THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CNTT VÀ THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ TẠI CÔNG TY
CỔ PHẦN BAO BÌ TIỀN PHONG
LỜI MỞ ĐẦU
Thế giới đang bước vào một giai đoạn phát triển mới đầy sôi động và biến đổi,
trong đó vai trò của cách mạng khoa học rất quan trọng đặc biệt là cuộc cách mạng thông
tin. Nó đã và đang thâm nhập, tác động sâu sắc, trực tiếp lên mọi mặt, mọi lĩnh vực của
đời sống kinh tế xã hội. ứng dụng tin học vào lĩnh vực kinh tế giúp ta nắm bắt thông tin
một cách chính xác kịp thời, đầy đủ, góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh, thúc đẩy
nền kinh tế mở rộng và phát triển.Vì vậy, trong quá trình quản lý các cơ quan,doanh
nghiệp phải thấy được vai trò của công nghệ thông tin. Nó giúp doanh nghiệp đáp ứng
mọi nhu cầu của khách hàng hiện tại mà còn nâng cao được năng lực sản xuất, giúp cho
các doanh nghiệp có đủ sức cạnh tranh với thị trường trong và ngoài nước.
1. Giới thiệu doanh nghiệp.
Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN BAO BÌ TIỀN PHONG
Tên Tiếng Anh: TIEN PHONG PACKING JOINT-STOCK COMPANY.
Tên giao dịch: TIFOPACK
Công ty cổ phần bao bì tiền phong được thành lập từ năm 1993, tiền thân là công ty
liên doanh VINAPC,giữa các bên là:Công ty nhựa thiếu niên tiền phong:51%,Tập đoàn
SUMITOMO Nhật Bản:40%và TEGO Malaysia:8%.Đến năm 2000 công ty nhựa thiếu
niên Tiền Phong mua lại toàn bộ cổ phần của các đối tác chở thành nhà máy thành viên
thuộc công ty nhựa TNTP.Đến năm 2004 cổ phần hoá thành công ty cô phần bao bì tiền
phong với số vốn điều lệ la:10.000.000.000,VND.Với chức năng :Sản xuất,kinh
doanh,xuất nhập khẩu bao bì nhựa,giấy cácloại và các ngành nghề khác mà pháp luật
không cấm.
2. Chức năng, nhiệm vụ của Công ty cổ phần bao bì Tiền Phong:

1


Sản xuất,kinh doanh bao bì các loai theo các hợp đồng và các đơn đặt hàng với các
công ty khác trong nước.

−

Xuất khẩu các loại bao bì.

−

Nhập khẩu nhựa, giấy kraft và máy móc thiết bị ngành nhựa.

−

Kinh doanh các ngành nghề khác mà pháp luật không cấm.

3. Sơ đồ tổ chức:
Mô hình tổ chức của Công ty cổ phần bao bì Tiền Phong
Giám đốc

Đại diện lãnh đạo
về chất lượng

Ban chỉ đạo ISO
9001

ISO 9001 QMR
Phòng KT&CL

Phòng kinh doanh

Phòng TC&NS

Phân xưởng sản xuất

2


Cơ cấu bộ máy quản lý sản xuất của công ty bao gồm:
I/ Giám đốc:
Giám đốc là người điều hành mọi hoạt động hàng ngày của Công ty, là người
đại diện theo pháp luật của Công ty và chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị về
việc thực hiện quyền và nhiệm vụ được giao. Hội đồng quản trị bổ nhiệm Giám
đốc.
II/ Các đơn vị chức năng:
Để giúp Giám đốc công ty trong việc đảm bảo cho sự điều hoà phối hợp trong
lĩnh vực thực hiện nhiệm vụ sản xuất - kinh doanh, Giám đốc công ty quyết định
phương án bố trí cơ cấu tổ chức, cơ chế quản lý nội bộ Công ty sẽ bao gồm:
1- Phòng tài chính và nhân sự

(TC&NS)

2- Phòng kinh doanh

(KD)

3- Phòng kỹ thuật và chất lượng

(KT&CL)

4- Phân xưởng sản xuất

(PXSX)

2. Thực trạng ứng dụng Công nghệ thông tin, Hệ thống thông tin,


Thương mại điện tử trong Công ty
2.1 Thực trạng ứng dụng Công nghệ thông tin, Hệ thống thông tin
Hiện Công ty đã trang bị đầy đủ máy tính để bàn hoặc máy tính xách tay cho tất cả
nhân viên văn phòng của Công ty nhưng cấu hình không cao. Công ty có mạng nội bộ
(LAN). Nhân viên văn phòng Công ty, khi được tuyển chọn vào làm việc đều yêu cầu

