Thạc sĩ SƠN HỔNG ĐỨC
Giảng viên chuyên ngành
Nhà Hàng - Khách Sạn

ĐƯỜNG VÀOKINH DOANH
DU LỊCH MICE

NHÀ XUẤT BẢN LAO ĐỘNG - XÃ HỘI


Thạc sĩ SƠN HỒNG ĐỨC
Giảng viên chuyên ngành
Nhà Hàng Khách Sạn
-

ĐƯỜNG VÀO KINH DOANH
DU LỊCH MICE
_____ _

•

NHÀ XUẤT BẢN LAO ĐỘNG - XÃ HỘI


\

Thạc sĩ Sơn Hông Đức

Đường veto kinh doanh du lịch Mice

MỤC LỤC

LỜI GIỚI THIỆU
LỜI CẢM ƠN
LỜI NÓI ĐÀU
PHẦN M ỘT: CO SỞ KHOA HỌC CỦA VIỆC PHÁT
TRIẺN DU LỊCH M IC E .................................17
CHUÔNG I: LỊCH s ử PHÁT TRIÉN CỦA DU LỊCH MICE............19
A - THUỚ BAN ĐẦU CỬA HIỆN TƯỢNG................................................ 20
B - ĐỔI VỚI VIỆT NAM s ự PHÁT TRIÉN NHƯ THẾ NÀO?..................24
c - NỘI HÀM CỬA DU LỊCH MICE......................................................... 26
D - TẠI SAO CẢN ĐÀU T ư NHIÊU CHO DU LỊCH MICE?....................32

CHUÔNG II: CÁU TRÚC CÙA THỊ TRƯỜNG DU LỊCH
MICE..................................................

37

A - NGƯỜI MUA......................................................................................... 37
B - NGƯỜI BÁN (NHŨNG NHÀ CUNG CẤP SẢN PHÂM)...................... 47
c - CÁC TỎ CHÚC CỘNG SINH.................................................................52
D - CÁC NHÀ TRUNG GIAN CHUYÊN NGHIỆP......................................53

CHUÔNG III: MÔI TRUÔNG THÍCH HỢP CHO KINH DOANH DU
LỊCH MICE.....................
67
A - MÔI TRƯỜNG Vĩ MÔ.................
70
B - NHŨNG ĐIỀU CÂN c ó TRONG LĨNH v ự c c ơ s ờ HẠ TẦNG VI MÔ
.......................... ............. ........................... ..................... '......................85
c - VÊ NHÂN S ự VÀ KỶ NĂNG NGHIỆP v ụ .........................................92
D - KINH DOANH KHÁCH SẠN VÀ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN.......... 93


CHƯƠNG IV: MARKETING TRONG KINH DOANH DU LỊCH
MICE............................................................

103

A - NGHIÊN CỬU THỊ TRƯỜNG.............................................................. 104
B - XÂY DỤNG PHỐI THÚC MARKETING VÀ CHIÊN L ư ợ c
MARKETING........................................................................................106
c - VIỆC LÀM CỦA CÁC TỔ CHÚC TIÉP THỊ CHO DIÊM ĐÊN..........112
D - MỘT VÀI VÍ Dự Ở MỘT Số NƯỚC................................................... 118

PHÀN HAI: CÁC VÁN ĐÈ KỸ THUẬT TRONG KINH
DOANH HỘI NGHỊ - HỘI THẢO VÀ DU
LỊC H KHUYÊN TH Ư Ở N G ............................. 123

3


Đường vào

kinhdoanh du

IjcltMice_

.Ũ

CHƯƠNG V: CÁC MẶT HOẠT ĐỘNG MANG TÍNH
CHIẾN'l ư ợ c ......... .............................................................125
A - NHẬN THỨC VÈ MỘT SỐ YÊU CẢU MỚI CỦA KHÁCH.............. 125

B - QUÁN LÝ HIỆU SUÁT...................................................................... 128
c - ĐỐI CHIÉU THỬ Tự CÁC MỐI QUAN TÂM LỚN CỦA KHÁCH
VÀ CỬA BAN QUẢN LÝ.................................................................. 130
D - CÁC CHỨC DANH TRONG c ơ SỞ KINH DOANH DỊCH v ụ HỘI
NGHị - HỘI THÀO (HN - HT)............................................................132
E - MỘT SỐ YẾU TÓ MỚI TRONG c ơ SỜ VẬT CHÁT CỦA PHÒNG
HỌP...................
135
CHƯƠNG VI: CÁC B ộ PHẬN NGHIỆP v ụ TÁC NGHIỆP:
TIẾP ĐỒN - L ư u T R Ú .................................................... 139
A - NHŨNG VIỆC LÀM CỦA Bộ PHẬN TIÊN SẢNH......................... ..139
B - CÔNG VIỆC CỬA Bộ PHẬN PHÒNG.............................................. 150
c - B ộ PHẬN BẢO VỆ.............................................................................. 152
D - Bộ PHẬN BẢO TRÌ.............................................................................153
E - Bộ PHẬN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN...............................................153
CHƯƠNG VII: CÔNG VIỆC CỦA B ộ PHẬN ẨM THỤC................. 155
A -VÈ CÁC BỬA ĂN................................................................................ 156
B - CÁCH SẲP XẾP PHÒNG YẾN TIỆC (PHÒNG HQP)........................ 157
c - NHŨNG ĐIỀU CÀN Lưu Ý .............................................................. 158
D - CÁCH XẾP BÀN HỌP.........................................................................161
E - QUY TRÌNH Tổ CHỨC BUỒI HỌP VỚI PHÍA ĐẠI DIỆN ĐOÀN
KHÁCH..... .............. ................... .......................... !....... .................... 167
F - CÔNG TÁC KIÊM TRA...................................................................... 173
G - TRONG KHI PHỤC v ụ ........................................................................175
H - LƯU ĐÔ “QUY TRÌNH PHỤC v ụ s ự KIỆN / YẾN TIỆC”.............. 177
CHƯƠNG VIII: CÔNG VIÊC CỦA B ộ PHẬN MARKETING:
CHĂM SÓC KHÁCH HÀNG VÀ HẬU M ÃI.......... 183
A - CÔNG VIỆC CỦA Bộ PHẬN MARKETING NÓI CHUNG.............. 184
B - CHĂM SÓC KHÁCH HÀNG.............................................................. 196
PHÀN KÉT LU Ậ N ........................................................................................... 205

