CHƯƠNG 1
NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KẾ TOÁN
HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP

1.1 ĐỐI TƯỢNG VÀ NHIỆM VỤ CỦA KẾ TOÁN HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP
1.1.1 Một số khái niệm
Đơn vị HCSN: là đơn vị được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành quyết định thành lập nhằm thực
hiện một nhiệm vụ chuyên môn nhất định hay quản lý Nhà nước về một lĩnh vực nào đó (các cơ quan
chính quyền, cơ quan quản lý Nhà nước theo ngành, các tổ chức đoàn thể…) hoạt động bằng nguồn kinh
phí ngân sách nhà nước cấp, cấp trên cấp toàn bộ hoặc cấp một phần kinh phí và các nguồn khác đảm bảo
theo nguyên tắc không bồi hoàn trực tiếp nhằm thực hiện nhiệm vụ của Đảng và Nhà Nước giao cho từng
giai đoạn.
Kế toán HCSN : là công việc tổ chức hệ thống thông tin bằng số liệu để quản lý và kiểm soát nguồn kinh
phí,tình hình sử dụng, quyết toán kinh phí, tình hình quản lý và sử dụng các loại vật tư, tài sản công; tình
hình chấp hành dự toán thu chi và thực hiện các tiêu chuẩn , định mức thu,chi tại các cơ quan đơn vị.
Chế độ kế toán: là những quy định và hướng dẫn về kế toán trong một lĩnh vực hoặc một số công việc cụ
thể do cơ quan QLNN về kế toán hoặc tổ chức được CQ QLNN về kế toán ủy quyền ban hành. Chế độ kế
toán HCSN do Bộ trưởng Bộ Tài Chính ban hành theo quyết định số 19/2006 /QĐ-BTC ngày 30/03/2006,
đây là văn bản pháp luật nhằm quy định và hướng dẫn những vấn đề về chứng từ kế toán, tài khoản kế
toán, sổ kế toán, báo cáo tài chính, những nội dung, phương pháp kế toán cụ thể mang tính đặc thù của các
đơn vị HCSN.
1.1.2 Đối tượng hạch toán trong đơn vị HCSN
Đối tượng tổng quát : gồm tài sản thuộc quyền quản lý, sử dụng của đơn vị HCSN và sự vận động, thay
đổi của tài sản trong quá trình hoạt động của đơn vị HCSN.
Đối tượng cụ thể : gồm tiền, vật tư và tài sản cố định; Nguồn kinh phí, quỹ; Các khoản thanh toán trong và
ngoài đơn vị kế toán; Thu, chi và xử lý chênh lệch thu, chi hoạt động;
Đầu tư tài chính, tín dụng nhà nước; Nợ và xử lý nợ của Nhà nước; Tài sản quốc gia; Các tài sản khác có
liên quan đến đơn vị kế toán.
1.1.3 Nhiệm vụ kế toán trong các đơn vị hành chính sự nghiệp
Kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp có những nhiệm vụ chủ yếu sau đây:
- Thu nhận, phản ánh, xử lý và tổng hợp thông tin về nguồn kinh phí được cấp, được tài trợ, được hình

thành từ các nguồn khác và tình hình sử dụng các khoản kinh phí, các khoản thu tại đơn vị theo đúng chuẩn
mực và chế độ kế toán.
- Kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi tài chính; tình hình quản lý sử dụng các loại vật tư, tài sản ở đơn
vị; tình hình chấp hành kỷ luật thu nộp ngân sách nhà nước, kỷ luật thanh toán và các chế độ khác; phát hiện
và ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính, kế toán.

 

1


- Theo dõi và kiểm soát tình hình phân phối kinh phí cho các đơn vị cấp dưới, tình hình chấp hành dự
toán thu, chi và quyết toán kinh phí của các đơn vị cấp dưới.
- Tổng hợp số liệu, lập và nộp đầy đủ, đúng hạn các loại báo cáo tài chính cho các cơ quan quản lý cấp
trên và cơ quan tài chính theo quy định.

1.2 TỔ CHỨC KẾ TOÁN TRONG ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP
1.2.1 Nội dung công tác kế toán trong đơn vị HCSN
Các nội dung cụ thể của kế toán trong các đơn vị HCSN bao gồm:
- Kế toán vốn bằng tiền: Phản ánh số hiện có và tình hình biến động các loại vốn bằng tiền của đơn vị
gồm tiền mặt, ngoại tệ, các chứng chỉ có giá tại quỹ của đơn vị và gửi tại kho bạc, ngân hàng.
- Kế toán vật tư, tài sản: Phản ánh số hiện có và tình hình biến động các loại nguyên vật liệu, công cụ,
dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá tại đơn vị; Phản ánh số lượng, nguyên giá và giá trị hao mòn của TSCĐ hiện có
cũng như tình hình biến động của TSCĐ, công tác đầu tư XDCB và sửa chữa tài sản trong đơn vị.
- Kế toán thanh toán: Phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu
giữa đơn vị với các đối tượng khác trong và ngoài đơn vị; Phản ánh các khoản nợ phải trả, các khoản trích
nộp theo lương, các khoản phải trả CCVC, các khỏan phải nộp NSNN và tình hình thanh toán các khoản phải
trả, phải nộp khác.
- Kế toán nguồn kinh phí, nguồn vốn, quỹ: Phản ánh việc tiếp nhận, quản lý, sử dụng các nguồn kinh
phí ngân sách cấp, nguồn kinh phí thu tại đơn vị, nguồn kinh phí được viện trợ, tài trợ…và thanh quyết toán

các nguồn kinh phí đó. Ngoài ra, còn phản ánh số hiện có và tình hình biến động nguồn kinh phí đã hình
thành TSCĐ, phản ánh tình hình trích lập và sử dụng các quỹ của đơn vị.
- Kế toán các khoản thu: Phản ánh các khoản thu về phí, lệ phí, thu sự nghiệp, thu về hoạt động sản
xuất kinh doanh, thu đầu tư tài chính, thu thanh lý nhượng bán TSCĐ, vật tư, dụng cụ, thu lãi tiền gửi và các
khoản thu khác phát sinh ở đơn vị.
- Kế toán các khoản chi: Phản ánh các khoản chi thường xuyên, các khoản chi không thường xuyên, chi
hoạt động sản xuất, kinh doanh và chi các hoạt động khác.
- Kế toán chênh lệch thu, chi: Dựa trên cơ sở tổng số thu và tổng số chi của từng hoạt động, xác định
kết quả chênh lệch thu chi và có phương án phân phối, sử dụng số chênh lệch đó theo đúng quy định tài chính
hiện hành.
- Lập báo cáo tài chính : Thực hiện lập báo cáo tài chính theo quy định để nộp cơ quan cấp trên và cơ
quan tài chính.
Nội dung công việc của mỗi phần hành kế toán (trừ phần hành lập báo cáo) bao gồm các việc lập, kiểm
soát, xử lý các chứng từ, ghi sổ kế toán, tổng hợp số liệu báo cáo định kỳ, kiểm tra kế toán, phân tích số liệu
kế toán, lưu giữ hồ sơ, tài liệu kế toán.
1.2.2 Hệ thống tài khoản sử dụng
1.2.2.1 Tài khoản và hệ thống tài khoản kế toán
Tài khoản kế toán được mở cho từng đối tượng kế toán có nội dung kinh tế riêng biệt. Toàn bộ các tài

