LỜI CẢM ƠN
Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc nhất tới giáo viên hướng dẫn đã nhiệt
tình hướng dẫn. Tôi trong suốt toàn bộ quá trình làm chuyên đề này, tôi luôn
luôn nhận được sự hướng dẫn tận tình và ý kiến đóng góp của thầy cô bộ
môn.
Tôi bày tỏ sự cảm ơn chân thành đến các giảng viên và nhân viên của
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, họ đã cho tôi kiến thức hữu ích, hỗ trợ và tạo
điều kiện cho tôi hoàn thành khóa học.


LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan đề tài là công trình nghiên cứu của em trong thời gian
qua. Các nội dung nghiên cứu, kết quả trong đề tài này là trung thực và chưa
công bố dưới bất kỳ hình thức nào trước đây.
Em xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về
thông tin sử dụng trong công trình nghiên cứu này.
Hà Nội, ngày 02 tháng 6 năm 2019


DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
STT

VIẾT TẮT

VIẾT ĐẦY ĐỦ

1

UBND

Ủy ban nhân dân

2

ISO

Bộ tiêu chuẩn quốc tế về hệ thống quản lý chất
lượng do tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế ban hành


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN ..............................................................................................................
LỜI CAM ĐOAN ........................................................................................................
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT.........................................................................
PHẦN MỞ ĐẦU ........................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài .............................................................................................1
2. Nhiệm vụ nghiên cứu ......................................................................................1
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu .................................................................1
4. Kết cấu của tiểu luận ......................................................................................1
PHẦN NỘI DUNG ....................................................................................................3
Chương 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000 .................3
1.1.Giới thiệu về ISO 9000....................................................................................3
1.1.1. Tổ chức ISO ............................................................................................3
1.1.2.Khái niệm ISO 9000 ................................................................................3
1.1.3.Lịch sử hình thành ISO 9000 ..................................................................4
1.1.4.Triết lý của ISO 9000 ..............................................................................5
1.2. Các nguyên tắc của quản lý chất lượng theo ISO 9000 ..............................6
1.3. Lợi ích của việc áp dụng ISO 9000 ...............................................................9
1.4. Nội dung bộ tiêu chuẩn ISO 9000 ...............................................................10
1.5. Yêu cầu khi áp dụng ISO 9000 ...................................................................12
Chương 2: TÌNH HÌNH ỨNG DỤNG BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000 TRONG

CÔNG TÁC CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI UBND THÀNH PHỐ
BẮC KẠN ................................................................................................................14
2.1. Giới thiệu sơ lược về UBND thành phố Bắc Kạn .....................................14
2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn UBND thành phố Bắc Kạn .........14
2.1.2. Cơ cấu tổ chức UBND thành phố Bắc Kạn ........................................15
2.2. Thực trạng ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong công tác chỉnh lý tài
liệu lưu trữ tại UBND thành phố Bắc Kạn .......................................................17
2.2.1. Giải thích thuật ngữ .............................................................................18
2.2.2. Lưu đồ ....................................................................................................20
2.2.3. Phân tích chi tiết ...................................................................................21
2.2.4. Các biểu mẫu.........................................................................................24
Chương 3: GIẢI PHÁP TRIỂN KHAI HIỆU QUẢ VIỆC ỨNG DỤNG BỘ
TIÊU CHUẨN ISO 9000 TẠI UBND THÀNH PHỐ BẮC KẠN .......................32
3.1. Nhận xét, đánh giá .......................................................................................32
3.1.1. Ưu điểm .................................................................................................32
3.1.2. Nhược điểm ...........................................................................................33
3.2. Đề xuất một số giải pháp .............................................................................34
PHẦN KẾT LUẬN ..................................................................................................35
TÀI LIỆU THAM KHẢO ......................................................................................36
PHỤ LỤC .................................................................................................................37


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Hiện nay, hầu hết các tổ chức doanh nghiệp, cơ quan nhà nước trên thế
giới đều lựa chọn và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO
9000 để quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp hay dịch vụ
nhà nước....và đặc biệt mới trong lĩnh vực quản lý hành chính nhà nước. Nước
ta là một nước đang phát triển, vì vậy luôn cập nhật xu hướng hiện đại hóa đất
nước, đưa đất nước đi lên theo con đường cải cách xã hội chủ nghĩa.

