LỜI CẢM ƠN
Tôi xin chân thành cảm ơn TS. Bùi Thị Ánh Vân – giảng viên học phần
phương pháp nghiên cứu khoa học đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ tôi trong suốt
quá trình học tập và nghiên cứu đề tài.
Tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến các cán bộ tại UBND huyện Ba Vì đã giúp
đỡ tôi trong quá trình tìm hiểu, thu thập và tổng hợp thông tin để có tài liệu hoàn
thành bài tiểu luận kết thúc môn.
Hiện tại tôi đang là sinh viên năm hai nên trình độ năng lực bản thân còn hạn
chế, dù đã cố gắng nhưng bài tiểu luận của tôi không thể tránh khỏi những thiếu
xót mà bản thân tôi chưa nhận thấy. Tôi rất mong nhận được ý kiến đóng góp của
thầy cô để bài tiểu luận của tôi được hoàn thiện hơn.
Tôi xin chân thành cảm ơn!


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi trong thời gian qua.Mọi
số liệu trong đề tài là trung thực và do tôi tự tìm hiểu phân tích. Tôi xin chịu hoàn
toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin sử dụng trong bài tiểu
luận này.
Hà Nội, ngày 16 tháng 5 năm
2017


DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
STT

Từ viết tắt

Nghĩa của từ viết tắt

1

UBND

Uỷ ban nhân dân

2

HĐND

Hội đồng nhân dân

3

TBXH

Thương binh xã hội


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Văn bản là một phương tiện ghi lại, truyền đạt thông tin bằng một ngôn ngữ hay
một ký hiệu nhất định. Trong hoạt động của cơ quan, tổ chức nhà nước nói chung
và các cơ quan hành chính nhà nước nói riêng, văn bản vừa được coi là một trong
những sản phẩm của quá trình quản lý, đồng thời văn bản cũng được nhìn nhận
như một phương tiện hữu hiệu, phục vụ đắc lực cho hoạt động quản lý.
Ở nước ta hiện nay, trong quá trình đẩy mạnh cải cách nên hành chính quốc gia,
thiết lập hệ thống các mục tiêu, tiêu chí và các nhiệm vụ tối ưu nhằm đưa nền hành
chính nhà nước từng bước hiện đại; đảm bảo tính hiệu lực, hiệu quả của bộ máy
quản lý; cải cách thể chế theo hướng phù hợp; xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức
có phẩm chất đạo đức và chuyên môn để đáp ứng nhu cầu công việc và nâng cao

chất lượng phục vụ của mình. Để tổ chức và thực hiện các vấn đề nêu trên sẽ có sự
tham gia và hỗ trợ rất lớn của hệ thống các văn bản, đặc biệt là văn bản quản lý.
Do đó, làm tốt công tác quản lý văn bản cũng là tiền đề để đảm bảo cho hoạt động
quản lý diễn ra thông suốt; đảm bảo hiệu lực, hiệu quả quản lý hành chính nhà
nước trong giai đoạn đẩy mạnh công cuộc cải cách hành chính.
Tổ chức và quản lý văn bản là một trong những nội dung của học phần văn thư lưu trữ mà ngành quản trị văn phòng chúng tôi được học. Cho nên, vấn đề này rất
thuận lợi để làm đề tài cho bài tiểu luận. tôi muốn kiểm chứng những lý thuyết đã
được học vào thực tiễn để rèn luyện thêm kỹ năng và kinh nghiệm cho môn học.
Trong quá trình thực hiện bài tiểu luận tôi rất may mắn có được tài liệu nội bộ
của UBND huyện Ba Vì, thành phố Hà Nội.


Trên đây là tất cả những lý do để tôi lựa chọn vấn đề: “ công tác quản lý văn
bản tại UBND huyện Ba Vì” làm đề tài cho bài tập tiểu luận kết thúc học phần
Phương pháp nghiên cứu khoa học.
2. Lịch sử nghiên cứu
Trong cuốn “ Giáo trình văn thư” (2016, nhà xuất bản Lao Động), tại
chương 5 đã đề cập đến khái niệm, nguyên tắc và nội dung của công tác quản lý
văn bản. Nên tôi đã tham khảo để làm cơ sở lý luận cho bài tiểu luận kết thúc
học phần.
Để thực hiện nội dung chương 2 của đề tài, cần đến tài liệu thực tế, tôi đã sử
dụng tài liệu nội bộ của Văn phòng UBND huyện Ba Vì. Tài liệu nội bộ này đã
cung cấp cho tôi những văn bản để tôi triển khai chương 2 được tốt hơn.
Ngoài ra trong quá trình triển khai đề tài tôi có tham khảo thông tư và công
văn sau:
Thông tư số 07/20012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ “
Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ
quan”;
Công văn số 425/VTLTNN-NVTW về việc “hướng dẫn quản lý văn bản đi,
văn bản đến”;

Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ về việc “ Hướng dẫn thể thức
và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính”.
3. Mục tiêu nghiên cứu
Tôi tìm hiểu công tác quản lý văn bản tại UBND huyện Ba Vì để hoàn thiện
những thiếu sót về kiến thức và kinh nghiệm của bản thân. Từ đó phát hiện


những ưu nhược điểm và tìm ra những giải pháp nâng cao hiệu quả công tác
quản lý văn bản tại UBND huyện Ba Vì.
4. Đối tượng nghiên cứu
Công tác quản lý văn bản tại UBND huyện Ba Vì chính là đối tượng nghiên
cứu.
5. Phạm vi nghiên cứu
- Về không gian: UBND huyện Ba Vì – Hà Nội
- Về thời gian : bài tiểu luận tập chung nghiên cứu trên cơ sở thông tin và tư
liệu giai đoạn từ năm 2014 – 2016.
6. Phương pháp nghiên cứu
Để tiến hành đề tài tôi đã tận dụng rất nhiều phuong pháp nghiên cứu:
nghiên cứu tài liệu, phương pháp khảo sát thực tế, phương pháp phân tích, tổng
hợp, thông kê, đối chiếu, so sánh, logic.
7. Bố cục đề tài
Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Tài liệu tham khảo và Phụ lục. Đề tài gồm có
3 chương:
Chương 1: Một số lý luận chung về công tác quản lý văn bản và khái quát
về UBND huyện Ba Vì
Chương 2: Thực trạng công tác quản lý văn bản tại UBND huyện Ba Vì
Chương 3: Giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản tại
UBND huyện Ba Vì

Chương 1



MỘT SỐ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ
KHÁI QUÁT VỀ UBND HUYỆN BA VÌ
1.1.

Những vấn đề cơ bản về công tác quản lý văn bản

1.1.1.Một số khái niệm
* Khái niệm “ Văn bản”
Có nhiều khái niệm về văn bản
Theo nghĩa hẹp, văn bản được hiểu là các tài liệu, giấy tờ, hồ sơ được hình
thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
Dưới góc độ văn bản học, văn bản được hiểu theo nghĩa rộng nhất: “văn bản
là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu ngôn ngữ nhất định”.
Còn theo “giáo trình văn thư” do PGS.TS Triệu Văn Cường chủ biên: “văn
bản sản sinh trong cơ quan, tổ chức là loại tài sản đặc biệt. Nó là minh chứng,
bằng chứng để giải quyết công việc, bảo vệ quyền lợi hợp pháp của cơ quan, tổ
chức, cá nhân”.
* Khái niệm “ Quản lý văn bản”
Quản lý văn bản là việc áp dụng các biện pháp khoa học, nghiệp vụ để nhằm
tiếp nhận,chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn văn bản hình
thành trong hoạt động hàng ngày của cơ quan, tổ chức; lưu trữ văn bản phục vụ
cho nhu cầu khai thác và sử dụng.
* Khái niệm “ Văn bản đi” và “ Văn bản đến”


Theo thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ “ Hướng dẫn
quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan” định
nghĩa:

“ Tất cả các loại văn bản bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành
chính và văn bản chuyên ngành ( kể cả bản sao văn bản, văn bản lưu chuyển
nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành được gọi chung là văn
bản đi”.
“ Tất cả các văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành
chính và văn bản chuyên ngành ( kể cả bản fax, văn bản được chuyển qua
mạng và văn bản mật) và đơn thư gửi đến cơ quan, tổ chức được gọi chung là
văn bản đến”.
1.1.2.Nội dung và vai trò của công tác quản lý văn bản
* Nội dung của công tác quản lý văn bản
- Quản lý văn bản đi
Theo quy định hiện hành, quy trình quản lý văn bản đi gồm các bước sau:
+ Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày, tháng, năm của văn bản
Mục đích của việc này nhằm đảm bảo văn bản ban hành đúng quy định của
nhà nước, quy chế của cơ quan, không còn sai sót trước khi đến đối tượng tiếp
nhận và giải quyết văn bản.
Trước khi phát hành văn bản, văn thư cơ quan có trách nhiệm kiểm tra về
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Để văn bản phát hành đảm bảo đúng thể
thức và kỹ thuật trình bày, cơ quan phải phổ biến cho cán bộ, công chức, viên
chức những văn bản quy định về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày của


