1.Mỗi một tổ chức đều có những quy trình tác nghiệp cơ bản để có thể hoạt động
liền mạch. Tôi đang công tác tại Ngân hàng thương mại cổ phần Ngoại thương
Việt nam – Chi nhánh Chương dương ( Vietcombank Chương dương). Xin giới
thiệu khái quát về Vietcombank Chương dương:
- Tên giao dịch: Ngân hàng TMCP Ngoại thương VN- Chi nhánh Chương
Dương
- Địa chỉ: 564 Nguyễn Văn Cừ - Gia Thụy –Long Biên Hà nội
- Ngành nghề kinh doanh: Kinh doanh tiền tệ…
- Số lao động: 120 cán bộ
- Các Phòng Ban: Phòng Khách hàng, Phòng kế toán, Phòng Dịch vụ NH,
Phòng Ngân quỹ, Phòng Kiểm tra giám sát tuân thủ và 05 Phòng Giao
dịch
Hiện tại tôi đang công tác tại Phòng Khách hàng.Phòng khách hàng có số
lượng cán bộ là 15 cán bộ với mức dư nợ 2000 tỷ đồng với lượng khách hàng là
100 khách hàng là doanh nghiệp và 400 khách hàng là thể nhân. Chúng tôi thực
hiện nhiều quy trình tác nghiệp cho nhiều loại hình vay, mỗi loại hình vay là có
một quy trình tác nghiệp cụ thể. Sau đây tôi xin chọn quy trình tác nghiệp đối với
nghiệp vụ cho vay không có tài sản bảo đảm đốivới cán bộ công nhân viên
Vietcombank:
Xã hội ngày càng phát triển đời sống được nâng cao, nhu cầu tiêu dùng tăng.
Bên cạnh nhu cầu về vố là một vấn đề hết sức nhạy cảm, luôn đòi hỏi được đáp
ứng đầy đủ và kịp thời. Cho vay tín chấp ( không có TSBD) đối với cán bộ công
nhân viên ra đời nhằm mục đích giải quyết những vấn đề trên, nhằm thỏa mãn
những nhu cầu cần thiết của khách hàng.Hình thức cho vay tín chấp đối với
CBCNV mặc dù không mới mẻ nhưng rất phù hợp với thực tế hiện tại. Nền kinh
1


tế phát triển ổn định, thu thập của người lao động ngày càng nâng cao, nhu cầu
mua sắm, tiêu dùng là rất cần thiết.
Cho vay tín chấp đối với CBCN có nhiều lợi ích: Giúp cho CBCNV thỏa

mãn những nhu cầu về vốn nhằm nâng cao đời sống vật chất, tinh thần hòa nhập
với sự phát triển của xã hội. Tổ chức, đơn vị có khả năng quản lý, giám sát chặt
chẽ quá trình trả nợ vay của nhân viên minh, tạo nên sự tự tín nhiệm trong quan
hệ tín dụng với ngân hàng.
Ngày 4/7/2010, Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt nam có ban hành Quyết
định số 288/QĐ-NHTMCPNT.CS&SPNHBL về việc ban hành quy định về sản
phẩm cho vay không có tài sản bảo đảm bằng tài sản áp dụng đối với cán bộ
công nhân viên Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt nam.
Đặc tính của sản phẩm này là: Bên cạnh các điều kiện vay vốn theo quy định
cho vay hiện hành của Ngân hàng TMCP Ngoại thương VN và các quy định
khác của pháp luật, khách hàng phải đáp ứng các yêu cầu sau:
-Là cán bộ Vietcombank được ký lao động chính thức có thời hạn lao động từ 01
năm trở lên.
- Được Phòng/Ban quản lý trực tiếp xác nhận thông tin cần thiết theo yêu cầu
của Ngân hàng
- Không có nợ quá hạn tại NHNT và các tổ chức tín dụng khác vào thời điểm xin
vay.
Sản phẩm cung ứng thuộc hạn mức: bao gồm cho vay theo hạn mức và
cho vay theo hạn mức thấu chi.
-Mục đích vay vốn: Tiêu dùng hợp pháp phục vụ đời sống cá nhân và gia đình.
-Tổng hạn mức cho vay: không quá 24 tháng lương
-Thời gian vay: không quá 5 năm
-Phương thức trả nợ: Hàng tháng/ hàng quý
Quy trình thực hiện cơ bản:
2


