BÍ QUYẾT QUẢN LÝ THỜI GIAN

DƯƠNG DUY BÁCH

1


BÍ QUYẾT QUẢN LÝ THỜI GIAN

TẠI SAO PHẢI QUẢN LÝ THỜI GIAN?
Thời gian chính là chất liệu của cuộc sống. Nếu bạn để thời gian trôi qua
một cách lãng phí, đồng nghĩa với việc bạn đang lãng phí cuộc đời của bạn.
Thời gian có lẽ là thứ chúng ta khó nắm bắt nhất, khó định hình nhất. Thời gian
– quá chậm cho những ai chờ đợi. Thời gian – quá nhanh cho những ai sợ hãi.
Thời gian – quá dài cho những ai đang đau buồn. Thời gian – quá ngắn cho
những ai đang vui sướng. Nhưng đối với những ai biết nhận thấy, thời gian là
tất cả.
Mỗi người chúng ta đều có 24h mỗi ngày nhưng không phải ai cũng biết
quản lý thời gian, thậm chí họ còn không nghĩ đến việc quản lý thời gian.
Hãy để tôi cho bạn thấy phép tính này. Giả sử chúng ta sống được 70
tuổi, thì...
70 năm = 70 x 365 ngày = 70 x 365 x 24h = 70 x 365 x 24 x 60p =
=36.792.000 phút = 2.207.520.000 s.
Và tôi sẽ tiết lộ cho bạn một bí mật kinh hoàng, bạn đã chuẩn bị tinh thần
sẵn sàng rồi chứ? Bạn thân mến, bạn có biết bạn đã đánh rơi xấp xỉ 1/3 cuộc đời
của mình rồi. Và nếu trong 2/3 cuộc đời còn lại nếu bạn dành 8h để ngủ mỗi

DƯƠNG DUY BÁCH

2

BÍ QUYẾT QUẢN LÝ THỜI GIAN

ngày thì bạn tiếp tục đánh mất 1/3 cuộc đời của mình. Vậy bạn thử nghĩ xem
mình còn bao nhiêu thời gian để SỐNG và làm việc nữa?
Thời gian sẽ nhanh chóng trôi qua, tuổi trẻ của bạn còn bao nhiêu? Cái
tuổi đẹp nhất của mỗi đời người, nhiều khát vọng, ước mơ, đam mê, nhiệt huyết,
cống hiến... Chỉ còn khoảng chục năm nữa mà thôi, thời gian không còn nhiều
thời gian như bạn nghĩ. Bạn hãy nhớ rằng, thời gian có thể làm ra tiền, nhưng
tiền thì không mua được thời gian.
Lý do thứ hai đó chính là cách mỗi người sử dụng thời gian. Ai cũng 24
giờ mỗi ngày như nhau, nhưng giá trị mỗi giờ của mỗi người là khác nhau. Bill
Gates cũng có 24h, tôi cũng vậy, bạn cũng vậy. Nhưng mệnh giá in trên khoảng
thời gian lại khác nhau. Có người trong 1 giờ người ta có thể kí kết được bản
hợp đồng hàng triệu đô, có người làm công ăn lương mỗi giờ chỉ kiếm được 20
nghìn đồng mà thôi… Cùng 8h làm việc mỗi ngày, một bác sỹ có thể kiếm được
500.000đ, còn một người công nhân thì chỉ kiếm được khoảng 150.000đ mà
thôi, thậm chí có người không kiếm được gì. Còn bạn? Mỗi giờ của bạn trị giá
bao nhiêu?

DƯƠNG DUY BÁCH

3


BÍ QUYẾT QUẢN LÝ THỜI GIAN

TẠI SAO CHÚNG TA QUẢN LÝ THỜI
GIAN CHƯA HIỆU QUẢ?
Thứ nhất là vì hầu hết mọi người làm viều không có kế hoạch. Bận có

đang làm việc theo kế hoạch một cách có khoa học không? Nếu bạn không có
sự chuẩn bị là đang chuẩn bị cho sự thất bại. Nếu bạn không lập kế hoạch làm
việc là bạn đang làm nô lệ cho thời gian. 80% mọi người không có kế hoạch
quản lý thời gian, đó là lý do tại sao hiệu quả làm việc của họ không cao. Họ để
thời gian chết quá nhiều, mặc dù nhìn vào thì như đang làm việc nhưng thực ra
chỉ đi loanh quanh, nghĩ vẩn vơ... mà thôi.
Tôi từng quan sát nhiều người làm việc, trong khi người thì đang tập
trung gói hàng, nhưng có người chỉ cầm hết gói hàng này sang gói hàng khác,
mặt thì không cảm xúc, thờ ơ. Tại sao có sự khác biệt như vậy? Nếu một người
lập kế hoạch thời gian, họ đã xác định khoảng thời gian này mình sẽ gói hàng,
họ sẽ tập trung gói hàng để làm việc khác. Còn một người không có kế hoạch
thì sao? Họ làm việc rất thờ ơ, họ làm việc vì bắt phải làm việc và sau đó họ
làm gì họ cũng không biết thì cần gì phải tập trung, làm đến bao giờ xong thì
thôi.

