Operations Management

QUY TRÌNH MUA BÁN NGOẠI TỆ VỚI TỔ CHỨC TÍN DỤNG
TẠI AGRIBANK HIỆN NAY
Trong điều kiện nền kinh tế Việt Nam ngày càng hội nhập sâu và rộng với
kinh tế thế giới ngày nay, xu thế toàn cầu hoá đang diễn ra ngày càng mạnh mẽ
và là một xu thế chủ yếu của các quan hệ kinh tế quốc tế hiện đại, các doanh
nghiệp nói chung và các ngân hàng nói riêng cần phải có những bước chuyển
mình để đáp ứng những yêu cầu của thách thức và hội nhập nếu không muốn bị
gạt ra khỏi lề của sự phát triển. Đặc biệt, hiện nay Việt Nam đã chính thức trở
thành thành viên của tổ chức thương mại thế giới WTO, do đó lĩnh vực dịch vụ
tài chính trong đó ngân hàng là một trong những lĩnh vực nhạy cảm được quan
tâm nhiều nhất. Những biến động trên thị trường ngân hàng, tài chính và tiền tệ
Việt Nam trong thời gian gần đây đã chứng minh tính sôi động của nó, khi rủi ro
xảy ra sẽ gây hậu quả nặng nề cho ngân hàng, ngân hàng sẽ rơi vào tình trạng
nguy hiểm. Cuộc khủng hoảng tài chính ở Mỹ đã qua là một chứng minh cụ thể
cho điều này. Điều này đòi hỏi mỗi ngân hàng cần tự nâng cao năng lực hoạt
động, chất lượng phục vụ của mình, đi kèm đó là cần có một hệ thống quy trình
nghiệp vụ hoạt động hiệu quả, quản lý rủi ro tốt.
Sở giao dịch Ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn, nơi tôi đang công
tác đã thực hiện chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ bằng việc áp dụng tiêu chuẩn
ISO 9001:2008.
Quy trình tác nghiệp mà tôi lựa chọn để phân tích trong chủ đề này là “Quy trình
mua bán ngoại tệ với Tổ chức tín dụng” của phòng Kinh doanh ngoại tệ, đây là
quy trình mà hàng ngày tôi trực tiếp tham gia và thực hiện trong công việc.
Việc xây dựng quy trình và chuẩn hóa nó nhằm các mục đích sau:
-

Đảm bảo thực hiện đúng trình tự và hiệu quả các bước trong giao dịch
mua bán ngoại tệ tại Sở giao dịch Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển
Nông thôn Việt Nam

Page 1 of 7


Operations Management

-

Đảm bảo kiểm soát chặt chẽ các bước trong giao dịch mua bán ngoại tệ tại
Sở giao dịch Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Việt Nam

-

Tạo cơ sở hành lang pháp lý cho các giao dịch và luân chuyển chứng từ
nghiệp vụ kinh doanh ngoại tệ tại Sở giao dịch Ngân hàng Nông nghiệp
và Phát triển Nông thôn Việt Nam

-

Quy định cách thức, trách nhiệm trong việc phối hợp giữa các phòng
nghiệp vụ với phòng Kinh doanh ngoại tệ và trong nội bộ phòng Kinh
doanh ngoại tệ đối với các giao dịch mua bán ngoại tệ.

Trình bày một cách khái quát, “Quy trình mua bán ngoại tệ với Tổ chức tín
dụng” của đơn vị tôi gồm các bước sau:
Bước 1: Phát sinh nhu cầu giao dịch
Xác định nhu cầu cân đối ngoại tệ phục vụ chi nhánh, từ mục đích tự doanh của
phòng Kinh doanh ngoại tệ, từ nhu cầu của tổ chức tín dụng khác hoặc để cân
đối trạng thái ngoại tệ.
Bước 2 : Kiểm tra hạn mức và số dư tài khoản
Giao dịch viên phải tự kiểm soát các hạn mức giao dịch bao gồm: Hạn mức

trạng thái của giao dịch viên, hạn mức doanh số giao dịch, hạn mức lỗ của giao
dịch viên, hạn mức với đối tác. Nếu đảm bảo các hạn mức được phép, thực hiện
các bước tiếp theo. Nếu vượt hạn mức của giao dịch viên thì làm tờ trình Lãnh
đạo phòng phê duyệt.
Nếu vượt hạn mức với đối tác của phòng thì làm tờ trình để Lãnh đạo phòng ký,
chuyển phòng Quản lý rủi ro xác nhận trước khi trình Người có thẩm quyền phê
duyệt theo mẫu. Sau khi đã có phê duyệt trong các trường hợp vượt hạn mức
nêu trên, thực hiện các bước tiếp theo

Page 2 of 7


Operations Management
Bước 3 : Thực hiện giao dịch
-

Giao dịch viên thực hiện hỏi giá hoặc chào giá giao dịch với đối tác thông
qua hệ thống Reuters Dealing hoặc qua điện thoại

-

Nếu thống nhất về giá, giao dịch viên xác nhận mua bán ngoại tệ với đối
tác. Xác nhận phải đầy đủ các thông tin (loại hình giao dịch, loại ngoại tệ
giao dịch, loại ngoại tệ đối ứng, số lượng giao dịch, tỷ giá, ngày hiệu lực,
chỉ dẫn chuyển tiền). Trường hợp xác nhận qua điện thoại phải có thu âm.