Bước thực

Công việc cụ thể


Chứng từ liên

Bộ phận

hiện
quan
thực hiện
1.Tiếp nhận, -Phòng Khách hàng ( Phòng KH) tiếp - Hồ sơ vay vốn Phòng Khách
xác minh

nhận hồ sơ vay vốn theo quy định và thực (trừ tờ trình, hợp hàng
hiện kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ hồ sơ

đồng)

-Phòng KH lập phiểu luân chuyển chứng
từ theo mẫu ghi rõ ngày giờ tiếp nhận hồ
2.Lập

sơ vay vốn của cán bộ VCB
đề -Cán bộ khách hàng lập tờ trình cấp hạn -Bộ hồ sơ vay Phòng Khách

xuất

mức tín dụng trong đó nêu rõ đánh giá, đề vốn

(trừ

hợp hàng


xuất của mình trình lãnh đạo Phòng xem đông)
xét
3.Phê duyệt

-Phòng KH trình Giám đốc
-Căn cứ những nội dung thẩm quyền và đề -Tờ trình có ý Cấp có thẩm
xuất của Phòng Khách hàng. Cấp có thẩm kiến của cấp có quyền
quyền xem xét phê duyệt

thẩm quyền

-Ý kiến phê duyệt của cấp có thẩm quyền
phải thể hiện rõ ràng trên tờ trình hạn mức
tín dụng, trong đó kết luận rõ đồng ý hoàn
toàn/không đồng ý hoặc đồng ý nhưng có
bổ sung ý khác.
4.Lập và ký -Phòng Khách hàng lập Hợp đồng hạn -Hợp đồng hạn Phòng Khách
hợp đồng tín mức tín dụng cho cán bộ VCB theo mẫu , mức tín dụng
dụng

hàng

Phòng Khách hàng ký nháy trình cấp thẩm
quyền phê duyệt.

-Cấp thẩm quyền xem xét và ký hợp đồng
5.Chuyển hồ -Toàn bộ hồ sơn phê duyệt được chuyển -Bộ hồ sơ vay Phòng KH
sơ
Phòng

toán

sang sang phòng kế toán.
Kế -Phòng Kế toán kiểm tra tính đầy đủ và

vốn

Phòng

Kế

toán

hợp lệ của hồ sơ tín dụng. Nếu khớp đúng,
Phòng Kế toán ghi rõ ngày giờ tiếp nhận
hồ sơ nhận và lưu lại cùng với hồ sơ tín
dụng.
3


-Hồ sơ sau khi hoàn tất phải thực hiện xử
lý hồ sơ và khai báo, cập nhật dữ liệu trên
hệ thống.
6.Xử lý hồ sơ Phòng kế toán chuyển hồ sơ liên quan đến -01 bản pho to tờ Phòng
cấp hạn mức thấu chi cho Phòng quản lý trình phê duyệt
tài khoản tiền gửi khách hàng phục vụ -01
công tác sao kê, đối chiếu giao dịch.

bản


nhật hệ thống theo quy định: bao gồm:

toán

hợp Phòng

q/lý

đồng hạn mức tiền gửi

tín dụng
-Phòng kế toán thực hiện tác nghiệp trên -Phiếu
7.Cập

Kế

luân Phòng kế toán

chuyển chứng từ

dữ liệu vào * Bổ sung, cập nhật hồ sơ thông tin cán bộ -Bộ hồ sơ vay
hệ thống

vấn
VCB phục vụ công tác thống kế, xếp hạng
tín dụng.
*Mở hợp đồng, khai báo hạn mức
vay/thấu chi, mở tài khoản vay, cài đặt thu

8.Giải ngân


lãi, thu gốc tự động, căn cứ trên hồ sơ.
-Bộ phận quản lý nợ Phòng kế toán

Phòng

chuyển kế toán tiền vay hồ sơ cần thiết để

toán

Kế

giải ngân lần đầu cho cán bộ VCB: 1 bản
gốc hợp đồng tín dụng ,1 bản gốc giấy đề
nghị vay vốn kiêm giấy nhận nợ , chứng
từ nhận nợ…