DƯƠNG DUY BÁCH

4


BÍ QUYẾT QUẢN LÝ THỜI GIAN

Lý do thứ hai là vì họ không có mong muốn, mục đích rõ ràng trong
cuộc đời. Bạn muốn điều gì sau khi ra trường? Bạn muốn điều gì trong năm
2016 này. Nếu họ không có mục đích thì thời gian chẳng có ý nghĩa gì với họ
nữa. Họ mặc cho dòng đời xô đẩy muốn đi đến đâu thì đến. Họ dựa vào cái gọi
là số phận, có làm gì thì chẳng thay đổi được điều gì.
Nguyên nhân thứ ba là họ đặt quá nhiều mục tiêu và họ không biết tập
trung vào vào đâu và cuối cùng họ không xuất sắc được điều gì. Họ vừa đi học
trên trường, vừa đi làm thêm ở ngoài vừa bán hàng online, vừa học ngoại ngữ,

vừa tham gia câu lạc bộ... Đúng, đây hoàn toàn là những mục tiêu đúng đắn và
đáng làm. Nhưng bạn có nhìn thấy sự bất hợp lý nếu họ làm tất cả mọi thứ cùng
một lúc?
Sáng đi học, trưa về ăn cơm rồi chiều lại đi làm, tối về tranh thủ bán hàng
online, học ngoại ngữ, tham gia câu lạc bộ... Bạn đã thấy sự quá tải rồi chứ? Họ
làm nhiều việc như vậy thì sẽ phải thức rất khuya, sáng lại phải dậy sớm đi học
cho nên trong lớp mệt mỏi không thể tập trung học được, trưa về cũng không
được nghỉ ngời lại đi làm... cứ tiếp diễn như vậy bạn nghĩ họ có làm xuất sắc
được điều gì không? Trong lớp không tập trung học thì hiểu được cái gì? Không
có thời gian ôn lại bài thì đi học để làm gì?... Bạn cũng biết kết quả như thế nào
rồi đấy!
DƯƠNG DUY BÁCH

5


BÍ QUYẾT QUẢN LÝ THỜI GIAN

Bạn không thể làm quá nhiều mục tiêu cùng một lúc, bạn cần có sự sắp
xếp hợp lý. Nếu không mọi thứ sẽ rối tung lên và bạn chẳng đạt được điều gì
cả. Bạn hãy nhìn hai bàn tay của mình, nó chỉ cầm được một số lượng đồ vật
nhất định. Nếu bạn muốn cầm thêm một cái khác, bạn phải buông một cái khác
đi. Đừng “tham bát bỏ mâm”.
Lý do thứ tư là do họ lo lắng thái quá. Lo lắng giống như một xích đu bạn
ạ, cứ đu qua, đu lại nhưng chẳng bao giwò nó đua bạn đến đâu cả, nó chỉ đưa
bạn quanh cái trục mà thôi. Rất nhiều người lãng phí vào thời gian để lo lắng
mà không thể thoát ra khỏi được và khi họ lo lắng như vậy bạn nghĩ họ làm việc
có hiệu quả không?
Nguyên nhân thứ năm là sự trì hoãn. Hầu hết mọi người đều có cảm giác
muốn trì hoãn, kể cả những người thành công nhất điều khác biệt là cách họ làm

chủ mức độ trì hoãn như thế nào mà thôi. Đã bao giờ bạn từng nghĩ ngày mai
mình sẽ làm cái này, năm sau mình sẽ làm cái này... và đã bao nhiêu cái ngày
mai, năm sau... xảy ra rồi mà bạn vẫn chưa làm được điều đó? Thói quen trì
hoãn sẽ giết chết ước mơ của chúng ta.
Lý do thứ 6 chính là chúng ta tạp trung vào những thứ vô bổ. Ví dụ như
Facebook, nếu bạn biết cách dùng Facebook để kiếm tiền thì quá tốt, nhưng hầu
hết mọi người dùng chỉ để lướt, chém gió, đọc tin tức vổ bổ, những thứ đó không
DƯƠNG DUY BÁCH

