PhD. L

NG V N C NH

H
NG D N
S
D NG
MS PROJECT
2016

TÀI LI U L U HÀNH N I B


ng d ng MS Project 2016 trong Qu n lý d án

M CL C
Ch

ng I .................................................................................................................. 5

Gi i thi u t ng quan v MS PROJECT 2016 ...................................................... 5
T ng quan ban đ u .......................................................................................... 5
Qu n lý d án là gì? ......................................................................................... 6
Các nhân t chính t o nên m t d án .............................................................. 6
Các b

c l p ti n đ ........................................................................................ 6

Các tính n ng m i trong Microsoft Project 2016 ............................................ 7
M t s t khoá trong Microsoft Project ........................................................ 12

Ch

ng 2................................................................................................................ 14

Nh ng thi t l p ban đ u c a h th ng và d án ................................................ 14
Thi t l p đ n v ti n t ................................................................................... 14
Thi t l p l ch n n d án ................................................................................. 14
Thi t l p cho hi n thanh t ng ti n đ d án .................................................. 15
T o m t d án m i ........................................................................................ 15
Ch

ng 3................................................................................................................ 16

T o m t d án c th và l p k ho ch d án ..................................................... 17
Xác đ nh thông tin c a d án ......................................................................... 17
Thi t l p l ch cho d án ................................................................................. 17
L p danh sách các công vi c c a d án ......................................................... 18
T o các công vi c ph (subtasks) .................................................................. 20
T o công vi c không tham gia vào d án (Inactivate) .................................. 20
a m t công vi c vào khung nhìn th i gian (Timeline) ............................. 21
Thi t l p deadline .......................................................................................... 21
Thi t l p m c d án ....................................................................................... 22
Nh p các ghi chú công vi c (task note) ......................................................... 22
ính kèm các liên k t vào công vi c ............................................................. 23
T o các công vi c đ nh k ............................................................................. 24
Ch

ng 4................................................................................................................ 25

T o m i liên h gi a các công vi c ...................................................................... 25

M i liên h gi a các công vi c ...................................................................... 25
Xác đ nh các m i quan h gi a các công vi c quan tr ng ............................ 25
2/60

PhD. L

ng v n C nh


ng d ng MS Project 2016 trong Qu n lý d án

Các ki u ph thu c và lag time ..................................................................... 26
Xác đ nh nh ng ràng bu c cho các công vi c ............................................... 26
Chia (c t) công vi c thành các ph n nh ....................................................... 27
Ch

ng 5................................................................................................................ 29

T o ngu n l c và xác đ nh ngu n l c cho d án ............................................... 29
Xác đ nh ngu n l c và thông tin cho ngu n l c d án ................................. 29
Cách thay đ i l ch cho ngu n l c .................................................................. 31
Thi t l p ngu n l c cho các công vi c .......................................................... 32
S a đ i th i gian th c hi n công vi c ........................................................... 33
Ki m tra hi u ch nh vi c s d ng ngu n l c ................................................. 34
Ch

ng 6................................................................................................................ 35

Qu n lý d án (h th ng) ..................................................................................... 35
Xem xét toàn b d án................................................................................... 35

Ki m tra ngày b t đ u và ngày k t thúc d án .............................................. 35
Xác đ nh đ

ng g ng c a d án .................................................................... 35

Xem xét các c t khác nhau trong m t khung nhìn ........................................ 36
Th hi n thông tin có ch n l c ...................................................................... 37
Nhóm thông tin trong m t khung nhìn .......................................................... 37
Ch

ng 7................................................................................................................ 38

Cách th c l u k ho ch c a d án và ki m soát d án..................................... 38
L u gi m t k ho ch .................................................................................... 38
L u gi t i nh ng th i đi m chuy n ti p (interim) ....................................... 39
Thay đ i tham s công vi c theo th c t th c hi n ....................................... 39
So sánh gi a th i gian th c t th c hi n và k ho ch đ i v i m i công
vi c

39
Nh p t ng th i gian th c t s d ng ngu n l c và so sánh v i k ho ch ..... 40
Ch

ng 8................................................................................................................ 42

Qu n lý chi phí d án ........................................................................................... 42
So sánh chi phí hi n t i và k ho ch.............................................................. 42
Xem xét chi phí toàn b d án....................................................................... 42
Phân tích tài chính v i b ng Earned Value ................................................... 44
Ch


ng 9................................................................................................................ 49

Qu n lý chi phí d án ............................................... Error! Bookmark not defined.
3/60

PhD. L

ng v n C nh


ng d ng MS Project 2016 trong Qu n lý d án

Các báo bi u chu n c a Microsoft Project .................................................... 49
1.1 Báo cáo d ng đ th (Visual Reports). ......................................................... 49
1.2 Báo cáo c b n d ng b ng s li u. ............................................................... 51
Báo cáo các d li u tr c quan t i c a s đang thao tác.Error!