Phòng Khách

-Các lần giải ngân tiếp theo: Phòng Khách

hàng

hàng tiếp nhận hồ sơ giải ngân.
- Bộ phận Quản lý nợ thuộc Phòng kế toán
sau khi ký xác nhận trên Giấy đề nghị rút
vốn kiêm giấy nhận nợ sẽ thực hiện:
*Chuyển 01 bản gốc lại cho Phòng KHđể
trả cho khách hàng.
*01 bản gốc lưu tại Phòng kế toán

*01 bản gốc chuyển bộ phận kế toán tiền

Bộ phận kế

vay để thực hiện giải ngân.

toán tiền vay
4


-Kế toán tiền vay giải ngân cho CB VCB
8.Lưu hồ sơ

theo yêu cầu Hồ sơ giải ngân.
Tổ Quản lý nợ lưu giữ và quản lý hồ sơ an

Tổ quản lý nợ

toàn, bao gồm:

thuộc Phòng

-Hồ sơ hạn mức: - CMT pho to, 01 bản

Kế toán và

gốc Giấy đề nghị vay vốn kiêm phương án

các bộ phận


trả nợ có xác nhận của Phòng Ban có nội

liên quan

dung trình, thẩm định và phê duyệt hạn
mức, 01 bản gốc Hợp đồng hạn mức tín
dụng,01 bản gốc phiếu luân chuyển chứng
từ.
-Hồ sơ giải ngân: giấy đề nghị rút vốn
kiêm Giấy nhận nợ.
- Tại bộ phận kế toán tiền vay: lưu đầy đủ
chứng từ liên quan theo quy định kế toán
hiện hành.
-Tại bộ phận quản lý tài khoản tiền gửi
thanh toán (trường hợp Cán bộ VCB sử
dụng dịch vụ thấu chi) đảm bảo tuân thủ
các quy định hiện hành về lưu giữ chứng
từ tối thiểu 01 bản gốc Hợp ừ đồng hạn
mức tín dụng.
-Tự động bằng hệ thống tài khoản nhận -Bảng

9.Thu nợ

trả Bộ phận kế

lương định kỳ của CB CNV

lương tự động

-Từ các nguồn khác nếu cần…


-giấy nộp tiền
-Phiếu

10.Tất

kê

toán tiền vay

chuyển

khoản
toán -Hàng ngày, tổ quản lý nợ thuộc Phòng Kế -bảng kê tất toán Tổ quản lý nợ

khoản vay

khoản

vay Phòng Khách

tất toán gửi Phòng Khách hàng
trong ngày
11.Rà soát lại -Trên cơ sở Báo cáo các Hợp đồng hạn -Báo cáo

hàng
các Tỏ quản lý nợ

hạn


toán in bảng kê cho vay CBCNV đã được tài

mức mức cần rà soát trong tháng do Tổ QLN Hợp đồng hạn Phòng Khách

hàng năm

cung cấp, Phòng Khách hàng tiến hành rà mức cần rà soát hàng
5


soát và cấp hạn mức tín dụng mới theo trong tháng
12.Sửa
hạn mức

đúng như Quy trình nêu trên.
đổi -Quy trình sửa đổi thực hiện giống như
cấp lại hạn mức tín dụng mới

2- Quy trình này có những bất cập hay nhược điểm cho công tác quản lý và
hướng cải thiện
-Thứ 1, đây là hình thức cho vay không có tài sản đảm bảo, đối tượng cho vay
chỉ giành cho khách hàng là cán bộ Vietcombank. Theo đánh giá chủ quan của
tôi thì mức độ rủi ro cho loại hình vay này là tương đối thấp.Nhưng các bước
thực hiện quy trình vẫn thực hiện đầy đủ từng bước như cho vay thông thường là
khá dài dòng, khiến thời gian khách hàng chờ đợi giải ngân bị kéo dài, điều này
khiến cho cán bô VCB rất ngại vay vốn, từ đó việc triển khai phát triển Chương
trình này không đạt được mục tiêu của Ban lãnh đạo là tạo điều kiện giúp đỡ cho
cán bộ nâng cao đời sống trong hệ thống Vietcombank. Và hơn nữa các tác
nghiệp bị trùng lập không cần thiết đó đã làm giảm năng suất tại các Bộ phận
phòng Ban của Chi nhánh.