6


BÍ QUYẾT QUẢN LÝ THỜI GIAN

làm cho họ tốt hơn chỉ khiến họ mất thời gian thậm chí còn đầu độc tâm trí của
họ.
Điều thứ 7 chính là chờ đợi. Thời gian chờ đợi của họ là thời gian chết,
họ chẳng làm gì cả, họ chỉ chờ mà thôi. Trong lúc chờ xe hay đi trên xe bạn
thường làm gì? Có người thì ngồi im, có người thì nhìn lung tung, người thì nói
chuyện, người thì lướt Facebook, người thì nghe nhạc, người thì ngủ... Trên thời
gian đi xe tôi thường bật các audio book lên để nghe, hoặc ngủ ngắn, nếu đi tập
thể thì tôi sẽ tranh thủ kết nối mọi người với nhau. Nếu bạn đi xe bus có thể
tranh thủ làm quen với ai đó bên cạnh để tăng khả năng giao tiếp của mình, hay
nghe audio book, hoặc ngẫm nghĩ về một triết lý nào đó. Hãy tận dụng thời gian
của bạn, đừng để thời gian chết. Hay có nhiều người cứ chờ mọi thứ hoàn hảo
rồi mới làm, chờ cơ hội đến, chờ ngày đẹp, chờ đủ thứ trên đời... Nhưng thựcc
ra đó chỉ là họ đang che giấu lý do để họ trì hoãn mà thôi.
Nguyên nhân cuối cùng là lãng phí thời gian tức giận, mất kiểm soát. Khi
bạn tức giận bạn có thể làm tốt điều gì không? Bạn có thấy những người thức
giận họ lại trút giận nên người khác, như vậy có phải mất thời gian vui vẻ của

cả hai bên đúng không? Nếu bạn quản lý được cảm xúc của mình thì bạn sẽ
không bị mất kiểm soát bản thân và không lãng phí thời gian vào những cảm
xúc tiêu cực, vô bổ.
DƯƠNG DUY BÁCH

7


BÍ QUYẾT QUẢN LÝ THỜI GIAN

Trên đây là 8 lý do rất quan trọng, bạn hãy ghi chép lại đầy đủ bởi vì khi
bạn biết nguyên nhân gốc rễ nằm ở đâu thì bạn sẽ giải quyết dứt điểm và dễ
dàng hơn rất nhiều.
Có rất nhiều người luôn nói rằng mình bận rộn, mà nhìn thì đúng là họ
bận thật, nhưng cuối cùng họ lại chẳng làm được điều gì đáng kể cả. Bởi vì họ
“bận” toàn việc không quan trọng. Đây chính là sức mạnh của việc ưu tiên công
việc quan trọng và nó làm nên hiệu quả công việc của một người, làm nên giá
trị trong khoảng thời gian nào đó của một người. Làm nhiều chưa chắc đã bằng
người làm ít nhưng hiệu quả.

Tôi sẽ chia sẻ những điều khác biệt giữa người bận rộn và năng suất mà
tôi đọc trên tờ Bright Side để giúp bạn hiểu hơn về hai khái niệm này.
DƯƠNG DUY BÁCH

8


BÍ QUYẾT QUẢN LÝ THỜI GIAN

1. Người bận rộn luôn ra vẻ mình đang bận việc. Người năng suất cao chỉ

có duy nhất một nhiệm vụ trong suốt cuộc đời.
Người bận rộn che giấu sự không chắc chắn về đích đến của họ bằng hành
động tự tin trong mỗi bước đi dù là nhỏ nhất. Người năng suất cao để người
khác nhìn thấy sự không chắc chắn trong từng bước nhỏ vì họ hiểu rõ đích đến
của mình ở đâu.
2. Người bận rộn có quá nhiều ưu tiên. Người năng suất cao chỉ có một vài
ưu tiên.
Không ai quá bận rộn nếu họ quan tâm đến thời gian mình bỏ ra. Cuộc
sống là câu hỏi của sự ưu tiên. Nếu bạn có 3 ưu tiên thì nó đúng là sự ưu tiên,
nhưng nếu bạn có đến 25 ưu tiên thì nó lại là một mớ hỗn độn.
Nguyên tắc Pareto, hay còn gọi là quy luật 80/20 đã nói rằng 80% kết quả
mong muốn đến từ 20% hoạt động của bạn. Henry Ford gây dựng của cải không
phải bằng việc làm ra những chiếc xe tốt hơn mà bằng việc xây dựng một hệ
thống tốt hơn để làm ra những chiếc xe ấy. Tương tự, người bận rộn cũng cố
gắng làm ra những chiếc xe tốt hơn trong khi người năng suất cao lại phát triển
hệ thống tốt hơn để làm ra chúng.
3. Người bận rộn nhanh chóng nói “có”. Người năng suất cao thì ngược lại.

