TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG KHOA
QUẢN TRỊ KINH DOANH
----------****----------

BÁO CÁO KIẾN TẬP GIỮA KHÓA
Chuyên ngành: Quản Trị Kinh Doanh Quốc Tế
CÔNG TÁC TỔ CHỨC THỰC HIỆN GIAO NHẬN
HÀNG XUẤT KHẨU ĐƯỜNG BIỂN BẰNG
CONTAINER TẠI CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ VẬN
TẢI BIỂN BẢY NGÔI SAO

Họ và tên sinh viên:
Mã số sinh viên:
Lớp: Anh 1
Khóa: K50A
Người hướng dẫn khoa học: ThS. Phùng Minh Đức

NHẬN XÉT CỦA NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC


….………..…………………………………..…………………………………..……….
….………..…………………………………..…………………………………..……….
….………..…………………………………..…………………………………..……….
….………..…………………………………..…………………………………..……….
….………..…………………………………..…………………………………..……….
….………..…………………………………..…………………………………..……….
….………..…………………………………..…………………………………..……….
….………..…………………………………..…………………………………..……….
….………..…………………………………..…………………………………..……….
….………..…………………………………..…………………………………..……….
….………..…………………………………..…………………………………..……….

….………..…………………………………..…………………………………..……….
….………..…………………………………..…………………………………..……….
….………..…………………………………..…………………………………..……….
….………..…………………………………..…………………………………..……….
….………..…………………………………..…………………………………..……….
….………..…………………………………..…………………………………..……….
….………..…………………………………..…………………………………..……….
….………..…………………………………..…………………………………..……….
Thành phố Hồ Chí Minh, ngày … tháng năm
Giáo viên hướng dẫn


MỤC LỤC
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT


DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

Từ viết tắt

Tiếng Anh

Tiếng Việt

B/L

Bill of Lading

Vận đơn


HB/L

House Bill Of Lading

Vận đơn chủ

MB/L

Master Bill of Lading

Vận đơn gom hàng

WTO

World Trade Organization

Tổ chức thương mại thế giới

L/C

Letter of Credit

Thư tín dụng

TNHH

Trách nhiệm hữu hạn

USD


United States Dollar

Đô la Mỹ

VND

Vietnam Dong

Đồng Việt Nam


DANH MỤC BẢNG BIỂU

STT

Tên bảng biểu

Trang

1

Sơ đồ 1.1 : Sơ đồ cơ cấu của Công ty TNHH Dịch vụ Vận tải biển
Bảy Ngôi Sao

4

2

Bảng 1.1. Cơ cấu nhân sự theo giới tính và trình độ của Công ty
TNHH dịch vụ vận tải biển Bảy Ngôi Sao


5

3

Bảng 1.2. Kết quả kinh doanh của Công ty TNHH dịch vụ vận tải
biển Bảy Ngôi Sao giai đoạn 2011 – 2013

6

4

Bảng 1.3: Tỷ trọng doanh thu dịch vụ của Công ty Bảy Ngôi Sao
trong 3 năm từ 2011-2013

7

5

Sơ đồ 2.1. Sơ đồ quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng
container tại Công ty TNHH Dịch vụ Vận tải biển Bảy Ngôi Sao

9


6

LỜI MỞ ĐẦU
Sau 8 năm kể từ khi Việt Nam trở thành thành viên thứ 150 của WTO, hoạt động
xuất nhập khẩu Việt Nam đã có nhiều biến chuyển đáng kể. Theo báo cáo của Tổng cục

Thống kê, năm 2013, kim ngạch hàng hóa xuất khẩu ước tính đạt 132,2 tỷ USD. Kết
quả này có được một phần không chỉ nhờ những thuận lợi khách quan như những ưu
đãi thuế quan, hàng rào phi thuế quan được dỡ bỏ, sự cạnh tranh bình đẳng khi Việt
Nam tham gia vào WTO, chúng còn xuất phát từ tư duy nhạy bén, đổi mới của các
thành phần trong nền kinh tế trước bối cảnh mới của đất nước. Tuy nhiên, mọi khâu
sản xuất, từ bước tìm kiếm thị trường, khách hàng cho đến việc xuất khẩu hay nhập
khẩu, thực tế đã cho thấy bản thân các doanh nghiệp không thể chủ động trực tiếp vận
chuyển, giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu đến các khách hàng của mình ở các quốc
gia khác nhau trên thế giới, vốn có đặc thù cách xa nhau về khoảng cách địa lý, đặc
biệt là phải qua đường biển dài ngày. Chính vì tính chuyên môn hóa ngày càng cao của
một nền kinh tế hội nhập, các Công ty vận tải và giao nhận ở Việt Nam đã ra đời. Số
lượng ngày càng tăng nhanh qua các năm. Đến nay đã có gần 2500 Công ty giao nhận
lớn nhỏ hoạt động từ Bắc chí Nam.
Sự ra đời của container vào năm 1930 tại New Jersey (Mỹ) đã làm thay đổi hoàn
toàn diện mạo ngành vận tải trên biển. Container có các đặc tính giúp đảm bảo an toàn
và tránh thất thoát cho hàng hóa đến mức tối đa, điều đó góp phần đưa hàng hóa luân
chuyển đi khắp nơi trên toàn thế giới một cách thuận tiện và dễ dàng. Chính vì tính ưu
việt đó, ngày nay, vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu trong container bằng đường
biển đã trở thành phương thức vận tải phổ biến và được ưa chuộng. Vì lý do đó, tác giả
xin phép chọn đề tài: “Công tác tổ chức thực hiện giao nhận hàng xuất khẩu đường
biển bằng container tại Công ty TNHH Dịch vụ Vận tải biển Bảy Ngôi Sao” để làm
báo cáo thực tập giữa khóa. Bài báo cáo có bố cục gồm 3 chương chính sau:
-

Chương 1: Giới thiệu về Công ty TNHH Dịch vụ Vận tải biển Bảy Ngôi Sao
Chương 2: Công tác tổ chức thực hiện giao nhận hàng xuất khẩu đường
biển bằng container tại Công ty TNHH Dịch vụ Vận tải biển Bảy Ngôi Sao


