HƯỚNG DẪN HỢP ĐỒNG THẾ CHẤP
1.

Xác định Bên thế chấp:

Trước khi soạn thảo Hợp đồng phải xác định chính xác ai là chủ sở hữu Tài sản thế chấp, ai
là người có thẩm quyền ký kết Hợp đồng thế chấp, trong đó lưu ý một số trường hợp như sau:
a) Tài sản thuộc sở hữu chung vợ chồng:
-

Trên thực tế, nhiều xe ô tô hình thành trong thời kỳ hôn nhân, thuộc sở hữu chung của vợ
chồng nhưng chỉ ghi tên 01 người trên Đăng ký xe. Nghị quyết số 02/2000/NQ-HĐTP ngày
23/12/2000 của Hội đồng thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao hướng dẫn đối với các trường
hợp này, nếu không có tranh chấp thì là tài sản chung; nếu có tranh chấp thì người có tên trên
Đăng ký xe ô tô phải chứng minh được đây là tài sản riêng (được thừa kế, tặng cho riêng…),
nếu không chứng minh được thì là tài sản chung. Vì vậy, để bảo đảm an toàn cho Bên nhận
thế chấp, trong những trường hợp không đủ thông tin, cơ sở để xác định là tài sản riêng, thì
yêu cầu cả vợ và chồng ký vào Hợp đồng hoặc yêu cầu người không có tên trên Đăng ký xe
ô tô lập văn bản ủy quyền cho người có tên trên Đăng ký xe ô tô ký Hợp đồng thế chấp.

-

Nhiều trường hợp vợ chồng ly hôn nhưng đương sự không yêu cầu Tòa án phân chia tài sản
chung, nên trong Bản án chỉ ghi nhận việc ly hôn, nuôi con…mà không ghi nhận phần tài
sản. Trong trường hợp này, tài sản vẫn là tài sản chung và vẫn phải yêu cầu 2 người (đã ly
hôn) ký Hợp đồng thế chấp.

b) Tài sản liên quan đến thừa kế:
-

Trường hợp tài sản thuộc quyền sở hữu của 1 người nhưng người đó đã chết (hoặc bị Tòa án

tuyên bố chết), hoặc thuộc quyền sở hữu của nhiều người, có người đã chết, có người còn
sống, thì phải yêu cầu khách hàng hoàn tất thủ tục khai nhận di sản thừa kế cho đến khi tài
sản được đăng ký sang tên cho những người thừa kế, sau đó yêu cầu tất cả những người này
ký hoặc ủy quyền cho người khác ký Hợp đồng. Bên nhận thế chấp không tự xác định những
người thừa kế và cho những người này ký Hợp đồng.

c) Tài sản thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp/tổ chức:
-

Người có thẩm quyền ký kết Hợp đồng là người đại diện theo pháp luật của Doanh nghiệp/tổ
chức đó (xem Giấy chứng nhận Đăng ký kinh doanh mới nhất). Trường hợp Người đại diện
theo pháp luật của doanh nghiệp không trực tiếp ký kết Hợp đồng, thì phải có văn bản ủy
quyền.

-

Trong một số trường hợp theo quy định của pháp luật thì đối với một số giao dịch, Người đại
diện theo pháp luật của Doanh nghiệp không được tự quyết định, mà do cấp cao hơn như
HĐQT, Hội đồng thành viên, Đại hội xã viên…quyết định (VD: Tài sản thế chấp có giá trị
lớn hơn 50% tổng tài sản của Doanh nghiệp…). Trong những trường hợp này, người ký Hợp
đồng vẫn là Người đại diện theo pháp luật hoặc đại diện theo ủy quyền của Doanh nghiệp,


nhưng trước đó phải có văn bản của cấp có thẩm quyền quyết định về việc đồng ý ký kết và
thực hiện giao dịch.
-

Trường hợp Đăng ký xe ô tô được cấp đứng tên Chi nhánh, Phòng Giao dịch, Văn phòng đại
diện hoặc các Đơn vị hạch toán phụ thuộc khác của Doanh nghiệp (không có tư cách pháp
nhân), thì khi ghi Bên thế chấp phải ghi đầy đủ tên Doanh nghiệp và Tên Đơn vị phụ thuộc.

VD: Công ty XYZ – Chi nhánh/Phòng Giao dịch/Văn phòng đại diện N.

d) Trường hợp Chủ tài sản không trực tiếp ký, mà ủy quyền cho người khác ký Hợp đồng:
-

Khi Chủ tài sản ủy quyền cho người khác ký Hợp đồng, Bên thế chấp vẫn là Chủ tài sản
(Người ủy quyền), còn người được ủy quyền chỉ là người đại diện ký Hợp đồng. Do đó,
trong phần Bên thế chấp vẫn phải ghi đủ thông tin về Chủ tài sản, sau đó ghi thông tin về
việc ủy quyền và Người được ủy quyền.