DƯƠNG DUY BÁCH

9


BÍ QUYẾT QUẢN LÝ THỜI GIAN

Nếu bạn không biết nói "không" với hầu hết mọi thứ, bạn đang chia cuộc
sống của bạn thành hàng triệu mảnh nhỏ giữa các ưu tiên của người khác. Sự
toàn vẹn mới chính là giá trị của bạn và thời gian của bạn là để phục vụ cho
những giá trị ấy.
4. Người bận rộn tập trung vào hành động. Người năng suất cao tập trung

vào sự rõ ràng trước khi hành động.
Để tập trung vào 20% hoạt động ưu tiên, bạn phải hiểu rõ ràng những
hoạt động ấy phục vụ cho chính bạn. Bao giờ bạn cũng phải tập trung những
nguồn lực lớn nhất để sống một cuộc đời tốt đẹp với những trải nghiệm của
chính mình - nó sẽ trang bị cho bạn một vốn sống tốt. Đáng buồn thay, hầu hết
mọi người có vốn sống rất hạn hẹp vì họ chỉ tập trung lướt facebook. Hãy viết
nhật ký và bỏ ra 5 phút mỗi ngày để ngẫm nghĩ về quá khứ, về những việc đã
làm được và những việc chưa làm được hay những gì truyền cảm hứng cho bạn.
5. Người bận rộn mở ra tất cả những cánh cửa. Người năng suất cao biết
khép lại những cánh cửa ấy.
Thật sự rất tốt khi bạn mở ra cho mình nhiều sự lựa chọn lúc còn trẻ như:
du lịch, học ngoại ngữ, leo núi, học đại học, làm việc với công nghệ hay sống
trong một quốc gia khác… Tuy nhiên, đến một thời điểm nào đó trong đời chúng
ta buộc phải buông bỏ hầu hết những lựa chọn để tập trung.
DƯƠNG DUY BÁCH

10


BÍ QUYẾT QUẢN LÝ THỜI GIAN

Nếu mục tiêu của bạn trong năm nay là học tiếng Anh, đến cuối năm tôi
sẽ nói được tiếng tiếng Anh. Nhưng nếu... mục tiêu của bạn trong năm nay là
học tiếng Anh, kiếm được nhiều tiền hơn 30%, du lịch 10 nước, có thân hình
đẹp, tìm người yêu, xem tất cả các buổi hòa nhạc... chắc chắn bạn sẽ không nói
được tiếng Anh vào cuối năm.
Bạn cần xác định điều gì là cấp thiết, quan trọng nhất để thực hiện nó.
Đối với các bạn trẻ mà nói thì có lẽ tiếng Anh được ưu tiên hàng đầu. Tầm quan
trọng của tiếng Anh tôi không cần nói chắc bạn cũng biết rồi, bạn phải học tiếng
Anh càng sớm càng tốt. Còn nếu bạn chưa biết cách học tiếng Anh hiệu quả như

thế nào thì bạn có thể tìm hiểu bộ DVD tiếng Anh của phiên dịch viên hàng đầu
Việt Nam cho các diễn giả quốc tế - chị Hà Bắc. Ở cuối ebook sẽ có thông tin
về bộ DVD để bạn có thể tìm hiểu kỹ hơn.
6. Người bận rộn luôn khoe khoang họ bận đến thế nào. Người năng suất
cao để những kết quả thay cho lời nói.
Hãy giảm việc quan tâm đến người ta nói họ sẽ làm gì, thay vào đó, tôi
hỏi họ đã LÀM được gì. Những gì đạt được trong quá khứ chính là tài liệu tham
khảo tốt cho hiệu quả ở tương lai.
7. Người bận rộn nói họ có rất ít thời gian. Người năng suất cao dành thời
gian cho những gì quan trọng.
DƯƠNG DUY BÁCH

11


BÍ QUYẾT QUẢN LÝ THỜI GIAN

Thời gian chúng ta phải cảm thấy hối tiếc chính là thời gian không được
dùng cho sáng tạo. Nếu bạn tự bào chữa cho mình, bạn sẽ tiếp tục bào chữa và
bào chữa mãi. Người có hiệu suất cao không bao giờ sử dụng thời gian như một
lời bào chữa. Mỗi hành động hay nhiệm vụ phải mang đến cho họ giá trị cao
nhất, bằng không họ sẽ không làm - ngay cả khi họ có cả một ngày rảnh rỗi.
8. Người bận rộn luôn có nhiều nhiệm vụ. Người năng suất cao biết cách
tập trung.
Bạn cần xác định các công việc phải thực hiện. Sau đó, thiết lập thời gian
để làm nó. Trong khoảng thời gian đó bạn phải hoàn toàn tập trung, không có
bất kỳ sự xao lãng nào (kể cả việc kiểm tra email, facebook, đi uống cafe, đi vệ
sinh...)
9. Người bận rộn trả lời email rất nhanh. Người có hiệu suất cao thì ngược
lại.

Email cũng nằm trong danh sách ưu tiên. Nhưng chúng là ưu tiên của
người khác, không phải của bạn. Nếu bạn cứ trả lời email nhanh chóng, bạn
đang chia cuộc sống của bạn thành ngàn mảnh nhỏ phục vụ cho những ưu tiên
của người khác. Bạn luôn có 3 lựa chọn khi bạn xem hộp thư đến lần đầu: Xóa,
trả lời, trì hoãn. Hãy sử dụng sao cho phù hợp.