+Tại Bước thực hiện 3 và 4 có thể lập thành 1 bước là lập tờ trình và ký hợp
đồng tín dụng ( đã có chứng ký khách hàng) với cấp có thẩm quyền. Vì Phòng
Khách hàng lập Tờ trình trình cấp có thẩm quyền phê duyệt, sau đây mới tiếp tục
soạn Hợp đồng tín dụng và tiếp tục trình ký cấp có thẩm quyền phê duyệt, 2
công đoạn này tách rời nhau ra thì rất mất thời gian cho Khách hàng và Cấp có
thẩm quyền phê duyệt phải đọc hồ sơ 2 lần ( 1 lần tờ trình, 1 lần Hợp đồng tín
dụng) nên mất thời gian.Do vậy nên gộp Bước thực hiện số 3,số 4 thành chung
một Bước thực hiện.
+ Tại Bước thực hiện số 8: Tổ quản lý nợ và Bộ phận kế toán tiền vay đều thuộc
Phòng Kế toán. Theo quy trình quá trình giải ngân phải thông qua Tổ quản lý
nợ, Bộ phận kế toán tiền vay, và Lãnh đạo Phòng Kế toán duyệt các phiếu hạch
6


toán nợ vay. Thao tác tác nghiệp này quá mất nhiều thời gian, Lãnh đạo Phòng
Kế toán cùng phải duyệt chứng từ làm 2 lần do các bộ phận Tổ Quản lý nợ trình
và Bộ phận tiền vay trình duyệt cùng một đối tượng duyệt. Do đó, nên chỉnh sửa
tập trung Thực hiện Bước Giải ngân là Tổ quản lý nợ thực hiện kiểm tra chứng
từ giải ngân hợp lệ và thực hiện hạch toán và trình Lãnh đạo Phòng Kế toán
duyệt chứng từ chỉ 1 lần.
-Thứ 2, Bước quy trình thứ 9: Bộ phận Quản lý nợ và Bộ phận quản lý tiền vay
cùng trực thuộc phòng kế toán cùng lưu giữ chứng từ giống nhau. Điều này là
không cần thiết, gây ra lãng phí về giấy tờ và công sức của cán bộ, không cần
thiết chỉ cần Bộ phận Quản lý nợ lưu giữ toàn bộ hồ sơ vay vốn mà thôi.
- Thứ 3, Bước quy trình thứ 6: Tổ quản lý nợ chuyển toàn bộ hồ sơ liên quan đến
cấp tín dụng thấu chi cho Phòng quản lý tiền gửi khách hàng. Quy trình này chưa
chặt chẽ vì khoản cấp tín dụng thấu chi cũng là một khoản tín dụng, về nguyên
tắc tất cả các khoản vay phát sinh của khách hàng thì Tổ quản lý nợ phải biết rõ
khách hàng đang dư nợ bao nhiêu, nợ gốc và nợ lãi vay như thế nào? Nếu giao
việc hạn mức thấu chi cho Phòng quản lý tiền gửi theo dõi thì Tổ Quản lý nợ sẽ

không thể biết tổng thế tình hình dư nợ của khách hàng nên rất rủi ro. Theo ý
kiến tôi, nên tập trung đầu mối theo dõi dư nợ hạn mức và thấu chi là Tổ quản lý
nợ theo dõi. Chỉ thông báo cho Phòng quản lý tiền gửi khách hàng bằng văn bản
số tiền thấu chi tại tài khoản cụ thể của khách hàng vay để Phòng quản lý tiền
gửi phối hợp theo dõi.
Câu 2: Sau khi được học môn Quản trị hoạt động, bản thân tôi nhận thấy nội
dung gần gũi và có thể áp dụng ngay vào công việc hàng ngày của Vietcombank
Chương Dương. Đây là môn học thú vị và rất bổ ích. Tôi thích nhất là môn học
cung cấp kiến thức cơ bản về mô tả quy chuẩn các quá trình tác nghiệp mang
tính hệ thống, hoạt động đồng nhất, là cơ sở để các đơn vị kinh doanh trực thuộc
7


