Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.88 MB, 134 trang )
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
MỤC LỤC
GIỚI THIỆU................................................................................................................. 5
CHƢƠNG 01: LÀM QUEN VỚI CALC.................................................................... 7
1. Cách khởi động Calc ........................................................................ 7
2. Màn hình làm việc của Calc ............................................................. 8
3. Tạo một bảng tính mới ................................................................... 11
4. Lƣu bảng tính lên đĩa ...................................................................... 12
5. Mở bảng tính đã tồn tại trên đĩa ..................................................... 14
6. Đóng bảng tính và thốt khỏi Calc ................................................. 15
CHƢƠNG 02: CÁC THAO TÁC VỚI TRANG TÍNH .......................................... 17
1. Thêm và xố các trang tính ............................................................ 17
2. Đổi tên trang tính ............................................................................ 19
3. Sao chép/Di chuyển một trang tính ................................................ 19
4. Ẩn và hiện lại một trang tính .......................................................... 20
5. Bảo vệ trang tính ............................................................................ 21
6. Chọn nhiều trang tính ..................................................................... 23
CHƢƠNG 03: XỬ LÝ DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNH....................................... 25
1. Các kiểu dữ liệu .............................................................................. 25
1.1. Dạng chuỗi (Text)..................................................................... 25
1.2. Dạng số (Number) .................................................................... 26
1.3. Dạng công thức (Formulas) ...................................................... 26
1.4. Dạng ngày (Date), giờ (Time) .................................................. 26
2. Các tốn tử trong cơng thức ........................................................... 27
2.1. Tốn tử số ................................................................................. 27
2.2. Toán tử chuỗi ............................................................................ 27
2.3. Toán tử so sánh ......................................................................... 27
3. Nhập dữ liệu ................................................................................... 28
3.1. Dữ liệu bất kỳ ........................................................................... 28
3.2. Dữ liệu trong các ô tuân theo quy luật ..................................... 28
3.3. Dữ liệu kiểu công thức ............................................................. 31
3.4. Công thức mảng ....................................................................... 33
4. Sửa, xóa dữ liệu .............................................................................. 34
5. Các thao tác với ơ ........................................................................... 34
1
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
5.1. Chọn ô ...................................................................................... 34
5.2. Di chuyển giữa các ô ................................................................ 36
5.3. Cắt, sao chép và dán ô .............................................................. 38
6. Xử lý ô, hàng và cột trong bảng tính .............................................. 39
6.1. Điều chỉnh kích cỡ hàng và cột ................................................ 39
6.2. Chèn ô, hàng và cột .................................................................. 41
6.3. Xóa ơ, hàng và cột .................................................................... 42
6.4. Chuyển hàng thành cột và ngƣợc lại ........................................ 43
6.5. Ẩn/hiện hàng, cột...................................................................... 45
6.6. Cố định và bỏ cố định các hàng, cột......................................... 45
7. Định dạng dữ liệu ........................................................................... 46
7.1. Định dạng ký tự ........................................................................ 46
7.2. Định dạng số ............................................................................. 48
7.3. Canh biên (dóng hàng) ............................................................. 48
7.4. Kẻ khung .................................................................................. 50
7.5. Tơ màu nền ............................................................................... 51
7.6. Định dạng tự động .................................................................... 52
8. Đặt tên cho ô hoặc miền ................................................................. 53
8.1. Đặt tên cho ô hoặc miền bằng tay ............................................ 53
8.2. Đặt tên theo tiêu đề của cột hay hàng (tự động) ....................... 54
8.3. Dán tên vào công thức .............................................................. 55
8.4. Về nhanh một ô hoặc miền đã đƣợc đặt tên ............................. 55