-

Văn bản ủy quyền phải hợp pháp, phải được công chứng và phải rõ ràng, cụ thể. VD: Phải
ghi rõ là ủy quyền thế chấp để vay bao nhiêu tiền, vay trong thời hạn bao lâu, lãi suất vay…
Trường hợp không ghi cụ thể các nội dung này, thì phải ghi là: Ủy quyền thế chấp tài sản để
vay vốn. Tất cả các nội dung liên quan đến việc vay vốn như số tiền vay, thời hạn vay, lãi
suất vay, mục đích sử dụng vốn vay…do Bên được ủy quyền toàn quyết quyết định và thỏa
thuận với Bên ...và các Bên liên quan. Tránh việc chỉ ghi chung chung là “ủy quyền thế chấp
tài sản để vay vốn”.

-

Tốt nhất, đề nghị Khách hàng sử dụng mẫu ủy quyền cho Bên nhận thế chấp ban hành. Nếu
mẫu văn bản ủy quyền cho Khách hàng lập sẵn, thì phải chú ý các nội dung nêu trên.

-

Lưu ý: Hiện nay, tình trạng mua bán xe ô tô mà không thực hiện thủ tục đăng ký sang tên tại
Cơ quan CSGT, chỉ lập văn bản ủy quyền sử dụng, định đoạt xe là rất phổ biến. Đối với các
trường hợp này, về mặt pháp lý, Chủ sở hữu tài sản vẫn là Bên bán (người có tên trên Đăng

ký xe), tuy nhiên trên thực tế đã chuyển cho người khác. Vì vậy cần đặc biệt thận trọng khi
nhận thế chấp các tài sản dạng này để tránh rủi ro cho Bên nhận thế chấp. Bên thế chấp
trong trường hợp này vẫn là Bên đã bán xe, còn Bên mua xe chỉ ký Hợp đồng thế chấp với tư
cách người được ủy quyền; trong hồ sơ phải lưu giữ cả giấy tờ tùy thân (CMND, Hộ khẩu…)
của cả Bên mua và Bên bán xe để có đủ thông tin sử dụng khi cần thiết.

2.

Ghi phần Bên thế chấp:

a) Trường hợp Tài sản thế chấp thuộc quyền sở hữu riêng của một cá nhân và cá nhân này
trực tiếp ký Hợp đồng, thì ghi như sau:



Bên thế chấp: Ông/bà...............................................................................................................

-

Ông/bà…………………………sinh năm…………, Giấy chứng minh nhân dân số
………….do Công an ………………cấp ngày.....................................................................


-

Hộ khẩu thường trú tại............................................................................................................

-

Địa chỉ hiện tại:......................................................................................................................


b) Trường hợp Tài sản thế chấp là tài sản thuộc sở hữu chung của hai vợ chồng và cả 2 vợ
chồng trực tiếp tham gia ký kết Hợp đồng, thì ghi như sau:



Bên thế chấp: Ông……………………………..và vợ là bà.................................................

-

Ông …………………………, sinh năm …………, Giấy chứng minh nhân dân số
………………….do Công an ………………….. cấp ngày ………….., đăng ký Hộ khẩu
thường trú tại .........................................................................................................................

-

Bà ………………………….., Giấy chứng minh nhân dân số ………………….do Công an
………………….. cấp ngày ………….., đăng ký Hộ khẩu thường trú tại ..........................

-

Địa chỉ hiện tại:......................................................................................................................

c) Trường hợp Tài sản thế chấp thuộc sở hữu chung của nhiều cá nhân và tất cả các cá
nhân này trực tiếp tham gia ký kết Hợp đồng, thì ghi như sau:



Bên thế chấp:


-

Ông/bà…………………………, sinh năm …………, Giấy chứng minh nhân dân số
………………….do Công an ………………….. cấp ngày ………….., đăng ký Hộ khẩu
thường trú tại .........................................................................................................................

-

Ông/Bà ………………………….., Giấy chứng minh nhân dân số ………………….do Công
an ………………….. cấp ngày ………….., đăng ký Hộ khẩu thường trú tại ......................