Bookmark

not defined.
Thêm tiêu đ và chân trang c a trang in vào m t báo cáo c b n ................ 52
Ch

ng 10.............................................................................................................. 55

Các cách ki m soát, ch nh s a ti n đ ................................................................ 55
Xem l i các công vi c kh i công b ch m tr ................................................ 55
So sánh ti n trình công vi c so v i k ho ch ................................................ 56
Dùng c a s theo dõi s đ Gantt (Tracking Gantt) ..................................... 57

Xác đ nh các công vi c b tr ti n đ ............................................................ 57
Xác đ nh các công vi c có th i gian d tr ................................................... 58
Link đ t i MS Project 2016-32bit: />Link đ t i MS Project 2016-64bit: />File ti n đ m u: ti n đ t ch c đ u th u:
/>
4/60

PhD. L

ng v n C nh


ng d ng MS Project 2016 trong Qu n lý d án

Ch ng I
Gi i thi u t ng quan v MS PROJECT 2016
T ng quan ban đ u
Micrososft Project 2016 là m t ch
lý m t d án. T

ng trình giúp b n có th l p k ho ch và qu n

th i h n c a m t cu c h p quan tr ng cho đ n ngân sách thích h p dành

cho ngu n l c c a d án, Project 2016 giúp b n tr i nghi m m t cách d dàng c ng nh
cung c p nh ng công c đ mang l i hi u qu làm vi c t t h n. B n có th s d ng
Microsoft Project đ :
Tr

c khi kh i công:


1. T ch c l p k ho ch và qu n lý d án.
2. Cung c p m t d trù v m t th i gian th c hi n m i công vi c trong k ho ch c ng nh
th i gian c a toàn b d án

3. Lên l ch công vi c c a cá nhân ho c t ch c.
4. Ch đ nh các ngu n l c và chi phí cho các công vi c trong d án.
Trong quá trình th c hi n d án:

5.

i u ch nh k ho ch đ thích ng v i các đi u ki n ràng bu c.

6. Chu n b các báo bi u c n thi t cho d án.
7. D trù các tác đ ng đ n ti n đ c a d án khi x y ra nh ng thay đ i có nh h ng l n
đ n d án.

8. In n các báo bi u ph c v d án.
9. Làm vi c và qu n lý theo nhóm.
Sau khi hoàn thành d án:

10. Xem xét l i d án đ đ i phó v i các tình hu ng ng u nhiên.
11. ánh giá tài chính chung c a d án.
12. Cho phép quan sát tr l i và phân tích d án theo th c t đã th c hi n
13. Rút kinh nghi m trong khi th c hi n d án.
Là m t ng

i b t đ u s d ng ch

ng trình Microsoft Project, b n ch c h n có r t


nhi u th c m c v vi c t o và qu n lý m t d án. Cu n sách này s cung c p cho b n nh ng
khái ni m c b n trong Microsoft Project đ qu n lý d án, sau đó b n s cùng t o, qu n
5/60

PhD. L

ng v n C nh


ng d ng MS Project 2016 trong Qu n lý d án

lý các thay đ i d án thông qua các bài gi ng c a cu n sách. M i bài gi ng là nh ng h
d n c th t ng b

ng

c trong vi c t o m i d án, theo dõi ho t đ ng và qu n lý d án.

Qu n lý d án là gì?
Qu n lý d án là m t quá trình l p k ho ch, t ch c, theo dõi và qu n lý các công
vi c và ngu n l c đ hoàn thành các m c tiêu đ t ra v i nhi u ràng bu c v th i gian, chi
phí và ngu n l c.
K ho ch c a d án có th ch là đ n gi n, ví d nh m t t p h p nh các công vi c
cùng th i gian b t đ u và k t thúc, c ng có th ph c t p g m hàng nghìn các công vi c và
ngu n l c v i chi phí hàng t .
H u h t các d án đ u có nh ng đi m chung bao g m vi c phân chia d án thành
các công vi c nh d dàng qu n lý, l p l ch th c hi n các công vi c, trao đ i v i nhóm và
theo dõi các ti n trình th c hi n công vi c. M i d án đ u bao g m ba pha chính sau:
− L p k ho ch d án
− Theo dõi các thay đ i và qu n lý d án

− K t thúc d án.
Các giai đo n này càng đ

c th c hi n t t bao nhiêu, kh n ng thành công c a d

án càng nhi u b y nhiêu.
Các nhân t chính t o nên m t d án
D án c a b n ch có th thành công n u b n hi u rõ đ

c 3 nhân t hình thành nên

m i d án, đó là:
− Th i gian: g m th i gian đ hoàn thành t ng công vi c trong m i m t giai đo n.
− Ngu n l c (ti n): g m các chi phí ngu n l c: nhân l c, thi t b , nguyên v t li u đ
hoàn thành các công vi c.
− M c đích: m c đích c a các công vi c và k ho ch đ hoàn thành chúng.
Th i gian, ngu n l c và m c đích là chi c ki ng ba chân đ a d án đ n thành công,
m i m t thành ph n đ u có nh h
tr ng và tr c ti p nh h

