1
MỤC LỤC
DANH MỤC BẢNG ...................................................................................................... 4
DANH MỤC HÌNH ẢNH ............................................................................................. 5
LỜI MỞ ĐẦU ................................................................................................................ 7
1.

Tính cấp thiết của đề tài ........................................................................................ 7

2.

Tình hình nghiên cứu ............................................................................................ 7

3.

Mục đích nghiên cứu ............................................................................................. 7

4.

Nhiệm vụ nghiên cứu............................................................................................. 7

5.

Phương pháp nghiên cứu ...................................................................................... 8

6.

Các kết quả đạt được của đề tài ........................................................................... 8

7.

Kết cấu của báo cáo ............................................................................................... 8

CHƯƠNG 1. GIỚI THIỆU TỔNG QUAN ................................................................. 9
1.1.

Lý do chọn đề tài................................................................................................ 9

1.2.

Phát biểu hệ thống ............................................................................................. 9

1.1.1. Hệ thống quản lý công văn trên desktop ......................................................... 9
1.1.2. Hệ thống tra cứu thông tin trên website ........................................................ 10
CHƯƠNG 2. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG................................................................... 11
2.1.

Xác định yêu cầu .............................................................................................. 11

2.1.1. Xác định yêu cầu ........................................................................................... 11
2.1.2. Chức năng hệ thống ....................................................................................... 11
2.2.

Biểu đồ chức năng hệ thống ............................................................................ 12

2.2.1. Tác nhân (người sử dụng).............................................................................. 12


2
2.2.2. Biểu đồ chức năng hệ thống .......................................................................... 13
2.3.


Biểu đồ hoạt động ............................................................................................ 18

2.3.1. Đăng nhập hệ thống ....................................................................................... 18
2.3.2. Thêm công văn .............................................................................................. 18
2.3.3. Xóa công văn ................................................................................................. 19
2.3.4. Tìm kiếm trên website ................................................................................... 20
2.3.5. Sửa công văn ................................................................................................. 20
2.3.6. Phát hành ....................................................................................................... 21
2.3.7. Xét duyệt........................................................................................................ 21
2.4.

Mô tả các chức năng ........................................................................................ 22

2.4.1. Đăng nhập hệ thống ....................................................................................... 22
2.4.2. Thêm công văn .............................................................................................. 22
2.4.3. Xóa công văn ................................................................................................. 23
2.4.4. Tìm kiếm trên website ................................................................................... 23
2.4.5. Sửa công văn ................................................................................................. 24
2.4.6. Phát hành ....................................................................................................... 24
2.4.7. Xét Duyệt ....................................................................................................... 25
2.5.

Xây dựng biểu đồ thực thể .............................................................................. 25

2.6.

Xây dựng biểu đồ quan hệ thực thể ............................................................... 32

2.7.


Xây dựng biểu đồ tuần tự ............................................................................... 33

2.7.1. Đăng nhập hệ thống ....................................................................................... 33
2.7.2. Thêm công văn .............................................................................................. 34
2.7.3. Tìm kiếm trên website ................................................................................... 34
2.7.4. Sửa công văn ................................................................................................. 35
2.7.5. Phát hành công văn ........................................................................................ 35
2.7.6. Xét duyệt công văn ........................................................................................ 36
CHƯƠNG 3. THIẾT KẾ VÀ TRIỂN KHAI HỆ THỐNG ..................................... 38
3.1.

Thiết kế cơ sở dữ liệu ...................................................................................... 38


3
3.2.

Thiết kế giao diện............................................................................................. 41

3.2.1. Form đăng nhập ............................................................................................. 41
3.2.2. Form Chính .................................................................................................... 42
3.2.3. Form cập nhật đơn vị ..................................................................................... 42
3.2.4. Form cập nhật cán bộ .................................................................................... 43
3.2.5. Form Phân quyền ........................................................................................... 43
3.2.6. Form cập nhật công văn đến ngoài trường .................................................... 43
3.2.7. Form xét duyệt ............................................................................................... 44
3.2.8. Form tìm kiếm trên website ........................................................................... 44
3.2.9. Form hiển thị công văn liên quan .................................................................. 45
3.2.10. Form sao lưu phục hồi cơ sở dữ liệu hệ thống .............................................. 46

3.3.