 

2


khoản kế toán sử dụng trong đơn vị kế toán hình thành hệ thống tài khoản kế toán. Hệ thống tài khoản kế toán
áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp do Bộ Tài chính quy định thống nhất về loại tài khoản, số lượng
tài khoản, ký hiệu, tên gọi và nội dung ghi chép của từng tài khoản.
Hệ thống tài khoản kế toán hành chính sự nghiệp gồm các tài khoản trong Bảng Cân đối tài khoản và các
tài khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản.
Các tài khoản trong Bảng Cân đối tài khoản phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh

theo các đối tượng kế toán gồm tài sản, nguồn hình thành tài sản và quá trình sử dụng tài sản tại đơn vị hành
chính sự nghiệp. Nguyên tắc ghi sổ các tài khoản trong Bảng Cân đối tài khoản được thực hiện theo phương
pháp “ghi kép" nghĩa là khi ghi vào bên Nợ của một tài khoản thì đồng thời phải ghi vào bên Có của một hoặc
nhiều tài khoản khác hoặc ngược lại.
Các tài khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản phản ánh những tài sản hiện có ở đơn vị nhưng không
thuộc quyền sở hữu của đơn vị (như tài sản thuê ngoài, nhận giữ hộ, nhận gia công, tạm giữ...), những chỉ tiêu
kinh tế đã phản ánh ở các tài khoản trong Bảng Cân đối tài khoản nhưng cần theo dõi để phục vụ cho yêu cầu
quản lý, như: Giá trị công cụ, dụng cụ lâu bền đang sử dụng, nguyên tệ các loại, dự toán chi hoạt động được
giao...
Nguyên tắc ghi sổ các tài khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản được thực hiện theo phương pháp “ghi
đơn" nghĩa là khi ghi vào một bên của một tài khoản thì không phải ghi đối ứng với bên nào của các tài khoản
khác.
1.2.2.2 Phân loại hệ thống tài khoản kế toán
Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp do Bộ Tài chính quy định
gồm 7 loại, từ Loại 1 đến Loại 6 là các tài khoản trong Bảng Cân đối tài khoản và Loại 0 là các tài khoản
ngoài Bảng Cân đối tài khoản.
- Tài khoản cấp 1 gồm 3 chữ số thập phân;
- Tài khoản cấp 2 gồm 4 chữ số thập phân (3 chữ số đầu thể hiện Tài khoản cấp 1, chữ số thứ 4 thể
hiện Tài khoản cấp 2);
- Tài khoản cấp 3 gồm 5 chữ số thập phân (3 chữ số đầu thể hiện Tài khoản cấp 1, chữ số thứ 4 thể
hiện Tài khoản cấp 2, chữ số thứ 5 thể hiện Tài khoản cấp 3);
- Tài khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản được đánh số từ 001 đến 009 (không có 003 và 006).
1.2.2.3 Lựa chọn áp dụng hệ thống tài khoản
Các đơn vị hành chính sự nghiệp phải căn cứ vào Hệ thống tài khoản kế toán ban hành tại Quyết định
này để lựa chọn hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho đơn vị. Đơn vị được bổ sung thêm các Tài khoản cấp
2, cấp 3, cấp 4 (trừ các tài khoản kế toán mà Bộ Tài chính đã quy định trong hệ thống tài khoản kế toán) để
phục vụ yêu cầu quản lý của đơn vị.
Trường hợp các đơn vị cần mở thêm Tài khoản cấp 1 (các tài khoản 3 chữ số) ngoài các Tài khoản đã
có hoặc cần sửa đổi, bổ sung Tài khoản cấp 2 hoặc cấp 3 trong Hệ thống tài khoản kế toán do Bộ Tài chính
quy định thì phải được Bộ Tài chính chấp thuận bằng văn bản trước khi thực hiện.


 

3


II- DANH MỤC HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN
STT

SỐ
HIỆU
TK

TÊN TÀI KHOẢN

PHẠM VI
ÁP DỤNG

GHI CHÚ

LOẠI 1: TIỀN VÀ VẬT TƯ
1

111

Tiền mặt

Mọi đơn vị

1111 Tiền Việt Nam

1112 Ngoại tệ
1113 Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý
2

112

Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc

Mọi đơn vị

1121 Tiền Việt Nam

Chi tiết theo
từng TK tại

1122 Ngoại tệ

từng NH, KB

1123 Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý
3

113

Tiền đang chuyển

Mọi đơn vị

4


121

Đầu tư tài chính ngắn hạn

Đơn vị có
phát

1211 Đầu tư chứng khoán ngắn hạn

sinh

1218 Đầu tư tài chính ngắn hạn khác
5

 

152

Nguyên liệu, vật liệu

Mọi đơn vị

Chi tiết theo

4


6

153


Công cụ, dụng cụ

Mọi đơn vị

yêu cầu quản
lý

7

155

Sản phẩm, hàng hoá

Đơn vị có
hoạt

Chi tiết

động SX, KD

theo sản
phẩm,

1551 Sản phẩm
1552 Hàng hoá

hàng hoá

LOẠI 2: TÀI SẢN CỐ ĐỊNH

8

211

TSCĐ hữu hình

Mọi đơn vị

2111 Nhà cửa, vật kiến trúc

Chi tiết theo
yêu cầu quản

2112 Máy móc, thiết bị

lý

2113 Phương tiện vận tải, truyền dẫn
2114 Thiết bị, dụng cụ quản lý
2115 Cây lâu năm, súc vật làm việc và cho sản
phẩm
2118 Tài sản cố định khác
9

213

TSCĐ vô hình

Mọi đơn vị


10

214

Hao mòn TSCĐ

Mọi đơn vị

2141 Hao mòn TSCĐ hữu hình
2142 Hao mòn TSCĐ vô hình
11

221

Đầu tư tài chính dài hạn

2211 Đầu tư chứng khoán dài hạn
2212 Vốn góp
2218 Đầu tư tài chính dài hạn khác
12

241

XDCB dở dang

2411 Mua sắm TSCĐ
2412 Xây dựng cơ bản
2413 Sửa chữa lớn TSCĐ
LOẠI 3: THANH TOÁN
13


311

Các khoản phải thu

Mọi đơn vị

3111 Phải thu của khách hàng
3113 Thuế GTGT được khấu trừ

 