DƯƠNG DUY BÁCH

12


BÍ QUYẾT QUẢN LÝ THỜI GIAN

10. Người bận rộn muốn người khác phải cùng bận rộn. Người có hiệu suất
cao muốn người khác cùng hiệu quả.
Nhà quản lý bận rộn đo lường thời gian hoạt động, nhà quản lý năng suất
cao đo lường hiệu quả. Nhà quản lý bận rộn luôn cảm thấy thất bại khi nhìn
người khác trông có vẻ thoải mái, có vẻ dư dả thời gian hay đang tận hưởng
công việc. Nhà quản lý có hiệu suất cao thích nhìn người khác tận hưởng công
việc của họ, thích tạo ra môi trường để người khác có thể nổi trội hơn.
Người bận rộn là người thất bại. Họ muốn được đánh giá vì những nỗ lực
của họ, không phải vì kết quả của họ.

“Chúng ta có quyền với lao động, không phải quyền với
thành quả lao động”.
Chúng ta có quyền tận hưởng sự xuất sắc trong công việc, không phải
quyền tận hưởng xe cộ, nhà cửa, tiền bạc đến từ sự làm việc xuất sắc của chúng
ta. Năng suất là đánh giá cả quá trình xuất sắc, không phải riêng bất kỳ thời
điểm nào.
11. Người bận rộn nói họ sẽ thay đổi thế nào. Người năng suất cao đang tạo

ra sự thay đổi đó.

DƯƠNG DUY BÁCH

13


BÍ QUYẾT QUẢN LÝ THỜI GIAN

Người thành công không dành nhiều thời gian nói về những gì mình sẽ
làm. Mà họ sẽ nói về những gì anh đã làm được, những gì đã học được và những
gì đã truyền cảm hứng cho họ.
Hãy nói những gì bạn sẽ làm ít đi và dành thời gian đó để thực hiện những
bước đầu tiên. Những gì bạn làm có cần sự chấp thuận của người khác? Có cần
những nguồn lực, kiến thức và sự hỗ trợ? Hãy làm những điều ấy trước. Thật
tuyệt vời biết bao nếu chúng ta biết khen thưởng xứng đáng cho những người
bắt tay vào công việc thay vì cứ nói mãi, nói mãi.
Bạn có biết, mỗi ngày bạn có 84.600 giây trong tài khoản ngân hàng thời
gian? Mỗi đêm, bạn đánh mất những thời gian mà bạn không sử dụng. Bạn
không thể mua thời gian và bạn không thể để dành thời gian. Bạn chỉ có thể sử
dụng thời gian và nếu bạn thất bại trong việc này, bạn đã lãng phí nó.
Hãy tỉnh táo bạn nhé, đừng để thời gian trôi tuột mất, đến khi bạn nhận
ra thì đã muộn. Thời gian qua đi không bao giờ lấy lại được. Hãy sống sao để
thời gian của bạn mang lại nhiều giá trị.
Để nhận thấy giá trị của 1 NĂM, hãy hỏi 1 học sinh đã thi rớt.
Để nhận thấy giá trị của 1 THÁNG, hãy hỏi 1 người mẹ với đứa con sinh non.
Để nhận thấy giá trị của 1 TUẦN, hãy hỏi 1 tổng biên tập của 1 tòa soạn báo.

DƯƠNG DUY BÁCH


14


BÍ QUYẾT QUẢN LÝ THỜI GIAN

Để nhận thấy giá trị của 1 GIỜ, hãy hỏi những người đang yêu chờ xe bus ra
sao.
Để nhận thấy giá trị của 1 PHÚT, hãy hỏi 1 người lỡ 1 chuyến tàu.
Để nhận thấy giá trị của 1 GIÂY, hãy hỏi 1 người thoát chết khỏi 1 tai nạn.
Để nhận thấy giá trị của 1 PHẦN NGÀN GIÂY, hãy hỏi 1 vận động viên đoạt
huy chương bạc ở Olympic.
Vậy câu hỏi chúng ta cần phải trả lời chính là làm thế nào để quản lý thời
gian của bạn hiệu quả nhất??? Chúng ta sẽ được tiết lộ bí quyết ở chương sau,
bạn đã sẵn sàng rồi chứ? Let’s go!

DƯƠNG DUY BÁCH

15


BÍ QUYẾT QUẢN LÝ THỜI GIAN

LÀM NHƯ THẾ NÀO ĐỂ QUẢN LÝ
THỜI GIAN?
“Nếu bắt đầu mỗi ngày bạn phải ăn 2 con ếch sống, trong đó có một con
to một con bé. Bạn sẽ ăn con nào trước? Con to hay con bé?”
Hầu hết mọi người sẽ ăn con bé. Hãy nghe tôi nói này, nếu bạn ăn xong
con ếch sống đó thì bạn sẽ cảm thấy như thế nào? Rất kinh khủng đúng không?
bạn có dám ăn con to không? Nhưng nếu bạn ăn được con to rồi, bạn sẽ có niềm
tin “con to mình còn ăn được thì con bé sẽ dễ thôi” và bạn đã làm được.