Triển khai ứng dụng ........................................................................................ 46

3.3.1. Microsoft .NET Framework 4.5 .................................................................... 46
3.3.2. Microsoft SQL Server 2012 .......................................................................... 46
3.3.3. Hướng dẫn cài đặt ứng dụng quản lý công văn trường Đại học Giao Thông
Vận Tải thành phố Hồ Chí Minh ............................................................................... 47
KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ ..................................................................................... 50
KẾT LUẬN .................................................................................................................. 50
KIẾN NGHỊ ................................................................................................................. 51
TÀI LIỆU THAM KHẢO........................................................................................... 52
PHỤ LỤC ..................................................................................................................... 53
BÁO CÁO KẾT QUẢ SẢN PHẨM ĐÀO TẠO ....................................................... 56
XÁC NHẬN BAN CHỦ NHIỆM KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN ................ 57


4
DANH MỤC BẢNG
Bảng 2.1. Thực thể công văn ......................................................................................... 26
Bảng 2.2. Thực thể danh mục đơn vị ............................................................................ 26
Bảng 2.3. Thực thể danh mục cán bộ ............................................................................ 27
Bảng 2.4. Thực thể danh mục chức vụ .......................................................................... 27
Bảng 2.5. Thực thể lĩnh vực .......................................................................................... 28
Bảng 2.6. Thực thể loại công văn. ................................................................................. 28
Bảng 2.7. Thực thể công văn đến xét duyệt .................................................................. 29
Bảng 2.8. Thực thể công văn cán bộ đến ...................................................................... 29
Bảng 2.9. Thực thể người dùng ..................................................................................... 29
Bảng 2.10. Thực thể phân quyền ................................................................................... 30
Bảng 2.11. Thực thể trạng thái ...................................................................................... 30

Bảng 2.12. Thực thể công văn đến ................................................................................ 31
Bảng 2.13. Thực thể công văn đi ................................................................................... 31
Bảng 2.14. Thực thể chi tiết đơn vị nhận công văn đi................................................... 31
Bảng 3.1. Mô tả mối quan hệ giữa các bảng ................................................................. 40


5
DANH MỤC HÌNH ẢNH
Hình 2.1. Biểu đồ usecase hệ thống quản lý công văn .................................................. 13
Hình 2.2. Biểu đồ usecase quản lý công văn. ................................................................ 14
Hình 2.3. Biểu đồ usecase thao tác dữ liệu. .................................................................. 14
Hình 2.4. Biểu đồ usecase báo cáo thống kê ................................................................. 15
Hình 2.5. Biểu đồ usecase quản lý chung...................................................................... 15
Hình 2.6. Biểu đồ usecase chức năng phân quyền ........................................................ 16
Hình 2.7. Biểu đồ hoạt động đăng nhập ........................................................................ 18
Hình 2.8. Biểu đồ hoạt động thêm công văn. ................................................................ 19
Hình 2.9. Biểu đồ hoạt động xóa công văn ................................................................... 19
Hình 2.10. Biểu đồ hoạt động tìm kiếm ........................................................................ 20
Hình 2.11. Biểu đồ hoạt động sửa công văn ................................................................. 20
Hình 2.12. Biểu đồ hoạt động phát hành công văn ....................................................... 21
Hình 2.13. Biểu đồ hoạt động xét duyệt công văn ........................................................ 21
Hình 2.14. Biểu đồ quan hệ thực thể ............................................................................. 32
Hình 2.15. Biểu đồ tuần tự đăng nhập ........................................................................... 33
Hình 2.16. Biểu đồ tuần tự thêm công văn .................................................................... 34
Hình 2.17. Biểu đồ tuần tự tìm kiếm ............................................................................. 34
Hình 2.18. Biểu đồ tuần tự sửa công văn ...................................................................... 35
Hình 2.19. Biểu đồ tuần tự phát hành công văn ............................................................ 36
Hình 2.20. Biểu đồ tuần tự xét duyệt công văn ............................................................. 37
Hình 3.1: Mối quan hệ giữa các bảng............................................................................ 39
Hình 3.2. Form đăng nhập ............................................................................................. 41