Những năm vừa qua, công cuộc cải cách hành chính của nước ta đã có sự
thay đổi nhất định. Nhờ áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn
ISO 9000 mà bộ máy hành chính đã được tinh giản gọn nhẹ, tạo thúc đẩy
được sự đầu tư và phát triển của các nghành kinh tế khác.
Vì vậy, em đã lựa chọn đề tài: “Tình hình ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO
9000 trong công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại UBND thành phố Bắc Kạn”
là đề tài tiểu luận kết thúc môn học.
2. Nhiệm vụ nghiên cứu
Khảo sát thực tiễn về tiêu chuẩn ISO 9000 trong công tác chỉnh lý tài
liệu lưu trữ tại UBND thành phố Bắc Kạn.
Phân tích được tình hình ứng dụng ISO 9000 trong công tác chỉnh lý tài
liệu lưu trữ tại UBND thành phố Bắc Kạn. Từ đó đề xuất các giải pháp nhằm
nâng cao hiệu quả ứng dụng ISO 9000 tại UBND thành phố Bắc Kạn.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: tập trung nghiên cứu về tiêu chuẩn ISO 9000
Phạm vi nghiên cứu: tại UBND thành phố Bắc Kạn
4. Kết cấu của tiểu luận
Bài tiểu luận gồm 3 chương:
Chương 1: Khái quát chung về bộ tiêu chuẩn ISO 9000.

1


Chương 2: Tình hình ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 tại UBND thành
phố Bắc Kạn.
Chương 3: Giải pháp triển khai hiệu quả việc ứng dụng bộ tiêu chuẩn
ISO 9000 tại UBND thành phố Bắc Kạn.

2



PHẦN NỘI DUNG
Chương 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000
1.1.

Giới thiệu về ISO 9000

1.1.1. Tổ chức ISO
ISO là tổ chức phi chính phủ, ra đời từ năm 1947, trụ sở chính tại
GEVENE Thụy Sỹ, ngôn ngữ sử dụng là Anh, Pháp, Tây Ban Nha, Nga. Theo
tiếng anh là ISO, tiếng Pháp là OZN. Phạm vi hoạt động của ISO là tất cả các
lĩnh vực. Với nhiệm vụ thúc đẩy sự phát triển của vấn đề chuẩn hóa và những
hoạt động có liên quan, trao đổi hàng hóa, dịch vụ, và sự hợp tác phát triển
trong các lĩnh vực khoa học, kĩ thuật, và mọi hoạt động kinh tế khác.
Cơ cấu tổ chức của ISO có 3 hình thức thành viên của ISO:
- Tổ chức thành viên (Member Bodies) là các nước lớn
- Thành viên thông tấn (Correspondent Member) các nước chỉ có tổ chức
đại diện
- Thành viên đăng ký (Subcribes) gồm các nước nhỏ chưa phát triển
ISO có các cơ quan kĩ thuật như ban kỹ thuật, tiểu ban kỹ thuật, nhóm
công tác, nhóm nghiên cứu đặt biệt chuyên lập dự thảo tiêu chuẩn quốc tế gọi
tắt là DSI. Việt Nam là thành viên thứ 72, gia nhập vào năm 1977 với tư cách
là tổ chức thành viên quan sát (Observer Member) và được bầu vào ban chấp
hành năm 1996. Hiện nay có hơn 160 nước tham gia vào tổ chức này. Hơn
13000 bộ tiêu chuẩn ISO đã được xuất bản. Các bộ tiêu chuẩn ISO được xem
xét lại ít nhất năm năm một lần. Có hơn 400 000 chứng nhận tại hơn 160 quốc
gia.
1.1.2. Khái niệm ISO 9000
ISO là bộ tiêu chuẩn quốc tế về hệ thống quản lý chất lượng do tổ chức
tiêu chuẩn hóa quốc tế (ISO) ban hành lần đầu vào năm 1987, đã được sửa đổi

hai lần vào năm 1994 và 2000.
3


ISO 9000 đưa ra các chuẩn mực cho hệ thống quản lý chất lượng, không
phải tiêu chuẩn cho sản phẩm.
ISO 9000 có thể áp dụng trong mọi lĩnh vực sản xuất, kinh doanh, dịch
vụ...và cho mọi vi mô hoạt động.
1.1.3. Lịch sử hình thành ISO 9000
Năm 1955, hiệp ước Bắc Đại Tây Dương đưa ra các tiêu chuẩn về chất
lượng cho tàu APOLO của Nasa, máy bay Concorde của Anh-Pháp....
Năm 1956, Bộ quốc phòng Mỹ thiết lập hệ thống MIL-Q9858, nó được
thiết kế như một chương trình quản lý chất lượng.
Năm 1968, NATO chấp nhận MIL-Q9858.
Năm 1969, Anh – Pháp thừa nhận lẫn nhau về tiêu chuẩn quốc phòng
với các hệ thống đảm bảo chất lượng của người thầu phụ thuộc vào các thành
viên của NATO.
Năm 1970, Bộ Quốc Phòng Liên Hợp Anh chấp nhận những điều khoản
của AQAP-1, trong chương trình quản trị tiêu chuẩn quốc phòng, DEF/STAN
05-8.
Năm 1972, Viện tiêu chuẩn Anh ban hành BS 4891 – Hướng dẫn đảm
bảo chất lượng.
Năm 1979, Viện Tiêu Chuẩn Anh Quốc đã phát triển thành BS5750, hệ
thống tiêu chuẩn chất lượng quản trị đầu tiên trong thương mại.
Năm 1987, tổ chức quốc tế về tiêu chuẩn hóa ISO chấp nhận hầu hết các
tiêu chuẩn BS5750 và ISO 9000 được xem là những tài liệu tương đương như
nhau trong áp dụng các tiêu chuẩn chất lượng quản trị.
Năm 1994, Bộ ISO công bố lần đầu tiên bộ ISO 9000 khuyến cáo áp
dụng trong các nước thành viên và trên toàn thế giới.
Năm 2000, bộ ISO 9000 được tu chỉnh nói lên lại được sửa đổi lầm nữa