8.5. Xóa tên ơ hoặc miền ................................................................. 56
9. Ghi chú cho ô .................................................................................. 56
10. Bảo vệ ô hoặc miền ...................................................................... 57
11. Theo dõi sự thay đổi của dữ liệu .................................................. 58
CHƢƠNG 04: HÀM TRONG CALC ....................................................................... 61
1. Quy tắc chung ................................................................................. 61
2. Xây dựng công thức ....................................................................... 62
3. Các hàm trong Calc ........................................................................ 64
3.1. Hàm ngày tháng ........................................................................ 64
3.2. Hàm ký tự ................................................................................. 70
3.3. Hàm toán học ............................................................................ 73
2
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
3.4. Hàm logic ................................................................................. 77
3.5. Hàm thống kê ........................................................................... 78
3.6. Hàm tìm kiếm và tham chiếu ................................................... 79
CHƢƠNG 05: ĐỒ THỊ .............................................................................................. 85
1. Tạo đồ thị mới ................................................................................ 85
2. Chỉnh sửa đồ thị .............................................................................. 89
2.1. Thay đổi vị trí đồ thị ................................................................. 89
2.2. Thay đổi kích thƣớc đồ thị ....................................................... 90
2.3. Thay đổi loại đồ thị................................................................... 90
2.4. Thay đổi miền dữ liệu đầu vào cho đồ thị ................................ 90
2.5. Chỉnh sửa các đối tƣợng ........................................................... 91
2.6. Bổ sung/bỏ đƣờng kẻ lƣới ........................................................ 91
CHƢƠNG 06: QUẢN TRỊ DỮ LIỆU....................................................................... 93
1. Khái niệm về cơ sở dữ liệu ............................................................. 93
2. Sắp xếp dữ liệu ............................................................................... 94
3. Lọc dữ liệu ...................................................................................... 95
3.1. Các yếu tố cơ bản ..................................................................... 95
3.2. Lọc tự động (AutoFilter) .......................................................... 96
3.3. Lọc nâng cao (Advanced Filter) ............................................... 97
4. Tổng kết theo nhóm ........................................................................ 98
4.1. Tổng kết theo một loại nhóm (Subtotals): ................................ 98
4.2. Tổng kết theo nhiều loại nhóm ............................................... 100
CHƢƠNG 07: TRÌNH BÀY TRANG VÀ IN ........................................................ 103
1. Chọn cỡ giấy, hƣớng in, đặt lề ..................................................... 103
2. Tạo tiêu đề đầu trang và cuối trang .............................................. 105
3. Lặp lại tiêu đề của bảng tính khi sang trang ................................. 107
4. In ................................................................................................... 108
BÀI TẬP .................................................................................................................... 111
PHỤ LỤC: NHỮNG KHÁC NHAU CƠ BẢN GIỮA CALC VÀ EXCEL ......... 125
MỘT SỐ CÂU HỎI THƢỜNG GẶP ..................................................................... 131
3
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
GIỚI THIỆU
OpenOffice.org là bộ phần mềm ứng dụng văn phòng nguồn mở đƣợc
phát triển bởi Sun Microsystems và cộng đồng nguồn mở, có các tính
năng tƣơng tự nhƣ Microsoft Office. OpenOffice.org có thể chạy trên
nhiều hệ điều hành, hỗ trợ đa ngơn ngữ (trong đó có cả phiên bản tiếng
Việt), thƣờng xuyên đƣợc cập nhật và nâng cấp.
Phiên bản OpenOffice.org 3.1 kế thừa toàn bộ những tính năng ƣu việt
của những phiên bản trƣớc, đồng thời cải tiến giao diện và biểu tƣợng
đẹp hơn, trực quan và sinh động hơn, tăng cƣờng khả năng đồ họa bằng
việc sử dụng ánh xạ đa chiều để làm giao diện mƣợt mà hơn nhƣng tốc
độ xử lý lại nhanh hơn so với các phiên bản cũ.
Năm 2008, Bộ Khoa học và Công nghệ đã biên soạn bộ sách hƣớng dẫn
sử dụng và đĩa chƣơng trình OpenOffice.org 2.4 cung cấp cho các Bộ,
ngành, địa phƣơng, các tổ chức và doanh nghiệp làm cẩm nang tra cứu.
Đầu năm 2009, chúng tôi tiếp tục biên soạn bộ sách OpenOffice.org 3.0
để giúp các đơn vị tiếp cận với phiên bản mới của các phần mềm. Đến
nay, với bộ sách OpenOffice.org 3.1, chúng tôi hy vọng phần mềm này
sẽ trở nên gần gũi, thân thiện hơn nữa với ngƣời sử dụng. Các tính năng
đƣợc nâng cấp của OpenOffice.org 3.1 sẽ đáp ứng tốt hơn nhu cầu sử
dụng của đông đảo ngƣời dùng.