cơ quan có thẩm quyền. Căn cứ vào những quy định hiện hành, văn thư cơ quan
phải kiểm tra xem văn bản có đảm bảo các yếu tố về thể thức hay không, kỹ
thuật trình bày văn bản có đúng theo quy định không; nếu phát hiện sai sót thì
báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết. Những văn bản không đảm
bảo về thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày phải sửa lại trước khi chuyển giao
đến các đối tượng có liên quan.
Ghi số và ngày tháng năm văn bản là yêu cầu bắt buộc đối với tất cả văn bản
đi. Mỗi văn bản được ghi một số và ngày tháng nhất định. Ghi số, ngày tháng

năm văn bản giúp cơ quan quản lý chặt chẽ văn bản, giúp cho việc tra tìm văn
bản được nhanh chóng, chính xác và tạo thuận lợi cho việc thống kê, trích dẫn
văn bản.
+ Đăng ký văn bản đi
Đăng ký văn bản là việc ghi chép hoặc cập nhật những thông tin cần thiết về
văn thư như số, ký hiệu; ngày tháng năm ban hành; tên loại và trích yếu nội
dung; nơi nhận và những thông tin khác vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ
liệu quản lý văn bản trên máy vi tính để quản lý và tra tìm văn bản.
+ Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ mật, khẩn
Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng được xác định ở phần nơi
nhận của văn bản và đúng thời gian quy định. Việc nhân bản văn bản mật đi
được thực hiện theo quy định tại khoản 1, Điều 8 nghị định số 33/2002/NĐ-CP.
Các cơ quan được sử dụng con dấu nhằm khẳng định giá trị pháp lý của văn
bản, đảm bảo thủ tục hành chính trong quan hệ giao dịch giữa các cơ quan, các
tổ chức và công dân. Dấu được coi là tài sản đặc biệt của cơ quan, tổ chức. Việc
đóng dấu lên văn bản phải tuân theo các quy định hiện hành.


+ Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản
đi
Theo nguyên tắc chung tất cả những văn bản do cơ quan làm ra được gửi tới
các đối tượng có liên quan phải thực hiện một nguyên tắc chung là: chính xác,
đúng đối tượng và kịp thời. Nguyên tắc này nhằm đảm bảo cho mọi văn bản khi
được chuyển giao không bị nhầm lẫn, chậm trễ về thời gian, gây ách tắc trong
xử lý, giải quyết công việc, làm giảm hiệu lực và hiệu quả của văn bản đã được
ban hành. Để nguyên tắc chính xác, đúng đối tượng và kịp thời thực sự có ý
nghĩa, người soạn thảo văn bản phải căn cứ vào yêu cầu cụ thể của từng việc và
theo đúng những quy định về quyền hạn, nhiệm vụ, quan hệ công tác của từng
cơ quan mà quyết định việc gửi và sao văn bản.
Làm thủ tục phát hành văn bản đi cần lựa chọn bì, trình bày bì và viết bì,

đưa văn bản vào bì và dán bì.
Văn bản sau khi có chữ ký, được đóng dấu, ghi số ký hiệu, ngày tháng và
đăng ký vào sổ phải được gửi ngay đến các đối tượng có liên quan.
+ lưu văn bản đi
Theo nguyên tắc lưu văn bản đi, mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: bản gốc
lưu tại văn thư và bản chính lưu trong hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc.
Bản gốc lưu tại văn thư phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký.
Trong trường hợp văn bản đi được dịch ra tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc
thiểu số, ngoài bản lưu bằng tiếng việt phải luôn kèm theo bản dịch chính xác
nội dung bản tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số.
Việc lưu, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ các mức
độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.


-Quản lý văn bản đến
Theo quy định hiện hành, quy trình quản lý văn bản đến gồm các bước sau:
+ Tiếp nhận và kiểm tra bì văn bản đến
Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, ttong giờ hoặc ngoài giờ làm việc,
văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra sơ
bộ về số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với
nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.
+ Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến
Các văn bản đến được phân loại và xử lý như nhau:
Loại phải bóc bì là Các bì văn bản đến gửi cho cơ quan, tổ chức. Loại không
bóc bì là các bì văn bản đến có đóng dấu chỉ mức độ mật, gửi đích danh cá nhân
và các tổ chức.
Việc bóc bì văn bản đến phải đảm bảo các yêu cầu quy định tại thông tư
07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ “ hướng dẫn quản
lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan”.
+ Đóng dấu đến, ghi số và ngày đến

Đóng dấu tên văn bản nhằm mục đích xác định văn bản đã đến cơ quan, tổ
chức, tiện cho việc quản lý, tra tìm và quy trách nhiệm khi cần thiết.
Việc ghi các thông tin trên dấu được thực hiện theo những quy định hiện
hành.
+ Đăng ký văn bản đến