và ban hành.

4


Tại Việt Nam, Tổng Cục Tiêu Chuẩn Đo Lường Chất Lượng Việt Nam
(gọi tắt là STAMEQ-Driectorate Management for Standards and Quality)
thuộc Bộ Khoa Học và Công Nghệ cũng đưa tiêu chuẩn ISO 9000 vào hệ
thống tiêu chuẩn với kí hiệu TCVN ISO – 9000.
Không phân biệt loại hình, quy mô, hình thức sở hữu của doanh nghiệp.
ISO hướng dẫn các tổ chức cũng như các doanh nghiệp xây dựng mô
hình quản lý thích hợp và văn bản hóa các yếu tố của hệ thống chất lượng
theo mô hình đã chọn, nhằm đưa ra các chuẩn mực về tổ chức, biện pháp,
quản lý, nguồn lực... cho một hệ thống chất lượng của các cơ sở sản xuất kinh
doanh và dịch vụ. Nói tóm lại, đây không phải là những tiêu chuẩn về mãn
nhác liên quan tới sản phẩm hay quá trình sản xuất mà là tiêu chuẩn quản lý
chất lượng liên quan đến phương thức quản lý.
Ngay sau khi ra đời, bộ tiêu chuẩn ISO 9000 được các quốc gia hưởng
ứng mạnh mẽ. Cuộc điều tra thường niên lần thứ 15 của tổ chức tiêu chuẩn
hóa quốc tế ISO đã cho thấy một cái nhìn mới về vai trò của các tiêu chuẩn
ISO về hệ thống quản lý chất lượng và môi trường trong quá trình toàn cầu
hóa. Từ khi ra đời đến nay ISO 9000 đã qua nhiều lần sửa đổi, bổ dung hai lần
vào năm 1994 và 2000, tuy nhiên thay đổi mang tính bước ngoặt là từ phiên
bản ISO 9000:2000 với việc chuyển từ khái niệm ‘đảm bảo chất lượng” sang
“quản lý chất lượng” và khái niệm “sản phẩm là cái do doanh nghiệp sản xuất
ra” sang “sản phẩm là cái mà TC/DN có thể mang đến cho khách hàng”. Với
sự thay đổi này, ISO 9000 có thể áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp, tổ chức
muốn nâng cao hiệu quả hoạt động của mình và để đáp đứng tốt hơn nhu cầu
của khách hàng.
1.1.4. Triết lý của ISO 9000

Hệ thống chất lượng quản trị quyết định chất lượng sản phẩm, sản phẩm
tạo ra là một quá trình liên kết của tất cả các bộ phận, là quá trình biến đầu

5


vào thành đầu ra đến tay người tiêu dùng, không chỉ có các thông số kĩ thuật
bên sản xuất mà còn là sự hiệu quả của bộ phận khác như bộ phận hành chính,
nhân sự, tài chính. Làm đúng ngay từ đầu là chất lượng nhất, tiết kiệm nhất.
Chú trọng phòng ngửa ngay từ ban đầu đảm bảo giảm thiểu sai hỏng không
đáng có, tiết kiệm thời gian, nhân lực...có các hoạt động điều chỉnh trong quá
trình hoạt động, đầu cuối của quá trình này là đầu vào của quá trình kia.
Như đã nói ở trên, mỗi thành viên có công việc khác nhau tạo thành
chuỗi mắt xích liên kết với nhau, đầu ra của người này là đầu vào của người
kia. Làm đúng ngay từ đầu là biện pháp phòng ngừa tốt nhất.
Quản trị theo quá trình và ra quyết định dựa trên sự kiện, dữ liệu. Mỗi
quá trình có một loại hoạt động riêng, nhưng đều hướng tới một mục tiêu
chung của tổ chức.
1.2.

