giống phiếu mượn thì thủ thư đánh dấu đã xử lý vào phiếu mượn và trả thẻ
thư viện cho độc giả.


Trường hợp độc giả vi phạm quy định của thư viện như: trả tài liệu, tài

liệu bị rách nát, hư hỏng thì sẽ bị xử phạt.
Sau khi nhận tài liệu độc giả trả, thủ thư phân loại và sắp xếp tài liệu vào
đúng vị trí lưu trữ nó.
1.2.3.4 Xử lý độc giả vi phạm
 Thời gian: Xảy ra khi có độc giả vi phạm mượn trả tài liệu.
 Tác nhân tham gia vào quá trình xử lý vi phạm.
Ban thủ thư, độc giả
 Vai trò của việc xử lý vi phạm



Giảm tỉ lệ vi phạm của độc giả.



Nâng cao tính kỷ luật cho thư viện.

 Các bước tiến hành:


Độc giả trả tài liệu và bị vi phạm



Thủ thư xử phạt độc giả theo quy định của thư viện

Trang 24


Đồ án tốt nghiệp đại học

 Trường hợp độc giả trả tài liệu không đúng thời hạn quy định. Đối với
những độc giả trả tài liệu quá hạn thì sẽ bị khóa thẻ theo đúng quy định
của thư.


Trường hợp độc giả đánh mất tài liệu bị phạt 100% giá bìa của tài liệu
đã mượn.


 Trường hợp độc giả đánh rách nát tài liệu, tùy vào tình trạng của tài
liệu mà thủ thư phạt.
 Trường hợp tiền phạt của độc giả vượt quá 90% giá bìa thì độc giả vửa
phải nộp 90% giá bìa và bị khóa thẻ trong khoảng thời gian bằng thời
hạn mượn tài liệu đó.
1.2.3.5 Quy trình xử lý tài liệu
 Thời gian: Xảy ra khi mỗi khi nhập tài liệu về, tiến hành thanh lý vào mỗi
năm.
Tài liệu cần xử lý gồm cả tài liệu mới và cũ.
 Tác nhân tham gia vào quá trình xử lý tài liệu
Ban kỹ thuật
 Vai trò của việc xử lý tài liệu


Đối với tài liệu mới: Giúp cho thủ thư dễ dàng quản lý và tìm kiếm tài



Đối với tài liệu cũ: Giảm bớt tài liệu không còn sử dụng được cho thư

liệu.

viện.
 Các bước tiến hành


Đối với tài liệu mới: Thực hiện như quá trình nhập tài liệu




Đối với tài liệu cũ: Hàng năm ban kỹ thuật chọn ra các cuốn tài liệu cũ,

rách nát, lạc hậu, những cuốn không sử dụng được nữa. Những cuốn tài liệu này sẽ
được bỏ vào kho hoặc thanh lý. Sau khi bỏ các cuốn tài liệu cũ, ban kỹ thuật phân
loại và sắp xếp lại tài liệu vào mỗi tủ, mỗi giá sao cho thuận tiện cho quá trình tìm
kiếm và mượn trả.

Trang 25