MỤC LỤC

CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ CHỨNG TỪ XUẤT KHẨU
TẠI CÔNG TY TNHH UNI – PRESIDENT...................................................................2
2.1.2. Tóm tắt lô hàng.........................................................................................................................2
2.2. Chính sách mặt hàng.................................................................................................3
2.2.1. Khái niệm...................................................................................................................................3
2.2.2. Thay mặt người gửi hàng (Người xuất khẩu)..................................................................3
2.2.3. Thay mặt người nhận hàng (người nhập khẩu)...............................................................3
2.3. Quy trình thực hiện nghiệp vụ chứng từ xuất khẩu tại công ty uni - president.......4
2.3.1. Nhận đơn hàng hàng của khách hàng................................................................................4
2.3.2. Xác nhận phương thức thanh toán......................................................................................4
2.3.4. Nhận Booking Note (Booking Confirmation) và kiểm tra, giao cho bộ phận
giao nhận................................................................................................................................................5
2.3.5. Lấy booking với ETD.............................................................................................................8
2.3.6. Chuẩn bị xuất hàng..................................................................................................................8
2.3.7. Giấy chứng nhận bảo hiểm.................................................................................................10
2.3.8. Gửi chi tiết container cho khách hàng (sau khi xuất hàng........................................10
2.3.9. Làm thủ tục hải quan............................................................................................................12
2.3.10. Giao hàng...............................................................................................................................12
2.3.11. Làm CO sau ngày tàu chạy...............................................................................................14
2.3.12. Đăng kí kiểm dịch thực, động vật..................................................................................14
2.3.13. Gửi toàn bộ chứng từ gốc cho khách hàng..................................................................15
2.4. Tình huống phát sinh và hướng xử lí (nếu có)........................................................16

1


CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ CHỨNG TỪ XUẤT KHẨU
TẠI CÔNG TY TNHH UNI – PRESIDENT
2.1.2. Tóm tắt lô hàng

Hình 1: Sơ đồ mối quan hệ các bên liên quan đến quy trình

VIỆT NAM

INDIA

THANA BHUM
(Hãng tàu)

THANA BHUM
(Hãng tàu)

Master
(D/O)

CARGO

Master Bill
(MB/L)

UNI – PRESIDENT
CO., LTD
(Seller)

V.SQUARE
ENTERPRISES
CO., LTD
(Buyer)

Master D/O

Nhận hàng

2

A/N


2.2. Chính sách mặt hàng
2.2.1. Khái niệm
Là những chính sách, chủ trương, các chương trình hành động do chính phủ chỉ
đạo thực hiện hướng vào đối tượng là các mặt hàng và những người sản xuất. Đó có thể là
các quy định về tiêu chuẩn các mặt hàng được phép lưu thong, những chương trình thực
hiện nhằm bình ổn thị trường khi giá cả các mặt hàng tăng cao.
2.2.2. Thay mặt người gửi hàng (Người xuất khẩu)
- Chọn tuyến đường, phương thức vận tải và người vận tải thích hợp.
- Lưu khoang với hang tàu đã chọn lựa.
- Đóng gói hàng hóa (trừ phi việc này do người gửi hàng thực hiện trước khi giao
hàng cho người nhận) có tính đến tuyến đường, phương thức vận tải, bản chất hàng hóa
và các luật lệ áp dụng nếu có nước xuất khẩu, các nước chuyền tải và nước đến.
- Sắp xếp việc lưu kho hàng hóa (nếu cần)
- Vận chuyển hàng hóa vào cảng, sắp xếp việc khai hải quan, lo các thủ tục chứng
từ, lien hệ và giao hàng cho người vận tải.
- Thanh toán chi phí và các phí tổn khác, bao gồm cước phí.
2.2.3. Thay mặt người nhận hàng (người nhập khẩu)
- Nhận hàng từ người vận tải, trả cước phí vận tải cho người chuyên chở nếu cần.
- Nhận và kiểm soát mọi chứng từ thích hợp liên quan đến việc chuyển dịch hàng.
- Giao hàng đã làm thủ tục hải quan cho người nhận.
- Giúp người nhận hàng trong việc lưu kho và phân phối hàng hóa nếu cần.
- Sắp xếp việc khai thuế hải quan và đóng thuế, lệ phí và các chi phí khác cho hải
quan và các cơ quan công quyền khác.