Các nguyên tắc của quản lý chất lượng theo ISO 9000

Gồm 8 nguyên tắc:
- Nguyên tắc 1: Định hướng bởi khách hàng
Việc quản lý chất lượng phải hướng tới sự thỏa mãn các yêu cầu, mong
đợi của khách hàng. Mọi tổ chức đều phụ thuộc vào khách hàng, chất lượng
sản phẩm dịch vụ lại do khách hàng thỏa mãn phải là công việc trọng tâm của
hệ thống quản lý. Muốn vậy cần thấy hiểu các nhu cầu hiện tại và tương lai
của khách hàng, cần đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và nỗ lực vượt cao
hơn sự mong đợi của họ.

- Nguyên tắc 2: Nguyên tắc lãnh đạo thống nhất
Việc quản lý chất lượng được đặt dưới một sự lãnh đạo thống nhất, đồng
bộ về mục đích, đường lối và môi trường nội bộ trong tổ chức. Lôi cuốn mọi
người tham gia trong việc đạt được các mục tiêu của tổ chức.

6


Muốn vậy, lãnh đạo phải xây dựng những giá trị rõ ràng, cụ thể và định
hướng vào khách hàng. Để củng cố mục tiêu này cần có sự cam kết và tham
gia của từng cá nhân lãnh đạo với tư cách là một thành viên của tổ chức.
Đồng thời lãnh đạo phải chỉ đạo và tham gia xây dựng các chiến lược và
các biện pháp huy động sự tham gia của mọi nhân viên để xây dựng, nâng cao
hiệu lực của tổ chức và đạt kết quả tốt nhất có thể được. Qua việc tham gia
trực tiếp vào các hoạt động như lập kế hoạch, xem xét đánh giá hoạt động của
tổ chức, ghi nhận những kết quả đạt được của nhân viên, người lãnh đạo có
vai trò củng cố giá trị và khuyến khích sự sáng tạo, đi đầu ở mọi cấp trong
toàn bộ tổ chức.
- Nguyên tắc 3: Nguyên tắc hợp tác triệt để
Việc quản lý chất lượng phải có sự tham gia đông đủ, tự nguyện của mọi
người vì lợi ích chung của tổ chức và của bản thân mình. Con người là nguồn
lực quan trọng nhất của một tổ chức và sự tham gia đầy đủ với những hiểu
biết và kinh nghiệm của họ sẽ rất có ích cho tổ chức. Thành công trong cải
tiến chất lượng phụ thuộc rất nhiều vào kĩ năng, nhiệt tình hăng hái trong
công việc của đội ngũ nhân viên.
Vì thế tổ chức cần tạo điều kiện để nhân viên học hỏi, nâng cao kiến
thức và thực hành những kĩ năng mới. Bên cạnh đó, tổ chức cần có hệ thống
khuyến khích sự tham gia của mọi thành viên vào mục tiêu chất lượng của tổ
chức. Những yến tố liên quan đến vấn đề an toàn, phúc lợi xã hội của nhân
viên cần phải gắn với mục tiêu cải tiến liên tục và các hoạt động của tổ chức.

- Nguyên tắc 4: Nguyên tắc hoạt động theo quá trình
Việc quản lý chất lượng phải được tiếp cận theo quá trình. Kết quả mong
muốn sẽ đạt được một cách có hiệu quả khi các nguồn lực và các hoạt động
có liên quan đều được quản lý theo quá trình. Quá trình là tập hợp những hoạt
động có quan hệ lẫn nhau và tương tác để biến đầu vào thành đẩu ra. Để cho

7


quá trình có ý nghĩa, giá trị của đầu ra phải lớn hơn đầu vào, có ý nghĩa là quá
trình làm gia tăng giá trị.
Trong một tổ chức, đầu vào của quá trình này là đầu ra của quá trình
trước đó và toàn bộ các quá trình trong một tổ chức lập thành một hệ thống
các quá trình. Quản lý các hoạt động của một tổ chức thực chất là quản lý các
quá trình và mối quan hệ giữa chúng. Quản lý tốt hệ thống các quá trình cùng
với sự bảo đảm đầu vào nhận được từ người cung ứng bên ngoài sẽ đảm bảo
chất lượng đầu ra để cung cấp cho khách hàng.
- Nguyên tắc 5: Nguyên tắc hệ thống
Việc quản lý chất lượng phải được tiếp cận một cách hệ thống. Không
thể giải quyết bài toán chất lượng theo từng yếu tố tác động đến chất lượng
một cách riêng lẻ mà phải xem xét toàn bộ các yếu tố tác động đến chất lượng
một cách hệ thống và đồng bộ, phối hợp hài hòa các yếu tố này.
Phương pháp hệ thống trong quản lý là cách huy động, phối hợp toàn bộ
các nguồn lực để thực hiện mục tiêu chung của tổ chức. Vì thế, việc nhận biết,
thấu hiểu và quản lý một hệ thống các quá trình có liên quan sẽ đem lại hiệu
lực và hiệu quả của tổ chức nhằm đạt được các mục tiêu đã định.
- Nguyên tắc 6: Nguyên tắc cải tiến liên tục
Việc quản lý chất lượng phải được thường xuyên cải tiến. Cải tiến liên
tục các kết quả thực hiện là mục tiêu, đồng thời cũng là phương pháp của mọi
tổ chức vì muốn có được mức độ chất lượng cao nhất, tổ chức phải liên tục

