TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN & TRUYỀN THÔNG
KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ

BÁO CÁO
THỰC TẬP CHUYÊN NGÀNH
ĐỀ TÀI:ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO HOẠT
ĐỘNG QUẢN LÝ TRANG THIẾT BỊ TẠI UBND HUYỆN HÀM
YÊN – TUYÊN QUANG.

Giáo viên hướng dẫn: Th.s Trần Thu Phương
Sinh viên:
Lớp:

Nguyễn Mỹ Linh
QTVP - K14B

Thái Nguyên,năm 2018


MỤC LỤ

MỤC LỤC..................................................................................................................... 1
DANH MỤC HÌNH ẢNH..............................................................................................3
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT.........................................................................................4
LỜI NÓI ĐẦU...............................................................................................................5
Chương 1: TỔNG QUAN VỀ TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG................................7
1.1. Khái niệm, vai trò, yêu cầu của trang thiết bị văn phòng.........................................7
1.1.1. Khái niệm.........................................................................................................7
1.1.2. Vai trò của trang thiết bị văn phòng.................................................................7
1.1.3. Yêu cầu của trang thiết bị văn phòng...............................................................8
1.2. Các loại trang thiết bị văn phòng.............................................................................8

1.2.1. Thiết bị truyền thông...........................................................................................8
1.2.2. Thiết bị sao chụp, in ấn, hủy tài liệu.............................................................10
1.2.3. Các trang thiết bị văn phòng khác.................................................................10
1.3. Tổ chức quản lý và sử dụng trang thiết bị văn phòng............................................11
1.3.1. Tổ chức quản lý trang thiết bị........................................................................11
1.3.2. Tổ chức sử dụng trang thiết bị.......................................................................12
Chương 2: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG TẠI UBND
HUYỆN HÀM YÊN....................................................................................................14
2.1. Giới thiệu về UBND huyện Hàm Yên...................................................................14
2.1.1. Vị trí địa lý.....................................................................................................14
2.1.2. Diện tích và dân số........................................................................................15
2.1.3 Các đơn vị hành chính....................................................................................15
2.2. Quy trình quản lý trang thiết bị văn phòng............................................................18
2.3. Công tác quản lý trang thiết bị văn phòng tại huyện Hàm Yên............................19
2.3.1. Thực trạng..........................................................................................................19
Chương 3: ỨNG DỤNG MICROSOFT EXCEL VÀO QUẢN LÝ TRANG THIẾT BỊ
VĂN PHÒNG TẠI UBND HUYỆN HÀM YÊN.........................................................22
3.1. Đặt vấn đề.............................................................................................................22
3.2. Giải quyết vấn đề...................................................................................................22
1


3.3 Ứng dụng Microsoft Excel để quản lý trang thiết bị văn phòng.............................23
3.3.1 Giới thiệu về Microsoft Excel..........................................................................23
3.3.2. Các chức năng của Microsoft Excel...............................................................25
3.3.3 Hình ảnh giao diện và chức năng chính của chương trình.............................29
KẾT LUẬN.................................................................................................................. 31
TÀI LIỆU THAM KHẢO............................................................................................33
NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN................................................................................34


2


DANH MỤC HÌNH ẢNH
Hình 2.1: Bản đồ hành chính huyện Hàm Yên, tỉnh Tuyên Quang...............................14
Hình2.2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức cán bộ ở UBND huyện Hàm Yên ..............................15
Hình 3.1: Màn hình giao diện của Excel 2010.............................................................25
Hình 3.2: Thông báo nhắc nhở lưu trang tính.............................................................27
Hình 3.3: Chức năng sắp xếp và lọc dữ liệu................................................................28
Hình 3.4 Mô tả chương trình quản lý khách hàng.......................................................29
Hình 3.5 Trang chủ giao diện quản lý trang thiết bị văn phòng...................................29
Hình 3.6 Giao diện mục thiết bị bổ sung mới..............................................................30
Hình 3.7 Giao diện mục thiết bị thanh lý.....................................................................30
Hình 3.8 Giao diện phần tổng hợp...............................................................................31
Hình 3.9 Giao diện phần báo cáo................................................................................31

3


DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
STT

Chữ viết tắt

Giải thích

1

UBND


Ủy ban nhân dân

2

QTTB

Quản trị thiết bị

3

BLĐ

Ban lãnh đạo

4

VH-XH

Văn hóa- Xã hội

4


LỜI NÓI ĐẦU
Ngày nay công nghệ thông tin đang có những bước phát triển mạnh mẽ trong mọi
lĩnh vực hoạt động. Nó đã đi vào các ngành với một phương thức hoạt động hoàn toàn
mới mẻ, sáng tạo, nhanh chóng và hiệu quả. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong
quá trình làm việc đã giúp cho công tác quản lý được dễ dàng hơn, nâng cao hiệu quả
công việc, tiết kiệm được thời gian công sức.
Trang thiết bị văn phòng là thành phần không thể thiếu trong mọi cơ quan, tổ