Hình 3.3. Form chính..................................................................................................... 42
Hình 3.4. Form cập nhật đơn vị ..................................................................................... 42
Hình 3.5. Form cập nhật cán bộ .................................................................................... 43
Hình 3.6. Form phân quyền ........................................................................................... 43
Hình 3.7. Form cập nhật công văn đến ngoài trường .................................................... 44
Hình 3.8. Form xét duyệt............................................................................................... 44
Hình 3.9. Form tìm kiếm trên website........................................................................... 45
Hình 3.10. Form hiển thị công văn liên quan trên website ........................................... 45


6
Hình 3.11. Cửa sổ cài đặt ứng dụng .............................................................................. 47
Hình 3.12. Cửa sổ Select Installation Folder................................................................. 47
Hình 3.13. Cửa sổ Comfirm Installation ....................................................................... 48
Hình 3.14. Cửa sổ Installing .......................................................................................... 48
Hình 3.15. Cửa sổ Installation Complete ...................................................................... 49


7
LỜI MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Ngày nay trên thế giới, công nghệ thông tin đã có những bước phát triển vượt
bậc. Ở nước ta hiện nay, ngành công nghệ thông tin đã và đang dần trở thành ngành
mũi nhọn, góp phần đẩy mạnh phát triển công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước. Đặc
biệt, công nghệ thông tin cũng góp phần không nhỏ trong các công tác quản lý tại các
trường Đại học. Trong đó, công tác quản lý công văn là một công việc đặc biệt quan
trọng trong các trường đại học. Công việc quản lý công văn đòi hỏi phải nhanh chóng,
chính xác, hiệu quả và tiện lợi.
Chính vì những lý do trên, tôi quyết định chọn đề tài nghiên cứu “Xây dựng hệ
thống Quản lý công văn trực tuyến”.

2. Tình hình nghiên cứu
Hiện nay đã có nhiều phần mềm quản lý công văn với nhiều phân hệ chức năng
khác nhau. Nhưng phạm vi nghiên cứu, cách thức quản lý và xây dựng phần mềm
chưa phù hợp và chưa đáp ứng được yêu cầu thực tế với công việc quản lý công văn
tại trường Đại học Giao Thông Vận Tải TP.Hồ Chí Minh.
3. Mục đích nghiên cứu
Giúp đơn giản hóa, hiệu quả hóa công việc quản lý công văn cho Phòng Tổ
chức – Hành chính, Văn phòng Ban Giám hiệu và các đơn vị khác trong trường Đại
học Giao Thông Vận Tải TP.Hồ Chí Minh.
Giúp người quản lý tra cứu, cập nhật, tìm kiếm, thống kê-báo cáo thông tin một
cách nhanh chóng và tiện lợi nhất.
Xây dựng website giúp cán bộ quản lý, cán bộ-giảng viên thuận lợi trong việc
xem và tra cứu thông tin công văn mọi lúc, mọi nơi.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
Hoàn thành ứng dụng quản công văn với yêu cầu đặt ra là phải khắc phục được
những nhược điểm của hệ thống quản lý cũ, các yêu cầu khi đưa vào máy tính xử lý
phải đạt được kết quả ở mức tối ưu nhất, giảm được tối đa thời gian và chi phí, đem lại
hiệu quả cao nhất cho người dùng.
Thông tin phải được tổ chức thành một hệ thống cơ sở dữ liệu sao cho có thể
đáp ứng mọi nhu cầu của nhiều người dùng, nhiều chương trình ứng dụng khai thác
mà dữ liệu vẫn được quản lý một cách tập trung và luôn được cập nhật kịp thời.


8
5. Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp nghiên cứu phân tích tổng hợp: Qua khảo sát thực tế, thu thập
những thông tin, cách quản lý công văn của phòng tổ chức – hành chính từ đó phân
tích các chức năng của hệ thống.
Phương pháp lấy ý kiến người sử dụng: Tham khảo ý kiến của nhân viên quản
lý văn thư, cán bộ Văn phòng Ban Giám Hiệu, các thư ký khoa, v.v… để xây dựng

phần mềm đáp ứng nhu cầu công việc thực tế của người sử dụng.
6. Các kết quả đạt được của đề tài
Xây dựng được ứng dụng quản lý công văn với giao diện thân thiện và đạt hiệu
quả quản lý cao.
Xây dựng website giúp tra cứu thông tin công văn mọi lúc, mọi nơi.
7. Kết cấu của báo cáo
Báo cáo bao gồm 4 chương với kết cấu như sau:
Chương 1: Giới thiệu tổng quan đề tài.
Chương 2: Phân tích hệ thống.
Chương 3: Thiết kế và triển khai hệ thống.
Chương 4: Kết luận và hướng phát triển.