3


phải có trình độ tin học tối thiểu sử dụng thành thạo tin học văn phòng, kỹ năng sử dụng
internet tốt, trình độ tiếng Anh khá trở lên tùy vị trí làm việc.
Một số ứng dụng Công nghệ thông tin, Hệ thống thông tin tiêu biểu như:
-

Sử dụng tin học văn phòng: Các ứng dụng WinWord, Excel, thư điện tử, số hóa tài
liệu phục vụ kinh doanh, quản lý, phục vụ lưu trữ,..

-

Xử lý thông tin giao dịch với khách hàng.

-

Khai thác dữ liệu (qua internet): đối tác, khách hàng, đối thủ, hôi chợ, triển lãm, tạp
chí chuyên ngành, các thông tin tham khảo, các tài liệu nghiên cứu, chuyên môn,..

-

Mạng nội bộ chia sẻ phần cứng, dữ liệu,..


-

Tài chính: thống kê, báo cáo số liệu. Công ty hiện đang sử dụng phần mềm kế toán
doanh nghiệp mua sẵn.

-

Ngoài ra còn các ứng dụng bắt buộc của cơ quan thuế, Hải Quan, Cơ quan quản lý
nhà nước khác,..

2.2 Thực trạng ứng dụng thương mại điện tử
• Công ty mới chỉ đăng quảng bá thông tin Công ty trên các trang quảng cáo và
cổng thông tin điện tử.
• Chưa có cán bộ phụ trách về Công nghệ thông tin.
• Hiện tại cần xây dựng website quảng bá hình ảnh công ty, xây dựng phần mềm
quản lý nhân sự, tài chính – kế toán, quản lý kho, giao nhận, khách hàng, nhà cung
cấp.
3. Phân tích SOWT (liên quan đến CNTT, HTTT, TMĐT).
Để có chiến lực phát triển cộng nghệ thông tin, hệ thống thông tin, thương mại điện
tử, Công ty đã phân tích những điểm mạnh, điểm yếu, thách thức, cũng như cơ hội để từ
đó xây dựng chiến lược phù hợp để ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý và kinh
doanh.

4


Ma trận SWOT

Cơ hội


Thách thức

- Thông tin quảng bá trên internet

- Chịu sự cạnh tranh gay gắt từ các

được rộng rãi. Nhu cầu thanh toán

đối thủ trong nước.

các sản phẩm, dịch vụ qua mạng
ngày càng phát triển.

- Yêu cầu về giá và chất lượng dịch
vụ của khách hàng ngày càng cao.

- Chính phủ khuyến khích
Điểm mạnh
- Có hệ thống máy tính khá đồng bộ.
- Ban lãnh đạo công ty nhiệt tình trong
công việc.
- Có đội ngũ cán bộ nhân viên nhiều

S-O

S-T

Sử dụng điểm mạnh để nắm bắt


Tận dụng điểm mạnh để vượt các đối

cơ hội.

thủ.

kinh nghiệm, trình độ cao.

Điểm yếu
-

Chưa sử dụng hết tiềm năng của
internet trong việc tìm kiếm khách
hàng, quảng cáo sản phẩm đến
khách hàng còn nhiều hạn chế.

-

W-O

W-T

Hạn chế các điểm yếu để tận

Tối thiểu hóa các điểm yếu để cạnh

dụng cơ hội

tranh với các đối thủ.


Không có người chuyên trách về
hệ công nghệ thông tin trong doanh
nghiệp.

-

Hệ thống dây chuyền sản xuất khá
lạc hậu của thập niên 80, năng xuât
thấp làm thủ công nhiều, điện năng
tiêu thụ cao.

-

Bộ phận Nhân sự và Kế toán chung
một phòng.