Giống nhƣ các phiên bản trƣớc, bộ sách OpenOffice.org 3.1 bao gồm 04
quyển tài liệu và đĩa chứa các chƣơng trình phần mềm:
Tài liệu hƣớng dẫn sử dụng phần mềm Soạn thảo văn bản
OpenOffice.org Writer.
Tài liệu hƣớng dẫn sử dụng phần mềm Bảng tính điện tử
OpenOffice.org Calc.
Tài liệu hƣớng dẫn sử dụng phần mềm Trình diễn hội thảo
5
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
OpenOffice.org Impress.
Tài liệu hƣớng dẫn sử dụng phần mềm Mozilla Thunderbird
2.0, Mozilla Firefox 3.5 và UniKey 4.0.
Trong tài liệu này, chúng tôi sẽ hƣớng dẫn các bạn sử dụng phần mềm
Bảng tính điện tử OpenOffice.org Calc. OpenOffice.org Calc có tính
năng tƣơng tự về mặt giao diện và cách sử dụng nhƣ Microsoft Office
Excel, dễ học và dễ sử dụng. OpenOffice.org Calc ngày càng đƣợc ƣa
chuộng và sử dụng rộng rãi bởi tính hiệu quả cao trong công việc.
Lần đầu làm quen với OpenOffice.org Calc, cách học nhanh nhất là đọc
hết tài liệu, sau đó tiến hành thực hành ngay trên máy tính khi kết thúc
mỗi chƣơng, nếu có vấn đề khúc mắc bạn tra cứu lại tài liệu để hiểu rõ
ràng hơn. Đối với ngƣời dùng đã có kinh nghiệm sử dụng phần mềm
Microsoft Office Excel, tài liệu này có giá trị để tra cứu trong quá trình
sử dụng.
Nội dung cuốn sách bao gồm:
Chƣơng 02: Các thao tác với trang tính
Chƣơng 03: Xử lý dữ liệu trong bảng tính
Chƣơng 04: Hàm trong Calc
Chƣơng 05: Đồ thị
Chƣơng 06: Quản trị dữ liệu
Chƣơng 07: Trình bày trang và in
Bài tập thực hành
Phụ lục: Những khác nhau cơ bản giữa Calc và Excel
6
Chƣơng 01: Làm quen với Calc
Một số câu hỏi thƣờng gặp
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
CHƢƠNG 01: LÀM QUEN VỚI CALC
Sau khi hồn thành chƣơng này, bạn có thể nắm đƣợc:
Cách khởi động Calc
Màn hình làm việc của Calc
Các màn hình thể hiện bảng tính
Tạo một bảng tính mới
Lƣu bảng tính lên đĩa
Mở bảng tính đã tồn tại trên đĩa
Đóng bảng tính và thốt khỏi Calc
1. Cách khởi động Calc
Có rất nhiều cách có thể khởi động đƣợc phần mềm Calc. Tuỳ vào mục
đích làm việc, sở thích hoặc sự tiện dụng mà ta có thể chọn một trong các
cách sau đây để khởi động:
-
Cách
1:
Nhấn
nút
3.1\OpenOffice.org Calc.
-
Cách
2:
Nhấn
nút
Start\Programs\OpenOffice.org
3.1\OpenOffice.org, xuất hiện màn hình Welcome to
OpenOffice.org. Tại màn hình này, nhấn chuột vào biểu tƣợng
Spreadsheet.
Start\Programs\OpenOffice.org
7
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
Hình 1. Màn hình Welcome to OpenOffice.org
-
Cách 3: Bấm đúp chuột lên biểu tƣợng của Calc nếu nhƣ nhìn thấy
nó bất kỳ ở chỗ nào trên màn hình Desktop,…
-
Cách 4: Nếu muốn mở nhanh một bảng tính gần đây nhất trên máy
tính đang làm việc, có thể chọn Start\Documents, chọn tên bảng tính
(Calc) cần mở. Khi đó Calc sẽ khởi động và mở ngay bảng tính vừa
chỉ định.
2. Màn hình làm việc của Calc
Sau khi khởi động, màn hình làm việc của Calc có dạng nhƣ sau:
8
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
Hình 2. Màn hình chính của OpenOffice.org Calc
-
Thanh tiêu đề (Title Bar): Nằm trên cùng của màn hình hiển thị tên
của bảng tính hiện thời. Nếu bảng tính mới đƣợc tạo thì tên của nó sẽ
là Untitled X, với X là một con số.