PHỤ LỤC 1: MỘT SÓ TÙ' TIẾNG ANH LIÊN QUAN ĐÉN
HỘI NGHỊ - HỘI T H Ả O ................7...................................213
PHỤ LỤC 2: MỘT SÓ TRUNG TÂM HN-HT VÀ TRIỀN LÃM Ỏ
MỌT SÓ NƯỚC ĐÔNG NAM Á ........................................221
TÀI LIỆU THAM KHẢO............................................................................... 244

4


Đuờng vào kinh doanh du lịch Mice

Thạc sĩ Sơn Hồng Đức

DANH MỤC BIÊU BẢNG
B ảng 1: Các yếu tố tác động đến sự chọn lựa của khách.........44
Bảng 2: Làm sao các Doanh nghiệp và Hội đoàn biết ta
để họ bắt liên lạc?........................................................ 45
B ảng 3: Những yếu tố nào gây sự không hài lòng?................. 45
Bảng 4: Những mổi quan tâm khác............................................46
B ảng 5: Phân loại các chi phí..................................................... 46
Bảng 6: Các tác nhân chính trong Du lịch M ice.......................65
Bảng 7: Các cách “Mua - bán”................................................... 66
B ảng 8: Các thành tố cần thiết cho sự phát triển Du lịch Mice68
B ảng 9: Đặc trưng một số sản phẩm du lịch............................. 76
B ảng 10: Những gì mà khuôn viên Đại học có thể mang lại
cho du khách.................................................................. 82
B.ảng 11: Đặt phòng thời “tiền Internet” ......................................95
B ảng 12: Bán phòng qua Internet................................................ 96
B.àng 13: Kết nối giữa Khách sạn và Truyền thông
đa phương tiện ...............................................................99

B.ảng 14: Thu của địa phương.....................................................117
5


Thạc sĩ Sơn Hồng Đức

Đường vào kinh doanh du lịch Mice

Bảngl5: So sánh mức độ quan tâm của phía khách và
nhà quản l ý ..................................................................131
Bảng 16: Sơ đồ tổ chức bộ phận Ẩm thực thường thấy
trong các khách sạn thường tổ chức HN-HT...........156
Bảng 17: Lịch trình làm việc một ngày H N -H T ...................... 157
Bảng 18: Cách xếp bàn giản đơn (A - B - c - D - E - F - G).. 161
Bảng 19: Cách xếp bàn khá phức tạp (H - 1 - J - K ) ............... 163
Bảng 20: Cách xếp bàn phức tạp (L - M - N - O )....................165
Bảng 21: Lưu đồ quản lý diễn biến sự kiện trong..................... 168
Bảng 22: Công việc phối hợp của các bộ phận..........................168
Bảng 23: Phần nghi thức (Điều phối viên sự kiện)................. 173
Bảng 24: Lưu đồ: “Quy trình phục vụ Sự kiện/Yến tiệc” ...... 177
Bảng 25: Phiếu thông báo Sự kiện (Yến tiệc)............................178
Bảng 26: Phiếu thông báo Sự kiện (Hội họp)............................180
Bảng 27: Các thành tố của Hóa đơn khách phải thanh toán ... 182
Bảng 28: Tổ chức của bộ phận Tiếp thị (thường thấy)...........184

6


Đường vào kinh doanh du lịch Mice


Thạc sĩ Sơn Hồng Đức

LỜI GIỚI THIỆU
Trong nhũng năm vừa qua, Việt Nam đã tổ chức thành công
nhiều sự kiện quốc tế, như Hội nghị APEC (2006), Hội nghị cấp cao
các nước Đông Á (2010). Ngành du lịch đã chứng tô khả năng của
minh đồng thời giới thiệu Việt Nam như một điểm đến an toàn và thân
thiện.
Tuy nhiên, chúng ta chưa có được sức hút mạnh đối với các
Tập đoàn, Công ty, Hội đoàn... nói chung là các tổ chức dân sự. Điều
này có nhiều lý do, vừa khách quan, vừa chủ quan. Thế giói vẫn còn
chịu hấp lực mạnh mẽ của Singapore - Hongkong - Macau - Kuala
Lumpur - Bangkok, vì các nơi ấy đi trước chúng ta hơn 60 năm trong
kinh doanh loại hình du lịch Hội nghị - Hội thảo và du lịch khuyến
thưởng.
Để bắt kịp các Thành phố trên, không gì hơn là giải pháp
Marketing tích cực nhằm định hình Việt Nam như một điểm đến có
nhiều kỹ năng tổ chức Hội nghị - Hội thảo chuyên nghiệp, với cơ sở
vật chất ngang tầm thời đại và nhất là tài nguyên vật thể và phi vật thể
phong phú và đa dạng, người dân cỏi mờ.
Mặt khác, cần đầu tư đào tạo tài nguyên nhân lực chuyên
nghiệp cao, có những kỹ năng mềm tương thích với tập quán ngày nay
và giòi giao tiếp bằng tiếng nước ngoài.
Thạc Sỹ Sơn Hồng Đức, người có kinh nghiệm hoạt động và
giảng dạy trong ngành Khách Sạn - Nhà Hàng từ những năm 1988,
nay góp những trải nghiệm của mình qua tác phẩm “ĐƯỜNG VÀO
KỈNH DOANH DU LỊCH MICE”.
Quyển sách này gồm hai phần:
Phần Một gồm các trang hưóng về cơ sở lý luận, đề cập đến sự
phát triên của Du lịch Hội nghị - Hội thảo và du lịch khuyên mãi trên

thế giới; cấu trúc của thị trường này; những điều kiện cần có để tạo
dựng môi trường thích hợp cho loại hình kinh doanh này.