Đăng ký văn bản đến là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khi chuyển
giao văn bản đến các đơn vị và cá nhân có liên quan. Cũng như văn bản đi, hiện
nay ở hầu hết các cơ quan đều áp dụng cả hai phương pháp đăng ký băn bản
đến: Đăng ký tryền thống (bằng sổ) và đăng ký bằng máy vi tính.
+ Trình và chuyển giao văn bản đến
Sau khi đăng ký văn bản đến, văn thư cơ quan phải trình kịp thời cho người
đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người đc người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao
trách nhiệm xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết. Văn bản đến
có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận
được.
Căn cứ vào ý kiến phân phối của người có thẩm quyền, văn thư chuyển giao
văn bản đến cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết. Việc chuyển giao văn bản
phải đảm bảo kịp thời, chính xác, đúng đối tượng, chặt chẽ và giừ gìn bí mật nội
dung văn bản, khi chuyển giao người nhận phải ký nhận đầy đủ vảo sổ chuyển
giao.
+ Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
Giải quyết văn bản là công việc mang tính chất trí tuệ cao, khó khăn, phức
tạp đòi hỏi người giải quyết công việc phải nắm vững pháp luật của nhà nước,
quy chế của cơ quan, có hiểu biết xã hội và sâu sát với thực tế.
Việc theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến nhằm nâng cao hiệu quả giải
quyết công việc của cơ quan.
* Vai trò của công tác quản lý văn bản



Là thước đo để đánh giá năng lực lãnh đạo cũng như đánh giá kỹ năng, trình độ
chuyên môn của cán bộ, công chức, viên chức trong thực hiện chức năng,
nhiệm vụ mà cơ quan giao phó, nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan, tổ
chức, tạo sự tin cậy cho nhân dân và các cơ quan.
Cung cấp thông tin và hỗ trợ giải quyết công việc một cách đầy đủ, nhanh
chóng, kịp thời và chính xác. Đảm bảo lưu lại đầy đủ các hoạt động của cơ
quan, tổ chức.
1.2.

Tổng quan về UBND huyện Ba Vì

1.2.1. Vài nét về UBND huyện Ba VÌ
Ba Vì là huyện thuộc vùng bán sơn địa. Nằm về phía Tây Bắc Thủ đô Hà
Nội với tổng diện tích 424 km2; dân số hơn 265 nghìn người ( bao gồm 3 dân
tộc Kinh, Mường, Dao). Toàn huyện có 31 xã, thị trấn, trong đó có 7 xã miền
núi, một xã giữa sông Hồng. Phía Đông giáp thị xã Sơn Tây, phía Nam giáp tỉnh
Hòa Bình, phía Tây giáp tỉnh Phú Thọ và phía Bắc giáp tỉnh Vĩnh Phúc. Thực
hiện Nghị quyết 15 của Quốc Hội khóa XII, Ba Vì tái nhập Thủ đô Hà Nội
tháng 8 năm 2008. Trụ sở UBND huyện Ba Vì được dặt tại thị trấn Tây Đằng,
huyện Ba Vì, Hà Nội [xem phụ lục 1, Tr37 ].
Về kinh tế xã hội: trong những năm qua được sự quan tâm của thành phố, sự
nỗ lực của Đảng bộ, nhân dân các dân tộc huyện Ba Vì đã phấn đấu thực hiện
thắng lợi Nghị quyết Đại hội Đảng bộ huyện lần thứ XX (2005-2010). Các mục
tiêu cơ bản đạt và vượt Nghị quyết đề ra. Tổng giá trị sản xuất đạt 9.116 tỷ
đồng, giá trị tăng thêm đạt 4.311 tỷ đồng tăng trưởng kinh tế đạt 16%.
Ba Vì là nơi có nhiều di tích lịch sử - văn hóa có giá trị đặc biệt như: cụm di
tích Đền Thượng – Đền Trung – Đền Hạ thờ tam vị Tản Viên Sơn Thánh; Đình