-
Thanh trình đơn (Menu Bar): Chứa các lệnh để gọi tới các chức
năng của Calc trong khi làm việc. Bạn phải dùng chuột để mở các
mục chọn này, đơi khi cũng có thể sử dụng tổ hợp phím tắt để gọi
nhanh tới các mục chọn.
-
Thanh công cụ chuẩn và thanh công cụ định dạng (Standard
Toolbar, Formatting Toolbar): Cung cấp các biểu tƣợng chức năng,
giúp việc thực hiện các lệnh cơ bản, quản lý và xử lý trang tính nhanh
hơn.
-
Thanh cơng thức (Formular Bar): Bên trái của thanh công thức là
một ô nhập liệu nhỏ gọi là ô Tên, bao gồm một chữ cái và một số, ví
9
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
dụ: D7. Đây là chữ cái tên cột và số dịng của ơ hiện thời. Bên phải
của ô Tên là các biểu tƣợng chức năng của hàm. Nội dung của ô hiện
thời (dữ liệu, công thức hoặc hàm) đƣợc hiển thị trong ơ cịn lại của
thanh cơng thức. Bạn có thể sửa nội dung của ô hiện thời tại đây,
hoặc sửa tại chính ô hiện thời đó.
-
Thanh thẻ tên trang tính (Sheet Bar): Hiển thị tên của các trang
tính.
-
Thanh trạng thái (Status Bar): Nằm cuối cửa sổ, hiển thị vị trí trang
tính hiện thời trên tổng số trang tính, độ thu phóng của trang tính,
trạng thái phím Insert,…
-
Cột (Column): Là tập hợp các ơ trong trang tính theo chiều dọc đƣợc
đánh thứ tự bằng chữ cái (từ trái sang phải bắt đầu từ A, B, C, ... , đến
AMH, AMI, AMJ, tổng số có 1024 cột). Ngoài cùng bên trái là nút
chọn (đánh dấu khối) tồn bộ trang tính.
-
Hàng (Row): Là tập hợp các ơ trong trang tính theo chiều ngang
đƣợc đánh thứ tự bằng số từ 1 đến 65536.
-
Ô (Cell): Là giao của một cột và một hàng. Địa chỉ của ô đƣợc xác
định bằng cột trƣớc, hàng sau, ví dụ C4, A23.
-
Ơ hiện thời (Active Cell): Là ơ có khung viền chung quanh với một
chấm vng nhỏ ở góc dƣới (Mốc điền) hay cịn gọi là Con trỏ ơ (sau
này gọi là con trỏ). Tọa độ của ô này đƣợc hiển thị trên thanh cơng
thức.
3. Các màn hình thể hiện bảng tính
Để tùy chọn hình thức hiển thị bảng tính, bạn vào menu View rồi chọn
các kiểu hiển thị mong muốn. Calc có một số cách để xem bảng tính nhƣ
sau:
-
Normal: Là màn hình mặc nhiên để soạn thảo.
-
Page Break Preview: Chỉ hiển thị vùng bảng tính có dữ liệu.
10
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
-
Full Screen: Xem bảng tính tồn màn hình.
-
Zoom: Xem bảng tính theo tỷ lệ tùy ý.
Khác với phiên bản OpenOffice.org 3.0, ở bản này cho phép ngƣời dùng
chọn chế độ xem bảng tính theo tỉ lệ tùy ý bằng cách nhấn chuột vào các
biểu tƣợng tƣơng ứng tại góc dƣới bên phải của màn hình.
Hình 3. Chọn chế độ xem bảng tính theo tỷ lệ tùy ý
4. Tạo một bảng tính mới
Làm việc với Calc là làm việc trên các bảng tính. Bạn có thể mở một
bảng tính mới cho dù tại thời điểm đó đang sử dụng một chƣơng trình
khác trong bộ OpenOffice.org, ví dụ, mở bảng tính từ chƣơng trình
Writer hoặc Draw. Bạn có thể chọn một trong các cách sau:
-
Vào menu File\New\Spreadsheet;
hoặc
-
Nhấn chuột vào biểu tƣợng New
trên thanh công cụ. Nhấn giữ
biểu tƣợng New hoặc nhấn chuột vào mũi tên bên phải biểu tƣợng
New để mở menu con, từ đó chọn Spreadsheet;
hoặc
-
Nếu bạn đã mở một bảng tính, có thể nhấn tổ hợp phím Ctrl+N để
mở một bảng tính mới.