7

-

Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức thực hiện
giao nhận hàng xuất khẩu đường biển bằng container tại Công ty TNHH
Dịch vụ Vận tải biển Bảy Ngôi Sao

Thông qua bài báo cáo này, với thời gian một tháng ngắn ngủi thực tập tại Công
ty, tác giả mong muốn được quan sát và tìm hiểu quy trình giao nhận hàng xuất khẩu
bằng container, để từ đó có sự đối chứng và ứng dụng giữa lý thuyết đã được học so
với thực tế. Tác giả xin chân thành cảm ơn Bộ môn nghiệp vụ Trường Đại học Ngoại
thương Thành phố Hồ Chí Minh, TS. Nguyễn Thị Thu Hà giảng dạy bộ môn “Vận tải
và Bảo hiểm trong Ngoại thương” cùng ThS. Phùng Minh Đức và tập thể Công ty Bảy
Ngôi Sao đã hướng dẫn và giúp tôi hoàn thành bài thu hoạch này.
Mặc dù đã có nhiều cố gắng nhưng do thời gian và kiến thức còn hạn chế nên đề
tài không tránh được những sai sót và nhược điểm. Vì vậy tôi kính mong Quý Thầy Cô
góp ý để đề tài được hoàn thiện hơn.
Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 8, 2014
Sinh viên Diệp Bảo Cường


8

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ
VẬN TẢI BIỂN BẢY NGÔI SAO
1.1. Quá trình hình thành và phát triển
Tháng 12/2006, Công ty TNHH Dịch vụ Vận tải biển được thành lập theo giấy
phép đăng ký kinh doanh số 4102074268. Sự ra đời của Công ty đáp ứng kịp thời nhu
cầu về trao đổi hàng hóa của các doanh nghiệp Việt Nam với nước ngoài, khi mà bản
thân các nhà kinh doanh xuất nhập khẩu không thể thực hiện đầy đủ và hiệu quả nhất
việc vận chuyển hàng hóa do sự hạn chế trong chuyên môn và nghề nghiệp.

Các thông tin về Công ty
- Tên DN hiện nay: Công ty TNHH Dịch vụ Vận tải biển Bảy Ngôi Sao
- Tên đối ngoại: Seven Stars Shipping
- Trụ sở chính: 118 Bến Vân Đồn, Phường 9, Quận 4, Thành phố Hồ Chí Minh
- Mã số thuế: 0309058069
Ngay từ khi ra đời, tháng 12/2006, Bảy Ngôi Sao đã bắt đầu cung cấp các dịch vụ
vận chuyển hàng hóa quốc tế và nội địa bằng đường biển nhằm đáp ứng kịp thời nhu
cầu vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu cũng như trong nước của nước ta.
Năm 2008, sau hơn một năm hình thành và phát triển, Công ty không ngừng mở
rộng hoạt động kinh doanh dịch vụ. Nhận thấy nhu cầu vận chuyển hàng hóa không chỉ
dừng lại ở vận chuyển bằng đường biển, Công ty còn phát triển thêm dịch vụ vận
chuyển hàng hóa bằng đường hàng không.
Đến năm 2009, trước tình hình cạnh tranh gay gắt giữa các Công ty hoạt động
trong cùng lĩnh vực, nhằm tiếp tục phát triển, Công ty đã thực hiện các hoạt động về
nhân sự nhằm tăng cường nguồn nhân lực, xây dựng đội ngũ nhân viên có trình độ,
nắm vững nghiệp vụ chuyên môn. Đồng thời, để giúp hoạt động kinh doanh thuận lợi
hơn, đến giữa năm 2009, Công ty quyết định dời trụ sở về số 118 Bến Vân Đồn,
phường 9, quận 4, thành phố Hồ Chí Minh. Địa điểm này gần các cảng như cảng Sài
Gòn, cảng Bến Nghé, cảng Tân Cảng giúp các hoạt động vận chuyển hàng hóa ra cảng
cũng như làm thủ tục hải quan trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn.Từ khi thành lập đến


9

nay, Công ty không ngừng nỗ lực về mọi mặt để nâng cao chất lượng dịch vụ, tạo dựng
một hình ảnh uy tín trong mắt khách hàng.
Từ đó đến nay, Công ty vẫn tiếp tục hoạt động kinh doanh của mình và ngày càng
được các khách hàng, chủ yếu là các doanh nghiệp vừa và nhỏ, biết đến như một địa
chỉ tin cậy cung cấp dịch vụ vận tải biển uy tín.
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức hành chính và quản trị nhân sự

1.2.1. Chức năng
Công ty có chức năng đại diện cho khách hàng thực hiện các nghiệp vụ giao nhận
hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu bằng đường biển, đường hàng không theo yêu cầu của
khách hàng trong hợp đồng hoặc trong thỏa thuận giữa các bên.
1.2.2. Nhiệm vụ
Công ty có nhiệm vụ thực hiện các yêu cầu của khách hàng về việc vận chuyển
hàng hóa từ địa điểm mà khách hàng yêu cầu tới nơi được chỉ định như từ kho tới cảng,
từ cảng về kho, từ sân bay về kho, … Ngoài ra Công ty còn thanh toán cước phí vận
chuyển và đảm bảo cho hàng hóa đến đích an toàn.
1.2.3. Cơ cấu tổ chức hành chính
Nhận xét về cách thức tổ chức của Công ty
Cơ cấu tổ chức Công ty sử dụng ở đây là cơ cấu Trực tuyến. Giám đốc là người
trực tiếp quản lý các công việc, lãnh đạo và theo dõi tất cả các hoạt động của Công ty.
Vì Công ty có tuổi đời còn khá trẻ (thành lập tháng 12/2006) nên cơ cấu tổ chức của
Công ty vẫn còn ở mức tinh giản. Ở đây, Công ty chỉ có những phòng ban cơ bản nhất
mà một Công ty cung cấp dịch vụ cần phải có. Ngoài ra các phòng ban khác như phòng
nhân sự, phòng IT, phòng tài chính,… vẫn chưa hiện hữu.
Sơ đồ 1.1. Sơ đồ cơ cấu của Công ty


