Môn Quản trị Văn phòng

Trường Đại học Thương Mại
BÀI LÀM

Hòa Phát là một trong những tập đoàn kinh tế lớn của Việt Nam hoạt động trên
nhiều lĩnh vực như: khai thác khoáng sản, nội thất, sản xuất thép, bóng đá, … Tập
đoàn Hòa Phát có được một mối quan hệ làm ăn với rất nhiều đối tác, khách hàng cả
trong và ngoài nước. Hàng năm, tập đoàn cũng như các công ty thành viên thường tổ
chức các hội nghị khách hàng như một dịp để tri ân khách hàng, tăng tình gắn bó của
khách hàng với công ty, tạo mối quan hệ cũng như quảng bá với các khách hàng tiềm
năng hoặc công bố các ý tưởng kinh doanh mới vì thế công tác tổ chức hội nghị khách
hàng là rất quan trọng và cần được chuẩn bị một cách chu đáo để hội nghị có được
thành công nhất.
HỘI NGHỊ KHÁCH HÀNG CÔNG TY HÒA PHÁT KHU VỰC MIỀN BẮC
CÁC CÔNG VIỆC CẦN CHUẨN BỊ CHO HỘI NGHỊ:
I, Xác định mục đích của việc tổ chức hội nghị khách hàng:
Hội nghị khách hàng khu vực miền Bắc của công ty Hòa Phát được tổ chức nhằm:
-

Tỏ lòng cảm ơn đến khách hàng, các đại lý, các nhà phân phối cũng như các
đối tác và bạn hàng làm ăn lâu năm của công ty tại thị trường miền Bắc. Tôn
vinh những đại lý, khách hàng đã có đóng góp lớn vào thành công của công ty.

-

Thiết lập và duy trì sâu sắc mối quan hệ này để cùng nhau vượt qua những khó
khăn trong tương lai và gặt hái thành công.

-

Là cơ hội để chia sẻ các kinh nghiệm quý báu giữa các đại lý, các bạn hàng
trong khu vực thị trường toàn miền Bắc.

-

Tạo cơ hội quảng bá cho Hòa Phát và các sản phẩm cũng như các lĩnh vực hoạt
động của tập đoàn để thu hút các khách hàng tiềm năng.

-

Là cơ hội để công ty công bố các sản phẩm dịch vụ mới cũng như các chiến
lược phát triển kinh doanh của công ty trong thời gian tới.

1


Môn Quản trị Văn phòng

Trường Đại học Thương Mại

Các mục tiêu cụ thể cần đạt được sau khi kết thúc hội nghị khách hàng đó là: gia tăng
doanh số, tăng thị phần, tìm kiếm thêm các bạn hàng mới và mở rộng mối quan hệ
làm ăn.
CÁC CÔNG VIỆC CHÍNH CẦN CHUẨN BỊ
1. Xác định thành phần tham dự:
Thành phần tham dự hội nghị khách hàng của Hòa Phát gồm có:
Về phía công ty:
-

Đại diện của tập đoàn Hòa Phát:

+ Ông Trần Đình Long – Chủ tịch HĐQT tập đoàn Hòa Phát
+ Ông Doãn Gia Cường – Phó chủ tịch tập đoàn Hòa Phát
+ Ông Trần Tuấn Dương – Phó chủ tịch tập đoàn Hòa Phát

-

Đại diện của công ty Hòa Phát khu vực miền Bắc:
+ Ông Nguyễn Mạnh Tuấn – Tổng giám đốc phụ trách khu vực miền Bắc

-

Các cán bộ nhân viên của công ty được giao trách nhiệm tổ chức và triển khai
hội nghị.

Về phía khách mời:
-

Đại diện của các tập đoàn khác có quan hệ làm ăn với tập đoàn Hòa Phát.

-

Các khách hàng, đối tác của công ty.

-

Đại diện của chính quyền T.P Hà Nội.

-

Đại diện của hiệp hội các doanh nghiệp Việt Nam, hiệp hội doanh nghiệp T.P

Hà Nội.