7


Đường

VCIO

*

_

Thạc sĩ Sơn Hóng Đức

kinh doanh du lịch Mice

Phần Hai nói về các kinh nghiệm cụ thể qua công việc đã làm
khi tổ chức Hội nghị - Hội thảo ở Saigon Floating Hotel trong những
năm đầu thời kỳ mở cửa; các kinh nghiệm ỏ' các thị trưòng lớn; các tài
liệu giảng dạy ờ nước ngoài. Từ đó đóng góp kinh nghiệm bản thân
cho công tác tiếp đón, tổ chức lưu trú, tổ chức yến tiệc, tổ chức sự
kiện, chăm sóc khách hàng cũng như hậu mãi.
Đặc biệt là việc ứng dụng Công Nghệ Thông Tin trong giao
dịch với khách, từ Website giới thiệu sản phẩm ra thế giới, đến việc
cho phép khách từ các nơi dễ dàng đăng ký trực tiếp, thiết lập hệ thống
“Webcasting” và các phương tiện Hội nghị - Hội thảo từ xa
“Teleconferencing”.
Tác giả cũng giới thiệu một số tổ chức có chuyên môn đào tạo

nguồn nhân lực trong lĩnh vực này và một số phần mềm để chúng ta
tiếp cận với khách, quản lý Hội nghị - Hội thảo một cách hợp lý, hiệu
quả.
Trong phần phụ lục Tác giả cũng giới thiệu sản phẩm, thị
trường kinh doanh du lịch Hội nghị - Hội thảo ở một sổ nước Đông
Nam Á trong thực tế 2010 để từ đó người đọc thấy được chúng ta đang
ờ đâu, phải làm gì để thu hút khách nhiều hơn.
Tác giả đã kinh qua thực tiễn lãnh đạo các Khách Sạn liên
doanh như Saigon Floating Hotel (5 sao), Parkroyal (4 sao) từ khi
chúng ta mở cửa, từng là tư vấn cho Cụm Quê Hương, đồng thời tham
quan hơn 30 nước, tham khảo nhiều sách liên quan đến lĩnh vực. Chắc
chắn quyển “ĐƯỜNG VÀO KINH DOANH DU LỊCH MICE” sẽ
đem lại cho người đọc, đặc biệt là Cán bộ, Sinh viên, Học sinh ngành
du lịch của cả nước những kinh nghiệm bổ ích cần thiết cho công việc.
Ngày 11 tháng 01 năm 2011
Phó Giáo Sư - Tiến ST
Phan Huy Xu
Giảng viên cao cấp
Trưởng Khoa Du Lịch
Đại Học Quốc Tế Hồng Bàng
8


*

Đìrờig vào kinh cỉoanh du lịch Mice

Thạc sĩ Sơn Hông Đức

LỜI CẢM ƠN

Để ầoàn thành quyển sách, chúng tôi xin chân thành cảm ơn:
- Khoa Địa lý Du lịch - Trưòng Đại học Khoa học Xã hội-Nhân
văn Tp.HCM
- Khoa Du lịch - Trường Đại học Văn Lang.
- Khoa Du lịch - Trường Đại học Quốc tế Hồng Bàng.
- Khoa Du lịch - Trưòng Đại học Yersin (Đà Lạt)
- Khoa Quản trị Kinh doanh - Trường Đại học Cửu Long (Vĩnh
Long).
- Trung tâm Nghiên cứu (CETIA), Trường Đại học Toulouse le Mirail (Pháp)
Đã tạo cho chúng tôi cơ hội giảng dạy, trình bày, hội thảo và
trao đổi trong mười năm qua, từ đó hoàn thiện về mặt lý luận
cho đề tài này.
Đồrg thời, xin chân thành cảm ơn các đơn vị sau:
- Công ty Cổ phần Khách sạn Quê Hương.
- Ban Giám đốc Khu Nghi dưỡng rừng Madagui (Lâm Đồng).
- Ban Giám đốc Khu Nghỉ dưỡng Pandanus (Mũi Né).
- Ban Giám đốc Khu Nghỉ dưỡng Lan Rừng (Vũng Tàu).
- Ban Giám đốc Khu Nghỉ dưỡng Tropicana (Long Hải).
Đã giúp chúng tôi có cơ hội để tiếp cận với thực tế.
Xinchân thành tri ân Quý Vị sau đây:
- NGUT.PGS.TS Phan Huy Xu, Trường Khoa Du lịch (ĐH Văn
Lang), Trường Khoa Du lịch (ĐH Quốc tế Hồng Bàng)
- GS. J.p. Le Poulain, Giám đốc Trung tâm Cetia, ĐH Toulouse
- le Mirail (Pháp)
- Cố GS Marc Combes, Trường ĐH Toulouse - Cơ sở Foix
(Pháp).

9



Thạc s ĩ Son Hồng Đức

Đường vào kinh doanh du lịch Mice

- Quản thủ Thư viện và Nhân viên ĐH Toulouse - Cơ sỏ' Foix
(Pháp)
- Quản thủ Thư viện và Nhân viên ĐH Texas (UTD) - Thành
phố Dallas (Mỹ)
- Quản thủ Thư viện và Nhân viên ĐH La Trobe - Cơ sở
Bundura (úc)
- Quản thủ Thư viện và Nhân viên ĐH RMIT - Melbourne (úc)
- Quản thủ Thư viện Trường Williams Angliss - Melbourne
(Úc).
’
Đã tạo điều kiện để tôi được tham khảo tài liệu, giúp tôi gặp gỡ
nhiều nhà nghiên cứu.
Cuối cùng xin chân thành cám ơn các Anh, Chị Sinh viên các trường Đại
học Văn Lang - Hồng Bàng - Yersin - Cửu Long, các Anh Chị khóa
tiếng Pháp / Du lịch thuộc Khoa Địa lỵ Du lịch (ĐH KHXH&NV), qua
các cuộc thảo luận sôi nổi đã góp phần làm sáng tỏ một số vấn đề có
liên quan.
Xin chân thành cám ơn.
Tp. Hồ Chí Minh, ngày 11 tháng 11 năm 2010