11
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
5. Lƣu bảng tính lên đĩa
Thƣ mục mặc định để lƣu các bảng tính là thƣ mục My Documents trên
đĩa cứng. Tuy nhiên, bạn có thể thay đổi lại thông số này khi làm việc
với Calc.
Để lƣu bảng tính đang làm việc lên đĩa, bạn có thể chọn một trong các
cách sau:
-
Vào menu File\Save;
hoặc
-
Nhấn chuột vào biểu tƣợng Save
trên thanh công cụ. Biểu tƣợng
này sẽ có màu xanh đen và khơng chọn đƣợc nếu nhƣ tệp đã đƣợc lƣu
và khơng có bất cứ sự thay đổi nào mới;
hoặc
-
Nhấn tổ hợp phím Ctrl+S.
Nếu trƣớc đó bảng tính chƣa đƣợc lƣu, khi đó với bất cứ cách nào nêu
trên sẽ mở ra hộp hội thoại Save As. Trong hộp hội thoại này bạn có thể
đặt tên cho bảng tính và xác định vị trí lƣu bảng tính.
12
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
Hình 4. Hộp hội thoại Save As
-
Chọn vị trí lƣu bảng tính mới.
-
Đặt tên bảng tính tại ơ File name.
-
Chọn phần mở rộng của tệp tại ô Save as type. Mặc định phần mở
rộng là ODF Spreadsheet (.ods), tuy nhiên bạn có thể chọn lƣu tệp
dƣới dạng .xls, .xml,…
-
Nhấn nút <<Save>> để kết thúc việc lƣu bảng tính lên đĩa.
Nếu bảng tính đã được lưu trước đó, thao tác lưu sẽ ghi đè lên bảng tính
đã tồn tại mà khơng mở hộp hội thoại Save As. Nếu bạn muốn lưu bảng
tính với tên khác, khi đó vào menu File\Save As.
Bạn nên thực hiện thao tác lưu thường xuyên trong khi soạn tài liệu để
tránh mất dữ liệu khi gặp các sự cố như mất điện, máy tính hỏng…
13
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
6. Mở bảng tính đã tồn tại trên đĩa
Calc cho phép bạn không chỉ mở đƣợc những bảng tính đƣợc tạo ra bằng
chƣơng trình này, mà cịn mở đƣợc cả những bảng tính đƣợc tạo ra bằng
chƣơng trình MS Excel (tệp .xls, thậm chí là .xlsx).
Để mở một bảng tính đã có trên đĩa, bạn có thể chọn một trong các cách
sau:
-
Vào menu File\Open;
hoặc
-
Nhấn chuột vào biểu tƣợng Open
trên thanh cơng cụ;
hoặc
-
Nhấn tổ hợp phím Ctrl+O.
Hộp hội thoại Open sẽ xuất hiện:
Hình 5. Hộp hội thoại Open
14
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
Tìm đến thƣ mục chứa bảng tính cần mở trên đĩa, chọn tệp tài liệu. Nhấn
nút <<Open>> trên hộp hội thoại, tệp tài liệu đƣợc chọn sẽ mở ra trên
màn hình Calc.
Bạn có thể mở một bảng tính đã làm việc trước đó trong menu
File\Recent Documents. Tại đây hiển thị danh sách 10 tệp đã được mở
bởi bất cứ chương trình nào trong bộ OpenOffice.org.
7. Đóng bảng tính và thốt khỏi Calc
Khi khơng muốn làm việc với Calc nữa, thực hiện theo một trong các
cách sau:
-
Vào menu File\Exit,
hoặc
-
Nhấn tổ hợp phím Ctrl+Q.