-

Đại diện của các hãng truyền thông, truyền hình (đài truyền hình Việt Nam,
VTC, Truyền hình Hà Nội), các tòa soạn báo (báo Doanh nghiệp, báo Dân trí,
…)

-

Các khách mời khác: các ca sỹ nổi tiếng tham dự chương trình.

-

MC dẫn chương trình: Do phòng marketing lựa chọn và chuẩn bị.

Chủ tọa hội nghị: ông Nguyễn Mạnh Tuấn – Tổng giám đốc phụ trách khu vực miền
Bắc là người chịu trách nhiệm chính về hội nghị.
2


Môn Quản trị Văn phòng

Trường Đại học Thương Mại

2. Xây dựng chương trình hội nghị:
Thông thường chương trình hội nghị khách hàng đã được xây dựng từ trước và được
ban lãnh đạo của công ty duyệt trong đó chỉ rõ các khoảng thời gian dành cho các
công việc một cách chi tiết và cụ thể.
Chương trình có thể diễn biến theo trình tự như sau:

- Ghi danh sách người đến dự, dựa vào giấy mời gửi một xuất tặng phẩm, một
quyển sổ tay, hoặc các ấn phẩm về công ty.
- Tổ lễ tân dẫn khách vào chỗ ngồi.
- Xem phim tuyên truyền về công ty.
- Người chủ trì tuyên bố cuộc gặp mặt bắt đầu.
- Triển lãm các thành tựu của công ty.
- Đọc diễn văn đón chào.
- Đọc các bài tổng kết, các ý kiến đóng góp
- Hỏi đáp có thưởng
- Rút thưởng
- Kết thúc, đọc lời cảm ơn
Chương trình hội nghị có thể được xây dựng cụ thể như sau:
-

Từ 8h00 đến 9h00: Tổ chức công tác đón tiếp khách mời.

-

9h00: Khách mời vào phòng họp.

-

Từ 9h00 đến 9h05: Tuyên bố lý do và giới thiệu đại biểu.

-

Từ 9h05 đến 9h30: Khách hàng được nghe những tổng kết của công ty Hòa
Phát nói chung và của chi nhánh miền Bắc nói riêng trong năm 2010. Tổng kết
các thành tích đã đạt được.
+ Công ty giới thiệu với khách hàng một số sản phẩm mới của công ty

trong thời gian tới.

3


Môn Quản trị Văn phòng

Trường Đại học Thương Mại

+ Đưa ra những kế hoạch sản xuất - kinh doanh của Hòa Phát trong năm
2011 và những ưu đãi, cam kết mà công ty mang đến cho khách hàng
trong năm mới.
-

Từ 9h30 đến 11h00: Lắng nghe các ý kiến phát biểu của khách mời
+ Phát biểu của đại diện tập đoàn Hòa Phát.
+ Phát biểu của một số đại lý có thành tích cao trong năm và chia sẻ kinh
nghiệm.
+ Khách hàng rút kinh nghiệm.
+ Giao lưu văn nghệ.

-

11h00: Khách hàng dùng bữa tại khách sạn.

-

Từ 11h00 đến 12h00: Khách hàng dùng bữa kết hợp với giao lưu văn nghệ, bốc
thăm trúng thưởng.


-

Từ 12h00 đến 13h00: Khách hàng nhận quà cảm ơn của công ty và kết thúc hội
nghị.

3. Chuẩn bị cho hội nghị:
a, Chuẩn bị khách mời: Hội nghị khách hàng vào dịp cuối năm tại khu vực miền
Bắc.
Tổ thư ký của hội nghị đã được phân công chịu trách nhiệm liên hệ và gửi giấy mời
tới các khách mời đã được phê duyệt cũng như liên hệ với các đơn vị khác. Giấy mời
cần được gửi trước khi hội nghị diễn ra 7 ngày ( 21- 12- 2010) và cần liên hệ lại để
khách mời sắp xếp công việc cũng như nhắc nhở lại khách một lần nữa về hội nghị.
- Theo dự tính lượng khách mời tới trong hội nghị này là 150 - 170 khách.
b, Chuẩn bị địa điểm tổ chức hội nghị:
4