Tác giả Son Hồng Đức
Giàng viên chuyên ngành Khách sạn - Nhà hàng

10



Thạc sĩ Sơn Hồng Đức

Đicờng vào kinh doanh du lịch Mice

LỜI NÓI ĐẦU

Chủ tịch “Hiệp hội các nhà Tổ chức Hội nghị - Hội thảo”
tại Anh quốc đã từng nói:
“Cónhân loại đã
trước
khicon người phát
minhra
Thực vậy, xã hội loài người lúc nào cũng cần có những cuộc gặp
gỡ đông người để bàn về một việc gì đó như: thưong mại, giáo
dục, chính trị, văn hóa hay tưcmg trợ... Mục đích là để truyền bá
các ý tưởng rồi cùng nhau bàn luận. Có thể đưa đến một nhận
thức chung, và hành động chung. Cũng có thể ý tưởng ấy chỉ
được ghi nhận để mọi người suy nghĩ sâu thêm. Cũng có thể, ý
tường ấy không đưa đến hành động gì, và không có ngày mai.
Ở Việt Nam, nổi tiếng nhất trong lịch sử là Hội nghị
Diên Hồng, bàn việc “Hòa hay chiến”, và mọi người trả lời
“Quyết chiến”. Ở Châu Âu đó là Hội nghị Vienna (Áo) để giải
quyết “hậu sự” của triều đại Napoléon. Hay Hội nghị Yalta
(Nga) để giải quyết các vấn đề thế giới sau khi phe Trục sụp đổ
sau thế chiến H.
Còn về mặt kinh tế xã hội có những cuộc Hội nghị - Hội
thảo (HN-HT) tầm vóc lớn. Ví dụ các Hội nghị GATT đặt tiền
đề cho sự xuất hiện của “Tổ chức Thưomg mại quốc tế” (WTO),
hay các cuộc họp của UNESCO (thành lập tháng 11/1945), đưa
đến các quyết định có liên quan đến du lịch thế giới và khu vực,

trong đó có sự khai sinh ra “Tổ chức Du lịch thế giới” (UNWTO
- thành lập 2/9/1975). Từ các cuộc họp trong “Đình” như ở Việt
Nam, hay ở “Nhà việc” miền ĐBSCL thời khẩn hoang, hay ở
các Forum (quảng trường) trong đế quốc La Mã, hay ở các
Basilica (sảnh chung) ở nước Anh và Tô Cách Lan cổ, những nét
11


Thạc sĩ Son Hồng Đức

Đường vcìo kinh doanh du Ịịch Mice

“sinh hoạt hội họp” của nhân loại ngày càng phát triên vê hình
thức lẫn nội dung và kỹ thuật tiến hành. Qua hơn 2000 năm,
nhân loại khắp đó đây lúc nào cũng có nhu cầu hội họp, dần dà
làm phát sinh các dịch vụ ăn theo để trở thành cộng sinh như:
lưu trú, ăn uống, vui chơi giải trí, thưởng thức văn nghệ, vận
chuyển và mua sắm. Ngay trong thời Trung cổ ờ Anh quôc và
Châu Âu, người dân các điểm dân cư đã có thói quen gặp nhau
vào ban đêm ở hàng quán gọi là “Auberge” hay “Inn”, vừa
thưởng thức bia, vừa bàn đủ thứ việc có liên quan đến địa
phương.
Nhưng nhu cầu “Hội họp” phát triển rõ nét nhất từ thế kỷ
xvm ở châu Âu, khi người ta có thói quen chọn những nơi có
nước khoáng hoặc suối nước nóng (Spa) để hội họp vừa chữa
bệnh. Việc này đã làm cho các nơi có nước khoáng phát triển
nhanh với việc đầu tư xây dựng cơ sở vật chất để phục vụ loại
khách hàng này. Ví dụ như Spa (Bỉ) - Bath (Anh) - Vichy
(Pháp)... Từ đó nảy sinh ra các hoạt động “Dịch vụ phục vụ”
HN-HT.

Từ những năm 70 của thế kỷ XX, các cuộc HN-HT có
những biến thái về mặt quy mô, về mặt đối tượng tham dự, về
mặt nhịp độ, và cả về tổ chức kỹ thuật. Xưa kia, trong HN-HT
các thành viên gặp mặt nhau tại một nơi để cùng trao đổi, ngày
nay nhờ cầu truyền hình hay “Video Conferencing”, người ở
cách nơi HN-HT nửa vòng trái đất vẫn có thể đóng góp ý kiến
cho nhau hay tranh cãi. Trước kia, chỉ có những người “khá giả”,
các thương nhân, các nhân vật quyền thế mới có thể tham dự các
HN-HT, còn ngày nay, trong loại hình “Du lịch Khuyến
thưởng”, một người lao động vẫn có thể được mời tham gia và
đóng góp ý kiến trong một Hội trường sang trọng, hoành tráng
12


Thạc s ĩ Sơn Hồng Đức

Đường veto kinh doanh du lịch Mice

của một khách sạn 5 sao. Trước kia, các cuộc họp diễn ra trong
một phòng họp có sức chứa 200 người, còn ngày nay có những
“Nhà HN-HT” (Convention and Conference Hall) có sức chứa
đến 4.000 người!
Một việc đáng chú ý khác là trước kia chỉ cần đem một
số đông người đến một Sảnh đường là có một cuộc HN-HT.
Điều này đúng nhưng chưa trọn vẹn, vì muốn sự kiện có chất
lượng (cả về hình thức lẫn nội dung) cần phải có người biết tổ
chức một cách chuyên nghiệp. Họ có nghiệp vụ để tạo ra bối
cảnh, cơ hội, nối kết. Sự thành công của ông Thomas Cook, cha
đẻ của ngành kinh doanh Lữ hành hiện đại bắt đầu như thế tại
Hội thào Loughborough (Anh quốc) năm 1841, và 10 năm sau

ông đã tổ chức cho hơn 100.000 người từ các nơi của nước Anh
đến tham quan “Triển lãm bảo tàng thế giới” tại London.
Và chính vì vậy đã xuất hiện các “Công ty chuyên tổ
chức HN-HT”. Họ biết cách làm sao đem nhiều người từ các
thành phố khác nhau đến cùng một địa điểm. Họ biết chọn nơi sẽ
diễn ra sự kiện, nơi ăn ờ thích hợp nhất. Nhiều khi họ còn biết
mời ai để đọc tham luận (guest speaker), hoặc góp ý cho các bài
thuyết trình. Thậm chí họ còn viết thuê bài thuyết trình cho thích
hợp với mục đích cuộc họp! Họ biết làm sao thiết lập thảo luận
qua “Webcam”, họ còn tư vấn cho Ban tổ chức Hội nghị mua
sắm các đồ kỷ niệm để làm quà tặng cho khách tham dự...
Tóm lại, những nhà chuyên môn tổ chức “Dịch vụ HNHT” đang biến dịch vụ này trở thành một “Công nghiệp” có
doanh thu lớn trong thế kỷ XXI này. Đồng thời họ cũng góp
phần làm đa dạng và phong phú hơn các hoạt động du lịch của
loài người.
13