- Giúp đỡ người nhận hàng _nếu cần_tiến hành việc khiếu nại đối với hang tàu về
việc mất hàng hay bất cứ hư hại nào đối với hàng.

3


2.3. Quy trình thực hiện nghiệp vụ chứng từ xuất khẩu tại công ty uni - president
2.3.1. Nhận đơn hàng hàng của khách hàng
Nhân viên kinh doanh sẽ tiếp nhận yêu cầu hay đơn nhận đơn hàng của khách
hàng, có nghĩa là thay mặt khách hàng (người nhận hàng) làm thủ tục thông quan nhập
khẩu, nhận hàng tại cảng biển, tổ chức vận chuyển hàng hóa an toàn và giao cho khách
hàng đến địa điểm mà khách đã chỉ rõ trong hợp đồng kinh tế. Tiếp đó sẽ tiến hành xem
xét và báo giá, hai bên thỏa thuận và kí kết hợp đồng giao nhận. Tuy nhiên, đối với
những khách hàng quen thuộc, đã hợp tác nhiều lần thì sau khi thỏa thuận, công ty Uni –
President sẽ tiến hành việc giao nhận lô hàng nhập khẩu trên tinh thần tin cậy lẫn nhau mà
không cần phải kí kết bất cứ hợp đồng giao nhận nào.
Sau đó, khách hàng sẽ cung cấp cho công ty Uni- President một bộ hồ sơ gồ: Hợp
đồng (1 bản chính); Hóa đơn thương mai (1 bản gốc); Vận đơn đường biển (1 bản gốc);
Phiếu đóng gói (1 bản gốc); Chứng nhận xuất xứ hàng hóa (1 bản gốc)…. Trên tất cả các
chứng từ đều có nội dung , số liệu rất cụ thể và đã được công ty khách hàng kiểm tra tính
hợp lệ, hay đã được tu chỉnh khi xảy ra bất kỳ sai sót nào.
2.3.2. Xác nhận phương thức thanh toán.
Một trong những nội dung quan trọng trong xuất khẩu hàng hóa là vẫn đề thanh
toán. Căn cứ vào hình thức thanh toán trong các chứng từ, hóa đơn có thể tóm tắt nghiệp
vụ kiểm tra, xác nhận thanh toán như sau:
- Thanh toán bằng tiền mặt
Trong trường hợp thanh toán bằng tiền mặt hay chuyển tiền sau khi giao hàng thì
nghiệp vụ làm thủ tục thanh toán thực hiện tương tự như khi kiểm tra xác nhận thanh
toán.
- Thanh toán bằng phương thức nhờ thu

Trong trường hợp thanh toán bằng phương thức nhờ thu cần chú ý đến các nghiệp
vụ yêu cầu thanh toán từ phía nhà xuất khẩu.Để đảm bảo được thanh toán
tiền hàng nhà xuất khẩu thường phải thực hiện các nhiệm vụ như: Phát thư theo
yêu cầu thanh toán, chuyển chứng từ , ký phát hối phiếu đòi tiền....

4


Chú ý: Phương thức này thường mang lại rủi ro cho nhà xuất khẩu nên các nhà
xuất khẩu phải thận trọng khi áp dụng phương thức này.
- Thanh toán bằng chuyển tiền (TTR,T.T…)
- Thanh toán bằng thư tín dụng (letter of credit –L/C): Bộ chứng từ thanh toán
thong dụng bao gồm:
+ Vận đơn đường biển
+ Hóa đơn thương mại (Commecial Invoice)
+ Phiếu đóng gói (packing list)
+ Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin)
+ Đơn bảo hiểm/giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance Certificate)
2.3.4. Nhận Booking Note (Booking Confirmation) và kiểm tra, giao cho bộ phận giao
nhận.
- Ngay sau khi nhận được thông tin đặt chỗ của công ty Uni- President, hãng tàu
THANA BHUM sẽ xác nhận việc đặt chỗ đã thành công cho bộ phận kinh doanh
bằng cách gởi Booking Confirmation hay còn gọi là Lệnh cấp Container rỗng để hướng
dẫn về việc lấy container, hạ bãi container ở đâu, các quy định như thế nào,…
-

Booking Confirmation chứa đựng những thông tin cần thiết sau:




Số booking (Booking Number): 05/02022018.