ng đ n hai ph n còn l i. Ba thành ph n này là r t quan

ng đ n d án, m i quan h gi a ba thành ph n này là khác nhau

đ i v i m i d án và nó quy t đ nh t i nh ng v n đ và cách th c th c hi n d án.
Các b

c l p ti n đ

6/60


PhD. L

ng v n C nh


ng d ng MS Project 2016 trong Qu n lý d án

1. Thu th p thông tin, phân tích công ngh , dây chuy n s n xu t, nguyên lý v n
hành…
2. L p danh sách các h ng m c, các công vi c c a h ng m c (WSB) s ti n hành
th c hi n.
3. Xác đ nh s b các ràng bu c gi a các h ng m c v i nhau, gi a các công vi c
v i nhau
4. Xác đ nh kh i l

ng c a các công vi c

5. Xác đ nh thành ph n hao phí (v t li u, nhân công , ca máy) và đ n giá c a nó
c n cho các công vi c.
6. S p x p th t
7.

cl

u tiên các ngu n l c

ng th i gian thi công và chi phí các ngu n l c

8. L p ti n đ theo k ho ch đã đ nh.

9. Xác đ nh các y u t , các ch tiêu kinh t k thu t đ so sánh v i ti n đ k ho ch
đã l p
10. i u ch nh, t i u hóa ti n đ
11. Ch p thu n ti n đ đã l p.
12. In các báo cáo, bi u m u đ ph c v công tác qu n lý.
13. Theo dõi, c p nh t ti n đ . i u ch nh ti n đ .
Các tính n ng m i trong Microsoft Project 2016
•

Thanh th i gian (Timeline):
Thanh này mang đ n cho b n giao di n tr c quan sinh đ ng g m b n tóm t t các

công vi c, công vi c và các s ki n quan tr ng mà b n mu n xem. D dàng sao chép
Timeline và dán chúng vào m t ng d ng khác.
v i th i đo n c n xem, ta kéo m r ng ho c tr

di chuy n khung nhìn này cho phù h p
t thanh màu xanh nh t trên cùng.

copy

khung nhìn Timeline này qua ph n m m khác, n phím ph i vào khung nhìn, ch n copy.

Bên c nh đó, thanh này có th gán k t các tiêu đ và ti n trình các công vi c. Giúp
b n có th d dàng theo dõi và hình dung công vi c c th trên thanh th i gian.
cho phép t o nhi u thanh th i gian n m trên và d
dung đ

ng th i


i so le nhau, đ ta có th d dàng hình

c các nhóm công vi c ho c các giai đo n tri n khai các công vi c

7/60

PhD. L

ng v n C nh


ng d ng MS Project 2016 trong Qu n lý d án

• Ki m soát t t h n l ch s d ng các ngu n tài nguyên c a d án online

M t s ngu n l c đã s n có gi i h n, và có th đ
b i ng

i qu n lý tài nguyên. V i MS PROJECT (Microsoft Project) 2016 và d án tr c

tuy n, ng
thu n, đ

c d ki n l p l ch s d ng chúng

i qu n lý d án và ng

i qu n lý tài nguyên có th th

ng l


ng m t th a

c g i là m t cam k t ngu n l c, đ đ m b o r ng các ngu n l c đang đ

cs

d ng m t cách thích h p và hi u qu trong t ch c c a b n (Resource>Add Engagement).
• Thao tác nhanh chóng v i ô Tell Me

B n s th y m t h p v n b n trên các b ng trong MS PROJECT 2016.

ây là ô v n

b n, n i b n có th nh p nh ng t và c m t liên quan đ n nh ng gì b n mu n làm gì ti p
theo và nhanh chóng có đ

c các tính n ng b n mu n s d ng ho c hành đ ng mà b n

mu n th c hi n. B n c ng có th ch n đ có đ

c s giúp đ liên quan đ n nh ng gì b n

đang tìm ki m.
•

Giao di n Microsoft Office Fluent (thanh Ribbon) thân thi n. V i Ribbon, b n có th
truy c p đ n các tab trên c a s ch

ng trình m t cách d dàng, ho c thêm b t nhóm


l nh ra kh i tab. N u b n không bi t ch c n ng c a m t nút, b n rà chu t lên nút, m t
c a s nh (Sreen tip) hi n lên n i dung ch c n ng c a nút.

8/60

PhD. L

ng v n C nh


ng d ng MS Project 2016 trong Qu n lý d án

Quick access toolbar
TAB

RIBBON

Tooltip

•

Thanh công c truy c p nhanh (Quick access toolbar): thay th các thanh công c
c a phiên b n tr

c. Mu n thay đ i m c đ nh s l

ng nút c a nó, ta nh p vào nút cu i

cùng bên ph i đ thêm b t nút.