10

Giám đốc

Bộ phận Kinh doanh

Bộ phận Giao nhận

Bộ phận Kế toán


Bộ phận Chứng từ

(Nguồn: Giám đốc Công ty TNHH Bảy Ngôi Sao)
Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban
Giám đốc là người đại diện cho Công ty, có quyền hạn cao nhất trong Công ty,
thực hiện chức năng quản lý các hoạt động của Công ty, tổ chức tham gia đàm phán ký
kết các hợp đồng dịch vụ cho Công ty.
Bộ phận Kinh doanh có nhiệm vụ tìm kiếm khách hàng, liên hệ với khách hàng,
chăm sóc khách hàng, quảng bá hình ảnh Công ty với khách hàng, tiếp nhận những yêu
cầu phản hồi từ khách hàng để đáp ứng nhu cầu của khách hàng tốt hơn.
Bộ phận Giao nhận sẽ thực hiện các nghiệp vụ giao nhận hàng hóa, làm thủ tục
hải quan, điều động phương tiện vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu từ kho ra cảng
và ngược lại.
Bộ phận Kế toán có trách nhiệm ghi chép các nghiệp vụ phát sinh và lập các báo
cáo tài chính. Tư vấn cho giám đốc các vấn đề liên quan tới sự vận động nguồn vốn
của Công ty. Phát hiện và ngăn ngừa các sai sót, vi phạm kịp thời.
Bộ phận Chứng từ nhận thông tin từ khách hàng về hàng hóa và các dữ liệu
khác để lập các chứng từ như B/L, D/O, Booking note, … và sửa chữa các sai sót về
thông tin.
1.2.4. Cơ cấu quản trị nhân sự

Bảng 1.1. Cơ cấu nhân sự theo giới tính và trình độ của Công ty TNHH dịch vụ
vận tải biển Bảy Ngôi Sao
Tiêu chí

Số lượng

Tỷ lệ (%)



11

Giới tính
Trình độ

Nam
12
30
Nữ
28
70
Cao đẳng
29
72.5
Đại học
10
25
Trên đại học
1
2.5
(Nguồn: Giám đốc Công ty TNHH Bảy Ngôi Sao)
(Nguồn: Giám đốc)

Cơ cấu nhân sự của Công ty đã đáp ứng tốt và hiệu quả yêu cầu của công việc. Cụ thể,
trong số 40 nhân viên của Công ty, số lượng nhân viên nữ nhiều hơn gấp 2 lần số lượng
nhân viên nam. Phần đông số nhân viên nam tập trung tại bộ phận giao nhận, yêu cầu
của bộ phận này là thường xuyên làm việc ngoài trời tại cảng nên đòi hỏi sức khỏe tốt.
Mặt khác, số lượng nhân viên nữ tập trung phần lớn ở bộ phận chứng từ và kế toán, là
những công việc yêu cầu tính cẩn thận cũng như không đòi hỏi nhiều về sức khỏe.
Ngoài ra, với tầm vóc và quy mô chưa lớn của công ty, việc sở hữu nguồn lao động với

hơn 70% nhân viên có trình độ cao đẳng đã đủ để đáp ứng yêu cầu của công việc. Số
nhân viên đạt trình độ đại học và sau đại học chỉ chiếm gần 30%, hiện đang nắm giữ
các vị trí quản lý trong Công ty.
1.3. Đánh giá chung về tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty giai
đoạn từ năm 2011 – năm 2013


12

Bảng 1.2. Kết quả kinh doanh của Công ty TNHH dịch vụ vận tải biển
Bảy Ngôi Sao giai đoạn 2011 - 2013
(Đơn vị tính: triệu đồng)
Năm
Khoản
mục
Doanh thu

2012/2011
2011

2012

2013

Giá trị

1.426,35 1.669,60 1.989,36 243,25

%
17,05


2013/2012
Giá trị

%

319,76

19,15

Chi phí
1.034,08 1.344,46 1.533,20 310,38 30,02
188,74 14,04
Lợi
nhuận
392,27
325,14
456,16
-67,13 -17,11 131,02 40,29
trước thuế
Lợi nhuận sau
294,20
243,86
342,12
-50,34 -17,11 98,26
40,29
thuế
(Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH dịch vụ vận tải biển Bảy Ngôi Sao)
Doanh thu của Công ty tăng đều qua các năm. Cụ thể năm 2012 doanh thu tăng
243,25 triệu đồng, chiếm tỷ trọng 17,05% so với năm 2011. Năm 2013 con số này là

319,76 triệu đồng, chiếm tỷ trọng 19,15% so với năm 2012. Sau một thời gian hoạt
động trong ngành, với mức phí khá cạnh tranh, dịch vụ hỗ trợ chăm sóc khách hàng
chu đáo, luôn luôn đề cao chữ tín trong bất kỳ hợp đồng nào dù giá trị ký kết lớn hay
nhỏ, Công ty đã phần nào tạo được chỗ đứng tương đối vững chãi trên thị trường cũng
như trong tâm trí khách hàng. Giữ chân được khách hàng cũ, thu hút được khách hàng
mới chính là lý do khiến Công ty đạt được mức tăng trưởng doanh thu ổn định qua các
năm.
Sự biến động của chi phí không được ổn định như doanh thu. Cụ thể, chi phí của
Công ty năm 2012 tăng thêm đến 310,38 triệu đồng, chiếm tỷ trọng lên đến 30,02% so
với năm 2011. Tuy nhiên chi phí năm 2013 chỉ tăng thêm 188,74 triệu đồng, chiếm tỷ
trọng 14,04% so với năm 2012, mặc dù doanh thu vẫn tăng đều qua các năm. Nguyên
nhân của sự biến động này là do trong năm 2012 Công ty có đầu tư thêm trang thiết bị,
cơ sở vật chất đồng thời tăng cường hoạt động quảng bá hình ảnh của Công ty nhằm
nâng cao năng lực cạnh tranh cũng như thỏa mãn tốt hơn nhu cầu của khách hàng.