Tên tàu / Số chuyến (Mother vessel / Voy): THANA BHUM / 163S.



Cảng bốc hàng ( Port of Loading): CATLAI PORT HOCHIMINH.



Cảng dở hàng ( Port of Discharge): KATTUPALLI, INDIA.



Giờ cắt máng (Close date): 48 hours



Số lượng - Tổng Trọng lượng hàng hóa: 20_10000 bags.



Ngày tàu chạy: 02 MAR.



Ngày tàu đến: 06 MAR.


-

Nhân viên kinh doanh kiểm tra hết các thông tin trong Booking Confirmation,

nếu phát hiện thông tin nào sai thì ngay lập tức báo lại với hãng tàu để sửa lại thông tin.

5


Sau khi kiểm tra xong, bộ phận kinh doanh chuyển Booking Confirmation này cho bộ
phận giao nhận để :


Bộ phận giao nhận đem lệnh cấp container rỗng đến phòng điều độ của

hãng tàu để đổi lệnh cấp container. Sau đó, phòng điều độ sẽ giao cho nhân viên giao
nhận bộ hồ sơ gồm:
+ Phiếu đóng gói ( Packing list).
+ Số seal.
+ Vị trí cấp container.
+ Lệnh cấp container có ký tên của điều độ cảng cho phép lấy container
rỗng.


Nhân viên giao nhận sẽ giao bộ hồ sơ này cho tài xế kéo container đến bãi

chỉ
định của hãng tàu xuất trình lệnh cấp container rỗng đã được duyệt, đóng phí
container cho phòng thương vụ bãi và lấy container rỗng vận chuyển về kho
của công ty Tân Thạnh An đóng hàng.



Sau khi đóng hàng xong sẽ vận chuyển container có hàng hạ bãi tại cảng

chờ xuất hàng và đóng phí hạ container cho cảng vụ.


Sau khi hạ container xong, chuẩn bị chứng từ để khai hải quan. Đây là hàng

nông sản nên phải đăng ký kiểm dịch, bộ hồ sơ gồm:
+ 2 giấy phép đăng ký kiểm dịch thực vật theo mẫu của trung tâm đăng ký
kiểm dịch thực vật “Bộ Nông Nghiệp Và Phát Triển Nông Thôn – Cục Bảo Vệ
Thực Vật”.
+ Hợp đồng ngoại thương ( sao y bản chính).
+ Hóa đơn thương mại ( 1 bản chính).
+ Phiếu đóng gói ( 1 bản chính).
+ Mẫu hàng ( gạo nếp) để kiểm dịch.
+ Vận đơn ( vận đơn sẽ được nộp sau khi tàu chạy để lấy chứng thư).

6




Khi đã chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, nhân viên giao nhận mang bộ hồ sơ đó đến cơ

quan kiểm dịch thực vật để đăng ký kiểm dịch. Nhân viên tiếp nhận sẽ kiểm tra bộ hồ sơ,
nếu thấy đầy đủ sẽ ký và đóng dấu vào giấy đăng ký.



Nhân viên giao nhận sẽ đưa nhân viên kiểm dịch đến vị trí container và tiến

hành kiểm tra hàng. Hàng sẽ được cấp chứng thư sau khi đã kiểm tra đạt tiêu chuẩn.
Chứng thư này chứng nhận tình trạng của hàng hóa đảm bảo an toàn.


Dựa trên những chứng từ và những thông tin mà công ty cung cấp, nhân

viên giao nhận dùng phần mềm khai báo hải quan điện tử ECUSS VNACCS để truyền số
liệu lên tờ khai qua mạng. Nếu truyền thành công hệ thống mạng của hải quan tự động
báo số tiếp nhận hồ sơ, số tờ khai và phân luồng hàng hóa. Nhờ bước cải tiến này mà thời
gian làm thủ tục nhanh hơn so với thủ công trước đây vì nhân viên hải quan không phải
nhập lại số liệu trên tờ khai vào máy. Phân luồng hàng hóa có 3 luồng:


Luồng xanh : Miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hóa.