9
Chương 1. GIỚI THIỆU TỔNG QUAN
1.1.

Lý do chọn đề tài

Quản lý công văn là việc áp dụng các biện pháp về nghiệp vụ nhằm giúp cho
lãnh đạo văn phòng nắm được thành phần, nội dung và tình hình chuyển giao, tiếp
nhận, giải quyết văn bản, sử dụng và bảo quản văn bản trong hoạt động hàng ngày của
văn phòng.
Hiện nay, hầu hết các đơn vị trong trường Đại Học Giao Thông Vận tải thành
phố Hồ Chí Minh, công việc quản lý công văn còn làm bằng tay. Do vậy, tốn nhiều
thời gian vào việc xử lý công văn, chuyển nhận công văn đến cán bộ có liên quan.
Nhất là số lượng công văn được giao nhận tại phòng phòng Tổ chức – Hành Chính là
rất lớn và hàng ngày nhân viên văn thư tốn rất nhiều thời gian để in ấn, cập nhật và
phát hành công văn v.v…. Công việc in ấn sao lưu này cũng tốn rất nhiều giấy mực.
Hơn nữa quy mô trường Đại Học Giao Thông Vận tải thành phố Hồ Chí Minh ngày

càng phát triển, đội ngũ cán bộ, giảng viên ngày một tăng, cho nên từ thời điểm phát
hành công văn đến lúc công văn đến tay đối tượng cán bộ, giảng viên liên quan là rất
lâu. Dẫn đến việc thực hiện công văn bị chậm trễ.
Cùng với chiến lược xây dựng và phát triển trường Đại học hiện đại, thì việc
ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý công văn là hết sức cần thiết và
cấp bách. Vì vậy tôi chọn đề tài nghiên cứu “Xây dựng Hệ thống quản lý công văn
trực tuyến” với mong muốn góp phần cho việc quản lý công văn của trường Đại Học
Giao Thông Vận tải thành phố Hồ Chí Minh được hiệu quả và thuận lợi .
1.2.

Phát biểu hệ thống

Với những lý do nêu trên, đồng thời tạo sự linh hoạt trong vấn đề tra cứu công
văn, hệ thống được phân thành hai thành phần chính: Hệ thống quản lý công văn trên
desktop và hệ thống tra cứu thông tin trên website. Mô hình hệ thống tổng quan được
biểu diễn như sau.
1.1.1. Hệ thống quản lý công văn trên desktop
Hệ thống quản lý công văn trên destop giúp tự động hóa các thao tác thủ công
trong quy trình hoạt động nghiệp vụ, cập nhật dữ liệu thông tin công văn, quản lý các
quá trình liên quan đến công văn, thực hiện các thao tác tìm kiếm công văn theo nhiều
tiêu chí, báo cáo thống kê xử lý trực tiếp trên máy tính, nhằm nâng cao chất lượng và
hiệu quả công tác quản lý của ban lãnh đạo nhà trường.


10

Máy chủ
(lưu trữ dữ liệu công văn)
Hệ thống quản lý công văn
trên destop

(văn thư, phòng ban chức
năng, VPK, BGH)
1. Cập nhật công văn
2. Chuyển CV đến chức
năng có thẩm quyền
3. Duyệt thẩm định CV
4. Phát hành CV

Hệ thống tra cứu thông
tin trên Website
(Tất cả cán bộ)
1. Đăng nhập hệ thống
2. Hiển thị công văn liên
quan đến cán bộ
3. Hỗ trợ tìm kiếm công
văn

1.1.2. Hệ thống tra cứu thông tin trên website
Cho phép xem, tìm kiếm công văn theo cơ quan ban hành, lĩnh vực, năm ban
hành, tra cứu nhanh chóng thông tin chi tiết công văn mọi lúc, mọi nơi một cách hiệu
quả và tiết kiệm thời gian.


11
CHƯƠNG 2. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG
2.1. Xác định yêu cầu
Xác định yêu cầu

2.1.1.