Tây Đằng, Đình Chu Quyến là hai di thích được xếp hạng đặc biệt quan trọng
cấp quốc gia; Đình Thụy Phiêu được các nhà khoa học đánh giá là một trong
những ngôi đình cổ nhất Việt Nam có niên đại tuyệt đối 1531 – thời nhà Mạc,
đền thờ Bác Hồ, khu di tích lịch sử K9. Cùng hàng trăm di tích lịch sử văn hóa
có giá trị khác. Bên cạnh đó Ba Vì được thiên nhiên ban tặng cả bức tranh sơn
thủy hữu tình, với hệ sinh thái phong phú, thảm thực vật đa dạng, được coi là
“lá phổi xanh” phía Tây thủ đô Hà Nội. Nơi đây có rất nhiều danh lam thắng
cảnh nổi tiến như đẹp như: Ao Vua, Khoang Xanh – Suối Tiên, Hồ Tiên Xa,
Đầm Long, Đồi cò Ngọc Nhị,…Rất thuận lợi cho phát triển du lịch.
1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Ba
Vì
* Chức năng
UBND do HĐND bầu là cơ quan chấp hành của HĐND, cơ quan hành chính
nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND cùng cấp và cơ quan
nhà nước cấp trên.
UBND huyện Ba Vì chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật, các văn
bản của cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng cấp nhằm
bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kih tế - xã hội, củng cố quốc
phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.
UBND huyện Ba Vì thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương,
góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà
nước từ trung ương tới cơ sở.
* Nhiệm vụ, quyền hạn


Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Ba Vì được quy định tại Luật tổ
chức HĐND và UBND do quốc hội ban hành năm 2003. Trong các lĩnh vực
sau:
+ Lĩnh vực kinh tế
+ Lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thủy lợi và đất đai

+ Lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp
+ Lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải
+ Lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch
+ Lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa, thông tin và thể dục thể thao
+ Lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường
+ Thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo
+ Thi hành pháp luật
+ Xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính
* Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Ba Vì
Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Ba Vì hiện nay bao gồm:
Tổ chức bộ máy lãnh đạo gồm: 01 chủ tịch, 03 phó chủ tịch, 04 thành viên
UBND huyện và 13 phòng chuyên môn như sau:
+ Văn phòng HĐND và UBND

+ Phòng Nội vụ

+ Phòng lao động - TBXH

+ Phòng dân tộc

+ Phòng tài nguyên – môi trường

+ Phòng tư pháp


+ Phòng thanh tra nhà nước

+ Phòng kinh tế

+ Phòng quản lý đô thị


+ Phòng y tế

+ Phòng tài chính – kế hoạch

+ Phòng giáo dục và đào tạo

+ Phòng văn hóa – thông tin
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND huyện Ba Vì [ xem Phụ lục 2].
* Tiểu kết
Trong chương 1, tôi đã trình bày những vấn đề cơ bản về công tác quản lý
văn bản. Trong đó gồm một số khái niệm, nội dung của công tác quản lý văn
bản. Và tổng quan về UBND huyện Ba Vì. Những nội dung ở chương 1 là mặt
cơ sở lý luận để tôi triển khai chương 2.


Chương 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UBND
HUYỆN BA VÌ
2.1. Sự chỉ đạo của UBND huyện Ba Vì đối với công tác quản lý văn bản
Tại UBND huyện Ba Vì, công tác quản lý văn bản đã nhận được sự quan
tâm, chỉ đạo sâu sắc từ phía lãnh đạo UBND huyện. Thể hiện như sau:
-Công văn số 173/UB-VP, ngày 16/4/2003 về hướng dẫn thực hiện công tác
văn thư – lưu trữ huyện.
-Nội quy số 27/VP, ngày 20/7/2003 của văn phòng HĐND – UBND huyện
về việc quản lý, nghiên cứu, khai thác tài liệu lưu trữ của huyện Ba Vì.
* Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác quản lý văn bản
Trụ sở làm việc của UBND huyện Ba Vì được xây dựng từ năm 1991 với
quy mô nhà 3 tầng, diện tích tương đối rộng ( khoảng 8000m2). Việc bố trí mặt
bằng làm việc của huyện đã có sự nghiên cứu, tính toán đến sự thuận tiện và

tính hiệu quả trong quá trình hoạt động, giải quyết các công việc của UBND
huyện.
Phòng văn thư là bộ phận chịu trách nhiệm chính trong công tác quản lý văn
bản đi – văn bản đến của UBND huyện. Phòng được bố trí ở tầng 2, ngay lối đi
vào UBND huyện nên rất thuận lợi cho việc tiếp nhận, tổ chức giải quyết các
văn bản theo nghiệp vụ và phục vụ yêu cầu của các phòng, ban. Qua thực tế
quan sát được có thể thấy đây là nơi diễn ra rất nhiều các hoạt động, có sợ tham
gia của nhiều phòng, ban. Nhưng phòng văn thư lại được thiết kế một cách khá