Cán bộ hải quan chuyển hồ sơ qua lãnh đạo chi cục duyệt, đóng dấu thông quan “đã làm
thủ tục hải quan”vào tờ khai xuất khẩu.


Luồng vàng : Miễn kiểm tra thực tế hàng hóa, hồ sơ chuyển qua bộ phận

tính giá thuế để kiểm tra chi tiết hồ sơ. Nếu hồ sơ hợp lệ sẽ được chuyển hồ sơ qua lãnh
đạo chi cục duyệt, đóng dấu thông quan “đã làm thủ tục hải quan” vào tờ khai xuất khẩu.


Luồng đỏ : Hồ sơ được chuyển qua bộ phận kiểm tra thực tế hàng hóa . Tuỳ

tỷ lệ phân kiểm hóa của lãnh đạo chi cục mà chủ hàng xuất trình 5%, 10% hay 100% hàng

để hải quan kiểm tra. Sau khi kiểm tra nếu hàng hóa đúng với khai báo của tờ khai và
chứng từ liên quan, cán bộ hải quan sẽ bấm niêm phong hải quan vào container và sẽ ghi
chú vào tờ khai xác nhận hàng hóa đúng khai báo và chuyển hồ sơ qua lãnh đạo chi cục
duyệt, đóng dấu thông quan “đã làm thủ tục hải quan” vào tờ khai xuất khẩu.
Đối với lô hàng gạo nếp trong hợp đồng này, kết quả phân luồng là luồng vàng. Vì
vậy, sau khi hàng được thông quan nhân viên giao nhận phải thanh lý tờ khai để tránh
trường hợp hàng bị rớt, tránh phí lưu kho, lưu bãi…
2.3.5. Lấy booking với ETD
Nhân viên giao nhận đến hãng tàu lấy lệnh giao hàng cần những chứng từ sau:
7




Thông báo hàng đến. Notice Of Arrival.



Vận đơn đường biển. Bill Of Lading (B/L)



Giấy giới thiệu của doanh nghiệp.



Giấy chứng minh nhân dân của nhân viên giao nhận.
Tại đây nhân viên hãng tàu giữ lại các giấy tờ trên, nhân viên giao nhận

đóng phí cho hãng tàu, nhân viên hãng tàu cấp 4 lệnh giao hàng (Delivery OrderD/O), bản sao của Bill of Loading và manifest (nếu có). Nhân viên giao nhận phải đối

chiếu B/L với các thông tin trên lệnh giao hàng để đảm bảo rằng các thông tin trên
D/O được chính xác như:


Tên và địa chỉ của người nhận hàng.



Số Master Bill of Loading hoặc House Bill of Loading ( M.B/L hoặc

H.B/L).


Tên hàng hoá.



Ký mã hiệu của hàng hoá



Số lượng, trọng lượng của hàng hoá.



Số seal,số contianer.



Tên tàu, số chuyến, cảng bốc hàng, cảng dỡ hàng…




Tên kho chứa hàng tại cảng (nếu là hàng lẻ - LCL)

2.3.6. Chuẩn bị xuất hàng
Thực hiện cam kết trong hợp đồng mua bán, doanh nghiệp phải tiến hành chuẩn bị
hàng để xuất khẩu. Căn cứ để chuẩn bị hàng xuất khẩu là hợp đồng mua bán và thư tín
dụng (nếu hợp đồng thanh toán bằng thư tín dụng).
Công việc chuẩn bị hàng xuất khẩu được tiến hành như sau;
-

Kiểm tra hàng tồn kho

-

- Khi nhận được thông báo hàng đến, chủ hàng phải mang vạn đơn gốc, giấy
giới thiệu của cơ quan đến hãng tàu để nhận lệnh giao hàng (D/O - delivery
order). Hãng tàu hoặc đại lý giữ lại vận đơn gốc và trao 3 bản D/O cho người
nhận hàng
8