Chi tiết theo
yêu cấu

Đơn vị được

quản lý

5


31131 Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá,
dịch vụ

khấu trừ thuế
GTGT

31132 Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ
3118 Phải thu khác

14

312

Tạm ứng

Mọi đơn vị

Chi tiết
từng đối
tượng

15

313

Cho vay

3131 Cho vay trong hạn

Đơn vị có dự

Chi tiết

án tín dụng

từng đối
tượng

Mọi đơn vị


Chi tiết

3132 Cho vay quá hạn
3133 Khoanh nợ cho vay
16

331

Các khoản phải trả

3311 Phải trả người cung cấp

từng đối
tượng

3312 Phải trả nợ vay
3318 Phải trả khác
17

332

Các khoản phải nộp theo lương

Mọi đơn vị

3321 Bảo hiểm xã hội
3322 Bảo hiểm y tế
3323 Kinh phí công đoàn
3324 Bảo hiểm thất nghiệp

18

333

Các khoản phải nộp nhà nước

3331 Thuế GTGT phải nộp

Các đơn vị có
phát sinh

33311 Thuế GTGT đầu ra
33312 Thuế GTGT hàng nhập khẩu
3332 Phí, lệ phí
3334 Thuế thu nhập doanh nghiệp
3335 Thuế thu nhập cá nhân
3337 Thuế khác
3338 Các khoản phải nộp khác
19

 

334

Phải trả công chức, viên chức

Mọi đơn vị

6



3341 Phải trả công chức viên chức
3348 Phải trả người lao động khác
20

335

Phải trả các đối tượng khác

21

336

Tạm ứng kinh phí

22

337

Kinh phí đã quyết toán chuyển năm sau

Chi tiết theo

3371 Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn
kho
3372 Giá trị khối lượng sửa chữa lớn hoàn thành
3373 Giá trị khối lượng XDCB hoàn thành
23

24


341

342

Kinh phí cấp cho cấp dưới

Thanh toán nội bộ

Các đơn vị

Chi tiết

cấp trên

cho từng đơn
vị

Đơn vị có
phát sinh

LOẠI 4 – NGUỒN KINH PHÍ

25

26

411

412


Nguồn vốn kinh doanh

Chênh lệch đánh giá lại tài sản

Đơn vị có
hoạt động
SXKD

Chi tiết
theo từng
nguồn

Đơn vị
có phát sinh

27

413

Chênh lệch tỷ giá hối đoái

28

421

Chênh lệch thu, chi chưa xử lý

Đơn vị có


4212 Chênh lệch thu, chi hoạt động sản xuất, kinh
doanh
4213 Chênh lệch thu, chi theo đơn đặt hàng của
Nhà nước

Đơn vị có đơn
đặt hàng của
Nhà nước

4218 Chênh lệch thu, chi hoạt động khác
29

431

Các quỹ

Mọi đơn vị

4311 Quỹ khen thưởng
4312 Quỹ phúc lợi

 

7


4313 Quỹ ổn định thu nhập
4314 Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp
30


441

Nguồn kinh phí đầu tư xây dựng cơ bản

4411 Nguồn kinh phí NSNN cấp
4413 Nguồn kinh phí viện trợ

Đơn vị có đầu
tư XDCB dự
án

4418 Nguồn khác
31

461

Nguồn kinh phí hoạt động

Mọi đơn vị

4611 Năm trước

Chi tiết từng
nguồn KP

46111 Nguồn kinh phí thường xuyên
46112 Nguồn kinh phí không thường xuyên
4612 Năm nay
46121 Nguồn kinh phí thường xuyên
46122 Nguồn kinh phí không thường xuyên

4613 Năm sau
46131 Nguồn kinh phí thường xuyên
46132 Nguồn kinh phí không thường xuyên
32

462

Nguồn kinh phí dự án

4621 Nguồn kinh phí NSNN cấp

Đơn vị có
dự án

4622 Nguồn kinh phí viện trợ
4628 Nguồn khác
33

465

Nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của Nhà
nước

Đơn vị có đơn
đặt hàng của
Nhà nước

34

466


Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ

Mọi đơn vị

LOẠI 5: CÁC KHOẢN THU
35

511

Các khoản thu

5111 Thu phí, lệ phí

Đơn vị có
phát sinh

5112 Thu theo đơn đặt hàng của nhà nước
5118 Thu khác
36

521

Thu chưa qua ngân sách

5211 Phí, lệ phí

 

Đơn vị có

phát sinh

8


5212 Tiền, hàng viện trợ
37

531

Thu hoạt động sản xuất, kinh doanh

Đơn vị có HĐ
SXKD

LOẠI 6: CÁC KHOẢN CHI
38

39

631

635

Chi hoạt động sản xuất, kinh doanh

Chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước

Đơn vị có
hoạt động

SXKD

Chi tiết theo
động SXKD

Đơn vị có đơn
đặt hàng của
Nhà nước

40

642

Chi phí quản lý chung

41

643

Chi phí trả trước

Đơn vị có
phát sinh

42

661

Chi hoạt động


Mọi đơn vị

6611 Năm trước
66111 Chi thường xuyên
66112 Chi không thường xuyên
6612 Năm nay
66121 Chi thường xuyên
66122 Chi không thường xuyên
6613 Năm sau
66131 Chi thường xuyên
66132 Chi không thường xuyên
42

Chi dự án

Đơn vị có

Chi tiết theo

6621 Chi quản lý dự án

dự án

dự án

662

6622 Chi thực hiện dự án
LOẠI 0: TÀI KHOẢN NGOÀI BẢNG


 

1

001

Tài sản thuê ngoài

2

002

Tài sản nhận giữ hộ, nhận gia công

3

004

Chênh lệch thu, chi hoạt động thường
xuyên

4

005

Dụng cụ lâu bền đang sử dụng

9



5

007

Ngoại tệ các loại

6

008

Dự toán chi hoạt động

0081 Dự toán chi thường xuyên
0082 Dự toán chi không thường xuyên
7

009

Dự toán chi chương trình, dự án

0091 Dự toán chi chương trình, dự án
0092 Dự toán chi đầu tư XDCB

1.2.3 Lựa chọn hình thức kế toán
Các đơn vị HCSN được áp dụng hình thức kế toán bằng tay (thủ công) hoặc bằng máy vi tính. Trường
hợp áp dụng hình thức kế toán thủ công, có thể sử dụng một trong các hình thức kế toán: nhật ký chung, nhật
ký sổ cái, chứng từ ghi sổ. Trường hợp áp dụng hình thức kế toán bằng máy vi tính thì đơn vị được lựa chọn
mua hoặc tự xây dựng phần mềm kế toán phù hợp các tiêu chuẩn, điều kiệnquy định của Bộ tài chính.
1.2.3.1 Hình thức kế toán Nhật ký chung
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung : tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh

đều được ghi vào sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh và nội dung nghiệp vụ kinh tế đó. Sau đó
lấy số liệu trên Sổ Nhật ký để ghi vào Sổ Cái theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Các loại sổ của hình thức kế toán Nhật ký chung
- Nhật ký chung;
- Sổ Cái;
- Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết.
Nội dung và trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán Nhật ký chung
- Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra để ghi vào Sổ Nhật ký chung theo trình tự
thời gian. Đồng thời căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh hoặc tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế,
tài chính phát sinh cùng loại đã ghi vào Sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp.
Trường hợp đơn vị có mở Sổ, Thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi vào Sổ Nhật ký chung, các nghiệp
vụ kinh tế được ghi vào các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
- Cuối tháng (cuối quý, cuối năm) khoá Sổ Cái và các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết. Từ các Sổ, Thẻ kế toán
chi tiết lập “Bảng tổng hợp chi tiết" cho từng tài khoản. Số liệu trên Bảng tổng hợp chi tiết được đối chiếu với
số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Cái. Sau khi kiểm tra, đối
chiếu nếu đảm bảo khớp đúng thì số liệu khoá sổ trên Sổ Cái được sử dụng để lập “Bảng Cân đối số phát
sinh" và báo cáo tài chính.
Về nguyên tắc “Tổng số phát sinh Nợ” và “Tổng số phát sinh Có” trên Bảng Cân đối số phát sinh phải
bằng “Tổng số phát sinh Nợ” và “Tổng số phát sinh Có” trên Sổ Nhật ký chung cùng kỳ.

 

10


SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN
THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ CHUNG

CHỨNG TỪ KẾ TOÁN


SỔ NHẬT KÝ CHUNG
SỔ, THẺ KẾ TOÁN CHI TIẾT

SỔ CÁI

BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT

BẢNG CÂN ĐỐI SỐ
PHÁT SINH

BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu số liệu cuối tháng

1.2.3.2 Hình thức kế toán Nhật ký- Sổ Cái
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái :là các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được
ghi chép kết hợp theo trình tự thời gian và được phân loại, hệ thống hoá theo nội dung kinh tế (theo tài khoản
kế toán) trên cùng 1 quyển sổ kế toán tổng hợp là Sổ Nhật ký- Sổ Cái và trong cùng một quá trình ghi chép.
Căn cứ để ghi vào Sổ Nhật ký- Sổ Cái là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng
loại.
Các loại sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái
- Sổ Nhật ký- Sổ Cái;
- Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết.
Nội dung và trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái
- Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán (hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại) đã
được kiểm tra, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào Sổ Nhật ký- Sổ Cái. Số liệu của mỗi
chứng từ kế toán (hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại) được ghi trên một dòng ở cả 2 phần Nhật ký
và phần Sổ Cái. Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại được lập cho những chứng từ cùng loại (Phiếu thu,
Phiếu chi, Phiếu xuất kho, Phiếu nhập kho) phát sinh nhiều lần trong một ngày.


 

11


Chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khi đã được dùng để ghi Sổ Nhật
ký - Sổ Cái, được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
- Cuối tháng, sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong tháng vào Sổ Nhật ký - Sổ
Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng số liệu của cột số phát sinh ở phần Nhật ký và các
cột Nợ, cột Có của từng tài khoản ở phần Sổ Cái để ghi vào dòng cộng phát sinh trong tháng. Căn cứ vào số
phát sinh các tháng trước và số phát sinh tháng này tính ra số phát sinh luỹ kế từ đầu quý đến cuối tháng này.
Căn cứ vào số dư đầu tháng và số phát sinh trong tháng kế toán tính ra số dư cuối tháng của từng tài khoản
trên Sổ Nhật ký - Sổ Cái.
Khi kiểm tra, đối chiếu số cộng cuối tháng trong Sổ Nhật ký - Sổ Cái phải đảm bảo các yêu cầu sau:

Tổng số tiền của cột
“ Số tiền phát sinh”

Tổng số tiền phát sinh
=

Nợ của tất cả các

ở phần Nhật ký

Tài khoản

Tổng số dư Nợ các tài khoản


=

Tổng số tiền phát
=

sinh Có của tất
cả các tài khoản

Tổng số dư Có các tài khoản

- Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết cũng phải được khoá sổ để cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và tính
ra số dư cuối tháng của từng đối tượng. Căn cứ vào số liệu khoá sổ của các đối tượng chi tiết lập “Bảng tổng
hợp chi tiết" cho từng tài khoản. Số liệu trên “Bảng tổng hợp chi tiết” được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số
phát sinh Có và Số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Nhật ký - Sổ Cái.
- Số liệu trên Sổ Nhật ký - Sổ Cái, trên Sổ, Thẻ kế toán chi tiết và “Bảng tổng hợp chi tiết” sau khi
khóa sổ được kiểm tra, đối chiếu nếu khớp, đúng sẽ được sử dụng để lập Bảng cân đối tài khoản và các báo
cáo tài chính khác.
SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN
THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ CHUNG
CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

 

SỔ
QUỸ

BẢNG TỔNG
HỢP CHỨNG
TỪ KẾ TOÁN
CÙNG LOẠI


NHẬT KÝ- SỔ CÁI

 

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

SỔ THẺ
KẾ TOÁN
CHI TIẾT

BẢNG
TỔNG HỢP
CHI TIẾT

12


Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu số liệu cuối tháng

1.2.3.3 Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ :là việc ghi sổ kế toán tổng hợp được căn cứ trực
tiếp từ “Chứng từ ghi sổ". Chứng từ ghi sổ dùng để phân loại, hệ thống hoá và xác định nội dung ghi Nợ, ghi
Có của nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh. Việc ghi sổ kế toán dựa trên cơ sở Chứng từ ghi sổ sẽ được
tách biệt thành hai quá trình riêng biệt:
+ Ghi theo trình tự thời gian nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trên Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ.
+ Ghi theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trên Sổ Cái.
Các loại sổ kế toán:

+ Chứng từ ghi sổ;
+ Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ;
+ Sổ Cái;
+ Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết.
Nội dung và trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ:
- Hàng ngày hoặc định kỳ, căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra để lập Chứng từ ghi sổ. Đối
với nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh thường xuyên, có nội dung kinh tế giống nhau được sử dụng để lập
“Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại”. Từ số liệu cộng trên “Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại”
để lập Chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ sau khi lập xong chuyển đến kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế
toán hoặc người được kế toán trưởng uỷ quyền ký duyệt sau đó chuyển cho bộ phận kế toán tổng hợp vào Sổ
đăng ký Chứng từ ghi sổ và ghi vào Sổ Cái.
- Cuối tháng sau khi đã ghi hết Chứng từ ghi sổ lập trong tháng vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và Sổ
Cái, kế toán tiến hành khoá Sổ Cái để tính ra số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối tháng của từng tài
khoản. Trên Sổ Cái, tính tổng số tiền các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng. Căn cứ vào Sổ đăng ký
Chứng từ ghi sổ và Sổ Cái, sau khi kiểm tra, đối chiếu khớp, đúng số liệu thì sử dụng để lập “Bảng cân đối số
phát sinh" và báo cáo tài chính.
Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết: Căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc các Chứng từ kế toán kèm theo
“Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại” được sử dụng để ghi vào các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết theo yêu
cầu của từng tài khoản. Cuối tháng khoá các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết, lấy số liệu sau khi khoá sổ để lập “Bảng
tổng hợp chi tiết" theo từng tài khoản. Số liệu trên “Bảng tổng hợp chi tiết” được đối chiếu với số phát sinh
Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Cái. Sau khi kiểm tra, đối chiếu khớp,
đúng các số liệu trên “Bảng tổng hợp chi tiết" của các tài khoản được sử dụng để lập báo cáo tài chính.