-

Giao dịch viên lập phiếu xác nhận giao dịch, kiểm tra, đảm bảo tất cả các
thông tin đều chính xác và ký vào phiếu xác nhận giao dịch. Phiếu xác

nhận giao dịch là phiếu được in ra từ Reuters Dealing hoặc bản gốc hợp
đồng mua bán ngoại tệ với đối tác.

Bước 4 : Xác nhận giao dịch
-

Trong hạn mức được phép, lãnh đạo phòng ký kiểm soát vào phiếu xác
nhận giao dịch hoặc vào bản gốc hợp đồng mua bán ngoại tệ với đối tác.

-

Trường hợp vượt hạn mức được phép, lãnh đạo phòng căn cứ vào tờ trình
đã có phê duyệt của Người có thẩm quyền để ký kiểm soát vào phiếu xác
nhận giao dịch hoặc vào bản gốc hợp đồng mua bán ngoại tệ với đối tác.

Bước 5 : Phê duyệt giao dịch
-

Trong hạn mức được phép, Phó giám đốc ký phê duyệt vào phiếu xác
nhận giao dịch hoặc vào bản gốc hợp đồng mua bán ngoại tệ với đối tác.

-

Trường hợp vượt hạn mức được phép, Phó giám đốc căn cứ vào tờ trình
đã có phê duyệt của Người có thẩm quyền để ký phê duyệt vào phiếu xác
nhận giao dịch hoặc vào bản gốc hợp đồng mua bán ngoại tệ với đối tác.

Page 3 of 7



Operations Management

-

Trường hợp thấy cần thiết, Người có thẩm quyền ký phê duyệt vào phiếu
xác nhận giao dịch hoặc vào bản gốc hợp đồng mua bán ngoại tệ với đối
tác

Bước 6 : Nhập giao dịch vào hệ thống nội bộ
-

Căn cứ theo phiếu xác nhận giao dịch hoặc bản gốc hợp đồng mua bán
ngoại tệ với đối tác đã có phê duyệt của Phó giám đốc hoặc Người có
thẩm quyền (đối với những giao dịch vượt hạn mức phải có phê duyệt của
Người có thẩm quyền), giao dịch viên nhập dữ liệu vào hệ thống.

Bước 7 : Xác nhận giao dịch trên hệ thống nội bộ
-

Lãnh đạo phòng kiểm soát các thông tin giao dịch và xác nhận giao dịch
trên hệ thống.

-

Trường hợp có thông tin không chính xác thì lựa chọn từ chối xác nhận và
thực hiện lại bước 6.

Bước 8 : Giao nhận chứng từ với phòng Kế Toán
-


Giao dịch viên chuyển phiếu xác nhận giao dịch hoặc bản gốc hợp đồng
mua bán ngoại tệ sang phòng Kế Toán. Hai bên ký giao nhận chứng từ.

Bước 9 : Phê duyệt giao dịch trên hệ thống nội bộ
-

Sau khi nhận được phiếu xác nhận giao dịch hoặc bản gốc hợp đồng mua
bán ngoại tệ do Giao dịch viên chuyển sang, Phụ trách phòng Kế Toán
kiểm soát các thông tin giao dịch và phê duyệt.

-

Trường hợp có thông tin không chính xác thì lựa chọn từ chối phê duyệt
và thực hiện lại bước 7

Page 4 of 7


Operations Management
Bước 10 : Lưu chứng từ
Chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo, Giao dịch viên in liệt kê các giao dịch
đã thực hiện, tra soát đảm bảo đầy đủ và khớp đúng nội dung, đánh số thứ tự, ký
giao dịch viên và kiểm soát rồi bàn giao cho phòng Kế toán để đóng chứng từ
lưu kho.
Nhận xét, đánh giá:
Về lý thuyết thì quy trình trên cơ bản là đã phù hợp, tuy nhiên xét trong thực tế
thì còn một số điểm cần phải được xem xét lại.
- Thứ nhất, ở bước xác nhận giao dịch giữa hai bên: trong trường hợp
hai bên xác nhận giao dịch qua điện thoại sau đó yêu cầu bản gốc hợp
đồng giao dịch, điều này thực tế rất khó thực hiện vì sau khi giao dịch hai

