QUY TRÌNH CẤP PHÁT VĂN PHÒNG PHẨM – CÔNG TY CỔ PHẦN
XUẤT NHẬP KHẨU LTTP HÀ NỘI
Công ty cổ phần XNK Lương thực - Thực phẩm Hà Nội hoạt động trong lĩnh vực
kinh doanh XNK lương thực, thực phẩm, với xu thế cạnh tranh ngày càng khốc
liệt, việc nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, tiết giảm chi phí ngày càng là
một đòi hỏi câp bách. Để từng bước xây dựng doanh nghiệp tinh gọn, hiệu quả.
Công ty đã xây dựng và đưa vào áp dụng các quy trình sản xuất, quản lý nhằm
kiểm soát được chất toàn bộ quá trình hoạt động công ty một cách khoa học. Sau
khi được tiếp thu môn học quản trị hoạt động, liên hệ với thực tiễn tại công ty, em
xin trình bầy một quy trình mà công ty đã xây dựng và bước đầu đưa vào ứng
dụng cụ thể như sau
I.

QUY TRÌNH “CẤP PHÁT VĂN PHÒNG PHẨM” – CÔNG TY CỔ
PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU LTTP HÀ NỘI”

1. Mục đích
Để đảm bảo cho quy trình làm việc của Công ty vận hành khoa học, hiệu quả và
kinh tế; Công ty Cổ phần XNK LTTP Hà Nội ban hành quy trình cấp phát,
quản lý công cụ dụng cụ và văn phòng phẩm với mục đích phục vụ đủ nhu
cầu cho cán bộ nhân viên ở các phòng, ban và các đơn vị trực thuộc, trên
cơ sở hợp lý và tiết kiệm.
2. Đối tượng áp dụng
- Căn cứ để các phòng ban và đơn vị trực thuộc Công ty thực hiện.
- Phòng Tổng hợp trực tiếp nhận đề xuất từ các phòng ban và theo dõi quản lý.
- Các phòng ban phối hợp: Tổ chức Lao động và Tài chính Kế toán.
1


3. Lưu đồ thực hiện quy trình cấp phát công cụ dụng cụ
Trách nhiệm

Hành động

Phụ trách đơn vị

Đề xuất

P.Tổng hợp

Kiểm
tra
Mua sắm

P.Tổng hợp

Đơn vị đề nghị

P.Tổng hợp

Mẫu biểu
BM01/TH-QT01

BM01/TH-QT01
BM02/VNF1-TH-QT01

Hoá đơn, chứng từ

Cấp
phát


BM03/TH-QT01

Báo cáo

BM04/TH-QT01

BM01/TH-QT01
P.TCKT

Thanh toán

Các đơn vị

Kiểm kê

Hoá đơn, chứng từ

BM05/VNF1-TH-QT01

GIẢI THÍCH NỘI DUNG QUY TRÌNH CẤP PHÁT VPP
3.1.

Bước 1. Đề xuất nhu cầu

- Các phòng ban khi có nhu cầu sử dụng CCDC phải lập đề nghị cấp phát theo
mẫu BM01/TH-QT01.
- Người lập đề nghị có thể là nhân viên, nhưng bắt buộc phải có chữ ký của
phụ trách phòng ban.
- Trách nhiệm diễn giải của các phòng ban:
o Giải trình về các nội dung đề xuất với người kiểm tra.

2


o Quản lý CCDC được sử dụng đúng mục đích đã đề nghị.
- Lưu ý: các đề xuất phải căn cứ vào tình hình thực tế hoạt động kinh doanh cụ
thể của mỗi phòng ban, mỗi các nhân theo thời điểm đề xuất, không so sánh
với đơn vị khác để làm căn cứ đề xuất.
3.2.