 

13


SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN
THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN CHỨNG TỪ GHI SỔ


CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
BẢNG TỔNG
HỢP CHỨNG
TỪ KẾ TOÁN
CÙNG LOẠI

SỔ QUỸ

SỔ ĐĂNG KÝ
CHỨNG TỪ GHI SỔ

CHỨNG TỪ GHI SỔ

SỔ CÁI

SỔ, THẺ
KẾ TOÁN
CHI TIẾT

BẢNG
TỔNG
HỢP
CHI
TIẾT

BẢNG CÂN ĐỐI SỐ
PHÁT SINH
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng
Đối chiếu số liệu cuối tháng

1.2.3.4 Hình thức kế toán trên máy vi tính
Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính : là công việc kế toán được thực hiện theo một
chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Có nhiều chương trình phần mềm kế toán khác nhau về tính
năng kỹ thuật và tiêu chuẩn, điều kiện áp dụng. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một
trong ba hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây. Phần mềm kế toán tuy không
hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán nhưng phải đảm bảo in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính
theo quy định.
Các loại sổ của Hình thức kế toán trên máy vi tính
Phần mềm kế toán được thiết kế theo Hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó.
Đơn vị có thể thiết kế mẫu sổ không hoàn toàn giống sổ kế toán ghi bằng tay, tuy nhiên phải đảm bảo các nội
dung theo quy định.
Trình tự ghi sổ kế toán theo Hình thức kế toán trên máy vi tính
- Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã
được kiểm tra, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng,
biểu được thiết kế sẵn trên phầm mềm kế toán.

 

14


Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được nhập vào máy theo từng chứng từ và tự
động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký- Sổ Cái...) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên
quan.
- Cuối tháng (hoặc vào bất kỳ thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ và lập
báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm
bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu

số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
Cuối kỳ kế toán sổ kế toán được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo
quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.

SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN
THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN TRÊN MÁY VI TÍNH
SỔ KẾ TOÁN
CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

PHẦN MỀM
KẾ TOÁN

- Sổ tổng hợp
- Sổ chi tiết

MÁY VI TÍNH
BẢNG TỔNG HỢP
CHỨNG TỪ KẾ
TOÁN CÙNG LOẠI

BÁO CÁO
TÀI CHÍNH

                                                       
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra

1.2.4 Vận dụng báo cáo tài chính
Báo cáo tài chính được lập trong các đơn vị hành chính sự nghiệp được Nhà nước quy định thống nhất

về danh mục báo cáo, mẫu biểu và nội dung của từng báo cáo, phương pháp lập báo cáo, nơi gửi và thời gian
gửi báo cáo.
1.2.4.1 Yêu cầu lập và trình bày báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách
Việc lập báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách phải bảo đảm sự trung thực, khách quan, đầy
đủ, kịp thời, phản ánh đúng tình hình tài sản, thu, chi và sử dụng các nguồn kinh phí của đơn vị.

 

15


Việc lập báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách phải căn cứ vào số liệu sau khi khoá sổ kế
toán. Báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách phải được lập đúng nội dung, phương pháp và trình bày
nhất quán giữa các kỳ báo cáo.
Báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách phải được người lập, kế toán trưởng và Thủ trưởng
đơn vị ký, đóng dấu trước khi nộp hoặc công khai.
1.2.4.2 Kỳ hạn lập báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách
- Báo cáo tài chính của các đơn vị hành chính sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà
nước được lập vào cuối kỳ kế toán quý, năm .
- Báo cáo tài chính của các đơn vị, tổ chức không sử dụng kinh phí ngân sách được lập vào cuối kỳ kế
toán năm;
- Các đơn vị kế toán khi bị chia, tách, sáp nhập, chấm dứt hoạt động phải lập báo cáo tài chính tại thời
điểm quyết định chia, tách, sáp nhập, chấm dứt hoạt động;
- Báo cáo quyết toán ngân sách lập theo năm tài chính là báo cáo tài chính kỳ kế toán năm sau khi đã
được chỉnh lý, sửa đổi, bổ sung trong thời gian chỉnh lý quyết toán theo qui định của pháp luật.
1.2.4.3 Thời hạn nộp báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách
Thời hạn nộp báo cáo tài chính quý
- Đơn vị kế toán trực thuộc (nếu có) nộp báo cáo tài chính quí cho đơn vị kế toán cấp III, thời hạn nộp
báo cáo tài chính do đơn vị kế toán cấp trên cấp III quy định;
- Đơn vị kế toán cấp III nộp báo cáo tài chính cho đơn vị kế toán cấp II và cơ quan Tài chính, Kho

bạc đồng cấp chậm nhất 10 ngày, sau ngày kết thúc kỳ kế toán quý;
- Đơn vị kế toán cấp II nộp báo cáo tài chính cho đơn vị kế toán cấp I hoặc cho cơ quan Tài chính,
Kho bạc đồng cấp chậm nhất 20 ngày, sau ngày kết thúc kỳ kế toán quý;
- Đơn vị kế toán cấp I nộp báo cáo tài chính cho cơ quan Tài chính, Kho bạc đồng cấp chậm nhất 25
ngày, sau ngày kết thúc kỳ kế toán quý;

Thời hạn nộp báo cáo tài chính năm
- Đối với đơn vị hành chính sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí NSNN
Báo cáo tài chính năm của đơn vị hành chính sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí NSNN sau khi đã
được chỉnh lý sửa đổi, bổ sung số liệu trong thời gian chỉnh lý quyết toán theo quy định của pháp luật thời hạn
nộp cho cơ quan có thẩm quyền theo quy định tại tiết 6.2, điểm 6, mục I phần thứ tư.
- Đối với đơn vị, tổ chức không sử dụng kinh phí NSNN thời hạn nộp báo cáo tài chính năm cho cơ
quan cấp trên và cơ quan Tài chính, Thống kê đồng cấp chậm nhất là 45 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán
năm.
Thời hạn nộp báo cáo quyết toán ngân sách năm

