CHƢƠNG 5

KIỂM SOÁT CHU TRÌNH BÁN
HÀNG – THU TIỀN

Mục tiêu
Sinh viên sẽ hiểu được:
 Những đặc điểm cơ bản của chu trình bán hàng
–thu tiền.
 Các thủ tục kiểm soát chủ yếu áp dụng trong
chu trình.

1


Nội dung




Đặc điểm của chu trình,gian lận, sai sót và
Mục tiêu kiểm soát
Các thủ tục kiểm soát chủ yếu đối với chu
trình bán hàng – thu tiền.
- Những thủ tục kiểm soát chung

- Những thủ tục kiểm soát cụ thể


Một số kỹ thuật gian lận thường gặp trong chu
trình và biện pháp kiểm soát

ĐẶC ĐIỂM CHU TRÌNH

BÁN HÀNG – THU TiỀN
Chấp nhận bán hàng

Giao hàng
Bán hàng

Nợ phải thu
Xóa sổ nợ phải thu
Thu tiền

2


Gian lận và sai sót
Giai đoạn

Gian lận, sai sót

Xử lý ĐĐH

-

KH không được phê duyệt
-Không có khả năng cung ứng
-Sai trên hợp đồng, ĐĐH

Xét duyệt bán chịu


-Không xét duyệt
-Xét duyệt không đúng

Giao hàng

-Không đúng (chủng loại, số lượng, địa chỉ)
-Phát sinh thêm chi phí
-Giao hàng khi chưa được duyệt

Lập HĐ

-Lập HĐ sai
-Bán hàng nhưng không lập HĐ hay ngược lại

Theo dõi NPT

-Ghi sai (niên độ, khách hàng, số tiền)
-Đánh giá, trình bày, khai báo sai

Phƣơng pháp tiếp cận
Mục tiêu

Rủi ro

Thủ tục

Hàng bán đúng đối tƣợng

Bán hàng cho khách hàng không có

khả năng thanh toán

Xét duyệt bán hàng

3


MỤC TIÊU KiỂM SOÁT CHUNG



Sự hữu hiệu và hiệu quả



BCTC đáng tin cậy



Tuân thủ pháp luật và các quy định

Mục tiêu kiểm soát chung







Hữu hiệu (mục tiêu về doanh số, thị phần, tăng

trưởng)
Hiệu quả (kết quả nói trên và các chi phí liên quan)
BCTC đáng tin cậy (trình bày trung thực doanh thu,
GVHB, Lợi nhuận, HTK, NPThu)
Tuân thủ (quy định về Hợp đồng kinh tế, quản lý
HĐ, Giao hàng, Thuế có liên quan)

4


Mục tiêu KS cụ thể



Bán hàng : bán đúng khách hàng, bán đúng giá
Thu tiền :
Thu đúng : đúng người, đúng lô hàng
 Thu đủ : đủ số tiền cần phải thu
 Thu kịp thời : hạn (không để nợ quá hạn)

Ghi nhận và báo cáo
Đúng, đủ, kịp thời, ngắn gọn, dể hiểu
(đối với cả BPkế toán & BP bán hàng)


Mục tiêu kiểm soát cụ thể
Xử lý ĐĐH

Xét duyệt đúng
Bán đúng (giá, số lượng, khách hàng)


Giao hàng

Đúng chất lượng, số lượng, thời gian, địa
điểm..

Lập HĐ và thu tiền

Tuân thủ pháp luật và quy định
Thu đúng, thu đủ

Quản lý NPThu

Theo dõi chi tiết từng KH
Thu nợ đúng hạn
Lập dự phòng kịp thời và phù hợp

5


Rủi ro của quy trình






Bán hàng : không đúng, không đủ, không kịp
thời
Thu tiền : không đúng, không đủ, không kịp

thời
Ghi nhận & báo cáo : không….

Các thủ tục kiểm soát đối với chu trình
bán hàng – thu tiền
Những thủ tục kiểm soát chung
-Phân chia trách nhiệm
-Kiểm soát quá trình xử lý thông tin
-Kiểm tra độc lập việc thực hiện
Những thủ tục kiểm soát cụ thể
-Tiếp nhận ĐĐH và xét duyệt bán chịu đúng
-Giao hàng và lập hóa đơn đúng
-Thu tiền và quản lý nợ phải thu
- Báo cáo trung thực

6


Những thủ tục kiểm soát chung
Phân chia trách nhiệm

Bộ phận bán hàng # Bộ phận xét duyệt bán chịu
Bộ phận thu tiền # Kế toán nợ phải thu
Bộ phận bán hàng # Bộ phận thu tiền

Những thủ tục kiểm soát chung
Kiểm soát quá trình xử lý thông tin





Kiểm soát người dùng, dữ liệu
Kiểm soát chứng từ, sổ sách
Ủy quyền và xét duyệt

Kiểm tra độc lập việc thực hiện

7


THỦ TỤC KIỂM SOÁT CỤ THỂ

Key
controls

= ???