cải tiến công việc của mình. Sự cải tiến có thể được thực hiện theo từng bước
nhỏ hoặc nhảy vọt. Cách thức cải tiến cần phải bám chắc vào công việc của tổ
chức.
- Nguyên tắc 7: Quyết định dựa trên dữ liệu
Các quyết định phải dựa trên cơ sở phân tích đầy đủ các thông tin và số
liệu thực tế. Mọi quyết định của hệ thống quản lý muốn có hiệu quả phải được

8


xây dựng dựa trên việc phân tích dữ liệu và thông tin. Việc xem xét đánh giá
phải bắt nguồn từ chiến lược của tổ chức, các quá trình quan trọng, các yếu tố
đầu vào và kết quả cảu các quá trình đó.
- Nguyên tắc 8: Nguyên tắc hợp tác bên trong và bên ngoài.
Việc quản lý chất lượng phải được tiến hành trên các quan hệ hợp tác
chặt chẽ bên trong và bên ngoài. Tổ chức cần xây dựng những mối quan hệ
hợp tác chặt chẽ trong nội bộ và với bên ngoài để đạt được hiệu quả cao trong
công việc. Các mối quan hệ nội bộ nối kết lãnh đạo và người lao động, các bộ
phận trong tổ chức. Sự hợp tác nội bộ chặt chẽ sẽ giúp tăng cường sự linh
hoạt, khả năng đáp ứng nhanh.
Các mối quan hệ bên ngoài nối kết tổ chức với cấp trên, địa phương, các
tổ chức đào tạo. Những mối quan hệ này sẽ giúp tổ chức nâng cao khả năng
hoạt động của mình.
Hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9000 được xây dựng trên cơ sở
vận dụng triệt để tám nguyên tắc quản lý chất lượng nói trên.
1.3.

Lợi ích của việc áp dụng ISO 9000
ISO 9000 có thể mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho các doanh nghiệp


trên các phương diện tiếp thị, đối tác cung cầu, hoạt động nội bộ, sản phẩm,
khách hàng....
Cải thiện tình trạng tài chính từ việc hoạch định và đạt được các kết quả
thông qua các quá trình có hiệu quả và hiệu lực.
Cải thiện uy tín của Doanh nghiệp nhờ nâng cao khả năng thỏa mãn
khách hàng của Doanh nghiệp.
Tăng lượng hàng hóa/ dịch vụ bán ra nhờ nâng cao khả năng thỏa mãn
các nhu cầu của khách hàng của Doanh nghiệp.
Giảm chi phí nhờ các quá trình được hoạch định tốt và thực hiện có hiệu
quả.

9


Nâng cao sự tin tưởng nội bộ nhờ các mục tiêu rõ ràng, các quá trình có
hiệu lực và các phản hồi với nhân viên về hiệu quả hoạt động của hệ thống.
Các nhân viên được đào tạo tốt hơn
Nâng cao tinh thần nhân viên nhờ sự hiểu rõ đóng góp vứoi mục tiêu
chất lượng, đào tạo thích hợp, trao đổi thông tin hiệu quả và sự lãnh đạo.
Khuyến khích sự cởi mở trong tiếp cận các vấn đề chất lượng, nhờ đó
khả năng lặp lại ít hơn.
Tạo cơ sở cho hoạt động chứng nhận, công nhận chứng chỉ.
1.4.