Môn Quản trị Văn phòng

Trường Đại học Thương Mại

 Địa điểm lập kế hoạch tổ chức sự kiện:
-

Tham quan các địa điểm

-

Xem xét sức chứa dựa trên ước tính số lượng người tham gia


-

Chọn địa điểm

-

Khảo sát địa điểm

-

Ký hợp đồng địa điểm

-

Xác nhận thông tin chi tiết

-

Theo dõi và hoàn tất việc lựa chọn địa điểm

Sau khi công tác chuẩn bị địa điểm xong phải có đại diện của ban tổ chức đến nghiệm
thu và kiểm tra trước. Thông thường đối với các hội nghị khách hàng của công ty
thường được tổ chức tại các khách sạn lớn hay các trung tâm tổ chức hội nghị vì địa
điểm khá rộng cũng như các điều kiện vật chất và công tác tổ chức chuyên nghiệp vị
thế sẽ đảm bảo cho thành công của hội nghị.
Địa điểm và thời gian tổ chức hội nghị:
- Thời gian tổ chức: 9h00 ngày 26/12/2010.
- Địa điểm tổ chức: Phòng Victoria – tầng 3 - Khách sạn Fortuna Hà Nội - số 6B Láng
Hạ - Quận Ba Đình – TP. Hà Nội.
c, Chuẩn bị trang thiết bị:

Các trang thiết bị cần chuẩn bị bao gồm:
Chuẩn bị bàn ghế: bố trí kê bàn ghế phù hợp, chuẩn bị khu vực đại biểu trang trọng.
Hệ thống âm thanh ánh sáng:
- Máy chiếu, nhạc chờ, micro (có dây, không dây, dự phòng), loa, ampli
- Ánh sáng: Khảo sát địa điểm. Độ chói, quá tối hoặc quá sáng khi cần điều
chỉnh.
- Chuẩn bị hình ảnh trình chiếu trước, trong và sau buổi tổ chức hội nghị:
Video, PowerPoint, Flash, thiết bị điều khiển từ xa.
- Chuẩn bị máy ảnh, máy quay và phải kiểm tra hoạt động của máy trước cũng
như chuẩn bị dự phòng.
d, Chuẩn bị đội ngũ nhân sự cho hội nghị:
5


Môn Quản trị Văn phòng

Trường Đại học Thương Mại

Đội ngũ nhân sự cần được phân công công việc cụ thể và gắn trách nhiệm của từng cá
nhân trong đó. Cần cử ra người phụ trách công việc của từng nhóm.
Thiết lập nhóm làm việc:
Tổ đối ngoại: phụ trách giấy mời, mời khách.
Tổ hậu cần: phụ trách hội trường, phương tiện giao thông, thực phẩm, tặng phẩm,
phần thưởng…
Tổ lễ tân: Đón khách, nhận Namecard, xác nhận khách mời hội nghị
MC: Người dẫn chương trình hội nghị.
PG: Hướng dẫn, chào mừng khách mời hội nghị.
e, Chuẩn bị các điều kiện khác
 Chuẩn bị trang trí:
-


Hoa trang trí tại địa điểm

-

Hoa cài áo cho khách mời.

-

Thẻ đeo của ban tổ chức, thẻ dành cho khách mời.

-

Lẵng hoa chúc mừng trang trí.

-

Bangron, banner chào mừng, giới thiệu chương trình, thành phần tham dự

-

Biển biểu hướng dẫn xung quanh địa điểm.

-

Bàn tiếp tân

-

Sắp xếp sơ đồ bàn ghế trong hội trường (Nếu có)


 Chuẩn bị quà: Quà tặng hội nghị:
- Quà đơn vị tài trợ
- Quà cho đại biểu
- Quà cho khách mời trong danh sách
- Quà cho khách vãng lai
*Loại quà tặng hội nghị:
- Sản phẩm
- Voucher (Thẻ mua hàng, phiếu ưu đãi)
- Hiện kim
- Kỷ niệm chương, cờ, giấy khen
6