thực thi theo những quy định tác nghiệp, giúp nhà quản lý có tầm nhìn tổng
quát, xây dựng được kế hoạch kinh doanh ngắn hạn, dài hạn và đồng bộ. Định
hướng mọi hoạt động một cách đồng bộ và theo đúng những quy định đã đặt ra,
tránh được những sai sót và rủi ro không đáng có từ phía người thực thi.Quản lý
và đánh giá chất lượng công việc của từng cán bộ/Phòng/Ban/Tổ trong hoạt động
ngân hàng. Về phương pháp nghiên cứu 7 loại lãng phí theo quan điểm sản xuất
LEAN và phương pháp để tăng năng suất lao động.Tôi tự nhận thấy nơi tôi đang
làm việc có rất nhiều lãng phí và năng suất lao động, làm việc chưa cao.
1- Lãng phí thời gian và năng suất lao động chưa cao trong công tác
thông báo thu lãi và gốc đến hạn của khách hàng thể nhân:
Hiện tại Phòng Khách hàng của tôi đang phải theo dõi dư nợ vay tiêu dùng
với số lượng khách hàng là 400 khách. Theo quy trình hiện tại, cán bộ
khách hàng phụ trách thể nhân phải theo dõi nợ gốc, nợ lãi. Hàng tháng
vào ngày 25 -30, cán bộ Khách hàng chúng tôi phải gọi điện thoại cho 400
khách hàng (số lần gọi điện trung bình là 2-3 lần/.1 khách hàng) để giục
khách hàng đến nộp lãi vay hoặc trả nợ gốc theo định kỳ của Lịch trả nợ.
Việc thực hiện gọi điện cho khách hàng giục khách hàng trả tiền lãi hàng

tháng mất rất nhiều thời gian của cán bộ khách hàng và chi phí tốn kém
gọi điện thoại phụ trôi rất nhiều. Mặt khác thời gian gọi điện thông báo
khách hàng tiền lãi đã làm cho cán bộ khách hàng không tập trung làm các
công tác cấp tín dụng khác nên tốt độ công việc cấp tín dụng bị chậm lại,
làm ảnh hưởng đến kế hoạch dư nợ của Phòng Khách hàng và ảnh hưởng
đến nhu cầu khách hàng, điều này cũng gián tiếp ảnh hưởng đến hiệu quả
công việc và giảm năng suất năng động.
Ngay sau khi học môn Quản trị hoạt động tôi đã nghĩ ra phương pháp để
giúp cho công việc khoa học và chống được lãng phí thời gian và nâng cao
năng suất cho cán bộ Phòng Khách hàng. Tôi đã thiết kế quy trình tác
8


nghiệp thông báo lãi vay, nợ gốc đến hạn cho 400 khách hàng thông qua
hệ thống thông báo bằng tin nhắn qua dịch vụ SMS. Hiện nay Quy trình
này đang được triển khai bắt đầu từ ngày 20/12/2011. Cụ thể:
- Quy trình nhắc nợ vay qua dịch vụ SMS đối với khách hàng thể nhân
(sau đây gọi tắt là Quy trình nhắc nợ) là hướng dẫn nội bộ của Ngân hàng
TMCP Ngoại thương Việt Nam- chi nhánh Chương Dương về trình tự, thủ
tục cụ thể trong quá trình thông báo nợ gốc vay đến hạn, lãi vay đối với
khách hàng thể nhân.
-Quy trình nhắc nợ hướng dẫn các thủ tục cần thiết nhằm đảm bảo tính
thống nhất về việc thực hiện nhắc nợ đối với khách hàng thể nhân trong toàn Chi
nhánh đảm bảo tuân thủ chặt chẽ các quy định của Ngân hàng TMCP Ngoại
thương Việt Nam và quy định của pháp luật.
Phạm vi áp dụng:
 Khách hàng vay là thể nhân tại chi nhánh.
 Khách hàng thể nhân sử dụng dịch vụ điện thoại di động của các mạng
viễn


thông

như:

Vinaphone,

Mobiphone,

Viettel,

Beeline,

Vietnamobile, Sfone, EVN.