Bước 2. Kiểm tra nội dung

- Phòng TH phối hợp cùng các phòng ban có nghiệp vụ liên quan để thẩm định
về nhu cầu, số lượng và tính năng CCDC trước khi trình Tổng Giám đốc phê
duyệt thực hiện.
- Các trường hợp kiểm tra thấy chưa cần thiết hoặc đề xuất sai: trả lại phụ
trách phòng ban nơi yêu cầu.
- Các trường hợp mua số lượng lớn và CCDC có tính năng kỹ thuật phức tạp:
phòng Tổng hợp bắt buộc phối hợp (đề xuất) các đơn vị có chuyên môn trong
Công ty hoặc với bên ngoài để đánh giá và có kết quả báo cáo đính kèm.
- Thời gian kiểm tra, thẩm định và báo cáo kết quả không quá 02 ngày làm
việc.
- Mẫu báo cáo kiểm tra: BM02/TH-QT01
3.3.

Bước 3. Xem xét, phê duyệt

- Tổng Giám đốc có toàn quyền phê duyệt các đề xuất cấp phát CCDC của cấp
dưới.
- Các Phó Tổng giám đốc chỉ được phê duyệt theo đúng uỷ quyền.


3


- Hồ sơ đề nghị xem xét, phê duyệt được chuyển từ phòng TH: phải đầy đủ và
được sắp xếp có trình tự: Đề nghị của phòng ban, Kết quả kiểm tra, các báo
giá và thuyết minh kỹ thuật đính kèm (nếu có).
- Hồ sơ không đầy đủ được chuyển trả phòng TH bổ sung lại.
- Các quyết định phê duyệt của ban Tổng Giám đốc có thể được Ban kiểm soát
Hội đồng quản trị kiểm tra, yêu cầu giải trình.
3.4.

Bước 4. Thực hiện mua sắm

- Phòng TH căn cứ nội dung được duyệt để tiến hành mua sắm CCDC.
- Cách thức mua sắm: có thể thông qua hợp đồng khung với NCC
- Số lần mua của 01 NCC: không quá 03 lần; phòng TH phải thực hiện việc
tìm kiếm thêm 02 NCC mới để lấy 03 báo giá làm cơ sở để đối chứng, so
sánh, đàm phán lại giá mua hợp lý.
- Các trường hợp tạm ứng: phòng TH trình Tổng giám đốc xem xét, phê duyệt.
- Thời gian thực hiện mua sắm thông thường: 01 ngày.
- Các trường hợp phải đấu thầu: toàn bộ hồ sơ gốc được lưu tại phòng Đầu tư
theo quy định. Các bước chuẩn bị hồ sơ thầu thực hiện theo luật và theo quy
trình của phòng Đầu tư ban hành.
3.5.

Bước 5. Thông báo cấp phát

- Phòng TH thông báo đến phòng ban đã đề nghị cấp phát.
- Phòng ban đề nghị cấp phát nhanh chóng bố trí người, phương tiện để nhận
bàn giao CCDC. Biên bản bàn giao CCDC theo mẫu QĐ15 do phòng TCKT

hướng dẫn hoặc BM03/TH-QT01 của quy trình này.

4


- Các trường hợp CCDC có đặc tính kỹ thuật phức tạp: phải có đơn vị có đủ
chuyên môn nghiệp vụ cùng tham gia bàn giao và ký xác nhận, ghi rõ họ tên
và thời gian bàn giao.
- Trường hợp bàn giao CCDC nhiều lần, nhiều đợt: ngoài nội dung chi tiết
CCDC, phải ghi rõ giao lần thứ mấy.
- Chữ ký: nhân viên ký nháy, phụ trách các phòng ban ký chính và chịu trách
nhiệm trước Công ty
3.6.

Bước 6. Tổng hợp báo cáo

- Phòng TH chịu trách nhiệm lưu trữ các bản gốc, nhận hoá đơn chứng từ liên
quan.
- Tài liệu bảo hành, bảo trì và số lượng giao thừa: lưu tại phòng TH, các tài
liệu liên quan đến CNTT được lưu tại bộ phận CNTT.
- Báo cáo cấp phát và quản lý CCDC: mẫu BM04/TH-QT01
3.7.