 

16


Đối với đơn vị dự toán cấp I của ngân sách trung ương nộp cho cơ quan cấp trên, cơ quan tài chính và
cơ quan thống kế đồng cấp chậm nhất vào cuối ngày 01 tháng 10 năm sau; Thời hạn nộp báo cáo quyết toán
ngân sách năm của đơn vị dự toán cấp II, cấp III do đơn vị dự toán cấp I qui định cụ thể.
Đối với đơn vị dự toán cấp I của ngân sách địa phương do Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc
Trung ương qui định cụ thể; Thời hạn nộp báo cáo quyết toán ngân sách năm của đơn vị dự toán cấp II, cấp
III do đơn vị dự toán cấp I quy định cụ thể.
1.2.5 Tổ chức kiểm tra kế toán
Đơn vị kế toán HCSN phải chịu sự kiểm tra kế toán của cơ quan có thẩm quyền. Việc kiểm tra kế toán
chỉ được thực hiện khi có quyết định của cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật. Nội dung kiểm

tra kế toán gồm:
Kiểm tra việc thực hiện nội dung công tác kế toán
Bao gồm các nội dung sau:
- Kiểm tra về chứng từ kế toán.
- Kiểm tra về tài khoản và sổ kế toán.
- Kiểm tra về báo cáo tài chính.
- Kiểm tra việc kiểm kê tài sản, tổ chức bảo quản, thực hiện lưu trữ tài liệu kế toán.
- Kiểm tra việc thực hiện chế độ kế toán.
Kiểm tra việc tổ chức bộ máy kế toán và người làm kế toán
- Kiểm tra biên chế, tổ chức bộ máy, việc phân công phân nhiệm trong bộ máy xem có phù hợp với
nhiệm vụ kế toán của đơn vị, cán bộ kế toán có đảm bảo tiêu chuẩn quy định và yêu cầu công tác của chức
trách, nhiệm vụ bộ máy kế toán.
- Kiểm tra mối quan hệ giữa các bộ phận trong các tổ chức kế toán và quan hệ giữa tổ chức kế toán với
các bộ phận chức năng khác trong đơn vị kế toán có chặt chẽ và đảm bảo cho công tác kế toán thực hiện yêu
cầu chính xác, đầy đủ và kịp thời.
- Kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ chức trách của cán bộ kế toán nói chung và kế toán trưởng nói
riêng.
Kiểm tra việc tổ chức quản lý và hoạt động nghề nghiệp kế toán
Kiểm tra việc chấp hành các quy định khác của pháp luật về kế toán.
1.2.6. Tổ chức kiểm kê tài sản
Kiểm kê tài sản là việc cân, đong, đo, đếm số lượng; xác nhận và đánh giá chất lượng, giá trị của tài
sản, nguồn vốn hiện có tại thời điểm kiểm kê để kiểm tra, đối chiếu với số liệu trong sổ kế toán.
Đơn vị kế toán phải kiểm kê tài sản trong các trường hợp sau:
- Cuối kỳ kế toán năm, trước khi lập báo cáo tài chính;
- Chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản hoặc bán, khoán, cho thuê
doanh nghiệp;

 

17



- Chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp;
- Xảy ra hỏa hoạn, lũ lụt và các thiệt hại bất thường khác;
- Đánh giá lại tài sản theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
- Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.
Sau khi kiểm kê tài sản, đơn vị kế toán phải lập báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê. Trường hợp có
chênh lệch giữa số liệu thực tế kiểm kê với số liệu ghi trên sổ kế toán, đơn vị kế toán phải xác định nguyên
nhân và phải phản ánh số chênh lệch và kết quả xử lý vào sổ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính.
Việc kiểm kê phải phản ánh đúng thực tế tài sản, nguồn hình thành tài sản. Người lập và ký báo cáo
tổng hợp kết quả kiểm kê phải chịu trách nhiệm về kết quả kiểm kê.

1.3. MỤC LỤC NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC
1.3.1 Khái niệm và phân loại
1.3.1.1 Khái niệm
Mục lục ngân sách nhà nước là phân loại ngân sách cơ bản và được mã số hóa nhằm mục đích hạch
toán tình hình biến động về thu, chi của các cấp ngân sách theo từng Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan khác ở
Trung ương, các sở, ngành, các phòng ban và theo ngành, lĩnh vực kinh tế, theo nội dung kinh tế của từng
khoản thu, chi của ngân sách.
1.3.1.2 Phân loại
Phân loại theo Chương và cấp quản lý (viết tắt là Chương) là phân loại dựa trên cơ sở hệ thống tổ chức
của các cơ quan, tổ chức trực thuộc một cấp chính quyền (gọi chung là cơ quan chủ quản) được tổ chức quản
lý ngân sách riêng nhằm xác định trách nhiệm quản lý của cơ quan, tổ chức đó đối với ngân sách nhà nước.
Phân loại theo ngành kinh tế (viết tắt là Loại, Khoản) là dựa vào tính chất hoạt động kinh tế (ngành kinh
tế quốc dân) để hạch toán thu, chi ngân sách nhà nước. Loại được xác định trên cơ sở tính chất hoạt động của
ngành kinh tế cấp I; Khoản được xác định trên cơ sở tính chất hoạt động của ngành kinh tế cấp II hoặc cấp III
theo phân ngành kinh tế quốc dân nhằm bảo đảm yêu cầu quản lý ngân sách nhà nước.
Phân loại theo nội dung kinh tế (viết tắt là Mục, Tiểu mục) là dựa vào nội dung kinh tế (hay tính chất
kinh tế) của khoản thu, chi ngân sách nhà nước để phân loại vào các Mục, Tiểu mục; Nhóm, Tiểu nhóm khác
nhau.

Phân loại theo chương trình, mục tiêu và dự án quốc gia là phân loại dựa trên cơ sở nhiệm vụ chi ngân
sách cho các chương trình, mục tiêu, dự án quốc gia và các nhiệm vụ chi cần theo dõi riêng (gồm cả các
chương trình hỗ trợ của nhà tài trợ quốc tế và chương trình, mục tiêu, dự án có tính chất chương trình do
chính quyền cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương ban hành có thời gian thực hiện từ 5 năm trở lên,
phạm vi thực hiện rộng, kinh phí lớn).
Phân loại theo nguồn ngân sách nhà nước được dựa vào nguồn gốc hình thành nguồn ngân sách nhà
nước. Nguồn gốc hình thành nguồn ngân sách nhà nước được phân loại theo nguồn chi từ vốn trong nước và
nguồn chi từ vốn ngoài nước để phục vụ yêu cầu kiểm soát chi theo dự toán.