chức doanh nghiệp. Nó có vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ con người, giúp nâng
cao hiệu quả công việc trong văn phòng. Thông qua các nghiệp vụ hành chính văn
phòng các trang thiết bị văn phòng được sử dụng có hiệu quả góp phần xử lý và cũng
cấp thông tin một cách nhanh chóng, các công việc được cải thiện về chất lượng, dễ
dàng cung cấp thông tin cho lãnh đạo. Đồng thời trang thiết bị văn phòng còn góp
phần làm giảm chi phí và nhân lực.
 Lý do chọn đề tài
Trong xu thế toàn cầu hóa và hội nhập như ngày nay đòi hỏi các cơ quan, tổ
chức, doanh nghiệp phải kịp thời ứng dụng công nghệ thông tin vào quá trình quản lý
để tiến độ công việc được nhanh hơn và bắt kịp với sự phát triển của đất nước & thế
giới.
Mặc dù trang thiết bị văn phòng là một yếu tố không thể thiếu trong mọi cơ quan
nhưng không phải cơ quan nào, tổ chức nào cũng có cách quản lý trang thiết bị khoa
học mà hiệu quả. Việc ứng dụng các phần mềm vào quản lý trang thiết bị giúp cho quá
trình làm việc tại cơ quan được thuận tiện và nhanh chóng hơn. Số lượng trang thiết bị
tại cơ quan tăng hay giảm, việc theo dõi, kiểm kê, tìm kiếm sẽ được thuận lợi hơn khi
chúng ta áp dụng công nghệ thông tin vào trong công tác quản lý.
Nhận thức được điều đó cùng với việc tìm hiểu thực tế tại địa phương mình sinh
sống, em thấy việc áp dụng công nghệ thông tin vào quá trình quản lý trang thiết bị
văn phòng ở địa phương em là vấn đề cấp thiết hiện nay.Vì vậy em đã lựa chọn đề tài:
“Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý trang thiết bị tại UBND huyện
Hàm Yên – Tuyên Quang”.

5




Mục đích của đề tài


Mục đích nghiên cứu đề tài là ứng dụng công nghệ thông tin vào để xây dựng
một chương trình quản lý trang thiết bị văn phòng giúp cho việc quản lý trang thiết bị
có thể diễn ra một cách nhanh chóng. Công tác tìm kiếm thông tin cũng như việc cập
nhật các thông tin của trang thiết bị trong cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp được
diễn ra một cách nhanh nhất, thuận lợi nhất.


Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là các phần mềm quản lý trang thiết bị văn
phòng, cách thức xây dựng và quản lý trang thiết bị, quy trình quản lý và các hình
thức quản lý trong cơ quan tại UBND huyện Hàm Yên.
Phạm vi nghiên cứu là công tác quản lý trang thiết bị văn phòng tại UBND huyện
Hàm Yên – tỉnh Tuyên Quang.


Phương pháp nghiên cứu

Đề tài nghiên cứu theo phương pháp:


Nghiên cứu tài liệu về công tác quản lý trang thiết bị văn phòng.



Khảo sát thực tế thu thập dữ liệu về công tác quản lý trang thiết bị tại cơ quan.



Trao đổi với cán bộ trực tiếp quản lý trang thiết bị văn phòng tại cơ quan để

biết về quy trình quản lý trang thiết bị văn phòng tại UBND huyện Hàm
Yên – tỉnh Tuyên Quang.



Bố cục của đề tài

Nội dung của đề tài gồm có 3 chương:
Chương 1: Tổng quan về trang thiết bị văn phòng
Chương 2: Thực trạng quản lý trang thiết bị văn phòng tại Ủy ban nhân dân huyện
Hàm Yên.
Chương 3: Ứng dụng Microsoft Excel vào quản lý trang thết bị văn phòng tại Ủy ban
nhân dân huyện Hàm Yên.

6


Chương 1: TỔNG QUAN VỀ TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG
1.1. Khái niệm, vai trò, yêu cầu của trang thiết bị văn phòng
1.1.1. Khái niệm
Trang thiết bị văn phòng là tổng thể nói chung những máy móc, dụng cụ, phụ tùng
cần thiết cho hoạt động của văn phòng là các yếu tố hỗ trợ hoặc thay thế cho sức lao động
thủ công của cán bộ nhân viên văn phòng để có thể giúp họ hoàn thành công việc một
cách nhanh chóng và hiệu quả.
Trang thiết bị văn phòng là yếu tố quan trọng giúp cho các nhà lãnh đạo và nhân
viên văn phòng điều hành công việc một cách thông suốt, xử lý nhanh chóng, kịp thời,
năng suất lao động được nâng cao hơn. Trang thiết bị văn phòng tốt và đầy đủ không
những giúp cho công việc tiến hành thuận lợi mà còn góp phần giữ gìn sức khỏe cho
nhân viên, giúp nhân viên làm việc được lâu dài, chất lượng công tác được đảm bảo.
Các loại trang thiết bị văn phòng phổ biến:



Thiết bị truyền thông: Máy điện thoại, máy fax, máy vi tính, máy ghi âm,
máy tính cá nhân……



Các thiết bị sao chụp, in ấn, hủy tài liệu: Máy in, máy photocopy, máy scan,
máy hủy tài liệu……



Các trang thiết bị khác: Bàn ghế, tủ, máy điều hòa nhiệt độ, quạt, đồ trang
trí phòng làm việc…..

1.1.2. Vai trò của trang thiết bị văn phòng
Trang thiết bị văn phòng là những máy móc, dụng cụ cần thiết phục vụ công
tác văn phòng.
Các trang thiết bị văn phòng đóng một vai trò quan trọng trong việc nâng cao
hiệu quả hoạt động của văn phòng. Bởi những nhân viên văn phòng thông qua nghiệp
vụ hành chính văn phòng đã sử dụng trang thiết bị văn phòng để xử lý và cung cấp
thông tin nhanh chóng, kịp thời và chính xác nhằm nâng cao năng suất, công việc được
cải thiện về chất lượng cung cấp nhiều thông tin hơn cho lãnh đạo, đồng thời trang
thiết bị văn phòng góp phần làm giảm chi phí về nhân lực cộng với các chi phí khác
kèm theo.
7