Bước 7. Thanh toán và lưu hồ sơ

- Phòng TH kiểm tra đầy đủ các tài liệu liên quan đến thanh toán (hồ sơ thanh
toán), chuyển phòng Tài chính Kế toán thực hiện.
- Phòng TCKT có trách nhiệm nhận và kiểm tra hồ sơ thanh toán, kết quả kiểm
tra phát hiện có sai lệch hay thừa, thiếu số lượng cần thông báo cho phòng
TH bổ sung.

- Thời gian kiểm tra hồ sơ thanh toán: tối đa 02 ngày, các trường hợp khác phải
có thông báo.

5


- Các tài liệu liên quan đến thanh toán có thời hạn với NCC: phòng TCKT có
trách nhiệm theo dõi
- Hồ sơ thanh toán phải là bản gốc và được lưu tại phòng TCKT theo đúng luật
quy định.
- Phòng TCKT mở sổ theo dõi chi tiết theo đơn vị sử dụng, lập bảng phân bổ
giá trị CCDC vào chi phí từng kỳ theo chế độ.
3.8.

Bước 8. Kiểm kê

- Tuân thủ theo Quy trình kiểm kê tài sản của Công ty.
II.

NHỮNG BẤT CẬP TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ

Trước khi ban hành quy trình và đưa vào áp dụng, tình trạng quản lý, mua sắm
công cụ dụng cụ tại công ty diễn ra rất phức tạp, việc mua sắm không theo định
mức, quy trình. Dẫn tới hiện trang cái cần ngay thì không mua, hoặc giải quyết
quá lâu, ảnh hưởng tới hoạt động của công ty, thừa, thiếu, lãng phí…trước thực
trạng đó Công ty tiến hành xây dựng và đưa vào áp dụng quy trình một cách triệt
để nhằm nâng cao ý thức của người sử dụng và quản lý chặt chẽ tài sản, tiết
kiệm chị phí, tăng hiệu qảu trong công tác sử dụng CCDC tại công ty.
III.


NHỮNG GIẢI PHÁP CÔNG TY CẦN ÁP DỤNG ĐỂ CẢI THIỆN
ĐỂ VIỆC THỰC HIỆN ĐƯỢC TỐT HƠN

1.

Để tăng hiệu qủa của tất cả các quy trình công ty đã xây dựng, công ty
cần tiến hành phổ biến, đàng tạo, hưỡng dẫn việc thực hiện quy trình một
cách cụ thể, rõ ràng.

2.

Xây dựng cơ chế phối hợp giữa các phòng, ban trong công ty để tăng hiệu
quả của các quy trình đã xây dựng.
6


3.

Nâng cao ý thức chấp hành, bảo vệ tài sản cho người lao động.

CÂU 2
Theo anh/chị những nội dung nào trong môn học Quản trị hoạt động này là có
thể áp dụng vào công việc của anh/chị hoặc của doanh nghiệp anh/chị hiện nay?
Anh/chị dự định sẽ áp dụng những kiến thức đó vào những hoạt động gì và áp
dụng như thế nào?
BÀI LÀM
I.