-

................................................................................................................................................

d) Trường hợp Chủ sở hữu tài sản không trực tiếp mà ủy quyền cho người khác ký kết Hợp
đồng, thì ở phần Bên thế chấp vẫn phải ghi tên Chủ sở hữu (như cách ghi tại điểm a, b,
và c trên đây), sau đó ghi thêm nội dung ủy quyền. Ghi thông tin về Người được ủy quyền
ngay sau thông tin về Người ủy quyền. Ví dụ:



Bên thế chấp: Ông/bà...............................................................................................................

-

Ông…………………………, sinh năm …………, Giấy chứng minh nhân dân số
………………….do Công an ………………….. cấp ngày ………….., đăng ký Hộ khẩu
thường trú tại..........................................................................................................................


-

Ông……………………….đã ủy quyền cho ông/bà………………………….., sinh
năm……………, Giấy chứng minh nhân dân số……………….do Công
an……………….cấp
ngày………………………..,
Hộ
khẩu
thường
trú
tại……………………………………………, ký kết Hợp đồng này theo văn bản ủy quyền
số…………………ngày.........................................................................................................


-

Bà…………………………, sinh năm …………, Giấy chứng minh nhân dân số
………………….do Công an ………………….. cấp ngày ………….., đăng ký Hộ khẩu
thường trú tại .........................................................................................................................

e) Trường hợp Tài sản thế chấp thuộc sở hữu của tổ chức/doanh nghiệp, thì ghi như sau:



Bên thế chấp: Công ty..............................................................................................................

-

Địa chỉ:...................................................................................................................................


-

Điện thoại:............................................................Fax:...........................................................

-

Đại diện: Ông/bà..................................................Chức vụ:...................................................
(Nếu Người ký Hợp đồng không phải là người đại diện theo pháp luật của tổ chức/doanh
nghiệp, thì có thể ghi thêm nội dung “theo văn bản ủy quyền
số………………..ngày………………….của……………………………………….”).

f)

Trường hợp Tài sản thế chấp đứng tên Đơn vị phụ thuộc của Doanh nghiệp, thì ghi như
sau:



Bên thế chấp: Công ty XYZ – Chi nhánh/Phòng Giao dịch/Văn phòng đại diện...........

-

Địa chỉ:...................................................................................................................................

-

Điện thoại:............................................................Fax:...........................................................

-


Đại diện: Ông/bà..................................................Chức vụ:…………………….., theo văn
bản
ủy
quyền
số………………..ngày………………….của………………………………………..

3.

Ghi phần Bên nhận thế chấp:
Trường hợp Người đại diện được ủy quyền tại các Chi nhánh/Phòng Giao dịch/Sở Giao
dịch của Bên nhận thế chấp ký Hợp đồng và đóng dấu Chi nhánh/Phòng Giao dịch/Sở
Giao dịch, thì ghi như sau:



Bên nhận thế chấp: ….............................................................................................................

-

Địa chỉ:...................................................................................................................................

-

Điện thoại:............................................................Fax:...........................................................

-

Đại diện: Ông/bà..................................................Chức vụ:...................................................
(Có thể ghi hoặc không ghi thêm nội dung ủy quyền).


I. PHẦN NỘI DUNG HỢP ĐỒNG
1.

Điều 1. Tài sản thế chấp:


-

Phải mô tả Loại xe và màu sơn (VD: Xe ô tô con 05 chỗ ngồi nhãn hiệu Toyota Lexus LS
460, màu đen….), số khung và số máy (đặc biệt quan trọng, cần ghi chính xác), Biển số
đăng ký.

-

Không ghi số tiền vay vào Hợp đồng. Việc ghi số tiền cho vay tối đa vào Hợp đồng dễ dẫn
đến hiểu nhầm rằng Tài sản thế chấp chỉ bảo đảm cho số tiền này (nợ gốc) mà không bảo
đảm cho các khoản tiền lãi, phí và các chi phí phát sinh. Trường hợp ký Hợp đồng tại tổ
chức công chứng và tổ chức công chứng yêu cầu phải ghi số tiền vay, thì bổ sung thêm câu:
“Với giá trị tài sản nêu trên, Bên ...đồng ý cho Bên thế chấp với số tiền cao nhất
là……………………..(Bằng chữ:………………………………………………….)” vào
cuối khoản 3 Điều 1.

Không Ghi giấy Đăng ký xe ô tô. Chỉ ghi những giấy tờ liên quan mà Khách hàng cung cấp
(nếu có). Trường hợp Cơ quan CSGT không quản lý Hồ sơ gốc của xe ô tô, thì Bên nhận thế
chấp phải yêu cầu Khách hàng bàn giao và giữ Hồ sơ gốc. Trường hợp không có giấy tờ gì ngoài
Đăng ký xe ô tô và Giấy chứng nhận bảo hiểm thì bỏ Khoản 3 Điều 3 này.