CÁC QUY ĐỊNH CỤ THỂ
1. Nguyên tắc cung cấp dịch vụ:
 Chỉ nhắc nợ 01 lần duy nhất bill gốc/lãi đến hạn của 01 tài khoản vay
tới 01 số điện thoại di động duy nhất.
 Nhắc nợ theo danh sách do phòng Khách hàng và các Phòng giao
2. Nội dung tin nhắn:
9


+ Tin nhắn lãi hàng tháng:
“Vietcombank Chuong Duong Xin thong bao lai tien vay phai tra
thang xx cua tai khoan vay 054********* cua quy khach la yyyy
VND, kinh de nghi Quy khach thanh toan truoc ngay xx/xx, tran
trong cam on”
+ Tin nhắn gốc đến hạn:
“Vietcombank Chuong Duong Xin thong bao no goc tien vay den han

ky xx cua tai khoan vay 054********* cua quy khach la yyyy VND,
kinh de nghi Quy khach thanh toan truoc ngay xx/xx, tran trong cam
on”
3. Trình tự thực hiện:
3.1. Bước 1: Thu thập và cập nhật danh bạ điện thoại của khách hàng cần
nhắc nợ.
Phòng Khách hàng và các Phòng Giao dịch lập bảng danh bạ điện
thoại di động của khách hàng cho từng tài khoản vay thuộc các mạng
viễn thông được phép (theo mẫu
số 01) và gửi vào địa chỉ mail đăng ký của Phòng Kế toán vào các
thời điểm sau:
+ Thời điểm bắt đầu triển khai: các phòng gửi về phòng Kế toán muộn
nhất 15h00 ngày 21/12/2011.
+ Hàng tháng các phòng cập nhật và gửi về phòng Kế toán vào ngày
làm việc đầu tiên của tháng và trước 01 ngày làm việc kể từ ngày
đổ bill lãi.
3.2. Bước 2: Tập hợp danh sách nhắc nợ
10


+ Trên cơ sở danh bạ điện thoại di động nhắc nợ do các phòng nghiệp
vụ cung cấp, Tổ Quản lý nợ chịu trách nhiệm tập hợp và bổ sung thêm
thông tin về bil gốc/lãi cho từng tài khoản vay lập thành bảng danh
sách nhắc nợ của cần gửi của chi nhánh.
+ Muộn nhất 9h00 ngày gửi thông báo nhắc nợ, Tổ Quản lý nợ gửi lại
danh sách cần nhắc nợ vào địa chỉ mail của đăng ký từng phòng
nghiệp vụ để xác nhận lại thông tin lần cuối trước khi gửi đi.
+ Muộn nhất 13h30 ngày gửi thông báo nhắc nợ, các phòng nghiệp vụ
sử dụng địa chỉ mail đăng ký xác nhận lại danh sách nhắc nợ vào các
địa chỉ mail đăng ký của phòng Kế toán.

+ Muộn nhất 17h00 cùng ngày các phòng nghiệp vụ gửi bản giấy xác
nhận có chữ ký của Lãnh đạo phòng nghiệp vụ về Tổ Quản lý nợ.
3.3. Bước 3: Gửi thông báo nhắc nợ
+ Sau khi nhận xác nhận bằng địa chỉ mail đăng ký của các phòng
nghiệp vụ, Tổ Quản lý nợ thực hiện lấy thông tin cần gửi để gửi thông
báo nhắc nợ.
+ Tổ Quản lý nợ truy cập trang Web của nhà cung cấp dịch vụ, sử
dụng Account đã đăng ký và mật khẩu truy cập để sử dụng dịch vụ gửi
tin nhắn cho khách hàng. Thực hiện tải danh sách nhắc nợ vào phần
mềm gửi tin nhắn của nhà cung cấp dịch vụ.
+ Sau khi nhận được yêu cầu của Chi nhánh, tổng đài của nhà cung
cấp dịch vụ gửi mật khẩu xác nhận OTP (mật khẩu dùng 1 lần) vào số
điện thoại di động của Account đã đăng ký.

11


+Account sử dụng mật khẩu OTP xác nhận yêu cầu gửi tin nhắn theo
danh sách. Sau khi xác nhận, tin nhắn SMS sẽ được gửi tới điện thoại
di động của khách hàng.
+Muộn nhất 16h00 cùng ngày Tổ Quản lý nợ truy cập trang web của nhà cung
cấp kiểm tra tình trạng tin nhắn của từng tài khoản vay và thông báo lại cho các
Phòng nghiệp vụ quản lý khách hàng.
2- Lãng phí trong quá trình giao nhận văn thư nội bộ:
Theo quy trình công tác văn thư của Chi nhánh chúng tôi đó là: Hàng ngày
chúng tôi nhận được rất nhiều công văn từ Ngân hàng Nhà nước, Hội sở chính,
các Chi nhánh trong cùng hệ thống, công văn về Đảng, Công đoàn, Đoàn thanh
niên hoặc từ bên ngoài đến. Sau khi hoàn tất việc đăng ký văn bản, cán bộ văn
thư trình Ban Giám đốc xin ý kiến giải quyết. Sau khi Ban Giám đốc đã có ý
kiến, văn bản được chuyển lại cho văn thư sao lại văn bản, chuyển bản gốc cho