khiêm tốn gây nên tình trạng phải chờ đợi lâu trong việc giải quyết các công
việc.
Kho lưu trữ của huyện được bố trí ở tầng 5 với số lượng là 4 phòng diện tích
mỗi phòng là 16m2. Kho lưu trữ được nằm tách biệt với các phòng, ban nên
góp phần đảm bảo sự an toàn của tài liệu lưu trữ, cũng như tạo không gian yên
tĩnh cho các cán bộ, công chức huyện khi có nhu cầu khai thác, tìm đọc tài liệu.
Hiện nay hầu hết các phòng đều được trang bị các trang thiết bị, phương tiện
cần thiết để phục vụ cho hoạt động của mình. Đối với phòng văn thư, các trang
thiết bị hiện nay bao gồm: 01 máy vi tính có nối mạng, 01 tủ lưu hồ sơ, một
máy in, 01 máy photocopy, 01 điều hòa,01 quạt cây, 01 quạt gió, 04 bàn làm
việc và các văn phòng phẩm phục vụ công tác.
Nhìn chung các trang thiết bị đã phục vụ và hỗ trợ tương đối tốt cho hoạt
động của phòng. Tuy nhiên vẫn còn một số điểm hạn chế:
- Tình trạng nghẽn mạng nội bộ vẫn xảy ra thường xuyên.
- Diện tích phòng khá hẹp nên chỉ bố trí được một tủ lưu hồ sơ, trong khi đó
cần lưu trữ khối lượng hồ sơ rất lớn. Nên các hồ sơ phải xếp chông chéo lên
nhau, điều này sẽ gây khó khăn cũng như tốn thời gian khi có nhu cầu tìm kiếm
tài liệu.
* Đội ngũ cán bộ, công chức chịu trách nhiệm chính trong công tác quản lý
văn bản

Đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác văn thư – lưu trữ là ngững người
chịu trách nhiệm chính trong việc thực hiện công tác quản lý văn bản, hiện nay
đội ngũ này được biên chế với số lượng là 02 người, trong đó có 01 cán bộ văn
thư chuyên trách thực hiện việc đóng dấu, đăng ký các văn bản đi – văn bản đến


của UBND huyện; 01 cán bộ văn thư kiêm lưu trữ có trách nhiệm tiếp nhận,
kiểm tra phân loại văn bản, chuyển giao văn bản, phân phối báo chí cho các
lãnh đao huyện và lãnh đạo văn phòng.
2.2. Quản lý văn bản đi
Trong quá trình điều hành và giải quyết công việc huyện Ba Vì đã phát sinh
một khối lượng rất lớn các văn bản do UBND cũng như các phòng, ban ban
hành. Theo thống kê số lượng văn bản ban hành tại UBND huyện theo từng loại
như sau:
Công văn với tổng số lượng ban hành từ năm 2014 – 2016 là 3965, trong đó
năm 2014 ban hành 1132, năm 2015 ban hành 1213 và năm 2016 là 1620.Chỉ
thị với tổng số lượng ban hành từ năm 2014 - 2016 là 7, trong đó năm 2014 ban
hành 2, năm 2015 ban hành 2 và năm 2016 ban hành 3. Quyết định với tổng số
lượng ban hành từ năm 2014 – 2016 là 9716, trong đó năm 2014 ban hành
3205, năm 2015 bản hành 2835 và năm 2016 là 3676. Thông báo với tổng số
lượng ban hành từ năm 2014 – 2016 là 1432, trong đó năm 2014 ban hành 507,
năm 2015 ban hành 430 và năm 2016 là 595. Báo cáo với tổng số lượng ban
hành từ năm 2014 – 2016 là 427, trong đó năm 2014 ban hành 128, năm 2015
ban hành 160 và năm 2016 là 179. Tờ trình với tổng số lượng ban hành từ năm
2014 – 2016 là 214, trong đó năm 2014 ban hành 56, năm 2015 ban hành 43 và
năm 2016 ban hành 65. Kế hoạch với tổng số lượng ban hành từ năm 2014 –
2016 là 275, trong đó năm 2014 ban hành 84, năm 2015 ban hành 76, năm 2016
ban hành 115.



Bảng thống kê số lượng văn bản phát hành tại UBND huyện Ba Vì:
Tên loại văn

2014

2015

2016

Tổng

1.132

1.213

1.620

3.965

2

2

3

7

Quyết định

3.205


2.835

3.676

9716

Thông báo

507

430

595

1532

Báo cáo

128

160

179

467

Tờ trình

56


43

65

214

Kế hoạch

84

76

115

275

bản
Công văn
Chỉ thị

( Nguồn: tài liệu nội bộ của UBND huyện Ba Vì)
Quan sát bảng thống kê trên ta thấy, số lượng các loại văn bản do UBND
huyện ban hành năm sau thường nhiều hơn năm trước ( số lượng văn bản đi
năm 2014 là 5114 văn bản. Đến năm 2016 là 6253 văn bản, tăng 1,2 lần so với
năm 2007). Trong đó từ 2014 đến 2016: Số lượng Công văn từ 1132 tăng lên
1620, tăng gấp 1,4 lần, số lượng Chỉ thị từ 2 tăng lên 3, tăng gấp 1,5 lần, số
lượng Quyết định từ 3205 tăng lên 3676, tăng gấp 1,14 lần, số lượng Thông báo
từ 507 tăng lên 595, tăng gấp 1,17 lần, số lượng Báo cáo từ 128 tăng lên 179,
tăng gấp 1,4 lần, số lượng Tờ trình từ 56 tăng lên 65, tăng gấp 1,16 lần, số