-

Chủ hàng đóng phí lưu kho, phí xếp dỡ và lấy biên lai

-

Chủ hàng mang biên lai nộp phí, 3 bản D/O cùng hoá đơn và


phiếu đóng gói đến văn phòng quản lý tàu tại cảng để ký xác nhận D/O và tìm
vị trí hàng, tại đây lưu 1 bản D/O
-

Chủ hàng mang 2 bản D/O còn lại đến bộ phận kho vận để

làm phiếu xuất kho. Bộ phận này giữ 1D/O và làm 2 phiếu xuất kho cho chủ
hàng
-

Làm thủ tục hải quan qua các bước sau:
+ Xuất trình và nộp các giấy tờ:
. Tờ khai hàng NK
. Giấy phép nhập khẩu
. Bản kê chi tiết
. Lệnh giao hàng của người vận tải
. Hợp đồng mua bán ngoại thương
. Một bản chính và một bản sao vận đơn
. Giấy chứng nhận xuất xứ
. Giấy chứng nhận phẩm chất hoặc kiểm dịch nếu có
. Hoá đơn thương mại
+ Hải quan kiểm tra chứng từ
+ Kiểm tra hàng hoá
+ Tính và thông báo thuế
+ Chủ hàng ký nhận vào giấythông báo thuế (có thể nộp

thuế trong vòng 30 ngày) và xin chứng nhận hoàn thành thủ tục hải quan
- Sau khi hải quan xác nhận "hoàn thành thủ tục hải quan" chủ hàng có thể
mang ra khỏi cảng và chở về kho riêng.

-

Chia container theo yêu cầu của khách hang

-

Gửi chi tiết làm hóa đơn cho hãng tàu (SI)

9


2.3.7. Giấy chứng nhận bảo hiểm
- Đối với đơn Bảo hiểm, hai bên đã thỏa thuận mua theo điều kiện giá CIF,
Incoterms 2010 nên sau khi có vận đơn (Bill of Lading) bản copy và trước ngày
tàu chạy công ty Uni- President sẽ đem vận đơn (Bill of Lading), hóa đơn thương
mại (Commercial Invoice) và phiếu đóng gói (Packing List) tới công ty TNHH
Bảo hiểm Tổng hợp Groupama để mua Bảo hiểm cho lô hàng.
-

Mua Bảo hiểm theo điều kiện thương mại CIF, Incoterms 2010 nên bên bán là

công ty Uni- President phải chịu chi phí mua bảo hiểm cho hàng hóa với mức tối
thiểu phù hợp Điều (C) của điều khoản Bảo hiểm Hàng hóa (LMA/IUA) hoặc bất
kỳ điều khoản nào tương tự. Bảo hiểm phải được hợp đồng với một hãng bảo hiểm
có uy tín, và cho phép người mua hoặc bất kỳ cá nhân nào khác có quyền lợi bảo
hiểm về hàng hóa, có thể khiếu nại trực tiếp từ hãng bảo hiểm.
-

Bảo hiểm tối thiểu phải bao gồm giá hàng hóa quy định trong hợp đồng cộng


thêm 10% (nghĩa là 110%), và được mua bằng đồng tiền của hợp đồng.
2.3.8. Gửi chi tiết container cho khách hàng (sau khi xuất hàng
Tất cả các thông tin phải thật chính xác. Nếu không nhân viên giao nhận phải yêu
cầu hãng tàu chỉnh sửa lại để tránh sự rắc rối sau này. Vì trong một số trường hợp cảng sẽ
không giao hàng cho doanh nghiệp, điều đó làm trì trệ việc sản xuất, mất thời gian chứng
minh, mất phí lưu kho, lưu bãi…
D/O là một chứng từ hết sức quan trọng, đây là lệnh để cảng giao hàng cho doanh
nghiệp khi nhân viên giao nhận xuất trình D/O. Ngoài ra D/O còn là chứng từ quan trọng
để làm thủ tục hải quan của hàng nhập khẩu.
Nếu D/O hết hạn mà chủ hàng vì lý do nào đó chưa nhận hàng thì nhân viên giao nhận
phải xin gia hạn D/O và phải nộp phí cho hãng tàu. Chủ hàng nộp D/O này tại bộ phận
Hải Quan giám sát kho, bãi và nhân viên giao hàng của cảng dỡ hàng để có thể nhận hàng
về.
Trên D/O thường có các thông tin như sau:
 Tên hàng: UNI- PRESIDENT PRAWN FEED
 Xuất xứ : Vietnam
10