13

Do chi phí qua các năm biến động mạnh trong khi doanh thu tăng đều qua các
năm, lợi nhuận sau thuế của Công ty cũng biến đổi rất mạnh trong giai đoạn 2011 –
2013. Thật vậy, lợi nhuận sau thuế năm 2012 giảm 50,34 triệu đồng, tương đương
17,11% so với năm 2011. Đến năm 2013, do đã tận dụng được nguồn cơ sở vật chất
phát sinh từ năm 2012, cộng với giảm chi phí quảng cáo, lợi nhuận sau thuế của Công
ty đã tăng trở lại, cụ thể tăng 98,26 triệu đồng so với năm 2012, chiếm tỷ trọng
40,29%.
1.4. Vai trò của quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu đường biển bằng
container đối với Công ty
Bảng 1.3: Tỷ trọng doanh thu dịch vụ của Công ty Bảy Ngôi Sao
trong 3 năm từ 2011-2013
(Đơn vị tính: %)

Dịch vụ
Nhập khẩu đường biển
Xuất khẩu đường biển
Nhập khẩu đường không
Xuất khẩu đường không

Năm 2011
Năm 2012
Năm 2013
31.0
34.2
34.3
49.9
48.7
50.2
16.1
15.0
12.2
3.0
2.1
3.3
(Nguồn: Bộ phận Kế toán Công ty TNHH Bảy Ngôi Sao)

Hiện nay, Công ty Bảy Ngôi Sao đang cung cấp các dịch vụ chủ lực của mình là
xuất nhập khẩu bằng đường biển bằng container, xuất nhập khẩu bằng đường hàng
không. Công ty có thế mạnh trong vận tải xuất nhập khẩu bằng đường biển với tỷ trọng
doanh thu trong 3 năm vừa qua đạt xấp xỉ 50% cho hàng xuất và hơn 30% cho hàng
nhập. Trong khi đó, vận tải xuất nhập khẩu bằng đường hàng không chiếm tỷ trọng
thấp hơn nhiều, chỉ đạt hơn 3% cho hàng xuất và khoảng 15% cho hàng nhập. Các con
số này hầu như ổn định và không biến đổi nhiều qua các năm gần đây.

Điều này phù hợp với xu thế giao nhận vận tải hiện nay. Vì thông thường, chi phí
vận tải hàng hóa bằng đường thấp hơn khoảng 5 lần so với vận tải bằng đường hàng
không. Nắm bắt được xu hướng này cũng như nhu cầu của thị trường, Công ty Bảy
Ngôi Sao không ngừng mở rộng các tuyến đường vận tải biển bằng cách thỏa thuận giá
cước tốt nhất với các hãng tàu. Từ đó, hoạt động vận tải xuất nhập khẩu bằng đường


14

biển trở thành hoạt động chủ lực của Công ty, ngày càng thu hút nhiều khách hàng và
tạo được lòng tin vững chắc.
1.5. Các công việc thực hiện trong quá trình thực tập
Tuần đầu tiên, tác giả được ra tham quan thực tế ngoài cảng Tân Cảng, tham gia
các hoạt động như khai hải quan đối với hàng xuất, vận chuyển các chứng từ nơi được
chỉ định. Sau đó, tác giả quan sát người hướng dẫn gom hàng vào container (đối với
hàng lẻ LCL), thực hiện bấm kẹp chì niêm phong container.
Hai tuần tiếp theo, người viết được thực tập tại văn phòng Công ty. Ở đây, người
viết được giao các công việc như photocopy, phân loại, tìm kiếm, bổ sung và sắp xếp
các loại giấy tờ liên quan đến giao nhận hàng hóa: B/L, Packing list, Invoice, tờ khai
hải quan hàng xuất nhập khẩu, bản sao hợp đồng, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho,…


15

CHƯƠNG 2: CÔNG TÁC TỔ CHỨC THỰC HIỆN GIAO NHẬN HÀNG
XUẤT KHẨU BẰNG CONTAINER TẠI CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ VẬN TẢI
BIỂN BẢY NGÔI SAO
2.1. Thực tế quy trình
Sơ đồ 2.1. Sơ đồ quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng container tại Công ty
TNHH Dịch vụ Vận tải biển Bảy Ngôi Sao


Nhận yêu cầu từ khách
hàng

Liên hệ với hãng tàu

Lập chứng từ kết toán và lưu hồ sơ

Chào giá cho khách
hàng

Tiến hành đặt tàu

Chuẩn bị hàng hóa, phương tiện vận tải, chứng từ

Phát hành vận đơn và gửi cho đại lý ở nước ngoài

Làm thủ tục thông quan

(Nguồn: Bộ phận Giao nhận Công ty TNHH Bảy Ngôi Sao)
Để làm rõ hơn quy trình trên, tác giả xin lấy ví dụ thực tế về việc Công ty gửi đi
lô hàng 11 kiện “Công cụ, dụng cụ dùng để xử lý hàng hóa bằng đá” do Công ty
Aardwolf Industries Sole LLC tại Việt Nam gửi cho Công ty Al Jedar Trading ở UAE.
(Chứng từ kèm theo ở phần Phụ lục)
2.1.1. Nhận yêu cầu từ khách hàng
Khách hàng liên hệ với nhân viên Bộ phận Kinh doanh để cung cấp các
thông tin như sau:


16


- Loại hàng: Căn cứ vào loại hàng, số lượng hàng mà Công ty sẽ tư vấn cho
khách hàng loại container phù hợp. Vì ở đây là hàng rời nên Công ty đã tư vấn
cho khách hàng sử dụng loại container 20’DC.
- Cảng đi, cảng đến: đây là yếu tố quyết định giá cước vận chuyển vì khoảng
cách vận chuyển càng gần, thời gian vận chuyển càng ngắn thì cước phí vận
chuyển càng thấp và ngược lại.
- Hãng tàu: Tùy vào nhu cầu của khách hàng muốn vận chuyển hàng tới
cảng nào mà nhân viên Bộ phận Kinh doanh sẽ tư vấn cho khách hàng lựa chọn
dịch vụ của một hãng tàu uy tín với giá cước phù hợp nhất. Vì tuyến đường Việt
Nam – UAE khá xa nên Công ty đã chọn hãng tàu RCL, một hãng tàu lớn chuyên
đi tuyến đường này.
- Thời gian: khách hàng cung cấp thời gian dự kiến xuất hàng để Công ty
chuẩn bị một lịch trình phù hợp.
Điểm mạnh ở bước này là Công ty và khách hàng có thể gặp gỡ nhau trao
đổi chi tiết về các thông tin cần thiết, đồng thời tránh khỏi các sai sót không đáng
có như sai sót thông tin, thiếu thông tin.
Bên cạnh đó, hạn chế lớn nhất ở bước này là việc khách hàng phải liên hệ
trực tiếp với Công ty dẫn đến việc Công ty không thể tiếp nhận cùng lúc được
nhiều yêu cầu từ nhiều khách hàng khác nhau, từ đó làm giảm hiệu suất công
việc. Website của Công ty chưa được đưa vào sử dụng như là một công cụ giúp
khách hàng thuận tiện hơn trong việc gửi yêu cầu.
2.1.2. Liên hệ với hãng tàu
Căn cứ vào những thông tin mà khách hàng đã cung cấp, nhân viên bộ phận
kinh doanh liên hệ với hãng tàu RCL để hỏi giá cũng như lịch trình tàu chạy phù
hợp.
Thực tế cho thấy, ở bước này, Công ty thường tìm đến đối tác quen thuộc
của mình để sử dụng dịch vụ chứ ít khi xem xét tất cả các lựa chọn. Cụ thể ở lô
hàng này, khi nhận thấy cảng đến của lô hàng là UAE – một nước ở Tây Á - thì
đối tác quen thuộc của Bảy Ngôi Sao là hãng tàu RCL. Hạn chế của điều này là



17

Công ty không thể mở rộng mối quan hệ với nhiều hãng tàu khác nhau cũng như
không tối ưu hóa được chi phí gửi hàng trong trường hợp tồn tại một hãng tàu
khác có giá cước cạnh tranh hơn.
Tuy nhiên, vì lựa chọn hãng tàu quen thuộc nên Công ty sẽ nhận được các
thông tin về giá cả, lịch trình nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm được thời gian.
2.1.3. Chào giá cho khách hàng
Nhân viên bộ phận Kinh doanh nhận được giá chào từ hãng tàu RCL, tính
toán các phí tổn có thể phát sinh và sau đó tiến hành liên hệ với khách hàng để
chào giá. Các thông tin liên quan đến giá cả và lịch trình tàu đều phải lưu lại để
đối chứng khi cần thiết.
Nếu giá cước và lịch trình tàu chạy đưa ra được khách hàng chấp nhận thì
khách hàng sẽ gửi Booking Request (Yêu cầu đặt chỗ) bằng email cho Bộ phận
Kinh doanh. Yêu cầu đặt chỗ này xác nhận lại các thông tin bao gồm: Người gửi
hàng, Người nhận hàng, Tên hàng, Trọng lượng, Loại container, Nơi đóng hàng,
Cảng đi, Cảng đến, Ngày giờ tàu chạy,…
Trường hợp khách hàng nếu là khách hàng quen thì bước này cả 2 bên Công
ty và bên gửi Yêu cầu đặt chỗ thường không đọc kĩ các thông tin ghi trên đó, có
thể gây ra sai sót ngoài ý muốn. Tuy nhiên việc hợp tác với khách hàng quen có
thể giúp tiết kiệm thời gian.
2.1.4. Tiến hành đặt tàu (Booking)
Yêu cầu đặt chỗ sau khi được chuyển tới bộ phận Kinh doanh sẽ được tiếp tục gửi
tới hãng tàu. Sau đó hãng tàu sẽ gửi Booking Confirmation (xem phụ lục 1) cho Bảy
Ngôi Sao, trong đó bao gồm các thông tin như: số booking giúp quản lý quá trình giao
nhận vận chuyển, bằng chứng hãng tàu chấp nhận việc booking của Công ty Bảy Ngôi
Sao. Booking Confirmation này còn được gọi là lệnh cấp container rỗng, dùng để đem
đến cảng thực hiện đổi lấy container rỗng.



18

2.1.5. Chuẩn bị hàng hóa, phương tiện vận tải, chứng từ
Sau khi nhận được thông tin trên, Bảy Ngôi Sao sẽ thông báo cho khách hàng để
khách hàng chuẩn bị hàng. Sau đó, Bảy Ngôi Sao sẽ thuê ô tô chở hàng từ kho của
khách hàng tới kho ở cảng để chuẩn bị đóng hàng vào container.
Trong khi đó Bảy Ngôi Sao đem Lệnh cấp container rỗng tới cảng, nhận được mã
số container, seal và packing list. Sau đó các thông tin này được lưu trữ lại để hoàn tất
thông tin chứng từ House B/L và Master B/L sau này.
Container được đặt trong bãi container tại cảng. Sau đó bộ phận giao nhận của
Công ty Bảy Ngôi Sao sẽ tiến hành vận chuyển hàng từ kho của cảng ra container để
đóng hàng vào. Việc đóng hàng vào Container có thể được thực hiện bằng sức người
(thuê công nhân bốc vác) hoặc bằng sức máy móc (thuê xe nâng). Hàng được đóng vào
container lần lượt theo từng lớp. Sau mỗi lớp, nhân viên bộ phận giao nhận đều chụp
ảnh chứng nhận hàng hóa còn nguyên vẹn để làm bằng chứng nếu xảy ra sự cố sau này.
Công ty phía khách hàng có trách nhiệm gửi các chứng từ cần thiết để làm thủ tục
thông quan xuất khẩu cho lô hàng như sau:
+ Hợp đồng mua bán
+ Hóa đơn thương mai
+ Packing List
+ Chứng từ L/C
Đồng thời Công ty Bảy Ngôi Sao tiến hành thực hiện các chứng từ vận tải như
Master B/L (giữa Bảy Ngôi Sao và người nhận ở nước ngoài) (phụ lục 2) và House B/L
(giữa Bảy Ngôi Sao và khách hàng) (phụ lục 3).
Nhược điểm ở bước này là Công ty Bảy Ngôi Sao phải thuê ngoài từ đội ô tô chở
hàng ra cảng cũng như lực lượng xe nâng hoặc công nhân đóng hàng vào container
khiến chi phí bị đội lên nhiều so với các Công ty sở hữu đội xe hay đội công nhân
riêng. Mặt khác, trong quá trình thực tế quan sát, tác giả thấy lúc nhân viên giao nhận

trả tiền công cho công nhân bốc vác hoặc xe nâng thì chỉ trao tiền mặt chứ không có
hóa đơn chứng từ gì, điều này gây ra khó khăn trong việc xác minh lãi lỗ sau này.