Đường

VCIO

kinh doanh du lịch Mice

Thạc sĩ Sơn Hồng Đức

Ở Việt Nam gần đây loại hình du lịch Mice đang phát
triển và trở thành một thị trường tiềm năng, được các Doanh
nghiệp Lữ hành và Khách sạn quan tâm khai thác, về phía các
Công ty Lữ hành đi tiên phong trong nghiên cứu và khai thác thì

có 2 đơn vị: Saigontourist và Benthanhtourist. Còn về phương
diện vĩ mô, một số doanh nghiệp liên kết với nhau thành lập một
tổ chức có tên gọi là “Vietnam Meeting and Incentive Club”,
trong đó Saigontourist và Hàng không Việt Nam là hai thành
viên chủ chốt. Còn về phía các khách sạn, đã hình thành “Câu
lạc bộ Mice”, kết hợp giữa các đơn vị: Saigontourist, New
World, Sofitel, Sheraton, Legend và Equatorial, tất cả đều là các
khách sạn 5 sao. Nhưng điểm yếu của câu lạc bộ này nằm ở sàn
phẩm chính, vì chỉ cung cấp được tổng cộng 5.000 phòng/đêm,
trong lúc đó có những đoàn Du lịch Mice có thể lên đến từ 3 đển
5 ngàn khách.
Tuy nhiên, một số địa phương khác và đặc biệt là một số
Resort cũng đã khai thác loại hình Du lịch Mice và Du lịch
Khuyến thưởng với quy mô trung bình. Vì một số công ty trong
nước và nước ngoài cũng có nhu cầu tổ chức những HN-HT và
Du lịch Khuyến thưởng cho đối tác, khách hàng hay nhân viên
kết hợp HN-HT và Du lịch biển.
Điểm đáng lưu ý vì là tiền đề cho sau này: Việt Nam đã
tổ chức thành công Hội nghị cấp cao APEC vào năm 2006 và
Hội nghị thượng đỉnh Đông Á năm 2010. Các phương tiện
truyền thông thế giới đã quảng bá hình ảnh Việt Nam một cách
tích cực, người nước ngoài qua sự kiện chính trị này, đã biết đến
Việt Nam nhiều hơn, với tư cách là một điểm đến mói, thân
thiện, an toàn và đẹp đẽ.

14


Thạc s ĩ


Đường vảo kinh doanh du lịch Mìce

SơnHông Đức

Tuy C Ó sự thành công buôi đâu, nhưng muôn đi xa hơn,
phát triển mạnh hơn để thu hút nhiều hơn, chúng ta, những
người đang làm việc trong ngành du lịch hoặc đang được đào tạo
trong các trường Quản trị Kinh doanh du lịch cần nắm rõ định
nghĩa, bản chất, cơ chế vận hành của loại hình Du lịch Mice này.
Vì Du lịch Mice là hoạt động của toàn ngành Du lịch và cả xã
hội, trong đó Lữ hành và Khách sạn - Nhà hàng là chủ công. Sự
đóng góp của các cơ quan công quyền từ trung ương đến địa
phương và công dân ở các điểm đến phải đồng bộ trong việc
chúng tỏ các nét “Văn minh Du lịch”.
Tác giả mong rằng tuổi trẻ Việt Nam nhận thức được đây
là một “Nghề mới” để đầu tư tìm hiểu học hỏi. Từ đó làm tăng
thêm cho thị trường lao động một nghề, đồng thòi đa dạng hóa
cãc hoạt động dịch vụ du lịch. Các sinh viên không nên chỉ
“đóng khung” trong các hoạt động truyền thống là Lữ hành và
Níhà hàng - Khách sạn mà thôi.
Du lịch Việt Nam đi vào thế kỷ XXI với nhiều thuận lợi,
tuy nhiên còn những điều bất cập, nhưng khó khăn là tạm thời và
thuận lợi là cơ bản. Đứng về mặt vĩ mô, theo tầm nhìn 2020 của
Tổ chức Du lịch thế giới, số khách tham gia các luồng, tuyến du
lịch quốc tế sẽ hơn 1,5 tỷ/năm và số khách chọn đến khu vực
Đông Á - Thái Bình Dương (trong đó có Việt Nam) sẽ là 397,2
triệu/năm. Nhưng đồng thời cũng xảy ra các cuộc cạnh tranh
khốc liệt giữa các quốc gia trong vùng đê lôi kéo phần lớn thị
trxrờng du khách, và ngay trong cùng một nước cũng có sự cạnh
tranh lớn giữa các thành phố, điểm đến, công ty...

Ý thức được vấn đề để xây dựng chiến lược, chiến thuật
thu hút sao cho có lợi nhất cho đất nước, công ty của chúng ta.
15


Đường

vàokinh doanh du

Mice

Thạc s ĩ Sơn Hồng Đức

Vì mục đích ấy nên chúng tôi truy cập Internet để ghi thêm bảng
Phụ lục:
- Phụ lục Một: Một số từ tiếng Anh, chúng ta cần hiểu
theo nội dung liên quan đến HN-HT và Triển lãm.
- Phụ lục Hai: Một số Trung tâm HN-HT của mệt số
nước khu vực Đông Nam Á.
Quyển sách này được xây dựng với hai phần:
- Phần một: gồm các chương đề cập đến các vấn đe đại
cương, giúp người đọc hiểu biết tổng quát liên quan
đến Du lịch Mice, từ đó tiếp cận, mời gọi các tổ chức
đến với Việt Nam.
- Phần hai: đi sâu vào các mặt “Kỹ thuật” giúp cho
người học, người làm việc trong ngành Lữ hành,
Khách sạn - Nhà hàng có những bước tiếp cận Ihực
tiễn. Hầu làm tốt trong việc phục vụ loại hình Du lịch
HN-HT và Du lịch Khuyến thưởng, theo huớng
chuyên nghiệp hơn.