 Số lượng:20 thùng đóng trong 10 container loại 40feet
OOLU1557791 /OOLEXQ2946
OOLU1045990 /OOLEXQ2945
OOLU1602550 /OOLEXW2920
OOLU1226807 /OOLEXW2921
OOLU1606936 /OOLEXQ2976
OOLU1039806 /OOLEXQ2975
OOLU0564287 /OOLEXQ2971
OOLU1452790 /OOLEXQ2984
OOLU1613067 /OOLEXQ2968
OOLU153270 /OOLEXQ2977

 Tổng trọng lương tịnh : 200,000.00kg
 Tổng trọng lương cả bì: 201,900.00kg
 Đơn giá : 15USD
 Tổng giá trị : 167,812.00USD
 Phương thức thanh toán : T/T
 Số hợp đồng : VS/UP- 05022018
 Số vận đơn : SZAWFO5031437 (H.B/L :SZAWF05031437)
 Số Master Bill of lading ( M.B/L : SHKCW5044251
 Tên tàu : THANA BHUM
 Ngày cập cảng : 06/02/2018
 Chuyến : 163S
 Cảng xếp hàng :HOCHIMINH, VIETNAM .
 Cảng dỡ hàng : KATTUPALLI, INDIA
 Tên công ty nhận hàng: V.SQUARE ENTERPRISES

11


2.3.9. Làm thủ tục hải quan.
Trước khi giao hàng lên phương tiện vận tải người xuất khẩu cần phải khai báo
hải quan cho các điều kiện cơ sở giao hàng nhóm F,C,D.Thực hiện việc thông quan hàng
hóa theo quy định của quốc gia sở tại.
Đối với Việt Nam việc thông quan hàng hóa cần phải xuất trình các chứng từ hải
quan bao gồm:
Tờ khai hải quan.
Hợp đồng xuất khẩu.
Phiếu đóng gói.
Giấy chứng nhận số lượng , chất lượng.
Hồ sơ pháp nhân doanh nghiệp.
Giấy phép xuất khẩu nếu có.

Quy trình và nghiệp vụ khai báo và thông quan hàng hóa bao gồm:
Bước1: Mua tờ khai và khai báo theo mẫu quy định(không dùng bản sao hay tẩy
xóa).
Bước2: Nộp tờ khai và đang ký đợi kiểm hóa.
Bước3: Nhận thông báo kiểm hóa vận chuyển hàng đến địa điểm kiểm hóa.
Bước 4: Ký xác nhận chủ hàng vào tờ khai, để hải quan kẹp chì, xin xác nhận hàng
đã kiểm của hải quan và nhận thông báo thuế nếu có.
Chú ý:
Thông quan điện tử không phải doanh nghiệp nào cũng được thông quan mà phải
dựa vào uy tín của doanh nghiệp và loại hàng mà doanh nghiệp thông quan.
Trên tờ khai tờ khai bao giờ cũng có mã số mã vạch.
Kê khai vào tờ khai hải quan và phụ lục tờ khai sẽ xác định được loại hình kinh
doanh.
Trong bước này xuất hiện một loại chứng từ mới là tờ khai hải quan.
2.3.10. Giao hàng.
Nghiệp vụ vận chuyển chặng chính sẽ liên quan đến cách giao hàng của nhà xuất
khẩu.Căn cứ vào việc lưu kho, lưu bãi sẽ có hai cách giao hàng xuất khẩu như sau:
12


TH1: Đối với hàng phải lưu kho, lưu bãi nhà xuất khẩu giao hàng cho chủ kho hay
chủ cảng và sau đó chủ kho hay chủ cảng chủ động giao hàng lên tàu. Các nghiệp vụ này
bao gồm:
Giao danh mục hàng xuất khẩu(Cargo list) và đăng ký với phòng điều độ bố trí kho
bãi và lập phương án xếp dỡ.
Lấy lệnh nhập hàng vào kho hàng.
Giao hàng vào kho bãi.
TH2: Đối với hàng xuất khẩu không cần lưu kho lưu bãi hãy giao trực tiếp cho
hãng tàu vận chuyển các nghiệp vụ này bao gồm:
Kiểm dịch hay kiểm nghiệm( nếu có).

