CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

BÁO CÁO KIẾN TẬP
Họ và tên:
Ngày sinh:
Số báo danh:
Lớp: Công chứng ......- Học viện tư pháp
I. LỜI MỞ ĐẦU
* Giới thiệu Văn phòng Công chứng Thái Hà
Văn phòng Công chứng Thái Hà được thành lập theo Quyết định số 2458/QĐUBND của UBND thành phố Hà Nội ngày 08/12/2008, chuyển đổi mô hình tổ chức
và hoạt động theo loại hình công ty hợp danh theo Quyết định số 5922/QĐ-UBND
của UBND thành phố Hà Nội ngày 30/11/2010 và Giấy đăng ký hoạt động của Văn
phòng Công chứng số 27/TP-ĐKHĐ do Sở Tư pháp thành phố Hà Nội cấp ngày
31/08/2018.
- Trụ sở chính: Văn phòng Công chứng Thái Hà, thành phố Hà Nội – Số 148 phố Thái
Hà, phường Trung Liệt, quận Đống Đa, thành phố Hà Nội.
- Điện thoại: 024.3537.9209
- Email:
Phương châm, chiến lược hoạt động của Văn phòng Công chứng Thái Hà tuân
thủ hiến pháp và pháp luật, tôn trọng đạo đức hành nghề Công chứng. Phát triển bền
vững xây dựng uy tín, danh tiếng bằng chất lượng công việc, đáp ứng mọi nhu cầu
chính đáng của Quý khách, giải quyết công việc thấu tình, đạt lý.
Trưởng Văn phòng Công chứng Thái Hà cùng tập thể chuyên viên pháp lý,
chuyên viên chuyên ngành, tâm huyết, trung thực được đào tạo chuyên nghiệp luôn
luôn phấn đấu đáp ứng những nhu cầu chính đáng của Quý khách.
Hoạt động trong khuôn khổ, quy định của Luật công chứng cũng như tất cả các
quy định pháp luật hiện hành. Chấp hành nghiêm chỉnh những quy định của các cấp
chủ quản: Sở Tư pháp, Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội và Bộ Tư pháp cùng các
cơ quan, hữu quan.
Phí, lệ phí và thù lao công chứng thu đúng, thu đủ theo quy định của pháp luật

công khai, minh bạch.
Trang 1


II. NỘI DUNG KIẾN TẬP
* Cơ cấu tổ chức và quản lý của Văn phòng Công chứng Thái Hà
Văn phòng tổ chức và hoạt động theo loại hình công ty hợp danh gồm 03 công
chứng viên hợp danh là Công chứng viên Nguyễn Việt Cường, Công chứng viên
Nguyễn Trung Tín và Công chứng viên Vũ Quốc Hùng, trong đó Công chứng viên
Nguyễn Việt Cường là trưởng Văn phòng. Có 1 Công chứng viên làm việc theo chế
độ hợp đồng: Công chứng viên Nguyễn Thị Kim Thanh. Văn phòng có các chuyên
viên chuyên ngành và cùng tập thể chuyên viên pháp lý làm việc trợ giúp cho các
Công chứng viên, văn phòng có 2 nhân viên kế toán, 1 nhân viên lưu trữ hồ sơ và 1
bảo vệ.
Văn phòng công chứng có con dấu và tài khoản riêng, hoạt động theo nguyên
tắc tự chủ về mặt tài chính bằng nguồn thu từ phí công chứng, thù lao công chứng, phí
chứng thực, phí công chứng bản dịch và các nguồn thu hợp pháp khác. Các Công
chứng viên hoạt động độc lập, tự chủ động trong mọi công việc diễn ra hàng ngày tại
Văn phòng công chứng Thái Hà. Lĩnh vực hoạt động Công chứng các Hợp đồng, giao
dịch dân sự khác bằng văn bản; công chứng bản dịch; thực hiện chứng thực sao y bản
chính các giấy tờ.
Văn phòng công chứng Thái Hà đã ban hành quy chế hoạt động chung của Văn
phòng, theo đó phân định cụ thể các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm
của từng bộ phận, từng nhân sự. Các công việc của Văn phòng đều được thực hiện
theo một quy trình khép kín, phối hợp hài hòa giữa các bộ phận, giữa Công chứng
viên với chuyên viên nghiệp vụ, khách hàng và Văn phòng.
Về quy trình làm việc tại văn phòng Công chứng Thái Hà như sau:
a. Tiếp xúc khách hàng
- Người có yêu cầu công chứng trình bày nội dung cần công chứng và hồ sơ tài liệu
mang theo với Công chứng.