 

18


Phân loại theo cấp ngân sách là phân loại dựa trên cơ sở phân cấp quản lý ngân sách nhà nước cho
từng cấp chính quyền, nhằm hạch toán đầy đủ, kịp thời các khoản thu, chi ngân sách nhà nước theo từng cấp
ngân sách; gồm: Ngân sách trung ương, ngân sách cấp tỉnh, ngân sách cấp huyện, ngân sách cấp xã.
1.3.2. Hướng dẫn sử dụng
Các khoản thu, chi ngân sách Nhà nước mà đơn vị hành chính sự nghiệp thực hiện, nếu phải theo dõi
theo mục lục ngân sách nhà nước thì đơn vị hành chính sự nghiệp phải căn cứ vào hệ thống mục lục ngân
sách nhà nước do Bộ tài chính ra quyết định ban hành. Đây là một văn bản pháp luật hướng dẫn nội dung
hạch toán theo mục lục ngân sách nhà nước, chi tiết đến từng khoản thu, chi. Kế toán các đơn vị HCSN phải
tra cứu các thông tin liên quan đến đơn vị, đến đối tượng hạch toán kế toán trong hệ thống mục lục ngân sách
nhà nước để đảm bảo hạch toán đầy đủ và chính xác.
Kết cấu hệ thống mục lục ngân sách nhà nước bao gồm :
Mã số danh mục Chương
Mã số Chương thể hiện tên đơn vị đứng đầu thuộc các cấp quản lý. Mã số danh mục Chương được
quy định như sau :ứng với các số 1,2,3,4 lần lượt biểu thị số thu, chi NSNN của các đơn vị thuộc Trung ương,
Tỉnh, Huyện, Xã quản lý .
Ví dụ 1.022 , trong đó số 1 chỉ cấp Bộ ( trung ương quản lý); số 022 chỉ cơ quan quản lý giáo dục,

chính là Bộ giáo dục đào tạo.
Mã số danh mục ngành kinh tế
Mã số danh mục ngành kinh tế, gồm Loại – Khoản, dùng để phân loại NSNN theo ngành kinh tế quốc
dân được quy định như sau:
Loại: được quy định để hạch toán số thu, chi NSNN theo ngành kinh tế quốc dân cấp 1.
Khoản: được quy định để hạch toán số thu, chi NSNN theo ngành kinh tế quốc dân cấp 2,3 và cấp 4.
Ví dụ :
Trong loại 490 – có khoản 501, khoản 502 nghĩa là: trong ngành giáo dục và đào tạo (mã 490) chi tiết
hệ đào tạo cao đẳng (mã 501) và hệ đào tạo đại học (mã 501)
Mã số danh mục nội dung kinh tế
Mã số danh mục nội dung kinh tế, gồm Mục - tiểu mục, là hình thức phân loại chi tiết các khoản thu
chi NSNN theo nội dung kinh tế để phục vụ cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Ví dụ :
Mục 6100 : Phụ cấp lương
Có các tiểu mục : tiểu mục 6101 – phụ cấp chức vụ; tiểu mục 6102 – phụ cấp khu vực…

 

19


ÔN TẬP CHƯƠNG 1
1. Trình bày đối tượng kế toán hành chính sự nghiệp.
2. Phân tích nhiệm vụ kế toán hành chính sự nghiệp.
3. Trình bày nội dung công tác kế toán hành chính sự nghiệp.
4. Trình bày các nội dung cơ bản về tài khoản kế toán và hệ thống tài khoản kế toán hành chính sự
nghiệp.
5.

Nêu căn cứ và cách thức lựa chọn hình thức kế toán áp dụng ở các đơn vị hành chính sự nghiệp .


6. Đặc trưng cơ bản và trình tự ghi sổ của các hình thức kế toán: Nhật ký - Sổ cái, Chứng từ ghi sổ,
Nhật ký chung và kế toán máy.
7. Các nội dung cơ bản của kiểm tra kế toán trong các đơn vị hành chính sự nghiệp.
8. Trình bày khái niệm và phân loại mục lục ngân sách nhà nước

 

20


 

21


CHƯƠNG 2
KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN, ĐẦU TƯ TÀI CHÍNH NGẮN HẠN
VÀ VẬT TƯ HÀNG HÓA

2.1 KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN, ĐẦU TƯ TÀI CHÍNH NGẮN HẠN
2.1.1 Kế toán tiền mặt
Tiền mặt tại các đơn vị HCSN được xác định bao gồm: tiền mặt Việt Nam đồng, ngoại tệ, vàng bạc, kim
khí quý, đá quý, chứng chỉ có giá để tại quỹ ở đơn vị.
Kế toán tiền mặt phải sử dụng đơn vị tiền tệ thống nhất là đồng Việt Nam để hạch toán. Các khoản nhập
xuất ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý phải quy đổi ra đồng Việt Nam để ghi sổ kế toán. (Về nguyên
tắc, các khoản ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý phải quy đổi ra đồng Việt Nam theo giá thực tế tại
thời điểm phát sinh để hạch toán. Trong thực tế, để đơn giản cho công tác hạch toán, giá trị ngoại tệ được quy
đổi ra đồng Việt Nam theo giá hạch toán. Số chênh lệch giữa giá hạch toán và thực tế được phản ánh vào tài
khoản TK 413 – chênh lệch tỷ giá hối đoái).

Kế toán tiền mặt phải phản ánh đầy đủ, kịp thời chính xác số hiện có, tình hình biến động các loại tiền,
đảm bảo sự khớp đúng giữa số liệu trên sổ kế toán tiền mặt với sổ quỹ và số tiền thực tế; phải chấp hành
nghiêm chỉnh các quy định trong chế độ quản lý lưu thông tiền tệ, thủ tục xuất, nhập quỹ và chế độ kiểm tra
quỹ.
2.1.1.1 Chứng từ và sổ kế toán sử dụng
Chứng từ sử dụng
- Phiếu thu
- Phiếu chi
- Giấy đề nghị tạm ứng
- Giấy thanh toán tạm ứng
- Giấy đề nghị thanh toán
- Biên lai thu tiền
- Biên bản kiểm kê quỹ (dùng cho đồng Việt Nam)
- Biên bản kiểm kê quỹ (Ngoại tệ, vàng bạc, kim đá quý)
- Bảng kê chi tiền cho người tham dự hội thảo, tập huấn
- Các chứng từ liên quan khác

Sổ kế toán sử dụng
- Sổ quỹ tiền mặt
- Sổ theo dõi tiền mặt, tiền gửi bằng ngoại tệ

 

22


- Chứng từ ghi sổ, sổ cái tài khoản tiền mặt, sổ nhật ký chung…(tùy theo các hình thức kế toán đơn vị
lựa chọn để áp dụng).
2.1.1.2 Tài khoản sử dụng
Kế toán tiền mặt sử dụng tài khoản 111- tiền mặt .