TTKS TiẾP NHẬN ĐƠN ĐĂT HÀNG VÀ
XÉT DUYỆT BÁN CHỊU

Mục tiêu:
Chỉ bán cho các khách hàng
có thật và đủ tư cách
Bảo đảm tính pháp lý của các
giao dịch với khách hàng

Có đủ hàng để giao theo yêu
cầu
Chỉ bán chịu cho các khách
hàng có đủ khả năng thanh

toán

TTKS
Xác minh người mua
Đánh giá uy tín
 Duyệt hạn mức tín dụng
 Phân tích tuổi nợ
 Đưa ra quy định nếu bán
hàng lần đầu
- Đối chiếu ĐĐH với bảng giá
- Xác nhận khả năng cung
ứng
- Xét duyệt bán chịu
- Lập lệnh bán hàng
-

8


TTKS BÁN HÀNG

Mục tiêu: Bán đúng giá
 Giá bán đúng vói bảng giá
của công ty
 Tính toán chính xác số tiền
khách hàng phải tra

TTKS
 Phê duyệt giá
bán

 Cập nhật giá
mới
 KS độc lập

TTKS GIAO HÀNG

Mục tiêu
Giao hàng đúng chủng loại, quy
cách và số lượng, đúng thời
gian

Lập hóa đơn đầy đủ cho các
trường hợp đã giao hàng







TTKS
Kiểm tra tồn kho
trước khi chấp
nhận đơn hàng
Theo dõi đơn đặt
hàng tồn đọng

9



TTKS giao hàng và lập hóa đơn
- Lập chứng từ giao hàng (PXK, PGH)
- Khách hàng ký duyệt mẫu hàng, ký tên lên
chứng từ giao hàng, ký bao bì giao nhận hàng
- Lập HĐ trên cơ sở CTGH, ĐĐH
- Kiểm tra độc lập HĐ trước khi gửi

H T CHỨNG TỪ





Đơn đặt hàng
Phiếu xuất kho
Hoá đơn
Phiếu thu/Báo có ngân hàng

10


TTKS NỢ PHẢI THU

Mục tiêu:
Theo dõi đầy đủ, chính xác
nợ phải thu

TTKS
???


Các khoản phải thu không bị
chiếm dụng

TTKS NỢ PHẢI THU

Mục tiêu
Lập báo cáo tài chính
trung thực và hợp lý

TTKS
????

Chỉ xóa sổ những khoản
nợ thật sự khó đòi

11


KSNB CHU TRÌNH

BÁN HÀNG
Key
controls

= ???

TTKS

HÀNG BỊ TRẢ LẠI
MUC TIÊU

- Hàng bị trả lại là
đúng
- Ghi nhận đúng dể
không làm sai
lệch công nợ

Thủ tục kiểm soát
-Sử dụng chứng từ
riêng

-Quy định người xét
duyệt và thủ tục thực
hiện

12


KSNB CHU TRÌNH DOANH THU

THU TIỀN
Rủi ro
- Tiền thu bị chiếm đoạt
- Tiền thu bị chiếm dụng
- Sổ sách ghi chép không
chính xác và đầy đủ

Mục tiêu kiểm soát
- Tiền được thu đủ
- Tiền được thu kịp thời
- Sổ sách ghi chép chính

xác, đầy đủ và kịp thời

TTKS

THU TIỀN









Phân chia trách nhiệm
Ủy quyền và xét duyệt
Kiểm soát chứng từ
Kiểm tra độc lập
Bảo vệ tài sản
Phân tích rà soát
Các thủ tục khác

Key
controls

= ???

13



TTKS THU TiỀN VÀ NỢ PHẢI THU
- Khuyến khích KH nhận biên lai
- Tách biệt thủ quỹ và kế toán
- Đối chiếu cuối ngày thủ quỹ - kế toán
- Khuyến khách KH chuyển khoản
- Theo dõi chi tiết nợ phải thu KH
- Nhắc nợ và đối chiếu công nợ thường xuyên
- Phân tích NPThu, Hàng bán bị trả lại/Nhân viên
- Lập bảng phân tích tuổi nợ

TTKS GHI NHÂN VÀ BÁO CÁO
- Ban hành chính sách lập dự phòng NPT khó đòi
- Ban hành chính sách xóa sổ NPT
- Phân tích DP NPT, Nợ xóa sổ/Nhân viên
- Trình bày và khai báo NPT
- Lập bảng chỉnh hợp NPT

14


TTKS thu tiền bán hàng


TTKS Tiền thu bán hàng tránh bị lạm dụng :







Định kỳ đối chiếu công nợ
Thường xuyên đối chiếu số dư ngân hàng
Người thu tiền khác người ghi chép thu tiền

TTKS để giảm sai sót trong ghi chép nghiệp vụ




Các chứng từ bán hàng đều chuyển về KT ghi chép
Đối chiếu số bán hàng với số xuất hàng tồn kho
Đối chiếu số thu tiền với bảng kê ngân hàng

Một số gian lận thƣờng gặp và Biện
pháp kiểm soát tƣơng ứng
Gian lận

Biện pháp kiểm soát

Xét duyệt bán hàng (bán
giá thấp, cho hưởng CK
thương mại không đúng,
bán cho KH không có khả
năng thanh toán)

- Xây dựng chính sách bán hàng và chính
sách bán chịu
- Tách biệt người BH và người xét
duyệt/thay đổi giá, CK


Biển thủ tiền bán hàng
thu được
Thủ thuật gối đầu
(lapping)

Nhân viên giám sát/camera
-Đăng nhập/Thoát trên máy bán hàng
-Đường dây nóng
-

-Đối chiếu công nợ thường xuyên
-Kế toán nợ phải thu không được quyền
xóa sổ NPT

15


Kiểm soát chu trình bán hàng – thu tiền

Kết thúc!!!

16