Như chúng ta đã biết công nghiệp hóa cũng trang bị những máy móc, thiết bị văn
phòng nhằm làm giảm bớt lao động nặng nhọc. Những cải tiến kĩ thuật trước hết nhằm

vào các khâu như từ bàn máy chữ thường tiến lên máy chữ điện tử, từ các bàn máy
tính tiến lên máy tính cơ điện dùng cho công việc kế toán…. Đặc biệt, từ những năm 7
của thế kỷ trước, khâu xử lý văn bản đã được máy tính hỗ trợ và liên tục tiến lên cho
đến hiện nay, máy vi tính là 1 trong những thiết bị không thể thiếu trong quá trình thực
hiện chức năng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của một văn phòng hiện đại.
Đồng thời các trang thiết bị văn phòng khác nhờ ứng dụng những thành tựu khoa học
kĩ thuật mà có những sáng kiến, mẫu mà phù hợp với tùy loại công việc, vận dụng phù
hợp cho mỗi nhóm đối tượng khác nhau, làm cho hiệu suất công việc được nâng cao.
1.1.3. Yêu cầu của trang thiết bị văn phòng
- Yêu cầu chung đối với trang thiết bị văn phòng:
 Tính kinh tế: phù hợp với thực tiễn của cơ quan( khối lượng công việc, chi
phí mua, bảo trì, đào tạo nhân viên sử dụng…)
 Tính tiện dụng: nhiều chức năng, dễ sử dụng.
 hiện đại: đáp ứng yêu cầu ngày càng cao (nhanh chóng, kịp thời, chính xác)
của công việc văn phòng.
- Yêu cầu đối với người sử dụng:
 Nắm được công dụng, cách sử dụng đối với các loại thiết bị văn phòng
thông thường.
 Thường xuyên bồi dưỡng kiến thức, sử dụng được những thiết bị văn
phòng hiện đại.
1.2. Các loại trang thiết bị văn phòng
1.2.1. Thiết bị truyền thông
 Máy ghi âm
Dùng để ghi lại lời nói. Hiện nay những máy ghi âm văn phòng được sử dụng
rộng rãi ở nhiều cơ quan xí nghiệp nhằm mục đích sau đây:
 Ghi lại âm thanh theo tiến trình buổi họp, hội nghị, phiên họp, lời
phát biểu, báo cáo, bài giảng, những quyết định đã thông qua mà
không cần phải ghi tốc ký.
8



 Ghi lại các thông tin giao tiếp qua điện thoại để phục vụ việc soạn
thảo văn bản.


Khi sử dụng máy ghi âm, năng xuất lao động của người đánh máy
tăng 25 - 45% mức thời gian tiết kiệm của người đọc lên tới 20%.
Thời gian thảo văn bản giảm 3 - 4 lần. Cán bộ của cơ quan sử dụng
máy ghi âm tiết kiệm được 5 - 6 phút cho mỗi trang viết của một tài
liệu cần soạn thảo.

 Điện thoại
Dùng để liên hệ giao dịch trực tiếp với người nghe. Ngày nay có rất nhiều loại
điện thoại khác nhau như: điện thoại để bàn, điện thoại cầm tay (điện thoại di động).
Đây là thiết bị dùng để giúp cho hoạt động giao tiếp được thuận lợi, thiết bị này được
dùng phổ biến trong các công sở, văn phòng. Vì vậy, đòi hỏi những người làm công tác
văn phòng nói riêng và các cán bộ, công chức, viên chức nói chung phải rèn luyện kỹ
năng giao tiếp qua điện thoại.
 Máy fax
Là thiết bị có khả năng nhận diện ký tự theo màu trắng và đen, màu đen là màu
có ký tự, màu trắng là không có ký tự (hay những khoảng trống) và nó sẽ vẽ lại y như
bản gốc (từ máy gửi fax sang máy nhận fax).
Ngoài cách gửi văn bản, tài liệu từ máy Fax sang máy Fax, cũng có thể Fax từ
máy tính sang máy Fax (hệ điều hành Windows XP có hỗ trợ tính năng này).
 Máy tính nối mạng
Được thiết lập khi có từ 2 máy vi tính trở lên kết nối với nhau để chia sẻ tài
nguyên: máy in, máy fax, tệp tin, dữ liệu... Tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng và mức độ
hiện đại hóa văn phòng của từng ngành, từng lĩnh vực, từng địa phương, cơ quan mà
sử dụng mạng máy tính nối mạng diện rộng (WAN) hoặc mạng nội bộ (LAN) để phục
vụ nhu cầu chia sẻ, khai thác và truyền nhận thông tin.

 Máy chụp ảnh
Máy chụp ảnh được sử dụng trong công tác văn phòng để ghi và lưu lại những
hình ảnh trong các hội nghị, cuộc họp, hội thảo hoặc các sự kiện trọng đại của cơ quan,
đơn vị. Hiện nay, máy chụp ảnh tự động là thiết bị văn phòng thông dụng, bên cạnh đó
còn có các loại máy cơ, máy bán tự động…
9