Mỗi con ếch tượng trưng cho số công việc bạn phải hoàn thành mỗi ngày.
Hãy làm việc quan trọng trước. Khi mà bạn đã giải quyết được việc lớn thì việc
nhỏ bạn sẽ làm như bay thôi!
Nguyên tắc ăn con to trước thì đơn giản lắm. Nhưng không phải nói ăn
được con to là ăn được con to luôn. Vấn đề bạn cần quan tâm là làm như thế
nào để “ăn con to” ấy?
Nhiều người rất tự ti, không tin tưởng vào bản thân, luôn nghĩ mình không
quản lý thời gian tốt. Họ cứ nghĩ như vậy, cứ nói như vậy, cứ tin như vậy và...
kết quả của họ cũng như vậy mà thôi. Và họ lại càng tin rằng bản thân mình

DƯƠNG DUY BÁCH

16


BÍ QUYẾT QUẢN LÝ THỜI GIAN

quản lý thời gian không tốt, cứ như vậy... một vòng luẩn quẩn, nếu họ không
học cách thoát ra khỏi cái bẫy cảm xúc đó thì họ sẽ quản lý thời gian không tốt
như họ đã nói vậy. Nếu bạn tự nói những điều tích cực bạn sẽ có những niềm
tin tích cực. Chúng ta tin vào những gì lặp đi lặp lại. Và ngược lại, nếu bạn tin
vào những điều tích cực, bạn suy nghĩ tích cực, bạn sẽ nói ra những lời tích cực
và bạn lại càng tin tưởng hơn nữa.
Nếu bạn tin bạn quản lý thời gian tốt thì CÓ THỂ bạn sẽ quản lý thời gian
tốt. Nhưng nếu bạn không tin thì CHẮC CHẮN bạn sẽ không thể quản lý thời
gian tốt được, mọi kỹ thuật, kiến thức đều không có tác dụng. Người khác không
tin bạn, không sao cả. Nhưng dù thế nào đi nữa, bạn vẫn phải tin vào bản thân
mình.
Muốn làm gì chúng ta cũng cần động lực. Động lực không đủ lớn sẽ rất
dễ bỏ cuộc. Động lực thúc đẩy bạn quản lý thời gian xuất sắc là gì? Tại sao bạn

muốn quản lý thời gian? Hãy suy nghĩ và ghi ra câu trả lời của bạn. Khi bạn
muốn bỏ cuộc thì... chờ một chút đã! Hãy nhìn vào những lý do mà bạn ghi ra
ngày hôm nay, tôi tin chắc bạn sẽ được tiếp thêm động lực mạnh mẽ.
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
DƯƠNG DUY BÁCH

17


BÍ QUYẾT QUẢN LÝ THỜI GIAN

..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
OK! Sau khi bạn đã có niềm tin và động lực mạnh mẽ thì việc tiếp theo
bạn cần làm là:
Nguyên tắc số 1: Xác định mục tiêu
Bạn cần phải xác định những mục tiêu quan trọng cần phải đạt được trong
ngày. Khi đã xác định được điều mình muốn và biết được phương pháp để đạt
mục tiêu (tôi đang chia sẻ với bạn đây, hãy tin vào điều đó), bạn sẽ thắng được
tâm lý ngần ngại và trì hoãn những công việc cần làm bởi vì bạn không cọn “sợ
việc” nữa.
Ngay từ bây giờ bạn hãy viết ra giấy những mục tiêu cần đạt được trong
ngày hôm nay bằng 7 bước đơn giản sau:
1. Xác định rõ những mục tiêu.
2. Xây dựng thói quen viết ra giấy mục tiêu và kế hoạch.
3. Tự ấn định thời hạn hoàn thành các mục tiêu.
4. Liệt kê tất cả những việc cần làm, các phương án để đạt được những
mục tiêu đề ra.

5. Biến những việc cần làm thành các kế hoạch hành động cụ thể.
DƯƠNG DUY BÁCH

18


BÍ QUYẾT QUẢN LÝ THỜI GIAN

6. Hành động quyết liệt, thực hiện những việc trong kế hoạch hành động.
7. Tự cam kết hoàn thành nhiệm vụ đã đề ra.
Nguyên tắc số 2: Lập kế hoạch làm việc
Hành động luôn tốt hơn ngôi không chờ mọi việc hoàn thành theo ý mình
(và điều đó không xảy ra đâu, hãy thôi mơ mộng đi, bắt tay vào hành động
nào!). Có một điều quan trọng là hành động không có kế hoạch sẽ dẫn đến thất
bại. Vì vậy, bạn phải lập kế hoạch làm việc: tổng quát, hàng tháng, hàng tuần
và hàng ngày.
Làm như thế nào để ăn hết một con voi? Cách đơn giản nhất là ăn từng
miếng một. Cũng giống như việc bạn phải giải quyết một công việc, đơn giản
nhất là chia nó ra thành nhiều phần nhỏ và ăn từ từ.
Chúng ta phải phân chia một công việc lớn thành nhiều việc nhỏ và đơn
giản chi tiết, sắp xếp thứ tự ưu tiên và xác định thời hạn cụ thể.
Thời điểm tốt nhất để lên kế hoạch làm việc hàng ngày là vào buổi tối,
trước khi đi ngủ. Khi ấy, tiềm thức của chúng ta sẽ gợi ý các phương hướng
thực hiện từng phần việc trong bảng danh sách đó.