4. So sánh với 3 đối thủ cạnh tranh cùng ngành.

5


Nhận diện đối thủ cạnh tranh:
1. Công ty cổ phần Vicem bao bì Hải Phòng (HCPC)
2. Công ty Cổ phần bao bì PP (HAIPAC).
Các công ty này đều có các thế mạnh trong kinh doanh với kinh nghiệm lâu năm
(HAIPAC – 1993, HCPC - 2004). Cả hai công ty trên đều có quảng bá thông tin trên
mạng.
HAIPAC:
HCPC: ; ;


Website của HCPC không hoạt động còn của HAIPAC thì không chuyên nghiệp,
mang tính chất bố cáo thông tin công ty, thông tin tình hình thị trường, kinh doanh không
được cập nhật.
5. Phân tích kinh nghiệm, bài học từ các DN khác trong và ngoài nước.
Hiện tại nhu cầu ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động kinh doanh, phân
tích, theo dõi nhu cầu khách hàng... là cần thiết.
-

Mấy năm gần đây do tình hình khách quan sự suy thoái kinh tế toàn cầu,đặc biệt từ
Mỹ và châu Âu ảnh hưởng trực tiếp đến sản lượng hàng xuất khẩu của công ty. Một
số bộ phận sản xuất mặt hàng này phải ngừng hoạt động từ 10-15 ngày trong
tháng,dẫn đến chi phí sản xuất tăng,hiệu quả kinh doanh giảm.

-

Do ảnh hưởng suy thoái kinh tế thế giới,việt nam ta càng khó khăn hơn.đặc biệt
trong lĩnh vực kinh doanh bất động sản đóng băng,ngành xây dựng bị đình trệ.Xi
măng không tiêu thụ được,vì vậy đã ảnh hưởng trực tiếp đến việc tiêu thụ.Vỏ bao xi
măng là sản phẩm chính của công ty chiếm tới 70% sản lượng.

-

Mặt khác do chính sách kiềm chế lạm phát,thắt chặt tín dụng dẫn đến lãi xuất vay
ngân hàng quá cao,việc tiếp cận nguồn vốn rất khó khăn,hàng tồn kho lớn,dẫn đến
giá thành sản phẩm cao,doanh nghiệp sản xuất đi vào tình cảnh khó khăn…

6


-


Từ những yếu tố trên cho thấy thu nhập của CBCNV các công ty trong nghành bị
giảm sút,ảnh hưởng lớn đến động cơ làm việc của CBCNV.Mặt khác việc làm
không đủ buổi làm buổi nghỉ dẫn đến tinh thần trán nản,lười biếng mất đi sự sáng
tạo,thậm trí nhiều người còn không yên tâm làm việc và có hướng đi tìm việc
mới.Cụ thể là các nhân viên có trình độ,công nhân có tay nghề cao đã bỏ ra đi làm
việc khác.

-

Về chủ quan do đặc điểm công nghệ,quy trình sản xuất tạo ra sản phẩm dài,biên độ
gia công thấp,chi phí nguyên liệu chiếm 85% trong giá thành sản phẩm trong khi đó
giá bán lại thấp, cơ chế chi hoa hồng và chi ngoài cao do cạnh tranh (cung > cầu).

-

Do thiết bị cũ,lạc hậu của thập niên 80,năng xuât thấp làm thủ công nhiều,điện năng
tiêu thụ cao.Do vậy công nhân của công ty chủ yếu là lao động phổ thông động cơ
làm việc của họ là cần có thu nhập ổn định mà điều kiện của các công ty trong
ngành không đáp ứng được.Chính vì vậy mà không thu hút, khích lệ những cán bộ
quản lý giỏi,công nhân có tay nghề cao và giữ họ làm việc lâu dài được.

-

Chi phí đầu tư làm thương mại điện tử cao nhưng phần lớn khách hàng lại không sử
dụng do trình độ hiểu biết cũng như chuyên môn. Bên cạnh đó công ty cũng đang
gặp khó khăn về tài chính.

6. Tìm hiểu các giải pháp ứng dựng CNTT trong ngành sản xuất.
Hiện tại công ty cũng đã nghiên cứu các giải pháp để đẩy mạnh kinh doanh, tìm

kiếm, phục vụ, chăm sóc khách hàng qua xây dựng hệ thống quản lý nhân sự, quản lý
khách hàng, nhà cung cấp, tài chính – kế toán, nâng cấp dây chuyền sản xuất.
Đa dạng hoá sản phẩm đa dạng hoá khách hàng chính phụ thuộc. Cơ cấu tổ
chức,định biên lại lao động,bố trí sắp xếp lao động phù hợp tạo đủ việc làm cho CBCNV
nhằm nâng cao thu nhập cho nhân viên.
Từng bước thay mới thiết bị,công nghệ tiên tiến,tạo năng suất cao,chất lượng sản
phẩm tốt,tiêu hao nguyên liệu thấp,điện năng tiêu thụ ít,giảm lao động làm việc tạo điều
kiện giảm giá thành,tăng sức cạnh tranh của sản phẩm.Tạo nhiều việc làm mới,ổn định để