1.2.2. Thiết bị sao chụp, in ấn, hủy tài liệu
Để có được bản in, bản sao và để nhân số lượng văn bản, tài liệu người ta sử
dụng các nhóm:
Các phương tiện sao chụp và nhân bản: Để sao và truyền văn bản với nguyên
mẫu của nó (dấu, chữ ký, sơ đồ…) đi xa có thể dùng máy Fax hoặc truyền qua mạng.
Các phương tiện in ấn: Theo cách làm ra văn bản có thể chia ra các loại máy in
như: in laze, in phun, offset, in kim… Máy in dùng trong văn phòng bao gồm nhiều
thể loại và công nghệ khác nhau. Thông dụng nhất và chiếm phần nhiều nhất hiện nay
trên thế giới là máy in ra giấy và sử dụng công nghệ laze. Đa phần các máy in sử dụng
cho văn phòng được nối với một máy tính hoặc một máy chủ dùng in chung. Một phần
khác máy in được nối với các thiết bị công nghiệp dùng để trang trí hoa văn sản
phẩm, in nhãn mác trên các chất liệu riêng.
Máy in sử dụng công nghệ laze (Tiếng Anh: laser) là các máy in dùng in ra giấy,
hoạt động dựa trên nguyên tắc dùng tia laze để chiếu lên một trống từ, trống từ quay
qua ống mực (có tính chất từ) để mực hút vào trống, giấy chuyển động qua trống và
mực được bám vào giấy, công đoạn cuối cùng là sấy khô mực để mực bám chặt vào
giấy trước khi ra ngoài.
Máy in laze có tốc độ in thường cao hơn các loại máy in khác, chi phí cho mỗi
bản in thường tương đối thấp. Máy in laze có thể in đơn sắc (đen trắng) hoặc có màu
sắc.
Máy hủy tài liệu: Dùng để cắt tài liệu cần hủy thành các dải nhỏ đến mức không
thể khôi phục lại nội dung nhằm mục đích bảo mật.

1.2.3. Các trang thiết bị văn phòng khác
Ngoài các nhóm thiết bị truyền thông, thiết bị sao, in, hủy tài liệu còn có các thiết
bị và đồ dùng văn phòng khác như:
-

Máy quét hình ảnh hay còn gọi là máy scan (scanner)
Đây là thiết bị có khả năng số hóa hình ảnh, tài liệu, đưa vào máy tính để lưu

hoặc xử lý chúng. Thiết bị này đang dần trở nên thông dụng cho người dùng máy tính
cá nhân thông thường. Cấu tạo của máy Scan gồm ba bộ phận chính: thấu kính nhạy
quang, cơ cấu đẩy giấy và mạch logic điện tử.
-

Máy chiếu đa năng (projector)
10


Dùng kết hợp với máy vi tính, sử dụng các phần mềm trình chiếu để tạo nhiều
hiệu ứng rất sinh động, nhờ đó làm tăng sức thu hút của các buổi họp, hội nghị, hội
thảo, bài thuyết trình. Đây là loại máy chiếu dùng nguồn sáng bên trong chiếu ánh
sáng xuyên qua một màn hình vi tính nhỏ qua hệ thống thấu kính để chiếu lên màn
hình bên ngoài. Nói một cách đơn giản nó đóng vai trò như một màn hình vi tính
nhưng to hơn để mọi người có thể xem từ xa.
Các đồ vật dùng cho công việc hàng ngày của những người làm công tác văn
phòng rất đa dạng, phong phú và ngày càng được cải tiến theo hướng bền đẹp, đa
năng, thuận tiện như cặp, kẹp, ghim, bút…
1.3. Tổ chức quản lý và sử dụng trang thiết bị văn phòng
1.3.1. Tổ chức quản lý trang thiết bị
Trang thiết bị văn phòng trong cơ quan nhà nước được tổ chức quản lý theo các
khâu:

 Quản lý quá trình hình thành trang thiết bị:
Khi cơ quan, đơn vị được thành lập, có chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy sẽ
được cấp một số tài sản ban đầu nhất định, trong đó có trang thiết bị phục vụ cho công
tác văn phòng như: máy tính, máy in, máy photocopy,…
Những trang thiết bị này được quản lý theo quy chế do cơ quan xây dựng trên cơ
sở chế độ của Nhà nước và đặc thù hoạt động của cơ quan, tổ chức. Ngoài ra, hàng
năm cơ quan còn được mua sắm bổ sung xuất phát từ nhu cầu sử dụng thực tế và thực
hiện thông qua kế hoạch hàng năm.
 Quản lý quá trình khai thác, sử dụng, bảo quản trang thiết bị:
Giao các trang thiết bị cho các đơn vị và cá nhân chịu trách nhiệm trực tiếp quản
lý, khai thác, sử dụng và bảo quản.
Xây dựng và ban hành nội quy, quy chế sử dụng tài sản công.
Có sự kiểm kê đột xuất và định kỳ đối với trang thiết bị trong cơ quan, qua đó
đánh giá số lượng, chất lượng các trang thiết bị.
Thường xuyên kiểm tra quá trình sử dụng, bảo quản các trang thiết bị.
Xử lý các trường hợp rủi ro xảy ra có liên quan đến trang thiết bị văn phòng
trong cơ quan, tổ chức.
 Kết thúc quá trình sử dụng trang thiết bị:
11


Trang thiết bị hết kỳ sử dụng, đã khấu hao hết hoặc đổi mới kỹ thuật được tiến
hành thanh lý. Quá trình thanh lý phải tuân thủ quy định của pháp luật:
Thành lập ban thanh lý.
Căn cứ vào đặc điểm kỹ thuật, giá trị của các trang thiết bị để lựa chọn phương
thức thanh lý phù hợp (bán đấu giá, quy định giá). Dù hình thức nào thì cũng phải
được công bố và thực hiện công khai. Đồng thời phải tuân thủ nghiêm ngặt chế độ
quản lý tài chính.
1.3.2. Tổ chức sử dụng trang thiết bị
Trang thiết bị kỹ thuật trong văn phòng là thành phần quan trọng nhất trong công