Nội dung bộ tiêu chuẩn ISO 9000

Nội dung của bộ tiêu chuẩn ISO 9000 gồm các giai đoạn:
 Giai đoạn 1: Cam kết
Cam kết của nhà lãnh đạo cao nhất của tổ chức là điều kiện quan trọng
nhất để có thể xây dựng và thực hiện có hiệu quả. Cam kết của lãnh đạo thể

hiện:
- Hiểu rõ yêu cầu và tầm quan trọng của việc áp dụng ISO 9000
- Đảm bảo điều kiện thuận lợi, xác định phạm vi áp dụng để hỗ trợ cho
các hoạt động.
- Lập văn bản giải thích mục đích dự án
 Giai đoạn 2: Lập kế hoạch tổ chức
Thiết lập cơ cấu, hướng dẫn và các chỉ đạo quá trình thực hiện hiệu quả
về mục tiêu, cơ cấu dự án, trách nhiệm liên quan, đánh giá hiện trạng, kế
hoạch thi công, nhu cầu nguồn lực cần thiết. Việc áp dụng ISO 9000 là một
dự án lớn, vì vậy cần có một ban chỉ đạo ISO 9000 tại doanh nghiệp, bao gồm
đại diện lãnh đạo và đại diện của các bộ phận trong phạm vi áp dụng ISO
9000. Cần bổ nhiệm Đại diện lãnh đạo về chất lượng để thay lãnh đạo trong
việc chỉ đạo áp dụng hệ thống quản lý ISO 9000 và chịu trách nhiệm trước
lãnh đạo về các hoạt động chất lượng.

10


 Giai đoạn 3: Xác định và phân tích các quá trình
Đánh giá thực trạng của doanh nghiệp và so sánh với tiêu chuẩn. Cần rà
soát các hoạt động theo định hướng quá trình, xem xét yêu cầu nào không áp
dụng và mức độ đáp ứng hiện tại của các hoạt động trong doanh nghiệp. Việc
đánh giá này làm cơ sở để xác định những hoạt động cần thay đổi hay bổ sung
để từ đó xây dựng kế hoạch thực hiện chi tiết. Từ đó xác định và lập biểu đồ
quy trình sử dụng để sản xuất và phân phối sản phẩm.
 Giai đoạn 4: Xây dựng kế hoạch chất lượng
Tạo ra, ghi lại quan điểm chung, thống nhất giữa các phòng ban về cách thức
kết hợp và thứ tự công việc. Thiết kế hệ thống và lập văn bản hệ thống chất
lượng. Hệ thống tài liệu phải được xây dựng và hoàn chỉnh để đáp ứng yêu
cầu của tiêu chuẩn và các yêu cầu điều hành của doanh nghiệp bao gồm:

- Sổ tay chất lượng
- Các quy trình và thủ tục liên quan
- Các hướng dẫn công việc, quy chế, quy định cần thiết
 Giai đoạn 5: Lập các bước cơ bản
Áp dụng hệ thống chất lượng theo các bước:
- Phổ biến để mọi nhân viên nhận thức đúng, đủ về ISO 9000
- Hướng dẫn nhân viên thực hiện theo các quy trình, hướng dẫn đã xây
dựng.
- Xác định rõ trách nhiệm, quyền hạn liên quan đến từng quá trình, quy
trình cụ thể.
 Giai đoạn 6: Lập tài liệu các bước cơ bản của HTCL
Đánh giá nội bộ và chuẩn bị cho đánh giá chứng nhận bao gồm:
- Tổ chức các cuộc đánh giá nội bộ để xác định sự phù hợp của hệ thống
tiến hành các hoạt động khắc phục, phòng ngừa cần thiết.

11


- Lựa chọn tổ chức chứng nhận: Doanh nghiệp có quyền lựa chọn bất kỳ
tổ chức Chứng nhận nào để đánh giá và cấp chứng chỉ vì mọi chứng chỉ
ISO 9000 đều có giá trị như nhau không phân biệt tổ chức nào tiến
hành cấp.
- Đánh giá trước chứng nhận nhằm xác định mức độ hoàn thiện và sẵn
sàng của hệ thống chất lượng cho đánh giá chứng nhận. Hoạt động này
thường do tổ chức Chứng nhận thực hiện.
 Giai đoạn 7 : Thực hiện các bước cơ bản của HTCL
Tổ chức cần triển khai theo kế hoạch, đảm bảo sự phù hợp liên tục,
chứng minh tính hiệu quả của việc áp dụng hệ thống.
 Giai đoạn 8: Công nhận phương án thực hiện.
Duy trì hệ thống chất lượng sau khi chứng nhận. Sau khi khắc phục các

vấn đề còn tổn tại phát hiện qua đánh giá chứng nhận, doanh nghiệp cần tiếp
tục duy trì và cải tiến các hoạt động đáp ứng yêu cầu của tiêu chuẩn và để
không ngừng cải tiến hệ thống, nâng cao hiệu quả quản lý doanh nghiệp nên
sử dụng tiêu chuẩn ISO 9004 để cải tiến hệ thống chất lượng của mình.
Khẳng định hệ thống chất lượng bao quát các hoạt động quản lý chất
lượng, phù hợp với các tiêu chuẩn đăng ký.
1.5.