Môn Quản trị Văn phòng

Trường Đại học Thương Mại

 Chuẩn bị tiệc trà:
Giờ nghỉ giải lao cần chuẩn bị khu vực tiệc nhẹ để khách tham dự hội nghị có thể
dùng chút đồ ăn và đồ uống nhẹ. Đồ ăn uống sẽ được nhân viên setup sẵn bên
ngoài sảnh của phòng Victoria và phục vụ khách trong thời gian nghỉ.
 Chuẩn bị dự phòng các tình huống phát sinh:
Tất cả các công việc chuẩn bị cần lập phương án và nhân sự dự phòng để đề
phòng tình huống xấu xảy ra mà không làm ảnh hưởng đến kế hoạch tổ chức hội
nghị khách hàng, các phương án cần được thông báo trước để mọi người được biết
và chủ động khi có sự thay đổi.
4. Chuẩn bị tài liệu:
Tất cả tài liệu về hội nghị cần chuẩn bị bao gồm:
-


Nội dung bài diễn văn, phát biểu

-

Các sách báo, tạp chí, tranh ảnh giới thiệu về tập đoàn, về công ty.

-

Bài tổng kết công tác hoạt động của công ty trong năm.

-

Các bài đóng góp ý kiến, phát biểu của khách mời.

-

Các chiến lược kinh doanh phát triển trong thời gian tới.

-

Các thư mời, thư cảm ơn, các mẫu biểu đăng ký khách mời,…

-

Các thông cáo báo chí, các quảng cáo đăng trên website của công ty, của các
phương tiện truyền thông cúng như các nhà tài trợ.

5. Phối hợp tổ chức
Các yêu cầu chuẩn bị giấy phép có liên quan đến tổ chức hội nghị:

-

Văn hóa thông tin.

-

Cấp cứu

-

Cứu hỏa

-

Công an

-

Dân phòng

-

Tổ chức biểu diễn
7


Môn Quản trị Văn phòng
-

Công ty bảo vệ


-

Ủy ban

Trường Đại học Thương Mại

6. Chuẩn bị kinh phí
Kinh phí tổ chức hội nghị đã được xây dựng trước và được bộ phận tài chính của công
ty tạm ứng cho các tổ trực tiếp tham gia chuẩn bị hội nghị. Tất cả các khoản tạm ứng
này sẽ được quyết toán khi hội nghị kết thúc do vậy việc hoàn lại các giấy tờ tài chính
là rất quan trọng và giúp cho việc quyết toán được thực hiện nhanh chóng. Sau khi hội
nghị kết thúc, bộ phận tài chính sẽ chịu trách nhiệm tổng hợp và báo cáo với ban lãnh
đạo của công ty bản báo cáo tài chính hội nghị một cách đầy đủ và chi tiết.
STT
1.

2.
3.
4.
5.
6.
7.

Nội dung

Kinh phí (đồng)

Chi phí chung:
- thuê hội trường

+ âm thanh – ánh sáng
+ trang trí: hoa, băng rôn, …
Tiệc buffet
Tiệc trà (giữa giờ)
Chi phí cho quà tặng:
- quà tặng cho khách
- kỷ niệm chương, cờ, giấy khen,…
Chi phí in ấn tài liệu
Chi phí cho công việc tổ chức
+ chi phí mua sắm phục vụ hội nghị
+ chi phí nhân sự
Chi phí dự phòng
Tổng số

8

50.000.000
60.000.000
15.000.000
20.000.000
7.000.000
7.000.000
16.000.000
25.000.000
200.000.000


Môn Quản trị Văn phòng

Trường Đại học Thương Mại


BÁO CÁO KẾT QUẢ HỘI NGHỊ
Sau khi hội nghị kết thúc, các bộ phận và cá nhân tham gia tổ chức hội nghị cần có
bản báo cáo về kết quả cũng như quá trình tổ chức để làm hồ sơ lưu lại và có đánh
giá, rút kinh nghiệm đồng thời là tài liệu hướng dẫn thực hiện các hội nghị trong
tương lai của công ty.
-

Số lượng khách tham dự

-

Tổng kết các ý kiến của khách hàng

-

Các hợp đồng hoặc các quan hệ được thiết lập thông qua hội nghị

-

Lượng hóa các phản hồi từ các bên tham gia.

-

Đánh giá mức độ thành công của sự kiện.

-

Tác động doanh số sau hội nghị ( cụ thể và lượng hóa để tổ chức hội nghị tốt
hơn )


9