cuộc hiện đại hóa văn phòng, trang thiết bị hiện nay ngày càng được cải tiến, sáng chế
với nhiều chủng loại hết sức đa dạng, phong phú và giá thành rẻ.
Các phương tiện kỹ thuật làm văn bản như máy đánh chữ, máy tính tạo ra những
khả năng, những thuận lợi rất to lớn trong các khâu soạn thảo văn bản, lưu trữ, hệ
thống hóa và tra tìm các dữ liệu.
Các phương tiện thiết bị truyền tin, truyền văn bản như fax và cao hơn nữa là
Internet…cùng các thiết bị viễn thông được sử dụng rộng rãi giúp cho việc nối mạng
thông tin cục bộ, toàn quốc gia và toàn cầu được dễ dàng, thuận lợi. Các vật dụng
thông thường trong văn phòng từ bút viết, bìa cặp, ghim kẹp đến các giá kệ hồ sơ…
ngày càng tiện dụng với hình thức mẫu mã đẹp, giá cả thích hợp.
Tuy nhiên, trang thiết bị cũng như môi trường văn phòng được cải thiện phần lớn
nhờ con người đưa vào ứng dụng rộng rãi trong hoạt động văn phòng. Do đó khâu tổ
chức sử dụng trang thiết bị cũng cần được quan tâm, cụ thể:
- Đào tạo người sử dụng trang thiết bị văn phòng hiện đại đạt đến trình độ cao,
theo hướng đa năng, toàn diện về nghiệp vụ, kỹ thuật. Theo hướng đào tạo đó, người
lao động biết làm nhiều việc và thực hiện thành thạo nhiệm vụ công tác được giao.
- Xây dựng kế hoạch, theo dõi giám sát việc mua sắm và tình hình bảo quản, sử
dụng trang thiết bị.
- Giám sát, kiểm tra việc sử dụng trang thiết bị do các đơn vị, cá nhân được giao
quản lý và sử dụng.

12


- Thực hiện chế độ khấu hao trang thiết bị vật tư theo qui định của Nhà nước. Đề
xuất việc thanh lý, xử lý trang thiết bị hư hỏng hoặc không dùng đến để đảm bảo việc
sử dụng có hiệu quả.
- Tổ chức sử dụng đáp ứng yêu cầu của cơ quan, đơn vị:
+ Sử dụng đúng mục đích;
+ Bảo quản theo yêu cầu;

+ Bảo dưỡng theo định kỳ;
+ Thay thế, sửa chữa khi cần thiết.
Tóm lại, với sự phát triển của công nghệ thông tin, khoa học kỹ thuật, văn phòng
sẽ được phát triển theo hướng hiện đại đòi hỏi những người làm công tác văn phòng
ngoài kỹ năng nghiệp vụ chuyên môn phải liên tục được đào tạo lại các kỹ năng, kỹ
xảo của công nghệ thông tin, sử dụng thành thạo các trang thiết bị hiện đại để phân
tích, xử lý thông tin một cách khoa học. Đây là vấn đề đặt ra trong công tác tuyển
chọn, đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ những người làm công tác văn phòng ở các cơ quan,
đơn vị hiện nay để đáp ứng yêu cầu của sự nghiệp đổi mới, công nghiệp hóa, hiện đại
hóa đất nước.

13


Chương 2: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG
TẠI UBND HUYỆN HÀM YÊN
2.1. Giới thiệu về UBND huyện Hàm Yên
2.1.1. Vị trí địa lý
Huyện Hàm Yên nằm ở phía tây tỉnh Tuyên Quang, phía bắc giáp huyện Bắc
Quang (tỉnh Hà Giang), phía nam giáp huyện Yên Sơn, phía đông giáp hai huyện
Chiêm Hóa, Lâm Bình, và phía tây giáp huyện Yên Bình, Lục Yên (tỉnh Yên Bái).

Hình 2.1: Bản đồ hành chính huyện Hàm Yên, tỉnh Tuyên Quang

14


SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CÁN BỘ Ở UBND HUYỆN HÀM YÊN

Hình2.2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức cán bộ ở UBND huyện Hàm Yên .

2.1.2. Diện tích và dân số
Diện tích 907 km2
Dân số là 109.000 người (năm 2008). Huyện lị là thị trấn Tân Yên nằm trên
quốc lộ 2, cách thành phố Tuyên Quang khoảng 40 km về hướng tây bắc, huyện cũng
là nơi con sông Lô chảy qua. Bí thư huyện uỷ hiện hay là ông Hà Phúc Phình, chủ tịch
huyện là ông Vũ Đình Hưng.Trưởng Công an huyện là Đồng chí: Bùi Quang Tuấn.
Huyện Hàm Yên gồm có các dân tộc sau: Kinh, Tày, Nùng, dao, H'Mông...
2.1.3 Các đơn vị hành chính
Huyện gồm 1 thị trấn Tân Yên và 17 xã: Bạch Xa, Bằng Cốc, Bình Xa, Đức Ninh,
Hùng Đức, Minh Dân, Minh Hương, Minh Khương, Nhân Mục, Phù Lưu, Thái Hòa,
Thái Sơn, Tân Thành, Thành Long, Yên Lâm, Yên Phú, Yên Thuận.
15


2.1.4 kinh tế
Kinh tế chủ yếu dựa vào nông nghiệp như trồng cam, lúa,... nuôi cá và các loại
gia súc như trâu bò, dê,... Cây công nghiệp có chè; cây lâm nghiệp có keo.
Huyện Hàm Yên hiện có 77 doanh nghiệp ngoài quốc doanh, 3 chi nhánh công
ty lâm nghiệp trực thuộc doanh nghiệp Nhà nước, 29 hợp tác xã (HTX), 151 trang trại
và 3.132 hộ kinh doanh cá thể. Năm 2016, tổng số vốn điều lệ của các doanh nghiệp
và hợp tác xã đạt trên 19 tỷ đồng, tổng doanh thu trên 1.000 tỷ đồng, đóng góp trên 38
tỷ đồng vào ngân sách Nhà nước. Huyện ủy, UBND huyện đã thực hiện chính sách ưu
đãi, thu hút đầu tư vào địa bàn, đơn giản hóa thủ tục hành chính, giảm bớt các chi phí
và thời gian, thủ tục đất đai, hỗ trợ đào tạo nghề, nâng cao năng lực quản lý, quản trị
cho các doanh nghiệp.
Quy mô của các doanh nghiệp trên địa bàn huyện chủ yếu là doanh nghiệp vừa
và nhỏ. Hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực công nghiệp, xây dựng, thương mại, nông
lâm nghiệp. Để kịp thời thông tin cho doanh nghiệp thực hiện đầu tư tại địa phương,
các phòng, ban chuyên môn của huyện đã chủ động nắm bắt thông tin về tình hình
cung cầu, giá cả thị trường các mặt hàng lợi thế của huyện để thông tin cho doanh