lượng Kế hoạch từ 84 tăng lên 115, tăng gấp 1,36 lần.
2.2.1. Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày, tháng, năm của văn
bản
Trước khi phát hành văn bản, các cán bộ thực hiện công tác văn thư của
UBND huyện Ba Vì cần kiểm tra lại thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản theo


đúng quy định của thông tư số: 01/2011/TT_BNV ngày 19/01/2011của Bộ Nội
vụ về hướng dẫn về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Khi tiếp nhận văn bản đã được lãnh đạo ký ban hành: Văn thư cơ quan có
trách nhiệm kiểm tra thẩm quyền ký, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản theo
quy định hiện hành. Nếu văn bản đã đúng và đầy đủ theo quy định thì làm thủ
tục phát hành. Nếu phát hiện thấy văn bản có sai sót thì yêu cầu đơn vị soạn
thảo văn bản sửa lại theo đúng quy định mới làm thủ tục phát hành. Về thủ tục
phát hành văn bản, nhân viên văn thư ghi số, ngày, tháng, năm ban hành văn
bản, nhân bản, đóng dấu, phát hành theo nơi nhận, lưu văn bản tại văn thư cơ
quan và đơn vị soạn thảo văn bản.
Ghi số, ngày, tháng, năm của văn bản là công việc bắt buộc vì nó có tính
chính xác để quản lý văn bản.Việc ghi số, ngày, tháng, năm của văn bản được
quy định trong Thông tưu số 01//2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của
Bộ Nội vụ “ Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính”.
Qua khảo sát cho thấy bên cạnh những văn bản đúng thể thức được phát
hành thì vẫn còn một số văn bản có lỗi sai nhưng vẫn được phát hành. Trong số
những văn bản có lỗi sai của UBND huyện Ba Vì được phát hành thì đi điển
hình là Công văn số: 996/HD-UBND ngày 04 tháng 08 năm 2015 của UBND
huyện Ba Vì “ Về việc hướng dẫn công tác tuyển dụng viên chức ngành giáo
dục huyện Ba Vì năm 2015” [ xem phụ lục 3]. Theo quy định hiện hành tại
thông tư số 01/2011/TT – BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 “ Hướng dẫn thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính” thì công văn của huyện Ba Vì “
Về việc hướng dẫn công tác tuyển dụng viên chức ngành giáo dục huyện Ba Vì

năm 2015” đã mắc một số lỗi sai về thể thức như sau:


Thứ nhất, là phần ghi ký hiệu. Theo Thông tư 01 thì việc ghi ký hiệu của
công văn như sau: ký hiệu của công văn bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan tổ
chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị
( vụ, phòng, ban, bộ phận) soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo công văn đó (nếu
có). Nhưng công văn của UBND huyện Ba Vì lại ghi thêm cả chữ viết tắt của
loại công văn hướng dẫn trước tên cơ quan tổ chức ( Công văn số: 996/HDUBND).
Thứ hai, là phần ngày, tháng, năm ban hành văn bản. Theo Thông tư 01 thì
ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ; các số chỉ ngày,
tháng, năm dung chữ số Ả-rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng
1,2 phải ghi thêm số 0 ở trước, cụ thể: Hà Nội ngày 07 tháng 02 năm 2013.
Nhưng Công văn của UBND huyện Ba Vì trong phần ghi tháng lại ghi số 0
trước số 8 ( ngày 04 tháng 08 năm 2015).
Thứ ba, là phần kính gửi. Theo quy định trong phần kính gửi của Công văn,
sau chữ “kính gửi” có dấu hai chấm.sau đó xuống dòng gạch đầu dòng và ghi
đơn vị cần gửi đến. Cuối những đơn vị đầu phải sử dụng dấu chấm phẩy và cuối
đơn vị cuối cùng phải sử dụng dấu chấm hết. Nhưng Công văn của UBND
huyện Ba Vì sau chữ “ kính gửi” không xuống dòng mà viết luôn tên đơn vị và
sau tên đơn vị cuối cùng lại dung dấu chấm phẩy.
Qua phân tích Công văn trên, tôi thấy có ba điểm sai cơ bản về kỹ thuật trình
bày thể thức. Điều này nói lên rằng người soạn thảo văn bản chưa nắm rõ về thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Và người làm công tác rà soát, kiểm tra
phần thể thức cũng chưa phát hiện lịp thời để sửa chữa lỗi này.
2.2.2. Đăng ký văn bản đi, nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ mật,
khẩn