Thông báo ngày giữa phương tiện dự kiến đến cảng cho cảng biển, chấp nhận
thông báo sẵn sàng.
Giao cho các danh mục hàng xuất khẩu phối hợp với thuyền phó lên phương án sơ
đồ xếp hàng(Cargo plan).
Thuê đội tàu xếp dỡ của cảng biển, lấy lệnh xếp hàng ấn định máng xếp hàng, xe
và đội bốc xếp hay người áp tải hàng.
Tổ chức giao hàng lên phương tiện vận chuyển.
Lấy biên lai thuyền phó(Mate’s receipt) để đổi lấy vận đơn đồng thời lập bảng tổng
kết hàng với đầy đủ xác nhận của các bên.
Căn cứ vào việc gửi hàng theo phương thức đóng công cũng có hai phương thức là
gửi hàng nguyên công và gửi hàng lẻ.
TH1: Nhà xuất khẩu gửi hàng nguyên công sẽ thực hiện những nghiệp vụ sau:
Liên hệ với hãng vận chuyển hay đại lý để lấy đăng ký gửi hàng kèm danh mục
hàng xuất.
Thuê hay mượn vỏ công bằng cách lấy lệnh cấp vỏ từ hãng kèm phiếu đóng gói và
kẹp chì hãng tàu.
Đóng hàng vào công kẹp chì hàng tài vận chuyển đến cảng biển.
Lấy biên bản giao nhận để làm căn cứ giao hàng lên tàu và đổi lấy vận đơn.

13


TH2: Nhà xuất khẩu gửi hàng lẻ cũng thực hiện các bước như đóng hàng nguyên
công nhưng cần bỏ sung cách giao hàng không dùng nguyên vỏ công.
Hàng hóa sẽ giao cho người chuyên chở để gom hàng đống công tại địa điểm của
hãng vận chuyển hay đại lý ấn định.
Người chuyên chở xếp công lên tầu và ký phát vận đơn cho người gửi hàng.
2.3.11. Làm CO sau ngày tàu chạy
Thanh toán là khâu trọng tâm, là kết qảu cuối cùng của tất cả các giao dịch kinh
doanh xuất khẩu của công ty.

Thời gian thanh toán được tính từ ngày trình bộ chứng từ thanh toán, tuy nhiên đôi
khi cũng có sự chậm trễ.
Công ty thường sử dụng đồng tiền thanh toán là USD.
Để nhận được tiền thanh toán theo phương thức thanh toán bằng thư tín dụng công
ty phải chuẩn bị bộ chứng từ gồm; Hợp đồng, thư tiwsn dụng (L/C), vận đơn đường biển,
giấy chứng nhận số lượng, chất lượng, hóa đơn thương mại, giấy chứng nhận xuất xứ, hồi
phiếu và các giấy tờ có lien quan khác.
Sau khi công ty đã có tiền ở bạn hàng gửi về thì lúc đó sẽ kết thúc một hợp đồng
xuất khẩu.
2.3.12. Đăng kí kiểm dịch thực, động vật.
Bộ hồ sơ đăng ký kiểm dịch bao gồm:
-

Giấy đăng ký kiểm dịch thực vật xuất khẩu / tái xuất khẩu.

-

Vận đơn.

-

Phiếu đóng gói.

-

Hợp đồng thương mại.

-

Giấy chứng nhận hun trùng.


-

Form mẫu giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật.

Có hợp đồng và booking confirmation rồi có thể khai báo online Form mẫu chứng nhận
kiểm dịch thực vật. sau đó in ra bản nháp kèm chung với bộ hồ sơ rồi mang bộ hồ sơ đi
nộp.