Ngày 01 tháng 12 năm 2010
Tác giả
Sơn Hồng Đức

16


Thạc sĩ Sơn Hồng Đức

Đường vào kinh doanh du lịch Mice

PHẦN MỘT
c ơ SỞ KHOA HỌC
CỦA VIỆC PHÁT TRIỀN
DU LỊCH MICE

Loại hình du lịch MICE mói du nhập vào Việt Nam vào
những năm cuối của thế kỷ XX. Được hiểu là loại hình du lịch
kết hợp với Hội nghị - Hội thảo - Triển lãm. Từ MICE hình
thành từ 4 chữ đầu của Tiếng Anh:
Meeting - Incentive - Convention/Conference Exhibition/Event.
Lúc đầu viết M.I.C.E nhưng với thói quen người ta bỏ
các dấu “chấm” để cuối cùng trở thành một “danh từ” đã xuất
hiện trong từ điển Oxford và các từ điển khác cũng như trong
17


Thạc sĩ Sơn Hồng Đúc

Đường vào kỉnh doanh du lịch Mice


Wikipedia. Nói chung, về bản chất du lịch, Mice không có gì
mới lạ. Nó được định hình từ 4 hoạt động cấu thành M-I-C-E
(Hội nghị - Khuyến thưởng - Hội thảo - Triển lãm/Sự kiện). Cái
mới nằm ở chỗ các nhà kinh doanh du lịch ở cuối thế kỷ XX biết
kết hợp nhuần nhuyễn 4 yêu cầu riêng lẻ thành một thực thể mới.
Vì vậy nhà nghiên cứu O.K Weber gọi đó là “Loại hình Du lịch
4 trong 1”.

18


Thạc sĩ Sơn Hồng Đức

Đường vào kinh doanh du lịch Mice

CH Ư Ơ N G I

LỊCH S ử PHÁT TRIỂN CỦA DU LỊCH MICE
Đọc báo hàng ngày chúng ta thấy không khi nào lại thiếu
vắng các hoạt động Hội nghị - Hội thảo (HN-HT) ở khắp nơi
trên thế giới. Từ các Hội nghị mang nội hàm chính trị như Hội
nghị APEC, đến các Hội thảo liên quan đến các đề tài khoa học
hay mang tính kinh tế, tài chính. Cho đến các cuộc hội họp nội
bộ của các công ty lớn nhỏ được tổ chức trong các Trung tâm
Hội nghị hay trong các Khách sạn lớn. Ví dụ Ngân hàng HSBC
(Ngân hàng Hong Kong - Thượng Hải) họp Đại hội c ổ đông,
hay Công ty Dược phẩm Bayem họp thường niên để đánh giá
công tác tiếp thị năm vừa qua, hay Tập đoàn Khách sạn Accor
triệu tập Hội thảo ở Bangkok với sự tham dự của tất cả các Giám

đốc khách sạn thuộc hệ thống mình tại Á châu.
Tất cả các sự kiện trên có một mẫu số chung: Đưa nhiều
người, từ nhiều nơi đến với nhau tại một địa điểm, để họ trình
bày ý kiến cá nhân, trao đổi quan điểm, thảo luận, làm việc
nhóm... hầu đưa đến một kết quả hay một kết luận nào đó. Đồng
thời có một hệ quả mà không ai chối bỏ được, đó là: nhiều người
trước đó không hề biết nhau nay phát hiện có những ý kiến gần
giống nhau, chia sẻ cùng một số giá trị và kết thân nhau. Dù
trong tiếng Anh, người ta gọi đó là “Summit” (Hội nghị thượng
đỉnh) - “Meeting” (Hội họp) - “Conference” (Hội nghị) “Convention” (Hội thảo - Hội nghị) - Congress (Hội nghị)...
nhưng mục đích cuối cùng là nhằm phát triển, đẩy mạnh sự giao
tiếp cá nhân, xem cuộc “gặp gỡ” ấy là cơ hội cho giao tiếp, trao
đổi ý kiến, chia sẻ các ý tưởng.

19


%

Thạc s ĩ Sơn Hông Đ ức

Đường vào kinh doanh du lịch Mice

A - THUỞ BAN ĐÀU CỦA HIỆN TƯỢNG
Người ta có nhận xét ràng, đối với các nước, các xã hội
có truyền thống “trọng thương”, đã xuất hiện thói quen hội họp
của các thành phần dân sự (phi chính trị). Còn trong các niước
phương Đông, trong bối cảnh văn hóa khác, những cuộc gặp) gỡ
đông người (trừ các chợ) là những điều rất hiếm thấy, trừ khii do
chính quyền chủ xướng. Một tác giả có công nghiên cứu sự biến

thái của hoạt động hội họp từ thời La Mã ở Anh - Ái Nhĩ Lan có
nhận xét rằng, các cuộc hội họp này có nguồn gốc từ các “C hợ
Phiên”. Người đến từ các phương trời khác nhau, gặp nhau ở các
“Forum” (Quảng trường nơi người buôn bán gặp nhau và gặp
khách hàng) và cuộc gặp gỡ kéo dài đến các “Basilica” (Sìảnh
công). Qua đó có thể trao đổi thông tin về các vùng xa xôi, phiẩm
vật, giá cả và tất cả mọi chuyện mà họ quan tâm. Thông tin
truyền miệng (Words of mouth) xuất phát từ đây.
Đến thời Trung cổ, truyền thống vẫn giữ, tuy nhiêm có
xuất hiện một số yếu tố mới. Việc thiếu an ninh ở các xã hội
phương Tây thời Trung cổ (thế kỷ V đến XV) khiến cho các
Lãnh Chúa xây vách thành bảo vệ, nên các cuộc chợ Phiên diễn
ra ở bên ngoài vách thành. Yếu tố thứ hai là cấu trúc xã hội «cho
thấy sự phát triển mạnh mẽ của giới thương buôn và thợ thủ
công. Từ đó hình thành các “Nghiệp đoàn nghề nghiệp” (Guiild),
phát sinh nhu cầu hội họp của người cùng nghề. Những tổ clhức
ít đoàn viên chọn các quán rượu (Inn), còn các nghiệp đoàn lớn
có xây dựng các “Sảnh ngành nghề” (Guild Hall).