19

Tuy nhiên, bước này cũng có ưu điểm là mọi việc được tiến hành theo quy trình
định sẵn, nhân viên giao nhận cẩn thận chụp ảnh lại hiện trường đóng hàng giúp Công
ty Bảy Ngôi Sao được miễn trách nhiệm nếu có xảy ra hư hỏng, mất mát về hàng hóa
nếu không may xảy ra sau này.
2.1.6. Làm thủ tục thông quan
Việc làm thủ tục thông quan được thực hiện tại cảng, dưới sự giám sát của
cán bộ hải quan. Bộ phận Giao nhận tiến hành nhập thông tin vào tờ khai hải
quan điện tử. Trước khi hoàn chỉnh và nộp tờ khai điện tử, Bảy Ngôi Sao sẽ làm
nháp và gửi cho khách hàng để kiểm tra và điều chỉnh nếu có sai xót. Sau khi
hoàn thành bước này, Hải quan sẽ cấp cho Seal Hải Quan để niêm phong
Container đã xếp xong hàng.
Một điểm tiến bộ lớn nhất của bước làm thủ tục thông quan là tờ khai điện
tử được sử dụng nhằm tiết kiệm thời gian hơn nhiều so với viết tay trước kia. Tuy
nhiên đó cũng chính là hạn chế lớn nhất ở bước này. Nhân viên bộ phận giao nhận
của Công ty phải mất thời gian để làm quen với cách khai hải quan mới trong khi
đã quen với cách khai hải quan cũ.
2.1.7. Phát hành vận đơn gửi cho đại lý ở nước ngoài
Sau khi đã nhận được đầy đủ các thông tin đã đề cập ở bước 2.1.5, Công ty Bảy
Ngôi Sao sẽ tiến hành làm House B/L. Cũng như bước 2.1.6, bản House B/L nháp sẽ
được gửi cho khách hàng kiểm tra trước và bản House B/L gốc sẽ được xuất khi khách
hàng hoàn tất việc kiểm tra và chấp nhận.
Tiếp đó, Công ty Bảy Ngôi Sao sẽ tiến hành gửi thông tin về lô hàng, đính kèm
chi tiết làm Master B/L cho hãng tàu. Nội dung của Master B/L sẽ chứa đựng thông tin
về seal, người nhận hàng, tên con tàu vận chuyển, quy cách hàng hóa, số container, số

seal,…
Dựa trên thông tin mà bảy ngôi sao đã gửi, hãng tàu sẽ tiến hành hoàn tất MB/L
và gửi cho Công ty Bảy Ngôi Sao bản nháp trước khi xuất ra bản gốc. Sau đó, hãng tàu
thông báo cho Bảy Ngôi Sao tới nhận MB/L và thanh toán các phí như: thu hộ phí


20

chứng từ hàng xuất, thu hộ hãng tàu phí seal, thu hộ hãng tàu phí xếp dỡ (THC) cũng
như cước vận tải được thể hiện trong hóa đơn của hãng tàu.
Sau khi có đầy đủ bộ chứng từ gốc gồm MB/L, HB/L, Hóa đơn thương mai, và
Packing List thì Công ty Bảy Ngôi Sao sẽ tiến hành gửi toàn bộ số chứng từ này cho
người nhận ở nước ngoài.
Hàng hóa sau khi thông quan phải được vào sổ tàu để chứng nhận “thực xuất”.
Hàng hóa sau khi đến tay người nhận ở nước ngoài thì Bảy Ngôi Sao làm Debit Note
gửi cho khách hàng để xác nhận các khoản phí. Sau khi được khách hàng xác nhận,
Công ty Bảy Ngôi Sao xuất hóa đơn VAT và yêu cầu bên khách hàng thanh toán.
Việc các chứng từ bản nháp được gửi trước cho bên kia đem lại lợi ích rất lớn.
Điều này giúp hạn chế tới mức tối đa các sai sót trên chứng từ cũng như tránh được các
khoản phí phát sinh ngoài ý muốn trong trường hợp chứng từ có lỗi.
2.1.8. Lập chứng từ kết toán và lưu hồ sơ
Đây là bước cuối cùng trong quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng container
vận tải đường biển. Bộ phận Chứng từ sẽ trích xuất một Shipping Request sau khi hoàn
tất mỗi lô hàng dựa trên các hóa đơn thanh toán cước phí giữa các bên tham gia trong
toàn bộ quá trình. Shipping Request là cơ sở để xác định lời lỗ nên được chuyển về bộ
phận kế toán. Trên cơ sở đó, bộ phận Kế toán sẽ tổng hợp và báo cáo kết quả hoạt động
kinh doanh của Công ty.
Như đã nói ở trên, các khoản phí khi đóng hàng vào container (trả cho công nhân
bốc vác hoặc xe nâng) không có giấy tờ chứng minh nên có thể bị khai gian làm tăng
chi phí cho Công ty.