15
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
16
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
CHƢƠNG 02: CÁC THAO TÁC VỚI TRANG TÍNH
Sau khi hồn thành chƣơng này, bạn có thể nắm đƣợc:
Thêm và xố các trang tính
Đổi tên trang tính
Sao chép/Di chuyển một trang tính
Ẩn và hiện lại một trang tính
Bảo vệ trang tính
Chọn nhiều trang tính
1. Thêm và xố các trang tính
Theo mặc định, mỗi một bảng tính mới chứa ba trang tính trống. Nếu
khơng cần tất cả ba trang tính, bạn có thể dễ dàng xố bỏ những trang
tính khơng cần thiết. Nếu muốn có thêm trang tính, bạn có thể chèn các
trang tính tuỳ theo nhu cầu. Cách thực hiện nhƣ sau:
-
Thêm trang tính:
+ Vào menu Insert\Sheet, hoặc nhấn chuột phải lên thanh thẻ tên
trang tính và chọn Insert Sheet, xuất hiện hộp hội thoại:
17
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
Hình 6. Hộp hội thoại Insert Sheet
+ Chọn vị trí xuất hiện của trang tính mới tại phần Position:
o Before current sheet: Xuất hiện trƣớc trang tính hiện thời.
o After current sheet: Xuất hiện sau trang tính hiện thời.
+ Chọn số lƣợng trang tính cần thêm mới tại ô No. of sheets.
+ Đặt tên cho trang tính mới tại ơ Name.
+ Nhấn nút <<OK>> để thêm trang tính mới.
-
Xố trang tính:
+ Chọn trang tính cần xoá.
+ Vào menu Edit\Sheet\Delete, hoặc nhấn chuột phải lên thanh thẻ
tên trang tính và chọn Delete Sheet.
+ Xuất hiện cảnh báo xoá, chọn <<Yes>>.
18
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
2. Đổi tên trang tính
Ngầm định các trang tính đƣợc đặt tên lần lƣợt là Sheet1, Sheet2 và
Sheet3. Tuy nhiên bạn có thể đổi tên các trang để dễ nhận biết nội dung
của từng trang tính. Cách thực hiện nhƣ sau:
-
Vào menu Format\Sheet\Rename, hoặc nhấn chuột phải lên thanh
thẻ tên trang tính, chọn Rename Sheet, xuất hiện hộp hội thoại:
Hình 7. Hộp hội thoại Rename Sheet
-
Nhập tên mới cho trang tính tại ơ Name.
-
Nhấn nút <<OK>> để chấp nhận tên mới của trang tính.
Bạn có thể đổi tên trang tính chỉ bằng một nhấn đúp chuột vào Sheet cần
đổi tên. Đây là một trong những tính năng mới của phiên bản
OpenOffice.org 3.1.
3. Sao chép/Di chuyển một trang tính
Bạn có thể sao chép một trang tính để tạo ra trang tính mới, đồng thời có
thể thay đổi vị trí của các trang tính để tiện lợi cho việc quản lý. Cách
thực hiện nhƣ sau:
-
Trên thanh thẻ tên trang tính, nhấn chuột phải vào tên trang tính cần
sao chép hoặc di chuyển, chọn Move/Copy Sheet, xuất hiện hộp hội
thoại:
19
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
Hình 8. Hộp hội thoại Move/Copy Sheet
-
Tích chọn ơ Copy nếu bạn muốn sao chép trang tính.
-
Chọn vị trí mới cho trang tính tại phần Insert before (Trang tính sẽ
đƣợc di chuyển ra trƣớc trang tính đƣợc chọn trong danh sách này,
hoặc sẽ đƣợc di chuyển xuống cuối cùng của bảng tính nếu bạn chọn
move to end position)
-
Nhấn nút <<OK>> để sao chép hoặc di chuyển trang tính.
Bạn có thể sao chép hoặc di chuyển nhanh trang tính bằng cách sau:
+ Di chuyển: Nhấn giữ chuột trái vào tên trang tính và di tên trang tính
ra vị trí mới rồi thả chuột.
+ Sao chép: Giữ phím Ctrl, nhấn giữ chuột trái vào tên trang tính và di
tên trang tính ra vị trí mới rồi thả chuột.
4. Ẩn và hiện lại một trang tính
Bạn có thể ẩn một trang tính và cho hiện lại trang tính đó khi cần. Cách
thực hiện nhƣ sau:
-
Ẩn một trang tính:
+ Chọn trang tính cần ẩn.
20
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
+ Vào menu Format\Sheet\Hide, trang tính đƣợc chọn sẽ biến mất
và chuyển trang tính ngay sau đó thành trang hiện thời.
-
Hiện lại trang tính:
+ Vào menu Format\Sheet\Show, xuất hiện hộp hội thoại:
Hình 9. Hộp hội thoại Show Sheet
+ Chọn trang tính cần hiện trong danh sách.