Yêu cầu khi áp dụng ISO 9000

- Cam kết của lãnh đạo đối với việc thực hiện chính sách chất lượng và
việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng là điều kiện tiên quyết đối với
sự thành công trong việc áp dụng và duy trì hệ thống quản lý ISO 9000.
- Sự tham gia của nhân viên: Sự tham gia tích cực và hiểu biết của mọi
thành viên trong công ty đối với ISO 9000 giữ vai trò quyết định.
- Công nghệ hỗ trợ: ISO 9000 có thể áp dụng cho mọi doanh nghiệp
không kể loại hình kinh doanh, lĩnh vực kinh doanh và trình độ thiết bị
công nghệ.

12


- Tuy nhiên, ở các doanh nghiệp có công nghệ hiện đại hơn ( thiết bị tiên
tiến, ứng dụng công nghệ thông tin,..) thì việc áp dụng ISO 9000 sẽ
được hoàn tất một cách nhanh chóng và thuận tiện hơn. Chú trọng cải
tiến liên tục: các hành động cải tiến từng bước hay những hoạt động đổi
mới đều mang lại lợi ích thiết thực nếu được thực hiện thường xuyên.
Sử dụng tư vấn chuyên nghiệp: Đây không phải là điều kiện bắt buộc
nhưng nó lại đóng vai trò quan trọng đối với tiến độ và mức độ thành
công trong viêc xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO

9000 tại các doanh nghiệp.
 Tiểu kết:
Trên đây là khái quát về ISO 9000, các nguyên tắc, yêu cầu khi ứng
dụng ISO 9000. Lợi ích của việc ứng dụng ISO 9000, cũng như nội dung ứng
dụng ISO 9000. Chương 1 này sẽ là tiền đề giúp em tiếp tục phát triển chương
2.

13


Chương 2: TÌNH HÌNH ỨNG DỤNG BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000
TRONG CÔNG TÁC CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI UBND
THÀNH PHỐ BẮC KẠN
2.1. Giới thiệu sơ lược về UBND thành phố Bắc Kạn
2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn UBND thành phố Bắc Kạn
Ủy ban nhân dân thành phố giải quyết công việc theo nhiệm vụ, quyền
hạn quy định tại Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân năm
2003. (Quy chế làm việc của UBND thị xã Bắc Kạn nhiệm kỳ 2011-2016 Ban
hành kèm theo quyết định số 01/2011/QĐ-UBND ngày 22 tháng 8 năm 2011
của UBND thị xã.)
a) Chức năng:
Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành của
Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương,
chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà
nước cấp trên.
Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn
bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng
cấp nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội,
củng cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.
Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương,

góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính
nhà nước từ trung ương tới cơ sở.
b) Nhiệm vụ và quyền hạn:
Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng
nhân dân cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; tổ
chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó; Lập dự toán thu ngân sách nhà
nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách địa phương, phương án phân bổ

14


dự toán ngân sách cấp mình; quyết toán ngân sách địa phương; lập dự toán
điều chỉnh ngân sách địa phương trong trường hợp cần thiết trình Hội đồng
nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo Uỷ ban nhân dân, cơ quan tài
chính cấp trên trực tiếp;....v......v....
Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Uỷ ban
nhân dân xã, thị trấn xây dựng và thực hiện ngân sách và kiểm tra nghị quyết
của Hội đồng nhân dân xã, thị trấn về thực hiện ngân sách địa phương theo
quy định của pháp luật; Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của xã, thị trấn.
Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua các chương trình
khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp ở địa phương
và tổ chức thực hiện các chương trình đó;
Xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch
vụ ở các xã, thị trấn;
Tổ chức thực hiện xây dựng và phát triển các làng nghề truyền thống,
sản xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng và xuất khẩu; phát triển cơ sở chế biến
nông, lâm, thuỷ sản và các cơ sở công nghiệp khác theo sự chỉ đạo của Uỷ
ban nhân dân tỉnh.
Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộcvà tôn
giáo;

Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc
chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà
nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp;...v.....v...
2.1.2. Cơ cấu tổ chức UBND thành phố Bắc Kạn
UBND thành phố Bắc Kạn bao gồm các phòng, ban trực thuộc và các xã,
phường. Cụ thể gồm có 17 phòng ban: Phòng nội vụ, phòng tài chính- kế
hoạch, phòng kinh tế, phòng quản lý đô thị, phòng tài nguyên và môi trường,
phòng văn hóa- thông tin, phòng giáo dục và đào tạo, phòng lao động thương