Điểm mạnh của bước này đó là các chi phí cũng như doanh thu được kê khai rõ
ràng (nếu không kể các khoản bị thiếu hụt do thiếu chứng từ) giúp Công ty xác định rõ
tình hình hoạt động kinh doanh của mình nhằm đề ra định hướng kinh doanh hợp lý.
2.2. Nhận xét chung
2.2.1. Điểm mạnh
2.2.1.1. Công ty có các khách hàng và đối tác thân thiếtxây dựng được mối
quan hệ thân thiết với khách hàng và các đối tác


21

Lực lượng khách hàng thân thiết giúp cho Công ty đảm bảo doanh thuCác mối
quan hệ thân thiết giúp cho Công ty đảm bảo được doanh thu. Nhờ Công ty luôn đặt
chất lượng dịch vụ, uy tín lên hàng đầu để đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng.
Nhiều khách hàng thường xuyên tìm đến Bảy Ngôi Sao như một địa chỉ tin cậy và cung
cấp dịch vụ vận tải biển chất lượng cao với giá cả cạnh tranh.
Công ty cũng có các mối quan hệ rất tốt với các nhà xe cung cấp dịch vụ vận tải
nội địa. Các dịch vụ vận chuyển hàng từ kho của khách hàng ra kho ở cảng và ngược
lại được đội ngũ vận tải thực hiện rất nhanh chóng và đúng giờ. Đây là một yếu tố quan
trọng giúp cho Công ty tiết kiệm được thời gian, ổn định được giá cả dịch vụ và góp
phần nâng cao uy tín với khách hàng.
Ngoài ra, Công ty cũng có quan hệ tốt với một số hãng tàu quen thuộc như RCL.
Lợi thế này giúp cho các lô hàng được hưởng cước cạnh tranh, chất lượng dịch vụ vận
tải tốt, tàu cập cảng đúng thời điểm dự tính.
2.2.1.2. Nguồn nhân lực trẻ, năng động
Công ty Bảy Ngôi Sao có đội ngũ nhân viên trẻ tuổi, năng động, chịu khó học
hỏi, và thường xuyên được training, hỗ trợ cho nhau trong công việc. Chế độ lương
bổng hợp lý, hậu hĩnh. Môi trường làm việc thân thiện, tích cực, không có khoảng cách
quá lớn giữa giám đốc và nhân viên. Điều này giúp cho mọi người có thể làm việc với
nhau trong một không khí vui tươi, tránh được sự căng thẳng khi làm việc.

2.2.2. Điểm yếu
2.2.2.1. Nguồn nhân lực còn hạn chế về chất lượng
Nhân viên chưa có nhận thức rõ ràng về định hướng phát triển của Công ty. Một
khảo sát gần đây do chính giám đốc tiến hành cho thấy có tới hơn 80% nhân viên được
hỏi chỉ quan tâm và thực hiện tốt nhất những gì được giao và chưa có hiểu biết hết tầm
quan trọng của các định hướng do giám đốc đề ra.
Nhiều mảng dịch vụ còn phải thuê ngoài, chưa có phòng ban đảm nhiệm riêng.
Điển hình là khai báo hải quan và vận tải nội địa. Đây là một trong những nguyên nhân
làm tăng chi phí của Công ty.


22

Khả năng điều phối nhân sự chưa ổn. vào mùa vận chuyển cao điểm khối lượng
công việc mà Bộ phận Kinh doanh và bộ phận chứng từ phải đảm nhận khá nhiều,
trong khi vào mùa nhu cầu vận chuyển thấp, mức độ công việc giữa Bộ phận Kinh
doanh và bộ phận chứng từ còn chênh lệch khá lớn, gây khó khăn cho tính hiệu quả và
bảo đảm tiến độ của công việc. Ngoài ra, việc trao đổi thông tin kinh doanh và hướng
phát triển của Công ty còn chưa thống nhất và truyền đạt cụ thể đến từng thành viên
trong Công ty, gây khó khăn cho nhân viên khi chưa biết tầm nhìn và phương hướng
tăng trưởng, điểm mạnh của Công ty để thích ứng và làm việc tốt nhất.
2.2.2.2. Cơ cấu quản trị nhân sự chưa hoàn thiện
Cơ cấu quản trị nhân sự của Công ty còn đơn giản. Hiện tại, dưới quyền giám đốc
thì công ty chỉ có 4 bộ phận chính là bộ phận kinh doanh, giao nhận, kế toán và chứng
từ. Cơ cấu như vậy khiến cho một bộ phận phải kiêm nhiệm nhiều nhiệm vụ khác nhau
dẫn đến giảm hiệu quả công việc. Chưa có một bộ phận nhân sự để đảm trách việc
tuyển dụng cũng như đãi ngộ nhân viên, chưa có một bộ phận công nghệ thông tin để
khai thác tiềm năng tìm kiếm và đáp ứng nhu cầu khách hàng cũng như quản lý và bảo
dưỡng các thiết bị máy móc trong Công ty.
2.2.2.3. Khả năng ứng dụng công nghệ thông tin chưa cao

Công ty chỉ dừng lại ở mức ứng dụng các phần mềm tin học văn phòng cơ bản
như Microsoft Excel, Word, Outlook. Ngoài ra website của Công ty chưa có khả năng
tương tác với khách hàng, chưa có hệ thống cập nhật thông tin, giá cước các hãng tàu
cho khách hàng tra cứu, tham khảo. Điều này dẫn tới việc Công ty không thể phục vụ
được số lượng lớn khách hàng trong cùng một thời điểm mà chỉ phục vụ từng khách
hàng riêng biệt, giảm hiệu suất làm việc của nhân viên.
2.3. So sánh với lý thuyết
2.3.1. Cơ sở lý thuyết
Theo Quy tắc mẫu của Liên đoàn các hiệp hội giao nhận quốc tế (FIATA): Dịch
vụ giao nhận là bất cứ loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho,
bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như các dịch vụ hoặc có liên quan đến


23

các dịch vụ trên kể cả các vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán, thu
thập chứng từ liên quan đến hàng hóa. (PGS. TS Hoàng Văn Châu, 2009)
Theo điều 163 Luật Thương mại Việt Nam: Dịch vụ giao nhận hàng hóa là hành
vi thương mại, theo đó người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa nhận hàng từ người gửi,
tổ chức vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên
quan để giao hàng cho người nhận theo ủy thác của chủ hàng, của người vận tải hoặc
người làm dịch vụ giao nhận khác (gọi chung là khách hàng). (Quốc hội, 2005)
Như vậy, về cơ bản: giao nhận hàng hóa là tập hợp những công việc có liên quan
đến quá trình vận tải nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa từ nơi gửi hàng (người
gửi hàng) đến nơi nhận hàng (người nhận hàng).
2.3.2. Giống nhau
So với lý thuyết, quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng container tại Công
ty Bảy Ngôi Sao khá giống với kiến thức tác giả được nghiên cứu trong bộ môn “Vận
tải và bảo hiểm trong ngoại thương” trong chương trình đào tạo.
2.3.3. Khác nhau