1

r

Anton Shane, “The business

of conferenceNXBB.H 2001, Anh q
20


Đường VCIO kinh doanh du lịch Mice


Thạc

s ĩ Sơn Hồng Đức

Đến thế kỷ XVII, cà phê được nhập vào Châu Âu và hình
thành thối quen uống cà phê ở một số tầng lớp dân chúng, nhất
là giới thương buôn. Những “Coffee House” (quán cà phê) được
nhiều người chọn là nơi hội họp, nổi tiếng nhất là “Quán cà phê
Lloyds” ở London, là nơi hội họp của giới chủ tàu, giới bảo hiểm
và giới Ngân hàng.
Đển thế kỷ 18, giới giàu có, giới quý tộc chọn các thành
phố có suối khoáng để vừa -tận hưởng cuộc sống, chăm sóc sức
khỏe, luôn tiện tổ chức các cuộc họp. Điều này thúc đẩy sự hình
thành các thành phố nghĩ dưỡng như Bath, Cheltenham (Anh),
Spa (Bỉ), Vichy (Pháp) với đầy đủ các dịch vụ ăn, ở, vui chơi
giải trí, hội họp và cả đánh bạc nữa.
Đến thế kỷ XX, ở Châu Âu có nhiều doanh nhân xây
dựng các Giảng đường lớn đa năng, xếp ghế ngồi theo kiểu lớp
học hay kiểu rạp hát để cho thuê. Từ đó gây nên phong trào tổ
chức HN-HT trong giới khoa học, hàn lâm. Đồng thời ở các khu
Nghĩ dưỡng các vùng suối khoáng và ờ bờ biển, người ta còn
xây dựng các “Sảnh đa năng” (Multifunction Hall) có thể sử
dụng cho tổ chức khiêu vũ, tiếp tân, đám cưới hay hội họp. Và
các nhà Quản lý muốn tận thu nên quảng cáo mời gọi những ai
có nhu cầu tổ chức HN-HT. Một yếu tố quan trọng khác là hệ
thong Hỏa xa phát triển nhanh, nối liền hầu hết các trung tâm
nghĩ dưỡng với các thủ đô Âu châu cho nên các tổ chức, doanh
nghiệp kết họp “Làm việc và Nghĩ dưỡng”, từ đó phát sinh ra
phong trào hội họp ngoài nơi làm việc.

Còn ở Hoa Kỳ, ngoài các nhà kinh doanh, nhà khoa học
còn có các Hội đoàn tôn giáo hay dân sự, họ cũng tổ chức cuộc
họp, gặp gỡ, hội thảo rầm rộ “bên ngoài nhà thờ”, xem như là
một động tác “quảng bá đối với dân chúng”. Nhưng cũng chính
21


Thạc sĩ Sơn Hồng Đức

Đường vào kinh doanh du lịch Mice

ở Hoa Kỳ, người ta có một sáng kiến góp phần định hình cho
công nghiệp Mice sau này. Nhiều công ty đầu tư vào các
“phương tiện hội họp” (Phòng HN-HT, ...) ở thành phố Detroit
(Bang Michigan) cùng góp tiền để thuê chuyên gia làm việc toàn
thời gian, đi khắp noi để giới thiệu, mời gọi các doanh nghiệp,
hội đoàn có nhu cầu hội họp đến Detroit để tổ chức. Như thế,
vào năm 1896, một hình thức “Convention Bureau” (Văn phòng
khuyến mãi cho HN-HT) được hình thành đầu tiên trên thế giới.
Tiếp đó, các thành phố khác ở Hoa Kỳ, rồi Âu châu làm theo. Ví
dụ thành phố Cleveland năm 1904, Atlantic City năm 1908 và
Los Angeles năm 1910 đã có Văn phòng khuyến mãi HN-HT.
Ngày nay, nhiều tổ chức, hội đoàn của xã hội dân sự. và
cả lãnh vực công quyền đều có nhu cầu hội họp. Đặc biệt là các
đoàn thể, tổ chức tôn giáo, nghề nghiệp, nghiệp đoàn, doanh
nhân. Trước “Cầu” lớn đó, tất nhiên phải có “Cung”. Nhiều nhà
đầu tư, phần lớn trong lĩnh vực du lịch và địa ốc đã nhanh nhạy
đối với loại hình kinh doanh “sạch” mà đem lại lợi nhuận cao.
Họ đã đầu tư vào hai lĩnh vực:
- Lĩnh vực xây dựng và cung cấp cơ sở hạ tầng (Phòng

HN-HT, Phương tiện nghe nhìn, Phương tiện truyền thông-liên
lạc xa, Dịch vụ phục vụ HN-HT..)
- Lĩnh vực “Công nghệ tổ chức”, như “Hiệp hội quốc tế
quản lý triển lãm” (IAEM) từ 1928, hay “Hiệp hội quốc tế
chuyên môn tổ chức HN-HT” (PCMA) từ 1957, hay “Hiệp hội
quốc tế tổ chức Hội nghị” (ICCA) từ 1963, hay “Hiệp hội quốc
tế các nhà tổ chức chuyên nghiệp Hội thảo” (LAPCO) từ 1968.
(Sẽ
trở
lạitrong phần Hai).

22


Thạc

During vào kinh doanh du lịch Mice

s ĩ Sơn Hồng Đức

Điêu mà các nhà đâu tư dự kiên vào hai thập niên đâu
của thế kỷ XX, đã trở thành hiện thực trong hai thập niên cuối
cùng thế kỷ. Neu về quy mô, hiện có những cơ sở hạ tầng lớn
như sau:
- Sheffield Arena (Anh) với 12.000 chỗ ngồi.
- Birmingham National Indoor Arena với 18.000 chỗ ngồi.
Còn về mặt địa lý, thì trong 15 năm cuối cùng của thế kỷ
XX, phong trào đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng đã vượt ra ngoài
Châu Âu và Bắc Mỹ, vươn đến úc châu và châu Á. Việc xây
dụmg Trung tâm HN-HT hiện đại ở Quận 7, Thành phố Hồ Chí