Quick access toolbar

Popup menu

•

Menu phím ph i (Popup menu) và Thanh công c

nh

(Mini

Toolbar): n phím ph i chu t vào m t ô trong b ng, m t menu th
xu ng s b t ra t
khi đ i t

ng ng v i các ch c n ng c a đ i t

ng đó c ng có thanh công c nh s xu t hi n đ b n ch n

nhanh nh ng công vi c thông th
•

ng ch n. ôi

ng nh t c a ô đang ch n.

Menu th xu ng c a nút: m t menu th xu ng s b t ra liên quan v i
các nút ch c n ng đang ch n


•

Lên l ch các công vi c: b n có th t lên l ch các công vi c trong d án sau khi đã t o
các công vi c đó. Các thông tin g m ngày b t đ u, ngày k t thúc, th i l
9/60

ng công vi c,

PhD. L

ng v n C nh


ng d ng MS Project 2016 trong Qu n lý d án

s ph thu c c a các công vi c b n có th thi t l p trong Microsoft Project 2016. Là
m t nhà qu n lý d án, b n s có r t nhi u công vi c đ làm. V y thì Microsoft Project
có th giúp gì cho b n? Tr

c h t, nó l u tr thông tin chi ti t v d án c a b n trong

c s d li u và s d ng các thông tin này đ tính toán, theo dõi ti n trình, chi phí c a
d án và các thành ph n khác đ ng th i t o ra m t k ho ch cho d án c a b n. Càng
nhi u thông tin v d án mà b n cung c p, d án càng đ

c th c hi n chính xác b y

nhiêu. Gi ng nh m t b ng tính, Microsoft Project th hi n k t qu ngay sau các tính
toán. Tuy nhiên k ho ch c a d án s không đ


c l p cho đ n khi b n hoàn thành các

thông tin quan tr ng c a các công vi c. Microsoft Project l u gi thông tin b n nh p
và thông tin nó tính toán trong các tr

ng nh tên công vi c hay kho ng th i gian th c

hi n. Trong Microsoft Project, m i tr
•

ng đ

c th hi n trong m t c t.

Làm vi c t t v i Excel và Word: b n có th dán các d li u c a Microsoft Project
2016 vào Excel ho c Word theo các c t và c u trúc d li u c a Microsoft Project.

•

Tùy bi n Ribbon: b n có th t o các tab và nhóm chúng l i đ làm vi c. Chú ý m i
tên nh xu t hi n bên c nh các nút, nó cho ta danh dách th xu ng đ ch n các ch c
n ng khác cùng nhóm v i nút đó.

•

Tùy bi n các tr

ng d li u: ch c n t o m t giá tr s , ngày ho c ch t c t ngoài

cùng bên ph i c a b ng, Microsoft Project có th xác đ nh chính xác lo i d li u b n

s d ng.
•

Tính n ng AutoFilter đ

c c i thi n, s d ng công c l c gi ng Microsoft Excel giúp

b n có th phân lo i, s p x p theo nhóm.
•

L u t p tin sang đ nh d ng PDF ho c XPS: Microsoft Project 2016 cho phép b n
l u t p tin có đ nh d ng *.mpp thành đ nh d ng tài li u PDF ho c XPS.

10/60

PhD. L

ng v n C nh


ng d ng MS Project 2016 trong Qu n lý d án
a)

Giao di n Team Planner (ch có

phiên b n Microsoft Project Professional 2016):

giúp b n có th thay đ i công vi c t ngu n l c này sang ngu n l c khác b ng cách
kéo th t i c a s Team Planner.
•


Tính n ng Inactive task (ch có

phiên b n Microsoft Project Professional 2016 tr

v sau): giúp b n có th vô hi u hóa các công vi c đ
không nh h

c ch n t m t d án vì th nó

ng gì đ n ti n đ d án. B n có th kích ho t l i công vi c này n u c n.

M t vài đi m chú ý:
•

Bi u đ Gantt là giao di n chính c a Microsoft Project, hi n thì các b ng tính v i các
c t d li u cùng giao di n đ h a các công vi c trong d án b trí d c theo m t th i
gian n m ngang. B ng cách xem xét các d li u trong các c t (ch ng h n tên công vi c,
ngày b t đ u, ngày k t thúc, các ngu n l c) b n có th hi u các thông s c a t ng công
vi c và xem th i gian c a mình.