Nội dung, kết cấu tài khoản 111- Tiền mặt
Bên nợ : Phản ánh các khoản tiền mặt tăng do:
- Nhập quỹ tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý;
- Số thừa quỹ phát hiện khi kiểm kê;
- Giá trị ngoại tệ tăng khi đánh giá lại (trường hợp tỷ giá tăng).
Bên có: Phản ánh các khoản tiền mặt giảm do:
- Xuất quỹ tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý;
- Số thiếu hụt quỹ phát hiện khi kiểm kê;
- Giá trị ngoại tệ giảm khi đánh giá lại (trường hợp tỷ giá giảm).
Số dư bên nợ: Tiền mặt, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý còn tồn quỹ.
2.1.1.3 Phương pháp kế toán
(1) Khi rút tiền gửi ở ngân hàng, kho bạc về nhập quỹ tiền mặt của đơn vị, ghi:
Nợ TK 111- Tiền mặt (TK cấp 2 phù hợp)
Có TK112 - Tiền gửi ngân hàng, kho bạc
(2) Khi nhận các khoản kinh phí bằng tiền mặt, kế toán ghi:
Nợ TK111- Tiền mặt
Có TK 441 - Nguồn kinh phí đầu tư xây dựng cơ bản
Có TK 461 - Nguồn kinh phí hoạt động
Có TK 462 - Nguồn kinh phí dự án
Có TK 465 - Nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của nhà nước.
Nếu rút dự toán chi hoạt động, dự toán chi chương trình, dự án đồng thời ghi có TK 008 “Dự toán chi
hoạt động”, TK 009 “Dự toán chi chương trình, dự án”.

(3) Khi thu phí, lệ phí và các khoản thu khác bằng tiền mặt:
Nợ TK 111- Tiền mặt
Có TK 511 – Các khoản thu
(4) Khi thu hồi các khoản phải thu của khách hàng hoặc các đối tượng khác bằng, ghi:
Nợ TK 111- Tiền mặt

 


23


Có TK 311 (3111, 3118)- Các khoản phải thu
(5) Khi được NSNN hoàn thuế giá trị gia tăng đầu vào bằng tiền mặt, ghi:
Nợ TK111- Tiền mặt
Có TK 311 (3113)-Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ
(6) Thu từ hoạt động sản xuất, cung ứng dịch vụ:
+ Nếu bán sản phẩm hàng hóa, cung cấp dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương
pháp khấu trừ:
Nợ TK111- Tiền mặt
Có TK 531- Thu hoạt động sản xuất, kinh doanh
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33311-Thuế GTGT đầu ra)
+ Nếu bán sản phẩm hàng hóa, cung cấp dịch vụ không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT hoặc chịu thuế
GTGT tính theo phương pháp trực tiếp:
Nợ TK111- Tiền mặt
Có TK 531- Thu hoạt động sản xuất, kinh doanh
(7) Thu hồi tạm ứng hoặc kho bạc cho tạm ứng kinh phí bằng tiền mặt ghi:
Nợ TK111- Tiền mặt
Có TK 312 - Tạm ứng
Có TK 336 – Tạm ứng kinh phí từ Kho bạc
(8) Thu thanh lý nhượng bán TSCĐ bằng tiền mặt, tiền gửi NH, KB, ghi:
Nợ TK111, 112
Có TK 511- Các khoản thu (5118- Phải thu khác)
(9) Số tiền mặt phát hiện thừa khi kiểm kê và chưa xác định được nguyên nhân, căn cứ vào biên bản kiểm kê,
kế toán ghi:
Nợ TK111- Tiền mặt
Có TK 331- Các khoản phải trả (3318- các khoản phải trả khác)
(10) Khi đơn vị vay tiền về nhập quỹ :

Nợ TK111- Tiền mặt
Có TK 331 - Các khoản phải trả (3312 – phải trả nợ vay)
(11) Nhận vốn góp kinh doanh của công chức, viên chức bằng tiền mặt:
Nợ TK111- Tiền mặt
Có TK 411 - Nguồn vốn kinh doanh
(12) Đối với đơn vị thực hiện dự án tín dụng tiếp nhận việc trợ không hoàn lại để cho vay, khi thu hồi các
khoản tiền cho vay (nợ gốc) bằng tiền mặt của các đối tượng, ghi:

 

24


Nợ TK111 - Tiền mặt
Có TK 313 - Cho vay (3131 – Cho vay trong hạn)
(13) Thu hồi số kinh phí cấp dưới chi không hết nộp lên cấp trên bằng tiền mặt:
Nợ TK111- Tiền mặt
Có TK 341- kinh phí cấp cho cấp dưới.
(14) Khi được viện trợ không hoàn lại bằng tiền mặt, tiền gửi NH, KB:
Nợ TK111, 112
Có TK 521 - Thu chưa qua ngân sách (nếu chưa có chứng từ ghi thu –
ghi chi ngân sách khi nhận viện trợ) hoặc
Có TK 461, 462, 465, 441 (nếu có chứng từ ghi thu - ghi chi ngân sách
khi nhận viện trợ)
(15) Khi xuất quỹ tiền mặt gửi vào ngân hàng, kho bạc, căn cứ vào phiếu chi và giấy báo có, kế toán ghi:
Nợ TK112- Tiền gửi ngân hàng, Kho bạc
Có TK 111- Tiền mặt.
(16) Xuất quỹ tiền mặt mua vật liệu, dụng cụ nhập kho dùng cho hoạt động hành chính sự nghiệp, dự án, thực
hiện đơn đặt hàng của nhà nước, hoặc để đầu tư xây dựng cơ bản, ghi:
Nợ TK152 - Nguyên liệu, Vật liệu

Nợ TK 153 – Công cụ, dụng cụ
Có TK 111 - Tiền mặt
(17) Khi chi tiền mặt mua nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hóa, dịch vụ, TSCĐ để dùng vào hoạt động
sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ thì
giá trị nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hóa, dịch vụ, TSCĐ phản ánh theo giá mua chưa có thuế
GTGT, ghi:
Nợ các TK 152, 153, 155 (nếu qua nhập kho)
Nợ các TK 631- Chi hoạt động sản xuất kinh doanh (nếu vật liệu, dụng cụ
dùng ngay cho hoạt động sản xuất kinh doanh)
Nợ các TK 211, 213 (nếu mua TSCĐ về sử dụng ngay)
Nợ TK 311 – Các khoản phải thu (3113 – thuế GTGT được khấu trừ)
Có TK 111 (tổng giá thanh toán)
(18) Khi chi tiền mặt mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hóa dịch vụ, TSCĐ để dùng vào hoạt động
sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT hoặc thuộc đối tượng chịu
thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp thì giá trị nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hóa, dịch vụ,
TSCĐ phản ánh theo giá mua đã có thuế GTGT, ghi:
Nợ các TK 152, 153, 155 (nếu qua nhập kho)(tổng giá thanh toán)

 

25