14


2.3.13. Gửi toàn bộ chứng từ gốc cho khách hàng
Gửi chứng từ cho nhà nhập khẩu là công việc rất quan trọng trong nghiệp vụ chứng
từ giao nhận hàng hóa bằng đường biển bởi vì khi xuất khẩu hàng hóa phải có bộ chứng
từ kèm theo nhằm giúp cho các cơ quan hải quan có cơ sở để kiểm tra, giám sát hàng
hóa. Bên cạnh đó, bộ chứng từ này còn giúp kiểm soát việc giao hàng cho khách hàng
được thuận lợi và dễ dàng hơn.
-

Trong hợp đồng này, hai bên thỏa thuận bằng phương thức thanh toán D/P

nên trước khi gửi Bộ chứng từ cho nhà nhập khẩu thông qua ngân hàng ủy thác thu (ngân
hàng phục vụ người bán) và ngân hàng thu hộ (ngân hàng phục vụ người mua) thì công ty
phải kiểm tra Bộ chứng từ nếu có sai sót hoặc thiếu thì ngay lập tức chỉnh sửa hoặc bổ
sung chứng từ rồi mới gửi Bộ chứng từ đi.
-

Bộ chứng từ kèm theo bao gồm :


Hợp đồng
Hóa đơn thương mại.
Phiếu đóng gói.
Vận đơn.
Các chứng thư của cơ quan Giám định độc lập Intertek Việt Nam cấp:
 Giấy chứng nhận xuất xứ form E.
 Giấy kiểm dịch thực vật.
 Giấy chứng nhận số lượng, chất lượng, trọng lượng.
 Giấy chứng nhận kiểm đến.
 Giấy chứng nhận dư lượng thuốc trừ sâu.
 Giấy chứng nhận đóng gói.
 Giấy chứng nhận container sạch.
 Giấy chứng nhận sức khỏe.
 Giấy chứng nhận bảo hiểm.

15


2.4. Tình huống phát sinh và hướng xử lí (nếu có)
TH1: Có khiếu nại
Nếu nhà nhập khẩu mà khiếu nại vi phạm hợp đồng của công ty thì căn cứ vào nội
dung hợp đồng và luật quốc tế để giải quyết. Công ty có thể khiếu nại người nhập
khẩu không thanh toán đúng hạn, tàu không đến đúng thời gian quy định,…
thường thì khách hàng khiếu nại công ty về việc giao hàng không đúng thời hạn,
không đúng chất lượng. Do vậy, tùy theo từng trường hợp mà công ty xem xét giao
hàng bù vào.
TH2: Thủ tục hành chính
Thủ tục hành chính trong tất cả các khâu sản xuất, lưu thong, giao nhận, vận
chuyển và xuất khẩu hàng hóa vẫn còn là vấn đề gặp không ít khó khăn và phiền
hà cho người sản xuất kinh doanh.


16


KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
Trong thập niên vừa qua nền kinh tế Việt Nam tăng trưởng nhanh chóng dẫn đến
những dịch vụ trong ngoại thương cũng gia tăng. Trong đó nghành nghiệp vụ giao nhận
hàng xuất nhập khẩu cũng đóng góp một phần quan trọng trong sự phát triển của nền kinh
tế.
Trong quá trình thực tập tại công ty. Em cũng hiểu rõ hơn được công việc để hoàn
thiện quá trình tổ chức thực hiện nghiệp vụ chứng từ xuất khẩu tại doanh nghiệp. Giúp em
được những kinh nghiệm để sau này làm việc. Song song với quá trình thực tập , em nhận
thấy tại doanh nghiệp có một số tồn tại vướng mắc đang gặp phải. Em xin trình bày một
số ý kiến nhỏ nhằm hoàn thiện hơn những tồn tại mà doanh nghiệp đang vướng mắc, từ
đó sẽ có những giải pháp, biện pháp hoàn thiện hơn trong quá trình tổ chức nghiệp thực
hiện nghiệp vụ chứng từ xuất khẩu tại doanh nghiệp, giúp công ty vững mạnh và phát
triển xa hơn nữa.

17