•

S đ Network Diagram (hay còn g i là s đ logic) th c ch t là phiên b n bi u đ
PERT. S đ này cho b n xem đ

•

c các công vi c hi n t i đang đ


c kh p v i nhau

Qu n lý r i ro là m t ph n quan tr ng trong m t d án vì b t c d án nào c ng có r i
ro. B n có th g p r i ro v ngu n l c, v nguyên v t li u, chi phí và r i ro này có th
khi n d án c a b n ch m ti n đ . Qu n lý r i ro là m t ngh thu t d đoán r i ro, là
sao đ d án c a b n ít r i ro nh t và xác đ nh chi n l

c ng n ng a c ng nh kh c

ph c r i ro x y ra. Microsoft Project giúp b n qu n lý r i ro b ng cách cho phép đ a ra
các tình hu ng r i ro có th . Ví d , khi b n thay đ i th i gian c a ngày b t đ u s kéo
11/60

PhD. L

ng v n C nh


ng d ng MS Project 2016 trong Qu n lý d án

theo s thay đ i trong d án, lúc này b n có th th y đ

c s ch m tr , chi phí thay đ i

và các ngu n l c có th xung đ t v i nhau. V i nh ng thông tin này b n có th qu n lý
các r i ro m t cách hi u qu h n.
•

Qu n lý ngu n l c bao g m vi c s d ng các ngu n l c m t cách thông minh. M t
ng


i qu n lý d án gi i s tìm ra các ngu n l c thích h p cho công vi c, giao cho

thành viên kh i l

ng công vi c h p lý. Trong Microsoft Project có các công c ch ng

h n m t bi u đ Resource Usage cho phép b n bi t đ
c nh đó bi u đ s ph n ánh kh i l

c ngu n l c đang s d ng, bên

ng công vi c.

M t s t khoá trong Microsoft Project
Task: công vi c, công vi c
Duration: th i gian th c hi n công vi c
Start: ngày b t đ u

Finish: ngày k t thúc
Predecessors: công vi c làm tr

c

Successors: công vi c k ti p
Task list: danh sách các công vi c
Resource: ngu n l c bao g m v t li u, nhân l c, máy móc th c hi n các công vi c c a d
án
Work: s gi công đ


c gán đ th c hi n công vi c

Unit: đ n v tính c a ngu n l c

Milestone: lo i công vi c đ c bi t (đi m m c) có Duration=0, dùng đ k t thúc các giai
đo n trong d án ho c đi m d ng k thu t, tài chính, thanh toán h p đ ng
Recurring Task: công vi c đ nh k , l p đi l p l i nhi u l n theo chu k trong th i gian th c
hi n d án. Ví d các bu i h p giao ban đ u tu n
Shedule: l ch trình, ti n đ c a d án
Std. Rate: giá chu n
Ovr. Rate: giá ngoài gi
Cost/use: phí s d ng ngu n l c
12/60

PhD. L

ng v n C nh


ng d ng MS Project 2016 trong Qu n lý d án

Baseline: theo k ho ch, theo đ

ng k ho ch c s

Actual cost: chi phí đã s d ng t i th i đi m hi n t i
Current cost: chi phí đã s d ng t i th i đi m hi n t i + chi phí còn l i theo th i đi m hi n
t i
Remaining cost: chi phí c n có đ ti p t c th c hi n d án.
Summary Task (công vi c tóm l

đ ng và tóm l

c): công vi c mà ch c n ng duy nh t c a nó là ch a

c th i kho ng, công vi c và chi phí c a các công vi c khác.

13/60

PhD. L

ng v n C nh


ng d ng MS Project 2016 trong Qu n lý d án

Ch ng 2
Nh ng thi t l p ban đ u c a h th ng và d án
Vào tab File ch n Option s có h p tho i Project Option hi n ra đ chúng ta có th
thi t l p nh ng đ nh d ng ban đ u v i MS PROJECT 2016. Sau đây là hai thi t l p c b n
hay dùng cho m t d án.
Thi t l p đ n v ti n t
Ch n th Display ta đ

c nh sau:

Ta thay đ i đ n v ti n t c a Vi t Nam là VND, ch n s th p phân là 0.
Thi t l p l ch làm vi c chung cho d án
Ch n th Schedule, ta có th thay đ i nh ng thi t l p trong nh ng l a ch n trên đ
đ


c m t l ch n n phù h p nh t v i d án.

14/60

PhD. L

ng v n C nh


ng d ng MS Project 2016 trong Qu n lý d án

i u ch nh th i gian làm vi c

i u ch nh các v n đ liên
quan đ n d án

Thi t l p cho hi n thanh t ng ti n đ d án

Công c p cho ta cái nhìn t ng quan v t ng th i gian th c hi n d án.
T o m t d án m i
a) B

c 1 : Kh i đ ng MS Project vào File ch n New\Blank Project nh n Create đ

h th ng t o m t d án m i. MSP s hi n ra các file m u đ ta ch n l a.
o Blank Project: t o t p tin d a án bình th

ng.

o New from existing project: m d án đã có.


15/60

PhD. L

ng v n C nh


ng d ng MS Project 2016 trong Qu n lý d án

o New from Excel workbook: m file d ng xml c a Excel đã đ nh d ng các c t
theo MSP.
Ho c có th click chu t vào nút New trên Quick toolbar đ t o t p tin d a án bình
th

ng.

b) B

c 2: l u t p tin l i dùng Ctrl + S đ t tên cho t p tin l u vào v trí phù h p trong
c ng.

c) B

c 3 : ch n File \ Info nh n nút Project Information bên phía tay ph i ch n

Advanced Properties, ta đ

c m t h p tho i sau đó ta ch nh nh ng thông tin c b n


cho t p tin d án.