7


thu hút và giữ chân lao động có trình độ,đào tạo lại những công nhân cũ kịp thích nghi
với công nghệ hiện đại mới.
7. Chiến lược ứng dụng CNTT và TMĐT.
Huy động từ nhiều nguồn vốn khác nhau nhằm thực hiện ứng dụng CNTT trong
hoạt động cơ quan có hiệu quả.
Ứng dụng rộng rãi công nghệ thông tin trong mọi lĩnh vực, khai thác có hiệu quả
thông tin, phát huy hết tiềm năng, lợi thế để phát triển thương mại nhằm nâng cao sức
cạnh tranh của doanh nghiệp, thực hiện tốt công tác quảng bá, giới thiệu và tìm kiếm thị
trường cho hàng hoá, sản phẩm trong xu thế hội nhập kinh tế quốc tế.
Phát triển, ứng dụng TMĐT gắn liền với việc ứng dụng và phát triển cơ sở hạ tầng
kỹ thuật về công nghệ thông tin, dây chuyền sản xuất.
Đầu tư nâng cấp hệ thống máy tính của doanh nghiệp, phấn đấu đến hết năm 2014
xây dựng mới hệ thống mạng máy tính công ty cho các bộ phận theo tiêu chuẩn thống
nhất. Đào tạo các nhân viên thuộc lĩnh vực quản lý và sử dụng hệ thống.
Đến năm 2020 hoàn thành áp dụng hệ thống Công nghệ thông tin cho Thương mại
điện tử và phục vụ quản lý cũng như sản xuất.
8. Kế hoạch hành động và mục tiêu
1. Mục tiêu tổng quát:

• Từng bước ứng dụng rộng rãi CNTT trong hoạt động của cơ quan để nâng cao năng
lực, hiệu quả hoạt động, quản lý, nhanh, thuận tiện, tiết kiệm, hiệu quả hơn.
• Đầu tư hạ tầng CNTT đồng bộ, đưa vào sử dụng những phần mềm quản lý điều hành,
hệ thống thư điện tử, CRM, nâng cao năng lực điều hành quản lý.
2. Mục tiêu cụ thể:
• Đầu tư nâng cấp hệ thống máy tính của cơ quan, phấn đấu đến năm 2014 xây dựng
mới hệ thống mạng máy tính công ty cho các bộ phận theo tiêu chuẩn thống nhất.

8


• Tuyển dụng cán bộ có trình độ và hiểu biết về công nghệ thông tin và thương mại
điện tử.
• Đào tạo CNTT và TMĐT cho đội ngũ cán bộ lãnh đạo nâng cao nhận thức về vai trò
và vị trí của CNTT trong phục vụ kinh doanh, phát triển kinh tế, đào tạo năng lực
lãnh đạo thông tin, năng lực quản lý hệ thống CNTT.
• Mở các lớp đào tạo nâng cao trình độ CNTT cho các cán bộ thuộc các cơ quan Quản
lý Nhà nước. Nội dung đào tạo: Nâng cao kiến thức và kỹ năng về quản trị mạng,
quản trị cơ sở dữ liệu, xây dựng và quản lý các hệ thống thông tin chuyên ngành, sử
dụng các phần mềm chuyên ngành, khai thác mạng Internet, điều hành tác nghiệp qua
mạng.
• Đầu tư hệ thống quản lý nhân sự, tài chính – kế toán, khách hàng CRM để nâng cao
năng lực cạnh tranh.
• Đầu tư vào công nghệ, dây chuyền phục vụ sản xuất để đa dạng hóa các sản phẩm,
dịch vụ, tối đa hóa lợi ích, xây dựng lợi thế cạnh tranh, tạo sự khác biệt.
3. Kế hoạch hành động.
Trên cơ sở chiến lược của công ty đã đưa ra, qua tham khảo và tư vấn dự kiến kế
hoạch hành động, thời gian triển khai, số lượng nhân viên và hiệu quả dự kiến như sau:
Chi phí mua phần mềm:


50.000 USD (Tương đương: 1.050.000.000 đồng).

Chi phí hệ thống phần cứng: 40.000 USD (Tương đương: 840.000.000 đồng).
Thời gian thực hiện dự kiến: 15 tháng, trong đó 12 tháng triển khai phần mềm và
tích hợp hệ thống, 03 tháng chạy thử.
Số lượng cán bộ nhân viên dự kiến: 30 người.
Chi phí duy trì hệ thống bình quân: 2.000 USD/năm. (Tương đương: 42.000.000
đồng).