- Người tiếp nhận hồ sơ lắng nghe và kiểm tra hồ sơ (bao gồm cả kiểm tra thông tin
ngăn chặn trên hệ thống Uchi). Cần xác định ngay yêu cầu công chứng có thuộc thẩm
quyền hay không? hợp đồng, giao dịch là có phù hợp quy định của pháp luật hay
không?
- Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ và các bên tham gia giao dịch đáp ứng đầy đủ các
quy định pháp luật, Người có yêu cầu công chứng viết phiếu yêu cầu công chứng để
Văn phòng Công chứng tiếp nhận hồ sơ chính thức.
Trang 2


- Người tiếp nhận hồ sơ thông báo ngay cho khách hàng phí công chứng, thù lao công
chứng để khách hàng biết và thoả thuận trước khi thực hiện các công việc nghiệp vụ
(cần nói rõ thù lao soạn thảo hợp đồng đối với các trường hợp khách hàng không có
hợp đồng hoặc không có văn bản giao dịch đã được soạn sẵn và chi phí photocopy
nếu phải photo thêm tài liệu).
- Trường hợp hồ sơ thiếu: Người tiếp nhận ghi phiếu hướng dẫn các hồ sơ cần bổ sung
trước khi hoàn trả hồ sơ cho khách hàng.
- Trường hợp hồ sơ không đủ cơ sở pháp luật để giải quyết: Người tiếp nhận xin ý
kiến Trưởng phòng để giải thích lý do từ chối tiếp nhận hồ sơ. Nếu khách yêu cầu trả
lời bằng văn bản thì Người có yêu cầu công chứng viết phiếu yêu cầu công chứng,
Người tiếp nhận viết phiếu hẹn ngày nhận văn bản trả lời trong vòng 3 ngày làm việc.
b. Nhận và giải quyết hồ sơ:
- Trường hợp khách hàng không có hợp đồng hoặc không có văn bản giao dịch đã
được soạn sẵn thì người tiếp nhận cung cấp mẫu để khách hàng ghi các thông tin cần
thiết vào mẫu.
- Công chứng viên kiểm tra nội dung, tính hợp pháp và đối chiếu lại giấy tờ bản chính
so với thông tin nêu trong hợp đồng, văn bản công chứng, bổ sung hoặc chỉnh sửa nếu
thấy cần thiết trước khi cho đánh máy văn bản công chứng và cho in ra 01 hoặc 02
bản để khách hàng đọc lại và kiểm tra nội dung của Hợp đồng, giao dịch. Sau khi
thông qua xong, cho in đủ số bản cần thiết để công chứng.

- Công chứng viên kiểm tra năng lực hành vi dân sự của khách hàng, giải thích quyền,
nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc công chứng.
- Công chứng viên hướng dẫn khách ký tên và điểm chỉ vào phần bên dưới chữ ký tại
trang cuối của hợp đồng trước mặt mình và đối chiếu dấu vân tay so với dấu vân tay
trên Chứng minh nhân dân (kể cả người làm chứng trong trường hợp người yêu cầu
công chứng không biết chữ hoặc khiếm thị thì phải có người làm chứng. Người làm
chứng phải xác nhận trên hợp đồng đã đọc nguyên văn nội dung hợp đồng cho người
yêu cầu công chứng nghe rõ hoặc là người nước ngoài không biết tiếng Việt thì phải
có người phiên dịch).
- Trường hợp cần xác minh thông tin về hồ sơ, Người tiếp nhận viết phiếu hẹn ngày
nhận kết quả xác minh (trong vòng 15 ngày làm việc).
- Nếu kết quả xác minh cho thấy không có đủ điều kiện công chứng thì Người tiếp
nhận làm Thông báo trả lời.
Trang 3


- Nếu kết quả xác minh cho thấy có đủ điều kiện công chứng thì thực hiện việc công
chứng theo thủ tục chung.
c. Ký công chứng:
Công chứng viên ký chứng nhận hợp đồng/văn bản. Chuyên viên viết Thông báo phí
công chứng và thù lao công chứng, tách tài liệu làm bộ hồ sơ lưu trữ và tài liệu trả
khách hàng, chuyển toàn bộ hồ sơ cho bộ phận Hành chính.
d. Thu phí, cho số công chứng, đóng dấu:
- Kế toán kiếm tra mức lệ phí và thù lao công chứng ghi trên Thông báo phí và thù lao
công chứng, nếu thấy chính xác thì chuyển Thông báo cho khách hàng để khách hàng
chuẩn bị tiền.
- Thủ quỹ thu tiền của khách hàng, Kế toán viết Phiếu thu phí công chứng, Hoá đơn
GTGT (giá trị gia tăng), giao khách hàng cùng tiền thừa.
- Cùng lúc văn thư cho số công chứng, đóng dấu hồ sơ công chứng, trả hồ sơ đã được
công chứng cho khách hàng.