Ch

ng 3
16/60

PhD. L

ng v n C nh


ng d ng MS Project 2016 trong Qu n lý d án

T o m t d án c th và l p k ho ch d án
Xác đ nh thông tin c a d án
Sau khi t o l p đ

c m t t p tin m i l u thông

tin c a d án, ta c n thi t l p nh ng thông tin
cho d án, đi u này h t s c quan tr ng cho
vi c phát tri n d án sau này. Ch nh s a các
thông s trên h p tho i cho phù h p d án:
ngày b t đ u, ngày k t thúc, ngày hi n t i. Nên
ch n th i gian bi u b t đ u t ngày kh i đ ng
d án.

Thi t l p l ch cho d án
M i d án d a vào m t l ch c s đ thi t l p

ngày làm vi c, ngày không làm vi c đ l p l ch cho
các công vi c sau này. Thi t l p l ch trình cho d án
v a là công vi c đ n gi n nh t v a là vi c ph c t p
nh t trong các công vi c c a qu n lí d án. Nó là d
dàng vì b n có th t o nh ng gì b n mong mu n,
nh ng nó c ng là khó kh n nh t vì vi c t o l ch s
nh h

ng đ n toàn b đ n các ph n còn l i c a d

án.

a. Trên tab Project ch n Change Working Time, xu t hi n h p tho i. Ta click ch n
lo i l ch làm vi c đã t o s n ho c n nút Creat New Calendar đ t o lo i l ch làm
vi c m i.
Start date: ch n ngày b t đ u kh i công d án.
Current date: ta có th ch n l i khác đ nh p li u thu n ti n h n.
Schedule from: l p ti n đ t ngày b t đ u đ n k t thúc hay l p ti n đ t ngày k t
thúc ng

c đ n ngày b t đ u.

17/60

PhD. L

ng v n C nh


ng d ng MS Project 2016 trong Qu n lý d án


Calendar: ch n l ch c s đ

c đ nh ngh a

Option đ làm vi c.

b. Thay đ i l ch n n cho phù h p th c t
Vào tab Project, ch n group Properties, ch n nút Change Working Time
Tab Work week là đ đ nh ngày gi làm vi c và ngh bình th
nh p ngày làm vi c ho c ngày ngh b t th

ng. Tab Exception là đ

ng. Ta nh p thông tin Name, Start, Finish sau

đó nh n Details… đ l a ch n ngo i l cho ngày đó ngày đó có ph i là ngày làm vi c hay
không? Làm th i gian nh th nào?
•

Create New Calendar: t o l ch làm

vi c riêng cho d án.
•

Sau đó ch n tab Work Week, phía

d

i danh m c s hi n ra tên l ch làm vi c


Default. B m double click vào nó ho c
click vào nút Detail đ hi n lên chi ti t l ch
làm vi c. Ch n ngày th b y ho c ch
nh t ho c ch n 2 ngày cùng lúc, và ch n
Set day(s) to these specific woking time
đ nh p vào gi làm vi c c th trong
ngày.
•

Ch n tab Exception đ t o ra các

th i đi m làm vi c ho c ngh ngo i l nh
l , t t…Sau khi đ t tên c a l ch ngo i l
vào c t Name, click nút Details đ mô t
chi ti t ngo i l : gi ngày tháng, có l p đi
l p l i hay không, x y ra b t đ u khi nào,
k t thúc khi nào…

L p danh sách các công vi c c a d án
qu n lí đ
án đ có đ

c m t d án hi u qu đ u tiên ta đi xây d ng các công vi c c a d

c m t cách nhìn t ng quát nh t v d án. Ta xác đ nh t t c các nhi m c c n

thi t đ hoàn thành d án.

18/60


PhD. L

ng v n C nh


ng d ng MS Project 2016 trong Qu n lý d án

M t d án là m t chu i nh ng công vi c có liên quan t i nhau.
li t kê các b

u tiên b n hãy

c đ hoàn thành d án, b t đ u v i t ng kh i công vi c và chia nh nh ng

kh i công vi c thành nh ng kh i nh h n. C nh v y cho t i khi nó đ
nh ng công vi c nh có th phân giao c th đ

c chia thành

c. Cu i cùng nh p các kho ng th i gian

thi t l p cho t ng công vi c. M t công vi c s chi m gi m t kho ng th i gian và chúng
s đ

c theo dõi ti n trình th c hi n. M t công vi c có th đ

c th c hi n trong m t ngày

hay nhi u tu n.