Qua khảo sát, tìm hiểu, thu thập thông tin từ những yêu cầu thực tế đặt ra cho
công việc quản lý công văn tại trường, chúng tôi đã tiến hành xác định các yêu cầu
chính của hệ thống như sau:
-

Chương trình phải đơn giản, dễ sử dụng, giao diện thân thiện với người

-

dùng, kể cả người mới làm quen với máy tính.
Phần mềm ứng dụng desktop phải đáp ứng được tất cả công việc của một
phần mềm quản lý công văn:
 Quản lý phân quyền người sử dụng (Ban giám hiệu, Trưởng/Phó
phòng, Cán bộ-Giảng viên, Văn thư, Thư ký khoa, v.v…)
 Cập nhật công văn (Thêm, Xóa, Chỉnh sửa).
 Tìm kiếm, tra cứu thông tin công văn theo yêu cầu.
 Thống kê công văn theo nhiều tiêu chí, kết xuất thông tin và in báo
cáo.
 Quản lý thông tin người sử dụng.
Website phải đáp ứng được việc xem và tra cứu công văn, xem chi tiết
công văn một cách nhanh chóng mọi lúc, mọi nơi, mọi thời điểm.

-

Chức năng hệ thống

2.1.2.

Theo thực tế hoạt động quản lý công văn tại trường Đại học Giao Thông Vận
Tải TP.HCM, xác định được các chức năng chính của hệ thống như sau:

-

Cập nhật thông tin.
 Cập nhật thông tin chi tiết về công văn.
 Cập nhật thông tin đơn vị.
 Cập nhật thông tin cán bộ.

-

 Cập nhật thông tin chức vụ.
Chức năng nghiệp vụ.
 Chuyển Xét Duyệt.
 Xét Duyệt

-

 Phát Hành.
Chức năng tra cứu, tìm kiếm thông tin theo nhiều tiêu chí.
Chức năng thống kê, báo cáo.
 Thống kê, xuất toàn bộ công văn.


12
 Thống kê, xuất báo cáo danh sách công văn theo nhiều tiêu chí.
o Đơn vị phát hành, lĩnh vực, năm ban hành, v.v…
o Số công văn đến, đi trong tháng.
-

Nhập/xuất dữ liệu từ file PDF.
 Xuất file PDF tất cả thông tin của công văn.


-

 Hiển thị công văn dưới dạng file PDF.
Quản trị hệ thống.
 Đăng nhập.
 Thêm, xóa, cập nhật tài khoản.

-

 Phân quyền.
Sao lưu, phục hồi, thay đổi thiết lập dữ liệu.

-

Tra cứu thông tin, thống kê và xem thông tin công văn trên website.

2.2. Biểu đồ chức năng hệ thống
2.2.1.

Tác nhân (người sử dụng)

-

Tác nhân Cán bộ:

-

 Tìm kiếm, xem thông tin công văn.
Thư ký khoa, phòng ban


-



Có toàn quyền của tác nhân cán bộ.



Cập nhật công văn.



Thống kê, báo cáo theo nhiều tiêu chí.

 Phát hành công văn.
Tác nhân Cán bộ phòng hành chính (Văn thư):
 Có toàn quyền của tác nhân Thư ký khoa, phòng ban.
 Cập nhật công văn ngoài trường.

-

 Chuyển xét duyệt tới Ban Giám Hiệu.
Tác nhân Ban Giám Hiệu:
 Có toàn quyền của tác nhân cán bộ.
 Xét duyệt công văn.
 Phát hành công văn.

-


Tác nhân người Quản trị:
 Có toàn quyền của những tác nhân trên.
 Có quyền cập nhật toàn bộ thông tin:
o Quản lý, cập nhật danh mục đơn vị.
o Quản lý, cập nhật danh mục cán bộ.
o Quản lý phân quyền, cấp mới tài khoản.


13
o Xem, tìm kiếm công văn.
o Sao lưu, phục hồi dữ liệu.
o Thiết lập thông tin dữ liệu.
2.2.2.

Biểu đồ chức năng hệ thống

2.2.2.1.

Biểu đồ usecase hệ thống quản lý công văn

Hình 2.1. Biểu đồ usecase hệ thống quản lý công văn


14
2.2.2.2.

Biểu đồ usecase quản lý công văn

Hình 2.2. Biểu đồ usecase quản lý công văn.
2.2.2.3.


Biểu đồ usecase thao tác dữ liệu

Hình 2.3. Biểu đồ usecase thao tác dữ liệu.


15
2.2.2.4.