DƯƠNG DUY BÁCH

19



BÍ QUYẾT QUẢN LÝ THỜI GIAN

Chúng ta cần ghi nhớ nguyên tắc 10/90, tức là dành 10% thời gian để lên
kế hoạch và tổ chức công việc trước khi bắt tay vào thực hiện giúp chúng ta sử
dụng 90% thời gian còn lại hiệu quả hơn.

“Đừng bao giờ kết thúc một ngày nếu không có kế hoạch trên giấy”
Nguyên tắc số 3: Vận dụng quy tắc Pareto 80/20
Chắc bạn còn nhớ nguyên lý này chứ? Không phải cứ cố gắng làm càng
nhiều càng tốt. Quan trọng là bạn hoàn thành được bao nhiêu việc và dấu ấn của
những công việc đó như thế nào. Bạn hãy vận dụng quy tắc 80/20 – bất cứ việc
gì cũng đều được quyết định từ 20% việc quan trọng và 80% đa số nhưng ít
quan trọng hơn. Hãy xác định những nhiệm vụ hàng đầu trọng yếu chiếm
khoảng 20% nhưng quyết định đến 80% thành quả.
Bạn phải tập trung tối đa thời gian, công sức và năng lượng vào những
nhiệm vụ trọng yếu này. Dù chúng có khó khăn đến đâu, chúng ta cũng phải sẵn
sàng đương đầu với chúng – giống như chúng ta sẵn sàng tinh thần để ăn con
ếch vào mỗi buổi sáng vậy. Sau khó khăn sẽ luôn là những điều tốt đẹp, bạn hãy
nhớ điều đó.
Nguyên tắc số 4: Tưởng tượng về kết quả cuối cùng

DƯƠNG DUY BÁCH

20


BÍ QUYẾT QUẢN LÝ THỜI GIAN

Suy nghĩ về hậu quả giúp chúng ta dự đoán, xác định được mức độ quan
trọng của một hành động hay một nhiệm vụ, khiến chúng ta có thêm động lực,

bởi vì không ai muốn mình thất bại cả. Khi bạn có cái nhìn dài hạn, bạn sẽ kịp
thời nhận ra những gì cần diều chỉnh.
Nguyên tắc số 5: Sử dụng phương pháp ABCDE để hoạch định công việc
Phương pháp ABCDE là kỹ thuật lựa chọn mục tiêu theo trình tự ưu tiên:
A là những công việc quan trọng, cấp thiết phải thực hiện nếu không
muốn thất bại thảm hại. Đây là những con ếch mà bạn phải “ăn” từng ngày. Nếu
có nhiều công việc loại A, chúng ta đặt tên chúng là A-1, A-2, A-3 để phân loại
tầm quan trọng của chúng. Ví dụ, đối với tôi việc quan trọng là gặp những người
thầy để học hỏi kinh nghiệm để giải quyết vấn đề, hay là lên sân khấu chia sẻ
với các bạn,…
B là những việc nên làm, tuy nhiên những công việc này chỉ mang lại lợi
ích tương đối. Đừng bao giờ bắt tay vào một việc B khi vẫn còn một việc A nào
đó chưa làm.
C là những việc vô thưởng vô phạt, làm hay không làm cũng không mang
lại hiệu quả, khác biệt gì lớn.

DƯƠNG DUY BÁCH

21


BÍ QUYẾT QUẢN LÝ THỜI GIAN

D là những việc mà chúng ta có thể giao phó. Quan trọng là phải giao
phó cho đúng người.
E là những công việc có thể gạt bỏ. Chúng ta không bao giờ bận tâm, tốn
thời gian cho những việc E này.
Nguyên tắc số 6: Tập trung vào các lĩnh vực trọng yếu
Tất cả mọi nghề nghiệp, công việc đều có những lĩnh vực trọng yếu. Ví
dụ, công việc trọng yếu của một viên chức quản lý là lập kế hoạch, sắp xếp tổ