B n hãy nh p các công vi c theo th t mà chúng x y ra, sau đó

c tính s th i

gian đ th c hi n công vi c đó.
a) Vào Task tab ch n Grantt Chart

b) Nh p tên trong c t Task name. Ta c ng có th copy t Excel đ dán vào c t Task Name.
c) Trong c t Task Mode ch n m t trong hai lo i Task Mode: th i bi u b ng tay (manually
scheduled) hay t đ ng (auto scheduled) . N u ta ch n ki u t đ ng, khi đó ta ch a tính
toán s ngày cho t ng công vi c thì MS Project m c đ nh là 1 ngày b t đ u t ngày b t
đ u d án. Ta c ng có th quét kh i các công vi c, r i ch n ki u t đ ng trên Group
Task. N u mu n m c đ nh ch n ki u, ta vào option\schedule\scheduling option for
project.
d) Trong c t Duration, nh p th i gian th c hi n công vi c theo tháng, tu n, ngày, gi hay
phút. B n có th s d ng các d u t t sau:
tháng = mo tu n = w ngày = d gi = h phút = m

19/60

PhD. L

ng v n C nh


ng d ng MS Project 2016 trong Qu n lý d án

Chú ý:

ch ra đây là th i gian


c tính, đánh thêm d u h i sau kho ng th i gian

th c hi n.
T o các công vi c ph (subtasks)
Các subtask là các công vi c n m bên trong m t công vi c l n nào đó. Nh ph n
trên ta đã xác l p các công vi c t trên xu ng d
vi c n m d

i, t c là các công vi c con c a m t công

i nó trong b ng công vi c. Gi ta t o các công vi c con đó b ng cách nh sau

a) Ch n các công vi c con c a m t công vi c (có th là m t ho c h n 1 công vi c là con
c a công vi c khác) b ng cách bôi đen các công vi c đó.
đ báo r ng đây là m t công vi c con ho c n

b) Trong tab Task nh n Indent Task

nút Outdent Task đ báo r ng đây là tên nhóm công vi c bao trùm các công vi c con.
N u mu n th hi n các s ID c a các công vi c, ta ch n tab Format, ch n Group
Show/Hide, click vào ô Outline Number

Ch n nhi u công vi c cùng
lúc đ làm công vi c con

Chú ý: đ thêm m i m t công vi c vào gi a nh ng công vi c đã t n t i, kích chu t
ph i t i v trí mu n chèn công vi c m i, ch n Insert Task .
Mu n nhìn th y ho c d u subtask đi, ta ch n các cách sau:
T o công vi c không tham gia vào d án (Inactivate)

N u m t công vi c hi n gi ta th y không c n cho d án, nh ng trong t
th c n tr l i, ta cho nó

ng lai có

d ng t m th i không tham gia vào d án.

20/60

PhD. L

ng v n C nh


ng d ng MS Project 2016 trong Qu n lý d án

Ch n tab Task, ch n công vi c, ch n group Schedule và ch n nút Inactivate
a m t công vi c vào khung nhìn th i gian (Timeline)
N u có m t s công vi c c n theo dõi xem v trí và th i gian th c hi n nh th nào
so v i ti n đ t ng th , ta có th đ a nó vào khung nhìn Timeline .

• Ho c ch n tab Task, ch n công vi c, ch n group Properties và ch n nút Add
Task to Timeline

.

• Ho c ch n công vi c, n phím ph i chu t, ch n Add to Timeline.
• Ho c nh p đôi lên công vi c đ m h p h i tho i Task Information, ch n tab
General và click d u ch n Display on Timeline.
T


ng t thao tác nh trên, ta có th lo i b công vi c ra kh i khung nhìn th i gian,

ho c n phím ph i công vi c đó trên khung nhìn Timeline và ch n Remove from Timeline

N u khung nhìn th i gian không xu t hi n, ta ch n tab View, ch n group Split View,
ch n
Thi t l p deadline
Deadline là th i h n cu i cùng có th đ th c hi n công vi c đó. Sau khi thi t l p ta
s th y có m i tên

th i đi m ta thi t l p.

a) Ch n công vi c , kích đúp vào công vi c đó ta đ

21/60

c h p tho i Task Information:

PhD. L

ng v n C nh


ng d ng MS Project 2016 trong Qu n lý d án

b) Ch n tab Advanced vào ph n deadline ch n ngày là h n cu i cùng nh hình trên. Khi
đó công vi c này

Grantt Chart có thêm bi u t


ng

Thi t l p m c d án
T o m c d án (milestone) là công vi c r t có ý ngh a trong k ho ch th c hi n d
án, ví d vi c hoàn thành m t pha chính c a d án, báo cáo thành qu ho c m t s ki n
đánh d u k t thúc công vi c, đi m d ng k thu t, đi m d ng thanh toán h p đ ng...
Trong c t Duration c a công vi c c n t o m c nh p 0, nh n phím Enter. Công vi c
Grantt Chart có thêm bi u t

này

Chú ý:

ng

hi n th t t c các đi m m c trong khung nhìn, ch n ki u hi n th trong

danh sách là Milestones.