Biểu đồ usecase báo cáo - thống kê

Hình 2.4. Biểu đồ usecase báo cáo thống kê
2.2.2.5.

Biểu đồ usecase quản lý chung

Hình 2.5. Biểu đồ usecase quản lý chung


16
2.2.2.6.

Biểu đồ usecase chức năng phân quyền

Hình 2.6. Biểu đồ usecase chức năng phân quyền
Các chức năng của hệ thống quản lý công văn trực tuyến trên desktop như sau:
Tên chức năng
Cập nhật công văn đến từ

Tác nhân

Văn thư

ngoài trường
Cập nhật công văn đi
Phát hành công văn
Chuyển xét duyệt CV
Xét duyệt công văn
Chuyển CV thi hành
Xem công văn đã được
duyệt chuyển
Xem công văn duyệt
không chuyển
Xem công văn không
duyệt
Xem công văn đi

Xem công văn đến

Phân quyền cán bộ

Quan hệ
Kết hợp

Bao gồm

Mở rộng

Đăng nhập
hệ thống


Văn thư, CBVP
Văn thư,
TPHC,CBVP
Văn thư, TPHC
Ban Giám Hiệu
Ban Giám Hiệu Xét duyệt
công văn
Ban Giám Hiệu Xét duyệt
công văn
Ban Giám Hiệu Xét duyệt
công văn
Ban Giám Hiệu Xét duyệt
công văn
Văn thư,
TPHC,CBVP,
Đơn vị chức
năng
Văn thư,
TPHC,CBVP,
Đơn vị chức
năng
Quản lý hệ
thống

Chuyển CV
thi hành


17
Cập nhật cán bộ

Cập nhật danh mục đơn vị
Đăng nhập hệ thống
Thay đổi mật khẩu user
Sao lưu và phục hồi hệ
thống

Quản lý hệ
thống
Quản lý hệ
thống
Tất cả user
được phân
quyền
Tất cả user
được phân
quyền
Quản lý hệ
thống

Các chức năng của hệ thống quản lý công văn trực tuyến trên Website như sau:
Tên chức năng
Xem công văn chung đến
từ ngoài trường
Xem công văn chung đến
từ trong trường

Tác nhân

Kết hợp


Bao gồm

Mở rộng

Các user được
cấp quyền
Các user được
cấp quyền

Xem công văn cá nhân

Các user được
cấp quyền

Xem công văn cá nhân đến
trong trường
Xem công văn cá nhân đến
ngoài trường
Tìm kiếm công văn theo
yêu cầu
Đăng nhập

Các user được
cấp quyền
Các user được
cấp quyền
Các user được
cấp quyền
Các user được
cấp quyền

Các user được
cấp quyền

Thoát

Quan hệ

Công văn
đến trong
trường;
Công văn
đến ngoài
trường
Xem công
văn cá nhân
Xem công
văn cá nhân


18
2.3. Biểu đồ hoạt động
2.3.1.

Đăng nhập hệ thống

Biểu đồ mô tả trình tự thực hiện quá trình đăng nhập hệ thống của cán bộ để
đăng nhập và truy xuất vào hệ thống.

Hình 2.7. Biểu đồ hoạt động đăng nhập
2.3.2.


Thêm công văn

Biểu đồ mô tả trình tự thực hiện quá trình thêm thông tin chi tiết công văn mới.


19

Hình 2.8. Biểu đồ hoạt động thêm công văn.
2.3.3.

Xóa công văn

Biểu đồ mô tả trình tự thực hiện quá trình thêm thông tin chi tiết hồ sơ
cán bộ mới.

Hình 2.9. Biểu đồ hoạt động xóa công văn


20
2.3.4.

Tìm kiếm trên website
Biểu đồ mô tả trình tự thực hiện quá trình tìm kiếm và tra cứu thông tin

công văn.

Hình 2.10. Biểu đồ hoạt động tìm kiếm
2.3.5.


Sửa công văn
Biểu đồ mô tả trình tự thực hiện quá trình sửa thông tin công văn.

Hình 2.11. Biểu đồ hoạt động sửa công văn


21
2.3.6.

Phát hành

Biểu đồ mô tả trình tự thực hiện quá trình phát hành công văn.

Hình 2.12. Biểu đồ hoạt động phát hành công văn
2.3.7.

Xét duyệt
Biểu đồ mô tả trình tự thực hiện quá trình xét duyệt công văn.