nghiệp.
Huyện khuyến khích phát triển các hình thức kinh tế tập thể chủ yếu là tổ hợp
tác và HTX đổi mới theo Luật Hợp tác xã. Dự án Hỗ trợ nông nghiệp, nông dân và
nông thôn (TNSP) thực hiện trên địa bàn huyện đã hỗ trợ thành lập 122 tổ hợp tác
chăn nuôi và trồng trọt. Các hộ tham gia tổ hợp tác được hướng dẫn tập trung và nâng
cao năng lực quản lý, phân tích và lập kế hoạch sản xuất kinh doanh theo nhu cầu thị
trường, được thảo luận cơ chế hợp tác với doanh nghiệp. Bà Hoàng Thị Thành, thôn 4
Minh Tiến, xã Minh Hương cho biết, từ khi tham gia tổ hợp tác nuôi vịt bầu, nhiều hộ
gia đình trong thôn đã thay đổi hình thức chăn nuôi từ nhỏ lẻ, manh mún liên kết thành
tổ nhóm, do đó gần như không phải lo lắng tìm kiếm thị trường tiêu thụ cho sản phẩm
nữa.
Huyện cũng đã tạo thuận lợi về thủ tục cho các thành phần kinh tế được vay
vốn ngân hàng theo quy chế hiện hành. Theo thống kê năm 2016, tổng dư nợ cho vay
16


là 809,3 tỷ đồng, trong đó cho vay phục vụ các doanh nghiệp, HTX trên địa bàn huyện
38,6 tỷ đồng; cho vay trên địa bàn nông thôn 96,8 tỷ đồng; lĩnh vực công nghiệp 15 tỷ
đồng; thương mại, dịch vụ 168,8 tỷ đồng; còn lại là vay trong lĩnh vực nông nghiệp,
lâm nghiệp. Ông Nguyễn Khắc Định, thôn 3 Việt Thành, xã Tân Thành cho biết, với số
tiền vay 100 triệu đồng tại Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn - Chi
nhánh Hàm Yên, gia đình ông đã đầu tư xây dựng chuồng trại chăn nuôi lợn, mỗi năm
gia đình xuất bán từ 3 - 4 lứa lợn, mỗi lứa từ 25 - 30 con. Kết hợp kinh doanh thức ăn
gia súc, giúp gia đình ông có thu nhập ổn định, cuộc sống ngày càng được nâng cao.
Tạo điều kiện thuận lợi về cơ chế, chính sách, thực hiện cải cách thủ tục hành
chính là động lực quan trọng để các thành phần kinh tế phát triển đa dạng, kinh doanh
có hiệu quả trên địa bàn huyện thời gian tới.

17



2.2. Quy trình quản lý trang thiết bị văn phòng
STT

Trách nhiệm

1

Đơn vị có nhu cầu

Lưu đồ
Tờ trình

mua sắm, sửa chữa

2

tài sản
Cán bộ QLTB
Ban tài chính – kế

Kiểm tra

Diễn giải
Đơn vị có nhu cầu mua sắm,
sửa chữa tài sản lập tờ trình có
chữ kí của trưởng đơn vị cho
cán bộ QTTB
Cán bộ QLTB nhận lại từ ban tài
chính – kế toán và trình BLĐ.


toán

3

Ban Lãnh đạo
Phê duyệt

4

Cán bộ QLTB
Bộ phận có nhu cầu

5

Mua sắm,
sửa chữa

Cán bộ QLTB hoặc đơn vị có nhu
cầu mua sắm, sửa chữa tiến hành
thủ tục mua sắm, sửa chữa theo
quy định hiện hành

Nghiệm thu

Cán bộ QLTB hoặc đơn vị có nhu
cầu mua sắm, sửa chữa trang thiết
bị phải lập biên bản bàn giao
nghiệm thu tài sản và biên bản
thanh lý hợp đồng.


Cán bộ QLTB và đơn
vị được trang bị

6

Kế toán

Thanh toán
7

Cán bộ QLTB
Đơn vị có nhu cầu
Kiểm tra định kì

8

BLĐ phê duyệt tờ trình của cán bộ
QLTB.