15


binh và xã hội, phòng y tế, phòng dân tộc, phòng tư pháp, phòng quản lý đô
thị, văn phòng HĐND- UBND, thanh tra, đài phát thanh- truyền hình, ban
quản lý dự án- đầu tư xây dựng, ban bồi thường- giải phóng mặt bằng.
Cụ thể gồm 8 xã, phường: phường Đức Xuân, phường Nguyễn Thị Minh
Khai, phường Sông Cầu, phường Phùng Chí Kiên, xã Dương Quang, phường
Huyền Tụng, xã Nông Thượng, phường Xuất Hóa. (hình2.1)
Lãnh đạo đơn vị bao gồm:
1. Ông Dương Hữu Bường
- Phó Bí thư Thành ủy, Chủ tịch UBND thành phố
- Chủ tịch UBND thành phố
- Sinh ngày: 25/8/1978
- Dân tộc: Tày
- Trình độ chuyên môn: Thạc sĩ quản lý khoa học và công nghệ
- Trình độ Lý luận chính trị: Cao cấp
- Di động: 0983 700 228
2. Ông Nguyễn Duy Diệp
- Phó Chủ tịch UBND thành phố
- Sinh ngày: 20/6/1976

- Trình độ chuyên môn: Đại học
- Trình độ Lý luận chính trị: Cao cấp
- Di động: 0915 008 775
3. Ông Ma Ngọc Vũ
- Phó Chủ tịch UBND thành phố
- Sinh ngày: 12/9/1959
- Trình độ chuyên môn: Đại học
- Trình độ Lý luận chính trị: Cao cấp
- Di động: 0915 008 736

16


Hình 2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức UBND thành phố Bắc Kạn
2.2. Thực trạng ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong công tác chỉnh lý
tài liệu lưu trữ tại UBND thành phố Bắc Kạn
Căn cứ vào quyết định số 19/2014/ QĐ-TTg ngày 05 tháng 03 năm 2014
về việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN
ISO 9001:2008 vào hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành

17


chính nhà nước; Thông tư số 26/2014/TT-BKHCN ngày 10 tháng 10 năm
2014 của Bộ khoa học và Công nghệ quy định chi tiết thi hành Quyết định số
19/2014/QĐ-TTg ngày 05/03/2014 của Thủ tướng Chính phủ, UBND tỉnh
Bắc Kạn ban hành kế hoạch số 139/KH-UBND ngày 09/04/2018 về việc triển
khai Hệ thống quản lý chất lượng Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008
(Hệ thống quản lý chất lượng) vào hoạt động của các cơ quan, đơn vị thuộc hệ
thống hành chính nhà nước tỉnh Bắc Kạn năm 2018.

Quá trình nghiệp vụ công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ áp dụng tiêu chuẩn
ISO 9000 tại UBND thành phố Bắc Kạn:
2.2.1. Giải thích thuật ngữ
- Chỉnh lý tài liệu: Tổ chức lại tài liệu theo một phương án phân loại
khoa học, trong đó tiến hành chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập
mới hồ sơ; xác định giá trị; hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu và làm các công
cụ tra cứu đối với phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý.
- Kế hoạch chỉnh lý: bản dự kiến nội dung công việc, tiến độ thực hiện,
nhân lực và cơ sở vật chất phục vụ cho việc chỉnh lý.
- Đơn vị hình thành phông: Cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân, gia đình,
dòng họ hình thành nên phông tài liệu
- Lịch sử dơn vị hình thành phông: bản tóm tắt lịch sử tổ chức và hoạt
động của đơn vị hình thành phông hoặc khối tài liệu
- Lịch sử phông: bản tóm tát tình hình, đặc điểm của phông tài liệu
- Hồ sơ: tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự
việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một đặc điểm chung như tên loại
văn bản; cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian hoặc những đặc
điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc
thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc của
một cá nhân.

18


- Lập hồ sơ: việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong
quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên
tắc và phương pháp nhất định.
- Hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ: bản hướng dẫn phân chia tài liệu của
phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý thành các nhóm lớm, nhóm
vừa, nhóm nhỏ theo một phương án phân loại nhất định và phương

pháp lập hồ sơ; được dùng làm căn cứ đẻ những người tham gia chỉnh
lý thực hiện việc phân loại tài liệu, lập hồ sơ và hệ thống hóa hồ sơ toàn
phông được thống nhất.
- Phương án phân loại tài liệu: là bản dự kiến phân chia tài liệu thành các
nhóm và trật tự sắp xếp các nhóm tài liệu của phông.
- Phiếu tin: biểu ghi tổng hợp các thông tin về một hồ sơ hoặc một đơn vị
bảo quản.
- Mục lục hồ sơ: Công cụ tra cứu chủ yếu trong các lưu trữ, dùng để
thống kê, giới thiệu nội dung hồ sơ, đơn vị bảo quản của phông, sư tập
lưu trữ theo phương án hệ thống hóa.

19


2.2.2. Lưu đồ

20


2.2.3. Phân tích chi tiết
Bước 1. Giao, nhận tài liệu

21