Hình 2.13. Biểu đồ hoạt động xét duyệt công văn


22
2.4. Mô tả các chức năng
2.4.1.
-

Đăng nhập hệ thống

Tóm tắt

 Tên chức năng: Đăng nhập hệ thống.
 Tác nhân: Quản trị, Ban giám hiệu, cán bộ phòng hành chính, cán bộ
khoa,cán bộ.
 Mục đích:
o Đăng nhập và truy xuất vào hệ thống.
o Góp phần bảo mật hệ thống và hạn chế rủi ro khi sử dụng phần mềm.

-

Luồng sự kiện
 Luồng sự kiện chính
o Chức năng bắt đầu khi người dùng (người quản trị, ban giám hiệu,
cán bộ phòng hành chính, cán bộ) muốn đăng nhập vào hệ thống.
o Hệ thống yêu cầu người dùng nhập tên đăng nhập và mật khẩu.
o Người dùng nhập tên đăng nhập và mật khẩu sau đó nhấn đăng nhập.
o Hệ thống kiểm tra dữ liệu nhập vào. Nếu thông tin hợp lệ, cho phép
người dùng đăng nhập vào hệ thống.
 Luồng sự kiện phụ
o Tên đăng nhập hoặc mật khẩu sai: Nếu trong luồng sự kiện chính
người dùng nhập tên đăng nhập hoặc mật khẩu sai thì hệ thống sẽ
thông báo lỗi. Người dùng có thể quay lại đầu luồng sự kiện hoặc hủy
bỏ việc đăng nhập, lúc này chức năng đăng nhập kết thúc.

2.4.2. Thêm công văn
-

Tóm tắt
 Tên chức năng: Thêm công văn.
 Tác nhân: Quản trị, cán bộ phòng hành chính, cán bộ khoa.
 Mục đích: Thêm công văn mới.


-

Luồng sự kiện
 Luồng sự kiện chính
o Chức năng bắt đầu khi người dùng thêm mới một công văn.
o Người dùng chọn chức năng thêm và tiến hành nhập thông tin công
văn gồm: Số ký hiệu công văn, tiêu đề, số trang, trích yếu, người ký,
ngày ký, ngày đến, ngày phát hành, ngày hiệu lực,đơn vị phát hành,
đơn vị nhận, lĩnh vực, loại công văn, độ khẩn.


23
o Sau khi điền đầy đủ thông tin cần thiết về công văn, người dùng chọn
chức năng lưu.
o Hệ thống kiểm tra tính hợp lệ của thông tin.
o Nếu hợp lệ, thông tin công văn sẽ được thêm vào dữ liệu.
 Luồng sự kiện phụ
o Thông tin về công văn không đầy đủ: Nếu người sử dụng nhập
không đầy đủ các thông tin bắt buộc, hệ thống sẽ hiển thị thông
báo yêu cầu bổ sung đầy đủ thông tin. Người sử dụng hệ thống có
thể bổ sung đầy đủ các thông tin cần thiết hoặc hủy bỏ thao tác
đang thực hiện, lúc này chức năng thêm công văn kết thúc.
o Thông tin công văn không hợp lệ: Nếu thông tin người sử dụng
nhập vào không hợp lệ, hệ thống thông báo không hợp lệ và yêu
cầu người sử dụng hệ thống chỉnh sửa lại các thông tin đã nhập.
Người sử dụng hệ thống có thể chỉnh sửa các thông tin không
chính xác hoặc hủy bỏ thao tác đang thực hiện, lúc này chức năng
thêm cán bộ kết thúc.
2.4.3. Xóa công văn

-

Tóm tắt
 Tên chức năng: Xóa công văn.
 Tác nhân: Quản trị, cán bộ phòng hành chính, cán bộ khoa.
 Mục đích: Xóa bỏ công văn khỏi cơ sở dữ liệu.

-

Luồng sự kiện
 Luồng sự kiện chính
o Chức năng bắt đầu khi người dùng yêu cầu xóa công văn.
o Người dùng tiến hành chọn công văn cần xóa. Sau đó chọn chức
năng xóa.
o Hệ thống hiển thị thông báo xóa thành công và kết thúc sự kiện.
 Luồng sự kiện phụ
o Khi hệ thống hiển thị thông báo nếu người dùng chọn hủy thì sự kiện
xóa công văn đó bị hủy. Kết thúc sự kiện hoặc chọn công văn khác
để xóa.