chức nguồn nhân lực, phân công nhiệm vụ, giám sát hoạt động, đánh giá kết
quả và lập báo cáo.
Công việc của học sinh, sinh viên là làm bài tập, đọc sách, tham gia hoạt
động của trường lớp, câu lạc bộ… Công việc của một nhân viên bán hàng gồm
có: xác định khách hàng tiềm năng, tiếp cận khách hàng, xây dựng mối quan hệ
và sự tin tưởng, tìm hiểu nhu cầu của khách hàng, giới thiệu thuyết phục sản
phẩm hay dịch vụ, giải đáp thắc mắc, phục vụ khách hàng…
Tự đánh giá bản thân: bạn cần dùng sơ đồ SWOT (điểm mạnh, điểm yếu,
cơ hội, thách thức) để đánh giá bản thân và áp dụng các chiến lược đó. Bạn có
thể tìm hiểu sâu hơn ở ebook “Phát triển lợi thế cạnh tranh”.
Nguyên tắc số 7: Tập trung tạo hiệu quả

DƯƠNG DUY BÁCH

22


BÍ QUYẾT QUẢN LÝ THỜI GIAN

Bạn hãy trả lời 3 câu hỏi sau:
Hoạt động nào của tôi có giá trị nhất?
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
Công việc nào chỉ tôi và một mình tôi thực hiện và hoàn thành xuất sắc
để thực sự tạo ra một sự khác biệt?
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
Công việc nào tốt nhất cho thời gian của tôi?

…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
Sau đó bạn sẽ xác lập được trình tự ưu tiên cho những công việc có giá
trị nhất mà chúng ta cần tập trung vào để hoàn thành.

DƯƠNG DUY BÁCH

23


BÍ QUYẾT QUẢN LÝ THỜI GIAN

“Chúng ta không bao giờ có đủ thời gian để làm mọi việc, nhưng
chúng ta luôn đủ thời gian để làm việc quan trọng nhất”.
Nguyên tắc số 8: Chuẩn bị đầy đủ trước khi bắt đầu
Để vượt qua trạng thái trì hoãn để đạt hiệu quả cao, chúng ta cần phải
chuẩn bị mọi thứ sẵn sàng cho công việc trước khi bắt đầu. Khi đã chuẩn bị sẵn
sàng, giống như súng đã lên nòng, hay cung đã gương tên, chỉ cần một lực đẩy
nhỏ, chúng ta sẽ lập tức thực hiện nhiệm vụ quan trọng của mình.
Hãy dọn dẹp bàn làm việc, không gian phòng làm việc, chuẩn bị đầy đủ
mọi “vật liệu” cho công việc của mình, ngồi vào bàn và bắt đầu cho đến khi
công việc hoàn tất.

“Không chuẩn bị là chuẩn bị cho sự thất bại.”
Nguyên tắc số 9: Luôn sẵn sàng bằng cách học hỏi và hoàn thiện kỹ năng
Nguyên nhân khiến chúng ta trì hoãn những công việc trọng yếu chính là
cảm giác thiếu tự tin, không đủ năng lực để có thể hoàn thành công việc một
cách xuất sắc, sợ thất bại… Vì thế chúng ta phải không ngừng học hỏi để nâng
cao kiến thức, sự hiểu biết và không ngừng rèn luyện kỹ năng. Khi học nhiều,


DƯƠNG DUY BÁCH

24


BÍ QUYẾT QUẢN LÝ THỜI GIAN

hiểu nhiều, kỹ năng được nâng cao, chúng ta sẽ cảm thấy tự tin hơn, làm việc
say mê hơn và đạt được nhiều thành quả hơn.
Kỹ năng mà hầu hết mọi người cần phải trau dồi hơn nữa chính là kỹ
năng giao tiếp, kể cả những người thành công họ vẫn luyện tập kỹ năng giao
tiếp của mình hàng ngày. “Cao nhân ắt có cao nhân trị”. Người giỏi sẽ có người
giỏi hơn và bạn có biết điêù gì giúp bạn kết nối, học hỏi từ những người thành
công không? Đó chính là kỹ năng giao tiếp, đây là kỹ năng gốc rễ để xuất sắc
những kỹ năng khác.
Hầu hết mọi người không nhận thức được việc mình giao tiếp chưa tốt.
Hãy tự nhìn xem xung quanh bạn là ai, nó sẽ thể hiện bạn là ai. Trong mối quan
thân thiết của bạn có những người thành công, nổi tiếng không? Nếu bạn muốn
chơi với họ thì đã đến lúc bạn cần nâng cao kỹ năng giao tiếp của bạn ngay.
Nếu bạn chưa biết cách làm như thế nào thì cũng đừng lo lắng, bởi vì tôi đã làm
một bộ DVD “21 bí mật giao tiếp thành công” để giúp các bạn có thể luyện tập
giao tiếp hiệu quả và nhanh chóng đạt được kết quả nhất. Bạn có thể xem thông
tin về bộ DVD này ở cuối ebook này.
Nguyên tắc số 10: Phát triển và tận dụng những tài năng đặc biệt của mình

DƯƠNG DUY BÁCH

25