Quy trình thực tế cụ thể và chi tiết hơn, chia ra từng khâu, từng giai đoạn, bao
gồm: tìm kiếm khách hàng, lập chứng từ, theo dõi lô hàng từ lúc vận chuyển và thủ tục
thanh toán với khách hàng. Đôi khi có những bước có thể tiến hành đồng thời như làm
thủ tục thông quan và chuẩn bị hàng hóa.
Thêm vào đó, các bước về bản chất là giống nhau nhưng tên gọi có thể sai khác
giữa lý thuyết và thực tế chút ít tùy thuộc vào thói quen của người thực hiện nghiệp vụ
trong thực tế.


24

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ
CHỨC THỰC HIỆN GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG CONTAINER
TẠI CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ VẬN TẢI BIỂN BẢY NGÔI SAO
3.1. Triển vọng của Công ty về hoạt động giao nhận hàng xuất khẩu đường
biển bằng container
3.1.1. Cơ hội
3.1.1.1. Môi trường kinh doanh ngày càng được cải thiện
Hội nhập vào các tổ chức kinh tế, thương mại khu vực và thế giới, Việt Nam phải
thực hiện nghĩa vụ của một thành viên, phải thực hiện các cam kết quốc tế, đòi hỏi phải
sửa đổi, bổ sung, điều chỉnh luật pháp, chính sách, cải cách hành chính cho phù hợp.
Chính điều đó làm cho môi trường kinh doanh được thông thoáng, rộng mở, các doanh
nghiệp hoạt động thuận lợi, dễ dàng hơn.
3.1.1.2. Có điều kiện tham gia nhanh vào phân công lao động quốc tế
Với việc mở rộng quan hệ thương mại quốc tế, sự vận động của các yếu tố nguồn lực
cũng bắt đầu mang tính chuyên môn hoá trên cấp độ quốc tế, các doanh nghiệp sản
xuất chỉ tập trung vào sản xuất, còn các công đoạn từ nhập khẩu, lưu kho bãi, vận
chuyển đầu vào, hay lưu kho và phân phối sản phẩm… đều có thể nhờ các doanh
nghiệp giao nhận vận tải làm một cách chuyên nghiệp và với giá cả hợp lý.
3.1.2. Thách thức

3.1.2.1. Sự cạnh tranh từ các cCông ty giao nhận nước ngoài do chính sách
mở cửa của Nhà nước.
Đặc điểm điểm của ngành logistics là một chu trình khép kín từ kho nhà sản xuất
đến tay khách hàng. Vì là quy trình đòi hỏi tích hợp nhiều dịch vụ có thể diễn ra ở
nhiều quốc gia nên những Công ty lớn thường cẩn thận kiểm tra năng lực của Công ty
logistics thông qua mạng lưới rộng khắp. Trong khi đó các Công ty Việt Nam nói
chung và Công ty Bảy Ngôi Sao nói riêng chưa có hệ thống đại lý ở nước ngoài nên
thường gặp khó khăn khi khách hàng cần dịch vụ tích hợp từ đường biển, hàng không
cho tới đường bộ ở nước ngoài.


25

Thêm vào đó, phương thức “bán FOB, mua CIF” từ lâu đã trở thành thói quen
của doanh nghiệp xuất, nhập khẩu trong nước khiến cho phần lớn hợp đồng vận chuyển
giao nhận rơi vào tay các tập đoàn nước ngoài. Với chiến lược phát triển dựa vào xuất
khẩu như Việt Nam, đa số các Công ty logistics lớn của thế giới có mặt tại Việt Nam từ
đầu thập niên 1990. Bắt đầu bằng văn phòng đại diện, các Công ty này chuyển sang
góp vốn liên doanh rồi là 100% vốn nước ngoài. Một vài Công ty logistics lớn trên
danh nghĩa vẫn nhờ một Công ty Việt Nam làm đại lý. Tuy nhiên mọi hoạt động đều do
phía nước ngoài quản lý, các doanh nghiệp Việt Nam thường không can thiệp được
nhiều ngoài việc ăn phí đại lý trên mỗi hợp đồng dịch vụ.
Ngoài ra, các hãng tàu lớn hiện nay có các Công ty logistics riêng. APL có APL
Logistics, NYK có NYK Logistics, OOCL có OOCL Logistics… Riêng tập đoàn AP
Moller ngoài sở hữu hãng tàu Maersk Line ra, họ còn có ba Công ty giao nhận đang
hoạt động tại Việt Nam là Maersk Logistics, DSL Star Express, Damco. Các Công ty
logistics của các hãng tàu này thường cung cấp luôn dich vụ trọn gói cho các khách
hàng thuê tàu.
3.1.2.2. Hệ thống pháp luật, chính sách, chế độ quản lý của Việt Nam
Hiện tại hệ thống pháp luật điều chỉnh các hành vi liên quan đến cấc hoạt động

trong thương mại quốc tế chưa thống nhất và đồng bộ, vẫn còn nhiều bất cập về khuôn
khổ pháp lý và thể chế, về cấu trúc thị trường và hành vi cạnh tranh. Quá trình hội nhập
đòi hỏi phải có sự điều chỉnh lớn về chính sách và pháp luật để phù hợp với các cam
kết, thông lệ và chuẩn mực quốc tế đảm bảo cho tự do cạnh tranh. Các doanh nghiệp
giao nhận vận tải vẫn gặp nhiều vướng mắc trong quá trình làm giao nhận, làm chậm
tiến độ công việc, làm giảm uy tín với khách hàng, giảm năng lực cạnh tranh của chính
doanh nghiệp.