9


Chi phí mua phần mền và phần cứng ban đầu dự tính khấu hao đều trong 6 năm.
Tương đương 322.000.000 đồng/năm.
Hệ thống bao gồm các module sau:
1.Quản lý Nhân sự, tiền lương.
2.Quản lý quan hệ khách hàng
3.Quản lý mua hàng
4.Quản lý sản xuất.
5.Quản lý bán hàng
6.Quản lý tài chính kế toán.
7.Quản lý vật tư.
8.Quản lý dự án.
9.Trang website:
8.2 Chi tiết doanh thu, lợi nhuận hàng năm cụ thể như sau:
Với năng lực hiện tại thì doanh số bán hàng của công ty chỉ đạt tối đa là: 80 tỷ
VNĐ / năm và lợi nhuận thu được là: 5 tỷ VNĐ / năm. Theo kế hoạch của công ty từ năm
2013 đến năm 2015 đầu tư xây dựng nhà máy mới diện tích 1,5 ha, gấp 3 lần diện tích
hiện tại.Dự kiến đầu tư mới hoàn toàn thiết bị với công nghệ tiên tiến hiện đại. với số vốn
đầu tư dự kiến là 40 tỷ VNĐ,doanh thu năm 2016 là 130 tỷ VNĐ và đến năm 2020 doanh

số đạt 250 tỷ VNĐ / năm. Nhằm đa dạng hóa sản phẩm, mở rộng thị trường xuất khẩu. Vì
vậy viêc đưa ứng dụng CNTT và TMĐT vào mọi lĩnh vực hoạt động của công ty là cần
thiết.Để nâng cao năng lực quản lý, hiệu quả sản xuất, kinh doanh, phát triển mở rộng thị
trường trong và ngoài nước tối đa hóa lợi nhuận, tăng sức cạnh tranh, giảm nhân lực.

Kết luận

10


Hệ thống thông tin điều hành doanh nghiệp bao gồm ba mảng thông tin lớn đáp ứng
nhu cầu thông tin điều hành doanh nghiệp của nhà quản lý: thông tin về tính hình kinh
doanh, thông tin tình hình sản xuất và thông tin về tình hình tài chính. Xử lý thông tin
giữa các nguồn thông tin này cho phép nhà quản lý doanh nghiệp có thể can thiệp nhanh
chóng và chính xác vào quá trình thực hiện kinh doanh và lưu chuyển tài chính của các
đơn vị thành viên cũng như của tòan công ty. Bên cạnh hệ thống thông tin hệ thống còn
cung cấp hệ thống thư điện tử nội bộ đáp ứng việc ra quyết định của nhà quản lý cũng
như nhu cầu trao đổi thông tin giữa các nhân viên.
Qua môn học Quản trị hệ thống thông tin tôi nhận thấy đây là môn học thực sự cần
thiết cho những người đang làm việc trong các tổ chức, cho cá nhân và cho cả ban lãnh
đạo của công ty. Quản trị hệ thống thông tin giúp tôi nhìn nhận được những thiếu sót
trong hệ thống quản lý của doanh nghiệp. Bên cạnh đó doanh nghiệp còn nhận ra tầm
quan trọng để xây dựng cơ cấu tổ chức phù hợp cho công ty, vai trò của người lãnh đạo
trong việc định hướng Công nghệ thông tin cho công ty.
Tôi hi vọng bằng những kiến thức đã học được cùng với sự hướng dẫn nhiệt tình
của Tiến Sỹ Nguyễn Văn Thoan giúp tôi nhìn rõ nhưng ưu,nhược điểm của công ty.
Sau môn học này tôi sẽ tiếp thu để đưa vào áp dụng tại công ty tôi đang công tác
nhằm phát huy tốt hơn những ưu điểm và khắc phục triệt để các tồn tại của công ty trong
thời gian sớm nhất đưa công ty phát triển bền vững.
Tài liệu tham khảo.

1. Giáo trình Quản trị hệ thống thông tin –
2. Tài liệu nội bộ của TIFOPACK

11