- Trường hợp phức tạp (soạn thảo hợp đồng, văn bản công chứng) thì công chứng viên
viết phiếu hẹn lại nhưng không quá 02 ngày làm việc.
Ngoài việc tuân thủ theo Hiến pháp và pháp luật trong thực hiện công chứng,
công chứng viên còn là người tư vấn, phổ biến kiến thức pháp luật có liên quan đến
giao dịch mà các bên vừa tham gia, tạo cho họ nhận thức đúng đắn và thực hiện đầy
đủ các nghĩa vụ, đảm bảo quyền và nghĩa vụ, lợi ích hợp pháp tránh đi những tranh
chấp, với đội ngũ công chứng viên, chuyên viên và nhân viên có trình độ chuyên môn
cao là chuyên gia hàng đầu về hợp đồng và giao dịch dân sự, có nhiều năm kinh
nghiệm công chứng, địa điểm giao dịch thuận lợi, các phòng làm việc được trang bị
đầy đủ và hiện đại tạo mọi điều kiện tốt nhất. Khi làm việc Văn phòng Công chứng
Thái Hà luôn tuân thủ pháp luật, đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp của các bên được
tôn trọng, tuân theo đạo đức nghề công chứng.
III. Việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ của Văn phòng Công chứng Thái Hà
* Một số quyền và nghĩa vụ của Văn phòng Công chứng Thái Hà
-

Thu phí công chứng, thù lao công chứng, chi phí khác.

-

Cung cấp dịch vụ công chứng ngoài giờ hành chính để đáp ứng nhu cầu công
chứng của nhân dân.

-

Được khai thác, sử dụng thông tin từ cơ sở dữ liệu công chứng.

Trang 4



-

Quản lý công chứng viên trong việc tuân thủ pháp luật và quy tắc đạo đức hành
nghề công chứng.

-

Thực hiện chế độ làm việc theo ngày, giờ làm việc của cơ quan hành chính nhà
nước.

-

Niêm yết lịch làm việc, thủ tục công chứng, nội quy tiếp người yêu cầu công
chứng, phí công chứng, thù lao công chứng và chi phí khác tại trụ sở.

-

Mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên.

-

Chia sẻ thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản và các
thông tin khác về biện pháp ngăn chặn được áp dụng đối với tài sản có liên
quan đến hợp đồng, giao dịch do công chứng viên của tổ chức mình thực hiện
công chứng để đưa vào cơ sở dữ liệu công chứng.

IV. LỜI KẾT LUẬN KIẾN TẬP
Sau thời gian kiến tập môi trường hành nghề công chứng, 10 (mười) ngày tại
Văn phòng Công chứng Thái Hà, em đã nhận được nhiều sự giúp đỡ từ các công
chứng viên, chuyên viên và nhân viên tại đây không những hiểu kỹ hơn về các quy

định của pháp luật về tổ chức hành nghề công chứng, các quyền và nghĩa vụ của tổ
chức hành nghề công chứng mà còn hiểu rõ hơn về thực tiễn áp dụng pháp luật, trong
thời gian kiến tập bản thân em đã hiểu hơn về cơ cấu, tổ chức hoạt động của Văn
phòng công chứng. Những nội dung được học tại Học viện tư pháp đã được hiện thực
hóa một phần thông qua thời gian kiến tập, giúp em hiểu rõ hơn về thực tiễn của hoạt
động Văn phòng công chứng. Tuy nhiên do thời gian và trình độ còn hạn chế nên bản
báo cáo kiến tập không tránh khỏi những thiếu sót. Kính mong được sự chỉ bảo và
đóng góp ý kiến của các Công chứng viên cùng các thầy cô giáo để bản báo cáo kiến
tập được hoàn thiện hơn.
Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn Văn phòng Công chứng Thái Hà
cùng các thầy cô giáo đã giúp em kiến tập “Môi trường hành nghề công chứng”
hoàn thành bản báo cáo kiến tập này!

Trang 5