CÁC NỘI DUNG TRONG MÔN HỌC CÓ THỂ ÁP DỤNG VÀO
CÔNG VIỆC CỦA TÔI HIỆN NAY


Sau thời gian được học tập và nghiên cứu môn học Quản trị hoạt động tôi thấy
còn khá nhiều điều có thể áp dụng được cho công việc của công ty tôi hiện nay.
Để có thể từng bước áp dụng toàn bộ kiến thức đã học, trước mắt tôi lựa chọn
phương pháp 5S để áp dụng.
Trong hệ thống sản xuất Lean (Lean Manufacturing System) là một phương
pháp sản xuất được xem là mang lại hiệu quả nhất hiện nay. Trong phương pháp
này có rất nhiều công cụ, một trong những công cụ tôi rất thích và dễ dàng áp
dụng cho công việc của tôi đó là 5S.
5S là nền tảng cơ bản để thực hiện các hệ thống đảm bảo chất lượng xuất phát từ
quan điểm nếu làm việc trong một môi trường lành mạnh, sạch đẹp, thoáng
đãng, tiện lợi thì tinh thần sẽ thoải mái hơn, năng suất lao động sẽ cao hơn và có
điều kiện để việc áp dụng một hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả hơn .
Theo tôi 5S là một phương pháp rất hiệu quả để huy động con người, cải tiến
môi trường làm việc và nâng cao năng suất của doanh nghiệp. Tôi nhận thấy khi

7


xây dựng 5S sẽ xây dựng ý thức cải tiến cho mọi người tại nơi làm việc; xây
dựng tinh thần đồng đội giữa mọi người; phát triển vai trò lãnh đạo của cán bộ
lãnh đạo và cán bộ quản lý thông qua các hoạt động thực tế; xây dựng cơ sở để
đưa vào các kỹ thuật cải tiến.
Nơi làm việc trở nên sạch sẽ và ngăn nắp hơn, tăng cường phát huy sáng kiến cải
tiến, mọi người làm việc có kỷ luật. Các điều kiện hỗ trợ luôn sẵn sàng cho công
việc. Chỗ làm việc trở nên thuận tiện và an toàn hơn. Nhân viên tự hào về nơi làm
việc sạch sẽ và ngăn nắp, đem lại nhiều cơ hội sản xuất, kinh doanh có hiệu quả
hơn.
Khi thực hiện 5S thành công trong công ty, những thứ không cần thiết sẽ được
loại bỏ khỏi nơi làm việc, những vật dụng cần thiết được xếp ngăn nắp, gọn

gàng, đặt ở những vị trí thuận tiện cho người sử dụng, máy móc thiết bị trở nên
sạch sẽ, được bảo dưỡng, bảo quản. Từ các hoạt động 5S sẽ nâng cao tinh thần
tập thể, tạo sự hoà đồng của mọi người, qua đó mọi người làm việc có thái độ
tích cực, có trách nhiệm và ý thức trong công việc.
Theo tôi biết hiện nay ngày càng có nhiều đơn vị tham gia thực hiện 5S, vì:
-

5S có thể áp dụng đối với mọi loại hình tổ chức và mọi qui mô doanh
nghiệp

-

5S có thể áp dụng đối với các doanh nghiệp ở bất kỳ lĩnh vực nào: sản
xuất, thương mại hay dịch vụ.

-

Triết lý của 5S đơn giản, không đòi hỏi phải biết các thuật ngữ khó.

-

Bản chất mọi người đều thích sạch sẽ, thoải mái và sự ngăn nắp tại nơi làm
việc.

8


II. DỰ ĐỊNH
1.


Lựa chọn nơi xây dựng và áp dụng

Xuất phát từ nhu cầu để đảm bảo sức khỏe của nhân viên, tạo tinh thần vàbầu
không khí làm việc cởi mở đồng thời nâng cao chất lượng công việc, tôi sẽ xây
dựng phương pháp để áp dụng phương pháp 5S cho công ty, nhưng trước mắt tôi
sẽ triển khai áp dụng tại văn phòng công ty, đây là điển hình để nhân sộng ra
toàn công ty.
2.

Áp dụng

-

Bắt đầu bằng đào tạo: Đào tạo cho nhân viên trên văn phòng nhận thức được
ý nghĩa của 5S, cung cấp cho họ những phương pháp thực hiện là khởi nguồn
của chương trình. Khi đã có nhận thức và có phương tiện thì mọi người sẽ tự
giác tham gia và chủ động trong các hoạt động 5S.

-

Khuyến khích mọi người cùng tự nguyện tham gia.

TÀI LIỆU THAM KHẢO
1.

Tài liệu môn quản trị hoạt động

2.




9


HẾT QYU TRÌNH

10