Minh cho thấy Việt Nam đã hội nhập vào việc kinh doanh loại
hình dịch vụ này.
Các Nhà nước đều xem việc kinh doanh HN-HT là một
hướng đi tích cực. Khi một Doanh nghiệp tổ chức HN-HT tại một
ncri nào đó, họ chủ động đem đến một số đông du khách, khách có
th'ể trở thành những du khách “tự họ tìm đến” về sau, nếu họ hài
lòng trong chuyến đi trước đó. Ngay cả những đất nước, hay vùng
lãnh thổ không có những cảnh quan hùng vĩ, diện tích nhỏ hẹp như
Singapore, Hongkong hay Macau, thì Du lịch HN-HT là sản phẩm
du lịch “thay thế”. Còn đối với các nước có tiềm năng lớn về du
lịch như Trung Quốc, úc, Ấn Độ thì đây là sản phẩm “bổ sung”
cho sản phẩm tự nhiên, văn hóa. Hơn nữa, việc thúc đẩy bán được
sàn phẩm HN-HT còn đem đến cho nơi tổ chức hai món lợi lớn:
- Danh tiếng nếu nơi ấy làm tốt, khách về sẽ quảng bá
klhỗng công, trở thành những “Đại sứ thiện chí”. Bạn bè, người
thiân sẽ tin tường hơn là tin vào những tài liệu quảng cáo.
- Doanh thu lớn: Khách tham dự HN-HT thường thuộc
thành phần trung lưu trở lên nên có khả năng chi trả cao. Ngay
trong loại hình Du lịch Khuyển thưởng, các nhân công, công
23


Đường

vàokinh doanh du

Mice

Thạc sĩ Sơn Hồng Đức


nhân viên chức được doanh nghiệp khuyến thưởng cho chuyến
đi cũng sẵn sàng chi tiêu bên lề, vì họ được chi trả trọn gói cho
chuyến đi. Người ta thường nói ràng, một khách tham gia Du
lịch HN-HT sẽ chi gấp 3 lần một du khách bình thường.
Lợi ích là như thế, nhưng để đạt được không phải là dễ,
vì việc này đòi hỏi ở noi tổ chức nhiều yếu tố nghiệp vụ. Chứ ý
muốn và ý chí không thôi thì chưa được.
B - ĐÓI VỚI VIỆT NAM s ự PHÁT TRIEN NHƯ THÉ NÀO?
Chúng tôi không có thông tin về miền Bắc, nên chỉ dám
nói về miền Nam.
Vào năm 1932, Công ty sản xuất xe hơi Ford (Hoa Kỳ)
muốn giới thiệu sản phẩm cho thị trường Đông Dương đã phải
làm các động tác sau:
- Đặt phòng tại Khách sạn Continental cho đoàn tiền tiêu,
gồm 12 người. Sau đó xin phép Phòng Thương mại Sài Gòn cho
phép tổ chức triển lãm, rồi thuê cơ sở Jean Comte (vị trí ngày
nay là Diamond Plaza). Sau đó đem xe qua triển lãm và khi hết
thời gian triển lãm họ thuê Công ty Lữ hành Havas Voyages đưa
phái đoàn tham quan Angkor. Như vậy, vì Sài Gòn lúc ấy chưa
có một công ty lo trọn gói, nên Công ty Ford phải thực hiện các
bước riêng lẽ, người đứng ra lo là đoàn tiền tiêu.
- Năm 1973, Công ty động cơ Kubota (Nhật) muốn
tưởng thưởng (Incentive) cho các đại lý cấp 1 và 2 ờ ĐBSCL đã
bán máy cày cầm tay và động cơ thủy Kubota nên có tổ chức
một “Hội thảo tưởng thưởng” (Incentive Meeting) tại Đà Lạt.
Công ty phải tự mình làm các công việc sau đây: Mua vé máy
bay cho Hội thảo viên đi từ Sài Gòn đến Đà Lạt rồi trở về. Thuê
khách sạn Palace ở Đà Lạt và thuê phòng họp 2 ngày. Thuê xe
cho đại biểu tham quan Đà Lạt và xung quanh. Trong trường
hợp này, chưa xuất hiện vai trò trung gian của Công ty Lữ hành.

24


Thạc s ĩ Sơn Hồng Đức

Đường vào kinh doanh du lịch Mice

- Vào năm 2007, Công ty kẹo Perfetti tổ chức một “Hội
nghị làm việc” đồng thời khuyến thường cho các đại lý cấp 1 ở
ĐRSCL đã vượt chỉ tiêu bán sản phẩm. Sự kiện diễn ra tại một
khách sạn quốc tế ở cần Thơ. Trong sinh hoạt này, bộ phận
Marketing của công ty đã tìm thông tin trên website, chọn được
khách sạn ấy, thảo luận cùng Ban Giám đốc của khách sạn, cuối
cùng ký hợp đồng để khách sạn cung cấp phòng ngủ, dịch vụ ăn
uông và phòng họp. Nghĩa là họ chỉ sử dụng 2 trong 4 chữ, đó là
“C” (Convention) và “I” (Incentive).
Điều này có nghĩa là Du lịch Mice trước hết không cần
hội đủ 4 chữ M-I-C-E. Chỉ cần có đoàn đông người có nhu cầu
ở, nơi hội họp, ăn uống và giải trí là đủ. Và đoàn khách Mice có
thê đến từ trong nước hay đến từ nước ngoài, cũng có thể đến từ
nhiều nước. Trên lý thuyết, một cuộc HN-HT quốc tế cần có 4
điều kiện sau:
- Số khách tham dự
: tối thiểu 300
- Số người nước ngoài
: 40% trở lên
- Số quốc tịch
: 5 trở lên
- Độdài
: 3 ngày trở lên

Theo cách tính của tổ chức “UIA” (Union of International
Association) và theo tiêu chuẩn này thì năm 2001 trên thế giới
có 9259 HN-HT tầm vóc quốc tế, diễn ra trên 188 nước và vùng
lãnh thổ.
Còn về phương diện thực tế, các Khách sạn, Công ty Lữ
hành sẵn sàng gọi là đoàn Mice, các đoàn có nhu cầu về lưu trú,
ăn uống, hội họp, với con số tham dự vài chục người cũng được.
Và trên thực tế, có nhiều đoàn chọn những khách sạn nhỏ
ở Thụy Sĩ để tổ chức các sự kiện gọi là “Retreat” (cấm phòng)
25