hi n th l i toàn b các công vi c trong d án, ch n All task

trong danh sách ki u hi n th .
Nh p các ghi chú công vi c (task note)
Các ghi chú này r t c n thi t đ c bi t là trong nh ng d án có s tham gia c a nhi u
ng

i thì đây s cung c p thông tin h u ích cho ng

i khác khi xem vi c l p k ho ch c a


mình

22/60

PhD. L

ng v n C nh


ng d ng MS Project 2016 trong Qu n lý d án

Trong c t Task Name , ch n
tên công vi c c n thêm chú thích,
sau đó kích nút Task Notes

trên

Group Properties, ho c nh n double
click c t có ký hi u

. Nh p thông

tin chú thích trong h p tho i Notes,
sau đó kích nút OK. B n có th chèn
file đính kèm theo công vi c đ làm
công tác l u tr v n th b ng cách ch n insert object.
ính kèm các liên k t vào công vi c
Vi c đính kèm các liên k t vào các công vi c có nh ng lí do riêng đ th c hi n thay
vì ch đính kèm các ghi chú vào công vi c nh ph n trên đã nói. Ví d nh công vi c thông

báo trúng th u và m i th

ng th o h p đ ng - thông báo k t qu l a ch n nhà th u, chúng

ta c n đính kèm file quy t đ nh và g i mail ch ng h n thì vi c này s h t s c có ý ngh a.
Ngoài ra n u d li u mu n đính kèm khá l n không th truy n t i h t qua Note thì ta có
th đ t đ

ng link đ n đó đ có th m ra t t nh t, nhanh nh t.

a) Ch n công vi c c n đính kèm thêm các liên k t. Nh n chu t ph i ch n Hyperlink

b) Ch n tài li u mu n liên k t đ n trong ph n Link to nh hình trên, ta đ

23/60

c nh sau:

PhD. L

ng v n C nh


ng d ng MS Project 2016 trong Qu n lý d án

c) N u là g i mail thì vào Mail Address , r i thi t l p đ a ch ng

i nh n, tiêu đ …

d) Trên ph n Text to display đ t l i tên cho

d nh , nh n OK. C t
bi u t

s xu t hi n

ng

e) Khi mu n m link liên k t này

Grantt

chart nh n chu t ph i ch n Hyperlink,
ch n Open hyperlink
T o các công vi c đ nh k
Công vi c đ nh k là nh ng công vi c th

ng xuyên l p đi l p l i, ví d nh 1 bu i

h p giao ban th hai hàng tu n. Công vi c đ nh k có th x y ra hàng ngày, hàng tu n,
hàng tháng hay hàng n m. B n có th xác đ nh kho ng th i gian th c hi n đ i v i m i l n
công vi c xu t hi n hay th i gian nào nó s x y ra.

a) Ch n tab Task, ch n công vi c

c t Task Name, ch n n i b n mu n công vi c đ nh

k x y ra
b) Trong Group Insert, ch n Task\Recurring Task.
c) C a s Recurring Task Information xu t hi n, nh p các thông tin vào.Sau khi OK thoát
ra, công vi c này s xu t hi n bi u t


ng

24/60

trên c t

PhD. L

ng v n C nh


ng d ng MS Project 2016 trong Qu n lý d án

Ch ng 4
T o m i liên h gi a các công vi c
M i liên h gi a các công vi c
thi t l p m i quan h gi a các công vi c, chúng ta s d ng các đ
Tr

ng k t n i.

c h t, ch n nh ng công vi c có liên quan, k t n i chúng và sau đó có th thay đ i ki u

k t n i. Công vi c có ngày b t đ u và k t thúc ph thu c vào công vi c khác g i là công
vi c k ti p. Công vi c mà công vi c k ti p ph thu c vào g i là công vi c làm tr

c. Ví

d sau s ch rõ cho các b n th y m i quan h gi a các công vi c, n u b n thi t l p m i

quan h gi a 2 công vi c là treo đ ng h và s n t
vi c làm tr

ng thì công vi c s n t

ng s là công

c, công vi c treo đ ng h s là công vi c k ti p.

Có 4 ki u liên k t gi a các công vi c v i nhau ph thu c vào ngày b t đ u và ngày
k t thúc c a các công vi c :
-

Finish to Start (FS ): công vi c tr

-

Start to Start (SS): hai công vi c b t đ u cùng m t lúc

-

Finish to Finish (FF): c 2 công vi c hoàn thành cùng lúc

-

Start to Finish( SF): công vi c này b t đ u công vi c kia m i k t thúc

c hoàn thành r i m i t i công vi c sau

Xác đ nh các m i quan h gi a các công vi c quan tr ng

Th

ng các công vi c l n th

ng có ki u quan h là hoàn thành vi c tr

c sau đó

m i b t đ u công vi c phía sau, do đó ta có th t o m i quan h đó h t s c đ n gi n nh
sau:
a) G p các công vi c l n l i b ng cách nh n vào nút c ng c a công vi c l n

b) Nh p vào c t Predecessor mã c a công vi c tr

c đó đ thi t l p các m i quan h ràng

bu c
c) B m vào d u tr đ thi t l p các m i quan h ràng bu c cho các công vi c con.
25/60

PhD. L

ng v n C nh