+ Nhấn nút <<OK>> để hiện lại trang tính đó.
5. Bảo vệ trang tính
Để bảo vệ trang tính khỏi sự thay đổi dữ liệu do ngƣời khác gây nên, bạn
có thể thực hiện nhƣ sau:
-
Chọn trang tính cần bảo vệ.
-
Vào menu Tools\Protect Document\Sheet, xuất hiện hộp hội thoại:
Hình 10. Hộp hội thoại Protect Sheet
21
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
-
Nhập mật khẩu bảo vệ vào ô Password.
-
Nhập lại mật khẩu bảo vệ vào ô Confirm để xác nhận.
-
Nhấn nút <<OK>> để chấp nhận mật khẩu.
Sau khi thực hiện chức năng trên, toàn bộ trang tính sẽ đƣợc bảo vệ và
khơng sự thay đổi nào có thể thực hiện đƣợc đối với trang tính đó.
Để bỏ bảo vệ, thực hiện nhƣ sau:
-
Chọn trang tính cần bỏ bảo vệ.
-
Vào menu Tools\Protect Document\Sheet, xuất hiện hộp hội thoại:
Hình 11. Hộp hội thoại Unprotect sheet
-
Nhập mật khẩu bảo vệ vào ô trống.
-
Nhấn nút <<OK>> để bỏ bảo vệ.
Với chức năng bảo vệ trang tính, người dùng khác sẽ nhìn thấy dữ liệu
nhưng khơng thay đổi được dữ liệu đó.
Để bảo vệ cả bảng tính khỏi sự truy nhập và nhìn thấy dữ liệu của người
khác, bạn có thể thực hiện theo cách sau:
+ Vào menu File\Save As.
+ Trên hộp hội thoại Save As hiện ra, tích chọn ơ Save with password.
+ Nhấn nút <<Save>>, xuất hiện cảnh báo, chọn <<Yes>>.
+ Trên hộp hội thoại Enter Password hiện ra, nhập mật khẩu bảo vệ
bảng tính vào ơ Password và Confirm (giống hệt nhau).
22
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
+ Nhấn nút <<OK>> để chấp nhận mật khẩu.
Sau khi thực hiện thao tác trên, mỗi khi mở bảng tính, hộp hội thoại
Password sẽ xuất hiện yêu cầu bạn nhập vào mật khẩu bảo vệ. Nếu nhập
đúng Calc mới mở bảng tính đó.
6. Chọn nhiều trang tính
-
Liền kề: Nhấn chuột vào thẻ tên đầu, giữ phím Shift trong khi nhấn
chuột vào thẻ tên cuối.
-
Cách nhau: Giữ phím Ctrl trong khi nhấn chuột vào các thẻ tên cần
chọn.
-
Để bỏ chọn một trang tính: Giữ phím Ctrl trong khi nhấn chuột vào
thẻ tên của trang tính cần bỏ chọn.
23
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc
CHƢƠNG 03: XỬ LÝ DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNH
Sau khi hồn thành chƣơng này, bạn có thể nắm đƣợc:
Các kiểu dữ liệu
Các tốn tử trong cơng thức
Nhập dữ liệu
Sửa, xóa dữ liệu
Các thao tác với ô
Xử lý ô, hàng và cột trong bảng tính
Định dạng dữ liệu
Đặt tên cho ô hoặc miền
Ghi chú cho ô
Bảo vệ ô hoặc miền
Theo dõi sự thay đổi của dữ liệu
1. Các kiểu dữ liệu
Trong một ơ chỉ có thể chứa một kiểu dữ liệu, kiểu dữ liệu của ô phụ
thuộc vào ký tự đầu tiên gõ vào. Các kiểu dữ liệu trong một ô đƣợc tạo ra
nhƣ sau:
1.1. Dạng chuỗi (Text)
-
Bắt đầu bởi các chữ cái a đến z hoặc A đến Z.
-
Những dữ liệu dạng chuỗi nhƣ số nhà, số điện thoại, mã số... khi nhập
vào phải bắt đầu bằng dấu nháy đơn (') và khơng có giá trị tính tốn.
-
Theo mặc định, dữ liệu dạng chuỗi đƣợc căn sang trái ô.
25