Cán bộ QLTB

Kế toán kiểm soát hồ sơ thanh
toán mua bán, sửa chữa trang thiết
bị và làm thủ tục thanh toán trang
thiết bị sau 5 ngày làm việc kể từ
ngày nhận hồ sơ thanh quyết toán
mua sắm, sửa chữa trang thiết bị.
Phòng QTTB kiểm tra thiết bị
theo quý. Nếu thiết bị hỏng lập tờ

trình, trình sửa chữa.Nếu hoạt
động bình thường thì tiếp tục vận
hành.
Cán bộ QLTB hoặc đơn vị có nhu
cầu nghiệm thu thiết bị và đưa vào
sử dụng và đăng ký số vào sổ theo
dõi cơ sở vật chất

Đơn vị có nhu cầu

Nghiệm thu, vận hành TB

18


Chú thích :

STT

BIỂU TƯỢNG

Ý NGHĨA

1

Bắt đầu quy trình

2

Các bước công việc cụ thể


3

Ra quyết định

4

Kết thúc quy trình

5

Mũi tên chỉ bước tiếp theo
của quy trình

6

Mũi tên nét đứt chỉ quy trình
không được xét duyệt và trả
lại

2.3. Công tác quản lý trang thiết bị văn phòng tại huyện Hàm Yên
2.3.1. Thực trạng
- Hiện nay UBND huyện Hàm Yên có:
 Tổng số lượng máy PC:07







Tổng số lượng máy Xách tay:04
Tổng số lượng máy in: 03
Thân máy(CPU):06
Màn hình:05
UPS:03

19


Thiết bị lưu kho:

 Ưu điểm:
Trong nhiều năm qua công tác quản lý trang thiết bị văn phòng ở UBND huyện
Hàm Yên luôn được Đảng và chính quyền địa phương quan tâm chỉ đạo thực hiện để
quản lý. Công tác quản lý trang thiết bị văn phòng tại xã trong những năm gần đây đã
có nhiều chuyển biến tích cực, huyện đã mua được các trang thiết bị văn phòng hiện
đại góp phần đảm bảo tiến độ công việc của cơ quan.
Trang thiết bị của UBND huyện được quản lý theo cách truyền thống là quản lý bằng
“Sổ theo dõi cơ sở vật chất” do cán bộ văn phòng tổng hợp, thống kê và chịu trách
nhiệm.

 Nhược điểm:
Mặc dù mua được các trang thiết bị hiện đại phục vụ quá trình làm việc cho cơ
quan nhưng phần lớn cán bộ trong cơ quan chưa thành thạo trong công tác sử dụng
trang thiết bị tin học.
Do quản lý theo cách truyền thống nên khó khăn trong việc tìm kiếm thông tin,
thanh lọc, sửa chữa, nhập thêm thông tin. Đồng thời khó khăn trong việc bảo quản
giám sát tình trạng của các trang thiết bị văn phòng trong cơ quan sẽ gặp bất lợi khi có
thanh tra kiểm tra hay giám sát.
20



2.3.2. Hướng phát triển
Để khắc phục những nhược điểm trên tại cơ sở đi đôi với việc tiến hành công
nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước góp phần đẩy nhanh tiến độ quá trình làm việc,
huyện cần phải có các hướng đi mới như:
- Cử cán bộ nhân viên đi tới các cơ sở để nâng cao chuyên môn nghề nghiệp
- Tăng cường công tác đào tạo cán bộ phụ trách nhằm nâng cao năng lực chuyên
môn nghiệp vụ quản lý trang thiết bị.
- Tích cực áp dụng công nghệ thông tin vào trong quản lý trang thiết bị văn
phòng nhằm tiết kiệm thời gian, công sức và nâng cao hiệu quả quản lý. Xây dựng quy
trình ứng dụng cộng nghệ thông tin vào quản lý trang thiết bị văn phòng. Góp phần
đẩy nhanh tiến độ quản lý trong cơ quan
- Đầu tư chi phí mua phần mềm để quản lý hoặc dùng những phần mềm hữu
ích miễn phí.

21


Chương 3: ỨNG DỤNG MICROSOFT EXCEL VÀO QUẢN LÝ TRANG
THIẾT BỊ VĂN PHÒNG TẠI UBND HUYỆN HÀM YÊN
3.1. Đặt vấn đề
Trong quá trình hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước, trang thiết bị
văn phòng là một thứ thiết yếu không thể thiếu nhằm phục vụ quá trình làm việc của
cơ quan, giúp công việc của cơ quan thực hiện nhanh chóng và đạt kết quả cao.
Trang thiết bị văn phòng giúp cho hoạt động của cơ quan được liên tục và thông
suốt, góp phần đảm bảo quá trình quản lý của cơ quan được tốt hơn.
Tuy nhiên trong quá trình sử dụng trang thiết bị không thể tránh khỏi những sự
cố mất mát, hư hỏng…cần phải được tổng hợp lưu kho để sửa chữa, thanh lý hoặc mua
mới sản phẩm. Yêu cầu đặt ra là phải có một hệ thống quản lý dữ liệu cho tất cả các

trang thiết bị văn phòng tại cơ quan, thông tin trang thiết bị phải đầy đủ, chính xác, quá
trình tra cứu nhanh chóng, thân thiện dễ sử dụng… để góp phần nâng cao hiệu quả của
công tác văn phòng nói chung và công tác quản lý trang thiết bị văn phòng nói riêng
tại UBND huyện Hàm Yên cũng như là các đơn vị, cơ quan, doanh nghiệp trên phạm
vi cả nước.

3.2. Giải quyết vấn đề
Để đảm bảo thông tin cho các hoạt động quản lý, đòi hỏi chúng ta cần phải khắc
phục đươc các mặt hạn chế còn tồn tại trong công tác quản lý đặc biệt là quản lý trang
thiết bị văn phòng.
Xuất phát từ yêu cầu cấp thiết trên em xin được đưa một số hướng giải quyết như
sau:
-

Xây dựng hệ thống chương trình lưu trữ, tra cứu nhanh các thông tin
với độ chính xác, tin cậy cao trong thời gian nhanh nhất. Hệ thống
chương trình dễ sử dụng, thân thiện với người dùng và có tính bảo
mật.