* Đăng ký văn bản đi

Đăng ký văn bản đi là ghi chép một số điều cần thiết về một văn bản đi như
số, ký hiệu, ngày tháng năm, trích yếu nội dung văn bản vào trong những
phương tiện đăng ký văn bản như sổ, máy vi tính,… nhằm quản lý chặt chẽ và
tra tìm văn bản được nhanh chóng.
Văn bản của UBND huyện Ba Vì sau khi được kiểm tra về thể thức, nhân
viên văn thư ghi số, ký hiệu, ngày, tháng, năm lên văm bản rồi tiến hành đăng
ký sổ văn bản được lấy theo năm và theo tên loại văn bản.
Mẫu sổ đăng ký văn bản đi [ xem phụ lục 4]
Phần đăng ký bên trong sổ là bảng bao gồm 8 cột: Cột thứ 1 là số, ký hiệu
văn bản; cột thứ 2 là ngày, tháng văn bản; cột thứ 3 là tên loại và trích yếu nội dung
văn bản; cột thứ 4 là người ký; cột thứ 5 là nơi nhận văn bản; cột thứ 6 là đơn vị,
người nhận bản lưu; cột thứ 7 là số lượng bản; cột thứ 8 là ghi chú.
Số,

ký Ngày,

Tên

loại Người
trích ký

Nơi nhận Đơn vị, Số

Ghi

văn bản

chú

hiệu


tháng

và

người

lượng

văn bản

văn

yếu

nội

nhận bản bản

bản

dung

văn

lưu

bản
(1)
282/TB

-HĐTD

(2)
18/12

(3)

(4)

(5)

(6)

Thông báo Chủ

- Chủ tịch, Nguyễn

về

việc tịch:

các

phó Thị Hoa

tính

lại Bạch

chủ


tịch

điểm

tốt Công

UBND

nghiệp của Tiến

huyện

(7)
15

(8)


thí sinh dự

-

Hội

tuyển viên

đồng

chức giáo


tuyển

dục huyện

dụng, các

Ba Vì năm

ban

2015

đồng

hội

tuyển
dụng
huyện
giám

Ban
sát

thành phố
- Các thí
sinh
( Nguồn: Tài liệu nội bộ của UBND huyện Ba Vì)
* Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ mật khẩn

- Nhân bản:
Văn bản đi của UBND huyện Ba Vì được nhân bản theo đúng số lượng và
thời gian quy định. Việc nhân bản văn bản mật được thực hiện theo quy định tại
khoản 1 Điều 8 của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của
Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh bảo về bí mật nhà nước.
Tại UBND huyện Ba Vì người chịu trách nhiệm nhân bản văn bản là anh
Nguyễn Đức Tiến. Số lượng văn bản được nhân bản theo số lượng nơi nhận.
- Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ mật, khẩn


Văn bản sau khi ký phải được đóng dấu để ban hành.
Việc đóng dấu lên chữ ký và lên các phụ lục kèm theo văn bản chính được thực
hiện theo quy định tại khoản 2 và 3 Điều 26 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày
08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư.
Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm
theo được thực hiện theo quy định tại khoản 4 Điều 26 của Nghị định số
110/2004/NĐ-CP. Dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ
lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy.
Việc đóng dấu các độ khẩn (“Hoả tốc” (kể cả “Hoả tốc” hẹn giờ), “Thượng
khẩn” và “Khẩn”) trên văn bản được thực hiện theo quy định tại điểm a khoản 10
Mục II của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP.
Việc đóng dấu các độ mật (“Tuyệt mật”, “Tối mật” và “Mật”), dấu “Tài liệu thu
hồi” trên văn bản được thực hiện theo quy định tại khoản 2 của Thông tư số
12/2002/TT-BCA (A11).
Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu “Tài liệu thu hồi” trên văn bản được
thực hiện theo quy định tại điểm k khoản 2 Mục III của Thông tư liên tịch số
55/2005/TTLT-BNV-VPCP.
Qua khảo sát, tôi thấy việc đóng dấu ban hành văn bản ở UBND huyện Ba Vì
được tiến hành khá tốt. Dấu được giao cho cán bộ văn thư là chị Nguyễn Thị Hoa
chịu trách nhiệm giữ và đóng dấu, dấu chỉ đóng lên những văn bản được kiểm tra

về thể thức, ký đúng thẩm quyển, dấu được đóng đúng vị trí là 1/3 phần bên trái
chữ ký.