cán bộ lưu trữ và chuyển các văn bản đã sao đến các phòng trực thuộc Chi
nhánh. Để sao chụp một số lượng công văn gửi cho các phòng ban, hàng ngày
cán bộ văn thư mất rất nhiều thời gian và chi phí cho việc photocopy, giấy A4 rất
lớn. Do đặc thù, ngoại trừ một số phòng nằm ngay trong trụ sở Chi nhánh, chúng
tôi còn một số phòng giao dịch cách xa Chi nhánh nên việc nhận văn bản chỉ
được thực hiện vào cuối giờ chiều khi cán bộ giao nhận chứng từ của các phòng
giao dịch về Chi nhánh.
Với việc giao công văn nội bộ theo hình thức bằng văn bản gửi trực tiếp
cho các phòng sau khi có phê duyệt của Ban Giám đốc như đã kể trên đã ảnh
hưởng không nhỏ đến tính cập nhật đối với các phòng giao dịch ở xa Chi nhánh,
đồng thời gây lãng phí về chi phí giấy, photocopy. Ngay sau khi kết thúc môn
học, tôi có một số suy nghĩ và hỏi kinh nghiệm các bạn làm tại Ngân hàng khác
trong lớp và đã nêu ý kiến này của mình tại Phiên họp Giao ban hàng tuần. Cụ
thể là với cán bộ tin học và cán bộ văn thư phải khắc phục ngay tình trạng trên,
12


ú l xõy dng Quy ch giao nhn cụng vn ni b Vietcombank Chng
Dng, c ỏp dng trong ni b Vietcombank Chng Dng bng cỏch s
dng phn mm giao nhn cụng vn qua h thng File serve Chi nhỏnh. Quy
trỡnh s thc hin nh sau:
Vn th nhn cụng vn

Ban giỏm c phờ duyt ni dung cụng

vn
Vn th scan di dng file PDF

qua File Serve


n

cỏc th mc tng ng vi cỏc Phũng Ban.
Sau khi cụng vn gi i, t mỏy ca cỏc Phũng ban truy cp vo File serve
xem/in n vn bn liờn quan n Phũng Ban. H thng mỏy ch ch cho phộp
cỏc Phũng/Ban ly cụng vn v ch khụng cho phộp xoỏ, chnh sa hay ti vn
bn lờn.
Hin ti, Quy trỡnh tỏc nghip ny ang c Vietcombank Chng
Dng hin thớ im trong vũng 1 tun cỏc Phũng Ban lm quen vi quy
trỡnh mi. Sau ú, quy trỡnh s c thc hin chớnh thc v s cú T kim tra
giỏm sỏt tuõn th, giỏm sỏt vic thc hin quy ch.
m bo tớnh bo mt: Ti File Serve c phõn quyn t cỏc th mc
tng ng vi tng tờn Phũng Ban thỡ ch cú cỏc user thuc Phũng Ban ú cú
quyn truy cp v c vn bn
Sau mt vi ngy ỏp dng thớ im, tụi nhn thy cỏc phũng Ban u sn
sng thc hin quy ch mi ny vỡ cụng vn c giao nhn kp thi, nhanh
chúng, chớnh xỏc, tit kim chi phớ v d tra cu nhng vn m bo an ton v
bo mt.
Tài liệu tham khảo:
1. Quản trị hoạt động MBA Đại học GRIGGS
2. Quản trị hoạt động. Chơng trình đào tạo thạc sỹ quản trị
kinh doanh quốc tế. Đại học GRIGGS.
13


3. Quyết định số 288/QĐ-NHTMCPNT.CS&SPNHBL về việc ban hành

quy định về sản phẩm cho vay không có tài sản bảo đảm bằng tài sản
áp dụng đối với cán bộ công nhân viên Ngân hàng TMCP Ngoại
thương Việt nam.


14