-

Cung cấp nhanh chóng, đầy đủ, chính xác thông tin theo yêu cầu của
cán bộ quản lý, các cấp lãnh đạo có liên quan.
22


-

Cần phải nâng cao trình độ chuyên môn cho cán bộ văn phòng tại
UBND huyện Hàm Yên. Cho các cán bộ tại cơ quan tham gia các

khóa học về tin học văn phòng để phục vụ công tác quản lý tại địa
phương được hiệu quả hơn. Góp phần khắc phục những sai đọng,
thiếu sót trong quá trình quản lý.

-

Cải thiện điều kiện bảo quản trang thiết bị văn phòng. Nắm bắt được
những trang thiết bị nào đang trong thời gian bảo hành hay các trang
thiết bị nào đang lưu kho, để đem đi bảo dưỡng hoặc sửa chữa để kịp
thời thay thế, mua mới thiết bị. Đảm bảo cho hoạt động của cơ quan
được thông suốt và liên tục.

= > Với những giải pháp trên em mong rằng sẽ nâng cao được hiệu quả quản lý
trang thiết bị văn phòng tại UBND xã Thuận Thành. Qua đó đảm bảo được thông tin
của trang thiết bị, cung cấp nguồn thông tin cho các hoạt động quản lý, điều hành tại
ủy ban luôn được diễn ra liên tục.

3.3 Ứng dụng Microsoft Excel để quản lý trang thiết bị văn phòng
3.3.1 Giới thiệu về Microsoft Excel
Microsoft Excel là chương trình xử lý bảng tính nằm trong bộ Microsoft Office
của hãng phần mềm Microsoft. Cũng như các chương trình bảng tính Lotus 1-23, Quattro Pro… bảng tính của Excel cũng bao gồm nhiều ô được tạo bởi các dòng và
cột, việc nhập dữ liệu và lập công thức tính toán trong Excel cũng có những điểm
tương tự, tuy nhiên Excel có nhiều tính năng ưu việt và có giao diện rất thân thiện với
người dùng. Excel hiện nay đã là phiên bản thứ 5 của Microsoft kể từ năm 1993.
Trước đây, Microsoft đã giới thiệu một phần mềm bảng tính được gọi
là Multiplan vào năm 1982, phần mềm rất được phổ biến trên hệ điều hành CP/M,
nhưng trên MS-DOS thì nó đã không còn được như vậy. Điều đó đã thúc đẩy sự phát
triển 1 chương trình bảng tính mới mang tên Excel với khẩu hiệu "'do everything 1-2-3
does and do it better'". Phiên bản đầu tiên của Excel được phát hành lần đầu tiên trên
máy MAC năm 1985 và trên Windows (đánh số 2.0 xếp ngang hành với MAC và được

tích hợp với môi trường run-time của windows) vào tháng 11 năm 1987. Lotus đã quá
23


chậm trong việc phát hành 1-2-3 cho Windows và cho đến cuối năm 1988, Excel bắt
đầu bán được nhiều hơn so với 1-2-3 và giúp Microsoft đạt được vị trí hãng phát triển
phần mềm hàng đầu. Trung bình cứ 2 năm Microsoft lại ra mắt phiên bản mới của
Excel 1 lần hoặc lâu hơn. Phiên bản hiện thời là Excel 12 hay còn được gọi là
Microsoft Office Excel 2007.
Gần đây, Excel đã trở thành mục tiêu của một vụ kiện. Lý do là một công ty
khác đã bán một gói phần mềm đã lấy tên "excel" trong công nghiệp tài chính trước
đó. Kết quả của cuộc tranh cãi trên yêu cầu đối chiếu tất cà văn bản và hồ sơ pháp lý
của phần mềm "Microsoft Excel". Tuy nhiên khi xử lý vụ việc này người ta đã lờ nó đi
và Microsoft luôn xử lý vấn đề khi họ mua nhãn hiệu của chương trình khác.
Microsoft cũng động viên người sử dụng kí tự XL như một cách viết tắt của chương
trình. Trong khi tên của chương trình đang được tranh cãi thì biểu tượng của nó vẫn
mặc định là chữ X màu xanh lá cây và phần mở rộng của Excel là .xls.
Excel cung cấp cho người sử dụng khá nhiều giao diện làm việc. Tuy nhiên, bản
chất thì chúng đều giống nhau Excel là chương trình đầu tiên cho phép người sử dụng có
thể thay đổi font, kiểu chữ hay hình dạng của bảng tính, excel cũng đồng thời gợi ý cho
người sử dụng nhiều cách xử lý vấn đề thông minh hơn. Đặc biệt là excel có khả năng
đồ thị rất tốt.
Lần đầu tiên xuất hiện trong gói Microsoft Office năm 1993. Microsoft
Word và Microsoft PowerPoint đã có 1 giao diện khá giống với Excel.
Từ năm 1993, Excel đã bao gồm Visual Basic for Applications (viết tắt là
VBA). Một ngôn ngữ lập trình dựa trên nền tảng củaVisual Basic, nó đã được thêm
vào giúp tự động hóa các task trong Excel và cung cấp cho người dùng những hàm tùy
biến. VBA là một chương trình hữu ích, trong những phiên bản gần đây, nó đã bao
gồm những môi trường phát triển tổng hợp (IDE). Chức năng ghi lại những đoạn
Macro có thể tạo ra những đoạn mã VBA cho những hành động có tính chất lặp lại của

người sử dụng, cho phép những thao tác thông dụng được tự động hóa, VBA cho phép
tạo ra bảng biểu và điều kiện bên trong bảng tính để trực tiếp giao thông với người sử
dụng. Ngôn ngữ hỗ trợ sử dụng (nhưng không tạo ra), DLL ActiveX (COM), những
phiên bản về sau tăng thêm sự hỗ trợ dành cho các module, cho phép sử dụng các công
nghệ lập trình hướng đối tượng cơ bản.
24