bên khó có thể gửi ngay bản gốc hợp đồng giao dịch cho nhau vì khoảng
cách địa lý, mà việc ghi nhận giao dịch vào hệ thống luôn phải thực hiện
ngay trong ngày phát sinh giao dịch.
- Thứ hai, ở bước nhập giao dịch và xác nhận giao dịch trên hệ thống
nội bộ: giao dịch viên sau khi thực hiện giao dịch sẽ phải nhập dữ liệu
vào hệ thống, lãnh đạo phòng Kinh doanh ngoại tệ sẽ xác nhận thông tin
giao dịch, điều này có thể gây ra sự che giấu các thông tin giao dịch từ
chính Phòng Kinh doanh ngoại tệ với các bộ phận kiểm soát.
Trên đây là một số nhận xét về “quy trình mua bán ngoại tệ với tổ chức tín
dụng” của ngân hàng tôi. Theo tôi, quy trình này cần phải cải thiện tại các khâu
sau:
- Thứ nhất, ở bước xác nhận giao dịch giữa hai bên: Trong quy trình nên
chỉnh sửa lại cho phù hợp với thực tiễn hoạt động, cho phép xác nhận giao
dịch giữa hai bên thông qua điện thoại và sau đó gửi bản fax. Điều này là
cần thiết để việc thực hiện giao dịch đảm bảo tuân thủ đúng các quy định
của ngân hàng.
Page 5 of 7


Operations Management
- Thứ hai, ở bước nhập giao dịch và xác nhận giao dịch trên hệ thống
nội bộ: Do để cấp dưới chủ động trong vấn đề kinh doanh ngoại tệ, tuân
thủ các hạn mức, lãnh đạo ngân hàng cần giao việc nhập và kiểm soát
thông tin giao dịch cho bộ phận Quản lý rủi ro. Điều này dẫn đến việc cần
chỉnh sửa quy trình ở sau bước xác nhận giao dịch giữa hai bên, Phòng
kinh doanh ngoại tệ cần thực hiện bàn giao chứng từ cho Phòng quản lý
rủi ro; sau khi nhập và xác nhận thông tin giao dịch, Phòng Quản lý rủi ro
sẽ chuyển chứng từ giao dịch cho Phòng kế toán để phê duyệt và thực
hiện chuyển tiền thanh toán.
Sau khi học môn học Quản trị tác nghiệp, với kiến thức thu nhận được, cá nhân

tôi nhận thấy rất nhiều kiến thức giúp tôi áp dụng vào hoạt động của đơn vị tôi
nói chung và trong quá trình tác nghiệp của cá nhân tôi nói riêng, đặc biệt là nội
dung về quản lý chất lượng. Ngân hàng là lĩnh vực dịch vụ, dịch vụ ngân hàng
được hiểu là các sản phẩm về vốn, tiền tệ, thanh toán,… mà ngân hàng cung cấp
cho khách hàng đáp ứng nhu cầu kinh doanh, sinh lời, sinh hoạt, cất trữ tài sản,
… và ngân hàng thu lãi qua chênh lệch lãi suất, tỷ giá hay thu phí dịch vụ. Trong
xu hướng phát triển ngân hàng tại các nền kinh tế phát triển hiện nay, ngân hàng
được coi như một siêu thị dịch vụ, một bách hoá tài chính với hàng trăm, thậm
chí hàng nghìn dịch vụ khác nhau tuỳ theo cách phân loại và tuỳ theo trình độ
phát triển của ngân hàng.
Cũng như các sản phẩm và dịch vụ khác cung ứng trên thị trường, để đảm
bảo chất lượng dịch vụ ngân hàng cần có một quy trình nhất định. Quy trình này
cần được thực hiện đồng bộ, thống nhất trên các khâu sau: Đảm bảo chất lượng
trong khâu nghiên cứu thị trường, nghiên cứu, thiết kế, sản xuất sản phẩm; kiểm
tra, kiểm soát sản phẩm; cung ứng sản phẩm; và đảm bảo chất lượng sau khi bán
sản phẩm cho khách hàng.
Với chức năng, nhiệm vụ của mình tôi sẽ đề xuất với cấp trên cho xây dựng và
triển khai việc xây dựng quy trình quản lý chất lượng dịch vụ ngân hàng, trong
Page 6 of 7


Operations Management
đó đặc biệt chú trọng đến khâu đào tạo trình độ chuyên môn nghiệp vụ, kỹ năng
giao tiếp với khách hàng cho nhân viên, vì trong lĩnh vực dịch vụ, yếu tố con
người với những khả năng làm hài long khách hàng là yếu tố cực kỳ quan trọng
quyết định đến chất lượng của dịch vụ của ngân hàng.

Tài liệu tham khảo:
- Slide Quản trị Sản xuất và tác nghiệp – T.S Nguyễn Danh Nguyên
- Giáo trình Quản trị hoạt động - Chương trình đào tạo thạc sĩ QTKD quốc

tế Griggs University

Page 7 of 7