2.4.4. Tìm kiếm trên website
-

Tóm tắt
 Tên chức năng: Tìm kiếm.


24
 Tác nhân: Quản trị, Ban giám hiệu, cán bộ hành chính, cán bộ khoa , cán
bộ.

 Mục đích: Tìm kiếm công văn.
-

Luồng sự kiện
 Luồng sự kiện chính
o Chức năng bắt đầu khi người sử dụng muốn tìm kiếm công văn.
o Người dùng nhập/chọn các dữ liệu cần tìm kiếm gồm: chọn lĩnh vực,
cơ quan ban hành, năm ban hành, nhập số ký hiệu công văn hoặc
trích yếu. Nếu không nhập, hệ thống sẽ tự động tìm kiếm tất cả, sau
đó nhấn nút “Tìm Kiếm”.
o Hệ thống kiểm tra dữ liệu nhập vào và hiển thị danh sách công văn
tìm được.
 Luồng sự kiện phụ
o Hệ thống thông báo không tìm thấy dữ liệu yêu cầu khi không có dữ
liệu thỏa điều kiện tìm kiếm.

2.4.5. Sửa công văn
-

Tóm tắt
 Tên chức năng: Sửa công văn.
 Tác nhân: Quản trị, cán bộ phòng hành chính, cán bộ khoa.
 Mục đích: Sửa công văn đã được thêm.

-

Luồng sự kiện
 Luồng sự kiện chính
o Chức năng bắt đầu khi người dùng muốn sửa một công văn.
o Người dùng chọn công văn cần sửa trong danh sách.

o Hệ thống hiển thị chi tiết công văn mà người dùng đã chọn.
o Người sử dụng nhấn sửa và sửa những thông tin cần thiết
o Nhấn nút “cập nhật” để lưu lại kết quả đã sửa. Kết thúc sự kiện.
 Luồng sự kiện phụ
o Hệ thống thông báo lỗi khi dữ liệu nhập vào không hợp lệ hoặc cập
nhật thất bại.

2.4.6. Phát hành
-

Tóm tắt
 Tên chức năng: Phát hành.
 Tác nhân: Quản trị, Ban giám hiệu, Cán bộ phòng hành chính, cán bộ
khoa.


25
 Mục đích: Phát hành công văn.
-

Luồng sự kiện
 Luồng sự kiện chính
o Chức năng bắt đầu khi người dùng muốn phát hành một công văn cho
cán bộ.
o Người sử dụng tiến hành chọn công văn cần phát hành sau đó nhấn
nút “Phát Hành”.
o Hệ thống cho phép người sử dụng gửi một công văn cho nhiều cán
bộ.
o Người dùng nhấn .nút “Gửi” để gửi công văn.
o Hệ thống hiển thị thông báo gửi thành công, kết thúc sự kiện.


2.4.7. Xét Duyệt
-

Tóm tắt
 Tên chức năng: Xét duyệt.
 Tác nhân: Quản trị, Ban giám hiệu.
 Mục đích: Xét duyệt công văn đến từ ngoài trường.

-

Luồng sự kiện
 Luồng sự kiện chính
o Chức năng bắt đầu khi người dùng muốn xét duyệt công văn.
o Người dùng chọn một công văn cần xét duyệt trong danh sách.
o Hệ thống hiển thị chi tiết công văn mà cán người dùng đã chọn.
o Người dùng nhấn nút “Duyệt Chuyển” để gửi công văn cho cán bộ
liên quan.
o Người dùng nhấn nút “Duyệt Không Chuyển” để lưu công văn vào
cơ sở dữ liệu.
o Người dùng nhất nút “Không Duyệt” để lưu trữ công văn.
 Luồng sự kiện phụ
o Khi người dùng nhấn nút “Hủy” sau khi đã chọn công văn cần xét
duyệt. kết thúc sự kiện hoặc chọn công văn khác để xét duyệt.

2.5. Xây dựng biểu đồ thực thể
-

Thực thể Công văn
 Tên thực thể: Công văn.

 Tên viết tắt: CONGVAN.
 Mô tả: Mỗi thể hiện của thực thể CONGVAN là một công văn, được xác
định bởi một mã duy nhất (SO_KHCV). Mỗi CONGVAN có một tiêu